Vytváranie informačného zdroja akéhokoľvek druhu sa začína tým, že sa informáciam dá forma dokument. Zdokumentované informácie zas môže byť zahrnuté v akejkoľvek informačnej databáze.

Regulačná podpora

Podľa ustanovení federálneho zákona č. 149, zdokumentované informácie sú pevné na hmotnom nosiči. Na identifikáciu údajov alebo ich zdroja sa používajú určité náležitosti.

Slovo „dokument“ má latinské korene. V preklade to znamená „dôkaz“. V terminologickom slovníku teórie a praxe z roku 1964 je slovo „dokument“ definované ako hmotný predmet, ktorý obsahuje informácie v ustálenej forme.

Teoretický základ

V každom dokumente sú 3 prvky: obsah informácií, formy ich poskytovania a nosič dokumentovaných informácií.

Štúdium metód fixácie údajov a znakov ich nosičov sa uskutočňuje v rámci takej disciplíny, ako je správa dokumentov. Toto je vedecký smer skúma procesy archivácie, kancelárskej práce, obehu dokumentov. Hlavná pozornosť je venovaná regulácii formy tradičných dokumentov, fixovaniu ich detailov.

Vlastnosti fixácie informácií

Zdokumentované informácie sú informácie, nachádzajúce sa na nejakom hmotnom nosiči, podľa detailov ktorých je možné informáciu identifikovať. V súčasnosti existuje veľa spôsobov, ako konsolidovať informácie. Zvyčajne sú rozdelené do niekoľkých tried.

Papierové dokumenty sú nosičmi informácií dostupných na vnímanie bez použitia ďalších technické prostriedky. Tento spôsob dokumentácie sa považuje za najbežnejší.

AT nedávne časy Rozširujú sa však médiá, z ktorých je možné získať informácie len technickými prostriedkami. Môžu to byť elektronické dokumenty, video, zvukové záznamy (súbory), zakódované informácie atď.

Identifikácia

Predpokladom pre prácu s údajmi je dostupnosť detailov, pomocou ktorých sa zdokumentované informácie.

Definícia zdroja údajov je potrebná na to, aby sa pôvodný obsah média zhodoval s obsahom dokumentu prijatého používateľom. Ak je to potrebné, v procese štúdia informácií sa zistí skutočnosť totožnosti, zhoda údajov.

Regulačná regulácia

Právny režim dokumentovaných informácií Postup pri stanovovaní informácií federálnymi výkonnými štruktúrami stanovuje vláda. Pravidlá pre obeh písomností, kancelársku prácu, schválené inými štátnymi orgánmi, orgánmi územnej samosprávy v ich pôsobnosti, by nemali odporovať ustanoveniam nariadení vlády.

Štátna štruktúra, ktorá vykonáva normatívnu a metodickú reguláciu zdokumentované informácie sú Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu. Predtým tieto funkcie vykonával Gosstandart. Počas reforiem sa pretransformovala na Agentúru.

Otázky týkajúce sa štandardizácie dokumentov upravujú ustanovenia federálneho zákona č. 184 „O technických predpisoch“. Medzirezortné vedenie v organizáciách patrí do kompetencie Spolkového archívneho úradu. Sektorové riadenie dokumentačnú podporu vykonávajú príslušné ministerstvá s prihliadnutím na odporúčania Archívnej agentúry.

Identifikačné špecifiká

Existuje niekoľko spôsobov skladovania zdokumentované informácie. Definícia konkrétna možnosť závisí od špecifík odvetvia, v ktorom sa informácie používajú.

Údaje môžu byť prezentované v elektronickej forme a uložené v špecializovaných databázach. V takejto situácii má identifikácia určité zvláštnosti. Spočívajú v tom, že spoľahlivosť informácií musí potvrdiť majiteľ databázy alebo poverený úradník.

Existujú aj iné spôsoby overenia zdokumentované informácie. Táto informácia môžu byť overené najmä digitálnym podpisom. Elektronický dokument, potvrdený elektronický podpis alebo analóg ručne maľovanej maľby sa považuje za ekvivalent papiera. Výnimky môžu byť stanovené federálnymi zákonmi alebo inými nariadeniami.

Informačné zdroje

Sú považované za predmety vzťahov medzi právnickými osobami, občanmi a štátom. Ten existujúci poskytuje ochranu údajov.

Vykonáva sa regulačná regulácia zákonné ustanovenia, oprava:

• Pravidlá pre dokumentovanie informácií.
• Vlastníctvo dokumentov a ich polí vrátane informačných systémov.
• Kategória údajov podľa úrovne prístupu k nim.
• Postup na zabezpečenie ochrany informácií.

