Automatizácia pracovného toku zahŕňa použitie špeciálneho softvér pre prácu s dokumentmi a účasť elektronických dokumentov v systéme výmeny informácií. Zároveň sú dokumenty vytvorené počas fungovania organizácie nevyhnutne registrované a uložené v jednom informačný priestor. Zabezpečuje sa kolektívna práca s dokumentmi, to znamená, že na každom z nich dôsledne pracuje niekoľko zamestnancov v súlade so svojimi funkčnými povinnosťami.

Hory odpadového papiera, dlhé hľadanie požadovaný dokument, straty, duplicitné dokumenty, oneskorenia pri odosielaní a prijímaní, personálne chyby nie sú úplným zoznamom problémov, ktoré vznikajú pri zlej správe dokumentov. To všetko môže výrazne spomaliť a vo výnimočných prípadoch úplne paralyzovať prácu podniku.

Nástroje na automatizáciu pracovného toku Softvérové ​​nástroje používané na automatizáciu pracovného toku možno zhruba rozdeliť do štyroch kategórií: Systémy pracovného toku. Systémy kolektívnej práce používateľov na dokumentoch. Systémy určené na ukladanie a vyhľadávanie dokumentov. E-mailové systémy.

workflow systémy. Hlavné znaky: metodika zohľadňuje „ľudský faktor“; ako adresát sa neuvádzajú mená konkrétnych zamestnancov, ale ich pozície (role); vytvorená mapa procesov sa staticky kontroluje, či nie je uzavretá: dokument nie je možné poslať „nikam“ alebo zastaviť bez dôvodu; jasný systém kontroly vykonávania, keď je na vykonanie určitej operácie vyhradený určitý čas a samotný systém podľa vášho výberu určuje sankcie pre porušujúceho zamestnanca a reakciu systému na takéto porušenie;

na pracovisku koncový používateľ pracuje s pojmami známymi v ich odvetví; autorizovaný prístup k informáciám, správca systému vidí iba stav procesu („spustený“, „čaká na aktiváciu“, „dokončený“); fázová implementácia - automatizáciu je možné spustiť z akéhokoľvek oddelenia alebo divízie av prípade potreby pridať nových zamestnancov na mapu a znova vytvoriť proces; systém má otvorené rozhranie na podporu existujúcich aplikácií.

Efektívna správa dokumentov je nevyhnutnosťou efektívne riadenie podnik. Dokumentácia je nevyhnutná pre správna organizácia finančné a manažérske účtovníctvo.

Automatizácia toku dokumentov. Základné pojmy

Dokumenty sú hlavným informačným zdrojom každej organizácie, práca s nimi si vyžaduje správnu formuláciu. Dokumenty poskytujú informačnú podporu pre prijatie manažérske rozhodnutia na všetkých úrovniach a sprevádzajú všetky obchodné procesy.

Správa dokumentov je nepretržitý proces pohybu dokumentov, ktorý objektívne odráža činnosť organizácie a umožňuje jej rýchle riadenie.

Workflow systémy uchovávajú dokumenty, uchovávajú ich históriu, zabezpečujú ich pohyb organizáciou a umožňujú vám sledovať vykonávanie tých obchodných procesov, s ktorými tieto dokumenty súvisia.

V organizácii, kde je zavedený systém správy dokumentov, je dokument základným nástrojom správy. Neexistujú tu žiadne spravodlivé rozhodnutia, pokyny alebo príkazy - existujú dokumenty obsahujúce rovnaké príkazy, rozhodnutia, pokyny atď.: celé riadenie v organizácii sa vykonáva prostredníctvom dokumentov.

Akýkoľvek dokument v systéme správy dokumentov je dodávaný (reprezentovaný) s „kartou“ podobnou knižničnej. Špecifická množina polí na takejto karte je zvyčajne viazaná na typ dokumentu.

Úložisko elektronického systému správy dokumentov si možno predstaviť ako databázu obsahujúcu informácie o poliach kariet a určité úložisko pre samotné dokumenty.

