Prístupy k organizácii kancelárskej práce a správe dokumentácie v Rusku a na Západe sú odlišné. V Rusku sa plánuje centralizácia spracovania dokumentov s cieľom vykonávať jednotnú kontrolu nad ich prechodom a vykonaním. Dokumenty sa najprv oznámia vedeniu organizácie a súčasne sa vytvorí príslušné rozhodnutie vedenia. Potom sa rozhodnutie postupne zostupuje cez inštancie – ku konkrétnym interpretom, čoraz podrobnejšie.
Pri tradičnom papierovom pracovnom postupe je vyhotovenie dokumentu vrátane vydania uznesenia o ňom spojené s prenosom originálu dokumentu (jeho kópie) od jedného úradníka k druhému. Zároveň každý pohyb dokumentu alebo úkon na dokumente evidujú príslušné útvary (zamestnanci – referenti) vyznačením v registračných formulároch1.
Pri vykonávaní dokumentu teda vznikajú dva informačné toky. Prvý tok súvisí s posunom samotného dokumentu:
1) dokument dorazí na úrad, kde je zaregistrovaný;
2) z kancelárie sa dokument odovzdá prednostovi na rozhodnutie o ňom;
3) po prijatí uznesenia a určení vykonávateľov sa písomnosť a jej kópie zasielajú vykonávateľom;
4) vyhotovený dokument sa odpíše do spisu.
Druhý informačný tok je uzavretý do registračného formulára, v ktorom sú zaznamenané údaje:
1) v čase registrácie dokumentu: evidenčné číslo pridelené dokumentu, údaje o korešpondentoch prijatého dokumentu, zhrnutie dokument, iné všeobecné údaje (napríklad zloženie dokumentu, poznámky a pod.);
2) skutočnosť o prijatí uznesenia sa zaznamená tak, že sa do registračnej karty doplnia údaje o autorovi uznesenia, text uznesenia, mená vykonávateľov listiny, lehota na vyhotovenie listiny, menuje autor uznesenia;
3) pri vyhotovení listiny sa do registračnej karty doplnia texty správ vykonávateľov, skutočný termín vyhotovenia listiny;
4) odpísanie dokladu k prípadu je sprevádzané doplnením evidenčného listu o čísla (názvy) prípadov, v ktorých bude uložený originál a kópie vyhotoveného dokladu.
Prítomnosť dvoch informačných tokov je charakteristickým znakom ruskej kancelárskej práce a ilustruje zavedený postup, keď niektorí zamestnanci pracujú s dokumentmi, zatiaľ čo iní kontrolujú priebeh spracovania dokumentov z formálnych dôvodov. Vzniká tak množstvo problémov, z ktorých hlavným je rozpor medzi centralizovanou kontrolou práce s dokumentmi a v podstate decentralizovaným procesom skutočného vybavovania dokumentov.
V dôsledku toho je prakticky nemožné centrálne sledovať pohyb dokumentov v reálnom čase bez použitia nástrojov automatizácie: to si napokon vyžaduje obrovské mzdové náklady nielen na vedenie registračných denníkov a kartoték v každej divízii, ale aj na rýchla centralizovaná konsolidácia relevantných informácií do jednotných registrov podniku. Nedostatok technológie automatizovanej správy dokumentov vedie v konečnom dôsledku k tomu, že spravidla nie je možné v žiadnom okamihu presne povedať, na ktorých dokumentoch inštitúcia pracuje, aká je história a Aktuálny stav ten či onen problém, čo presne umelci robia.
V tejto súvislosti M.V. Larin poznamenáva „potrebu prechodu k vytváraniu vysoko efektívnych systémov riadenia celého komplexu informačných a dokumentačných zdrojov pri dosahovaní strategických a operatívnych cieľov riadenia v akýchkoľvek organizáciách, najmä v aparáte štátnej správy“1.
Západný prístup k riadeniu sa vyznačuje zásadne väčšou mierou decentralizácie práv a povinností. Vyjadruje sa to v skutočnosti, že úradníci zodpovední za riešenie určitých problémov v organizácii majú všetky potrebné právomoci na prácu s príslušnými dokumentmi.
Napríklad, na rozdiel od vyššie uvedenej schémy, po prijatí dokumentu bez registrácie a zapísaní do kartotéky bude tento odoslaný priamo dodávateľovi a jeho ďalší osud bude závisieť len od svedomitosti zamestnanca. Prirodzene, takáto decentralizácia práce s dokumentmi výrazne zjednodušuje organizáciu pracovného toku.
Národné normalizačné služby v rámci Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu - ISO (International Organization for Standardization, ISO) vypracovali Spoločné pravidlá pre prípravu a spracovanie medzinárodnej dokumentácie. V súčasnosti sú v tejto organizácii zastúpené národné orgány 130 štátov.
Určitý prístup vychádza z medzinárodných štandardov – predpisov v oblasti správy dokumentov, vrátane elektronické dokumenty. V prvom rade ide o normu ISO 15489, ktorá bola prijatá ako ISO 15489-1:2001 „Informácie a dokumentácia. operatívne účtovníctvo. Časť 1: Všeobecné zásady“ a ISO 15489-2:2001 „Informácie a dokumentácia. operatívne účtovníctvo. Časť 2: Správa“. Tieto akty sú vyvinuté Medzinárodná organizácia o normalizácii, príslušné štruktúry Európskej únie, národné výbory pre normalizáciu a iné vládne organizácie, ako aj združenia špecialistov v tejto oblasti.
Medzinárodné a zahraničné predpisov o správe dokumentov sa výrazne líšia od domácich v tom, že nejde o mimoriadne jasné a jasné pokyny, ale o popis zovšeobecnených predstáv, požiadaviek a metód bez konkrétnych spôsobov praktickú realizáciu, ktorý je priradený užívateľovi. Pre organizácie majú zvyčajne poradenský charakter.
V domácej kancelárskej práci sa už tradične kládol dôraz na spracovanie detailov a formy dokumentov. Systémy správy dokumentov implementovali funkcie jednoduchej registrácie informácií a formálneho riadenia priebehu dokumentov vykonávateľmi v rámci celého reťazca vybavovania vydania. Zároveň požiadavky na automat predškolské systémy- ide o odraz zmysluplných etáp plánovania, motivácie zamestnancov k činnosti, zohľadňovanie odborných informácií, odborných posudkov a prognóz, ktoré sa čoraz viac zohľadňujú pri rozhodovaní.
Normy ISO definujú dokument ako informácie vytvorené, získané a uchovávané organizáciou alebo jednotlivcom ako dôkaz na podporu právnych záväzkov alebo riadiacich činností. Na rozdiel od zavedenej terminológie ruských noriem pripadá v ISO hlavná záťaž v termíne „dokument“ na funkcie, ktoré dokumenty implementujú v obchodných procesoch organizácií, a nie na formálne vlastnosti dokumentu.
Pod správou záznamov sa rozumie oblasť riadenia zodpovedná za účinnú a systematickú kontrolu tvorby, prijímania, uchovávania, používania a zisťovania osudu dokumentov vrátane procesov zhromažďovania a uchovávania evidencie činnosti a informácií o nej v formu dokumentov.
Najviac všeobecné zásady riadenie dokumentácie (tvorba, zhromažďovanie a správa akýchkoľvek dokumentov na akomkoľvek médiu) a informačných zdrojov v organizácii, ktoré sú uvedené v ISO, zahŕňa zriadenie a dokumentáciu:
1) základné pravidlá a normy pre prácu s dokumentáciou v organizácii;
2) rozdelenie zodpovednosti a právomocí v oblasti práce s dokumentáciou medzi zamestnancov organizácie;
3) obchodné procesy a technológie.
V Rusku bola ISO 15489 schválená 12. marca 2007 ako GOST R ISO 15489 s cieľom urýchliť jej implementáciu do praxe. Norma ISO:
1) upravuje správu dokumentov na akomkoľvek médiu v akomkoľvek formáte a informačných zdrojov vytvorených, vytvorených alebo prijatých organizáciami akejkoľvek formy vlastníctva v priebehu ich činnosti, ako aj osobami, ktorých profesijné povinnosti sú vytváranie a (alebo) spracovanie dokumentov;
2) uľahčuje vývoj a implementáciu systémov správy dokumentov v organizáciách alebo ich zlepšovanie;
3) vyžaduje vypracovanie miestnych (interných) regulačných dokumentov organizácie;
4) vyžaduje, aby systém kontroly prístupu k záznamom zabezpečil, že sa zabezpečí primeraná kontrola prístupu prostredníctvom stanovenia stavu prístupu k dokumentom aj používateľom;
5) naznačuje, že správa záznamov v organizácii by mala zahŕňať zriadenie, aplikáciu a správu systémov správy záznamov integrovaných so systémami riadenia a procesmi riadenia;
6) fixuje najdôležitejšie typy prác v procese vytvárania automatizovaného systému dokumentárnej podpory pre manažment organizácie: fixovanie informácií o tom, aké typy obchodných aktivít vyžadujú dokumentáciu; kedy, ako a kde sa majú vytvárať dokumenty;
7) určuje, že z politiky riadenia a uchovávania dokumentov by malo byť prijaté vedenie organizácie a vzťahovať sa na všetkých zamestnancov, ktorých funkcie zahŕňajú vytváranie dokumentov; stanovuje zodpovednosť za akýkoľvek dokument v organizácii na každej úrovni riadenia;
8) obsahuje odporúčania pre riadenie dokumentov organizácie tak, aby spĺňali požiadavky medzinárodných noriem manažérstva kvality ISO;
9) neupravuje nakladanie s archívnymi dokumentmi v organizáciách (archívnych inštitúciách).
10) obsahuje odporúčania pre rozvoj a implementáciu systému správy dokumentov v organizácii.
Mnohé ustanovenia ISO priamo súvisia s ochranou informácií a ich médií, s bezpečnosťou samotnej organizácie, jej zamestnancov a jej vonkajšieho prostredia v súvislosti s uchovávaním a autorizovaným ničením informácií v súlade s požiadavkami súčasnej národnej legislatívy. Takéto ustanovenia sa používajú pri vývoji predpisov pre systém informačnej bezpečnosti v akejkoľvek organizácii.
Ak zhrnieme vyššie uvedené, treba poznamenať, že vypracovanie riadiacej dokumentácie by nemalo byť samoúčelné, ale malo by pridávať hodnotu. Ciele podpory manažérskej dokumentácie ako majú subsystémy manažérskeho systému zodpovedať cieľom organizácie a jej riadenia. Podpora dokumentácie riadenie by malo odrážať interakciu prvkov systému riadenia a prispievať k efektívnosti tejto interakcie. K tomu sa samotná správa dokumentácie musí stať systémom vzájomne prepojených, interagujúcich, vzájomne sa podporujúcich komponentov.

