Începem o serie de articole despre implementarea sistemului managementul documentelor electronice la întreprindere. Subiectul primului articol este un sondaj pre-proiect înainte de introducerea unui sistem electronic de management al documentelor (EDMS).

Să presupunem că managementul organizației este pregătit pentru implementarea EDMS. Și ce urmează? Ce pași ar trebui să ia compania și ar trebui să facă?

Cea mai ușoară cale este să contactați imediat organizația care va implementa sistemul electronic de management al documentelor, cu alte cuvinte, să luați poziția „vom rezolva problemele pe măsură ce vor deveni disponibile”. Cu toate acestea, metoda simplă nu este întotdeauna mai puțin costisitoare. În primul rând, autoritatea contractantă trebuie să evalueze domeniul de aplicare a EDMS. Prin urmare, înainte de a începe, trebuie să analizați starea lucrurilor. Pentru a face acest lucru, este necesar să se studieze procesele care vor fi automatizate, cu alte cuvinte, să se efectueze sondaj pre-proiect.

SONDAJ PRE-PROIECTAREA DIN PERSPECTIVA ORGANIZAȚIEI DE IMPLEMENTARE

Din poziția organizației executante, un sondaj pre-proiect este o primă etapă cu drepturi depline în implementarea oricărui sistem informațional și este inclus în contractul de furnizare a serviciilor de implementare. Și SED nu face excepție.

În acest caz, sondajul pre-proiect include:

Diagnosticarea sistemului existent în organizație

munca de birou;

Analiza conformității stării efective de lucru cu documentele cu documentele de reglementare interne ale organizației care reglementează suportul documentației;

Optimizarea fluxurilor de documente și a muncii de birou;

Efectuarea modificărilor corespunzătoare documentelor de reglementare interne;

Identificarea riscurilor în implementarea EDMS;

Determinarea limitelor automatizării, auditarea infrastructurii IT existente a organizației, oferirea unei soluții IT specifice pentru EDMS;

Evaluarea lucrărilor privind integrarea EDMS în infrastructura IT existentă.

Rezultatul sondajului pre-proiect va fi documentul „Cerințe funcționale”, sau „Raport asupra anchetei”, sau proiectul „Termeni de referință” (în funcție de complexitatea proiectului și de termenii contractului). Aceste documente vor conține următoarele rezultate ale sondajului:

Descrierea proceselor de afaceri studiate și a fluxurilor de documente ale organizației în ceea ce privește munca de birou și suport de documentare;

Lista documentelor și formularelor de raportare utilizate în organizație pentru sistematizarea proceselor avute în vedere;

Descrierea rolurilor utilizatorului;

Audit tehnic al infrastructurii IT existente în organizație;

Evaluarea gradului de pregătire a organizației de a implementa EDMS;

Propuneri de optimizare a proceselor de afaceri avute în vedere, ținând cont de implementarea EDMS;

Planul de proiect (dezvoltarea și ajustarea EDMS, formarea angajaților, operarea pilot a EDMS, operarea industrială a EDMS) cu evaluare costurile necesare(umane și financiare);

Specificații pentru echipamentul necesar;

Propuneri privind organizarea formării avansate a angajaților.

Uneori, organizațiile de implementare oferă să efectueze gratuit un sondaj înainte de proiect. Acest lucru se face pentru a atrage organizația ca client,

cu toate acestea, se practică rar.

De asemenea, unele organizații de implementare oferă o versiune demonstrativă gratuită a programului pentru lucru (de obicei pentru o lună). Acest lucru vă permite să vă obișnuiți cu programul, să evaluați toate plusurile și minusurile acestuia, să vă obișnuiți cu interfața.

SONDAJ PRE-PROIECTAREA DIN PUNTUL DE VEDERE AL ORGANIZAȚIEI CLIENȚILOR

Din perspectiva organizației clienților, un sondaj pre-proiect este un audit: o analiză a proceselor de susținere a managementului documentar pentru înțelegere situatia actualași identificarea momentelor care sunt cele mai problematice în ceea ce privește gestionarea fluxului de documente. Din mai multe motive, va fi dificil pentru autoritatea contractantă să realizeze pe deplin o astfel de anchetă cu drepturi depline. În primul rând, din cauza lipsei de experiență și de informații cu privire la modul exact în care se efectuează o astfel de examinare. Apare o întrebare rezonabilă: dacă este atât de dificil, atunci de ce să reinventeze roata? Nu este mai ușor să contactați imediat organizația de implementare? Este posibil, dar mai ușor nu înseamnă mai ieftin...

Luați în considerare ceea ce oferă organizației clienților un studiu al proceselor de documentare.

■ Formularea obiectivelor implementării unui EDMS.

■ Determinarea sarcinilor și funcțiilor pe care EDMS va trebui să le îndeplinească în viitor (determinarea limitelor implementării). Adesea, în loc de scopuri și obiective clare, organizația clienților începe să enumere problemele care trebuie rezolvate prin implementarea EDMS. Dar nu este la fel. Prin urmare, organizația trebuie să fie clară cu privire la ceea ce dorește să obțină ca urmare a implementării EDMS și să stabilească sarcini specifice pentru organizația de implementare.

■ Evaluarea imaginii reale a vieţii organizaţiei (structura ei organizatorică, funcţiile, interacţiunea dintre departamente etc.). Această oportunitate este oferită de analiza documentelor de reglementare interne ale organizației cu privire la modul în care acestea sunt implementate în practică. În cursul analizei prevederilor diviziuni structurale, se clarifică fișele postului, regulamentele de interacțiune, fapte curioase. De exemplu, se poate dovedi că descrierea postului anumiți lucrători sunt iremediabil depășiți sau absenți cu totul. Și subdiviziunile structurale nu își îndeplinesc funcțiile sau, dimpotrivă, nu le îndeplinesc pe cele la care sunt obligate și așa mai departe.

■ Descriere procesele existente suport de documentare. Și aici pot fi multe surprize.

■ Oportunitatea de a optimiza procesele de afaceri analizate și descrise. Dacă este nevoie de el. După o astfel de analiză, poate fi necesară actualizarea reglementărilor interne.

■ Nota resurse proprii(uman si tehnic). Înainte de implementarea sistemului, este necesar să înțelegeți cât de multă participare la implementarea proiectului va fi necesară din partea specialiștilor și cât de pregătiți sunt aceștia pentru aceasta. Dacă vorbim de specialiști-executori, atunci este suficient ca ei să dea un ordin. Dar cu lideri, situația este mult mai complicată. Participare aparat administrativîn implementarea EDMS trebuie discutată înainte de începerea procesului. De asemenea, nu va fi de prisos să vă analizați propria infrastructură IT pentru a afla dacă sunt suficiente computere, dacă software-ul este depășit etc.

■ Identificarea riscurilor și modalități de depășire a acestora la implementarea unui EDMS. Identificarea riscurilor înainte de implementarea sistemului le va minimiza. Care sunt riscurile? Tot ceea ce:

Riscul absenței sau irelevanței documentelor de reglementare necesare;

Riscul de dotare tehnologică insuficientă a organizației;

Risc de incorectă evaluare financiară implementarea și sprijinirea EDMS etc.

CUM SĂ REALIZAȚI SINGUR UN SONDAJ DE PRE-PROIECARE

■ Etapa 1: numiți un lider de proiect. Managerul de proiect trebuie să înțeleagă problemele de management al documentelor și să aibă o bună cunoaștere a infrastructurii IT a organizației. Nu fiecare organizație are un specialist care să îndeplinească aceste cerințe, așa că cel mai adesea proiectul este condus de doi angajați - șeful biroului și directorul IT.