Termín, ktorý jednoznačne zodpovedá domácemu „toku dokumentov“ nie je dostupný v západnom počítačovom slovníku.

V literatúre možno nájsť nasledujúce zhody medzi pojmom „tok dokumentov“ a západnými pojmami:

DMS (Document Management Systems) - v ruskojazyčnej literatúre pre tento pojem existuje presnejší preklad - Archívy dokumentov;

Systémy smerovania dokumentov DocFlow;

Systémy pracovného toku. Presnejšie, tento výraz sa prekladá ako „Automatizačné systémy obchodné procesy“ alebo „Systémy na podporu riadenia“

Preto v ruskojazyčnej literatúre „tok dokumentov“ zahŕňa tak smerovanie dokumentov, ako aj automatizáciu procesu pohybu dokumentov a archiváciu dokumentov.

Hlavné úlohy riešia systémy správy dokumentov

zabezpečenie efektívnejšieho riadenia prostredníctvom automatickej kontroly implementácie, transparentnosť činnosti organizácie na všetkých úrovniach;

udržiavanie systému kontroly kvality, ktorý spĺňa medzinárodné normy;

podpora efektívnej akumulácie, riadenia a prístupu k informáciám a poznatkom. Zabezpečenie personálnej flexibility vďaka väčšej formalizácii činností každého zamestnanca a možnosti uchovávania celej histórie jeho činnosti;

zaznamenávanie činností podniku ako celku (interné interné šetrenia, analýza činnosti divízií, identifikácia „horúcich miest“ v činnostiach);

optimalizácia obchodných procesov a automatizácia mechanizmu ich implementácie a kontroly;

vylúčenie alebo maximálne možné obmedzenie obehu papierových dokumentov v podniku. Úspora zdrojov znížením nákladov na riadenie toku dokumentov v organizácii;

odbúranie potreby alebo výrazné zjednodušenie a zlacnenie uchovávania papierových dokumentov vďaka dostupnosti funkčného elektronického archívu.

Odhaduje sa, že až 90 % času zamestnancov venujú takzvané podporné funkcie, a to zháňanie dokumentov potrebných k práci. Tento problém sa zhoršuje pri zdieľaní dokumentov, keď potrebujete nájsť dokumenty vytvorené iným zamestnancom, a nakoniec sa to stáva takmer nemožné, ak je organizácia geograficky distribuovaná.

Implementácia EDMS umožňuje:

zvýšiť ovládateľnosť podniku (toto je nástroj pre vrcholového manažéra a predovšetkým je to EDMS, ktorý mu uľahčuje život)

skrátenie času vyhľadávania informácií

prísne regulovať a kontrolovať obchodné procesy

zvýšenie bezpečnosti pri práci s dokumentmi (EDMS systémy umožňujú oddeleným prístupom zabezpečiť ochranu dokumentov pred neoprávneným prístupom)

obnoviť celú históriu akcií s dokumentmi, pretože sa zaznamenávajú všetky transakcie s dokumentmi

Typické úlohy pracovného toku

1. Digitalizácia a evidencia došlých dokumentov.

2. Predloženie dokumentov na preskúmanie.

3. Vytváranie úloh pre podriadených a sledovanie ich plnenia.

3. Koordinácia návrhu nového dokumentu.

4. Vyhľadajte dokumenty na konkrétnu tému.

5. Vytvorte prehľad.

6. Stavebníctvo obchodné procesy pre najtypickejšie situácie toku dokumentov (platba faktúr, služobné cesty, posúdenie žiadosti o dovolenku a pod.)

Všeobecné systémové požiadavky

elektronická správa dokumentov

Škálovateľnosť

Je žiaduce, aby systém správy dokumentov mohol podporovať päť aj päť tisíc používateľov a schopnosť systému zvýšiť svoju kapacitu bola určená iba kapacitou zodpovedajúceho hardvéru.

