Priemerný predajca sa zameriava na akúkoľvek inú činnosť, než na tú, ktorá mu prináša najviac peňazí. Na tréningu sa ma len zriedka pýtajú: „Aký je najlepší spôsob, ako začať konverzáciu? Aké slová povedať? - ale zakaždým, keď sa začne konverzácia o studených hovoroch, počujem: „Čo ak nám povedia „nie“? Je to zručnosť kompetentne začať konverzáciu a nadviazať kontakt, ktorá prináša 80 % výsledkov a zručnosť reagovať na odmietnutie je len 20 %. Zamerať svoju hlavnú silu a zamerať sa na riešenie zlyhania je ako trénovať kričanie „Pomoc!“ namiesto trénovania plávania. Preto podrobne rozoberieme, ako sa dostať cez sekretárku.

Všetky spôsoby prechodu cez sekretárku možno rozdeliť do troch typov.

1. Poctivé triky sú založené na našej dôvere a postoji, znalosti obchodných procesov a ďalších čŕt práce samotného tajomníka a spoločnosti ako celku.

2. Techniky s prvkami klamania alebo manipulácie sú založené na určitom nepravdivom údaji sekretárky. Nie som zástancom týchto techník, ale existujú a fungujú, preto stojí za to o nich hovoriť.

3. Techniky s prvkami intríg a lámania vzorov- techniky, pri ktorých naše slová nezapadajú do modelu myslenia tajomníka, jeho „program“ zlyháva a on nás prepúšťa.

Prvou poctivou metódou prechodu cez sekretárku je zistiť si vopred meno osoby s rozhodovacou právomocou. Je to také jednoduché, že veľa ľudí nie! Poznanie mena je jedným z hlavných kľúčov pri kontakte s osobou s rozhodovacou právomocou!

Je ich viacero jednoduchými spôsobmi ako získať meno.

Metóda číslo 1. Školenie. Meno rozhodovateľa sa počas prípravy na výzvu dozviete na webovej stránke spoločnosti, v jej správach alebo v médiách.

Metóda číslo 2. Volanie kolegu, alebo metóda dvoch hovorov. Váš kolega najskôr zavolá vášmu kontaktu, zistí meno osoby s rozhodovacou právomocou, odovzdá ju vám a vy zavoláte pomocou mena osoby s rozhodovacou právomocou. Mimochodom, váš kolega by mal uskutočniť hovor v najvyššej kvalite a byť pripravený ho dokončiť, ak bude neočakávane spojený s osobou s rozhodovacou právomocou ☺. Hovor kolegu vyzerá štandardne:

– Dobrý deň! Igor Stalevarov, spoločnosť Unixstream. Prosím, spojte sa s riaditeľom.

- A na akú otázku?

– K otázke spolupráce. Radi Vám dodáme naše produkty.

- E-mailové informácie.

– Áno, dobre, som pripravený nahrávať!(Zapíše e-mail.)

– Ako sa volá režisér? Zapíšem mu túto informáciu. (Alebo "Komu mám poslať list?")

- Andrej Ivanovič Ipatov. (Zapíše meno.)

– Mnohokrat dakujem! Kedy by som mal zavolať na výsledky?

„Zavolaj v piatok po druhej.

– Áno OK! Všetko najlepšie!

Takže, váš kolega zistil meno riaditeľa, teraz o pár hodín môžete telefonovať. Samozrejme, je vhodné, aby váš kolega vymyslel pre firmu iný názov, aby pri telefonáte sekretárka nepochybovala. Občas skúsený asistent na otázku: „Ako sa volá riaditeľ? Komu treba list poslať? odpovie: „Napíšte na názov firmy. Ešte mi to príde." V tomto prípade váš pokus zlyhal.

Metóda číslo 3. Výzva okresného úradníka. V tomto prípade ide samozrejme o manipuláciu. Pozeráte sa na webovú stránku sídla spoločnosti, zavoláte v mene okrsku tejto oblasti a zistíte meno osoby s rozhodovacou právomocou. Stalo sa, že v našej krajine patrí väčšina ľudí presadzovania práva s trochou strachu a najprv odpovedz na ich otazky a az potom premyslaj preco. Výnimkou väčšinou nie je ani sekretárka. Hlavná vec je, že musíte poznať pozíciu rozhodovateľa a vopred si vymyslieť akékoľvek meno a priezvisko riaditeľa. Hovor je krátky, je urobený absolútne vážnym, ale ľahostajným tónom, bez zbytočných slov, emócií a úctivých slov, ktoré používajú obyčajní ľudia:

– Okresný policajt Gordeev pre taký a taký okres! Uveďte meno a priezvisko svojho režiséra (pauza), Leshchinsky Sergey? (Pauza.)

- Nie. Ipatov Andrej Ivanovič (Opatrne.)

– Ach, Ipatov Andrej Ivanovič. Vďaka. (Zloží telefón.)

Vo väčšine prípadov tajomník bez váhania nadiktuje meno osoby s rozhodovacou právomocou. Navyše, rovnakým spôsobom môžete požiadať aj o priame číslo, keďže ste sa „obrátili“ o pomoc na okresného policajta.

Metóda číslo 4. Zavolajte daňovému inšpektorovi. Príjem úplne zopakuje predchádzajúci, ale vykonáva sa v mene daňového inšpektora.

– Daňové číslo inšpektora takého a takého okresu Gordeev. Toto je Unixstream LLC, však?

- Áno prečo?..

– Overenie podrobností: ste LLC "Unixstream", oficiálna adresa 5. ulice Stolbovaya, 7, a v súčasnosti ste riaditeľom spoločnosti Leshchinsky Sergey Ivanovič?(Zavoláme akékoľvek priezvisko a krstné meno.)

Nie nie. (Alebo hneď sama zavolá správne meno a priezvisko.)

– Takže, musíte to opraviť ... A kto?

Ipatov Andrej Ivanovič. (Opatrne.)

– Takže, I-pa-tov Andrey Ivanovič. Ostal jeho telefón rovnaký?

– Diktovať, skontrolujem.

- Sedemstodvadsaťtri... (Sekretárka nadiktuje číslo.)

– Áno. V poriadku. Ďakujem!

Metóda číslo 5. Zavolajte svojej sekretárke. Túto techniku ​​je pohodlnejšie robiť s pomocou partnera. Váš kolega by mal zavolať do spoločnosti, o ktorú máte záujem, v mene vašej osobnej sekretárky. Váš status sa tak stane jedným krokom s jej šéfom a pre „vašu sekretárku“ je oveľa jednoduchšie vyjednávať s kolegom. Môže zistiť meno osoby s rozhodovacou právomocou a dohodnúť si vaše stretnutie alebo, ak potrebujete, čas vášho hovoru jej šéfovi, potom bude kontakt očakávaný a nebude chladný!

Ako to môže vyzerať:

– Dobrý deň, spoločnosť Unixstream, zástupkyňa riaditeľa Ivanova Svetlana. Rád by som si dohodol stretnutie (kontakt) medzi mojím riaditeľom a vaším. Kedy je vhodné to urobiť?

– Dobrý deň!... A upresnite, kto ste a v akej veci?

– Som asistentom Sergeja Vladimiroviča Nikiforova, riaditeľa spoločnosti Unixstream, spolu s vami plánujeme určité projekty a môj riaditeľ mi dal pokyn, aby som si dohodol stretnutie s vaším riaditeľom, keď to bude vhodné? Sergej Vladimirovič má čas napríklad zajtra popoludní. Čo máš?

- Dobre. Dovoľte mi pozrieť sa. O 16:00 môžete. Ako vás zapísať?

- "Unixstream", Sergej Nikiforov. Mimochodom, ako sa volá váš režisér?

Ipatov Andrej Ivanovič.

- Takže, Andrej Ivanovič Ipatov. Dobre. Takže zajtra bude Sergey s vami o 16:00. Všetko najlepšie.

Samozrejme, musíte hovoriť absolútne sebaisto, ako keby ste vy (alebo váš kolega) boli v skutočnosti asistentom a „nezapaľovali“ žiadne problémy s pripojením.

Je dôležité si všimnúť, ako funguje veta „plánujeme s vami určité projekty“. To je práve prípad, keď neklameme, ale rozhoduje sekretárkaže už spolupracujeme. Aspoň sa tak môže rozhodnúť, lebo veta sa hovorí v prítomnom čase – „plánovanie“ a vágne – „určité projekty“. Zároveň to vyzerá veľmi pôsobivo.

Metóda číslo 6. Priame volanie tretej strane. Táto metóda je založená na "Príprave". Keď si preštudujete webovú stránku potenciálneho klienta, občas na nej nájdete mená, priezviská a telefónne čísla niektorých zamestnancov. Môžete zavolať jednému z nich, porozprávať sa a získať meno riaditeľa, odporúčanie od „tretej strany“ alebo možno hneď ísť za rozhodovateľom:

- Sergej Ivanovič?

- Sergej Ivanovič, dobré popoludnie, volám sa Sergej Nikiforov, spoločnosť Unixstream. Hľadám človeka, ktorý sa venuje nákupom u vás, pozrel som si informácie na vašej stránke a rozhodol som sa, že ste to možno vy (pauza).

- Nie nie. Asi nejaká chyba...

- Sergej Ivanovič, prosím, pomôžte mi a kto má na starosti vaše nákupy? Plánujeme s vami spolupracovať a je dôležité, aby som teraz objasnil niektoré problémy.

Pripomínam, že tretia strana nie je zaťažená bremenom zodpovednosti a ak znieme pozitívne, nič nám nebráni v prijímaní informácií.

- Toto je Andrey Nikolaevich, Obchodný riaditeľ, rozhodne a potom sa manažéri zaoberajú technickými problémami.

- Kharlamov.

– Khar-la-mov. Ako ho môžem jednoducho kontaktovať?

- Takže. Teraz vám poviem... 975 31 10, dostanete sa k sekretárke Andreja Nikolajeviča.

- Vidím, ďakujem, Sergej Ivanovič! Môžem povedať, že ste mi odporučili, aby som ho kontaktoval?

- Preboha.

Mimochodom, ako sa volá sekretárka?

- Albína.

– Ďakujem veľmi pekne, Sergej Ivanovič!

Dozvedeli sme sa teda meno rozhodovateľa, meno sekretárky a dostali sme aj pseudoodporúčania, ktoré nám pomôžu s Albínou komunikovať. Niekedy sa samotná tretia strana môže spojiť priamo s osobou s rozhodovacou právomocou. Potom má zmysel povedať jednu frázu inak:

- Rozumiem: Andrej Nikolajevič. A aké je jeho priezvisko?

- Kharlamov.

– Khar-la-mov. Sergej Ivanovič, môžete ma spojiť s Andrejom Nikolajevičom?

Samozrejme, nikdy neexistuje 100% záruka, že sa tretia strana bude môcť pripojiť, ale nezabudnite, že pri studených hovoroch, ako aj pri aktívnom predaji, dôležité je jednoducho využiť všetky možnosti! Nikto nezrušil pravidlo štatistiky!

zistenia

1. Všetky spôsoby prechodu cez sekretárku možno rozdeliť do troch typov.

- Úprimný.

– S prvkami klamania alebo manipulácie.

- S prvkami intríg a lámania vzorov.

2. Prvým trikom, ako sa dostať k tomu, kto rozhoduje, je zistiť meno vopred. Teraz máme aspoň šesť spôsobov, ako zistiť meno.

Sekretárske podnikanie, krátke historické pozadie

Zabudnime na chvíľu na generálneho tajomníka OSN, početných vedeckých tajomníkov vysoko rešpektovaných akadémií, iných obyvateľov vyšších úrovní moci, nazývaných tajomníkmi. Je z inej oblasti. Budeme hovoriť o „hodnosti sekretára“, ktorú v roku 1720 zriadil Peter Veľký. Podľa Všeobecných predpisov prijatých reformátorským cárom, ktoré položili základ ruskej kancelárskej práci, sa takto volal úradník, ktorý bol poverený širokou škálou povinností v teréne, povedané modernou terminológiou, dokumentárnej podpory riadenia. . Oblečený so značnou sebadôverou si musel splniť svoju povinnosť bez „otáľania a nejasností v podnikaní“. Dnes „sekretárska hodnosť“ u nás zažíva znovuzrodenie. Je to diktované vstupom ruskej ekonomiky do trhových vzťahov a rozšíreným využívaním špičkových technológií v podnikaní. Podiel zodpovednosti sekretárky v nových podmienkach výrazne vzrástol, stúpla miera jeho dôležitosti v každodennej činnosti spoločnosti. Úspech spoločnosti, stav psychologickej klímy v tíme do značnej miery závisí od jeho odbornej prípravy, skúseností, prístupu k podnikaniu. Bohužiaľ, de facto oficiálny štatút sekretárky v mnohých ruských firmách nezodpovedá zvýšenému objemu vykonanej práce. Jeho úloha, právne a finančné postavenie sú neoprávnene bagatelizované. Pomerne často dochádza k neadekvátnemu prístupu k sekretárke zo strany manažérov, ktorí sa na túto pozíciu pozerajú cez prizmu zastaraných stereotypov. Podcenenie významu sekretárky a jej miesta v celkovom výrobnom procese na trhu ovplyvňuje voľná súťaž. Na rozdiel od vyspelých kapitalistických krajín nie sú povinnosti a práva sekretárky, niekedy označovanej ako pomocná sekretárka alebo office manager, dodnes v podstate jasne vymedzené. Samotná sekretárska dielňa zostáva roztrieštená. Sekretárky nie sú odborne jednotné. Nemajú celoštátne organizácie, ktoré by zvažovali mocní a zamestnávatelia a ktoré by boli pripravené chrániť ich záujmy, starať sa o ich odborné vzdelanie, kariérny rast.

