Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Funcția de „asistent șef” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent șef, secretar.

Exemplu de descriere a postului pentru asistentul unui manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului director, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altuia oficial, așa cum se raportează în ordinul pentru organizație.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și un an vechime în muncă similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

• legislația Federației Ruse;
• Reguli interne program de lucru, Carta și alte reglementări ale companiei;
• ordinele si directivele conducerii;
• această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

• procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
• reguli comunicare de afaceriși eticheta;
• procedura de păstrare a documentației de raportare;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
• bazele muncii în editor de text, foi de calcul;
• elementele de bază ale muncii de birou;
• structura organizatorica a companiei;
• procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului de asistent manager

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.

3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

5. Notificarea lucrătorilor diviziuni structurale organizarea instrucţiunilor, instrucţiunilor de conducere şi controlul executării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.

12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.

III. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul de a:

1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.

2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimite cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Luați decizii independente în limita competenței lor.

6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizatiei, statului, contrapartidelor acesteia, angajatilor.

4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.

5. Încălcarea prevederilor documente de orientare organizatii, decizii, ordonante.

6. Dezvăluire secret comercial, date personale, informații confidențiale.

7. Acțiuni care depășesc competența sa.

8. Încălcare disciplina muncii, reglementari de siguranta, reglementari interne de munca, protectie impotriva incendiilor.

9. Încălcarea etichetei în afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.

revista" CEO"

Esența lucrării asistent personal este de a, cunoscând specificul și caracteristicile activităților conducătorului său, să preia o parte semnificativă a muncii sale asupra sa. De exemplu, atribuțiile unui asistent personal includ planificarea și optimizarea programului de lucru al managerului, coordonarea activităților CEO-ului, organizarea de întâlniri și negocieri, întâlniri ale acționarilor, consilii de administrație, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru manager (vezi Funcțiile personalului asistent al managerului).

Funcțiile asistentului personal la șef

Atribuțiile directorului general adjunct includ:

• organizarea convorbirilor telefonice;
• primirea mesajelor, scrisorilor adresate șefului și, dacă este necesar, aducerea lor la cap;
• pregătirea ședințelor, ședințelor, inclusiv ședințelor acționarilor, consiliilor de administrație, negocieri (un asistent personal face o selecție a materialelor, anunță participanții despre locul și ora evenimentului și, de asemenea, monitorizează respectarea reglementărilor, ține procesele verbale, întocmește rezultate? , ia stenografie);
• acceptarea corespondenței de afaceri primite, înregistrarea și transferul acesteia către șef și apoi - aducerea rezoluțiilor directorului general anumitor executori sau pregătirea independentă a unui răspuns;
• controlul asupra termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor șefului de către angajații diviziilor structurale ale companiei;
• acceptarea și depunerea la timp a documentelor spre semnare;
• întâlnirea și primirea vizitatorilor șefului;
• pregătirea călătoriilor de afaceri (suport pentru vize, comanda bilete, rezervare hoteluri);
• crearea condiţiilor propice maximului munca eficienta manager (monitorizează organizarea locului de muncă, disponibilitatea papetăriei, echipamentul de birou necesar, curățenia în biroul managerului).

Ce fel de asistent personal ai nevoie

secretar șef. Potrivit pentru managerii companiilor cu până la 25 de persoane. Această persoană îmbină funcțiile de secretar al șefului cu funcțiile de secretar al companiei. Pentru manager, el îndeplinește doar anumite sarcini simple (de exemplu, întâlnește vizitatori, le oferă băuturi, imprimă scrisori, procesează corespondența).

Cerințe. Acesta ar trebui să fie un interpret disciplinat, căruia nu i se cere să fie independent în luarea deciziilor, inițiativă. Printre alte cerințe: studii superioare superioare sau incomplete (este important ca studiile să nu afecteze munca), viteza mare de imprimare, capacitatea de a folosi echipamente de birou, este de dorit o experiență de lucru similară de cel puțin un an. Este necesar ca persoana care aplică pentru acest post să fie înclinată să efectueze o muncă monotonă.

Asistent administrativ, manager de afaceri. Este necesar pentru șefii companiilor cu un flux mare de documente, în principal pentru comunicarea dintre manager și subordonații săi. Acest tip de asistent personal ar trebui să combine în munca sa îndeplinirea atât a funcțiilor tehnice, cât și a funcțiilor care necesită independență și responsabilitate față de el, de exemplu: planificarea programului de lucru al șefului, organizarea de deplasări, întocmirea independentă a unor documente, pregătirea materialelor pentru negocieri, întâlniri. , adunări ale acționarilor, consilii de administrație.

Cerințe. Educatie inalta, experienta in munca similara de doi ani, reprezentant aspect, cunoașterea unei limbi străine (dacă este necesar), bune abilități organizatorice, inclusiv abilități de organizare a negocierilor, capacitatea de a lua decizii în mod independent.

Asistent profesionist. De obicei este nevoie de manageri mari intreprinderi. Bărbații sunt adesea invitați în această poziție. Un astfel de asistent al CEO-ului face o parte din muncă pentru și pentru manager, iar managerul se bucură de rezultate. Un asistent profesionist trebuie să aibă cunoștințe și educație specială în domeniul de activitate al managerului. El nu efectuează lucrări tehnice pentru manager, cum ar fi, de exemplu, un asistent administrativ.

Cerințe. Studii superioare (profil), experiență de lucru similară de cel puțin doi ani, cunoaștere a unei limbi străine (dacă este cazul), cunoștințe și experiență în domeniul companiei, responsabilitate, inițiativă. Este foarte important ca acest angajat să nu aibă ambiții excesive, deoarece managerul se va bucura de fructele multor ore de muncă asiduă și își va însuși toți laurii.

Șeful afacerilor personale al șefului. Acest tip de asistent personal este mai puțin frecvent decât alții. Poate fi la cerere atât în ​​companiile mici, cât și în cele mari. Este necesar pentru un lider care petrece mult timp la serviciu, dar în același timp duce o viață foarte activă în afara biroului, are o familie numeroasă, pleacă adesea în vacanță în străinătate și este gata să încredințeze unele dintre funcțiile de organizare. treburile personale către asistentul său. De exemplu, șeful afacerilor personale poate rezerva și cumpăra bilete la teatre, concerte, poate cumpăra cadouri pentru prieteni, rude și parteneri importanți. De asemenea, nu este neobișnuit ca șeful de personal să organizeze aranjamente de călătorie pentru manager și familia sa (vezi studiul de caz: Lenjeria bucătarului).

Lenjerie de bucatar

O candidată pentru postul de asistent personal a vorbit la un interviu despre responsabilitățile sale de serviciu cu un manager anterior. Cea mai mare parte a timpului ei de lucru a fost ocupată de sarcini personale (alegeți un sanatoriu pentru o mamă în vârstă, ținând cont de toate recomandările medicului ei curant; aflați de la un fiu adolescent ce cadou ar dori să primească de ziua lui și comanda prin internet; luați miel proaspăt pentru un picnic).

Odată, managerul ei a aflat că merge într-o călătorie de afaceri cu câteva ore înainte de plecare. Nu a avut timp să meargă acasă să-și schimbe lenjeria. Apoi credincioasa asistentă a mers la cel mai apropiat magazin și i-a cumpărat un set de lenjerie intima pentru bucătar, o cămașă schimbătoare și o cravată pentru ea. O astfel de misiune era în ordinea lucrurilor pentru ea.

Cerințe. Studii superioare, bune cunoștințe de calculator, capacitate de utilizare a echipamentelor de birou, aspect plăcut, cunoaștere a limbii (în funcție de specificul sarcinilor personale ale managerului), abilități de a căuta rapid și eficient informațiile necesare pe internet, capacitatea de a stoca informații confidențiale. Simțul tactului este foarte important, mai ales în relațiile cu rudele liderului.

CEO vorbește
Iuri Vodilov Director general al Sibribprom, Tyumen

Sibrybprom LLC este o întreprindere diversificată specializată în producția de produse din pește. Are trei întreprinderi în care se crește și se cultivă pește viu, trei fabrici de procesare a peștelui, un atelier de afumare și uscare, depozite, șantier naval.

Asistentul meu personal este cu mine de opt ani. Mai întâi, a fost angajată ca secretară. Desigur, angajata era pregătită pentru creșterea carierei, așa că în timp a putut să devină asistenta mea personală.

Ce este deosebit de important pentru mine și de ce am ales acest candidat? Memorie excelentă, un nivel ridicat de disciplină, capacitatea de a îndeplini sarcinile la timp, capacitatea de a comunica cu oamenii, cunoașterea caracteristicilor acestei profesii, o percepție adecvată a cerințelor de către management și, desigur, conformitate standarde etice comportament.

