Odată cu răspândirea computerelor, 100% din documente sunt create în în format electronic. Cu toate acestea, mai mult de jumătate dintre ele sunt încă tipărite pentru revizuire și aprobare.

În ceea ce privește schimbul de documente și semnarea de contracte între entitățile comerciale, aici se folosesc aproape întotdeauna suporturile de hârtie.

Există trei metode de trimitere:

• Prin sistemul de livrare a mesajelor garantate în cont personal contribuabil;
• Pe medii magnetice cu EDS
• Prin programul „Terminal Contribuabililor” în birourile inspectoratului fiscal.

Creșterea eficienței și reducerea costurilor este scopul oricărei afaceri care intenționează să rămână în afaceri pentru anii următori. Și se poate realiza prin introducerea managementului electronic al documentelor, mai ales că acest lucru este prevăzut în legislația rusă.

În același timp, este important să se acorde atenție acelor documente care trebuie tipărite pe hârtie conform legii și să se asigure că hârtia și document electronic cifra de afaceri nu s-a duplicat, pentru că în acest caz nu s-a putut salva nimic.

Dacă totul este organizat corect, atunci managementul documentelor electronice Aceasta este cheia eficienței unei întreprinderi moderne.

Angajații întreprinderii petrec mult timp căutând datele necesare (conform statisticilor, acest lucru le ocupă până la 40% din timpul lor de lucru) sau recreând documente care există deja (acest lucru se întâmplă în aproximativ 70% din cazuri). O situație tipică este atunci când textele originale ale contractelor sunt stocate de avocați în formă electronică (adesea fără un istoric al modificărilor); înregistrările contabile pentru documentele care însoțesc executarea contractelor se fac în sistemul contabil; înregistrările contractelor și documentele aferente sunt păstrate într-o foaie de calcul; facturile și actele sunt stocate pe hârtie în departamentul financiar, iar corespondența curentă privind munca contractuală este stocată în cutiile electronice ale angajaților. Cu astfel de date și documente „împrăștiate”, este dificil să le asigurăm integritatea, consistența și securitatea.

Managementul resurselor informaționale este de o importanță deosebită pentru activitățile oricărei organizații. Indiferent statut juridic sau forme organizatorice activitățile instituției sunt chemate să interacționeze activ cu autoritățile executive și legislative, structuri implicate în reglementarea economiei. Toate acestea, la rândul lor, generează un flux de lucru specific.

Astfel, Met-Info LLC simt acut nevoia de a se organiza management eficient resurse de informare și întreprinde pași activi privind utilizarea tehnologiilor informatice în domeniul managementului fluxului de documente (și informației în sensul cel mai larg).

Din păcate, utilizarea programelor de calculator în Met-Info LLC cu documentație în unele cazuri nu este însoțită de o restructurare a muncii cu documentație, adică. Documentele sunt compilate manual de unii dintre utilizatorii de informații.

Prin urmare, se recomandă asigurarea accesului la baza de date contabilă comună a Met-Info LLC pentru toți utilizatorii documentației contabile, adică asigurarea introducerii directe a informațiilor la locurile de primire a documentelor externe, precum primirea materialelor, transferul. de produse la depozit - în atelierul întreprinderii, departamentul de personal organizează introducerea datelor privind admiterea și concedierea de la muncă direct în sistemul contabil.

Toate acestea vor oferi următoarele beneficii: fiabilitate crescută a informațiilor; reducerea muncii manuale.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) sau EDMS (Sisteme electronice de gestionare a documentelor) este un sistem de automatizare a lucrului cu documente pe tot parcursul lor. ciclu de viață(crearea, modificarea, stocarea, căutarea, clasificarea etc.), precum și procesele de interacțiune dintre angajați. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând documente nestructurate (fișiere Word, Excel etc.). De regulă, EDMS include o arhivă electronică de documente și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Gestionarea eficientă a înregistrărilor bazată pe EDMS se bazează pe trei componente ale sistemului:

• - tehnologie (bazată pe sisteme informatice moderne).
• - regulile corporative crearea și utilizarea resurselor informaționale (și consolidarea acestora în documente administrative).
• - psihologia utilizatorilor și pregătirea acestora (dacă este necesar, individuală).

