Crearea unei resurse de informații de orice fel începe cu a da informațiilor un formular document. Informațiile documentate, la rândul lor, pot să fie incluse în orice bază de informații.

Suport de reglementare

Conform prevederilor Legii federale nr. 149, informațiile documentate sunt fixate pe un suport de materiale. Anumite cerințe sunt utilizate pentru a identifica datele sau sursa acestora.

Cuvântul „document” are rădăcini latine. În traducere, înseamnă „dovadă”. În dicționarul terminologic de teorie și practică din 1964, cuvântul „document” este definit ca un obiect material care conține informații într-o formă fixă.

Baza teoretica

În orice document există 3 elemente: conținutul informațiilor, formele furnizării acestora și purtătorul de informații documentate.

Studiul metodelor de fixare a datelor și a semnelor purtătorilor acestora se realizează în cadrul unei astfel de discipline precum managementul documentelor. Acest direcție științifică explorează procesele de arhivare, munca de birou, circulația documentelor. Atenția principală este acordată reglementării formei documentelor tradiționale, fixându-le detaliile.

Caracteristici de remediere a informațiilor

Informațiile documentate sunt informații, conținute pe un suport de materiale, prin detaliile cărora pot fi identificate informații. În prezent, există multe modalități de consolidare a informațiilor. În mod convențional, ele sunt împărțite în mai multe clase.

Documentele pe hârtie sunt purtători de informații disponibile pentru percepție fără utilizarea unor informații suplimentare mijloace tehnice. Această metodă de documentare este considerată cea mai comună.

ÎN În ultima vreme, totuși, mass-media devin tot mai răspândite, informații din care nu se pot obține decât prin mijloace tehnice. Acestea pot fi documente electronice, video, înregistrări audio (fișiere), informații codificate etc.

Identificare

O condiție prealabilă pentru lucrul cu date este disponibilitatea detaliilor prin care informatii documentate.

Definirea sursei de date este necesară pentru a potrivi conținutul original al suportului cu conținutul documentului primit de utilizator. Dacă este necesar, în procesul studierii informațiilor se stabilește faptul identității, coincidența datelor.

Reglementare de reglementare

Regimul juridic al informaţiei documentate, procedura de fixare a informațiilor de către structurile executive federale este stabilită de Guvern. Regulile de circulație a documentelor, munca de birou, aprobate de alte organe de stat, organe teritoriale de autoguvernare din competența lor, nu trebuie să contravină prevederilor reglementărilor guvernamentale.

Structura statului care realizează reglementarea normativă și metodologică informaţia documentată este Agenția Federală pentru Reglementare Tehnică și Metrologie. Anterior, aceste funcții erau îndeplinite de Gosstandart. În timpul reformelor, a fost transformată în Agenție.

Problemele legate de standardizarea documentelor sunt reglementate de prevederile Legii federale nr. 184 „Cu privire la reglementarea tehnică”. Conducerea intersectorială în organizații intră în competența Agenției Federale de Arhivă. Management sectorial suport de documentare efectuate de ministerele de resort, ținând cont de recomandările Agenției Arhivistice.

Specificul de identificare

Există mai multe moduri de depozitare informatii documentate. Definiție opțiunea specifică depinde de specificul industriei în care sunt utilizate informațiile.

Datele pot fi prezentate în formular electronicși stocate în baze de date specializate. Într-o astfel de situație, identificarea are unele particularități. Ele constau în faptul că fiabilitatea informațiilor trebuie confirmată de proprietarul bazei de date sau de un funcționar autorizat.

Există și alte modalități de validare informatii documentate. Aceasta informatie pot fi, în special, certificate printr-o semnătură digitală. Document electronic, confirmat semnatura electronica sau un analog al picturii pictate manual, este recunoscut ca echivalent cu hârtie. Excepții pot fi stabilite prin legile federale sau alte reglementări.

Resurse informaționale

Sunt considerate obiecte ale relațiilor dintre persoane juridice, cetățeni și stat. Cea existentă asigură protecția datelor.

