Inšpektor git na nedávnom seminári povedal, že pri výkone kontroly bude inšpektorát práce pokutovať nie za konkrétne porušenie, ako skutočnosť všeobecne, ale za každý dokument, v ktorom sa to nájde. Napríklad neregistrovaný dodatková dovolenka zamestnancov s škodlivé podmienky práce, čo znamená, že za každú zmluvu, v ktorej sa zistí toto porušenie, bude uložená pokuta. Je to pravda a v čom normatívne dokumenty je to napísané? Druhá otázka sa týka obdobia, za ktoré môžu byť pokutovaní. Bolo nám vysvetlené, že ak sa priestupok odstráni dva mesiace pred kontrolou, tak nemajú právo na pokutu. Je to pravda a aké dokumenty potvrdzujú túto normu? Tretia otázka sa týka pokračujúcich porušení. Chápeme, že ide o porušenie, ktoré nebolo odstránené. Napríklad vyrovnanie o prepustení ešte nebolo vyplatené. Ale bolo nám vysvetlené, že aj keď bolo vyrovnanie vyplatené, ale bolo urobené po lehote, tak takéto porušenie nemá premlčaciu dobu a bude sa za to trestať. Je to pravda? Štvrtá otázka o vojenskej registrácii. Má inšpektorát práce právo ho kontrolovať a trestať? A piata otázka o poradí skladovania pracovné knihy zamestnanca. Je potrebný ohňovzdorný trezor alebo stačí uzamykateľná železná schránka?

Odpoveď

Odpoveď na otázku 1: Na nedávnom seminári inšpektor GIT povedal, že pri kontrolách bude inšpektorát práce pokutovať nie za konkrétne porušenie, ako skutočnosť všeobecne, ale za každý dokument, v ktorom sa to nájde. Napríklad dodatočná dovolenka nie je predpísaná pre zamestnancov so škodlivými pracovnými podmienkami, čo znamená, že za každú zmluvu, v ktorej sa zistí toto porušenie, bude uložená pokuta. Je to naozaj tak a v akých regulačných dokumentoch je to uvedené?

Prípady, keď sa pokuty ukladajú samostatne za každú epizódu alebo každého zamestnanca, v súvislosti s ktorým sa zistí porušenie, sú špecificky uvedené v poznámke k osobitnému článku Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Napríklad čl. 18.15 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie „Nezákonné prilákanie pracovná činnosť v Ruská federácia cudzinec alebo osoba bez štátnej príslušnosti“: podľa poznámky č. 2 k tomuto článku v prípade nelegálneho zamestnávania dvoch alebo viacerých cudzincov a (alebo) osôb bez štátnej príslušnosti v Ruskej federácii vzniká administratívna zodpovednosť stanovená týmto článkom za porušenie o pravidlách prilákania zahraničných občanov a osôb bez štátnej príslušnosti na pracovnú činnosť v Ruskej federácii (vrátane zahraničných pracovníkov) vo vzťahu všetci cudzinec alebo osoba bez štátnej príslušnosti samostatne.

Odpoveď na 5. otázku: A piata otázka o poradí vedenia pracovných kníh zamestnanca. Je potrebný ohňovzdorný trezor, alebo stačí uzamykateľná železná schránka?

Nevyžaduje sa.

Podľa odseku 42 Pravidiel pre údržbu a uchovávanie pracovných zošitov, výrobu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16.4.2003 N 225, tlačivá pracovných zošitov a príloh v nich musia byť uložené ako dokumenty prísna zodpovednosť.

Ako vyplýva z bodu 6.2 Nariadenia o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schváleného Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 N 105, prísne ohlasovacie formuláre by sa mali uchovávať v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť.

Podrobnosti v materiáloch personálu systému:

1. Odpoveď: Aká je zodpovednosť za porušenie poriadku správania vojenská registrácia V organizácii

Ivan Šklovets

Za porušenie postupu vedenia vojenských záznamov sa poskytuje administratívna zodpovednosť (predpisy, schválené).