Asistentul meu personal primește vizitatori, creând o imagine pozitivă a șefului și menținând reputația înaltă a companiei. Planificarea zilei de lucru, organizarea de negocieri, intalniri, intalniri, pregatire documente necesare, păstrarea evidenței și soluționarea independentă a unor probleme - toate acestea sunt responsabilitatea asistentului meu personal. Când lucrați într-un contact atât de apropiat, este foarte important să aveți înțelegere reciprocă, o stare internă confortabilă în procesul de comunicare, deoarece un asistent este deja o persoană apropiată!

CEO vorbește

Grupul de companii "Galakta" - producator rus Vodcă mărci „Poltina” și „Frost and Sun”. Compania se află în Top 10 producători de vodcă. Rețeaua de distribuție a produselor acoperă toate regiunile Federației Ruse și este formată din peste 100 de distribuitori. Birourile regionale de reprezentare ale grupului au fost stabilite în cele mai mari 24 de regiuni. În anul 2006, volumul total de producție al întreprinderilor grupului a fost de 2.520 mii dolari SUA. Numărul de personal este de 600 de persoane.

Sarcinile asistentului meu includ:

• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizare de întâlniri și conferințe;
• Corespondență de afaceri;
• executarea ordinelor și, bineînțeles, controlul asupra executării ordinelor directorului general.

Asistentul personal este mâna dreaptă a managerului, iar spre deosebire de secretar, acesta este înzestrat cu anumite puteri și o zonă mai largă de responsabilitate. Cheie calitati de afaceri asistent al Directorului General - abilitati de comunicare, cunostinte de eticheta in afaceri, punctualitate, acuratete, atentie si organizare.

De ce este importantă compatibilitatea emoțională cu un ajutor

Activitatea Directorului General se desfășoară în contact cu cantitate mare oameni, uneori comunicarea cu ei se construiește pe o bază rigidă și duce adesea la disconfort emoțional. De aceea, este foarte important ca persoana pe care ai ales-o pentru postul de asistent personal nu doar sa aiba toate aptitudinile profesionale necesare, ci sa fie si compatibila emotional cu tine.

Desigur, în timpul interviului este dificil de determinat compatibilitatea cu un candidat. Există o singură cale de ieșire - trebuie să-ți asculți intuiția. Cu siguranță te-ai găsit în această situație de mai multe ori: se pare că candidatul are toate cunoștințe necesareși aptitudini, iar experiența lui este excelentă și salariile totul ți se potrivește, dar este neplăcut pentru tine să vorbești cu o persoană, vrei ca ea să plece cât mai curând posibil și nu găsești explicații specifice pentru sentimentele tale. Totul este foarte simplu - aceasta este exact aceeași incompatibilitate emoțională.

CEO vorbește
Regis Lomm, șeful Pfizer Rusia, Moscova

Pfizer, fondată în 1849, dezvoltă și produce produse farmaceutice pentru diverse zone medicina (cardiologie, oncologie, urologie, psihiatrie, oftalmologie, endocrinologie, dermatovenerologie), inclusiv antibiotice de noua generatie. Pfizer are peste 150 de locații în întreaga lume. În fiecare an, compania investește sume importante în cercetarea și dezvoltarea de noi medicamente. Reprezentanța rusă a companiei (Pfizer International LLC) funcționează din 1992.

Asistentul meu personal îndeplinește sarcini standard pentru acest post: întocmește un program zilnic de afaceri, organizează calatorii de afaceri etc. Pe lângă abilitățile profesionale, calitățile personale sunt foarte importante pentru acest tip de activitate: adaptabilitate psihologică ridicată, bunăvoință, punctualitate, capacitatea de a fi atent la detalii și abilități excelente de comunicare. Asistentul ar trebui să simtă întotdeauna ce mai trebuie făcut pentru a îmbunătăți condițiile de muncă ale liderului.

Semnul distinctiv al unui bun asistent executiv este disponibilitatea sinceră și neefectuată de a ajuta, chiar dacă soluția la această problemă nu este specificată în contract. Acest sprijin constant este foarte important pentru un lider, mai ales dacă lucrează într-o țară care nu este a lui și nu îi cunoaște întotdeauna toate trăsăturile și obiceiurile.

Persoana care este acum asistentul meu personal este în companie de aproximativ un an. Deoarece liderul și asistentul lucrează îndeaproape împreună, comunicarea ar trebui să fie confortabilă pentru amândoi. Sunt absolut sigur că atunci când alegeți un angajat ar trebui să țineți cont nu doar de calitățile sale profesionale, ci și de faptul dacă între voi a apărut sau nu înțelegere reciprocă la nivel intuitiv, dacă ați simțit instinctiv că puteți avea încredere în această persoană. În cei peste 30 de ani de experiență în afaceri, am învățat o lecție importantă: uneori ar trebui să te bazezi mai des pe intuiție decât pe argumentele rațiunii.

Cui să-i încredințeze căutarea unui asistent personal

Există două opțiuni: încredințați căutarea fie departamentului dvs. de resurse umane, fie unei agenții de recrutare (vezi și: Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent).

Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent

Adesea, un manager care are nevoie de doi asistenți personali încredințează căutarea unui al doilea angajat unui asistent care lucrează deja. În acest caz, el este ghidat de faptul că vor lucra în perechi, așa că trebuie să fie compatibili unul cu celălalt. Cu toate acestea, această idee nu poate fi considerată reușită. Din cauza refuzului de a lucra cot la cot cu un concurent care pretinde încrederea și atenția șefului, primul asistent poate alege pur și simplu un secretar tehnic. El va efectua toate lucrările de rutină, dar dacă este necesar, nu va putea înlocui complet primul asistent.

Directorul general care instruiește căutarea unui asistent personal ar trebui să spună cât mai detaliat posibil (până la cel mai mic detaliu) ce fel de persoană are nevoie. În același timp, este necesar să se determine nu numai îndatoririle, ci și cerințele pentru candidați. Asigurați-vă că specificați ce cerințe sunt fundamentale și obligatorii pentru dvs. și care sunt opționale (adică ce, atunci când alegeți, dacă sunt îndeplinite toate cerințele fundamentale importante, puteți închide ochii). Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, persoana responsabilă cu selecția, pe de o parte, va exclude candidații din motive fundamentale și nu va forța managerul să piardă timpul cu candidații nedoriți și, pe de altă parte, nu îi va demite pe cei care nu se încadrează doar într-unul sau doi parametri.

CEO vorbește
Julia Konelskaya Director General, Galakta Group, Moscova

La selectarea unui candidat pentru postul de asistent, am folosit și un intern rezerva de personal, și surse externe. M-au interesat în primul rând oamenii care lucrau ca asistenți ai managerilor companii mari, precum și șefii departamentului administrativ (cu experiență în managementul unic al unui grup de proiecte).

Selecția primară a candidaților a fost efectuată de către serviciul de personal. S-a testat dacă specialistul îndeplinește cerințele enunțate: s-au testat aptitudini, s-au dezvăluit potențialul, motivația. La interviu, candidatului i s-a cerut să rezolve cazuri de situații reale de muncă, iar pe baza rezultatelor, ale lui adecvare profesională, precum și gradul de încredere în candidatul managerului anterior (Pentru informații despre ce întrebări vă vor ajuta să evaluați în mod obiectiv candidatul, citiți articolul „Cum se desfășoară un interviu”, Nr. 4 - 2007).

La alegere, am acordat atenție conformității candidatului cu standardele noastre cultură corporatistă. Foarte importantă este și disponibilitatea lui de a-și asuma un anumit nivel de responsabilitate. Dacă candidatul este executorul, atunci la stabilirea sarcinii, va fi necesar să petreceți timp explicând metodologia de implementare a acesteia. Am ales un asistent care a fost capabil să facă față misiunii singur, găsind resursele necesareși construirea comunicațiilor necesare.

Tehnologie pentru selectarea unei secretare pentru șeful unei echipe creative

Serghei Alekseev Director executiv teatrul de benzi desenate „Kvartet-I”, Moscova

Teatrul de benzi desenate „Kvartet-I” a fost creat în 1993 de un grup de absolvenți ai facultății de soiuri din GITIS. Echipa de teatru acționează întotdeauna ca autor al spectacolelor sale (chiar dacă acestea se bazează pe materialul literar al altui autor). Teatrul este implicat în mod constant în activități creative și literare în cadrul proiectelor teatrale, de radio și de televiziune.

Munca de secretară în teatru are propriile sale caracteristici. Pe de o parte, acesta este o întâlnire cu actori celebri, o atmosferă creativă în culise, iar pe de altă parte, secretara trebuie să lucreze în acest mediu, iar munca este exclusiv tehnică. Capetele fetelor tinere nu rezistă adesea unui astfel de contrast. Aproape că m-am împăcat cu faptul că trebuie să schimb secretara o dată pe an. Acum, de exemplu, am început deja să lucrez pentru al treilea asistent în ultimii doi ani. Tehnologia de selecție este următoarea:

Postez reclame pentru căutarea unui asistent personal, fac asta pe site-ul nostru și pe mai multe site-uri de locuri de muncă. De obicei, există o mulțime de răspunsuri - orice post liber în teatru pare mai atractiv decât lucrare similarăîntr-un birou tipic. Însă, din păcate, candidații cred că odată ce vor merge la muncă la teatru, va fi distractiv și uită că trebuie să lucreze aici, nu să se distreze.