Înregistrarea se realizează în sistemele de management al documentelor documente normative, documente administrative (comenzi, instrucțiuni), corespondență cu autorități, instituții, organizații de credit, alte instituții și întreprinderi, precum și cu cetățenii. În plus, EDMS lucrează cu corespondență oficială internă și proiecte de documente organizatorice și administrative create de instituțiile structurale.

EDMS asigură controlul asupra mișcării și execuției documentelor, conține informații complete despre instrucțiunile date de conducere și acțiunile executanților. Un element important al EDMS este sistemul de referințe formale și semantice la documentele și comenzile conexe. Căutarea în EDMS, pe lângă detaliile tradiționale de birou, se bazează pe un sistem de clasificatoare (inclusiv tematice), care permit selecția contextuală a documentelor.

Procedura de menținere a clasificatoarelor este strict reglementată. O parte din directoare este formată din specialiști care efectuează înregistrarea (de exemplu, un clasificator al organizațiilor corespondente). A face modificări la restul este apanajul administratorului, în plus, administratorul monitorizează constant noile poziții ale clasificatorilor și, dacă este necesar, le corectează. Astfel, posibila duplicare a pozițiilor directoarelor este eliminată, iar erorile sunt eliminate la înregistrarea documentelor. Eficiența sistemului poate fi asigurată numai dacă utilizatorii sunt instruiți în mod regulat și controlează „soft” asupra acțiunilor lor în sistem (corectarea erorilor, respectarea cerințelor de completare a detaliilor informațiilor obligatorii etc.).

Crearea unui EDMS este, de asemenea, asociată cu o schimbare a rolului serviciului suport de documentare: uniformă cerinte tehnologice la organizarea fluxului de lucru folosind EDMS, stabilește un sistem de „cadru administrativ” în lucrul cu documente, care constituie de fapt o bază metodologică pentru organizarea muncii cu informații.

În general, stabilirea unei proceduri clare de utilizare a sistemului și a regulilor de lucru cu informații este unul dintre principalii factori care au asigurat implementarea cu succes a EDMS și utilizarea deplină a acestuia.

Obiectivele introducerii unui sistem electronic de management al documentelor sunt: ​​automatizarea muncii de birou, automatizarea fluxurilor de documente, automatizarea controlului asupra executării documentelor și instrucțiunilor, îmbunătățirea disciplinei executive, punerea în ordine în lucrul cu documentele, reducerea timpului pentru operațiuni. cu documente, trecerea la tehnologiile fără hârtie.

Astfel, este posibil să se determine eficiența utilizării sistemului electronic de gestionare a documentelor (EDMS) în sens restrâns pentru industriile și utilizatorii individuale.

Să luăm în considerare mai detaliat economiile în costurile forței de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor noționale anuale la costurile forței de muncă ale angajaților j-a calificare Cu j, atunci când se modifică complexitatea proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor ca urmare a introducerii EDMS, este determinată de formula:

C j \u003d C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / F j,

unde С зпj - fond anual salariile angajat j calificări implicate în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q 1 , Q 2 - complexitatea pregătirii și procesării unei unități de date în versiunile de bază și noi produs software, persoana/h; A 2 - volumul anual de muncă la pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; Ф j - fondul anual de timp de lucru al unui angajat de calificarea j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, h.

Calculați economiile costurilor cu forța de muncă muncitor de personal având un salariu de 5787 de ruble. În consecință, statul de plată anual al managerului este de 69.444 de ruble. Având în vedere că cu o perioadă de cinci zile saptamana de lucru, numărul de zile lucrătoare este de 249, fondul anual de timp de lucru va fi de 1992 de ore.

Intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistemul EDMS este de 25 [persoană/oră] și respectiv 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii în costul remunerației managerului:

C \u003d 69.444 (25 - 20) 80 / 1992 \u003d 13.944,58 ruble,

care reprezintă 20% din statul de plată anual al unui lucrător de personal implicat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Efectiv proces modern, permițând optimizarea muncii companiilor, este organizarea gestiunii electronice a documentelor. Orice structură își poate salva pe propria sa timp de muncăși va începe să ia decizii strategice și operaționale de câteva ori mai repede, înaintea concurenților săi.

La prima vedere, se pare că automatizarea poate schimba complet modul în care funcționează o întreprindere, dar acest lucru este departe de a fi cazul. Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor va permite schimbarea activității doar a câtorva secțiuni ale întreprinderii, în timp ce însăși organizarea unei astfel de funcționalități poate ridica întrebări serioase.

Puncte importante

Traducerea tuturor documentelor disponibile într-o singură companie în format electronic este acum pur și simplu necesară. O situație similară a avut loc în anii 90 cu sistemul contabilitate. Informațiile trebuie prelucrate calitativ și foarte rapid, deoarece cunoștințele depășesc astăzi fluxurile materiale ca importanță.

În plus, datele nu trebuie să cadă în mâinile unor terți, altfel compania va deveni vulnerabilă și poate fi ușor distrusă. Există o serie de probleme cu care se confruntă organizațiile bazate pe hârtie:

• materialele se pot pierde;
• apar fișiere în care este dificil să se determine autorii și scopul;
• documentele pot cădea în mâinile unor terți;
• căutarea materialelor potrivite poate dura mult timp de lucru;
• fiecare dosar este copiat, din acest motiv sunt cheltuieli suplimentare pentru papetărie și hârtie;
• coordonarea documentaţiei şi întocmirea acesteia necesită mult timp.

Când transferați o organizație la gestionarea electronică a documentelor, puteți scăpa de toate aceste dificultăți, precum și de:

• creșterea eficienței generale a întreprinderii, simplificând munca cu materiale;
• să formeze un sistem de lucru bine coordonat în cadrul companiei;
• creșterea eficienței obținerii datelor necesare;
• creșterea productivității globale a muncii a angajaților companiei, ceea ce este posibil prin reducerea timpului petrecut cu documentele;
• creează drepturi diferite pentru toți angajații întreprinderii, conform cărora aceștia vor avea acces la informații.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit?

Apoi, ar trebui să decideți ce sistem special de documentație electronică puteți alege. Există mai multe clase de sisteme care sunt responsabile pentru automatizarea fluxului de lucru, gestionarea tuturor fluxurilor de informații de lucru și a documentelor de arhivare, precum și pentru controlul direct.

Fiecare sistem a fost creat pentru a rezolva o serie de probleme. În special, sistemul de automatizare nu va permite rutarea corectă a tuturor fluxurilor de lucru. De aceea trebuie să alegeți un sistem care să răspundă pe deplin nevoilor dumneavoastră în cadrul întreprinderii.

Caracteristicile organizării managementului documentelor electronice sunt capacitatea de a alege datele de sistem potrivite. Foarte des puteți găsi referințe la sisteme ERP. Mulți cred că sunt capabili să rezolve absolut toate problemele într-o singură întreprindere, dar acest lucru este departe de a fi cazul. Cea mai bună opțiune este o combinație între un sistem ERP și sistem automat DOW.

Pentru a alege cel mai mult sistem optim urmați doar câteva sfaturi simple.

1. Este important să stabiliți mai întâi sarcinile pe care le va îndeplini acest sistem. Dacă este necesar, consultați experții.
2. În continuare, ar trebui să studiezi pe deplin toate ofertele de pe piață care au această funcționalitate.
3. Alegeți un sistem pe care îl puteți configura cu ușurință în orice moment și apoi testați-l cu o demonstrație. Unele companii EDMS oferă asistență gratuită în perioada de testare.
4. Nu este nevoie să achiziționați imediat un sistem scump cu putere mare.
5. Procesul de implementare poate fi realizat în mai multe etape, cheltuind în rate suma necesară.