■ Etapa 2: analiza cadrul de reglementare . În această etapă, este necesar să studiezi local reguli organizaţiilor din punct de vedere al documentaţiei. Nu este vorba doar despre instrucțiuni de afaceri. De asemenea, va trebui să studiezi și reglementări interne privind gestionarea contractelor, circulația documentelor contabile etc.

■ Etapa 3: efectuarea unui interviu. Pentru a efectua un interviu, este necesar să se determine cercul respondenților. Studiul documentelor locale de reglementare va ajuta în acest sens. Lista respondenților poate include, de exemplu, șefii unităților structurale, adjuncții acestora și potențialii utilizatori cheie ai EDMS (specialiști responsabili cu

pentru crearea, aprobarea documentelor etc.). Pentru interviu, este necesar să se întocmească o listă de întrebări (vezi exemplu).

Lista de întrebări a chestionarului pentru șeful biroului și răspunsurile aproximative la acestea

1 . Descrieți funcțiile îndeplinite de unitatea dvs. structurală.

Organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către diviziile structurale relevante a documentelor lucrărilor curente de birou, inclusiv ordine și ordine de gestiune, precum și lucrările de formare a dosarelor și depunerea acestora.

Asigurarea procesarii la timp a corespondenței de intrare și de ieșire, livrarea acesteia la destinație.

Controlul asupra termenelor de executare a documentelor si executarea corecta a acestora.

Elaborarea și implementarea instrucțiunilor pentru păstrarea evidenței.

Managementul metodic al organizării muncii de birou în departamente.

Control asupra formării corecte, stocării și livrării la timp a cazurilor către arhivă.

Asigurarea managementului documentelor externe si interne.

Participarea la pregatirea sedintelor convocate de conducere si organizarea intretinerii acestora.

Asigurarea regimului stabilit de acces la documentatie.

Implementarea de noi metode și mijloace de lucru cu documente.

2 . Descrieți structura și compoziția cantitativă a unității.

Secretariat - 4;

expediție - 1;

receptie - 2;

arhiva - 2.

3. Ce funcții îndeplinești direct?

Management de birou.

4. Care este volumul curent al fluxului de documente în departament (număr de documente pe zi, dimensiunea acestora în pagini sau MB). Ce credeți, ce volum de documente va fi anul viitor (creștere sau scădere)?

Documente primite - 14.000 unități;

documente de ieșire - 13.500 de unități;

documente interne - 4 unități.

Cel mai probabil, volumul fluxului de documente nu se va modifica anul viitor.

5. Utilizați în prezent un sistem (sisteme) informațional în departamentul dumneavoastră pentru a automatiza sarcinile curente? Dacă da, care? Ce funcții sunt îndeplinite în el?

6. Enumerați documentele de reglementare actuale care reglementează documentația organizației, diviziei (instrucțiuni pentru munca de birou, fișe de post, regulamente de muncă etc.). Pe care dintre ele le folosiți în munca dvs. și pe care le considerați irelevante?

Standard de organizare:

Documente administrative. Ordine și directive. Ordinea de dezvoltare, aprobare, semnare, înregistrare și anulare.

documentele primite. Procedura de acceptare, luare în considerare, transfer pentru execuție și stocare operațională.

documentele de ieșire. Procedura de pregătire, agreare, semnare, înregistrare și trimitere.

Nomenclatura de caz. Depozitarea, utilizarea și distrugerea documentelor organizației.

7. Este reglementată interacțiunea cu alte divizii ale companiei?

Interacțiunea cu toate diviziunile structurale, cu excepția departamentului administrativ și economic (AHO), este reglementată de interne documente normative companiilor. Interacțiunea cu ACS nu este reglementată (cereri pentru un curier, cereri pentru trimiterea corespondenței prin poștă rapidă etc.).

8. Ce funcții ar trebui să îndeplinească, în opinia dumneavoastră, EDMS?

Managementul documentelor în în format electronic. Crearea si stocarea diverselor documente in forma electronica (in formate MS Word, MS Excel, MS Visio); căutarea documentelor; stocarea versiunilor de documente; structurarea documentelor în dosare; atribuirea drepturilor de acces la documente; istoricul documentului.

Managementul proceselor de documentare. Suport pentru procesele de aprobare si prelucrare a documentelor in toate etapele; emiterea ordinelor și monitorizarea executării acestora.

Înregistrarea documentelor pe hârtie; menținerea nomenclatorului cauzelor; controlul locației documentelor pe hârtie.

Gestionarea contractelor. Organizarea procesului de aprobare si inregistrare a contractelor.

Managementul întâlnirilor. Organizarea pregătirii și desfășurării ședințelor (coordonarea locului și timpului, componența participanților, ordinea de zi); formarea si distribuirea protocolului; controlul asupra implementării deciziilor luate la ședințe.

9. Enumerați tipurile de muncă pe care le faceți cu documente de toate tipurile.

Documente primite (documente primite de organizație):

. primirea și prelucrarea;

. luarea în considerare de către șef (rezoluție);

. înregistrare;

. execuţie;

. controlul executiei;

. stocarea și utilizarea curentă;

. transferul în depozitul de arhivă.

Documente de ieșire (documente create în organizație și trimise filialelor și afiliaților organizației, terților sau indivizii):

. redactarea unui proiect;

. aprobarea proiectului de document;

.

. semnare;

. aprobare (dacă este necesar);

. înregistrarea corespondenței;

. trimiterea documentului către destinatar;

. depunerea celui de-al doilea exemplar în cauză.

Documente interne (comandă, instrucțiuni, memorii, notă explicativă, notă explicativă, aplicație):

. redactarea unui document;

. aprobarea proiectului;

. verificarea corectitudinii designului;

. semnare;

. înregistrare;

. transferul documentului către executanți;

. executarea documentului;

. controlul executiei documentelor;

. depunerea actului executat în cauză.

10. Descrieți procedura de transmitere, procesare și înregistrare a documentelor primite.

Toată corespondența primită este primită și înregistrată la birou.

Corespondența marcată „personal” este livrată personal destinatarului sau reprezentantului său autorizat. Corespondența marcată „confidențial” este gestionată de o persoană responsabilă cu menținerea înregistrărilor confidențiale.

Plicurile din corespondența primită se păstrează și se atașează la documente în cazurile în care ștampila calendaristică de pe plic ar trebui să servească drept confirmare a orei trimiterii sau primirii acestui document, sau dacă adresa expeditorului este indicată doar pe plic. Asigurați-vă că păstrați plicurile cu scrisori cu caracter de revendicare, precum și cu apeluri din partea cetățenilor.

Procedura de înregistrare a documentelor primite

Toate documentele adresate conducerii organizației sunt supuse înregistrării (cu excepția documentelor incluse în lista aproximativă a documentelor neînregistrabile).

Pe documentele primite se aplică o ștampilă de înregistrare, care indică data primirii, numărul de ordine primit. Dacă există un atașament la document, atunci se face o notă despre aceasta lângă numărul primit. Ștampila este plasată pe partea din față a primei foi a documentului, în colțul din dreapta jos.

Numerele de serie sunt înregistrate în registrul numerelor de ordine de înregistrare.

Pe documentele care nu fac obiectul înregistrării se aplică o ștampilă și se indică doar data primirii documentului.

La înregistrare trebuie respectat principiul intrării unice: fiecare document este înregistrat în birou o singură dată.

11. Descrieți modul în care managementul examinează documentele primite și emite rezoluții.

Documentele care trebuie luate în considerare de către conducător sunt transferate acestuia după înregistrare.

