Vânzătorul obișnuit se concentrează pe orice altă activitate decât cea care îi aduce cei mai mulți bani. La antrenament, rareori sunt întrebat: „Care este cel mai bun mod de a începe o conversație? Ce cuvinte sa spui? - dar de fiecare dată când apare conversația despre apeluri reci, aud: „Dacă ni se spune „nu”?” Este abilitatea de a începe cu competență o conversație și de a stabili contactul care aduce 80% din rezultate, iar abilitatea de a răspunde unui refuz este de doar 20%. Concentrarea forței tale de bază și concentrarea pe a face față eșecului este ca un antrenament pentru a striga „Ajutor!” în loc să exersezi înotul. Prin urmare, vom analiza în detaliu cum să trecem prin secretară.

Toate metodele de trecere prin secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

1. Trucuri sincere se bazează pe încrederea și atitudinea noastră, pe cunoașterea proceselor de afaceri și pe alte caracteristici ale muncii atât ale secretarului însuși, cât și ale companiei în ansamblu.

2. Tehnici cu elemente de înșelăciune sau manipulare se bazează pe o anumită denaturare a secretarului. Nu sunt un susținător al acestor tehnici, dar ele există și funcționează, așa că merită să vorbim despre ele.

3. Tehnici cu elemente de intrigă și de tip breaking- tehnici în care cuvintele noastre nu se încadrează în modelul de gândire al secretarului, „programul” lui eșuează și ne lasă să trecem.

Prima metodă cinstită de trecere prin secretară este să afli în prealabil numele decidentului. Este atât de ușor încât mulți oameni nu o fac! Cunoașterea numelui este una dintre cheile principale de contact cu decidentul!

Sunt cateva moduri simple cum să obțineți numele.

Metoda numărul 1. Instruire.În timpul pregătirii pentru apel, puteți afla numele decidentului pe site-ul companiei, în știrile acesteia sau în mass-media.

Metoda numărul 2. Apelul colegului sau metoda a două apeluri. Colegul tău îți sună primul contact, află numele decidentului, ți-l transmite și tu apelezi folosind numele decidentului. Apropo, colegul tău ar trebui să facă un apel cu cea mai înaltă calitate și să fie gata să-l completeze dacă este conectat în mod neașteptat cu decidentul ☺. Apelul colegului pare standard:

– Buna ziua! Igor Stalevarov, compania Unixstream. Vă rog, luați legătura cu directorul.

- Și la ce întrebare?

– Pe problema cooperării. Am dori să vă furnizăm produsele noastre.

- Informații prin e-mail.

– Da, bine, sunt gata să înregistrez!(Scrie un e-mail.)

– Cum îl cheamă regizorul? Voi pune o notă acea informație pentru el. (Sau „Cui se numește scrisoarea?”)

- Andrei Ivanovici Ipatov. (Scrie numele.)

– Mulțumesc foarte mult! Când ar trebui să sun înapoi pentru rezultate?

„Sună vineri după două.

– Da OK! Toate cele bune!

Așa că, colegul tău a aflat numele directorului, acum în câteva ore poți să-ți dai apelul. Desigur, este indicat ca colegul tău să vină cu un alt nume pentru firmă, pentru ca atunci când suni, secretara să nu aibă îndoieli. Uneori un asistent experimentat la întrebarea: „Cum se numește regizorul? Cui trebuie trimisă scrisoarea? va răspunde: „Scrieţi la numele firmei. Tot la mine va veni”. În acest caz, încercarea dvs. a eșuat.

Metoda numărul 3. Apelul grefierului districtual.În acest caz, este, desigur, manipulare. Te uiți pe site-ul adresei juridice a companiei, suni în numele incintei din această zonă și afli numele decidentului. S-a întâmplat ca în țara noastră să aparțină majoritatea oamenilor aplicarea legii cu ceva teamă și mai întâi răspunde la întrebările lor și abia apoi gândește-te de ce. Secretara nu face de cele mai multe ori excepție. Principalul lucru este că trebuie să cunoașteți în prealabil poziția decidentului și să veniți cu orice nume și prenume al directorului. Apelul este scurt, făcut pe un ton absolut serios, dar indiferent, fără cuvinte inutile, emoții și cuvinte respectuoase pe care oamenii obișnuiți le folosesc:

– Polițistul raionului Gordeev pentru așa și cutare raion! Specificați, numele și prenumele directorului dvs. (pauză), Leshchinsky Sergey? (Pauză.)

- Nu. Ipatov Andrei Ivanovici (Cu prudență.)

– Uh-huh, Ipatov Andrei Ivanovici. Mulțumiri. (Închide telefonul.)

În cele mai multe cazuri, secretarul, fără ezitare, dictează numele decidentului. Mai mult, la fel, puteți cere și un număr direct, deoarece ați „a apelat” la polițistul raional pentru ajutor.

Metoda numărul 4. Sună de la inspectorul fiscal. Recepția o repetă complet pe cea anterioară, dar se face în numele inspectorului fiscal.

– Numărul fiscal inspector al unui astfel de district Gordeev. Acesta este Unixstream LLC, nu?

- Da de ce?..

– Verificarea detaliilor: sunteți SRL „Unixstream”, adresa legală 5th Stolbovaya street, 7, și în prezent directorul companiei Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Numim orice nume și prenume.)

Nu Nu. (Sau imediat ea însăși strigă numele și prenumele corecte.)

– Deci, trebuie să repari... Și cine?

Ipatov Andrei Ivanovici. (Cu prudență.)

– Deci, I-pa-tov Andrey Ivanovich. Telefonul lui a rămas același?

– Dictează, voi verifica.

- Șapte sute douăzeci și trei... (Secretarul dictează numărul.)

– Da. In regula. Mulțumiri!

Metoda numărul 5. Sună de la secretara ta. Această tehnică este mai convenabilă de realizat cu ajutorul unui partener. Colegul tău ar trebui să sune la compania care te interesează în numele secretarului tău personal. Astfel, statutul tău devine un pas cu șeful ei și este mult mai ușor pentru „secretarul tău” să negocieze cu un coleg. El poate afla atât numele decidentului, cât și să vă aranjeze întâlnirea sau, dacă aveți nevoie, ora apelului dumneavoastră la șeful ei, atunci contactul va fi așteptat și nu va fi rece!

Cum ar putea arăta:

– Bună ziua, compania Unixstream, asistent director Ivanova Svetlana. Aș dori să aranjez o întâlnire (contact) între directorul meu și al tău. Când este convenabil să faci asta?

– Bună!.. Și precizează cine ești și în ce problemă?

– Sunt asistentul lui Serghei Vladimirovici Nikiforov, directorul companiei Unixstream, planificăm anumite proiecte împreună cu dumneavoastră, iar directorul meu m-a instruit să aranjez o întâlnire cu directorul dumneavoastră când ar fi convenabil să fac asta? Serghei Vladimirovici are timp, de exemplu, mâine după-amiază. Ce ai?

- Bine. Lasă-mă să arunc o privire. Ei bine, la 16:00 poți. Cum sa te inscrii?

- „Unixstream”, Serghei Nikiforov. Apropo, cum îl cheamă regizorul tău?

Ipatov Andrei Ivanovici.

- Deci, Andrei Ivanovici Ipatov. Bine. Așadar, mâine Sergey va fi cu tine la 16:00. Toate cele bune.

Desigur, trebuie să vorbiți absolut încrezător, de parcă tu (sau colegul tău) ai fi de fapt un asistent și nu te-ai „aburat” cu probleme de conexiune.

Este important să rețineți cum funcționează expresia „planificăm anumite proiecte cu tine”. Acesta este doar cazul când nu mințim, dar secretarul decide că deja cooperăm. Cel puțin așa poate decide, pentru că fraza este spusă la timpul prezent – ​​„planificare” și vag – „anumite proiecte”. În același timp, arată foarte impresionant.

Metoda numărul 6. Apelarea directă a unui terț. Această metodă se bazează pe „Pregătire”. Când studiezi site-ul web al unui potențial client, uneori găsești pe el numele, prenumele și numerele de telefon ale unor angajați. Puteți suna unul dintre ei, discutați și obțineți numele directorului, o recomandare de la o „terță parte”, sau poate mergeți imediat la decident:

- Serghei Ivanovici?

- Serghei Ivanovici, bună ziua, numele meu este Sergey Nikiforov, compania Unixstream. Caut o persoană care se angajează în achiziții de la tine, m-am uitat la informațiile de pe site-ul tău și am decis că poate ești tu (pauză).

- Nu Nu. Probabil o greseala...

- Serghei Ivanovici, te rog, ajută-mă și cine se ocupă de achizițiile tale? Intenționăm să lucrăm cu dvs. și este important pentru mine să clarific câteva probleme acum.

Permiteți-mi să vă reamintesc că un terț nu este împovărat cu o povară de responsabilitate și, dacă sună pozitiv, nimic nu ne împiedică să primim informații.

- Acesta este Andrei Nikolaevici, Director comercial, el ia o decizie, iar apoi managerii se ocupă de problemele tehnice.

- Kharlamov.

– Khar-la-mov. Cum îl pot contacta cu ușurință?

- Asa de. Acum vă spun... 975 31 10, veți ajunge la secretara lui Andrei Nikolaevici.

- Înțeleg, mulțumesc, Serghei Ivanovici! Pot să spun că mi-ai recomandat să-l contactez?

- Pentru numele lui Dumnezeu.

Apropo, cum se numește secretara?

- Albina.

– Mulțumesc foarte mult, Serghei Ivanovici!

Astfel, am aflat numele decidentului, numele secretarului și am primit și pseudo-recomandări care ne vor ajuta să comunicăm cu Albina. Uneori, terțul însuși se poate conecta direct cu decidentul. Atunci are sens să spui o frază diferit:

- Am înțeles: Andrei Nikolaevici. Și care este numele lui de familie?

