Introducere………………………………………………………………………………………..3

1CAPITOLUL. Gestionarea documentației…………….…..…….……….5

1 Conceptul de serviciu de suport pentru documentația de management…………....5

2 Scopuri și obiective…………………………………………………….……….……………….7

3 Funcțiile serviciului DOW……………………….…………………...8

2 CAPITOLUL. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOW……….9

1 Personalul întreprinderii………………………………………..………..9

2 Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar……….……………..……………………………....12

3 Instrucțiuni pentru documentația suport al conducerii……..………14

4 Documente privind îmbunătățirea activităților serviciului DOE……………15

3 CAPITOLUL. Structura și puterea serviciului…….………………………17

Concluzie………………………………………………………….….…………………………...26

Referințe……………………………………………………………………………………………28

Introducere

În prezent, majoritatea organizațiilor de stat și firmelor comerciale din Rusia se caracterizează prin absența unui sistem ordonat de evidență, în ciuda faptului că este o evidență rațională și bine organizată, ceea ce determină suportul documentației pentru conducerea unei organizații, care poate în mod semnificativ. crește eficiența unei întreprinderi.

Suport documentar al managementului - activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi, care acționează ca unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul. Suportul documentației pentru activitățile de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, din organizare raţională care determină viteza și calitatea luării deciziilor manageriale, eficacitatea organizației în ansamblu.

Relevanța subiectului termen de hârtie este că munca de birou este una dintre funcțiile de management bazate pe o organizare științifică care folosește tehnologia modernă. În condiții moderne, munca cu documentația de gestiune în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului de suport pentru documentația de management nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și controlul executării acestora. Serviciul de suport pentru documentația de management este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea de automatizate sisteme de informare pentru lucrul cu documente, în asigurarea unui mod de acces la informații și protejarea informațiilor, în îmbunătățirea lucrului cu documente. Și trăim într-o eră a progresului științific, în care totul se bazează pe îmbunătățirea noilor tehnologii, care ne ajută și mai mult în munca noastră.

Scopul cursului este de a studia problema științifică a managementului documentelor într-o organizație, de a descrie structura și de a dezvălui principalele funcții ale serviciului de gestionare a documentelor, de a determina scopul în organizație.

Pe baza obiectivului, au fost stabilite următoarele sarcini:

Reviste de studiu care acoperă tema lucrării de curs;

Spuneți despre serviciul de gestionare a documentelor din organizație, enumerați principalele sarcini și funcții ale acestuia;

Luați în considerare structura serviciilor de documentare de management și descrieți principalele lor funcții.

Pentru redactarea lucrării au fost studiate următoarele surse. :

1 Organizarea muncii cu documente: Manual / Pod. ed. prof. V.A. Kudryaeva. - Ed. a 2-a și suplimentar - M. INFA, 2002.- 592 p.

2 Yankovskaya V.F. Funcțiile serviciului de gestionare a documentelor / V.F. Yankovskaya // cartea de referință a secretarului și directorului de birou - 2005. - Nr. 1 - p. 16-19

3 Rumyantseva S.A. Regulamente privind instituția de învățământ preșcolar (gestionarea documentației) / S.A. Rumyantseva / / directorul secretariatului și biroului - manager - 2009. - Nr. 11 - 24-36 p.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Berezina N.M. Modern office work., ed. a III-a, - Sankt Petersburg: Peter, 2007.-224 p.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Kuznetsova T.V. Lucrări de birou, DOW ediția a 5-a corectată. si suplimentare - M .: SRL „Revista de management al personalului”, 2007 - 528 p.

1 CAPITOLUL Managementul documentaţiei.

1 Conceptul de serviciu de gestionare a documentelor.

Managementul documentelor- o disciplină științifică care studiază modelele de formare și funcționare a sistemelor de suport de documentare pentru management. La baza sistemului terminologic de management al documentelor se află terminologia instituției de învățământ preșcolar. În mod tradițional, domeniul de activitate asociat procesării documentelor se numește muncă de birou.

Standardul terminologic definește munca de birou ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Termenul „muncă de birou” în conformitate cu GOST R 51141 - 98 este sinonim cu termenul „gestionare documentară”

Termenul „management documentar” subliniază componenta tehnologiei informației în organizarea modernă a muncii de birou și este format prin analogie cu termeni precum „ software”, „suport informațional”, etc. Acest termen a intrat în circulație științifică în urmă cu mai bine de 10 ani ca urmare a unei schimbări a bazei organizatorice și tehnice a muncii de birou și a abordărilor metodologice ale îmbunătățirii acesteia ca urmare a introducerii active a instrumentelor în domeniul lucrului cu documente. informaticăși apariția noilor tehnologii informaționale pentru crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, regăsirea și utilizarea informațiilor.

Munca de birou (managementul documentar) presupune, în primul rând, realizarea de documente sau documentație, ceea ce înseamnă înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite, organizarea muncii cu documente, stocarea și utilizarea acestora în activitățile curente.

Gestionarea documentației este realizată de un serviciu special care acționează ca o unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul.

În organizațiile mici, în care volumul documentelor procesate este mic și crearea unui astfel de serviciu este imposibilă, toate lucrările de gestionare a documentelor sunt efectuate de secretarul șefului sau de un angajat special alocat pentru această activitate.

Sprijinul documentar al activităților de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea luării deciziilor manageriale, eficiența organizației în ansamblu.

Alegere forma organizatorica managementul documentației serviciului depinde de decizia conducerii organizației și a serviciului în sine. Reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou.

Managementul documentației este prezent în fiecare organizație, indiferent de forma și proprietatea naturii și direcției activității.

2 Scopuri și obiective

Serviciul de management al documentelor este implicat direct în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Scopul principal al serviciului DOW este organizarea, managementul, coordonarea, controlul și implementarea lucrărilor de suport documentar pentru management.

Pe baza obiectivelor, serviciul DOW rezolvă următoarele sarcini :

1 îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

2 asigurarea unei proceduri unificate de documentare, organizare a muncii cu documente, construire motoare de căutare, controlul executării și întocmirii documentelor pentru trecerea la arhiva departamentului în conformitate cu standardele aplicabile;

3 controlul executării și întocmirii documentelor în vederea trecerii la arhiva statului în conformitate cu reglementările aplicabile;

4 reducere de documente, cantitate formulare de documente;

5 elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentației în sistemul organizațional și subordonat (pentru organizațiile cu sistem subordonat), tehnologii progresive pentru suport pentru managementul documentelor bazate pe utilizarea tehnologiei informatice și organizaționale.

6 participarea la dezvoltarea și implementarea tehnologiilor avansate pentru suport pentru managementul documentelor bazate pe utilizarea computerelor și tehnologiei organizaționale, calculatoare personale

Scopul serviciului DOW este de a organiza, menține și îmbunătăți sistemul de suport documentar pentru managementul întreprinderii pe baza unei politici tehnice unificate și a utilizării mijloacelor tehnice moderne în lucrul cu documentele.

3 Funcții ale serviciului DOW

În condițiile moderne, când munca cu documentația de gestiune în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului de suport a documentației de gestiune nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora.

Funcțiile serviciului de suport documentar pentru conducerea organizației:

1 Organizațional și metodologic. Elaborarea documentelor normative și metodologice privind munca de birou (instrucțiuni pentru suportul documentației, nomenclatorul cazurilor etc.); elaborarea documentelor normative care reglementează activitățile serviciului de gestionare a documentelor (regulamente privind serviciul, fișele postului angajaților); organizarea de formare avansată a angajaților serviciului de gestionare a documentelor etc.

» » Sisteme automate ale instituțiilor de învățământ preșcolar

Sisteme automate ale instituțiilor de învățământ preșcolar

Introducere
În ultimii ani, rolul suportului informațional managerial a crescut de câteva ori. În condițiile lumii moderne, ei sociale și dezvoltare economică Trebuie remarcată importanța tot mai mare a suportului informațional pentru procesul de management, care include colectarea informațiilor, stocarea, prelucrarea, transmiterea și arhivarea acesteia în vederea luării unor decizii de management informate și eficiente.

Să ia decizii eficiente de management în condiții moderne de dezvoltare și creștere economie de piata Organizația are nevoie de un sistem de documentare automatizat coerent și coerent.

Procesele informaționale (colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor) au jucat întotdeauna un rol important în știință, tehnologie și societate. Pe parcursul evoluției omenirii, există o tendință constantă spre automatizarea acestor procese, deși conținutul lor intern a rămas în esență neschimbat.

Informația nu există de la sine, se manifestă în procese informaționale. O persoană trăiește în lumea informațiilor și participă la tot felul de procese informaționale de-a lungul vieții.

Principalele procese de informare sunt: ​​căutarea, colectarea, stocarea, transferul, prelucrarea, utilizarea și protecția informațiilor.

Acțiunile efectuate cu informații se numesc procese informaționale.

Procesele asociate cu primirea, stocarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor se numesc informaționale.

Proces informațional - un set de acțiuni secvențiale (operații) efectuate asupra informațiilor (sub formă de date, informații, fapte, idei, ipoteze, teorii și altele) pentru a obține orice rezultat.

Informația se manifestă tocmai în procese informaționale care au loc întotdeauna în orice sistem (social, sociotehnic, biologic și altele).

Procesele informaționale desfășurate folosind anumite tehnologii informaționale stau la baza activității informaționale umane. Calculatorul este un dispozitiv universal pentru executarea automată a proceselor informaționale.

Scopul acestei lucrări este de a analiza și lua în considerare sistemele informatice automatizate în domeniul muncii de birou, de a analiza conceptul de „” și de a le analiza atunci când sunt introduse în sistemele automatizate.

Pentru atingerea scopului, este necesar să se analizeze următoarele sarcini: identificarea și determinarea sarcinilor principale ale serviciului instituției de învățământ preșcolar, dezasamblarea sistemelor de birotică și managementul documentelor electronice, luați în considerare principiile creării suportului informațional în implementarea sistemelor automatizate.

Totodată, obiectul acestei lucrări îl reprezintă sistemele automate de birou.

1. Concepte de bază în munca de birou și aspecte teoretice AC

1.1 Concepte de bază ale DOW

Pentru a dezvălui subiectul „muncă automatizată de birou”, este necesar să se introducă terminologia de bază a acestui aspect. Începeți prin a defini un document. Conceptul de „document” ne-a venit din limba latină de la cuvântul „documentum”, care înseamnă, la rândul său, „dovadă”, „dovadă”. Inițial, acest termen a fost introdus în timpul lui Petru cel Mare și avea sensul de „dovezi scrise”. La scurt timp după aceea, au fost utilizați termeni precum „document de afaceri”, „document oficial” și „act”. Acești termeni au subliniat importanța funcțiilor documentelor în sistemul de management. Legea federală nr. 77-FZ „Cu privire la depozitul legal de documente” oferă următoarea definiție a unui document - „Un document este un suport de material cu informații înregistrate pe el sub orice formă sub formă de text, înregistrare audio, imagine și ( sau) o combinație a acestora, care are detalii care permit identificarea acesteia, și este destinată a fi transmisă în timp și spațiu pentru uz public și depozitare.

Din această definiție rezultă că conceptul de „document” este indisolubil legat de conceptul de „informație”. Legea federală „Cu privire la informații și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 oferă următoarea definiție conceptului de „informații documentare” - aceasta este informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia. Ulterior, această lege a fost editată și republicată. În conformitate cu definiția din Legea Federală Nr. 149 - Legea Federală „Cu privire la Informații, Tehnologii Informaționale și Protecția Informației”, „informația” este informații (mesaje, date) indiferent de forma de prezentare a acestora.

La rândul său, informațiile documentate sunt informații care sunt înregistrate pe un suport tangibil prin documentarea informațiilor cu detalii care fac posibilă determinarea unor astfel de informații sau, în cazurile în care stabilit prin lege, purtătorul său de material.

În organizarea oricărui domeniu de activitate, documentul acționează ca mijloc de gestionare a activităților în toate diviziuni structurale. În acest domeniu de activitate, trebuie spus „document oficial”, nu „document” Un document oficial este un document care are dreptul de a fi utilizat într-o organizație, creat de o persoană juridică sau fizică, întocmit și certificat în modul prescris. .