Túto požiadavku je možné splniť podporou priemyselných databázových serverov vyrábaných spoločnosťami ako MS SQL, ktoré existujú na takmer všetkých možných softvérových a hardvérových platformách a poskytujú najširší rozsah výkonu.

distribúcia

Hlavné problémy pri práci s dokumentmi vznikajú v geograficky distribuovaných organizáciách, takže architektúra systémov správy dokumentov musí podporovať interakciu distribuovaných lokalít. Okrem toho je možné distribuované lokality kombinovať s najrozmanitejšími komunikačnými kanálmi z hľadiska rýchlosti a kvality. Architektúra systému musí tiež podporovať interakciu so vzdialenými používateľmi. Je tiež žiaduce použiť architektúru „tenkého klienta“ (takmer všetko spracovanie údajov prebieha na serveri), schopného pracovať v sieťach s relatívne nízkou priepustnosť asi 200 kbps.

Príkladom tenkého klienta je počítač s prehliadačom, ktorý sa používa na spúšťanie webových aplikácií.

Systém elektronickej správy dokumentov - Elektronická správa dokumentov: Modul "Správa elektronických dokumentov" umožňuje vytváranie, ukladanie, vyhľadávanie a úpravu rôznych neštruktúrovaných dokumentov (texty Microsoft Word, tabuľky Microsoft Excel, kresby Visio a CorelDraw, zvuky, videá atď.). Jedným zo základných pojmov používaných v systéme DIRECTUM je elektronický dokument. Každý elektronický dokument pozostáva z textu (obsah elektronický dokument) a karta - formulár obsahujúci súbor atribútov popisujúcich dokument (autor, typ dokumentu, dátum vytvorenia, korešpondent atď.), pomocou ktorých je možné vyhľadávať a zoskupovať elektronické dokumenty. Na organizáciu ukladania dokumentov slúžia priečinky, v ktorých sú umiestnené odkazy na elektronické dokumenty a iné priečinky. Každý dokument môže mať neobmedzený počet verzií, pričom verzie toho istého dokumentu môžu byť v rôznych formátoch (napríklad DOC a PDF). Každý typ dokladu (dohody, faktúry a pod.) má svoj životný cyklus, ktorý automaticky mení stav dokladu pri práci s ním. UdSU 2010 Shirokov V.A. CMIT. jedenásť.

snímka 1

Systémy elektronickej správy dokumentov (EDMS) "DELO"

snímka 2

Najlepší "Čin" - pre najlepšie spoločnosti!

Najlepší systém elektronická správa dokumentov "DELO" sa etablovala ako najspoľahlivejšie a osvedčené EDMS na ruský trh. Sofistikované a kompletné funkcie pre správu informácií a workflow. End-to-end automatizácia workflow geograficky distribuovaných spoločností, možnosť budovania voľných ciest pre pohyb dokumentov, spoľahlivý elektronický archív a bezpečný workflow pomocou ES, integrácia s inými systémami, dodržiavanie legislatívnych a regulačných a metodických požiadaviek, ako aj požiadavky informačná bezpečnosť- priaznivo odlišuje "DELO" od iných systémov.

snímka 3

snímka 4

„Líder na ruskom trhu systémov EDMS a ECM“

Elektronický systém správy dokumentov "DELO" je spoľahlivý a pohodlný systém, overený časom a používateľmi. EDMS „DELO“ umožňuje riešiť problém automatizácie práce s dokumentmi spoločností rôznych veľkostí a oblastí činnosti, podporuje papierovú, zmiešanú správu dokumentov, čo umožňuje bezproblémový prechod na elektronickú správu dokumentov s minimálnymi finančnými a materiálovými nákladmi. EDMS "DELO" vám umožňuje optimalizovať obchodné procesy organizácie a automatizovať prácu s dokumentmi. „DELO“ používa viac ako 6 000 organizácií, 500 000 používateľov v celom Rusku a krajinách SNŠ.