Dacă este necesar, secretarul selectează materiale suplimentare (contracte, scrisori, acte etc.) și le transferă șefului împreună cu documentele primite.

Decizia șefului asupra documentului este reflectată în rezoluție.

Rezoluția indică executantul, prescrie ce și până la ce dată trebuie să facă, apoi se aplică data și semnătura șefului.

După ce a primit documentele de la șef, secretarul introduce informațiile din rezoluție în registrul de primire a corespondenței.

După aceea, documentul este transferat antreprenorului specificat în rezoluție.

Documentele care sunt executate de mai multe departamente sunt transferate acestora unul câte unul sau simultan în copii (cu ajutorul fotocopierilor).

12. Descrieți procedura de stabilire a documentelor pentru control.

După examinarea și impunerea de către conducătorul rezoluției (rezoluția cuprinde numele executantului, conținutul comenzii, termenul de executare, semnătura și data), care poate sta la baza luării sub control a documentului, documentul se transferă antreprenorului contra primirii în registrul documentelor de intrare cu antreprenorul cu precizarea datei primirii.

Dacă în rezoluție sunt indicați mai mulți executori, atunci se fac copii suplimentare ale documentului.

Originalul documentului se transmite mai întâi executorului menționat în rezoluție.

Atunci când un document este transmis mai multor executori executorii, executorul specificat în rezoluție mai întâi (executorul responsabil) este responsabil de pregătirea materialului. Ceilalți interpreți (co-interpreți) sunt obligați să prezinte materialele necesare executorului responsabil în termenele convenite cu acesta.

Raportul de performanță trebuie vizat de toți interpreții menționați în rezoluție.

13. Descrieți procesul de control al executării documentelor, procedura de contabilizare a documentelor primite în vederea executării, procedura de scoatere a documentelor de sub control.

a) Executarea a ce documente (comenzi) este supusă controlului obligatoriu?

. Documente administrative (comenzi, instructiuni);

. documente (procese verbale, scrisori, memorii, planuri etc.) care conțin instrucțiuni specifice de lucru

cu ele și termenele limită; necesitatea pregătirii unui răspuns, organizarea de evenimente, un raport etc.;

. instrucțiuni cuprinse în rezoluțiile emise (inclusiv în formă electronică) asupra documentelor avute în vedere (scrisori etc.);

. separate, fără legătură cu niciun document, instrucțiuni ale șefului, documentate (inclusiv în formă electronică).

b) În ce cazuri se consideră executate documentele (comenzile)?

. Documentele finale întocmite pe acestea nu sunt returnate spre revizuire și s-a luat o decizie corespunzătoare asupra acestora;

. a finalizat coordonarea și semnarea proiectelor de documente întocmite în conformitate cu instrucțiunile.

. scrisorile trimise întocmite în conformitate cu documentul (comanda) sunt înregistrate și trimise;

. documentele contractuale sunt înregistrate;

. șeful, ale cărui atribuții includ monitorizarea executării instrucțiunilor (controlor), confirmă îndeplinirea acestora pe fondul întrebărilor formulate în acestea.

c) Care sunt drepturile executorului responsabil și ale co-executorilor?

. Dați instrucțiuni subordonaților dvs. direcți și monitorizați executarea instrucțiunilor de către aceștia;

. solicitarea angajaților informațiile necesare executării documentului (comanda);

. stabilește procedura de executare a unui document (comandă) (inclusiv procedura de pregătire și coordonare a materialelor pentru executarea ordinului, termenii și forma de participare a co-executorilor la lucrările de executare a ordinului);

. coordonează activitatea co-executorilor;

. convoacă co-executori pentru a conduce o discuție colegială și a rezolva problemele de execuție a documentului (ordinului);

. ia o decizie motivată de a include sau de a refuza includerea în proiectul de document final a propunerilor și comentariilor înaintate de co-executori;

. intocmeste propuneri de prelungire a termenului de executare a documentelor (comenzilor) cu indicarea motivelor obiective ale prelungirii si data planificata de executare.

d) Pentru ce este responsabil contractantul?

. Calitatea întocmirii (completitudinea și fiabilitatea informațiilor utilizate la întocmirea documentului final), corectitudinea executării documentelor întocmite în conformitate cu documentul (comanda);

. completitudinea si corectitudinea reflectarii comentariilor si sugestiilor co-executorilor si coordonatorilor (organizatiilor) in noua versiune a documentului (comanda);

. conformitate termenele limită executarea documentului (comanda);

. siguranța documentului original (în cazul transferului documentului original către acesta).

e) Care sunt termenele de executare a documentelor (comenzilor)?

Într-un document sau instrucțiune (rezoluție), de regulă, se stabilește un termen (data calendaristică) pentru executarea acestuia.

Dacă în textul rezoluției, în locul unei date sau al unei perioade de timp, există o definiție a unui termen în termeni verbali, instrucțiunea este supusă executării în termenul corespunzător:

. „foarte urgent”, „imediat” - în termen de o zi lucrătoare;

. „urgent” - într-un termen de cel mult trei zile lucrătoare;

. „prompt” - într-un termen de cel mult 10 zile lucrătoare.

În cazul în care nu este specificat termenul limită de executare a ordinului, ordinul trebuie executat într-un termen care nu depășește 30 zile calendaristice sau în conformitate cu termenul specificat în documentul la care se referă instrucțiunea (rezoluția).

f) Care sunt drepturile operatorului?

. Solicitați informații despre evoluția executării unui document (comanda);

. documentele de returnare întocmite cu încălcarea cerințelor reglementărilor locale ale organizației pentru revizuire;

. elimina documentele (comenzile) de sub control.

14. Descrieți procedura de înregistrare și procesare de transmitere a documentelor de ieșire.

Documentele semnate de conducere în aceeași zi trebuie predate biroului pentru înregistrare și expediere.

Înainte de înregistrarea unui document primit pentru expediere, se verifică corectitudinea executării acestuia:

. prezența elementelor de formular, semnătură, dată, vizele necesare și informații despre executant;

. prezența unui titlu la text, numărul și data documentului la care se dă răspunsul;

. corectitudinea adresei destinatarului;

. prezența anexelor specificate în document, precum și a materialelor pe baza cărora a fost întocmit documentul de ieșire (dacă acesta este un răspuns la o scrisoare primită);

. prezența unui sigiliu în cazurile în care este necesar.

Documentele executate incorect sunt returnate artiștilor executanți.

În cazul în care documentul este trimis la mai multe adrese, executorul executor va preda oricate copii ale scrisorii semnate pentru a le trimite tuturor destinatarilor și o copie a copiei.

După verificarea execuției, documentul este înregistrat în jurnal și numărul de ieșire este trecut în ordine pe toate exemplarele documentului.

Numărul de ieșire este format din indexul unității structurale care a pregătit răspunsul, numărul cauzei conform nomenclatorului cazurilor și numărul de ordine.

O ștampilă de confirmare a înregistrării este plasată pe copia documentului de ieșire în colțul din stânga sus.

Corespondenta se preda spre trimitere la posta sau se livreaza prin curieri.

Copiile certificate ale documentelor trimise în aceeași zi sunt transferate către direcțiile competente către executanți pentru depunerea la dosare.

15. Descrieți procedura de elaborare a unui ordin (instrucțiune).

Înainte de depunerea spre semnare, un proiect de ordin (ordin) este avizat de deputați CEO pe domenii de activitate, seful compartimentului juridic si sefii altor unitati structurale interesate.

La aprobarea unui proiect de document, avocații verifică conformitatea acestuia cu legislația în vigoare, precum și corectitudinea trimiterilor la documentele de reglementare.

Vizele sunt aplicate pe spatele ultimei pagini a comenzii originale.