Fac o selecție inițială pe baza CV-ului meu. Renunț imediat la CV-urile actrițelor, artiștilor, jurnaliștilor, adică oamenilor care sunt orientați în mod unic către o carieră creativă. Căci această poziție îi poate interesa evident doar din punctul de vedere al intrării într-o întâlnire teatrală. Aceeași educație tehnică ca experiența de prelucrare un numar mare informație – dimpotrivă, un atu pentru candidat. Apoi evaluez succesiunea experienței acumulate. De exemplu, care ar putea fi motivația unei persoane care a lucrat mai întâi ca manager de proiect și acum își caută un loc de muncă ca secretară?

Contactarea candidaților pentru e-mail si vorbesc la telefon. Prin corespondență, modul de exprimare a gândurilor este prima impresie. Apoi selectez cinci sau șase candidați care îmi plac pentru o întâlnire.

Interviu. Îi invit pe toți candidații la un interviu într-o seară, în plus, îl sun pe prietenul meu, directorul unei agenții de recrutare. Eu pun întrebări din punctul de vedere al unei judecăți subiective despre o persoană, iar ea, ca psiholog profesionist, pune întrebări care ajută la identificarea, de exemplu, a motivației candidatului.

Am venit cu mai multe povești de testare (cazuri de afaceri). Îi propun solicitantului să reflecteze asupra modului în care ar acționa într-o anumită situație. In raspunsuri caut bunul simt si coincidenta cu asteptarile mele. De exemplu: „Ai dormit prea mult în prima zi de lucru - te-ai trezit la jumătate de oră după ce ai început munca. Care sunt primii tăi pași? Desigur, mă aștept ca persoana să spună că primul lucru pe care îl face este să-și sune managerul, care sunt eu. Dar se întâmplă ca candidatul să refuze mult timp și să spună că nu i se poate întâmpla niciodată. Alt exemplu. Descriu o situație în care o persoană are o sarcină dată de supervizorul imediat și este prevăzută exact o oră pentru implementarea acesteia. După aceea, un șef superior dă o altă sarcină, care durează exact o oră pentru a fi finalizată și care trebuie începută imediat. Nu este posibil să faci ambele sarcini în același timp. Apoi întreb cum se va comporta candidatul în această situație. Răspunsul ideal pentru mine ar fi să alerg la supervizorul meu imediat pentru a-l informa despre situație și a cere sfaturi.

La interviu, întreb despre familie, activitățile părinților, pentru a înțelege ce fel de persoană se află în fața mea. Până la urmă, de obicei, fetele care vin la interviu sunt tinere (18-23 de ani) și nu au experiență de muncă (sau au minimă). Prin urmare, cea mai mare parte a ceea ce au este stabilit de familie, nu a existat încă nicio altă influență și ei înșiși nu au reușit încă să devină indivizi maturi.

Dupa toate interviurile, iau o decizie tinand cont de parerea directorului agentiei de recrutare. Ea spune cine, după părerea ei, este mai motivat, cine știe ce vrea și cine nu. Iar sentimentul de contact cu o persoană și confortul din prezența sa este, de asemenea, foarte important. A venit o fată, părea că vorbește înțelept și coerent, a trecut prin toate cazurile de afaceri, dar simt că mă enervează, vreau să plece cât mai repede. Atunci când alegeți un asistent personal, acest factor subiectiv nu poate fi redus.

Ce ți-a plăcut la fata care tocmai începuse să lucreze pentru noi? În primul rând, formulări alfabetizate foarte inteligibile. În al doilea rând, tocmai a absolvit Institutul de Aviație din Moscova și aceasta este o educație tehnică bună. Al treilea plus este că a lucrat ca contabilă seara, așa că are priceperea de a sistematiza și procesa cantități mari de date.

LA Descrierea postului precizează sfera atribuțiilor și muncii care trebuie îndeplinite de o persoană care deține o anumită funcție. Descrierea postului în conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993 nr. 299) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, alături de fișa postului, cuprinde, în special, regulamentul intern al muncii, regulamentul privind unitatea structurală și tabloul de personal.

Este necesară o fișă a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. La urma urmei, în contract de muncă cu angajatul, funcția sa de muncă ar trebui să fie întotdeauna dezvăluită (muncă în funcție de poziție în conformitate cu personal, profesie, specialitate, indicând calificările sau un anumit tip de muncă care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

Totodată, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a salariatului. Instrucțiunea conține o listă a responsabilităților de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitatea acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult decât atât, fișa postului de obicei nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințe de calificare, care se prezinta la functia ocupata sau la munca prestata (Scrisoarea Rostrud din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-TZ).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator cu privire la conținutul funcției de muncă, drepturile și obligațiile angajatului și cerințele pentru acesta. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu angajații nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că fișa postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, prezența unei fișe de post va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

• evaluează în mod obiectiv activitățile salariatului în perioada de probă;
• refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitățile de afaceri ale angajatului);
• distribuie funcțiile de muncă între angajați;
• transfera temporar un angajat la un alt loc de munca;
• evaluarea conștiinciozității și completitudinii performanței salariatului a funcției de muncă.

De aceea este adecvată pregătirea fișelor de post în organizație.

O astfel de instrucțiune poate fi o anexă la contractul de muncă sau poate fi aprobată ca document independent.

Cum se întocmește fișa postului

De regulă, fișa postului este întocmită pe baza caracteristici de calificare, care sunt cuprinse în directoare de calificare (de exemplu, în Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din 21 august 1998 nr. 37).

Pentru angajații care sunt angajați în funcție de profesiile lucrătorilor, pentru a-și determina funcția de muncă, se folosesc cărți de referință de calificare și tarif unificat de muncă și profesii ale lucrătorilor din industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile de lucru sunt adesea denumite și fișe de post.

Atunci când alcătuiesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu ea împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnarea contractului de muncă) (partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de descriere a postului pentru directorul general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului directorului general adjunct. Instrucțiunile descriu responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul evidențiază îndatoririle funcționale, responsabilitățile, drepturile angajatului.

Funcția de „asistent șef” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent șef, secretar.

Exemplu de descriere a postului pentru asistentul unui manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului șef, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, conform ordinului de organizare.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și un an vechime în muncă similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

• legislația Federației Ruse;
• Reglementările interne ale muncii, Carta și alte acte normative ale companiei;
• ordinele si directivele conducerii;
• această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

• procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
• reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
• procedura de păstrare a documentației de raportare;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
• elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
• elementele de bază ale muncii de birou;
• structura organizatorica a companiei;
• procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului de asistent manager

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.

3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

5. Aducerea la cunoştinţa angajaţilor direcţiilor structurale de organizare a instrucţiunilor, ordinelor conducerii şi controlului asupra executării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.

12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.

III. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul de a:

1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.

2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimite cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Luați decizii independente în limita competenței lor.

6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizatiei, statului, contrapartidelor acesteia, angajatilor.

4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.

5. Încălcarea prevederilor actelor de conducere, deciziilor, ordonanțelor organizației.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni care depășesc competența sa.

8. Încălcarea disciplinei muncii, reglementărilor de securitate, reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea etichetei în afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.

Descrierea postului asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent executiv

APROBA
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Asistentul șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul executiv raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența directorului asistent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- acte legislative RF;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitatile locului de munca
2.1. Planifică ziua de lucru a șefului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Implementări suport tehnic activitățile șefului (comanda de transport, bilete; organizarea de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri întâlniri de afaceri ah, trucuri speciale; menține protocoale și alte documente care documentează cursul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele șefului, coordonează anumite probleme cu angajații unităților structurale, le aduce instrucțiunile și ordinele șefului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații solicitate de Directorul General, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le transmite șefului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în vederea examinării de către șef, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului, ține evidența și înregistrarea, transferă șefului.
2.8. Ține o întâlnire cu șeful, organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor de serviciu.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Un asistent este fața companiei, un angajat valoros care controlează toate procesele de lucru, fără a pierde nimic din vedere, știe să facă față rapid dificultăților, conflictelor, problemelor și preia orice proces organizațional. Responsabilitatile locului de munca asistentul managerului implementeaza sub supravegherea sefului sau imediat, fiind mana sa dreapta. Asistentul îndeplinește un număr mare de sarcini de natură diferită, eliberând astfel timpul șefului său pentru sarcini mai globale din campanie.

