Automatizarea fluxului de lucru implică utilizarea unui sistem special software pentru lucrul cu documente și participarea documentelor electronice în sistemul de schimb de informații. Totodată, documentele create în timpul funcționării organizației sunt neapărat înregistrate și stocate într-un singur spațiu informațional. Se asigură munca colectivă cu documente, adică mai mulți angajați lucrează constant la fiecare dintre ele în conformitate cu atribuțiile lor funcționale.

Munți de deșeuri de hârtie, căutare lungă documentul solicitat, pierderi, documente duplicate, întârzieri în trimiterea și primirea, erorile de personal nu sunt o listă completă a problemelor care apar atunci când fluxul de documente este prost organizat. Toate acestea pot încetini foarte mult și, în cazuri excepționale, paralizează complet activitatea întreprinderii.

Instrumente de automatizare a fluxului de lucru Software-ul utilizat pentru automatizarea fluxului de lucru poate fi împărțit aproximativ în patru categorii: Sisteme de flux de lucru. Sisteme de lucru colectiv al utilizatorilor pe documente. Sisteme concepute pentru stocarea și preluarea documentelor. Sisteme de e-mail.

sisteme de flux de lucru. Caracteristici principale: metodologia ține cont de „factorul uman”; în calitate de destinatar, nu sunt folosite numele anumitor angajați, ci funcțiile (rolurile) acestora; harta procesului creată se verifică static pentru închidere: documentul nu poate fi trimis „nicăieri” sau oprit fără motiv; un sistem clar de control al execuției, atunci când este alocat o anumită perioadă de timp pentru a efectua o anumită operațiune, iar sistemul însuși, la alegerea dvs., determină sancțiuni pentru angajatul infractor și reacția sistemului la o astfel de încălcare;

la locul de muncă, utilizatorul final operează cu termeni familiari cu industria sa; acces autorizat la informații, administratorul de sistem vede doar starea procesului („pornit”, „așteaptă activarea”, „finalizat”); implementare în etape - automatizarea poate fi pornită din orice departament sau divizie și, dacă este necesar, adăugați noi angajați pe hartă și recreați procesul; sistemul are o interfață deschisă pentru a suporta aplicațiile existente.

Gestionarea eficientă a documentelor este o necesitate management eficient afacere. Fluxul documentelor este extrem de important pentru organizarea corectă a contabilității financiare și de gestiune.

Automatizarea fluxului de documente. Noțiuni de bază

Documentele sunt principalele resurse de informații ale oricărei organizații, lucrul cu ele necesită o formulare adecvată. Documentele oferă suport informațional pentru adopție decizii de management la toate nivelurile și însoțesc toate procesele de afaceri.

Managementul documentelor este un proces continuu de mișcare a documentelor, reflectând în mod obiectiv activitățile organizației și permițând gestionarea acesteia cu promptitudine.

Sistemele de flux de lucru stochează documente, le păstrează istoricul, le asigură deplasarea prin organizație și vă permit să urmăriți execuția acelor procese de afaceri la care sunt legate aceste documente.

Într-o organizație în care a fost implementat un sistem de management al documentelor, un document este un instrument de management de bază. Nu există doar decizii, instrucțiuni sau comenzi aici - există documente care conțin aceleași ordine, decizii, instrucțiuni etc.: toată managementul din organizație se realizează prin documente.

Orice document din sistemul de management al documentelor este furnizat (reprezentat) cu un „card” similar cu cel de bibliotecă. De obicei, un anumit set de câmpuri dintr-un astfel de card este legat de tipul de document.

Stocarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor poate fi imaginată ca o bază de date care conține informații despre câmpurile cardurilor și unele stocări pentru documentele în sine.

Un termen care corespunde fără ambiguitate „fluxului de documente” intern nu este disponibil în dicționarul de computer occidental.

În literatura de specialitate, se pot găsi următoarele corespondențe între termenul „flux de documente” și termenii occidentali:

DMS (Document Management Systems) - în literatura în limba rusă pentru acest termen există o traducere mai exactă - Arhive de documente;

Sisteme de rutare a documentelor DocFlow;

Sisteme de flux de lucru. Mai exact, acest termen este tradus ca „Sisteme de automatizare procesele de afaceri", sau "Sisteme de suport pentru management"

Prin urmare, în literatura în limba rusă, „fluxul documentelor” include atât rutarea documentelor, cât și automatizarea procesului de mișcare a documentelor și arhivarea documentelor.

