PREGĂTIREA CĂLĂTORII A MANAGERULUI

I. Pentru desfășurarea cu succes a călătoriei de afaceri a șefului, secretarul:

1. Selectează toate informațiile necesare călătoriei de afaceri a șefului.

2. Pregătește și selectează materiale și documente de care managerul ar putea avea nevoie într-o călătorie.

3. Oferă managerului rechizite de birou (caiet, pixuri, creioane, antete ale instituției, plicuri din plastic de diferite culori sau mape de legare etc.)

4. Tipărește programul de călătorie în două exemplare (unul pentru manager, al doilea pentru el), care indică:

1) denumirea organizațiilor și a diviziilor structurale;

3) locul și ora deținerii acestora;

4) un traseu convenabil către hotel și organizare.

II. În absența șefului, secretarul:

1. Își îndeplinește atribuțiile obișnuite.

2. Acordă mai multă atenție formării cazurilor.

3. Transferă corespondența primită directorului adjunct.

4. Redirecționează apelurile telefonice către șeful adjunct.

5. Dacă călătoria de afaceri este neprogramată, îi anunță pe cei care s-au înscris la o programare despre anularea acesteia

III. La întoarcerea șefului dintr-o călătorie de afaceri, secretarul:

1. Informează managerul despre îndeplinirea sarcinilor atribuite.

2. Informează despre problemele apărute în timpul absenței capului și despre progresul soluționării acestora.

3. Prelucrează materiale de călătorie de afaceri - tipărește, reproduce, transferă în subdiviziuni structurale către executanți.

4. Întocmește un raport de călătorie.

Călătorie de afaceri

Calatorii de afaceri

Aceasta este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului loc de munca permanent(Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Călătoriile de afaceri ar trebui să fie diferențiate de călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe șosea sau are caracter de călătorie (de exemplu, stewardese, conducătorii de tren, curieri). Asemenea condiții de muncă sunt normale pentru aceștia, ele fiind reflectate inițial în contractul de muncă.

În sensul legii, locul de muncă permanent este considerat a fi firma (unitatea structurală) în care salariatul își îndeplinește atribuțiile. functia munciiîn mod constant. Prin urmare, deplasarea unui angajat la o altă companie (o altă unitate structurală) situată în aceeași zonă poate fi considerată o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, dacă un angajat are posibilitatea de a se întoarce zilnic dintr-o călătorie de afaceri la locul său de reședință permanentă, nu i se plătesc diurne (indemnizații diurne) (paragraful 15 din instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetul de Stat al URSS). pentru Muncă și Consiliul Central al Sindicatelor Integral din 7 aprilie 1988 Nr. 62 „În călătoriile de afaceri în interiorul URSS.

Durata călătoriei de afaceri nu este clar definită în legislație. Termenul minim nu este stabilit deloc. În ceea ce privește durata maximă a călătoriei, paragraful 4 din instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat al Muncii URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din întreaga Uniune „În călătoriile de afaceri în cadrul URSS” indică o perioadă de până la până la 40 de zile, iar pentru constructori, instalatori, reglatori - până la 1 an (excluzând timpul petrecut pe drum). Cu toate acestea, curentul Codul Muncii nu conține limite de timp, deci dacă este necesar calatorii de afaceri poate continua mai mult de 40 de zile.

Care este timpul maxim de călătorie?

Perioada maximă de călătorie de afaceri în străinătate nu este stabilită prin lege. Pentru călătoriile de afaceri în străinătate au fost aprobate doar diurnele, care pot fi incluse în cheltuieli la impozitarea profiturilor. Aceste norme sunt diferențiate în funcție de durata șederii într-o călătorie de afaceri: până la 60 de zile și peste 60 de zile (Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 februarie 2002 nr. 93).

Cine nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri

Un angajat care motive întemeiate a refuzat să plece într-o călătorie de afaceri, puteți aduce la răspundere disciplinară - să-l mustreți sau să anunțați o mustrare. Cu toate acestea, există angajați care nu pot fi trimiși deloc în călătorii de afaceri sau pot fi trimiși în călătorii de afaceri doar cu acordul lor scris. Trebuie să îl notificați pe acesta din urmă în scris despre posibilitatea de a refuza călătoria propusă (Articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru încălcarea regulilor de trimitere a angajaților într-o călătorie de afaceri, o companie poate fi amendată de la 30.000 la 50.000 de ruble (de la 300 la 500 de salarii minime). Și șeful companiei - în valoare de 500 până la 5000 de ruble (de la 5 la 50 de salarii minime). Această încălcare poate atrage si alta pedeapsa - suspendarea administrativa a activitatii societatii pe o perioada de pana la 90 de zile. Baza este articolul 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.

Garanții pentru angajații individuali atunci când sunt trimiși în călătorii de afaceri

Exemplu

Tehnologului șef al CJSC Alfa M.I. Dudnikova va călătorie de afaceri. Angajata are dreptul de a refuza călătoria deoarece este mama unui copil mic. Inspectorul HR a trimis M.I. Dudnikova astfel de notificare.

Cum să rezervi o călătorie de afaceri

Decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri este luată de șeful companiei. De obicei, învață despre necesitatea unei călătorii de afaceri din memoriul șefului unitate structurală unde lucrează angajatul. Dacă directorul companiei pune o rezoluție pozitivă asupra acesteia, se pregătește un pachet adecvat de documente pentru angajat. Documentele de călătorie sunt eliberate conform formularelor unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

În primul rând, se întocmește o sarcină de serviciu în formularul nr. 10-a, care detaliază scopul călătoriei. Este întocmit și semnat de șeful unității structurale și, de asemenea, semnat de șeful companiei.

Pe baza misiunii, se pregătește o comandă pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri într-un formular unificat nr. T-9. Dacă mai mulți angajați pleacă într-o călătorie de afaceri deodată, utilizați formularul de listă nr. T-9a. Ordinul este semnat de șeful companiei. Acest document trebuie să fie familiarizat cu angajatul contra primirii.

După emiterea comenzii, angajatul trebuie să elibereze un certificat de călătorie în formularul unificat nr. T-10. Certificatul indică ora sosirii salariatului la destinație și ora plecării de acolo. Pe baza acestor semne, puteți determina timpul efectiv petrecut într-o călătorie de afaceri și contabilitate - dimensiunea compensare bănească (indemnizație de călătorie). Dacă angajatul a trebuit să viziteze diferite locuri, atunci data și ora sosirii și plecării trebuie introduse în fiecare dintre ele. Aceste mărci sunt certificate prin semnătura persoanei responsabile și sigiliul firmei la care a fost trimis angajatul.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul din misiunea oficială trebuie să completeze coloana „Scurt raport asupra misiunii” și să semneze sub ea. În această coloană, puteți descrie munca depusă, dar nu fixată pe hârtie (căutarea clienților, participarea la prezentări, negocierea). Șeful unității structurale verifică raportul angajatului, notează dacă sarcina a fost finalizată și pune semnătura și data acestuia.

În departamentul de contabilitate, un angajat completează un raport în avans într-un formular unificat nr. AO-1 (forma unui raport anticipat și instrucțiunile de completare au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august, 2001 nr. 55). Pe fața raportului, angajatul își indică numele și inițialele, profesia (funcția), scopul avansului etc. Pe verso, el enumeră cheltuieli de calatorie suportate în timpul călătoriei (inclusiv indemnizație zilnică), și indică detaliile documentelor justificative.

Înregistrați călătoriile de afaceri în REVISTE speciale. Formularele de evidență pentru angajații care pleacă și sosesc în călătorii de afaceri pot fi găsite în anexele 2 și 3 la instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din 7 aprilie 1988. Nr. 62 „În călătoriile de afaceri în cadrul URSS”.

Textul certificatului de călătorie coincide practic cu textul comenzii la trimiterea într-o călătorie de afaceri. Este posibil să nu se întocmească ambele documente, ci să se aleagă unul dintre ele?

