CEO-ul unei companii are o mulțime de responsabilități. Pe măsură ce organizația crește, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „chirn”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele dintre sarcinile care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.

Este greu de dat anumite caracteristici postului de asistent al directorului general. Cert este că termenii de referință ai acestui specialist sunt determinați în funcție de nevoile CEO-ului. Activitatea unui angajat poate fi concentrată pe un singur aspect. Luați în considerare pozițiile în care asistenții lucrează în practică:

• Funcționar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. În zona sa de responsabilitate sunt apelurile, diverse sarcini zilnice.
• Asistent personal. Specializat în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri si intalniri. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
• director general adjunct. Angajatul are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.

De regulă, de fapt, asistentul combină funcțiile mai multor specialiști. ÎN companii mari CEO-ul poate avea doi asistenți. De exemplu, unul aranjează timp de muncă manager, iar celălalt este angajat în afaceri cu hârtie.

Asistentul face parte din categoria liderilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei impuse unui angajat:

• Studii superioare în domeniul relevant (de exemplu, juridic).
• Experiență de lucru de trei ani.

De regulă, alți angajați sunt subordonați asistentului directorului general. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.

IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc o exagerare. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Biserica” este delegată unui asistent. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.

Reglementare legală

Activitatea directorului general adjunct este reglementată reguli:

• recomandări metodice.
• Cartă.
• Contract de munca.
• Ordinele liderului.
• Instruire de muncă.

Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?

Atribuțiile unui director general asistent variază în funcție de dimensiunea companiei. În companiile mici, angajații controlează munca curierilor, managerilor și suportul de viață al biroului. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista sarcinilor unui specialist poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile ar trebui precizate în fișa postului. Luați în considerare un exemplu de listă:

• Organizarea negocierilor, inclusiv telefonic.
• Recepția corespondenței.
• Organizarea de ședințe și ședințe: pregătirea materialelor aferente, controlul respectării reglementărilor, înregistrarea proceselor-verbale, stenografie.
• Controlul asupra executării instrucțiunilor directorului general.
• Furnizarea documentelor pentru semnătură către cap.
• Primirea vizitatorilor directorului general.
• Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
• Securitate munca eficienta CEO.
• Întocmirea unui plan pentru ziua respectivă.
• Suport informațional al CEO-ului.
• Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
• Organizarea de intalniri de afaceri.
• Organizarea prezentărilor.
• Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
• Îndeplinirea comenzilor personale.
• Creare de baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.

Asistentul este cea mai apropiată persoană de CEO. Adesea ziua lui de lucru nu este standardizată. Angajatul rezolvă o mare varietate de sarcini, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.

Drepturile angajaților

Directorul general adjunct are următoarele drepturi:

• Familiarizarea cu proiectele și deciziile liderului privind activitățile asistentului.
• Dreptul de a obține informațiile necesare.
• Dreptul de a lua decizii în cadrul puterilor oficiale.

Directorul general adjunct poate fi dotat cu mari puteri. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.

Responsabilitatea asistentului

Responsabilitatea atribuită asistentului trebuie precizată în fișa postului. Angajatul este responsabil pentru următoarele:

• Nerespectarea instrucțiunilor de lucru.
• Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
• Cauzând daune.

Dacă asistentul a comis o abatere, se efectuează o anchetă înainte de a-i impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. În anchetă sunt implicați angajați cheie ai companiei. Ca urmare, se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.

Ce calități personale sunt cerute de la asistent?

Un asistent personal i se atribuie cea mai largă gamă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-o direcție, dar acest lucru nu se aplică asistentului. Necesită multitasking, versatilitate. Luați în considerare calitățile personale pe care trebuie să le posede un director executiv asistent:

• Proactiv, proactiv.
• Capacitatea de a anticipa evoluțiile viitoare.
• Prevenirea complicațiilor.
• Versatilitate.
• Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
• Fluență în una sau mai multe limbi străine.
• Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
• Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
• Capacitatea de a analiza sistematic situația.
• Abilitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
• Cunoștințe PC la nivel mediu până la avansat.
• Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
• Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
• Diplomaţie.
• Abilitati de comunicare si abilitatea de a rezolva conflicte.
• Muncă operațională cu volume mari de informații.
• Memorie buna.
• Abilitatea de a prioritiza.

Asistentul trebuie să fie competent, rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe este de dorit (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței).

Când are nevoie un CEO de un asistent personal?

