Spoločnosti sa čoraz častejšie rozhodujú pre implementáciu elektronickej správy dokumentov. Čo to je a prečo je to potrebné?

Tok dokumentov- ide o pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania; komplex prác s dokumentmi: príjem, evidencia, odosielanie, kontrola vyhotovenia, tvorba prípadov, ukladanie a opätovné použitie dokumentácie, referenčné práce.

Elektronická správa dokumentov (EDM)- jednotný mechanizmus práce s dokumentmi predloženými do v elektronickom formáte, s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický dokument (ED)- dokument vytvorený pomocou nástrojov na počítačové spracovanie informácií, podpísaný elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a uložený na strojovom médiu.

Elektronický digitálny podpis (EDS)- analóg vlastnoručného podpisu, ktorý je nástrojom informačnej bezpečnosti, ktorý poskytuje možnosť kontrolovať integritu a autentifikáciu elektronické dokumenty.

EDI je možné využiť na automatizáciu kancelárie, vytváranie elektronického archívu dokumentov, firemnú správu elektronických dokumentov (workflow), riadenie zmluvného procesu, automatizáciu práce s dokumentáciou QMS (systémy manažérstva kvality) a automatizáciu odvolaní občanov.

EDI je možné využiť v každej firme bez ohľadu na jej veľkosť a formu vlastníctva, systém je možné nakonfigurovať tak, aby fungoval ako v rámci malej štruktúry (oddelenie, oddelenie), tak aj v rámci geograficky distribuovanej organizácie s rozvinutou schémou informačných tokov.

2. Základné princípy správy elektronických dokumentov

Jednotná registrácia dokumentu, ktorá umožňuje jednoznačnú identifikáciu dokumentu.

Možnosť paralelného vykonávania operácií - umožňuje skrátiť čas pohybu dokumentov.

Kontinuita pohybu dokumentu - umožňuje určiť osobu zodpovednú za vyhotovenie dokumentu v danom čase.

Jednotná databáza dokumentárnych informácií - umožňuje vylúčiť možnosť duplikácie dokumentov.

Systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimom informácií o ňom.

3. Klady a zápory elektronickej správy dokumentov

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov:

Rýchly prístup k dokumentom, rýchlosť pri opravách dokumentov,

Efektívna správa toku dokumentov,

Všetky firemné štruktúry môžu fungovať v jedinom informačnom priestore – to umožňuje urýchliť koordináciu dokumentov a rozhodovanie,

Zvýšenie výkonnostnej disciplíny (keďže EDI umožňuje určiť osobu zodpovednú za vyhotovenie dokumentu v danom čase), zvýšenie produktivity zamestnancov,

Bezpečnosť a bezpečnosť dokumentov - šifrovanie údajov vám umožňuje zastaviť pokusy o neoprávnené použitie informácií,

Vylúčenie duplikácie dokumentácie,

Archív sa generuje automaticky

Zníženie finančných nákladov na obeh dokumentov a kancelársku prácu.

Medzi nevýhody EDO patrí veľké výdavky na nákup a implementáciu softvéru. Zamestnanci budú tiež potrebovať čas na zaučenie a zvyknutie si na systém. Tieto nedostatky však budú dočasné.

Ak mladé firmy prejdú na EDI hneď od začiatku, strávia menej času digitalizáciou existujúcich dokumentov. Súčasné elektronické systémy na správu dokumentov sa navyše pozerajú na startupy a dávajú im zľavy.

Informačné technológie prenikajú do rôznych oblastí podnikania takou rýchlosťou, že je niekedy ťažké posúdiť ich vhodnosť. Pozoruhodným príkladom je zavedenie elektronického systému správy dokumentov (EDMS). Vedie to k zmiznutiu stohov nudných papierových dokumentov. Na prvý pohľad - vynikajúci výsledok, alebo iná podobná technika bude čoskoro nemožná. Je to tak?

Argumenty pre SED

V prospech elektronickej správy dokumentov hovoria čísla získané ako výsledok štúdií uskutočnených v Spojených štátoch:

1. Podľa odhadov sa v tejto krajine používa asi 4 bilióny papierových dokumentov a ich počet rastie o 22 % ročne.
2. Asi 90 % z nich neopustí kanceláriu, ale jednoducho sa presunie zo zamestnanca na zamestnanca.
3. V priemere sa každý dokument skopíruje 19-krát.
4. Polovicu pracovného času venuje zisťovaniu potrebných informácií a iba 10 % ich štúdiu.
5. Asi 8 % dokumentov sa jednoducho stratí.

Spoločnosť Advanced Processing & Imaging po vykonaní svojho výskumu dospela k záveru, že malý podnik pozostávajúci z 20 zamestnancov vynakladá na kopírovanie alebo tlač rôznych dokumentov približne 180 000 USD, čo je dosť pôsobivé číslo na to, aby ste uvažovali o elektronickej správe dokumentov.

Obzvlášť aktívne implementované Informačné technológie v Singapure. Napríklad v roku 2002 boli zatvorené všetky telegrafné úrady, keďže tieto služby už neboli žiadané.

Výhody

Elektronická správa dokumentov má niekoľko významných výhod:

• Poskytuje transparentnosť a efektívnu kontrolu nad tvorbou, prijímaním a realizáciou dokumentov, maximálne zrýchľuje obchodné procesy;
• V praxi niektoré zákazky jednoducho zamestnanci neplnia. EDMS vám umožňuje kontrolovať nielen proces práce, ale aj jej výsledok;
• Skrátenie času na distribúciu, vyhľadávanie a tvorbu dokumentov. Systém je schopný samostatne vytvárať registre, reporty a prehľady, čo má pozitívny vplyv na efektivitu firmy;
• Každý podnik venuje veľkú pozornosť zachovaniu dôvernosti. Strata cenných informácií môže viesť k stratám v miliónoch. Papierové dokumenty sa dajú ľahko vybrať a preniesť na stranu. SED takéto situácie nemôže úplne vylúčiť, ale jednoznačne upravuje prístup k informáciám v závislosti od právomoci zamestnanca. Zároveň môžete vždy kontrolovať, kto konkrétne dokumenty použil alebo vykonal zmeny;
• EDMS urýchľuje proces oboznamovania zamestnancov s novými dokumentmi a zabezpečuje prácu spoločnosti v jedinom informačnom priestore.

nevýhody

Systém elektronickej správy dokumentov nie je bez určitých nevýhod:

• Jeho hlavnou nevýhodou je nebezpečenstvo preniknutia vírusu do firemných počítačov a následná strata všetkých informácií. Pre istotu potrebujete záložný systém;
• Ďalšou nevýhodou je nepripravenosť personálu na implementáciu takéhoto systému. Mnohí zamestnanci nemajú dostatočné znalosti na to, aby mohli kompetentne pracovať v EDMS. Medzitým od toho závisí kontinuita jeho fungovania;
• Zavedenie elektronickej správy dokumentov si vyžaduje značné finančné investície;
• Treba poznamenať, že v Rusku ani v SNŠ ešte nebol vytvorený jednotný informačný priestor. V súlade s tým nie každý podnik môže vykonávať elektronickú výmenu dokumentov;
• Existujú určité obmedzenia týkajúce sa implementácie EDMS. Napríklad každé personálne oddelenie vyžaduje osobný podpis zamestnanca na množstve dokumentov. Poradie správania pracovné knihy tiež prísne regulované.

Elektronický systém správy dokumentov je užitočný predovšetkým pre veľké podniky s rozsiahlou štruktúrou oddelení. Môže zlepšiť efektivitu ich fungovania, ale je k dispozícii na tejto fáze nedostatky bránia procesu jeho implementácie. EDMS si vyžaduje vážne zlepšenie a zatiaľ čo jeho vývoj pokračuje, čierna a biela bude aj naďalej žiadaná.

Dňa 10. apríla 2014 „Jednotná elektronická obchodná platforma“ (Roseltorg.ru) oznámila integráciu systému správy elektronických dokumentov „Rosinvoice“ s 1C.

S využitím integračného riešenia sa proces spracovania transakcie medzi zákazníkom a dodávateľom stáva plne automatizovaným. Obojsmerná komunikácia medzi systémami umožňuje dodávateľom voľne nahrávať dokumentáciu do Rosinvoice a nahrávať ju do ich účtovného systému 1C.

Pracujúci s informačnú platformu Spoločnosti 1C často používajú niekoľko typov systémových konfigurácií. Stáva sa, že jedna konfigurácia sa používa v centrále, druhá - v pobočkách, tretia - v samostatných štrukturálne členenia. Okrem toho si každá organizácia vytvára svoje individuálne riešenie pre prácu s programom 1C. To si vyžaduje špeciálne nastavenia a zmeny v konfigurácii účtovného systému. V tomto smere museli vývojári „EETP“ vyriešiť problém vytvorenia jednotného prístupu ku všetkým konfiguráciám bez výnimky, aby každá spoločnosť mohla používať „Rosinvoice“ bez ohľadu na svoje interné nastavenia. Riešenie sa našlo – integrácia prebehla na úrovni základných softvérových nastavení, ktoré sú vo všetkých konfiguráciách rovnaké. To umožnilo dosiahnuť podporu hromadného nahrávania, podpisovania a odosielania skupiny dokumentov podľa vopred definovaných kritérií. Môžete napríklad vybrať konkrétne časové obdobie, pre ktoré sa vygeneruje streamingový podpis.

Spoločnosť plánuje implementovať „bezproblémovú“ technológiu prenosu údajov medzi Rosinvoice a 1C. Je potrebné vyriešiť problém vzhľadu sťahovaného súboru v systémoch - bez jeho sťahovania a nahrávania do počítača. Je dôležité dosiahnuť maximálnu efektivitu procesu automatizácie pracovného toku, aby bol ešte pohodlnejší a jednoduchší, pričom doručovanie dokumentov z jedného systému do druhého sa podľa špecialistov developerskej spoločnosti skrátilo na zlomok sekundy.