Američania veria, že základom posilnenia oficiálneho postavenia, jeho úspešnej práce je syntéza dvoch vlastností: pracovitosť a iniciatíva. Začína sa cesta k dosiahnutiu vrcholov kariérneho rastu a získania základného vzdelania na slušnej úrovni. V modernej dobe elektroniky k tomu nevyhnutne patrí aj rozvoj základov informačných technológií, manažmentu a ekonomiky, práva, podnikateľská etika, cudzie jazyky. Plnohodnotným sekretárom sa však môžete stať iba vtedy, ak nazbierate určité skúsenosti a dĺžku služby.

S ohľadom na funkciu tajomníka v našej krajine na súčasné štádium, potom v Kvalifikačnom zozname pozícií vedúcich, špecialistov a ostatných zamestnancov, schválenom výnosom Ministerstva práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 21.08.1998 č.37 (s ďalšími doplnkami a zmenami). sa uvádza s dodatkami: sekretár-stenograf, sekretár-pisár, sekretár nevidiaceho odborníka, tajomník prednostu, vedecký tajomník. Výpočet pozícií sekretárky, uvedený v Kvalifikačnej príručke, ukazuje, že pojem „sekretárka“ je pomerne komplikovaný a má naozaj mnoho stupňov – od vedeckej sekretárky až po sekretárku-pisárku. Z toho vyplýva široká škála funkcií, ktoré vykonávajú sekretárky, súbor povinností a práv, rôzne požiadavky na vzdelanie, pracovné skúsenosti a zručnosti.

Funkcia tajomníka prednostu vyžaduje vyššie odborné vzdelanie a funkcia tajomníka-pisára vyžaduje „východiskové odborné vzdelanie alebo stredné všeobecné vzdelanie a osobitnú prípravu podľa ustanoveného programu“.

V slovníkoch je slovo „sekretárka“ definované ako „osoba, ktorá vedie obchodnú korešpondenciu jednotlivca alebo inštitúcie, ako aj poverená kancelárskou prácou“ a v slovníku S. I. Ozhegova – „pracovník zodpovedný za obchod“. korešpondencia, aktuálne záležitosti jednotlivca alebo inštitúcie“. Definície teda zdôrazňujú, že tajomník môže slúžiť tak jednotlivcovi (manažérovi), ako aj inštitúcii.

Slovo „sekretár“ pochádza z francúzskeho stredovekého slova „secretaire“ a pôvodne znamenalo dôverníka (po francúzsky tajomstvo – tajomstvo). Dobrá sekretárka ňou v podstate zostáva aj dnes. V Rusku sa funkcia tajomníka objavuje v 18. storočí, najskôr práve ako funkcia osobného tajomníka cisára a vo Výkladovom slovníku V. Dal definuje: „štátny tajomník, dôveryhodný úradník panovníka“. V prvej štvrtine XVIII storočia. tajomník sa stáva funkcionárom inštitúcie a rozsah jeho činnosti a služobných povinností je vymedzený v legislatívnych aktoch tohto obdobia. V definíciách sa teda do popredia dostáva práca s dokumentmi. Okrem toho zdôrazňujú, že tajomník môže slúžiť jednotlivcovi (prednostovi) aj inštitúcii. Tajomník musí byť vždy vo „forme“: starostlivo a premyslene oblečený, upravený, pripravený rýchlo a efektívne plniť pokyny, ktoré mu boli dané, vedieť pokojne, bez zmätku, tvrdohlavosti, rozruchu a dôstojne riešiť problémy v rámci svojej kompetencie. Potrebuje dar cítiť „nuansy“ prípadu, čo mu umožňuje slobodne sa dostať z ťažkých situácií, najmä nevidieť a počuť to, čo by nemalo byť vidieť alebo počuť. Tajomník je vždy na očiach a uvedomuje si veľa vecí: pracuje s dokumentmi, podieľa sa na nich obchodné stretnutia a rokovania, odpovedá na telefonát a sám robí objednávku v mene vedenia, zaznamenáva návštevy na recepcii. Niekedy však musíte urobiť jednorazové úlohy, napríklad prevod peňazí, telefonický rozhovor na diaľku, návštevu chorého kolegu a podobne.

Úloha tajomníka-referenta v štruktúre dokumentačnej podpory manažmentu. Kategórie tajomníkov.

Sekretárka je jednou z najbežnejších profesií v moderný trh pôrod. Žiadna organizácia sa nezaobíde bez sekretárky. Tajomník je pravou rukou manažéra, zamestnanca, ktorý vlastní prevádzkové informácie a má prehľad o aktuálnom dianí v spoločnosti, firme, organizácii, podniku alebo inštitúcii.

Profesia sekretárky prešla v posledných rokoch výraznými zmenami. Ak bolo nedávno zvykom nazývať sekretárku „tvárou spoločnosti“, dnes sa to už dá prirovnať k pravej ruke manažéra, regulujúcej rôzne výrobné procesy. V našej krajine sa dramaticky zvýšil dopyt po kvalifikovaných sekretárkach. Je to spôsobené predovšetkým vznikom veľkého počtu štruktúr.

Medzinárodný profesionálny klub tajomníkov (Professional Secretaries International) dal modernej sekretárke túto definíciu: „Ide o podnikavého a uvážlivého asistenta šéfa, ktorý má všetky odborné zručnosti potrebné pre kanceláriu, robí rozhodnutia v rámci svojej kompetencie a v prípade potreby prevezme kontrolu."

Dnes v organizáciách a podnikoch rôznych organizačných a právnych foriem existuje pomerne veľa druhov sekretárskej profesie. Mandát rôznych zamestnancov sekretariátu je veľmi rôznorodý.

Telefónny operátor vo veľkých organizáciách prijíma všetky telefónne hovory a spája sa s požadovanými účastníkmi. Sekretárka na telefóne prijíma telefonické objednávky a správy, dáva telefonicky potrebné informácie o sortimente tovaru alebo služieb poskytovaných spoločnosťou, v mene vedúceho, telefonicky kontaktuje vlastných zamestnancov a zástupcov organizácií tretích strán. Technický tajomník pracuje s kancelárskou technikou. Recepčná prijíma listy, faxy, e-mailové správy, odpovedá na telefonáty a preposiela ich na miesto určenia, prijíma návštevy. Tajomník úradu prijíma a analyzuje korešpondenciu, pripravuje návrhy dokumentov, organizuje prácu s dokumentmi, vykonáva pokyny prednostu a jeho zástupcov, je koordinátorom a dispečerom kancelárie.

V Kvalifikačnom zozname pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov (schválených vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37) je funkcia tajomníka uvedená s dodatkami: tajomník-pisár , tajomník nevidiaceho odborníka, tajomník prednostu, sekretár-stenograf, akademický tajomník. Všetky sa vyznačujú širokou škálou funkcií, súborom povinností a práv, rôznymi požiadavkami na vzdelanie, pracovné skúsenosti a zručnosti. Kvalifikačné charakteristiky týchto špecialistov sú uvedené v prílohe A.

Rozvoj nových sociálno-ekonomických vzťahov v Rusku spôsobil rýchly rast rôznych typov neštátnych podnikov a firiem. Vedúci každej takejto organizácie má svojho tajomníka. Sekretárky pracujú aj pre zástupcov slobodných povolaní – právnikov, notárov, ako aj v malých súkromných podnikoch.

Riadiaci personál neštátnych obchodných organizácií je spravidla veľmi malý. Vedúci predstavitelia týchto firiem sa zaoberajú najmä riešením hlavných výrobných problémov, strategických problémov rozvoja svojich podnikov a značnú časť manažérskej (predovšetkým administratívnej) práce zverujú svojim tajomníkom. Tajomník vedúceho modernej spoločnosti musí nielen rýchlo tlačiť a správne vykonávať dokumenty, ale aj zostavovať texty rôznych dokumentov, upravovať projekty, nielen racionálne organizovať príjem návštevníkov a telefonickú službu, ale aj samostatne riešiť mnohé problémy v v súlade s pokynmi poverenými vedúcim.

Tento nový druh sekretárskej profesie sa nazýval asistent tajomníka.

Ako viete, sekretárka a referent sú celkom odlišné druhy sekretárskej profesie. Tajomník vedúceho organizácie je asistent, ktorý organizuje činnosť prvého vedúceho, vypracúva mu podklady, organizuje stretnutia, rokovania, služobné cesty, zabezpečuje telefonické služby. Referent je špecialistom nielen v oblasti sekretárskej činnosti, ale aj v oblasti hlavnej činnosti spoločnosti; pripravuje rozhodnutia, správy, správy, prejavy vedúceho, analytické dokumenty; analyzuje situáciu a podieľa sa na tvorbe stratégie a taktiky spoločnosti.

Slovo „tajomník“ pochádza z latinského slova tajomstvo („tajomstvo“) a slovo „referent“ znamená „osoba, ktorá niečo oznamuje“. Pôvod názvu „sekretár-referent“ čiastočne vysvetľuje úlohu a význam tajomníka v riadiacej štruktúre.

Tajomník-referent je dôveryhodná osoba vedúceho, ktorá vlastní určité informácie a oslobodzuje svojho šéfa od súčasnej práce, aby sa mohol sústrediť na riešenie hlavných problémov podniku. Vďaka práci asistenta tajomníka sa manažér môže maximálne sústrediť na plnenie svojich odborných úloh.

Asistent tajomníka je profesia, ktorá zahŕňa mnoho funkcií. Početné a rôznorodé povinnosti moderného tajomníka-referenta možno (s dostatočnou mierou konvencie) rozdeliť do dvoch veľkých skupín:

Funkcie pre dokumentačnú podporu manažmentu;

Funkcie pre takzvanú bezdokladovú službu prednostu.

Pri plnení funkcií dokumentárnej podpory manažmentu sa tajomník-referent zaoberá prípravou a vyhotovením úradných dokumentov, organizáciou pracovného toku, uchovávaním a používaním dokumentov v bežných činnostiach organizácie. Treba poznamenať, že v neštátnych štruktúrach, kde pracujú asistenti tajomníkov, sa spravidla nevytvára špecializovaná pracovná jednotka v kancelárii, funkcie kancelárskej práce sú sústredené v sekretariáte. však pracovisko asistent tajomníka je zvyčajne vybavený modernými technickými prostriedkami a podporovaný softvérom. To vám umožňuje optimálne, s minimálnymi nákladmi na pracovný čas, organizovať kancelársku prácu a skombinovať ju s vykonávaním mnohých ďalších povinností.

Medzi funkcie asistenta tajomníka pre bezdokladové služby patrí: organizovanie prijímania návštev, telefonická obsluha, zabezpečovanie pracovného pokoja vedúceho, kontakty s personálom firmy a starostlivosť o hostí firmy, organizovanie stretnutí a rokovaní vedúceho, príprava služobné cesty pre prednostu, organizovanie a účasť na poradách, kontrola plnenia pokynov vedenia, organizácia pracovného dňa prednostu, časová rezervácia, organizácia pracoviska prednostu, kontrola prevádzkyschopnosti a riadnej prevádzky techniky kancelárie .

Sekretárske funkcie pre nezdokumentovanú údržbu manažmentu sú často definované ako funkcie organizačného zabezpečenia činnosti vedúceho. Nie je to úplne presné. Sekretárka-referent je skutočne spoľahlivým asistentom hlavy. Zároveň sú na ňom uzavreté všetky (alebo väčšina z nich) vnútorné a vonkajšie vzťahy organizácie, je spojivom medzi manažérom a zamestnancami, ako aj obchodnými partnermi. Významné miesto vo funkciách asistenta tajomníka pre bezdokladové služby teda zaujímajú komunikačné funkcie. Dnes je tajomník-referent hlavy nielen často nazývaný „pravou rukou“ hlavy, ale aj porovnávaný s „centrálnym nervovým systémom“ spoločnosti, čo opäť zdôrazňuje dôležitosť komunikačnej zložky v bezpapierovej službe. .