Toto sú hlavné prístupy k organizácii dokumentačnej podpory manažmentu

Celý proces riadenia je presiaknutý informáciami, ktoré sú podkladom pre rozhodovanie a sú založené na operatívnej práci s dokumentmi, v ktorých sú zaznamenané. Organizácia práce s dokumentmi ovplyvňuje kvalitu práce riadiaceho aparátu, organizáciu a kultúru práce vedúcich zamestnancov.

Dokumentačná podpora manažmentu sa stáva jedným z hlavných faktorov konkurencieschopnosti každého podniku. Správne organizovaný case management skracuje čas potrebný na vyhľadávanie, zvyšuje presnosť a aktuálnosť informácií, eliminuje ich redundanciu. Preto je potrebné zlepšiť organizáciu práce s dokumentmi.

S cieľom zlepšiť dokumentačnú podporu manažmentu v spoločnosti Pravda sro sa navrhuje zaviesť množstvo zmien a doplnkov do organizácie kancelárskej práce. Je potrebné vypracovať súbor regulačných a organizačných dokumentov.

Tento balík by mal obsahovať nasledujúce dokumenty:

• Pokyny na vykonávanie kancelárskych prác;
• Harmonogram toku dokumentov
• náplň práce sekretárka – referentka;
• nomenklatúra prípadu.

Správna organizácia práce s dokumentmi je mimoriadne dôležitým problémom pre každú organizáciu; preto je nevyhnutné, aby zamestnanec, ktorý je poverený dokumentačnými službami, nemal iné funkčné povinnosti, ktoré nesúvisia s prácou v kancelárii.

Základom pre zjednotenie a vývoj nových dokumentov sú štátne normy pre dokumenty.

Technologický proces spracovania dokumentov zahŕňa použitie nová schéma tok dokumentov, berúc do úvahy jeho objem, štruktúru organizácie, umiestnenie štrukturálnych divízií, optimálny počet inštancií pohybu pre určité kategórie dokumentov a operácií vykonávaných na každej z inštancií. Zlepšenie podpory dokumentácie v Pravda LLC sa musí vykonávať dôsledne za aktívnej účasti všetkých manažérov a odborníkov, ako aj zamestnancov podniku.

Tabuľka 3.1

1. V dôsledku analýzy predškolskej vzdelávacej inštitúcie Pravda, sro sa zistila absencia potrebného regulačného a metodického dokumentu, ako sú pokyny pre prácu v kancelárii. To určilo tento smer zlepšovania kancelárskej práce.

Pokyn kancelárskej práce definuje pravidlá, techniky, procesy tvorby dokumentov a postup pri práci s nimi a upravuje aj niektoré oblasti súvisiace so špecifikami podniku. Inštrukcia stanovuje formu organizácie pracovného toku, určuje postup pri práci s dokumentmi zamestnancov podniku ako vykonávateľov dokumentov, opravuje funkčné povinnosti osoby zodpovedné za kancelársku prácu v štrukturálnych divíziách Návod bol vypracovaný na základe analýzy podnikateľskej činnosti a vymedzuje oblasti, v ktorých legislatíva, predpisy, normy a praktické rady sú najviac použiteľné pri tvorbe dokladov súvisiacich s podnikateľskou činnosťou.

Manuál vedenia záznamov, ktorý odráža politiku v oblasti správy dokumentov, by mal byť pravidelne revidovaný, aby odrážal aktuálne potreby obchodných aktivít.

V súlade s národnou normou GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“ organizácie by mali definovať a zdokumentovať politiku správy dokumentov. Jeho cieľom by malo byť vytváranie a správa spoľahlivých a použiteľných záznamov, ktoré dokážu podporovať podnikateľské aktivity počas stanoveného časového obdobia.