Comentariile privind proiectul de ordin sunt prezentate pe versoul ultimei foi sau pe o foaie separată, despre care se face o notă corespunzătoare asupra proiectului.

Dacă antreprenorul face modificări și completări, proiectul de comandă trebuie convenit cu toți cei care au aprobat documentul anterior.

Ordinele semnate de conducere în ziua semnării se transferă la birou pentru înregistrare într-un jurnal special și replicare.

Comenzile sunt emise într-un număr strict limitat de exemplare și se trimit doar acelor unități structurale care au nevoie de ele.

Responsabilitatea pentru determinarea tirajului si corectitudinii distribuirii documentului revine conducatorilor unitatilor structurale care au intocmit comanda.

Proiectele de ordine pentru personal sunt întocmite de departamentul de personal.

La comenzile de personal, vizele de conciliere sunt înregistrate pe fața documentului, sub cerința „Semnătură”.

Ordinele de personal sunt înregistrate, formate în cazuri separat de alte comenzi și au numerotare independentă: la număr de înregistrare se adaugă indexul „k”.

Originalele comenzilor pentru activitățile principale se păstrează în birou, iar comenzile pentru personal - în departamentul de personal al departamentului de personal.

Adopţie decizii de management iar deciziile în sine sunt documentate prin procesele-verbale ale întâlnirilor de producție cu conducerea.

16. Cum credeți că este necesară modificarea procedurii de lucru cu documentele?

Organizația nu deține un document local care să reglementeze procesul de execuție și control asupra executării documentelor (comenzilor). Procesul nu include biroul, cu toate acestea, controlul asupra executării documentelor (comenzilor) este una dintre funcțiile acestuia.

17. Ce forme de contabilitate și înregistrare a documentelor sunt utilizate în organizație?

18. Care este procedura de pregătire a dosarelor pentru transferul lor în depozitul de arhivă?

Înainte de a transfera cazurile în arhivă, se efectuează o examinare a valorii științifice și practice a documentelor.

Examinarea valorii documentelor este efectuată de o comisie permanentă de experți a organizației (CE).

Componența CE se aprobă prin ordin al directorului general.

În activitatea sa, CE este ghidată de lege federala din 22 octombrie 2004 Nr 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002), documentele de reglementare și metodologice ale Arhivelor Federale.

CE al organizației îndeplinește următoarele funcții:

. ia în considerare proiectele de nomenclatoare ale cazurilor de diviziuni structurale ale organizației;

. organizează selecția anuală a documentelor pentru depozitare și distrugere;

. are în vedere inventare pentru cazurile de depozitare permanentă, dosare de personal și depozitare pe termen lung (peste 10 ani);

. ia în considerare și aprobă actele privind alocarea pentru distrugere a cazurilor care nu fac obiectul unei depozitări ulterioare;

. ia în considerare propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite categorii de documente stabilite de listele actuale de materiale documentare cu perioade de păstrare și ia decizii privind transmiterea acestor propuneri spre examinare de către instituția arhivistică;

. participă la pregătirea și revizuirea proiectelor de liste de documente, a nomenclatorului standard și exemplar de cauze și altele mijloace didactice privind munca de birou și munca arhivei organizației.

Membrii CE, cu participarea altor specialiști, verifică cât de corect a fost efectuată selecția documentelor pentru depozitare și distrugere prin vizualizarea inventarelor, actelor și documentelor. Selecția directă a documentelor este efectuată de către angajații diviziilor structurale responsabile cu evidența și angajații arhivei.

Selecția documentelor și a cazurilor pentru distrugere se formalizează printr-un act. Actele sunt luate în considerare de către CE, semnate de președinte, membrii acestuia și aprobate de conducerea organizației.

Transferul cazurilor la arhiva centrală a organizației.

Fișierele cu durată de stocare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani) sunt transferate în arhiva organizației nu mai devreme de un an de la finalizarea lor în activitatea curentă de birou. Trecerea în arhivă a cazurilor a unei perioade de stocare temporară (până la 10 ani) se face la discreția conducerii și ținând cont de gradul de încărcare a arhivei.

Arhiva acceptă documente pentru depozitare conform listelor de livrare ale unui permanent separat și termene temporare depozitare în dublu exemplar.

Dacă sunt necesare cazuri individuale pentru o unitate structurală pentru lucrările curente, arhiva îi emite aceste cazuri pentru utilizare temporară.

Arhiva semnează pentru acceptarea cazurilor pe toate exemplarele listelor de livrare, indicând data recepției și numărul de dosare acceptate.

Un exemplar al inventarului este returnat livratorului, restul rămân în arhiva organizației.

Emiterea dosarelor pentru utilizare temporară către angajații diviziilor structurale ale organizației se realizează pe baza unei cereri speciale.

Emiterea dosarelor se face printr-o chitanță de la angajatul organizației și o înscriere corespunzătoare în registrul de eliberare a dosarelor din arhivă.

Cauzele se emit pentru o perioadă de cel mult o lună. Angajații diviziilor structurale sunt responsabili pentru returnarea la timp a documentelor emise de arhivă pentru utilizare temporară.

În cursul anului de afaceri, se completează un card înlocuitor pentru un caz eliberat în caz de necesitate oficială. Se indică unitatea structurală, numărul cazului, data emiterii acestuia, cui i s-a eliberat cazul, data returnării acestuia, sunt prevăzute coloane pentru chitanțe de primire și acceptare a cazului.

19. Dați forma nomenclatorului de afaceri al unității și descrieți organizarea depozitării documentelor în unitate.

În subdiviziunile structurale ale organizației, nomenclaturile de cazuri sunt elaborate anual în forma prescrisă.

Ele sunt întocmite de persoana responsabilă cu munca de birou, cu implicarea specialiștilor.

Pe baza nomenclatoarelor de afaceri ale diviziilor structurale, biroul întocmește un nomenclator consolidat al treburilor organizației.

Nomenclatorul cazurilor unei unități structurale cuprinde toate cazurile și documentele generate în activitățile unității, precum și toate dosarele de referință, jurnalele și alte formulare contabile.

Toate cazurile trebuie să aibă un index, care constă dintr-o denumire numerică convențională a unității structurale și numărul de serie al carcasei conform nomenclatorului.

Nomenclatura indică denumirile (titlurile) cazurilor.

La alcătuirea antetului cauzei, pe lângă denumirea subiectului (subiect, întrebare), se indică și tipul dosarului care se deschide (materiale, corespondență etc.), precum și datele evenimentelor, date despre corespondenți. , se notează dacă documentul este original sau copie etc. d.

Perioadele de păstrare a dosarelor și numerelor de articol sunt indicate în conformitate cu Lista documentelor tipice de arhivă administrativă generată în cursul activităților. agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Termenele de păstrare a dosarelor neprecizate în Listă se stabilesc de către specialiştii direcţiilor structurale împreună cu arhiva centrală.

Cauzele formate în anul clerical și neincluse în nomenclatorul cauzelor se înscriu suplimentar în secțiunea corespunzătoare a acestuia.

Nomenclatorul cauzelor este revizuit anual: se precizează rubricile cazurilor și perioadele de păstrare, se introduc cazuri noi inițiate în cursul anului.

Trecerea (cazurile neterminate) ale unității structurale sunt transferate în nomenclatorul cazurilor din anul următor, cu menținerea indicelui clerical inițial.

La sfârşitul anului, la sfârşitul nomenclatorului cauzelor, se face o înscriere definitivă asupra categoriilor şi numărului de dosare intentate, separat, pe termen lung, pe termen lung (peste 10 ani) şi pe provizoriu (până la 10 ani inclusiv). ) perioadele de păstrare. Înregistrarea finală este certificată, iar aceste informații sunt transferate în arhivă.