Osobitnou skupinou funkcií tajomník-referent sú funkcie referentské, ktoré je ťažké jednoznačne určiť ako dokumentárne alebo nedokumentárne. S určitou mierou konvenčnosti sú tieto funkcie niekedy definované ako funkcie informačnej podpory činnosti hlavy. Referenčný komponent zahŕňa predovšetkým:

Prezeranie odbornej literatúry a periodík na profile spoločnosti,

vyhľadávanie a spracovanie informácií potrebných pre hlavu,

Znalosť kníh, príručiek a iných zdrojov, ktoré obsahujú informácie potrebné pri každodenných činnostiach hlavy.

Objem referentských funkcií v rôznych organizáciách je veľmi odlišný, ale každý tajomník-referent by mal vedieť kompetentne organizovať prácu s informáciami. Sekretárka-referent musí mať komplexné informácie o zamestnancoch spoločnosti (telefónne čísla, adresy a pod.), vedieť nájsť pracovníka potrebného pre manažéra nielen v pracovnom čase, ale aj vo voľnom čase, uvedomovať si najdôležitejšie udalosti v osobnom živote zamestnancov (jubileá, iné oslavy).

Okrem tradičných povinností asistenta a referenta vedúceho je dnes asistent tajomníka delegovaný rôznymi funkciami, ktoré nikdy neboli zahrnuté do rozsahu sekretárskej činnosti. Rozsah týchto zodpovedností je pomerne široký a v rôznych firmách sa líši.

Často sa jednotlivé administratívne funkcie, drobné účtovné operácie prenášajú na sekretárku-referenta. Medzi povinnosti tajomníka-referenta patrí prijímanie klientov a hostí spoločnosti, aktivity v rámci public relations (public relations), vytváranie archívov a pod. Tajomník-referent prezerá korešpondenciu vedúceho, posiela niektoré dokumenty priamo špecialistom a manažérom; opravuje a kontroluje vykonávanie všetkých pokynov hlavy, písomných aj ústnych. V jeho denníku sú zaznamenané všetky skutočnosti, dokumenty, pokyny súvisiace s činnosťou prednostu.

V malých komerčných organizáciách asistent tajomníka spravidla spolupracuje s bezpečnostnou službou, personálnymi a ekonomickými službami. Pri absencii funkcií vedúcich týchto služieb niekedy priamo koordinuje činnosť týchto jednotiek. Jednotlivé funkcie zamestnancov zapojených do práce s personálom (napríklad dokumentovanie pracovných vzťahov) sa často prenášajú na asistentov tajomníka. V niektorých malých firmách sú povinnosti asistenta tajomníka bližšie k povinnostiam zástupcu vedúceho pre všeobecné záležitosti.

Zamestnanec, ktorý plní povinnosti pomocného tajomníka, je často podriadený asistentovi tajomníka.

Každý tajomník-referent musí byť schopný rozhodovať, dávať pokyny a zastupovať svojho manažéra v obchodných situáciách.

Význam tajomníkov – referentov v riadiacej štruktúre neustále narastá. Podľa časopisu „Profil“ je dnes sekretárka-referentka jednou z dvadsiatich najobľúbenejších profesií. Navyše, čo sa týka stupňa prestíže a vyhliadok na najbližších päť rokov, táto profesia získala najvyššie hodnotenie. Živá a zaujímavá práca, dobrý plat (najmä vo veľkých mestách) robia toto povolanie celkom atraktívne. Dopyt po odborných asistentoch tajomníkov je udržiavaný bez ohľadu na krízy, politické a menové výkyvy.

Formovanie novej sekretárskej profesie je rovnako založené na domácich a zahraničných skúsenostiach s organizáciou sekretárskych služieb.

Treba poznamenať, že v Spojených štátoch a západoeurópskych krajinách bola práca certifikovanej sekretárky dlho považovaná za celkom rešpektovanú a podľa toho je aj platená. Sekretárky sa pripravujú v špecializovaných vzdelávacích inštitúciách s vysokou úrovňou výučby. Mnohé krajiny zaviedli špeciálnu skúšku na titul profesionálny sekretár, bez ktorej zloženia nemožno počítať s vysokou sekretárskou pozíciou.

Práca asistenta tajomníka modernej ruskej spoločnosti má svoje špecifiká:

Široká škála úloh s výraznými rozdielmi v ich stupni zložitosti, dôležitosti atď.;

Veľmi rušný pracovný deň;

Potreba vykonávať niekoľko úloh paralelne;

Neustále nadčasy, neplánované úlohy, potreba zdržiavať sa neskoro po skončení pracovného dňa v prípade naliehavej práce;

Špeciálne pracovné podmienky: telefonáty, hovory atď.

Špecifickosť a náročnosť sekretárskej práce súvisí aj s tým, že sekretárka je stále na očiach, v centre komunikácie s vedením, kolegami, klientmi. Nie náhodou sa hovorí, že „sekretárka je tvárou spoločnosti“. Tajomník-referent je služobná profesia. V domácej praxi sú na pozícii asistentky sekretárky prevažne ženy, ktoré sa skôr realizujú ako asistentky.

V súvislosti so zmenou miesta tajomníka v riadiacej štruktúre modernej spoločnosti sa zvyšujú aj požiadavky na úroveň vzdelania asistenta tajomníka, jeho odbornú erudíciu, komunikačné schopnosti, schopnosť riešiť rôzne obchodné problémy. .

Povolanie sekretárky-referenta si dnes vzhľadom na špecifiká sekretárskej práce vyžaduje od človeka vysokú pripravenosť, celý rad osobných a obchodných vlastností.

Vráťme sa k početným oznámeniam, ktoré pozývajú asistentov tajomníkov do práce. Na uchádzačov o túto pozíciu sú kladené tieto požiadavky: znalosť kancelárskej práce (predpokladá sa znalosť pravidiel zostavovania a spracovania hlavných typov riadiacich dokumentov a základných pravidiel organizácie práce s dokumentmi); Znalosť práce s PC (predpokladá sa znalosť textového editora Microsoft World, tabuľkového procesora Microsoft Excel a všeobecná znalosť operačného systému Windows); znalosť v určitých medziach cudzieho jazyka, častejšie angličtiny, menej často nemčiny alebo francúzštiny.

V skutočnosti sú kvalifikačné a ďalšie požiadavky na moderné sekretárky oveľa rozsiahlejšie. Žiaľ, manažér pri prijímaní sekretárky nie vždy dokáže jasne sformulovať tieto požiadavky. A popis práce, ak je k dispozícii, neposkytuje úplný obraz o povinnostiach asistenta tajomníka.

Profesionálny tajomník-referent musí mať určité znalosti a zručnosti, mať určité obchodné a osobné vlastnosti.

Odborné znalosti a zručnosti, ktoré vyžaduje moderný asistent tajomníka, možno rozdeliť do troch skupín:

1. Znalosti potrebné pre dokumentačnú a informačnú podporu manažmentu a podniku ako celku.

Tajomník-referent musí vedieť:

Regulačné a metodické dokumenty o dokumentárnej podpore riadenia,

Základné princípy organizácie správy dokumentov,

Základy archivácie

Hlavné aplikačné programy

Ruský jazyk,

Jeden alebo viac cudzích jazykov (v závislosti od profilu spoločnosti).

Zostavte a spustite hlavné typy a odrody riadiacich dokumentov;

Racionálne organizovať prácu s riadiacimi dokumentmi, udržiavať archív;

Nájsť, usporiadať a uložiť informácie;

Použite písací stroj osobný počítač, tlačiareň, iné prostriedky na zostavovanie, výrobu, kopírovanie dokumentov.

2. Znalosti potrebné pre komunikatívnu podporu spoločnosti a jej administratívy:

Pravidlá vedenia obchodného rozhovoru;

Zásady organizácie prijímania návštev, stretnutí, služobných ciest;

Moderné komunikačné prostriedky;

Základy profesionálnej etiky.

Na základe týchto vedomostí by tajomník mal byť schopný:

Vedenie obchodných rozhovorov a telefonických rozhovorov;

Organizovanie stretnutí, prezentácií, obchodných ciest;

používať moderné komunikačné prostriedky;

organizovať prijímanie návštevníkov;

Plánujte si prácu, plánujte a šetrite čas manažéra.

3. Znalosti súvisiace s hlavnými činnosťami spoločnosti, jej vnútornou štruktúrou a vonkajšími vzťahmi:

Zásady organizácie manažérskej práce, právny rámec zvládanie;

Základy správneho, pracovného a hospodárskeho práva;

Právne akty a predpisy upravujúce činnosť firmy a jej zamestnancov.

Na základe týchto poznatkov musí byť tajomník schopný zabezpečiť efektívnu prácu vedúceho.

Okrem toho môžeme povedať o špeciálnych znalostiach, ktoré by mal mať vedecký tajomník, ktorý má spravidla nielen vysokoškolské vzdelanie, ale aj vedeckú hodnosť.

Akademický tajomník potrebuje vedieť:

Vedecké problémy príslušnej oblasti poznania, vedy a techniky;

Smernice pre rozvoj ekonomiky v konkrétnej oblasti činnosti inštitúcie;

domáce a zahraničné úspechy v podobnej oblasti vedomostí;

Zavedený postup organizácie, plánovania, financovania, vykonávania a realizácie vedeckého výskumu a vývoja, ako aj ich patentovania;

Súčasná legislatíva upravujúca ochranu autorských práv a patentov;

Metódy organizácie práce vedcov a riadenia vedeckého výskumu a vývoja a pod.

Sekretárka-referent teda musí byť schopná vykonávať všetky druhy prác: od najjednoduchších technických až po kreatívne. Jeho práca sa však líši od práce iných tajomníkov predovšetkým najvyššou profesionalitou, prítomnosťou referenčných typov práce súvisiacich so zberom, analýzou, prezentáciou materiálov a prípravou dokumentov, plynulými znalosťami cudzích jazykov. a dokonalé znalosti výpočtovej techniky. Tajomník-referent je vysoko vzdelaný, tvorivo nadaný, vysoko profesionálny asistent vedúceho, ktorému vždy dôveruje a na ktorého sa môže plne spoľahnúť pri plnení úloh akejkoľvek zložitosti.

Odborné požiadavky na rôzne kategórie sekretárok

Kvalifikačný zoznam pozícií zamestnancov o kategóriách sekretárky. Tajomník pisár. Tajomník-stenograf. Tajomník nevidiaceho odborníka. Hlavný tajomník. Všeobecné požiadavky pre rôzne kategórie tajomníkov. Kroky v kariére modernej sekretárky. Tajomník-referent. Office Manager. Tajomník-asistent vedúceho. Kategórie tajomníkov. Činnosť tajomníka v štruktúre riadiaceho aparátu. Kvalifikačné predpoklady pre prácu sekretárky, stupeň vzdelania, pracovné skúsenosti, praktické zručnosti. Úprava služobných povinností tajomníka v organizačných a právnych dokumentoch. Účel, obsah, postup vypracovania popisov práce a pokynov na školenie pre sekretárku určitej kategórie. Závislosť funkcií tajomníka od úrovne vedúceho, smerovania organizácie, objemu pracovného toku, systému podpory dokumentácie. Interakcia tajomníka so zamestnancami organizácie.

Obchodné a osobné vlastnosti tajomníka referenta.

Moderná psychológia chápe osobnosť ako viac-menej autonómny, stabilný systém spoločensky významných individuálnych psychologických charakteristík človeka, ktorý ho robí presne takým a nie iným, definujúcim jeho sebauvedomenie, správanie, schopnosti, tvorivé schopnosti, postoj k sebe samému. inými ľuďmi, jedným slovom - celý jeho vzhľad, úroveň nárokov a skutočné správanie. Tieto vlastnosti sú dané prirodzenými vlastnosťami ľudí, napríklad vek, pohlavie, temperament a pod., ich aktuálne potreby, záujmy, hodnotové orientácie a sociálne roly v spoločnosti, ale zároveň aj skúsenosti z minulého života získané nadobudnutými vedomosťami, zručnosťami, návykmi, kultúrou predchádzajúcich generácií, rodinnými tradíciami a pod.

Na základe údajov získaných z prírody (a v prípade potreby ich mierne upraviť) môžete sa vyformovať ako osoba schopná zvládnuť požadované povolanie, prospieť spoločnosti a sebe a čerpať uspokojenie z vykonanej práce. AT všetko povedané v plnom rozsahu patrí k profesii sekretárka.

Hovoríme o tajomníkovi podniku, inštitúcie, organizácie akejkoľvek formy riadenia. Táto profesia je veľmi rozšírená po celom svete, najmä medzi dievčatami a mladými ženami, no nemálo mužov je zamestnaných aj v sekretárskych prácach. V zahraničí je pozícia tajomníka spoločnosti pre mladého muža považovaná za prestížnu a vysoko platenú. Obľúbenosť tohto povolania v r moderné Rusko vzniká v súvislosti s prechodom na trhové hospodárstvo a vznikom masy nových podnikateľských a iných štruktúr. No zároveň stúpa aj úroveň odborných a iných požiadaviek na osobnosť sekretárky.