Povinná platba za tok dokumentov uchádzačom

Ahoj. Tento príspevok sa týka tých, ktorí sa zúčastňujú obchodovania na stránke roseltorg.

Volaný včera od obchodná platforma a začali vysvetľovať, že na mojom účte je nejaký dlh. Prekvapený. Všetko sa zdalo byť v poriadku.

Peniaze hodil na plošinu. Tendre vyhrali, peniaze odpísali na 5900. zdá sa byť ok...

A tu máte 4750 v mínuse ....

Prepravné dokumenty pre vyhraté ponuky, ako doteraz Osobná oblasť nevystavujte, s najväčšou pravdepodobnosťou vystavujte v tomto platený systém tok dokumentov ...... Tu je taká kuchyňa ....

Takže skôr bolo možné stiahnuť prepravné dokumenty, ale teraz tu nie sú žiadne nové dokumenty:

Ako som pochopil, táto téma sa týka všetkých uchádzačov.

Fyzici môžu ešte ako-tak protestovať proti tejto krádeži (poplatok za nejakú licenciu) zákonom o ochrane spotrebiteľa, ale kam môžu zájsť právnici? vo FAS?

Na bločku k platbe predali slona, ​​ups - nevýhradnú licenciu na používanie práva bla bla bla na jeden rok.

Existuje myšlienka, že koncový používateľ by mal podpísať licenčnú zmluvu na nevýhradnú licenciu. A ak ste sa nepodpísali, nemáte právo používať túto službu na ich webových stránkach. Tie. VRÁŤTE PENIAZE!

Kto im napíše reklamáciu, vrátenie peňazí mu zamietne. Nemôžete sa odpojiť prostredníctvom svojho osobného účtu, iba oni sú povinní písať papier ...

Kto iný nie je v predmete venujte pozornosť. O tomto systéme boli nejaké upozornenia v septembri-októbri 2014. (Práve teraz ich bolo vidieť nižšie) Zúčastnili sa aukcie, hádzali peniaze za účasť. A ako úspešne vyhrali aukciu, hneď nám vyžrebovali navyše mínus 4750. Tie. toto mínus ste ešte možno nevyvalili, ale potom ho môžu vyvaliť. Odpojte sa vopred od tohto systému správy dokumentov, ak ho nepoužívate. V predvolenom nastavení bola povolená.

Teraz je na mieste otázka: Kto sa s tým už stretol. Ako sa tento problém vyriešil?

1. Mávnite rukou a dajte peniaze. Zdá sa to byť malé množstvo.

2. Napíšte reklamáciu. Už majú pripravené odpovede. ich právnici sú gramotní...

3. Kontaktujte úrady...

4. Ak máte nejaké skúsenosti v tejto veci, povedzte mi to!

Elektronická správa dokumentov

L. Mišnikovič, časopis „Glavbuh“

Prax ukazuje, že počet spoločností, ktoré majú zavedený systém elektronickej správy dokumentov (EDMS), sa každým rokom zvyšuje. Spravidla ide o veľké a stredné firmy, ktoré využívajú pokročilé automatizačné technológie a majú široké spektrum partnerov a klientov, ktorí už prešli alebo plánujú prejsť na elektronickú správu dokumentov.

Nie všetky organizácie sa však s takýmto prechodom ponáhľajú. Je to spôsobené tým, že zostavovanie a výmena dokumentov v elektronickej podobe má pozitívne aj negatívne stránky z finančného aj daňového hľadiska.

Vyberte zobrazenie elektronický podpis

Pri prechode na elektronickú správu dokumentov sa organizácie riadia normami zákona č. 63-FZ, ktorý upravuje vzťahy v oblasti používania elektronického podpisu pri uzatváraní občianskoprávnych obchodov, poskytovaní štátnych a komunálne služby, výkone štátnych a obecných funkcií, ako aj pri vykonávaní iných právne významných úkonov (§ 1 zákona č. 63-FZ).

Zároveň Federálna daňová služba Ruska v liste z 5.10.11 č. ED-4-3 / [chránený e-mailom] poznamenal, že ani súčasná legislatíva, ani iná predpisov nie sú ustanovené obmedzenia používania elektronických primárnych účtovných dokladov pri realizácii občianskoprávnych transakcií medzi podnikateľskými subjektmi.

Autor: všeobecné pravidlo Existujú tri typy elektronického podpisu: jednoduchý, zdokonalený nekvalifikovaný a zdokonalený kvalifikovaný (odsek 1, článok 5 zákona č. 63-FZ). Elektronický dokument podpísaný elektronickým digitálnym podpisom pred 1. júlom 2013 sa uznáva ako dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (odsek 2, § 19 zákona č. 63-FZ). Vo vzťahu k elektronickým dokumentom vyhotoveným po určenom dátume má však spoločnosť právo nezávisle si vybrať typ elektronického podpisu. Legislatíva totiž neustanovuje zoznam elektronických primárnych dokumentov, ktoré je potrebné osvedčiť určitým typom podpisu.

Okrem toho zákon č. 63-FZ ustanovuje rôzne oblasti použitia elektronického podpisu. Rozdiely sú aj v nákladoch na spracovanie. odlišné typy elektronický podpis. Okrem toho existujú daňové riziká ak autor podpisu odmietne podpísať interné dokumenty organizácií, ako aj pri podpisovaní elektronických dokumentov jednoduchým alebo zaručeným elektronickým podpisom. Ak sa teda organizácia rozhodne prejsť na elektronickú správu dokumentov, je bezpečnejšie analyzovať a vziať do úvahy množstvo funkcií aplikácie. rôzne druhy elektronické podpisy.

Tabuľka. Vlastnosti používania rôznych typov elektronického podpisu

Predpisujeme použitie EDS v účtovná politika a zmluvy

Postup pri vedení elektronickej správy dokumentov vo firme je vhodné predpísať v prílohe účtovnej politiky organizácie. Najmä:

• určiť zoznam osôb, ktoré sa budú podieľať na správe elektronických dokumentov a získať pre ne kvalifikované certifikáty kľúčov pre elektronický podpis;
• zabezpečiť postup overovania papierových kópií elektronických dokumentov predložených na žiadosť regulačných orgánov a tretích strán;
• schvaľuje požiadavky na dôvernosť pri používaní jednoduchého alebo nekvalifikovaného kľúča elektronického podpisu a oboznámi ich so zamestnancami, ktorí ich budú pri svojej práci používať.

Napriek tomu existuje riziko, že majiteľ podpisu odmietne elektronický dokument podpísať. Nie je jasné, ktoré daňové dôsledky v tomto prípade očakávajte organizáciu. Daňové úrady s najväčšou pravdepodobnosťou odmietnu uznať výdavky na základe takéhoto dokladu. Oficiálne vysvetlenie sa však nepodarilo nájsť. Arbitrážna prax o tejto problematike sa ešte nerozvinula.

Okrem toho je žiaduce zahrnúť do zmlúv s protistranami podmienku oprávnenosti podpisu „primárky“ elektronickým podpisom. Zároveň je dôležité mať na pamäti, že obe strany transakcie musia mať technické možnosti na výmenu elektronických dokumentov (príslušné vybavenie je osobné počítače s prístupom na internet).

Niektoré dokumenty sú vyhotovené na papieri

Ministerstvo financií Ruska v listoch č. 03-02-07/1-1 zo dňa 11. januára 2012 a č. 03-02-07/1-2 zo dňa 11. januára 2012 vyjadrilo názor, že ak doklad nie je vyhotovený v elektronickej podobe podľa ustanovených formátov, daňovník ho predkladá na papieri vo forme overenej kópie s označením podpísania dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisom. Okrem toho je vhodné duplikovať prepravné doklady v papierovej forme. Pomôže to predísť škodám v prípade zastavenia služobných vozidiel príslušníkmi dopravnej polície.

Výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov

Zavedenie elektronickej správy dokumentov v spoločnosti jej prináša tieto výhody:

• znižuje finančné a mzdové náklady na výrobu a skladovanie papierových dokumentov;
• vám umožňuje rýchlo pracovať s dokumentmi (napríklad rýchlo nájsť požadovaný dokument v elektronickej databáze a poslať ju kolegovi alebo protistrane);
• urýchľuje proces oboznamovania sa, schvaľovania a analýzy dokumentov, šetrí pracovný čas zamestnanci takmer všetkých oddelení spoločností - manažment, ktorý kontroluje a schvaľuje dokumenty, sekretariát, ktorý odosiela, prijíma a eviduje dokumenty, radoví účtovníci a manažéri;
• skracuje čas na odoslanie potrebných dokumentov (čas doručenia elektronického dokumentu je oveľa kratší ako poštovej korešpondencie).

Medzi nevýhody elektronickej správy dokumentov možno zaznamenať najmä:

• náklady na vytvorenie elektronických databáz, systémy správy elektronických dokumentov, ako aj na školenie a nábor personálu;
• možné zamrznutie systému v dôsledku porúch a oneskorení v práci spoločnosti;
• čas strávený školením zamestnancov v princípoch elektronickej správy dokumentov;
• potreba preložiť papierové dokumenty do elektronický formát.

Spoločnosti sa čoraz častejšie rozhodujú pre implementáciu elektronickej správy dokumentov. Čo to je a prečo je to potrebné?

Pracovný tok je pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania; komplex prác s dokumentmi: príjem, registrácia, odosielanie, kontrola vyhotovenia, tvorba prípadov, ukladanie a opätovné použitie dokumentácie, referenčné práce.

