Din ce în ce mai mult, companiile aleg să implementeze managementul electronic al documentelor. Ce este și de ce este nevoie?

Fluxul documentelor- este mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii; complex de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, expediere prin corespondență, control al execuției, formare dosare, păstrare și reutilizare a documentației, lucrare de referință.

Managementul electronic al documentelor (EDM)- un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise către în format electronic, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

document electronic (ED)- un document creat folosind instrumente informatice de prelucrare a informațiilor, semnat cu o semnătură digitală electronică (EDS) și stocat pe un suport de mașină.

Semnătură digitală electronică (EDS)- un analog al unei semnături scrise de mână, care este un instrument de securitate a informațiilor care oferă capacitatea de a controla integritatea și autentificarea documente electronice.

EDI poate fi folosit pentru automatizarea biroului, crearea unei arhive electronice de documente, managementul documentelor electronice corporative (flux de lucru), gestionarea procesului contractual, automatizarea lucrărilor cu documentația QMS (sisteme de management al calității) și automatizarea apelurilor cetățenilor.

EDI poate fi folosit în orice companie, indiferent de mărimea și forma de proprietate, sistemul putând fi configurat să funcționeze atât în ​​cadrul unei structuri mici (departament, departament), cât și în cadrul unei organizații distribuite geografic cu o schemă dezvoltată de fluxuri de informații.

2. Principii de bază ale managementului documentelor electronice

Înregistrarea unică a documentului, care permite identificarea unică a documentului.

Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor - vă permite să reduceți timpul de mișcare a documentelor.

Continuitatea mișcării documentului - vă permite să determinați persoana responsabilă pentru executarea documentului la un moment dat.

O bază de date unică de informații documentare - vă permite să excludeți posibilitatea de duplicare a documentelor.

Un sistem de căutare a documentelor care vă permite să găsiți un document cu un minim de informații despre acesta.

3. Avantaje și dezavantaje ale gestionării electronice a documentelor

Dintre avantajele managementului documentelor electronice notă:

Acces prompt la documente, rapiditate în corectarea documentelor,

Gestionarea eficientă a fluxului de documente,

Toate structurile companiei pot funcționa într-un singur spațiu de informații - acest lucru vă permite să accelerați coordonarea documentelor și luarea deciziilor,

Creșterea disciplinei de performanță (întrucât EDI vă permite să determinați persoana responsabilă cu executarea documentului la un moment dat), creșterea productivității angajaților,

Securitatea și siguranța documentelor - criptarea datelor vă permite să opriți încercările de utilizare neautorizată a informațiilor,

Excluderea dublării documentației,

Arhiva este generată automat

Reducerea costurilor financiare pentru circulația documentelor și munca de birou.

Dezavantajele EDO includ cheltuieli grele pentru achiziționarea și implementarea de software. De asemenea, angajații vor avea nevoie de timp pentru a învăța și a se obișnui cu sistemul. Cu toate acestea, aceste neajunsuri vor fi temporare.

Dacă companiile tinere trec la EDI încă de la început, vor petrece mai puțin timp digitalizând documentele existente. În plus, actualele sisteme electronice de gestionare a documentelor se uită la startup-uri și le oferă reduceri.

Tehnologia informației pătrunde în diverse domenii ale afacerii cu o viteză atât de mare încât uneori este dificil să-i evaluăm caracterul adecvat. Un exemplu izbitor este introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Aceasta duce la dispariția teancurilor de documente plictisitoare de hârtie. La prima vedere - un rezultat excelent și sau o altă tehnică similară va deveni în curând imposibilă. E chiar asa?

Argumente pentru SED

În favoarea managementului electronic al documentelor, cifrele obținute în urma unor studii efectuate în Statele Unite vorbesc:

1. Potrivit estimărilor, în această țară sunt folosite aproximativ 4 trilioane de documente pe hârtie, iar numărul acestora crește cu 22% pe an.
2. Aproximativ 90% dintre ei nu părăsesc biroul, ci sunt pur și simplu transferați de la angajat la angajat.
3. În medie, fiecare document este copiat de 19 ori.
4. Jumătate din timpul de lucru este alocat pentru găsirea informațiilor necesare și doar 10% pentru studierea acesteia.
5. Aproximativ 8% din documente sunt pur și simplu pierdute.

Advanced Processing & Imaging, după ce și-au efectuat cercetările, a ajuns la concluzia că o întreprindere mică formată din 20 de angajați cheltuiește aproximativ 180.000 de dolari pentru copierea sau tipărirea diverselor documente.O cifră suficient de impresionantă pentru a ne gândi la managementul documentelor electronice.

În mod deosebit implementat activ tehnologia de informațieîn Singapore. De exemplu, toate birourile telegrafice au fost închise încă din 2002, deoarece aceste servicii nu mai erau solicitate.

Avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are o serie de avantaje semnificative:

• Oferă transparență și control eficient asupra creării, primirii și execuției documentelor, accelerează cât mai mult posibil procesele de afaceri;
• În practică, unele comenzi pur și simplu nu sunt îndeplinite de angajați. EDMS vă permite să controlați nu numai procesul de lucru, ci și rezultatul acestuia;
• Reducerea timpului de distribuire, căutare și creare de documente. Sistemul este capabil să creeze în mod independent registre, rapoarte și rezumate, ceea ce are un efect pozitiv asupra eficienței companiei;
• Orice întreprindere acordă o atenție deosebită păstrării confidențialității. Pierderea de informații valoroase poate duce la pierderi de milioane. Documentele de hârtie sunt destul de ușor de îndepărtat și transferat în lateral. SED nu poate exclude complet astfel de situații, dar reglementează clar accesul la informații în funcție de autoritatea angajatului. În același timp, puteți controla oricând cine a folosit sau a făcut modificări în anumite documente;
• EDMS accelereaza procedura de familiarizare a angajatilor cu documente noi si asigura munca companiei intr-un singur spatiu informativ.

dezavantaje

Sistemul electronic de gestionare a documentelor nu este lipsit de anumite dezavantaje:

• Principalul său dezavantaj este pericolul ca un virus să pătrundă în computerele companiei și pierderea ulterioară a tuturor informațiilor. Pentru a fi în siguranță, aveți nevoie de un sistem de rezervă;
• Un alt dezavantaj este nepregătirea personalului de a implementa un astfel de sistem. Mulți angajați nu au cunoștințe suficiente pentru a lucra în mod competent în EDMS. Între timp, de ea depinde continuitatea funcționării acestuia;
• Introducerea managementului electronic al documentelor necesită investiții financiare semnificative;
• Trebuie remarcat faptul că un singur spațiu informațional nu a fost încă format în Rusia sau CSI. În consecință, nu orice întreprindere poate efectua schimburi electronice de documente;
• Există anumite restricții cu privire la implementarea EDMS. De exemplu, orice departament de personal necesită o semnătură personală a unui angajat pe o serie de documente. Ordinea de conduită cărți de muncă de asemenea strict reglementate.

Sistemul electronic de management al documentelor este util în primul rând pentru întreprinderile mari cu o structură extinsă de departamente. Poate îmbunătăți eficiența funcționării lor, dar disponibil pe această etapă neajunsurile împiedică procesul de implementare a acestuia. EDMS necesită îmbunătățiri serioase și, în timp ce dezvoltarea sa continuă, alb-negru va continua să fie solicitat.

Pe 10 aprilie 2014, „Platforma uniformă de tranzacționare electronică” (Roseltorg.ru) a anunțat integrarea sistemului electronic de gestionare a documentelor „Rosinvoice” cu 1C.

Prin utilizarea unei soluții de integrare, procesul de procesare a unei tranzacții între un client și un furnizor devine complet automatizat. Comunicarea bidirecțională între sisteme permite contrapărților să încarce liber documentația în Rosinvoice și să o încarce în sistemul lor de contabilitate 1C.

Lucrând cu platforma de informare Companiile 1C folosesc adesea mai multe tipuri de configurații de sistem. Se întâmplă că o configurație este utilizată în biroul central, a doua - în sucursale, a treia - în separat diviziuni structurale. În plus, fiecare organizație își formează propria soluție individuală pentru lucrul cu programul 1C. Acest lucru necesită setări speciale și modificări în configurația sistemului de contabilitate. În acest sens, dezvoltatorii „EETP” au fost nevoiți să rezolve problema creării unei abordări unificate pentru toate configurațiile fără excepție, astfel încât fiecare companie să poată folosi „Rosinvoice” indiferent de setările sale interne. Soluția a fost găsită - integrarea a fost realizată la nivelul setărilor software de bază, care sunt aceleași în toate configurațiile. Acest lucru a făcut posibilă obținerea suportului pentru încărcarea în bloc, semnarea și trimiterea unui grup de documente conform criteriilor predefinite. De exemplu, puteți selecta o anumită perioadă de timp pentru care va fi generată o semnătură de streaming.

Compania intenționează să implementeze o tehnologie de transfer de date „fără întreruperi” între Rosinvoice și 1C. Este necesar să se rezolve problema apariției fișierului descărcat în sisteme - fără a-l descărca și încărca pe computer. Este important să obținem eficiență maximă din procesul de automatizare a fluxului de lucru pentru a-l face și mai comod și mai ușor, iar livrarea documentelor de la un sistem la altul a fost redusă la o fracțiune de secundă, potrivit specialiștilor companiei dezvoltatoare.