Reglementarea reglementară este efectuată Dispoziții legale, fixarea:

• Reguli pentru documentarea informațiilor.
• Proprietatea documentelor și a matricelor acestora, inclusiv în sistemele informaționale.
• Categoria datelor în funcție de nivelul de acces la acestea.
• Procedura de asigurare a protectiei informatiilor.

Resursele de informații sunt create de agenții guvernamentale de orice nivel, entități de afaceri, asociaţiile obşteşti, instituții, persoane fizice. Fiecare subiect formează cutare sau cutare resursă pentru propriile scopuri și utilizări informatii documentate. Acest pot fi în scopuri industriale, manageriale, educaționale, științifice.

Resursele informaționale diferă semnificativ unele de altele în ceea ce privește volumul. Unele sunt reprezentate de mai multe cărți de referință, altele - de colecții mari de bibliotecă. În plus, există o clasificare în funcție de modalitatea de organizare și ordinea în care sunt furnizate datele.

Resursele informaționale ale statului

Federația Rusă, regiunile și municipalitățile sunt proprietarii informatii documentate. Aceste informațiile se acumulează, se creează, se dobândesc în principal pe cheltuiala fondurilor bugetare.

Resursele informaționale de stat sunt gestionate de organele de stat și structurile de autoguvernare teritorială în cadrul competențelor care le sunt conferite.

Statul are dreptul de a folosi, de a răscumpăra informatii documentate. Acest oportunitatea se realizează în cazurile în care informațiile aparținând altor entități (persoane juridice sau cetățeni) sunt clasificate ca secret de stat, precum și în alte cazuri prevăzute de lege.

Copie legală ca tip de informație documentată

Obligatoriu se numește o copie a documentului duplicat care urmează să fie transferată de producător către organizația corespunzătoare. În acest caz, documentul este purtător de material O informație care conține. Poate fi prezentat sub formă de text, coloană sonoră, ilustrație sau o combinație a acestora. O copie este un exemplu de document identic cu originalul.

Pentru acest soi regimul juridic al informaţiei documentate este consacrat în Legea federală nr. 77. Actul normativ determină politica statului pentru crearea depozitului legal ca bază de resurse pentru achiziționarea fondului bibliotecii naționale și dezvoltarea sistemului de bibliografie. Legea prevede regulile pentru asigurarea siguranței purtătorilor de informații, caracteristicile utilizării lor publice.

Destinatari

Copiile legale sunt distribuite între persoanele juridice care au dreptul de a stoca, primi, furniza informații pentru utilizare gratuit sau contra cost. Destinatarii sunt:

• Camera de carte, RAS de stat, științifică, tehnică și națională, Filiala siberiană a RAS, Orientul Îndepărtat Biblioteca de stiinte. Aceste instituții primesc publicații.
• Biblioteca Rusă pentru Nevăzători. Această instituție primește publicații pentru persoanele cu probleme de vedere.
• Institutul Federal de Proprietate Industrială. Această autoritate primește documente electronice de brevet.
• Biblioteca Parlamentară. Conține documente oficiale.
• Fondul Federal de Standarde de Stat, a clasificatorului integral rusesc date tehnice și economice și reguli regionale / internaționale, recomandări și norme de standardizare ale țărilor străine.

Aceasta nu este întreaga listă de destinatari. Există, de asemenea institutii speciale, care primesc informații video, audio, programe de calculator etc. Au fost create centre științifice și tehnice în Federația Rusă pentru stocarea documentelor în formă electronică. Ei primesc informații în direcții care corespund specificațiilor lor.

Toate aceste organizații publică în mod regulat informații despre depozitul legal gratuit pe care l-au primit. Instituțiile formează o colecție națională de documente a bibliotecii.

Livrarea materialelor, distribuția centralizată a acestora, notificarea consumatorilor se efectuează la timp, stabilit prin lege si regulamentele organizatiilor respective. Încălcarea cerințelor stabilite de către creatorii de documente atrage răspunderea administrativă.