Elektronická správa dokumentov (EDM) je jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej forme s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický dokument (ED) je dokument vytvorený pomocou nástrojov na spracovanie počítačových informácií, podpísaný elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a uložený na strojovom médiu.

Elektronický digitálny podpis (EDS) je analógom vlastnoručného podpisu, ktorý je nástrojom informačnej bezpečnosti, ktorý poskytuje možnosť kontrolovať integritu a overovať elektronické dokumenty.

EDI je možné využiť na automatizáciu kancelárie, vytváranie elektronického archívu dokumentov, firemnú správu elektronických dokumentov (workflow), riadenie zmluvného procesu, automatizáciu práce s dokumentáciou QMS (systémy manažérstva kvality) a automatizáciu odvolaní občanov.

EDI je možné využiť v každej firme bez ohľadu na jej veľkosť a formu vlastníctva, systém je možné nakonfigurovať tak, aby fungoval ako v rámci malej štruktúry (oddelenie, oddelenie), tak aj v rámci geograficky distribuovanej organizácie s rozvinutou schémou informačných tokov.

3. Klady a zápory elektronickej správy dokumentov

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov:

Rýchly prístup k dokumentom, rýchlosť pri opravách dokumentov,

Efektívna správa toku dokumentov,

Všetky firemné štruktúry môžu fungovať v jedinom informačnom priestore – to umožňuje urýchliť koordináciu dokumentov a rozhodovanie,

Zvýšenie výkonnostnej disciplíny (keďže EDI umožňuje určiť osobu zodpovednú za vyhotovenie dokumentu v danom čase), zvýšenie produktivity zamestnancov,

Bezpečnosť a bezpečnosť dokumentov - šifrovanie údajov vám umožňuje zastaviť pokusy o neoprávnené použitie informácií,

Vylúčenie duplikácie dokumentácie,

Archív sa generuje automaticky

Zníženie finančných nákladov na obeh dokumentov a kancelársku prácu.

Medzi nevýhody EDI patria vysoké náklady na obstaranie a implementáciu softvéru. Zamestnanci budú tiež potrebovať čas na zaučenie a zvyknutie si na systém. Tieto nedostatky však budú dočasné.

Ak mladé firmy prejdú na EDI hneď od začiatku, strávia menej času digitalizáciou existujúcich dokumentov. Súčasné elektronické systémy na správu dokumentov sa navyše pozerajú na startupy a dávajú im zľavy.

Našli ste preklep? Vyberte text a stlačte Ctrl + Enter

Výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov

Narástol tok externých dokumentov spoločnosti natoľko, že zamestnanci nemajú čas na ich spracovanie? Premýšľate, ako zrýchliť? Aké aktuálne. Veľa vecí sa už elektronizovalo. Poďme analyzovať vlastnosti elektronickej správy dokumentov. Kto z toho profituje v prvom rade?

Najprv si povedzme, čo je elektronická správa dokumentov. Ide o elektronický systém spracovania dokumentov. Elektronické dokumenty sú podpísané špeciálnym digitálny podpis. Majú právnu silu, čo znamená, že nie je potrebné mať papierový formát. Systém elektronickej správy dokumentov využívajú ako malé, tak aj veľké organizácie. Ročne sa objem trhu EDI systémov zvyšuje o 11-13% (podľa TAdviser). Aké sú výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov?

Výhody elektronickej správy dokumentov

1. Právny význam.

Všetky dokumenty v EDI podpísané elektronickým podpisom sú právne významné. To znamená, že majú rovnakú právnu silu ako papierové dokumenty s modrou pečaťou a podpisom.

2. Znižujú sa náklady.

Používatelia EDI zaznamenávajú pozitívny finančný efekt úspory na nákup papiera, tlač a odosielanie dokumentov. Napríklad priemerná cena za odoslanie dokumentu ruskou poštou je asi 40 rubľov. A náklady na odchádzajúci dokument v EDO „Prepis“ sú od 3 rubľov.

3. zrýchlenie platby za dodaný tovar alebo poskytnuté služby; zvýšenie osobnej efektívnosti zamestnanca.

Vďaka okamžitému doručovaniu účtovných dokladov (UPD, faktúr, úkonov a pod.) spoločnosť rýchlejšie dostane platbu za dodaný tovar alebo poskytnuté služby. Pre porovnanie, priemerná doba doručenia dokumentov ruskou poštou je od 3 do 10 dní. Zároveň sa dokumenty na pošte môžu často stratiť alebo prísť s oneskorením, takže platobné podmienky a poskytovanie uzávierok sa oneskorujú na dobu neurčitú.

Vyhľadávanie, príprava a odoslanie dokumentu do EDI vyžaduje menej úsilia, uvoľňuje čas na vykonávanie iných povinností, čo znamená, že sa zvyšuje produktivita zamestnancov.

4. Rýchle vyhľadávanie a ukladanie dokumentov.

Podľa štúdie portálu Clerk.Ru strávi účtovník v priemere až 1 hodinu denne hľadaním papierových dokumentov. Okrem toho uloženie dokumentov v archívoch zaberá značný priestor. Pri vyhľadávaní EDI požadovaný dokument trvá niekoľko sekúnd.

5. Stav každého dokumentu sa sleduje v reálnom čase.

Je dôležité, aby zodpovedný pracovník vedel, kto na dokumente momentálne pracuje. Systém zobrazuje, kto a kedy dokument otvoril a upravil, ako aj kto ho zdržiava. To zvyšuje efektivitu manažérskej kontroly nad podnikovými procesmi a zlepšuje disciplínu zamestnancov.

5. Elektronický dokument v ochrane a bezpečnosti.

Súbory sa prenášajú cez šifrovaný komunikačný kanál licencovaný FSB. Dokumenty nie je možné zachytiť.

6. Práca na diaľku s dokladmi: na dovolenke, na pracovnej ceste, na práceneschopnosti.

Webová služba EDI je dostupná 24 hodín denne a mobilná aplikácia robí prácu ešte pohodlnejšou a rýchlejšou.

Vlastnosti implementácie a prechodu na elektronickú správu dokumentov.

Väčšina z nich je spojená s neochotou meniť zaužívaný spôsob výmeny dokumentov s protistranami vo firme. To znamená, že v mnohých ohľadoch ide o zotrvačnosť myslenia účtovníka alebo manažéra. Prečo meniť niečo, čo funguje už roky? Spomeňte si na nedávne časy, keď ľudia nemali mobilný telefón a všetci sa cítili skvele. Dnes má každý mobilný telefón.

1. Prechodné obdobie.

Ak spoločnosť elektronický podpis nemá, musí byť vydaný.

Nebudeme sa zameriavať na školenie zamestnancov pre prácu v EDI, pretože väčšina moderné systémy EDO majú rozhranie identické s bežnou poštovou službou. Dôležité bude predpísať pravidlá interakcie medzi oddeleniami. To znamená, že elektronická správa dokumentov by mala opraviť a nahradiť pohyb papierových dokumentov v „reálnom svete“.

2. Pomoc pri pripojení k EDI

Ak protistrany spoločnosti nemajú EDI, bude potrebné pomôcť protistranám pri prechode na EDI. A tu je dôležité vybrať si EDI operátora, ktorý požičia rameno a poskytne podporu pri prechode na EDI. Existuje účinný súbor nástrojov, ktoré pomôžu pomerne rýchlo a bezbolestne preniesť protistrany do elektronickej správy dokumentov.

Upozorňujeme, že tieto akcie budú dočasné; a cena prechodu na EDI sa splati za par mesiacov.

Kto bude profitovať z elektronickej správy dokumentov?

Po zvážení vlastností elektronickej správy dokumentov sme dospeli k záveru, že je to potrebné predovšetkým pre spoločnosti s významnou externou správou dokumentov. Práca v systéme EDI zrýchli obchodné procesy a zníži náklady.

Práca s elektronickými dokumentmi bude užitočná aj pre tie spoločnosti, ktoré chcú posunúť služby zákazníkom na novú úroveň zjednodušením procesu externej správy dokumentov.

Výhody elektronickej správy dokumentov

• nie hodiny, ale sekundy alebo minúty sa strávia hľadaním dokumentov; čakanie na dokumenty sa nevyžaduje - dokumenty sú súčasne dostupné všetkým zamestnancom, ktorí majú právo na prístup k nim;
• proces koordinácie a schvaľovania dokumentov sa stáva transparentným a prebieha v reálnom čase;
• čas sa vôbec nestrávi prenosom dokumentov medzi oddeleniami - karty a spisy dokumentov sú dostupné v reálnom čase všetkým zamestnancom, ktorí k nim majú prístup;
• príprava štandardné správy pohyb dokumentov sa vykonáva stlačením tlačidla;
• neprítomnosť kľúčových zamestnancov v kancelárii nezastaví prácu s dokumentmi - nová generácia systému elektronickej správy dokumentov poskytuje možnosť pracovať s dokumentmi na diaľku ako cez webový prehliadač, tak aj cez e-mail;
• organizácia jednotného podnikového informačného priestoru. Informácie sú uložené v podnikovom systéme správy dokumentov, a nie v počítačoch zamestnancov;
• zlepšenie riadenia spoločnosti ako celku. Zrýchlenie informačných tokov a zníženie počtu chýb pri prijímaní manažérskych rozhodnutí prostredníctvom využívania relevantných a včasných údajov vedie k zvýšeniu manažovateľnosti podniku ako celku.

Zavedenie elektronického systému správy dokumentov vedie nielen k ekonomickým výhodám (ako je úspora spotrebného materiálu, úspora pracovného času zamestnancov), ale aj k skvalitneniu riadenia organizácie (môžete sa rýchlejšie rozhodovať, vizuálne vidieť postup prác na Dokumenty).