- Kharlamov.

– Khar-la-mov. Serghei Ivanovici, mă poți pune în legătură cu Andrei Nikolaevici?

Desigur, nu există niciodată o garanție de 100% că o terță parte se va putea conecta, dar vă amintiți că în cazul apelurilor la rece, ca și în cazul vânzărilor active, este important să folosiți pur și simplu toate posibilitățile! Nimeni nu a anulat regula statisticii!

concluzii

1. Toate metodele de trecere prin secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

- Sincer.

– Cu elemente de înșelăciune sau manipulare.

- Cu elemente de intrigă și de rupere a modelelor.

2. Primul truc pentru a ajunge la decident este să aflați numele în avans. Acum avem cel puțin șase moduri de a afla numele.

Afaceri de secretariat, un scurt istoric

Să uităm pentru o clipă de Secretarul General al ONU, numeroși secretari științifici ai academiilor foarte respectate, alți locuitori ai nivelurilor superioare ale puterii, numiți secretari. Este dintr-o zonă diferită. Vom vorbi despre „gradul de secretar” instituit în 1720 de Petru cel Mare. Conform Regulamentului General adoptat de țarul reformator, care a pus bazele muncii de birou rusești, acesta era numele unui funcționar căruia i-au fost încredințate o gamă largă de atribuții în domeniu, ca să folosească terminologia modernă, de suport documentar pentru management. . Îmbrăcat cu o încredere considerabilă, a trebuit să-și îndeplinească datoria fără „amânare și neclaritate în afaceri”. Astăzi, „gradul de secretar” din țara noastră trăiește o renaștere. Acest lucru este dictat de intrarea economiei ruse în relațiile de piață și de utilizarea pe scară largă a tehnologiilor înalte în afaceri. Cota de responsabilitate a unui secretariat în noile condiții a crescut semnificativ, nivelul importanței acestuia în activitățile zilnice ale companiei a crescut. Succesul companiei, starea climatului psihologic din echipa depind in mare masura de pregatirea sa profesionala, experienta, atitudinea fata de afaceri. Din păcate, statutul oficial de facto al unui secretar în multe firme rusești nu corespunde volumului crescut de muncă prestată. Rolul, statutul său juridic și financiar sunt minimalizate în mod nejustificat. Destul de des există o atitudine inadecvată față de un secretariat din partea managerilor care privesc această poziție prin prisma stereotipurilor învechite. Subestimarea importanței secretarului și a locului său în procesul general de producție pe o piață afectează concurența liberă. Spre deosebire de țările capitaliste dezvoltate, îndatoririle și drepturile unui lucrător de secretariat, care este uneori denumit secretar asistent sau director de birou, în esență, nu sunt subliniate clar până în prezent. Atelierul de secretariat în sine rămâne fragmentat. Secretarii nu sunt uniți profesional. Nu au organizații la nivel național care să fie considerate de cei de la putere și angajatori și care ar fi gata să-și protejeze interesele, să aibă grijă de educația lor profesională, de creșterea carierei.

Americanii cred că baza pentru consolidarea poziției oficiale, munca sa de succes este sinteza a două calități: diligența și inițiativa. Începe calea spre atingerea cotelor de creștere a carierei și obținerea unei educații de bază la un nivel decent. În epoca modernă a electronicii, aceasta include în mod necesar dezvoltarea bazelor tehnologiei informației, managementului și economiei, dreptului, etică de afaceri, limbi straine. Dar poți deveni secretar cu drepturi depline doar dacă acumulezi o anumită experiență și vechime în serviciu.

În ceea ce privește postul de secretar în țara noastră pe stadiul prezent, apoi în Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse la 21 august 1998 nr. 37 (cu completări și modificări ulterioare), acesta se da cu adaosuri: secretar-stenograf, secretar-dactilograf, secretar de specialist orb, secretar sef, secretar stiintific. Enumerarea posturilor de secretar, dată în Ghidul de calificare, arată că conceptul de „secretar” este destul de complicat, și chiar are multe gradații – de la secretarul științific la secretarul-dactilograf. De aici varietatea mare de funcții îndeplinite de secretari, un set de îndatoriri și drepturi, diverse cerințe pentru educație, experiență și abilități de muncă.

Funcția de secretar al șefului necesită studii profesionale superioare, iar funcția de secretar-dactilograf necesită „învățământ profesional inițial sau studii medii generale și pregătire specială conform programului stabilit”.

În dicționare, cuvântul „secretar” este definit ca „o persoană care conduce corespondența de afaceri a unei persoane sau a unei instituții, precum și responsabilă cu munca de birou”, iar în dicționarul SI Ozhegov - „un angajat responsabil cu afacerile”. corespondență, afaceri curente ale unei persoane sau instituții”. Astfel, definițiile subliniază faptul că secretarul poate deservi atât un individ (manager), cât și o instituție.

Cuvântul „secretar” provine din cuvântul francez medieval „secretaire” și însemna inițial un confident (în franceză secret – un secret). O secretară bună rămâne în esență așa și astăzi. În Rusia, funcția de secretar apare în secolul al XVIII-lea, la început tocmai ca și funcția de secretar personal al împăratului, iar în Dicționarul explicativ V. Dal definește: „secretar de stat, funcționar de încredere al suveranului”. În primul sfert al secolului al XVIII-lea. secretarul devine funcționar al instituției și sfera de activitate și atribuțiile sale oficiale sunt conturate în actele legislative din această perioadă. Astfel, în definiții iese în prim-plan munca cu documente. În plus, ei subliniază că secretarul poate deservi atât un individ (șef), cât și o instituție. Secretarul trebuie să fie întotdeauna în „formă”: îmbrăcat cu grijă și grijuliu, îngrijit, gata să îndeplinească rapid și eficient instrucțiunile care i-au fost date, să poată să facă calm, fără confuzie, asprime, tam-tam și să rezolve cu demnitate problemele de competența sa. Are nevoie de darul de a simți „nuanțele” cazului, ceea ce îi permite să iasă liber din situații dificile, în special să nu vadă sau să audă ceea ce nu trebuie văzut sau auzit. Secretarul este mereu în vedere și conștient de multe lucruri: lucrează cu documente, participă la întâlniri de afaceriși negocieri, răspunde la apel și el însuși face o comandă în numele conducerii, înregistrează vizitatorii la recepție. Dar uneori trebuie să faci sarcini unice, de exemplu, transferul de bani, conversația telefonică la distanță lungă, vizitarea unui coleg bolnav și așa mai departe.

Rolul secretarului-referent în structura suportului documentar al conducerii. Categorii de secretare.

Secretarul este una dintre cele mai comune profesii din piata moderna muncă. Nicio organizație nu se poate lipsi de un secretar. Secretarul este mâna dreaptă a managerului, un angajat care deține informații operaționale și cunoaște actualitatea companiei, firmei, organizației, întreprinderii sau instituției.

Profesia de secretar a suferit schimbări semnificative în ultimii ani. Dacă recent secretara a fost numită „fața companiei”, astăzi poate fi deja comparată cu mâna dreaptă a managerului, reglementând diverse procese de producție. La noi, cererea de secretare calificate a crescut dramatic. Acest lucru se datorează în primul rând apariției unui număr mare de structuri.

Clubul Profesional Internațional al Secretarilor (Professional Secretaries International) a dat următoarea definiție secretarului modern: „Acesta este un asistent întreprinzător și judicios al șefului, care are toate abilitățile profesionale necesare biroului, ia decizii în competența sa și, dacă este necesar, preia controlul.”

Astăzi, în organizațiile și întreprinderile de diferite forme organizaționale și juridice, există destul de multe varietăți ale profesiei de secretariat. Mandatele diverșilor personal de secretariat sunt foarte eterogene.

Operatorul de telefonie din organizațiile mari primește toate apelurile telefonice și se conectează la abonații doriti. Secretarul la telefon acceptă comenzi și mesaje telefonice, oferă telefonic informațiile necesare despre gama de bunuri sau servicii furnizate de companie, în numele șefului, contactează telefonic proprii angajați și reprezentanți ai organizațiilor terțe. Secretarul tehnic lucrează cu echipamente de birou. Recepționerul primește scrisori, faxuri, mesaje e-mail, răspunde la apeluri telefonice și le redirecționează la destinație, primește vizitatori. Secretarul biroului primește și analizează corespondența, întocmește proiecte de documente, organizează lucrul cu documente, execută instrucțiuni de la șef și adjuncții săi, este coordonatorul și dispecerul biroului.

În Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37), funcția de secretar este dată cu completări: secretar-dactilograf , secretar al unui specialist orb, secretar al șefului, secretar-stenograf, secretar universitar. Toate se disting printr-o mare varietate de funcții, un set de îndatoriri și drepturi, diverse cerințe pentru educație, experiență de muncă și abilități. Caracteristicile de calificare ale acestor specialiști sunt prezentate în Anexa A.

Dezvoltarea de noi relații socio-economice în Rusia a determinat creșterea rapidă a diferitelor tipuri de întreprinderi și firme nestatale. Șeful fiecărei astfel de organizații are un secretar. Secretarii lucrează și pentru reprezentanții profesiilor libere - avocați, notari, precum și în micile întreprinderi private.

Personalul de conducere al organizațiilor comerciale nestatale, de regulă, este foarte mic. Liderii acestor firme se ocupă în principal de rezolvarea principalelor probleme de producție, probleme strategice ale dezvoltării întreprinderilor lor și încredințează o parte semnificativă a muncii manageriale (în primul rând administrative) secretarilor lor. Secretarul șefului unei companii moderne nu trebuie doar să imprime rapid și să execute corect documente, ci și să compună textele diverselor documente, să editeze proiecte, nu numai să organizeze rațional primirea vizitatorilor și serviciul telefonic, dar și să rezolve în mod independent multe probleme în în conformitate cu instrucțiunile încredințate de la șef.