Inštrukcia by mala pozostávať z nasledujúcich častí:

• 1. Všeobecné ustanovenia.
• 2. Pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov.
• 3. Požiadavky na podrobnosti dokladov.
• 4. Organizácia pracovného toku.
• 4.1. Postup prijímania, registrácie, odosielania a kontroly prichádzajúcich dokumentov.
• 4.2. Postup prípravy a registrácie odchádzajúcich a interných dokumentov.
• 4.3. Organizácia kontroly vykonávania dokumentov.
• 5. Príprava a realizácia organizačných a administratívnych dokumentov (objednávky, protokoly, porady úradu).
• 6. Zostavovanie nomenklatúry prípadov.
• 7. Vytváranie a vykonávanie prípadov.
• 8. Používanie a ukladanie dokumentov pri súčasnej kancelárskej práci.
• 9. Príprava podkladov na následné uloženie a použitie
• 10. Prenos prípadov do archívu

Obsah tohto pokynu by teda mal pokrývať celý administratívny proces v spoločnosti Pravda LLC. Pri práci s dokumentmi sa každý zamestnanec bude môcť riadiť konkrétnymi a jasnými požiadavkami a odporúčaniami na realizáciu každej kancelárskej pracovnej operácie.

Pokyn na vedenie evidencie musí byť vyhotovený na všeobecnom hlavičkovom papieri Pravda sro (príloha 4) a schválený na príkaz riaditeľa. Jeho ustanovenia by nemali byť v rozpore so súčasnou právnou úpravou v oblasti informácií a dokumentácie. Umožní vám regulovať hlavné obchodné fázy, čo umožňuje jednotnejšie pracovať s dokumentmi, eliminovať možnosť ich straty a zabezpečiť vyhotovenie dokumentov v súlade s požiadavkami modernej legislatívy.

2. Pracovná náplň - právny akt, ktorý ustanovuje a upravuje organizačné aspekty činnosti úradníkov, špecialistov a zamestnancov iných kategórií, ktoré tvoria personál moderných inštitúcií, organizácií a podnikov.

Ide o dokument, ktorý definuje právne postavenie zamestnancov spoločnosti. Je potrebné, aby tajomník načrtol rozsah svojich povinností, zabezpečil práva, nadviazal vzťahy, zameniteľnosť s inými zamestnancami v prípade neprítomnosti alebo z dôvodu dočasného preťaženia.

Správne definované pracovné povinnosti sú základom efektívneho riadenia. Manažéri a špecialisti musia vedieť, aké sú ich právomoci. Zároveň je potrebné vyčleniť povinnosti, ktoré nemožno delegovať na iných. Kruh úradné povinnosti sa určuje na základe štandardných pracovných náplní a špecifikuje v závislosti od charakteristík deľby a spolupráce práce v organizácii.

Pracovná náplň tajomníka sa vyhotovuje na spoločnom tlačive s rohovou úpravou podrobností, podpisuje ho zamestnanec, ktorý tento pokyn zostavil, a schvaľuje riaditeľ spoločnosti. Pracovná náplň je vypracovaná v súlade s jednotnou formou pracovnej náplne, zakotvenou v USORD.

Hodnota popisu práce ako organizačného dokumentu je, že:

• - fixuje právne postavenie a miesto zamestnanca v systéme riadenia;
• - vymedzuje svoje úlohy, funkcie, práva a povinnosti;
• - umožňuje primerane hodnotiť výsledky činností;
• - je právny základ na atestáciu zamestnanca, určenie jeho disciplinárnej a hmotnej zodpovednosti;
• - ustanovuje organizačný základ pre prácu tajomníka.

Pri písaní popisu práce by ste mali používať odporúčania GSDOU, t.j štandardná sada obchodné operácie a organizácia ich realizácie.

Štruktúra textu popisu práce by mala obsahovať tieto časti:

• - Všeobecné ustanovenia.
• - Hlavné úlohy a funkcie.
• - Zodpovednosti.
• - Práva.
• - Zodpovednosť.
• - Vzťahy podľa pozície.

Všeobecné ustanovenia vymedzujú úlohu zamestnanca, jeho hlavnú úlohu, kým je menovaný, komu je podriadený a na koho priamo dohliada, aké doklady v praxi používa. Úroveň kvalifikácie je regulovaná.

Funkcie úradníka by mali byť stanovené na základe vhodného rozloženia celého komplexu prác, pričom je dôležité vyhnúť sa duplicite a paralelnosti.

Práva vyplývajú zo špecifických úloh, legislatíva stanovuje základné ustanovenia spoločné pre všetky farmy. Je potrebné usilovať sa o to, aby každý mal dostatočné práva na samostatné riešenie problémov v rámci svojich povinností. Sekcia rieši problematiku prijímania pracovníkov, špecialistov a zamestnancov do práce a ich prepúšťania, povzbudzuje zamestnancov a ukladá im sankcie.

Zamestnanec musí byť zodpovedný za oblasť činnosti, ktorá mu bola pridelená, za presné a včasné plnenie povinností, ktoré mu boli pridelené, a za dodržiavanie stanoveného postupu.

Na základe pozorovaní a analýzy povinností tajomníka a vykonávaných operácií bol vypracovaný návrh pracovnej náplne (príloha 5).

• 3. Plán pracovného toku je plán alebo diagram, ktorý popisuje pohyb primárnych dokumentov v podniku od momentu ich vytvorenia do momentu ich presunu do úložiska. Pre každý dokument obsahuje harmonogram pracovného toku spravidla tieto vzorové časti:
  • poradie vytvorenia dokumentu: počet kópií; zodpovedný za vydanie; zodpovedný za odbavenie; zodpovedný za vykonanie; doba vykonania;
  • postup kontroly dokumentu: osoba zodpovedná za kontrolu; kto predkladá na overenie; prezentačná objednávka; termín odovzdania;
  • Postup spracovania dokumentov: exekútor; doba vykonania;
  • postup prenosu dokumentu do archívu: výkonný umelec; prestupové obdobie.

Povinnosti všetkých zamestnancov organizácie zahŕňajú ustanovenia o vytváraní a predkladaní primárnych podporných dokumentov súvisiacich s oblasťou ich činnosti v prísnom súlade s harmonogramom pracovných postupov. Organizuje prácu na zostavení harmonogramu pracovného postupu Hlavný účtovník. Harmonogram pracovného toku schvaľuje príkaz vedúceho podniku, inštitúcie. Harmonogram by mal ustanoviť racionálny tok dokumentov v podniku, v inštitúcii, t.j. zabezpečiť optimálny počet oddelení a vykonávateľov pre absolvovanie každého primárneho dokumentu, určiť minimálnu dobu jeho zotrvania na oddelení. Harmonogram pracovného toku by mal pomôcť zlepšiť všetky účtovné práce v podniku, v inštitúcii, posilniť kontrolné funkcie účtovníctvo, zvýšenie úrovne mechanizácie a automatizácie účtovníckych prác. Harmonogram pracovného postupu môže byť zostavený vo forme diagramu alebo zoznamu prác na vytváraní, overovaní a spracovaní dokumentov vykonaných každou divíziou podniku, inštitúciou, ako aj všetkými výkonnými umelcami s uvedením ich vzťahu a termínov pre dokončovacie práce, alebo vo forme tabuľky. Návrh harmonogramu pracovného postupu je uvedený v prílohe 6.

4. Navrhovanie nomenklatúry záležitostí organizácie

Vzhľadom na evidenčnú službu v Pravda sro treba poznamenať, že neexistuje archív podniku.

Spolu s organizáciou pracovného toku pojem „organizácia práce s dokumentmi“ zahŕňa ukladanie dokumentov a ich využitie v činnosti inštitúcie.