> Prečítajte si k téme

• Ako prebieha implementácia toku dokumentov

• Zotrvačnosť ľudských návykov je hlavnou prekážkou zavedenia systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS) v podnikoch. Ich výhody sa čoskoro stanú rozhodujúcimi v konkurenčnom boji, takže už teraz treba myslieť na presun kancelárskej práce na digitálny základ.

  Právny základ pre EDS

  Veľké podniky s rozsiahlou sieťou pobočiek rýchlo prechádzajú na elektronickú správu dokumentov, čo je uľahčené dostupnosťou dostatočného množstva legislatívneho rámca.

  Zákony upravujúce prácu EDS sú:

  1. 149-FZ "O informáciách, informatizácii a ochrane informácií".
  2. č.63-FZ „O elektronickom podpise“.
  3. 263-FZ „O zrušení obmedzení správy elektronických dokumentov“.
  4. Občianskeho zákonníka.
  5. Rozhodcovský poriadok.

  Priamy legislatívne normy sú rovnaké pre všetkých, ale pri zavádzaní EDMS musí podnik dodatočne vypracovať niekoľko interných administratívnych dokumentov:

  • predpisy na používanie EDS;
  • podnikové pravidlá pre správu elektronických dokumentov s algoritmom na riešenie sporov;
  • dokument o pristúpení k pravidlám, ktorý musia podpísať všetci zamestnanci.

  Zamestnanci spoločnosti sú povinní používať iba certifikované EDS a prostriedky kryptografickej ochrany informácií. Dodržiavanie tohto pravidla a konzistentnosť legislatívneho rámca umožňujú, aby boli činnosti zamestnanca v podnikovom EDMS právne významné.

  Podstata a funkcie EDMS

  Elektronický systém správy dokumentov - automatizovaný systém workflow management, ktorý umožňuje zamestnancom interakciu prostredníctvom digitálnych zariadení bez použitia papierových nosičov informácií.

  

  Základné funkcie EDMS sú:

  • vytváranie, prenos, uchovávanie elektronických dokumentov (ED);
  • digitalizácia papierových dokumentov;
  • vytvorenie karty dokladu s jej atribútmi;
  • tvorba dokumentov na základe hotových šablón so špecifikovanými atribútmi;
  • vyhľadávanie dokumentov v centralizovanej databáze;
  • smerovanie dokumentov;
  • kontrola prijatia dokumentu a vykonania pokynov v ňom obsiahnutých;
  • vedenie denníkov, klasifikátorov;
  • prevod ED do kompatibilných formátov;
  • automatická registrácia prichádzajúcej dokumentácie;
  • zasielanie upozornení;
  • koordinácia dokumentov;
  • kolektívna práca s ED;
  • interakcia prostredníctvom ED s protistranami spoločnosti;
  • generovanie správ o vyhotovení a pohybe dokumentov.

  Dôležitým parametrom EDMS je jeho modularita, ktorá umožňuje rozšírenie funkčnosti bez výrazných zmien v základnom nastavení.

  Typy EDMS

  Očividne veľké priemyselné podniky a obchodné spoločnosti majú odlišné požiadavky na EDS. Preto softvérové ​​produkty sú rozdelené do dvoch kategórií v závislosti od štandardizácie pracovných procesov:

  • "box";
  • základný s rozsiahlymi možnosťami konfigurácie.

  "Krabicové" produkty sú určené pre skladové prevádzky, kancelárske procesy a malé priemyselné odvetvia. Vyžadujú len modulárnu konfiguráciu a zavedenie primárnych informácií.

  

  Ich vlastnosti:

  • rýchla inštalácia;
  • štandardizované školenie;
  • nevyžaduje sa žiadna úprava;
  • nízke náklady na údržbu.

  Základné platformy sú nasadené na veľké podniky s jedinečným organizačným a výrobná štruktúra. Takéto EDMS si vyžadujú dlhodobé zdokonaľovanie, vrátane vlastných IT špecialistov zákazníka.

  

  Majú nasledujúce vlastnosti:

  • schopnosť prispôsobiť sa špecifickým obchodným procesom;
  • tvorba doplnkových softvérových modulov podľa požiadaviek zákazníka;
  • meniteľnosť rozhrania;
  • zložitosť plánovania nákladov z dôvodu neschopnosti odhadnúť množstvo zlepšení.

  Pre väčšinu malých podnikov a obchodné organizácie celkom dosť štandardných „krabicových“ riešení.

  Výhody systému elektronickej správy dokumentov

  Prevod toku dokumentov podniku do elektronickej podoby prináša spoločnosti výhody na niekoľkých organizačných úrovniach. EDMS umožňuje zjednodušiť prácu manažmentu aj radovým zamestnancom.

  Taktické výhody

  Elektronická správa dokumentov umožňuje znížiť bežné prevádzkové náklady podniku. Pri rozhodovaní o inštalácii EDMS v celom podniku sa odporúča zmerať produktivitu zamestnancov pred implementáciou systému. Môžete vypočítať čas na dokončenie úloh šablóny, schválenie návrhov, vyhľadávanie požadovaných dokumentov. Samostatne môžete určiť aktuálne náklady na kancelárske vybavenie a písacie potreby.
  

  Na základe efektívnosti základné procesy spoločnosti zdôrazňujú nasledujúce výhody EDMS:

  1. Uvoľnenie fyzického priestoru na používateľských pracovných staniciach.
  2. Zníženie nákladov na prenájom archívnych priestorov.
  3. Úspora času pre zamestnancov na kopírovanie dokumentov, ich spracovanie a zadávanie do denníkov.
  4. Zníženie nákladov na papier, materiály na kopírovacie zariadenia.
  5. Skrátený čas na prenos papierových dokumentov medzi oddeleniami.
  6. Úspora času zamestnancov vďaka plnej automatizácii časti prevádzkových procesov.
  7. Zvýšenie produktivity zamestnancov znížením rutinnej práce.

  Taktické výhody EDMS najviac uľahčujú prácu radovým zamestnancom, a tak si vylepšenia všimnú predovšetkým oni.

  Strategické výhody

  Strategické ciele pri implementácii EDMS ovplyvňujú hlavné obchodné procesy: ukazovatele zisku, rýchlosť a efektívnosť komunikácie s protistranami, ochrana obchodných informácií.

  

  V týchto oblastiach možno rozlíšiť tieto výhody elektronickej správy dokumentov:

  1. Vytvorenie centralizovaného informačného priestoru s databázou ED a regulovaným vzdialený prístup jemu.
  2. Zrýchlenie vyhľadávania informácií podľa atribútov.
  3. Možnosť komplexnej ochrany komerčných informácií v počítačovej sieti.
  4. Zvyšovanie transparentnosti pracovných procesov, predchádzanie korupčným schémam.
  5. Možnosť paralelnej koordinácie interných dokumentov.
  6. Vzdialený prístup k pracovným procesom mimo pracoviska.
  7. Zvýšenie bezpečnosti dokumentov a nemožnosť ich falšovania.
  8. Prudký nárast vykonávania pokynov v dôsledku online sledovania akcií zamestnancov.

  Strategické výhody prispievajú k rastu ovládateľnosti a imidžu spoločnosti, čo predstavuje významný prínos pri získavaní nových zákazníkov.

  Výhody pre bežných používateľov

  Dlhodobé rutinné operácie sa považujú za nezdravé a drasticky znižujú produktivitu. Monotónne vybavovanie žiadostí a dokumentov v rôznych programoch odvádza pozornosť od povinností a zaberá leví podiel pracovného času.

  

  EDMS má množstvo výhod na riešenie týchto používateľských problémov:

  1. Pohodlné umiestnenie ED v archíve, čo vám umožní nájsť ich podľa atribútov v priebehu 1-2 minút.
  2. Regulácia prevádzkových procesov. Zamestnanec tak dostáva len tie úlohy, ktoré má podľa pracovnej náplne vykonávať.
  3. Urýchlenie adaptácie nových zamestnancov na pracovné procesy automatizáciou vnútropodnikovej interakcie.
  4. Schopnosť získať informácie o reťazci schvaľovania a etapách realizácie projektu.
  5. Obmedzenie rutinných operácií kombináciou pracovných prostredí v počítačoch, používanie šablón, eliminácia fázy tlače dokumentov a ich podpisovania.

  Zníženie počtu a trvania nešpecifických operácií vám umožňuje venovať čas priamo pracovným procesom, ktoré si vyžadujú vysokú kvalifikáciu.

  Prínosy pre IT štruktúru podniku

  Pri implementácii EDMS je integrovaný s existujúcou IT infraštruktúrou a poskytuje nasledujúce výhody:

  • uľahčenie kontroly nad systémom, zníženie kvalifikačné požiadavky svojmu správcovi;
  • schopnosť nastaviť nové šablóny a cesty dokumentov bez štandardných programovacích nástrojov;
  • konsolidácia niekoľkých aplikácií do jedného pracovného prostredia;
  • schopnosť škálovať systém bez dodatočných nákladov;
  • nie je potrebné vymieňať existujúce počítače;
  • Komplexná ochrana siete proti malvéru.

  EDMS zahŕňa určité investície do technických prostriedkov, ktoré sa však vyplácajú krátka doba.

  

  Počítačový hardvér sa stáva interoperabilným, čo vedie k zvýšenému využívaniu jeho zdrojov.