Acest nou tip de profesie de secretariat a fost numit secretar asistent.

După cum știți, secretarul și referentul sunt soiuri destul de diferite ale profesiei de secretariat. Secretarul șefului organizației este un asistent care organizează activitățile primului șef, îi întocmește documente, organizează întâlniri, negocieri, călătorii de afaceri și asigură servicii telefonice. Referentul este un specialist nu numai în domeniul afacerilor de secretariat, ci și în domeniul activității principale a companiei; întocmește decizii, rapoarte, rapoarte, discursuri ale șefului, documente analitice; analizează situația și participă la dezvoltarea strategiei și tacticii companiei.

Cuvântul „secretar” provine din cuvântul latin secret („secret”), iar cuvântul „referent” înseamnă „o persoană care comunică ceva”. Originea denumirii de „secretar-referent” explică parțial rolul și importanța secretarului în structura de conducere.

Secretarul-referent este o persoană de încredere a șefului, care deține anumite informații și își eliberează șeful de munca curentă pentru a-i permite să se concentreze pe rezolvarea principalelor probleme ale întreprinderii. Datorită muncii secretarului asistent, managerul se poate concentra cât mai mult pe îndeplinirea sarcinilor sale profesionale.

Secretarul asistent este o profesie care include multe funcții. Atribuțiile numeroase și variate ale unui secretar-referent modern pot fi împărțite (cu un grad suficient de convenție) în două grupuri mari:

Funcții de suport documentar al managementului;

Funcții pentru așa-numitul serviciu fără documente al șefului.

Îndeplinesc funcțiile de suport documentar al conducerii, secretarul-referent este angajat în pregătirea și executarea documentelor oficiale, organizarea fluxului de lucru, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale organizației. De remarcat faptul că în structurile nestatale în care lucrează secretarii asistenți, de regulă, nu se creează o unitate de birou dedicată, funcțiile de birou sunt concentrate în secretariat. In orice caz, la locul de muncă secretarul asistent este de obicei dotat cu mijloace tehnice moderne și susținut de software. Acest lucru vă permite să organizați în mod optim, cu cea mai mică cheltuială a timpului de lucru, munca de birou, combinând-o cu îndeplinirea a numeroase alte sarcini.

Funcțiile secretarului asistent pentru servicii fără documente includ: organizarea primirii vizitatorilor, serviciul telefonic, asigurarea repausului de lucru a șefului, contactele cu personalul companiei și îngrijirea oaspeților companiei, organizarea întâlnirilor și negocierilor șefului, pregătirea. călătorii de afaceri pentru șef, organizarea și participarea la întâlniri, controlul executării instrucțiunilor conducerii, organizarea zilei de lucru a șefului, rezervarea timpului, organizarea locului de muncă al șefului, controlul asupra funcționalității și funcționării corespunzătoare a echipamentelor de birou .

Adesea, funcțiile de secretariat pentru întreținerea nedocumentată a managementului sunt definite ca funcții de sprijin organizațional al activităților șefului. Acest lucru nu este complet exact. Într-adevăr, secretarul-referent este un asistent de încredere al șefului. În același timp, toate (sau majoritatea) relațiilor interne și externe ale organizației sunt închise pe ea, este legătura dintre manager și angajați, precum și partenerii de afaceri. Astfel, un loc semnificativ în funcțiile de asistent secretar pentru servicii fără documente îl ocupă funcțiile de comunicare. Astăzi, secretarul-referent al șefului nu este numit adesea „mâna dreaptă” a capului, ci și comparat cu „sistemul nervos central” al companiei, care subliniază încă o dată importanța componentei de comunicare în serviciul fără hârtie. .

Un grup special de funcții ale secretarului-referent sunt funcții de referință, care sunt greu de determinat fără ambiguitate ca documentare sau nedocumentare. Cu un anumit grad de convenționalitate, aceste funcții sunt uneori definite ca funcții de suport informațional pentru activitățile șefului. Componenta de referință include în principal:

Vizualizare literatură specială și periodice cu privire la profilul companiei,

Căutarea și prelucrarea informațiilor necesare șefului,

Cunoașterea cărților, cărților de referință și a altor surse care conțin informațiile necesare în activitățile zilnice ale șefului.

Volumul funcțiilor de referință în diferite organizații este foarte diferit, dar fiecare secretar-referent ar trebui să fie capabil să organizeze în mod competent munca cu informații. Secretarul-referent trebuie să aibă informații complete despre angajații companiei (numere de telefon, adrese etc.), să poată găsi angajatul necesar managerului nu numai în timpul programului de lucru, ci și în timpul liber, să fie conștient de cele mai importante evenimente din viața personală a angajaților (aniversări, alte sărbători).

Pe lângă îndatoririle tradiționale de asistent și referent la șef, astăzi secretarului asistent îi sunt delegate o varietate de funcții care nu au mai făcut până acum parte din activitatea de secretariat. Gama acestor responsabilități este destul de largă și variată în diferite firme.

Adesea, funcțiile administrative individuale, micile operațiuni contabile sunt transferate secretarului-referent. Atribuțiile secretarului-referent includ primirea clienților și invitaților companiei, activități în cadrul relațiilor publice (relații publice), formarea de arhive etc. Secretarul-referent verifică corespondența șefului, trimițând câteva dintre documentele direct către specialiști și manageri; stabilește și controlează executarea tuturor instrucțiunilor șefului, atât scrise, cât și orale. În jurnalul său sunt consemnate toate faptele, documentele, instrucțiunile legate de activitățile șefului.

În organizațiile comerciale mici, secretarul asistent, de regulă, interacționează cu serviciul de securitate, personalul și serviciile economice. În lipsa posturilor de șefi ai acestor servicii, el coordonează uneori direct activitățile acestor unități. Adesea, funcțiile individuale ale angajaților implicați în lucrul cu personalul (de exemplu, documentarea relațiilor de muncă) sunt transferate secretarilor asistenți. În unele firme mici, atribuțiile unui secretar asistent sunt mai apropiate de cele ale unui șef adjunct pentru probleme generale.

Adesea, un angajat care îndeplinește atribuțiile de secretar subordonat este subordonat secretarului asistent.

Orice secretar-referent trebuie să fie capabil să ia decizii, să dea instrucțiuni și să-și reprezinte managerul în situații de afaceri.

Importanța secretarilor-referenți în structura conducerii este în continuă creștere. Potrivit revistei „Profil” astăzi, secretarul-referent este una dintre cele mai populare douăzeci de profesii. Mai mult, în ceea ce privește gradul de prestigiu și perspectivele pentru următorii cinci ani, această profesie a primit cel mai mare rating. Munca plină de viață și interesantă, salariul bun (mai ales în orașele mari) fac această profesie destul de atractivă. Cererea de secretari asistenți profesioniști se menține indiferent de crize, fluctuații politice și valutare.

Formarea unei noi profesii de secretariat se bazează în egală măsură pe experiența internă și străină în organizarea serviciilor de secretariat.

Trebuie remarcat faptul că în Statele Unite și în țările Europei de Vest, munca unui secretar certificat a fost mult timp considerată destul de respectată și este plătită în consecință. Secretarii sunt pregătiți în instituții de învățământ specializate cu un nivel înalt de predare. Multe țări au introdus un examen special pentru titlul de secretar profesionist, fără a-l promova este imposibil să se bazeze pe o funcție înaltă de secretariat.

Munca secretarului adjunct al unei companii ruse moderne are propriile sale specificități:

O mare varietate de sarcini cu diferențe semnificative în gradul lor de complexitate, importanță etc.;

O zi de lucru foarte aglomerată;

Necesitatea de a efectua mai multe sarcini în paralel;

Orele suplimentare constante, sarcini neplanificate, necesitatea de a sta târziu după încheierea zilei de lucru în caz de muncă urgentă;

Conditii speciale de munca: apeluri telefonice, apeluri etc.

Specificul și complexitatea activității de secretariat este legată și de faptul că secretara este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Nu întâmplător spun că „secretarul este chipul companiei”. Secretar-referent este o profesie de serviciu. În practica casnică, funcția de asistent secretar este ocupată predominant de femei, care sunt mai predispuse să se realizeze ca asistente.

În legătură cu schimbarea locului secretarului în structura de conducere a unei companii moderne, există și cerințe mai mari pentru nivelul de educație al secretarului asistent, erudiția sa profesională, abilitățile de comunicare și capacitatea de a rezolva diverse probleme de afaceri. .

Astăzi, profesia de secretar-referent presupune ca o persoană să fie foarte pregătită, o gamă întreagă de calități personale și de afaceri, datorită specificului activității de secretariat.

Să ne întoarcem la numeroasele anunțuri care invită secretarele asistenți la muncă. Candidaților pentru acest post sunt impuse următoarele cerințe: cunoașterea muncii de birou (este implicată cunoașterea regulilor de întocmire și prelucrare a principalelor tipuri de documente de gestiune și a regulilor de bază de organizare a muncii cu documente); Cunoștințe PC (sunt implicate cunoașterea editorului de text Microsoft World, a sistemului de foi de calcul Microsoft Excel și familiaritatea generală cu sistemul de operare Windows); cunoasterea in anumite limite a unei limbi straine, mai des engleza, mai rar germana sau franceza.

De fapt, calificarea și alte cerințe pentru secretarele moderne sunt mult mai extinse. Din păcate, atunci când angajează o secretară, managerul nu este întotdeauna capabil să formuleze clar aceste cerințe. Iar fișa postului, acolo unde este disponibilă, nu oferă o imagine completă a atribuțiilor secretarului asistent.