Informačné zdroje vytvárajú vládne agentúry akejkoľvek úrovne, podnikateľské subjekty, verejné združenia, inštitúcie, jednotlivci. Každý subjekt tvorí ten či onen zdroj pre svoje vlastné účely a použitie zdokumentované informácie. Toto je môžu byť priemyselné, manažérske, vzdelávacie, vedecké účely.

Informačné zdroje sa od seba výrazne líšia z hľadiska objemu. Niektoré sú zastúpené niekoľkými referenčnými knihami, iné - veľkými knižničnými zbierkami. Okrem toho existuje klasifikácia podľa spôsobu organizácie a poradia poskytovania údajov.

Štátne informačné zdroje

Vlastníkmi sú Ruská federácia, regióny a obce zdokumentované informácie. Títo informácie sa hromadia, vytvárajú, získavajú najmä na úkor rozpočtových prostriedkov.

Štátne informačné zdroje spravujú štátne orgány a štruktúry územnej samosprávy v rámci im zverených právomocí.

Štát má právo použiť, vykúpiť zdokumentované informácie. Toto príležitosť sa realizuje v prípadoch, keď sú informácie patriace iným subjektom (právnickým osobám alebo občanom) klasifikované ako štátne tajomstvo, ako aj v iných prípadoch ustanovených zákonom.

Právna kópia ako typ zdokumentovaných informácií

Povinná sa nazýva kópia duplikovaného dokumentu, ktorý výrobca odovzdá príslušnej organizácii. V tomto prípade je dokument nosič materiálu A obsahujúce informácie. Môže byť prezentovaný vo forme textu, zvukovej stopy, ilustrácie alebo ich kombinácie. Kópia je vzorový dokument identický s originálom.

Pre túto odrodu zdokumentované informácie právny režim je zakotvený vo federálnom zákone č. 77. Normatívny akt určuje štátnu politiku na vytváranie povinných výtlačkov ako zdrojovej základne pre získavanie národného knižničného fondu a rozvoj systému bibliografie. Zákon ustanovuje pravidlá na zaistenie bezpečnosti nosičov informácií, vlastností ich verejného používania.

Príjemcovia

Zákonné kópie sú distribuované medzi právnické osoby, ktoré majú právo bezplatne alebo za úhradu uchovávať, prijímať a poskytovať informácie na použitie. Príjemcami sú:

• Knižná komora, Štátna, vedecká, technická a národná RAS, Sibírska pobočka RAS, Ďaleký východ vedecká knižnica. Tieto inštitúcie dostávajú publikácie.
• Ruská knižnica pre nevidiacich. Táto inštitúcia dostáva publikácie pre ľudí s problémami so zrakom.
• Federálny inštitút priemyselného vlastníctva. Tento orgán prijíma patentové elektronické dokumenty.
• Parlamentná knižnica. Obsahuje oficiálne dokumenty.
• Federálny fond štátnych noriem, celoruského klasifikátora technické a ekonomické údaje a regionálne/medzinárodné pravidlá, odporúčania a štandardizačné normy cudzích krajín.

Toto nie je celý zoznam príjemcov. Existujú tiež špeciálne inštitúcie, ktoré prijímajú obrazové, zvukové informácie, počítačové programy atď. V Ruskej federácii boli vytvorené vedecké a technické centrá na uchovávanie dokumentov v elektronickej forme. Dostávajú informácie v smeroch, ktoré zodpovedajú ich špecifikácii.

Všetky tieto organizácie pravidelne zverejňujú informácie o bezplatnom zákonnom výtlačku, ktorý dostali. Inštitúcie tvoria zbierku dokumentov národnej knižnice.

Dodávka materiálov, ich centralizovaná distribúcia, informovanie spotrebiteľov sa vykonáva včas, ustanovené zákonom a predpisov príslušných organizácií. Porušenie stanovených požiadaviek tvorcami dokumentov má za následok administratívnu zodpovednosť.

Elektronický dokument

Elektronický dokument -

Právny význam elektronického dokumentu je daný elektronickým digitálny podpis, ktorá je na území Ruská federácia je rovnocenný s vlastnoručným podpisom v papierovom dokumente za nasledujúcich podmienok:

1. platnosť certifikátu podpisového kľúča súvisiaceho s týmto elektronickým digitálnym podpisom neskončila (je platný) v čase overenia alebo v čase podpisu elektronického dokumentu;
2. ak existujú dôkazy, ktoré určujú okamih podpisu;
3. je potvrdená pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente;
4. Elektronický digitálny podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

pozri tiež

Odkazy

Poznámky

Nadácia Wikimedia. 2010.