Un asistent este angajat dacă CEO-ul are o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul se descurcă cu sarcinile la îndemână, cea mai mare parte a „chirnului” poate încetini munca. Pentru a lucra cu treburile de zi cu zi este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați în companiile mari. Directorii executivi ai organizațiilor mici sunt capabili să se ocupe de toată munca pe cont propriu.

Descrierea postului asistentului manager: caracteristici ale compilației

O fișă a postului este un document care stabilește sarcinile îndeplinite de un angajat, îi determină pe acesta atributii oficiale si limitele responsabilitatii sale.
Deși elaborarea fișelor de post pentru fiecare profesie sau post în Federația Rusă nereglementat dreptul muncii, în marea majoritate a organizațiilor patronale (ambele forma de stat proprietate și privat), acest document trebuie să fie disponibil.

Pentru ce este instrucțiunea?

Fișa postului unui asistent manager conține maximum de informații

Actualitatea pregătirii unei fișe a postului se explică prin faptul că, în cazul unui proces, fără acesta, va fi dificil să se dovedească neîndeplinirea obligațiilor de către angajat (și a acestora). lista exhaustivași este stabilit în documentul de instrucțiuni), deoarece un contract de muncă cu un salariat în conformitate cu partea 2 a articolului 57 Codul Muncii RF conține doar postul și funcția sa generală de muncă.

Fișa postului permite angajatorului să:

1. Justificați refuzul solicitantului de loc de muncă din cauza nerespectării cerințelor stabilite în acesta
2. Delimitați clar responsabilitățile între angajați individuali
3. Evaluați performanța angajaților atât în ​​timpul cât și după perioada de probă
4. Pentru a fundamenta inconsecvența salariatului cu funcția pe care o ocupă (ținând cont de rezultatele certificării).

Prezența unei fișe a postului este utilă și pentru angajatul însuși, deoarece stabilește limitele îndatoririlor și responsabilităților acestuia, iar nimeni nu ar trebui să îndeplinească funcții care nu sunt prevăzute nici de contractul de muncă, nici de sarcinile de serviciu.

Secțiuni de dezvoltare și instruire

Instrucțiunea este pusă în vigoare de la o anumită dată, iar angajatul trebuie să fie familiarizat cu ea fără semnătură. Este recomandabil să oferiți angajatului o copie a acestui document (tot împotriva semnăturii). Conform practicii consacrate, instrucțiunile includ subsecțiuni tipice:

1. Dispoziții generale
2. Responsabilitatile locului de munca
3. Drepturile
4. Responsabilitate

Este important de reținut că instrucțiunea nu este întocmită pentru niciun angajat, ci pentru o anumită funcție/profesie. Prin urmare, ținând cont de specificul unei anumite poziții, instrucțiunea stabilește sfera atribuțiilor pe care angajatul le va îndeplini în această funcție anume.

Caracteristici ale fișei postului de asistent manager

Asistent manager - post responsabil

Asistent manager este un post special. Funcția de muncă a unui asistent manager este de a construi munca managerului său, atât din punct de vedere tehnic, cât și organizatoric.

Programarea întâlnirilor și evenimentelor, planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni, a unei perioade mai lungi, organizarea de excursii și evenimente, monitorizarea execuției celor mai importante documente - atât Mică parte sarcinile unui asistent executiv calificat.

Este greșită identificarea posturilor și, în consecință, a atribuțiilor îndeplinite de secretar, asistent, director de birou și asistent manager. Dacă primele posturi presupun mai multe funcții auxiliare, atunci sunt necesare funcții organizatorice și administrative de la asistentul managerului. Nu întâmplător în directorul de calificare se referă acest post la categoria managerilor.

În consecință, cerințele stabilite pentru un angajat angajat în funcția de asistent manager sunt prezentate ca și pentru management: de la nivelul de studii până la calificări și experiență. lucrare anterioară. Calitățile personale sunt, de asemenea, foarte importante.

Întrucât nici contractul de muncă și nici alte documente nu conțin o declarație detaliată a competențelor directorului asistent, acestea trebuie reflectate cât mai exact posibil în fișa postului. Caracteristici ale instrucțiunii pentru poziția „Asistent la cap”:

• Termeni de referință detaliați
• Întocmirea instrucțiunilor prin analogie cu instrucțiunile șefului (excluzând, desigur, funcția de management direct și luarea deciziilor unice)
• Contabilitatea caracterului confidențial al anumitor îndatoriri
• Răspundere sporită pentru rea-credință (ținând cont de posibilele consecințe ale producerii prejudiciului angajatorului)
• Capacitatea de a îndeplini funcțiile delegate de șef în plus.