Un secretar-referent profesionist trebuie să aibă anumite cunoștințe și abilități, să posede anumite calități de afaceri și personale.

Cunoștințele și abilitățile profesionale cerute de un secretar asistent modern pot fi împărțite în trei grupuri:

1. Cunoștințe necesare pentru documentare și suport informațional pentru management și companie în ansamblu.

Secretarul-referent trebuie să știe:

Documente normative și metodologice privind suportul documentar al managementului,

Principii de bază ale organizării managementului documentelor,

Fundamentele arhivării

Principalele programe de aplicație

Limba rusă,

Una sau mai multe limbi străine (în funcție de profilul companiei).

Alcătuiește și execută principalele tipuri și varietăți de documente de management;

Organizarea rațională a muncii cu documentele de management, menținerea unei arhive;

Găsiți, organizați și stocați informații;

Folosește o mașină de scris calculator personal, imprimanta, alte mijloace de compilare, fabricare, copiere a documentelor.

2. Cunoștințe necesare suportului comunicativ al companiei și al administrației acesteia:

Reguli pentru desfășurarea unei conversații de afaceri;

Principii de organizare a primirii vizitatorilor, întâlniri, călătorii de afaceri;

Mijloace moderne de comunicare;

Fundamentele eticii profesionale.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să fie capabil să:

Conduceți conversații de afaceri și conversații telefonice;

Organizează întâlniri, prezentări, călătorii de afaceri;

Utilizați mijloace moderne de comunicare;

Organizarea primirii vizitatorilor;

Planificați-vă munca, planificați și economisiți timpul managerului.

3. Cunoștințe legate de principalele activități ale companiei, structura sa internă și relațiile externe:

Principii de organizare a muncii manageriale, Cadrul legal management;

Fundamentele dreptului administrativ, al muncii și economic;

Acte juridice și reglementări care reglementează activitățile firmei și ale angajaților acesteia.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul trebuie să fie capabil să asigure munca eficientă a liderului.

În plus, putem spune despre cunoștințele deosebite pe care ar trebui să le aibă un secretar științific, care de obicei nu are doar studii superioare, ci și diplomă științifică.

Secretarul academic trebuie să știe:

Probleme științifice din domeniul relevant al cunoașterii, științei și tehnologiei;

Direcții de dezvoltare a economiei într-un anumit domeniu de activitate al instituției;

Realizări interne și străine într-un domeniu similar de cunoaștere;

Procedura stabilită pentru organizarea, planificarea, finanțarea, desfășurarea și implementarea cercetării și dezvoltării științifice, precum și brevetarea acestora;

Legislația actuală care reglementează protecția drepturilor de autor și brevetelor;

Metode de organizare a muncii oamenilor de știință și de gestionare a cercetării și dezvoltării științifice etc.

Astfel, secretarul-referent trebuie să poată efectua toate tipurile de muncă: de la cele mai simple tehnice până la creative. Dar munca sa se deosebește de munca altor secretari, în primul rând prin cel mai înalt profesionalism, prezența unor tipuri de lucrări de referință legate de colectarea, analiza, prezentarea materialelor și pregătirea documentelor, cunoașterea fluentă a limbilor străine și cunoștințe impecabile de tehnologie informatică. Secretarul-referent este un asistent al șefului cu înaltă educație, talent creativ, foarte profesionist, în care are întotdeauna încredere și pe care se poate baza pe deplin atunci când îndeplinește sarcini de orice complexitate.

Cerinte profesionale pentru diverse categorii de secretari

Director de calificare a posturilor de angajati despre categoriile de secretari. Secretar dactilograf. secretar-stenograf. Secretarul unui specialist orb. secretar șef. Cerințe generale pentru diverse categorii de secretari. Pași în cariera unei secretare moderne. Secretar-referent. Manager de birou. Secretar-asistent al șefului. Categorii de secretare. Activitățile secretarului în structura aparatului de conducere. Cerințe de calificare pentru munca de secretar, nivel de educație, experiență în muncă, abilități practice. Reglementarea atribuțiilor oficiale ale secretarului în acte organizatorice și juridice. Scopul, conținutul, procedura de elaborare a fișelor postului și a instrucțiunilor de pregătire pentru un secretar dintr-o anumită categorie. Dependența funcțiilor secretarului de nivelul șefului, direcția organizației, volumul fluxului de lucru, sistemul de suport al documentației. Interacțiunea secretarului cu personalul organizației.

Calitatile de afaceri si personale ale secretarului referentului.

Psihologia modernă înțelege personalitatea ca un sistem mai mult sau mai puțin autonom, stabil de caracteristici psihologice individuale semnificative social ale unei persoane, făcându-l exact așa, și nu altul, definindu-i conștiința de sine, comportamentul, abilitățile, abilitățile creative, atitudinea față de sine și alți oameni, într-un cuvânt - întreaga lui înfățișare. , nivelul de afirmații și comportamentul real. Aceste caracteristici se datorează caracteristicilor naturale ale oamenilor, de exemplu, vârsta, sexul, temperamentul etc., nevoile lor curente, interesele, orientările valorice și roluri socialeîn societate, dar în același timp, experiența de viață trecută dobândită prin cunoștințele, aptitudinile, obiceiurile, cultura generațiilor precedente, tradițiile familiale etc. dobândite.

Pe baza datelor obținute din natură (și, dacă este necesar, ușor corectând-le) te poți forma ca o persoană capabilă să stăpânească profesia dorită, să beneficieze societatea și pe sine și să obțină satisfacție din munca prestată. ÎN totul spus în întregime aparține profesiei secretar.

Vorbim despre secretarul unei întreprinderi, instituție, organizație de orice formă de management. Această profesie este foarte răspândită în toată lumea, în special în rândul fetelor și tinerelor, dar nu puțini bărbați sunt angajați și în munca de secretariat. În străinătate, postul de secretar de companie pentru un tânăr este considerat prestigios și bine plătit. Popularitatea acestei profesii în Rusia modernă crește în legătură cu tranziția la economia de piață și apariția unei mase de noi structuri antreprenoriale și de altă natură. Dar, în același timp, crește și nivelul cerințelor profesionale și de altă natură pentru personalitatea unei secretare.

Secretarul este chipul instituției. Compania este judecată după munca și comportamentul său. Secretarul trebuie să respecte „stilul corporativ de afaceri”. Acuratețe, competență, corectitudine, eficiență, concizie, politețe și bunăvoință - acestea sunt principiile sale principale și trebuie respectate în muncă.

Un birou poate lucra fără șef, dar nu fără secretară

Jane Fonda

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, firmele aveau de obicei nevoie doar de un singur secretar. O singură persoană s-a ocupat de tot, inclusiv de a prelua apelurile, de a distribui munca, cum ar fi o întreagă flotă de vehicule, de a tipări documente, de ceai și cafea pentru vizitatori și de a aranja ziua șefului.

Astăzi, este pur și simplu imposibil să faci față atâtor responsabilități doar în companiile mari și chiar și în mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate sarcinile de secretariat, în timp ce în alte organizații există un întreg departament de secretari, care este condus de șeful secretariatului, totul depinde de dimensiunea companiei, precum și de specificul a activitatilor sale.

Am încercat să identificăm și să clasificăm toate posturile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizației.

Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat poate arăta astfel.

Personalul operatorilor de la telefon sună potențiali clienți oferind bunuri sau servicii. În același timp, există un val de apeluri de la clienți, deoarece firma face reclamă în mass-media. Aceste apeluri sunt primite de secretară la telefon și atribuie apelanților ora vizitei. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de o recepționeră care escortează clienții într-o cameră specială. Acolo, un administrator de birou atent, în timp ce vizitatorul așteaptă o programare, îi va oferi ceai sau cafea. Și dacă la un moment dat fluxul de clienți s-a oprit, atunci administratorul curăță camera pentru vizitatori, așează reviste, udă florile. Totodată, există un director de birou economic, acesta trimite curieri și șoferi și monitorizează disponibilitatea papetăriei, controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are un secretar personal, iar managerii superiori au și secretari asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, se pot adăuga operatori de PC care completează baze de date, imprimă toată documentația, liste de prețuri, broșuri, broșuri cu informații actualizate în permanență, precum și secretari-funcționari implicați în evidență, contabilitate și arhivare. Toate serviciile de secretariat sunt conduse de șeful departamentului secretariat.

Și e departe de lista plina posturi de secretariat, deci să încercăm să combinăm cele mai apropiate specializări în câteva grupe de bază care sunt cel mai des întâlnite în practică, și anume:

operator de telefonie;
recepționer/administrator/secretar la recepție;
secretar de departament;
secretar-referent;
director de birou/șef de secretariat;
asistent personal / asistent personal.

Operator de telefon

Aceasta este poate cea mai prost plătită, dar cea mai căutată poziție dintre toate serviciile de birou. Există multe alte titluri pentru acest post, de exemplu, angajat, mai des angajat, pentru lucru la telefon, manager pentru negociere, dispecer la telefon etc.

Responsabilitatea principală a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, munca nu este legată de serviciul direct al vizitatorilor sau de îndeplinirea sarcinilor de management.

, capacitatea de a câștiga în timpul unei convorbiri telefonice
abilități de vânzare prin telefon

Caracteristici tipice:

Apeluri de la clienți și clienți ai organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajatii organizatiei implicate in ciclurile de productie.

2. Implementarea vânzărilor telefonice cu apeluri efectuate, sau cu apeluri primite de la clienți.

3. Transfer prin telefon a informațiilor de referință.

4. Afișarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice în programele organizației specializate:

Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultatele vânzărilor;
- Surse publicitare de apeluri;
- etc.