Tajomník je tvárou inštitúcie. Firma sa posudzuje podľa jeho práce a správania. Sekretárka sa musí držať „obchodného firemného štýlu“. Presnosť, kompetentnosť, korektnosť, efektívnosť, stručnosť, zdvorilosť a dobrá vôľa - to sú jeho hlavné zásady a pri práci ich treba dodržiavať.

Kancelária môže fungovať bez šéfa, ale nie bez sekretárky

Jane Fondová

Profesia sekretárky je dnes jednou z najžiadanejších. Len pred niekoľkými rokmi firmy zvyčajne potrebovali iba jedného tajomníka. Jedna osoba riešila všetko, vrátane prijímania hovorov, rozdeľovania práce, ako napríklad celého vozového parku, tlače dokumentov, čaju a kávy pre návštevníkov a zabezpečovania dňa šéfa.

Dnes sa s toľkými povinnosťami vo veľkých a dokonca ani v stredných firmách jednoducho nedá zvládnuť sám. Je veľa firiem, kde všetky sekretárske povinnosti vykonáva jeden zamestnanec, kým v iných organizáciách je celé oddelenie tajomníkov, ktoré riadi vedúci sekretariátu, všetko závisí od veľkosti firmy, ako aj od špecifík svojich aktivít.

Snažili sme sa identifikovať a klasifikovať všetky existujúce sekretárske pozície v závislosti od vykonávaných funkcií a miesta zamestnanca v štruktúre organizácie.

Ak predpokladáme, že firma zamestnáva maximálny počet sekretárok, tak práca sekretariátu môže vyzerať aj takto.

Volá personál operátorov na telefóne potenciálnych klientov ponúkať tovar alebo služby. Zároveň prichádza záplava telefonátov od klientov, pretože firma inzeruje v médiách. Tieto hovory prijíma sekretárka na telefóne a priraďuje volajúcim čas návštevy. Keď návštevníci prídu do kancelárie, čaká ich recepčná, ktorá odprevadí klientov do špeciálnej miestnosti. Tam mu pozorný správca kancelárie, kým návštevník čaká na stretnutie, ponúkne čaj alebo kávu. A ak sa tok zákazníkov v určitom momente zastaví, potom správca upratuje miestnosť pre návštevy, rozloží časopisy, zaleje kvety. Zároveň je tam vedúci ekonomickej kancelárie, posiela kuriérov a vodičov a sleduje dostupnosť papiernictva, kontroluje fungovanie kancelárie. Každý manažér má svojho osobného tajomníka a senior manažéri majú aj asistentov tajomníka a osobných asistentov. Na dokreslenie môžete pridať PC operátorov, ktorí vypĺňajú databázy, tlačia všetku dokumentáciu, cenníky, brožúry, brožúry s neustále aktualizovanými informáciami, ako aj sekretárky-referentky zaoberajúce sa vedením evidencie, účtovníctva a archivácie. Všetky sekretárske služby riadi vedúci oddelenia sekretariátu.

A to ani zďaleka nie úplný zoznam sekretárskych pozícií, skúsme teda najbližšie špecializácie spojiť do niekoľkých základných skupín, s ktorými sa v praxi najčastejšie stretávame, a to:

telefónny operátor;
recepčný / administrátor / sekretárka na recepcii;
tajomník oddelenia;
tajomník-referent;
vedúci kancelárie/vedúci sekretariátu;
osobný asistent / osobný asistent.

Telefónny operátor

Ide snáď o najnižšie platenú, no najžiadanejšiu pozíciu spomedzi všetkých kancelárskych služieb. Pre túto pozíciu existuje mnoho ďalších titulov, napríklad zamestnanec, častejšie zamestnanec, na prácu na telefóne, manažér na vyjednávanie, dispečer na telefóne atď.

Hlavnou zodpovednosťou takéhoto zamestnanca je práca s prichádzajúcimi alebo odchádzajúcimi hovormi. Práca spravidla nesúvisí s priamou obsluhou návštevníkov alebo plnením riadiacich úloh.

, schopnosť vyhrať počas telefonického rozhovoru
predajné zručnosti po telefóne

Typické vlastnosti:

Hovory od klientov a zákazníkov organizácie;
- výzvy zamestnancom organizácie s ďalším preposielaním;
- hovory zamestnancov organizácie zapojených do výrobných cyklov.

2. Realizácia predaja po telefóne s odchádzajúcimi hovormi, prípadne s prichádzajúcimi hovormi od zákazníkov.

3. Preneste referenčné informácie telefonicky.

4. Zobrazenie výsledkov prijímania telefonických hovorov v špecializovaných organizačných programoch:

Zaznamenávanie informácií o zákazníkoch;
- Výsledky predaja;
- reklamné zdroje hovorov;
- atď.

Takáto pozícia zvyčajne existuje vo veľkých spoločnostiach alebo v spoločnostiach zameraných na veľký tok zákazníkov (servisné, referenčné a iné služby). Zoznam požiadaviek na tohto zamestnanca je malý a zvyčajne sa obmedzuje na príjemný hlas a chuť pracovať.

Recepčný/recepčný/recepčný

Tento názov pochádza z názvu administratívnej recepcie, za ktorou sa nachádza pracovisko sekretárky. Preto sú k dispozícii rôzne možnosti pravopisu a výslovnosti: recepčný, recepčný, ako aj názov samotnej profesie, recepčný. Spočiatku takéto pozície, podobne ako samotné recepcie, existovali iba v hoteloch a kozmetických salónoch. Teraz v mnohých kanceláriách, kde aktívne pracujú s návštevníkmi, je takýto človek potrebný. Podobné povinnosti pre dispečera, sekretárku v službe, sekretárku na telefóne atď.

Voľné miesto recepčného otvárajú firmy, ktorých kancelárie prijímajú veľké množstvo telefonátov, prichádza veľa návštevníkov. Preto sa na pozíciu recepčnej zvyčajne pozývajú dievčatá s dobrými externými údajmi.

Hlavné požiadavky:

Spoľahlivé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
znalosť cudzích jazykov je nepovinná
dobré komunikačné schopnosti

Typické vlastnosti:

1. Prijímanie hovorov v ruštine a/alebo cudzích jazykoch:

Od klientov a zákazníkov organizácie
- hovory zamestnancom organizácie s ďalším preposielaním

2. Stretnutie a registrácia návštevníkov na recepcii

3. Prijímanie listov, faxov, elektronickej dokumentácie
4. Vykonáva niektoré ďalšie menšie úlohy manažmentu. V niektorých prípadoch vedie štatistiku, prijíma hotovosť, vypĺňa formuláre dokumentov, tlačí listy (bez vlastného zostavovania).
Najčastejšie sa táto pozícia nachádza v zahraničných spoločnostiach a ruských firmách zameraných na zahraničných klientov. Jednou z hlavných požiadaviek na uchádzačov o toto voľné pracovné miesto je spravidla znalosť cudzieho jazyka aspoň na dobrej konverzačnej úrovni.

tajomník odboru

Tajomník, ktorý pracuje ako súčasť štrukturálnej jednotky spoločnosti (oddelenie, sekcia, sektor atď.), často disponujúci špeciálnymi znalosťami týkajúcimi sa špecifík práce príslušnej štrukturálnej jednotky.

Hlavné požiadavky:

Spoľahlivé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia

vysokoškolské vzdelanie je žiadúce alebo špeciálne znalosti súvisiace so špecifikami práce príslušnej štruktúrnej jednotky
znalosť cudzích jazykov pre zahraničné spoločnosti
dobré komunikačné schopnosti

Typické vlastnosti:

1. Prijímanie hovorov, odpovedanie na štandardné požiadavky v rámci práce tohto štrukturálneho útvaru, presmerovanie hovorov na konkrétnych zamestnancov.
2. Stretnutie s návštevníkmi.
3. Nákup písacích potrieb.
4. Vedenie záznamov o konštrukčnej jednotke.
5. Prezeranie pošty, výber a štruktúrovanie potrebnej korešpondencie.

Táto pozícia sa nachádza len vo veľkých spoločnostiach so štrukturálnymi divíziami alebo mnohými oddeleniami.

asistent tajomníka

Asistent sekretárky je zameraný skôr na prácu mimo firmy, to znamená, že plní príkazy šéfa ohľadom komunikácie so zákazníkmi a partnermi, takže sa od neho vyžaduje znalosť cudzích jazykov. Do kompetencie tajomníka vedúceho patrí problematika procesov prebiehajúcich vo vnútri spoločnosti, to znamená, že plní úlohy týkajúce sa samotnej spoločnosti a jej zamestnancov.
Táto sekretárka ako aj osobná asistentka pracuje s jednou osobou, najčastejšie sú to však druhé osoby spoločnosti (zástupcovia riaditeľa, podpredsedovia, vedúci oddelení a oddelení a pod.). Aj asistent tajomníka môže pracovať s prvou osobou bez toho, aby vykonával zastupiteľské a niektoré ďalšie funkcie osobného asistenta.

Hlavné požiadavky:

vyššie vzdelanie
1 rok praxe na podobnej pozícii
výkon, zodpovednosť, učenie
Spoľahlivé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia

Typické vlastnosti:

1. Samoskladanie písmen.
2. Kontrola plnenia dokumentov a úloh podriadených bezprostrednému vedúcemu štrukturálneho útvaru/útvarov.
3. Vypracovanie harmonogramu práce prednostu.
4. Preskúmanie a príprava informácií pre manažéra.
5. Vypracovanie analytických poznámok a referencií pre šéfa.
6. Príprava a zabezpečenie rokovaní.

Vedúci kancelárie / vedúci sekretariátu

Office manager je akýmsi správcom kancelárie. Okrem bežných sekretárskych povinností môže byť poverený koordináciou činností viacerých firemných služieb (napríklad automotive), realizáciou objednávok zamestnancov, vedúcich aj radových. Táto pozícia si vyžaduje väčšiu autonómiu ako len sekretárku alebo recepčnú. Manažér kancelárie má právo vykonávať určité projekty v rámci svojej kompetencie (štúdium nových produktov a služieb, zlepšovanie systémov práce spoločnosti). A často je to práve táto sekretárka, ktorá je zodpovedná za organizáciu firemné akcie, konferencie, donáška obedov do kancelárie a pod.

Hlavné požiadavky:
vyššie vzdelanie
Spoľahlivé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia
zodpovednosť, ráznosť

Typické vlastnosti:

1. Zabezpečenie životnosti kancelárie (organizácia nákupu písacích potrieb, rozvoz vody, kontrola dostupnosti papiera v tlačiarňach, kopírkach a mnohé iné).

2. Riešenie administratívnych záležitostí (prenájom budovy, upratovačky, šoféri, sekretárky a mnohé iné).
3. Zavedenie nových foriem organizácie práce.
4. Zastupiteľské právomoci (vo vládnych orgánoch atď.).
5. Výber, riadenie a školenie podriadeného personálu.
Pozícia je typická skôr pre spoločnosti s veľkými kancelárskymi priestormi.
Vedúci sekretariátu majú len veľké firmy, pričom v kancelárii pracuje minimálne 58 sekretárok.

Osobný asistent/Osobný asistent

Jedna z najzodpovednejších sekretárskych pozícií, ktorá si vyžaduje akrobaciu a profesionalitu. Dobrý pomocník, až na ten jeho odborné znalosti a zručnosti, musí mať vysoko vyvinuté schopnosti pre analytickú činnosť, byť samostatný v rozhodovaní, a čo je najdôležitejšie, musí byť veľmi dobrý psychológ a poznať charakteristické návyky svojho šéfa, ako aj jeho blízkych príbuzných. Všetky dokumenty, ktoré prešli cez asistenta a idú na stôl manažéra, musia byť bezchybné. Na tejto pozícii je veľmi žiadaná znalosť obchodnej etikety. Schopnosť osobného asistenta správať sa na obchodných stretnutiach závisí od toho, ako účastníci tohto stretnutia vnímajú lídra.
Inými slovami, je to nepostrádateľný asistent, ktorý si uvedomuje všetky pracovné momenty a problémy svojho manažéra. Predpokladá sa, že táto sekretárka pracuje výlučne s prvou osobou. Hlavnou úlohou takéhoto špecialistu je stať sa „pravou rukou“ svojho šéfa, ušetriť mu veľmi drahý pracovný čas a maximálne ho odbremeniť od tých rutinných otázok a problémov, ktoré profesionálna, kvalifikovaná sekretárka zvládne.