Principalele sarcini rezolvate de sistemele de management al documentelor

asigurarea unui management mai eficient prin controlul automat al implementării, transparența activităților organizației la toate nivelurile;

menținerea unui sistem de control al calității care să respecte standardele internaționale;

sprijinirea acumulării eficiente, gestionării și accesului la informații și cunoștințe. Asigurarea flexibilității personalului datorită unei mai mari formalizări a activităților fiecărui angajat și a posibilității de stocare a întregului istoric al activităților acestuia;

înregistrarea activităților întreprinderii în ansamblu (investigații interne interne, analiza activităților diviziilor, identificarea „punctelor fierbinți” în activități);

optimizarea proceselor de afaceri și automatizarea mecanismului de implementare și control al acestora;

excluderea sau reducerea maximă posibilă a circulaţiei documentelor pe hârtie în întreprindere. Economisirea resurselor prin reducerea costurilor de gestionare a fluxului de documente în organizație;

eliminarea necesității sau simplificarea semnificativă și reducerea costului stocării documentelor pe hârtie datorită disponibilității unei arhive electronice operaționale.

Există estimări că până la 90% din timpul angajaților este alocat așa-numitelor funcții de susținere, și anume, găsirii documentelor necesare muncii. Această problemă este exacerbată atunci când partajați documente, când trebuie să găsiți documente create de un alt angajat și, în sfârșit, devine aproape imposibil dacă organizația este distribuită geografic.

Implementarea EDMS permite:

crește capacitatea de gestionare a întreprinderii (acesta este un instrument de manager de nivel superior și, în primul rând, EDMS-ul este cel care îi face viața mai ușoară)

reducerea timpului de căutare a informațiilor

reglementează și controlează strict procesele de afaceri

creșterea securității atunci când se lucrează cu documente (sistemele EDMS permit, prin separarea accesului, să asigure protecția documentelor împotriva accesului neautorizat)

restabiliți întregul istoric al acțiunilor cu documente, deoarece toate tranzacțiile cu documente sunt înregistrate

Sarcini tipice ale fluxului de lucru

1. Digitalizarea și înregistrarea documentelor primite.

2. Depunerea documentelor spre revizuire.

3. Crearea sarcinilor pentru subordonați și monitorizarea execuției acestora.

3. Coordonarea proiectului noului document.

4. Căutați documente pe o anumită temă.

5. Creați un raport.

6. Constructie procese de afaceri pentru cele mai tipice situații de flux de documente (plata facturilor, călătorii de afaceri, luarea în considerare a unei cereri de concediu etc.)

Cerințe generale de sistem

managementul documentelor electronice

Scalabilitate

Este de dorit ca sistemul de management al documentelor să poată susține atât cinci mii, cât și cinci mii de utilizatori, iar capacitatea sistemului de a-și crește capacitatea a fost determinată doar de capacitatea hardware-ului corespunzător.

Această cerință poate fi îndeplinită prin suportarea serverelor de baze de date industriale produse de companii precum MS SQL, care există pe aproape toate platformele software și hardware posibile, oferind cea mai largă gamă de performanțe.

distributie

Principalele probleme atunci când lucrați cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, astfel încât arhitectura sistemelor de management al documentelor trebuie să susțină interacțiunea site-urilor distribuite. Mai mult, site-urile distribuite pot fi combinate cu cele mai diverse canale de comunicare din punct de vedere al vitezei și calității. De asemenea, arhitectura sistemului trebuie să suporte interacțiunea cu utilizatorii de la distanță. De asemenea, este de dorit să se folosească arhitectura unui „client subțire” (aproape toate procesarea datelor se face pe server), capabil să lucreze în rețele cu o valoare relativ scăzută. debitului aproximativ 200 kbps.

Un exemplu de client subțire este un computer bazat pe browser folosit pentru a rula aplicații web.

Sistem electronic de gestionare a documentelor - Managementul documentelor electronice: Modulul „Gestionarea electronică a documentelor” asigură crearea, stocarea, căutarea și modificarea diferitelor documente nestructurate (texte Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, Visio și CorelDraw desene, sunete, videoclipuri etc.). Unul dintre conceptele de bază utilizate în sistemul DIRECTUM este un document electronic. Fiecare document electronic este format din text (conținut document electronic) și un card - un formular care conține un set de atribute care descriu documentul (autor, tipul documentului, data creării, corespondent etc.) care poate fi utilizat pentru căutarea și gruparea documentelor electronice. Pentru a organiza stocarea documentelor se folosesc foldere, în care sunt plasate link-uri către documente electronice și alte foldere. Fiecare document poate avea un număr nelimitat de versiuni, în timp ce versiunile aceluiași document pot fi în formate diferite (de exemplu, DOC și PDF). Fiecare tip de document (acorduri, facturi etc.) are propriul ciclu de viață, care schimbă automat starea documentului în timpul lucrului cu acesta. UdSU 2010 Shirokov V.A. CMIT. unsprezece.

slide 1

Sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS) „DELO”

slide 2

Cea mai bună „Faptă” - pentru cele mai bune companii!