Účtovanie dokladov je zabezpečené ich evidenciou - evidenciou poverení o doklade v predpísanej forme, zafixovaním skutočnosti vytvorenia dokladu, jeho odoslania alebo prijatia. Spolu s funkciou účtovania dokumentov vám registrácia umožňuje kontrolovať vykonávanie dokumentov, vyhľadávať dokumenty na žiadosť oddelení a zamestnancov inštitúcie.

Súbor dokončenej dokumentácie je akousi pamäťou organizácie, ktorej príťažlivosť umožňuje analyzovať prácu tímu, riešiť kontroverzné problémy a prijímať manažérske rozhodnutia.

Hlavná je nomenklatúra prípadov klasifikačná príručka akejkoľvek organizácie a používa sa pri budovaní systému na vyhľadávanie informácií. Na zostavenie číselníka vecí je potrebné poznať požiadavky, ktoré ukladajú regulačné a metodické dokumenty - Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia, Základné pravidlá prevádzky rezortných archívov, metodické materiály na vypracovanie číselníka vecí.

S organizáciou systematizovaného uchovávania dokumentov technologicky najužšie súvisia doby evidencie a uchovávania dokumentov, pretože sú hlavnými faktormi pri výbere a zabezpečení systému na akumuláciu dokumentov v procese operatívnej práce. Lehoty uchovávania a systém indexov pre dokumentové komplexy (skrinky, úložné jednotky) sú stanovené v nomenklatúre prípadov.

Nomenklatúra prípadov by mala v ideálnom prípade zahŕňať všetky dokumenty, kartotéky, registračné a referenčné a dokumentové polia všetkých štruktúrnych divízií a funkcionárov organizácie bez výnimky, bez ohľadu na typ média, stupeň utajenia a spôsob fixácie dokumentárnych informácií. .

Osoby zodpovedné v organizácii alebo štruktúrnej jednotke za podnikanie sú povinné zabezpečiť bezpečnosť dokumentov.

Aby sa zaistila fyzická bezpečnosť, dokumenty sa ukladajú do pevných obalov alebo do šanónov. Aby sa predišlo strate dokumentov od ich vytvorenia až do ich archivácie alebo zničenia, musia byť uložené v pracovných priestoroch alebo na špeciálne určených miestach.

Zakladanie podnikania v organizácii začína okamžite od začiatku roka. Preto sa pre každý prípad uvedený v nomenklatúre do začiatku roka vytvorí priečinok. Názov organizácie je uvedený na obale. Potom sa na nový riadok napíše názov štruktúrnej jednotky, napríklad účtovníctvo. Nižšie, v strede obálky, je uvedený index puzdra podľa nomenklatúry. V spodnej časti obalu spisu je uvedená lehota uloženia spisu (ak má spis trvalú dobu uloženia, napíše sa „uchovať natrvalo“).

Dokumenty trvalého a dočasného uloženia v organizácii sú zoskupené do samostatných prípadov.

Na konci administratívneho roka sa prípady trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov), ako aj prípady dočasného uloženia (do 10 rokov), na pokyn vedenia organizácie, presúvajú do archívu organizácia. V niektorých prípadoch je možné dokumenty preniesť na uloženie do rezortných alebo štátnych archívov. Postup pri odovzdávaní prípadov, postup pri používaní dokumentov uložených v archívoch sú uvedené v regulačných dokumentoch.

Vo vnútri prípadu budú dokumenty systematizované v otázkach – logickom, chronologickom, abecednom a číselnom poradí. Systematizácia určitých kategórií dokumentov má svoje špecifiká. Takže administratívne dokumenty (príkazy, príkazy, uznesenia atď.) sú tvorené podľa druhu a chronológie.

Na pracoviskách účinkujúcich by mali byť dokumenty uložené v šanónoch, šanónoch, šanónoch-registrátoroch. Na druhej strane sú uložené v podnosoch, zavesených blokoch, ktoré sú inštalované na kancelárskych stoloch alebo sú do nich zabudované. V súčasných archívoch katedier, na umiestnenie Vysoké číslo dokumenty vyplnené v kartotéke sa odporúča použiť regály a skrine s pohyblivými a pevnými časťami.

V archívoch organizácie, v špeciálnych archívoch, by sa dokumenty mali uchovávať v špeciálnych miestnostiach, ktoré poskytujú skladovacie podmienky, pomocou kovových regálov rôznych veľkostí a rôznej miere mechanizácie.

Každý dokument vytvorený v spoločnosti je zahrnutý do zodpovedajúceho dokumentačného systému ako jeho prvok. Systém dokumentácie je chápaný ako súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie. Preto pre správne účtovníctvo a systematizáciu, na základe ktorej sa organizuje usporiadané skladovanie a pohyb zdokumentované informácie, organizácia potrebuje vypracovať špeciálny dokument - nomenklatúru prípadov (príloha 7).

Súbor organizačných a regulačných dokumentov prispeje k racionálnejšiemu rozdeleniu funkcií a povinností medzi zamestnancov, zvýši produktivitu práce, zníži mzdové náklady a presnejšie a efektívnejšie fungovanie organizácie.

5. Vypracovanie matice pre rozdelenie funkcií pre dokumentárnu podporu riadenia (príloha 8).

Dokumentačná podpora riadiacich činností organizácie je najdôležitejšou obslužnou funkciou riadenia, od racionálna organizácia ktoré určujú rýchlosť a kvalitu manažérskeho rozhodovania, efektívnosť organizácie ako celku.

Manažérske rozhodnutie je výber jednej z možných možností akcií, ktoré vám umožňujú dosiahnuť váš cieľ, vyriešiť konkrétny problém. Funkcie podpory manažérskej dokumentácie úzko súvisia s vypracovaním manažérskeho rozhodnutia, keďže práve v dokumentoch sú zaznamenané všetky najdôležitejšie manažérske rozhodnutia. V praxi sa manažéri a špecialisti neustále stretávajú s potrebou prijímať rôzne druhy rozhodnutí. Toto je jeden z najdôležitejších momentov ich činnosti, produkt ich práce.

Proces prípravy a rozhodovania pozostáva z niekoľkých etáp: stanovenie cieľov na základe konkrétnej situácie a formulovanie problému; zber a štúdium potrebných informácií; vývoj možných postupov.

Zvážte jednotlivé fázy vývoja manažérskeho rozhodnutia:

Definícia cieľov a formulácia problému. Cieľ je zamýšľaná podmienka, ktorá motivuje rozhodnutie. Problémy môže identifikovať vedenie organizácie, vedúci oddelení, bežní pracovníci. V dôsledku získavania, triedenia a usporiadania informácií sa odhalí prítomnosť problému alebo jeho absencia. Formulovanie problému vyžaduje určenie skutočného a požadovaného stavu objektu, existujúcich obmedzení a kritérií pre optimálne riešenia. Identifikáciou problému ho vedúci zaradí medzi ostatné problémy.

Zhromažďovanie a štúdium potrebných informácií. V tejto fáze sú relevantné informácie o vonkajších a vnútorné prostredie organizácie na daný problém. Na rozhodnutie to však nemusí stačiť, preto je potrebné, aby sa do procesu zhromažďovania informácií zapojilo čo najviac zamestnancov. Poskytované informácie musia byť relevantné, spoľahlivé, aktuálne, zodpovedajúce skutočným udalostiam. Včasný príjem potrebných informácií je zabezpečený efektívnym systémom dokumentačnej podpory manažmentu. Na určenie toho, aké by malo byť optimálne riešenie, je potrebné stanoviť kritériá, podľa ktorých sa budú hodnotiť alternatívy.