Cerințe generale pentru un asistent manager

Adesea există cerințe speciale pentru postul de asistent manager

Secțiunea „Dispoziții generale” poate include, pe lângă enumerarea cerințelor de experiență și educație, și competențele necesare, procedura de subordonare și înlocuire. Cele mai frecvente afecțiuni sunt:

1. Educatie inalta
2. Experiență (de obicei cel puțin 1 an, uneori mai mult)
3. Cunoasterea limbilor straine.
4. Aptitudini comunicare de afaceri, scrisori și etichetă
5. Proprietatea de echipamente de birou
6. Rezistență la stres

În plus, un angajat în această poziție trebuie să cunoască actele locale ale întreprinderii, să se înțeleagă cu angajații și conducerea. În ceea ce privește limbile străine, merită solicitat de la cunoștințe numai în cazurile în care asistentul le va folosi practic în timpul îndeplinirii sarcinilor sale.

Titularul unui asistent manager trebuie să fie capabil să utilizeze și să stocheze informații confidențiale.

Îndatoriri și Drepturi

De obicei, sarcinile unui asistent manager includ:

• Îndeplinirea sarcinilor directe ale managementului
• Planificarea si coordonarea timpului de lucru al managerului
• Controlul și organizarea negocierilor (atât telefonic, cât și oral)
• Redactarea și editarea documentației de afaceri
• Confidențialitatea documentelor și controlul siguranței

Funcții precum copierea, întreținerea baze de informare de date, alte lucrări tehnice și auxiliare sunt efectuate de obicei de secretar (secretar-referent). Pentru munca de succes Asistentul managerului este dotat cu drepturi destul de largi:

1. Reprezintă interesele organizației în întâlniri și convorbiri telefonice
2. Solicitați orice informații necesare, documente de la angajați pentru a îndeplini instrucțiunile șefului
3. În cadrul autorității delegate de a conduce corespondența și negocierile, aprobă documente pentru a rezolva problemele curente.

Desigur, fiecare organizație, ținând cont de natura activităților sale, completează sau modifică lista drepturilor acordate unui angajat.

Limite de răspundere

Descrierea postului de asistent executiv evită litigiile în viitor

La stabilirea răspunderii, este necesar să ne amintim normele legii:

• Pentru nerespectare atributii oficiale– conform Codului Muncii
• Pentru infracțiuni - în limitele legislației administrative, civile și penale
• Pentru daune materiale - conform normelor Codului Muncii si Codului civil.

După ce a elaborat o fișă a postului pentru un asistent manager, ținând cont de normele legislației actuale și de specificul activităților unei anumite organizații, puteți nu numai să selectați cel mai potrivit angajat pentru o poziție atât de responsabilă, ci și să evitați posibile litigii. în viitor.

Condițiile de muncă ale unei persoane și eficiența acesteia pot depinde de gradul de detaliu și de specificare. În cele din urmă, liderul are nevoie de un adevărat asistent conștiincios. De asemenea, ar trebui să atragem atenția cititorilor noștri asupra faptului că un manager poate avea mai mulți asistenți. Se pot specializa în chestiuni tehnice, financiar etc.

Există un tip de lideri care nu au adjuncți în personal. El face totul singur și câțiva asistenți îl ajută doar cu asta. El ia toate deciziile singur. Pentru a întocmi o fișă a postului de înaltă calitate pentru un asistent manager, este necesar să se implice managerul însuși în proces. În caz contrar, va fi doar o bucată de hârtie.

Materialul video te va învăța cum să devii încrezător în tine și să promovezi un interviu de angajare:

Ați observat o eroare? Selectați-l și faceți clic Ctrl+Enter sa ne anunte.

Asistent personal - cine este?

Asistent personal - cine este? La prima vedere, un asistent personal nu este diferit de o secretară, sarcinile sunt aceleași și condițiile de muncă sunt similare. Să ne uităm mai detaliat la profesia de „asistent personal”.

Deci, asistent personal - cine este? Poate că nu există o poziție mai controversată decât asistentul personal al șefului. Ei sunt adesea confundați cu o secretară personală sau cu un manager de birou. Într-adevăr, îndatoririle și cerințele acestor profesii au multe în comun, dar există și diferențe semnificative.

Un asistent personal sau asistent manager este un profesionist în domeniul său care își amintește totul și întotdeauna.

Pentru postul de asistent personal sunt potrivite persoane cu abilitati de secretariat si birou, care au calitati profesionale ridicate si care pot pune interesele liderului deasupra intereselor personale. Succesul întregii afaceri depinde de selecția corectă pentru postul de asistent.