Domeniul de activitate care furnizează documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale se numește Documentation Support Management.

DOW este angajată în întregul complex de lucrări privind crearea, executarea documentelor, precum și executarea acestora și controlul termenelor. De asemenea, acest complex include lucrări privind contabilitatea documentelor, formarea dosarelor din documente deja executate, stocarea și utilizarea cazurilor curente și pregătirea acestora pentru transferul în arhivă.

Aceste funcții sunt îndeplinite de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă. În același timp, poate fi numit diferit: Direcția Management Records, Direcția Generală, Departamentul Cancelarie, Secretariatul sau Departamentul Managementul Cazelor.

La întreprinderile cu un accent restrâns de activitate, este suficientă o cantitate destul de mică de documentație, astfel încât crearea unui departament separat este nepractică. În astfel de cazuri, toate lucrările de gestionare a documentelor la întreprindere sunt efectuate de secretarul șefului organizației sau de un angajat special angajat pentru această activitate.

Munca întreprinderii, precum și calitatea și viteza de luare a deciziilor manageriale depind de munca bine gândită, organizată și simplificată a muncii de birou la întreprindere. Astfel, putem spune că asigurarea activităților de management cu documente ale întreprinderii este cea mai importantă funcție de management din orice întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că fiecare întreprindere este unică, are propria sa formă personală de organizare și, prin urmare, este necesar să se aleagă forma serviciului DOW în conformitate cu forma de guvernare a întreprinderii. Ulterior, reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou a întreprinderii.

Organizarea muncii cu documente oficiale este reglementată în prezent de GOST R 51141-98 „Munca de birou și arhivare. Termeni și definiții". Pe lângă termenul de „muncă de birou”, există un termen sinonim de „suport pentru documentația de management”, care dezvăluie cel mai larg componenta informativă și tehnică în organizarea modernă a muncii de birou.

Conform standardului de stat, documentarea stabilește informații pe diverse medii conform regulilor stabilite. Documentația este un ansamblu de operațiuni pentru crearea documentelor, întocmirea, întocmirea, aprobarea, executarea și producerea acestora.

Procesul de service DOE constă din mai multe etape:

1) crearea și executarea documentelor;

2) acceptarea și transmiterea documentelor;

3) organizarea circulaţiei documentelor în cadrul organizaţiei;

4) controlul inregistrarii si executiei;

5) informare și lucrări de referință;

6) stocarea documentelor.

Aceste activități sunt efectuate pentru a îndeplini următoarele sarcini:

1) îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentația;

2) asigurarea unei proceduri de documentare unificate;

3) organizarea muncii cu documente;

4) construirea sistemelor de regăsire a informațiilor;

5) controlul asupra executării și pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă în conformitate cu standardele aplicabile;

6) reducerea fluxului de documente;

7) unificarea formelor de documente;

8) elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentar al managementului în structură;

9) introducerea celor mai noi tehnologii informaționale în lucrul cu documente.

Pentru o analiză mai profundă a funcțiilor și sarcinilor Managementului Suportului Documentației și pentru a înțelege ce anume face serviciul de mai sus, este necesar să ne concentrăm asupra faptului că în lumea modernă orice lucru cu documente de gestiune se bazează pe tehnologii informatice și informaționale. Funcțiile serviciului DOW nu sunt doar organizarea unui management eficient al documentelor, contabilitatea documentației, precum și controlul asupra execuției tuturor documentelor într-o singură întreprindere și stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documentația. În același timp, este necesar să se asigure modul de acces la informații, precum și protecția acesteia împotriva accesului neautorizat pentru a îmbunătăți munca cu documentația în interiorul și în afara întreprinderii.

Cu toate acestea, toate aceste sarcini sunt imposibile dacă informațiile utilizate în crearea documentelor nu sunt complete, obiective, exacte, valoroase, de încredere și furnizate în timp util.

1.2 Sarcinile principale ale serviciului suport documentatie de management

În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului DOE nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora. Serviciul DOW este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Astfel, serviciul DOW rezolvă trei seturi principale de sarcini:

1) asigurarea documentării activităților de management;

2) organizarea muncii cu documente în instituție;

3) îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul DOW determină funcțiile acestuia.

1. Sarcinile de asigurare a documentării activităților de management pot fi rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:

– dezvoltarea și proiectarea formelor, asigurând producerea acestora;

– asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;

– controlul calității întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite de avizare și certificare a documentelor.

2. Sarcinile de organizare a muncii cu documente într-o instituție se rezolvă prin îndeplinirea următoarelor funcții:

- stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al institutiei);

– Prelucrarea expedierii documentelor de intrare și de ieșire;

– înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne;

- control asupra executării documentelor;

- sistematizarea documentelor, asigurarea depozitarii si folosirii acestora; organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor.

– Asigurarea securității informațiilor.

3. Sarcinile de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ următoarele funcții:

- elaborarea si revizuirea documentelor normative, instructive, metodologice si aducerea lor la cunostinta angajatilor organizatiei;

- îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite de lucru cu documentele în diviziile structurale ale organizației;

– formarea avansată a angajaților organizației și consilierea acestora cu privire la lucrul cu documente;

- eficientizarea documentației organizației, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea buletinului de evaluare și a Albumului de formulare de documente utilizate în activitățile organizației;

- dezvoltarea si implementarea de noi forme si metode de lucru cu documentele, managementul documentelor organizatiei, imbunatatirea disciplinei executive;

- stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

Pe baza punctelor de mai sus, vedem că fără implementarea managementului electronic al documentelor, un angajat nu poate efectua singur toate operațiunile.

1.3 Tehnologii moderne pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor

Sistemul de management necesită organizarea și menținerea unui flux de lucru eficient, care trebuie prezentat ca un proces de afaceri formalizat. În acest caz, orice document (electronic sau hârtie) este principalul instrument de oficializare a interacțiunii de afaceri dintre unitățile de afaceri și de organizare a relațiilor externe.

Tendința constantă de creștere semnificativă a volumului de informații necesare pentru luarea deciziilor manageriale duce la faptul că este necesară primirea, prelucrarea și stocarea documentelor în cantități mult mai mari decât înainte. Metode tradiționale lucrul cu documente devine în același timp ineficient.

O analiză a proceselor de afaceri a arătat că aproximativ 15% din documente se pierd în timpul muncii, iar până la 30% din timpul de lucru al angajaților responsabili cu procesarea documentelor este petrecut în căutarea acestora. În acest caz, pierderea irecuperabilă chiar și a unei părți a informațiilor poate duce la pierderi semnificative.

Pentru a organiza munca colectivă cu un document de hârtie tipic, este necesar să-l copiați de mai multe ori, să îl livrați diferitelor divizii structurale, să organizați întâlniri speciale și să îl aprobați, ceea ce necesită o perioadă incredibil de mare de timp.

O alta problema este legata de timpul indelungat necesar pentru a gasi informatiile necesare la cerere. Când lucrați cu documente electronice, timpul de căutare a documentelor și, în consecință, timpul de răspuns la o solicitare, este mult mai mic.

Potrivit estimărilor experților, înlocuirea fluxului de lucru pe hârtie cu unul electronic contribuie la creșterea productivității angajaților cu 25-50%, iar timpul de procesare pentru un document este redus cu peste 75%. În mod clasic, afacerea, ca proces de afaceri, este susținută de sistemul de automatizare doar cu 10-20%. Acestea sunt, de regulă, doar acele sarcini care pot fi informații clar formalizate și structurate. Procesul de formulare și formalizare în sine nu este susținut de automatizarea tradițională.

1.4 Biromatice și sisteme electronice de gestionare a documentelor

După ce a determinat nivelul necesar de automatizare, organizația selectează un sistem care ar satisface nevoile de automatizare ale organizației.

Prin sistem de automatizare se înțelege orice sistem automatizat conceput pentru a rezolva sarcinile de birou, indiferent de obiectul automatizării, fie că este vorba de o autoritate publică, o bancă comercială, o societate comercială sau orice altă organizație. Este important ca munca de birou să se desfășoare în această organizație și să fie desfășurată în conformitate cu cerințele impuse de legislația rusă, ceea ce ne permite să conturăm în mod clar gama de sarcini care trebuie rezolvate8.

Atunci când alegeți un sistem de automatizare a documentelor, de regulă, se ia în considerare una dintre cele două opțiuni:

* automatizari pentru birou;

* automatizarea fluxului de lucru.

Sistemele de birotică rezolvă în principal sarcinile de contabilitate (înregistrare) a documentelor de intrare, ieșire, interne și organizatorice și administrative, contabilizarea rezoluțiilor emise și a informațiilor primite despre executarea acestora. Bazele de date ale sistemului pot stoca nu numai detaliile documentelor sub forma așa-numitelor. „card de înregistrare și control”, dar și conținutul acestora sub formă de texte, fișiere sau imagini. Sistemele de automatizare de birou vă permit să controlați execuția documentelor și fiecare rezoluție sau comandă, stochează date privind cazurile de care sunt legate documentele. Cautare rapida documente necesare după un criteriu dat sau un set al acestora este un atribut integral al sistemelor de acest fel.

Astăzi, există trei modalități principale de implementare a unui sistem de automatizare a documentelor:

* dezvoltarea unui sistem de automatizare original;

* instalarea unui sistem tipic de automatizare;

* configurarea instrumentelor de automatizare.

În mod ideal, sistemul ar trebui să susțină atât managementul documentelor pe hârtie, cât și cel electronic, precum și procesele de afaceri ale organizației. În practică, acest lucru este dificil de realizat.

Un factor important de care trebuie luat în considerare este scalabilitatea programului, adică posibilitatea creșterii numărului de locuri de muncă (calculatoare) pe care se folosește programul și a creșterii în timp a numărului de documente stocate în sistem.

Un alt punct la care trebuie să acordați atenție este posibilitatea de a lucra cu documente timp de câțiva ani. În unele programe, în fiecare an documentele din anul trecut sunt mutate în arhivă și este creată o nouă bază de date cu documentele din anul curent. Pe de o parte, simplifică munca și reduce sarcina sistemului. Dar, pe de altă parte, poate complica semnificativ controlul execuției și căutarea prin documentele din ultimul an. Acest lucru se remarcă mai ales la începutul anului, când apar frecvent referiri la documente vechi de 2-3 luni, care au fost deja mutate în arhivă.

Prin urmare, este important ca programul să vă permită să căutați cu ușurință documente din ultimii ani.

Programul trebuie să fie disponibil pentru ca utilizatorul să poată efectua unele setări de sistem (de exemplu, dicționare, directoare, rute standard etc.) fără a mai apela încă o dată la serviciile administratorului. Administratorul ar trebui să îndeplinească numai funcții pentru a asigura securitatea informațiilor, controlând drepturile și acțiunile utilizatorilor.

În ciuda păstrării tuturor funcțiilor tradiționale principale ale muncii de birou în sistemele automate, automatizarea, desigur, face posibilă organizarea muncii cu documente mai eficient decât tehnologiile tradiționale („manuale”) și, folosind rețele de calculatoare, rezolvarea multor sarcini tipice ale munca de birou într-un mod nou, simplificând și accelerând foarte mult procesul de mișcare a documentelor în organizație.

În general, un sistem automat de suport pentru informații poate include următoarele blocuri:

1. un sistem automatizat de informații științifice și tehnice (NTI), ale cărui sarcini sunt identificarea, contabilizarea, selecția și prezentarea în timp util către utilizatori a tuturor documentelor, rezumatelor sau adreselor care corespund direcției organizației și solicitărilor managerilor și specialiștilor; .

Dintre prioritățile sistemului este necesar să se evidențieze:

1) contabilizarea surselor de intrare ale NTI (cărți, broșuri, reviste științifice, articole, rapoarte științifice și tehnice etc.);

2) serviciu de abonament automat pentru utilizatori, inclusiv înregistrarea emiterii și returnării surselor NTI;

3) întocmirea și întreținerea diverșilor indici, buletine;

5) informarea angajaților conducerii cu privire la realizările actuale științifice, tehnice, economice etc. în concordanță cu nevoile lor de informare pe solicitări permanente sau unice (în modul de difuzare selectivă a informațiilor și căutare retrospectivă);

6) căutarea și emiterea de informații științifice și tehnice corespunzătoare problemei care se rezolvă în diferite etape ale procesului decizional;

2. sistem de reglementare automatizat. și informații juridice. Aceste tipuri de informații acționează ca reglementatori de bază ai procesului decizional, inclusiv pe baza lor se verifică validitatea juridică a deciziei. Capacitatea limitată a managerilor de a procesa manual volume mari de aceste informații duce la o conștientizare insuficientă a managerilor cu privire la reglementările actuale. Una dintre modalitățile de îmbunătățire a furnizării de informații juridice este automatizarea;

3. sistem documentar automatizat de informații organizatorice și administrative;

4. sistem automatizat de informare factuală și de referință.