Hlavné požiadavky:

psychologická kompatibilita s vodcom
vyššie vzdelanie
dvojročné skúsenosti na podobnej pozícii
pracovitosť, zodpovednosť, schopnosť učiť sa, výnimočná zdvorilosť
Spoľahlivé používanie počítačov a kancelárskeho vybavenia

Typické vlastnosti:

1. Koordinuje činnosť vedúceho.
2. Samostatne vyhotovuje dokumenty.
3. Pripravuje materiály na stretnutia a rokovania.
4. Pripravuje analytické poznámky a odkazy.
5. Zo schôdzí, rokovaní, stretnutí akcionárov a predstavenstva vedie zápisnice.
6. Prekladá z cudzieho jazyka podľa potreby.
7. Pripravuje pracovné cesty pre manažéra (výber, objednanie hotela, prepravné lístky, taxíky a pod.).
8. Hlási sa len svojmu priamemu nadriadenému. V zriedkavých prípadoch môže jeho prácu koordinovať vedúci kancelárie.

Výška platu tajomníkov závisí od požiadaviek tajomníka na vedomosti, skúsenosti, zručnosti a kvalifikáciu. Tiež to nemožno ignorovať finančná situácia konkrétnej spoločnosti a politike, ktorú uplatňuje vo vzťahu k platom svojich zamestnancov.
Platy tajomníkov vo všeobecnosti ovplyvňujú tieto faktory:

• znalosť jedného alebo viacerých cudzích jazykov;
• skúsenosti na podobnej pozícii;
• dostupnosť vysokoškolského vzdelávania;
• špeciálne zručnosti potrebné pre konkrétnu pozíciu, ako aj znalosť špeciálnych počítačových programov;
• požiadavky na vzhľad kandidátov.

Nižšie je uvedený priemerný plat pre sekretárky v Moskve v závislosti od pozície a vyššie uvedených faktorov, ktoré ovplyvňujú výšku miezd.

Sekretárka sa nazýva verná asistentka a pravá ruka šéfa a to z dobrého dôvodu, pretože k povinnostiam tajomníka vedúceho patrí zabezpečovanie efektívnej riadiacej a administratívnej činnosti. Tajomník vedúceho sa zaoberá prípravou a realizáciou obchodných dokumentov a dokumentov, pomáha šéfovi v podnikaní a rieši mnohé organizačné problémy.

Pozíciu asistenta tajomníka možno považovať aj za reprezentatívnu, keďže je tvárou spoločnosti – stretáva sa s hosťami, odpovedá na telefonáty a listy. Takáto práca si vyžaduje veľa vyrovnanosti, komunikácie a organizácie. Z tohto dôvodu môže profesia sekretárky sľubovať veľké vyhliadky - v budúcnosti sa špecialista môže stať manažérom kancelárie a potom jedným z riaditeľov alebo vrcholových manažérov.

Pozícia výkonného tajomníka je požadovaná takmer v každej spoločnosti, ktorá má kanceláriu pre klientov a návštevníkov. Môžu to byť veľké podniky aj malé podniky.

História profesie

Postupom času sa právomoci tajomníka výrazne rozšírili a dnes môžu vykonávať širokú škálu funkcií. Preto sú potrební špecialisti úzka špecializácia, v dôsledku čoho sa objavila profesia tajomník-referent, referent, sekretárka-prekladateľ a vedúci kancelárie.

Povinnosti tajomníka

Medzi povinnosti zástupcu tajomníka patrí:

• prijímanie návštevníkov;
• prijímanie telefónnych hovorov;
• evidencia;
• plánovanie pracovného dňa hlavy;
• organizovanie stretnutí;
• objednávanie leteniek a rezervovanie hotelov pre manažéra a ostatných zamestnancov počas pracovnej cesty;
• objednávanie kancelárskych potrieb;
• plnenie požiadaviek manažéra.

Funkcie tajomníka vedúceho niekedy zahŕňajú korešpondenciu v angličtine.

požiadavky na sekretárku

Požiadavky na sekretára-referenta zahŕňajú:

• stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie;
• vlastníctvo PC;
• znalosť základov kancelárskej práce;
• znalosť angličtiny (niekedy).

Pozícia tajomníka si tiež vyžaduje tieto zručnosti:

• presnosť;
• schopnosť vyzerať dobre (prezentovateľnosť);
• Organizácia.

šablóna životopisu tajomníka

Obnoviť vzorku

Ako sa stať sekretárkou

Ako sa stať sekretárkou? Môže to byť majiteľ akéhokoľvek vysokoškolského vzdelania, ktorý absolvoval kurzy pre asistentov tajomníkov alebo absolvoval školenie priamo na pracovisku. Zamestnávatelia spravidla nekladú osobitné požiadavky na špecializáciu uchádzača, ale zameriavajú sa na to, aby uchádzač mal potrebné osobnostné kvality a bol schopný vykonávať svoje povinnosti na správnej úrovni.

plat tajomníka

Plat sekretárky sa môže líšiť - od 15 do 45 tisíc rubľov. Príjem závisí od rozsahu povinností zamestnanca a regiónu, v ktorom pracuje. Priemerný plat asistenta tajomníka je 30 tisíc rubľov.

Späť k zodpovednosti vedenia

Tajomník vykonáva tieto úlohy:

- Vykonáva práce na organizačno-technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti prednostu.

- Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie vedúcim, prevádza ju v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym divíziám alebo konkrétnemu dodávateľovi na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí.

- Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis vedúceho.

- Odpovedá na telefonáty, zaznamenáva a odovzdáva oficiálne informácie vedúcemu, organizuje telefonické rozhovory vedúceho.

- V mene vedúceho zostavuje listy, žiadosti a iné dokumenty.

— Vykonáva prácu na príprave stretnutí a stretnutí vedených vedúcim (zborník potrebné materiály, upovedomenie účastníkov o čase a mieste rokovania, programe rokovania, ich registrácii), vedie a vyhotovuje zápisnice z rokovaní a rokovaní.

— Vykonáva kontrolu nad vykonávaním vydaných príkazov a príkazov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavaním lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho pod kontrolou.

– Poskytuje pracovisku prednostu potrebné prostriedky organizačnej techniky, písacie potreby, vytvára podmienky priaznivé pre efektívnu prácu prednostu.

- Organizuje prijímanie návštev, prispieva k promptnému posudzovaniu požiadaviek a návrhov zamestnancov.

– Formuje puzdrá v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a termíny odovzdá do archívu.

— Organizuje služobné cesty vedúceho: objednáva letenky a železničné lístky, rezervuje hotely.

- Vykonáva samostatné úradné úlohy svojho priameho nadriadeného.

Tajomník má právo:

- Prijímať informácie, vrátane dôverných, v rozsahu potrebnom na riešenie úloh.

— Predkladať vedeniu návrhy na zlepšenie ich práce a práce spoločnosti.

- Vyžiadať si osobne alebo v mene vedúceho od divízií podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na výkon jeho povinností.

— Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činnosti spoločnosti.

- Robiť rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.

Tajomník je zodpovedný:

— Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie svojich povinností.

— Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a príkazov na konzerváciu obchodné tajomstvo a dôverné informácie.

— Za porušenie vnútorných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych predpisov.

Povinnosti riaditeľa
Bývalý riaditeľ
Vonkajšie ovládanie
operatívne riadenie
Riadiaci systém

Späť | | Hore

©2009-2018 Centrum finančného riadenia. Všetky práva vyhradené. Publikovanie materiálov
povolené s povinným uvedením odkazu na stránku.

Čo by sekretárka mala vedieť a ovládať, je uvedené v kvalifikačnom profile.

Kvalifikačná charakteristika- Toto normatívny dokument, ktorým sa ustanovuje, čo má ten či onen zamestnanec pri svojej práci robiť, čo by mal vedieť a vedieť pre to urobiť a aká by mala byť úroveň jeho zaškolenia.

Pracovné povinnosti (sekretárka musí byť schopná) Vykonávajte technické funkcie na zabezpečenie a servis práce vedúceho podniku (alebo divízie), pomôžte naplánovať pracovný deň vedúceho. Prijímajte informácie potrebné pre manažéra od oddelení alebo výkonných umelcov, volajte zamestnancov v jeho mene. Organizujte telefonické rozhovory s vedúcim, prijímajte a prenášajte telefonické správy, zaznamenávajte prijaté správy v jeho neprítomnosti a upozorňujte na ich obsah. Organizovať výlety a služobné cesty hlavy. Vykonávať práce na príprave schôdzí a poradí vedených vedúcim (zhromažďovanie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase, mieste a programe porady alebo porady, ich registrácia), vedenie a vyhotovenie zápisnice. Zabezpečiť pracovisko manažéra písacími potrebami, organizačným vybavením, vytvoriť podmienky na efektívnu prácu. Vysielajte a prijímajte informácie na prijímacích a interkomových zariadeniach, rýchlo tlačte rôzne materiály v smere hlavy. Vykonávať dokumentačnú prácu, prijímať korešpondenciu adresovanú vedúcemu, organizovať ju v súlade s postupom prijatým v podniku a po zvážení ju odovzdať vedúcim oddelení alebo konkrétnym výkonným pracovníkom na použitie v procese ich práce alebo na prípravu odpovede. Správy informačná služba manažér a zamestnanci (ústne, dokumentárne, písať recenzie tlače, poskytovať kópie zaujímavých článkov). Dodržiavajte lehoty na plnenie pokynov prednostu o osobných vyjadreniach občanov. Organizovať prijímanie návštevníkov, prejavovať im takt a pozornosť, prispievať k rýchlemu zváženiu žiadostí a návrhov zamestnancov, formovať prípady v súlade so schválenou nomenklatúrou prípadov, zabezpečiť ich bezpečnosť a včas ich odovzdať do archívu . Vytvárať a používať databázy (vrátane internetových informácií).

Tajomník musí vedieť:činnosti spoločnosti a povinnosti a kompetencie zamestnancov; ustanovenia a pokyny na podporu dokumentácie; strojopis; práca na osobnom počítači, moderné počítačové editory (Word, Excel atď.); pravidlá pravopisu a interpunkcie; poradie usporiadania materiálu pri tlači rôznych dokumentov; pravidlá pre prevádzku kancelárskych zariadení (faxy, mini-ATS, kopírky, hlasové záznamníky, magnetofóny); pravidlá používania prijímacích a interkomových zariadení; štandardy jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie; vnútorné pracovné predpisy; základy vedeckej organizácie sekretárskej práce; ľudská psychológia a zákony efektívna komunikácia; kancelárska etiketa; pravidlá a normy ochrany práce, bezpečnostných opatrení, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany; cudzí jazyk klientov a partnerov; Zákonník práce Ruskej federácie.

Pre vypracovanie a spresnenie kvalifikačných charakteristík v podnikoch (firiách) sú vypracované popisy pracovných miest.

Náplň práce - hlavný organizačný a právny dokument upravujúci činnosť tajomníka, vymedzujúci jeho práva, postavenie v organizácii, povahu práce. Tajomník sa o tento dokument opiera vo svojich vzťahoch so zamestnancami. Čo je napísané v popise práce, potom sa opýta, aké práva sú v ňom dané, tie má sekretárka.

Náplň práce sekretárky je individuálny dokument, keďže pozícia sekretárky má mnoho stupňov. V malej organizácii (alebo firme) bude jeden tajomník (sekretár-referent). Vo väčších organizáciách môže mať vedúci a jeho zástupcovia tajomníkov v každej štruktúrnej jednotke. Pôsobia tajomníci správnej rady, vedeckí tajomníci vedeckých rád atď. Každý tajomník si vždy na základe rozsahu a špecifík činnosti organizácie, požiadaviek prednostu a jeho dôvery v tajomníka vypracuje vlastný okruh povinností a práv. , rôzne kombinácie kreatívnych, logických a technické typy Tvorba. Zároveň existuje typická súprava riadiace operácie pre dokumentárne a nedokumentárne služby, ktoré vykonávajú všetci tajomníci. Okrem toho, zvláštnosť a zložitosť zostavovania popisu práce tajomníka sú spôsobené všestrannosťou jeho činností. Nemožno preto hovoriť o jednom štandarde pracovnej náplne sekretárky (sekretára-referenta).

Avšak, ako pri každom popise práce, podlieha Všeobecné požiadavky. V prvom rade má už zavedenú jednotnú štruktúru textu, a to časti:

1. Všeobecné ustanovenia;

2) funkcie;

3) úradné povinnosti;

5) zodpovednosť;

6) vzťahy;

7) komunikácia podľa polohy.

Môže pribudnúť časť „Hodnotenie práce“ a v posledných rokoch pribúdajú časti „Organizácia práce (denný rozvrh)“.

V časti „Všeobecné ustanovenia“ je uvedený presný názov pozície podľa personálnej tabuľky, miesto v systéme riadenia, t. j. názov štrukturálnej jednotky a podriadenosti, postup pri vymenúvaní a odvolávaní a postup pri nahrádzaní. Vo veľkých organizáciách, ktoré majú službu DOW, má tajomník dvojitú podriadenosť – priamo svojmu šéfovi a vedúcemu služby DOW. Tajomníci sú menovaní a odvolávaní na príkaz vedúceho (vo veľkej organizácii - na návrh vedúceho služby DOW).