Responsabilitatile asistentului personal la executiv:

Sarcina principală a unui asistent personal este să elibereze managerul de rezolvarea problemelor administrative și organizatorice. Faceți-vă munca cât mai confortabilă.

Ce face un asistent personal?

• coordonează procesul de lucru și gestionează timpul managerului. Organizează conferințe, negocieri și întâlniri. Planifică timpul, prioritizează, anunță participanții. Amintește în timp util de zile de naștere și evenimente importante;
• filtrează fluxul de apeluri și mesaje telefonice, solicitări prin e-mail;
• munca de birou integral: procesarea si contabilizarea corespondenței de intrare, ieșire și internă, înregistrarea documentelor, organizarea depozitării permanente și temporare a documentelor, trimiterea corespondenței;
• conduce corespondența de afaceri în rusă/engleză;
• comunică instrucțiuni de la manager către directori. Controlează finalizarea sarcinilor în timpul stabilit;
• creează condiții de muncă confortabile pentru manager la locul de muncă și ajută la rezolvarea problemelor din chestiuni personale (plata facturilor, interacțiunea cu familia, alegerea și cumpărarea cadourilor etc.);
• suport complet de călătorie pentru cap și familia lui: rezervare bilete, rezervări la hotel, vize, transferuri, închiriere de mașini, iahturi, aviație privată.

În practică, un asistent personal îndeplinește unele dintre atribuțiile zonei de afaceri în care lucrează managerul. Un asistent personal poate acționa ca secretar personal sau poate deveni mâna dreaptă a managerului său și poate îndeplini sarcini mai complexe.

Asistenții sau asistenții șefului devin adesea adjuncți cu drepturi depline, au un personal de angajați și un secretar personal în depunerea lor. Absolvenții universităților și institutelor consideră postul de asistent personal ca un început la începutul carierei lor. Mai mult decât atât, munca unui asistent este plătită destul de decent.

Vă vom spune de ce trebuie să prescrieți îndatoririle și drepturile unui asistent manager într-un document separat. Vă vom explica cum să scrieți un document.

Descărcați documentul:

Competent compilat Descrierea postului asistentul managerului va elimina dezacordurile, va evita conflictele și litigiile. Părțile își înțeleg drepturile și obligațiile, angajatul știe care sunt îndatoririle lui și ce calități de business are nevoie.

Fișa postului de asistent al șefului unei organizații este, de fapt, o listă de dorințe (din lista de dorințe în limba engleză - o listă de dorințe) a directorului companiei. La intocmirea documentului trebuie luate in considerare dorintele, pentru ca apoi managerul HR, la angajarea unui specialist, sa determine imediat cat de mult indeplineste cerintele specificate. Acest lucru va ajuta la îmbunătățirea calității selecției și la reducerea timpului necesar pentru a găsi un candidat potrivit.

Top 10 abilități și valori ale asistentului executiv: două priviri

Care sunt nuanțele de luat în considerare la alcătuirea fișei postului unui asistent manager

Nu există o formă unificată de reglementare, dar până acum practica în sine munca de personal a sugerat structura optimă a fișei postului. În același timp, structura, titlurile și conținutul secțiunilor nu sunt o dogmă. Ele pot fi oricând completate și corectate, ghidate de condițiile reale de muncă, de specificul domeniului de activitate al organizației și de funcționalitatea unei anumite poziții.

Într-o organizație, de regulă, sunt întocmite două tipuri de fișe de post - tipice și individuale. Când vine vorba de așa ceva Document Important, ca fișă de post a unui asistent la șef de organizație, vorbim, desigur, de o abordare individuală.

Trebuie amintit că asistentul este mâna dreaptă a CEO-ului. El trebuie să se dezvolte nu numai competențe profesionale dar şi anumite calităţi personale. Prin urmare, este logic să se stabilească cerințe de calificare nu în secțiunea „Dispoziții generale”, ci să le stipuleze într-o secțiune specială.

În plus, dacă managerul are mai mulți asistenți, specificați atribuțiile specifice ale acestora, domeniile de responsabilitate, problemele de subordonare și interacțiune în fișe separate de post.

Secțiunile obligatorii ale instrucțiunilor asistentului director includ:

• Dispoziții generale.
• Principalele sarcini și funcții.
• Cerințe de calificare.
• Sarcinile de serviciu.
• Drepturile.
• Responsabilitate.
• Relații.

Ne vom concentra doar pe nuanțele care trebuie reflectate în fișa postului a asistentului managerului.