  Výhody pre konateľov

  Elektronická správa dokumentov áno efektívnu prácu riadiacich pracovníkov vďaka nasledujúcim výhodám systému:

  1. Mobilita EDMS, možnosť prístupu k ED cez vzdialené počítače na služobných cestách.
  2. Ľahko monitorujte zamestnancov pomocou správ o ich výkone, produktivite a včasnosti úloh.
  3. prostredníctvom integrácie s .
  4. Zrýchlenie logistických postupov medzi dodávateľmi a nákupcami pri zdieľaní EDMS. Primárnu ED je možné vymieňať pripojením k jedinému externému operátorovi, ktorý zaručuje právnu legitimitu dokumentov.
  5. Poskytovanie prístupu k finančné informácie výlučne vrcholovým manažérom, okrem sekretariátu.
  6. Znížte riziko straty dôležitých dokumentov.

  Manažér sa môže kedykoľvek prihlásiť do systému a vygenerovať správu o výkone každého zamestnanca.

  

  Uvedomenie si tejto skutočnosti zo strany zamestnancov im nedáva možnosť relaxovať a starať sa o svoje veci.

  Nevýhody elektronickej správy dokumentov

  Zavedenie elektronickej správy dokumentov v podniku má svoje nevýhody. Práve oni neumožňujú malým podnikom vstúpiť do plnohodnotných skladových prevádzok a riadenia na základe SED.

  

  Medzi nevýhody patrí:

  1. Pravdepodobnosť poškodenia databázy neznámym škodlivým kódom. Tento nedostatok je možné vyriešiť pravidelným zálohovaním informácií na zariadeniach, ktoré nie sú pripojené k sieti.
  2. Náročnosť adaptácie zamestnancov vekovej kategórie 40+ na digitálna forma interakcie.
  3. Vysoká cena. Cena domáceho EDMS pre malé podniky sa pohybuje od 1000 do 10000 dolárov.
  4. Efektívnosť EDMS sa znižuje, ak protistrany spoločnosti nemajú elektronickú správu dokumentov.
  5. Prínos systému v kompaktných kanceláriách bez ďalších pracovných jednotiek a miestností je pochybný.
  6. Potreba duplikovať ED v papierovej forme pri práci s niektorými dodávateľmi.

  Tieto nedostatky sú vo veľkej miere spôsobené oneskorením prijímania potrebných právnych noriem a nízkou mierou prieniku EDMS do podnikateľského prostredia. Trendy však ukazujú, že o 10-20 rokov bude elektronická správa dokumentov v podniku považovaná skôr za pravidlo ako za výnimku.

  Ako si vybrať správny EDMS?

  Výber EDS nie je jednoduchý, pretože existuje vysoká pravdepodobnosť nákupu nesprávneho produktu alebo uzavretia zmluvy s nekompetentnou spoločnosťou.
  

  Preto pri rozhodovaní o kúpe programu na správu elektronických dokumentov je potrebné vziať do úvahy niekoľko jeho charakteristík:

  1. Prevádzkové hodiny výrobcu EDMS pre ruský trh. Prispôsobenie sa vnútroštátnym právnym predpisom trvá roky praktická skúsenosť implementáciu takýchto systémov.
  2. Súlad s priemyselnými štandardmi.
  3. Kompatibilita so štruktúrou spoločnosti.
  4. Možnosť a náklady na ďalšiu údržbu softvérového produktu.
  5. Škálovateľnosť EDMS s expanziou podniku.
  6. Dostupnosť dokumentácie konfigurácie softvéru pre IT špecialistov na plný úväzok.
  7. Úroveň ochrany informácií.
  8. Možnosti redundancie údajov
  9. Doba zotavenia po poruchách.

  Pre konečná voľba Odporúča sa, aby spoločnosť implementovala EDMS analyzovala niekoľkých poskytovateľov, preštudovala demo materiály a požiadala o inštaláciu demo verzie softvéru. Pri rozhodovaní je dôležité vziať do úvahy náklady na modernizáciu vybavenia a úroveň odborného vzdelávania vlastných IT špecialistov.

  Ťažkosti pri implementácii EDMS

  Proces implementácie EDMS v Rusku je ovplyvnený používaním mnohých nelicencovaných programov používateľmi, ich nekompatibilitou a rozšírením manuálneho riadenia obchodných postupov.

  

  V dôsledku toho poskytovatelia elektronickej správy dokumentov v podnikoch čelia takýmto ťažkostiam:

  1. Pestrý formát na ukladanie údajov v rôznych oddeleniach.
  2. Nedostatok štruktúrovaných informácií v používaných aplikáciách.
  3. Neriešený systém prístupu zamestnancov k špecifickým obchodným procesom. Štandardná forma popisy práce slabo pomáha organizácii SED.
  4. Zaťaženie toku informácií byrokratickými postupmi a schvaľovaním.
  5. Zlyhania spôsobené ukladaním údajov v rôznych aplikáciách.
  6. Počítačová negramotnosť zamestnancov podniku a sabotáž vzdelávacích aktivít na úrovni výkonných umelcov.
  7. Nesúlad EDMS s priemyselnými štandardmi a internými predpismi.

  Pre prechod na elektronickú správu dokumentov existuje len málo rázneho rozhodnutia vedenia. Potrebujete prepracovať systém úradné povinnosti zamestnancov a riadiacej štruktúry spoločnosti. Pre žiaducu integráciu so systémom, ktorý musí byť inštalovaný v súlade so zákonom.

  Dôležitým smerom pri implementácii EDMS je rigidný personálna politika proti nekompetentným a neškoleným zamestnancom. Pretože ich neochota pracovať podľa nových princípov výrazne zvýši náklady na proces implementácie a údržbu elektron. EDMS musí interagovať s ľuďmi v rámci jedného mechanizmu, takže jeho zle fungujúce prvky musia byť včas opravené alebo vymenené.

  Prečítajte si tiež

  Máme hotové riešenie a vybavenie pre

  Vyskúšajte zadarmo všetky funkcie platformy EKAM

  Dohoda o ochrane osobných údajov

  a spracúvanie osobných údajov

  1. Všeobecné ustanovenia

  1.1. Táto dohoda o mlčanlivosti a spracovaní osobných údajov (ďalej len Zmluva) je prijímaná slobodne a z vlastnej vôle, vzťahuje sa na všetky informácie, ktoré Insales Rus LLC a/alebo jej pridružené spoločnosti, vrátane všetkých osôb patriacich k tej istej skupina s LLC „Insales Rus“ (vrátane „služby EKAM“ LLC) môže dostať o používateľovi pri používaní ktorejkoľvek zo stránok, služieb, služieb, počítačových programov, produktov alebo služieb „Insales Rus“ LLC (ďalej len „ Služby") a počas vykonávania akýchkoľvek dohôd a zmlúv s používateľom Insales Rus LLC. Súhlas Používateľa so Zmluvou vyjadrený ním v rámci vzťahov s jednou z uvedených osôb sa vzťahuje na všetky ostatné uvedené osoby.

  1.2.Používaním Služieb sa rozumie súhlas Používateľa s touto Zmluvou a podmienkami v nej uvedenými; v prípade nesúhlasu s týmito podmienkami je Používateľ povinný zdržať sa používania Služieb.

  "Insales"- Spoločnosť s s ručením obmedzeným"Insales Rus", PSRN 1117746506514, DIČ 7714843760, KPP 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushin St., 4, budova 1, kancelária 11 (ďalej len "Insales"), na jednej ruke A

  "používateľ" -

  alebo individuálny ktorý má spôsobilosť na právne úkony a je uznaný za účastníka občianskoprávnych vzťahov v súlade so zákonom Ruská federácia;

  alebo subjekt, registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

  alebo individuálny podnikateľ, registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

  ktorá prijala podmienky tejto zmluvy.

  1.4.Na účely tejto zmluvy zmluvné strany určili, že dôvernými informáciami sú informácie akéhokoľvek charakteru (výrobné, technické, ekonomické, organizačné a iné), vrátane výsledkov duševnej činnosti, ako aj informácie o spôsoboch implementácie odborná činnosť(vrátane, ale nie výlučne: informácií o produktoch, prácach a službách; informácií o technológiách a výskumných prácach; údajov o technické systémy a vybavenie vrátane prvkov softvéru; obchodné prognózy a podrobnosti o navrhovaných nákupoch; požiadavky a špecifikácie konkrétnych partnerov a potenciálnych partnerov; informácie týkajúce sa duševného vlastníctva, ako aj plány a technológie súvisiace so všetkým vyššie uvedeným) oznámené jednou zmluvnou stranou druhej zmluvnej strane v písomnej a/alebo elektronickej forme, ktoré zmluvná strana výslovne označila za dôverné informácie.

  1.5. Účelom tejto dohody je chrániť dôverné informácie, ktoré si zmluvné strany budú vymieňať počas rokovaní, uzatvárania zmlúv a plnenia záväzkov, ako aj akejkoľvek inej interakcie (vrátane, ale nie výlučne, konzultácií, vyžiadania a poskytovania informácií a vykonávanie iných úloh).

  2. Povinnosti zmluvných strán

  2.1. Zmluvné strany sa zaväzujú, že budú udržiavať v tajnosti všetky dôverné informácie prijaté jednou Zmluvnou stranou od druhej Zmluvnej strany počas interakcie Zmluvných strán, nezverejnia, nezverejnia, nezverejnia ani inak neposkytnú takéto informácie žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu Zmluvnej strany. inej zmluvnej strane, s výnimkou prípadov uvedených v platnej legislatíve, kedy je poskytovanie takýchto informácií zodpovednosťou zmluvných strán.

  2.2 Každá zo zmluvných strán prijme všetky potrebné opatrenia na ochranu dôverných informácií prinajmenšom s použitím rovnakých opatrení, ktoré zmluvná strana uplatňuje na ochranu svojich vlastných dôverných informácií. Prístup k dôverným informáciám bude umožnený len tým zamestnancom každej zo zmluvných strán, ktorí ich primerane potrebujú na výkon úradné povinnosti na plnenie tejto zmluvy.