• Edinburgh Business School
• Forrestal, James

Pozrite si, čo je „Elektronický dokument“ v iných slovníkoch:

elektronický dokument- ED Forma prezentácie dokumentu vo forme súboru vzájomne prepojených implementácií v elektronickom prostredí a im zodpovedajúcich vzájomne prepojených implementácií v digitálnom prostredí. [GOST R 52292 2004] elektronický dokument Dokument, v ktorom sú informácie ... ... Technická príručka prekladateľa

Elektronický dokument- dokument na digitálnom médiu, ktorý pozostáva z troch prvkov: informačného obsahu; forma poskytovania obsahu; nosič informácií. V mnohých oblastiach činnosti sa používanie elektronických dokumentov rozšírilo a ... ... Veľký právnický slovník

ELEKTRONICKÝ DOKUMENT- dokument na strojovo čitateľnom médiu, na použitie ktorého sú potrebné finančné prostriedky počítačová veda, dokument, v ktorom sú informácie prezentované elektronicky digitálna forma … Právna encyklopédia

Elektronický dokument- (elektronický dokument) - dokument, v ktorom sú informácie prezentované v elektronickej digitálnej forme a ktorý sa ako právne plnohodnotný analóg papierového dokumentu vytvára, prenáša a uchováva pomocou softvéru a hardvéru, ... ... Ekonomický a matematický slovník

elektronický dokument- 3.1 elektronický dokument: Dokument na strojovo čitateľnom médiu, ktorého použitie si vyžaduje počítačové vybavenie. Zdroj… Slovník-príručka termínov normatívnej a technickej dokumentácie

ELEKTRONICKÝ DOKUMENT- v súlade s čl. 1 zákona z 10. januára 2000 o elektronickom dokumente (ďalej len zákon) elektronickým dokumentom sa rozumie informácia zaznamenaná na strojovom médiu, ktorá spĺňa zákonom ustanovené náležitosti. Podľa čl. 2… … Právny slovník moderného občianskeho práva

Elektronický dokument- 11.1) elektronickým dokumentom dokumentované informácie prezentované v elektronickej forme, to znamená vo forme vhodnej na ľudské vnímanie pomocou elektronických počítačov, ako aj na prenos prostredníctvom informácií ... ... Oficiálna terminológia

Elektronický dokument- Súbor údajov zaznamenaných na hmotnom nosiči a/alebo prenášaných prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov s podrobnosťami, ktoré umožňujú identifikovať tieto informácie a ich autora. Elektronický dokument je možné vytvoriť na základe dokumentu na ... ... Podmienky depozitára

ELEKTRONICKÝ DOKUMENT- 1) v súlade s federálnym zákonom "o elektronickom digitálnom podpise" z 10. januára 2001 č. 1 FZ, - dokument, v ktorom sú informácie prezentované v elektronickej digitálnej forme; 2) v súlade s federálnym zákonom „o informáciách, informačných technológiách a bezpečnosti ... Kancelárska práca a archivácia v pojmoch a definíciách

elektronický dokument- informácie zaznamenané na strojovom médiu a spĺňajúce požiadavky stanovené týmto zákonom (článok 1 zákona Bieloruskej republiky o elektronickom dokumente) ... Bieloruské právo: pojmy, pojmy, definície

knihy

• Moderné technológie kancelárskej práce a toku dokumentov č. 3 (51) 2015, "Moderné technológie kancelárskej práce a toku dokumentov" - časopis pre vedúcich kancelárskych oddelení. Naučíte sa, ako efektívne implementovať a optimalizovať elektronické ... Kategória: Business Popular Séria: Journal "Moderné technológie kancelárskej práce a toku dokumentov" 2015 Vydavateľ: MCFER, Kúpiť za 962,5 rubľov elektronická kniha
• Skenovanie a rozpoznávanie textov. ABBYY FineReader10 Tutorial, AG Zhadaev, 248 strán Práca s elektronickými dokumentmi je oveľa pohodlnejšia a jednoduchšia ako s ich papierovými náprotivkami. Elektronický dokument je možné upravovať, použiť pri vytváraní vlastné diela,… Kategória: Informačné technológie Vydavateľ:

zdokumentované informácie. Klasifikácia informačných zdrojov Ruskej federácie. Elektronický digitálny podpis. Povinná kópia dokumentu.