Plata obligatorie pentru fluxul de documente către ofertanți

Buna ziua. Această postare se aplică celor care participă la tranzacționare pe site-ul roseltorg.

Sunat ieri de la platforma de tranzactionareși au început să explice că era un fel de datorie în contul meu. Uimit. Totul părea să fie bine.

A aruncat bani pe platformă. Licitațiile au fost câștigate, banii au fost anulați la 5900. pare a fi ok...

Și aici aveți 4750 în roșu ....

Documente de expediere pentru licitații câștigate, ca până acum prin Zona personală nu expuneți, după toate probabilitățile expuneți în aceasta sistem plătit flux de documente ...... Aici este o astfel de bucătărie ....

Deci, mai devreme, a fost posibil să descărcați documente de expediere, dar acum nu există documente noi aici:

După cum am înțeles, acest subiect îi privește pe toți ofertanții.

Fizicienii mai pot protesta cumva împotriva acestui furt (taxă pentru un fel de licență) cu legea privind protecția consumatorilor, dar unde pot merge avocații? în FAS?

Pe nota plății, au vândut elefantul, hopa - o licență neexclusivă de utilizare a dreptului de utilizare bla bla bla timp de un an.

Există ideea că utilizatorul final ar trebui să semneze un acord de licență pentru o licență neexclusivă. Și dacă nu ați semnat, atunci nu aveți dreptul de a utiliza acest serviciu pe site-ul lor. Acestea. RETURNEAZĂ BANII!

Cine le scrie o cerere i se refuză o rambursare. Nu vă puteți deconecta prin contul personal, doar ei sunt obligați să scrie hârtie...

Cine altcineva nu este în subiect să fie atent. Au fost câteva notificări despre acest sistem în septembrie-octombrie 2014. (Abia acum au fost văzute mai jos) Au participat la licitație, au aruncat bani pentru participare. Și cât de bine au câștigat licitația, au extras imediat un minus suplimentar de 4750 pentru noi. Acestea. este posibil să nu fi lansat acest minus, dar apoi îl pot lansa. Deconectați-vă în prealabil de la acest sistem de gestionare a documentelor dacă nu îl utilizați. A fost activat implicit.

Acum întrebarea este: cine a întâlnit deja asta. Cum a fost rezolvată această problemă?

1. Adu mâna și dă bani. Pare o cantitate mică.

2. Scrieți o revendicare. Ei dau deja răspunsuri gata făcute. avocații lor sunt alfabetizați...

3. Contactați autoritățile...

4. Dacă aveți vreo experiență în această chestiune, spuneți-mi!

Gestionarea electronică a documentelor

L. Misnikovich, revista „Glavbuh”

Practica arată că numărul companiilor care au implementat un sistem electronic de management al documentelor (EDMS) crește în fiecare an. De regulă, acestea sunt companii mari și mijlocii care utilizează tehnologii avansate de automatizare și au o gamă largă de parteneri și clienți care au trecut deja sau intenționează să treacă la gestionarea electronică a documentelor.

Cu toate acestea, nu toate organizațiile se grăbesc cu o astfel de tranziție. Acest lucru se datorează faptului că întocmirea și schimbul de documente în formă electronică are atât pozitive cât și laturi negative atât financiar, cât și fiscal.

Alegeți o vedere semnatura electronica

La trecerea la gestionarea electronică a documentelor, organizațiile se ghidează după normele Legii nr. 63-FZ, care reglementează relațiile în domeniul utilizării semnăturii electronice la încheierea tranzacțiilor de drept civil, oferind statului și servicii municipale, îndeplinirea funcțiilor de stat și municipale, precum și la îndeplinirea altor acțiuni semnificative din punct de vedere juridic (art. 1 din Legea nr. 63-FZ).

În același timp, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-o scrisoare din 05.10.11 nr. ED-4-3 / [email protected] a remarcat că nici legislația actuală și nici alta reguli nu există restricții privind utilizarea documentelor contabile primare electronice în tranzacțiile de drept civil între entități comerciale.

De regula generala Există trei tipuri de semnătură electronică: simplă, consolidată necalificată și îmbunătățită calificată (clauza 1, articolul 5 din Legea nr. 63-FZ). Un document electronic semnat cu semnătură electronică digitală înainte de 1 iulie 2013 este recunoscut ca document semnat cu semnătură electronică calificată (clauza 2, art. 19 din Legea nr. 63-FZ). Dar în ceea ce privește documentele electronice întocmite după data specificată, compania are dreptul de a alege în mod independent tipul de semnătură electronică. Până la urmă, legislația nu stabilește o listă de documente primare electronice care trebuie certificate printr-un anumit tip de semnătură.

În plus, Legea nr. 63-FZ stabilește diverse domenii de aplicare a semnăturilor electronice. Există, de asemenea, diferențe în ceea ce privește costurile de procesare. tipuri diferite semnatura electronica. În plus, există riscuri fiscale dacă autorul semnăturii refuză să semneze documente interne organizațiilor, precum și la semnarea documentelor electronice cu semnătură electronică simplă sau necalificată. Astfel, dacă o organizație decide să treacă la gestionarea electronică a documentelor, este mai sigur să analizeze și să țină cont de o serie de caracteristici ale aplicației diferite feluri semnături electronice.

Masa. Caracteristici ale utilizării diferitelor tipuri de semnătură electronică

Noi prescriem utilizarea EDS în politica contabila si contracte

Este recomandabil să prescrii procedura de menținere a managementului documentelor electronice într-o companie într-o anexă la politica contabilă a organizației. În special:

• stabilește lista persoanelor care vor participa la gestionarea documentelor electronice și vor obține certificate calificate de chei de semnătură electronică pentru acestea;
• să prevadă procedura de certificare a copiilor pe hârtie a documentelor electronice depuse la cererea autorităților de reglementare și a terților;
• aprobă cerințele de confidențialitate pentru utilizarea unei chei de semnătură electronică simplă sau necalificată și îi familiarizează cu angajații care le vor folosi în munca lor.

Cu toate acestea, există riscul ca proprietarul semnăturii să refuze semnarea documentului electronic. Nu este clar care consecințe fiscaleîn acest caz așteptați organizația. Cel mai probabil, organele fiscale vor refuza să recunoască cheltuielile pe baza unui astfel de document. Cu toate acestea, nu a putut fi găsită o explicație oficială. Practica de arbitraj pe această problemă nu sa dezvoltat încă.

În plus, este de dorit să se includă condiția privind legitimitatea semnării „primarului” cu o semnătură electronică în contractele cu contrapărțile. În același timp, este important să ne amintim că ambele părți la tranzacție trebuie să aibă capacități tehnice de a face schimb de documente electronice (echipamentul relevant este calculatoare personale cu acces la internet).

Unele documente sunt întocmite pe hârtie

Ministerul de Finanțe al Rusiei, prin scrisorile nr. 03-02-07/1-1 din 11 ianuarie 2012 și nr. 03-02-07/1-2 din 11 ianuarie 2012, a exprimat opinia că, dacă un document nu este întocmit în formă electronică conform formatelor stabilite, contribuabilul îl depune pe hârtie sub forma unei copii certificate cu marca de semnare a documentului cu semnătură electronică calificată. În plus, este recomandabil să duplicați documentele de expediere pe hârtie. Acest lucru va ajuta la evitarea reclamațiilor în cazul opririi vehiculelor oficiale de către polițiștii rutieri.

Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Introducerea managementului electronic al documentelor în companie îi oferă următoarele avantaje:

• reduce costurile financiare și cu forța de muncă pentru producerea și depozitarea documentelor pe hârtie;
• vă permite să lucrați rapid cu documente (de exemplu, găsiți rapid documentul doritîntr-o bază de date electronică și trimite-o unui coleg sau unei contrapartide);
• accelerează procesul de familiarizare, aprobare și analiză a documentelor, salvează timp de lucru angajații din aproape toate departamentele companiilor - conducerea, care revizuiește și aprobă documentele, secretariatul, care trimite, primește și înregistrează documente, contabili și manageri obișnuiți;
• reduce timpul de trimitere a documentelor necesare (timpul de livrare a unui document electronic este mult mai mic decât corespondența prin poștă).

Printre dezavantajele managementului electronic al documentelor pot fi remarcate, în special:

• costuri pentru crearea bazelor de date electronice, a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, precum și pentru pregătirea și angajarea personalului;
• posibilă înghețare a sistemului, ca urmare, defecțiuni și întârzieri în activitatea companiei;
• timpul alocat instruirii angajaților în principiile managementului electronic al documentelor;
• necesitatea traducerii documentelor pe hârtie în format electronic.

Din ce în ce mai mult, companiile aleg să implementeze managementul electronic al documentelor. Ce este și de ce este nevoie?

Fluxul de lucru reprezintă mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii; complex de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, expediere prin corespondență, control al execuției, formare dosare, păstrare și reutilizare a documentației, lucrare de referință.

Managementul electronic al documentelor (EDM) este un mecanism unic de lucru cu documentele depuse în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Un document electronic (ED) este un document creat folosind instrumente informatice de procesare a informațiilor, semnat cu o semnătură digitală electronică (EDS) și stocat pe un suport de mașină.

