Pracovná legislatíva si vyžaduje dostatočne vypracovanie Vysoké číslo personálne dokumenty, ktorých úplný zoznam bude závisieť od organizácie práce zamestnancov vo vašej spoločnosti alebo jednotlivého podnikateľa, ako aj od priemyselných aktivít. V tabuľke nižšie ponúkame najvšeobecnejší zoznam povinných personálnych dokumentov, ktoré musia byť k dispozícii.

oddelenie personálne záznamy Vám ponúka vypracovanie všetkých potrebných personálnych dokumentov v súlade s požiadavkami pracovné právo. Ak chcete zistiť cenu personálnych služieb pre vašu organizáciu alebo jednotlivého podnikateľa, kontaktujte nášho personalistu, ktorý vám pripraví výhodnú obchodnú ponuku!

HR dokumentácia slúži ako odraz Pracovné vzťahy medzi zamestnávateľom a zamestnancami. Jeho hlavné a najbežnejšie typy budú uvedené v článku.

Čo je riadenie ľudských zdrojov?

Vedením personálnej evidencie sa rozumie organizácia postupu pri tvorbe dokumentov upravujúcich pracovné vzťahy v spoločnosti. Správu personálnych záznamov môže zvládnuť jeden človek, ak je personál firmy malý, alebo celé oddelenie personálnych špecialistov vo veľkých spoločnostiach.

HR dokumentácia v spoločnosti tvoria:

• formy jednotných foriem;
• predpisy a pokyny vypracované samotnou spoločnosťou.

Všetky personálna dokumentácia potvrdené vedúcim spoločnosti alebo povereným zamestnancom.

Aké sú HR dokumenty?

Všetky personálna dokumentácia možno rozdeliť do dvoch skupín:

Skupina 1: dokumenty, ktoré upravujú vzťah medzi zamestnávateľom a každým zamestnancom individuálne.

Skupina 2: dokumentácia odzrkadľujúca pracovné vzťahy vo všeobecnosti v celej spoločnosti.

Prvá skupina zahŕňa nasledujúce personálna dokumentácia:

• pracovný poriadok (T-1);
• zmluva so zamestnancom (TD-1);
• pracovný zošit (vyhláška vlády Ruskej federácie „O pracovných zošitoch“ zo 16. apríla 2003 č. 225);
• osobná karta zamestnanca (T-2);
• prevodné dokumenty (T-5);
• príkaz opustiť (T-6);
• príkaz na prepustenie (T-8);
• príkaz na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu (T-9);
• cestovný certifikát (T-10);
• služobné pridelenie (T-10A);
• administratívny dokument označujúci povýšenie zamestnanca (T-11).

Druhá skupina zahŕňa:

• Plán dovoleniek (T-7).
• Personálne obsadenie (T-3).
• Príkaz o prepustení viacerých zamestnancov (T-8a).
• Príkaz o vyslaní pracovníkov (T-9a).
• Nariadenie o povýšení zamestnancov (T-11A).
• Pracovný výkaz (T-12)
• Dokument, na základe ktorého sa vykonáva kontrola počtu odpracovaných hodín a výpočet RFP (T-13).
• Vestník kontrol vojenskej registrácie občanov.
• Vyhláška o organizácii vojenskej registrácie.
• Vnútorné ustanovenia:
  • kolektívna zmluva;
  • stanovisko k ochrane práce;
  • poskytovanie bonusov;
  • pravidlá vnútorného poriadku;
  • cestovný poriadok;
  • regulácia obchodného tajomstva;
  • pozícia v oblasti miezd;
  • nariadenie o používaní osobnej dopravy na služobné účely;
  • iné.

Ukladanie personálnych dokladov viď materiál .

Čo z personálnej dokumentácie musí byť k dispozícii?

V každej spoločnosti dokumenty, ktoré odrážajú:

• pohyb personálu: prijatie do zamestnania, presun na inú pozíciu, prepustenie;
• odpracované hodiny: účtovanie odpracovaných hodín, služobných ciest, dovoleniek.
• príjem zamestnanca: mzda, prémie;
• všeobecné informácie o zamestnancoch: ich počet a pozície;
• záväzné pravidlá v rámci spoločnosti.

