Ak chcete zistiť, aké profesie existujú a koľko dostávajú zamestnanci v nich zamestnaní, musíte sa pozrieť na tabuľku zamestnancov. Tento dokument je jedným z hlavných v podniku, stanovuje nielen mzdu, ale aj počet zamestnancov potrebných na činnosť. Vzhľadom na dôležitosť dokumentu zostavujeme personálnu tabuľku na rok 2019 v súlade so všetkými pravidlami.

personálne obsadenie podľa formulára T-3 ide o miestny regulačný akt, ktorý stanovuje jeho organizačnú štruktúru v podniku.

Rovnako ako zoznam profesií, ktoré vo firme existujú, s uvedením počtu ľudí potrebných na danú činnosť. V skutočnosti dokument pozostáva výlučne z tabuľky, v ktorej sú údaje zoskupené podľa oddelení.

Mzda je v nej premietnutá za kalendárny mesiac s dekódovaním jeho jednotlivých častí. Na základe týchto ukazovateľov sa stanovujú náklady spoločnosti na prilákanie pracovnej sily, zostavujú sa rôzne plány a prijímajú sa najdôležitejšie rozhodnutia v oblasti riadenia spoločnosti.

Pracovná tabuľka sa riadi pri zadávaní údajov do zamestnancov - táto dohoda musí obsahovať názov profesie zamestnanca, zodpovedajúci prísne schválenej personálnej tabuľke, ako aj určitú mzdu.

Na základe tohto dokumentu personálny špecialista môže určiť dostupnosť voľných pracovných miest. Na to potrebujú porovnať informácie z personálnej tabuľky so skutočným počtom prijatých zamestnancov. Ak je to v podniku potrebné, personálny inšpektor predloží žiadosť úradu práce.

Pozor! Legislatíva nestanovuje tento lokálny zákon ako súčasť povinných noriem, ktoré by mali byť v každej spoločnosti. Ak sa však podnik rozhodne vykonať postupy stanovené štátom (napríklad prepustenie z dôvodu zníženia počtu zamestnancov), musí existovať personálna tabuľka.

Okrem toho iné miestne akty spoločnosti môžu ustanoviť povinnú prítomnosť spoločnosti v spoločnosti. Týka sa to predovšetkým nich. Potrebu existencie pracovného stola v podniku je možné určiť aj prepojením v pracovnej zmluve so zamestnancom.

Zároveň by si každý manažér mal pamätať, že jeho spoločnosť môže niesť zodpovednosť nie za chýbajúci pracovný stôl, ale za jeho nesprávne vykonanie.

LLC a IP - kto by mal tvoriť personál?

Zákonník práce Ruskej federácie z hľadiska regulácie povinné podmienky zakladá potrebu dodržiavania profesie uvedenej v zmluve a jemu zodpovedajúcej mzdy údajmi personálnej tabuľky hospodárskeho subjektu.

Z toho môžeme usúdiť, že personálne obsadenie musí byť vo firme alebo podnikateľovi, ak má uzatvorené pracovné zmluvy.

Ak teda individuálny podnikateľ pracuje samostatne bez zapojenia najatých zamestnancov, nemal by zostavovať personálnu tabuľku. Zapojenie výkonných umelcov na základe občianskych zmlúv si tiež nebude vyžadovať vykonanie tohto miestneho aktu.

LLC a iné formy organizácie právnická osoba ktorí majú aspoň dohodu s riaditeľom podniku by už mali vypracovať a využívať personálnu tabuľku.

Vytvorením personálnej tabuľky v podnikoch sú poverení najmä odborníci z personálnej firmy, ktorí vykonávajú množstvo opatrení na stanovenie mzdových nákladov pre každú profesiu uvedenú v tomto zákone. Na základe zistených skutočností sa určí potrebný počet zamestnancov, aby podnik mohol vykonávať svoju činnosť.

Ak je počet zamestnancov v podniku nevýznamný, môže byť touto povinnosťou poverený účtovník, ekonóm, právnik alebo samotný manažér.

Požiadavky na dokumenty

Zákon žiadne nevyžaduje osobitné pravidlá vo vzťahu k personálnej tabuľke, okrem toho, že pozícia alebo profesia v nej uvedená musí zodpovedať pozíciám a profesiám, ktoré zamestnávateľ zapisuje do pracovných zmlúv vypracovaných s každým zamestnancom.

• Odporúča sa dodržiavať personálny formulár, ktorý stanovuje Rosstat (formulár T-3).
• Miestny zákon by mal schváliť na príkaz prednostu.
• Je povolené zostaviť personálnu tabuľku na viacerých listoch, pričom nie je potrebné ich šnurovať a pečatiť podpisom a pečaťou. Obliečky jednoducho pripevníte sponkou.
• V niektorých situáciách musia profesie uvedené v zozname zamestnancov nevyhnutne zodpovedať adresárom profesií a pozícií a okrem mena sa v dokumentoch musia prejaviť aj ich kódy (Napríklad prítomnosť profesií s nebezpečnými, resp. škodlivé faktory).
• Prítomnosť pečate spoločnosti na zozname zamestnancov nie je povinná.
• Pri zmene pracovného stola, ak sú nevýznamné, môžete jednoducho vydať príkaz na tieto úpravy a samotné obsadenie ponechať tak, ako bolo.

Ďalej sa pripojí číslo aktuálneho personálu. Musí byť pridelený na základe počtu dokumentov, ktoré boli predtým použité v tomto roku. Vedľa je dátum, kedy bol tento harmonogram zostavený.

Ďalej je uvedený dátum, kedy dokument nadobúda platnosť. Môže byť podobný ako dátum zostavenia alebo môže prísť neskôr. Je však neprijateľné, aby deň začatia konania bol skorší ako deň vystavenia dokladu.

Napravo od tohto poľa sú stĺpce, ktoré zaznamenávajú informácie o objednávke, ktorá dokument schválila (jeho číslo a dátum), ako aj celkový počet jednotiek personálu v ňom.

Samotný dokument vyzerá ako veľký stôl.

počítať tabuľky "Konštrukčná jednotka" musí obsahovať názov odboru, podľa rozvit Organizačná štruktúra. V prípade, že je spolu s písomným označením odboru zadané aj digitálne označenie, je potrebné ho uviesť v nasledujúcom stĺpci.

Kód sa spravidla skladá z číslic alebo prvých písmen názvu oddelenia. Ak má však spoločnosť viacero pobočiek alebo samostatných divízií, potom je možné do kódu oddelenia zahrnúť aj kód mesta, kód regiónu atď.

AT stĺpec "pozícia" je potrebné zapísať názov pozícií, ktoré sú v spoločnosti prítomné. Je veľmi dôležité usporiadať štruktúru dokumentu tak, aby po uvedení názvu jednotky v predchádzajúcom stĺpci boli pozície v ňom zahrnuté v stĺpci.

Pri zadávaní názvov pozícií sa odporúča riadiť sa referenčnou knihou OKPDTR. Ale pre obchodné spoločnosti toto pravidlo nie je povinné. V rovnakom čase rozpočtové inštitúcie sú povinní zadávať pozície do personálnej tabuľky iba z tohto adresára a navyše uviesť hodnosť alebo triedu zamestnanca.

Dôležité! Obchodná spoločnosť je povinná označiť kategóriu a triedu tých pozícií, ktoré sú škodlivé alebo nebezpečné. Táto skutočnosť je dôležitá pri stanovení zvýhodnenej dĺžky služby a času odchodu do predčasného dôchodku.

AT stĺpec "Počet jednotiek personálu" zadáva sa počet zamestnancov, ktorí majú byť prijatí na túto pozíciu. Ak počíta aj s prijímaním brigádnikov, tak ich počet je zapísaný v zlomkovom vyjadrení zodpovedajúcom výške platenej sadzby - napríklad 0,5.