  2.3.Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách platí v dobe platnosti tejto zmluvy, licenčnej zmluvy na počítačové programy zo dňa 01.12.2016, zmluvy o pristúpení k licenčnej zmluve na počítačové programy, agentúrnych a iných zmlúv a do piatich rokov od ukončiť svoje konanie, pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú inak.

  a) ak sa poskytnuté informácie stali verejne dostupnými bez porušenia záväzkov jednej zo strán;

  b) ak sa zmluvná strana dozvedela o poskytnutých informáciách v dôsledku jej vlastného výskumu, systematických pozorovaní alebo iných činností vykonávaných bez použitia dôverných informácií získaných od druhej zmluvnej strany;

  c) ak sú poskytnuté informácie zákonným spôsobom získané od tretej strany bez povinnosti uchovávať ich v tajnosti, kým ich neposkytne jedna zo strán;

  d) ak sa informácie poskytujú na písomnú žiadosť orgánu štátnej moci, iný štátny orgán, alebo orgán miestna vláda aby mohli vykonávať svoje funkcie a jeho sprístupnenie týmto orgánom je pre zmluvnú stranu povinné. V tomto prípade musí zmluvná strana bezodkladne informovať druhú zmluvnú stranu o prijatej žiadosti;

  e) ak sú informácie poskytnuté tretej strane so súhlasom strany, o ktorej sa informácie prenášajú.

  2.5 Spoločnosť Insales neoveruje správnosť údajov poskytnutých Používateľom a nie je schopná posúdiť jeho spôsobilosť na právne úkony.

  2.6.Informácie, ktoré Používateľ poskytne Insales pri registrácii do Služieb, nie sú osobnými údajmi, ako sú definované vo federálnom zákone Ruskej federácie č. 152-FZ z 27. júla 2006. „O osobných údajoch“.

  2.7 Spoločnosť Insales má právo vykonávať zmeny v tejto zmluve. Pri vykonávaní zmien v aktuálnej verzii je uvedený dátum poslednej aktualizácie. Nová verzia zmluvy nadobúda platnosť okamihom jej umiestnenia, pokiaľ nová verzia zmluvy neustanovuje inak.

  2.8. Prijatím tejto zmluvy používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že spoločnosť Insales môže používateľovi posielať personalizované správy a informácie (vrátane, ale nie výlučne) na zlepšenie kvality Služieb, vývoj nových produktov, vytváranie a odosielanie osobných ponúk. Užívateľovi, informovať Užívateľa o zmenách v Tarifné plány a aktualizácie, na zasielanie marketingových materiálov Používateľovi na tému Služieb, na ochranu Služieb a Používateľov a na iné účely.

  Užívateľ má právo odmietnuť príjem vyššie uvedených informácií písomným oznámením na e-mailovú adresu Insales - .

  2.9. Prijatím tejto Zmluvy Používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že Služby Insales môžu používať súbory cookie, počítadlá, iné technológie na zabezpečenie prevádzky Služieb vo všeobecnosti alebo ich jednotlivých funkcií konkrétne a Používateľ nemá voči spoločnosti Insales žiadne nároky v súvislosti s tým. s tým.

  2.10 Používateľ si je vedomý toho, že zariadenia a softvér, ktoré používa na návštevu stránok na internete, môžu mať funkciu zákazu operácií s cookies (pre akékoľvek stránky alebo pre určité stránky), ako aj vymazanie predtým prijatých cookies.

  Spoločnosť Insales má právo určiť, že poskytovanie určitej Služby je možné len vtedy, ak je prijímanie a prijímanie súborov cookie Používateľom povolené.

  2.11 Užívateľ je výlučne zodpovedný za bezpečnosť ním zvolených prostriedkov na prístup k účtu a tiež samostatne zabezpečuje ich dôvernosť. Užívateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky úkony (ako aj ich dôsledky) v rámci alebo používaní Služieb v rámci účtu Užívateľa, vrátane prípadov dobrovoľného prenosu údajov Užívateľa na prístup do účtu Užívateľa tretím stranám za akýchkoľvek podmienok (aj na základe zmlúv). alebo dohody). Zároveň sa všetky úkony v rámci alebo využívajúce Služby pod užívateľským účtom považujú za vykonané Užívateľom, s výnimkou prípadov, kedy Užívateľ upozornil Insales na neoprávnený prístup k Službám pomocou Užívateľského účtu a/alebo na akékoľvek porušenie ( podozrenia z porušenia) dôvernosti prístupu k ich účtu.

  2.12. Používateľ je povinný bezodkladne oznámiť Insales každý prípad neoprávneného (Užívateľom neautorizovaného) prístupu k Službám pomocou účtu Používateľa a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti ich prostriedkov prístupu k Službám. účtu. Z bezpečnostných dôvodov je Používateľ povinný samostatne vykonať bezpečné vypnutie pod svojím účtom na konci každej relácie práce so Službami. Spoločnosť Insales nezodpovedá za možnú stratu alebo poškodenie údajov, ako aj za iné následky akéhokoľvek charakteru, ktoré môžu nastať v dôsledku porušenia ustanovení tejto časti zmluvy Používateľom.

  3. Zodpovednosť zmluvných strán

  3.1. Zmluvná strana, ktorá porušila Zmluvou stanovené povinnosti týkajúce sa ochrany dôverných informácií prenášaných podľa Zmluvy, je povinná nahradiť na žiadosť dotknutej Zmluvnej strany skutočnú škodu spôsobenú takýmto porušením podmienok Zmluvy. v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

  3.2 Náhradou škody nezanikajú povinnosti porušujúcej zmluvnej strany za riadne plnenie povinností podľa Zmluvy.

  4. Ostatné ustanovenia

  4.1. Všetky oznámenia, žiadosti, požiadavky a iná korešpondencia podľa tejto zmluvy, vrátane tej, ktorá obsahuje dôverné informácie, musí byť vyhotovená písomne ​​a doručená osobne alebo prostredníctvom kuriéra alebo zaslaná e-mailom na adresy uvedené v licenčnej zmluve pre počítač. programy zo dňa 01.12.2016, zmluvu o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy a v tejto zmluve alebo na iných adresách, ktoré môže zmluvná strana v budúcnosti písomne ​​určiť.

  4.2 V prípade, že jedno alebo viac ustanovení (podmienok) tejto zmluvy je alebo sa stane neplatnými, nemôže to slúžiť ako dôvod na ukončenie platnosti ostatných ustanovení (podmienok).

  4.3. Na túto Zmluvu a vzťah medzi Používateľom a Insales vznikajúci v súvislosti s uplatňovaním Zmluvy sa vzťahuje právo Ruskej federácie.

  4.3 Používateľ má právo posielať všetky návrhy alebo otázky týkajúce sa tejto Zmluvy na Službu užívateľskej podpory Insales alebo na poštovú adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, s. 11-12 pred naším letopočtom "Stendhal" LLC "Insales Rus".

  Dátum zverejnenia: 01.12.2016

  Celé meno v ruštine:

  Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus"

  Skrátený názov v ruštine:

  Insales Rus LLC

  Meno v angličtine:

  Spoločnosť s ručením obmedzeným InSales Rus (InSales Rus LLC)

  Adresa sídla:

  125319, Moskva, ul. Akademik Iľjušin, 4, budova 1, kancelária 11

  Mailová adresa:

  107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC "Stendhal"

  DIČ: 7714843760 KPP: 771401001

  Bankové údaje:

  „Personálny dôstojník. Vedenie osobných záznamov“, 2009, N 2

  PRECHOD Z PAPIERA NA ZMIEŠANÝ TOK DOKUMENTOV

  Rozšírené používanie elektronických systémov na prípravu a správu papierových dokumentov postupne stiera hranice medzi elektronickými a neelektronickými dokumentmi. Napriek všetkým rečiam o „bezpapierových technológiách“ v skutočnosti prechádzame od tradičného papierového workflow nie k elektronickému, ale k zmiešanému workflow.

  Slovník riadenia personálnych záznamov. Elektronická správa dokumentov je systém správy dokumentácie, v ktorom je celá škála vytvorených, prenášaných a uchovávaných dokumentov podporovaná pomocou informačných a komunikačných technológií na počítačoch spojených do sieťovej štruktúry, ktorá umožňuje vytvárať a udržiavať distribuovanú databázu. Zároveň sa nepopiera používanie papierových dokumentov, ale prednostne sa uznáva elektronický dokument vytvorený, opravený a uložený v počítači.

  Výhody a nevýhody elektronických dokumentov

  Bez ohľadu na to, ako sa optimisti a skeptici hádajú o elektronických dokumentoch, nikto nepopiera skutočnosť, že drvivá väčšina kancelárskych dokumentov je vytvorená na počítačoch. Dôvody takéhoto bezpodmienečného víťazstva informačných technológií sú celkom jasné:

  Elektronické dokumenty sa dajú ľahko vytvárať, upravovať, reprodukovať, distribuovať a odosielať;

  Vyhľadanie potrebných informácií je oveľa jednoduchšie a kontextové vyhľadávanie poskytuje príležitosti, o ktorých by sa pri vybavovaní papierov mohlo len snívať;

  Jednoduchšie a s menšou námahou sa riešia otázky rezervácie informácií a dokumentov, vytváranie poistných fondov atď.;

  V podnikaní a verejnej správe môžu elektronické dokumenty pri správnom používaní urýchliť rozhodovanie a zlepšiť ich kvalitu.