Puteți emite doar o comandă sau doar un certificat de călătorie. De exemplu, dacă un angajat este trimis nu la o anumită companie, ci pentru a colecta informații, a găsi clienți, a crea o rețea de puncte de vânzare pentru mărfuri, atunci certificatul de călătorie își pierde sensul. Având în vedere această situație, Ministerul Finanțelor al Rusiei a emis o scrisoare din 6 decembrie 2002 nr. 16-00-16 / 158, în care a explicat că angajatorul nu poate întocmi ambele documente deodată, ci se limitează la unul dintre lor.

Reprezentanțele și sucursalele companiilor străine nu trebuie să emită un certificat de călătorie, este suficient un ordin (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 29 iulie 2003 nr. 16-00-25 / 04).

Cheltuieli de calatorie

Codul Muncii prevede pentru un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri, anumite garanții - păstrarea locului de muncă (poziția), câștigul mediu, rambursarea cheltuielilor asociate cu o călătorie de afaceri (articolul 167 din Codul Muncii al Rusiei). Federaţie). În prezent, pentru călătoriile de afaceri în Rusia, se aplică normele diurne stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 februarie 2002 nr. 729. organizatii comerciale cuantumul diurnei nu trebuie să fie mai mic decât cel stabilit prin prezentul act.

2.1 Termenii de referință al secretarului

Gama de sarcini ale secretarului este foarte extinsă și depinde în mare măsură de specificul activităților unei anumite organizații sau firme 4 . O listă aproximativă a sarcinilor unui secretar ar putea arăta astfel:

1. Vizualizați și procesați corect e-mailurile primite și trimise.

2. Desfășurarea convorbirilor telefonice, organizarea de recepții, inclusiv primirea și deservirea vizitatorilor.

3. Arhivarea documentelor și gestionarea cazului.

4. Întocmirea scrisorilor, întocmirea rezumatelor rapoartelor etc.

5. Înregistrarea diferitelor conturi.

6. Managementul activităților personalului din subordinea biroului.

7. Contabilitatea și înregistrarea corespondenței de afaceri, inclusiv a corespondenței personale a șefului.

8. Organizarea călătoriilor de afaceri.

9. Organizarea și participarea la lucrările ședințelor, inclusiv pregătirea agendei și ținerea proceselor-verbale.

10. Organizarea treburilor în biroul șefului, i.e. întreținerea și actualizarea în timp util a diagramelor de perete, controlul documentelor și cazurilor depozitate în birou.

11. Eliberarea managerului din numeroasele operațiuni de rutină.

12. Suport informațional al managerului, i.е. cunoștințe de cărți, cărți de referință și alte surse care conțin informațiile necesare.

În mod convențional, toate sarcinile de secretariat pot fi împărțite în lucrări documentare (întocmirea și înregistrarea corespondenței, monitorizarea executării comenzilor și rezoluțiilor de sus, depunerea dosarelor și depunerea materialelor la arhivă) și fără documente (primirea prietenoasă a vizitatorilor (oricare dintre ei poate deveni un client profitabil al firmei), pregătirea călătoriilor de afaceri, serviciul telefonic etc.) deservirea conducerii unei companii sau instituţii 5 .

La planificarea timpului de lucru, secretarul pleacă din ierarhia sarcinilor (pe importanță și prioritate) cu care se confruntă conducerea instituției și din planul de lucru al șefului 6 . În același timp, el se ghidează după următoarele principii: nimic nu trebuie uitat; toți termenii plan calendaristic trebuie îndeplinită; este necesară o anumită rezervă de timp de lucru pentru a depăși probleme neașteptate sau pentru a îndeplini sarcini neprevăzute anterior; toate lucrările trebuie efectuate într-o succesiune rațională și la cel mai mic cost.

La primirea angajaților din alte instituții și organizații sau detașați din alte orașe, secretarul află dacă vizita a fost convenită în prealabil prin scrisoare sau telefonic. Secretara trebuie să noteze ziua și ora recepției și să-i amintească managerului despre aceasta cu o zi înainte. În caz contrar, secretarul trebuie să-l întrebe pe vizitator de la ce organizație și la ce afacere a venit și, dacă este necesar, să-l îndrume către angajatul corespunzător.

Secretarul trebuie să cunoască: prevederi și instrucțiuni pentru suport documentar; conducerea întreprinderii, diviziile acesteia; dactilografiat; lucru pe un computer personal; reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; Reguli de operare pentru mașini de scris, calculatoare personale, dictafoane, casetofone; reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a serviciului de secretariat; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala, protectie impotriva incendiilor.

2.2 Organizare de călătorii de afaceri

Ne vom opri mai detaliat asupra sarcinilor organizatorice pe care trebuie să le îndeplinească o secretară atunci când organizează călătorii de afaceri.

Funcțiile secretarului în pregătirea deplasării șefului și a specialiștilor:

1. Secretarul selectează toate informațiile necesare unei călătorii de afaceri, inclusiv rapoarte sau rezumate pentru o conferință sau întâlnire, referințe, contracte etc.

2. Secretarul tipărește programul de călătorie indicând organizațiile și persoanele cu care managerul sau specialistul ar trebui să se întâlnească, precum și ora la care sunt programate întâlnirile sau evenimentele. Secretarul trebuie să păstreze o copie a unui astfel de program, altfel nu va putea contacta prompt șeful dacă este necesar. Programul preliminar este întocmit de secretar împreună cu șeful și poate conține următoarele informații:

a) data plecării, sosirii, durata călătoriei;

b) mod de transport;

c) rezervări hoteliere;

d) locuri de vizitare si deplasare la acestea;

e) persoane fizice sau companii care trebuie contactate (nume, adrese, telefon).

3. Secretara se gândește la cadouri și suveniruri pentru gazdă.

4. Secretara pune la dispoziție managerului articole de papetărie (caiete, pixuri, mape etc.).

Lista documentelor solicitate de manager într-o călătorie de afaceri:

1) pașaport (dacă este necesar, un pașaport);

2) bilete de avion sau bilete de tren;

3) certificat de călătorie;

4) atribuirea serviciului.

Pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie mai întâi să completați o misiune de afaceri - formularul nr. T-10a (Anexa 1), care este ulterior utilizat pentru a întocmi un raport privind îndeplinirea scopului unei călătorii de afaceri. Sarcina este aprobată de șeful organizației sau de o persoană autorizată și transferată la serviciul de personal pentru emiterea unui ordin de trimitere într-o călătorie de afaceri.

Pentru ca managerul dvs. să plece într-o călătorie de afaceri, nu este suficient doar un acord verbal sau o scrisoare de invitație de la partea gazdă; este necesar să pregătiți o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri. În conformitate cu noile formulare contabile, formularul de comandă pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este emis în formularul Nr. T-9 (Anexa 2), pentru trimiterea mai multor angajați la o organizație - Nr. T-9a (Anexa 3) ).

După semnarea comenzii, este obligatorie înregistrarea acesteia. Pentru înregistrare se folosesc cel mai des formularele de jurnal, în care sunt trecute data și numărul comenzii, rezumatul acesteia și poziția șefului care a semnat documentul. De regulă, comenzile de călătorie de afaceri au o numerotare comună cu ordine de personal, deși ar fi mai corect să se înregistreze separat comenzile pentru călătorii de afaceri (de exemplu, cu indexul „k”, și comenzile pentru personal - „ls”), deoarece aceste comenzi au perioade de stocare diferite (comenzi pentru călătorii de afaceri - 5 ani , comenzi pentru personal – 75 ani minus vârsta).

Un certificat de călătorie este un document care atestă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, ora sosirii la punctul (punctele) de destinație și ora plecării din acesta (ele). Un certificat de călătorie este eliberat în conformitate cu formularul T-10 (Anexa 4), aprobat prin rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei.