Descrierea postului asistent manager

O fișă a postului este un document care conține mai multe secțiuni cheie: o listă de îndatoriri, drepturi și responsabilități ale angajaților. Instrucțiunea, pe care solicitantul pentru postul de asistent trebuie să o studieze și să o semneze cu atenție, detaliază care sunt atribuțiile unui asistent manager.

Dispoziții generale

În mod obișnuit, în funcția de personal sunt numite persoane cu studii superioare, experiență de lucru de cel puțin un an, cunoștințe de bază ale legislației, care posedă abilități de lucru de birou, cunoștințe de limbi străine, capabile să lucreze la computer și să imprime la mare viteză. asistent. Atribuțiile unui asistent de regie necesită prezența anumitor calități personale:

• performanță, responsabilitate;
• alfabetizare, acuratețe;
• rezistență la stres, inițiativă;
• învăţare, diligenţă;
• pozitivitate, diplomație;
• rezistență, perseverență;
• sociabilitate;
• onestitate, devotament;
• disciplină, organizare.

Sunt stabilite cerințele de calificare pentru un asistent manager standard profesional, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii din 06.05.2015 Nr.276n. Standardul definește următoarele cerințe pentru angajați:

• învăţământ - secundar special;
• educatie suplimentara- program de formare profesionala pentru profesia salariatilor;
• nu sunt necesare cerințe de experiență;
• nu sunt prezentate condiţii speciale de admitere la muncă.

Funcții

Un standard profesional este necesar pentru ca un angajator să înțeleagă cerințele funcționale clare pentru un angajat. Dar legea vă permite să alegeți între cerințele standardelor și ghidurile de calificare. Prin Decretul Ministerului Muncii nr.37 din 21.08.1998, Directorul de calificare contine functia de secretar al conducatorului. În conformitate cu acesta, responsabilitățile postului ale asistentului managerului se reduc la următoarele funcții:

• implementarea lucrărilor privind activitățile organizatorice și administrative ale șefului întreprinderii;
• desfășurarea activității de birou a companiei, îndeplinirea instrucțiunilor șefului;
• organizarea procesului de primire a vizitatorilor, apeluri și analiza corespondenței.

Responsabilitati

Nu este greu de formulat care sunt atribuțiile unui director asistent al unei organizații: indiferent de direcția organizației, funcțiile managementului sunt în general aceleași. Atribuțiile asistentului sunt:

• îndeplinirea sarcinilor și solicitărilor personale ale șefului;
• păstrarea evidenței;
• însoţirea şefului în excursii şi mai departe evenimente de afaceri;
• coordonarea si distribuirea apelurilor telefonice, corespondenta si vizitatori;
• organizarea de apeluri pentru manager;
• corespondență atât pe hârtie, cât și pe suport digital;
• luarea de decizii rapide în situații de urgență și asigurarea șefului tuturor cu o bază de informații;
• organizarea de evenimente de lucru și deplasări ale șefului;
• monitorizarea implementarii de catre angajati a ordinelor si instructiunilor superiorilor;
• oferind liderului cu toate materialele necesare, birou, tehnologie;
• participarea la negocieri, după caz;
• organizarea prezentării firmei.

Drepturi

Ce îndatoriri are un director asistent și ce drepturi îi sunt atribuite este determinat de actul de reglementare local al organizației. Pentru o mai bună performanță a muncii directe în fișa postului, este logic să remediați corect:

• să facă sugestii pentru a-și îmbunătăți activitatea și să ofere managementului proiecte de îmbunătățire a activității companiei;
• cere respectarea drepturilor lor, semnate în contractul de muncă, precum și crearea condițiilor necesare pentru muncă;
• ia decizii în competența sa;
• primește toate documentele necesare și informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Lista drepturilor difera uneori in functie de tipul de activitate.

Responsabilitate

Fiecare angajat are obligația să-și facă treaba în mod corespunzător. După ce compania a stabilit ce atribuții are asistentul managerului și le-a fixat în fișa postului și în alte organizații LNA, angajatul este responsabil pentru necinste și incompetență. Nivelul de responsabilitate este prevăzut și presupune răspunderea materială, disciplinară și în unele cazuri penală pentru abaterile săvârșite în timpul prestării muncii. Un asistent poate fi responsabil pentru:

• cauzarea daunelor materiale organizației;
• neglijență în muncă și neîndeplinire a obligațiilor lor;
• fac afaceri personale timp de lucru;
• nerespectarea regulilor de reglementare internă a muncii, disciplina muncii, securitate și securitate la incendiu;
• grosolănie cu clienții, angajații și încălcarea regulilor de politețe;
• acţiuni în afara competenţei lor.

CEO-ul unei companii are o mulțime de responsabilități. Pe măsură ce organizația crește, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „chirn”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele dintre sarcinile care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.

Poziția directorului general asistent: Caracteristici cheie

Este greu de dat anumite caracteristici postului de asistent al directorului general. Cert este că termenii de referință ai acestui specialist sunt determinați în funcție de nevoile CEO-ului. Activitatea unui angajat poate fi concentrată pe un singur aspect. Luați în considerare pozițiile în care asistenții lucrează în practică:

• Funcționar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. În zona sa de responsabilitate sunt apelurile, diverse sarcini zilnice.
• Asistent personal. Specializată în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri și conferințe. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
• director general adjunct. Angajatul are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.

De regulă, de fapt, asistentul combină funcțiile mai multor specialiști. În companiile mari, CEO-ul poate avea doi asistenți. De exemplu, unul organizează timpul de lucru al managerului, iar celălalt se ocupă de documente.

Asistentul face parte din categoria liderilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei impuse unui angajat:

• Studii superioare în domeniul relevant (de exemplu, juridic).
• Experiență în muncă de trei ani.

De regulă, alți angajați sunt subordonați asistentului directorului general. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.

IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc o exagerare. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Biserica” este delegată unui asistent. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.

Reglementare legală

Activitățile directorului general adjunct sunt reglementate de următoarele reglementări:

• recomandări metodice.
• Cartă.
• Contract de munca.
• Ordinele liderului.
• Instruirea locului de muncă.

Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?

Atribuțiile unui director general asistent variază în funcție de dimensiunea companiei. În companiile mici, angajații controlează munca curierilor, managerilor și suportul de viață al biroului. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista sarcinilor unui specialist poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile ar trebui precizate în fișa postului. Luați în considerare un exemplu de listă:

• Organizarea negocierilor, inclusiv telefonic.
• Recepția corespondenței.
• Organizarea de ședințe și ședințe: pregătirea materialelor aferente, controlul respectării reglementărilor, înregistrarea proceselor-verbale, stenografie.
• Controlul asupra executării instrucțiunilor directorului general.
• Furnizarea documentelor pentru semnătură către cap.
• Primirea vizitatorilor directorului general.
• Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
• Asigurarea eficacității CEO-ului.
• Întocmirea unui plan pentru ziua respectivă.
• Suport informațional CEO.
• Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
• Organizarea de intalniri de afaceri.
• Organizarea prezentărilor.
• Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
• Îndeplinirea comenzilor personale.
• Creare de baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.

Asistentul este cea mai apropiată persoană de CEO. Adesea ziua lui de lucru nu este standardizată. Angajatul rezolvă o mare varietate de sarcini, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.

Drepturile angajaților

Directorul general adjunct are următoarele drepturi:

• Familiarizarea cu proiectele și deciziile liderului privind activitățile asistentului.
• Eligibilitate informatie necesara.
• Dreptul de a lua decizii în cadrul puterilor oficiale.

Directorul general adjunct poate fi dotat cu mari puteri. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.

Responsabilitatea asistentului

Responsabilitatea atribuită asistentului trebuie precizată în fișa postului. Angajatul este responsabil pentru următoarele:

• Nerespectarea instrucțiunilor de lucru.
• Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
• Cauzând daune.

Dacă asistentul a comis o abatere, se efectuează o anchetă înainte de a-i impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. În anchetă sunt implicați angajați cheie ai companiei. Ca urmare, se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.

Ce calități personale sunt cerute de la asistent?

Un asistent personal i se atribuie cea mai largă gamă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-o direcție, dar acest lucru nu se aplică asistentului. Necesită multitasking, versatilitate. Luați în considerare calitățile personale pe care trebuie să le posede un director executiv asistent:

• Proactiv, proactiv.
• Capacitatea de a anticipa evoluțiile viitoare.
• Prevenirea complicațiilor.
• Versatilitate.
• Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
• Fluență în una sau mai multe limbi străine.
• Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
• Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
• Capacitatea de a analiza sistematic situația.
• Abilitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
• Cunoștințe PC la nivel mediu până la avansat.
• Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
• Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
• Diplomaţie.
• Abilitati de comunicare si abilitatea de a rezolva conflicte.
• Munca operationala cu cantități mari de informații.
• Memorie buna.
• Abilitatea de a prioritiza.

Asistentul trebuie să fie competent, rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe este de dorit (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței).