O astfel de poziție există de obicei în companii mari sau în companii axate pe un flux mare de clienți (serviciu, referință și alte servicii). Lista de cerințe pentru acest angajat este mică și se limitează de obicei la a avea o voce plăcută și o dorință de muncă.

Receptionist/Receptionist/Receptionist

Această denumire provine de la denumirea biroului de recepție administrativă, în spatele căreia se află locul de muncă al secretarei. Prin urmare, o varietate de opțiuni de ortografie și pronunție: recepționer, recepționer, precum și numele profesiei în sine, recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum, în multe birouri în care lucrează activ cu vizitatorii, este nevoie de o astfel de persoană. Atributii asemanatoare pentru dispecerat, secretar de serviciu, secretar la telefon etc.

Postul vacant de recepționer este deschis de firme ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice, vin mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu date externe bune sunt de obicei invitate în funcția de recepționer.

Cerințe principale:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoașterea limbilor străine este opțională
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor în rusă și/sau limbi străine:

De la clienții și clienții organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară

2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție

3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Îndeplinește și alte sarcini minore ale conducerii. În unele cazuri, ține statistici, acceptă numerar, completează formulare de documente, tipărește scrisori (fără autocompilare).
Cel mai adesea, această poziție se găsește în companii străine și firme rusești axate pe clienți străini. De regulă, una dintre principalele cerințe pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine cel puțin la un nivel bun de conversație.

secretar de departament

Un secretar care lucrează ca parte a unei unități structurale a companiei (departament, secție, sector etc.), care deține adesea cunoștințe speciale legate de specificul activității unității structurale relevante.

Cerințe principale:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

studiile superioare sunt de dorit sau cunoștințe speciale legate de specificul activității unității structurale relevante
cunoasterea limbilor straine pentru companii straine
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor, răspunsul la solicitări standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către anumiți angajați.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Achiziționarea de articole de papetărie.
4. Evidența unității structurale.
5. Vizualizarea corespondenței, selectarea și structurarea corespondenței necesare.

Această poziție se regăsește doar în companiile mari cu divizii structurale sau multe departamente.

Secretar asistent

Asistentul secretarului este mai concentrat pe lucrul în afara companiei, adică urmează ordinele șefului în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, deci i se cere să cunoască limbi străine. Competența secretarului șefului include aspecte legate de procesele care se desfășoară în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de societate însăși și de angajații acesteia.
Acest secretar, precum și un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directori adjuncți, vicepreședinți, șefi de departamente și departamente etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoana, fara a indeplini functii de reprezentant si alte functii ale unui asistent personal.

Cerințe principale:

educatie inalta
1 an experienta pe o pozitie similara
performanță, responsabilitate, învățare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Scrisori care se autocompun.
2. Controlul asupra executării documentelor și sarcinilor aflate în subordinea șefului imediat al unității/unităților structurale.
3. Întocmirea programului de lucru al șefului.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru manager.
5. Intocmirea de note analitice si referinte pentru sef.
6. Pregătirea și asigurarea negocierilor.

Director de birou / șef de secretariat

Un manager de birou este un fel de administrator de birou. Pe lângă sarcinile obișnuite de secretariat, i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, auto), executarea comenzilor de la angajați, atât seniori, cât și obișnuiți. Această poziție necesită mai multă autonomie decât o simplă secretară sau recepționer. Managerul de birou are dreptul de a realiza anumite proiecte din competența sa (studiul de noi bunuri și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de asemenea, adesea această secretară este responsabilă de organizare evenimente corporative, conferințe, livrarea prânzului la birou etc.

Cerințe principale:
educatie inalta
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, vigoare

Caracteristici tipice:

1. Asigurarea duratei de viață a biroului (organizarea achiziției de articole de papetărie, livrarea apei, controlul asupra disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).

2. Rezolvarea problemelor administrative (chiria imobilului, curatenitori, soferi, secretare si multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puterile reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selecția, conducerea și pregătirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații mari de birouri.
Șeful secretariatului se regăsește doar în companiile mari, cu un personal de cel puțin 58 de secretare în birou.

Asistent personal/Asistent personal

Una dintre cele mai responsabile posturi de secretariat, care necesită acrobație și profesionalism. Un ajutor bun, cu excepția lui cunoștințe profesionaleși aptitudini, trebuie să aibă abilități foarte dezvoltate pentru activități analitice, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice șefului său, precum și ale rudelor apropiate. Toate documentele care au trecut prin asistent și merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoașterea etichetei în afaceri este foarte solicitată pentru această poziție. Capacitatea unui asistent personal de a se comporta la întâlnirile de afaceri depinde de modul în care participanții la această întâlnire îl percep pe lider.
Cu alte cuvinte, acesta este un asistent indispensabil care este la curent cu toate momentele și problemele de lucru ale managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu persoana I. Sarcina principală a unui astfel de specialist este să devină „mâna dreaptă” a șefului său, să-și economisească timpul de lucru foarte scump, scutindu-l la maximum de acele întrebări și probleme de rutină pe care le poate rezolva o secretară profesionistă, calificată.

Cerințe principale:

compatibilitate psihologică cu liderul
educatie inalta
doi ani de experiență pe o poziție similară
diligenta, responsabilitate, capacitate de invatare, curtoazie exceptionala
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Coordonează acțiunile liderului.
2. Întocmește în mod independent documente.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Pregătește note analitice și referințe.
5. Întocmește procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină după cum este necesar.
7. Pregătește deplasările de afaceri pentru manager (selectare, comanda la un hotel, bilete de transport, taxiuri etc.).
8. Raportează numai supervizorului său imediat. În cazuri rare, munca lui poate fi coordonată de un manager de birou.

Nivelul salarial al secretarilor depinde de cerințele secretarului în ceea ce privește cunoștințele, experiența, abilitățile și calificările. De asemenea, nu poate fi ignorat pozitie financiară o anumită companie și politica urmată de aceasta în raport cu salariile angajaților săi.
Salariile secretarilor sunt în general afectate de următorii factori:

• cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
• experienta intr-o pozitie similara;
• disponibilitatea învățământului superior;
• abilități speciale necesare pentru o anumită poziție, precum și cunoștințe de programe speciale de calculator;
• cerinţele de prezentare a candidaţilor.

Mai jos este salariul mediu al secretarelor din Moscova, în funcție de poziție și de factorii de mai sus care afectează nivelul salariilor.

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului și din motive întemeiate, deoarece în atribuțiile secretarului șefului se numără asigurarea unor activități manageriale și administrative eficiente. Secretarul șefului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Funcția de asistent secretar poate fi considerată și reprezentativă, întrucât el este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni manager de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Poate fi atât întreprinderi mari, cât și întreprinderi mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, este nevoie de specialiști specializare restrânsă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-referent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile secretarului adjunct includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizarea de întâlniri;
• comandarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• indeplinirea solicitarilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului șefului includ corespondența în limba engleză.

cerințe pentru un secretar

Cerințele pentru secretar-referent includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabilitatea);
• organizare.

model de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretară

Cum să devii secretar? Acesta poate fi proprietarul oricărui învățământ superior care a absolvit cursuri pentru asistente de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe faptul că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

salariul de secretar

Salariul unui secretar poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de gama de sarcini ale angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent secretar este de 30 de mii de ruble.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

- Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

- Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.

- În numele șefului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.

— Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colecție materialele necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

— Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

– Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.

- Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

– Formează cazuri în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și termenele limită se depune la arhivă.

— Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.

- Îndeplinește sarcini oficiale separate ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

- Primește informații, inclusiv confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor.

— Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și activitatea companiei.

- Solicita personal sau in numele conducatorului de la diviziile intreprinderii si altor specialisti informatii si documente necesare indeplinirii atributiilor de serviciu.

— Solicitarea conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

- Luați decizii în competența lor.

Secretarul este responsabil:

— Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a atribuțiilor lor.

— Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor de conservare curente secret comercialși informații confidențiale.

— Pentru încălcarea regulamentelor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de securitate și de securitate la incendiu.

Atribuțiile directorului
Fostul director
Control extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce ar trebui să știe și să poată face secretarul este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- acest document normativ, stabilindu-se ce ar trebui să facă acest sau acel angajat la locul de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul pregătirii sale.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații în numele acestuia. Organizați convorbiri telefonice cu șeful, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în lipsa acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri ale șefului. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului articole de papetărie, echipamente organizatorice, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații despre dispozitivele de recepție și interfon, imprimați rapid diverse materiale în direcția capului. Efectuează lucrări de documentare, acceptă corespondența adresată șefului, organizează-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferă-o după examinare șefilor de departamente sau anumitor interpreți pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns. Știri serviciul de informare manager și angajați (oral, documentar, scrie recenzii de presă, oferă copii ale articolelor interesante). Respectați termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor șefului privind declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților, formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le în timp util la arhivă . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; prevederi și instrucțiuni pentru suportul documentației; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; reguli de funcționare a echipamentelor de birou (faxuri, mini-ATS, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia umană și legile comunicare efectiva; eticheta de birou; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii al Federației Ruse.

Pentru dezvoltarea și specificarea caracteristicilor de calificare la întreprinderi (firme) sunt elaborate fișe de post.

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. Ce scrie in fisa postului, apoi se va intreba ce drepturi sunt date in ea, secretara are acelea.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va fi un secretar (secretar-referent). În organizațiile mai mari, șeful și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari ai consiliului de administrație, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza sferei și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de îndatoriri și drepturi. , diverse combinații de creative, logice și tipuri tehnice lucrări. În același timp, există set tipic operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare, care sunt efectuate de toți secretarii. În plus, particularitatea și complexitatea elaborării fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului unui secretar (secretar-referent).