Vývoj možných možností konania. V ideálnom prípade je potrebné upozorniť na všetky možné kroky, ktoré by mohli problém odstrániť alebo využiť vzniknuté príležitosti a zabezpečiť dosiahnutie cieľov.

Rozhodovanie. Ak je problém správne posúdený a alternatívne riešenia sú starostlivo vyhodnotené, je pomerne jednoduché rozhodnúť sa. Mnohí manažéri sa tomu však snažia vyhnúť alebo to preniesť na niekoho iného, ​​aby neprebrali zodpovednosť za následky.

Treba poznamenať, že všetci zamestnanci organizácie pracujú s dokumentmi. Dokumenty sa vždy vytvárajú výlučne na akýkoľvek účel: buď na zabezpečenie informácií pri plnení úloh, alebo na žiadosť regulačných orgánov.

Zamestnanec organizácie sa snaží o konsolidáciu informácií v dokumentoch pri riešení nasledujúcich úloh: riadenie bežnej práce, keď je spojená s prijímaním a prenosom veľkého množstva informácií; riadenie zdrojov organizácie v čase a priestore v súčasnom režime a v budúcnosti; riadenie (koordinácia práce) podriadeného personálu; vykonávanie dohôd s externých organizácií; reflexia priebehu udalostí, udalostí; analýza rôznych údajov, ich vyhodnotenie; zhrnutie výsledkov práce za určité obdobie; plánovanie pracovného času.

Zamestnanec, ktorý zostavuje jeden alebo iný typ servisného dokumentu, teda vykonáva určitú funkciu v súlade so svojou úlohou v organizácii, so svojimi pracovnými povinnosťami. Kvalita a včasnosť prípravy dokumentov ovplyvňuje výkon tak jednotlivého zamestnanca, ako aj organizácie ako celku, a preto zvyšuje jej konkurencieschopnosť.

6. Návrh schémy cesty pre pohyb prichádzajúcich, odchádzajúcich a spustiteľných dokumentov (príloha 9, 10).

Pre výber optimálnych trás pre pohyb dokumentov v organizácii boli vypracované racionálne trasovo-technologické schémy pre pohyb a spracovanie dokumentov. Schémy vám umožňujú určiť miesta operácií na ich spracovanie.

Dokumenty v organizácii sa prenášajú z jednej štrukturálnej jednotky do druhej alebo od dodávateľa k dodávateľovi a vykonávajú sa s nimi určité administratívne operácie. V dôsledku toho efektívnosť riešenia problémov zaznamenaných v dokumentoch závisí od rýchlosti doručenia a spracovania dokumentov, čo je zase spôsobené organizáciou správy dokumentov v organizácii.

Základné princípy organizácie pracovného toku: prechod dokumentov musí byť rýchly; každý pohyb dokladu musí byť odôvodnený, je potrebné vylúčiť alebo obmedziť vrátenie dokladov; postup odovzdávania a proces spracovania hlavných typov dokumentov by mali byť jednotné.

Hlavnou úlohou organizácie pracovného toku je teda priamosť v pohybe dokumentov a ich jednorazové spracovanie.

Spracovanie došlých dokumentov predstavuje prvú fázu práce s prijatými dokumentmi.

Došlý dokumentový tok tvoria: dokumenty vyšších organizácií, dokumenty podriadených organizácií, dokumenty iných organizácií, sťažnosti a vyjadrenia občanov.

Odchádzajúce dokumenty v procese spracovania tiež prechádzajú niekoľkými inštanciami. Práca na nich pozostáva z vypracovania dokumentu, dotlače, schválenia, potvrdenia, podpísania, registrácie a spracovania na odoslanie.

Interné dokumenty prechádzajú týmito fázami: príprava návrhu dokumentu, dotlač, schválenie, potvrdenie, podpis, odovzdanie adresátovi. Trasy ich prechodu v etapách prípravy a vyhotovenia sú preto rovnaké ako pri odchádzajúcich dokumentoch a vo fáze vyhotovenia sa zhodujú s trasami prichádzajúcich dokumentov.

Najväčšia ekonomická efektívnosť sa dosahuje pri centralizovanom účtovnom systéme, t.j. pri koncentrácii všetkých evidenčných operácií na jednom mieste sa centralizáciou účtovných dokladov vytvárajú podmienky pre ich jednotnú evidenciu a mechanizáciu jednotlivých operácií. Centralizovaný systém umožňuje vytvoriť singel informačné centrum organizácie, ako aj prevádzková kontrola pre širokú škálu dokumentov. Štrukturálne jednotky zároveň sú oslobodené od mnohých duplikačných operácií.

ZLEPŠENIE DOKUMENTÁCIE PRE HR MANAŽMENT

Zinaková O.S.

federálny štátny rozpočet vzdelávacia inštitúcia vyššie odborné vzdelanie"Štátny inštitút umenia a kultúry Oryol"

ogiik. infokaf@ rambler.ru

Podpora dokumentácie ako jedna zo zložiek manažérskych funkcií je prítomná vo všetkých podnikových manažérskych systémoch, vrátane systému personálneho manažmentu. DOW je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Hlavným cieľom skvalitňovania DOE je stanoviť jednotné zásady pre prácu s dokumentmi na všetkých úrovniach riadenia, organizovať pracovný tok podniku, znižovať počet a zlepšovať kvalitu dokumentov, vytvárať podmienky pre efektívne využívanie progresívnych technické prostriedky a technológie na zhromažďovanie, spracovanie, presúvanie, analyzovanie informácií, zlepšovanie práce riadiaceho aparátu.

Personálny manažment svojou špecifickosťou, najmä zapojením značného počtu účastníkov do riadiaceho procesu, určitou postupnosťou prípravy, prijímania a implementácie manažérskych rozhodnutí a v neposlednom rade dôslednou reguláciou druhu činnosti potrebuje dokumentáciu aj vhodnú správu dokumentov. Dokumentačná podpora pre personálny manažment zahŕňa celý cyklus - tvorba (dokumentácia), spracovanie a pohyb dokumentov v organizácii od momentu ich vytvorenia zamestnancami. personálna služba alebo prijatia pred dokončením vykonania alebo prevodu na iné jednotky. Každý úsek služby personálneho manažmentu vypracúva, vypracúva a vykonáva dokumentáciu v súlade so svojím funkčným účelom, postup pri práci s ňou určujú interné predpisy, pravidlá a pokyny.

Zloženie vlastností systému dokumentačnej podpory pre personálny manažment zahŕňa:

1) prítomnosť značného množstva základné prvky, ktoré sú vzájomne prepojené informačnými kanálmi prenosu dát;

2) prítomnosť jedného spoločného cieľa riadenia pre celý systém a súkromných cieľov systému na akejkoľvek úrovni, ktoré sú podriadené spoločnému cieľu;

3) rozdelenie systému akejkoľvek úrovne na samostatné prvky, ktorých ciele a zámery sú podriadené cieľom a zámerom systému riadenia danej úrovne.

Ruská televízna a rozhlasová vysielacia sieť mesta Brjansk sa vo svojej činnosti riadi ústavou Ruská federácia, federálne zákony a iné regulačné právne akty Ruskej federácie, uznesenia, nariadenia vlády Ruskej federácie, prezidenta Ruskej federácie, ministerstiev a rezortov, Občiansky, pracovný a dôchodkový zákonník Ruskej federácie, nariadenia riaditeľstva Ruskej federácie. pravidlá, pokyny a predpisy vypracované v podniku.