Document electronic

Document electronic -

Semnificația juridică a unui document electronic este dată de un document electronic semnatura digitala, care se află pe teritoriu Federația Rusă este echivalent cu o semnătură olografă într-un document pe hârtie, sub rezerva următoarelor condiții:

1. certificatul cheie de semnătură aferent acestei semnături digitale electronice nu a expirat (este valabil) la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic;
2. dacă există dovezi care determină momentul semnării;
3. se confirmă autenticitatea semnăturii digitale electronice din documentul electronic;
4. Semnătura digitală electronică este utilizată în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.

Vezi si

Legături

Note

Fundația Wikimedia. 2010 .

• Edinburgh Business School
• Forrestal, James

Vedeți ce este „Documentul electronic” în alte dicționare:

document electronic- ED O formă de prezentare a unui document sub forma unui set de implementări interconectate în mediul electronic și implementările lor interconectate corespunzătoare în mediul digital. [GOST R 52292 2004] document electronic Un document în care informații ...... Manualul Traducătorului Tehnic

Document electronic- un document pe suport digital, format din trei elemente: continut informativ; forma de furnizare a conținutului; purtător de informații. În multe domenii de activitate, utilizarea documentelor electronice a devenit larg răspândită și ...... Big Law Dictionary

DOCUMENT ELECTRONIC- un document pe un suport care poate fi citit de mașină, a cărui utilizare necesită fonduri informatică, un document în care informațiile sunt prezentate electronic formă digitală … Enciclopedia juridică

Document electronic- (document electronic) - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală și care, ca analog cu drepturi depline al unui document pe hârtie, este creat, transmis și stocat folosind software și hardware, ... ... Dicţionar economic şi matematic

document electronic- 3.1 document electronic: un document pe un suport care poate fi citit de mașină, a cărui utilizare necesită facilități informatice. O sursă … Dicționar-carte de referință de termeni ai documentației normative și tehnice

DOCUMENT ELECTRONIC- in conformitate cu art. 1 din Legea din 10 ianuarie 2000 privind documentul electronic (denumită în continuare Legea), prin document electronic se înțelege informații înregistrate pe un suport de mașină și care îndeplinesc cerințele stabilite de Lege. Potrivit art. 2… … Dicţionar juridic de drept civil modern

Document electronic- 11.1) document electronic informații documentate prezentate în formă electronică, adică într-o formă adecvată percepției umane folosind calculatoare electronice, precum și pentru transmiterea prin intermediul informațiilor ... ... Terminologie oficială

Document electronic- Un set de date înregistrate pe un suport tangibil și/sau transmise prin canale de comunicații electronice cu detalii care permit identificarea acestor informații și a autorului acesteia. Un document electronic poate fi creat pe baza unui document din ... ... Termeni de depozit

DOCUMENT ELECTRONIC- 1) în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2001 nr. 1 FZ, - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală; 2) în conformitate cu Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și securitate... Munca de birou și arhivare în termeni și definiții

document electronic- informații înregistrate pe un suport de mașină și care îndeplinesc cerințele stabilite de prezenta lege (Articolul 1 din Legea Republicii Belarus privind documentul electronic) ... Legea Belarusului: concepte, termeni, definiții

Cărți

• Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente Nr. 3 (51) 2015, „Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente” - o revistă pentru șefii departamentelor de birou. Veți învăța cum să implementați și să optimizați eficient sistemele electronice... Categorie: Afaceri populare Seria: Jurnal „Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente” 2015 Editura: MCFER, Cumpărați pentru 962,5 ruble carte electronică
• Scanarea și recunoașterea textelor. Tutorial ABBYY FineReader10, AG Zhadaev, 248 de pagini Lucrul cu documente electronice este mult mai convenabil și mai ușor decât cu omologii lor de hârtie. Un document electronic poate fi editat, utilizat la creare lucrări proprii,… Categorie: Tehnologia informației Editor:

informatii documentate. Clasificarea resurselor de informații ale Federației Ruse. Semnătura electronică digitală. Copie obligatorie a documentului.

6.1. Documentarea informațiilor și a resurselor informaționale

Indiferent de tipul resurselor informaționale, formarea acestora începe cu darea informațiilor sub forma unui document care permite includerea acesteia în componența resurselor informaționale.