Fiecare dintre aceste subsisteme joacă un rol foarte specific în procesul decizional. Sistemul de fapte este utilizat pentru a obține și procesa informații specifice despre starea și dinamica obiectului gestionat. Sistemul automatizat de informații științifice și tehnice furnizează managerilor și specialiștilor informațiile științifice și tehnice necesare, fără de care este imposibil să se justifice decizia. Un sistem automatizat de informații de reglementare și juridice este necesar pentru susținerea juridică a deciziilor luate. Locul central în raport cu alte subsisteme este ocupat de un sistem automat de informare organizatorică și administrativă (ORI), care acționează ca un canal de comunicare operațional între sistemele de control și cele gestionate și reflectă întregul ciclu de luare a deciziilor manageriale de la diagnosticarea unei probleme. la alegerea și implementarea unei alternative. Astfel, sistemul ARI nu este doar un sistem de regăsire a informațiilor, el participă activ și influențează procesul de management. Sarcinile sale principale sunt de a crea condiții optime pentru organizarea sistemului de management și a proceselor, implementarea în timp util a luării deciziilor și aducerea acestora către executanți specifici, asigurarea controlului în timp util asupra calendarului, calității și volumului implementării deciziilor la toate nivelurile de management.

2. Sisteme informatice în implementarea sistemelor automatizate de management al documentelor

2.1 Principii de bază pentru dezvoltarea unui sistem informatic suport pentru implementarea sistemelor automatizate

automatizarea gestiunii electronice a documentelor

Experiența de proiectare a sistemelor informatice de management (MIS) interne și externe arată că un factor important care determină eficacitatea acestora este implementarea unei abordări sistematice pentru rezolvarea problemelor de suport informațional. O abordare sistematică implică o analiză și o soluție cuprinzătoare a problemelor economice, tehnologice, psihologice, de inginerie și sociale. Vă permite să vă apropiați de problema creării unui sistem integrat de management care să combine integrarea orizontală (coordonarea tuturor informațiilor necesare pentru luarea deciziilor, care circulă la un anumit nivel ierarhic) cu integrarea verticală. Principiul integrării este implementat cel mai pe deplin în sistemele automatizate, pe care le vom considera ca obiect de proiectare în acest capitol.

Experiența suficient de vastă în operarea sistemelor automatizate în management ne permite să formulăm principiile de bază ale creării acestora. Aceste principii pot fi împărțite în 3 grupe:

1) managerial;

2) tehnic;

3) organizatoric.

Prima grupă include principiile consistenței, complexității, eficienței sistemelor create și principiul sarcinilor noi.

Principiul consistenței impune ca proiectarea unui sistem informatic să se bazeze pe o analiză preliminară a sistemului a obiectului de control și a sistemului de control în ansamblu. Analiza sistemului presupune definirea scopurilor sistemului, construirea unui model formalizat de funcționare a obiectului.

Principiul complexității presupune interconectarea tuturor lucrărilor efectuate în producție, management, inclusiv lucrările de automatizare. Eficacitatea automatizării se realizează numai cu o planificare unificată a întregii game de măsuri care vizează intensificarea producției folosind o singură bază metodologică. În plus, după cum a demonstrat practica, sistemele care automatizează nu numai o funcție sau sarcină, ci și complexul lor interconectat, sunt mai eficiente. Principiul complexității a primit o concretizare reală în trecerea de la crearea sistemelor locale la crearea sistemelor automatizate integrate.

Una dintre cele mai importante prevederi în dezvoltarea oricărui sistem automatizat este principiul eficienței automatizării. Eficiența sistemelor este asociată în primul rând cu selecția corectă a gamei de funcții, tehnologii și sarcini automatizate. Adesea există sisteme a căror eficacitate este fie insuficientă, fie negativă.

Indicatorii sunt utilizați ca criteriu de evaluare a eficacității majorității sistemelor. eficiență economică. Criteriile de eficiență pot fi și: reducerea timpului de service, creșterea gradului de conștientizare a utilizatorilor și o serie de alți indicatori.

Principiul sarcinilor noi presupune că sistemul în curs de dezvoltare nu va oferi doar o soluție la problemele tradiționale, ci va permite și utilizarea noilor tehnologii, ceea ce înseamnă că vor apărea noi oportunități în suportul informațional al deciziilor de management. Efectuarea numai a sarcinilor locale de contabilitate și raportare în cadrul unui sistem automat se dovedește a fi ineficientă.

Al doilea grup de principii de proiectare include principii tehnice care sunt absolut esentiale:

1) utilizarea integrată a tehnologiei informatice și a software-ului;

2) crearea unui unificat baza de informatii sisteme;

3) organizarea comunicării directe între utilizator și sistem.

Complexitatea în utilizarea hardware-ului și software-ului devine din ce în ce mai mare valoare mai mare pe măsură ce sfera tehnologiei informatice se extinde.

Întrucât crearea unui sistem informatic integrat este un proces foarte complex și consumator de timp, implementarea lucrărilor relevante necesită coordonarea activităților tuturor dezvoltatorilor, ceea ce se realizează prin numirea unui specialist lider în suportul informațiilor. Astfel de posturi au fost deja introduse la o serie de întreprinderi. Principalele funcții ale specialistului în suport informațional sunt:

1. organizarea lucrărilor privind proiectarea, întreținerea și dezvoltarea unei baze de date integrate; studiul nevoilor de informații din cadrul organizației; rezumarea experienței de creare a unor sisteme eficiente de suport informațional;

2. îmbunătățirea și implementarea clasificatoarelor și codificatorilor;

3. organizarea muncii care vizează crearea de sisteme de integrare a bazelor de date eterogene și îmbunătățirea sistemelor de management al bazelor de date distribuite;

4. asigurarea funcționării fiabile a sistemelor de suport informațional.

Specialistul șef suport informațional (IO) gestionează activitatea serviciului de suport informațional, care dezvoltă, implementează și operează sistemul informațional de management în conformitate cu planul. Ca parte a serviciului, este recomandabil să selectați grupuri pentru a lucra cu informații interne și externe. Coordonarea activității acestor grupuri, precum și asigurarea interacțiunii serviciului de suport informațional cu alte servicii ale organizației, este una dintre cele mai importante funcții ale specialistului șef.

Există două abordări pentru proiectarea sistemelor de control automate (ACS):

1) deductiv (de la o sarcină generală la sarcini specifice de management);

2) inductiv (de la funcții specifice la sarcina generală de control).

Experiența arată că combinarea acestor două abordări și subordonarea lor unui singur scop pare a fi cea mai promițătoare. Schema generala designul de suport pentru informații poate fi prezentat în următoarea secvență:

Analiza sistemului decizional. Procesul începe prin identificarea tuturor tipurilor de decizii care necesită informații pentru a fi luate. Trebuie luate în considerare nevoile fiecărui nivel și arie funcțională.

Analiza cererilor de informatii, adică este necesar să se determine ce tip de informații sunt necesare pentru fiecare decizie.

Agregarea deciziilor. Dacă fiecare decizie ar necesita un sistem informatic dedicat, MIS ar fi iremediabil de complex. Deciziile care necesită aceleași informații ar trebui grupate într-o singură sarcină de control. Cu alte cuvinte, MIS ar trebui să fie coordonat și integrat structura organizationala.

Proiectarea procesării informațiilor. Pe această etapă se dezvoltă un sistem real de colectare, transmitere, stocare și modificare a informațiilor.

Ultima etapă este crearea si implementarea sistemului, al cărui scop este evaluarea informațiilor emise de MIS și recunoașterea erorilor. În plus, este necesar să recunoaștem că sistemul care se proiectează va avea multe neajunsuri și, prin urmare, este necesar să se creeze proceduri pentru identificarea acestora și corectarea sistemului. Astfel, sistemul trebuie proiectat astfel încât să fie flexibil.

O tehnică de cercetare comună și eficientă în implementarea lucrărilor de proiectare a MIS este analiza deciziilor luate în fiecare verigă, la fiecare nivel, de către fiecare lider. Analiza deciziilor luate ne permite să prezentăm întreaga gamă de sarcini care iau naștere înaintea subiectului managementului, să stabilim sarcinile a căror rezolvare este obligatorie pentru un anumit nivel sau manager și să le oferim suportul informațional, pentru a fundamenta efectiv metode de rezolvare a acestora. Dezvoltarea metodelor ar trebui să se concentreze pe utilizarea maximă a realizărilor științifice, inclusiv a modelelor matematice.

UIS nu apar instantaneu. Este nevoie de 3-5 ani pentru ca o companie să implementeze un astfel de sistem automatizat integrat. Prin urmare, în dezvoltarea MIS există întotdeauna un element de planificare pe termen lung. Această teză este aplicabilă și organizării suportului informațional în forma tradițională.

Experiență în proiectarea și dezvoltarea sistemelor de control automate în anii 1970-1980. se reflectă în GOST, care prezintă principalele recomandări și cerințe care au trecut testul timpului.

În conformitate cu GOST 20914-75, pot fi distinse următoarele etape ale proiectării ACS:

1. etapa pre-proiect;

2. etapa de proiectare;

3. implementare.

Etapa pre-proiect include un studiu pre-proiect și dezvoltarea specificațiilor tehnice pentru sistemul de control automat. Cele mai importante rezultate ale acestei etape sunt descrierea scopurilor si obiectivelor sistemului informatic; dezvoltarea cerințelor generale pentru crearea acestuia; elaborarea unui program de realizare a unui sondaj, în cadrul căruia se studiază și se precizează: modelul informațional de management; structura și funcțiile organizației, lista sarcinilor de automatizat; alcătuirea aproximativă a mijloacelor tehnice; caracteristicile tehnice şi economice ale sistemului de suport informaţional.

Etapa de proiectare este asociată cu dezvoltarea proiectelor tehnice și de lucru. Elaborarea termenilor de referință include o analiză a unității existente (organizație sau divizie) și a sistemelor sale de control sau a celei mai apropiate unități (un analog al unei noi unități). Pentru rezolvarea problemelor de suport informaţional, fluxuri de informaţii, sisteme de clasificare şi codificare, se analizează formulare de documentare, precum şi SGBD, se studiază structurile bazelor de date existente şi metodele de integrare a acestora. Rezultatele acestor lucrări sunt incluse în original cerinte tehnologiceși sunt întocmite în conformitate cu GOST-urile 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, ținând cont de GOST-urile 24.202-80 și 24.205-80.

La elaborarea unui proiect tehnic, este necesar să ne oprim în detaliu asupra analizei tuturor informațiilor utilizate în ceea ce privește completitudinea, consistența, lipsa redundanței și duplicarea acesteia, precum și asupra dezvoltării formelor de documente de ieșire. Rezultatele unui astfel de studiu sunt oficializate în documentul „Descrierea suportului informațional”, care specifică cerințele pentru organizarea OI. Documentația tehnologică trebuie să respecte cerințele GOST 24.101-80, ținând cont de GOST 24.205-80. În conformitate cu materialele metodologice, este permisă proiectarea lucrării acestei etape sub forma unei secțiuni separate a proiectului tehnologic, a cărei dezvoltare poate fi finalizată într-un interval de timp diferit de termenele limită depunerea devizelor de proiectare, dar nu mai târziu de începutul etapei de „Dare în funcțiune”.