La fiecare destinație, certificatul de călătorie notează ora sosirii și plecării și este certificat prin semnătura persoanei responsabile și sigiliul pe care organizația îl folosește de obicei în activitățile sale de afaceri pentru a certifica semnătura funcționarului corespunzător.

Un certificat de călătorie nu poate fi eliberat dacă angajatul trebuie să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri la locul de muncă permanent în aceeași zi în care a fost trimis. Când călătoriți în străinătate, timpul petrecut într-o călătorie de afaceri este determinat de semnele din pașaport, astfel încât certificatul nu este eliberat.

Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este ziua plecării unui tren, avion, autobuz sau alt vehicul de la locul de muncă permanent al persoanei detașate, iar ziua sosirii este ziua sosirii vehiculului specificat la loc de muncă permanentă. Dacă plecarea managerului dvs. este programată înainte de ora 24:00 inclusiv, atunci ziua plecării pentru o călătorie de afaceri este considerată ziua curentă, iar de la ora 00:00 - a doua zi. De exemplu, trenul pleacă pe 29 ianuarie la ora 23:50 (stația este situată în interiorul orașului), în acest caz 29 ianuarie va fi considerată prima zi a călătoriei. Dacă avionul pleacă pe 30 ianuarie la ora 00:40, iar până la aeroport durează 2 ore, atunci 30 ianuarie va fi considerată în continuare prima zi a călătoriei de afaceri.

Formularul certificat de călătorie este eliberat de angajatul responsabil cu călătoriile de afaceri (secretar). Se completează o adeverință de călătorie într-un singur exemplar, semnat de șef și trimis secretarului, care pune pe verso un semn de plecare și înregistrează certificatul într-un registru special al angajaților care au plecat în călătorii de afaceri (Anexa 5). ).

Înainte ca liderul să plece într-o călătorie de afaceri, secretarul ar trebui să primească cât mai multe informații despre acțiunile sale în timpul absenței liderului. De asemenea, este necesar să se controleze problema semnării documentelor în timpul absenței șefului. Dacă în timpul absenței șeful transferă dreptul de a semna unui alt funcționar, atunci este necesar să se pregătească un ordin adecvat pentru a atribui atribuțiile șefului pentru perioada călătoriei sale de afaceri adjunctului șefului sau altui funcționar. De asemenea, secretarul trebuie să monitorizeze executarea documentelor controlate, întrucât la plecarea într-o călătorie de afaceri, angajatul responsabil cu monitorizarea executării documentelor este obligat să se transfere la un alt angajat, de comun acord cu supervizorul imediat și cu serviciul care asigură controlul asupra execuției. , toate documentele controlate.

În absența șefului, secretarul efectuează de obicei toate operațiunile clericale cu documente: primește și prelucrează corespondența, înregistrează documentele și le grupează pe categorii. Adică își îndeplinește sarcinile obișnuite. Toate apelurile telefonice primite de șef sunt înregistrate într-un jurnal special de conversații telefonice. Dacă aceste probleme pot fi rezolvate de un alt angajat din competența sa, atunci se permit transmiterea convorbirilor telefonice, despre care se face o înregistrare corespunzătoare în jurnalul de înregistrare.

După ce managerul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, secretarul:

1) să-l informeze despre problemele apărute în timpul absenței sale;

2) procesează materiale de călătorie de afaceri;

3) întocmește documente de raportare.

Atunci când lucrează la un raport, secretarul trebuie să cunoască scopul, scopul și cui este destinat acestuia. Raportul include de obicei trei secțiuni:

1) justificarea necesității unei călătorii de afaceri;

2) succesiunea rezolvării problemelor;

Funcțiile secretarului includ nu numai organizarea deplasărilor de afaceri pentru șef și specialiști, ci și primirea lucrătorilor detașați. Secretarul trebuie să afle:

1) în ce problemă a sosit vizitatorul;

2) află dacă i se pune la dispoziție un hotel și, dacă este cazul, ajută-l;

3) notați certificatul de călătorie.

Certificatele de călătorie ale angajaților care sosesc sunt înregistrate într-un jurnal special separat de certificatele de călătorie ale angajaților organizației (Anexa 6).

Dacă urmați aceste reguli simple pentru organizarea călătoriilor, călătoriile de afaceri vor contribui la prosperitatea companiei dvs., și nu la ruina acesteia.

Concluzie: cât de competent și profesional pregătește secretarul o călătorie de afaceri pentru un manager sau un specialist, rezultatul acesteia depinde în mare măsură și, în consecință, succesul viitoarei tranzacții și prosperitatea companiei. In consecinta, mult depinde de indeplinirea functiilor de secretar in companie.Organizatii calatorii de afaceriși seminarii pentru reprezentanți...