În conformitate cu articolul 2 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” informatii documentate - este o informație fixată pe un suport de materiale prin documentare cu detalii care permit determinarea acestor informații sau, în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, suportul acestuia de materiale 1 .

Cuvântul „document” provine de la cuvântul „documentum”, care înseamnă „dovadă” în latină. Dicționarul terminologic privind teoria și practica informației științifice din 1964 definește un „document” ca un obiect material care conține informații într-o formă fixă ​​2 .

Orice document constă din trei elemente: conținutul informației, formularul de prezentare a informațiilor și suportul de informații 3 .

Studiul dezvoltării metodelor de documentare și purtători de informații este realizat de disciplina științifică - știința documentului 4. Această știință explorează procesele de lucru de birou, managementul documentelor, arhivare. Mai mult, atenția principală a managementului documentelor este în mod tradițional îndreptată spre reglementarea formei unui document tradițional, fixând detaliile acestuia.

Procesul de documentare a informațiilor include etapele de fixare a informațiilor pe un suport documentar și de determinare a detaliilor care permit identificarea informațiilor.. Este destul un numar mare de modalități prin care informațiile pot fi captate. În mod convențional, ele pot fi împărțite în două clase:

informațiile înregistrate sunt disponibile pentru percepție de către simțurile umane fără utilizarea unor dispozitive tehnice suplimentare - așa-numitul „document de hârtie”;

informațiile înregistrate sunt disponibile pentru percepție numai prin utilizarea dispozitivelor tehnice - un document electronic, informații audio, informații video, informații codificate etc.

Conceptul de identificare înseamnă stabilirea unei potriviri, a identității. Identic, la rândul său, înseamnă identic, complet potrivit 5 . Sarcina identificării detaliilor informațiilor conținute în document este de a asigura păstrarea identității conținutului original al documentului cu conținutul documentului primit de consumator și, dacă este necesar, de a stabili acest fapt. identitate, inclusiv în timpul procesului 6 .

ÎN organisme federale documentarea informațiilor la puterea executivă se realizează în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. Reguli pentru munca de birou și fluxul documentelor stabilite de alte organe, organisme ale statului administrația localăîn competența lor, trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale 7 .

Agenția federală pentru reglementare tehnică și metrologie 8 , care a fost transformată în Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Metrologie (Gosstandart), este organismul de stat care realizează reglementarea normativă și metodologică a documentării informațiilor. Problemele de standardizare a documentației sunt reglementate de Legea federală nr. 184-FZ din 27 decembrie 2002 „Cu privire la reglementarea tehnică” 9 . Îndrumarea metodologică intersectorială pentru sprijinul documentar în organizațiile Federației Ruse este menținută de Agenția Federală de Arhivă 10 . Îndrumarea metodologică sectorială pentru suportul documentației este realizată de fiecare minister în mod independent, pe baza recomandărilor Agenției Federale de Arhivă.

Informațiile documentate pot fi furnizate în în format electronicși stocate în sisteme informatice automatizate. În acest caz, procesul de identificare a informațiilor are unele particularități, și anume că fiabilitatea acestor informații trebuie să fie certificată de proprietarul sistemului informatic automatizat sau de un funcționar autorizat.

Pentru a determina identitatea unui document, pe lângă certificarea acestuia de către un oficial, pot fi utilizate mijloace tehnice speciale. Legislativ, pentru o astfel de identificare este permisă utilizarea unei semnături digitale electronice. Astfel, un mesaj electronic semnat cu o semnătură digitală electronică sau un alt analog al unei semnături de mână este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document semnat cu o semnătură de mână, în cazurile în care legile federale sau alte acte juridice de reglementare nu stabilesc sau implică un cerinţa de a întocmi un astfel de document pe hârtie.unsprezece .

Documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale. Deoarece cea mai mare parte a informațiilor este conținută în resursele informaționale, această prevedere este fundamentală pentru formarea fluxului de lucru.