Subtilități ale implementării EDMS

Perioada de implementare sistem electronic fluxul de lucru poate varia semnificativ: unii experți susțin că sunt capabili să finalizeze procesul în cât mai repede posibil. Singurul dezavantaj al acestei scheme este că specialiștii încearcă să obțină cea mai mare sumă posibilă de bani pentru munca lor de la client.

Procesul de implementare poate depinde de un număr mare de factori.

Clasa de sistem

Sistemul ARM poate fi implementat într-o săptămână, iar implementarea structurii ERP poate necesita mult timp din partea clientului și a specialiștilor (o lună, jumătate de an, un an).

Scară

Cu cât sistemul este mai mare, cu atât este nevoie de mai mult timp și efort pentru a-l implementa. Printre altele, este necesar să instruiți toți utilizatorii sistemului pentru a lucra cu acesta și a instala software-ul necesar pe toate computerele organizației.

Ușurință în management

Unii producători adaptează sistemul în funcție de cerințele existente ale clienților prin modificarea codului programului. Această adaptare necesită un numar mare de timp, dacă sistemul poate fi adaptat prin modificarea setărilor, se întâmplă mult mai repede.

Etape de organizare

Organizarea fluxului de lucru în sine ar trebui să fie compusă din șase etape, dar numărul acestora poate varia:

Acești pași pot fi efectuati în paralel.

Daca nu stii , modul de organizare a managementului documentelor electronice într-o organizație, atenția principală va trebui acordată formării angajaților întreprinderii. Toți angajații trebuie să fie instruiți la cea mai înaltă calitate, altfel chiar și sistemele perfecte vor eșua.

Trecerea de la gestionarea documentelor pe hârtie la cea electronică se poate realiza într-o perioadă de la 2 săptămâni la 6 luni; implementarea noilor sisteme poate dura între 12 și 24 de luni. Separat, ar trebui să luați în considerare costul acestui sistem. Model general: toate sistemele dintr-o singură clasă au un cost similar, care depinde de o serie de factori.

Eficiența economică a circulației electronice a documentelor a fost mult timp discutată în rândul specialiștilor și în presă. Este dificil de evaluat această eficacitate, deoarece este necesar să se țină cont de importanța EDMS pentru fiecare întreprindere.

Vă vom spune cum să implementați un sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie în 10 pași pe cont propriu.

Descarca documente utile:

De ce aveți nevoie de un sistem electronic de gestionare a documentelor

Probabil, nu a mai rămas o singură companie unde computere și rețele locale. Prin urmare, termenii EDI, managementul electronic al documentelor, vor fi menționați mai devreme sau mai târziu în conversațiile despre planurile imediate chiar și ale organizațiilor mici.

Pe scurt, managementul electronic al documentelor este transferul fluxurilor de documente ale unei organizații în format digital formular electronic, automatizarea tuturor proceselor de procesare a documentelor.

Care sunt beneficiile implementării și menținerii managementului electronic al documentelor cu ajutorul unui software specializat - un sistem electronic de management al documentelor (EDMS) pentru o companie?

1. Eficiența muncii și, ca urmare, productivitatea acesteia este în creștere. Căutarea automată a oricărei cereri poate reduce semnificativ timpul de procesare a documentelor, asigură controlul asupra oportunității executării acestora.
2. Angajații au acces instantaneu la orice document creat și înregistrat în sistem. Devine posibilă efectuarea rapidă a corecțiilor, accesul la documente poate fi distins de interpreți.
3. Influența „factorului uman” este minimizată, erorile asociate cu acesta sunt excluse.
4. Costurile sunt reduse prin creșterea eficienței forței de muncă, costurile pentru echipamentele de birou și consumabilele sunt reduse.
5. Interacțiunile se îmbunătățesc atât între interpreți individuali, cât și între departamentele companiei. Schimbul de informații și trecerea semnalelor de control se accelerează.
6. Timpul pentru crearea, coordonarea și aprobarea documentației este redus prin asigurarea accesului colectiv și monitorizarea calendarului fiecărei etape.
7. Costurile de organizare a depozitării documentelor în arhivă sunt reduse.
8. Mărește gradul de protecție a documentației împotriva pierderii și deteriorarii, împotriva accesului neautorizat.