Cu toate acestea, ca în orice fișă a postului, este supusă Cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) îndatoriri oficiale;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) comunicări după poziție.

Poate fi adăugată o secțiune „Evaluarea locurilor de muncă”, iar în ultimii ani a existat un număr tot mai mare de secțiuni „Organizarea muncii (program zilnic)”.

Secțiunea „Dispoziții generale” conține denumirea exactă a postului în conformitate cu tabloul de personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și a subordonării, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu DOW, secretarul are dublă subordonare - direct față de șeful său și șeful serviciului DOW. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului serviciului DOW).

În aceeași secțiune sunt indicate cerințele de pregătire profesională și experiență de muncă. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent computerul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care se ghidează secretarul în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-referent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru activitatea șefului, participarea la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități” enumeră toate tipurile de lucrări, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea acestora. Enumeră într-o succesiune logică munca prestată de secretar. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu indicarea tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport de informare și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul ei, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea documentelor capului pe computer; verificarea corectitudinii executării documentelor atunci când sunt depuse spre semnare șefului (vizele, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail-uri (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de lucru de birou; previzualizare documente (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite de organizație; raport de documente către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune a fișei postului este cea care conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților acestuia.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (legături după post)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat aparat administrativ, iar acest lucru se datorează în primul rând implementării active sisteme automatizate, care necesită o indicare detaliată a ce informații, sub ce formă, cui sunt transmise și de la cine provin.

În ultimii ani, în fișele posturilor a apărut adesea o secțiune de evaluare a posturilor. De obicei, indică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, reclamațiilor și reclamațiilor; absența erorilor în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi schimbări în structura organizației, care au presupus o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar și introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Acesta oferă un program zilnic aproximativ pentru munca secretarului. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) să vină la muncă cu 10 minute înaintea șefului, pentru a verifica starea locului de muncă (al său și al șefului), să se pună în ordine, să întocmească sau să clarifice un plan pentru ziua următoare;

2) ridicați conform planului documente necesareși fapte;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, lăsați deoparte documente care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice de transferat imediat la cap;

5) pregateste optiuni de eventuale raspunsuri sau rezolutii pentru restul actelor, distribuie intre executori;

6) revizuiți recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

d.; Înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda dumneavoastră;

7) păstrează documentele necesare pentru activitatea curentă de informare și referință;

8) raportează managerului corespondența primită;

9) clarifică, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua în curs;

10) transferă telefonic și personal instrucțiunile șefului executorilor relevanți și reamintește despre expirarea termenelor de executare a documentelor.

DUPA AMIAZA:

1) ridicarea și pregătirea pentru semnare a documentelor executate;

2) raportează managerului asupra documentelor executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) planificați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru sunt:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) depunerea actelor executate în cazuri;

c) efectuarea lucrului pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile șefului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiește-ți jurnalul și informează departamentele relevante despre necesitatea de a te pregăti pentru anumite activități;

2) în cazul în care șeful rămâne la lucru după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile, materialele necesare;

3) faceți ordine la locul de muncă, scoateți documentele, încuiați seiful și toate dulapurile cu o cheie, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Descrierea postului este parte integrantăîntregul pachet de documente necesare organizării muncii aparatului administrativ.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru în așa fel încât să poți face totul și să fii util tuturor. Acordă-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care nu sunt de competența ta. Prin urmare, fă doar ceea ce trebuie să faci.

Rezumând: de remarcat din nou că fișa postului pentru secretar este un document individual, întrucât postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii acestuia în secretar, are propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când nu există secretar, directorul este complet fără mâini.

Conceptul de secretar și varietăți
Conceptul de „secretar” suficient de lat. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei, relația dintre secretară și manager este destul de de încredere și așa ar trebui să fie, pentru că. obligă puterile oficiale.

Conceptul de secretară astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu pentru unele dintre ele:
secretar tehnic- lucreaza cu echipamente de birou (fax, aparat multifunctional, calculator personal), foloseste internetul, efectueaza instructiuni pentru manageri si angajati, suna companii si institutii in numele conducatorului, primeste si transmite mesaje prin intermediul mijloacelor de comunicare.
recepţioner- primește scrisorile și faxurile primite, mesajele de către e-mail, răspunde la apeluri telefonice, le trimite către departamente sau anumiți angajați, întâlnește vizitatori.
secretar de birou- acceptă și analizează corespondența, îndeplinește instrucțiunile șefului și ale adjuncților săi, tapetează textele documentelor, păstrează documentația.
Secretar asistent- nu doar o secretară, ci și un specialist care cunoaște bine activitățile companiei, care în unele cazuri poate lua unele decizii independente. Secretarul-referent întocmește rapoarte ale șefului, caută documentația necesară șefului, planifică ziua de lucru a șefului și rezolvă problemele administrative de competența sa.
Manager de birou– asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură serviciu de transport neîntrerupt, comunicare clară, asigură funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea papetăriei. Managerul de birou este responsabil pentru aspectul biroului; într-o instituție mică, poate îndeplini simultan funcțiile de ofițer de personal.
În organizațiile comerciale mici, secretarele, indiferent de numele lor, se disting prin faptul că trebuie să îndeplinească o muncă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii unui secretar se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturile încrezătoare și bunăvoința, indiferent de dispoziție, creează o atmosferă aparte în birou.

Fișa postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În lipsa secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altuia oficial, care se anunta in ordinul de organizare.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al capului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor de serviciu.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu ați primit un răspuns clar, cereți ajutor rapid.

Am menționat deja de mai multe ori că este foarte dificil să stabilim atribuțiile tipice ale unui secretar sau asistent manager. Depinde mult de sfera companiei, de dimensiunea acesteia, de imaginația capului și practic nu este reglementată de nimic. În plus, există o diviziune în cadrul profesiei în sine, care, după cum arată practica, este înțeleasă diferit de către angajați și angajatori.

Secretarele înșiși simt diferența, uneori intuitiv, astfel încât forumurile nu potolesc disputele despre cine este „mai important”, ce ierarhie există în cadrul profesiei, care este treapta cea mai înaltă în cariera unui administrativ. Nu există încă un consens în această chestiune între colegii mei.

Cu toate acestea, dacă aceste nume numeroase există, atunci trebuie să existe și fenomenele pe care le descriu.

Să înțelegem toate complexitățile clasificării posturilor administrative.

Înțelegerea conceptelor

Enumerăm principalele posturi administrative: „secretar”, „referent”, „secretar-referent”, „asistent șef”, „secretar la recepție”, „șef de birou”. Înainte de a le analiza mai detaliat, vom înțelege ce se înțelege prin fiecare dintre aceste poziții.

Wikipedia nu definește funcția de „secretar”. Conține doar articolul „Secretar Referent”, care conține următoarea definiție: secretar asistent - angajat de birou cu o gamă largă de sarcini de la primirea apelurilor telefonice (recepționer) la asistent manager (secretar personal).

Iată o listă a atribuțiilor îndeplinite de secretarul-referent:

• Preluarea apelurilor telefonice către manager;
• lucrul cu documente: determinarea importanței, pregătirea, executarea, distribuirea, primirea, păstrarea, sistematizarea;
• planificarea și pregătirea primirii vizitatorilor;
• asistență în planificarea programului de lucru al șefului, uneori - rezervarea de hoteluri și bilete de avion;
• participarea la pregătirea negocierilor de afaceri;
• comandarea de papetărie și alte lucruri necesare vieții biroului, uneori - furnizarea de produse managerului.

Nu a existat o claritate deosebită după citirea acestui articol. Știm cu toții că gama de sarcini este largă, iar cele de mai sus pot fi îndeplinite atât de secretar, cât și de asistentul managerului. În plus, aceasta este departe de jumătate din îndatoririle pe care le au de îndeplinit reprezentanții tipici ai profesiei noastre. Sau poate este un nume comun pentru întregul grup de profesii? Este puțin probabil ca majoritatea oamenilor să mai audă exact „secretarul”, fără prefixe.

Cuvântul „secretar”, după cum știți, provine din lat. secret("secret, mister"). Și în Roma antică, administratorii erau numiți secretari. Concluzie: secretarul are acces la anumite informații care nu fac obiectul dezvăluirii publice, iar pentru a-și îndeplini atribuțiile, trebuie să câștige încrederea șefului.

În ceea ce privește originea cuvântului „referent”, numele este și latinesc - „reproducere, raportare”. Prin urmare, această persoană lucrează cu informații. În general, originea cuvintelor este legată, fără îndoială, de profesia modernă, dar nu explică pe deplin ce face acest angajat în organizație.

În concluzie: cei mai mulți dintre noi suntem, până la urmă, secretari-referenți. Cu toate acestea, acest lucru se reflectă rareori în lista personalului și în cartea de muncă: mulți dintre colegii mei sunt „numiți” diferit.

Pentru a evita confuzia

secretar larecepţie- o poziție care în conștiința masei este asociată cu recepția și distribuirea apelurilor și a corespondenței. Uneori, astfel de angajați pot efectua și primirea inițială a vizitatorilor. Dintre posturile de secretariat, acesta este singurul, din numele căruia se vede imediat ce va trebui făcut. Deși, desigur, există și excepții.
Manager de birou- aceasta este o hârtie de calc din engleză. birou administrator, adică director de birou. Principalele sale responsabilități sunt gestionarea resurselor administrative, financiare și de altă natură pentru a asigura buna funcționare a unui singur birou și a angajaților acestuia. Office Manager este una dintre posturile de conducere junior.
În subordinea unui astfel de angajat pot fi șoferi, curățătorii și adesea secretare. Datorită faptului că managerul de birou este responsabil pentru susținerea vieții biroului și a angajaților acestuia, mulți oameni cred că această poziție este asemănătoare cu postul de manager de aprovizionare. Au destule responsabilități similare, dar Doamne ferește să faceți confuzie și să numiți managerului de birou manager de aprovizionare! Nu este nimic rușinos în acesta din urmă, dar gradul de responsabilitate al unui manager de birou este mult mai mare și presupune o calificare mai înaltă.
Asistent manager- o poziție pe care mulți o consideră cel mai înalt pas în cariera unui lucrător administrativ. În companiile occidentale, poziția sună adesea ca „asistent personal” (traducere literală din engleză. personal asistent). Prefer varianta tradițională, deoarece titlul postului conține întreaga esență a acesteia. Asistent - de la cuvântul „ajutor”. Asistentul managerului își ajută șeful să-și îndeplinească sarcinile. Ce anume va fi inclus în funcțiile asistentului depinde de mulți factori.