O semnătură digitală electronică (EDS) este un analog al unei semnături scrise de mână, care este un instrument de securitate a informațiilor care oferă capacitatea de a controla integritatea și de a autentifica documentele electronice.

EDI poate fi folosit pentru automatizarea biroului, crearea unei arhive electronice de documente, managementul documentelor electronice corporative (flux de lucru), gestionarea procesului contractual, automatizarea lucrărilor cu documentația QMS (sisteme de management al calității) și automatizarea apelurilor cetățenilor.

EDI poate fi folosit în orice companie, indiferent de mărimea și forma de proprietate, sistemul putând fi configurat să funcționeze atât în ​​cadrul unei structuri mici (departament, departament), cât și în cadrul unei organizații distribuite geografic cu o schemă dezvoltată de fluxuri de informații.

3. Avantaje și dezavantaje ale gestionării electronice a documentelor

Dintre avantajele managementului documentelor electronice notă:

Acces prompt la documente, rapiditate în corectarea documentelor,

Gestionarea eficientă a fluxului de documente,

Toate structurile companiei pot funcționa într-un singur spațiu de informații - acest lucru vă permite să accelerați coordonarea documentelor și luarea deciziilor,

Creșterea disciplinei de performanță (întrucât EDI vă permite să determinați persoana responsabilă cu executarea documentului la un moment dat), creșterea productivității angajaților,

Securitatea și siguranța documentelor - criptarea datelor vă permite să opriți încercările de utilizare neautorizată a informațiilor,

Excluderea dublării documentației,

Arhiva este generată automat

Reducerea costurilor financiare pentru circulația documentelor și munca de birou.

Dezavantajele EDI includ costuri ridicate pentru achiziția și implementarea software-ului. De asemenea, angajații vor avea nevoie de timp pentru a învăța și a se obișnui cu sistemul. Cu toate acestea, aceste neajunsuri vor fi temporare.

Dacă companiile tinere trec la EDI încă de la început, vor petrece mai puțin timp digitalizând documentele existente. În plus, actualele sisteme electronice de gestionare a documentelor se uită la startup-uri și le oferă reduceri.

Ați găsit o greșeală de scriere? Selectați textul și apăsați Ctrl + Enter

Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Fluxul de documente externe al companiei a devenit atât de mare încât angajații nu au timp să le proceseze? Te gândești cum să accelerezi? Cât de oportun. Multe lucruri au devenit deja electronice. Să analizăm caracteristicile managementului documentelor electronice. Cine beneficiază de asta în primul rând?

Mai întâi, să aflăm ce este gestionarea electronică a documentelor. Este un sistem electronic de procesare a documentelor. Documentele electronice sunt semnate de un special semnatura digitala. Au forță legală, ceea ce înseamnă că nu este necesar să existe un format de hârtie. Sistemul electronic de gestionare a documentelor este utilizat atât de mici, cât și de organizații mari. Anual volumul pieței sistemelor EDI crește cu 11-13% (conform TAdviser). Care sunt avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor?

Avantajele managementului electronic al documentelor

1. Semnificație juridică.

Toate documentele din EDI, semnate cu semnătură electronică, sunt semnificative din punct de vedere juridic. Adică au aceeași forță juridică ca și documentele pe hârtie cu sigiliu și semnătură albastră.

2. Costurile sunt reduse.

Utilizatorii EDI notează efectul financiar pozitiv al economisirii la achiziționarea de hârtie, tipărirea și trimiterea documentelor. De exemplu, prețul mediu al trimiterii unui document prin Russian Post este de aproximativ 40 de ruble. Și costul unui document de ieșire în „Transcriptul” EDO este de la 3 ruble.

3. Accelerarea plății pentru bunurile livrate sau serviciile prestate; creşterea eficienţei personale a angajatului.

Datorită livrării instantanee a documentelor contabile (UPD, facturi, acte etc.), societatea primește mai rapid plata pentru bunurile furnizate sau serviciile prestate. Pentru comparație, timpul mediu de livrare a documentelor prin Poșta Rusă este de la 3 la 10 zile. Totodată, documentele de la Oficiul Poștal pot fi deseori pierdute sau ajung cu întârziere, astfel încât termenele de plată și furnizarea documentelor de închidere sunt amânate pe o perioadă nedeterminată.

Căutarea, pregătirea și trimiterea unui document către EDI necesită mai puțin efort, eliberează timp pentru îndeplinirea altor sarcini, ceea ce înseamnă că productivitatea angajaților crește.

4. Cautare rapida si depozitarea documentelor.

Potrivit unui studiu al Portalului Clerk.Ru, în medie, un contabil petrece până la 1 oră pe zi căutând documente pe hârtie. În plus, depozitarea documentelor în arhive ocupă un spațiu semnificativ. În căutarea EDI documentul solicitat durează secunde.

5. Starea fiecărui document este urmărită în timp real.

Este important ca angajatul responsabil să știe cine lucrează la document în acest moment. Sistemul arată cine și când a deschis și editat documentul, precum și cine îl întârzie. Acest lucru crește eficiența controlului managerial asupra proceselor de afaceri și îmbunătățește disciplina angajaților.

5. Document electronic in protectie si siguranta.

Fișierele sunt transmise printr-un canal de comunicare criptat licențiat de FSB. Documentele nu pot fi interceptate.

6. Munca la distanta cu acte: in vacanta, in calatorie de afaceri, in concediu medical.

Serviciul web EDI este disponibil 24 de ore pe zi și aplicatie mobila face munca și mai comodă și mai rapidă.

Caracteristici de implementare și tranziție la managementul documentelor electronice.

Cele mai multe dintre ele sunt legate de refuzul de a schimba modul obișnuit de a face schimb de documente cu contrapărțile din companie. Adică, în multe privințe este inerția gândirii unui contabil sau manager. De ce să schimbi ceva care funcționează de ani de zile? Amintiți-vă de vremurile recente când oamenii nu aveau telefon mobilși toată lumea s-a simțit grozav. Astăzi, toată lumea are telefoane mobile.

1. Perioada de tranziție.

Daca firma nu are semnatura electronica, aceasta trebuie emisa.

Nu ne vom concentra pe pregătirea angajaților pentru a lucra în EDI, pentru că majoritatea sisteme moderne EDO-urile au o interfață identică cu serviciul de corespondență obișnuit. Va fi important să prescrii regulile de interacțiune între departamente. Adică, gestionarea electronică a documentelor ar trebui să repare și să înlocuiască mișcarea documentelor pe hârtie în „lumea reală”.

2. Asistență în conectarea la EDI

Dacă contrapărțile companiei nu au EDI, va fi necesar să asiste contrapărțile în tranziția la EDI. Și aici este important să alegeți un operator EDI care să ofere un umăr și să ofere sprijin în tranziția la EDI. Există un set eficient de instrumente care vor ajuta la transferul contrapărților la gestionarea electronică a documentelor relativ rapid și fără durere.

Rețineți că aceste acțiuni vor fi temporare; iar prețul trecerii la EDI se va plăti de la sine în câteva luni.

Cine va beneficia de managementul electronic al documentelor?

Având în vedere caracteristicile managementului electronic al documentelor, concluzionăm că, în primul rând, este necesar pentru companiile cu un management extern semnificativ al documentelor. Lucrul în sistemul EDI va accelera procesele de afaceri și va reduce costurile.

De asemenea, lucrul cu documente electronice va fi util pentru acele companii care doresc să ducă serviciul clienți la un nou nivel prin simplificarea procesului de gestionare a documentelor externe.

Avantajele managementului electronic al documentelor

• nu ore, ci secunde sau minute sunt petrecute căutând documente; asteptarea documentelor nu este necesara - documentele sunt simultan la dispozitia tuturor angajatilor care au drept de acces la ele;
• procesul de coordonare și aprobare a documentelor devine transparent și are loc în timp real;
• nu se cheltuiește deloc timpul pentru transferul documentelor între departamente - cardurile și fișierele documentelor sunt disponibile în timp real pentru toți angajații care au acces la ele;
• pregătire rapoarte standard mișcarea documentelor se face prin apăsarea unui buton;
• absența angajaților cheie în birou nu oprește lucrul cu documente - un sistem electronic de gestionare a documentelor de nouă generație oferă posibilitatea de a lucra de la distanță cu documente atât prin intermediul unui browser web, cât și prin intermediul e-mail;
• organizarea unui singur spațiu informațional corporativ. Informațiile sunt stocate în sistemul de management al documentelor corporative, și nu pe computerele angajaților;
• îmbunătățirea managementului companiei în ansamblu. Accelerarea fluxurilor de informații și reducerea numărului de erori în luarea deciziilor de management prin utilizarea datelor relevante și în timp util duce la creșterea capacității de gestionare a companiei în ansamblu.

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor duce nu numai la beneficii economice (cum ar fi economisirea consumabilelor, economisirea timpului de lucru al angajaților), ci și la îmbunătățirea calității managementului organizației (puteți lua decizii mai rapid, puteți vedea vizual progresul lucrărilor pe documente).