Deoarece toți cei care sunt într-un fel conectați cu munca de birou sunt familiarizați cu conceptele de „document electronic, gestionare electronică a documentelor”, nimeni nu trebuie să fie convins de necesitatea introducerii unui EDMS. Dar multe companii încă mai cred că este complicat și costisitor. Dar, între timp, este destul de posibil să o implementeze de către forțele organizației în sine, ceea ce va reduce semnificativ costurile.

Sistem electronic de management al documentelor (EDM): etape de implementare

Algoritmul pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor constă din 10 pași.

Pasul 1. Decideți asupra scopurilor și obiectivelor automatizării. Analizați problemele managementului documentelor în întreprindere, luați în considerare dacă acestea vor fi rezolvate prin managementul documentelor electronice.

Pasul 2 Petrece sondaj pre-proiect. Studiați specificul evidenței în compania dvs., pentru aceasta:

• efectuarea unui audit al fluxurilor de documente între executanți și diviziile structurale;
• analiza reglementarilor actuale in vederea optimizarii fluxurilor de documente, trasarea rutelor de circulatie a documentelor interne si externe;
• învață procesul de creare, coordonare și aprobare a tuturor tipurilor de documente interne constituite în societate;
• inspectează procedura de înregistrare și procesare a corespondenței de intrare și de ieșire;
• evaluează modul în care păstrarea evidențelor companiei respectă normele și cerințele standardelor din industrie, legislația Federației Ruse;
• studiază procedura de formare a dosarelor, cerințele pentru stocarea lor curentă și transferul pentru stocare în arhiva organizației;
• luați în considerare ce procese de afaceri ar trebui automatizate;
• analizați datele obținute și formulați cerinte tehnice, care trebuie să îndeplinească managementul documentelor electronice EDMS.

Sistem. Operațiuni pe documente interne

Pasul 3 Efectuați un audit al proceselor de afaceri existente în companie înainte de a trece la gestionarea electronică a documentelor. Este necesară sistematizarea și eficientizarea muncii cu fluxurile de documente, pentru a optimiza întregul sistem de lucru de birou din companie. Elaborați reglementări pentru prelucrarea documentelor, întocmește instrucțiuni în care stabiliți zone de responsabilitate între interpreți, notați procedura de interacțiune între aceștia. Faceți corecții și completări la local reguli, descrierea postului. Împreună cu serviciul IT, luați în considerare problemele de securitate, controlul accesului. Să fie ghidat de cerințele sistemului de standardizare în gestionarea documentelor stabilite în GOST R ISO 15489-1-2007.

Pasul 4 Realizați o diagramă a procesului de gestionare a documentelor, notați rutele fluxurilor de documente, ordinea și succesiunea execuției, coordonarea și aprobarea documentației. Luați în considerare posibilitatea accesului simultan și munca în comun cu un document pentru toți interpreții. Compune sarcina tehnica luând în considerare dorințele și cerințele specifice.

Pasul 5 Studiați EDMS modern, luați în considerare ce modificări și completări pot fi aduse configurației standard, ținând cont de caracteristicile care caracterizează gestionarea documentelor electronice a EDI al organizației dumneavoastră. Multe companii de dezvoltare de software iau în considerare cerințele individuale ale clienților și fac ajustările necesare.

Pasul 6 Începeți să implementați un EDMS în organizația dvs. alegând una dintre cele două opțiuni:

1. Implementați EDI pe tipuri de documente, atunci când procesarea unui tip de documente este mai întâi automatizată: comenzi și instrucțiuni, contracte și acorduri.
2. Introduceți EDMS pas cu pas cu departamente, când primele locuri de muncă sunt automatizate în serviciul de birou, apoi în serviciul de personal, contabilitate și așa mai departe în întreaga companie.

Deoarece procesarea documentelor începe deja cu orice opțiune, obțineți certificate pentru executorii responsabili autorizați să semneze documente.