  Rozšírené používanie elektronických systémov na prípravu a správu papierových dokumentov postupne stiera hranice medzi elektronickými a neelektronickými dokumentmi. V mnohých zákonoch a normách rôznych krajín sveta je napríklad tlačový výstup definovaný ako forma prezentácie elektronického dokumentu na papieri.

  IN normatívne dokumenty Aj naše verejné orgány majú podobné znenie:

  Predpisy o požiadavkách na činnosť účastníkov finančného trhu pri používaní elektronických dokumentov (schválené Objednávkou Federálna služba o finančných trhoch zo dňa 08.12.2005 N 05-77/pz-n):

  „... dokument v elektronickej podobe a (alebo) jeho kópia na papieri, riadne overená...“.

  Predpisy o postupe pri uznávaní osôb za kvalifikovaných investorov (schválené nariadením Federálnej služby pre finančné trhy z 18. marca 2008 N 08-12 / pz-n):

  „4.7. Osoba, ktorá sa uznáva za kvalifikovaného investora, je povinná na žiadosť FFMS Ruska av súlade so špecifikovanou požiadavkou predložiť register v elektronickej forme a (alebo) jeho riadne overenú tlačenú kópiu.

  Elektronické dokumenty, ako každá technológia, však majú svoje nevýhody, ktoré je potrebné vziať do úvahy:

  Rýchle zastarávanie technológií, ktoré núti organizácie neustále zlepšovať používané metódy práce, pravidelne presúvať dokumenty a informácie z jedného systému do druhého, migrovať ich zo zastaraných médií a formátov na nové;

  Krátka životnosť nosičov informácií a ich rôznorodosť, čo vedie k pomerne častej aktualizácii, ktorá si vyžaduje, aby organizácia neustále monitorovala bezpečnosť informácií;

  Nevyriešené právne problémy a predovšetkým otázka právneho uznania právnej sily skutočne používaných elektronických dokumentov;

  Zložitosť nielen zaistenia bezpečnosti, ale aj zničenia elektronických dokumentov v porovnaní s papierovými dokumentmi;

  Potreba využívať vysokokvalifikovaný personál, ktorého mzda automaticky zvyšuje náklady na správu dokumentov a informácií.

  Okrem toho je teraz nemožné úplne opustiť papier a iné analógové pamäťové médiá z niekoľkých dôvodov:

  V prvom rade ide o existujúce požiadavky legislatívy a predpisov na vyhotovenie množstva dokumentov na papieri. Týka sa to predovšetkým najvýznamnejších obchodných dokumentov, akými sú štatutárne listiny, majetkové listiny, licencie a pod.;

  Akokoľvek hovoríme o výhodách elektronických dokumentov, mali by sme brať do úvahy aj fakt, že mnohým manažérom a špecialistom pri zodpovedných rozhodnutiach viac vyhovuje práca s papierom;

  Nemenej dôležité je, že za niekoľko storočí sa vyvinula osvedčená technológia tvorby, spracovania, dlhodobého uchovávania a ničenia papierových dokumentov, existuje plnohodnotný legislatívny a regulačný rámec, resp. metodologický vývoj a odporúčania, ktoré možno použiť v praktickej práci;

  Papier a mikrofilm nevyžadujú nič špeciálne technické prostriedky, vďaka čomu sú tieto typy médií preferované na uchovávanie duplikátov alebo kópií tých dokumentov, ktoré môžu byť naliehavo potrebné v prípade rôznych druhov mimoriadnych udalostí a katastrof, keď elektronické dokumenty nemusia byť dostupné.

  Napriek tomu, že svetové spoločenstvo ešte nie je pripravené úplne opustiť papierové dokumenty, čoraz viac sa prejavujú ich nedostatky, ktoré sú umocnené stále rastúcimi požiadavkami na rýchlosť spracovania informácií a rozhodovania:

  Nízka rýchlosť tvorby, spracovania a prenosu dokumentov a informácií na papieri je horšie nezlučiteľná s potrebami podnikateľskej činnosti a kontrolovaná vládoučoraz viac využívajú informačné technológie. Dokumentovanie „elektronickej“ činnosti len na papieri je takmer nemožné;

  Oveľa náročnejšie a pomalšie je vyhľadávanie informácií v papierových dokumentoch, čo je pri operatívnej práci mimoriadne nepohodlné;

  Na skladovanie papierových dokumentov sú potrebné značné plochy, čo si vyžaduje neustále sa zvyšujúce náklady na prenájom alebo obstaranie priestorov, ich vybavenie a na zvýšenie počtu personálu obsluhujúceho tieto sklady;

  Správa papierových dokumentov (vrátane kontroly prístupu k nim) sa spravidla pohybuje na úrovni prípadov, ktorá je čoraz nedostatočnejšia tak pri riešení úloh hlavnej podnikateľskej činnosti, ako aj pri zabezpečovaní informačnej bezpečnosti.

  Zmiešaný pracovný postup – realita dneška

  Napriek všetkým rečiam o „bezpapierových technológiách“ v skutočnosti prechádzame od tradičného papierového workflow nie k elektronickému, ale k zmiešanému workflow. Prejavy zmiešaného pracovného postupu možno pozorovať všade:

  Elektronická evidencia dokumentov v elektronických systémoch správy dokumentov (EDMS) umožňuje ich využitie ako prostriedok na správu elektronických aj papierových dokumentov;

  Použitie čiarových kódov a RFID rádiových štítkov umožňuje registrovať a evidovať papierové dokumenty a prípady v elektronickej forme;

  Vedenie rôznych štátnych registrov (vrátane obdobia trvalého uchovávania) sa vykonáva súčasne na elektronických a papierových médiách;

  Vedenie súborov a spisov obsahujúcich elektronické aj papierové dokumenty.

  Ak nám stáročné skúsenosti s prácou s papierovými dokumentmi dovoľujú povedať, že všetky hlavné problémy sú tu vyriešené, tak v súvislosti s elektronickými dokumentmi môžeme len konštatovať, že sa nazbierali dvadsaťročné skúsenosti s nimi, hlavné problémy sú pochopené a existujú určité skúsenosti s ich riešením.

  Ďalší typ dokumentu, ktorý sa objavil v poslednej dobe, predstavuje pre špecialistov na správu dokumentov ešte zložitejšie úlohy. Hovoríme o hybridných dokumentoch, ktoré súčasne obsahujú informácie v analógovej aj elektronickej forme.

  Takéto doklady sa už rozšírili, stačí vymenovať aspoň také známe typy dokladov: biometrický pas, kreditná karta, daňové priznanie s dvojrozmerným čiarovým kódom aplikovaným v rovnakom čase, nové bankovky vybavené rádiovými štítkami RFID, rôzne čipové karty široko používané v skladovaní, doprave a obchode, štítky obsahujúce oboje textové informácie ako aj čiarové kódy a/alebo RFID štítky.

  Vzniká pomerne netriviálny problém správy takýchto dokumentov, berúc do úvahy ich „dvojitú“ povahu. Dá sa povedať, že hlavné problémy práce s hybridnými dokumentmi už boli identifikované, no zatiaľ neexistujú solídne praktické skúsenosti ani odporúčania na ich používanie.

  V súčasnosti je práca s dokumentmi v organizáciách založená na oddelení informačných tokov:

  Operatívne rozhodnutia sa prijímajú na základe informácií (papierových a elektronických);

  Právne významné rozhodnutia sa spravidla prijímajú vo forme papierových dokumentov (často s oneskorením, čo je porušením pravidiel práce, ale vo väčšine prípadov sa nad tým zatvárajú oči, pretože je potrebné rýchle rozhodnutia prevažuje nad rizikami spojenými s oneskoreným výkonom rozhodnutí s použitím papierových dokumentov ). Zároveň sa postupne zvyšuje počet typov dokumentov, ktoré legislatíva umožňuje vytvárať v elektronickej podobe;

  Čoraz častejšie sa „interné“ rozhodnutia prijímajú a zaznamenávajú elektronicky a možnosť použitia elektronických dokumentov na to je stanovená v interných regulačných dokumentoch organizácie.

  Poznámka. Častejšie manažérske rozhodnutia akceptované v rámci organizácie sú evidované v elektronickej podobe a možnosť využitia elektronických dokumentov na to určujú miestne predpisy.

  Jedným z už prejavujúcich sa problémov zmiešaného pracovného toku je potreba odpovedať na otázku: „Ako uchovávať informácie v zmiešanom pracovnom toku?“ Pri vykonávaní zmiešaného pracovného toku vzniká problém zabezpečenia úplnosti prípadov, pretože pomerne často sa niektoré dokumenty vytvárajú na papierové, zatiaľ čo iné existujú len v elektronickej forme. A len spolu tvoria ucelený súbor dokumentov – hybridný prípad.

  Viacerí odborníci zastávajú názor, že pre uľahčenie práce musí byť aspoň jeden zo súborov dokumentov (papierový alebo elektronický) úplný a doplnený o kópie alebo duplikáty. Sú možné dve riešenia, z ktorých každé je dosť náročné na prácu:

  Skenovanie papierových dokumentov;

  Tlač elektronických dokumentov.

  Existujú značné rozdiely v metódach správy informácií uložených na rôznych médiách, ktoré je tiež potrebné vziať do úvahy v zmiešanom pracovnom postupe:

  Neelektronické (analógové) dokumenty sa zvyčajne spravujú na úrovni médií (prípad, mikrofilm atď.);

  Elektronické dokumenty v systémoch správy elektronických dokumentov sú spravované na úrovni jedného dokumentu;

  Elektronické dokumenty na vymeniteľných médiách (CD, DVD, diskety, pásky atď.) je možné podľa okolností spravovať na úrovni médií aj na úrovni dokumentov.