Pregătirea călătoriilor de afaceri pentru angajați și manageri. Marele succes este alcătuit din multe lucruri mărunte gânditoare. V. Kliucevski. Întrebări: 1. Organizarea călătoriilor de afaceri: Documentarea călătoriilor de afaceri. Suport informațional pentru călătoriile de afaceri ale angajaților. Memento pentru angajatul trimis. Depozitarea documentelor de călătorie. 2. Pregătirea călătoriilor de afaceri ale șefului: Suport informațional pentru călătoriile de afaceri ale șefului. Pregătirea programului de călătorie. Prelucrarea materialelor de călătorie de afaceri și pregătirea unui raport. Referințe: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kuznetsova T.V. Afaceri de secretariat.- M .: CJSC Business School „Intel-Sintez”, 2002. P. 275 -284. Kruglyanskaya L.Ya. Cartea de masă a secretarei. Manual - Sankt Petersburg: Editura Gerda, 2005. S.183-185. Lovyagina E., Morozov I. Călătorie de afaceri: pregătim un angajat și documente pentru aceasta. // Personalul întreprinderii. 2002. Nr. 6 // www.dis.ru Lovyagina E., Morozov I. Călătorii de afaceri: aranjam, vedem, întâlnim. // Personalul întreprinderii. 2002. Nr. 7 // www.dis.ru Stenyukov M.V. Afaceri de secretariat.- M .: Serviciul de carte, 2003. S. 170-172. Truhanovich L.V. Călătorii de afaceri: cine este responsabil pentru ce? // Personalul întreprinderii. 2003. Nr 8 // www.dis.ru Sheinov V.P. Secretar: ghid practic.Mn.: Harvest, 2003. P.48-50. 1. Organizarea călătoriilor de afaceri. Călătorii de afaceri documentare. înregistrare oficială - Conform Manualului de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 21.08.1998 nr. 37 (modificat la 20.04.2001), sunt implicați lucrători de birou în pregătirea documentelor de călătorie. - Întregul pachet de documente necesare procesării unei călătorii de afaceri este reprezentat de noi formulare unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004. Nr. 1. „La aprobare forme unificate documentația contabilă primară pentru evidența muncii și plata acesteia. „Formular nr. T-10a Primul document este formularul nr. T-10a - o misiune de muncă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acestuia. Pe baza acestui document. , se va emite un ordin (instrucțiune) de trimitere a unei misiuni de afaceri a angajatului este semnat de șeful departamentului în care lucrează călătorul de afaceri și aprobat de șeful organizației sau de o persoană autorizată. Același document - Formularul nr. -10a conține un raport privind finalizarea sarcinii, care este convenabil și reduce numărul de documente create.Formular nr. T-9 După finalizarea sarcinii, este pregătit un proiect de ordin pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.Dacă 1 persoană este trimisă într-o călătorie de afaceri, comanda este pregătită conform formularului unificat nr. T-9, dacă sunt mai multe persoane, se utilizează formularul nr. T9a. Ordinul de călătorie de afaceri este emis în 2 exemplare: unul este trimis la caz , celălalt - la departamentul de contabilitate Formularul nr. T-10 După semnarea ordinului, se eliberează o indemnizație de deplasare certificat în formularul nr. T-10. Secretarul introduce datele necesare în el, preluându-le din comandă. Certificatul de călătorie se eliberează într-un singur exemplar și se înregistrează în jurnal. Jurnal de contabilitate pentru certificatele de călătorie. A început la „_____” _______________ 200 __ S-a încheiat la „_____” ______________ 200 __ Data Trebuie Locul emiterii, comanda Nume complet 06.07. 2001 Manager Sorokin A.A. Spassk, firma "Ajax" Scop Durata călătoriei de afaceri Data, numărul comenzii Încheierea contractului din 09.07. 05.07. 2001 până în 2001 Nr. 13.07. 84k 2001 JURNAL de contabilitate pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri în data de _______________________________________ (numele organizației) Începută la „_____” _______________ 200 __ S-a încheiat la „_____” ______________ 200 __ poziție Număr certificat de călătorie Numele complet, funcția angajatului care a semnat certificatul de călătorie Data plecării efective Data sosirii efective la certificare 2 3 4 5 6 7 8 Jurnalul de contabilitate pentru angajații care sosesc în călătorii de afaceri pe ___________________________________________ (numele organizației) A început la „_____” _______________ 200 __ S-a încheiat la „____” ______________ 200 __ Nu Prenume, nume, Ocupație Nume Data Data n/a patronimic al organizației, sosirea angajatului detașat trebuie să elibereze certificatul de plecare de plecare a angajatului de călătorie 1 2 3 4 5 6 Suport informațional pentru călătoriile de afaceri docul personalului. Pregătirea pentru o călătorie de afaceri începe cu colectarea informațiilor despre destinație: - caracteristicile climatice ale zonei tipul de infrastructură și calitatea prețurilor de comunicații pentru servicii și mărfuri situație sanitară și epidemiologică situație penală Notă către angajatul detașat. Nu uitați să luați un certificat de călătorie de afaceri și alte documente necesare. Nu uitați să aduceți cu dvs. certificatul de asigurare legală de sănătate. Dacă luați în mod constant orice medicamente, nu uitați să le luați cu dvs. pe drum în cantitatea necesară. Ai grija de sanatatea ta, nu manca in locuri dubioase, in piete. Nu cumpăra alimente necunoscute. Utilizați numai îmbuteliat bând apă sau fierbe apa inainte de a bea. Dacă sunteți grav bolnav, solicitați asistență medicală de la o unitate medicală și informați imediat managerul dvs. de linie. Încercați să achiziționați bunuri (lucrări, servicii) în organizațiile care utilizează case de marcat cu detalii de cont (tipărirea denumirilor de bunuri (lucrări, servicii) pe chitanțele casieriei. Notă către angajatul detașat Înregistrați toate costurile suportate în scris, cerere încasări în numerarși alte documente care confirmă cheltuielile dvs. Cumpărare bilete de călătorieîn avans sau în ziua în care vă puteți decide în sfârșit asupra termenelor limită pentru finalizarea sarcinii. Cumpărați-le singur, nu dați pașaportul nimănui pentru asta. În cazul unor dispute cu administrația hotelurilor, rețineți că în fiecare hotel trebuie să existe într-un loc accesibil oaspeților Regulile pentru furnizarea serviciilor hoteliere în Federația Rusă. Profită de drepturile tale. În timp ce vă aflați la locul călătoriei de afaceri, predați lucruri deosebit de valoroase (inclusiv documente) în camera de bagaje a hotelului. Dacă îndeplinirea unei misiuni oficiale este legată de munca cu informații legate de secret comercial, fii în siguranță purtători de materiale asemenea informații. Notă pentru angajatul care călătorește. Exercitați o discreție rezonabilă atunci când discutați cu colegii de călătorie, cunoscuți ocazionali, vecini de hotel. Evitați locurile cu un mediu criminal nefavorabil. Înainte de a vizita organizația la care ați fost detașat, asigurați-vă că nu uitați să vă luați certificatul de călătorie, actele de identitate și documentele care vă confirmă atribuțiile speciale, cărțile de vizită, alte materiale și documente necesare încadrării. Dacă călătoriți ca parte a unui grup, rețineți că numai liderul grupului are dreptul să vă dea instrucțiuni obligatorii. Liderul grupului este obligat să vă prezinte oficialilor organizației la care sunteți detașat și să vă coordoneze toate contactele. Fiind în organizația la care ești detașat, respectă programul stabilit în aceasta. Nu cere nicio excepție pentru tine. Dacă aveți probleme cu executarea unei sarcini, contactați supervizorul dvs. imediat pentru a găsi o modalitate de a rezolva sarcina. Raport de călătorie. Un scurt raport cu privire la lucrările efectuate în perioada deplasării este convenit cu șeful unității structurale și prezentat la departamentul de contabilitate (departamentul financiar) împreună cu un certificat de călătorie (formular N T-10) și un raport în avans (formular N AO). -1). Cerințe generale pentru un raport de călătorie de afaceri. Scopul călătoriei. Condiții de ședere într-o călătorie de afaceri (în cazul vizitei mai multor așezări sau obiecte se indică perioada de ședere în (la) fiecare dintre ele). O listă specifică a problemelor studiate (rezolvate) în timpul călătoriei. Sul oficiali cu care cei detașați au intrat în contact atunci când discutau anumite probleme. Implementarea scopurilor călătoriei (informații detaliate despre problemele studiate (rezolvate) în timpul călătoriei cu aplicarea documentelor relevante). Evaluarea stării de fapt într-un anumit domeniu de activitate al organizației vizitate, compararea formelor și metodelor de lucru adoptate în aceasta cu analogii companiei dvs. (conform listei de probleme studiate). Concluzii, sugestii, recomandări cu privire la modalitățile de utilizare a experienței pozitive învățate în timpul călătoriei de afaceri. Alte aspecte pe care călătorul le consideră necesare să le reflecte în raportul privind rezultatele călătoriei. Depozitarea documentelor. Nr. p/p Denumire document Perioada de stocare 1 Comenzi, instructiuni; documente (certificate, rezumate, informații, rapoarte etc.) către aceștia cu privire la personal 75 de ani (cu privire la furnizarea de călătorii de afaceri interne pe termen scurt - 5 ani) 2 Documente (programe, sarcini, rapoarte, rapoarte, corespondență) privind călătoriile de afaceri 5 ani EPK 3 Documente (certificate, rapoarte și note explicative, copii ale comenzilor, extrase din comenzi, cereri, certificate de călătorie etc.) neincluse în dosarele personale 5 ani 4 Corespondență în călătorii de afaceri 5 ani 5 Registre ale angajaților trimiși în afaceri deplasări 5 ani 6 Jurnal pentru eliberarea certificatelor de călătorie 5 ani Pregătirea călătoriilor de afaceri pentru șef: Pentru secretarul șefului, pregătirea șefului pentru o călătorie de afaceri este o funcție obligatorie. Pregătirea călătoriilor șefului se efectuează conform aceluiași tip de schemă, ținând cont de specificul unei anumite călătorii de afaceri. Secretara întocmește: Comanda într-o călătorie de afaceri (eliberată în 2 exemplare) Certificat de călătorie, Întocmește și tipărește un program preliminar de călătorie detaliat. Când pregătiți programul, ar trebui să: Aflați scopul călătoriei, întrebările propuse, întâlnirile și locurile de vizitat. Elaborați un proiect de program pentru șederea capului, coordonați-l cu capul. Determinați ora (date de plecare, de sosire) și modul de transport (mașină, avion, tren etc.) Rețineți că există conceptul de fus orar și ora locală. gandeste-te peste tot întâlniri de afaceriși evenimente la care liderul va fi prezent. Coordonați programul cu gazda, specificați durata șederii, faceți ajustări, dacă este cazul. Numele organizației trebuie verificat cu acuratețe, trebuie indicate adresa și numerele de telefon ale acesteia. Faceți o listă cu funcționarii sau companiile cu care trebuie să stabiliți contact: organizații, departamente, persoane (indicând funcția, numele complet) și ora la care managerul se întâlnește cu aceștia. Trebuie indicate numerele de telefon ale oficialilor cu care urmează să aibă loc întâlnirea. Faceți o listă cu documentele și materialele personale și oficiale necesare călătoriei. Prelucrarea materialelor de călătorie de afaceri și pregătirea unui raport. Secretarul procesează materialele călătoriei de afaceri: retipărește documentele, le copiază, le transferă angajaților și diviziilor structurale relevante. Atribuțiile secretarului includ întocmirea unui raport de călătorie. De regulă, raportul conține următoarele secțiuni: Justificarea necesității unei călătorii de afaceri; Probleme și soluțiile lor Concluzii și sugestii. Întrebări pentru autocontrol: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cum se desfășoară pregătirea și organizarea deplasărilor de afaceri ale șefului? Care sunt atribuțiile secretarului în absența șefului? Numiți documentele pe care secretarul le pregătește pentru călătoriile de afaceri ale angajaților și șefului. În câte exemplare se eliberează o comandă pentru o călătorie de afaceri și un certificat de călătorie de afaceri? Ce informații necesare sunt colectate în etapa de pregătire a unui angajat pentru o călătorie de afaceri? Ce sfaturi pot fi adăugate în Notă pentru angajatul detașat? Formula Cerințe generale la raportul de călătorie.