Zodpovednosť má vedúci alebo dôstojník zodpovedný za vedenie vojenských záznamov. Výška pokút je:

• za neoznámenie úradu vojenskej registrácie a prijatia o prijatí alebo prepustení občana podliehajúceho vojenskej registrácii od 300 do 1 000 rubľov. ();
• za nenariadenie na žiadosť vojenského registračného a zaraďovacieho úradu a úradov miestna vláda v nastav čas potrebné informácie pre občanov, ktorí sú povinní mať vojenskú registráciu, od 300 do 1 000 rubľov. ();
• za nepredloženie pred 1. novembrom (každoročne) vojenským zaraďovacím úradom zoznamy mužov, ktorí budúci rok dovŕšia 17 rokov, od 300 do 1000 rubľov. ();
• za neupovedomenie zamestnanca o zvolaní (predvolaní) vojenského registračného a zaraďovacieho úradu a neposkytnutie možnosti včas sa dostaviť na miesto určené vojenským registračným a zaraďovacím úradom, od 500 do 1 000 rubľov. ().

Vojenskí komisári (). *

Všetky porušenia v oblasti vojenskej registrácie, za ktoré bola stanovená administratívna zodpovednosť, sa nevzťahujú na prebiehajúce. Lehota na vyvodenie zodpovednosti za ne nepresiahne dva mesiace od dátumu poverenia ().

2. Odpoveď: Ako organizácie ukladajú pracovné knihy

Ivan Šklovets, Zástupca vedúceho Federálna služba pre prácu a zamestnanie

Uchovávajte pracovné knihy v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou a čo je najlepšie, v ohňovzdornom trezore. Ak to nie je možné, tak v skrini, ktorá je uzamknutá kľúčom. Vydajte formuláre osobe zodpovednej za vedenie pracovných kníh na jej žiadosť, vyhotovené v akejkoľvek forme.

Zamestnanec zodpovedný za vedenie zošitov musí na konci každého mesiaca predložiť účtovnému oddeleniu správu o dostupnosti formulárov ao sumách prijatých za vyplnené zošity a prílohy s priloženým príjmovým dokladom. Správa o dostupnosti tlačív ao sumách prijatých za vydané zošity a prílohy sa zostavuje v akejkoľvek forme.

3. Adresár: Správna zodpovednosť za porušenie pracovnej a migračnej legislatívy

Oblasť porušení:

Prečítajte si viac o miestne predpisy LLC týmto odkazom.

Pracovná kniha odráža celú pracovnú biografiu človeka. Zapisovanie do neho, ako aj jeho ukladanie a vydávanie zamestnancovi po prepustení je prísne regulované právnymi predpismi Ruskej federácie v roku 2016 a je potrebné dodržiavať tieto pravidlá na vedenie pracovných kníh.

Legislatívna úprava problematiky pracovných zošitov

Začínajúci personalista alebo účtovník, ktorý sa prvýkrát stretol s pracovnými knihami zamestnancov, určite potrebuje vedieť, aké právne predpisy upravujú ich nakladanie.

Pracovný zošit je formulár formulára ustanoveného pravidlami s príslušnými stupňami ochrany s uvedením série a počtu 20 nátierok, ktorých strany sú očíslované a majú časti, do ktorých sa zapisujú záznamy príslušného typu (informácie o zamestnancovi (tzv. titulná strana), informácie o práci, informácie o oceneniach).

Ak sa skončili časti „Informácie o práci“ alebo „Informácie o oceneniach“, v zošite sa vytvorí vložka. Na jeho formu, formu a údržbu sa vzťahujú požiadavky podobné požiadavkám na samotný zošit.

Zamestnávateľ je povinný mať neustále zásobovanie potrebným počtom tlačív pracovných zošitov a príloh v nich (bod 44 Pravidiel).

Formuláre pracovných zošitov a príloh musí zamestnávateľ nakupovať centrálne od oficiálnych distribútorov poverených spoločnosťou GOZNAK (ich zoznam je zverejnený na webovej stránke GOZNAK).

