Cine decide problema efectuării managementului evidenței personalului în subdiviziune separată? Aici puteți descărca un exemplu de formular de comandă în scopul unei lucrări de birou de personal responsabil. Responsabil pentru conducerea managementului înregistrărilor de personal, mod SRL.

Standardele ordinului cu privire la scopul persoanei responsabile cu întreținerea personalului. Minsk, precum și institutul de inspectori independenți de arhive și evidență.

Ordin de numire a unei persoane responsabile cu mentinerea - superjob

Dacă documentul este semnat de o persoană care nu are dreptul de a semna, trebuie să vă consultați cu un avocat pentru a verifica legitimitatea semnăturii angajatului pe document. Dar merită să ne amintim că o atitudine neglijentă față de documente, execuția, publicarea, stocarea, înregistrarea acestora poate duce la consecințe negative. Reglementări privind evidența în companie până la 20.

Universitatea Federală din Caucazia de Nord

O comandă în formă liberă trebuie emisă înainte de depunere. Ordin de numire a unei persoane responsabile cu evidența. Deoarece sigiliul atestă semnătura funcționarului pe document, este necesar să se indice ale căror semnături sunt certificate prin sigilii separate.

Ministerul Justiției și Departamentului - cercetarea și implementarea experienței ruse și străine în organizarea și implementarea activităților de control în practică. Dar dacă comisia de experți a fost deja creată mai devreme, aruncați o privire asupra componenței acesteia. Practica indică faptul că interacțiunea dintre un avocat și un asistent manager care îndeplinește sarcinile de funcționar nu este întotdeauna eficientă.

Gestionarea centralizată a personalului de gestionare a evidențelor de personal. Persoana responsabilă cu menținerea evidenței personalului (vezi. În acest sens, acordați atenție datei publicării unui astfel de ordin.

Primul lucru pe care inspectorii îl vor cere de la dumneavoastră este un ordin de numire a persoanelor responsabile cu păstrarea evidenței și siguranța. În plus, adesea departamentele unei subdiviziuni au propriile sigilii sau ștampile (departamentul de resurse umane, departamentul de contabilitate, zona de productie 7). Referința 2) trebuie emis un ordin pentru aprobarea formularelor.

Cu privire la numirea persoanelor responsabile cu contabilitatea, depozitarea și utilizarea documentelor din PAL în diviziile Vamale din Sankt Petersburg

Comitetul Vamal de Stat Federația Rusă

Administrația Vamală de Nord-Vest a Federației Ruse

VAMA SFÂNTUL PETERSBURG

La numirea persoanelor responsabile de contabilitate, depozitare și utilizare

documente din PAL în diviziile vamei din Sankt Petersburg

În conformitate cu instrucțiunile NWTU din Rusia din 27 aprilie 1999 N 22-16 / 173 și pentru a îmbunătăți în continuare suport de documentareși controlul asupra executării documentelor din PAL în diviziile Vămii Sankt Petersburg

Eu comand:

1. Numiți în posturi și departamente vamale oficiali responsabil de contabilizarea, păstrarea și utilizarea documentelor din PAL (Anexa 1).

2. Șefii posturilor și departamentelor vamale să asigure:

2.1. În subdiviziunile sale, organizarea lucrărilor cu documente pentru PAL în conformitate cu cerințele Ordinului Comitetului Vamal de Stat al Rusiei din 23 septembrie 1996 N 582 PAL La aprobarea Instrucțiunii privind procedura de contabilizare, circulație și depozitare a documente, dosare și publicații care conțin informații neclasificate cu difuzare limitată în autoritățile vamale.

2.2. Până la 24 mai 1999, pe baza unui model (a se vedea Anexa 2), în conformitate cu Ordinul Comitetului Vamal de Stat al Federației Ruse din 16 februarie 1998 N 80 privind aprobarea regulamentelor privind procedura de dezvoltare și Aprobarea fișei postului unui angajat autoritatea vamală Federația Rusă să elaboreze, să coordoneze în modul prescris și să aprobe cu șeful vamal fișele postului pentru angajații responsabili de lucrul cu documentele din PAL în unitate.

2.3. Orice modificare în componența funcționarilor responsabili de lucrul cu documentele DSP trebuie raportată imediat Departamentului de Informații Speciale.

3. Controlul asupra îndeplinirii cerințelor stabilite pentru lucrul cu documente care conțin informații cu distribuție limitată este efectuat de departamentul de informații speciale (Vasilkova M.V.).

4. Îmi rezerv controlul asupra implementării prezentului ordin.

Funcționar (responsabil pentru corespondența primită)

Tip eșantion

APROBA

___________________________________ (Nume, inițiale)

(numele organizației, pre- ________________________

acceptare etc. sale organizatorice- (director sau altul

formă juridică) persoană oficială, autorizată

trebuie să aprobe

Descrierea postului

funcționar

(responsabil pentru corespondența primită)

______________________________________________

(numele organizației, întreprinderii etc.)