La etapa de proiectare detaliată, una dintre etapele principale este dezvoltarea documentației de lucru pentru suportul informativ al IS, al cărei scop este crearea software-ului necesar, pregătirea informațiilor de referință și de producție pe suportul mașinii pentru descărcarea inițială a informațiilor. de bază, precum și să emită documentația de lucru necesară, inclusiv instrucțiunile de utilizare și instrucțiunile de utilizare. În aceeași etapă, se recomandă elaborarea și aprobarea regulamentului privind administratorul bazei de date. Componența documentației trebuie să includă: proiect tehnic Sistem informatic; descrierea organizării bazei de informații; descrierea sistemelor de clasificare și codificare; lista datelor inițiale; lista documentelor de ieșire; descrierea bazelor de date locale; forme de ieşire.

Etapa de implementare a MIS include implementarea principalelor activități de implementare; selectarea si instruirea personalului; pregătirea spațiilor și mijloacelor tehnice. În această etapă, operarea pilot a sistemului se realizează și prin rezolvarea unor probleme specifice și analizarea rezultatelor testelor.

Efectuarea lucrărilor de creare a sistemelor automate de toate tipurile este reglementată de GOST 24.601-86 „Sisteme automatizate. Etapele creației. Cerințe generale iar totalitatea lucrării în toate etapele și etapele sunt determinate de GOST 24.602-86 „Compoziția și conținutul lucrării pe etapele creației”.

2.2 Sisteme informaţionale, proprietăţile şi caracteristicile acestora

Un sistem informațional este un sistem în care au loc procese informaționale care alcătuiesc un complet ciclu de viață informații: generare, transformare, transmitere, recepție, stocare, prelucrare (utilizare), distrugere.

Sarcina sistemelor informatice– suport informațional al activității subiect a organizației.

În ceea ce privește caracteristicile și proprietățile sistemelor informaționale, în primul rând merită menționat dimensiunea și complexitatea.

Sistemele moderne de orice natură tind să fie sisteme mari și complexe.

sistem complex la scară largă numit sistem format dintr-un număr mare de elemente interconectate și care interacționează și capabil să îndeplinească o funcție complexă.

Impactul factorilor aleatori. O trăsătură caracteristică și foarte semnificativă este susceptibilitatea sistemelor informaționale la influența unor factori aleatori, și nu numai cum ar fi, de exemplu, defecțiuni, defecțiuni sau erori ale dispozitivelor tehnice ale personalului sau utilizatorilor, ci și cum ar fi acțiunile rău intenționate ale persoanelor care sunt nu numai aleatorii, ci și, în general, imprevizibile sau, în cel mai bun caz, greu de prezis.

Participarea la procesele informaționale umane. Particularitatea este că utilizatorul final al sistemelor informaționale este întotdeauna angajații organizației. organizația are propriile interese și obiective care trebuie luate în considerare atunci când furnizează informații (prezența liberului arbitru).

Unicitatea. Fiecare stare a sistemului informatic este unică și necesită ca suportul informațional să țină cont de toate caracteristicile acestuia și, prin urmare, de aplicarea individuală a diferitelor influențe.

Dinamism. Sistemele informatice își schimbă structura și starea elementelor în timp.

distributieînseamnă aranjarea spațială a componentelor individuale ale sistemului.

Starea sistemului informațional este un ansamblu de soluții structurale organizaționale, tehnice, procedurale, informaționale și juridice interconectate sistemic.

Să dăm definiții ale conceptelor introduse. Organizarea fixă ​​a compoziției, cantității, arhitecturii (interconexiunii) a unui complex de mijloace și sisteme tehnice, precum și personalul tehnic iar personalul direct implicat în implementarea procedurilor informaţionale poate fi definit ca starea structurii tehnice şi organizatorice a sistemului informaţional sau ca o soluţie structurală organizatorică şi tehnică.

Organizarea fixă ​​a compoziției, succesiunea procedurilor informaționale pot fi definite ca starea structurii procesuale a sistemului informațional sau ca decizie structurală procedurală.

În cadrul legal al tehnologiei informației, înțelegem alcătuirea documentelor de reglementare care reglementează suportul informațional în ceea ce privește funcționarea sistemului informațional. Acestea pot fi: prevederi generale, atribuții funcționale ale personalului, instrucțiuni și instrucțiuni privind tehnicile, metodele și metodele de realizare a procedurilor și de lucru asupra mijloacelor tehnice etc.

2.3 Sistemul de informare și control, scopurile și obiectivele acestuia

Un sistem de management al informației este definit ca un sistem formal de eliberare a informațiilor către administrație care sunt necesare pentru luarea deciziilor.

IMS ar trebui să furnizeze informații despre trecut, prezent și viitor. Acesta trebuie să țină evidența tuturor evenimentelor relevante din interiorul și din afara organizației. Scopul general al IMS este de a facilita îndeplinirea eficientă a funcțiilor de planificare, control, activități de producție și a procesului de management în ansamblu. Sarcina sa cea mai importantă este de a oferi informațiile potrivite persoanelor potrivite la momentul potrivit.

Trebuie remarcat faptul că IMS nu este singurul sistem integrat complet care să răspundă tuturor nevoilor de informații ale administrației. Întrucât poate exista dorința de a obține un sistem de această natură, este necesar să se stipuleze acest aspect că, din cauza complexității mari, probabilitatea de a-l crea este mică. Nu se poate trece cu vederea faptul că ICS implică invariabil utilizarea computerelor. Într-adevăr, progresele recente în tehnologia de prelucrare a datelor au adus o contribuție uriașă la crearea sistemelor de management al informațiilor. Unele tipuri de IMS nu ar fi posibile fără viteza și acuratețea procesării datelor pe care computerele le oferă.

Revoluția computerelor a adus schimbări semnificative în modul în care organizațiile procesează informațiile. Unul dintre studiile din domeniul practicii manageriale a arătat că sistemele electronice de prelucrare a datelor și de management al informației sunt cele mai utilizate instrumente în management. Utilizarea pe scară largă a computerelor în organizații permite managerilor de la toate nivelurile să utilizeze cantități mari de informații în activitățile lor.

Datorită tehnologiei informatice, managerii individuali pot lua acum decizii pe baza informațiilor pregătite în cadrul companiilor lor. Bazele de date intracompanie permit managerului să obțină informații despre afacerea sa, piețe, concurență, prețuri și previziuni în doar câteva ore.

Calculatoarele pot oferi managerilor informațiile de care au nevoie pentru orice tip de control care îi ajută să compare rezultatele planificate și cele reale, să detecteze din timp discrepanțele și să facă ajustări pentru a rezolva problemele. Cu toate acestea, ca toate instrumentele de management, sistemele informatice computerizate funcționează așa cum sunt proiectate și nu pot fi mai bune. Prin urmare, în opinia mea, este necesar să se ia în considerare proiectarea ICS și modalitățile de îmbunătățire a eficienței acestora.

Nu ar fi o exagerare să spunem că scopul IRS nu este doar să furnizeze și să proceseze anumite informații. IMS ar trebui să fie orientat către utilizator, adică informațiile pe care le prelucrează ar trebui să servească nevoilor acelor manageri care le primesc.

La proiectarea unui sistem informatic trebuie avut în vedere faptul că nevoile de informare ale managerilor sunt diferite și depind de nivelul acestora în ierarhie și de responsabilitățile funcționale.

Sisteme de informare și control și activități de management

Studiind diferențele dintre nevoile de informare ale managerilor, putem împărți condiționat tipurile de activități manageriale în trei categorii.

1. Planificarea strategică este procesul de luare a deciziilor cu privire la obiectivele organizației, schimbarea acestor obiective, utilizarea resurselor pentru a atinge acele obiective și despre strategiile care guvernează achiziția, utilizarea și desfășurarea acelor resurse.

2. Controlul de management este procesul prin care managerii se asigură că resursele sunt primite și utilizate eficient pentru a atinge obiectivele generale ale organizației.

3. Controlul operațional este procesul de asigurare a îndeplinirii eficiente și calificate a sarcinilor specifice.

Aceste categorii de activități corespund în general responsabilităților managerilor superiori, de mijloc și de bază. IMS ar trebui să furnizeze informații relevante pentru cerințe diferite aplicat fiecăreia dintre categorii.

De exemplu, activitățile managerilor superiori în planificarea strategică includ, în primul rând, probleme de interacțiune viitoare între organizație și mediu. Astfel, managerii seniori au nevoie de informații de la surse externe. Aceste informații nu ar trebui să fie foarte detaliate și trebuie să fie suficient de ample pentru a arăta tendințele. De asemenea, nu necesită o precizie foarte mare.

Informațiile pentru controlul managerial sunt necesare atât pentru managerii de top, cât și pentru cei medii. Desigur, trebuie să provină atât din surse interne, cât și din surse externe. De exemplu, managerii superiori au nevoie de informații despre activitatea principalelor divizii ale companiei lor și despre activitățile organizațiilor concurente. Managerul de mijloc are nevoie de informații despre productivitate, costuri, cifra de afaceri și, eventual, modificări ale cerințelor clienților sau tehnologic. Aceste informații ar trebui să fie mai detaliate, mai restrânse și mai precise decât ceea ce este necesar pentru planificarea strategică. De asemenea, ar trebui să vină la intervale mai scurte, deoarece intervalul de timp pentru decizii este mai scurt aici.

Informații în scopuri control operational, care se ocupă de activitățile zilnice, ar trebui să fie foarte precisă, restrânsă și actualizată. Trebuie să provină aproape exclusiv din surse interne. De exemplu, un director de fabrică trebuie să știe exact câte ore pe zi lucrează fiecare muncitor, care este producția zilnică sau săptămânală și cât de mult material este folosit și irosit.

În plus, managerii au nevoie de informații specifice legate de domeniul lor particular activitate profesională. Astfel, managerul de vânzări are nevoie de informații despre tranzacții comerciale, gusturile consumatorilor, competitivitatea noilor produse etc. Informații detaliate despre specificații pentru un produs nou, care este fundamental pentru șeful Departamentului Tehnic, nu este esențial pentru luarea deciziilor de marketing. Într-adevăr, dacă IMS emite în mod regulat astfel de informații managerului de vânzări, atunci acest lucru va interfera doar cu munca lui și va lua timp.

2.4 Surse de informații de management

Sursele interne sunt documente create direct în organizație. Include sisteme organizatorice și administrative, de documentare speciale (personal, financiar, planificare etc.), precum și alte materiale ale companiei. Dintre cele mai interesante documente, evidențiem rapoarte: zilnice (analiza pierderilor, statisticile eficienței muncii, analiza pierderilor de timp, comenzile primite); săptămânal (analiza orelor suplimentare, efectuarea muncii, controlul proiectelor); lunar (raport de activitate departamental, analiza schimbarii personalului, analiza cheltuielilor generale, analiza vanzarilor, raportul consumului de stocuri, analiza modificarii vanzarilor, cont de profit si pierdere, bilant, analiza contabila, sold de casa, conturi restante); trimestrial, semestrial și anual (cont de profit, bilanţ, surse și utilizare a fondurilor, rapoarte privind activitatea departamentelor). În funcție de condițiile specifice de funcționare a organizației, documentația de raportare poate avea o frecvență proprie, formă de prezentare a informațiilor. În plus, pot fi generate tipuri de raportare care corespund sarcinilor de automatizare. Pe lângă rapoartele regulate, sunt întocmite rapoarte de monitorizare pe termen lung privind factorii și situațiile individuale.

Sursele interne pot fi, la rândul lor, împărțite în primare și secundare. Cele primare le includ pe cele în care sunt înregistrate date operaționale specifice privind rezultatele activităților organizației - acestea sunt documente contabile, ORD, etc. Sursele primare sunt cele mai de încredere.

Documente secundare - texte cu caracter generalizator, de sinteză și de raportare, adică rezumate, rapoarte, memorii, note analitice, previziuni etc. Aceste surse conțin, de regulă, date agregate, anumite concluzii și recomandări. Sursele secundare sunt mai puțin fiabile, deoarece conțin un grad mai mare de distorsiune. Denaturarea informațiilor poate fi influențată nu numai de erorile de calcul și concluzii, ci și de o mare probabilitate de denaturare deliberată pentru a ascunde anumite omisiuni oficiale, prin urmare, informațiile conținute în sursele de acest tip necesită reverificare.

2.5 Organizarea fluxului de informații

Pentru formularea și rezolvarea multor sarcini în management se utilizează informații, prezentate în mai multe matrice. Veragă centrală în organizarea fluxurilor informaționale este determinarea rutelor de mișcare a acestuia și a frecvenței de circulație între surse și consumatori.