Este adesea responsabilitatea secretarului să se asigure că managerul rămâne în alt oraș sau țară și provoacă puțină intimidare în rândul nou-veniților, deși acest lucru nu este dificil. Să încercăm să ne dăm seama.

Visa

Călătoriile de afaceri sunt interne (în Rusia) și străine. Diferența în organizarea acestor excursii este că în majoritatea țărilor străine trebuie să aplici pentru viză, iar secretara va avea nevoie de cel puțin cunoștințe minime de engleză.

Pentru a solicita o viză, trebuie să colectați un pachet de documente pe care le solicită ambasada. Pentru a începe, ar trebui să vizitați site-ul web al ambasadei și să vă familiarizați cu cerințele și condițiile pentru eliberarea vizelor. După aceea, trebuie să sunați la ambasada - uneori ambasadele nu au timp să posteze cerințele modificate pe site.

Ține minte. Convorbirile cu ambasada (inclusiv o programare pentru depunerea documentelor) sunt plătite. Facturile sunt emise unei persoane fizice și plătite prin Sberbank. Dacă nu plătiți factura la timp, atunci data viitoare nu vi se vor furniza informații și nu veți fi înregistrat pentru cererea de viză, chiar dacă mergeți la o altă ambasadă - ambasadele au o singură bază de date.

În timpul apelului, specificați cine, unde și în ce condiții poate solicita (de exemplu, o procură) pentru o viză, în ce monedă și unde se plătește taxa de viză (uneori ambasadele acceptă plăți prin bănci - în acest caz, nu nu uitați să luați o confirmare de plată) și ce dată este înregistrată în acest moment. În timpul sezonului turistic, rezervările se pot face cu până la trei săptămâni înainte. Ar putea avea sens să vă înscrieți imediat. Dacă actele nu sunt depuse la timp, nu sunt prevăzute sancțiuni, trebuie doar să vă înscrieți din nou.

Dacă nu ați avut timp să ridicați toate documentele, puteți încerca să vă permiteți să aduceți documentele lipsă mai târziu sau în ziua obținerii vizei sau să le trimiteți prin e-mail sau prin fax. Asta nu înseamnă că ambasada te va întâlni la jumătatea drumului, dar este posibil, mai ales dacă o persoană solicită o viză la această ambasadă nu pentru prima dată.

Pe site-ul ambasadei, puteți descărca formularul de cerere, pe care trebuie să îl completați, citind cu atenție instrucțiunile pentru completarea acestuia.

Există două tipuri de vize: de afaceri și turistice.

Pentru a obține o viză de turist, este suficient să solicitați sprijin pentru viză de la hotelul în care intenționează să se cazeze managerul dumneavoastră. Adesea este emis exclusiv pentru datele pentru care este rezervată camera de hotel.

Pentru a obține o viză de afaceri, este necesară o invitație din partea partenerilor de afaceri. Partenerii vă pot cere să scrieți singur o invitație și apoi să le trimiteți pentru semnătură. Nu ar trebui să fii de acord cu asta. Partenerii trebuie să contacteze autoritățile lor, să clarifice toate nuanțele și să emită ei înșiși o invitație. Poate că invitația ar trebui să conțină un fel de garanții și confirmări despre care pur și simplu nu poți ști.

O viză de afaceri se eliberează pentru o perioadă de cel puțin trei luni, deși numărul total de zile pe care un manager le poate petrece în țara de plecare este adesea limitat la jumătate din perioada de valabilitate a vizei. Cu alte cuvinte, dacă se eliberează viză pentru șase luni, liderul poate petrece cel mult 90 de zile în țara de plecare, după care va fi necesară obținerea unei noi vize, chiar dacă cea anterioară nu a expirat încă.

Procedura de obținere a unei vize de afaceri este, de obicei, mai complicată decât o viză de turist: ambasada cere confirmarea contactelor de afaceri (contracte, facturi, extras din registre etc.), prin urmare, pentru o singură călătorie, se eliberează adesea viza de turist. printr-un hotel. Dar dacă managerul tău plănuiește să viziteze țara des, este mai bine să aplici pentru o viză de afaceri, mai ales având în vedere că persoanelor care au intrat în țară cu o viză de turist au interzis să facă afaceri pe teritoriul acesteia.

Pachetul de documente solicitat trebuie dus la ambasadă până la ora stabilită sau la firma indicată pe site-ul ambasadei, care va preda documentele ambasadei. Pentru a nu cădea în momeala unui intermediar fraudulos, verifică adresa la care poți depune documentele la ambasadă telefonic. Este mai bine să sosiți cu 40 de minute înainte de ora stabilită pentru depunerea documentelor.

Persoana care preda documentele la ambasadă trebuie să fie informată în detaliu: să cunoască poziția persoanei care a semnat invitația, adresa companiei, numele orașului de vizită, să poată explica cum are relația cu managerul pentru care se face viza, sau cel puțin să știe să găsească informațiile potrivite în documente. Adesea în ambasadă este interzis să vorbești telefon mobil, deci nu este întotdeauna posibilă clarificarea informațiilor, iar îndepărtarea de fereastră poate presupune necesitatea înscrierii din nou pentru o viză.

Sfatul nostru. Ambasadele nu lucrează nu numai de sărbătorile legale din Rusia, ci și de sărbătorile legale ale țării pe care o reprezintă. Acest lucru este valabil mai ales la sfârșitul lunii decembrie - începutul lunii ianuarie, când multe ambasade se închid timp de aproape 3 săptămâni, iar cozile pentru depunerea documentelor sunt destul de lungi. Deci, dacă șeful tău dorește să viziteze partenerii europeni imediat după sarbatori de revelion, trebuie să solicitați o viză în avans.

Hotel

Puteți rezerva un hotel direct pe site-ul său, telefonic sau prin site-urile specializate http://booking.com sau http://www.venere.com, care sunt bune pentru că au hărți ale orașelor, și puteți alege un hotel. pentru anumite cerințe la locație. Site-urile indică, de asemenea, numărul și categoria camerelor disponibile la datele sosirii și recenziile celor cazați la hotel.

La rezervarea unui hotel prin intermediul unui site de rezervare sau direct, este necesar un card bancar, pe care hotelul va bloca suma in valoare de o penalitate pentru anularea cu intarziere a rezervarii (de obicei cu 1-3 zile inainte de sosire). Dacă anulați rezervarea mai târziu decât perioada specificată sau managerul pur și simplu nu se lasă la hotel, suma blocată va fi eliminată de pe card. Conditiile de anulare a rezervarii sunt indicate pe site.