Podobné tlačivá možno nájsť v papiernictvách a kioskoch s predajom tlačovín pre verejnosť, takýto predaj však nie je legálny. Keďže neexistujú žiadne záruky ich pravosti a súladu s požiadavkami právnych predpisov, zamestnávateľ nemá právo požadovať od novoprijatého zamestnanca, aby mal tlačivo zakúpené v kiosku po ruke. Navyše je nezákonné prijať ho od zamestnanca na ďalšie plnenie a neodporúčame to robiť, aby sa predišlo ďalším problémom.

Pravosť formulára zošita je možné skontrolovať porovnaním zhody série a čísla s rokom vydania, ako aj s formulárom stanoveným tým istým nariadením vlády, ktorým boli schválené pravidlá.

Pracovná kniha - prísny formulár na podávanie správ

Obidva pracovné knihy dostali od zamestnancov a ich prázdne formuláre a vložky podliehajú prísnemu účtovaniu, keď sú uložené u zamestnávateľa (toto je uvedené v šiestej časti pravidiel).

Na tieto účely sa musia viesť účtovné denníky podľa stanovených formulárov:

• kniha príjmov a výdavkov pre účtovné tlačivá pracovnej knihy a príloha v nej;
• kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich.

Obe tieto knihy musia byť nevyhnutne zašnurované a očíslované, potvrdené podpisom vedúceho organizácie a zapečatené vosková pečať(zapečatené) - je to uvedené v odseku 41 Pravidiel.

Knihu príjmov a výdavkov na účtovanie formulárov vedie účtovné oddelenie organizácie a odzrkadľuje všetky operácie pre prijímacie a výdavkové formuláre pracovnej knihy (vložte do nej) s uvedením série a čísla formulára.

Knihu účtovníctva pohybu pracovných kníh vedú personalisti. Eviduje informácie o prevzatí a vydaní pri prepustení všetkých pracovných kníh zamestnancov a príloh v nich, a to tak prevzatých od zamestnancov pri prijatí do práce, ako aj opätovne vydaných zamestnancom. Zároveň musí byť ich séria a číslo uvedené v účtovnej knihe a musí byť pripojený podpis zamestnanca, aby dostal pracovnú knihu do svojich rúk pri prepustení.

Úradník organizácie zodpovedný za pracovné knihy

Zákon priamo ukladá zamestnávateľovi riadne organizovať prácu s pracovnými knihami.

Prísne účtovanie týchto dokladov v organizácii vyžaduje prítomnosť špeciálne oprávneného úradník- osoba zodpovedná za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh.

Takáto osoba je ustanovená príkazom alebo príkazom zamestnávateľa. Zvyčajne je táto zodpovednosť pridelená konkrétnemu zamestnancovi. personálna služba alebo účtovník priamo zapojený do pracovných kníh.

Príkaz sa vydáva v ľubovoľnej forme, jeho znenie môže vyzerať napríklad takto: "Ustanoviť inšpektorku personálneho oddelenia Annu Nikolaevnu Petrovú za osobu zodpovednú za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh." Nalepené je číslo objednávky, dátum, ale aj celé meno, funkcia a samozrejme podpis hlavy.

Postup pri vedení pracovných kníh

Postup pri vykonávaní zápisov do pracovných kníh zamestnancov je veľmi dôležitý, preto sa musia vykonávať prísne podľa stanovených pravidiel.

Vyššie uvedený Pokyn obsahujúci normy pre vedenie zošitov je venovaný postupu pri vedení zošitov.

Pokyny upravujú všetky možné fázy vyplnenia tohto dokumentu, počnúc tým, ako správne zadať informácie o zamestnancovi (na titulnej strane), záznamy o práci a prestupoch, ocenenia a stimuly, prepustenie, zrušenie platnosti záznamu a končiac problémy s vydaním duplikátu.

Treba podotknúť, že od zverejnenia Pokynu v ňom neboli vykonané žiadne zásadné zmeny. Preto sa Pokyn na vedenie zošitov v rokoch 2015 – 2016 v porovnaní s predchádzajúcimi obdobiami v ničom nelíši.