Când are nevoie un CEO de un asistent personal?

Un asistent este angajat dacă CEO-ul are o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul se descurcă cu sarcinile la îndemână, cea mai mare parte a „chirnului” poate încetini munca. Pentru a lucra cu treburile de zi cu zi este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați în companiile mari. Directorii executivi ai organizațiilor mici sunt capabili să se ocupe de toată munca pe cont propriu.

Responsabilitățile unui asistent personal

Articole similare

Asistentul personal al managerului este o figură importantă în organizație și este de fapt mâna dreaptă. El este întotdeauna la curent cu toate evenimentele și activitățile importante, precum și locația supervizorului său imediat. În același timp, îi este atribuită o mare responsabilitate, căreia prezența anumitor abilități va ajuta să o facă față. În acest articol, vom analiza responsabilitățile postului unui asistent personal și calitățile necesare pentru acest job.

Din acest articol veți învăța:

• care este asistent personal al șefului;
• sarcinile de serviciu;
• calitati personale;
• calitate profesională.

Cine este asistent personal al capului

Asa de, asistent personal al managerului- cine e? Această poziție pentru piata ruseasca travaliul a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităților postului, se poate rezuma că un asistent personal este același secretar al șefului, dar cu responsabilități extinse.

Cert este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: adaugă și responsabilități pentru planificarea unui program, organizarea de evenimente etc. Putem spune că sarcina principală a unui asistent personal este să descarce capul. Adică, angajatul personal este cel care îndeplinește cea mai mare parte a muncii șefului (desigur, cadrul este determinat de fiecare șef individual).

Sunt chiar cazuri în care un asistent manager este, de fapt, un adjunct, având în vedere munca pe care o prestează. În cele mai multe cazuri, sfera atribuțiilor unui asistent personal, consacrate în fișa postului, este mult mai mică decât în ​​practică.

Responsabilitatile locului de munca

Atribuțiile de serviciu ale secretarului reglementate de standarde profesionale. Mai mult, acest document conține și o listă de sarcini pentru astfel de angajați ca secretar asistent și secretar al șefului. Se știe că respectarea standardului profesional în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările din această documentație sunt reflectate în definițiile posturilor de secretare în companiile private.

Să ne uităm la ce spune standardul profesional despre determinarea termenilor de referință al secretarului șefului.

Standardul profesional nu conține o astfel de profesie ca asistent personal. Cu toate acestea, responsabilitățile sale de serviciu se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul șefului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

1. Sprijin organizatoric pentru activitățile șefului;
2. Documentarea activităților conducătorului organizației.

La rândul său, suportul organizațional constă în:

• formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul șefului;
• organizarea primirii apelurilor convorbiri telefonice) lider;
• organizare de călătorii de afaceri;
• organizarea primirii vizitatorilor în sala de primire a șefului;
• organizarea, pregătirea și deservirea diverselor evenimente (întâlniri, întâlniri de afaceri, întâlniri etc.);
• controlul asupra executării instrucțiunilor;
• organizarea si mentinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

Îndatoririle de mai sus sunt cunoscute și ca suport administrativ manager, întrucât în ​​momentul în care sunt efectuate, secretarul efectuează efectiv muncă administrativă.

Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

• documente organizatorice;
• documentatie de management;
• Organizarea muncii cu documente;
• Actual stocarea fișierelor;
• Procesarea cazurilor pentru depozitare ulterioară.

De asemenea, îndatoririle unui asistent personal includ capacitatea de a lucra cu un PC, nivelul de competență în acest caz este, de asemenea, stabilit individual.

Rețineți că asistentul managerului, ale cărui atribuții coincid cu cele de mai sus, este adesea forțat să îndeplinească o serie de sarcini personale. Se recomandă ca această gamă de responsabilități să fie determinată direct în momentul aplicării pentru un loc de muncă.

Articole noi

Calitățile personale ale unui asistent manager

Un asistent personal ar trebui să fie cât mai pregătit posibil pentru implementarea lor, atât mental, cât și fizic. Să ne uităm la cele mai importante calități personale pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

• Toleranta la stres. Această calitate este obligatorie din cauza volumului mare de muncă și a sarcinilor unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la un mod de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă forțele chiar la începutul zilei de lucru.
• Sociabilitate. Se știe că în sala de așteptare a capului nu este niciodată liniște: mereu sunt vizitatori care așteaptă acolo, sau sună telefonul. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să obțină o audiență cu liderul. În același timp, toți cei care doresc să aibă întrebări, obiective și dispoziții diferite, trebuie să găsească un limbaj comun pentru toți și să le câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dvs. este puțin probabil să fie mulțumit dacă un client furios intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina unui asistent personal va fi să prevină astfel de situații, ceea ce este imposibil în absența abilităților de comunicare.
• Atenție. Această calitate este de mare importanță în lucrul cu documente. Un asistent personal ar trebui să fie capabil să evalueze dintr-o privire corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, principala cauză a erorilor în documente este doar neatenția.
• Memorie. Se știe că lucrul cu documente este asociat cu un număr mare de reglementări și legi, pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, recepția primește un număr mare de apeluri în fiecare zi, care nu trebuie uitate. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea curenta treburile etc. Toate acestea necesită ca secretara să aibă o memorie bună și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

Calitățile profesionale ale unui asistent manager

Calitățile profesionale cerute în munca unui asistent personal al șefului alcătuiesc o listă impresionantă. Puteți folosi și pentru a le determina. standard profesional pentru secretarul șefului, care arată clar ce aptitudini sunt necesare pentru a îndeplini anumite responsabilități ale postului.

Așadar, pentru a desfășura suport organizatoric pentru activitățile șefului, un asistent personal trebuie să aibă multe calități profesionale.

• Înțelegeți specificul activitati de productie organizații;
  • specificul industriei;
  • Modele de interacțiune între organizație și Mediul extern;
• Să poată comunica cu conducerea organizației și departamentele acesteia;
• Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
  • Funcții de autogestionare;
  • Principii și reguli de planificare a timpului de lucru;
• Aflați cum să vă stabiliți obiective. Fundamentele de planificare;
• Cunoașteți principiile prioritizării. Tipuri de obiective.

Pentru activitățile de documentare, calitățile profesionale includ:

• fundamentele juridice ale managementului (drept administrativ, al muncii și economic);
• acte juridice în vigoare, acte normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura suport de documentare management;
• structura organizatiei. Echipa de conducere a organizației și departamentelor, mostre de semnătură ale persoanelor îndreptățite să semneze și să aprobe documente, precum și restricții în domeniile lor de responsabilitate;
• reguli de susținere documentară a activităților organizației;
• procedura de lucru cu documentele;
• cerințe pentru documente în conformitate cu actele normative și standardele de stat;
• reguli de întocmire a documentelor organizatorice (regulamente, instrucțiuni, regulamente etc.) Tipuri de documente, scopul lor;
• Fundamentele lingvisticii documentare.

În același timp, nu uitați de prezența obligatorie învăţământul profesional si experienta de munca.

Cum să alegi un asistent personal pentru CEO

revista „Director general”

Esența muncii unui asistent personal este de a, cunoscând specificul și caracteristicile activităților managerului său, să ia o parte semnificativă a muncii sale asupra sa. De exemplu, atribuțiile unui asistent personal includ planificarea și optimizarea programului de lucru al managerului, coordonarea activităților CEO-ului, organizarea de întâlniri și negocieri, întâlniri ale acționarilor, consilii de administrație, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru manager (vezi Funcțiile personalului asistent al managerului).

Funcțiile asistentului personal la șef

Atribuțiile directorului general adjunct includ:

• organizarea convorbirilor telefonice;
• primirea mesajelor, scrisorilor adresate șefului și, dacă este necesar, aducerea lor la cap;
• pregătirea ședințelor, ședințelor, inclusiv ședințelor acționarilor, consiliilor de administrație, negocieri (un asistent personal face o selecție a materialelor, anunță participanții despre locul și ora evenimentului și, de asemenea, monitorizează respectarea reglementărilor, ține procesele verbale, întocmește rezultate? , ia stenografie);
• acceptarea corespondenței de afaceri primite, înregistrarea și transferul acesteia către șef și apoi - aducerea rezoluțiilor directorului general anumitor executori sau pregătirea independentă a unui răspuns;
• controlul asupra termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor șefului de către angajații diviziilor structurale ale companiei;
• acceptarea și depunerea la timp a documentelor spre semnare;
• întâlnirea și primirea vizitatorilor șefului;
• pregătirea călătoriilor de afaceri (suport pentru vize, comanda bilete, rezervare hoteluri);
• crearea condițiilor propice pentru cea mai eficientă muncă a șefului (monitorizează organizarea locului de muncă, disponibilitatea papetăriei, echipamentul de birou necesar, curățenia în sediu).