AT stĺpec "Plat" eviduje sa mzda, ktorú zamestnanec bude poberať pri práci na tejto pozícii. Je potrebné mať na pamäti, že v pracovnej zmluve so zamestnancom je zaznamenaná presne rovnaká mzda.

Mali by ste tiež zvážiť:

• Ak sa v podniku alebo v súvislosti s touto pozíciou prijme kusová forma platby, potom sa v tomto stĺpci zaznamená suma príjmu získaná vynásobením tarifnej sadzby objemom produktov vytvorených za mesiac.
• Ak je pre túto pozíciu zadaná hodinová mzda, tak v tomto stĺpci môžete evidovať výšku mzdy za jednu hodinu. Potom musíte v tom istom riadku, ale v stĺpci „Poznámka“ uviesť - „Hodinové mzdy“, ako aj odkaz na administratívny dokument, ktorý túto funkciu stanovil.

Nasleduje niekoľko stĺpcov, zjednotených jedným podnadpisom „Príplatky“. Tu musíte zaznamenať informácie o rôznych motivačných platbách, ak nejaké existujú a sú ustanovené platovými predpismi, predpismi o bonusoch alebo inými internými aktmi. Výška poistného môže byť písaná nielen ako pevná suma, ale aj ako percento, koeficient a pod.

V stĺpci „Celkom“ je zaznamenaný celkový mzdový fond pre túto pozíciu. Vypočíta sa ako násobok platu počtom zamestnancov.

AT stĺpec "Poznámka" sú potrebné rôzne vysvetľujúce poznámky. Napríklad, ak je v čase registrácie nového pracovného stola voľné miesto na ľubovoľnej pozícii, potom sa táto skutočnosť musí prejaviť v tomto stĺpci.

Zostavenie dokladu je ukončené spočítaním a uvedením celkového počtu zamestnaneckých jednotiek a celkového mzdového fondu.

Potom musí úplne vypracovaný dokument podpísať hlavný účtovník a personalista zodpovedný za jeho vyhotovenie.

Postup pri schvaľovaní personálnej tabuľky

Krok 1. Navrhnite dokument

V prvom rade je potrebné identifikovať všetky potreby organizácie v štábnych útvaroch na vypracovanie formy personálneho obsadenia navrhovanej na posúdenie.

Ak je v spoločnosti akceptované, že číslovanie všetkých významných dokumentov začína každý rok od začiatku, potom môžete podľa rovnakého princípu očíslovať tabuľku zamestnancov. Navyše to bude najvhodnejšie, ak budú zmeny v personálnej tabuľke každý rok masívne - to vám v budúcnosti ušetrí veľké množstvo dokumentov.

Pozor! Ak vstúpi do platnosti nová tabuľka zamestnancov, potom je vhodné zahrnúť doložku o zrušení starej, ktorá sa riadila personálna služba do tej doby.

Krok 3. Oboznámte zamestnancov spoločnosti s prijatým dokumentom

Všetci zamestnanci prijatí do spoločnosti musia byť oboznámení s miestnymi platnými predpismi, ktoré ovplyvňujú pracovnú činnosť. Tento dokument nemá priamy vplyv na pracovnú činnosť a podľa Rostruda nie je potrebné s ním zamestnancov oboznamovať.

Pozor! Ak v pracovnej zmluve resp kolektívna zmluva mzda zamestnancov je stanovená na základe personálnej tabuľky schválenej spoločnosťou, potom s ňou musia byť oboznámení všetci zamestnanci. Na to sa môžete prihlásiť.

Postup pri vykonávaní zmien v tabuľke zamestnancov

Tento dokument musí zostať vždy aktuálny. Keďže personál sa pravidelne vyžaduje počas inšpekcií vládne orgány, je potrebné včas vykonať v ňom vzniknuté zmeny.

Postup vykonávania zmien v tabuľke zamestnancov bude priamo závisieť od toho, koľko zmien sa musí odraziť v dokumente:

• Ak oni veľký počet, potom je jednoduchšie úplne zrušiť starú personálnu tabuľku a uviesť do platnosti nový dokument, ktorý zohľadňuje všetky potrebné zmeny.
• Ak je počet zmien, ktoré je potrebné vykonať v personálnom obsadení, malý, potom je najlepšie, aby zodpovedný pracovník vypracoval príkaz na vykonanie zmien v personálnom poriadku.

Zvyčajne je možné rozlíšiť nasledujúce situácie, v ktorých je potrebné vykonať zmeny v dokumente:

• Vytvorenie nových oddelení alebo pododdielov;
• Organizácia nových pozícií;
• Zmena názvu existujúcich pozícií;
• Zmeny v platoch alebo sadzbách zamestnancov;
• Zrušenie oddelenia, oddelenia, štábneho útvaru.

Ak zmena personálneho obsadenia znamená zmenu pracovných podmienok zamestnanca (zmena platu, pozície a pod.), je nevyhnutné vopred získať od neho písomný súhlas. A po nadobudnutí účinnosti nového dokumentu sa so zamestnancom uzavrie dodatočná dohoda k zmluve, ktorá zohľadňuje všetky vykonané zmeny.

S novým príkazom je potrebné zoznámiť všetkých tých zamestnancov, ktorí sa budú registráciou naďalej zaoberať požadované dokumenty. Do zoznamu oboznamovania môžete pridať aj tých zamestnancov, ktorých sa vykonané zmeny priamo dotknú.

Ak príkaz zavádza nové pozície, musíte uviesť ich názov, ako aj počet personálnych jednotiek, ktoré sa organizujú. Tento dokument je akceptovaný okamžite, ak neovplyvní záujmy niektorého z už prijatých zamestnancov.

Pozor! V prípade znižovania počtu jednotiek je potrebné vo vyhotovenom dokumente zaznamenať meno, počet odobraných jednotiek zamestnancov a dátum účinnosti príkazu. Zároveň je potrebné pripomenúť, že proces znižovania je dlhý proces, na ktorý je potrebné včas upozorniť tak samotných zamestnancov, ako aj príslušné orgány.

Výpovedná lehota môže byť 2-3 mesiace v závislosti od počtu prepustených osôb. Zákon tiež definuje typy zamestnancov, ktorých nemožno prepustiť.

Periodicita prípravy dokumentov a obdobia uchovávania

Obsadzovacia tabuľka sa zvyčajne zostavuje na obdobie jedného roka a platí počas celého obdobia. Ak je však organizácia malá a pohyb zamestnancov v nej je veľmi zriedkavý, môžete tento dokument prijať na niekoľko rokov vopred.

Po vykonaní zmien na personálnom stole stráca predchádzajúci dokument platnosť a stráca svoju právnu silu. Musí sa však uchovávať v podniku ešte dlhšie obdobie, preto kontroly ako zvyčajne ovplyvňujú niekoľko predchádzajúcich období. A to je zvyčajne až 2-3 roky.

Pozor! Platí pravidlo, že neplatné personálne obsadenie je potrebné archivovať ešte minimálne 3 roky odo dňa ukončenia akcie. Rovnaké pravidlo platí pre dokumenty, pomocou ktorých boli vykonané zmeny v personálnej tabuľke.

Zvážte, či je v organizácii potrebný pracovný stôl a ako ho rozvinúť; aký je postup pri schvaľovaní vlastnej podoby dokumentu. Poďme študovať ťažké otázky, napríklad postup pri schvaľovaní personálnej tabuľky, ak má spoločnosť oddelené divízie alebo len jeden zamestnanec.

Personálne obsadenie: byť či nebyť

Na začiatok si ujasnime, či je tabuľka zamestnancov (SR) primárnym účtovným dokladom a či je pre organizáciu povinná ju mať.