> Citiți pe subiect

• Cum este implementarea fluxului de documente

• Inerția obiceiurilor umane este principalul obstacol în calea introducerii sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) în întreprinderi. Avantajele lor vor deveni în curând decisive în lupta competitivă, așa că acum trebuie să vă gândiți la transferul muncii de birou pe o bază digitală.

  Temei juridic pentru EDS

  Întreprinderile mari cu o rețea extinsă de sucursale trec rapid la gestionarea electronică a documentelor, care este facilitată de disponibilitatea unui cadru legislativ.

  Legile care guvernează activitatea EDS sunt:

  1. Nr. 149-FZ „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”.
  2. Nr 63-FZ „Despre semnătura electronică”.
  3. Nr. 263-FZ „Cu privire la eliminarea restricțiilor privind gestionarea documentelor electronice”.
  4. Cod Civil.
  5. Codul de procedură de arbitraj.

  Direct normele legislative sunt aceleași pentru toată lumea, dar atunci când introduce un EDMS, o întreprindere trebuie să dezvolte suplimentar o serie de documente administrative interne:

  • reglementări pentru utilizarea EDS;
  • reguli corporative pentru managementul documentelor electronice cu un algoritm de soluționare a litigiilor;
  • un document de aderare la regulament, care trebuie semnat de toți angajații.

  Angajații companiei sunt obligați să utilizeze numai EDS certificat și mijloace de protecție criptografică a informațiilor. Respectarea acestei reguli și coerența cadrului legislativ fac posibilă ca acțiunile unui angajat într-un EDMS corporativ să fie semnificative din punct de vedere juridic.

  Esența și funcțiile EDMS

  Sistem electronic de gestionare a documentelor - sistem automatizat managementul fluxului de lucru, care permite angajaților să interacționeze prin intermediul dispozitivelor digitale fără utilizarea suporturilor de informații pe hârtie.

  

  Funcțiile de bază ale EDMS sunt:

  • crearea, transferul, stocarea documentelor electronice (ED);
  • digitizarea documentelor pe hârtie;
  • crearea unui card de document cu atributele sale;
  • formarea documentelor pe baza de șabloane gata făcute cu atribute specificate;
  • căutarea documentelor într-o bază de date centralizată;
  • rutarea documentelor;
  • controlul asupra primirii documentului și a executării instrucțiunilor cuprinse în acesta;
  • ținerea jurnalelor, clasificatoarelor;
  • conversia ED în formate compatibile;
  • înregistrarea automată a documentației primite;
  • trimiterea notificărilor;
  • coordonarea documentelor;
  • lucru colectiv cu ED;
  • interacțiune prin ED cu contrapărțile companiei;
  • generarea de rapoarte privind executarea si deplasarea documentelor.

  Un parametru important al EDMS este modularitatea acestuia, care permite extinderea funcționalității fără modificări semnificative ale setărilor de bază.

  Tipuri de EDMS

  Evident, mare întreprinderile industriale iar companiile comerciale au cerințe EDS diferite. De aceea produse software sunt împărțite în două categorii, în funcție de standardizarea proceselor de lucru:

  • "cutie";
  • de bază, cu opțiuni extinse de configurare.

  Produsele „în cutie” sunt concepute pentru operațiunile de depozit, procesele de birou și industriile mici. Acestea necesită doar configurație modulară și introducerea informațiilor primare.

  

  Caracteristicile lor:

  • instalare rapida;
  • pregătire standardizată;
  • nu este necesară nicio modificare;
  • cost redus de întreținere.

  Platformele de bază sunt implementate pe mari intreprinderi cu o organizaţie unică şi structura de productie. Astfel de EDMS necesită o rafinare pe termen lung, inclusiv de către specialiștii IT ai clientului.

  

  Au următoarele caracteristici:

  • capacitatea de a se adapta la anumite procese de afaceri;
  • crearea de module software suplimentare în funcție de cerințele clienților;
  • schimbarea interfeței;
  • complexitatea planificării costurilor din cauza incapacităţii de a estima valoarea îmbunătăţirilor.

  Pentru majoritatea întreprinderilor mici și organizatii comerciale destul de multe soluții standard „la cutie”.

  Beneficiile unui sistem electronic de gestionare a documentelor

  Transferul fluxului de documente al întreprinderii în formă electronică oferă companiei avantaje pe mai multe niveluri organizaționale. EDMS vă permite să simplificați munca atât a managementului, cât și a angajaților obișnuiți.

  Avantaje tactice

  Gestionarea electronică a documentelor vă permite să reduceți costurile curente de operare ale afacerii. Atunci când decideți să instalați un EDMS în întreaga întreprindere, se recomandă măsurarea productivității angajaților înainte de implementarea sistemului. Puteți calcula timpul necesar pentru a finaliza sarcinile șablon, aproba propuneri, căuta documentele necesare. Separat, puteți determina costurile curente ale echipamentelor de birou și ale articolelor de papetărie.
  

  Bazat pe eficiență procese de bază companiile evidențiază următoarele avantaje ale EDMS:

  1. Eliberarea spațiului fizic la stațiile de lucru ale utilizatorilor.
  2. Reducerea costului de închiriere a spațiilor de arhivă.
  3. Economisiți timp pentru ca angajații să copieze documente, să le proceseze și să le introducă în jurnal.
  4. Reducerea costului hârtiei, materialelor pentru echipamente de copiere.
  5. Timp redus pentru transferul documentelor pe hârtie între departamente.
  6. Economie de timp pentru angajați datorită automatizării complete a unei părți a proceselor operaționale.
  7. Creșterea productivității angajaților prin reducerea muncii de rutină.

  Avantajele tactice ale EDMS fac munca angajaților obișnuiți să fie mai ușoară, așa că ei sunt cei care vor observa îmbunătățirile în primul rând.

  Avantaje strategice

  Obiectivele strategice în implementarea EDMS afectează principalele procese de afaceri: indicatori de profit, viteza și eficacitatea comunicării cu contrapărțile, protecția informațiilor comerciale.

  

  În aceste domenii, se pot distinge următoarele avantaje ale managementului electronic al documentelor:

  1. Crearea unui spațiu informațional centralizat cu o bază de date ED și o bază reglementată acces de la distanță către el.
  2. Accelerarea căutării informațiilor după atribute.
  3. Posibilitatea de protecție complexă a informațiilor comerciale într-o rețea de calculatoare.
  4. Creșterea transparenței proceselor de lucru, prevenirea schemelor de corupție.
  5. Posibilitatea de coordonare paralelă a documentelor interne.
  6. Acces de la distanță la procesele de lucru din afara locului de muncă.
  7. Creșterea siguranței documentelor și a imposibilității falsificării acestora.
  8. O creștere bruscă a execuției instrucțiunilor datorită monitorizării online a acțiunilor angajaților.

  Avantajele strategice contribuie la creșterea manevrabilitatii și imaginii companiei, ceea ce oferă un beneficiu semnificativ în atragerea de noi clienți.

  Beneficii pentru utilizatorii obișnuiți

  Operațiunile de rutină pe termen lung sunt recunoscute ca fiind nesănătoase și reduc drastic productivitatea. Procesarea monotonă a cererilor și documentelor în diferite programe distrage atenția de la sarcini, ocupând cea mai mare parte din timpul de lucru.

  

  EDMS are o serie de avantaje pentru rezolvarea acestor probleme ale utilizatorilor:

  1. Locație convenabilă a ED în arhivă, permițându-vă să le găsiți după atribute în 1-2 minute.
  2. Reglementarea proceselor operaționale. Ca urmare, angajatul primește doar acele sarcini care trebuie îndeplinite conform fișei postului.
  3. Accelerarea adaptării noilor angajați la procesele de lucru prin automatizarea interacțiunii intra-corporate.
  4. Capacitatea de a obține informații despre lanțul de aprobări și etapele implementării proiectului.
  5. Reducerea operațiunilor de rutină prin combinarea mediilor de lucru în computere, utilizarea șabloanelor, eliminarea stadiului de tipărire a documentelor și semnare a acestora.

  Reducerea numărului și a duratei operațiunilor nespecifice vă permite să dedicați timp direct proceselor de lucru care necesită calificări înalte.

  Beneficii pentru structura IT a întreprinderii

  La implementarea unui EDMS, acesta este integrat cu infrastructura IT existentă, oferind următoarele avantaje:

  • facilitând controlul asupra sistemului, reducând cerințe de calificare către administratorul acesteia;
  • capacitatea de a configura noi șabloane și rute de documente fără instrumente standard de programare;
  • consolidarea mai multor aplicații într-un singur mediu de lucru;
  • capacitatea de a scala sistemul fără costuri suplimentare;
  • nu este nevoie să înlocuiți computerele existente;
  • Protecție cuprinzătoare a rețelei împotriva programelor malware.

  EDMS presupune anumite investiții în mijloace tehnice, dar dau rezultate timp scurt.

  

  Hardware-ul computerului devine interoperabil, rezultând o utilizare sporită a resurselor sale.