20__ N__________

real Descrierea postului dezvoltat și aprobat pentru

bază contract de muncă cu __________________________________________

(numele funcției persoanei pentru care

Și în conformitate cu

această fișă a postului a fost întocmită)

prevederi Codul Muncii Federația Rusă și alte reglementări

acte de reglementare relaţiile de muncăÎn Federația Rusă.

1. Dispoziții generale

1.1. Funcționar responsabil pentru corespondența primită

1.2. Ca un funcționar responsabil cu intrarea

corespondență, este numită o persoană care are un profesionist inițial

Procedura de monitorizare a trecerii documentelor oficiale și

materiale;

Fundamentele organizării muncii;

Reguli de operare a tehnologiei informatice;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și norme de protecție a muncii.

1.5. Funcționar responsabil pentru corespondența primită

activitățile sale sunt ghidate de:

Reglementări privind ____________________________________________________;

(birou, departament documentare, altele

unitate structurală)

Instrucțiuni pentru munca de birou și munca arhivei la întreprindere;

această fișă a postului;

- _________________________________________________________________.

1.6. Funcționar responsabil pentru corespondența primită

raportează direct la _____________________________________.

(șef de birou, șef de departament

suport documentație)

1.7. În absenţa grefierului responsabil de

corespondența primită, (vacanță, boală etc.) îndatoririle sale

efectuat de o persoană desemnată de conducerea întreprinderii. Această persoană

dobândește drepturile corespunzătoare și este responsabil pentru dreptul propriu

îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost încredințate.

1.8. ______________________________________________________________.

2. Responsabilitățile postului

Funcționar responsabil cu corespondența primită:

2.1. Efectuează contabilitatea și înregistrarea corespondenței,

primite de întreprindere de la autorități puterea statului, corpuri

administrația locală, băncile și alte organizații.

2.2. Oferă control asupra transferului documentelor specificate

conducere și interpreți.

2.3. Preda șefului de birou (șef de departament

documentatie suport) corespondenta care necesita

previzualizare.

ghidează, întocmește carduri de înregistrare sau creează o bancă de date.

2.5. Ține un dosar de documente, supraveghează

pentru executarea acestora, eliberează certificatele necesare pe înmatriculat

materiale documentare.

2.6. Efectuează controlul (cu punând marcajele necesare pe

carduri) pentru trecerea și returnarea la timp de către interpreți

documentele care urmează să fie returnate la birou (departamentul de documentare

securitate), cu toate materialele pentru executarea acestora.

2.7. Formează documente și cazuri pentru zona de lucru alocată și în

conform nomenclatorului aprobat.

2.8. Pregătește documentele pentru depozitare și

utilizare (examinarea valorii, înregistrarea cazurilor, întocmirea inventarelor),

3.1. Trimite spre examinare de către conducătorul întreprinderii și managerul

propuneri de birou (șef compartiment documentare).

pentru a îmbunătăți activitățile unității, formele și metodele de lucru cu

documente.

executarea finală a documentelor.

3.3. În competența sa, raport _________________________

(Șeful biroului,

Funcționarul responsabil pentru corespondența primită este responsabil

responsabilitate:

4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neexecutarea oficialului lor

responsabilitățile conform prezentei fișe a postului

în limitele stabilite dreptul muncii Federația Rusă.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării acestora

activitati, - in limitele determinate de administrativ, penal si

legislația civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru producerea de pagube materiale – in limitele stabilite

legislația civilă și a muncii a Federației Ruse.

Cum se transferă documentația de personal de la sediul central la sucursală?

Întrebare

Buna ziua. Firma noastra are 2 filiale. Toată documentația de personal se păstrează la sediul central, dar de Anul Nou se înțelege că va începe fiecare filială activitate independentă(va fi un ofițer de cadre etc.). Spuneți-mi cum să evit greșelile la transferul documentației de personal?

Răspuns

Având în vedere întrebarea dvs., putem spune că toate documentele de personal pentru angajații care au fost întreținuți de organizația-mamă ar trebui să fie transferați la sucursală pentru întreținerea lor ulterioară. Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer al documentelor de personal de la organizația care transferă aceste documente (adică organizația-mamă) către organizația care le primește (adică filiala). Acest act stabilește lista documentelor de personal care sunt transferate persoanei responsabile cu menținerea managementului evidenței personalului. Un exemplu de act de acceptare și transfer de dosare de personal este prezentat mai jos în text.

Totodată, observăm că legislația nu conține cerințe pentru transportul documentelor dintr-un oraș în altul. Prin urmare, puteți decide independent cum să transportați documentele de personal (de exemplu, transferați-le cu un angajat responsabil al organizației sau utilizați serviciul poștal).

Exemplu de act de acceptare și transfer de dosare de personal

Organizarea administrarii resurselor umane de la zero

Necesitatea înființării managementului evidenței personalului nu este o sarcină atât de exotică, deloc ușoară pentru ofițerii de personal începători, antreprenorii privați și contabili, ale căror atribuții includ managementul personalului. Totuși, întregul proces poate fi descris ca un simplu ghid de acțiune pas cu pas.