6.1. Dokumentácia informácií a informačných zdrojov

Bez ohľadu na typ informačných zdrojov, ich formovanie začína tým, že sa informácia dostane do podoby dokumentu, ktorý umožňuje jej začlenenie do zloženia informačných zdrojov.

V súlade s článkom 2 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ zdokumentované informácie - ide o informácie uložené na hmotnom nosiči zdokumentovaním podrobnosťami, ktoré umožňujú takéto informácie určiť, alebo v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie ich hmotný nosič 1 .

Slovo „dokument“ pochádza zo slova „documentum“, čo v latinčine znamená „dôkaz“. Terminologický slovník o teórii a praxi vedeckých informácií z roku 1964 definuje „dokument“ ako hmotný objekt obsahujúci informáciu v pevnej forme 2 .

Každý dokument pozostáva z troch prvkov: informačného obsahu, formy prezentácie informácií a nosiča informácií 3 .

Štúdiom vývoja metód dokumentovania a nosičov informácií sa zaoberá vedný odbor - náuka o dokumentoch 4. Táto veda skúma procesy kancelárskej práce, správy dokumentov, archivácie. Okrem toho sa hlavná pozornosť správy dokumentov tradične zameriava na reguláciu formy tradičného dokumentu a opravu jeho detailov.

Proces dokumentovania informácií zahŕňa etapy upevnenia informácií na dokumentárny nosič a určenie podrobností, ktoré umožňujú identifikáciu informácií.. Je toho dosť veľký počet spôsoby, akými možno informácie zachytiť. Bežne ich možno rozdeliť do dvoch tried:

zaznamenané informácie sú dostupné na vnímanie ľudskými zmyslami bez použitia dodatočných technických zariadení – tzv. „papierový dokument“;

zaznamenaná informácia je dostupná na vnímanie len pomocou technických prostriedkov - elektronického dokumentu, zvukovej informácie, obrazovej informácie, kódovanej informácie a pod.

Pojem identifikácia znamená vytvorenie zhody, identity. Identický zase znamená identický, úplne zhodný 5 . Úlohou zisťovania podrobností o údajoch obsiahnutých v doklade je zabezpečiť zachovanie totožnosti pôvodného obsahu dokladu s obsahom dokladu, ktorý spotrebiteľ dostal, a ak je to potrebné, zistiť skutočnosť, že totožnosti, a to aj počas súdneho konania 6 .

AT federálne orgány dokumentácia informácií výkonnej moci sa vykonáva spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá pre kancelársku prácu a tok dokumentov ustanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestna vláda v rámci svojej pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov pre federálne výkonné orgány 7 .

Štátnym orgánom, ktorý vykonáva normatívnu a metodickú úpravu dokumentovania informácií, je Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu 8 , ktorá sa transformovala na Štátny výbor Ruskej federácie pre normalizáciu a metrológiu (Gosstandart). Otázky štandardizácie dokumentácie upravuje federálny zákon č. 184-FZ z 27. decembra 2002 „o technickom predpise“ 9 . Medzirezortné metodické usmernenie pre dokumentárnu podporu v organizáciách Ruskej federácie zabezpečuje Federálna archívna agentúra 10 . Odvetvové metodické usmernenie pre dokumentačnú podporu vykonáva každé ministerstvo samostatne na základe odporúčaní Federálneho archívu.

Zdokumentované informácie je možné poskytnúť v v elektronickom formáte a uložené v automatizovaných informačných systémoch. Proces identifikácie informácií má v tomto prípade niektoré zvláštnosti, a to, že spoľahlivosť týchto informácií musí overiť majiteľ automatizovaného informačného systému alebo poverený úradník.

Na určenie totožnosti dokladu možno okrem jeho overenia úradníkom použiť aj špeciálne technické prostriedky. Legislatívne je na takúto identifikáciu povolené použitie elektronického digitálneho podpisu. Elektronická správa podpísaná elektronickým digitálnym podpisom alebo iným analógom vlastnoručného podpisu sa teda považuje za elektronický dokument rovnocenný s dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom v prípadoch, keď federálne zákony alebo iné regulačné právne akty nestanovujú alebo neznamenajú požiadavka vyhotoviť takýto dokument na papieri.

Dokumentácia informácií je nevyhnutným predpokladom zahrnutia informácií do informačných zdrojov. Keďže väčšina informácií je obsiahnutá v informačných zdrojoch, toto ustanovenie je zásadné pre vytvorenie pracovného toku.