Tabelul arată ce tipuri de electronice semnături digitale există și la semnarea ce documente pot fi folosite.

Pasul 7 Creați o arhivă electronică prin conversia documentelor pe hârtie create anterior în formate electronice. În arhiva electronică, documentele pot fi stocate atât sub formă de scanări, cât și în formate editori de text. Puteți începe să creați o arhivă electronică de îndată ce conducerea decide necesitatea introducerii managementului electronic al documentelor.

Dosare electronice în nomenclatorul dosarelor firmei

Pasul 8 Integrați EDMS cu alte sisteme de contabilitate automatizate utilizate în companie. Lucrul în sistemele electronice de gestionare a documentelor, de regulă, presupune posibilitatea schimbului de date cu acele sisteme de contabilitate care au fost deja implementate și asigură acum personal automatizat, financiar, contabilitate de producție în companie.

Pasul 9 Oferă instruire angajaților, elaborează manuale de utilizare, ținând cont de caracteristicile specifice ale locurilor de muncă specifice.

Pasul 10 Asigurarea controlului asupra respectării procedurilor reglementate în perioada de adaptare a interpreților la noile condiții de muncă. Numiți angajați responsabili în departamente care vor acorda asistență operațională celorlalți și se asigură că se respectă procedura stabilită de utilizare a EDS.

Trebuie înțeles că introducerea EDMS, fluxul de lucru în formate electronice- nu un scop în sine. Acesta este un instrument eficient pentru interacțiunea externă și nu numai cu autoritățile putere executivași de supraveghere. EDMS va oferi un singur flux de lucru cu diviziuni separateși schimbul prompt de documente cu contractanții. Luați inițiativa și partenerii, furnizorii și clienții dvs. Acest lucru va ajuta nu numai la îmbunătățirea calității și a vitezei schimbului de flux de informații, ci și la reducerea timpului de rambursare a sistemului electronic de gestionare a documentelor implementat la întreprindere.

Automatizarea fluxului de lucru este o măsură la care recurg aproape toate întreprinderile moderne. Chiar și companiile mici lucrează cu o mulțime de documente diferite, inclusiv scrisori, bugete, facturi, contracte și tot felul de cerințe. Din acest motiv, aproape fiecare organizare modernăîncearcă să utilizeze o astfel de măsură precum automatizarea fluxului de lucru, care asigură integralitatea și siguranța datelor, ușurința de căutare și stocare diverse informatii, precum si optimizarea suprema a timpului necesar coordonarii acestuia.

De ce este nevoie de asta?

În aproape orice companie, angajații petrec mult timp încercând să găsească informațiile de care au nevoie, iar statisticile vorbesc despre faptul că acest lucru le ocupă aproximativ jumătate din timpul lor de lucru. De asemenea, se întâmplă să trebuiască să recreați din nou în loc să aplicați din nou unele documente care există „undeva”. Este destul de normal ca textul sursă al unui contract să fie păstrat de un avocat pe un computer, iar înregistrările contabile pentru lucrările care însoțesc executarea contractelor se efectuează în sistemul contabil, facturile și actele se păstrează în compartimentul financiar în formular de hârtie, iar corespondența privind desfășurarea lucrărilor contractuale se află în cutiile poștale ale angajaților. O astfel de „dispersie” de informații este extrem de dăunătoare securității, integrității și consecvenței, tocmai în astfel de situații devine relevantă automatizarea fluxului de lucru.

Prin introducerea de specialitate sisteme de informare rezolvă majoritatea problemelor. De exemplu, unele sisteme de bugetare oferă posibilitatea de a crea un sistem de bugete interconectate cu formarea și stocarea ulterioară a diferitelor versiuni ale unor astfel de documente, precum și indicarea stărilor acestora. Astfel, problema circulației documentelor bugetare este parțial rezolvată prin utilizarea unor astfel de sisteme.