Dôležité! Od 01.08.2015 bol cestovný doklad a pridelenie vyradené zo zoznamu povinných dokladov (nariadenie vlády Ruskej federácie z 29.12.2014 č. 1595).

Je potrebné poznamenať, že v závislosti od špecifík spoločnosti a práce konkrétneho zamestnanca sa zoznam požadovaných dokumentov môže líšiť. Pozrime sa na príklady.

Príklad 1 Vo firme niektorí zamestnanci využívajú na plnenie služobných úloh vlastné auto. Organizácia by preto mala vydať predpis, ktorý bude upravovať postup pri náhrade za použitie osobnej dopravy zamestnancom.

Príklad 2 . Zmluva s každým zamestnancom stanovuje postup vyplácania odmien. Spoločnosť teda nemusí tvoriť rezervu na odmeny.

Kto dohliada na riadenie ľudských zdrojov?

Štátny inšpektorát práce je uznávaný ako hlavný orgán zodpovedný za kontrolnú činnosť pri vedení personálnej evidencie.

Okrem kontrolných činností inšpekcia vykonáva tieto funkcie:

• ochrana pracovných práv zamestnancov;
• informovanie spoločností a ich zamestnancov o najlepších spôsoboch dodržiavania Zákonníka práce Ruskej federácie;
• informovanie príslušných orgánov o zistených porušeniach.

Po začatí kontroly dozorný orgán požaduje všetky personálna dokumentácia, na základe ktorej posudzuje súlad personálnej evidencie s platnou pracovnoprávnou legislatívou. Zistenie akýchkoľvek odchýlok od normy vedie zamestnávateľa k zodpovednosti.

Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje nasledujúce typy zodpovednosť za porušenie zákona:

• disciplinárne (článok 192 Zákonníka práce Ruskej federácie);
• správne (čl. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie);
• trestné (čl. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 Trestného zákona Ruskej federácie);
• občianske právo (články 15, 151 a kapitola 59 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie).

Treba poznamenať, že okrem inšpektorát práce, personálna dokumentácia má právo požadovať:

• daňové úrady pri kontrolách v teréne;
• vojenský registračný a zaraďovací úrad za účelom kontroly vedenia vojenských záznamov.

Ako prebieha hodnotenie práce?

Do pôsobnosti inšpektorátu práce patrí aj zisťovanie nezrovnalostí v organizácii pracovísk s existujúcimi normami. Tento postup je založený na výsledkoch špeciálne hodnotenie. Všetci zamestnávatelia musia vykonať osobitné posúdenie. Jej postup upravuje zákon z 28.12.2013 č.426-FZ.

Dôležité! Nie je potrebné vykonávať špeciálne hodnotenie pre zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku alebo doma (článok 3, článok 2 zákona č. 426-FZ).

Na vykonanie špeciálneho hodnotenia je najatá tretia strana. Pred začatím postupu analyzuje personálnu dokumentáciu: pracovné zmluvy, personálne zabezpečenie, predpisy o ochrane práce a iné. Postup sa vykonáva každých 5 rokov, ale existujú prípady neplánovaných kontrol (článok 17 zákona č. 426-FZ).

Dokumenty, ktoré sa generujú počas hodnotenia, zahŕňajú:

• príkaz na vykonanie osobitného hodnotenia s uvedením začiatku auditu;
• príkaz na schválenie harmonogramu konania, ktorý upravuje postupnosť;
• vyhlásenie o dodržiavaní pracovných podmienok, ktoré odráža súlad s normami;
• správa s výsledkami.

Zodpovednosť za nevykonanie posúdenia je ustanovená v čl. 5.27.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie: dňa úradníkov a jednotliví podnikatelia sú pokutovaní 5 000 - 10 000 rubľov, pre spoločnosti - 60 000 - 80 000 rubľov.

O platení príspevkov na základe výsledkov osobitného posudku pozri materiál .

Sú všetky spoločnosti povinné viesť vojenské záznamy?