V tej istej časti sú uvedené požiadavky na odbornú prípravu a pracovné skúsenosti. Dnes sa postoj k tajomníkovi a požiadavky na neho dramaticky zmenili. Firmy hľadajú sekretárku s vyšším alebo stredným odborným vzdelaním, ktorá ovláda cudzí jazyk a ovláda počítač. Čoraz častejšie sa od tajomníka, ako aj v zahraničí, vyžaduje, aby ovládal nie jeden, ale dva alebo viac cudzích jazykov, keďže firmy majú množstvo kontaktov so zahraničnými partnermi a tajomník s nimi komunikuje. Obsahuje aj označenie hlavných legislatívnych, regulačných, regulačných, metodických, organizačných, administratívnych dokumentov, ktorými sa tajomník pri svojej práci riadi.

V časti „Funkcie“ sú uvedené hlavné činnosti tajomníka (sekretára-referenta), napr.: informačná a dokumentačná podpora prednostu, organizačné zabezpečenie práce prednostu, účasť na príprave výstav a prezentácií a pod.

V časti „Zodpovednosti“ sú uvedené všetky druhy prác, operácií a technológií použitých pri ich realizácii. V logickom slede uvádza prácu, ktorú vykonáva tajomník. Všetky druhy prác sú rozdelené do operácií s uvedením technológie vykonávania. Napríklad funkcia „podpora informácií a dokumentácie“ je rozdelená na dve časti: dokumentáciu a prácu s dokumentmi. Dokumentácia zas zahŕňa prípravu listov (pozývacích listov, upomienok atď.), telegramov atď. podľa pokynov projektového manažéra; tlač dokumentov hlavy na počítači; overenie správnosti vyhotovenia dokumentov pri predložení na podpis vedúcemu (víza, dostupnosť a správnosť údajov v súlade s požiadavkami normy atď.); zhotovovanie a overovanie kópií dokumentov a pod. Práca s dokumentmi zahŕňa príjem prichádzajúcich dokumentov (uvádzajú sa hodiny napr.: o 09 a 16 hod.), príjem faxov a e-mailov (cez deň); primárne spracovanie prijatých dokumentov v súlade s požiadavkami pracovných pokynov úradu; náhľad dokumentov (ak je zverený tajomníkovi); registrácia dokumentov podľa pravidiel stanovených organizáciou; hlásenie dokladov prednostovi a pod.

Časť „Práva“ je možno najdôležitejšia. Zdôrazňuje miesto tajomníka v systéme riadenia, jeho dôležitosť, postavenie v organizácii. Práve cez práva sú viditeľné právomoci delegované prednostom na tajomníka a miera jeho nezávislosti. Táto sekcia umožňuje tajomníkovi uvoľniť čas manažéra na riešenie hlavných strategických a taktických úloh.

Práve táto časť pracovnej náplne dáva tajomníkovi (sekretárovi-referentovi) väčšie alebo menšie právomoci a určuje stupeň jeho schopností.

Časť „Zodpovednosť“ je zostavená striktne v súlade so zákonom.

Časť „Vzťahy (prepojenia podľa pozície)“ je tiež veľmi dôležitá pre organizáciu práce každého zamestnanca administratívny aparát, a to predovšetkým vďaka aktívnej implementácii automatizované systémy, ktoré vyžadujú podrobné označenie, aké informácie, v akej forme, komu sa odovzdávajú a od koho pochádzajú.

V posledných rokoch sa v popise práce často objavuje časť Hodnotenie práce. Zvyčajne uvádza kritériá pre aktuálnosť práce a jej kvalitu, napríklad: absencia sťažností, reklamácií a sťažností; absencia chýb v dokumentoch; dodržiavanie lehôt na vykonanie pokynov od vedenia a pod.

Pracovná náplň sa spravidla končí uvedením postupu pri jej revízii. Podmienkou prepracovania pracovnej náplne môžu byť zmeny v štruktúre organizácie, ktoré si vyžiadali prerozdelenie povinností zamestnancov, zmenu druhov práce tajomníka a zavedenie výpočtovej techniky. Oveľa častejšie sa však uvádza obdobie povinnej revízie alebo opätovného schválenia pokynu (3 roky alebo 5 rokov).

Nepovinnou sekciou je „Organizácia práce“, no v poslednej dobe je veľmi populárna a stáva sa čoraz bežnejšou. Poskytuje približný denný harmonogram práce sekretárky. Mohlo by to vyzerať takto.

PRVÁ POLOVICA PRACOVNÉHO DŇA:

1) prísť do práce 10 minút pred vedúcim, aby skontroloval stav pracoviska (svojho a vedúceho), dal sa do poriadku, zostavil alebo objasnil plán na nasledujúci deň;

2) vyzdvihnúť podľa plánu požadované dokumenty a skutky;

3) prijímať korešpondenciu, oboznamovať sa s obsahom, odkladať dokumenty, ktoré si vyžadujú prednostné rozhodnutie vedúceho;

4) telegramy, naliehavé faxy a telefónne správy okamžite preniesť na hlavu;

5) pripraviť možnosti možných odpovedí alebo uznesení pre zvyšok dokumentov, rozdeliť medzi vykonávateľov;

6) preskúmať prijaté recenzie, správy, pozvánky atď.

d.; Zaznamenajte si dátumy a časy všetkých udalostí vo svojom denníku-kalendári;

7) uchovávať dokumenty potrebné pre aktuálnu informačnú a referenčnú prácu;

8) podať správu manažérovi o prijatej korešpondencii;

9) objasniť spolu s vedúcim obsah plánovaných aktivít na aktuálny deň;

10) odovzdať telefonicky a osobne pokyny prednostu príslušným exekútorom a pripomenúť končiace sa lehoty na vyhotovenie dokumentov.

POPOLUDNIE:

1) zhromažďovanie a príprava na podpis vyhotovených dokumentov;

2) podávať správy manažérovi o vykonaných dokumentoch, preberať ním spracované dokumenty od manažéra;

3) spracovávať a odosielať odchádzajúce dokumenty;

4) Naplánujte si aktivity na nasledujúci deň.

Počas celého pracovného dňa sú:

a) práca s návštevníkmi, telefonické rozhovory;

b) ukladanie vyhotovených listín v prípadoch;

c) výkon práce na počítači;

d) organizovanie kopírovania dokumentov podľa pokynov vedúceho.

KONIEC PRACOVNÉHO DŇA:

1) skontrolujte svoj denník a informujte príslušné oddelenia o potrebe prípravy na určité činnosti;

2) ak vedúci zostane pracovať po skončení pracovného dňa, je potrebné mu poskytnúť všetky potrebné informácie, materiály;

3) upratať si pracovisko, odstrániť dokumenty, uzamknúť trezor a všetky kartotéky na kľúč, vypnúť elektronické a technické zariadenia zo siete.

Popis práce je neoddeliteľnou súčasťou celý balík dokumentov potrebných na organizáciu práce administratívneho aparátu.

RADY. Zorganizujte si svoj pracovný deň tak, aby ste stihli všetko a boli užitoční pre všetkých. Oddajte sa svojej práci, no nezabúdajte, že existujú záležitosti, ktoré nie sú vo vašej kompetencii. Preto robte len to, čo musíte.

Zhrnutie: opäť treba poznamenať, že náplň práce sekretárky je individuálny dokument, keďže pozícia sekretárky má mnoho stupňov. Každý tajomník, na základe objemu a špecifík činnosti organizácie, požiadaviek vedúceho a jeho dôvery v tajomníka, má svoj okruh povinností a práv, rôzne kombinácie tvorivých, logických a technických druhov práce.

Hlavný inžinier podniku sa zvyčajne považuje za pravú ruku riaditeľa a námestník pre obchod za ľavú, ale keď nie je sekretárka, riaditeľ je úplne bez rúk.

Pojem sekretárka a odrody
Pojem "sekretárka" dostatočne široký. V preklade z latinčiny slovo „secretarius“ znamená „dôverník“.

Zvyčajne je vzťah medzi sekretárkou a manažérom dosť dôveryhodný a malo by to tak byť, pretože. zaviazať úradné právomoci.

Pojem sekretárka je dnes pomerne zložitý a má veľa stupňov, uvediem príklad niektorých z nich:
Technický tajomník- pracuje s kancelárskou technikou (fax, multifunkčné zariadenie, osobný počítač), využíva internet, vykonáva pokyny pre manažérov a zamestnancov, telefonuje do firiem a inštitúcií v mene prednostu, prijíma a odosiela správy prostredníctvom komunikačných prostriedkov.
recepčný- prijíma prichádzajúce listy a faxy, správy od e-mail, odpovedá na telefonáty, preposiela ich oddeleniam alebo konkrétnym zamestnancom, stretáva sa s návštevníkmi.
tajomník úradu- prijíma a analyzuje korešpondenciu, plní pokyny prednostu a jeho zástupcov, vysádza texty dokumentov, vedie dokumentáciu.
asistent tajomníka- nielen sekretárka, ale aj špecialista, ktorý je dobre oboznámený s činnosťou spoločnosti, ktorá v niektorých prípadoch môže robiť niektoré nezávislé rozhodnutia. Tajomník referent pripravuje správy prednostu, zháňa potrebnú dokumentáciu pre prednostu, plánuje pracovný deň prednostu, rieši administratívne záležitosti v rámci svojej pôsobnosti.
Office Manager– zabezpečuje chod celej kancelárie: pripravuje podklady na prezentácie, zabezpečuje nepretržitú prepravnú obsluhu, prehľadnú komunikáciu, zabezpečuje chod kancelárskej techniky a dostupnosť písacích potrieb. Za vzhľad kancelárie zodpovedá vedúci kancelárie, v malej inštitúcii môže súčasne vykonávať funkcie personalistu.
V malých komerčných organizáciách sa sekretárky, nech už sa volajú akokoľvek, vyznačujú tým, že musia vykonávať univerzálnu prácu.
Povolanie sekretárky je azda najbližšie k profesii herca. Špecifickosť a náročnosť práce sekretárky je daná tým, že je vždy na očiach, v centre komunikácie s vedením, kolegami, klientmi. Úsmev, príjemný hlas, úhľadný vzhľad, sebavedomé gestá a dobrá vôľa, bez ohľadu na náladu, vytvárajú v kancelárii osobitnú atmosféru.

Popis práce tajomníka

SCHVÁLIŤ
generálny riaditeľ
Priezvisko I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Tajomník patrí do kategórie technických interpretov.
1.2. Tajomníka do funkcie vymenúva a odvoláva generálny riaditeľ spoločnosti.
1.3. Tajomník podáva správu priamo generálnemu riaditeľovi/ vedúci štrukturálneho oddelenia spoločnosti.
1.4. Počas neprítomnosti tajomníka prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného úradník, ktorá sa oznamuje v objednávke pre organizáciu.
1.5. Do funkcie tajomníka je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie, neukončené vyššie alebo stredné odborné, prax s podobnou prácou od pol roka, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener, tlačiareň), programy Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Tajomník sa vo svojej činnosti riadi:
- legislatívne akty Ruskej federácie;
— Stanovy spoločnosti, Vnútorný pracovný poriadok, iné regulačné akty spoločnosti;
- príkazy a nariadenia vedenia;
- tento popis práce.

2. Povinnosti tajomníka

Tajomník vykonáva tieto úlohy:
2.1. Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti prednostu.
2.2. Prijíma prichádzajúcu korešpondenciu na posúdenie vedúcemu, prenáša ju v súlade s rozhodnutím prijatým štrukturálnym divíziám alebo konkrétnemu dodávateľovi na použitie v procese práce alebo prípravy odpovedí.
2.3. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis vedúceho.
2.4. Odpovedá na telefonické hovory, zaznamenáva a odovzdáva oficiálne informácie vedúcemu, organizuje telefonické rozhovory vedúceho.
2.5. V mene vedúceho vyhotovuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.6. Vykonáva práce na príprave porady a porady konanej prednostom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste konania porady, program, ich registrácia), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a porady.
2.7. Vykonáva kontrolu nad vykonávaním vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavaním lehôt na vykonávanie pokynov a pokynov vedúceho prijatých pod kontrolou.
2.8. Poskytuje pracovisku vedúceho potrebné prostriedky organizačnej techniky, písacie potreby, vytvára podmienky priaznivé pre efektívnu prácu vedúceho.
2.9. Organizuje prijímanie návštev, prispieva k promptnému posudzovaniu požiadaviek a návrhov zamestnancov.
2.10. Formuje prípady v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a včas ich odovzdáva do archívu.
2.11. Organizuje služobné cesty vedúceho: objednáva letenky a železničné lístky, rezervuje hotely.
2.12.

Plní jednotlivé úradné úlohy svojho priameho nadriadeného.

3. Práva tajomníka

Tajomník má právo:
3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Poskytovať manažmentu návrhy na zlepšenie ich práce a práce spoločnosti.
3.3. Vyžiadajte si osobne alebo v mene vedúceho od divízií podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho povinností.
3.4. Požadovať od vedenia vytvorenie normálnych podmienok pre plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vyplývajúcich z činnosti spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.