Predškolské vzdelávacie inštitúcie pre personál ruskej televíznej a rozhlasovej siete Bryansk vykonáva personálna služba. Personálny manažment v unitárny podnik Ruská televízna a rozhlasová vysielacia sieť zahŕňa organizáciu náboru, výberu, prijímania personálu, jeho obchodné ocenenie, odborné poradenstvo a adaptácia, školenia, riadenie podnikateľskú kariéru a profesijné povýšenie, motivácia a organizácia práce, zvládanie konfliktov a stresu, zabezpečenie sociálneho rozvoja organizácie, uvoľnenie personálu a pod.. Mali by sem patriť aj otázky interakcie medzi vedúcim organizácie a službami zamestnanosti, manažment bezpečnosti personálu . Podľa pracovné právoúprava pracovných vzťahov v ruskej televíznej a rozhlasovej sieti sa vykonáva na náklady uzavretia, zmeny a doplnenia zamestnancom a zamestnávateľom kolektívne zmluvy, dohody a pracovné zmluvy. Hlavné usmerňovacie dokumenty v oblasti personálneho manažmentu v podniku sú ruská televízna a rozhlasová sieť:

Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie zo 14. marca 1997 N 12 „O certifikácii pracovísk pre pracovné podmienky“;

Vyhláška Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie z 31. augusta 2007 N 569 „O schvaľovaní postupu certifikácie pracovísk pre pracovné podmienky“;

Komentár k príkazu Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska z 31. augusta 2007 N 569 „O schválení Postupu atestácie pracovísk pre pracovné podmienky“;

Podnik má k dispozícii regulačné a právne dokumenty, ktoré upravujú dokumentárnu podporu manažmentu v podniku.

Počas analýzy organizácie predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa zistilo, že na prípravu dokumentov v ruskej televíznej a rozhlasovej sieti používajú zastarané pokyny „Typické pokyny pre kancelársku prácu na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie: registrovaná Ministerstvom spravodlivosti Ruska zo dňa 5. augusta 1993 č. 321“. Kontrola správnosti papierovania za rok 2013 ukázala, že 25 dokumentov bolo vypracovaných v rozpore s ustanoveniami Štátnych noriem Ukrajiny, GOST R. 6. 30-2003, k dokumentu neboli pripojené vysvetlivky. Toto sa považuje za porušenie čl. 1131 ustanovení Štátneho celoruského štandardu pre podporu manažérskej dokumentácie (GOSDOU).

Pre automatizáciu predškolskej vzdelávacej inštitúcie personálu je najbežnejším riešením automatizácia jednotlivých pracovísk (AWP): asistent tajomníka, manažér, účtovník alebo asistent manažéra. Hlavnou nevýhodou tohto prístupu je chýbajúce funkčné prepojenie medzi automatizáciou aplikačných procedúr a automatizáciou kancelárskych procedúr.

Pred podnikom, ktorý sa snaží vytvoriť efektívne prostredie o spracúvaní informácií na zlepšenie kvality riadenia sú dve závažné úlohy:

1) Skvalitnenie všetkých prác na príprave a spracovaní dokumentačných informácií vytvorením mechanizmu pre dokumentačnú podporu podniku (DOE).

2) Výber správnej stratégie automatizácie.

Na vyriešenie prvého problému je potrebné riadiť sa existujúcimi ustanoveniami GOST, normatívne dokumenty, FZ:

1. Nový GOST R 7.0 -2013 "SIBID. Papierovanie a archivácia. Termíny a definície"
2. GOST R 6.30–2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.
3. Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie.
4. OK 011–93" Celoruský klasifikátor manažérska dokumentácia"

Na dnešok sa nedá spoliehať štandardná inštrukcia pre kancelársku prácu je potrebné vytvoriť si vlastné pokyny, berúc do úvahy špecifiká pracovného postupu v podniku.

Na vyriešenie druhého problému je dôležité venovať pozornosť technológiám, ktoré ponúkajú rôzne spoločnosti na automatizáciu predškolských vzdelávacích inštitúcií. Pre tento podnik je najvhodnejšie automatizovaný systém správa dokumentov „Vec“, modul „Personál“, nakoľko ide o promptné rozhodovanie o dokladoch a účinný prostriedok nápravy kontrolu nad ich vykonávaním profesionálne riešenie na vykonávanie tradičnej aj elektronickej správy dokumentov.

Pre každý podnik je preto nevyhnutné neustále zlepšovať podporu riadenia dokumentácie, pretože to ovplyvňuje kvalitu personálna politika, personálny manažment.

Zoznam použitých zdrojov:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. Papierovanie a archivácia. Termíny a definície" (schválené nariadením Rosstandartu zo dňa 17. októbra 2013 č. 1185).
2. Bobyleva M. Cirkulácia dokumentov v organizácii: moderné prístupy / M. Bobyleva //Finančné noviny. - 2012. - č. 16. - S. 20-28.
3. Gorbenko M. Regulujeme našu personálnu evidenciu / M. Gorbenko // Kadrovik. Personálny manažment. - 2014. - č. 10 - S.12-16.
4. Larin M. Problémy zlepšenia dokumentačnej podpory manažmentu v moderné podmienky/ M. Larin // ACDI "Ekonomika a život". - 2012. - č. 31. - S.6-11.
5. Novíková T.M. Význam riadenia personálnej evidencie vo sfére organizácie / T.M. Novikova // Manažment ľudského potenciálu. - 2013. - č. 8. - S.23-26.

Určenie úlohy systému riadenia personálnej evidencie v systéme personálneho riadenia. Koncepcia, štruktúra, metodika hodnotenia stavu dokumentárnej podpory personálneho manažmentu na príklade LLC "Lolita", vypracovanie programu na jej zlepšenie.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí využívajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Pojem ľudských zdrojov. Hlavné smery pre zlepšenie personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu. Obsah systému riadenia ľudskými zdrojmi organizácií. Analýza personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu.

diplomová práca, pridané 02.08.2015


Úloha systému personálneho manažmentu v činnosti organizácií v sociokultúrnej sfére. Štúdia systému personálneho manažmentu na príklade OOO "Turista". Zlepšenie dokumentačnej podpory pre personálnu činnosť cestovnej kancelárie.

kontrolné práce, doplnené 12.02.2014


Systém riadenia dokumentácie, jeho miesto v systéme personálneho riadenia. Analýza toku dokumentov OAO TsTD "Diascan". Plán organizačnej a manažérskej efektívnosti zlepšovania systému dokumentačnej podpory riadenia.

práca, pridané 13.02.2015


Podstata a funkcie systému personálneho manažmentu. Požiadavky na personálne obsadenie systému personálneho manažmentu v podniku. Všeobecné normy pre organizáciu dokumentačnej podpory systému personálneho manažmentu. Bezpečnosť personálu a ochrana práce.

práca, pridané 15.11.2010


Zdôvodnenie požiadaviek na personálne obsadenie systému personálneho manažmentu. Kvantitatívne a kvalitatívne charakteristiky zamestnancov vykonávajúcich funkcie personálneho manažmentu. Analýza existujúceho personálneho obsadenia systému personálneho manažmentu.

ročníková práca, pridaná 29.11.2009


Dokumenty definujúce organizáciu kancelárskej práce v organizácii. Hlavné ciele, ciele a funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie, jej práva a povinnosti. Analýza postupu organizácie kancelárskej práce na príklade MTK Milkom LLC.

abstrakt, pridaný 31.03.2015


Teoretické aspekty organizácia dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a správou dokumentov. západné systémy automatizácia kancelárií v Rusku. Analýza dokumentárneho obratu nemocnice.

práca, pridané 01.06.2013

Hlavným cieľom skvalitňovania DOE je stanovenie jednotných zásad pre prácu s dokumentmi na všetkých stupňoch riadenia, organizovanie pracovného toku podniku, zvyšovanie kvality dokumentov, vytváranie podmienok pre efektívne využívanie vyspelých technických prostriedkov a technológií na zber, spracovanie, zhromažďovanie a spracovávanie dokumentov. presúvanie, analyzovanie informácií, zlepšovanie práce riadiaceho aparátu.