Resursele informaționale sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat, constituie resursele informaționale ale Rusiei și sunt protejate de lege împreună cu alte resurse. Reglementarea legală a resurselor informaţionale este determinată de regulile care stabilesc:

procedura de documentare a informatiilor;

proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor individuale de documente, documente și rețele de documente în sistemele informaționale;

Ordin protectie legala informație.

Resursele informaționale sunt create de organele de stat de toate nivelurile, orice entitate de afaceri, instituții, asociații publice și cetățeni individuali. Fiecare dintre aceste entități formează resurse informaționale pentru diversele sale scopuri - industriale, manageriale, științifice, educaționale etc. În același timp, resursele informaționale diferă semnificativ între ele în volum - de la mai multe cărți de referință la uriașe colecţiile biblioteciiși sistemele de baze de date, precum și modul în care informațiile sunt organizate și prezentate.

Resursele informaționale pot fi statale și nestatale.

Federația Rusă, entitățile constitutive ale Federației Ruse și municipalitățile sunt proprietarii resurselor de informații create, achiziționate, acumulate pe cheltuiala bugetului federal, bugetele entităților constitutive ale Federației Ruse, bugetele locale, precum și obținute. prin alte mijloace. Resursele de informații de stat din partea Federației Ruse, a subiectului Federației Ruse și a municipalității sunt gestionate de organisme guvernamentaleși organismele locale de autoguvernare în limitele competențelor lor stabilite prin actele legale de reglementare relevante.

Statul are dreptul de a utiliza și/sau răscumpăra documente, documente electronice și/sau resurse de informații cu acces limitat aparținând persoanelor fizice și juridice, dacă aceste informații sunt clasificate ca secret de stat sau în alte cazuri stabilite de lege. Proprietarul resurselor informaționale care conțin informații clasificate ca secrete de stat are dreptul de a utiliza conținutul informațiilor afișate în aceste resurse de informații cu permisiunea autorităților competente. puterea statului.

Pe vremuri, grefierii au rezistat trecerii de la reviste de hârtieînregistrarea în sistem managementul documentelor electronice. Acum, în majoritatea organizațiilor, aprobarea internă a documentelor este deja efectuată în EDMS și nu provoacă îngrijorare. Acum avem noi oportunități în fața noastră care ne oferă și mai multe perspective pentru trecerea la o muncă complet „fără hârtie”. Totuși, în același timp, noi temeri încep să ne învingă.

Unii pot avea un sentiment neplăcut de incertitudine și îndoială atunci când citesc expresia „document electronic”. Atat de multe intrebari imi vin imediat in minte: este de incredere? Cum se depozitează? Vor accepta instanțele?

Dar de ce nimeni nu pune aceleași întrebări atunci când lucrează cu hârtie, ci pur și simplu pentru că este familiară și pare de încredere. Deși legislația „de hârtie” nu este perfectă și poți găsi neajunsuri. Da, baza normativă pe managementul documentelor electronice este, de asemenea, departe de a fi perfectă și există încă pete albe, dar se dezvoltă și se îmbunătățește constant, în timp ce legislația „pe hârtie” devine treptat învechită.

Dar ce rămâne cu întrebările noastre? Trebuie să căutăm răspunsuri la ele. Document electronic - stocați-l și judecați-l.

Acum este momentul să ținem pasul cu documentele electronice și să nu trăiești cu hârtie de vârsta ei. Este timpul să obțineți răspunsuri la întrebările și preocupările voastre, pentru a nu fi în rolul de a ajunge din urmă mai târziu.

Semnificația juridică a unui document electronic

Pentru a înțelege ce pot face documentele fără hârtie, este necesar în primul rând să aflăm cum este privit un document electronic din punct de vedere juridic.

Dar și documentele electronice cuceresc această zonă conservatoare. Chiar și un astfel de lucru de hârtie aparent de nezdruncinat ca Istoria Angajărilor, parlamentarii plănuiesc să-l transforme în formă electronică în curând.

Cu toate acestea, există documente evidența personalului, care poate fi deja convertit integral în formă electronică:

• jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă și modificări ale acestora;
• registrul comenzilor de angajare;
• formularul T-60 (notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat);
• formularul T-61 (notă-calcul la încetare (încetare) contract de muncă cu un angajat (concediere));
• foaia de pontaj etc.