Ako viesť pracovný zošit

Keďže formulár zošita je dokladom prísnej zodpovednosti a vyplnený zošit obsahuje aj osobné údaje zamestnanca, zákon ukladá zamestnávateľovi povinnosť ich správne uchovávať.

O účtovaní pracovných kníh v špeciálnych knihách sme hovorili vyššie, teraz sa bavme v skutočnosti o ich ukladaní.

Ani Zákonník práce Ruskej federácie, ani pravidlá, ani pokyny neobsahujú pravidlá o tom, kde by sa mali uchovávať pracovné knihy. To jest osobitné pravidlá sklad pre pracovné knihy nie je zriadený.

Preto je potrebné odkázať na normy o obehu dokladov (aktuálny „TEXT o dokladoch a obehu dokladov v účtovníctve“, schválený Ministerstvom financií ZSSR 29. júla 1983 N 105).

Stanovuje, že formy prísnej zodpovednosti by sa mali skladovať v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby sa zabezpečila ich bezpečnosť (odsek 6.2). O tom, či by mal byť takýto trezor ohňovzdorný a či by mali byť na oknách miestnosti inštalované mriežky, sa mlčí.

Skladovanie pracovných zošitov by sa teda malo vykonávať spôsobom, ktorý zaisťuje ich bezpečnosť a zabraňuje neoprávneným osobám v prístupe k nim.

Čas použiteľnosti pracovných kníh

Zamestnávateľ o všetkých vedie evidenciu pracovného pomeru zamestnancov na plný úväzok okrem spolupracovníkov.

Vydávajú sa len pri prepustení zamestnanca (skončení pracovného pomeru s ním z akéhokoľvek dôvodu), prípadne na určitý čas na predloženie orgánom sociálneho poistenia (zabezpečenia) v súlade s čl. 62 Zákonníka práce Ruskej federácie na písomnú žiadosť zamestnanca.

Môžu nastať situácie, keď pracovné knihy zosnulých zamestnancov zostanú u zamestnávateľa.

Podľa paragrafu 37 Pravidiel v prípade úmrtia zamestnanca pracovná kniha (so záznamom o skončení pracovnej zmluvy podľa ods. 6 časti 1 § 83 Zákonníka práce). Ruská federácia) sa vydáva do rúk jedného z jeho príbuzných proti prijatiu v účtovnej knihe o pohybe pracovných kníh alebo sa posiela poštou na písomnú žiadosť jedného z príbuzných.

To znamená, že zamestnávateľ by mal informovať príbuzných takéhoto zamestnanca o potrebe dostať jeho pracovnú knihu alebo súhlasiť s jej odoslaním poštou.

Ak z nejakého dôvodu pracovná kniha zosnulého zamestnanca zostala u zamestnávateľa, musí sa natrvalo uchovávať v organizácii, kým si ju nebudú môcť vyžiadať príbuzní.

Trvanlivosť pracovných zošitov, ktoré neboli žiadané, je 75 rokov (odsek 664 Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených pri činnosti vládne agentúry, miestne orgány a organizácie s uvedením podmienok skladovania, schválené. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 N 558).

Pravidlá uchovávania pracovných kníh sú v Ruskej federácii určené a stanovené vládnymi právnymi aktmi. Legislatíva pracovnoprávnych vzťahov obsahuje množstvo článkov vysvetľujúcich normy a nuansy uchovávania dokumentácie občanov pracujúcich v podniku.

Evidencia tlačív a letákov zamestnaných zamestnancov podniku prebieha súbežne v dvoch registroch:

1. účtovanie príjmov a výdavkov tlačív a doplnkových letákov;
2. účtovanie pohybu účtovných kníh.

Postup vypĺňania účtovných denníkov schvaľuje Ministerstvo sociálneho rozvoja a práce Ruskej federácie.

V knihe č. 1 sú zaznamenané informácie týkajúce sa všetkých úkonov pre príjem a výdaj tlačív a príloh zamestnaneckej dokumentácie. Uveďte sériové číslo každého objektu operácie.

Kniha č. 2 zobrazuje informácie o dokladoch každého zamestnanca pracujúceho v podniku viac ako 5 dní. Čísla a série formulárov a sú uvedené.