Deci, procesul de consum al resurselor informaţionale este implementat sub formă de fluxuri informaţionale. La crearea unui IS este necesar să se organizeze rațional fluxurile de informații, precum și să se realizeze o creștere a intensității acestora. Pentru a rezolva aceste probleme, la proiectarea unui IS, se recomandă analizarea fluxurilor de informații, ceea ce vă permite să studiați sistemul de organizare a suportului informațional existent, creează baza pentru îmbunătățirea și optimizarea ulterioară a fluxurilor de informații. Analiza fluxurilor de informații se realizează în două etape:

1) examinare;

2) construirea și analiza modelului informațional al organizației în cauză.

La baza proiectării MIS se află rezultatele anchetelor privind fluxurile de informații și fluxul de lucru, caracteristice domeniului în care este creat acest sistem informațional. În prezent, nu există GOST, materiale de reglementare care reglementează sondajul și analiza fluxurilor de informații în proiectarea SI. Cu toate acestea, aceste probleme se reflectă în materialele de reglementare pentru sistemele de control automatizate (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 etc.), care pot fi utilizate pentru organizarea muncii în cazurile luate în considerare.

Atunci când se analizează fluxurile de informații, este necesar să se țină cont de mișcarea informațiilor în următoarele direcții:

1. Pe verticală, adică pe niveluri ierarhice. O analiză a fluxurilor verticale de-a lungul liniilor ascendente și descrescătoare face posibilă identificarea continuității, compactării, medierii și ieșirii de informații. Analiza continuității informațiilor evidențiază indicatorii transversali care trec prin toate nivelurile de management și îi evidențiază pe cei care sunt caracteristici aceluiași fenomen la diferite niveluri, adică devine posibilă unificarea informației. Concluziile acestei analize devin baza pentru determinarea suportului informativ la diferite niveluri ierarhice.

Analiza gradului de compactare a informaţiei caracterizează corectitudinea eliminării indicatorilor neesenţiali şi agregarea celor privaţi în generali. Acest lucru se datorează tiparelor generale de transfer de informații la un nivel superior;

2. Mișcarea orizontală a informațiilor. Obiectivul principal al unei astfel de analize este de a compara schema de dezvoltare și de luare a deciziilor și schemele fluxului de informații, deoarece rutarea acesteia este determinată de procesele de elaborare a deciziilor. Cea mai acceptabilă metodă de analiză a rutelor informaționale este analiza rețelei, unde evenimentele reprezintă adoptarea unor decizii specifice, iar căile sunt fluxul de informații.

În timpul analizei, se găsesc căile cele mai scurte pentru a oferi toate soluțiile necesare (pentru claritate, se recomandă construirea unei diagrame). Analiza grafică oferă o imagine destul de completă a raționalității fluxurilor de informații. În acest caz, este necesar să se țină cont de directitatea mișcării, ritmul, specializarea fluxurilor de informații, densitatea (intensitatea), paralelismul mișcării fluxurilor.

Structura fluxurilor de informații este dezvăluită prin analiza structurii organizației, a structurii fluxului de lucru și a mișcării informațiilor nedocumentate.

2.6 Principalele probleme în dezvoltarea sistemelor informaţionale

Principalele întrebări care apar în fața dezvoltatorului de sistem atunci când începe să se gândească la matricea principală de informații sunt următoarele: de câte niveluri de date sunt necesare; dacă IS este capabil să deservească toate nivelurile de management disponibile în companie cu nevoile lor diferite de informații folosind o singură matrice principală de date.

De exemplu, în MIS al unei bănci comerciale, casieria trebuie să aibă acces la informatii detaliate referitoare la fiecare cont, adică la soldul curent, suma cecurilor etc. Cu toate acestea, astfel de informații nu prezintă interes pentru nivelul de management operațional. Managerii de la acest nivel sunt interesați de informațiile cumulate despre grupuri de conturi. Și la nivel de elaborare a politicilor, managerii seniori au nevoie de informații și mai ample despre împrumuturi, câștiguri și previziuni de creștere a depozitelor. Astfel, sarcina principală a designerului IS este să încerce să integreze corpul principal de date în așa fel încât să poată fi utilizat de toate nivelurile de conducere ale companiei și diviziilor acesteia.

Pentru a organiza matricea de informații, este necesar să ne gândim la clasificatorul corespunzător. Informațiile conținute în matrice sunt clasificate după următoarele criterii:

2) metoda de obtinere;

3) frecvența de primire;

4) natura cererii în procesul de management.

În funcție de direcția de mișcare, informațiile sunt împărțite în:

1) sosit;

2) intermediar (intern);

3) de ieșire.

În funcție de frecvența de primire, acesta este împărțit în:

1) sosire continuu;

2) zilnic;

3) săptămânal;

4) lunar etc.

Aceste perioade sunt stabilite pentru fiecare tip de informație.

În funcție de natura participării la procesul de management, informațiile sunt împărțite în:

1) de reglementare;

2) referință;

3) planificat;

4) analitice (operaționale);

5) raportare.

3. Sisteme informatice automatizate

3.1 Caracteristicile generale ale AIS

1. AIS - un ansamblu de informații, metode și modele economice și matematice, tehnice, software, instrumente tehnologice și specialiști, menite să prelucreze informații și să ia decizii de management.

2. AIS - set interconectat date, echipamente, software, personal, standarde, proceduri menite să colecteze, să prelucreze, să distribuie, să stocheze, să emită informații în conformitate cu cerințele care decurg din obiectivele organizației.

Subsisteme funcționale și suport

Sistemul informatic automatizat are subsisteme funcționale și suport.

Trebuie remarcat faptul că introducerea sistemelor automate de suport pentru managementul documentelor pentru fiecare organizație individuală este determinată de diverse motive, dar scopul general este, de regulă, creșterea eficienței managementului. Când analizați anumite AS DOE, nu trebuie să pierdeți din vedere următoarele:

• dacă sistemul ia în considerare tehnologia de evidență și fluxul de lucru adoptat la întreprindere;
• dacă susține circulația documentelor depuse atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic;
• dacă are suficientă completitudine funcțională;
• dacă are parametrii necesari implementării software-ului;
• dacă are caracteristici de performanță acceptabile.

Desigur, este necesar să se țină cont de costurile de achiziție și exploatare a AS DOW, precum și să se evalueze efectul economic așteptat din automatizarea suportului documentației pentru management.

Nu trebuie să uităm de întreținerea ulterioară a sistemului și de perspectivele dezvoltării acestuia. Aici este necesar să acordăm o atenție deosebită companiei care a dezvoltat sistemul de circulație-comandă:

• cât de lungă și suficient de profundă este specializată în acest domeniu;
• câte dintre sistemele sale sunt operate cu succes și care sunt recenziile clienților;
• Sunt suficient dezvoltate canalele de susținere a sistemului? linia fierbinte”, consultații atât în ​​biroul companiei, cât și la fața locului, disponibilitatea serviciilor de implementare etc.);
• Firma are centre de formare?
• care sunt perspectivele de dezvoltare a produsului software.

Să luăm în considerare mai detaliat conținutul criteriilor de mai sus pentru evaluarea AS DOW. Și să începem cu una dintre cele principale, ignorând care de foarte multe ori provoacă eșec la alegerea unui sistem.

Indiferent de forma de prezentare a documentelor, prelucrarea acestora este determinată în principal de procesul tehnologic de lucru de birou și de fluxul de lucru adoptat la întreprindere. Subestimarea acestei situații, care, de regulă, este efectuată de specialiștii în tehnologia informației ai organizației care alege AS DOW, duce adesea la consecințe dezastruoase.

Au existat cazuri în care AS DOW selectat și achiziționat părea să aibă întreaga gamă de funcționalități necesare, dar procesul de implementare a fost extrem de complicat sau deloc finalizat din cauza apariției unui număr semnificativ de inconsecvențe minore și probleme care nu au putut fi eliminate. folosind setările de sistem. Și lucrul este că soluția achiziționată a fost concepută inițial pentru un alt sistem de management al întreprinderii decât cel utilizat în această organizație, iar pentru implementarea cu succes a acestuia a fost necesară schimbarea nu numai a tehnologiei de gestionare a documentelor, ceea ce este posibil, deși nu întotdeauna, dar și sistem de management al întreprinderii.

Nu orice organizație națională este pregătită pentru acest lucru, deoarece este forțată să se supună reguli generale management adoptat în Rusia. Motivul multor eșecuri în implementarea AS PEI străine este că sistemul nostru de management, stabilit istoric și susținut de reguli legislative și de reglementare, pur și simplu nu respectă standardele și metodele de management occidentale.

Tehnologia tradițională rusă de lucru cu documente implică trei niveluri de ierarhie: manageri, serviciu de management de birou, interpreți.

Managerii de rang înalt iau decizii privind deplasarea ulterioară a documentelor, le semnează sau le aprobă, analizează rapoarte privind starea de execuție a documentelor și iau măsuri pentru îmbunătățirea disciplinei performanței. Ei numesc executori, stabilesc termene, dau instructiuni.

Antreprenorii (diviziunile structurale) primesc documente pentru prelucrare; intocmeste actele de iesire, interactionand, daca este cazul, cu alti executori; semnează documente cu conducerea și le transferă serviciului de management al biroului pentru promovare ulterioară. Aceștia primesc mementouri cu privire la apropierea sau expirarea termenului limită, informează serviciul de management al biroului despre starea documentului.

Serviciul de gestionare a înregistrărilor primește și înregistrează documente, introduce inițial date în sistem, promovează documente pentru organizație cu comenzi de fixare și rapoarte, distribuie documente în exterior, monitorizează execuția documentelor (comenzilor), emite diverse rapoarte privind starea execuției documentelor. , eliberează documente și le transferă în arhivă . Serviciul de gestionare a evidențelor este direct responsabil pentru organizarea suportului documentației de gestiune, i.e. pentru implementarea regulilor acceptate pentru lucrul cu documente în organizații, care sunt consacrate în standardele de stat, instrucțiunile și manualele pentru munca de birou. Acest serviciu este de obicei responsabil și pentru personalul de birou al altor divizii structurale ale organizației.

Orice document din organizație după acceptare și înregistrare trebuie raportat șefului de cel mai înalt grad. Raportul este necesar pentru a accelera procesul decizional asupra acestui document. Un angajat al secretariatului raportează date despre document și pregătește o instrucțiune pentru acesta. Atribuire - o comandă scrisă a șefului pe un document care conține instrucțiuni de acțiune. Acesta determină schema ulterioară pentru transmiterea și procesarea documentului. Cu o comandă neutră, documentul este trimis pentru familiarizare. Cu o instrucțiune pozitivă sau negativă, documentul este trimis spre executare. Instrucțiunea șefului formează baza unui nou document - o rezoluție, pentru care se aplică toate procedurile de formalizare descrise anterior. Plin de instrucțiuni, documentul ajunge la destinatar (executor sau executori), care ia o decizie asupra acestei rezoluții. Acesta generează un răspuns sub forma unui document sau mesaj/ajutor. Mesajul definește acțiunea destinatarului în procesul de executare a rezoluției, de exemplu, o cerere de prelungire a termenului. După execuție, un grup de documente și mesaje/referințe conexe urmează aceeași cale în direcția opusă.

Pentru gestionarea deplasării și execuției documentelor, personalul de birou ține jurnale și/sau dulapuri speciale în care sunt înregistrate mișcările de documente, precum și hotărârile și rapoartele executorilor asociate acestora. Piatra de temelie a muncii de birou este cartea de înregistrare a documentului, unde este păstrat dosarul acestuia, datorită căruia este posibil să se determine cu exactitate cine deține documentul și în ce stadiu de execuție. Detaliile acestui card sunt reglementate de standardele interne ale instituției, iar organizarea muncii cu documente este determinată de o serie de GOST.

Tehnologia tradițională rusă presupune că unii (manageri și interpreți) lucrează cu documente pe hârtie, în timp ce alții (serviciul de birou) își urmăresc acțiunile folosind un sistem de jurnale și dulapuri de dosare.