4. Zodpovednosť tajomníka

Tajomník je zodpovedný:
4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie svojich povinností.
4.2. Za nerešpektovanie aktuálnych pokynov, príkazov a príkazov na zachovanie obchodného tajomstva a dôverných informácií.
4.3. Za porušenie vnútorných pracovnoprávnych predpisov, pracovnej disciplíny, bezpečnostných a protipožiarnych pravidiel.

Ak ste po prečítaní tohto článku nedostali jasnú odpoveď, vyhľadajte rýchlu pomoc.

Už sme viackrát spomenuli, že určiť typické povinnosti sekretárky alebo asistenta manažéra je veľmi ťažké. Veľa závisí od pôsobnosti firmy, jej veľkosti, fantázie hlavy a prakticky sa ničím nereguluje. Okrem toho existuje delenie v rámci samotnej profesie, ktorú, ako ukazuje prax, chápu zamestnanci a zamestnávatelia odlišne.

Rozdiel pociťujú aj samotné sekretárky, niekedy intuitívne, a tak na fórach neutíchajú spory o to, kto je „dôležitejší“, aká hierarchia existuje v rámci profesie, ktorá je najvyšším stupňom kariéry administratívneho pracovníka. Medzi mojimi kolegami zatiaľ v tejto veci neexistuje konsenzus.

Ak však existujú tieto početné mená, potom musia existovať aj javy, ktoré opisujú.

Poďme pochopiť všetky zložitosti klasifikácie administratívnych pozícií.

Pochopenie pojmov

Uvádzame hlavné administratívne pozície: „sekretár“, „referent“, „sekretár-referent“, „asistent vedúceho“, „sekretárka na recepcii“, „office manager“. Predtým, ako sa nimi budeme zaoberať podrobnejšie, pochopíme, čo znamená každá z týchto pozícií.

Wikipedia nedefinuje pozíciu „sekretára“. Obsahuje iba článok „Referent Secretary“, ktorý obsahuje nasledujúcu definíciu: asistent tajomníka - kancelársky pracovník so širokou škálou povinností od prijímania telefonátov (recepčná) až po asistenta manažéra (osobná sekretárka).

Tu je zoznam úloh, ktoré vykonáva referent:

• odpovedanie na telefónne hovory manažérovi;
• práca s dokumentmi: určenie dôležitosti, príprava, vyhotovenie, distribúcia, príjem, skladovanie, systematizácia;
• plánovanie a príprava prijímania návštevníkov;
• pomoc pri plánovaní pracovného plánu šéfa, niekedy - rezervácia hotelov a leteniek;
• účasť na príprave obchodných rokovaní;
• objednávanie písacích potrieb a iných vecí potrebných pre život kancelárie, niekedy - poskytovanie produktov manažérovi.

Po prečítaní tohto článku nebolo žiadne zvláštne jasno. Všetci vieme, že rozsah povinností je široký a vyššie uvedené môže vykonávať sekretárka aj asistent manažéra. Navyše to nie je ani zďaleka polovica povinností, ktoré musia typickí predstavitelia našej profesie vykonávať. Alebo je to možno spoločný názov pre celú skupinu profesií? Je nepravdepodobné, že väčšina ľudí stále počuje presne to „sekretárka“ bez akýchkoľvek predpôn.

Slovo „sekretárka“, ako viete, pochádza z lat. tajný("tajomstvo, tajomstvo"). A v starom Ríme sa správcovia nazývali tajomníkmi. Záver: tajomník má prístup k určitým informáciám, ktoré nepodliehajú verejnému sprístupneniu, a aby si mohol plniť svoje povinnosti, musí si získať dôveru vedúceho.

Pokiaľ ide o pôvod slova "referent", názov je tiež latinský - "reprodukujúci sa, hlásenie." Preto tento človek pracuje s informáciami. Vo všeobecnosti pôvod slov nepochybne súvisí s modernou profesiou, ale úplne nevysvetľuje, čo tento zamestnanec v organizácii robí.

Suma sumárum: väčšina z nás sú predsa sekretárky-referenti. V zozname zamestnancov a pracovnej knihe sa to však len zriedka odráža: mnohí moji kolegovia sa „nazývajú“ inak.

Aby nedošlo k zámene

Tajomník orecepcia- pozícia, ktorá je v masovom vedomí spojená s prijímaním a distribúciou hovorov a korešpondencie. Niekedy môžu takýto zamestnanci vykonať aj prvotné prijatie návštev. Spomedzi sekretárskych pozícií je to jediná, z názvu ktorej je hneď jasné, čo bude treba urobiť. Aj keď, samozrejme, existujú aj výnimky.
Office Manager- toto je pauzovací papier z angličtiny. kancelária manažér, t.j. manažér kancelárie. Jeho hlavnou zodpovednosťou je riadenie administratívnych, finančných a iných zdrojov na zabezpečenie bezproblémového fungovania jedného úradu a jeho zamestnancov. Office manager patrí medzi junior manažérske pozície.
V podriadenosti takéhoto zamestnanca môžu byť vodiči, upratovačky a často aj sekretárky. Vzhľadom na to, že office manažér je zodpovedný za životnú podporu kancelárie a jej zamestnancov, mnohí si myslia, že táto pozícia je podobná pozícii manažéra zásobovania. Podobných povinností majú pomerne dosť, ale nedaj bože zmiasť a nazvať manažéra kancelárie manažérom zásobovania! V tom druhom nie je nič hanebné, ale miera zodpovednosti manažéra kancelárie je oveľa vyššia a znamená vyššiu kvalifikáciu.
Asistent manažéra- pozícia, ktorú mnohí považujú za najvyšší stupienok v kariére administratívneho pracovníka. V západných spoločnostiach táto pozícia často znie ako „osobný asistent“ (doslovný preklad z angličtiny. osobné asistent). Preferujem tradičnú verziu, pretože názov pozície obsahuje celú jej podstatu. Asistent - od slova "pomoc". Asistent manažéra pomáha svojmu šéfovi vykonávať jeho povinnosti. Čo presne bude súčasťou funkcií asistenta, závisí od mnohých faktorov.

Zodpovednosti dvoch špecialistov, ktorí formálne zastávajú rovnakú pozíciu, sa teda môžu radikálne líšiť: jeden z nich pracuje s dokumentáciou, distribuuje telefonáty a prijíma návštevy, zatiaľ čo druhý sa zúčastňuje na stretnutiach vedenia a má právomoc robiť dôležité rozhodnutia. To mimochodom vôbec nevylučuje, že obaja šijú roztrhané gombíky a hľadajú opatrovateľku pre deti svojho vedúceho. Opäť bez rozkazu: v tomto prípade názov len objasňuje váš účel, no ako presne ho splníte, nevedno.

Študujeme regulačné dokumenty

Existuje dokument popisujúci všetky pozície zastúpené na území našej krajiny - "Celoruský klasifikátor profesií pracovníkov, pozícií zamestnancov a mzdových kategórií"(OKPDTR, OK 016-94). Ak máte nejaké problémy s definíciou akejkoľvek pozície v spoločnosti, môžete sa obrátiť na tento dokument a vybrať si tú najvhodnejšiu.

Tento klasifikátor možno nájsť na stránkach: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Na druhom z nich je okrem OK 016-94 „Jednotná tarifná a kvalifikačná referenčná kniha“ (ETKS) a „Celoruský klasifikátor povolaní“ (OKZ 010-93, OKZ). Toto sú dva úseky OK 016-94. Prvý zahŕňa profesie pracovníkov, druhý - pozície zamestnancov.

Profesie robotníkov (a tie sú v klasifikátore 5491) nás v tomto prípade nezaujímajú, obráťme sa na pozície zamestnancov. Je ich 2598 a určite tu nájdete všetko, čo potrebujeme.

Začnime s postom tajomníka. Ako výsledok abecedného vyhľadávania dostaneme nasledujúcu tabuľku (pozri tabuľku 1).

stôl 1

Pozície v OK 016-94 s názvom "sekretárka"

Každá pozícia má svoje kód. Okrem toho majú rôzne polohy jednu kód OKZ, čo znamená, že sú zoskupené. Titul „sekretárka vedúceho“ sa vzťahuje na skupinu 4115 (skupina „sekretárky“). Táto skupina pozostáva z nasledujúcich pozícií:

• úradník;
• sekretárka nevidiaceho odborníka;
• vedúci tajomník;
• súdny úradník;
• tajomník vzdelávacieho oddelenia;
• sekretárka-pisárka;
• sekretárka stenografa.

Tu je to, čo sa hovorí o sekretárkach v spomínanej skupine: Tajomníci vykonávajú technické funkcie na zabezpečenie a udržiavanie práce vedúceho inštitúcie organizácie alebo podniku pomocou počítača, kancelárskeho vybavenia a iných technických prostriedkov.

Medzi ich povinnosti patrí:

Táto stránka má pohodlné rozdelenie pozícií do skupín, z ktorých je zrejmé, že skupina 4115 je zahrnutá seniorská skupina 411 „Sekretári, operátori počítacích (počítacích) strojov a príbuzné profesie“. K tým druhým patria okrem sekretárok aj počítačoví operátori, stenografi, pisári atď.

Vo všeobecnosti platí, že uvedené povinnosti nie sú v rozpore s realitou, až na to, že zmienka o ďalekopise a písacom stroji u niekoho vyčarí úsmev (a niekoho aj zachveje). Každý - dokonca aj začiatočník - tajomník sa však pri pohľade na navrhovaný zoznam povinností opýta: „Ako? A to je všetko? A kde je vízová podpora, organizovanie služobných ciest, zápisnice zo stretnutí?“ Veď už sme si neraz povedali, že sekretárka je povolanie, pri ktorom sa predpokladá, že minimálne polovicu pracovného času venujete službe manažéra a zamestnancov bez dokladov. Riadok „prijímanie návštev“ nevyjadruje celú škálu povinností, ktoré musí sekretárka vykonávať. Zvyšné povinnosti sú čisto technické a týkajú sa práce s dokumentmi. Pri pohľade na existujúci popis by si niekto mohol myslieť, že sekretárka sedí v samostatnej miestnosti a iba píše na počítači a niečo zapisuje do registračného denníka. Vieme však, že to zďaleka tak nie je. Preto takáto definícia môže len ťažko vyhovovať špecialistom.

Vráťme sa ku klasifikátoru: absentuje v ňom pozícia „office manager“, ako aj „office manager“ a „asistent manažéra“. Existuje však pozícia "referent" (kód 26088), ktorá je súčasťou skupiny 3431 - "Administratívni a riadiaci pracovníci".

Túto skupinu okrem rôznych názvov správcov, manažérov tvoria pozície inšpektora pre sledovanie vykonávania pokynov, referenta a referenta pre hlavnú činnosť.

Vtipná štvrť, však? V rovnakej skupine s referentom je inšpektor pre sledovanie vykonávania pokynov. Mnohé sekretárky vedia o tejto kontrole z prvej ruky, pretože ju sami vykonávajú.

Tvrdí to stránka http://www.etks.info/ administratívni a riadiaci pracovníci a pracovníci príbuzných profesií riešia administratívne a koordinačné záležitosti v činnosti organizácií a ich štruktúrnych útvarov, vedú dokumentáciu a poskytujú informácie.

Medzi ich povinnosti patrí:

• vedenie obchodnej korešpondencie, protokolov a inej administratívnej dokumentácie;
• Plánovanie a organizovanie stretnutí, obchodných stretnutí a výletov;
• koordinácia načasovania rôznych udalostí, kontrola nad ich dodržiavaním;
• pomoc manažérom a zamestnancom pri riešení administratívnych a organizačných záležitostí;
• príprava návrhov zmlúv, dohôd, vyjednávanie, organizovanie prijímania návštev a zamestnancov;
• plnenie súvisiacich povinností;
• manažment ostatných zamestnancov.

Koľko povinností z tohto zoznamu vykonávate? Aký je názov vašej pozície? "sekretárka"? "Správca kancelárie"? "Asistent manažéra"?

Ak si pripomenieme, že práca sekretárky sa tradične delí na dokumentárne a nedokumentárne služby a väčšina z nás plní povinnosti zo zoznamov pre obe skupiny („sekretári“ a „administratívni a riadiaci pracovníci“), môžeme konštatovať že na základe povinností je väčšina z nás asistentmi sekretárky.

Čo to znamená? Prečo sa pozície ako „asistent manažéra“ alebo „kancelársky manažér“ neodrážajú v klasifikátore? Prečo sú v praxi pozície, ale nie sú v klasifikátore? Možno je zastaraný alebo sa zostavovatelia neobťažovali pochopiť situáciu na modernom trhu práce?