Cazurile din activitatea curentă de birou se formează în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.

Toate documentele sunt grupate în fișiere și stocate până când sunt transferate în arhiva din diviziile structurale ale organizației.

Doar documentele completate sunt depuse la dosar. Antreprenorul anulează documentele executate „În cazul nr. ____”, confirmând că problema ridicată în scrisoare a fost rezolvată.

Copiile documentelor depuse în dosare sunt certificate.

Documentele executate se depun la dosar în ordinea rezolvării întrebărilor în ordinea cronologică, alfabetică, indexare (numerotare), iar documentul de răspuns trebuie să urmeze documentul de solicitare.

Documentele unui an de activitate sunt grupate în cazuri, cu excepția cazurilor de transfer care au o perioadă lungă, mai mare de un an, de formare (de exemplu, planuri pe termen lung, dosare personale etc.).

Fiecare fișier nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli (grosimea carcasei 30-40 mm). Cu un volum mare de documente, fie se realizează împărțirea cronologică a complexului în cazuri independente, fie întrebarea este împărțită în subîntrebări.

Retragerea documentelor din cazurile de muncă curentă de birou se efectuează cu permisiunea conducerii unității structurale. Documentele din cazuri se eliberează contra primire într-un card înlocuitor, care este păstrat de angajatul de birou.

Persoanele responsabile cu evidența asigură contabilitatea și siguranța documentelor. Este interzisă retragerea documentelor din dosarele perioadei de păstrare permanentă după finalizarea lucrărilor de birou.

20. Este necesar să se formeze un istoric al lucrărilor cu documente, să se urmărească progresul execuției și procesul de aprobare?

21. Vă confruntați adesea cu indisponibilitatea resurselor de rețea (unități partajate, imprimante)?

Da. Eșecurile apar lunar.

22. Puteți spune că computerul funcționează lent și că adesea nu există suficient spațiu pe hard disk?

23. Întâmpinați adesea eșecuri când lucrați cu e-mailul?

Rareori.

Pentru a simplifica procesarea rezultatelor interviului, acestea pot fi prezentate sub următoarea formă:

■ Etapa 4: efectuarea unui sondaj. Interogarea este efectuată pentru a obține informații mai detaliate despre fluxul de documente al organizației. În plus, sondajele confidențiale vă vor permite să aflați adevărata atitudine a angajaților față de proiectul de implementare a EDMS. Un exemplu de listă de întrebări din chestionar ar putea arăta astfel:

Atitudinea dumneavoastră față de implementarea EDMS (pozitivă, negativă, ambivalentă etc.).

Ce motive, în opinia dumneavoastră, pot împiedica implementarea EDMS (perioade foarte scurte ale proiectelor, lipsa de dorință a angajaților de a lucra în EDMS, calificări insuficiente ale angajaților etc.)?

Ce așteptări aveți de la implementarea EDMS (reducerea costurilor, reducerea timpului de aprobare a documentelor, creșterea nivelului de control asupra executării instrucțiunilor)?

Care este, după părerea dumneavoastră, nivelul de conservare a documentelor în organizație (înalt, mediu, scăzut)?

Cât timp petreci căutând documentul solicitat?

Care este, după părerea dumneavoastră, viteza de căutare a informațiilor necesare în organizație (ridicată, satisfăcătoare, scăzută)?

Cât timp durează aprobarea unui document? (Specificați pentru fiecare tip de documente convenite.)

Rezultatele sondajului pot fi prezentate într-un tabel Excel (Tabelul 2), iar apoi, pe baza acestor date, se pot construi diagrame pentru claritate.

COSTUL IMPLEMENTĂRII ȘI DEȚINEREA EDMS

Multe organizații, concentrându-se pe costul implementării unui ERMS, pierd din vedere costul total de proprietate al unui ERMS.

Unul dintre criteriile pentru alegerea unui EDMS ar trebui să fie costul de proprietate. Datele necesare (cel puțin, calculul implementării și întreținerii) la cerere vor putea furniza potențiale organizații executante. Costul de proprietate este format din cheltuieli de capital și de exploatare.

O estimare aproximativă a costului de capital pentru implementare (CAPEX) ar putea arăta astfel:

Echipament (dacă este necesar, de exemplu, un server mai puternic, achiziția suplimentară a unui computer): 300.000 de ruble;

Licențe pentru software-ul implementat (licențe server și client): 400.000 de ruble;

Lucrări (costurile cu forța de muncă ale consultanților): 1.500.000 de ruble.

Total: 2.200.000 de ruble.

În ceea ce privește cheltuielile de funcționare (OPEX), acestea pot fi după cum urmează:

Instruirea noilor utilizatori pentru a lucra cu sistemul: 100.000 de ruble;

Întreținerea sistemului informațional (pe an): 500.000 de ruble;

Suport tehnic pentru utilizatori (pe an): 200.000 de ruble.

Total: 800.000 de ruble. in an.

Exemplele arată costul aproximativ al costurilor, dar vă permite, de asemenea, să determinați că costurile de operare ale EDMS pot fi de până la 40% din costurile de implementare.

Prin urmare, atunci când alegeți un EDMS, este necesar să acordați atenție costului licențelor, posibilității de a instrui noi utilizatori, costului de întreținere și suport.

Puteți pregăti unul sau doi specialiști pe cont propriu. Și dacă există zece dintre ei și chiar din divizii structurale diferite, atunci vor îndeplini sarcini diferite în EDMS ... În acest caz, pregătirea poate fi necesară de către specialiștii organizației executante. În ceea ce privește întreținerea și suportul tehnic, de regulă, organizațiile de implementare oferă mai multe opțiuni.

Nu ar trebui să alegeți imediat cea mai ieftină ofertă de escortă - poate ajunge să fie scumpă. Este necesar să se analizeze toate condițiile și anume: timpul de răspuns la aplicație (poate fi de 24 de ore, 36 de ore etc.), timpul de depanare (3-5 zile lucrătoare), etc.

CÂND SĂ AMINAȚI EDMS

În practică, există situații în care este mai bine să nu vă grăbiți să implementați EDMS și să efectuați mai întâi schimbări organizatorice, optimizarea proceselor de lucru cu documente etc.

Este mai bine să amânați implementarea EDMS în cazurile în care:

Inițiativa de implementare nu vine de la top management, ci de la șefii diviziilor structurale;

Există haos în organizație în ceea ce privește reglarea proceselor (haosul automatizat nu va înceta să fie haos);

Angajații, dintr-un motiv sau altul, se „răzvrătesc” împotriva introducerii EDMS („este multă muncă, puțini oameni și apoi este introducerea”).

REZUMAT

1. Un sondaj înainte de proiect înainte de introducerea EDMS este obligatoriu și, de fapt, este un audit al fluxului de lucru.

2. Efectuați un sondaj înainte de proiect pe cont propriu, apelați imediat la serviciile organizației executante sau faceți ambele - este la latitudinea organizației clienților să decidă.

3. Un sondaj înainte de proiect vă permite să evaluați gradul de pregătire a unei organizații de a implementa un EDMS și de a reduce timpul și costurile financiare în viitor atunci când implementați un proiect.

4. Uneori este mai bine să amânați introducerea EDMS și să faceți modificări organizaționale, să optimizați procesele de lucru cu documente etc.

CONSULTANTA

Atunci când automatizează procesele de afaceri ale unui client, o companie IT trebuie de foarte multe ori să efectueze un sondaj înainte de proiect. Această problemă ridică automat o serie de întrebări interdependente.