Podľa pod. 6 s. 1 čl. osem federálny zákon"O obrane" z 31. mája 1996 č. 61-FZ sú všetky spoločnosti povinné viesť vojenskú evidenciu. Hlavným účelom tohto účtovníctva je zhromažďovanie, uchovávanie a odovzdávanie údajov o branných zamestnancoch vojenskému registračnému a zaraďovaciemu úradu.

Dôležité! Jednotliví podnikatelia nie sú povinní viesť vojenskú evidenciu (článok 6, článok 1 zákona „O brannej povinnosti a vojenskej službe“ z 28. marca 1998 č. 53-FZ).

Špecialistu zodpovedného za vojenskú registráciu vymenúva vedúci spoločnosti. Na udržiavanie vojenských záznamov sa môže podieľať napr nový zamestnanec, a už pracujúcich, s ktorými je uzatvorená zmluva o kombinovaní pozícií. Počet špecialistov, ktorí vedú túto evidenciu, závisí od počtu zamestnancov zodpovedných za vojenskú službu (článok 12 nariadenia vlády Ruskej federácie „O schválení nariadení o vojenskej registrácii“ z 27. novembra 2006 č. 719) .

Počas vojenskej registrácie dôležitosti mať tieto dokumenty:

• nariadenie o organizácii vojenskej registrácie;
• denník kontrol vojenskej registrácie;
• osobná karta T-2.

Informácie o postupe zadávania informácií o vojenskom preukaze v T-2 nájdete v materiáli .

Kontrola vedenia vojenskej evidencie sa vykonáva každé tri roky pri počte do 500 osôb. Ak je počet zamestnancov vyšší ako stanovený počet, kontrola by sa mala vykonávať raz ročne (odsek 3 Prílohy 1 Smerníc pre vedenie vojenských záznamov v organizáciách).

Zodpovednosť za porušenie vojenskej registrácie je stanovená v čl. 21.1-21.4 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Napríklad, ak zamestnávateľ nepredložil zoznam osôb zodpovedných za vojenskú službu, zodpovednosť vzniká vo forme pokuty vo výške 300 - 1 000 rubľov a ak zamestnanec neinformoval zamestnanca o svojom povolaní do armády registračný a zaraďovací úrad - 500 - 1 000 rubľov.

Výsledky

Každý zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby personálna dokumentácia. Včas a správne vyhotovené dokumenty vám umožňujú vyhnúť sa zodpovednosti za porušenie pracovnoprávnych predpisov.

Personalisti v rámci svojej činnosti vypracúvajú, vypracúvajú, vypracúvajú rôzne dokumenty: miestne predpisy zamestnávateľa, zmluvy (pracovné, plná zodpovednosť a pod.) a dohody so zamestnancami, objednávky, oznámenia, návrhy, akty, osvedčenia, časopisy . Pracujú aj s inými dokumentmi.

Dá sa rozlíšiť tri skupiny dokumentov :

• povinné - dokumenty, pri ktorých zákon ustanovuje požiadavku, že ich musí mať zamestnávateľ, že musia byť prijaté, uzavreté, vyhotovené, podpísané (tieto dokumenty v prípade overenia zvlášť pozorne študujú zamestnanci štátnych inšpektorátov práce) ,
• dokumenty, ktoré sa za určitých okolností stanú povinnými,
• nepovinné dokumenty.

V zozname požadovaných dokladov uvedieme aj niektoré účtovné doklady, ktoré sú uvedené v pracovnoprávnych predpisoch, sú vyžadované pri kontrolách Štátnym inšpektorátom práce, na ktorých príprave a vyhotovení sú často zapojení personalisti.