Informačné zdroje sú predmetom vzťahov medzi jednotlivcami, právnickými osobami, štátom, predstavujú informačné zdroje Ruska a sú spolu s inými zdrojmi chránené zákonom. Právnu úpravu informačných zdrojov určujú pravidlá, ktoré ustanovujú:

postup dokumentovania informácií;

vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých polí dokumentov, dokumentov a polí dokumentov v informačných systémoch;

objednať právnu ochranu informácie.

Informačné zdroje vytvárajú štátne orgány všetkých úrovní, akékoľvek podnikateľské subjekty, inštitúcie, verejné združenia a jednotliví občania. Každý z týchto subjektov tvorí informačné zdroje pre svoje rôzne účely – priemyselné, manažérske, vedecké, vzdelávacie atď. Informačné zdroje sa zároveň výrazne líšia v objeme - od niekoľkých referenčných kníh až po obrovské knižničných zbierok a databázové systémy, ako aj spôsob organizácie a prezentácie informácií.

Informačné zdroje môžu byť štátne a neštátne.

Ruská federácia, zakladajúce subjekty Ruskej federácie a obce sú vlastníkmi informačných zdrojov vytvorených, získaných, nahromadených na náklady federálneho rozpočtu, rozpočtov jednotlivých subjektov Ruskej federácie, miestnych rozpočtov, ako aj získaných informácií. inými prostriedkami. Štátne informačné zdroje v mene Ruskej federácie, subjektu Ruskej federácie a obce spravuje vládne orgány a orgány územnej samosprávy v medziach ich pôsobnosti ustanovených príslušnými regulačnými právnymi aktmi.

Štát má právo použiť a/alebo preplatiť dokumenty, elektronické dokumenty a/alebo informačné zdroje s obmedzeným prístupom patriace fyzickým a právnickým osobám, ak sú tieto informácie utajované ako štátne tajomstvo alebo v iných prípadoch ustanovených zákonom. Vlastník informačných zdrojov obsahujúcich informácie klasifikované ako štátne tajomstvo má právo použiť obsah informácií zobrazených v týchto informačných zdrojoch so súhlasom príslušných orgánov štátnej moci.

Kedysi sa úradníci bránili prechodu z papierové časopisy registrácia v systéme elektronická správa dokumentov. Vo väčšine organizácií sa interné schvaľovanie dokumentov už vykonáva v EDMS a nespôsobuje obavy. Teraz máme pred sebou nové príležitosti, ktoré dávajú ešte viac vyhliadok na prechod k úplne „bezpapierovej“ práci. Zároveň nás však začínajú premáhať nové obavy.

Niektorí môžu mať pri čítaní slovného spojenia „elektronický dokument“ nepríjemný pocit neistoty a pochybností. Okamžite vám napadne toľko otázok: Je to spoľahlivé? Ako skladovať? Prijmú to súdy?

Ale prečo sa nikto nepýta rovnaké otázky pri práci s papierom, ale jednoducho preto, že je známy a zdá sa spoľahlivý. Hoci „papierová“ legislatíva nie je dokonalá a dajú sa nájsť nedostatky. Áno, normatívna základňa o elektronickej správe dokumentov má tiež ďaleko od dokonalosti a stále sú tam biele miesta, no vyvíja sa a neustále sa zlepšuje, pričom „papierová“ legislatíva postupne zastaráva.

Ale čo naše otázky? Musíme na ne hľadať odpovede. Elektronický dokument - uložte ho a súdte ho.

Teraz je čas držať krok s elektronickými dokumentmi a nežiť s papierom v jeho veku. Je čas získať odpovede na svoje otázky a obavy, aby ste neskôr neboli v úlohe dobiehania.

Právny význam elektronického dokumentu

Aby sme pochopili, čo môžu robiť dokumenty bez papiera, je potrebné najprv zistiť, ako sa z právneho hľadiska považuje elektronický dokument.

Elektronické dokumenty však dobývajú aj túto konzervatívnu oblasť. Aj taká zdanlivo neotrasiteľná papierová vec ako história zamestnaní, zákonodarcovia plánujú čoskoro previesť do elektronickej podoby.

Existujú však dokumenty personálne záznamy, ktorú je už možné plne previesť do elektronickej podoby:

• protokol registrácie pracovných zmlúv a dodatkov k nim;
• evidencia objednávok na zamestnanie;
• tlačivo T-60 (poznámka o poskytnutí dovolenky zamestnancovi);
• formulár T-61 (výpočet poznámky pri ukončení (výpovedi) pracovná zmluva so zamestnancom (prepustenie));
• časový rozvrh atď.