Astfel, responsabilitățile a doi specialiști care ocupă formal aceeași funcție pot fi radical diferite: unul dintre ei lucrează cu documentație, distribuie apeluri telefonice și primește vizitatori, în timp ce celălalt participă la ședințele de conducere și este împuternicit să ia decizii importante. Acest lucru, apropo, nu exclude deloc faptul că amândoi coase nasturi rupti și caută o dădacă pentru copiii liderului lor. Din nou, nicio comandă: în acest caz, numele vă clarifică doar scopul, dar nu se știe exact cum îl veți îndeplini.

Studiem documentele de reglementare

Există un document care descrie toate funcțiile reprezentate pe teritoriul țării noastre - „Clasificator integral rusesc al profesiilor muncitorilor, funcțiilor angajaților și categoriilor de salarii”(OKPDTR, OK 016-94). Dacă aveți dificultăți în definirea oricărei poziții în companie, atunci vă puteți referi la acest document și alegeți-l pe cel mai potrivit.

Acest clasificator poate fi găsit pe site-urile: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Pe acesta din urmă, în plus față de OK 016-94, există o „Carte de referință unificată a tarifelor și calificărilor” (ETKS) și un „clasificator de ocupații integral rusesc” (OKZ 010-93, OKZ). Acestea sunt două secțiuni ale OK 016-94. Primul include profesiile lucrătorilor, al doilea - pozițiile angajaților.

Profesiile muncitorilor (si sunt in clasificatorul 5491) nu ne intereseaza in acest caz, sa trecem la posturile angajatilor. Sunt 2598 dintre ele și cu siguranță aici găsești tot ce ne trebuie.

Să începem cu postul de secretar. În urma căutării alfabetice, obținem următorul tabel (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Posturi în OK 016-94 care conțin numele „secretar”

Fiecare poziție are propria sa Codul. În plus, diferite poziții au una Cod OKZ, ceea ce înseamnă că sunt grupate împreună. Titlul „secretar șef” se referă la grupa 4115 (grupa „Secretarilor”). Acest grup este format din următoarele posturi:

• funcționar;
• secretar al unui specialist orb;
• secretar șef;
• grefier;
• secretar al departamentului educațional;
• secretar-dactilograf;
• secretar stenograf.

Iată ce se spune despre secretarii din grupa amintită: Secretarii îndeplinesc funcții tehnice pentru a asigura și întreține activitatea șefului unei instituții a unei organizații sau întreprinderi, folosind un calculator, echipamente de birou și alte mijloace tehnice.

Responsabilitățile lor includ:

Acest site are o împărțire convenabilă a pozițiilor în grupuri, din care se poate observa că grupul 4115 este inclus în grup de seniori 411 „Secretari, operatori de mașini de calculat (de calcul) și profesii conexe”. Acestea din urmă, pe lângă secretare, includ operatori informatici, stenografi, dactilografe etc.

În general, îndatoririle de mai sus nu contravin realității, cu excepția faptului că menționarea unui teletip și a unei mașini de scris va face pe cineva să zâmbească (și chiar să se cutremure). Cu toate acestea, orice secretar - chiar și un începător -, uitându-se la lista de sarcini propusă, va întreba: „Cum? Și e tot? Și unde este sprijinul pentru vize, organizarea de călătorii de afaceri, procesele verbale ale întâlnirilor?” La urma urmei, am spus de mai multe ori că o secretară este o profesie care presupune că dedici cel puțin jumătate din timpul tău de lucru serviciului fără acte al managerului și al angajaților. Linia „primirea vizitatorilor” nu transmite întreaga varietate de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească un secretar. Restul sarcinilor sunt pur tehnice și se referă la lucrul cu documente. Privind descrierea existentă, s-ar putea crede că secretara stă într-o cameră separată și scrie doar pe computer și scrie ceva în jurnalul de înregistrare. Dar știm că acest lucru este departe de a fi cazul. Prin urmare, o astfel de definiție cu greu se potrivește specialiștilor.

Să revenim la clasificator: poziția de „șef de birou”, precum și de „șef de birou” și „asistent manager”, este absentă în el. Există însă un post de „referent” (cod 26088), care face parte din grupa 3431 – „Personal administrativ și managerial”.

Acest grup, pe lângă diverse nume de administratori, manageri, este format din posturile de inspector pentru monitorizarea executării instrucțiunilor, un referent și un referent pentru activitatea principală.

Cartier amuzant, nu-i așa? În aceeași grupă cu referentul se află și inspectorul pentru monitorizarea executării instrucțiunilor. Multe secretare știu direct despre acest control, deoarece ei înșiși îl efectuează.

Site-ul http://www.etks.info/ spune că personalul administrativ și managerial și personalul profesiilor conexe rezolvă probleme administrative și de coordonare în activitățile organizațiilor și diviziilor lor structurale, păstrează documentația și furnizează informații.

Responsabilitățile lor includ:

• menținerea corespondenței de afaceri, a protocoalelor și a altor documente administrative;
• planificare și organizare de întâlniri, întâlniri, întâlniri de afaceri și călătorii;
• coordonarea calendarului diferitelor evenimente, controlul respectării acestora;
• asistență managerilor și angajaților în rezolvarea problemelor administrative și organizatorice;
• pregătirea proiectelor de contracte, acorduri, negociere, organizare primire a vizitatorilor și angajaților;
• îndeplinirea sarcinilor conexe;
• managementul altor lucrători.

Câte responsabilități din această listă îndepliniți? Care este titlul postului tău? "Secretar"? „Sef de birou”? "Asistent manager"?

Dacă ne amintim că, în mod tradițional, munca unui secretar este împărțită în servicii documentare și non-documentare, iar cei mai mulți dintre noi îndeplinesc sarcini din liste pentru ambele grupuri considerate („Secretari” și „Personal administrativ și managerial”), atunci putem concluziona că pe baza atribuțiilor, cei mai mulți dintre noi suntem secretari adjuncți.

Ce înseamnă? De ce poziții precum „asistent manager” sau „director de birou” nu sunt reflectate în clasificator? De ce există poziții în practică, dar nu sunt în clasificator? Poate este depășit sau compilatorii nu s-au deranjat să înțeleagă situația de pe piața modernă a muncii?

Desigur, acest clasificator este oarecum conservator. Dar dicționarele de ortografie sunt și ele conservatoare. Oamenii vorbesc și scriu diferit, dar există anumite reguli, o normă adoptată de specialiști, iar oamenii alfabetizați se ghidează după ea. Toate instrucțiunile, clasificatoarele și alte documente oficiale elaborate de specialiști presupun existența unei organizații ideale în care secretarul se ocupă de documente, controlul executării acestora este efectuat de inspectori, iar sprijinul pentru vize și lucrul cu delegațiile revine serviciului de protocol.

Să nu crezi că nu se întâmplă. Așa se construiește munca multor instituții și corporații mari ale statului, administrații, fabrici. În primul rând, pentru că există de mai bine de o duzină de ani și în activitățile lor se ghidează după fișele postului și regulamentele elaborate în URSS, când era greu de imaginat situația „cine merge la pădure, cine merge la lemne de foc. ”. În al doilea rând, o astfel de împărțire a sarcinilor este în mare măsură legată de secret. De exemplu, la fabricile care îndeplinesc ordinele militare, secretarii managerilor nu au acces la internet și lasă telefoanele mobile într-un seif la punctul de control. Într-o astfel de situație, este dificil să cauți informații sau să comanzi bilete. Acest lucru este realizat de specialiști individuali cu acces la Web.

În plus, una este dacă secretarul unei companii în care lucrează o sută de oameni este „și un elvețian, și un secerător și un jucător pe țeavă”, și cu totul altul când mai multe mii lucrează într-o companie. În acest caz, majoritatea proceselor de lucru sunt strict reglementate și centralizate. Un specialist nu poate fi responsabil pentru ele, sunt departamente întregi.

Apropo

În ceea ce privește prezența unor nume care par depășite la prima vedere (de exemplu, „secretar-dactilograf”), în țara noastră există și astăzi organizații în care unele documente sunt tipărite doar la mașină de scris (din cauza secretului). În plus, prezența cuvântului „dactilograf” în această definiție indică cel mai adesea o cantitate mare de muncă asociată în mod specific cu pregătirea documentelor. În epoca sovietică, dactilografele erau cele care executau această muncă, iar în companiile mari cu birouri centralizate acest lucru s-a păstrat până în zilele noastre.
Această poziție poate fi numită, să zicem, „operator PC”? Desigur, multe companii fac asta. Dar de ce, dacă o anumită listă de îndatoriri a fost deja atribuită acestui concept în conștiința de masă? Limbii nu-i plac inovațiile artificiale. Când acest termen își pierde relevanța, va dispărea.