Účinné od 1. januára 2013 federálny zákon zo dňa 06.12.2011 N 402-FZ „O účtovníctve“ (ďalej len zákon N 402-FZ), podľa ktorého každá skutočnosť hospodárskeho života organizácie podlieha evidencii s primárnym účtovným dokladom, ktorý obsahuje len povinné náležitosti. Zároveň zamestnávateľovi prináleží právo na výber foriem primárnych dokumentov (jednotných alebo samostatne vyvinutých).<1>.

Poznámka. Fakty ekonomického života zahŕňajú transakciu, udalosť, operáciu, ktoré majú alebo môžu mať vplyv na finančná situácia ekonomický subjekt, finančné výsledky jeho činnosti a (alebo) pohybu Peniaze.

Názory odborníkov na povinné obsadenie sa rôznia. Podľa nášho názoru by to mala schváliť organizácia. Tento záver vyplýva z výkladu čl. čl. 15, 57, 66, 81 Zákonníka práce Ruskej federácie. Takže v čl. čl. 15 a 57 naznačuje potrebu zamestnanca a zamestnávateľa určiť a opraviť v pracovná zmluva « pracovná funkcia(práca podľa pozície v súlade so zoznamom zamestnancov ...)“. Zároveň v mnohých článkoch Zákonníka práce Ruskej federácie neexistuje žiadna klauzula „ak existuje“.<2>a udelenie práva voľby, ak táto prítomnosť (orgánu, dokumentu, okolnosti) nie je potvrdená.

Okrem toho čl. 57 sa ustanovuje, že zamestnanec a zamestnávateľ môžu ustanoviť ďalšiu podmienku o určení miesta výkonu práce (s uvedením stavebnej jednotky a jej umiestnenia) a (alebo) na pracovisku. Informácie o štruktúrnej jednotke sú presne uvedené v personálnej tabuľke a následne sa premietnu do zošita zamestnanca (článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 3.1 pokynov na vyplnenie pracovných zošitov.<3>).

Zároveň by sme nemali zabúdať na taký základ prepustenia, ako je „zníženie počtu alebo počtu zamestnancov“ (doložka 2, časť 1, článok 81 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pri absencii personálnej tabuľky je prakticky nemožné preukázať oprávnenosť prepúšťania zamestnancov na tomto základe, ako aj platnosť platieb vyplatených takýmto zamestnancom. sumy peňazížiadny inšpektorát práce, žiadne fiškálne orgány, žiadny súd.

Záver o potrebe personálneho obsadenia podporujú aj podzákonné normy<4>a ustálená judikatúra.

V každom prípade jej prítomnosť minimalizuje riziká nárokov zo strany fiškálnych orgánov dohľadu a súdov. Zamestnávateľ by preto mal schváliť personálnu tabuľku.

Schvaľujeme harmonogram

Pracovná tabuľka je miestnym regulačným aktom organizácie, ktorý v konsolidovanej podobe stanovuje existujúcu deľbu práce medzi zamestnancami a podmienky odmeňovania ich práce (List Rostrud zo dňa 23.1.2013 N PG / 409-6-1). To znamená, že personálne obsadenie odráža udalosti Pracovné vzťahy ktoré môžu ovplyvniť finančnú situáciu organizácie a (alebo) peňažný tok. V skutočnosti organizácia (najmä novovytvorená) alebo iný zamestnávateľ nemá právo najímať pracovníkov, ak neexistuje personálny stôl.

Predtým bola povinná jednotná forma personálneho obsadenia schválená vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 1.5.2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby“. Od roku 2013 sa však jeho používanie stalo nepovinným. A hoci mnohé organizácie stále používajú jednotné formuláre, nemali by ste si nechať ujsť príležitosť, ktorú im zákonodarca ponúka a prispôsobiť ju potrebám konkrétneho zamestnávateľa.

Vyberte metódu

Vzhľadom na ustanovenia čl. 9 zákona N 402-FZ pred zostavením personálnej tabuľky organizácie je potrebné schváliť jej formu, ako aj formy ostatných dokladov o vyúčtovaní práce a jej úhrade.

Môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

- schvaľuje samostatným príkazom organizácie s aplikáciou príslušných formulárov;

- premietnuť do účtovnej politiky organizácie na účely účtovníctvo aké formy prvotných účtovných dokladov (jednotné alebo samostatne vyvinuté) sa používajú na formalizáciu faktov hospodárskeho života (pozri príklad 2 nižšie). V tomto prípade by sa uvedené formy dokladov mali tvoriť prílohou k účtovnej zásade (pozri príklad 3 nižšie).

Treba poznamenať, že z dôvodu nevyhnutnosti účtovná politika pre väčšinu zamestnávateľov podľa čl. 8 zákona N 402-FZ je vhodnejší druhý spôsob stanovenia použitých foriem primárnych dokumentov.

Schvaľovací príkaz

Zamestnávateľ sa teda rozhodol schváliť personálnu tabuľku podľa vlastného vypracovaného formulára. Prvým krokom je vystavenie objednávky.

Zmeny

Zmeny v schválenej a aktuálnej personálnej tabuľke sa vykonávajú aj na základe objednávky – buď premietnutím konkrétnych zmien, alebo schválením novej verzie ShR.

Ako Rostrud poznamenala v liste N 428-6-1 z 22. marca 2012, personálna tabuľka sa mení, ak sa premenujú štrukturálne divízie alebo pozície, zmenia sa platy, zníži sa počet alebo počet zamestnancov. Frekvenciu a frekvenciu zmien v personálnej tabuľke určuje zamestnávateľ.

Požiadavky

Majte na pamäti: vlastnoručne vyvinutá personálna tabuľka musí obsahovať informácie o objednávke, ktorá schválila jej formu, ako aj podrobnosti o dokumente, ktorým bola uvedená do platnosti (pozri príklad 7).

Okrem toho v personálnej tabuľke vypracovanej organizáciou nie je potrebné uvádzať obdobie jej platnosti (na rozdiel od jednotného formulára). Stačí uviesť dátum nadobudnutia platnosti personálnej tabuľky.

Novovzniknuté organizácie

Personálna tabuľka sa zostavuje, aj keď v novovytvorenej organizácii pracuje len vedúci. Existujú dve možnosti prezentácie štábnych jednotiek:

- alebo je naznačená iba hlava;

- alebo sa okamžite stanoví potrebný personál a počet zamestnancov.

Pobočky a zastúpenia

Samostatne by sa malo povedať o personálnom obsadení organizácie, v ktorej sú pobočky, zastúpenia alebo iné samostatné divízie.

V novej forme personálneho obsadenia je možné zabezpečiť vyčlenenie nielen štrukturálnych, ale aj samostatných divízií.

Ak Personálnu tabuľku zostavuje oddelenie samostatne(navyše takéto právo by malo byť ustanovené v stanovách organizácie, predpise o rozdelení a plnej moci vedúceho oddelenia), potom je vhodné ustanoviť schvaľovací postup a uviesť podrobnosti schválenia v samotnom zozname zamestnancov.

Vypĺňanie jednotlivých stĺpcov

Zvlášť je potrebné povedať o vyplnení stĺpca „Plat“ atď.: výška mzdy by mala byť jedna, nie je dovolené uvádzať takzvanú „vidličku“, keďže podľa čl. 22 Zákonníka práce Ruskej federácie by mala byť platba rovnaká za rovnakú prácu.

Poznámka. O pravidlách vypĺňania takých stĺpcov s počtom zamestnancov ako „Pozícia“, „Počet jednotiek zamestnancov“, „Tarifná sadzba (plat) atď.“, „Príplatok“ si môžete prečítať v článku „Personál v otázkach a odpovediach“ na str. 46 časopisu N 7, 2009.

V prípade potreby odraz Rovnaké pozície, rôzne platy(a nie platy), odporúčame buď zaviesť kategórie alebo kategórie pre danú pozíciu, alebo to upraviť stanovením príplatkov (príplatkov) v závislosti od kvalifikácie zamestnancov. Tohto stanoviska sa drží aj Rostrud (list z 27. apríla 2011 N 1111-6-1).