Ak je vaša spoločnosť mikropodnikom, potom podľa 309.2 Zákonníka práce RF niektoré dokumenty, ktoré nemôžete vypracovať:

„Zamestnávateľom je malý podnikateľský subjekt, ktorý je zaradený medzi mikropodniky, má právo úplne alebo čiastočne odmietnuť prijatie miestnych predpisov obsahujúce normy pracovné právo(pravidlá vnútorného pracovného poriadku, predpis o odmeňovaní, predpis o príplatkoch, rozvrh zmien a iné). Zároveň na úpravu pracovnoprávnych vzťahov a iných vzťahov s nimi priamo súvisiacich musí zamestnávateľ - drobný podnikateľ, ktorý je zaradený medzi mikropodniky, do pracovných zmlúv so zamestnancami zahrnúť podmienky upravujúce otázky, ktoré v zmysle zákona č. s pracovnou legislatívou a inými regulačnými právnymi aktmi obsahujúcimi normy pracovného práva, by mali byť upravené miestnymi predpismi...“

Je možné kontrolovať dodržiavanie pracovných zákonov zamestnávateľom, personálne doklady Štátna inšpekcia prácou.

Podnik vedie aj register kontrol právnickej osoby, fyzického podnikateľa, vykonaných úradmi štátna kontrola(dozor), orgány mestskej kontroly. Podľa odseku 8 čl. 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 N 294-FZ (v najnovšie vydanie) "O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a obecnej kontroly" právnických osôb, individuálnych podnikateľov má právo viesť denník kontrol štandardná forma založená federálny orgán výkonná moc schválený vládou Ruská federácia. Podoba tohto časopisu bola schválená nariadením Ministerstva hospodárskeho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 30.04.2009 N 141. Tento časopis reflektuje spolu s ďalšími kontrolami v spoločnosti aj kontroly inšpektorátov práce.

Pri kontrole na Štátnom inšpektoráte práce sa môže od zamestnávateľa vyžadovať aj jeho zakladajúce dokumenty.

Uvedený zoznam dokumentov nemožno nazvať vyčerpávajúcim – za určitých okolností sa môžu stať povinnými aj iné dokumenty.

• Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich, Knihu príjmov-výdavkov na účtovanie tlačív zošita a príloh do nej a iných účtovných a evidenčných denníkov si môžete objednať tu >>

Voliteľné dokumenty

Požadované dokumenty sú popisy práce, miestne predpisy o štrukturálnych členeniach, niektoré poznámky, niektoré typy účtovných denníkov atď.

Pravidlá pre dotlač tohto materiálu

Pri opätovnej tlači tohto materiálu na inej stránke je povinné uviesť pred materiálom (na začiatku!) zdroj a odkaz naň v nasledujúcom tvare -

Podľa pravidiel pre najímanie pracovníkov musí žiadateľ zhromaždiť určitý balík dokumentov. Niektoré z nich sú povinné a budú sa vyžadovať v každej spoločnosti. Iné sa vo všeobecnosti nevyžadujú, ale konkrétna organizácia ich môže vyžadovať v závislosti od typu činnosti.

Zhromažďujeme dokumenty pre uchádzanie sa o prácu

Článok 65 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje zoznam dokumentov, ktoré možno požadovať pri uchádzaní sa o zamestnanie.

1. Pas alebo iný doklad na overenie totožnosti žiadateľa.

2. História zamestnaní. Nevyžaduje sa predloženie v nasledujúcich prípadoch:

• uchádzač o zamestnanie prvýkrát. V tomto prípade história zamestnaní vydané zamestnávateľom;
• stratená alebo poškodená pracovná kniha - na základe žiadosti je vydaný nový uchádzač o zamestnanie (s uvedením dôvodu absencie pracovnej knihy);
• v prípade, že zamestnanec nastúpi na kratší pracovný čas.

Po skončení pracovného pomeru sa zamestnancovi vydá pracovný zošit.

3. Poistný list štátneho dôchodkového poistenia ( SNILS). Ak sa uchádzač zamestná po prvý raz, potom SNILS vydáva zamestnávateľ.

4. Vojenský preukaz alebo iný doklad vojenská registrácia (napríklad osvedčenie o registrácii). Povinné pre osoby povinné vojenskú službu a osoby podliehajúce vojenskej službe.

5. Vzdelávací dokument(môže byť potrebný diplom, hodnotiaci hárok). Vyžaduje sa potvrdenie kvalifikácie uchádzača a dostupnosť vzdelania na pozíciu, o ktorú sa uchádza.