Za vedenie účtovnej evidencie zodpovedá personálne oddelenie. Je ich zodpovednosťou evidovať a uchovávať pracovné knihy v podniku.

V prípade prerušenia vzťahov s podnikom dostane zamestnanec svoj dokument. Skutočnosť vystavenia a prijatia dokladu potvrdí zamestnanec svojim podpisom na osobnej karte a v knihe č.2.

Obe knihy podliehajú povinnému číslovaniu a šnurovaniu. Hlava knihy jázd podpisom certifikuje, zapečatí alebo zapečatí voskovou pečaťou. Knihy a sprievodné formuláre sú prísne účtovateľné dokumenty, v uvedenom poradí, kde a ako ich uchovávať, určujú stanovené normy.

Podmienky uchovávania záznamov o pracovných skúsenostiach

Zamestnanec, ktorý je zodpovedný za vyplnenie a vedenie dokumentácie pri uzatváraní pracovného pomeru, môže dostať tlačivo na základe predchádzajúcej žiadosti. Zamestnanec personálneho oddelenia tiež mesačne poskytuje účtovnému oddeleniu podniku súhrnné informácie o počte pracovných kníh. Ak došlo k úmyselnej alebo neúmyselnej škode, musia sa odstrániť po vypracovaní osobitného zákona.

Čas použiteľnosti pracovných zošitov a ich kópií je uvedený v Pravidlách. Doklady nevyzdvihnuté občanmi v prípade prerušenia pracovných vzťahov sú na personálnom oddelení chránené dva roky. Po uplynutí tejto doby sa dokumentácia presunie do archívu organizácie na uloženie na ďalších 50 rokov. V budúcnosti budú formuláre zničené v súlade so záväznými pravidlami a predpismi.

Na personálnom oddelení podnikov musia starostlivo sledovať pravidelné poskytovanie povinného objemu kníh a súvisiacich tlačív súvisiacich so zamestnávaním zamestnancov.

Skladovanie pracovných kníh v podniku - zodpovednosť

Povinnosti presného a správneho plnenia a dodržiavania noriem pre evidenciu, vypĺňanie, uchovávanie, vystavovanie účtovnej dokumentácie výrobné činnosti zamestnancov leží u zamestnávateľa alebo poverenej osoby (príslušným príkazom prednostu).

Za porušenie legislatívnych noriem vzniká administratívna zodpovednosť.

Zodpovedný pracovník vypracuje na mesačnej báze pre vedúceho zamestnanca výkaz v ľubovoľnej forme, ktorý zobrazuje informácie o počte a pohybe pracovných kníh. V malých organizáciách môže ako oprávnená osoba pôsobiť každý zamestnanec, ktorý bude poverený zodpovedným príkazom vedúceho.

Každý úkon vykonaný s pracovnými knihami musí byť sprevádzaný aktmi podpísanými oboma stranami pracovnej zmluvy.

Dnes je hlavným dokumentom o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach zamestnanca pracovná kniha. Podľa potreby pracovné právo Zamestnávateľ má povinnosť HR administrácia, zabezpečiť uchovávanie a účtovanie pracovných kníh pre každého zamestnanca s výnimkou zamestnancov zamestnaných na kratší pracovný čas. Tiež prázdne formuláre pracovných kníh a príloh podliehajú účtovaniu a skladovaniu.

Od okamihu uzavretia pracovnej zmluvy až do ukončenia pracovných vzťahov so zamestnancom musí byť pracovná kniha, ako aj prílohy v nej uložené v organizácii. Za organizáciu prác pri vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní pracovných kníh a príloh v nich zodpovedá podľa paragrafu 45 Pravidiel zamestnávateľ. Zodpovednosť za vedenie, uchovávanie, účtovníctvo a vydávanie pracovných kníh nesie osobitne oprávnená osoba určená príkazom (pokynom) zamestnávateľa.

S cieľom účtovať pracovné knihy, ako aj formuláre pracovných kníh a prílohu v nich zamestnávatelia vykonávajú:

• kniha príjmov a výdavkov pre účtovné tlačivá pracovnej knihy a príloha v nej;
• kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich.