În ceea ce privește stocarea acestor documente, conform legislației, documentele electronice sunt stocate pentru aceeași perioadă de timp, care se datorează omologilor lor pe hârtie. Cu toate acestea, datorită faptului că acesta nu este doar un document care, ca și hârtia, poate fi pur și simplu luat de la raft, acesta este suprapus cerință suplimentară de depozit, oferind reproducerea documentelor electronice, precum și mijloace de verificare a autenticității unei semnături electronice. Perioada de păstrare a acestor fonduri este egală cu perioada de păstrare a documentului.

Atunci când se utilizează documente electronice, trebuie reținut că acestea trebuie să fie gata pentru transfer de către contrapărți, autorități de reglementare și, dacă este necesar, judiciare. În special, Serviciul Fiscal Federal impune cerințe stricte privind formatul și metoda de schimb. Cu contrapărți, schimbul este mai ușor.

Tabelul de mai jos prezintă toate documentele posibile care sunt acceptate de Serviciul Fiscal Federal la momentul redactării acestei scrieri (conform ordinului Serviciului Fiscal Federal din 29 iunie 2012 Nr. ММВ-7-6/ [email protected]). Documentele se împart în cele care trebuie trimise strict într-un anumit format (xml) și cele care pot fi trimise ca imagini scanate.

Documente electronice generate conform formatelor aprobate care pot fi depuse inspectiei intr-un fisier xml (documente formalizate)

Documente electronice în orice format (sau documente pe hârtie) care pot fi depuse la inspecție prin internet în format grafic jpg, tif, pdf sau pgn (documente brute)

După intrarea în vigoare a Ordinului Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 18 ianuarie 2017 nr. ММВ-7-6/ [email protected], care a aprobat noul format al fișierului xml al inventarului documentelor, a devenit posibilă depunerea atât a fișierelor-xml, cât și a documentelor pe hârtie sub formă de imagini scanate (în formate jpg, tif, pdf) prin intermediul TCS. Noul inventar este valabil din 01.06.17. Astfel, prin TCS pot fi trimise nu doar documentele electronice, ci și documentele care au fost întocmite inițial pe hârtie.

În același timp, trebuie reținut că containerul transferat autorității fiscale poate conține în același timp atât fișiere cu extensia xml, cât și fișiere scanate în formatele corespunzătoare.

Lista documentelor din tabelul de mai sus este exhaustivă (momentan) iar dacă contribuabilului i se solicită alte date, atunci nu se va putea folosi niciuna cont personal contribuabil, nici un sistem electronic de gestionare a documentelor. În acest caz, este necesar să se utilizeze orice altă metodă specificată la articolul 93 din Codul fiscal al Federației Ruse.

În loc de ieșire

Pentru a ține pasul cu vremurile, trebuie să mergi mereu, și uneori să alergi, mână în mână cu produse noi. Și pentru ca această alergare să fie o plimbare ușoară, trebuie să utilizați toate instrumentele disponibile. În acest caz, cel mai important instrument este sistemul electronic de gestionare a documentelor (intern) și serviciile de schimb electronic valabile din punct de vedere juridic (extern). Furnizorii și operatorii sunt la curent cu legislația și tehnologia, vă pot sfătui și vă pot ajuta să organizați corect munca cu documente electronice.

Întrebarea 5. Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor- repartizarea documentelor pe grupe (tipuri) în funcție de caracteristicile conținutului, formei de compilare etc. în vederea organizării și îmbunătățirii eficienței lucrului cu acestea.