Pasul 1. Organizați-vă un „desktop” al unui ofițer de personal

Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un program de personal, texte de reglementări în ultima editieși mostre de formulare de documente, mostre de completare a acestora. Reglementările și formularele pot fi găsite de obicei prin abonarea la portalurile marilor edituri care publică literatură metodologică, reviste de specialitate și organizează seminarii tematice.

În ceea ce privește programele de personal, există mai multe varietăți:

complet funcțional sistem automatizat managementul personalului (APCS). Un astfel de sistem este cel mai util în prezența unei funcții dezvoltate de management al personalului, deoarece este special „ascuțit” pentru specificul specific. managementul personaluluiși vă permite să automatizați complet întreaga funcționalitate HR. Dacă firma este mică, are sens să o implementezi în module, de exemplu, să începi cu modulul de personal, iar apoi, dacă este necesar, să implementezi modulele de salarizare și management.

Blocarea evidențelor de personal în sistemul ERP. De obicei, nu este atât de detaliat și complet, dar permite imediat integrarea ușoară cu contabilitate și alte sisteme IT ale întreprinderii. Costurile ridicate de implementare fac din această soluție o alegere rar întâlnită pentru organizațiile mici.

Un sistem restrâns funcțional care vă permite să automatizați o funcție HR. Pentru diverse sarcini de HR, fie că este vorba de recrutare, managementul pachetului de compensare sau evidența personalului, există sisteme separate. Nu sunt foarte populare, deoarece poate fi dificil să se integreze cu alte programe, dar dacă vorbim de o companie care nu intenționează să-și extindă personalul și creșterea (de exemplu, produse de lux sau exclusiviste), Cea mai bună decizieîn clasa sa va da un rezultat ideal.

HR în cloud. Aceasta este o soluție SaaS când software oferit ca serviciu, nu ca program pe un server. În acest caz, compania nu are nevoie să instaleze software, să cumpere licențe și să îl întrețină. Acest model este adesea folosit împreună cu externalizarea resurselor umane și externalizarea salariilor. Potrivit în special pentru companiile mici, deoarece printre avantajele sale se numără absența investițiilor tangibile unice.

Pasul 2. Explorează „bucătăria personală” internă și tot ce trebuie să lucrezi. Dacă ești angajat, ia totul de la șeful companiei acte fondatoareși compune documente contabile ca sa nu le contrazica (sau verificam documentele contabile si eliminam toate contradictiile). Dacă afacerea dvs. este a dvs., armonizăm documentele constitutive și contabile între ele în mod corespunzător.

Studiază cu atenție Carta societății, aceasta poate conține, de exemplu, procedura de angajare a unui director general (trebuie să o întocmești): stabilirea salariului acestuia, perioada pentru care se încheie un contract de muncă cu acesta etc. . Uneori, Carta specifică procedura de angajare lideri cheieși stabilirea unui sistem de remunerare de către acesta, de exemplu, după acordul cu fondatorii. Carta poate prescrie, de asemenea, procedura de aprobare a tabloului de personal.

Pasul 3. Aplicați pentru un loc de muncă CEO

Din documente ar trebui să fie clar de la ce dată a lucrat directorul. Problema inregistrarii relaţiile de muncă multă literatură profesională este dedicată unui regizor angajat.

Pasul 4. Faceți o listă cu documentele necesare pentru administrarea resurselor umane în compania dumneavoastră.

Documente obligatorii pe care le veți întocmi în orice caz:

Reglementări interne ale muncii (articolele 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Personal (Art. 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Program de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Documente privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal ale angajaților (un document care stabilește procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (dacă acest lucru nu este stabilit în regulamentul intern al muncii), acordul scris al angajaților la prelucrarea și transferul datelor cu caracter personal către terți, art. 86-88 din Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 6 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”)

Contracte de muncă (Art. 16, 56-59, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Carnetele de muncă (articolele 65, 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10.10.2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de umplere cărți de muncă»)

Cartea de contabilitate pentru circulația cărților de muncă și inserțiile în acestea (paragrafele 40-41 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, fabricarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225, Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10.10.2003 N 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”)

Registrul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta (clauza 40-41 din Regulile pentru menținerea și depozitarea cărților de muncă, fabricarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Rusiei Federația din 16.04.2003 N 225, Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10.10.2003 N 69)

Fișa de pontaj (Art. 91, 99 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Cartele personale (clauza 12 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, realizarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225)

Ordine: ordine de angajare, de acordare a concediilor de odihna salariatilor, de concediere a salariatilor, de transferuri, deplasari de afaceri, de numire a unei persoane responsabile cu mentinerea, contabilitatea si pastrarea carnetelor de munca etc. (Art. 62, 68, 84.1, 193 etc. Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 45 din Regulile pentru menținerea și depozitarea cărților de muncă, fabricarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225)

Motivele pentru ordinele emise: memorii, declarații, acte, acorduri etc. (articolele 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 etc. din Codul Muncii al Federației Ruse)

Fișe, note-calcule și alte documente referitoare la calculul și plata salariilor, indemnizații de concediu, compensații pentru vacante nefolosite, Indemnizațiile de pensionare

Formular de talon de salariu aprobat

Registrul de inspecții ale unei persoane juridice, un antreprenor individual, efectuate de autorități controlul statului(supraveghere), organisme municipale de control (clauza 8, articolul 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-ФЗ „Cu privire la protecția drepturilor entitati legaleși antreprenori individuali la exercitarea controlului de stat (supravegherea) şi controlului municipal. Forma jurnalului este aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 N 141)

Există și documente de personal care devin obligatorii în anumite circumstanțe. Este necesar să se clarifice cu conducerea care dintre documentele opționale trebuie întocmite pentru companie. Totodata, afla de la directorul general ce conditii speciale doreste sa vada in Regulamentul Intern de Munca, alte reglementari locale, si forme de contracte de munca.