Pe baza celor de mai sus, tehnologia de birou rusă are următoarele caracteristici:

• disponibilitatea serviciilor de birou specializate pentru menținerea formularelor și jurnalelor de înregistrare, control și raportare;
• implementarea controlului centralizat asupra întregii game de lucrări din cadrul organizației;
• natura verticală a mișcării documentelor (manager, executor, lider) în cadrul organizației;
• orientare preferenţială pentru lucrul cu documente pe suporturi de hârtie. Informațiile despre mișcările acestora, instrucțiunile de la manageri, termenele de execuție, rapoartele etc. sunt înregistrate în jurnale și/sau dosare;
• reguli unificate și detaliate de lucru cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate, până la regulile de completare a jurnalelor de înregistrare și a dosarelor.

Această tehnologie are următoarele dezavantaje principale:

• obținerea de informații despre lucrul cu documentele într-o organizație necesită căutarea și prelucrarea datelor din dulapuri de dosare eterogene și descentralizate, deoarece înregistrarea progresului execuției documentelor este distribuită în sistemul de dosare ale organizației și diviziile sale structurale;
• dulapurile de dosare conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor datorită faptului că sunt separate de executori;
• reproducere și mișcare un numar mare documentele pe hârtie, menținerea numeroaselor și duplicarea jurnalelor și a dulapurilor de dosare duce la cantități semnificative de costuri neproductive ale forței de muncă.

Aceste probleme cresc în sistemul de management corporativ, atunci când este necesară coordonarea activităților structurilor independente din punct de vedere organizațional, care sunt îndepărtate geografic unele de altele.

Sisteme automatizate ale instituțiilor de învățământ preșcolar care implementează Tehnologia rusă, concentrat pe furnizarea de suport pentru fluxul de lucru pe hârtie, reducerea complexității operațiunilor de rutină pentru controlul și procesarea documentelor de către serviciile de management de birou. bază sisteme moderne munca de birou în țara noastră erau sisteme automate de control al execuției documentelor (ASKID), care la începutul anilor 80. au fost implementate în aproape toate autoritățile executive superioare.

În țările dezvoltate din Europa și America, din cauza lipsei serviciilor de birou și a mijloacelor centralizate de control al execuției documentelor, tehnologia muncii de birou axată pe lucrul cu documente electronice diferă semnificativ de cea rusă. Fiecare garant și executor își păstrează propriile jurnale de înregistrare. Sistemul se bazează pe dezvoltarea și îmbunătățirea legislației speciale, a fișelor de post actuale și a disciplinei de înaltă performanță a angajaților. Interpreții, în conformitate cu prerogativele, rezolvă multe probleme în principal la nivel orizontal, fără participarea conducerii.

Sistemele automate de suport documentar pentru management, concentrate pe această tehnologie a muncii de birou, asigură cel mai complet proces de creare și utilizare a documentelor electronice în munca colectivă a interpreților. Contabilitatea mișcării suporturilor de informații pe hârtie în aceste sisteme, de regulă, este minimă sau absentă deloc.

Documentele care circulă într-o organizație modernă au de obicei două forme - hârtie tradițională și electronică. Tranziția către tehnologiile fără hârtie este constrânsă atât de cadrul legislativ și de reglementare existent, cât și de regulile și obiceiurile stabilite. Mai mult, aceste reguli și obiceiuri sunt doar cele mai conservatoare și se schimbă mult mai lent decât capacitățile instrumentelor moderne de informatizare.

Aparent, destul de mult timp în lanțurile tehnologice de prelucrare a documentelor electronice vor rămâne etapele în care aceste documente vor fi convertite în formă de hârtie. Nu este un secret pentru nimeni că liderii de afaceri preferă adesea să lucreze cu documente pe hârtie. Schimbul de documente între organizații și transferul acestora la arhivele de stat au loc și pe hârtie. Aceste fapte se explică prin următoarele avantaje incontestabile ale documentelor pe hârtie:

• ușurință de percepție, ușurință de vizualizare și aprobare;
• conservarea pe termen lung a informațiilor (determinată de perioada de îmbătrânire și distrugere a hârtiei și de calitatea mijloacelor de aplicare a datelor);
• asigurarea protecției informațiilor împotriva accesului neautorizat numai prin măsuri organizatorice;
• scăderea oboselii atunci când lucrați cu documente.

În plus, pentru documentele pe hârtie se stabilește o listă de detalii care determină forța lor juridică. Cerințele pentru executarea documentelor pe hârtie sunt definite prin standarde și formulare unificate.

Munca de birou folosind documente electronice are câteva avantaje clare:

• costul distribuției și depozitării acestora este mult mai mic decât cel al documentelor pe hârtie;
• timpul de distribuire și reproducere a documentului în alt loc se măsoară nu în săptămâni, ci în minute și secunde;
• capacitatea de a produce o căutare semnificativă (contextuală) a unui document este o calitate fundamental nouă a acestei tehnologii;
• interacţiunea atât între angajaţi, cât şi între instituţii se realizează la un nou nivel calitativ.

În același timp, lucrul cu documente electronice necesită luarea în considerare a faptului că ciclul de viață al software-ului și hardware-ului și al suporturilor de informații poate fi mai mic decât perioada necesară de stocare a documentelor. Este necesar să suprascrieți în timp util informațiile pe un alt mediu și să actualizați mijloacele de autentificare. În plus, pentru stocarea documentelor electronice, poate fi necesară și păstrarea hardware-ului și software-ului corespunzător pentru reproducerea informațiilor sau tipărirea documentelor electronice pe hârtie și certificarea copiilor efectuate.

Astfel, documentele pe hârtie și electronice au avantajele și dezavantajele lor. Prin urmare, atunci când alegeți un sistem de management automat al documentelor, este imperativ să acordați atenție la ce lanțuri tehnologice ale fluxului de documente existent pot fi convertite în întregime în formă electronică și care nu.

Desigur, ideal ar fi ca sistemele oferite pe piață să susțină la fel de bine și pe deplin atât managementul documentelor pe hârtie, cât și cel electronic. Din păcate, nu există astfel de sisteme și, prin urmare, alegând un sistem automatizat, mai ales dintre cele care sunt poziționate ca sisteme electronice de gestionare a documentelor, trebuie să verificați foarte atent dacă acesta are proprietăți care să asigure lucrul cu documente pe hârtie atunci când este necesar.

Un AS modern al unei instituții de învățământ preșcolar ar trebui să asigure următoarele funcții de bază:

• înregistrarea documentației de intrare, de ieșire și internă;
• trimiterea documentelor către executanți împreună cu instrucțiunile cu privire la acestea și monitorizarea progresului în executarea instrucțiunilor;
• pregătirea proiectelor de documente și instrucțiuni și furnizarea de proceduri pentru coordonarea și aprobarea acestora;
• radierea documentelor în cauză;
• formarea și trecerea dosarelor în arhiva întreprinderii și întreținerea arhivei;
• distribuirea corespondenței trimise;
• căutați orice combinație de parametri și emiteți o varietate de rezumate și rapoarte.

Compoziția funcțiilor și implementarea lor în fiecare AS specific al DOE poate varia semnificativ, prin urmare, atunci când alegeți un sistem, capacitățile fiecăruia dintre ele trebuie luate în considerare cu atenție și cu atenție. Factorul principal este încă completitatea funcțională - principalul criteriu pentru alegerea unui sistem. De aici rezultă că, dacă un sistem automat de gestionare a documentelor poate implementa toate funcțiile enumerate, atunci cu un grad ridicat de probabilitate se poate argumenta că va fi capabil să rezolve toate sarcinile principale ale muncii de birou și managementului documentelor unui organizatie sau intreprindere. Desigur, aceasta înseamnă doar că este necesară completitatea funcțională, dar nu înseamnă neapărat că aceasta este suficientă pentru o anumită organizație.

Trebuie remarcat faptul că cerințele pentru proprietățile sistemului la rezolvarea acelorași sarcini în diferite departamente ale aceleiași organizații pot diferi semnificativ. Prin urmare, atunci când se extinde sistemul automat de suport pentru managementul documentelor la toate departamentele organizației, de regulă, este necesar să se caute un compromis între cerințele uneori contradictorii ale consumatorilor pentru funcțiile sistemului.

Atunci când se analizează aceste cerințe, este necesar să se separe nevoile esențiale ale viitorilor utilizatori ai sistemului de cele neprincipiale care nu modifică activitatea departamentelor. Acestea din urmă sunt cauzate de obicei pur și simplu de practica consacrată a muncii și de motivele psihologice ale fricii de a o schimba. Trebuie să spun că introducerea oricărui sistem automat de gestionare a documentației, într-o măsură sau alta, va schimba în continuare ceva în munca viitorilor utilizatori. Prin urmare, nu ar trebui să ne străduim întotdeauna să minimizezi aceste schimbări, propunând uneori cerințe complet neprincipiale pentru proprietățile sale. Practica implementării și exploatării în continuare a unor astfel de sisteme arată că, după o perioadă de obișnuire cu lucrul în condiții noi, utilizatorii se adaptează cu succes și apoi consideră deja sistemul ca fiind instrument esențial a activităților lor zilnice.

Sistemele moderne automatizate pentru suport pentru managementul documentelor sunt proiectate în arhitectura „client-server” bazată pe DBMS industrial sau folosind tehnologii Lotus Notes care suportă standarde Internet/Intranet. Implementarea sistemului ar trebui să ofere o funcționalitate largă bazată pe o arhitectură de sistem unificată conceptual de software și hardware. La extinderea funcționalității unui sistem informatic prin aplicații achiziționate de la diferiți furnizori, este necesar să se asigure compatibilitatea tehnologică și informațională pe baza standardelor și recomandărilor rusești și internaționale.

În 1997, organizația internațională de standardizare (ISO - Organizația Internațională de Standardizare) a creat un subcomitet pentru a dezvolta standarde în domeniul sistemelor informaționale pentru a rezolva următoarele sarcini:

• unificarea descrierii unui sistem separat;
• definirea unei interfețe pentru schimbul de informații între sisteme;
• unificarea schimbului de date între diferite sisteme informaționale;
• eliminarea barierelor tehnice din calea sistemelor de comunicații.

Ca rezultat, a fost dezvoltat modelul de referință Open System Interconnection (OSI). Soluția la setul de probleme legate de integrare și portabilitate a fost dezvoltarea metodologiei și principiilor sistemelor deschise.

Un sistem deschis este un sistem care implementează specificații deschise pentru interfețe, servicii și formate de date suficiente pentru a oferi: extensibilitate funcțională, interoperabilitate și mobilitate a aplicațiilor, datelor și personalului.

Extensibilitatea funcțională este capacitatea de a asigura dezvoltarea evolutivă a unui anumit sistem informațional atunci când cerințele pentru acest sistem se modifică, menținând în același timp, în măsura posibilului, investițiile anterioare.

Mobilitate software - posibilitatea de a actualiza baza hardware a sistemului aflat în funcțiune, menținând în același timp posibilitatea de a transfera software-ul necesar pe noi platforme hardware.

Interoperabilitatea sistemelor de aplicații - asigurarea lucrului în comun cu alte sisteme de aplicații pe platforme locale și la distanță, integrând în același timp resursele de informații.

O specificație deschisă este o specificație care este menținută printr-un proces de consens deschis și transparent, care vizează adaptarea continuă a noilor tehnologii și conformarea cu standardele convenite. Conform acestei definiții, o specificație deschisă este independentă de tehnologie, adică din anumite instrumente hardware sau software sau produse ale producătorilor individuali.

Conceptul de sisteme deschise se bazează pe conceptul de mediu de sistem deschis. Un mediu de sistem deschis este un set descris de standarde care unifică interacțiunea hardware-ului și a tuturor componentelor mediului software și informațional al oricărui sistem informațional: limbaje de programare, instrumente de intrare/ieșire, interfețe grafice, sisteme de gestionare a bazelor de date, protocoale de transfer de date în rețele. , formate de date în băncile de date.

Sistemul de informații deschis pentru managementul documentelor acceptă următoarele standarde majore din industrie:

• standarde de comunicare (OSI);
• standarde de management al documentelor (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
• standarde pentru DBMS (ODBC, SQL).