Clasificarea vă permite să dezvoltați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le fixați în instrucțiuni, să organizați documentele în munca de birou. 2. În mod convențional, documentele pot fi împărțite în următoarele grupuri: pe cale de documentare: scris de mana; electronic;

Grafic;

documente film, foto, audio;

după domeniul de utilizare: organizatoric si administrativ; financiar si contabil; științifice și tehnice; prin muncă; raportare și statistică;

la locul de compilare:

Incoming (incoming la organizație);

Ieșire (trimise de la organizație);

Intern (compilat și utilizat în cadrul organizației în sine);

conform rubricii restricții de acces:

deschis (nesecret);

cu restricții de acces. Documentele pot avea următoarele ștampile:

„Pentru uz oficial” (informații oficiale destinate numai angajaților unei anumite organizații sau industrie); „Secret”, „Top Secret”, „Importanță deosebită” (informații care conțin secrete de stat); „Confidențial” (informații la care accesul este limitat de legislația Federației Ruse);

« secret comercial„(informații care au valoare comercială datorită necunoscutei terților, la care nu există acces gratuit Bază legalăși în legătură cu care proprietarul unor astfel de informații a intrat într-un mod de protecție);

după origine:

oficial (oficial) (care afectează interesele organizației, întocmit prin lege sau individual, întocmit în modul prescris); personal (privind interesele unei anumite persoane și fiind nominal);

sud de importanță religioasă:

originale sau originale (primele sau singurele copii ale documentelor oficiale, semnate personal de autor);

copii (documente care reproduc integral informațiile unui document autentic și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele care nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic);

copii certificate (copii ale documentelor pe care, în conformitate cu procedura stabilită, detaliile necesare dându-le forță juridică);

duplicate (copii repetate ale documentului original care au vigoare);

sub forma de prezentare:

individual (al cărui conținut este prezentat în formă liberă);

șablon (atunci când structura, o parte a documentului, frazele standard sunt pregătite în prealabil, iar cealaltă parte este completată la compilarea, de exemplu, a unui certificat de angajare);

tipic (creat pentru a documenta situații standard, de exemplu, călătorii de afaceri și utilizat în toate organizațiile);

prin termen de valabilitate:

depozitare permanentă;

depozitare pe termen lung (peste 10 ani); depozitare temporară (până la 10 ani).

1 . Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică, cu detaliile necesare pentru a le recunoaște ca fiind valabile.

Un document electronic trebuie să respecte următoarele cerințe:

să fie create, procesate, stocate, transmise și primite folosind software și hardware;

fi afisat (reprodus) intr-o forma inteligibila pentru perceptie.

Document electronic pot fi reprodus în formă și formă, de înțeles pentru percepție: pe ecranul de afișare; suport de hârtie;

un alt obiect material separabil de suportul mașinii într-o formă accesibilă pentru inspecție vizuală. Atunci când se utilizează un document electronic, nu este necesară furnizarea unei copii a acestuia pe hârtie, cu excepția cazurilor prevăzute de actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau prin acordul părților. Avantajeutilizarea documentelor electronice:

setul de documente computerizat este redus la minimum atunci când se utilizează mostre gata făcute conținute în memoria computerului; prelucrarea computerizată a documentelor electronice (de exemplu, cererile pentru bunuri) este mult mai rapidă decât procesarea documentelor pe hârtie;

colectarea, sistematizarea și căutarea oricărui document sau informații din documente este accelerată și simplificată; E-mailul este folosit pentru a transfera rapid documente la orice distanță; stocarea documentelor electronice vă permite să salvați o cantitate mare de informații pe medii mici și, prin urmare, nu necesită suprafețe mari pentru arhive; se reduce volumul operațiunilor tehnice de rutină cu documente, se eliberează timp pentru rezolvarea sarcinilor de management semnificative;

se reduce numărul documentelor pierdute, a căror locație nu este cunoscută;

devine posibilă utilizarea informațiilor primite pentru a pregăti un alt document (raport, rezumat, revizuire etc.), crescând astfel eficiența și calitatea documentului întocmit.

Aprobarea proiectului de document electronic are următoarele Beneficii:

citirea unui document pe ecranul unui computer fără a fi scos pe hârtie; se fac corecturi la proiectul de document;

La dezavantajedocumentele electronice pot fi: fragilitatea depozitării în comparație cu documentele pe hârtie;

necesitatea mijloacelor tehnice de lectură; posibilitatea de a efectua modificări neautorizate (în absența unei semnături digitale electronice (EDS) sau a altor mijloace de protecție).