Pasul 5. Compilați întregul pachet de documente de personal pentru compania dumneavoastră.

Întocmim toate documentele de mai sus, le coordonăm cu CEO. Dacă managerul dorește să includă anumite prevederi în acte, verificăm dacă acestea contravin legii. Aprobam optiunile finale cu directorul.

Pasul 6. Determinați persoana responsabilă cu menținerea carnetelor de muncă.

Dacă vă aflați în compania de nou-născut și directorul general și ofițerul de personal într-o singură persoană, trebuie să vă fixați responsabilitatea pentru menținerea cărților de muncă pentru dvs. până când veți angaja o persoană care va fi responsabilă cu menținerea evidenței personalului. Este necesar să se emită un ordin ca directorul să-și asume responsabilitatea pentru întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă.

Pasul 7. Angajați angajați

În această etapă, trebuie să întocmiți o mulțime de documente: contracte de muncă, ordine de angajare, completați carduri personale, carnete de muncă, o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și multe altele. Din nou, pentru a ajuta - literatura metodologică și ghiduri practice, care sunt, de asemenea, disponibile public pe portalurile de personal. Sprijinul personalului pentru recrutarea în masă a personalului este „botezul de foc” al unui ofițer de personal novice. simte-te pe tine insuti. După ce stăpâniți această procedură, vă așteaptă munca de zi cu zi: menținerea unei foi de pontaj și a unui program de vacanță, procesarea vacanțelor, călătoriilor de afaceri și zilelor de boală, stimulente, penalități, transferuri și concedieri și așa mai departe.

Dacă tocmai ți-ai început afacerea și ești mai interesat de promovarea companiei pe piață și a ratei de rentabilitate a investiției, poți încerca să externalizezi funcții non-core către un furnizor de încredere. În același timp, economisiți pe închirierea spațiului de birou și întreținerea unui ofițer de personal și a unui contabil (sau a unui ofițer de personal-contabil). De exemplu, externalizarea contabilității costă companiile cu până la 20 de angajați aproximativ 12-15 mii de ruble pe lună. Comparabil cu salariul unui contabil. Externalizarea funcțiilor de contabilitate și personal este o practică obișnuită în Occident, nu trebuie să vă fie frică de ea. Acest lucru va ajuta la evitarea greșelilor în etapa de formare a documentației de personal: cu cât se acumulează mai multă documentație, cu atât este mai greu să „prindeți” deficiențele mai târziu. În orice caz, este necesar să vă familiarizați cu principiile de bază ale gestionării evidenței personalului. A obtine ideea generala despre proces și vorbesc aceeași limbă ca furnizorul sau managerul de resurse umane.

Legislaţia stabileşte că în timp ce salariatul este angajat la contract de munca, munca sa trebuie păstrată la întreprinderea care îi este angajator. Deoarece acest formular numără BSO, este necesar să se organizeze în mod corespunzător contabilitatea pentru primirea cărților, depozitarea și emiterea acestora. În acest scop, conducerea subiectului trebuie să emită un ordin de desemnare a unei persoane responsabile cu ținerea carnetelor de muncă.

Toată forța de muncă care intră în întreprindere și oamenii care lucrează trebuie depozitate într-un loc special echipat pentru aceasta. Pentru deteriorarea sau pierderea acestei forme, societatea, precum și conducătorul acesteia, poartă răspunderea corespunzătoare. La urma urmei, aceste documente reflectă toate informațiile necesare pentru a stabili o pensie pentru angajat în viitor.

Prin urmare, directorul organizației să creeze toate condițiile pentru funcţionare corectă cu munca la intreprinderi. Și întrucât, pe lângă aceasta, are multe alte treburi de răspundere, șeful alege un funcționar care, pe baza ordinului emis, este însărcinat cu ținerea evidenței formelor de muncă.

În același timp, responsabilitatea rămâne a șefului, iar persoana selectată este responsabilă de contabilizarea forței de muncă numai în cadrul unei anumite entități comerciale. El este cel care va accepta munca de la angajati, va tine evidenta corecta a acestora, va face evidenta corespunzatoare documentelor justificative si le va elibera la concediere angajatilor companiei.

Atenţie! Daca nu isi indeplineste atributiile sau nu le indeplineste in totalitate, va raspunde in fata conducerii societatii in baza unui ordin emis de numire a acestui angajat responsabil.