Pre niektoré profesie, ako je autožeriavník, viazač, bagrista a pod., je potrebné mať aj potvrdenie o vyučení v príslušnej profesii, potvrdzujúce jeho kvalifikáciu. Takíto zamestnanci musia absolvovať ročnú recertifikáciu (najčastejšie v tej istej zamestnávateľskej organizácii), ktorá je uvedená v osvedčení s príslušnou poznámkou.

Pre vodičov (ako aj pre vodičov autožeriavov a bagrov) je potrebný vodičský preukaz na oprávnenie viesť druh dopravy, na ktorom bude pracovať.

6. Osvedčenie o prítomnosti alebo neprítomnosti registra trestov. Vyžaduje sa pri uchádzaní sa o prácu, ktorá v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie nie je povolená osobám so záznamom v registri trestov alebo osobám, ktoré sú trestne stíhané.

7. Lekársky certifikát v tvare 086 / r. Niektoré činnosti môžu byť spojené so zvýšeným rizikom pre ľudské zdravie (napríklad zamestnávanie zdravotníckeho personálu). V takýchto prípadoch sa vyžaduje lekárske osvedčenie, ktoré naznačuje prítomnosť alebo absenciu kontraindikácií pri vykonávaní akejkoľvek činnosti. Taktiež sa vyžaduje lekárske potvrdenie pre maloletých, pretože. ak sa vyskytnú nejaké zdravotné problémy, lekár môže tínedžerovi zakázať vykonávať určitý druh práce (napríklad ak máte problémy so zrakom, práca s počítačom nie je povolená). Pri prijímaní do zamestnania v podmienkach Ďalekého severu z iných regiónov sa vyžaduje záver, že neexistujú žiadne kontraindikácie pre prácu a život v týchto podmienkach

Povinné na získanie zamestnania (aj keď sa uchádzate o prácu) dočasný pracovník) je len prítomnosť pasu, takže zamestnanie bez pasu nie je povolené. Všetky ostatné dokumenty je potrebné poskytnúť len za určitých podmienok.

Nie je uvedené, ale zamestnávateľ to vyžaduje

Napriek tomu, že zákon výslovne zakazuje vyžadovať od žiadateľa ďalšie dokumenty, ktoré nie sú ustanovené zákonom, algoritmus na prijímanie zamestnanca môže poskytnúť tieto dokumenty:

1. Žiadosť o prácu. Napísal zamestnanec v procese uchádzania sa o prácu. Prikladá sa k osobnému spisu zamestnanca, ktorý zakladá zamestnávateľ.

2. Fotografia 3x4 (3 ks). Fotografie sú potrebné do osobného spisu zamestnanca, ktorý vydáva preukaz. Môžu sa vyžadovať aj pri podaní na osobnú kartu zamestnanca vo formulári T-2.

3. Osvedčenie o registrácii na daňovom úrade ( TIN).

4. výkaz ziskov a strát podľa formulára 2-NDFL. Takéto osvedčenie sa poskytuje, ak kandidát zmení zamestnanie. Je pre neho prínosné ho prezentovať, pretože. v prípade práceneschopnosti sa bude brať do úvahy zárobok na predchádzajúcom pracovisku. V dôsledku toho sa výška nemocenského môže zvýšiť, ak je dĺžka práce pracovníka na novom mieste minimálna.

5. Charakteristický z predchádzajúceho zamestnania. Pre žiadateľa je lepšie mať pri sebe takúto charakteristiku, pretože. zvyšuje to jeho šance na získanie práce a dosiahnutie lepších podmienok.

6. Zamestnávateľ môže požadovať dokumenty o rodinný stav zamestnanca (sobášny list, rodný list v prítomnosti detí, doklad o invalidite blízkych príbuzných a pod.). Podľa týchto dokumentov môžu byť zamestnancovi poskytnuté ďalšie benefity. Napríklad viacdetný zamestnanec dostane dovolenku kedykoľvek počas roka na jeho žiadosť. Je možné aj zabezpečiť finančná asistencia zo strany zamestnávateľa.