Ce fel de asistent personal ai nevoie

secretar șef. Potrivit pentru managerii companiilor cu până la 25 de persoane. Această persoană îmbină funcțiile de secretar al șefului cu funcțiile de secretar al companiei. Pentru manager, el îndeplinește doar anumite sarcini simple (de exemplu, întâlnește vizitatori, le oferă băuturi, imprimă scrisori, procesează corespondența).

Cerințe. Acesta ar trebui să fie un interpret disciplinat, căruia nu i se cere să fie independent în luarea deciziilor, inițiativă. Printre alte cerințe: studii superioare superioare sau incomplete (este important ca studiile să nu afecteze munca), viteza mare de imprimare, capacitatea de a folosi echipamente de birou, este de dorit o experiență de lucru similară de cel puțin un an. Este necesar ca persoana care aplică pentru acest post să fie înclinată să efectueze o muncă monotonă.

Asistent administrativ, manager de afaceri. Este necesar pentru șefii companiilor cu un flux mare de documente, în principal pentru comunicarea dintre manager și subordonații săi. Acest tip de asistent personal ar trebui să combine în munca sa îndeplinirea atât a funcțiilor tehnice, cât și a funcțiilor care necesită independență și responsabilitate față de el, de exemplu: planificarea programului de lucru al șefului, organizarea de deplasări, întocmirea independentă a unor documente, pregătirea materialelor pentru negocieri, întâlniri. , adunări ale acționarilor, consilii de administrație.

Cerințe. Studii superioare, experiență în muncă similară de doi ani, aspect reprezentativ, cunoaștere a unei limbi străine (dacă este necesar), bune abilități organizatorice, inclusiv abilități de negociere, capacitate de a lua decizii în mod independent.

Asistent profesionist. Este, de regulă, necesar pentru șefii de întreprinderi mari. Bărbații sunt adesea invitați în această poziție. Un astfel de asistent al CEO-ului face o parte din muncă pentru și pentru manager, iar managerul se bucură de rezultate. Un asistent profesionist trebuie să aibă cunoștințe și educație specială în domeniul de activitate al managerului. El nu efectuează lucrări tehnice pentru manager, cum ar fi, de exemplu, un asistent administrativ.

Cerințe. Studii superioare (profil), experiență de lucru similară de cel puțin doi ani, cunoaștere a unei limbi străine (dacă este cazul), cunoștințe și experiență în domeniul companiei, responsabilitate, inițiativă. Este foarte important ca acest angajat să nu aibă ambiții excesive, deoarece managerul se va bucura de fructele multor ore de muncă asiduă și își va însuși toți laurii.

Șeful afacerilor personale al șefului. Acest tip de asistent personal este mai puțin frecvent decât alții. Poate fi la cerere atât în ​​companiile mici, cât și în cele mari. Este necesar pentru un lider care petrece mult timp la serviciu, dar în același timp duce o viață foarte activă în afara biroului, are o familie numeroasă, pleacă adesea în vacanță în străinătate și este gata să încredințeze unele dintre funcțiile de organizare. treburile personale către asistentul său. De exemplu, șeful afacerilor personale poate rezerva și cumpăra bilete la teatre, concerte, poate cumpăra cadouri pentru prieteni, rude și parteneri importanți. De asemenea, nu este neobișnuit ca șeful de personal să organizeze aranjamente de călătorie pentru manager și familia sa (vezi studiul de caz: Lenjeria bucătarului).

Lenjerie de bucatar

O candidată pentru postul de asistent personal a vorbit la un interviu despre responsabilitățile sale de serviciu cu un manager anterior. Cea mai mare parte a timpului ei de lucru a fost ocupată de sarcini personale (alegeți un sanatoriu pentru o mamă în vârstă, ținând cont de toate recomandările medicului ei curant; aflați de la un fiu adolescent ce cadou ar dori să primească de ziua lui și comanda prin internet; luați miel proaspăt pentru un picnic).

Odată, managerul ei a aflat că merge într-o călătorie de afaceri cu câteva ore înainte de plecare. Nu a avut timp să meargă acasă să-și schimbe lenjeria. Apoi credincioasa asistentă a mers la cel mai apropiat magazin și i-a cumpărat un set de lenjerie intima pentru bucătar, o cămașă schimbătoare și o cravată pentru ea. O astfel de misiune era în ordinea lucrurilor pentru ea.

Cerințe. Studii superioare, bune cunoștințe de calculator, capacitate de utilizare a echipamentelor de birou, aspect plăcut, cunoaștere a limbii (în funcție de specificul sarcinilor personale ale managerului), abilități de a căuta rapid și eficient informațiile necesare pe internet, capacitatea de a stoca informații confidențiale. Simțul tactului este foarte important, mai ales în relațiile cu rudele liderului.

CEO vorbește
Iuri Vodilov Director general al Sibribprom, Tyumen

Sibrybprom LLC este o întreprindere diversificată specializată în producția de produse din pește. Are trei întreprinderi care cresc și cresc pește viu, trei fabrici de procesare a peștelui, un atelier de afumare și uscare, spații de depozitare și un șantier naval.

Asistentul meu personal este cu mine de opt ani. Mai întâi, a fost angajată ca secretară. Desigur, angajata era pregătită pentru creșterea carierei, așa că în timp a putut să devină asistenta mea personală.

Ce este deosebit de important pentru mine și de ce am ales acest candidat? O memorie excelentă, un nivel ridicat de disciplină, capacitatea de a îndeplini sarcinile la timp, capacitatea de a comunica cu oamenii, cunoașterea caracteristicilor acestei profesii, o percepție adecvată a cerințelor din partea conducerii și, bineînțeles, respectarea normelor etice. standarde de comportament.

Asistentul meu personal primește vizitatori, creând o imagine pozitivă a șefului și menținând reputația înaltă a companiei. Planificarea zilei de lucru, organizarea de negocieri, întâlniri, întâlniri, pregătirea documentelor necesare, desfășurarea muncii de birou și rezolvarea independentă a unor probleme - toate acestea sunt responsabilitatea asistentului meu personal. Când lucrați într-un contact atât de apropiat, este foarte important să aveți înțelegere reciprocă, o stare internă confortabilă în procesul de comunicare, deoarece un asistent este deja o persoană apropiată!

CEO vorbește

Grupul de companii „Galakta” ​​este un producător rus de mărci de vodcă „Poltina” și „Frost and Sun”. Compania se află în Top 10 producători de vodcă. Rețeaua de distribuție a produselor acoperă toate regiunile Federației Ruse și este formată din peste 100 de distribuitori. Birourile regionale de reprezentare ale grupului au fost stabilite în cele mai mari 24 de regiuni. În anul 2006, volumul total de producție al întreprinderilor grupului a fost de 2.520 mii dolari SUA. Numărul de personal este de 600 de persoane.

Sarcinile asistentului meu includ:

• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizare de întâlniri și conferințe;
• Corespondență de afaceri;
• executarea ordinelor și, bineînțeles, controlul asupra executării ordinelor directorului general.

Asistentul personal este mâna dreaptă a managerului, iar spre deosebire de secretar, acesta este înzestrat cu anumite puteri și o zonă mai largă de responsabilitate. Calitățile cheie de afaceri ale unui asistent al Directorului General sunt abilitățile de comunicare, cunoașterea etichetei în afaceri, punctualitatea, acuratețea, atenția și organizarea.

De ce este importantă compatibilitatea emoțională cu un ajutor

Munca Directorului General se desfășoară în contacte cu un număr mare de persoane, uneori comunicarea cu aceștia se construiește pe o bază rigidă și duce adesea la disconfort emoțional. De aceea, este foarte important ca persoana pe care ai ales-o pentru postul de asistent personal nu doar sa aiba toate aptitudinile profesionale necesare, ci sa fie si compatibila emotional cu tine.

Desigur, în timpul interviului este dificil de determinat compatibilitatea cu un candidat. Există o singură cale de ieșire - trebuie să-ți asculți intuiția. Cu siguranță te-ai găsit în această situație de mai multe ori: se pare că candidatul are toate cunoștințele și abilitățile necesare, iar experiența lui este excelentă și totul este în regulă cu salariul, dar este neplăcut pentru tine să vorbești cu o persoană, vrei să plece cât mai curând posibil și nu există explicații specifice. Nu îți găsești sentimentele. Totul este foarte simplu - aceasta este exact aceeași incompatibilitate emoțională.

CEO vorbește
Regis Lomm, șeful Pfizer Rusia, Moscova

Pfizer, înființată în 1849, dezvoltă și produce produse farmaceutice pentru diverse domenii ale medicinei (cardiologie, oncologie, urologie, psihiatrie, oftalmologie, endocrinologie, dermatovenerologie), inclusiv antibiotice de nouă generație. Pfizer are peste 150 de locații în întreaga lume. În fiecare an, compania investește sume importante în cercetarea și dezvoltarea de noi medicamente. Reprezentanța rusă a companiei (Pfizer International LLC) funcționează din 1992.