Organizácia usilujúca sa o vytvorenie efektívneho prostredia na spracovanie informácií na zlepšenie kvality riadenia má vážnu úlohu – skvalitniť prácu na príprave a spracovaní dokumentárnych informácií vytvorením mechanizmu na dokumentovanie podnikového manažmentu (DOE).

Na vyriešenie tohto problému je potrebné riadiť sa existujúcimi regulačnými dokumentmi, ustanoveniami GOST a odporúčaniami odborníkov.

V súvislosti s novými požiadavkami vychádzajúcimi z moderných medzinárodných štandardov je to nevyhnutné metodický základ, ktorý zohľadňuje tieto požiadavky na vybudovanie dokumentačnej opory pre riadenie. V tomto smere je prvou etapou zlepšovania podpory riadenia dokumentácie (DOU) konštrukcia algoritmu, na základe ktorého sa vyhodnotí súčasný systém a vypracujú sa všetky komponenty procesu zlepšovania systému.

Hlavnými úlohami pri hodnotení a zlepšovaní predškolskej vzdelávacej inštitúcie sú:

Zlepšenie efektívnosti riadiacich činností;

Zrýchlenie pohybu dokumentov v organizácii;

Zníženie zložitosti spracovania dokumentov;

Stanovenie súladu s dostupnosťou a potrebami výroby a riadiacich procesov pri podpore dokumentácie;

Dostupnosť a ďalšie stanovenie cieľov pre podporu dokumentácie (ktorých dosiahnutie by mal zabezpečiť dokumentový systém);

Určenie funkcií systému dokumentov na základe stanovených cieľov s prihliadnutím na požiadavky.

Hlavnou úlohou pri konštrukcii algoritmu na hodnotenie a zlepšovanie DOE je prepojenie systémových požiadaviek a základných atribútov, ktoré umožňujú, aby bol riadiaci systém v rovnováhe.

Prax zefektívnenia správy dokumentov v riadiacom aparáte nám umožňuje identifikovať hlavné fázy návrhu:

Holding predprojektová štúdia, t.j. zber počiatočných údajov pre návrh;

Analýza vzoriek internej dokumentácie a klasifikácia dokumentov;

Analýza existujúceho pracovného toku podniku;

Analýza existujúcej správy dokumentov (postupy správy dokumentov, postupy ukladania dokumentov, postupy tvorby súborov, súlad s GOST R 6.30-2003);

Analýza nomenklatúry záležitostí podniku;

Fotografia pracovného dňa zamestnancov zapojených do správy dokumentov podniku s cieľom identifikovať skutočný stav využívania technológií pre predškolské vzdelávacie inštitúcie a prax dokumentovania prijatých rozhodnutí;

Identifikácia nedostatkov v dokumentácii hospodárenia;

Drafting zadávacích podmienok pre dizajn;

Vypracovanie projektu racionalizácie správy dokumentov a výpočet očakávaného ekonomická efektívnosť od jeho vykonávania;

Implementácia.

Uskutočnenie každej etapy si vyžaduje použitie určitých metód, ktoré sú tejto etape vlastné.

Funkcie, úlohy a štruktúra organizácie;

Organizačné a regulačné materiály o kancelárskej práci;

Dokumenty organizácie (dizajn a obsah);

Povaha zaťaženia vedenia záznamov hlavných špecialistov;

Organizácia práce s dokumentmi;

Technológia odovzdávania dokumentov;

Organizácia výroby (súboru) a reprodukcie dokumentov;

Organizácia doručovania (pohybu) dokumentov;

Organizácia aktuálneho uloženia dokumentov a doručenia do archívu.

Pri výskumnej práci boli použité metódy: monografická metóda, zovšeobecňovanie, štúdium dokumentov, priame pozorovanie, fotografia pracovného dňa, grafická, štatistická. Výber metódy je určený na jednej strane účelom štúdia a na druhej strane charakterom a podmienkami skúmaného pracovného času.

Monografická metóda je hĺbkovou štúdiou a konkrétnym popisom ekonomických aktivít jednotlivých skúmaných jednotiek obyvateľstva. Spočíva v tom, že problém dokumentárnej podpory manažmentu je v podniku starostlivo a z mnohých strán analyzovaný, po čom sa z tohto objektu vyvodzuje záver na širšiu oblasť podobných objektov.

Zovšeobecnenie je definícia všeobecného konceptu dokumentačnej podpory manažmentu, ktorý odráža hlavný, základný, charakterizujúci koncept DOW.

Štúdium dokumentov je jednou z hlavných povinných metód, od ktorých sa štúdium začína.

Dokumenty potrebné na štúdium pri organizačnom dizajne možno rozdeliť do niekoľkých skupín.

Do prvej skupiny patria legislatívne a regulačné materiály o tvorbe, úlohách, funkciách organizácie, legislatívnych aktoch, príkazoch, stanovách a personálne obsadenie, čo umožňuje okamžite si predstaviť veľkosť organizácie, dokumentárne toky, ich objem.

Pozoruhodné sú najmä regulačné a metodické materiály o organizácii správy dokumentov: pokyny pre kancelársku prácu, pracovné náplne zamestnancov, usmernenia pre vykonávanie jednotlivých operácií pri práci s dokumentmi.

Do druhej skupiny patria rôzne účtovné formuláre, zoznamy a informácie, ktoré poskytujú materiál o stave, technológiách spracovania dokladov v organizácii.

Zhromažďovaním informácií o postupe prijímania, spracovania a odosielania došlej a odoslanej korešpondencie, objeme pracovného toku a štruktúre tokov dokumentov študujeme účtovné formuláre (časopisy, registre), rozvrhy a cesty dokumentov.

Špeciálny prístup si vyžaduje štúdium materiálov charakterizujúcich organizáciu súčasného ukladania dokumentov.

Metóda pozorovania je tiež jednou z hlavných. Spočíva v priamej prítomnosti v organizácii na konkrétnych pracoviskách a vizuálnej fixácii prebiehajúcich procesov a pracovných podmienok.

Metóda pozorovania sa používa na určenie povahy pracovnej záťaže manažéra a hlavných špecialistov, organizácie práce na prijímaní, spracovaní, výrobe, preprave, skladovaní dokumentov a výpočtovej techniky.

Na zistenie charakteru zaťaženia pracovného času na vedenie dokumentácie hlavných kategórií kancelárskeho personálu a zisťovanie druhov vykonávaných prác jednotlivých zamestnancov som použila fotografiu pracovného dňa. Vrátane výsledkov fotografií z pracovného dňa neoddeliteľnou súčasťou v správe o organizácii predškolského vzdelávacieho zariadenia.

Účelom fotografovania pracovného dňa je určiť obsah práce, počet jednotiek práce a náklady na pracovný čas, ako aj študovať otázky súvisiace so zlepšením efektívnosti pracovníkov s dokumentmi a zabezpečením racionálnej organizácie práce. .