Dacă nu există fonduri suficiente pe card, sunt introduse date incorecte, atunci nu veți primi o confirmare de la hotel sau aceasta va fi anulată după o încercare de blocare nereușită. Uneori, hotelurile intră în corespondență pentru a rezolva neînțelegerile sau primești un mesaj standard că rezervarea este anulată sau imposibilă. Apoi, trebuie să contactați hotelul pentru a afla și a corecta motivul rezervării eșuate.

Dacă nu vă puteți decide ce hotel să rezervați, rezervați câteva, iar după ce managerul face o alegere, anulați restul.

Dacă există un eveniment în oraș (de exemplu, un meci de fotbal), uneori este foarte greu să găsești locuri libere în hoteluri, pentru că. majoritatea camerelor sunt cumpărate în avans pentru revânzarea ulterioară. În acest caz, puteți afla ce fel de eveniment este planificat și contactați organizatorii sau companiile care trimit turiști la acest eveniment cu o solicitare de a ajuta la amenajarea unui lider într-un hotel.

Dacă doriți să primiți asistență pentru viză de la hotel, atunci când comandați o cameră prin e-mail sau prin telefon, cereți să trimiteți confirmarea pentru ambasadă, i.e. oferi sprijin pentru viză. Site-ul de rezervare trimite automat o astfel de confirmare la adresa de e-mail specificată. O imprimare a documentului care confirmă rezervarea poate fi solicitată la trecerea frontierei, așa că tipăriți o copie separată pentru manager.

Dacă managerul pleacă într-o călătorie de afaceri în Rusia, puteți utiliza serviciile site-urilor http://komandirovka.ru sau http://all-hotels.ru, dar sunt departe de omologii lor occidentali. Rezervarea camerelor în Rusia de obicei nu necesită confirmare financiară, dar vi se poate cere să efectuați o plată în avans (de la o zi la 50% din costul total al check-in-ului).

Sfatul nostru. Dacă managerul dumneavoastră trebuie să viziteze frecvent același birou localitate, atunci are sens să închei un contract de servicii cu unul dintre hotelurile din oraș și să faci plata prin transfer bancar. Uneori, hotelurile oferă un sistem preplătit, dar puteți fi de acord să plătiți ulterior, mai ales dacă managerul dvs. a stat deja la acest hotel de mai multe ori.

bilete

Biletele pot fi comandate direct de la companiile de transport. În primul rând, trebuie să alegeți un zbor convenabil pe site-ul http://amadeus.net pentru zboruri în străinătate sau http://polets.ru pentru zboruri în interiorul Rusiei. Site-ul http://amadeus.ru este convenabil prin faptul că oferă informații despre zborurile companiilor care nu au reprezentanțe în Rusia (de exemplu, zboruri între țări europene).

După ce ai revizuit programul și ai ales un zbor, intri pe site-ul companiei și rezervi bilete. Dacă biletele sunt rezervate fără confirmare financiară (indicând datele card bancar), atunci rezervarea este anulată foarte repede, adesea într-o zi sau două de la rezervare. În acest timp, trebuie să conduceți până la reprezentanța companiei cu o copie a pașaportului șefului (sau originalul), o copie a rezervării și să răscumpărați biletul.

Dacă răscumpărați un bilet folosind un card bancar, un bilet electronic va fi trimis la adresa de e-mail pe care ați specificat-o și nu trebuie să mergeți nicăieri: imprimați-l și dați-l managerului.

Dacă managerul pleacă într-o călătorie de afaceri în Rusia cu trenul, atunci programul poate fi vizualizat pe site-ul web al Căilor Ferate Ruse (http://rzd.ru). Pentru a comanda bilete, va trebui să furnizați și un număr de card bancar.

Transfer

Partenerii de afaceri, ca partenerul întâlnirii, sunt responsabili pentru aranjarea unei întâlniri cu managerul, dar dacă există probleme, puteți contacta hotelul în care este rezervată camera și le puteți solicita să organizeze o întâlnire.

Asigurați-vă că specificați ce inscripție va fi pe semnul întâlnirii. Cel mai adesea acesta este numele oaspetelui, dar poate fi numele companiei dvs. sau al unei companii partenere.

În ziua sosirii sau cu o zi înainte, puteți afla numărul și marca mașinii și numele șoferului și puteți informa managerul acestuia.

Dacă aveți întrebări în timpul organizării călătoriei, nu ezitați să cereți ajutor gazdei sau personalului hotelului în care intenționează să se cazeze liderul, mai ales dacă întrebarea se referă la probleme precum restaurantele, eveniment cultural sau deplasarea prin oraș.

Despre șederea străinilor în Rusia

Din păcate, țara noastră rămâne încă închisă într-un fel. Vizele rusești indică orașele de ședere, plecarea din care poate sta la baza arestării unui oaspete pentru încălcarea regimului vizelor și deportarea din țară. Dacă ai invitat un oaspete la Moscova, nu ar trebui să-l duci, de exemplu, la Vladimir, deși aceste orașe sunt la doar 3 ore de mers cu mașina. Desființarea unei astfel de restricții este în prezent în discuție la nivel internațional.

Procedura de extrădare invitații de afaceri de asemenea oarecum dificil. Pentru a emite o astfel de invitație, compania dumneavoastră trebuie să fie acreditată de către Serviciul Federal de Migrație (FMS) și apoi să aplice acolo pentru fiecare invitație specifică. Procedura de acreditare durează ceva timp, dar vă permite să eliberați vize anuale sau semianuale.

De fiecare dată când un cetățean străin vizitează Rusia, va trebui să-l înregistrați la Serviciul Federal de Migrație și să-l eliminați din registru atunci când pleacă (în conformitate cu cerințele Legii federale nr. 109-FZ „Cu privire la înregistrarea migrației cetățenilor străini și Apatrizii de pe teritoriul Federației Ruse”). Procedurile de înregistrare și scoatere din acesta au caracter de notificare și se emit prin poștă. Înregistrarea trebuie depusă în 24 de ore. Oaspetele este înregistrat pentru migrare la locul de ședere la o anumită adresă. Dacă își părăsește locul de ședere (de exemplu, se mută într-un alt oraș sau se cazează într-un alt hotel), dar nu părăsește Federația Rusă, trebuie să fie scos din registrul migrației și reînregistrat la noul loc de reședință. Este nevoie de:

1. Completați formularul de notificare la sosirea unui cetățean străin sau apatrid la locul de ședere în două exemplare. La completarea formularului nu sunt permise corecțiile sau utilizarea abrevierilor.

2. Trimiteți formularul completat la oficiul poștal unde se va afla cetățeanul străin.

3. Pregătiți copii ale următoarelor documente:

● pașaport (copie a paginii cu datele personale ale oaspetelui și cu marcaj la trecerea frontierei);

● viza (dacă există);

● card de migrare (eliberat oaspetelui la frontieră);

● Pașaport rusesc al unui cetățean al Federației Ruse care acționează ca gazdă (pagina principală și pagina cu înregistrare).

4. Achitați taxa de înregistrare a unui cetățean străin.

Aceste documente se depun la FMS prin oficiul poștal (puteți depune și direct la FMS, dar prin poștă este mai ușor). Depunerea documentelor se plătește separat la punctul de depunere.

După depunerea documentelor, vi se va returna partea detașată a notificării cu marca departamentului, pe care trebuie să o transferați invitatului. Acesta trebuie să aibă la el acest document pe toată durata șederii pe teritoriul Federației Ruse și să vi-l returneze înainte de a pleca. După plecarea oaspetelui din Rusia, partea de rupere a notificării trebuie trimisă la FMS în termen de două zile. Acest lucru se poate face și prin poștă. Dacă partea detașabilă este pierdută sau oaspetele a uitat să vi-o returneze, atunci în loc de aceasta, trebuie să trimiteți o cerere la FMS pentru a anula înregistrarea cetățeanului străin.