Kľúčové body pre ukladanie pracovných kníh

Pracovné knihy môžu v súlade s príkazom zamestnávateľa viesť účtovníci, sekretárky, manažéri alebo samotný vedúci organizácie, ak tieto osoby prijímajú a prepúšťajú pracovníkov. Ak vedúci vedie pracovné knihy sám, vydáva tento príkaz vo vzťahu k sebe.

Formuláre zošita a jeho príloha sú klasifikované ako prísne ohlasovacie formuláre a musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť (článok 42 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, odsek 6.2 Predpisov o dokumentoch a pracovný postup v účtovníctve schválený Ministerstvom financií ZSSR zo dňa 29. júla 1983 N 105).

Zamestnávateľ je povinný mať vždy potrebný počet tlačív zošita a v ňom prílohu (bod 44 Pravidiel vedenia a uchovávania zošitov).

Výroba formulárov pracovných zošitov a ich príloh, ako aj ich poskytovanie zamestnávateľom sa vykonáva spôsobom schváleným vyhláškou Ministerstva financií Ruska z 22. decembra 2003 N 117n „O pracovných knihách“.

Vzhľadom na to, že tlačivá zošita a vložka v ňom musia mať primeraný stupeň ochrany, je vyhotovením tlačív zošita a vložky do zošita poverené Združenie. štátne podniky a organizácie na výrobu štátnych značiek - Združenie "Goznak" Ministerstva financií Ruska. Poskytovanie formulárov pracovného zošita a prílohy v zošite zamestnávateľom môžu vykonávať distribútori - právnických osôb a individuálnych podnikateľov, ktorí spĺňajú požiadavky stanovené združením Goznak.

Pri vydaní pracovného zošita alebo prílohy zamestnancovi mu zamestnávateľ v súlade s bodom 47 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov účtuje odmenu. V prípade hromadnej straty zošitov zamestnancov podniku v dôsledku mimoriadnych okolností, ako aj v prípade nesprávneho počiatočného vyplnenia zošita (vložiť do neho) alebo v prípade poškodenia bez zavinenia zamestnanca, náklady formulárov hradí zamestnávateľ.

Na získanie takýchto formulárov musí osoba zodpovedná za vedenie pracovných kníh zaslať príslušnú žiadosť účtovnému oddeleniu organizácie (článok 42 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh).
Podľa tejto normy je zodpovedná osoba povinná na konci každého mesiaca nahlásiť účtovnému oddeleniu:

• o dostupnosti formulárov pracovného zošita a prílohy v ňom;
• o sumách prijatých za vydané pracovné knihy a prílohy v nich.

Vydávanie pracovných zošitov zamestnancom

Ku dňu skončenia pracovnej zmluvy (čl. 84 ods. Zákonníka práce) je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi pracovnú knihu a vykonať s ním zúčtovanie. Po prevzatí pracovnej knihy v súvislosti s výpoveďou sa zamestnanec zapíše do osobnej karty a do knihy účtovníctva za pohyb pracovných kníh a vložiek do nich.
V prípade, že ku dňu skončenia pracovného pomeru nie je možné zamestnancovi vydať pracovný zošit z dôvodu jeho neprítomnosti alebo odmietnutia jeho prevzatia, je zamestnávateľ pri vedení personálnej evidencie povinný zaslať oznámenie zamestnancovi o potrebe dostaviť sa pre pracovný zošit alebo súhlasiť s jeho zaslaním poštou. Dňom odoslania uvedeného oznámenia sa zamestnávateľ zbavuje zodpovednosti za omeškanie s vydaním pracovného zošita. Skutočnosť odoslania oznámenia musí byť zdokumentovaná. Do momentu odoslania zošit vedie zamestnávateľ.

Na písomnú žiadosť zamestnanca, ktorý nedostal pracovný zošit po prepustení, je zamestnávateľ povinný vydať ho najneskôr do troch pracovných dní odo dňa podania žiadosti zamestnanca.