Este posibil să faci fără un responsabil?

Șeful, în conformitate cu normele legii, trebuie să numească o persoană responsabilă de întreținerea muncii sau să-și asume această responsabilitate. Astfel de cerințe sunt specificate în Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

Astfel, necesitatea stabilirii unei persoane responsabile este consacrată în lege.

Dacă încă nu a fost numit, atunci, în conformitate cu Codul contravențiilor administrative, va fi aplicată o amendă, a cărei valoare va ajunge la 50 de mii de ruble. În același timp, această pedeapsă nu este impusă funcționarului, ci direct organizației.

Districte municipale" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">sector municipal

În scopul asigurării controlului asupra stării și siguranței documentelor, organizarea și îmbunătățirea suportului documentației pentru managementul în administrarea Districtului Municipal Amur:

1. Atribuiți specialistului din categoria I a departamentului general Pochechueva Nina Ivanovna:

1.1. Responsabilitati pentru intretinerea activitatii arhivei administratiei, formarea, achizitionarea, transferul in conservare permanenta a documentelor administratiei catre compartimentul arhive, distrugerea dosarelor dupa expirarea perioadei de depozitare a acestora.

1.3. Să exercite controlul asupra corectitudinii formării cazurilor de muncă curentă de birou în diviziile structurale ale administrației raionale în strictă conformitate cu nomenclatorul cazurilor, ținând cont de condițiile de păstrare a acestora.

1.4. Depune la compartimentul de arhiva al administratiei spre examinare si transmitere spre aprobare un inventar de cutii pentru depozitare permanenta, pentru aprobarea unui inventar de cutii pentru personal pentru documente comandate, conform graficului.

2. Aprobați Regulamentul anexat privind arhiva administrației municipiului Amur.

3. Recunoașteți ca nevalid:

3.1. Ordinul șefului orașului Amursk cu districtul Amur „Cu privire la numirea unei persoane responsabile cu munca de birou și arhivele administrației și componența comisiei de experți”.

3.2. Ordinul șefului districtului municipal Amur „Cu privire la modificarea ordinului „Cu privire la numirea unei persoane responsabile cu munca de birou și arhiva administrației și componența comisiei de experți”, privind aprobarea Regulamentului privind arhiva, comisia de experți”.

4. Să impună directorului administrației raionale controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin

Șeful raionului

APROBAT

din ordinul capului

Municipalitatea Amur

POZIŢIE

despre arhiva administrației districtului municipal Amur

I. Prevederi generale

1.1. Documente generate în cursul activităților administrației districtului municipal Amursky (denumit în continuare administrație) și care au științifice, economice, sociale și sens istoric constituie partea de stat a Fondului de arhivă al Federației Ruse, sunt proprietate municipală și sunt supuse depozitării în arhiva administrației districtului municipal Amur (denumită în continuare arhiva) în limitele; stabilit prin lege privind afacerile de arhivă în Federația Rusă.

Arhiva a fost înființată în conformitate cu articolul 13 din Legea federală din 1 ianuarie 2001 „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” și face parte din departamentul de administrație generală.

Arhiva a fost creată în scopul achiziționării, păstrării, selecției, contabilizării, ordonării și utilizării documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor de personal, pe perioada termenele limită păstrarea acestora, iar în viitor, transferul la timp a acestor documente pentru păstrarea permanentă către compartimentul arhivistic al administrației raionale.

1.2. Arhiva, în conformitate cu articolul 15 din Legea federală „Cu privire la arhivele din Federația Rusă”, este dotată cu sediul, echipamentul și personalul necesar și sunt create condițiile financiare, logistice și de altă natură necesare pentru funcționarea acesteia.

1.3. Munca arhivei este organizată în conformitate cu reglementările aprobate prin ordin al șefului districtului municipal Amur.

1.4. Arhiva întocmește un plan anual de lucru care indică tipuri specifice de lucru și grafice pentru primirea dosarelor în arhivă și furnizarea inventarelor, care sunt aprobate de șeful districtului municipal Amur.

Pe baza rezultatelor lucrărilor, arhiva întocmește un raport privind implementarea planului anual, a graficelor, precum și informații privind implementarea activităților neincluse în planul anual.

1.5. Arhiva în activitatea sa este ghidată de actele legislative și de alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și Teritoriul Khabarovsk, Regulamentul privind Departamentul General al Administrației Districtului Municipal Amursky, Instrucțiunea privind munca de birou a Administrației Districtului Municipal Amursky, nomenclatorul cazurilor și prezentele Regulamente.

1.6. Responsabilitățile de întreținere a activității arhivei sunt atribuite unui specialist din departamentul general de administrație sau unui alt specialist numit în funcție și demis de șeful districtului municipal Amur.

O persoană care are studii superioare, care știe să lucreze cu documente, care cunoaște munca de birou și munca de arhivă, este numită în funcția de specialist responsabil cu întreținerea lucrărilor arhivei.

1.7. Persoana responsabilă cu activitatea arhivei, împreună cu șeful districtului municipal Amur, răspunde personal pentru încălcarea regulilor de păstrare, compilare, înregistrare și utilizare a documentelor de arhivă în conformitate cu legislația în vigoare.