  Beneficii pentru directori

  Gestionarea electronică a documentelor face munca eficienta personal de conducere datorită următoarelor avantaje ale sistemului:

  1. Mobilitatea EDMS, abilitatea de a accesa ED prin computere de la distanță în călătoriile de afaceri.
  2. Monitorizați cu ușurință angajații cu rapoarte despre performanța, productivitatea și oportunitatea misiunilor.
  3. prin integrare cu .
  4. Accelerarea procedurilor logistice între furnizori și cumpărători la partajarea EDMS. Este posibil să se schimbe ED primar prin conectarea la un singur operator extern care garantează legitimitatea legală a documentelor.
  5. Oferirea accesului la informatie financiara exclusiv managerilor de top, excluzând secretariatul.
  6. Reduceți șansa de a pierde documente importante.

  Managerul se poate conecta oricând în sistem și poate genera un raport privind performanța fiecărui angajat.

  

  Conștientizarea acestui fapt de către angajați nu le oferă posibilitatea de a se relaxa și de a se ocupa de propriile lor afaceri.

  Dezavantajele managementului electronic al documentelor

  Introducerea managementului electronic al documentelor în întreprindere are dezavantajele sale. Ei sunt cei care nu permit întreprinderilor mici să intre în operațiuni de depozitare și management la scară largă pe baza SED.

  

  Dezavantajele includ:

  1. Probabilitatea de corupere a bazei de date de către un cod rău intenționat necunoscut. Acest dezavantaj poate fi rezolvat prin realizarea periodică de copii de rezervă a informațiilor de pe dispozitivele care nu sunt conectate la rețea.
  2. Dificultatea de a adapta angajații din categoria de vârstă 40+ la formă digitală interacțiuni.
  3. Preț mare. Prețul EDMS autohton pentru întreprinderile mici variază între 1000-10000 de dolari.
  4. Eficacitatea EDMS este redusă dacă contrapartidele companiei nu dispun de un management electronic al documentelor.
  5. Beneficiul sistemului în birouri compacte fără unități de lucru și încăperi suplimentare este îndoielnic.
  6. Necesitatea de a duplica ED în formă de hârtie atunci când lucrați cu unii antreprenori.

  Aceste neajunsuri se datorează în mare măsură întârzierii în adoptarea normelor legale necesare și gradului scăzut de pătrundere a EDMS în mediul de afaceri. Dar tendințele arată că în 10-20 de ani, managementul documentelor electronice în întreprindere va fi considerat mai mult o regulă decât o excepție.

  Cum să alegi EDMS-ul potrivit?

  Alegerea unui EDS nu este ușoară, deoarece există o mare probabilitate de a cumpăra un produs greșit sau de a încheia un contract cu o companie incompetentă.
  

  Prin urmare, atunci când decideți cu privire la achiziționarea unui program de gestionare a documentelor electronice, este necesar să luați în considerare o serie de caracteristici ale acestuia:

  1. Orele de funcționare ale producătorului EDMS pt piata ruseasca. Este nevoie de ani de zile pentru a se adapta la legislația națională experienta practica implementarea unor astfel de sisteme.
  2. Respectarea standardelor din industrie.
  3. Compatibilitate cu structura companiei.
  4. Posibilitatea și costul de întreținere ulterioară a produsului software.
  5. Scalabilitatea EDMS cu extinderea întreprinderii.
  6. Disponibilitatea documentației de configurare a software-ului pentru specialiști IT cu normă întreagă.
  7. Nivelul de protecție a informațiilor.
  8. Opțiuni de redundanță a datelor
  9. Timp de recuperare după eșecuri.

  Pentru alegerea finală Pentru a implementa un EDMS, se recomandă unei companii să analizeze mai mulți furnizori, să studieze materialele demonstrative și să solicite instalarea unei versiuni demo a software-ului. Atunci când luați o decizie, este important să luați în considerare costul upgrade-urilor echipamentelor și nivelul formare profesională specialişti IT proprii.

  Dificultăți în implementarea EDMS

  Procesul de implementare a EDMS în Rusia este afectat de utilizarea multor programe fără licență de către utilizatori, de incompatibilitatea acestora și de prevalența gestionării manuale a procedurilor de afaceri.

  

  Drept urmare, furnizorii de management electronic al documentelor din întreprinderi se confruntă cu astfel de dificultăți:

  1. Un format pestriț pentru stocarea datelor în diferite departamente.
  2. Lipsa informațiilor structurate în aplicațiile utilizate.
  3. Sistem nestabilit de acces al angajaților la anumite procese de afaceri. Forma standard descrierea postului ajută slab organizarea SED.
  4. Încărcarea fluxului de informații cu proceduri birocratice și aprobări.
  5. Eșecuri datorate stocării datelor în diverse aplicații.
  6. Analfabetismul informatic al angajaților întreprinderii și sabotarea activităților de formare la nivelul interpreților.
  7. Nerespectarea EDMS cu standardele și reglementările din industrie.

  Pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor, există puține decizii puternice din partea conducerii. Este nevoie de o revizie a sistemului atributii oficiale angajații și structura de conducere a companiei. Pentru integrarea de dorit cu sistemul, care trebuie instalat în conformitate cu legea.

  O direcție importantă în implementarea EDMS este o direcție rigidă politica de personalîmpotriva angajaţilor incompetenţi şi necalificaţi. Deoarece lipsa lor de a lucra conform noilor principii va crește semnificativ costurile procesului de implementare și întreținere a electronicii. EDMS trebuie să interacționeze cu oamenii într-un singur mecanism, astfel încât elementele sale care funcționează prost trebuie corectate sau înlocuite la timp.

  Citeste si

  Avem o soluție gata făcută și echipamente pentru

  Încercați gratuit toate caracteristicile platformei EKAM

  Acord de confidențialitate

  și prelucrarea datelor cu caracter personal

  1. Dispoziții generale

  1.1.Acest acord privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal (denumit în continuare Acordul) este acceptat în mod liber și din proprie voință, se aplică tuturor informațiilor pe care Insales Rus LLC și/sau afiliații săi, inclusiv toate persoanele aparținând aceleiași Grupul cu SRL „Insales Rus” (inclusiv „EKAM service” LLC) poate primi despre Utilizator în timp ce folosește oricare dintre site-urile, serviciile, serviciile, programele de calculator, produsele sau serviciile „Insales Rus” LLC (denumite în continuare „ Servicii") și în timpul executării Insales Rus LLC a oricăror acorduri și contracte cu Utilizatorul. Consimțământul Utilizatorului cu privire la Acord, exprimat de acesta în cadrul relațiilor cu una dintre persoanele enumerate, se aplică tuturor celorlalte persoane enumerate.

  1.2 Utilizarea Serviciilor înseamnă consimțământul Utilizatorului cu privire la acest Acord și la condițiile specificate în acesta; în caz de dezacord cu aceste condiții, Utilizatorul trebuie să se abțină de la utilizarea Serviciilor.

  "În vânzări"- Societatea cu răspundere limitată„Insales Rus”, PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, înregistrată la adresa: 125319, Moscova, Akademika Ilyushin St., 4, clădirea 1, biroul 11 ​​(denumit în continuare „În continuare”) și

  "Utilizator" -

  sau individual care are capacitate juridică și este recunoscut ca participant la raporturile juridice civile în condițiile legii Federația Rusă;

  sau entitate, înregistrată în conformitate cu legile statului în care această persoană este rezidentă;

  sau antreprenor individual, înregistrată în conformitate cu legile statului în care această persoană este rezidentă;

  care a acceptat termenii acestui acord.

  1.4 În sensul prezentului acord, părțile au stabilit că informațiile confidențiale sunt informații de orice natură (producție, tehnică, economică, organizațională și altele), inclusiv rezultatele activității intelectuale, precum și informații despre metodele de implementare. activitate profesională(inclusiv, dar fără a se limita la: informații despre produse, lucrări și servicii; informații despre tehnologii și lucrări de cercetare; date despre sisteme tehniceși echipamente, inclusiv elemente de software; previziuni de afaceri și detalii privind achizițiile propuse; cerințele și specificațiile anumitor parteneri și potențiali parteneri; informații referitoare la proprietatea intelectuală, precum și planuri și tehnologii legate de toate cele de mai sus) comunicate de o parte celeilalte părți în formă scrisă și/sau electronică, desemnate în mod expres de către Parte ca informații confidențiale ale acesteia.

  1.5 Scopul acestui acord este de a proteja informațiile confidențiale pe care părțile le vor schimba în timpul negocierilor, încheierii de contracte și îndeplinirii obligațiilor, precum și orice altă interacțiune (inclusiv, dar fără a se limita la, consultarea, solicitarea și furnizarea de informații și îndeplinirea altor sarcini).

  2. Obligațiile părților

  2.1 Părțile convin să păstreze secrete toate informațiile confidențiale primite de una dintre părți de la cealaltă parte în timpul interacțiunii părților, să nu dezvăluie, să nu dezvăluie, să facă publice sau să furnizeze în alt mod astfel de informații oricărei terțe părți fără permisiunea prealabilă scrisă a părților. cealaltă parte, cu excepția cazurilor specificate în legislația în vigoare, când furnizarea acestor informații este responsabilitatea părților.

  2.2 Fiecare dintre părți va lua toate măsurile necesare pentru a proteja informațiile confidențiale cel puțin folosind aceleași măsuri pe care le aplică partea pentru a-și proteja propriile informații confidențiale. Accesul la informații confidențiale va fi acordat numai acelor angajați ai fiecăreia dintre părți care au nevoie în mod rezonabil de ele atributii oficiale pentru executarea prezentului acord.