Zamestnávateľ preto pri vypracovaní personálneho formulára na účely založenia osobné príplatky a príplatky zamestnancom môžete v stĺpci „Príplatky, príplatky“ uviesť údaj, ako je uvedené v príklade:

Ukážka návrhu stĺpca „Príplatky, príplatky“ v tabuľke obsadenia.

Ak v organizácii mzda zamestnancov pozostáva z miezd (alebo miezd a nepravidelne vyplácaných odmien), stĺpec „Príplatky, príplatky“ možno vylúčiť. A naopak: ak zamestnávateľ používa pravidelné odmeny ako stimul pre prácu zamestnancov, potom môžete pridať stĺpec „Bonusy“ aj pre pohodlie, pričom zvýrazníte podgrafy „Základ“ a „Suma, rub“. (pozri príklad 12).

Ukážka dizajnu stĺpca "Ocenenie", "Na ruku" v tabuľke zamestnancov.

U viacerých zamestnávateľov je z dôvodu potreby dodržiavania čl. čl. 133 a 133.1 Zákonníka práce Ruskej federácie by bolo užitočné pridať stĺpce „Na platbu“ alebo „Do ruky“ (príklad 12).

Výpis z personálnej tabuľky

Je potrebné pripomenúť, že podľa čl. 62 Zákonníka práce Ruskej federácie je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi na jeho žiadosť dokumenty súvisiace s jeho prácou vrátane výpisov z dokumentov (článok 88 Zákonníka práce Ruskej federácie). Preto považujeme za vhodné schváliť aj formulár Vyhlásenia zo zoznamu zamestnancov (neexistuje jednotný formulár).

Pravidelné usporiadanie

Personálny stôl je plánovaný a neosobný dokument. Preto ho „nezaťažujte“ informáciami. Koniec koncov, tento dokument môže byť predložený daňovým alebo súdnym orgánom, ktoré by nemali poznať informácie „navyše“. Na zafixovanie aktuálnej pozície umiestňovania personálu (podľa mena) a miezd (s prihliadnutím na "pohyblivé" bonusy) je vhodné použiť bežné umiestnenie. Dokument môže byť na papieri resp v elektronickom formáte a obsahovať akékoľvek informácie o zamestnancoch požadované zamestnávateľom (pozri príklad 14).

Štátne usporiadanie.

Spoločnosť s s ručením obmedzeným"SportInvest"

(LLC "SportInvest")

Personálne obsadenie dňa 03.11.2014

názor. Mária Kolganová, docentka, Katedra podnikania a pracovné právo Štátna univerzita zvládanie

V teórii práva bolo vždy jedným z hlavných znakov pracovnoprávneho vzťahu zaradenie nového zamestnanca do kolektívu organizácie. Dôležitosť tejto akcie súvisí s právnym stanovením zamestnanca v rámci organizácie. Začlenenie zamestnanca do personálu organizácie „uzatvorí“ predtým existujúce voľné pracovné miesto, určuje jeho miesto v systéme organizácie a riadenia pracovných procesov v rámci spoločnosti, predurčuje hlavnú zložku výšky jeho zárobku (oficiálny plat, plat, tarifná sadzba), stanovuje a oprávňuje diferenciáciu mzdových úprav na účet príplatkov, príplatkov, KTU a iných platieb, ktoré umožňujú v súlade so systémom odmeňovania schváleným organizáciou personifikovať zárobky personálu.

Poznámka. Pozri článok „Ako organizovať prácu s osobnými údajmi na HR oddeleniach“ na str. 40 časopisu N 3, 2012.

Spoločnosti, ktoré poskytujú zamestnancov tretím stranám, čelia v týchto záležitostiach vážnym problémom. Takéto organizácie (súkromné ​​pracovné agentúry) môžu formálne splniť požiadavku na pracovný stôl, ale z právneho hľadiska je vytvorený v skutočnej organizácii a na skutočné pracovné miesta, a nie na základe občianskej zmluvy so sprostredkovateľom.

Poznámka. Pozrite si článok „10 chýb, ktorých sa treba vyvarovať pri spracúvaní dokumentov súvisiacich s osobnými údajmi“ na str. 52 časopisov N 3, 2012.

Spoločnosti, ktoré prenášajú pracovná sila, prijatí na pracovnú zmluvu, nevytvárajú reálne pracovné miesta, neinvestujú do výroby a jej modernizácie. V prípade úpadku sprostredkovateľskej organizácie nemôže byť jej majetok (často prenajatý) garantom náhrady ušlého zárobku zamestnancov. A preto nemá zmysel považovať personálne tabuľky v nich vytvorené za seriózne organizačné a finančné dokumenty.

Poznámka. Prečítajte si o „požičanej“ práci na str. 70.

Nemenej problémy vznikajú takýmto spoločnostiam v súvislosti s vykonávaním personálnej dokumentácie. Ak sprostredkovateľ prihlási najatého zamestnanca na jeho prácu, tak samotný výkon pracovných funkcií v škodlivej resp nebezpečné podmienky práca od skutočného výrobného pracovníka sa nebude započítavať do jeho prednostnej odpracovaných rokov, čo dáva právo na dôchodok, pretože v kancelárii sprostredkovateľskej spoločnosti, ktorá registruje zamestnanca v súlade so svojou tabuľkou počtu zamestnancov skutočnému zamestnávateľovi, napr. škodlivé podmienky nie je žiadna práca. Žiadna štruktúra FIU neuznáva prácu na personálnom obsadení sprostredkovateľskej firmy ako prácu v škodlivých alebo nebezpečných podmienkach, ktoré oprávňujú na dôchodkové dávky. Vysvetľuje to skutočnosť, že v pracovnej knihe zamestnanca, ktorá v súlade s čl. Hlavným dokumentom je článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie pracovná činnosť a odpracovaných rokov, v súlade so zoznamom zamestnancov sprostredkovateľa bol vyhotovený záznam o zamestnaní.

Na záver by som rád poznamenal, že požiadavky na dokumenty uvedené v zákone N 402-FZ sa v niektorých prípadoch líšia od požiadaviek pracovné právo(ktoré sú v skutočnosti tvrdšie). Preto, aby sme sa vyhli nárokom zo strany inšpektorov, odporúčame použiť jednotný formulár N T-3 ako základ pre vypracovanie formulára personálneho zabezpečenia. Odporúča sa používať GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. A napokon, keďže personálna tabuľka obsahuje osobné údaje zamestnancov, jej uchovávanie, spracovanie, likvidácia sa musí vykonávať v súlade s požiadavkami právnych predpisov Ruskej federácie o ochrane osobných údajov.

Y. Titovej

učiteľ,

Odborník na časopisy

"Personálny servis

a riadenie ľudských zdrojov"

Podpísané pre tlač

personálne obsadenie ako personálny dokument, čo vyvoláva množstvo otázok. Napríklad, ako často je potrebné ho vypracovať, ako správne vyplniť jednotný formulár a či je toto nariadenie povinné. Na objasnenie situácie stojí za to podrobnejšie sa zaoberať niektorými otázkami.

Prečo potrebujete personálne obsadenie?

Pracovná tabuľka je dokument potrebný na vytvorenie personálnej štruktúry a veľkosti organizácie v plnom súlade s podnikovou chartou. Tento dokument obsahuje zoznam štrukturálnych divízií organizácie, zoznam pozícií, názvy odborov a profesií s kvalifikáciou, ako aj údaje o požadovanom počte určitých personálnych jednotiek. Na jeho zostavenie sa používa jednotný formulár T-3, ktorý je schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska.

Personálne obsadenie plní z pohľadu zamestnávateľa množstvo dôležitých funkcií a umožňuje maximálne optimalizovať a zefektívniť prácu inštitúcie. Pomocou personálnej tabuľky môžete jasne vidieť celú štruktúru organizácie s jej divíziami, určiť počet personálnych jednotiek, kontrolovať počet a kvalitu zamestnancov, sledovať mzdový systém a príspevky. A keď sa objavia voľné miesta, výrazne to zjednoduší výber personálu.