În secțiunea „Dispoziții generale”. asigurați-vă că indicați procedura de numire, demitere și înlocuire a unui specialist. Oferiți o listă a actelor juridice după care asistentul trebuie să se ghideze în activitățile sale și, de asemenea, prevedeți subordonarea.

Secțiunea „Dispoziții generale” din fișa postului directorului asistent

Secțiunea „Sarcini și funcții principale” . Indicați pentru rezolvarea căror sarcini principale a fost inclusă în lista personalului postul de asistent director, precizați domeniul său de activitate.

Aflați cum definiți limitele responsabilității dvs

Descărcați și faceți testul

În secțiunea Cerințe de calificare stabiliți ce experiență de muncă și în ce domenii are nevoie asistentul, stabiliți cerințe pentru formare profesională, nivel de educatie. Codul Muncii prevede ca un specialist să fie evaluat exclusiv pe calitățile afacerii. Dar pentru executie eficientaîndatoririle unui asistent manager al unuia cunoștințe profesionale putini. În acest caz, sunt, de asemenea, rezistența la stres, capacitatea de a face mai multe sarcini, capacitatea de a păstra confidențialitatea calitati de afaceri care pot fi incluse în lista de cerințe pentru post.

Secțiunea „Responsabilitățile postului” - aceasta nu este doar o descriere a funcționalității, ci și cerințele pentru implementarea acestor funcții. Deja dezvoltat standard profesional„Specialist în organizare și suport de documentare managementul organizației” și nu trebuie să reinventezi roata. Citiți acest standard profesional și selectați din el responsabilitățile postului pe care le va îndeplini asistentul șefului companiei dumneavoastră.

Responsabilitatile asistentului personal la sef in fisa postului

Descărcați documentul eșantion complet

În conformitate cu standardul profesional, sub descrierea atribuțiilor, puteți enumera imediat cunoștințele și abilitățile care vor fi necesare pentru a efectua această muncă în mod calitativ.

Descrierea postului asistent manager: eșantion

Descărcați manualul complet

Secțiunea „Drepturi” ținând cont de funcția de muncă pe care o îndeplinește directorul adjunct, ar trebui să prevadă dreptul acestuia de a lua decizii independente pe probleme specifice, să avizeze anumite tipuri de documente. Dați aceste instrucțiuni în instrucțiuni și oferiți o listă de tipuri de documente. În plus, includeți în secțiunea de drepturi:

• Primește informații, inclusiv informații cu caracter confidențial, necesare pentru îndeplinirea eficientă a sarcinilor atribuite;
• Solicitați executarea anumitor documente și efectuarea anumitor acțiuni, dați sarcini și comenzi, controlați implementarea lor la timp.

Secțiunea „Drepturi” din fișa postului a asistentului managerului

În secțiunea „Responsabilitate”. specifica acele tipuri actiuni disciplinare, raspunderea materiala sau administrativa care poate fi aplicata asistentului director pentru calitatea proasta si indeplinirea intempestiva a functiilor care ii sunt atribuite.

În secțiunea „Relații”. precizați ordinea de interacțiune a asistentului cu liderii de alt nivel. Acest specialist raportează direct la către CEO, însă instrucțiunea poate permite și prevede o ierarhie a relațiilor cu cei care gestionează alte unități structurale.

Descărcați exemple de fișe de post

Cum se aprobă fișa postului unui asistent manager

Fișele postului, de regulă, sunt elaborate de un angajat al departamentului de personal. Coordonează fișa postului asistentului la șeful organizației cu șefii altora diviziuni structuraleîn afară de serviciul juridic, nu este nevoie. Directorul companiei aprobă documentul.

Cu fișa de post aprobată a asistentului managerului, trebuie să vă familiarizați cu semnătura în modul acceptat în organizație: pe documentul propriu-zis, pe foaia de familiarizare.

Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și activității pe care o persoană care ocupă o anumită funcție trebuie să le îndeplinească. Descrierea postului în conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993 nr. 299) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, împreună cu fișa postului, include, în special, regulile interne program de lucru, pozitie pe unitatea structurala, personal.