1.8. La schimbarea specialistului responsabil de arhivă, acceptarea și transmiterea documentelor și a aparatului de referință pentru acestea, precum și a sediului arhivei, inventarului și echipamentului, se efectuează conform unui act aprobat de șeful districtul municipal Amur.

Pentru primirea și transferarea cauzelor se numește, prin ordin al șefului de raion, o comisie formată din cel puțin trei persoane.

1.9. Șeful direcției generale de administrație exercită controlul asupra activităților arhivei.

1.10. Managementul organizatoric și metodologic al activităților arhivei este efectuat de departamentul de arhivă al administrației districtului municipal Amursky.

II. Alcătuirea documentelor de arhivă

Arhiva administrației acceptă spre păstrare:

2.1. Documente de pastrare permanenta completate prin munca de birou, constituite ca urmare a activitatilor administratiei si care au semnificatie istorica, culturala, stiintifica, sociala, economica si politica.

2.2. Documente de depozitare temporară, inclusiv cele de peste 10 ani,
necesar în activitati practice administrare.

2.3. Documente de personal.

2.4. Aparat de referinta stiintifica pentru documente de arhiva.

Eliberarea documentelor pentru utilizare temporară și pentru lucru în sala de lectură.

5.4.2. Informațiile de natură socio-juridică, la solicitarea cetățenilor și organizațiilor, se eliberează sub formă de certificat de arhivă, copie de arhivă și extras de arhivă.

5.4.3. Eliberarea dosarelor din arhivă în folosință temporară se efectuează atât pentru lucru în arhivă, cât și în afara arhivei și se consemnează în cărțile de eliberare a documentelor.

Cazurile se eliberează pentru utilizare temporară angajaților diviziilor structurale ale administrației pe o perioadă de cel mult o lună.

Organizațiilor terțe li se eliberează cazuri pentru utilizare temporară, pe baza cererilor lor scrise, cu permisiunea șefului districtului municipal Amursky sau a adjunctului acestuia, conform actelor, pentru o perioadă de cel mult trei luni.

5.5. Procedura de transfer a documentelor de arhivă în vederea păstrării permanente

5.5.1. Documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse, stocate temporar în arhivă, sunt transferate pentru depozitare permanentă către departamentul de arhivă al administrației raionale după expirarea perioadei de stocare temporară stabilită de lege federala„Cu privire la afacerile de arhivă din Federația Rusă” într-o stare ordonată, cu aparatul de referință științific adecvat și copii de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și unice.

5.5.2. În cazurile necesare, condițiile de stocare temporară a documentelor pot fi modificate în acord cu Departamentul de Arhive al Guvernului Teritoriului Khabarovsk.

Transferul timpuriu al documentelor pentru depozitarea permanentă poate fi efectuat în cazul amenințării cu pierderea (distrugerea) documentelor.

Prelungirea perioadei de păstrare temporară a documentelor este permisă ca excepție în cazul necesității utilizării practice a documentelor cu acordul scris al departamentului de arhivă al administrației raionale.

5.5.3. Transferul documentelor pentru păstrare permanentă către departamentul de arhivă se efectuează anual în conformitate cu graficul aprobat prin ordinul șefului districtului municipal Amur.

Acceptarea documentelor pentru păstrare permanentă se formalizează printr-un act de acceptare și transfer de cazuri. Împreună cu actele se transmit trei exemplare ale inventarului și o copie a actului de primire și transfer de dosare.

Manager afaceri administrative

districtul municipal Amur

Dacă volumul documentației de completat este impresionant sau au crescut și personalul existent nu poate face față, atunci este necesar un ordin pentru desemnarea unui responsabil cu munca de birou. Se atașează o mostră și formularul acestei lucrări.

FIȘIERE

În cele mai multe cazuri, în organizațiile mici, secretarul se ocupă de munca de birou. Dar uneori organizația nu are deloc un secretar, dar este nevoie de o persoană care să întocmească documente care sunt fundamental importante pentru companie, sau există un secretar, dar nu poate face față volumului de documentație care trebuie completat scos, executat, trimis etc.

Orice angajat al organizației poate fi numit responsabil, la discreția șefului.

Combinație și suprataxă

Dacă o astfel de comandă este o modalitate de a crește salariile angajat pentru un număr crescut de sarcini, atunci ar fi o încălcare să se indice o anumită sumă în comandă.

Pentru a elibera corect din punct de vedere legal o astfel de indemnizație și pentru o creștere a muncii prestate, trebuie să semnați două documente: un ordin de numire plus un ordin de stabilire. indemnizatie personala(aparține categoriei de documente privind personalul).

Ordinul nu ar trebui să indice cuantumul indemnizației, deoarece aceasta va fi o dezvăluire de date personale (și, în majoritatea cazurilor, angajatul nu își dă consimțământul atunci când aplică pentru un loc de muncă). De aceea este necesar un al doilea document. La urma urmei, ordinul de a numi o persoană responsabilă cu munca de birou este transmis ca un ordin pentru activitatea principală, iar datele sale sunt disponibile pentru toată lumea.