Je zoznam zamestnancov povinným dokumentom?

Zaujímavé je, že na túto otázku neexistuje jediná odpoveď. Na jednej strane Zákonník práce rieši otázku personálneho obsadenia, keďže tento dokument sa týka pracovnej funkcie zamestnanca organizácie a odmeňovania personálu. Áno, a v pracovnej zmluve je uvedené, že zamestnanec plní povinnosti v súlade s tabuľkou zamestnancov. Existuje jednotná forma personálneho obsadenia a tento dokument je uvedený aj v Pokynoch na vedenie pracovných kníh (zápisy do pracovnej knihy sa vykonávajú s prihliadnutím na názov pozície podľa personálnej tabuľky). Personálne obsadenie organizácie teda musí byť. Ale na druhej strane žiadny normatívny akt nevyplýva priamo z povinnosti zamestnávateľa nastupovať na obsadzovaciu tabuľku. Napriek tomu je lepšie vydať tento personálny dokument, pretože väčšina kontrolných orgánov ho považuje za povinný pre každú organizáciu.

Napríklad daňové úrady a Sociálna poisťovňa pri realizácii vždy požadujú personálne zabezpečenie kontroly na mieste. Overujú podľa nej správnosť výpočtu poistného, ​​zbierajú informácie o poistných skúsenostiach zamestnancov, kontrolujú správnosť zdaňovania. To, že personálna tabuľka nie je dokument daňové účtovníctvo, neodstraňuje nutnosť jeho poskytovania zamestnávateľom pri kontrolách na žiadosť tretích osôb. A jeho neprítomnosť možno považovať za porušenie pracovnoprávnych predpisov, za ktoré je organizácii splatná pokuta vo výške 50 000 rubľov. Dá sa to samozrejme napadnúť na súde (hlavne preto, že povinnosť zamestnávateľa vypracovať zoznam zamestnancov nie je priamo v zákone uvedená), ale najprv ho musíte zaplatiť.

Frekvencia obsadzovania zamestnancov

Ako často potrebujete vytvoriť nový pracovný stôl? Ani na túto otázku neexistuje jednoznačná odpoveď. V tejto situácii by sme sa však mali riadiť logikou: keďže personálna tabuľka je plánovacím dokumentom, odporúča sa zostaviť ju na jeden kalendárny rok alebo pol roka. To v prípade potreby umožní regulovať počet zamestnancov organizácie a jej kvalitatívne zloženie. Zároveň je však možné schváliť personálnu tabuľku na niekoľko rokov (ak organizácia nepotrebuje zavádzať nové pozície).

Kto vypracúva a schvaľuje personálnu tabuľku?

Ak spoločnosť nemá pracovný stôl, ale vedenie sa ho rozhodlo rozvíjať, vzniká rozumná otázka: kto by to mal robiť? Legislatíva na to opäť nedáva jednoznačnú odpoveď. Preto to môže vodca urobiť sám, keď určí okruh zodpovedných osôb, ktoré mu pomôžu. Je logické, ak sú personálnych pracovníkov, Hlavný účtovník, pracovníci právneho alebo plánovacieho a ekonomického oddelenia. A ak má podnik oddelenie organizácie práce a mzdy, môžete im túto prácu zveriť. Zodpovednosti za vypracovanie a zostavenie personálnej tabuľky na rok 2014 sa môžu premietnuť do pracovnej zmluvy zamestnanca alebo do jeho funkčných povinností.

Schválenie personálnej tabuľky sa vzťahuje na právomoci vedúceho organizácie alebo osoby, na ktorú sú tieto právomoci prenesené na príkaz vedúceho. Na schválenie personálnej tabuľky musí vedúci podpísať špeciálnu objednávku alebo objednávku. Podrobnosti tohto dokumentu musia byť uvedené v poli jednotného formulára T-3 „Schválené príkazom organizácie zo dňa „__“ _______20__ č. __“. Zároveň sa dátum schválenia a dátum nadobudnutia platnosti personálnej tabuľky nemusí zhodovať (dátum nadobudnutia účinnosti je spravidla neskorší).

Ako dlho sa harmonogram dodržiava?

Rosarchive stanovuje určité lehoty na uchovávanie štandardných riadiacich dokumentov, podľa ktorých sa personálna tabuľka inštitúcie musí uchovávať tri roky, počnúc rokom nasledujúcim po roku, v ktorom sa dokument stal neplatným. Čo sa týka personálneho zabezpečenia, o ktorom bude reč v ďalšej časti, ten sa uchováva sedemdesiatpäť rokov po vypracovaní nového.

Personálne obsadenie – pomoc pri práci personálneho oddelenia

V niektorých organizáciách personálne oddelenie vedie tabuľku zamestnancov - mobilnú verziu tabuľky zamestnancov, ktorá odráža všetko voľné pozície, ako aj všetky informácie o obsadzovaní pozícií (celé mená pracujúcich zamestnancov, status pozície a pod.). Personálne obsadenie poskytuje potrebné informácie o personálnych zmenách, obsahuje personálne počty zamestnancov, informácie o dĺžke služby a kategóriách (maloletí, ZŤP, dôchodcovia s deťmi do troch rokov a pod.) zamestnancov.

Pri zostavovaní personálneho poriadku sa za základ berie aktuálna tabuľka personálneho obsadenia, do ktorej sa dopĺňajú potrebné stĺpce. Tento dokument je voliteľný a organizácia ho nemusí udržiavať. Personálne obsadenie je však pomerne pohodlný dokument, najmä pre veľké organizácie, ktorý vám umožňuje optimalizovať prácu personalistov a jasne kontrolovať obsadzovanie voľných pozícií. Preto sa často používa ako interný dokument.

Personálny zoznam zamestnancov: pravidlá pre zostavovanie

Zvážte zostavenie personálnej tabuľky na základe jednotného formulára T-3. Obdržať hotový dokument stačí vyplniť formulár podľa Návodu na vyplnenie formulárov prvotnej účtovnej dokumentácie.

"Čiapka". Pri vytváraní „hlavičky“ musíte v poli „Názov“ uviesť názov organizácie (to sa deje v súlade s osvedčením o registrácii), kód OKPO, číslo dokumentu a dátum zostavenia. V poli "Personál na obdobie ..." je potrebné uviesť iba dátum nadobudnutia platnosti tohto dokumentu.

• Stĺpec 1 „Názov“. Uvádzame názov stavebnej jednotky, dielne, zastúpenia, pobočky, usporiadaním stavebnej jednotky podľa existujúcej hierarchie.
• Stĺpec 2 "Kód". Uvádzame kód štrukturálnej jednotky, ktorú jej pridelil vedúci organizácie.
• Stĺpec 3. Uvádzame pozíciu (špecializáciu, profesiu), hodnosť, triedu (kategóriu) kvalifikácie zamestnanca v súlade s Celoruský klasifikátor profesií a Adresár kvalifikácií manažérov a špecialistov. Tu je potrebné mať na pamäti, že pozícia, na ktorú je zamestnanec prijatý, by mala znieť rovnako v zozname zamestnancov, v pracovnej zmluve, ako aj v pracovnej knihe.
• Stĺpec 4 "Počet štábnych jednotiek". Uveďte počet personálnych jednotiek pre príslušné pozície. Ak existujú neúplné jednotky, mali by byť uvedené v zlomkoch, napríklad 2,75. A ak sú voľné miesta, sú tiež uvedené.
• Stĺpec 5 „Tarifná sadzba“. Uveďte plat tarifná stupnica, percento z príjmov, podiel na zisku - to všetko závisí od toho, aký systém odmeňovania funguje v konkrétnej organizácii. Hlavnou vecou je uviesť sumu v ekvivalente v rubľoch a nezabudnite, že plat (tarifná sadzba) nemôže byť nižšia ako minimálna mzda.
• Stĺpce 6, 7, 8 "Príplatky". Uvádzame poskytnuté stimuly a kompenzačné platby. Môžu to byť bonusy, dodatočné platby, stimulačné platby, príspevky, ktoré môžu byť stanovené právnymi predpismi Ruskej federácie a zamestnávateľom. Takéto platby môžu byť pevné sumy alebo percentuálne prémie.
• Stĺpec 9. Uvádzame celkový počet stĺpcov 5-8. To znamená, že spočítame platy a všetky príspevky a zobrazíme celkovú hodnotu v rubľoch. Ak sú údaje uvedené v percentách, zobrazíme percentá.
• Stĺpec 10 je pre poznámky. Ak nie, ponechá sa prázdne.