Cu toate acestea, nu trebuie uitat că bazele bugetare moderne, precum și sistemele contabile și ERP, în marea majoritate a cazurilor funcționează cu informații structurate, adică date care pot fi create și stocate sub formă de tabel. Potrivit celor mai mulți experți, în cantitatea totală de date de oricare afaceri moderne se acordă doar 20%, în timp ce restul include corespondența electronică, textele documentelor, tot felul de procese-verbale de negocieri și ședințe, imagini etc. Destul de des, fără a studia informațiile nestructurate, pur și simplu nu este posibil să se facă o evaluare normală a contextului în care informațiile structurate sunt deja prezente. Stocarea, colectarea și prelucrarea ulterioară a unor astfel de date este asigurată tocmai prin utilizarea unor măsuri precum automatizarea fluxului de lucru, sau prin sistemele de management al conținutului informațional al companiei.

Ce este?

Documentele din toate sistemele legate logic de aceste informații sunt denumite în mod obișnuit context. Poate include conținutul corespondenței pe hârtie sau electronică, faxuri, documente de plată, minute ale evenimentelor, înregistrări video sau audio și multe alte informații. Contextul poate fi adăugat manual în document sau acest proces poate fi complet automatizat, în funcție de preferințele și nevoile managementului.

De exemplu, sistem modern automatizarea fluxului de lucru în procesul de formare și modificările ulterioare ale bugetelor vă permite să utilizați o serie de alte informații contextuale:

• toate felurile cercetare de piata piata, inclusiv nu numai a noastra, ci si a celor obtinute din surse externe;
• diverse contracte cu contractori (cumpărători sau furnizori);
• documentație specială de reglementare și de referință;
• documentație suplimentară care reflectă orice restricții sau ipoteze (de exemplu, rata inflației, cursurile de schimb și alte date);
• organizat pentru a discuta orice versiune a bugetului în curs de compilare, precum și pentru a include tot felul de comentarii de lucru și comentarii de la participanții la proces (adesea o astfel de documentație este trimisă între toți angajații prin e-mail și este stocată separat de fișierele cu informații despre buget ).

Utilizatorul care lucrează cu bugetul, în orice moment, dacă este necesar, poate vizualiza oricare dintre documentele de mai sus, deoarece tehnologiile moderne de gestionare a documentelor îi permit să facă acest lucru fără căutări îndelungate.

Ce sisteme folosim?

Una dintre cele mai comune soluții software, care poate fi găsit în companiile rusești, puteți apela o combinație de utilitare Microsoft Outlook împreună cu Microsoft Exchange Server. Prima aplicație, în principiu, este instalată pe aproape fiecare computer, în timp ce Exchange Server este destul de des folosit ca un server de e-mail cu drepturi depline. În ciuda faptului că, în companiile în care introducerea managementului electronic al documentelor a fost efectuată cu relativ mult timp în urmă, astfel de programe sunt folosite doar ca platformă pentru lucrul cu e-mail, dupa niste setari centralizate chiar si asta software poate fi folosit ca instrument de automatizare a fluxului de lucru destul de funcțional pentru aproape orice organizație.

Pentru moment piata ruseasca este plin de zeci de sisteme diferite care asigură automatizarea gestionării documentelor, iar un astfel de software este oferit nu numai de către dezvoltatorii occidentali, ci și de către dezvoltatorii autohtoni. Chiar și Microsoft, pe lângă programele menționate mai sus, oferă și utilități precum Content Management Server sau SharePoint Portal Server.

Cel mai puternic dintre toate sistemele existente considerat a fi Documentum, dar mai ales numai companii mari utilizați un astfel de proces de automatizare. Fluxul de lucru al unor companii este automatizat datorită pachetului software Lotus Notes, dar mulți îl numesc un fel de „designer pentru programatori”, deoarece este destul de dificil să creezi un sistem cu drepturi depline pe baza lui.

Care sunt diferențele dintre sistemele rusești și cele occidentale?