În conformitate cu principiile standardizării în Federația Rusă, consacrate în Legea federală „Cu privire la regulamentul tehnic” nr. 184-FZ din 27 decembrie 2002, standardele internaționale sunt utilizate ca bază pentru dezvoltarea standardelor naționale. Într-un număr de țări din întreaga lume, au fost deja depuse lucrări pentru a crea standarde naționale pentru managementul documentelor de afaceri bazate pe ISO 15489. Cu toate acestea, în Rusia, problema necesității dezvoltării unui standard național la nivel de stat nu a fost încă rezolvată, în ciuda faptului că standardele naționale ale sistemului de calitate au fost elaborate și funcționează pe baza standardelor din seria ISO 9000.

Pentru a crea standarde și protocoale pentru interacțiunea sistemelor automate de gestionare a documentelor, în august 2002 „Greasa Managerilor de Documentație”, Institutul de Cercetare a Documentației și Arhivării (VNIIDAD), GNPP „Granit-Center”, companiile „IT”, „InterTrust”, STC IRM, „Electronic Office Systems” și „Information Business Systems”, a fost format un grup de lucru, în conformitate cu acordul. Rezultatul muncii grupului de lucru a fost publicarea „Standardului pentru interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul documentației managementului”. Standardul stabilește formatul, compoziția și conținutul mesaje electronice, oferind interacțiunea sistemelor automate de suport documentar al managementului.

În cadrul programului țintă federal " Rusia electronică(2002-2010)” Ministerul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţiilor lucrează la elaborarea standardelor de schimb de informaţii pentru sistemele electronice de management al documentelor între autorităţile publice.

Trebuie remarcat faptul că există un număr de stabilite caracteristicile tehnologice sisteme care întruchipează cele mai avansate realizări ale tehnologiei informației. Aceasta este în primul rând o interfață intuitivă și prietenoasă, o abordare orientată pe obiecte și modularitate.

Ideile principale ale interfeței cu utilizatorul includ următoarele elemente:

• gestionarea ferestrelor;
• utilizarea simbolurilor grafice (pictograme) pentru a reprezenta obiecte;
• un stil de interacțiune numit manipulare directă;
• stilul de programare orientat pe obiecte.

Principiul modular al construirii programelor asigură o implementare în etape a sistemului automatizat. Fiecare dintre module își rezolvă sarcina specifică sau îndeplinește o funcție specifică. Compoziția acestor module poate fi modificată fără a afecta sistemul de rulare. Modulele, ori de câte ori este posibil, ar trebui să fie independente unele de altele, menținând în același timp o integrare profundă între ele.

Sistemul trebuie să ofere efortul și costurile minime de adaptare în timpul instalării și configurării. Pentru a asigura o mai mare flexibilitate a sistemului în faza de proiectare, este necesar să se ofere cât mai multe oportunități pentru dezvoltarea ulterioară a acestuia, pentru a se evita timp semnificativ și alte costuri la implementarea unei extinderi pe etape.

Caracteristicile operaționale ale unui sistem de management automat al documentelor de management reprezintă unul dintre cele mai importante criterii de selecție a acestuia, iar la evaluarea acestora este indicat să se acorde atenție următoarelor calități ale sistemului:

• ușurința punerii în funcțiune;
• scalabilitate;
• diferențierea accesului utilizatorilor și protecția împotriva accesului neautorizat la documente și la funcțiile sistemului;
• importanța lucrărilor de tăiere;
• disponibilitatea mecanismelor de administrare și fiabilitate.

Punerea în funcțiune a sistemului. Atunci când alegeți un sistem, este necesar să se țină seama de datele statistice privind momentul punerii în funcțiune cu alți consumatori și să se clarifice componența măsurilor necesare pentru dezvoltarea acestuia. Una dintre aceste activități este formarea utilizatorilor, care, de regulă, este combinată cu îndeplinirea îndatoririlor oficiale curente. Prin urmare, este foarte de dorit ca, pe lângă lucrul cu baza de documente operaționale a organizației, DOW AS să permită și lucrul cu baza lor de formare, care este folosită pentru a instrui toți angajații interesați.

Desigur, un sistem automat de gestionare a documentelor modern ar trebui să aibă o interfață de utilizator prietenoasă, cât mai apropiată de interfețele celor mai populare instrumente de creare și editare a documentelor (în special, Microsoft Office).

Ar trebui să se acorde atenție regulilor de formare a numărului diferitelor grupuri de documente în timpul înregistrării acestora. Deoarece în perioada de punere în funcțiune a sistemului, secțiunile individuale ale procesării documentelor pot să nu fie acoperite de automatizare, este de dorit ca sistemul, cel puțin la început, să păstreze, împreună cu noua, vechea ordine de numerotare a documentelor.

Întrucât, în multe cazuri, sistemul automatizat de gestionare a documentelor care este introdus înlocuiește sistemul existent de contabilitate a documentelor, importul de date retroactive în acesta devine, de asemenea, o sarcină urgentă.

Scalabilitate- asigurarea functionarii sistemului cu cerinte cantitative tot mai mari fara costuri semnificative pentru schimbarea principiilor de constructie si configuratie. În timp, numărul de locuri de muncă din sistem crește treptat. De obicei, acestea sunt instalate mai întâi la locurile de înregistrare a documentelor, iar apoi automatizarea diferitelor departamente se realizează treptat. Prin urmare, AS aleasă a instituției de învățământ preșcolar ar trebui să ofere posibilitatea creșterii numărului necesar de locuri de muncă într-o gamă largă.

Diferențierea accesului utilizatorilor și protecția împotriva accesului neautorizat la documente și la funcțiile sistemului. AS DOW ar trebui să asigure diferențierea accesului angajaților din departamentele individuale atât direct la textele documentelor sau cărțile de înregistrare ale acestora, cât și la toate etapele fluxului de lucru, inclusiv impunerea de instrucțiuni de către manageri și întocmirea rapoartelor de către executanți. Pe lângă autentificarea utilizatorului, este necesar să suporte mai multe niveluri de acces (permițând, de exemplu, vizualizarea, editarea, crearea, ștergerea, tipărirea etc.), definite în raport cu fiecare document (și chiar câmpurile din cardul de înregistrare), precum și grupuri de rol de utilizator cu diferite permisiuni (de exemplu, grupuri de șefi de departamente).

Dacă sistemul automat de gestionare a documentelor este un sistem distribuit geografic, este de dorit ca pentru schimbul de documente prin canale de comunicare deschise să fie integrat și certificat de către Serviciul Federal de Securitate al Rusiei semnatura digitalași criptare.

Înregistrarea activității utilizatorului. Logging-ul vă permite să urmăriți întregul istoric al unui document (cine și când l-a creat, editat, vizualizat, imprimat etc.) și face posibilă rezolvarea situațiilor de conflict atunci când mai mulți utilizatori lucrează împreună la el.

Adaptabilitate. Din diverse motive, nomenclatorul cazurilor, structura și componența departamentelor se schimbă constant la întreprindere. Sistemul automatizat trebuie să poată susține aceste modificări, menținând în același timp integritatea informațiilor despre documentele procesate anterior.

Administrarea și asigurarea funcționării fiabile. Instrumentele de administrare ale AS DOW, care vă permit să atribuiți și să modificați puterile bazate pe roluri ale utilizatorilor în raport cu documentele și funcțiile sistemului, trebuie să îl poată configura în conformitate cu structura organizațională în continuă schimbare. Este de dorit ca efectul unor astfel de setări să se extindă nu numai asupra documentelor individuale, ci și asupra grupurilor acestora, care uneori au o structură ierarhică complexă. Pentru munca analitică cu documente, nu vă puteți lipsi de instrumente care vă permit să atribuiți documente diverse subiecte si clasifica dupa anumite caracteristici.

Cele mai importante caracteristici ale stabilității AS DOW la eșecurile și eșecurile inevitabile sunt: ​​independența funcționării locurilor de muncă unul față de celălalt, timpul de recuperare a sesiunii după terminarea ei de urgență, disponibilitatea mijloacelor pentru a asigura integritatea datelor și backup. .

Sistemul automatizat trebuie să fie, de asemenea, adecvat stării actuale într-un anumit domeniu, achiziționat de la o companie de dezvoltare reputată specializată în producerea de produse software pentru acest tip de activitate. Principiile de funcționare a sistemului sunt clare pentru un specialist în acest domeniu.

Eficiența economică a introducerii sistemelor automate de suport pentru managementul documentelor este o estimare cantitativă a costurilor a efectului efectuării măsurilor de automatizare a suportului informațional al unei organizații.

Efectul introducerii AS DOW constă din părți acceptabile și necuantificabile:

• efect direct din implementarea sistemului asociat cu economisirea timpului și banilor personalului pentru materiale (beneficii calculate);
• efectul datorat beneficiilor funcționării organizației pe care le oferă sistemul automatizat [rapiditatea și calitatea furnizării serviciilor, reducerea timpului de transmitere a documentelor, îmbunătățirea calității documentelor emise și monitorizarea disciplinei performanței etc.] ( beneficii incalculabile).

Beneficiile incalculabile acoperă trei domenii cheie - viteza de livrare a serviciilor, costul furnizării serviciilor și calitatea serviciilor.

Viteza de livrare a serviciului legat de oportunitatea și eficiența luării deciziilor de către utilizatorii finali în cazurile în care situațiile depind de informațiile din document. AS DOW reduce numărul de acțiuni secvențiale necesare pentru a obține informațiile necesare și analiza acestora și oferă, de asemenea, o returnare automată accelerată a documentului pentru examinare ulterioară.

Costul serviciului legate de timpul petrecut căutând, prelucrând, trimiterii și stocării documentelor. Sistemul automat de gestionare a documentelor reduce numărul de întârzieri și timpii de așteptare asociate cu căutarea documentelor la cerere. Costurile totale sunt reduse și datorită reducerii volumului muncă manuală privind prelucrarea datelor și reducerea costurilor de livrare a documentelor către utilizatori îndepărtați geografic. Utilizarea stocării electronice a datelor reduce nevoia organizației de spațiu suplimentar de stocare pentru documentele pe hârtie.

Conceptul de calitate a serviciilor este asociat cu volumul, calitatea și prevalența documentelor. Odată cu introducerea AS DOW, procentul cererii de documente crește, pe măsură ce aria lor mai largă devine disponibilă utilizatorilor. Sistemul automatizat crește acuratețea căutării prin utilizarea clasificatoarelor și capacitatea de a atribui și de căutare contextuală a documentelor. O precizie mai mare în accesarea datelor care influențează luarea deciziilor tinde să aibă ca rezultat o performanță mai bună pentru organizație. În plus, sistemul automatizat de suport pentru documentația de management generează o nouă cultură a muncii în grup. Și, în sfârșit, un sistem automatizat și o rețea de calculatoare puternică îmbunătățesc fluxul de informații și elimină multe dintre restricțiile asociate atât cu utilizarea hârtiei, cât și cu îndepărtarea geografică a oamenilor.

Hai să o facem calcularea beneficiilor cuantificabile, Având în vedere că efectul economic al introducerii unui sistem automatizat de management al documentelor include doar costul timpului de lucru economisit al angajaților și costul hârtiei economisite în timpul trecerii la gestionarea electronică a documentelor.

Cel mai dificil lucru de estimat este costul timpului de lucru economisit, care constă din următorii factori:

• economisiți timp prin reutilizarea documentelor;
• economisirea timpului la căutarea documentelor necesare datorită sistematizării documentelor în stocare și mijloace eficiente de regăsire a informațiilor;
• accelerarea proceselor de business datorită automatizării, formalizării, înregistrării acțiunilor și controlului disciplinei executive.

Calculele se bazează pe conexiunea maximă necesară a utilizatorilor la sistemul automat, deoarece cel mai adesea se realizează o instalare la scară largă a sistemului. Trebuie subliniat faptul că acestea vor fi predominant de natura a priori a estimărilor medii.

Eficiența absolută a automatizării este definită ca diferența dintre veniturile primite sau estimările viitoare ale acestor venituri și costurile automatizării.

Perioada de rambursare pentru introducerea unui sistem automat de gestionare a documentelor (T) se calculează după următoarea formulă: suma estimată a costurilor (P) trebuie împărțită la suma estimată a economiilor (E), în timp ce în privat obțineți un coeficient în ani sau zecimi de an:

subtitlu">Calculul cheltuielilor

Costul total al cheltuielilor este determinat de următoarea formulă:

mark">i - articole de cost pentru implementarea sistemului.