1. Este deloc necesar să se efectueze un astfel de sondaj? Ce va oferi clientului și companiei IT însăși?

2. Care sunt obiectivele anchetei pre-proiect?

3. Care ar trebui să fie rezultatul ei?

4. Ar trebui să fac gratuit un sondaj înainte de proiect sau să iau bani pentru el?

5. Cum se justifică eficacitatea unui astfel de sondaj pentru client, poate da roade?

Aici, fiecare companie ia o decizie în felul său: cineva consideră, în general, o astfel de examinare nepotrivită („vom intra în luptă, apoi vom vedea...”); alții, care o desfășoară în timpul implementării, nu evidențiază această lucrare într-un articol separat; încă alții o desfășoară ca o etapă independentă a muncii, dar nu iau bani pentru ea; al patrulea consideră pe bună dreptate sondajul pre-proiect ca fiind un produs comercial separat. Experiența mea de manager și consultant arată că un sondaj pre-proiect este o componentă necesară a muncii aproape oricărei companii IT legate de implementarea sistemelor de automatizare. Și succesul întregului proiect depinde uneori de organizarea și desfășurarea corespunzătoare a acestei etape.

In acest articol voi incerca sa raspund la intrebarile puse mai sus, atat pe baza propriei practici, cat si pe experienta clientilor cu care a trebuit sa comunic, introducand tehnologia realizarii unui sondaj pre-proiect de la zero.

Necesitatea unui sondaj înainte de proiect

Abordarea unor companii IT față de automatizarea afacerilor este bine ilustrată de această anecdotă.

Un inventator vine la comisie și propune aparat nou bărbierit în aer liber.

„Dar cum funcționează dispozitivul tău?” - întreabă-i pe membrii comisiei.

„Foarte simplu”, răspunde inventatorul. „Arunci o monedă în fantă, bagi capul în aparat și două lame încep să te rade.”

„Îmi pare rău, colege, dar oamenii au diferite forme ale feței!” - membrii comisiei ii fac observatii.

„Da”, spune inventatorul, „dar asta este doar înainte de primul bărbierit...”

Sarcina principală a oricărei automatizări este să păstreze unic avantaje competitive firma automatizata. Nu trebuie să permitem ca, ca în această glumă, toate companiile după automatizare să devină aceeași persoană. Prin urmare, dacă dorim să menținem avantajele competitive unice ale afacerii clientului, atunci cu orice modernizare a proceselor de afaceri, este imperativ să facem un sondaj înainte de proiect.

Desigur, se poate face o analiză profundă a motivelor care determină o astfel de nevoie. Acestea pot fi costul estimat ridicat al proiectului, necesitatea de a schimba procesele de afaceri existente în timpul automatizării, includerea lucrărilor în proiect, a căror sferă nu poate fi determinată în prealabil, etc. Cu toate acestea, amintiți-vă cum într-o bicicletă foarte instructivă comandantul a întrerupt raportul generalului despre cauza înfrângerii:

Înfrângerea noastră s-a datorat mai multor motive, a început generalul. - În primul rând, praful de pușcă era crud...

Destul, - l-a oprit comandantul.

Există o situație similară aici, deoarece pentru un sondaj înainte de proiect este suficient ca clientul să aibă caracteristici unice de afaceri (și fiecare companie ar trebui să le aibă, altfel pur și simplu nu ar supraviețui pe piață și nu ar lăsa loc concurenților).

Deci, la nivel global, problema necesității acestui tip de muncă este rezolvată destul de ușor - acestea trebuie efectuate dacă compania automatizată se află pe o piață competitivă.

Ce oferă un sondaj înainte de proiect clientului și companiei IT însăși

După cum știm cu toții perfect, orice lucrare sau serviciu va fi solicitată pe piață numai atunci când este benefică atât pentru client, cât și pentru antreprenor. Prin urmare, să luăm în considerare pe scurt ceea ce, de fapt, le oferă ambilor un sondaj înainte de proiect.

În timpul sondajului înainte de proiect, clientul poate:

obține descriere detaliata procesele de afaceri existente în companie și comparați afaceri adevărate cu ideea lui despre el;

Optimizați procesele de afaceri existente utilizând experienta practica, pe care consultanții de la o companie IT l-au primit în timpul implementărilor anterioare în companii similare;

Evaluați gradul de conformitate funcţionalitate sistemul propus la procesele reale de afaceri ale clientului;

Evidențiați în timp util avantajele dvs. unice și luați în considerare ele în stadiul implementării sistemului și nu după ce acesta este pus în funcțiune comercială;

Clarificarea bugetului și a termenelor limită pentru implementarea proiectului de automatizare, ținând cont de posibilele îmbunătățiri ale sistemului pentru caracteristicile unice ale proceselor lor de afaceri;

Evaluați resursele (atât tehnice, cât și umane) care vor fi necesare în timpul fazei de implementare a sistemului. Programați alocarea acestor resurse în timp util pentru a finaliza proiectul în momentul optimși fără a depăși bugetul;

Estima riscuri posibile care poate afecta calitatea muncii;

Optimizați costul implementării sistemului datorită posibilei implementări a unei părți a lucrării pe cont propriu;

Obțineți o evaluare mai precisă a efectului economic și a rentabilității investiției.

Beneficiile due diligence pentru o companie IT:

Creșterea nivelului de satisfacție a clienților prin aducerea așteptărilor acestuia, formate în stadiul de pre-vânzare (când vânzătorii oferă un „vis”), în concordanță cu capacitățile reale ale sistemului de a susține anumite procese de business;

Clarificarea momentului de implementare a sistemului și a resurselor necesare pentru aceasta, permițându-vă să planificați alocarea lor în avans;

Clarificarea în timp util a avantajelor unice ale clientului pentru a le ține cont la configurarea sau finalizarea sistemului de automatizare;

Reducerea timpului de implementare și reducerea riscului de a efectua lucrări gratuite. Îmbunătățirile necesare ale sistemului vor fi efectuate înainte sau în paralel cu desfășurarea acestuia, și nu după încheierea fazei de operare de probă, care de obicei relevă deficiențe. Situația în care se descoperă o discrepanță în funcționalitate în stadiul de finalizare a proiectului implică automat lucrări suplimentare neplanificate. În același timp, clientul întâmpină de obicei dificultăți în finanțarea unor astfel de lucrări, iar pentru a finaliza cu succes proiectul, acestea trebuie deseori făcute gratuit;

Identificarea riscurilor probabile care pot afecta calitatea și momentul implementării. Furnizarea la timp a măsurilor necesare pentru a minimiza impactul acestor riscuri asupra succesului proiectului;

Obținerea de date care să justifice numărul de licențe și structura proiectului;

Fixarea situației actuale în unitățile automatizate și a principalelor parametri ai activității acestora va justifica eficacitatea sistemului propus;

Stabilirea contactelor personale ale consultanților cu principalii executanți ai clientului pe proiect le va simplifica și mai mult munca în comun;

Extinderea bazei de cunoștințe (dacă există) cu privire la principalele procese de afaceri ale clienților din această industrie.

Desigur, nu toate argumentele în favoarea unui sondaj înainte de proiect sunt enumerate aici, totuși, așa cum arată practica, acest lucru este suficient pentru a convinge clientul de necesitatea acestuia.