Dacă vorbim despre principalele diferențe dintre utilitățile interne și cele străine, atunci acestea se află în opțiunile de scalare disponibile. De exemplu, dacă sistemele dezvoltatorilor occidentali pot funcționa în aproape orice sistem de operare, atunci cele autohtone sunt dezvoltate în principal doar pentru unul dintre ele și, desigur, acesta este adesea Windows. Sistemele occidentale sunt configurate să utilizeze orice SGBD. Asemenea restricții sisteme rusești poate împiedica foarte mult capacitatea de a construi soluții integrate multiplatforme.

În ceea ce privește funcționalitatea, principala diferență este că, în Occident, automatizarea gestionării documentelor și a fluxului de lucru este realizată de mai multe programe care pot fi produse sub o singură marcă, dar în același timp destinate unor scopuri diferite. De exemplu, Documentum oferă mai multe produse separate care sunt utilizate pentru automatizarea completă, precum și integrarea cu sistemele ERP, suport pentru fluxul de lucru de proiectare și așa mai departe. Majoritatea predominantă a software-ului dezvoltat în Rusia are ca scop rezolvarea unei probleme specifice.

De asemenea, este de remarcat faptul că diferența fundamentală constă în abordarea ambelor părți față de ceea ce constituie un sistem de automatizare a fluxului de lucru. Sistemele occidentale sunt menite să ofere automatizare completă și suport ulterior pentru diferite procese de afaceri end-to-end care au loc în cadrul organizației, în timp ce marea majoritate a programelor interne automatizează doar anumite funcții.

Preț sisteme occidentale aproximativ variază de la 400 USD la 1000 USD pentru fiecare la locul de muncă, neținând cont de costurile de implementare, programele și echipamentele care sunt necesare pentru asigurarea unui flux normal de documente electronice. Implementarea în sine costă adesea aproximativ jumătate din costul obișnuit al licențelor, deoarece cel mai adesea programele de automatizare a fluxului de lucru sunt vândute cu diferite promoții, dar în unele situații prețul este cu un ordin de mărime mai mare. Unul dintre cele mai dificile proiecte este întotdeauna automatizarea documentației financiare, deoarece pentru astfel de proiecte costul implementării este de aproximativ 2-3 ori mai mare în comparație cu costul licențelor.

Programele interne sunt vândute la un preț de 200-600 USD pentru fiecare loc de muncă și, în plus, costul programe suplimentare si diverse echipamente. În cele din urmă, calculul costului comparativ se realizează aproape în același mod ca în sistemele occidentale.

Particularități

În marea majoritate a cazurilor, ca direcție prioritară automatizarea sunt procese legate de coordonarea documentelor, de exemplu, procesul de pregătire inițială și implementarea ulterioară a bugetelor. Cu toate acestea, multe echipe folosesc acum automatizarea muncii de birou și a fluxului de lucru, adică din procedurile de înregistrare a documentației de ieșire și de intrare.

Introducerea unui sistem electronic nu are diferențe fundamentale față de introducerea altuia sisteme automatizate, așa că merită să ne oprim doar la trăsături distinctive acest proiect.

Crearea seifurilor corporative

În orice caz, introducerea unui sistem de automatizare a fluxului de lucru prevede crearea unui fel de depozit corporativ în care va fi stocată toată documentația. Structura logică a unui astfel de depozit, dezvoltarea și implementarea ulterioară a unei politici de securitate, precum și ierarhia stocării documentelor necesită atenție maximă și trebuie realizate deja într-o fază incipientă a proiectului.

În același timp, ar trebui să se țină cont de faptul că funcția de stocare poate fi implementată la începutul proiectării, astfel încât deja în etapa inițială este posibilă mutarea tuturor documentelor din locațiile de stocare curente într-un singur stocare corporativă. Datorită acestui fapt, utilizatorii se pot familiariza cu unele dintre funcțiile principale ale sistemului și, în același timp, se pot familiariza cu utilizarea acestuia. Este posibilă accelerarea adaptării angajaților la sistemele implementate prin utilizarea funcțiilor de serviciu precum notificarea modificărilor documentației, apariția de noi documente etc.

Astfel, automatizarea fluxului de lucru este necesară pentru oricine întreprindere modernă care se străduiește să-și dezvolte și să-și îmbunătățească activitatea.