  2.3 Obligația de a păstra secretul informațiilor confidențiale este valabilă pe perioada prezentului Contract, a contractului de licență pentru programe pentru calculator din data de 01.12.2016, a acordului de aderare la contractul de licență pentru programe pentru calculator, a contractelor de agenție și a altor contracte și în termen de cinci ani de la încetează acțiunile lor, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

  (a) dacă informațiile furnizate au devenit publice fără a încălca obligațiile uneia dintre părți;

  (b) dacă informațiile furnizate au devenit cunoscute părții ca urmare a propriilor cercetări, observații sistematice sau alte activități desfășurate fără utilizarea informațiilor confidențiale primite de la cealaltă parte;

  (c) dacă informațiile furnizate sunt obținute în mod legal de la un terț fără obligația de a le păstra secret până când sunt furnizate de una dintre părți;

  (d) dacă informațiile sunt furnizate la cererea scrisă a autorității puterea statului, alt organism de stat sau organism administrația locală pentru a-și îndeplini funcțiile și dezvăluirea acesteia către aceste organisme este obligatorie pentru Parte. În acest caz, Partea trebuie să notifice imediat cealaltă Parte cu privire la cererea primită;

  (e) în cazul în care informațiile sunt furnizate unei terțe părți cu consimțământul părții despre care informațiile sunt transferate.

  2.5 Insales nu verifică acuratețea informațiilor furnizate de Utilizator și nu este în măsură să-și evalueze capacitatea juridică.

  2.6.Informațiile pe care Utilizatorul le furnizează vânzătorilor la înregistrarea în Servicii nu sunt date cu caracter personal, așa cum sunt definite în Legea Federală a Federației Ruse nr. 152-FZ din 27 iulie 2006. „Despre datele personale”.

  2.7 Vânzări are dreptul de a face modificări la acest Acord. Când faceți modificări în versiunea curentă, este indicată data ultimei actualizări. Noua versiune a Acordului intră în vigoare din momentul plasării acestuia, cu excepția cazului în care noua versiune a Acordului prevede altfel.

  2.8 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul recunoaște și este de acord că Insales poate trimite mesaje și informații personalizate către Utilizator (inclusiv, dar fără a se limita la) pentru a îmbunătăți calitatea Serviciilor, pentru a dezvolta noi produse, pentru a crea și trimite oferte personale către Utilizator, pentru a-l informa pe Utilizator despre modificările în Planuri tarifareși actualizări, pentru a trimite către Utilizator materiale de marketing legate de Servicii, pentru a proteja Serviciile și Utilizatorii și pentru alte scopuri.

  Utilizatorul are dreptul de a refuza primirea informatiilor de mai sus prin notificarea in scris la adresa de e-mail Insales - .

  2.9 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul ia la cunostinta si este de acord ca Serviciile Insales pot folosi cookie-uri, contoare, alte tehnologii pentru a asigura functionarea Serviciilor in general sau a functiilor individuale ale acestora in special, iar Utilizatorul nu are pretentii impotriva Insales in legatura cu asta.

  2.10.Utilizatorul este conștient de faptul că echipamentele și software-ul folosit de acesta pentru a vizita site-uri de pe Internet pot avea funcția de a interzice operațiunile cu cookie-uri (pentru orice site-uri sau pentru anumite site-uri), precum și de a șterge cookie-urile primite anterior.

  Insales are dreptul de a determina că furnizarea unui anumit Serviciu este posibilă numai dacă acceptarea și primirea cookie-urilor este permisă de către Utilizator.

  2.11.Utilizatorul este singurul responsabil pentru securitatea mijloacelor alese de acesta pentru a accesa contul și, de asemenea, asigură în mod independent confidențialitatea acestora. Utilizatorul este singurul responsabil pentru toate acțiunile (precum și consecințele acestora) în cadrul sau utilizarea Serviciilor în contul Utilizatorului, inclusiv cazurile de transfer voluntar de către Utilizator a datelor pentru a accesa contul utilizatorului către terți în orice condiții (inclusiv în baza contractelor). sau acorduri) . În același timp, toate acțiunile din cadrul sau utilizarea Serviciilor sub contul Utilizatorului sunt considerate a fi efectuate de către Utilizator, cu excepția cazurilor în care Utilizatorul a notificat Insales accesul neautorizat la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau despre orice încălcare ( suspiciuni de încălcare) a confidențialității accesului la cont.

  2.12.Utilizatorul este obligat să notifice imediat Insales orice caz de acces neautorizat (neautorizat de către Utilizator) la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau orice încălcare (suspiciune de încălcare) a confidențialității mijloacelor lor de acces la cont. Din motive de securitate, Utilizatorul este obligat să efectueze în mod independent o oprire sigură a activității în contul său la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu Serviciile. Insales nu este responsabil pentru eventuala pierdere sau coruperea datelor, precum și pentru alte consecințe de orice natură care pot apărea ca urmare a încălcării de către Utilizator a prevederilor acestei părți a Acordului.

  3. Responsabilitatea părților

  3.1.Partea care a încălcat obligațiile prevăzute de Acord privind protecția informațiilor confidențiale transferate în temeiul Acordului este obligată să despăgubească, la cererea Părții afectate, prejudiciul efectiv cauzat de o astfel de încălcare a termenilor Acordului. în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

  3.2 Despăgubirea pentru daune nu încetează obligațiile părții care încalcă pentru îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor care decurg din acord.

  4.Alte prevederi

  4.1 Toate notificările, cererile, solicitările și alte corespondențe în temeiul prezentului acord, inclusiv cele care includ informații confidențiale, trebuie făcute în scris și livrate personal sau prin curier sau trimise prin e-mail la adresele specificate în contractul de licență pentru computer. programe din 01 decembrie 2016, acordul de aderare la acordul de licență pentru programe de calculator și în prezentul acord sau alte adrese care pot fi specificate în scris de către Parte în viitor.

  4.2 Dacă una sau mai multe prevederi (condiții) din prezentul Acord sunt sau devin invalide, aceasta nu poate servi drept motiv pentru rezilierea altor prevederi (condiții).

  4.3 Legislația Federației Ruse se aplică acestui acord și relației dintre Utilizator și Vânzări care decurg în legătură cu aplicarea Acordului.

  4.3 Utilizatorul are dreptul de a trimite toate sugestiile sau întrebările referitoare la acest Acord către Serviciul de asistență pentru utilizatori Insales sau la adresa poștală: 107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12 BC „Stendhal” LLC „Insales Rus”.

  Data publicării: 01.12.2016

  Numele complet în rusă:

  Societate cu raspundere limitata "Insales Rus"

  Nume prescurtat în rusă:

  Insales Rus SRL

  Nume în engleză:

  Companie cu răspundere limitată InSales Rus (InSales Rus LLC)

  Adresa legala:

  125319, Moscova, st. Academician Ilyushin, 4, clădirea 1, biroul 11

  Adresa poștală:

  107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, clădirea 11-12, BC „Stendhal”

  TIN: 7714843760 KPP: 771401001

  Detalii bancare:

  "Ofițer personal. Managementul evidenței personalului”, 2009, N 2

  TRANZIȚIE DE LA HÂRTIE LA FLUJ DE DOCUMENTE MIXTE

  Utilizarea pe scară largă a sistemelor electronice pentru pregătirea și gestionarea documentelor pe hârtie estompează treptat granița dintre documentele electronice și cele neelectronice. În ciuda tuturor discuțiilor despre „tehnologii fără hârtie”, în realitate trecem de la fluxul de lucru tradițional pe hârtie, nu la cel electronic, ci la un flux de lucru mixt.

  Dicţionar de management al evidenţei personalului. Managementul electronic al documentelor este un sistem de management al documentației în care întreaga gamă de documente create, transmise și stocate este susținută folosind tehnologiile informației și comunicațiilor pe calculatoare unite într-o structură de rețea care oferă posibilitatea formării și menținerii unei baze de date distribuite. Totodată, utilizarea documentelor pe hârtie nu este refuzată, dar un document electronic creat, corectat și stocat într-un computer este recunoscut ca fiind prioritar.

  Avantajele și dezavantajele documentelor electronice

  Indiferent de cât de argumentează optimiștii și scepticii despre documentele electronice, nimeni nu neagă faptul că marea majoritate a documentelor de birou sunt create pe computere. Motivele unei astfel de victorii necondiționate a tehnologiei informației sunt destul de clare:

  Documentele electronice sunt ușor de creat, editat, reprodus, distribuit și trimis;

  A devenit mult mai ușor să cauți informațiile necesare, iar căutarea contextuală oferă oportunități la care s-ar putea doar visa atunci când faci documente;

  Este mai ușor și cu mai puțin efort să rezolvi problemele de rezervare a informațiilor și documentelor, crearea de fonduri de asigurare etc.;

  În afaceri și în administrația publică, documentele electronice, dacă sunt utilizate corect, pot accelera luarea deciziilor și pot îmbunătăți calitatea acestora.

  Utilizarea pe scară largă a sistemelor electronice pentru pregătirea și gestionarea documentelor pe hârtie estompează treptat granița dintre documentele electronice și cele neelectronice. Într-o serie de legi și standarde ale diferitelor țări ale lumii, de exemplu, o imprimare este definită ca o formă de prezentare a unui document electronic pe hârtie.