Po vyplnení všetkých stĺpcov je potrebné vyplniť riadok "Celkom". Sumarizuje všetky ukazovatele vo zvislých stĺpcoch: uvádza, koľko je zabezpečených rozvrhom personálnych jednotiek, výška platov ( tarifných sadzieb), prídavky a výšku mesačnej mzdy.

Pracovnú tabuľku podpisuje vedúci personálneho oddelenia alebo poverená osoba, ako aj hlavný účtovník organizácie. Na dokument môžete tlačiť, ale nie je to potrebné.

Zmena v personálnom obsadení

Z času na čas sa musí zmeniť aj zavedený personálny stôl. Dôvodom takýchto zmien môže byť potreba zaviesť nová jednotka, rozdelenie alebo naopak znížiť existujúci personál. Okrem toho môže vzniknúť potreba zmeny platov, tarifných sadzieb, ako aj potreba premenovania postov či oddelení.

Existujú dve možnosti na vykonanie zmien v tabuľke zamestnancov:

• vypracovať a schváliť nový pracovný stôl;
• vykonať zmeny v aktuálnej personálnej tabuľke.

V prvom prípade je personálna tabuľka vypracovaná na základe aktuálnej, ale s ohľadom na potrebné zmeny a je uvedená do platnosti od začiatku alebo od polovice. kalendárny rok. Ak je to naliehavá potreba, potom od začiatku nového mesiaca.

Pokiaľ ide o vykonávanie zmien v aktuálnom dokumente bez jeho zrušenia, sú vykonávané v súlade s príkazom vedúceho „O zmene personálnej tabuľky“. V samotnej objednávke musíte uviesť základ na vykonanie zmien v tabuľke zamestnancov (môže to byť reorganizácia, zníženie počtu zamestnancov, zlepšenie štruktúry organizácie atď.) A tiež uviesť, ktoré zmeny by sa mali vykonať.

Vo veľkej organizácii s rozvetvenou štruktúrou je lepšie uviesť nielen pozície, ktorých sa zmena týka, ale aj štrukturálne jednotky, kde sa tieto pozície nachádzajú. Zároveň musia byť zamestnanci podniku upozornení na všetky zmeny v personálnej tabuľke a musia sa pracovné knihy s odkazom na základ (objednávku alebo pokyn).

Zmenšenie: kedy vykonať zmeny?

Zníženie stavu zamestnancov alebo počtu zamestnancov je jedným z dôvodov zmeny personálnej tabuľky, pretože zníženie veľkosti organizácie zahŕňa vylúčenie jednotlivých personálnych jednotiek z harmonogramu a zníženie počtu zamestnancov - pozícií. Zároveň prepustení zamestnanci podliehajú výpovedi (pokiaľ sa nepredpokladá preradenie na inú prácu).

Keďže pri prepúšťaní z dôvodu zníženia počtu zamestnancov alebo zamestnancov je potrebné zmeny oznámiť najneskôr dva mesiace vopred, nová tabuľka zamestnancov môže nadobudnúť účinnosť až po uplynutí tejto lehoty. Hoci môže byť zostavený vopred, samotná prítomnosť novej alebo zmenenej personálnej tabuľky, ktorá už bola schválená, potvrdí oprávnenosť prepúšťania zamestnancov. Ak pominú okolnosti, na základe ktorých sa rozhodlo o znížení, zamestnávateľ má právo opäť zmeniť personálnu tabuľku v smere zvyšovania počtu zamestnancov.

Zmena v jednotnej forme T-3

Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku č. 20 z 24. marca 1999 umožňuje organizáciám vykonávať zmeny v jednotných formách prvotnej účtovnej dokumentácie (toto povolenie sa nevzťahuje na účtovanie hotovostných operácií). Preto, ak existuje naliehavá potreba, organizácia môže vykonať vlastné zmeny v hotovom formulári, ale nie je dovolené vymazať existujúce podrobnosti. Zmeny sa môžu týkať rozšírenia alebo zúženia stĺpcov, pridania čiar alebo uvoľnených listov. Pri výrobe formulárov na základe jednotného formulára je možné vykonať potrebné opravy.

personálne obsadenie - dôležitý dokument, ktorý by mal mať každý zamestnávateľ (organizácia alebo samostatný podnikateľ). Neprítomnosť „personálu“ môže mať za následok nielen pokuty za porušenie pracovnoprávnych predpisov, ale aj problémy pri daňových a iných kontrolách. Informácie o tom, ako zostaviť, schváliť alebo zmeniť personálny stôl v roku 2020, nájdete v našom článku.

Čo je personálne obsadenie

Ide o dokument, ktorý sa používa na formalizáciu štruktúry spoločnosti, zloženia a počtu zamestnancov. Ako vyplýva z vysvetliviek k jednotnému formuláru č. T-3 (schváleném uznesením Štátneho výboru pre štatistiku zo dňa 5. 1. 2004 č. 1), personálna tabuľka by mala obsahovať zoznam štruktúrnych jednotiek, názvy pozícií, odbornosti. , profesie s uvedením kvalifikácie, ako aj informácie o počte personálnych jednotiek. Tradične navyše uvádza výšku mzdy pre každú z pozícií (list Rostrud).

Širšiu definíciu možno nájsť v súdna prax. Sudcovia poznamenávajú, že zoznam zamestnancov je organizačný a administratívny dokument, ktorý obsahuje tieto informácie:

• štruktúra, personálne obsadenie a počet zamestnancov;
• zoznam štrukturálnych divízií (ak existujú);
• názvy pozícií, odbornosti, profesie s uvedením kvalifikácie, informácie o počte personálnych jednotiek a oficiálne platy(Pozri napr. rozhodnutie Okresného súdu Ussurijskij v Prímorskom kraji zo dňa 20. novembra 2017 vo veci č. 2-5392/2017).

Kto a prečo by mal

V Zákonníku práce sa tabuľka zamestnancov spomína dvakrát - v časti 1 článku Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý obsahuje definíciu pracovnoprávnych vzťahov, av časti 2 článku Zákonníka práce Ruskej federácie. , kde je daný pojem pracovná funkcia zamestnanca. Okrem toho v bode 3.1 Pokynov na vypĺňanie zošitov (schválených uznesením MPSVR) sa hovorí, že názov pozície (pracovného miesta), odbornosť, profesia sa uvádza tak, ako je to pevne stanovené v personálnom obsadení. tabuľky. Bez personálu teda nebude možné správne vypracovať pracovnú zmluvu ani vykonať zápis do zošita.

DÔLEŽITÉ Ak organizácia alebo individuálny podnikateľ plánuje uzavrieť pracovnú zmluvu aspoň s jedným zamestnancom, musíte najskôr zostaviť tabuľku zamestnancov.