Principalele sarcini ale anchetei pre-proiect

Fiecare companie are propria sa viziune asupra priorității sarcinilor asociate sondajului pre-proiect, dar cel mai important dintre ele, în opinia mea, este studiul proceselor de bază ale clientului și clarificarea principalelor probleme pe care acesta le-ar dori. de rezolvat cu ajutorul unui sistem de automatizare. Cel mai eficient instrument pentru aceasta este de obicei un chestionar special conceput, bazat pe practica reală de a efectua anchete înainte de proiect. Permite consultantului să adreseze angajaților clientului toate întrebările necesare privind principalele activități ale unităților automatizate, fără a uita nimic. Vă recomand cu tărie să intervievezi angajați de diferite ranguri pentru fiecare articol - de la performeri la top management. De foarte multe ori am avut de-a face cu o situație în care managementul de vârf credea că anumite procese de afaceri se desfășoară așa cum au fost concepute inițial, dar în realitate munca în companie a fost realizată într-un mod complet diferit. În același timp, managerii de mijloc aveau propria părere despre funcționarea procesului, care era diferită atât de ideile managerilor de top, cât și de activitățile efective ale anumitor interpreți implicați în aceste lucrări. Această stare de fapt trezește de obicei multă emoție atunci când citiți un raport de due diligence. Aflarea situatiei reale si afirmarea acesteia sub forma unui document clar ajuta la construirea increderii in consultantii externi si la stabilirea unei relatii de incredere atat cu conducerea clientului, cat si cu angajatii obisnuiti.

Evident, următoarea sarcină cea mai importantă a sondajului pre-proiect este identificarea avantajelor competitive unice ale clientului. După cum arată practica, aproximativ 75% dintre procesele de afaceri utilizate de client coincid cu procesele din companii similare din aceeași industrie, 10% își realizează avantajele competitive unice, iar restul de 15% sunt rezultatul celei de-a doua legi a termodinamicii: ) (o consecință a „creșterii naturale a haosului”) și ar trebui eliminată în timpul proiectului. Dar acele 10% competitive care sunt atât de importante pentru afaceri trebuie pur și simplu păstrate cu orice automatizare (firesc, cu condiția ca aceste avantaje să poată fi oficializate). De multe ori această întrebare rezolvată prin configurarea sistemului pentru client, totuși, uneori, serviciile programatorilor sunt necesare pentru a ține cont de caracteristicile unice ale afacerii. Remarc că aici nu vorbim de dezvoltare la comandă, ci de introducerea sistemelor de automatizare a circulației.

Înțelegând cum va fi susținut avantajul competitiv al clientului, compania IT va fi capabilă să evalueze nevoia și costul dezvoltării produsului, precum și să înțeleagă ce resurse suplimentare pot fi necesare pentru aceasta.

Un obiectiv important al anchetei pre-proiect este de a diagnostica starea mediului IT al clientului, adică de a evalua echipamente informatice, software, comunicații, nivelul de calificare al specialiștilor IT etc. În această etapă, este necesar să înțelegem dacă clientul are suficiente resurse pentru implementarea cu succes a sistemului de automatizare. Aici ajungem la o altă sarcină a anchetei pre-proiect - analiza riscurilor potențiale ale proiectului și descrierea consecințelor probabile ale acestora. În același timp, consultanții nu trebuie doar să înregistreze toate riscurile posibile, ci și să ofere clientului modalități de a le reduce pe fiecare dintre ele.

Orice CIS implică acumularea de informații despre activitățile operaționale ale departamentelor, astfel încât următorul subiect al anchetei înainte de proiect ar trebui să fie colectarea cerințelor pentru departamentele automatizate.

Informațiile acumulate în sistem vor rămâne o greutate moartă dacă nu va fi posibilă analiza, de aceea este foarte important să aflați în cadrul sondajului pre-proiect ce tipuri și forme de raportare a nevoilor clienților. De obicei, instrumentele de automatizare includ deja un set standard de rapoarte, dar fiecare client consideră pe bună dreptate afacerea sa ca fiind unică și, prin urmare, necesită un sistem unic de acest fel, implementat, de regulă, folosind un generator de rapoarte special.

O sarcină urgentă a anchetei pre-proiect este de a clarifica bugetul final al proiectului și momentul implementării acestuia, ținând cont de toate datele primite. Acești termeni pot fi influențați de o varietate de factori, cum ar fi disponibilitatea personalului de conducere al clientului de a participa la proiect, motivația reprezentanților clientului și ai contractantului, probabilitatea de sabotaj de către angajații departamentelor automatizate, posibila concediere (sau , dimpotrivă, angajarea) unui manager cheie după ceva timp de la începerea proiectului, insuficiența parcului de calculatoare și a bazei tehnologice existente pentru a atinge toate obiectivele de automatizare, lipsa unui buget de achiziții echipamentul necesarși mult mai mult. Prin urmare, consultantul trebuie să afle în detaliu toate aceste circumstanțe și să le reflecte în raport, inclusiv pt uz casnic. Întocmirea celui de-al doilea raport - intern vă va permite să reflectați în detaliu toate nuanțele relației și recomandările pentru specialiștii departamentului de implementare și integrare.

O alta problema importanta care trebuie abordat în etapa anchetei pre-proiect este elaborarea de recomandări privind alegerea metodelor de implementare a proiectului. Aici este important să se stabilească clar care dintre problemele formulate anterior de client nu pot fi rezolvate folosind sistemul de automatizare propus și să se sugereze căi organizatorice sau de altă natură de ieșire din această situație.

Fiecare companie poate adăuga cu ușurință încă o duzină de sarcini pe care ar dori să le rezolve în etapa de sondaj, dar, așa cum arată practica reală, obținerea de răspunsuri la întrebările enumerate mai sus face deja sondajul pre-proiect destul de eficient.

Care este de obicei rezultatul unui sondaj pre-proiect

Rezultatul principal este raportul final asupra lucrărilor efectuate, agreat și semnat de client și antreprenor. Să ne uităm la secțiunile necesare ale unui astfel de raport. Dacă nu vă opriți asupra secțiunilor standard privind cuvintele introductive, o listă de abrevieri, acronime și abrevieri, atunci următoarele componente de bază pot fi distinse în raport:

- descrierea proceselor de afaceri existente ale clientului;

- o listă a principalelor sarcini care trebuie rezolvate folosind sistemul de automatizare;

- evaluarea proceselor de afaceri ale clientului si recomandari pentru modificarea sau optimizarea activitatii departamentelor, tinand cont de beneficiile oferite de IS;

- avantaje competitive unice ale clientului, care trebuie luate în considerare la implementarea sistemului;

- analiza mediului IT existent pentru conformitatea cu cerintele sistemului guvernanța corporativă, recomandări pentru modificarea acestuia;

- evaluarea lucrărilor privind integrarea CIS în infrastructura IT existentă a clientului;

- descrierea unui în unități automatizate și cerințe pentru analiză;

- evaluarea posibilelor riscuri în implementarea proiectului și determinarea măsurilor necesare pentru minimizarea impactului acestora;

- o descriere a dorințelor clientului care nu pot fi implementate în sistemul de control propus și vor necesita îmbunătățiri, o estimare a timpului și costului unei astfel de îmbunătățiri;

- o propunere de implementare a proiectului cu o justificare a opțiunii propuse, stabilirea numărului de posturi de lucru necesare clientului și clarificarea bugetului proiectului.

Un document separat al anchetei înainte de proiect ar trebui să fie un program preliminar de lucru, care să includă, printre altele, o listă agreată a persoanelor responsabile (atât de la client, cât și de la antreprenor), domeniile lor de responsabilitate și regulile de bază de interacțiune între lor. Pentru implementarea eficientă a sistemului, se recomandă să se întocmească un regulament privind schimbul de informații între angajații clientului și specialiștii companiei IT care efectuează sondajul și, cel mai important, să se stipuleze calendarul și procedura de monitorizare a efectuării muncii. .