Čo sa týka uchovávania týchto dokumentov, podľa legislatívy sa elektronické dokumenty uchovávajú rovnako dlho, čo je spôsobené ich papierovými náprotivkami. Avšak vzhľadom na to, že nejde len o dokument, ktorý možno rovnako ako papier jednoducho vybrať z police, je prekrytý dodatočná požiadavka na zálohu, poskytovanie reprodukcie elektronických dokumentov, ako aj prostriedkov na overenie pravosti elektronického podpisu. Doba uloženia týchto prostriedkov sa rovná dobe uloženia dokumentu.

Pri používaní elektronických dokumentov treba pamätať na to, že musia byť pripravené na prenos protistranami, regulačnými orgánmi a v prípade potreby aj súdnymi orgánmi. Najmä Federálna daňová služba ukladá prísne požiadavky na formát a spôsob výmeny. S protistranami je výmena jednoduchšia.

V tabuľke nižšie sú uvedené všetky možné dokumenty, ktoré sú akceptované Federálnou daňovou službou v čase písania tohto článku (podľa príkazu Federálnej daňovej služby z 29. júna 2012 č. ММВ-7-6/ [e-mail chránený]). Dokumenty sa delia na tie, ktoré musia byť odoslané striktne v špecifickom formáte (xml) a tie, ktoré je možné odoslať ako naskenované obrázky.

Elektronické dokumenty generované podľa schválených formátov, ktoré je možné predložiť inšpekcii v xml súbore (formalizované dokumenty)

Elektronické dokumenty v akomkoľvek formáte (alebo dokumenty na papieri), ktoré je možné predložiť inšpekcii cez internet v grafickom formáte jpg, tif, pdf alebo pgn (surové dokumenty)

Po nadobudnutí platnosti nariadenia Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 18. januára 2017 č. ММВ-7-6/ [e-mail chránený], ktorá schválila nový formát xml-súboru súpisu dokumentov, bolo možné cez TCS podávať xml-súbory aj papierové dokumenty vo forme naskenovaných obrázkov (vo formátoch jpg, tif, pdf). Nový inventár je platný od 01.06.17. Cez TCS tak možno posielať nielen elektronické dokumenty, ale aj dokumenty, ktoré boli pôvodne vyhotovené na papieri.

Zároveň je potrebné pamätať na to, že kontajner odovzdaný daňovému úradu môže obsahovať súbory s príponou xml aj naskenované súbory v príslušných formátoch.

Zoznam dokladov uvedený v tabuľke vyššie je (v súčasnosti) taxatívny a ak bude daňovník požiadaný o ďalšie údaje, nebude možné použiť žiadne osobný účet daňovníka, ani elektronický systém správy dokumentov. V tomto prípade je potrebné použiť akúkoľvek inú metódu uvedenú v článku 93 daňového poriadku Ruskej federácie.

Namiesto výstupu

Aby ste kráčali s dobou, musíte vždy ísť a niekedy aj bežať ruka v ruke s novými produktmi. A aby bol tento beh nenáročnou chôdzou, musíte použiť všetky dostupné nástroje. V tomto prípade je najdôležitejším nástrojom systém elektronickej správy dokumentov (interný) a právne platné elektronické výmenné služby (externé). Predajcovia a prevádzkovatelia držia krok s legislatívou a technikou, vedia poradiť a pomôcť správne zorganizovať prácu s elektronickými dokumentmi.

Otázka 5. Klasifikácia dokumentov

Klasifikácia dokumentov- distribúcia dokumentov do skupín (typov) na základe charakteristík obsahu, formy zostavenia a pod. s cieľom usporiadať a zefektívniť prácu s nimi.

Klasifikácia vám umožňuje vyvinúť určité metódy práce s každou skupinou dokumentov, opraviť ich v pokynoch, usporiadať dokumenty v kancelárskej práci. 2. Bežne možno dokumenty rozdeliť do nasledujúcich skupín: prostredníctvom dokumentácie: ručne písaný; elektronické;

Grafika;

filmové, fotografické, zvukové dokumenty;

podľa oblasti použitia: organizačné a administratívne; finančné a účtovné; vedecké a technické; prácou; výkazníctvo a štatistiky;

na mieste zostavenia:

Prichádzajúce (prichádzajúce do organizácie);

Odchádzajúce (odoslané z organizácie);

Interné (zostavené a používané v samotnej organizácii);

podľa nadpisu obmedzenia prístupu:

otvorené (netajné);

s obmedzeniami prístupu. Dokumenty môžu mať nasledujúce pečiatky:

„Na oficiálne použitie“ (oficiálne informácie určené len pre zamestnancov konkrétnej organizácie alebo odvetvia); "Tajomstvo", "Prísne tajné", "Zvláštna dôležitosť" (informácie obsahujúce štátne tajomstvá); "Dôverné" (informácie, ku ktorým je prístup obmedzený právnymi predpismi Ruskej federácie);

« obchodné tajomstvo"(informácie, ktoré majú komerčnú hodnotu z dôvodu ich neznámosti tretím stranám, ku ktorým nie je voľný prístup právny základ a v súvislosti s ktorými vlastník takýchto informácií vstúpil do ochranného režimu);

podľa pôvodu:

úradný (úradný) (ovplyvňujúci záujmy organizácie, vypracovaný zákonným resp individuálny, vypracovaný predpísaným spôsobom); osobné (týka sa záujmov konkrétnej osoby a sú nominálne);

juh náboženského významu:

originály alebo originály (prvé alebo jednotlivé kópie úradných dokumentov, vlastnoručne podpísané autorom);

kópie (dokumenty, ktoré plne reprodukujú informácie z pravého dokumentu a všetky jeho vonkajšie prvky alebo ich časti, ktoré nie sú právne záväzné);

overené kópie (kópie dokumentov, na ktorých sa v súlade so stanoveným postupom potrebné detaily dať im právnu silu);

duplikáty (opakované kópie pôvodného dokumentu, ktoré majú právnu silu);

vo forme prezentácie:

individuálny (ktorého obsah je prezentovaný vo voľnej forme);

šablóna (keď sa štruktúra, časť dokumentu, štandardné frázy pripravia vopred a druhá časť sa vyplní pri zostavovaní napríklad osvedčenia o zamestnaní);

typické (vytvorené na dokumentáciu štandardných situácií, napríklad služobných ciest, a používané vo všetkých organizáciách);

podľa doby použiteľnosti:

trvalé uloženie;

dlhodobé skladovanie (viac ako 10 rokov); dočasné skladovanie (do 10 rokov).

1 . Elektronický dokument- dokument, v ktorom sú informácie prezentované v elektronickej forme s podrobnosťami potrebnými na ich uznanie za platné.

Elektronický dokument musí spĺňať nasledovné požiadavky:

vytvárať, spracovávať, uchovávať, prenášať a prijímať pomocou softvéru a hardvéru;

byť zobrazené (reprodukované) vo forme zrozumiteľnej pre vnímanie.

Elektronický dokument možno reprodukované v tvare a forme, zrozumiteľné pre vnímanie: na obrazovke; papierový nosič;

iný hmotný predmet oddeliteľný od nosiča stroja vo forme prístupnej pre vizuálnu kontrolu. Pri použití elektronického dokumentu nie je potrebné poskytnúť jeho kópiu na papieri, s výnimkou prípadov ustanovených regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie alebo dohodou zmluvných strán. Výhodypoužívanie elektronických dokumentov:

počítačový súbor dokumentov je pri použití hotových vzoriek obsiahnutých v pamäti PC zredukovaný na minimum; počítačové spracovanie elektronických dokumentov (napríklad žiadostí o tovar) je oveľa rýchlejšie ako spracovanie papierových dokumentov;

zrýchľuje a zjednodušuje sa zber, systematizácia a vyhľadávanie akéhokoľvek dokumentu alebo informácií z dokumentov; E-mail sa používa na rýchly prenos dokumentov na akúkoľvek vzdialenosť; ukladanie elektronických dokumentov umožňuje uložiť veľké množstvo informácií na malých nosičoch, a preto nevyžaduje veľké plochy pre archívy; znižuje sa objem bežných technických operácií s dokumentmi, uvoľňuje sa čas na riešenie zmysluplných úloh riadenia;

počet stratených dokumentov, ktorých miesto nie je známe, sa zníži;

Získané informácie je možné použiť na prípravu ďalšieho dokumentu (správy, súhrnu, prehľadu atď.), čím sa zvýši efektívnosť a kvalita zostavovaného dokumentu.

Schválenie návrhu elektronického dokumentu má nasledovné Výhody:

čítanie dokumentu na obrazovke počítača bez tlače na papier; v návrhu dokumentu sa vykonajú opravy;

Do nevýhodelektronické dokumenty môžu byť: krehkosť skladovania v porovnaní s papierovými dokumentmi;

potreba technických prostriedkov na čítanie; možnosť vykonania neoprávnených zmien (pri absencii elektronického digitálneho podpisu (EDS) alebo iných prostriedkov ochrany).