Zamestnávateľ je povinný viesť pracovnú knihu aj v prípade úmrtia zamestnanca. Vydáva sa proti podpisu do rúk jedného z príbuzných alebo sa zasiela poštou na písomnú žiadosť niektorého z príbuzných (článok 37 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov).

Pracovná kniha podlieha uloženiu u zamestnávateľa až do vyzvania, ak ju neprevzal zamestnanec alebo v prípade úmrtia zamestnanca jeho príbuzní (článok 43 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov).
Nevyzdvihnuté pracovné knihy sa v organizácii uchovávajú 75 rokov (článok 664 Zoznamu typických archívnych dokumentov správy).

Po zvážení problému sme dospeli k tomuto záveru:
Legislatíva neustanovuje požiadavky na uloženie pracovných kníh zamestnancov v ohňovzdornom uzavretom trezore alebo kovovej uzamykateľnej skrini, ako aj požiadavky na prítomnosť mreží na oknách a kovových dverí v miestnosti, kde sú pracovné knihy umiestnené.

Zdôvodnenie záveru:
Formulár, postup na vedenie a uchovávanie zošitov, ako aj postup na vytváranie tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom stanovuje oprávnená vláda Ruskej federácie. federálny orgán výkonná moc(článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie).
Nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 boli schválené Pravidlá vedenia a uchovávania zošitov, prípravy tlačív zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom (ďalej len Pravidlá).
Paragraf 43 Pravidiel stanovuje, že pracovné knihy a duplikáty pracovných kníh, ktoré zamestnanci nedostanú pri prepustení alebo v prípade úmrtia zamestnanca jeho najbližšou rodinou, sa uchovávajú až do vyzvania zamestnávateľa (v organizácii resp. individuálny, ktorý je individuálny podnikateľ) v súlade s požiadavkami na ich uchovávanie, ustanovené zákonom Ruská federácia o archivácii.
Ako vidíte, v tejto norme hovoríme o pracovných knihách a duplikátoch pracovných kníh už prepustených pracovníkov.
Analýza noriem pravidiel ukazuje, že postup ukladania pracovných kníh zamestnancov, s ktorými Pracovné vzťahy zamestnávateľ pokračuje, nie je osobitne upravená.
Podľa odseku 42 pravidiel sú formuláre pracovného zošita a príloha v ňom uložené v organizácii ako dokumenty s prísnou zodpovednosťou a vydávajú sa osobe zodpovednej za vedenie zošitov na jej žiadosť.
Formuláre prísneho hlásenia musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby sa zabezpečila ich bezpečnosť (odsek 6.2 nariadenia o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schváleného Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 N 105).
Je však zrejmé, že forma pracovného zošita nadobúda právnu silu dokumentu obsahujúceho údaje o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach zamestnanca, ak takéto tlačivo zamestnávateľ vyplní údajmi vo vzťahu ku konkrétnemu zamestnancovi. . Vyplnený pracovný zošit nie je striktným výkazovým dokumentom, preto podľa nášho názoru nie sú normy bodu 6.2 Predpisov o dokladoch a pracovných postupoch v účtovníctve pre zamestnávateľa povinné pri uchovávaní pracovných zošitov zamestnancov.
Zamestnávateľ je zároveň v súlade s bodom 45 Pravidiel zodpovedný za organizáciu práce na ukladaní pracovných zošitov a príloh v nich. Veríme, že s cieľom predísť strate a poškodeniu pracovných kníh zamestnancov má zamestnávateľ právo samostatne vypracovať súbor opatrení na zaistenie bezpečnosti týchto dokumentov. Organizácia má teda podľa vlastného uváženia právo používať trezory, kovové skrine alebo špeciálne vybavené miestnosti na ukladanie pracovných kníh zamestnancov.

Pripravená odpoveď:
Právne poradenstvo Expert GARANT
Anošová Júlia

Kontrola kvality odozvy:
Recenzent Právneho poradenstva GARANT
Komárová Viktória

Materiál bol vypracovaný na základe individuálnej písomnej konzultácie poskytnutej v rámci služby Právne poradenstvo.