Introducerea AS DOW bazată pe un DBMS industrial conține următoarele elemente de cheltuieli:

Subtitlu">Calculul venitului

Calculul părții de venituri se bazează pe faptul că efectul economic constă numai din costul timpului economisit al angajatului (Erv) și costul hârtiei (ESB) economisit la trecerea la gestionarea electronică a documentelor

alocare"> Economiile din costul muncii (Et), conform ipotezelor noastre, va fi valoarea

Et \u003d Esd + Epd + Eud.

Cheltuielile medii lunare în organizație per angajat (S).

Atunci vor fi economiile în timpul de lucru (Erv) ale angajaților pentru anul

formula" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/66-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="(!LANG:

unde V este volumul de documentație pe unitatea de timp; Dij este numărul de documente din a j-a grupă conform i-a unitate structurală.

Pe parcursul anului, angajații biroului de mașini al organizației au tipărit (Em) pagini de text, iar muncitorii de la arhivă au făcut (Ea) foi de copii ale documentelor originale.În fiecare an, organizația transmite actele adoptate prin poștă integrală sau obligatorie. Pentru anul a fost trimis (Er) unități de corespondență(coli A4).

Costul hârtiei economisite (Esb) (excluzând informațiile de imprimare), pe baza faptului că un pachet (500 de coli) costă C, va fi

formula" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/67-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="(!LANG:

Perioada de rambursare estimată pentru un sistem automat de suport pentru managementul documentelor bazat pe un DBMS industrial este egală cu

Calculul se efectuează în mod similar pentru alte clase de sisteme automate pentru suportul documentației de management. Trebuie subliniat faptul că rolul cheie al AS DOW pentru o organizație se măsoară nu prin economisirea directă a resurselor, ci prin capacitatea de a atinge în mod eficient obiectivele stabilite și de a rezolva sarcinile stabilite, interacțiunea operațională cu autoritățile executive și legislative guvernamentale, comerciale. rusă și companii străine si alte afaceri.

1 INTRODUCERE 2

2 CONCEPTUL DE SERVICIU DOW 4

3 PRINCIPALE SARCINI ȘI FUNCȚII ALE SERVICIULUI DOW 6

4 REGLEMENTAREA SERVICIULUI DOW 9

5 STRUCTURA ȘI FUNCȚIILE SERVICIILOR DOW 14

6 CONCLUZIA 26

INTRODUCERE

În prezent, majoritatea organizațiilor de stat și firmelor comerciale din Rusia se caracterizează prin absența unui sistem ordonat de evidență, în ciuda faptului că este o evidență rațională și bine organizată, ceea ce determină suportul documentației pentru gestionarea unei organizații, care poate crește semnificativ. eficienta unei intreprinderi.

Suport documentar al managementului - activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi, care acționează ca unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul. Documentarea activităților de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea deciziilor de management, eficiența organizației în ansamblu.

Relevanța temei lucrării de curs constă în faptul că munca de birou este una dintre funcțiile de management bazate pe o organizare științifică care utilizează tehnologia modernă. În condiții moderne, munca cu documentația de gestiune în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului de suport pentru documentația de management nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și controlul executării acestora. Serviciul Suport Documentare pentru Activități de Management este implicat direct în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documentele. Și trăim într-o eră a progresului științific, în care totul se bazează pe îmbunătățirea noilor tehnologii, care ne ajută și mai mult în munca noastră.

Scopul cursului este de a studia problema științifică a managementului documentelor într-o organizație, de a descrie structura și de a dezvălui principalele funcții ale serviciului de gestionare a documentelor, de a determina scopul în organizație.

Pe baza obiectivului, au fost stabilite următoarele sarcini:

studiul unui periodic care dezvăluie tema lucrării de curs;

vorbiți despre serviciul de gestionare a documentelor din organizație, enumerați principalele sarcini și funcții ale acestuia;

ia în considerare structura serviciilor de documentație de management și descrie principalele lor funcții.

1. CONCEPTUL DE SERVICIUL DOE

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Munca de birou acoperă întreaga gamă de lucrări privind crearea și executarea documentelor, executarea acestora și controlul termenelor, privind evidența documentelor, formarea dosarelor din documente executate, păstrarea și utilizarea dosarelor curente, precum și pregătirea acestora pentru arhivare. .

În prezent, termenul „management de birou” sună adesea ca „suport pentru documentația de management” (DOE).

Suportul de documentare a managementului este realizat de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul.

SDOU este o subdiviziune structurală organizațională separată a unei instituții care efectuează lucrări cu documente.

Sarcina principală a serviciului DOW este procesarea și transferul în timp util la diferite niveluri a informațiilor de management necesare pentru implementarea funcțiilor.

În organizațiile mici, în care volumul documentelor procesate este mic și crearea unui astfel de serviciu este imposibilă, toată munca de gestionare a documentelor este efectuată de secretarul șefului sau de un angajat special desemnat să efectueze această activitate.

Documentarea activităților de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea luării deciziilor manageriale, eficiența organizației în ansamblu.

Alegerea formei organizatorice a serviciului instituției de învățământ preșcolar depinde de decizia conducerii și a serviciului preșcolar în sine. Reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou

2. PRINCIPALE SARCINI ȘI FUNCȚII ALE SERVICIULUI DOW

În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului DOE nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora. Serviciul DOW este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Obiectivele serviciului DOW:

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

Implementarea unei proceduri unificate de lucru cu documentele (pregatirea si prelucrarea acestora);

Controlul executării și întocmirii documentelor pentru trecerea la arhiva statului în conformitate cu reglementările aplicabile;

Reducerea fluxului de lucru, a numărului de forme de documente;

Elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea instituției de învățământ preșcolar a organizației;

Participarea la dezvoltarea și implementarea tehnologiilor avansate pentru instituțiile de învățământ preșcolar bazate pe utilizarea computerului și tehnologiei organizaționale, calculatoare personale.

Astfel, serviciul DOW rezolvă trei seturi principale de sarcini, iar funcțiile decurg din aceste sarcini:

1. Furnizarea documentatiei activitatilor de management. Aceste sarcini pot fi rezolvate prin efectuarea următoarelor funcții:

• dezvoltarea si proiectarea formelor, asigurarea producerii acestora;

• asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;

• controlul calitatii intocmirii si executarii documentelor, conformitatii.

2. Organizarea muncii cu documente în instituție. Aceste sarcini sunt rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:

• stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al instituției);

• procesarea de expediere a documentelor de intrare și de ieșire;

• înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne;

• controlul executării documentelor;

• sistematizarea documentelor, asigurarea depozitării și utilizării acestora; organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

• asigurarea protectiei informatiilor.

3. Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente. Aceste sarcini includ îndeplinirea următoarelor funcții:

• elaborarea și prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice și aducerea acestora în atenția angajaților organizației;

• îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

• pregătirea avansată a angajaților organizației și consilierea acestora cu privire la lucrul cu documente;

• eficientizarea documentației organizației, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea Bilanțului și Albumul formelor de documente utilizate în activitățile organizației;

• dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al organizației, îmbunătățirea disciplinei executive;

• stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

3. REGLEMENTAREA NORMATIVĂ A SERVICIULUI DOW

Pentru funcționarea cu succes și perspective favorabile pentru dezvoltarea instituției de învățământ preșcolar, este necesară reglementarea de reglementare a serviciului preșcolar în sine.

Serviciul de management al documentelor (DOE) și angajații săi își desfășoară activitățile pe baza următoarelor documente organizatorice și juridice:

• prevederi privind unitatea structurală;

• descrierea postului;

• instrucțiuni de afaceri.

În reglementarea activităților serviciului clerical, un rol semnificativ îl joacă Carta organizației - un act juridic care determină procedura de formare, competența organizației, funcțiile, sarcinile și procedura de lucru. Dezvoltarea cartei afectează organizarea generală a muncii de birou. Structura organizatorică stabilită în cartă face posibilă determinarea seturilor de documente care vor fi utilizate în activitățile de management.

Caracteristici generale ale sistemelor automatizate pentru documentarea suport al managementului

Sistem automat de suport pentru documentare pentru management (AS DOW)- software (program de calculator, sistem) care vă permite să lucrați cu documente electronice (crearea, modificarea, căutarea, stocarea), precum și organizarea interacțiunii angajaților (transfer documente, emiterea clădirilor (comenzi, chitanțe) și controlul asupra acestea, trimiterea de notificări etc.). Într-un sens mai larg, AS DOE este înțeles ca o structură organizatorică și tehnologică modernă care pătrunde în întregul organism de producție, incluzând atât componente software, tehnice și metodologice, cât și aspecte organizaționale și de reglementare. Poate fi comparat cu „sistemul circulator” al companiei.

AS DOW este conceput pentru a crește eficiența activităților de management ale organizației prin automatizarea întregii game de lucrări cu documente și ar trebui să rezolve următoarele principale sarcini

documentație (întocmirea, executarea, avizarea, avizarea și eliberarea documentelor);

Suport pentru managementul documentelor (primirea, înregistrarea, organizarea trecerii documentelor și a proiectelor acestora, trimiterea, transferul documentelor pentru depozitare arhivă);

Asigurarea lucrului cu documentele in procesul activitatilor de management (controlul executiei; contabilitate, stocare operationala, organizarea sistemelor de clasificare, indexare, cautare si prelucrare a documentelor);

protectie impotriva accesului neautorizat; partajarea documentelor între angajați, menținând în același timp nivelul necesar de control al accesului;

Asigurarea procesului de luare a deciziilor si raportare pe documente; serviciu de informare pentru utilizatori;

automatizarea procedurilor de arhivare, stocare arhivă și distrugere a documentelor (implementarea regulilor de stocare, asigurarea căutării și utilizării);

transferul la depozitarea de stat sau distrugerea documentelor de arhivă.

Introducerea AS DOW are următoarele pronunțate laturi pozitive:

· în toate departamentele și în organizație în ansamblu se introduce o tehnologie unificată, formalizată și strict reglementată a muncii de birou;

organizația devine pe deplin gestionabilă. Devine posibil să se răspundă la orice întrebare despre documente și executanți, să analizeze și să gestioneze activitățile de documentare;

Deoarece o rețea de calculatoare poate acoperi nu numai biroul central al unei organizații, ci și subdiviziunile sale teritorial îndepărtate, atunci controlabilitatea se poate extinde la întreaga structură distribuită geografic a organizației;

Sistemul de automatizare de birou este în esență un purtător de informații tehnologice strict formalizate și strict documentate despre regulile și procedurile de lucru cu documentele. Ca urmare, dependența organizației de personal ca purtător fizic de cunoștințe tehnologice și reguli de lucru cu documente scade;

· trecerea documentelor prin organizație este accelerată, mai ales la organizarea gestiunii electronice a documentelor;

Reducerea intensității forței de muncă a operațiunilor comerciale. Trebuie avut în vedere faptul că nevoia de a introduce informații complete și exacte despre un document, să zicem, în timpul înregistrării inițiale a acestuia, poate necesita eforturi suplimentare la unele locuri de muncă, în timp ce intensitatea muncii la alte locuri de muncă folosind aceste informații poate fi redusă cu mai multe ori;

· se realizează un câștig calitativ prin organizarea unui management electronic de documente interconectat al organizațiilor, întrucât problemele asociate producerii și trimiterii documentelor pe hârtie, reintroducerea detaliilor și textelor documentelor primite dispar complet.

În același timp, realitatea internă rămâne principalul factor care împiedică introducerea pe scară largă a unor astfel de sisteme. Acesta este în primul rând un nivel general scăzut de informatizare, un număr limitat de calculatoare și rețele de calculatoare în organizații.

În plus, introducerea noilor tehnologii este îngreunată de nivelul scăzut de alfabetizare și cultură în afaceri în organizații (atât performeri, cât și manageri, în special specialiști responsabili cu Tehnologia de informație), neînțelegerea conținutului, rolului și locului AS DOW în activitățile lor. Drept urmare, scump retele de calculatoare sunt adesea utilizate cu încărcare departe de a fi completă, fără a afecta sarcinile de management, care includ în primul rând gestionarea activităților de documentare.