Este necesară o fișă a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. Într-adevăr, într-un contract de muncă cu un angajat, funcția sa de muncă ar trebui să fie întotdeauna dezvăluită (muncă conform funcției în conformitate cu personal, profesie, specialitate, indicând calificările sau un anumit tip de muncă care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

Totodată, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a salariatului. Instrucțiunea conține o listă a responsabilităților de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitatea acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult decât atât, fișa postului de obicei nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințe de calificare, care se prezinta la functia ocupata sau la munca prestata (Scrisoarea Rostrud din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-TZ).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator cu privire la conținutul funcției de muncă, drepturile și obligațiile angajatului și cerințele pentru acesta. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu angajații nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că fișa postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, prezența unei fișe de post va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

• evaluează în mod obiectiv activitățile salariatului în perioada de probă;
• refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitățile de afaceri ale angajatului);
• distribuie funcțiile de muncă între angajați;
• transfera temporar un angajat la un alt loc de munca;
• evaluarea conștiinciozității și completitudinii performanței salariatului a funcției de muncă.

De aceea este adecvată pregătirea fișelor de post în organizație.

O astfel de instrucțiune poate fi o anexă la contractul de muncă sau poate fi aprobată ca document independent.

Cum se întocmește fișa postului

De regulă, fișa postului este întocmită pe baza caracteristici de calificare, care sunt cuprinse în cărțile de referință pentru calificare (de exemplu, în Manual de calificare funcţii de directori, specialişti şi alţi salariaţi, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din 21 august 1998 nr. 37).

Pentru angajații care sunt angajați în funcție de profesiile lucrătorilor, pentru a-și determina funcția de muncă, se utilizează cărți de referință de calificare și tarif unificat de muncă și profesii ale lucrătorilor din industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile de lucru sunt adesea denumite și fișe de post.

Atunci când alcătuiesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu aceasta împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnare). contract de muncă) (partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de descriere a postului pentru directorul general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului directorului general adjunct. Manualul descrie responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Funcția de „asistent șef” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent șef, secretar.

Exemplu de descriere a postului pentru asistentul unui manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului director, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altuia oficial, așa cum se raportează în ordinul pentru organizație.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și experiență lucrare similară de la un an.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

• legislația Federației Ruse;
• Reglementările interne ale muncii, Carta și alte acte normative ale companiei;
• ordinele si directivele conducerii;
• această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

• procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
• reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
• procedura de păstrare a documentației de raportare;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
• bazele muncii în editor de text, foi de calcul;
• elementele de bază ale muncii de birou;
• structura organizatorica a companiei;
• procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului de asistent manager

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.

3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

5. Aducerea la cunoştinţa angajaţilor direcţiilor structurale de organizare a instrucţiunilor, ordinelor de conducere şi control al executării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectie materialele necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării acestora, ordinea de zi.

12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.

III. Drepturile

Asistentul managerului are dreptul de a:

1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.

2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimite cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Luați decizii independente în limita competenței lor.

6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizatiei, statului, contrapartidelor acesteia, angajatilor.

4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.

5. Încălcarea prevederilor documente de orientare organizatii, decizii, ordonante.

6. Dezvăluire secret comercial, date personale, informații confidențiale.

7. Acțiuni care depășesc competența sa.

8. Încălcare disciplina muncii, reglementari de siguranta, reglementari interne de munca, protectie impotriva incendiilor.

9. Încălcarea etichetei în afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.

Descrierea postului asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent executiv

APROBA
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Asistentul șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul executiv raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența directorului asistent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- acte legislative RF;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului
2.1. Planifică ziua de lucru a șefului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Implementări suport tehnic activitățile șefului (comanda de transport, bilete; organizarea de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; menține protocoale și alte documente care documentează cursul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele șefului, coordonează anumite probleme cu angajații diviziilor structurale, le aduce instrucțiunile și ordinele șefului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații solicitate de directorul general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le transmite șefului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în vederea examinării de către șef, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului, ține evidența și înregistrarea, transferă șefului.
2.8. Ține o întâlnire cu șeful, organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor de serviciu.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

În articol, vom lua în considerare responsabilitățile postului unui asistent personal. Vă vom spune ce calități sunt necesare pentru a face față cu succes acestui job.

Materiale conexe:

Cine este asistent personal al capului

Postul de asistent manager piata ruseasca travaliul a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităţilor postului, se poate rezuma că asistent personal - același secretar al șefului dar cu responsabilităţi extinse.

Faptul este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: acestea se adaugă, de exemplu, la sarcinile de planificare a programului managerului, organizarea de evenimente și desfășurarea convorbirilor telefonice. Putem spune că principala datorie a unui asistent personal este să elibereze capul. Adică, angajatul personal este cel care face cea mai mare parte a muncii managerului. Domeniul de aplicare, desigur, determină fiecare șef individual. Există chiar și cazuri când asistentul managerului, de fapt, îl înlocuiește pe șeful. În cele mai multe cazuri, sfera atribuțiilor unui asistent personal, consacrate în fișa postului, este mult mai mică decât în ​​practică.