7. Od pracovníkov mimo mesta sa môže vyžadovať registrácia v mieste prechodného pobytu.

8. Pre triedu komunálnej služby Právne predpisy Ruskej federácie vyžadujú poskytnutie týchto informácií:

• o výdavkoch zamestnanca, jeho majetku a majetkových záväzkov. Rovnaké informácie sa uvádzajú o manželovi (manželke) zamestnanca a jeho maloletých deťoch;
• príjem za rok pred nástupom do zamestnania.

Poskytnutie týchto dokumentov nie je povinné, ale môžu zvýšiť šance kandidáta na získanie požadovanej pozície.

Zamestnávanie zahraničného pracovníka

Pre zamestnanie cudzieho občana je potrebné, aby mal pracovné povolenie vydané Federálnou migračnou službou v mieste bydliska. Cudzincovi to zároveň výslovne zakazuje zákon (č. 115-FZ „O právny stav cudzinci") pracovať mimo územia Ruskej federácie, v ktorej má povolenie na prechodný pobyt.

V opačnom prípade sa zoznam dokumentov ustanovený v predpisoch o prijímaní zamestnanca z iného štátu zhoduje so zoznamom pre občanov Ruskej federácie.

Či zbierať všetky tieto dokumenty?

Ak to zhrnieme, môžeme konštatovať, že najjednoduchší spôsob získania práce bude pre občana Ruskej federácie, ktorý dostane prácu po prvýkrát. V tomto prípade sa pri prijímaní zamestnanca vydáva iba pas a / alebo v niektorých prípadoch doklad o vzdelaní, vojenská registrácia a lekárske osvedčenie. Zvyšné doklady (zošit, SNILS) vystaví zamestnávateľ.

Pri uchádzaní sa o prácu je však lepšie zhromaždiť čo najkompletnejší balík dokumentov. Zvýšite tým svoje šance na získanie zamestnania. Žiadateľ sa bude môcť uchádzať o Lepšie podmienky práce (napríklad vyššie mzdy).

Ak má zamestnávateľ záujem prilákať a udržať si vysokokvalifikovaných zamestnancov, potom na základe určitých dokumentov môže zamestnancovi poskytnúť určité výhody alebo mu vyplatiť kompenzáciu.

Pomohol článok? Prihláste sa na odber našich komunít.

1. Zloženie a obsah personálnej dokumentácie, hlavné dokumenty upravujúce personálne riadenie, ako základ personálnej disciplíny

HR dokumentácia - súbor foriem (dokumentov) odrážajúcich prítomnosť a pohyb o pracovné zdroje.

Hlavná funkcia personálnej dokumentácie je to formalizácia a konsolidácia pracovnoprávnych vzťahov.

Článok 15 Zákonníka práce Ruskej federácie (ďalej len Zákonník práce Ruskej federácie) stanovuje všeobecnú definíciu pojmu „pracovné vzťahy“, ktorý sa používa v pracovnoprávnych predpisoch:

"Pracovné vzťahy - vzťahy založené dohodou medzi zamestnancom a zamestnávateľom o osobnom vykonávaní pracovnej funkcie za odplatu (práca podľa pozície podľa zoznamu zamestnancov, profesia, odbor s uvedením kvalifikácie; konkrétny druh pridelenej práce zamestnancovi), podriadenosť zamestnanca pravidlám vnútorných pracovnoprávnych predpisov a zároveň zabezpečuje zamestnávateľovi pracovné podmienky ustanovené pracovnoprávnymi predpismi a inými regulačnými právnymi aktmi obsahujúcimi pracovnoprávne normy, kolektívnu zmluvu, zmluvy, miestne predpisy, pracovný pomer. zmluvy.

V súlade so štátnym štandardom, koncepciou "dokument" je definovaná ako informácia zaznamenaná akýmkoľvek spôsobom na akomkoľvek materiáli, zverejnená alebo prijatá akoukoľvek osobou alebo právnická osoba, v akejkoľvek organizácii na použitie pri svojej činnosti.

Informácie prezentované vo forme dokumentu tvoria základ riadenia. Informácie sú zaznamenané v dokumentoch, ktoré im dávajú organizačnú formu a pohybujú sa v čase a priestore. Dokumenty a zdokumentované informácie sú materiálnym stelesnením rozhodnutí manažmentu, dávajú im právnu silu.