V technológii fotografovania pracovného dňa som identifikoval tri fázy:

Pozorovanie;

Systematizácia prijatých údajov;

Analýza získaných výsledkov.

Počas pracovného dňa sa všetky skutočné činnosti a prestávky zaznamenávali s presnosťou na jednu minútu a ku každému prvku nákladov na pracovný čas sa pripísal čas a trvanie operácie.

Pri systematizácii prijatých údajov ich preniesla do jedného systému.

Analýza získaných výsledkov je postupom mentálneho a často aj reálneho rozkúskovania objektu na časti, analytické postupy sú jedným z hlavných vo vedeckom výskume.

Grafická metóda umožňuje detailné a výstižné zafixovanie pozorovaných operácií pomocou kresby. Používa sa pri štúdiu toku dokumentov.

Štatistická metóda umožňuje kvantitatívne účtovanie homogénnych operácií a javov. Používal sa pri výpočte objemu obehu dokumentov, počtu evidovaných a kontrolovaných dokumentov, výsledkov fotografií pracovného dňa.

Základom celej metodiky navrhovania dokumentačnej podpory manažmentu by mala byť najskôr definícia cieľa, a potom mechanizmus jeho dosiahnutia.

Systémový charakter samotného prístupu sa prejavuje nasledovne:

Neprehliadnite žiadne manažérske úlohy, bez ktorého riešenia nebude realizácia cieľov úplná;

Identifikovať a prepojiť vo vzťahu k týmto úlohám celý systém funkcií, práv a zodpovedností pozdĺž vertikály;

Skúmať a organizovať všetky prepojenia a vzťahy pozdĺž horizontálneho riadenia;

Poskytnite organickú kombináciu vertikálneho a horizontálneho riadenia podpory dokumentácie.

Dôležitá pri tvorbe regulačnej dokumentácie je príprava (popis, návrh) dokumentov. tvrdé metódy na tejto fáze nie, ale existujú určité metodické dokumenty a štylistické pravidlá na formulovanie ustanovení pracovných náplní, pokynov pre kancelársku prácu.

Návrh systému dokumentárnej podpory manažmentu by mal obsahovať systém cieľov a ich rozdelenie medzi rôzne väzby. Patrí sem zloženie jednotiek, ktoré sú v určitých spojeniach a vzťahoch medzi sebou, rozdelenie zodpovednosti.

Vo fáze navrhovania regulačnej dokumentácie boli použité nasledujúce metódy.

Metóda „účasti alebo aktívneho pozorovania“ zahŕňa aktívne zapojenie analyzátora do procesu vykonávania práce, v súvislosti s ktorou zbiera informácie. Hlavnou nevýhodou tejto metódy je veľká náročnosť pracovného času na zber relevantných informácií. Okrem toho existuje nebezpečenstvo, že niektoré informácie zostanú neodhalené a pozorovateľ bude mať iný pohľad na prácu, pretože pozorovateľ má menej skúseností s vykonávaním práce, najmä ak sa aktívne pozorovanie vykonáva krátko.

Väčšina dôležitá metóda pri projektovaní dokumentácie - funkčný rozbor pozícií. Informácie zozbierané metódami interview (interviewing) vo voľne štandardizovanej verzii a pozorovania sa analyzujú podľa troch parametrov: údaje, personál, predmety činnosti.

Pri distribúcii riadiacich funkcií medzi špecialistov riadiaceho aparátu bola použitá parametrická metóda. Úlohou tejto metódy je stanoviť funkčné závislosti medzi parametrami prvkov produkčný systém a riadiacich systémov na určenie stupňa ich súladu.

Na vypracovanie regulačnej dokumentácie sa používajú tieto skupiny metód:

Metódy zberu informácií;

Metódy analýzy informácií;

Metódy navrhovania predpisov.

Pri formulovaní ustanovení popisov práce sa odporúča použiť tieto pravidlá:

Opíšte úlohy alebo zodpovednosti tak, že vety začnete slovesom označujúcim činnosť zamestnanca, ktoré sa používa v prítomnom čase;

Buďte presní, používajte minimálny počet slov, vyhýbajte sa opakovaniu;

Vždy rozlišujte medzi priamou zodpovednosťou za priame vykonávanie úlohy a manažérskou zodpovednosťou, ktorá spočíva v monitorovaní a dohľade nad ich výkonom inými. Najdôležitejšie je určiť kontúru metodickej podpory regulačných funkcií manažérskej činnosti.

Špecifiká manažérskej práce ako predmetu regulácie si vyžadujú rozlišovanie medzi kvantitatívnymi metódami výpočtu a hodnotenia ukazovateľov riadiacich činností podnikov a kvalitatívnymi metódami tvorby regulačnej dokumentácie.

Normatívny a metodický základ pre vypracovanie pokynov a predpisov:

Kvalifikačný zoznam pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov schválený Ministerstvom práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie v roku 1998;

Vzorové ustanovenia a popisy práce.

Výhodou týchto dokumentov je prítomnosť úplného zoznamu pozícií, pracovných povinností a zručností riadiacich pracovníkov organizácie.

Metodika vypracovania regulačnej dokumentácie má tieto vlastnosti:

Pri vývoji pracovné požiadavky pre skupinu pozícií rovnakého mena sa používajú čoraz menej bežné štandardné popisy;

Vrcholový manažment a nižšie riadiace pozície sú mnohými organizáciami vnímané ako jedinečné;

Na vyšších manažérskych pozíciách sa považuje za dôležité stanoviť špecifické osobnostné črty lídra, ktoré spĺňajú požiadavky na túto vedúcu pozíciu.

Najdôležitejšími a zovšeobecňujúcimi dokumentmi upravujúcimi rozdelenie funkcií, práv, povinností a zodpovedností útvarov a funkcionárov riadiacich pracovníkov sú popisy práce, pokyny pre prácu v kancelárii.

Pri vypracovaní pracovnej náplne sekretárky a ďalších dokumentov v tejto práci bola použitá normatívna metóda. Zabezpečuje uplatňovanie systému noriem, ktoré určujú zloženie a obsah riadiacich funkcií.

Pre návrh nomenklatúry prípadov sa použili Pokyny pre vývoj vzorovej nomenklatúry prípadov, ktoré navrhol Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie.

Na posúdenie efektívnosti zlepšovania riadenia bola použitá metóda analógií, ktorá spočíva vo využití v procese racionalizácie a návrhu dokumentačnej podpory pre riadenie overených projektov s podobnými charakteristikami.

Opatrenia na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu by mali viesť k:

ѕ skrátenie termínov prechodu a vyhotovenia dokumentov;

- odstránenie straty dokladov;

* optimalizácia procesu schvaľovania dokumentov;

ѕ centralizované ukladanie textov dokumentov pripravených v

elektronická forma a ich grafické obrázky;

ѕ kontrola prechodu dokumentov v divíziách podniku s

od momentu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie realizácie;

ѕ včasné informovanie zamestnancov a manažmentu

o prijatých a vytvorených dokumentoch;

- kontrola vykonávania disciplíny.

Pre každú organizáciu je preto nevyhnutné neustále zlepšovať riadiacu dokumentáciu, pretože to priamo ovplyvňuje kvalitu manažérskeho rozhodovania.

Proces vývoja a realizácie projektu pozostáva z troch etáp: predprojektová príprava, návrh a realizácia.