Un hotel poate oferi, de asemenea, sprijin pentru obținerea vizei unui cetățean străin în timpul șederii sale în Rusia, cu condiția să rezerve o cameră la el. Ei pot, de asemenea, să înregistreze un cetățean străin acolo pe durata șederii lor în Rusia. În acest caz, viza va fi eliberată doar pentru datele rezervării.

Yu.V. Eremeeva,
cap birou, membru al Clubului Secretarilor Profesionişti

Se știe că poate fi găsit cu ușurință în reviste de specialitate pentru contabili. S-ar părea că nu este dificil să folosești experiența gata făcută. Cu toate acestea, dacă scopul călătoriei este formulat incorect, costurile acesteia nu pot fi luate în considerare în cheltuielile de reducere a profitului impozabil al întreprinderii. Prin urmare, este necesar să se justifice „călătoria” de afaceri a unui angajat cu atenție și grijă.

Ce documente trebuie pregătite

Este foarte convenabil atunci când într-o organizație lucrează un specialist care știe să organizeze o călătorie de afaceri. Dar uneori, mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să țină evidențe și să întocmească singuri majoritatea documentelor oficiale.

Antreprenorii privați și angajații care nu au urmat cursuri de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care sunt procesate indemnizațiile de călătorie.

Nu este un secret pentru nimeni că această procedură include mai multe etape.

1. Șeful companiei emite un ordin de călătorie de afaceri în formularul T9. El contine:

• NUMELE COMPLET. angajat
• numărul său de plată;
• denumirea funcției;
• diviziunea firmei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
• călătoria, calendarul acesteia, sursele de finanțare (de obicei, fondurile angajatorului);
• destinaţie.

La comandă este atașat un document - motivul călătoriei de afaceri sau o invitație).

Până în 2013 a fost necesară și pregătirea unui certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai sunt necesare. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au fost reduse, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii de afaceri și cum se dovedește că scopul călătoriei de afaceri a fost atins?

În acest sens, în multe organizații, angajații continuă să elibereze certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Scopul din certificatul de călătorie indică același lucru ca și în comandă.

2. Angajatorul achizitioneaza camere de hotel.

3. Salariatul detașat semnează că este familiarizat cu comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul de reședință.

4. Diurnele sunt calculate. Prin lege sunt:

700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.

2500 de ruble. pe zi - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să plătească la buget impozitul pe venitul personal acumulat din sume care depășesc valorile specificate.

5. Calculat salariu angajat pe durata șederii sale în afara locului de muncă principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile ale unei călătorii de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri cade parțial într-un weekend sau sărbători, salariul pentru această zi este calculat în mărime dublă.

6. La întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul completează un raport în avans privind cheltuielile efectuate în formularul nr. AO-1 și anexează documente justificative: bilete de călătorie, un voucher pentru cazare la hotel, borderoul de parcurs, verificări pentru plata combustibilului și lubrifianților dacă este necesar.

7. Rezumat: scopul călătoriei a fost atins? Salariatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă faptul că locul de muncă a fost finalizat.

Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?

Este posibil să se țină cont de cheltuielile de călătorie de afaceri în acest caz pentru a reduce baza impozabilă? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că nu sunt acceptate costurile unei călătorii nereușite contabilitate fiscală.

Contabilii și proprietarii de firme, la rândul lor, aduc pretenții pentru recunoașterea faptului că călătoria de afaceri a angajatului este de natură de producție, indiferent de rezultatul acesteia. Adesea reușesc să-și apere punctul de vedere în instanță.

În special, un exemplu foarte comun al scopului călătoriilor de afaceri este „Semnați un contract cu clientul”. Există posibilitatea ca afacerea să nu se încheie. În acest caz, autoritățile fiscale consideră că este nerezonabil să atribuie costurile unei călătorii de afaceri cheltuielilor pentru reducerea profiturilor. Cu toate acestea, șefii de întreprinderi au reușit în repetate rânduri să demonstreze că în timpul negocierilor s-au stabilit legături de afaceri puternice cu potențiali clienți, ceea ce poate duce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de deplasare pentru contabilitate fiscală.

Formulare „universală” pentru sarcinile de muncă

În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există vreo îndoială că scopul călătoriei va fi atins, este mai bine să îl indicați în ordine în termeni generali. La stabilirea obiectivelor, este permisă utilizarea formulărilor gratuite. Iată exemple de scopuri ale călătoriilor de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că a îndeplinit sarcina:

„Ivanov I. Și este trimis în orașul N-sk pentru:

• rezolvarea problemelor de producție
• negocieri privind o posibilă cooperare,
• stabilirea de contacte de afaceri,
• cercetare de piata pentru posibilitatea de a achizitiona bunuri.

Muncitorul detașat nu a îndeplinit sarcina indicată în ordin

Dacă un obiectiv specific a fost stabilit și nu a fost atins, este permis să se solicite angajatului o notă explicativă care să conțină informații despre:

• de ce sarcina de service a eșuat,
• care este rezultatul călătoriei,
• decât „călătoria” finalizată este benefică din punct de vedere economic pentru companie.

Dacă există o scrisoare de la un angajat, autoritățile fiscale, de regulă, recunosc că este legitim să accepte cheltuieli de călătorie pentru contabilitate fiscală.

Ce condiții trebuie îndeplinite la atribuirea unui loc de muncă?

Din păcate, în documente normative nu sunt enumerate ca eșantion exemple corecte scopuri de călătorie. Sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei, angajatorul le stabilește în mod independent. Cu toate acestea, atunci când redactați o comandă, este important să luați în considerare câteva puncte:

1. Pentru ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate în contabilitate fiscală, trebuie să fie evidentă nevoia de producție de a muta un angajat în alt oraș sau țară. Deci, de exemplu, costurile asociate cu o călătorie la o sărbătoare corporativă sau o ceremonie de premiere nu pot fi incluse în cheltuieli pentru a reduce profiturile.
2. Scopurile și obiectivele călătoriei de afaceri trebuie să fie în concordanță cu atributii oficiale muncitor.
3. Data și traseul „călătoriei” nu pot contrazice cauza acesteia. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, acesta trebuie să plece în direcția opusă în 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Călătoria de afaceri a personalului de conducere

Primele persoane ale companiilor și adjuncții acestora călătoresc în alte orașe și țări, de regulă, pentru:

• desfășurarea de negocieri cheie cu partenerii,
• participarea la evenimente oficiale,
• cu potențiali clienți.

O călătorie de afaceri a unui manager este emisă cel mai adesea nu printr-o comandă în formularul T9, ci printr-un ordin care conține fraza: „Plec în ______________ în scopul de a ...”. În comandă, ca și în comandă, este necesar să se indice numele complet. si pozitia angajatului, destinatia, scopul si obiectivele calatoriei de afaceri.

Iată exemple de sarcini de serviciu pe care prima persoană a companiei le poate atribui lui sau adjuncților săi:

• negociere cu Komplekt LLC;
• demonstrație de mostre de produse ale Standard LLC;
• participarea la expoziția „Materiale electrice ale Rusiei” la Moscova pe 27 septembrie 2016;
• susținerea unei prezentări pentru participanții la întâlnirea Cosmotehnică din 20 iulie 2016;
• participarea la seminarul „Cum să supraviețuiești Criza financiară» 21 august 2016, deținută de SRL Centru de instruire„Consultație” la Moscova;
• susținând o prelegere studenților și absolvenților de la Moscova universitate de stat pe subiect " Sprijin guvernamental producător autohton”;
• schimb de experiență cu participanții la conferința „Afacerile sunt ușoare și distractive”, desfășurată în perioada 10-15 octombrie 2016;
• dezvoltare profesională;
• familiarizarea cu noile tehnologii.