Najčastejšie je personálny stôl povinný predložiť pri kontrolách zo strany Inšpektorátu práce. To však neznamená, že ho možno vydať spätné datovanie» pri zaradení zamestnávateľa do plánu kontrol „práce“. Tento doklad si môžu vyžiadať aj kontrolóri od FSS pri zisťovaní správnosti výpočtu príspevkov (bod 91 usmernenia; schválené uznesením FSS). Podobné právo v rámci auditu majú aj špecialisti PFR individuálne informácie(bod 2 Prílohy č. 1 k metodickým odporúčaniam; schválené uznesením Predsedníctva PFR). Daňové úrady si môžu vyžiadať aj personálnu tabuľku, ak rozhodnú, že tento dokument súvisí s činnosťou kontrolovaného daňovníka (odsek 1 článku TC RF, list Ministerstva financií).

Existuje ďalší dôvod na zostavenie personálnej tabuľky. Je nevyhnutný v sporoch pri prepúšťaní z dôvodu znižovania počtu zamestnancov alebo zamestnancov. Práve tento dokument môže potvrdiť, že skutočne došlo k zmenám v štruktúre organizácie, čo znamená, že zníženie bolo skutočné, a nie fiktívne.

Čo ohrozuje nedostatok personálu

Za toto porušenie je administratívna zodpovednosť stanovená v článku 1 časti 1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Pokuta pre organizáciu je od 30 000 do 50 000 rubľov, pre individuálnych podnikateľov a úradníkov- od 1 000 do 5 000 rubľov. Tento trest má právo uložiť inšpektorát práce alebo súd.

Za neprítomnosť alebo nepredloženie „štatky“ na žiadosť kontrolórov sú možné aj iné sankcie. Napríklad daňové úrady môžu udeliť pokutu 200 rubľov. na základe článku daňového poriadku Ruskej federácie, ak organizácia alebo individuálny podnikateľ nepredloží tento dokument. Okrem toho dôjde k dodatočným daňovým výdavkom v dôsledku toho, že niektoré výdavky alebo výška poistného nebude potvrdená.

Požiadavky na personál

Tento dokument bude legálny, ak bude obsahovať tieto informácie: zoznam štrukturálnych jednotiek, názvy pozícií, špecializácie, profesie s uvedením kvalifikácie, počet jednotiek zamestnancov a výšku miezd pre každú pozíciu. Musíte tiež uviesť, že dokument sa nazýva „Personál“ a poskytnúť údaje pre konkrétneho zamestnávateľa. Okrem toho je žiaduce uviesť číslo dokumentu pre OKUD - 0252251.

Najjednoduchším spôsobom, ako splniť tieto požiadavky, je použiť jednotný formulár č. T-3 (schválený uznesením Štátneho výboru pre štatistiku z 5. januára 2004 č. 1). Zamestnávatelia v neštátnom sektore majú právo sami rozhodnúť, či sa uplatnia tento formulár alebo si vyviňte svoje vlastné. Opakovane to potvrdil Rostrud (listy a).

POZOR. Na tlačive č. T-3 je uvedené iné číslo dokladu pre OKUD - 0301017, ktoré zodpovedá jednotnému systému prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu. Na želanie je možné tento kód doplniť kódom 0252251.

Stiahnuť ▼ .

Ako schváliť personálne obsadenie

O schválení personálnej tabuľky je potrebné vydať príkaz alebo príkaz zamestnávateľa. Táto objednávka sa vykonáva v akejkoľvek forme. Z nej malo byť zrejmé, aké personálne obsadenie je prijaté a od akého dátumu je uvedené do platnosti. V tejto súvislosti je vhodné vypracovať schválenú personálnu tabuľku ako prílohu objednávky.

Podrobnosti objednávky sú uvedené v "hlavičke" personálnej tabuľky. Vo formulári č. T-3 sú na to poskytnuté špeciálne stĺpce.

Nie je potrebné pečiatkovať na personálnom stole. Dokument je možné uplatniť ihneď po jeho nadobudnutí účinnosti príslušným príkazom.

Nie je povinné oboznamovať zamestnancov s tabuľkou obsadzovania (list Rostrud).

Ako vykonať zmeny v tabuľke zamestnancov

Úprava je potrebná, ak sa v organizácii objavili nové pozície, staré boli zrušené alebo premenované alebo sa zmenili platy, počet zamestnancov alebo štruktúra podniku. Postup pri vykonávaní takýchto zmien zákon neupravuje.

Dá sa to urobiť dvoma spôsobmi. Prvým je zostavenie novej (upravenej) personálnej tabuľky, ktorá nahradí predchádzajúcu. Nový dokument je schválený objednávkou. Druhým spôsobom je oprava súčasného „kádra“. Na tento účel sa vydá príkaz na zmenu.

Zamestnávateľ môže oba spôsoby kombinovať. Napríklad pri menších úpravách (premenovanie, doplnenie, vylúčenie jedného z pracovných miest, zmena počtu zamestnancov alebo platu na jednom z nich) môžete vydať príkaz na zmeny. A s globálnejšími úpravami – na schválenie novej personálnej tabuľky.

Praktizuje sa aj metóda „sumovania“, ktorá zahŕňa sumarizáciu zmien vykonaných počas roka do samostatných objednávok. V tomto prípade sa od 1. januára budúceho roka schvaľuje nová tabuľka obsadenia zohľadňujúca všetky dodatky.

Periodicita prípravy dokumentov a obdobia uchovávania

Pracovná legislatíva nezaväzuje zamestnávateľov k pravidelnému opätovnému schvaľovaniu tabuľky stavu zamestnancov. V súlade s tým sa to robí iba v prípade potreby - keď sa objavia nové vstupy (pozície, počet, divízie, platy atď.). Ak je v organizácii všetko stabilné a nemení sa štruktúra, tak raz schválené personálne obsadenie môže existovať ľubovoľne dlho.

Termín vykonania zmien v zozname zamestnancov v súvislosti so zmenami v štruktúre spoločnosti nie je stanovený. Je však potrebné pamätať na to, že na základe tohto dokumentu sú informácie uvedené v pracovných zmluvách a pracovných knihách. Aktualizovanú personálnu tabuľku je preto potrebné predstaviť vopred, teda pred termínmi zostavenia pracovná zmluva alebo vykonaním zápisu do pracovného zošita.

DÔLEŽITÉČas použiteľnosti personálnej tabuľky je stály (písm. „a“, čl. 71 ods. 1.2 zoznamu schváleného nariadením MK). To znamená, že musí byť uchovávaný po celú dobu existencie organizácie a pri likvidácii musí byť odovzdaný do štátneho alebo obecného archívu.

Ukážka vyplnenia personálnej tabuľky na rok 2020

Od 25. novembra 2019 je v Labyrinth-2019 LLC zavedený nový pracovný stôl (obj. č. 74OK zo dňa 25. novembra 2019). Štruktúra organizácie zabezpečuje 7 divízií, medzi ktoré patrí AUP, účtovníctvo, personálne oddelenie, obchodné oddelenie a ekonomická jednotka. generál počet zamestnancov zamestnancov - 16,5 jednotiek. Zároveň je upratovačka (s platom na plný úväzok 12 000 rubľov) zaúčtovaná za 0,5 mzdy.

S prihliadnutím na tieto údaje vyplníme personálnu tabuľku vo formulári č.T-3.

Na záver poznamenávame, že ak zamestnávateľ pri zostavovaní personálnej tabuľky na rok 2020 dodrží jednoduché pravidlá uvedené vyššie, ochráni ho to pred problémami pri kontrolách zo strany regulačných orgánov. A včasné premietnutie zmien v štruktúre spoločnosti v „zamestnancoch“ pomôže vyhnúť sa konfliktom, v prípade potreby vrátane prepúšťania pracovníkov „pre nadbytočnosť“.

Personálna tabuľka v organizácii je nevyhnutná pre formovanie personálneho obsadenia a celková sila spoločnosti. Obsah personálnej tabuľky je štandardný pre všetky firmy - zoznam pozícií, štrukturálne zloženie, personálne útvary, informácie o platoch zamestnancov, mesačných mzdách a dostupných príplatkoch; určené stanovami alebo stanovami spoločnosti.