Cel mai bun sistem gestionarea electronică a documentelor „DELO” s-a impus drept cel mai fiabil și dovedit EDMS de pe piata ruseasca. Funcționalitate sofisticată și completă pentru gestionarea informațiilor și a fluxului de lucru. Automatizarea end-to-end a fluxului de lucru al companiilor distribuite geografic, capacitatea de a construi rute libere pentru circulația documentelor, o arhivă electronică fiabilă și flux de lucru securizat folosind ES, integrarea cu alte sisteme, conformitatea cu cerințele legislative și de reglementare și metodologice, precum și cerințele securitatea informatiei- distinge favorabil „DELO” de alte sisteme.

slide 3

slide 4

„Lider pe piața rusă a sistemelor EDMS și ECM”

Sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO” este un sistem fiabil și convenabil, testat de timp și utilizatori. EDMS „DELO” vă permite să rezolvați problema automatizării muncii cu documente ale companiilor de diferite dimensiuni și domenii de activitate, suportă hârtie, management mixt de documente, ceea ce vă permite să treceți fără probleme la gestionarea electronică a documentelor cu costuri financiare și materiale minime. EDMS „DELO” vă permite să optimizați procesele de afaceri ale organizației și să automatizați munca cu documente. „DELO” este folosit de peste 6.000 de organizații, 500.000 de utilizatori din Rusia și țările CSI.

slide 5

Automatizarea fluxului de lucru

EDMS „DELO” este un sistem axat pe automatizarea fluxului de lucru (de la crearea documentului la transfer la stocarea arhivei) cu posibilitatea de automatizare end-to-end a fluxului de lucru al companiilor distribuite geografic, susținând integrarea cu cele existente. sisteme de informareîntreprinderilor. Sistemul este axat pe automatizarea proceselor aferente orientate spre documente (financiare, managementul documentelor contractuale, automatizare afaceri interne procese, lucru cu apelurile cetăţenilor, prestarea serviciilor publice etc.), cu posibilitatea organizării unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic al companiei.

slide 6

Avantajele EDMS „DELO”

Sistemul DELO este o soluție eficientă pentru automatizarea managementului documentelor și informațiilor. Prin implementarea EDMS „DELO”, obțineți un instrument convenabil pentru îmbunătățirea eficienței companiei prin reducerea timpului de procesare și căutare a documentelor, discuții și acorduri, monitorizarea executării instrucțiunilor și îmbunătățirea disciplinei executive a angajaților.

Slide 7

Serviciile publice și apelurile cetățenilor

Subsistemul de furnizare a publicului și servicii municipale bazat pe EDMS „DELO” vă permite să traduceți în formular electronic procesul de furnizare a serviciilor de stat și municipale la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEV). De asemenea, sistemul „DELO” prevede integrarea cu AS „Apelul Cetăţenilor”.

Slide 8

Arhivă electronică de încredere a documentelor

Sistemul oferă mijloace convenabile pentru organizarea stocării documentelor pe hârtie și electronice (documente atașate la RK, proiecte de documente și instrucțiuni). Documentele executate în sistem pot fi „șterse în fișiere” pentru a forma fondul de arhivă al organizației în viitor. EDMS „DELO” asigură automatizarea principalelor sarcini ale stocării operaționale a documentelor și cazurilor: suport pentru nomenclatorul cazurilor adoptate în organizație; mecanism pentru anularea unui document într-un caz; întocmirea și revizuirea inventarului documentelor scoase la iveală în cauză; suport pentru lucrul cu carcase cu mai multe volume; recalcularea automată a paginilor dintr-un fișier (volum).

Slide 9

Integrarea cu alte sisteme informatice

Prezența unei interfețe API deschise oferă posibilitatea integrării sistemului DELO cu orice sisteme informatice și programe de afaceri utilizate de organizația client. Exemplu: integrarea sistemelor de vârf pe piețele respective - sisteme electronice de gestionare a documentelor „DELO” și sistem automatizat contabilitate 1C.

Slide 10

Cerințe de sistem

Sistemul DELO este proiectat să funcționeze cu următorul SGBD: MS SQL Server 2008 (Ediția Standard, Ediția Enterprise, Ediția Express cu servicii avansate*) MS SQL Server 2012 SP1 (Ediția Standard, Inteligența de afaceri, Ediția Enterprise, Ediția Express cu Servicii avansate) *) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition cu Advanced Services*) Oracle 10g versiunea 10.2.0.1 (și mai târziu) Oracle 11g versiunea 11.2.0.1 (și mai târziu) Oracle 12c versiunea 12.1.0.1 ( Și mai târziu)

slide 2

Cea mai bună „Faptă” - pentru cele mai bune companii!

Cel mai bun sistem electronic de gestionare a documentelor „DELO” s-a impus drept cel mai fiabil și dovedit EDMS de pe piața rusă. Funcționalitate sofisticată și completă pentru gestionarea informațiilor și a fluxului de lucru. Automatizarea end-to-end a fluxului de lucru al companiilor distribuite geografic, capacitatea de a construi rute libere pentru circulația documentelor, o arhivă electronică fiabilă și flux de lucru securizat folosind ES, integrarea cu alte sisteme, conformitatea cu cerințele legislative și de reglementare și metodologice, precum și cerințele de securitate a informațiilor – distinge „DELO” de alte sisteme.

slide 3

"caz"