Samozrejme, tento klasifikátor je trochu konzervatívny. Ale pravopisné slovníky sú tiež konzervatívne. Ľudia hovoria a píšu inak, ale existujú určité pravidlá, norma prijatá odborníkmi a gramotní ľudia sa ňou riadia. Všetky pokyny, klasifikátory a iné úradné dokumenty vyvinuté odborníkmi naznačujú existenciu ideálnej organizácie, kde sa tajomník zaoberá dokumentmi, kontrolu nad ich vykonávaním vykonávajú inšpektori a za vízovú podporu a prácu s delegáciami je zodpovedná protokolová služba.

Nemyslite si, že sa to nestane. Takto sa buduje práca mnohých veľkých štátnych inštitúcií a korporácií, administratív, tovární. Jednak preto, že existujú už viac ako tucet rokov a pri svojej činnosti sa riadia popismi práce a predpismi vypracovanými ešte v ZSSR, keď bolo ťažké predstaviť si situáciu „kto ide do lesa, ten na drevo “. Po druhé, takéto rozdelenie povinností do značnej miery súvisí s mlčanlivosťou. Napríklad v továrňach, ktoré plnia vojenské rozkazy, sekretárky manažérov nemajú prístup na internet a mobilné telefóny nechávajú v trezore na kontrolnom stanovišti. V takejto situácii sa ťažko hľadajú informácie či objednávajú lístky. Robia to jednotliví špecialisti s prístupom na web.

Okrem toho je jedna vec, ak je sekretárka vo firme, kde pracuje sto ľudí, „a Švajčiar, a kosec a hráč na fajku“, a druhá vec, keď ich vo firme pracuje niekoľko tisíc. V tomto prípade je väčšina pracovných procesov prísne regulovaná a centralizovaná. Nemôže za ne zodpovedať jeden špecialista, sú tam celé oddelenia.

Mimochodom

Pokiaľ ide o prítomnosť mien, ktoré sa na prvý pohľad zdajú zastarané (napríklad „sekretárka-pisárka“), v našej krajine dodnes existujú organizácie, v ktorých sú niektoré dokumenty vytlačené iba na písacom stroji (kvôli utajeniu). Okrem toho prítomnosť slova „pisár“ v tejto definícii najčastejšie naznačuje veľké množstvo práce spojenej konkrétne s prípravou dokumentov. V sovietskych časoch túto prácu vykonávali pisári a vo veľkých podnikoch s centralizovanou kancelárskou prácou sa to zachovalo dodnes.
Dá sa táto pozícia nazvať povedzme „PC operátor“? Samozrejme, veľa spoločností to robí. Ale prečo, ak je tomuto pojmu v masovom povedomí už priradený určitý zoznam povinností? Jazyk nemá rád žiadne umelé inovácie. Keď tento výraz stratí svoj význam, zmizne.

Prečo teda v praxi existujú sekretárky, ktoré plnia povinnosti referentov aj inšpektorov na kontrolu vyhotovenia dokumentov a dokonca aj prekladateľov? Pretože teória je vždy iná ako prax. Spoločnosti, najmä tie malé, sa snažia ušetriť peniaze predovšetkým tým, že jednému zamestnancovi pridelia množstvo rôznorodých povinností. Jeden môj kolega definoval prácu sekretárky ako „človeka, ktorý robí to, čo ostatní zamestnanci robiť nechcú“. No aj to sa stáva. Okrem toho, ako sme už povedali, nesúlad v zodpovednostiach je často spojený s nemožnosťou zaviesť určitú jednotku do zoznamu zamestnancov, ako aj s nepochopením zo strany zamestnávateľov pre stupňovanie, ktoré v rámci profesie existuje.

Porovnajte si povinnosti

Pozrime sa, čo zamestnávateľ myslí pod tým či oným názvom. Aby sme to dosiahli, obraciame sa na stránky na hľadanie práce. Vyberieme niekoľko inzerátov s názvami: “sekretár”, “sekretár-referent”, “asistent manažéra”, “office manager”, vyberieme tri pre každú skupinu a porovnáme zoznamy vykonávaných povinností (nebudeme duplikovať úlohy na rôznych voľných miestach).

Office Manager

1. Plnenie príkazov hlavy.
2. Podpora života v kancelárii.
3. Pomoc pri plánovaní pracovného času manažéra.
4. Príprava a realizácia korešpondencie a internej dokumentácie.
5. Prijímanie hostí a návštevníkov prednostu, organizovanie stretnutí a rokovaní.
6. Komunikácia s klientmi v kancelárii, vytváranie priateľskej a útulnej atmosféry pre nich. Poznámka autora: tento zamestnávateľ sa rozhodol ušetriť peniaze na správcovi účtu.
7. Prijímanie hovorov prijatých na reklamnej linke a ich presmerovanie na príslušné oddelenie.
8. Udržiavať poriadok a čistotu v kancelárii.
9. Systematizácia a triedenie dokumentov a informácií, ich odovzdávanie priamym vykonávateľom. Poznámka autora: Ako by toto a tam je úradnícka práca? Ale nie, na tomto voľnom mieste je to uvedené na samostatnom riadku.
10. Dostať informácie od zákazníkov do pozornosti manažérov.
11. Plnenie pokynov zamestnancov úradu na vykonanie a odovzdanie potrebných pokynov a informácií im.
12. Kontrola správnosti papierovania v súlade so stanovenými požiadavkami pri prijímaní nových zamestnancov. Poznámka: Vedel som, že vo firme nie je personalista!
13. Vykonávanie kopírovacích a rozmnožovacích prác.
14. Vydávanie splnomocnení.
15. Vedenie časových výkazov. Poznámka autora: Určite žiadny personál!
16. Príprava podkladov a príprava správ o vynaložení finančných prostriedkov na hospodárske potreby.

tajomník

1. Správa dokumentov, obchodná korešpondencia.
2. Vykonávanie príkazov hlavy.
3. Príprava potrebnej dokumentácie a výkazníctva.
4. Organizácia a koordinácia stretnutí, rokovaní, konferencií.
5. Organizácia služobných ciest (objednávanie leteniek a železničných lístkov, transfery, rezervácie hotelov a pod.).
6. Organizácia príchodu partnerov (rezervácia hotelov, transfery atď.).
7. Príjem a distribúcia prichádzajúcich hovorov.
8. Zabezpečenie životnosti kancelárie.
9. Plnenie pokynov manažmentu (vyhľadávanie informácií, príprava reportov, komunikácia s dodávateľmi surovín, často v anglickom jazyku).
10. Poskytovanie poštových a kuriérskych zásielok.
11. Zabezpečenie vnútropodnikového toku dokumentov.
12. Mail.
13. Administratívna podpora prednostu.
14. Monitorovanie vykonávania pokynov od vedenia.
15. Práca s kancelárskou technikou.
16. Príprava organizačných a administratívnych dokumentov.

asistent tajomníka

1. Organizácia života kancelárie.
2. Prijímanie a distribúcia hovorov.
3. Prijímanie návštev.
4. Organizácia stretnutí a rokovaní.
5. Organizácia služobných ciest (objednávanie a rezervácia leteniek, hotelov, taxíkov, vízová podpora).
6. Obchodná korešpondencia.
7. Odosielanie a prijímanie pošty, vydávanie splnomocnení.
8. Kancelárska práca.
9. Vykonávanie pokynov od vedenia.
10. Spolupráca s kuriérskou službou.
11. Interakcia s oddeleniami spoločnosti.
12. Udržiavanie poriadku a priateľskej atmosféry v kancelárii.
13. Zabezpečenie administratívnej podpory denného rozvrhu riaditeľa.
14. Kontrola plnenia pokynov a schvaľovanie dokumentácie iniciované riaditeľom.
15. Príprava organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Asistent manažéra

1. Prijímanie prichádzajúcich/odchádzajúcich hovorov.
2. Práca s poštou/korešpondencia, obchodná korešpondencia.
3. Analýza informácií, zber dát, reporting.
4. Komunikácia s vedúcimi oddelení.
5. Plnenie pokynov prednostu v daných termínoch.
6. Sledovanie včasného plnenia objednávok/servisných úloh.
7. Sprievodné služobné cesty (vydávanie víz, rezervácia železničných a leteniek, transfery, hotely, akcie, exkurzie).
8. Organizácia a podpora prijatia vedením podniku delegácií, návštevníkov, organizovanie stretnutí, rokovaní, prezentácií.
9. Kontrola výdaja písacích potrieb, v prípade potreby objednávka.
10. Evidencia, uchovávanie originálnych informácií a organizačných a administratívnych dokumentov.
11. Podpora života v kancelárii.
12. Kancelárske práce, správa dokumentov.
13. Evidencia došlej, odoslanej, internej dokumentácie.
14. Pomoc pri plánovaní pracovného dňa hlavy.

Ako vidíte, odborníci pracujúci na týchto pozíciách majú veľa podobných povinností. Všetci sa podieľajú (alebo sa podieľajú) na životnej podpore kancelárie, prijímajú a distribuujú hovory, organizujú tok dokumentov a plnia pokyny vedúceho.

Pozrite si zoznamy povinností tajomníka, referenta a asistenta manažéra. Sú takmer totožné. Pokiaľ v niektorej z firiem neočakávajú od asistenta aj analytickú prácu. Trochu sa vymyká pozícia office manažéra, od ktorého zamestnávatelia očakávajú výkon funkcie personálneho a pracovného inšpektora. A možno je jediný, od koho sa neočakáva, že pomôže vodcovi (alebo to len nie je uvedené v oznámení?). Môžeme s istotou povedať, že asistent manažéra bude musieť manažérovi pomôcť, čo ho nezbavuje potreby „podporovať život“ v kancelárii.

Pred vyvodením záverov sa pozrime ešte na jeden parameter: aké požiadavky kladú zamestnávatelia na špecialistov na týchto pozíciách (tabuľka 2).

tabuľka 2

Požiadavky na zamestnávateľa na vedúceho kancelárie, sekretárku, asistenta tajomníka, asistenta vedúceho

Nuž, naši náhodne vybraní zamestnávatelia nevyžadujú od office manažéra príjemný vzhľad a vyššie vzdelanie. Podľa nás nevidia veľký rozdiel medzi sekretárkou a office manažérkou. Požiadavky na ďalšie tri pozície, ako aj vykonávané povinnosti sú takmer totožné. Len od asistenta manažéra chcú skúsenosti s prácou osobného asistenta, pričom nezabúdajú ani na schopnosť pracovať v tíme (pre nikoho nie je tajomstvom, že mnohí asistenti majú tendenciu vytrhávať sa z kolektívu – špecifiká práce si vyžadujú to).

Samozrejme, na pohovore sa ukáže, že polovicu povinností jednoducho „zabudli“ napísať a odniekiaľ sa objavia ďalšie dve desiatky požiadaviek na kandidáta. Ale vo všeobecnosti je trend jasný: zamestnávateľ vníma office manažéra ako človeka, ktorý sa bude starať o kanceláriu, všetkých zamestnancov, ba aj klientov. Ale medzi sekretárkou, sekretárkou-referentkou a asistentom vedúceho nie je žiadny zvláštny rozdiel.

Teda teória a tentoraz sa rozchádzala s praxou. Chápeme, že sekretárka by mala vykonávať povedzme technickú funkcionalitu (práca s dokumentmi a pod.) a asistent manažéra alebo referent by mal vykonávať zložitejšie funkcie (písať obchodné listy písať analytické recenzie atď.). Viem len o jednej firme, kde sú takto rozdelené povinnosti. Ale je tak trochu dokonalá. V praxi je takéto rozdelenie skôr výnimkou ako pravidlom.

Mám podozrenie, že zamestnávatelia chcú vo väčšine prípadov jednoducho ušetriť tým, že si najmú špecialistu, ktorý kombinuje viacero funkcií. Navyše, zavádzanie ďalších jednotiek do zoznamu zamestnancov je problém.

Prečo je najbežnejší názov pre túto skupinu administratívnych pozícií práve „sekretárka“? Po prvé, pretože to už dávno má každý na perách. Po druhé, teoreticky môže asistent manažéra odmietnuť pomoc zamestnancom oddelenia a sekretárka nemá kam ísť. Po tretie, nie každý vie, kto je tento tajomný „referent“, takže je lepšie nevytvárať zbytočné ťažkosti s terminológiou.

Je zrejmé, že mlčky prijaté rozdelenie, ktoré stavia výkonných asistentov vyššie ako sekretárky alebo asistentky tajomníka, je v skutočnosti formalita. „Asistent riaditeľa“ znie bezpochyby solídnejšie ako „sekretárka riaditeľa“. Toto je možno ten rozdiel. Zamestnávateľa viac zaujímajú vaše osobné kvality a pracovné skúsenosti, než to, čo je uvedené vo vašej pracovnej knihe. S tým zmätkom na pozíciách sme samozrejme neskončili. Pre tých, ktorých však znepokojuje skutočnosť, že pri všetkej rozmanitosti vykonávaných povinností sa jeho pozícia nazýva „sekretárka“, odporúčame zahodiť všetky komplexy a hrdo odpovedať na otázku, pre koho pracujete: „sekretár“.