  Čas použiteľnosti v zmiešanom pracovnom postupe

  V súčasnosti je všeobecne uznávaná zásada, podľa ktorej doby uchovávania nezávisia od druhu média, ale sú určené na základe obsahu a hodnoty informácií zaznamenaných v dokumente. Zároveň sa čoraz častejšie možno stretnúť so situáciami, kedy sa lehoty uchovávania elektronických dokumentov začínajú líšiť od lehôt uchovávania zodpovedajúcich papierových náprotivkov. Je to spôsobené tým, že rad elektronických dokumentov, vybavených nástrojmi na vyhľadávanie a systematizáciu, môže mať väčšiu hodnotu ako jednotlivé dokumenty.

  Americký národný archív (NARA) už dnes vyžaduje od vládnych agentúr, aby to zohľadnili pri stanovovaní lehôt uchovávania elektronických dokumentov. Vo svojich odporúčaniach na zostavovanie zoznamov dokumentov s lehotami uchovávania upozorňujú na nasledujúce body :

  Zoznamy by mali spravidla určovať doby uchovávania dokumentov bez ohľadu na typ média (elektronické dokumenty, papier atď.);

  Pri preklade dokumentov do elektronickej forme ich hodnota sa môže zmeniť, preto americký národný archív vyvinul mechanizmus na preskúmanie období uchovávania pri prechode vládne organizácie pre správu elektronických dokumentov;

  Ak sa zistí, že dokumenty (aj po ich prevode do elektronickej podoby) obsahujú podstatne viac informácií alebo sa používajú iným spôsobom, doby uchovávania by sa mali prehodnotiť.

  Podobný prístup preukázali naše vládne orgány, keď sa v roku 2002 rozhodlo zaviesť trvalé obdobie uchovávania pre obrázky zo sčítacieho dotazníka:

  Predpisy o postupe a podmienkach uchovávania sčítacích hárkov a iných dokumentov celoruského sčítania ľudu v roku 2002:

  „2. Sčítacie hárky Celoruského sčítania ľudu 2002 sú po ukončení ich automatizovaného spracovania uložené v územné orgányŠtátny výbor Ruskej federácie pre štatistiku ... do jedného roka od dátumu oficiálneho zverejnenia výsledkov celoruského sčítania obyvateľstva z roku 2002 a podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.

  4. Ukladanie grafických obrázkov sčítacích formulárov Celoruského sčítania obyvateľstva z roku 2002 na strojové médium sa vykonáva takto:

  Jedna kópia je uložená v Štátny výbor Ruskej federácie o štatistike v súlade so stanoveným postupom pred ďalším sčítaním obyvateľstva;

  Druhá kópia s softvér odovzdané do 1. januára 2004 na trvalé uloženie v Štátnom archíve Ruskej federácie.“

  Čo potrebujete: interné predpisy
  a kvalifikovaný personál

  Analýza modernej legislatívy regulačný rámec správa dokumentov ukazuje, že dochádza k sprísňovaniu požiadaviek nielen na dostupnosť interných regulačných dokumentov, ale aj na ich striktnú implementáciu organizáciou. Pomocou interných regulačných dokumentov organizácie vytvárajú regulačný rámec pre správu elektronických a zmiešaných dokumentov, čo umožňuje minimalizovať riziká používania elektronických dokumentov v „šedej“ zóne, kde je postup pri práci s dokumentmi nedostatočne regulovaný. zákonom a nariadeniami.

  Potreba vytvoriť vnútorný regulačný rámec pre organizáciu je uvedená aj v norme GOST R ISO 15489-1-2007:

  Norma GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentácie“:

  „Správa dokumentov v organizácii zahŕňa:

  a) prijatie politík a noriem v oblasti správy záznamov;

  rozdelenie zodpovednosti a právomocí pre správu dokumentov;

  c) vytvorenie, implementácia a šírenie usmernení a postupov na nakladanie so záznamami.“

  Vzťah s externých organizácií a používanie elektronických dokumentov pri interakcii s nimi sú spravidla postavené na základe Občianskeho zákonníka Ruskej federácie. Všetko, čo súvisí s výmenou elektronických dokumentov, je pevne dané v zmluvách a dohodách.

  Hlavné ťažkosti pri vývoji vnútorného regulačného rámca pre zmiešaný pracovný tok vznikajú z týchto dôvodov:

  V Rusku zatiaľ nie je zavedený postup uznávania právnej sily elektronických dokumentov štátnymi orgánmi a súdmi, ktorý by plne vyhovoval potrebám podnikania a verejnej správy, ako aj zaužívanej praxi používania elektronických dokumentov a informácií;

  Prakticky neexistujú žiadne ruské metódy a štandardy na hodnotenie hodnoty elektronických dokumentov, ich prenos do archívu, ničenie elektronických dokumentov, prácu s dôvernými a tajnými elektronickými dokumentmi;

  Do určitej miery to samozrejme môže pomôcť zahraničné skúsenosti, ale najčastejšie sa k nemu domáci špecialisti v oblasti správy dokumentov jednoducho nedokážu „dostať“ kvôli zlému ovládaniu cudzie jazyky a nedostatok prekladov.

  Pre úspešná práca v podmienkach zmiešaného pracovného toku sa školenie personálu stáva obzvlášť dôležitou úlohou. Práve charakteristika personálu organizácie, jeho kvalifikácia, všeobecný prístup k učeniu sa novým veciam a pochopenie potreby zmeny sú základným kameňom úspešnej implementácie moderných technológií do správy dokumentov.

  Školením a zdokonaľovaním celého personálu v oblasti správy dokumentov je možné výrazne znížiť riziká pri používaní elektronických dokumentov v práci, zvýšiť efektivitu práce zamestnancov, zaviesť elektronickú správu dokumentov a medzirezortnú elektronickú interakciu v kratšom čase. Kompetentná organizácia tejto školiacej práce spočíva predovšetkým v službách personálu organizácie.

  Prvá etapa prechodu na zmiešaný pracovný postup, kedy sa na prípravu papierových dokumentov využívajú počítače, je už ukončená. Väčšina ruské organizácie sú v druhom štádiu elektronické systémy slúžia na evidenciu, evidenciu a kontrolu vyhotovenia dokumentov. Na urýchlenie práce sa aktívne používajú elektronické kópie dokumentov. Okrem toho už bolo prijatých niekoľko zákonov, ktoré umožňujú (v niektorých prípadoch vyžadujú) uchovávanie niektorých dokumentov len v elektronickej forme.

  V ďalšej fáze, ktorá vo väčšine organizácií nie je ďaleko, začnú papierové dokumenty postupne nahrádzať autentické elektronické dokumenty. V prvom rade to ovplyvní hromadné interné dokumenty organizácie, ako sú poznámky a poznámky. V tejto fáze je dôležité správne regulovať prácu v zmiešanom pracovnom toku v interných regulačných dokumentoch - najmä také otázky, ako je používanie EDS v pracovnom toku organizácie.

  Slovník riadenia personálnych záznamov. Elektronický digitálny podpis je atribút elektronického dokumentu určený na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získaný v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického dokumentu. digitálny podpis(ďalej len EDS) a umožňujúce identifikovať vlastníka certifikátu podpisového kľúča, ako aj zistiť absenciu skreslenia informácií v elektronickom dokumente. Podľa federálny zákon zo dňa 10.01.2002 N 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ EDS v elektronickom dokumente je ekvivalentom vlastnoručného podpisu v dokumente na papieri za nasledujúcich podmienok: čas overenia alebo čas podpisu elektronického dokumentu dokument, ak existuje dôkaz, ktorý určuje čas podpisu;

  b) je potvrdená pravosť EDS v elektronickom dokumente;

  c) EDS sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

  Na jednej strane je potrebné prekonať strach zamestnancov pred zavádzaním nových technológií, na druhej strane si treba uvedomiť, že každá technológia má svoje slabé miesta. Doposiaľ nie sú úplne vyriešené tak otázky legislatívnej a regulačnej úpravy používania elektronických dokumentov, ako aj otázky dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov, najmä tých podpísaných EDS.

  Dlhoročné skúsenosti ukazujú, že technické problémy prechodu na zmiešaný pracovný postup sa spravidla riešia celkom úspešne. Najväčším problémom je riešenie organizačných problémov, ktoré úzko súvisia s „ľudským faktorom“. Pre úspešné povýšenie smerom k elektronickej správe dokumentov je veľmi dôležité správne zorganizovať nábor, vzdelávanie a školenie personálu organizácie.

  Poznámka. Bez kvalifikovaného personálu nie je možné vytvoriť zmiešaný pracovný postup.

  Literatúra

  1. Predpisy o požiadavkách na činnosť účastníkov finančného trhu pri používaní elektronických dokumentov: schválené. Vyhláška Federálnej služby pre finančné trhy z 8.12.2005 N 05-77/pz-n / Bulletin normatívnych aktov federálnych orgánov výkonná moc. - 2006, č. 6.

  2. Predpisy o postupe uznávania osôb za kvalifikovaných investorov: schválené. Vyhláška Federálnej služby pre finančné trhy z 18. marca 2008 N 08-12/pz-n / Bulletin normatívnych aktov federálnych výkonných orgánov. - 2008, č. 19.

  3 Federálny register v. 69, č. 223, s. 67692, 19. novembra 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

  
  
  

  Prečítajte si aj k téme:

  1. Porovnanie námorníctva: Rusko a Spojené štáty americké
  2. Mod neobvyklé príkazové bloky Stiahnite si príkazový blok pre minecraft pe
  3. Profesia vodič: hlavné výhody a nevýhody výberu Aké vzdelanie je potrebné pre rušňovodiča
  4. Aby mladí ľudia neodchádzali Formy miezd