Asistentul meu personal îndeplinește sarcinile standard pentru acest post: întocmirea unui program zilnic de afaceri, organizarea de călătorii de afaceri etc. Pe lângă aptitudinile profesionale, calitățile personale sunt foarte importante pentru acest tip de activitate: adaptabilitate psihologică ridicată, bunăvoință, punctualitate, capacitatea sa fii atent la detalii, excelente abilitati de comunicare. Asistentul ar trebui să simtă întotdeauna ce mai trebuie făcut pentru a îmbunătăți condițiile de muncă ale liderului.

Semnul distinctiv al unui bun asistent executiv este disponibilitatea sinceră și neefectuată de a ajuta, chiar dacă soluția la această problemă nu este specificată în contract. Acest sprijin constant este foarte important pentru un lider, mai ales dacă lucrează într-o țară care nu este a lui și nu îi cunoaște întotdeauna toate trăsăturile și obiceiurile.

Persoana care este acum asistentul meu personal este în companie de aproximativ un an. Deoarece liderul și asistentul lucrează îndeaproape împreună, comunicarea ar trebui să fie confortabilă pentru amândoi. Sunt absolut sigur că atunci când alegeți un angajat ar trebui să țineți cont nu doar de calitățile sale profesionale, ci și de faptul dacă între voi a apărut sau nu înțelegere reciprocă la nivel intuitiv, dacă ați simțit instinctiv că puteți avea încredere în această persoană. În cei peste 30 de ani de experiență în afaceri, am învățat o lecție importantă: uneori ar trebui să te bazezi mai des pe intuiție decât pe argumentele rațiunii.

Cui să-i încredințeze căutarea unui asistent personal

Există două opțiuni: încredințați căutarea fie departamentului dvs. de resurse umane, fie unei agenții de recrutare (vezi și: Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent).

Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent

Adesea, un manager care are nevoie de doi asistenți personali încredințează căutarea unui al doilea angajat unui asistent care lucrează deja. În acest caz, el este ghidat de faptul că vor lucra în perechi, așa că trebuie să fie compatibili unul cu celălalt. Cu toate acestea, această idee nu poate fi considerată reușită. Din cauza refuzului de a lucra cot la cot cu un concurent care pretinde încrederea și atenția șefului, primul asistent poate alege pur și simplu un secretar tehnic. El va efectua toate lucrările de rutină, dar dacă este necesar, nu va putea înlocui complet primul asistent.

Directorul general care instruiește căutarea unui asistent personal ar trebui să spună cât mai detaliat posibil (până la cel mai mic detaliu) ce fel de persoană are nevoie. În același timp, este necesar să se determine nu numai îndatoririle, ci și cerințele pentru candidați. Asigurați-vă că specificați ce cerințe sunt fundamentale și obligatorii pentru dvs. și care sunt opționale (adică ce, atunci când alegeți, dacă sunt îndeplinite toate cerințele fundamentale importante, puteți închide ochii). Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, persoana responsabilă cu selecția, pe de o parte, va exclude candidații din motive fundamentale și nu va forța managerul să piardă timpul cu candidații nedoriți și, pe de altă parte, nu îi va demite pe cei care nu se încadrează doar într-unul sau doi parametri.

CEO vorbește
Julia Konelskaya Director General, Galakta Group, Moscova

Atunci când am selectat un candidat pentru postul de asistent, am folosit atât un bazin intern de talente, cât și surse externe. În primul rând, m-au interesat oamenii care lucrau ca asistenți ai șefilor marilor companii, precum și șefii departamentului administrativ (cu experiență în gestionarea unui grup de proiecte la un moment dat).

Selecția primară a candidaților a fost efectuată de către serviciul de personal. S-a testat dacă specialistul îndeplinește cerințele enunțate: s-au testat aptitudini, s-au dezvăluit potențialul, motivația. La interviu i s-a cerut candidatului să rezolve cazuri de situații reale de muncă, iar pe baza rezultatelor s-a determinat aptitudinea sa profesională, precum și gradul de încredere în candidatul anteriorului manager - 2007).

La alegere, am acordat atenție conformității candidatului cu standardele culturii noastre corporative. Foarte importantă este și disponibilitatea lui de a-și asuma un anumit nivel de responsabilitate. Dacă candidatul este executorul, atunci la stabilirea sarcinii, va fi necesar să petreceți timp explicând metodologia de implementare a acesteia. Am selectat un asistent care a fost capabil să facă față singur misiunii, găsind resursele necesare și construind comunicațiile necesare.

Tehnologie pentru selectarea unei secretare pentru șeful unei echipe creative

Sergey Alekseev Director executiv al teatrului de benzi desenate Kvartet-I, Moscova

Teatrul de benzi desenate „Kvartet-I” a fost creat în 1993 de un grup de absolvenți ai facultății de soiuri din GITIS. Echipa de teatru acționează întotdeauna ca autor al spectacolelor sale (chiar dacă acestea se bazează pe materialul literar al altui autor). Teatrul este implicat în mod constant în activități creative și literare în cadrul proiectelor teatrale, de radio și de televiziune.

Munca de secretară în teatru are propriile sale caracteristici. Pe de o parte, acesta este o întâlnire cu actori celebri, o atmosferă creativă în culise, iar pe de altă parte, secretara trebuie să lucreze în acest mediu, iar munca este exclusiv tehnică. Capetele fetelor tinere nu rezistă adesea unui astfel de contrast. Aproape că m-am împăcat cu faptul că trebuie să schimb secretara o dată pe an. Acum, de exemplu, am început deja să lucrez pentru al treilea asistent în ultimii doi ani. Tehnologia de selecție este următoarea:

Postez reclame pentru căutarea unui asistent personal, fac asta pe site-ul nostru și pe mai multe site-uri de locuri de muncă. De obicei, există o mulțime de răspunsuri - orice post vacant în teatru pare mai atractiv decât un loc de muncă similar într-un birou obișnuit. Însă, din păcate, candidații cred că odată ce vor merge la muncă la teatru, va fi distractiv și uită că trebuie să lucreze aici, nu să se distreze.

Fac o selecție inițială pe baza CV-ului meu. Renunț imediat la CV-urile actrițelor, artiștilor, jurnaliștilor, adică oamenilor care sunt orientați în mod unic către o carieră creativă. Căci această poziție îi poate interesa evident doar din punctul de vedere al intrării într-o întâlnire teatrală. Educația tehnică, precum și experiența în prelucrarea unei cantități mari de informații, este, dimpotrivă, un atu pentru candidat. Apoi evaluez succesiunea experienței acumulate. De exemplu, care ar putea fi motivația unei persoane care a lucrat mai întâi ca manager de proiect și acum își caută un loc de muncă ca secretară?

Comunic cu candidații prin e-mail și comunic telefonic. Prin corespondență, modul de exprimare a gândurilor este prima impresie. Apoi selectez cinci sau șase candidați care îmi plac pentru o întâlnire.

Interviu. Îi invit pe toți candidații la un interviu într-o seară, în plus, îl sun pe prietenul meu, directorul unei agenții de recrutare. Eu pun întrebări din punctul de vedere al unei judecăți subiective despre o persoană, iar ea, ca psiholog profesionist, pune întrebări care ajută la identificarea, de exemplu, a motivației candidatului.

Am venit cu mai multe povești de testare (cazuri de afaceri). Îi propun solicitantului să reflecteze asupra modului în care ar acționa într-o anumită situație. In raspunsuri caut bunul simt si coincidenta cu asteptarile mele. De exemplu: „Ai dormit prea mult în prima zi de lucru - te-ai trezit la jumătate de oră după ce ai început munca. Care sunt primii tăi pași? Desigur, mă aștept ca persoana să spună că primul lucru pe care îl face este să-și sune managerul, care sunt eu. Dar se întâmplă ca candidatul să refuze mult timp și să spună că nu i se poate întâmpla niciodată. Alt exemplu. Descriu o situație în care o persoană are o sarcină dată de supervizorul imediat și este prevăzută exact o oră pentru implementarea acesteia. După aceea, un șef superior dă o altă sarcină, care durează exact o oră pentru a fi finalizată și care trebuie începută imediat. Nu este posibil să faci ambele sarcini în același timp. Apoi întreb cum se va comporta candidatul în această situație. Răspunsul ideal pentru mine ar fi să alerg la supervizorul meu imediat pentru a-l informa despre situație și a cere sfaturi.

La interviu, întreb despre familie, activitățile părinților, pentru a înțelege ce fel de persoană se află în fața mea. Până la urmă, de obicei, fetele care vin la interviu sunt tinere (18-23 de ani) și nu au experiență de muncă (sau au minimă). Prin urmare, cea mai mare parte a ceea ce au este stabilit de familie, nu a existat încă nicio altă influență și ei înșiși nu au reușit încă să devină indivizi maturi.