snímka 5

Automatizácia pracovného toku

EDMS "DELO" je systém zameraný na automatizáciu pracovného toku (od vytvorenia dokumentov až po ich prenos do archívneho úložiska) s možnosťou end-to-end automatizácie pracovného toku geograficky distribuovaných spoločností, podporujúci integráciu s existujúcimi informačné systémy podnikov. Systém je zameraný na automatizáciu súvisiacich dokumentov orientovaných procesov (finančné, zmluvné workflow, automatizácia domáce podnikanie procesy, práca s výzvami občanov, poskytovanie verejných služieb a pod.), s možnosťou organizácie právne významného toku dokumentov spoločnosti.

snímka 6

Výhody EDMS "DELO"

Systém DELO je efektívnym riešením pre automatizáciu správy dokumentov a informácií. Implementáciou EDMS "DELO" získate pohodlný nástroj na zvýšenie efektívnosti spoločnosti skrátením času na spracovanie a vyhľadávanie dokumentov, diskusiu a odsúhlasenie, sledovanie plnenia pokynov a zlepšenie výkonnej disciplíny zamestnancov.

Snímka 7

Verejné služby a výzvy občanov

Subsystém pre poskytovanie verejných a komunálne služby na základe EDMS "DELO" vám umožňuje prekladať do elektronickej forme proces poskytovania štátnych a komunálnych služieb na všetkých úrovniach – federálnej, regionálnej a komunálnej. To je zabezpečené integráciou s „Jednotným portálom štátnych a komunálnych služieb“ (EPGU) prostredníctvom Systému medzirezortnej elektronickej interakcie (SMEV). Systém „DELO“ tiež umožňuje integráciu s AS „Odvolanie občanov“.

Snímka 8

Spoľahlivý elektronický archív dokumentov

Systém poskytuje pohodlné prostriedky na organizáciu ukladania papierových a elektronických dokumentov (dokumenty priložené k RK, návrhy dokumentov a pokynov). Vykonané dokumenty v systéme je možné „odpisovať na prípady“ pre tvorbu archívneho fondu organizácie v budúcnosti. EDMS "DELO" poskytuje automatizáciu hlavných úloh prevádzkového ukladania dokumentov a súborov: podpora nomenklatúry prípadov prijatých v organizácii; mechanizmus odpisovania dokumentu v prípade; vytvorenie a preskúmanie súpisu dokumentov odpísaných k prípadu; podpora práce s viaczväzkovými prípadmi; automatické prepočítavanie strán v súbore (zväzku).

Snímka 9

Integrácia s inými informačnými systémami

Prítomnosť otvoreného API-rozhrania poskytuje možnosť integrácie systému DELO s akýmikoľvek informačnými systémami a obchodnými programami používanými zákazníckou organizáciou. Príklad: integrácia popredných systémov na príslušných trhoch - systémy elektronickej správy dokumentov "DELO" a automatizovaný systém účtovníctvo 1C.

Snímka 10

Požiadavky na systém

Systém DELO je navrhnutý tak, aby spolupracoval s nasledujúcimi DBMS: MS SQL Server 2008 (Standart Edition, Enterprise Edition, Express Edition s pokročilými službami*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition s pokročilými službami *) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition s pokročilými službami*) Oracle 10g vydanie 10.2.0.1 (a novšie) Oracle 11g vydanie 11.2.0.1 (a novšie) Oracle 12c vydanie 12.1.0.1 ( a neskôr)

snímka 2

Najlepší "Čin" - pre najlepšie spoločnosti!

Najlepší elektronický systém správy dokumentov "DELO" sa etabloval ako najspoľahlivejší a osvedčený EDMS na ruskom trhu. Sofistikované a kompletné funkcie pre správu informácií a workflow. End-to-end automatizácia workflow geograficky distribuovaných spoločností, možnosť budovania voľných ciest pre pohyb dokumentov, spoľahlivý elektronický archív a bezpečný workflow pomocou ES, integrácia s inými systémami, dodržiavanie legislatívnych a regulačných a metodických požiadaviek, ako aj požiadavky na informačnú bezpečnosť – odlišuje „DELO“ od iných systémov.

snímka 3

"biznis"