  LA documente normative Autoritățile noastre publice apar, de asemenea, o formulare similară:

  Reglementări privind cerințele pentru activitățile participanților la piețele financiare la utilizarea documentelor electronice (aprobate prin Ordin Serviciul Federal pe piețele financiare din 08.12.2005 N 05-77/pz-n):

  „... un document în formă electronică și (sau) copia acestuia pe hârtie, certificată corespunzător...“.

  Reglementări privind procedura de recunoaștere a persoanelor ca investitori calificați (aprobat prin Ordinul Serviciului Federal al Piețelor Financiare din 18 martie 2008 N 08-12 / pz-n):

  „4.7. O persoană care se recunoaște ca investitor calificat este obligată, la cererea FFMS din Rusia și în conformitate cu cerințele specificate, să depună registrul în formă electronică și (sau) copia sa pe hârtie certificată corespunzător.

  Cu toate acestea, documentele electronice, ca orice tehnologie, au dezavantajele lor care trebuie luate în considerare:

  Învechirea rapidă a tehnologiilor, care obligă organizațiile să îmbunătățească constant metodele de lucru utilizate, să mute în mod regulat documentele și informațiile de la un sistem la altul, să le migreze de pe medii și formate învechite la altele noi;

  Durata scurtă de viață a purtătorilor de informații și diversitatea acestora, ceea ce duce la o actualizare destul de frecventă, ceea ce impune organizației să monitorizeze în mod constant siguranța informațiilor;

  Nerezolvată probleme juridiceși, mai ales, problema recunoașterii juridice a forței juridice a documentelor electronice utilizate efectiv;

  Complexitatea asigurării nu numai a siguranței, ci și a distrugerii documentelor electronice în comparație cu documentele pe hârtie;

  Necesitatea folosirii de personal cu înaltă calificare, al cărui salariu crește automat costul gestionării documentelor și informațiilor.

  În plus, acum este imposibil să abandonați complet hârtia și alte medii de stocare analogice din mai multe motive:

  În primul rând, acestea sunt cerințele existente ale legislației și reglementărilor pentru executarea unui număr de documente pe hârtie. Acest lucru se aplică în primul rând celor mai importante documente de afaceri, cum ar fi documente statutare, documente de proprietate, licențe etc.;

  Oricât de mult am vorbi despre avantajele documentelor electronice, ar trebui să ținem cont și de faptul că mulți manageri și specialiști consideră că este mai convenabil să lucreze cu hârtie atunci când iau decizii responsabile;

  Nu este mai puțin important faptul că de-a lungul mai multor secole s-a dezvoltat o tehnologie bine stabilită pentru crearea, procesarea, stocarea pe termen lung și distrugerea documentelor pe hârtie, există atât un cadru legislativ și de reglementare cu drepturi depline, cât și evoluții metodologiceși recomandări care pot fi utilizate în munca practică;

  Hârtia și microfilmul nu necesită niciun fel de special mijloace tehnice, ceea ce face ca aceste tipuri de suporturi să fie preferate pentru stocarea duplicatelor sau a copiilor acelor documente care pot fi necesare urgent în cazul diverselor tipuri de urgențe și dezastre, când documentele electronice pot să nu fie disponibile.

  În ciuda faptului că comunitatea mondială nu este încă pregătită să abandoneze complet documentele pe hârtie, deficiențele acestora se fac din ce în ce mai simțite, care sunt exacerbate de cerințele din ce în ce mai mari pentru viteza de procesare a informațiilor și de luare a deciziilor:

  Viteza redusă de creare, procesare și transmitere a documentelor și informațiilor pe hârtie este mai grav incompatibilă cu nevoile activităților de afaceri și controlat de guvern folosind tot mai mult tehnologia informației. Documentarea activității „electronice” doar pe hârtie este aproape imposibilă;

  Este mult mai dificil și mai lent să cauți informații în documente pe hârtie, ceea ce este extrem de incomod în timpul lucrului operațional;

  Sunt necesare suprafețe însemnate pentru depozitarea documentelor pe hârtie, ceea ce presupune costuri din ce în ce mai mari pentru închirierea sau dobândirea spațiilor, a echipamentelor acestora și pentru creșterea numărului de personal care deservește aceste depozite;

  Gestionarea documentelor pe suport de hârtie (inclusiv controlul accesului la acestea) merge de obicei la nivelul cazurilor, care este din ce în ce mai insuficientă atât în ​​rezolvarea sarcinilor principalelor activități de afaceri, cât și în asigurarea securității informației.

  Flux de lucru mixt - realitatea de astăzi

  În ciuda tuturor discuțiilor despre „tehnologii fără hârtie”, în realitate trecem de la fluxul de lucru tradițional pe hârtie, nu la cel electronic, ci la un flux de lucru mixt. Manifestări ale fluxului de lucru mixt pot fi observate peste tot:

  Înregistrarea electronică a documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) vă permite să le utilizați ca mijloc de gestionare atât a documentelor electronice, cât și a documentelor pe hârtie;

  Utilizarea codurilor de bare și a etichetelor radio RFID vă permite să înregistrați și să înregistrați documente și cazuri pe hârtie în formă electronică;

  Menținerea diverselor registre de stat (inclusiv o perioadă de stocare permanentă) se realizează simultan pe suport electronic și hârtie;

  Mentinerea dosarelor si dosarelor care contin atat documente electronice cat si documente pe hartie.

  Dacă experiența de secole de lucru cu documente pe hârtie ne permite să spunem că aici s-au rezolvat toate problemele principale, atunci în ceea ce privește documentele electronice nu putem decât să afirmăm că s-au acumulat douăzeci de ani de experiență cu acestea, principalele probleme. sunt înțelese și există ceva experiență în rezolvarea lor.

  Un alt tip de document, care a apărut mai recent, pune sarcini și mai complexe pentru specialiștii în managementul documentelor. Vorbim de documente hibride care conțin simultan informații atât în ​​formă analogică, cât și în formă electronică.

  Astfel de documente au devenit deja larg răspândite, este suficient să numiți cel puțin astfel de tipuri de documente binecunoscute: un pașaport biometric, card de credit, Înapoierea taxei cu un cod de bare bidimensional aplicat în același timp, bancnote noi echipate cu etichete radio RFID, diverse smart carduri utilizate pe scară largă în depozitare, transport și comerț, etichete care conțin atât informații text precum și coduri de bare și/sau etichete RFID.

  Apare o problemă destul de nebanală a gestionării unor astfel de documente, ținând cont de natura lor „dublă”. Se poate spune că principalele probleme ale lucrului cu documente hibride au fost deja identificate, dar până acum nu există nici o experiență practică solidă, nici recomandări privind utilizarea lor.

  În prezent, lucrul cu documente în organizații se bazează pe separarea fluxurilor de informații:

  Deciziile operaționale se iau pe bază de informații (pe hârtie și electronice);

  Deciziile semnificative din punct de vedere juridic sunt luate, de regulă, sub formă de documente pe hârtie (adesea cu întârziere, ceea ce reprezintă o încălcare a regulilor de lucru, dar în majoritatea cazurilor închid ochii la acest lucru, deoarece este nevoie de decizii prompte. depășește riscurile asociate executării cu întârziere a deciziilor folosind documente pe hârtie). În același timp, numărul de tipuri de documente pe care legislația le permite să le creeze în formă electronică crește treptat;

  Din ce în ce mai mult, deciziile „interne” sunt luate și înregistrate electronic, iar posibilitatea utilizării documentelor electronice pentru aceasta este determinată în documentele de reglementare interne ale organizației.

  Notă. Mai des decizii de management acceptate în cadrul organizației sunt înregistrate în formă electronică, iar posibilitatea utilizării documentelor electronice pentru aceasta este determinată de reglementările locale.

  Una dintre problemele deja manifestate ale fluxului de lucru mixt este necesitatea de a răspunde la întrebarea: „Cum se stochează informații în fluxul de lucru mixt?” Atunci când se efectuează un flux de lucru mixt, apare problema asigurării completității cazurilor, deoarece destul de des unele documente sunt create pe hârtie, în timp ce altele există doar în formă electronică. Și numai împreună formează un set complet de documente - un caz hibrid.

  O serie de experți sunt de părere că, pentru comoditatea muncii, cel puțin unul dintre seturile de documente (pe hârtie sau electronice) trebuie să fie complet prin completarea cu copii sau duplicate. Sunt posibile două soluții, fiecare dintre ele fiind destul de intensivă în muncă:

  Scanați documente pe hârtie;

  Imprimați documente electronice.

  Există diferențe notabile în metodele de gestionare a informațiilor stocate pe diverse medii, care trebuie luate în considerare și într-un flux de lucru mixt:

  Documentele neelectronice (analogice) sunt de obicei gestionate la nivel media (caz, microfilm etc.);

  Documentele electronice din sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt gestionate la nivelul unui singur document;

  Documentele electronice pe suporturi amovibile (CD-uri, DVD-uri, dischete, casete etc.), in functie de circumstante, pot fi gestionate atat la nivel de media cat si la nivel de document.