Responsabilitatile locului de munca

Atribuțiile asistentului managerului sunt reglementate de standardul profesional. Acest document conține o listă de sarcini pentru astfel de angajați, cum ar fi secretarul asistent și secretarul șefului. Se știe că respectarea standardului profesional în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările din această documentație sunt reflectate în definițiile posturilor de secretare în companiile private.

Fișa postului unui asistent manager, ținând cont de cerințele standardului profesional

Descărcați documentul complet

Standardul profesional nu conține o astfel de profesie ca asistent personal. Cu toate acestea, responsabilitățile sale de serviciu se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul șefului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

1. Sprijin organizatoric pentru activitățile șefului.
2. Documentarea activităților conducătorului organizației.

Sprijinul organizatoric consta in:

• formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul șefului;
• organizarea primirii apelurilor de la șef;
• pregătirea și deservirea diverselor evenimente: întâlniri, întâlniri de afaceri, sesiuni;
• controlul asupra executării instrucțiunilor;
• organizarea si mentinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

Aceste funcții de asistent executiv sunt cunoscute și ca suport administrativ, din moment ce in momentul in care sunt efectuate, secretarul realizeaza efectiv munca administrativa.

Harta mentală a organizării călătoriei de afaceri a capului

Cum să faci și să folosești o hartă

Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

• documente organizatorice;
• documentatie de management;
• organizarea muncii cu documente;
• procesarea cazurilor pentru depozitarea ulterioară.

Rețineți că asistentul managerului, ale cărui atribuții coincid cu cele de mai sus, este adesea forțat să îndeplinească o serie de sarcini personale. Se recomandă ca această gamă de responsabilități să fie determinată direct în momentul aplicării pentru un loc de muncă.

Calitățile personale ale unui asistent manager

Sarcinile unui asistent manager nu sunt ușoare. Prin urmare, angajatul trebuie să fie cât mai pregătit pentru implementarea lor, atât moral, cât și fizic. Să ne uităm la cele mai importante calități personale pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

Rezistență la stres. Această calitate este obligatorie datorită volumului mare de muncă și îndatoririlor unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la un mod de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă forțele chiar la începutul zilei de lucru.

Sociabilitate. Se știe că în sala de așteptare a capului nu este niciodată liniște: mereu sunt vizitatori care așteaptă acolo, sau sună telefonul. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să obțină o audiență cu liderul. În același timp, toți cei care doresc să aibă întrebări, obiective și dispoziții diferite, trebuie să găsească un limbaj comun pentru toți și să le câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dvs. este puțin probabil să fie mulțumit dacă un client furios intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina unui asistent personal va fi să prevină astfel de situații, ceea ce este imposibil în absența abilităților de comunicare. Principalul lucru este că sociabilitatea nu se revarsă în vorbăreț.

Greșeli și prostii ale unui asistent pe care managerul le va observa cu siguranță

Alte greșeli și cum să le evitați

Atenție. Această calitate este de mare importanță în lucrul cu documente. Un asistent personal ar trebui să fie capabil să evalueze dintr-o privire corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, principala cauză a erorilor în documente este doar neatenția.

Memorie. Se știe că lucrul cu documente este asociat cu o cantitate mare reglementări și legi pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, în fiecare zi recepția primește un numar mare de cheamă să nu fie uitată. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea curenta treburile etc. Toate acestea necesită ca secretara să aibă o memorie bună și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

Ce calități sunt importante pentru asistenți: din punctul de vedere al managerilor și al asistenților înșiși

Ce asistenți și secretari așteaptă lideri

În plus, un asistent eficient trebuie să fie proactiv și să aibă inteligență emoțională dezvoltată. Inteligența emoțională scăzută pentru un asistent manager este o contraindicație pentru acest job. Prin urmare, trebuie doar să vă înțelegeți emoțiile și să le puteți gestiona, precum și să înțelegeți emoțiile celorlalți.

Verificați dacă ați dezvoltat inteligență emoțională

Una dintre calitățile importante pentru un lider într-un asistent este proactivitatea. Un astfel de asistent ia inițiativa. El calculează cu un pas înainte, pregătește opțiuni de rezervă, clarifică Informatii suplimentareși detalii, pune întrebări, ia decizii. Un asistent proactiv are trei abilități importante: curiozitate, responsabilitate și creativitate.