3. Gestionarea electronică a documentelor- procesul de deplasare, prelucrare, stocare si schimb de documente electronice. Participanții la schimbul de documente electronice - fizice şi entitati legale, autoritățile publice ale Federației Ruse, autoritățile locale care participă la schimbul de documente electronice.

Expeditorul unui document electronic- un participant la schimbul de documente electronice care întocmește un document electronic, îl semnează cu EDS-ul său și îl transmite destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații.

Destinatarul documentului electronic- participant la schimbul de documente electronice la care a fost primit documentul electronic.

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații)- persoană juridică sau antreprenor individual, care prestează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditorii și destinatarii documentelor electronice.

La schimbul de documente electronice, instrumentele de securitate a informațiilor trebuie utilizate în conformitate cu cerințele actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Un document electronic este supus verificării pentru a-și confirma autenticitatea prin verificarea semnăturii digitale. Autentificarea unui document electronic se realizează de către destinatarul documentului electronic utilizând instrumentele de verificare EDS furnizate acestuia de expeditorul sau distribuitorul instrumentelor de verificare EDS. Autenticitatea unui document electronic se consideră confirmată dacă, ca urmare a executării de către destinatarul documentului electronic a procedurilor prevăzute de mijloacele de verificare a EDS, se constată invariabilitatea tuturor detaliilor acestuia. Gestionarea electronică a documentelorreglementate reguli :

stat;

intersectorială;

industrie;

locale (întreprinderi).

Reglementare legalăîn domeniul circulaţiei documentelor electronice trimis:

pentru implementarea unui unificat politici publiceîn domeniul circulației documentelor electronice;

asigurarea securității și protecției informațiilor în timpul creării, prelucrării, stocării, transmiterii și recepționării acestora;

asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale utilizatorilor documentelor electronice;

suport juridic tehnologii pentru crearea, prelucrarea, stocarea, transmiterea și primirea documentelor electronice. Lucrul cu documente electronice trimise prin e-mail, a avut loc de asemenea lucrul cu documente pe hârtie. Prin urmare, se mai numește și managementul documentelor electronice afaceri automatizate. Fiecărui abonat la e-mail îi este alocată o cutie poștală individuală, căreia i se atribuie un cod de utilizator, iar schimbul de mesaje electronice se realizează prin aceste cutii poștale.

Expeditorul unui document electronic creează un fișier de mesaj, îi specifică numele, data, ora trimiterii și lansează expeditorul e-mailului.

Documentele electronice sunt transferate către destinatari în conformitate cu instrucțiunile de distribuire.

Destinatarul primește documentul pe ecranul computerului, care, dacă este necesar, poate fi transferat pe hârtie. Cu ajutorul unui PC se înregistrează documentele electronice.

Managerul, după ce a primit un document electronic, pune o rezoluție pe acesta, iar documentul este trimis către PC către contractant (executori) prin intermediul rețelei interne.

Procesul de executare a documentelor electronice asemănătoare executarea documentelor pe hârtie. Managementul electronic al documentelor este în continuă creștere, mai ales în legătură cu dezvoltarea comerțului pe Internet. Perioada de stocare a documentelor electronice la fel, ca și în cazul celor pe hârtie (de exemplu, notificări bancare și cerințe de transfer - 5 ani). Stocarea fișierelor pentru o astfel de perioadă poate duce la pierderea acestora, de aceea se recomandă crearea unor arhive speciale de documente electronice pe CD-uri.

La stocarea documentelor electronice în arhiva electronică ar trebui furnizate:

protecția documentelor electronice împotriva accesului neautorizat și denaturare;

posibilitatea de a oferi persoanelor interesate acces la documentele electronice stocate în modul prevăzut de actele normative;

posibilitatea de a confirma autenticitatea documentelor electronice pe toata perioada de stocare a acestora;

posibilitatea de a prezenta documentele electronice stocate sub forma unei copii pe hârtie.

În viitor, dezvoltarea managementului documentelor electronice se concentrează pe utilizarea maximă a documentelor electronice, ceea ce implică o schimbare a tradițiilor interne existente de muncă de birou și abandonarea treptată a suporturilor de informații pe hârtie.