De ce, atunci, în practică, există secretari care îndeplinesc atribuțiile atât ale referenților, cât și inspectori de monitorizare a executării documentelor, și chiar traducători? Pentru că teoria este întotdeauna diferită de practică. Companiile, în special cele mici, caută să economisească bani în primul rând atribuind o mulțime de responsabilități eterogene unui singur angajat. Un coleg de-al meu a definit meseria de secretară ca fiind „o persoană care face ceea ce alți angajați nu vor să facă”. Ei bine, se întâmplă și asta. În plus, așa cum am spus deja, discrepanța de responsabilități este adesea asociată cu imposibilitatea introducerii unei anumite unități în lista de personal, precum și cu o neînțelegere de către angajatori a gradațiilor care există în cadrul profesiei.

Comparați responsabilitățile

Să vedem ce înseamnă angajatorul prin cutare sau cutare nume. Pentru a face acest lucru, apelăm la site-uri de căutare de locuri de muncă. Vom selecta mai multe anunturi cu numele: „secretar”, „secretar-referent”, „asistent manager”, „director de birou”, vom selecta trei pentru fiecare grupa si vom compara listele de atributii indeplinite (nu vom duplica sarcinile care se repetă în diverse posturi vacante).

Manager de birou

1. Îndeplinirea ordinelor șefului.
2. Suport de viață de birou.
3. Asistenta in programarea timpului de lucru al managerului.
4. Intocmirea si executia corespondenta si documentatia interna.
5. Primirea oaspeților și vizitatorilor șefului, organizarea de întâlniri și negocieri.
6. Comunicarea cu clienții în birou, creând o atmosferă prietenoasă și confortabilă pentru ei. Nota autorului: acest angajator a decis să economisească bani pe managerul de cont.
7. Primirea apelurilor primite pe linia de publicitate și transferarea lor către departamentul corespunzător.
8. Mentine ordinea si curatenia in birou.
9. Sistematizarea și clasificarea documentelor și informațiilor, aducându-le executorilor direcți. Nota autorului: La fel ar fi asta și există muncă de clericală? Dar nu, în acest post vacant este indicat pe un rând separat.
10. Aducerea informațiilor de la clienți în atenția managerilor.
11. Îndeplinirea instrucțiunilor personalului biroului pentru executarea și transmiterea instrucțiunilor și informațiilor necesare acestora.
12. Verificarea corectitudinii documentelor in conformitate cu cerintele stabilite la angajarea de noi angajati. Notă: Știam că nu există un ofițer de personal în companie!
13. Executarea lucrărilor de copiere și duplicare.
14. Eliberarea de împuterniciri.
15. Mentinerea foilor de pontaj. Nota autorului: Cu siguranta fara personal!
16. Întocmirea documentelor și întocmirea rapoartelor privind cheltuirea fondurilor pentru nevoi economice.

Secretar

1. Managementul documentelor, corespondența de afaceri.
2. Executarea ordinelor șefului.
3. Intocmirea documentatiei si raportarii necesare.
4. Organizarea si coordonarea intalnirilor, negocierilor, conferintelor.
5. Organizarea călătoriilor de afaceri (comandare de bilete de avion și de tren, transferuri, rezervări hoteliere etc.).
6. Organizarea sosirii partenerilor (rezervare hoteluri, transferuri etc.).
7. Primirea și distribuirea apelurilor primite.
8. Asigurarea duratei de viata a biroului.
9. Îndeplinirea instrucțiunilor de management (căutare de informații, întocmire rapoarte, comunicare cu furnizorii de materii prime, adesea în limba engleză).
10. Asigurarea de expedieri postale si curier.
11. Asigurarea fluxului intern de documente corporative.
12. Poștă.
13. Sprijinul administrativ al șefului.
14. Monitorizarea executării instrucțiunilor din partea conducerii.
15. Lucrați cu echipamente de birou.
16. Intocmirea documentelor organizatorice si administrative.

Secretar asistent

1. Organizarea vieții biroului.
2. Primirea și distribuirea apelurilor.
3. Primirea vizitatorilor.
4. Organizarea de intalniri si negocieri.
5. Organizarea călătoriilor de afaceri (comandare și rezervare bilete, hoteluri, taxiuri, suport vize).
6. Corespondență de afaceri.
7. Trimiterea și primirea corespondenței, eliberarea de împuterniciri.
8. Munca de birou.
9. Efectuarea instructiunilor de la conducere.
10. Lucrul cu un serviciu de curierat.
11. Interacțiunea cu departamentele companiei.
12. Menținerea unei atmosfere ordonate, prietenoase în birou.
13. Oferirea de suport administrativ pentru programul zilnic al directorului.
14. Monitorizarea executării instrucțiunilor și aprobarea documentației inițiate de director.
15. Intocmirea documentatiei organizatorice si administrative.

Asistent manager

1. Primirea apelurilor de intrare/ieșire.
2. Lucrați cu corespondență, corespondență comercială.
3. Analiza informațiilor, colectarea datelor, raportare.
4. Comunicarea cu șefii de departament.
5. Îndeplinirea instrucțiunilor șefului în termenii dați.
6. Monitorizarea executării la timp a comenzilor/ sarcinilor de serviciu.
7. Însoțirea călătoriilor de afaceri (eliberarea vizelor, rezervarea biletelor de cale ferată și de avion, transferuri, hoteluri, evenimente, excursii).
8. Organizarea și sprijinirea recepției de către conducerea întreprinderii a delegațiilor, vizitatorilor, organizarea de întâlniri, negocieri, prezentări.
9. Controlul asupra cheltuielilor de papetărie, dacă este necesar, comanda.
10. Înregistrarea, stocarea informațiilor originale și a documentelor organizatorice și administrative.
11. Suport de viață de birou.
12. Lucrări de birou, management document.
13. Înregistrarea documentației de intrare, ieșire, internă.
14. Asistență în planificarea zilei de lucru a șefului.

După cum puteți vedea, profesioniștii care lucrează în aceste posturi au o mulțime de responsabilități similare. Toți sunt angajați (sau iau parte) în suportul de viață al biroului, primind și distribuind apeluri, organizând fluxul de documente și îndeplinind instrucțiunile șefului.

Consultați listele de atribuții ale secretarului, secretarului-referent și asistentului managerului. Sunt aproape identice. Cu excepția cazului în care într-una dintre companii se așteaptă și muncă analitică de la un asistent. Poziția unui manager de birou este oarecum neconformă, de la care angajatorii se așteaptă să îndeplinească funcțiile de inspector de personal și muncă. Și, poate, el este singurul care nu este așteptat să-l ajute pe lider (sau pur și simplu nu este indicat în anunț?). Putem spune cu încredere că asistentul managerului va trebui să-l ajute pe manager, ceea ce nu-l scutește de nevoia de a „susține viața” biroului.

Înainte de a trage concluzii, să trecem la încă un parametru: care sunt cerințele pe care angajatorii le impun specialiștilor în aceste posturi (Tabelul 2).

masa 2

Cerințe pentru angajator către șef de birou, secretar, asistent secretar, asistent manager

Ei bine, angajatorii noștri selectați aleatoriu nu necesită aspect plăcut și studii superioare de la un manager de birou. În opinia noastră, ei nu văd prea multă diferență între o secretară și un manager de birou. Cerințele pentru celelalte trei posturi, precum și atribuțiile îndeplinite, sunt aproape identice. Numai de la asistentul manager își doresc experiența de a lucra ca asistent personal, fără a uita în același timp capacitatea de a lucra în echipă (nu este un secret pentru nimeni că mulți asistenți tind să se desprindă de echipă - specificul muncii necesită aceasta).

Desigur, la interviu reiese că jumătate din îndatoriri au fost pur și simplu „uitate” de scris, iar de undeva vor apărea alte două duzini de cerințe pentru candidat. Dar, în general, tendința este clară: angajatorul vede managerul de birou ca pe o persoană care se va ocupa de birou, de toți angajații și chiar de clienți. Dar între secretar, secretar-referent și asistentul șefului, nu există nicio diferență deosebită.

Adică teoria și de data aceasta s-au îndepărtat de practică. Înțelegem că secretarul ar trebui să îndeplinească, să zicem, funcționalitate tehnică (lucrarea cu documente etc.), iar asistentul managerului sau referent ar trebui să îndeplinească funcții mai complexe (scrie). scrisori de afaceri, scrie recenzii analitice etc.). Cunosc o singură companie în care responsabilitățile sunt distribuite în acest fel. Dar ea este cam perfectă. În practică, o astfel de împărțire este mai degrabă excepția decât regula.

Bănuiesc că în cele mai multe cazuri, angajatorii vor pur și simplu să economisească bani angajând un specialist care combină mai multe funcții. În plus, introducerea unor unități suplimentare în lista personalului este o bătaie de cap.

De ce denumirea cea mai comună pentru acest grup de funcții administrative este exact „secretar”? În primul rând, pentru că este de mult pe buzele tuturor. În al doilea rând, teoretic, un asistent manager poate refuza să ajute angajații departamentului, iar secretara nu are încotro. În al treilea rând, nu toată lumea știe cine este acest „referent” misterios, așa că este mai bine să nu creați dificultăți inutile cu terminologia.

Este evident că diviziunea acceptată tacit, care pune asistenții executivi mai sus decât secretarii sau secretarii asistenți, este, de fapt, o formalitate. Fără îndoială, „asistentul directorului” sună mai solid decât „secretarul directorului”. Aceasta este, poate, diferența. Angajatorul este mai interesat de calitățile tale personale și de experiența de muncă decât de ceea ce este înscris în cartea de muncă. Desigur, nu am terminat cu confuzia de posturi. Cu toate acestea, pentru cei care sunt îngrijorați de faptul că, cu toată varietatea de atribuții îndeplinite, funcția sa se numește „secretar”, vă sfătuim să renunțați la toate complexele și să răspundeți cu mândrie la întrebarea pentru cine lucrați: „Secretar”.