Možno konštatovať, že pojmy „riadenie“, „kancelárska práca“, „personálna kancelárska práca“, „dokument“ sú organicky prepojené.

Riadenie HR záznamov - ide o pojem, ktorý predpokladá organizáciu práce s dokumentmi, ktoré sa týkajú personálnych otázok

Riadenie HR záznamov - Ide o odvetvie činnosti, ktoré dokumentuje pracovnoprávne vzťahy. Personálna dokumentácia zaznamenáva informácie o dostupnosti a pohybe personálu, v dôsledku čoho sa zdokumentujú všetky personálne postupy (napríklad prijatie, preloženie, povýšenie, disciplinárne konanie, služobná cesta, dovolenka, prepustenie atď.).

Podľa cieľovej príslušnosti rozlišovať dve veľké skupiny personálne doklady:

1. Doklady o účtovníctve personálu zamestnancov ktoré zahŕňajú objednávky:

o najímaní,

O preradení na inú prácu,

O udelení dovolenky

O prepustení

Osobná karta zamestnanca a iné.

Hlavná časť dokladov o zamestnancoch bola zahrnutá do jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby, schválených vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhradu "".

2. Druhú skupinu tvoria dokumenty súvisiace s implementáciou funkcií pre personálny manažment a organizáciu práce:

interné pracovné predpisy,

Predpisy o konštrukčnej jednotke,

popisy práce,

Štruktúra a personálne obsadenie,

Harmonogram personálneho obsadenia.

Vo „Celoruskom klasifikátore riadiacej dokumentácie“ OK 011-93, schválenom vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie zo dňa 30.12.1993 č.299 (ďalej OKUD), sa tieto dokumenty nazývajú „dokumentácia o organizačnej a regulačným predpisom o činnosti organizácie, podniku“.

Okrem toho tvorcovia vyššie uvedeného klasifikátora uplatňujú ďalší princíp systematizácie personálnej dokumentácie, a to o základných personálnych postupoch Existujú tieto typy personálnych dokumentov:

1. Náborová dokumentácia:

Žiadosť o prácu;

Zmluva o menovaní;

Poradie prijatia do práce;

Protokol valné zhromaždenie pracovný kolektív o nábore.

2. Dokumentácia pre prechod na inú prácu:

Žiadosť o preloženie na inú prácu;

Zastupovanie prevodu na inú prácu;

Objednávka na preradenie na inú prácu.

3. Dokumentácia o odchode do dôchodku :

výpoveď;

príkaz na prepustenie;

Zápisnica z valného zhromaždenia kolektívu práce o prepustení.

4. Dokumentácia pre evidenciu sviatkov :

Harmonogram dovolenky;

opustiť aplikáciu;

Nechajte objednávku.

5. Motivačná dokumentácia :

Prezentácia odmien;

propagačná objednávka;

Zápisnica z valného zhromaždenia pracovného kolektívu o povýšení.

6. Dokumentácia o evidencii disciplinárnych sankcií :

Memorandum o porušení pracovnej disciplíny;

Vysvetlivka k porušeniu pracovnej disciplíny;

príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie;

Zápisnica z valného zhromaždenia kolektívu práce o uložení disciplinárnej sankcie.

Na základe hlavných úloh riadenia môže byť súbor personálnych dokumentov reprezentovaný aj ako systém, ktorý zahŕňa nasledujúce skupiny (subsystémy) dokumentov súvisiacich s jednotou pôvodu a líšiacich sa funkčným účelom:

1. Organizačná a právna dokumentácia:

Vnútorné pracovné predpisy;

personálne obsadenie;

Predpisy o konštrukčná jednotka;

Harmonogram dovolenky;

Pracovné pokyny.

2. Osobná dokumentácia :

História zamestnaní;

Súkromné ​​podnikanie;

Osobná karta zamestnanca.

3. Zmluvná dokumentácia :

Kolektívna zmluva (dohoda);

Pracovná zmluva.