3. Elektronická správa dokumentov- proces pohybu, spracovania, uchovávania a výmeny elektronických dokumentov. Účastníci výmeny elektronických dokumentov - fyzické a právnických osôb, orgány verejnej moci Ruskej federácie, samosprávy podieľajúce sa na výmene elektronických dokumentov.

Odosielateľ elektronického dokumentu- účastník výmeny elektronických dokumentov, ktorý zostaví elektronický dokument, podpíše ho svojim EDS a priamo alebo prostredníctvom informačného sprostredkovateľa odošle príjemcovi.

Príjemca elektronického dokumentu- účastník výmeny elektronických dokumentov, ktorému bol elektronický dokument doručený.

Sprostredkovateľ výmeny elektronických dokumentov (sprostredkovateľ informácií)- právnická osoba resp individuálny podnikateľ, ktorá vykonáva služby spojené s výmenou elektronických dokumentov medzi odosielateľmi a príjemcami elektronických dokumentov.

Pri výmene elektronických dokumentov sa musia používať nástroje informačnej bezpečnosti v súlade s požiadavkami regulačných právnych aktov Ruskej federácie.

Elektronický dokument podlieha overeniu na potvrdenie jeho pravosti prostredníctvom overenia digitálneho podpisu. Autentizáciu elektronického dokumentu vykonáva príjemca elektronického dokumentu pomocou verifikačných nástrojov EDS, ktoré mu poskytne odosielateľ alebo distribútor verifikačných nástrojov EDS. Autenticita elektronického dokumentu sa považuje za potvrdený, ak sa v dôsledku vykonania postupov stanovených prostredníctvom overenia EDS príjemcom elektronického dokumentu zistí nemennosť všetkých jeho údajov. Elektronická správa dokumentovregulované predpisov :

štát;

medzisektorové;

priemysel;

miestne (podniky).

Právna úprava v oblasti obehu elektronických dokumentov odoslaná:

na realizáciu jednotného verejná politika v oblasti obehu elektronických dokumentov;

zaistenie bezpečnosti a ochrany informácií pri ich vytváraní, spracúvaní, uchovávaní, prenose a prijímaní;

zabezpečenie práv a oprávnených záujmov používateľov elektronických dokumentov;

právnu podporu technológie na vytváranie, spracovanie, ukladanie, prenos a príjem elektronických dokumentov. Práca s elektronickými dokumentmi odosielanými cez e-mail, držané podobne práca s papierovými dokumentmi. Preto sa elektronická správa dokumentov nazýva aj tzv automatizované podnikanie. Každému účastníkovi e-mailu je pridelená samostatná schránka, ktorej je pridelený užívateľský kód a prostredníctvom týchto schránok prebieha výmena elektronických správ.

Odosielateľ elektronického dokumentu vytvorí súbor správy, zadá jeho názov, dátum, čas odoslania a spustí odosielateľa e-mailu.

Elektronické dokumenty sa odosielajú adresátom v súlade s pokynmi na distribúciu.

Príjemca dostane dokument na obrazovke PC, ktorý je možné v prípade potreby preniesť na papier. Pomocou PC sa evidujú elektronické dokumenty.

Manažér po prijatí elektronického dokumentu o ňom vynesie uznesenie a dokument sa prostredníctvom vnútornej siete odošle do PC dodávateľovi (exekútorom).

Proces vyhotovenia elektronických dokumentov podobný vyhotovenie papierových dokumentov. Elektronická správa dokumentov neustále rastie, najmä v súvislosti s rozvojom internetového obchodu. Doba uchovávania elektronických dokumentov rovnaké, ako pri papierových (napríklad bankové oznámenia a požiadavky na prevod - 5 rokov). Ukladanie súborov na takéto obdobie môže viesť k ich strate, preto sa odporúča vytvárať špeciálne archívy elektronických dokumentov na CD.

o uchovávanie elektronických dokumentov v elektronickom archíve by mali byť poskytnuté:

ochrana elektronických dokumentov pred neoprávneným prístupom a skreslením;

možnosť poskytnúť zainteresovaným osobám prístup k uloženým elektronickým dokumentom spôsobom predpísaným regulačnými predpismi;

možnosť potvrdenia pravosti elektronických dokumentov počas celej doby ich uchovávania;

možnosť prezentácie uložených elektronických dokumentov vo forme kópie na papieri.

Rozvoj elektronickej správy dokumentov je v budúcnosti zameraný na maximálne využitie elektronických dokumentov, čo zahŕňa zmenu doterajších domácich tradícií kancelárskej práce a postupné upúšťanie od papierových nosičov informácií.