Personálna tabuľka je zostavená vo forme T-3. Zákonníka práce Ruská federácia nestanovuje povinnú prítomnosť personálneho stola v žiadnej spoločnosti, ale podľa uznesenia Roskomstatu pre všetky formy vlastníctva platí potreba zohľadniť primárnu dokumentáciu pre účtovanie miezd.

Prijímanie zamestnancov na pracovnú zmluvu (bez ohľadu na to, či je miesto výkonu práce hlavné alebo na čiastočný úväzok) sa uskutočňuje na základe zoznamu zamestnancov, ktorý nevyhnutne uvádza štrukturálnu jednotku a pozíciu zamestnanca.

Obyčajne je personálne obsadenie činnosťou účtovníctva, ale v Kvalifikačná príručka pozície, uvádza sa, že vyplnenie zoznamu zamestnancov je priamou zodpovednosťou ekonóma práce. Ale kvôli absencii tejto pozície v mnohých organizáciách vedúci spoločnosti nezávisle rozhoduje, kto sa bude zaoberať personálnymi otázkami v organizácii.

V prípade, že zodpovednosť za udržiavanie obsadenia je pridelená zamestnancovi, ktorý túto povinnosť nemá v pracovnej zmluve, je takýto úkon spojený s vydaním príkazu.

_______________________________________________________________________________

Objednávka na schválenie personálnej tabuľky (príklad)

_______________________________________________________________________________

Malo by sa pamätať na to, že názov pozície zamestnanca v pracovnej zmluve sa musí presne zhodovať s názvom uvedeným v tabuľke zamestnancov.

Tabuľka obsadzovania sa zostavuje na konkrétny kalendárny dátum a jej schvaľovanie býva každoročne 1. januára. Pracovný stôl sa uvádza do platnosti na príkaz vedúceho. Personálne zmeny zadané aj objednávkou. V prípade, že v priebehu roka boli urobené menšie zmeny na personálnom stole alebo neboli vykonané vôbec, nie je potrebné opätovné schválenie personálneho stola na nasledujúci rok. V tomto prípade stačí urobiť zoznam zmien, ktoré sa majú vykonať.

Jednotná forma T-3 personálnej tabuľky by sa nemala zmenšiť, ale môžu sa k nej pridať potrebné doplnky. Napríklad, ak niektorá zo sekcií personálnej tabuľky nie je žiadaná (napríklad sekcia „príplatok“), v tomto prípade sa jednotný stĺpec formulára zužuje a ďalej sa nevypĺňa. Poradie pozícií a štruktúrnych jednotiek v zozname zamestnancov určuje priamo vedúci organizácie.

Každá divízia zahŕňa pozície s povinným uvedením odbornosti personálu. Pozície sú uvedené v zostupnom poradí, počnúc najvyššou úrovňou a končiac juniorskou pozíciou. Štrukturálne jednotky a pozície sú uvedené len v nominatívnom prípade. Neúplné personálne jednotky (napríklad zamestnanci na čiastočný úväzok) sú uvedené v stĺpci 4 v podieloch: 0,5; 0,25.

Maximálny počet chýb sa robí pri vypĺňaní stĺpca "plat". Manažéri veľmi často neuvádzajú celý plat, ale jeho rozsah (napríklad 3 000 - 5 000 rubľov), čo je zásadne nesprávne. V tomto prípade sa môžete pozrieť na personálny poriadok (ktorého vzor bol uvedený vyššie) a sčítať sumy platov tak, aby sa zhodovali s celková sumašpecifikované v objednávke. Prirodzene, zamestnanci na rôznych pozíciách dostávajú rôzne platy, ale na zohľadnenie kolísania ich miezd existuje špeciálny stĺpec „príspevok“.

Prečo potrebujete personálne obsadenie?

Hlavným účelom personálneho stola je jeho schopnosť preukázať na súde (v prípade sporov), že spoločnosť zamestnanca nezamestnala z dôvodu absencie požadovaného miesta v personálnom stole a jeho prepustenie bolo opodstatnené. Malo by sa pamätať na to, že dobre navrhnutý personálny stôl je kľúčom k víťazstvu v akomkoľvek spore na súde. Pracovný stôl je teda zošitý, očíslovaný, zapečatený pečaťou organizácie a podpísaný vedúcim a účtovníkom.

Podpisy a pečiatky na zozname zamestnancov

Pracovný stôl môže pozostávať z niekoľkých listov. Osoby, ktoré ho podpisujú, sa podpisujú len na poslednom hárku v príslušnom riadku. Ak je potrebné každý list podpísať, formulár je doplnený o riadky na pripojenie podpisu. Tento postup je možné použiť pri podpise personálnej tabuľky pobočky pred jej schválením oddelene od materskej organizácie.
Jednotný formulár N T-3 neposkytuje pečať na schválenom personálnom stole.

Ako a kedy prebiehajú personálne zmeny?

K zmenám v personálnej tabuľke dochádza v prípadoch, keď sa mení zloženie zamestnancov, vznikajú nové oddelenia, vyraďujú sa staré pozície a zavádzajú sa nové. Zmeny sa vykonávajú dvoma hlavnými spôsobmi: môžete úplne nahradiť samotné personálne obsadenie alebo môžete vydať príkaz na vykonanie zmien v personálnom stole. V prípade, že sa zmeny v personálnej tabuľke vykonajú na základe objednávky, uvádzajú sa tieto dôvody:

• reorganizácia formulára;
• optimalizácia a zlepšenie činnosti riadiacich štruktúr;
• všetky druhy zmien v legislatíve, ktoré si vyžadujú povinnú zmenu personálneho obsadenia;
• odstránenie opakujúcich sa ciel;
• zníženie alebo rozšírenie výroby firmy.

So zmenami v personálnej tabuľke by sa mali vykonať úpravy v dokumentoch zamestnancov - pracovnej knihe a osobnej karte (napríklad pri premenovaní pozície). V tomto prípade je potrebný písomný súhlas zamestnanca.

Pri zmene platov (evidovanie príplatkov a odmien) je potrebné zamestnanca písomne ​​upozorniť 2 mesiace pred akciou. Zmeny tohto druhu sa uskutočňujú nielen v personálnej tabuľke, ale aj pomocou dodatočnej dohody k zmluve. Tiež nezabudnite, že zmeny a doplnky vykonané predpísaným spôsobom na personálnom stole organizácie sú oboznámené s pracovníkmi, po ktorých sa na základe objednávky (pokynu) alebo iného vykonávajú príslušné zmeny a doplnky v ich pracovných knihách. rozhodnutie zamestnávateľa. Toto je uvedené v bode 3.1 Pokynu č. 69.

Čo je to personálne usporiadanie?

Fluktuácia je pre mnohé firmy bežná vec, a preto mnohé organizácie praktizujú zachovanie takzvanej „pracovnej“ formy personálneho obsadenia – staffingu, ktorý je inak náhradou pozícií alebo personálneho zoznamu. Hlavným rozdielom medzi týmto dokumentom a personálnym stolom je jeho dynamika. Na rozdiel od zmeny personálnej tabuľky je možné personálne obsadenie rýchlo meniť v závislosti od prebiehajúcich (početných a kvalitatívnych) personálnych zmien podniku a čo je najdôležitejšie, nevyžaduje vydanie príkazu na jeho schválenie a zmenu.

Keďže tabuľka počtu zamestnancov, ktorá zobrazuje celkový počet jednotiek (pozícií) v podniku, neumožňuje určiť, či je pozícia voľná alebo obsadená a ktorý zo zamestnancov ju obsadzuje, personálne obsadenie spravidla presne uvádza tieto informácie - mená a iniciály zamestnancov podniku, ktorí zastávajú pozície uvedené v personálnej tabuľke, a stav pozície - zatvorené alebo voľné.