Verifică cât de curios ești

Descărcați și faceți testul

Calitățile profesionale ale unui asistent manager

Calitățile profesionale cerute în munca unui asistent personal al șefului alcătuiesc o listă impresionantă. Pentru a le determina, puteți utiliza și standardul profesional, care afișează clar ce aptitudini sunt necesare pentru îndeplinirea anumitor sarcini de serviciu. Așadar, pentru a desfășura suport organizatoric pentru activitățile șefului, un asistent personal trebuie să aibă multe calități profesionale.

1. Înțelegeți specificul activitati de productie organizatii:
   • specificul industriei;
   • modele de interacțiune între organizație și mediul extern.
2. Să fie capabil să comunice cu conducerea organizației și departamentele acesteia.
3. Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
   • funcții de autogestionare;
   • principii și reguli de planificare a timpului de lucru;
4. Aflați cum să vă stabiliți obiective. Fundamentele planificarii.
5. Cunoașteți principiile prioritizării.

Cum să-ți prioritizezi dezvoltarea

Descrierea postului asistent manager - un document care definește în mod clar specificul sarcinilor îndeplinite de angajatul în funcția relevantă, deoarece poate include o gamă largă de atribuții. Ce să căutați atunci când compilați instrucțiuni, vom spune în articolul nostru.

Ce este un asistent manager

Postul de „asistent al CEO” poate implica funcții de post foarte diferite. Un angajat al companiei care o ocupă, în practică, poate fi:

• șeful actual adjunct al companiei pentru anumite grupuri de probleme (de exemplu, juridice);
• secretarul personal al directorului.

Să studiem mai detaliat caracteristicile instrucțiunilor pentru fiecare dintre poziții.

Fișa postului directorului general adjunct (adjunct)

În instrucțiunile directorului asistent pentru un anumit grup de probleme, se consemnează în primul rând că acest angajat:

• aparține categoriei conducătorilor;
• raportează direct directorului general.

În ceea ce privește atribuțiile sale, un astfel de specialist este de fapt egal cu adjunctul șefului companiei. Acest angajat este supus unor cerințe de calificare destul de înalte:

• Disponibilitate educatie inaltaîn funcție de profilul problemelor speciale (de exemplu, juridice);
• experiență de lucru pe termen lung - 3 ani sau mai mult.

În plus, instrucțiunile pentru acest specialist indică o listă de surse după care ar trebui să se ghideze. De regulă, acesta este un ansamblu de documente foarte complex: poate cuprinde acte juridice de reglementare legate atât de legislația generală, cât și de cea specială din domeniul activităților companiei, acte locale, materiale metodologice, educaționale, surse care reflectă practica de drept.

Directorul adjunct pentru un grup special de probleme are adesea subordonați altor angajați, are multă autoritate de organizare evenimente de afaceri, emiterea de ordine și directive, monitorizarea activității diferitelor departamente ale companiei.

Manualul asistentului personal de regie

Funcția de asistent director poate corespunde și cu funcția de secretar care prestează muncă în recepție.

ÎN fișa postului de asistent manager, care îndeplinește această funcție, se poate repara că:

• aparține categoriei specialiștilor;
• raportează nu numai directorului general, ci și șefului serviciului responsabil de managementul personalului, în ceea ce privește funcțiile de secretariat.

Astfel, un director asistent în statut de secretar are o autoritate disproporționat mai mică decât un specialist care, prin propriul său functii de munca corespunde directorului general adjunct. Acest lucru predetermina cerințe de calificare semnificativ mai puțin stricte pentru acest angajat. De regulă, este suficient ca acesta să aibă studii medii pentru a ocupa un post, iar cerințele de experiență de muncă pentru un secretar nu pot fi stabilite în principiu.

Lista surselor după care ar trebui să se ghideze secretarul este, de asemenea, semnificativ mai restrânsă decât în ​​cazul directorului adjunct propriu-zis. De regulă, vorbim de norme legale generale, precum și de acte locale care reglementează direct activitatea secretarului.

Asistentul directorului general al companiei, care îndeplinește funcția de muncă de secretar, de cele mai multe ori nu are în subordine alți angajați. Cu toate acestea, acesta poate fi împuternicit să transmită cereri și comenzi altor angajați, dacă este necesar pentru îndeplinirea funcțiilor sale de muncă.

De unde să descărcați un exemplu de descriere a postului de asistent director

Întrucât, în practică, un asistent al șefului unei companii poate fi înțeles fie ca adjunct, fie ca secretar (2 posturi care sunt diferite în ceea ce privește funcțiile și atribuțiile de muncă), oferim exemple de instrucțiuni pentru angajații care dețin fiecare dintre aceste funcții.