4. Administratívna dokumentácia :

Personálne príkazy.

5. Účtovná personálna dokumentácia :

Účtovné formuláre (knihy, časopisy a pod.) personálnej dokumentácie;

Dokumentácia o účtovaní pracovného času a zúčtovaní s personálom;

6. Informačná a referenčná dokumentácia .

Obsah dokumentov personálna služba v skutočnosti je oveľa širší, zahŕňa korešpondenciu s inými organizáciami tretích strán, regulačnými organizáciami, výkazníctvo, plánovaciu dokumentáciu, ako aj značné množstvo regulačnej a referenčnej dokumentácie.

Regulačná a referenčná dokumentácia upravuje jednotnú prax uplatňovania právnych noriem a je právnym základom pre činnosť personálnej služby.

Uvádzame hlavné právne a regulačné akty:

1. federálnej úrovni :

Ústava Ruskej federácie;

Zákonník práce Ruskej federácie;

federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „o archívnictve v Ruskej federácii“;

federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“;

Federálny zákon zo 17. decembra 2001 č. 173-FZ "O pracovných dôchodkoch v Ruskej federácii";

Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“;

Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie zošitov“;

Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby“;

- „Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií“, schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002;

Rozkaz Hlavnej archívnej správy ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 „Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie“;

OKUD („Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie“ OK 011-93, schválený vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299);

Vyhláška Štátnej normy Ruskej federácie z 3. marca 2003 č. 65-st „O prijatí a implementácii štátnej normy Ruskej federácie“ spolu s „Jednotným systémom dokumentácie“. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. GOST R 6.30-2003“ (ďalej GOST R 6.30-2003);

GOST R 51141-98;

GOST 17914-72 Obaly na šanóny s dlhou životnosťou. Druhy, odrody, technické požiadavky“ (zavedené vyhláškou Štátneho výboru pre normy ZSSR zo 17. júla 1972 č. 1411);

Vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 8. novembra 2005 č. 536 „O štandardných pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“;

- „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt ich uchovávania“, schválený Spolkovým archívom 6. októbra 2000;

Vyhláška Štátnej normy Ruskej federácie z 26. decembra 1994 č. 367 „O prijatí a implementácii celoruského klasifikátora profesií pre pracovníkov, pozície zamestnancov a mzdové kategórie OK-016-94“ (ďalej OKPDTR) ;

- « Celoruský klasifikátor triedy. OK 010-93, schválený vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 298;

- « Kvalifikačný sprievodca pozície manažérov, špecialistov a iných zamestnancov“, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37;

Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 9. februára 2004 č. 9 „O schválení postupu uplatňovania Jednotnej kvalifikačnej príručky pre pozície manažérov, špecialistov a zamestnancov“;

Problematika Jednotného sadzobníka a kvalifikačného zoznamu prác a povolaní pracovníkov (ETKS) pre r. rôznych priemyselných odvetví hospodárstvo schválené Ministerstvom práce Ruskej federácie;

Kvalifikačné predpoklady na zamestnancov a nomenklatúra odborov schválená MZ a sociálny vývoj Ruskej federácie v oblasti spadajúcej do pôsobnosti Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie.

2. Regulačné právne akty zakladajúcich subjektov Ruskej federácie .

3. Miestne predpisy:

Vnútorné pracovné predpisy;

Kolektívna zmluva;

personálne obsadenie;

Pozícia v popise práce;

Nariadenia o ochrane osobných údajov zamestnancov;

nariadenie o mzdách;

Predpisy o štrukturálnych členeniach a iné.

Chcel by som poznamenať, že aktualizácia systému právne vzťahy v spoločnosti vedie k aktualizácii obsahu a zloženia personálnych dokumentov, napríklad v súlade s platným Zákonníkom práce Ruskej federácie je základom pre vznik pracovnoprávnych vzťahov pracovná zmluva, a nie tradičný príkaz zamestnávateľa na zamestnanosť. Práve pracovná zmluva je podkladom pre vystavenie príkazu na prijatie do zamestnania a nie osobné vyhlásenie zamestnanca, ako sa stále niektorí zamestnávatelia domnievajú.