  Perioada de valabilitate în flux de lucru mixt

  În prezent, este general recunoscut principiul conform căruia perioadele de stocare nu depind de tipul suportului, ci sunt determinate în funcție de conținutul și valoarea informațiilor consemnate în document. În același timp, este tot mai posibil să întâlnim situații în care perioadele de stocare pentru documentele electronice încep să difere de perioadele de stocare pentru omologii de hârtie corespunzători. Acest lucru se datorează faptului că o serie de documente electronice, dotate cu instrumente de căutare și sistematizare, poate avea o valoare mai mare decât documentele individuale.

  Arhivele Naționale Americane (NARA) solicită deja agențiilor guvernamentale să ia în considerare acest lucru atunci când stabilesc perioade de păstrare pentru documentele electronice. În recomandările lor pentru alcătuirea listelor de documente cu perioade de păstrare, ei atrag atenția asupra următoarele puncte :

  Listele ar trebui, de regulă, să determine perioadele de păstrare a documentelor, indiferent de tipul suportului (documente electronice, hârtie etc.);

  La traducerea documentelor în formular electronic valoarea lor se poate schimba, astfel încât Arhivele Naționale din SUA au dezvoltat un mecanism de revizuire a perioadelor de păstrare la tranziție organizatii guvernamentale pentru managementul documentelor electronice;

  Dacă se constată că documentele (inclusiv după ce au fost convertite în formă electronică) conțin mult mai multe informații sau sunt utilizate într-un mod diferit, perioadele de păstrare ar trebui revizuite.

  O abordare similară a fost demonstrată de autoritățile noastre guvernamentale când, în 2002, s-a decis stabilirea unei perioade de păstrare permanentă a imaginilor chestionarului de recensământ:

  Reglementări privind procedura și termenii de stocare a foilor de recensământ și a altor documente ale recensământului populației din 2002 din întreaga Rusie:

  „2. Formularele de recensământ ale recensământului populației din 2002 din toată Rusia, la finalizarea procesării lor automate, sunt stocate în organelor teritoriale Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Statistică ... în termen de un an de la data publicării oficiale a rezultatelor recensământului populației din întreaga Rusie din 2002 și sunt supuse distrugerii în modul prescris.

  4. Stocarea imaginilor grafice ale foilor de recensământ ale recensământului populației din întreaga Rusie din 2002 pe un suport de mașină se realizează după cum urmează:

  Se păstrează un exemplar Comitetul de Stat Federația Rusă privind statisticile în conformitate cu procedura stabilită înainte de următorul recensământ al populației;

  A doua copie cu software transferat până la 1 ianuarie 2004 pentru depozitare permanentă în Arhivele de Stat ale Federației Ruse.”

  Ce ai nevoie: regulamente interne
  si personal calificat

  Analiza legislativului modern cadrul de reglementare managementul documentelor arată că există o înăsprire a cerințelor nu numai pentru disponibilitatea documentelor de reglementare interne, ci și pentru implementarea strictă a acestora de către organizație. Cu ajutorul documentelor de reglementare interne, organizațiile creează un cadru de reglementare pentru managementul documentelor electronice și mixte, iar acest lucru face posibilă reducerea la minimum a riscurilor utilizării documentelor electronice în zona „gri”, unde procedura de lucru cu documente este slab reglementată prin lege și regulamente.

  Necesitatea dezvoltării unui cadru de reglementare intern pentru organizație este menționată și în Standardul GOST R ISO 15489-1-2007:

  Standard GOST R ISO 15489-1-2007 „Managementul documentației“:

  „Gestionarea documentelor într-o organizație include:

  a) adoptarea de politici și standarde în domeniul managementului înregistrărilor;

  repartizarea responsabilitatii si a autoritatii pentru managementul documentelor;

  c) stabilirea, implementarea și diseminarea ghidurilor și procedurilor de tratare a înregistrărilor.”

  Relație cu organizatii externe iar utilizarea documentelor electronice atunci când interacționați cu acestea sunt construite, de regulă, pe baza Codului civil al Federației Ruse. Tot ce ține de schimbul de documente electronice este fixat în contracte și acorduri.

  Principalele dificultăți în dezvoltarea unui cadru de reglementare intern pentru fluxul mixt de lucru apar din următoarele motive:

  În Rusia, procedura de recunoaștere a forței juridice a documentelor electronice de către organele și instanțele de stat nu a fost încă stabilită, ceea ce ar răspunde pe deplin nevoilor afacerilor și administrației publice, precum și practicii consacrate de utilizare a documentelor și informațiilor electronice;

  Practic nu există metode și standarde rusești pentru evaluarea valorii documentelor electronice, transferarea lor în arhivă, distrugerea documentelor electronice, lucrul cu documente electronice confidențiale și secrete;

  Într-o anumită măsură, desigur, poate ajuta Experiență străină, dar cel mai adesea specialiștii autohtoni în domeniul managementului documentelor pur și simplu nu pot „ajunge” la el din cauza unei comenzi slabe limbi straineși lipsa traducerilor.

  Pentru munca de succesîn condiţii de flux de lucru mixt, pregătirea personalului devine o sarcină deosebit de importantă. Caracteristicile personalului organizației, calificările acestora, atitudinea generală de a învăța lucruri noi și înțelegerea nevoii de schimbare sunt piatra de temelie pentru implementarea cu succes a tehnologiilor moderne în managementul documentelor.

  Instruirea și pregătirea avansată a întregului personal în domeniul managementului documentelor pot reduce semnificativ riscurile la utilizarea documentelor electronice în muncă, pot crește eficiența muncii angajaților și pot introduce managementul electronic al documentelor și interacțiunea electronică interdepartamentală într-un timp mai scurt. Organizarea competentă a acestei lucrări de formare se află în primul rând în slujba personalului organizației.

  Prima etapă a tranziției către un flux de lucru mixt, când computerele sunt folosite pentru a pregăti documente pe hârtie, a fost deja finalizată. Majoritate organizații rusești sunt în a doua etapă sisteme electronice sunt utilizate pentru înregistrarea, înregistrarea și controlul executării documentelor. Pentru a accelera munca, sunt utilizate în mod activ copiile electronice ale documentelor. În plus, au fost deja adoptate o serie de legi care permit (în unele cazuri, impun) păstrarea anumitor documente doar în formă electronică.

  În etapa următoare, care în majoritatea organizațiilor nu este departe, documentele electronice autentice vor începe treptat să le înlocuiască pe cele pe hârtie. În primul rând, acest lucru va afecta documentele interne în masă ale organizației, cum ar fi memorii și memorii. În această etapă, este important să reglementați corect activitatea în fluxul de lucru mixt în documentele de reglementare interne - în special, probleme precum utilizarea EDS în fluxul de lucru al organizației.

  Dicţionar de management al evidenţei personalului. Semnătura digitală electronică este un atribut al unui document electronic menit să protejeze acest document electronic de fals, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheia privată a documentului electronic. semnatura digitala(în continuare - EDS) și permițând identificarea proprietarului certificatului cheie de semnătură, precum și stabilirea absenței denaturării informațiilor din documentul electronic. Conform lege federala din 10.01.2002 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” Un EDS într-un document electronic este echivalent cu o semnătură de mână într-un document pe hârtie, sub rezerva următoarelor condiții: momentul verificării sau în momentul semnării unui document electronic. document dacă există dovezi care determină momentul semnării;

  b) se confirmă autenticitatea EDS în documentul electronic;

  c) EDS este utilizat în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.

  Pe de o parte, este necesar să depășim teama angajaților înainte de introducerea noilor tehnologii, pe de altă parte, este necesar să ne dăm seama că fiecare tehnologie are punctele sale slabe. Până în prezent, atât problemele de reglementare legislativă și de reglementare a utilizării documentelor electronice, cât și problemele stocării pe termen lung a documentelor electronice, în special cele semnate cu EDS, nu au fost pe deplin rezolvate.

  Mulți ani de experiență arată că problemele tehnice de tranziție la un flux de lucru mixt, de regulă, sunt rezolvate cu destul de mult succes. Cea mai mare dificultate este rezolvarea problemelor organizatorice care sunt strâns legate de „factorul uman”. Pentru promovare de succesînainte de managementul documentelor electronice, este foarte important să se organizeze corect recrutarea, educarea și formarea personalului organizației.

  Notă. Este imposibil să se stabilească un flux de lucru mixt fără personal calificat.

  Literatură

  1. Reglementări privind cerințele pentru activitățile participanților la piețele financiare la utilizarea documentelor electronice: aprobat. Ordinul Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Buletinul actelor de reglementare ale organismelor federale putere executiva. - 2006, nr. 6.

  2. Reglementări privind procedura de recunoaștere a persoanelor ca investitori calificați: aprobat. Ordinul Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 18 martie 2008 N 08-12/pz-n / Buletinul actelor normative ale autorităților executive federale. - 2008, nr. 19.

  3 Federal Register v. 69, nr. 223, p. 67692, 19 noiembrie 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

  
  
  

  Citește și pe subiect:

  1. Trebuie să schimbați mărfurile defecte în magazin?
  2. De ce fură oamenii la serviciu?
  3. Cele mai dorite produse
  4. Fermierii ecologici câștigă mult mai mulți bani decât fermierii obișnuiți Cât câștigă un fermier pe lună