Dupa toate interviurile, iau o decizie tinand cont de parerea directorului agentiei de recrutare. Ea spune cine, după părerea ei, este mai motivat, cine știe ce vrea și cine nu. Iar sentimentul de contact cu o persoană și confortul din prezența sa este, de asemenea, foarte important. A venit o fată, părea că vorbește înțelept și coerent, a trecut prin toate cazurile de afaceri, dar simt că mă enervează, vreau să plece cât mai repede. Atunci când alegeți un asistent personal, acest factor subiectiv nu poate fi redus.

Ce ți-a plăcut la fata care tocmai începuse să lucreze pentru noi? În primul rând, formulări alfabetizate foarte inteligibile. În al doilea rând, tocmai a absolvit Institutul de Aviație din Moscova și aceasta este o educație tehnică bună. Al treilea plus este că a lucrat ca contabilă seara, așa că are priceperea de a sistematiza și procesa cantități mari de date.

Descrierea postului asistentului manager: caracteristici ale compilației

O fișă a postului este un document care stabilește sarcinile îndeplinite de un angajat, îi stabilește atribuțiile postului și limitele răspunderii acestuia.
Deși elaborarea fișelor de post pentru fiecare profesie sau post în Federația Rusă nereglementat dreptul muncii, în marea majoritate a organizațiilor patronale (ambele forma de stat proprietate și privat), acest document trebuie să fie disponibil.

Pentru ce este instrucțiunea?

Fișa postului unui asistent manager conține maximum de informații

Actualitatea pregătirii unei fișe a postului se explică prin faptul că, în cazul unui proces, fără acesta, va fi dificil să se dovedească neîndeplinirea obligațiilor de către angajat (și a acestora). lista exhaustivași este stabilit în documentul de instrucțiuni), deoarece contractul de muncă cu angajatul în conformitate cu partea 2 a articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse conține doar funcția și funcția sa generală de muncă.

Fișa postului permite angajatorului să:

1. Justificați refuzul solicitantului de loc de muncă din cauza nerespectării cerințelor stabilite în acesta
2. Delimitați clar responsabilitățile între lucrători individuali
3. Evaluați performanța angajaților atât în ​​timpul cât și după perioada de probă
4. Pentru a fundamenta inconsecvența salariatului cu funcția pe care o ocupă (ținând cont de rezultatele certificării).

Prezența unei fișe a postului este utilă și pentru angajatul însuși, deoarece stabilește limitele atribuțiilor și responsabilităților sale, iar nimeni nu ar trebui să îndeplinească funcții care nu sunt prevăzute nici de contractul de muncă, nici de atribuțiile de serviciu.

Secțiuni de dezvoltare și instruire

Instrucțiunea este pusă în vigoare de la o anumită dată, iar angajatul trebuie să fie familiarizat cu ea fără semnătură. Este recomandabil să oferiți angajatului o copie a acestui document (tot împotriva semnăturii). Conform practicii consacrate, instrucțiunile includ subsecțiuni tipice:

1. Dispoziții generale
2. Responsabilitatile locului de munca
3. Drepturi
4. Responsabilitate

Este important de reținut că instrucțiunea nu este întocmită pentru niciun angajat, ci pentru o anumită funcție/profesie. Prin urmare, ținând cont de specificul unei anumite poziții, instrucțiunea stabilește sfera atribuțiilor pe care angajatul le va îndeplini în această funcție anume.

Caracteristici ale fișei postului de asistent manager

Asistent manager - post responsabil

Asistent manager este un post special. Funcția muncii asistentul managerului trebuie să construiască munca liderului său, atât din punct de vedere tehnic, cât și organizatoric.

Programarea întâlnirilor și evenimentelor, planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni, a unei perioade mai lungi, organizarea de excursii și evenimente, monitorizarea execuției documente importante- acestea sunt doar o mică parte din îndatoririle unui asistent manager calificat.

Este greșită identificarea posturilor și, în consecință, a atribuțiilor îndeplinite de secretar, asistent, director de birou și asistent manager. Dacă primele posturi presupun mai multe funcții auxiliare, atunci sunt necesare funcții organizatorice și administrative de la asistentul managerului. Nu întâmplător, ghid de calificare clasifică această poziţie ca lider.

În consecință, cerințele stabilite pentru un angajat angajat în funcția de asistent manager sunt prezentate ca și pentru management: de la nivelul de studii până la calificări și experiență. munca anterioară. Calitățile personale sunt, de asemenea, foarte importante.

Întrucât nici contractul de muncă și nici alte documente nu conțin o declarație detaliată a competențelor directorului asistent, acestea trebuie reflectate cât mai exact posibil în fișa postului. Caracteristici ale instrucțiunii pentru poziția „Asistent la cap”:

• Termeni de referință detaliați
• Întocmirea instrucțiunilor prin analogie cu instrucțiunile șefului (excluzând, desigur, funcția de management direct și luarea deciziilor unice)
• Contabilitatea caracterului confidențial al anumitor îndatoriri
• Răspundere sporită pentru rea-credință (ținând cont de posibilele consecințe ale producerii prejudiciului angajatorului)
• Capacitatea de a îndeplini funcțiile delegate de șef în plus.

Cerințe generale pentru un asistent manager

Adesea există cerințe speciale pentru postul de asistent manager

Secțiunea „Dispoziții generale” poate include, pe lângă enumerarea cerințelor de experiență și educație, și competențele necesare, procedura de subordonare și înlocuire. Cele mai frecvente afecțiuni sunt:

1. Educatie inalta
2. Experiență (de obicei cel puțin 1 an, uneori mai mult)
3. Cunoașterea limbilor străine.
4. Abilități de comunicare în afaceri, scriere și etichetă
5. Proprietatea de echipamente de birou
6. Toleranta la stres

În plus, un angajat în această poziție trebuie să cunoască actele locale ale întreprinderii, să se înțeleagă cu angajații și conducerea. În ceea ce privește limbile străine, merită solicitat de la cunoștințe numai în cazurile în care asistentul le va folosi practic în timpul îndeplinirii sarcinilor sale.

Titularul unui asistent manager trebuie să fie capabil să utilizeze și să stocheze informații confidențiale.

Îndatoriri și Drepturi

De obicei, sarcinile unui asistent manager includ:

• Îndeplinirea sarcinilor directe ale managementului
• Planificarea si coordonarea timpului de lucru al managerului
• Controlul și organizarea negocierilor (atât telefonic, cât și oral)
• Redactarea și editarea documentației de afaceri
• Confidențialitatea documentelor și controlul siguranței

Funcții precum copierea, întreținerea baze de informare de date, alte lucrări tehnice și auxiliare sunt efectuate de obicei de secretar (secretar-referent). Pentru munca de succes a asistentului managerului, aceștia sunt înzestrați cu drepturi destul de largi:

1. Reprezintă interesele organizației în întâlniri și convorbiri telefonice
2. Solicitați orice informații necesare, documente de la angajați pentru a îndeplini instrucțiunile șefului
3. În cadrul autorității delegate de a conduce corespondența și negocierile, aprobă documente pentru a rezolva problemele curente.

Desigur, fiecare organizație, ținând cont de natura activităților sale, completează sau modifică lista drepturilor acordate unui angajat.

Limite de răspundere

Descrierea postului de asistent executiv evită litigiile în viitor

La stabilirea răspunderii, este necesar să ne amintim normele legii:

• Pentru neexecutarea atributiilor de serviciu – conform Codul Muncii
• Pentru infracțiuni - în limitele legislației administrative, civile și penale
• Pentru daune materiale - conform normelor Codului Muncii si Codului civil.

După ce a elaborat o fișă a postului pentru un asistent manager, ținând cont de normele legislației actuale și de specificul activităților unei anumite organizații, nu numai că puteți selecta cel mai potrivit angajat pentru o poziție atât de responsabilă, ci și puteți evita eventualele litigii. în viitor.

Condițiile de muncă ale unei persoane și eficiența acesteia pot depinde de gradul de detaliu și de specificare. În cele din urmă, liderul are nevoie de un adevărat asistent conștiincios. De asemenea, ar trebui să atragem atenția cititorilor noștri asupra faptului că un manager poate avea mai mulți asistenți. Se pot specializa în chestiuni tehnice, financiar etc.

Există un tip de lideri care nu au adjuncți în personal. El face totul singur și câțiva asistenți îl ajută doar cu asta. El ia toate deciziile singur. Pentru a întocmi o fișă a postului de înaltă calitate pentru un asistent manager, este necesar să se implice managerul însuși în proces. În caz contrar, va fi doar o bucată de hârtie.

Materialul video te va învăța cum să devii încrezător în tine și să promovezi un interviu de angajare:

Ați observat o eroare? Selectați-l și faceți clic Ctrl+Enter sa ne anunte.

Articolul a fost scris pe baza materialelor de pe site-urile: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.