Schimbarea lucrătorului

Există situații în care o comandă necesită modificarea acesteia. De exemplu, un specialist existent pleacă, pleacă la o promovare etc. Și o altă persoană îi ia locul. Noul venit ar trebui să fie la curent cu îndatoririle sale, să emită un document privind ajustarea comenzii, să obțină semnătura angajatului „proaspăt”. Deci ordinul va avea forță legală.

Ajustarea la timp a acestui tip de document reprezintă o scădere a probabilității ca managerul de a primi un avertisment sau de a fi tras la răspundere administrativă sub forma unei amenzi.

Componentele unei comenzi

Documentul nu are formă unificată, dar în ea fara esec trebuie mentionate:

• Numele organizației, detalii.
• Data semnării.
• Oraș.
• Care este scopul comenzii. Formularea liberă este implicită. În eșantion, sună ca „optimizarea fluxului de lucru la birou”. Această expresie este cea mai comună și logică în această situație.
• De la ce dată începe angajatul să îndeplinească aceste sarcini. Se înțelege că acestea sunt responsabilități suplimentare, iar sarcina asupra lucrătorului desemnat crește.

• Care sunt mai exact responsabilitățile.
• Cine va îndeplini aceste atribuții în absența temporară a celui desemnat. Dacă nu există un astfel de angajat, atunci ei scriu pur și simplu că managerul va semna instrucțiunea corespunzătoare.
• În cazul în care se datorează o plată suplimentară pentru taxe, managerul se referă la cea internă program de lucru organizatii. Nu este de dorit să indicați suma în text.
• Cine controlează implementarea punctelor documentului.

Completați foaia de semnătură a șefului desemnat al organizației. Și, de asemenea, avem nevoie de „autografe” ale tuturor persoanelor menționate în ordinul de numire a persoanelor responsabile cu munca de birou.

Lista responsabilităților

Cea mai bună opțiune este atunci când organizația are o fișă a postului pentru acest post. În ordin, este suficient să dați un link către această lucrare, iar în instrucțiunea în sine, să prescrieți toate atribuțiile pe care și le asumă angajatul desemnat. Dar dacă nu există, atunci puteți enumera aceste îndatoriri direct în ordine (din fericire, implică o formă gratuită de prezentare).

Notă! O altă opțiune de a enumera îndatoririle unui angajat este de a accepta o instrucțiune privind munca de birou, care descrie funcționalitatea angajatului.

Cazuri de utilizare

LA organizații mari există, de asemenea, un ordin separat privind numirea unei persoane responsabile cu gestionarea evidenței personalului. Acest lucru se datorează faptului că există mai mult personal și, prin urmare, volumului de documentație privind personalul care trebuie completat. Fiecare organizație are dreptul de a determina în mod independent numele și numărul de posturi. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că numirea unei persoane responsabile cu munca de birou va fi relevantă în organizațiile cu mai multe sucursale. Este o greșeală să presupunem că dacă există un secretariat în organizația-mamă diviziuni structurale nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la întreținerea diferitelor tipuri de hârtie.

Pentru a stabili la nivel legal în atribuțiile șefului unei anumite unități responsabilitatea pentru menținerea diferitelor tipuri de documente, există un ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou, un eșantion din care este disponibil pentru descărcare la adresa partea de sus a paginii.

Aspecte legale

Managerul este inițial responsabil pentru fluxul de documente și munca de birou. Și angajatul desemnat este responsabil numai pentru procesul de conduită a acestuia. Adică aspecte precum personalul, plata, numărul de servicii de birou sunt determinate în totalitate de către șef. Subordonatul doar conduce, menține fluxul de lucru al sistemului de management al documentelor.

În 2016, articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse a fost modificat. Se spune că pedeapsa pentru depozitarea incorectă a documentelor (și aceasta face parte din munca de birou) va reveni responsabililor sub formă de amendă, iar în cazul încălcărilor repetate - descalificare. Există formularea „oficial”. Poate fi fie un lider, fie un angajat al organizației sale.

Dacă șeful a semnat un ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou și documentul este obligatoriu din punct de vedere juridic, atunci persoana desemnată este responsabilă pentru toate încălcările care pot fi identificate în timpul inspecțiilor.

Vă vom spune cum, fără a încălca legea privind datele cu caracter personal, să întocmiți și să dați un ordin de numire a unui angajat responsabil cu munca de birou în cadrul companiei. Descărcați eșantionul și formularul unei astfel de comenzi.

Descărcați documente utile:

Cui se poate face ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou

În organizațiile mici, volumul fluxului de documente este de obicei mic. Prin urmare, funcțiile unui funcționar pot fi încredințate ca o combinație unuia dintre angajați. Dar doar dorința liderului nu este suficientă pentru asta. Articolul 60.2 din Codul Muncii prevede că suplimentar obligatii de munca ca o combinație instruiți angajatul numai dacă își exprimă în scris consimțământul pentru aceasta.