Călătoria de afaceri a directorului și a adjuncților săi poate fi asociată și cu verificarea calității activității sucursalelor companiei. Aici sunt cateva exemple:

• însumând rezultatele activităţilor financiare şi economice filială Firma noastră SRL pentru prima jumătate a anului 2016;
• participarea la auditul operațiunilor financiare și comerciale ale sucursalei SRL „Enterprise” din orașul Nsk;
• analiza calității muncii și certificarea personalului biroului suplimentar nr. 0233 din orașul A-sk din 02 septembrie până în 10 septembrie 2016

Dacă este necesar, scopul călătoriei poate fi împărțit în mai multe sarcini mai restrânse. De obicei, acestea nu sunt indicate în comandă, dar sunt reflectate în documentele interne ale companiei.

Deci, de exemplu, următoarele sarcini pot fi stabilite pentru scopul de a „negocia cu Perspektiva LLC cu privire la o posibilă cooperare”:

1. Cunoștință și întâlnire personală cu CEO OOO Perspektiva: demonstrație de materiale promoționale, mostre de produse, discuții despre termenii de livrare.

Rezultatul planificat:

• stabilirea contactului cu șeful Perspektiva LLC,
• oferiți-i informații despre avantaje competitive produsele companiei noastre LLC și beneficiile cooperării,
• conveni asupra încheierii unui contract de furnizare a primului lot de mărfuri.

2. Participarea la o întâlnire cu departamentul de achiziții al SRL „Enterprise”, discutarea termenilor contractului.

Rezultatul planificat:

• Obține dreptul de a furniza bunuri în condițiile de plată anticipată de 100%, sub rezerva acordării de către Perspektiva LLC cu o reducere angro de cel mult 20% din prețul indicat în lista de prețuri (opțiunea 1);
• Acordați furnizarea de mărfuri în cantitate de o tonă de materii prime pe lună, fără reducere, cu plata în rate pe o perioadă de cel mult 3 săptămâni (opțiunea 2).

La întoarcerea din călătorie, directorul rezumă dacă scopul călătoriei a fost atins.

Călătorii de afaceri ale managerilor de vânzări

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat responsabil cu serviciul clienți și vânzări? Managerilor de vânzări li se stabilesc de obicei obiective clare, exprimate în termeni cantitativi. De cât de bine și de eficient îndeplinește angajatul planul de afaceri depind câștigurile și perspectivele de carieră.

Dacă reprezentantul serviciului pentru clienți nu poate finaliza sarcina principala călătorie de afaceri (face o vânzare), angajatorul dorește în continuare să obțină cât mai multe informații despre potențialul client, perspectivele de cooperare cu acesta, precum și motivele pentru care afacerea nu a putut fi încheiată.

În plus, este important ca șeful unei companii care vizează extinderea bazei de clienți să înțeleagă cu care dintre firmele concurente cooperează clientul potențial și în ce condiții sunt încheiate contractele.

Prin urmare, atunci când un manager de vânzări pleacă într-o călătorie de afaceri, i se oferă un obiectiv pe mai multe niveluri, care include sarcini legate nu numai de negocierile cu clientul, ci și de colectarea informațiilor de piață.

Sarcina principală de service poate suna astfel:

• negocierea și stabilirea contactului inițial cu Future Client LLC;
• încheierea unui contract de furnizare de materiale pentru societatea SA „Client”;
• extinderea bazei de clienți, explorarea posibilităților pieței din N-ska;
• participarea la expoziția „Materiale de construcție astăzi” pe 01 august 2016;
• schimb de experiență cu directorii de vânzări ai filialei de Vest a companiei; participarea la conferința corporativă „Tranzacții profitabile”;
• instruirea noilor angajați ai departamentului de vânzări al filialei de Vest;
• organizarea şi desfăşurarea seminarului „Munca de succes”.

„Încheierea unui contract de furnizare de bunuri” este cel mai popular scop al călătoriilor de afaceri pentru angajații responsabili de lucrul cu clienții. Poate fi dezvăluit în sarcini:

• întâlnire cu un reprezentant al departamentului de achiziții al OOO „Client viitor”, identificarea și analiza nevoilor;
• o vizită la întreprinderile concurente LLC „Rival 1” și JSC „Rival 2” ca „cumpărător misterios”: obținerea listelor de prețuri, colectarea de informații cu privire la condițiile de cooperare cu clienții, întocmirea unui raport pentru departamentul de marketing, identificarea punctele forte OOO Rival 1 și JSC Rival 2;
• negocieri cu șeful departamentului de achiziții al Future Client LLC, demonstrație mostre de produse, acord asupra termenilor contractului;
• întâlnire cu Directorul General al Future Client LLC, semnarea contractului.

La întoarcerea din călătorie, managerul de vânzări este obligat să prezinte un raport privind implementarea fiecărei sarcini și rezultatele obținute. Este însoțit de procese verbale de negocieri, analize de nevoi potential client, materiale pentru cercetare de piata, copii oferte comerciale contract semnat (dacă există).

În mod similar, pot fi formulate obiective de călătorie de afaceri pentru șeful departamentului clienți sau directorul departamentului de vânzări.

Următoarele sarcini pot fi, de asemenea, atribuite echipei de conducere:

• efectuarea unui audit intern al tranzacțiilor de vânzare,
• controlul asupra activității sucursalei companiei,
• participarea la ședința Comitetului de îmbunătățire a serviciilor pentru clienți,
• prezentarea raportului de vânzări către membrii consiliului de administrație la ședința anuală.

Călătoriți pentru a cumpăra materiale

Directorii întreprinderilor, precum și angajații departamentelor de achiziții, merg adesea în călătorii de afaceri pentru a cumpăra bunuri pentru nevoile întreprinderii.

În acest caz, în comandă, puteți specifica orice exemplu de scopul călătoriilor de afaceri din următoarele:

• negocierea cu Possible Supplier 1 LLC și Possible Supplier 2 LLC, discutând termenii de cooperare;
• stabilirea contactelor de afaceri cu Zavod SRL, studierea procesului de productie si a mostrelor de produse;
• încheierea de contracte de achiziție de materii prime și componente cu SRL „Material” și SA „Detalii”;
• negocierea termenilor contractului cu furnizorul Producer LLC.

Deplasarea muncitorilor de producție

Adesea, inginerii pentru instalarea și instalarea echipamentelor, constructorii și muncitorii trebuie să „călătorească”. Pentru acești specialiști, orice exemplu de sarcină de călătorie de afaceri dintre următoarele este relevant:

• instalarea și testarea inițială a echipamentelor de producție „Linia-1” în atelierele SA „Client”,
• instalarea, reglarea și punerea în funcțiune a echipamentelor Conveyor-100,
• service în garanție al mașinii "A-2",
• întreținere de rutină pe linia de producție a SA „Client”,
• reparații neprogramate, repararea defecțiunilor mașinii,
• prevenirea echipamentelor.

Șoferi de călătorii de afaceri

„Lucrătorii la cârma” trebuie adesea să călătorească în alte orașe pentru a transporta mărfuri, documente și pentru a livra specialiști la locurile lor de muncă.

O călătorie de afaceri a unui angajat din această categorie este de obicei asociată cu următoarele sarcini:

• livrare director comercial Standard LLC la locul negocierilor cu Client LLC,
• primirea materialelor la depozitul furnizorului, livrarea mărfurilor pe teritoriul firmei Our Firm LLC,
• reparații auto, achiziționare de piese de schimb,
• diagnosticare tehnică a mașinii într-un service auto certificat.

Concluzie

Acum știți la ce puncte este important să acordați atenție atunci când faceți o călătorie de afaceri pentru un angajat. În acest articol, puteți alege un exemplu de scopul călătoriilor de afaceri care se potrivește personal cu cazul dumneavoastră.