În plus, combinația presupune că angajatul va îndeplini funcții suplimentare în timpul stabilit pentru postul principal. Adică, intensitatea muncii sale, sarcina asupra angajatului va crește. Prin urmare, angajatorul va trebui să plătească suplimentar salariatului care îndeplinește sarcini de muncă suplimentare față de cele principale.

Modificarea termenilor contractului initial de munca cu un angajat se realizeaza prin doua ordine. Unul dintre ele este un ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou. Prin acest ordin, este indicat să numiți nu numai cel care va îndeplini constant funcțiile de funcționar, ci și un angajat care să-l înlocuiască în caz de boală, vacanță, călătorie de afaceri.

Întrucât păstrarea evidenței necesită cunoștințe speciale, este recomandabil să numiți cei care lucrează cu documente ca responsabili pentru acest domeniu de activitate al companiei.

De regulă, sunt numiți responsabili pentru munca de birou ofițer de personal sau secretar. Acești specialiști sunt deja implicați în procesarea, înregistrarea și stocarea documentelor, le va fi mai ușor să îndeplinească funcții suplimentare de funcționar. Dacă este necesar, dacă fluxul de documente crește, angajații departamentelor pot fi implicați în lucrul cu documentele. În acest caz, va fi necesară și întocmirea unui ordin privind numirea persoanelor responsabile pentru munca de birou pentru departamentele și serviciile companiei.

Cum se formulează pentru a numi mai multe persoane responsabile

Sfaturi pentru secretare începătoare. 6 scheme de procese de afaceri

Ce ordin trebuie întocmit încă, în plus față de ordinul de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou

Întrucât noile funcții atribuite salariatului trebuie plătite suplimentar, indemnizația trebuie stabilită și prin ordin. Dar acest lucru trebuie făcut într-o ordine separată.

Cert este că ordinul de numire a unui responsabil cu munca de birou se referă la documente interne pentru activitatea principală. La asemenea comenzi au acces și alți angajați, angajații altor departamente. În același timp, remunerația unui anumit angajat este date cu caracter personal și nu este supusă dezvăluirii.

Prin urmare, concomitent cu ordinul de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou, se întocmește un al doilea ordin pentru personal, prin care salariatului i se acordă o indemnizație pentru combinare.

Comandă cu plată suplimentară pentru combinarea profesiilor/posturilor

Informațiile personale sunt indicate în ambele comenzi, dar ordinul privind numirea unei persoane responsabile cu munca de birou conține doar un fapt binecunoscut. În ciuda faptului că ordinul de stabilire a indemnizației conține informații care sunt clasificate prin lege drept date cu caracter personal, acestea sunt informații clasificate, nu ar trebui să fie în domeniul public. Încălcarea acestei reguli este plină de amenzi mari pentru angajator.

Cum se întocmește un ordin de numire a unei persoane responsabile cu munca de birou

Întrucât forma unificată a unui astfel de ordin este federală reguli nestabilit, puteți întocmi un document sub orice formă. Formularul de comandă trebuie aprobat ca anexă la documentul care reglementează munca de birou în companie -.

Cerințele pentru executarea comenzilor sunt stabilite prin GOST R 7.0.97-2016. Detaliile care trebuie completate fără greș includ:

• denumirea organizației în conformitate cu documentele statutare;
• numele și subiectul comenzii;
• locul și data întocmirii documentului;
• textul, care cuprinde părțile constatatoare și administrative;
• semnăturile și funcțiile șefului și tuturor angajaților care au fost menționați în ordin.

Partea constatatoare a textului ordinului privind numirea unei persoane responsabile cu munca de birou incepe cu cuvintele " Pentru a optimiza afacerea...". În plus, trebuie să conțină numele organizației.

Partea administrativă a textului începe cu sintagma „ eu comand:". Este urmată de elemente care trebuie completate pentru a atinge obiectivele specificate în preambul. Primul punct este angajatul căruia i se atribuie responsabilitățile pentru păstrarea evidenței și data de la care va îndeplini sarcini suplimentare în ordinea combinării.

În partea administrativă, puteți specifica funcțiile pe care angajatul le va îndeplini suplimentar dacă nu i-a fost încă elaborată o nouă fișă a postului, completată de o listă de noi sarcini.

În plus, este indicat să se desemneze același angajat care va înlocui funcționarul în caz de absență prin același ordin la numirea unei persoane responsabile cu munca de birou. Sintagma standard inclusă în textul ordinului este o clauză despre cine va exercita controlul asupra implementării acestui ordin.

Conform ordinului privind numirea persoanelor responsabile cu munca de birou, șeful și angajații numiți trebuie să semneze cu propriile mâini. După aceea, angajații menționați în ordin dobândesc statutul de „funcționari responsabili cu munca de birou în organizație”. Aceasta înseamnă că, de acum înainte, nu numai șeful, ci și ei, sunt supuse articolului 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, care prevede pedepse administrative pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor stabilite de legea federală.

Cum să faci modificări la comenzi atunci când schimbi persoana responsabilă va spune expertul revistei „Manualul Secretarului” în domeniul muncii de birou și arhivare.