Unele companii (cel mai adesea cele care sunt angajate în dezvoltarea personalizată) la finalizarea sondajului pre-proiect oferă clientului un proiect de specificație.

Faceți un sondaj înainte de proiect gratuit sau luați bani pentru el?

Răspunsul la această întrebare depinde în mare măsură de obiectivele sondajului. Dacă acest scop este un sondaj rapid pentru a „atrage” clientul (de obicei prin solicitarea clientului să completeze un chestionar), atunci pare rezonabil să o faci gratuit.

Dacă scopul sondajului corespunde sarcinilor descrise mai sus, atunci va necesita deturnarea unor resurse semnificative ale companiei și trebuie neapărat plătit. Acest sondaj pre-proiect este un serviciu de consultanță cu drepturi depline, care permite nu numai evaluarea necesității, calendarul și bugetul de automatizare, ci și optimizarea proceselor de afaceri existente ale clientului.

După cum a arătat practica, nu este dificil să vindeți servicii de sondaj înainte de proiect dacă compania a implementat tehnologia adecvată și vânzătorii știu clar (și pot explica clar clientului) scopul sondajului și ce beneficii va primi clientul. din ea.

Cum se justifică pentru client eficacitatea anchetei pre-proiect

Problema evaluării eficienței unui sondaj înainte de proiect, precum și a oricărui alt serviciu, este una dintre cele mai dificile în afaceri, deoarece rezultatul său nu este întotdeauna evident pentru client și este adesea perceput foarte subiectiv. Pentru a justifica efectul economic al serviciilor de consultanță - și un sondaj înainte de proiect, așa cum am menționat mai sus, este tocmai un serviciu de consultanță - fiecare segment de afaceri are propriile algoritmi și tehnici unice. Cu toate acestea, aici vom lua în considerare alte metode, mai simple și mai universale, care permit clientului să evalueze aproximativ eficacitatea sondajului pre-proiect.

Luați în considerare canalele potențiale de economii, a căror luare în considerare poate ajuta la justificarea necesității unui sondaj înainte de proiect.

1. Economisirea forței de muncă și a timpului:

La finalizarea sistemului pentru avantajele competitive unice ale clientului în stadiul inițial de implementare, și nu după punerea în funcțiune;

În etapa de integrare a sistemului în infrastructura IT a clientului, datorită faptului că toate informațiile despre starea mediului IT al întreprinderii și nuanțele integrării sunt clarificate înainte de începere, și nu în timpul implementării;

Datorita alocarii la timp a resurselor materiale si umane atat din partea contractantului cat si a clientului;

Datorită unei evaluări timpurii a posibilelor riscuri care pot afecta procesul de implementare a sistemului, precum și elaborarea măsurilor necesare pentru a minimiza consecințele negative ale acestora.

Orice întârziere în derularea proiectului se traduce în costuri suplimentare serioase pentru client, care pot fi destul de ușor de calculat în fiecare caz concret.

2. Posibilă reducere a costurilor de implementare:

Prin identificarea serviciilor și lucrărilor pe care clientul le poate executa pe cont propriu;

Prin ajustarea calendarului unor lucrări după clarificarea intensității lor reale de muncă.

3. Îmbunătățirea eficienței CSI și a productivității angajaților prin optimizarea proceselor de afaceri, ținând cont de caracteristicile unice ale clientului.

4. Renunțare sistem automatizat, dacă în etapa de sondaj pre-proiect se dovedește că nu va permite rezolvarea sarcinilor clientului sau revizuirea lui va costa prea mult.

În practica mea, a existat un caz în care, pe baza rezultatelor unui sondaj înainte de proiect, unui client cu procese de afaceri foarte specifice i s-a recomandat să nu implementeze CIS, ci să efectueze schimbări organizaționale și să optimizeze tehnologia de lucru cu clienții săi. , deoarece efectul implementării sistemului (a necesitat o revizuire costisitoare) nu a dat roade ar costa. Drept urmare, clientul a economisit zeci de mii de dolari, iar sondajul pre-proiect a dat roade doar prin îmbunătățirea eficienței departamentului, care a schimbat tehnologia muncii angajaților la recomandarea consultanților.

Lipsa unei etape de anchetă pre-proiect duce în majoritatea cazurilor la o întârziere semnificativă în implementarea proiectelor și la o creștere a costului acestora, atât din cauza problemelor organizatorice, cât și tehnice care apar în timpul implementării. Destul de des, astfel de proiecte se termină în general cu un eșec total. Potrivit unui studiu realizat de Standish Group, aproape o treime din cele 2,5 mii de proiecte IT analizate nu au fost doar nereușite * 1, ci nu au fost finalizate deloc. În Rusia, astfel de date sunt mult mai dificil de obținut, dar sunt sigur că proporția implementărilor nereușite nu va fi mai mică.

*1 Proiectele nereușite sunt considerate proiecte în care termenele limită au fost depășite, bugetul a fost încălcat sau nu s-au obținut rezultatele așteptate.

Astfel, dacă firma de consultanta nu dorește să aibă proiecte nerealizate în palmaresul său, atunci trebuie pur și simplu să efectueze un sondaj înainte de proiect al afacerii clienților. Este mai bine să refuzi contractul în faza inițială decât să te blochezi în muncă și să ajungi cu o pată pe reputația ta.

Crearea unui proiect pentru o nouă clădire, structură sau reconstrucția unui obiect este în mod necesar precedată de o serie de măsuri pregătitoare care vă permit să luați în considerare toate caracteristicile și datele inițiale ale structurii, terenului și utilităților. Etapa de pornire a etapei de proiectare preliminară este un studiu înainte de proiect, care permite în procesul de dezvoltare ulterioară a structurilor și solutii tehnice respectă pe deplin cerințele SNiP și reglementările actuale, toate condițiile Clientului și dorințele acestuia. Activitățile preliminare vor depinde compus proiect de proiect , timpul de pregătire a documentației de proiectare și tehnică și complexitatea lucrării.

Caracteristicile procedurii și caracteristicile sale

Studiu pre-proiect - un complex de lucrări specializate privind colectarea, prelucrarea și analiza de sistem a obiectelor în diverse scopuri. Pe baza datelor colectate, se realizează o justificare cuprinzătoare a construcției sau reconstrucției, fezabilitatea acestora, apariția unor posibile dificultăți și probleme. Pentru a obține cele mai fiabile și eficiente rezultate în procesul de realizare a sondajului, folosim tipuri diferite instrumente și echipamente de înaltă tehnologie.

Specialiștii care desfășoară activități de cercetare trebuie să aibă studii de specialitate, să aibă autorizații oficiale de la autoritățile de stat și structurile sistemului SRO.

De ce se efectuează un sondaj înainte de proiect:

1. Pentru a evalua starea reală a obiectului înainte de reconstrucția, extinderea, finalizarea sau modernizarea acestuia.
2. În caz de pierdere a proiectării și a documentației tehnice.
3. Atunci când se comite greșeli în pregătirea proiectului.
4. La efectuarea ajustărilor în timpul procesului de construcție, care nu s-au reflectat în desene și în lucrarea efectivă.
5. La evaluarea deteriorării fizice și morale a structurilor și a rețelelor de inginerie.

Deseori comandat astăzi documentație pre-proiectîn faza de preinvestire în scopul justificării motivate investitii financiare, oportunitatea acestora și implementarea sistematică a proiectului.

Principalele etape de lucru:

• Etapa pregătitoare: studiul dorințelor Clientului, colectarea documentației necesare și alte date.
• Familiarizarea cu obiectul, coordonarea termenilor și costului serviciilor, elaborarea unui program de activități și pregătirea TOR (cadru de referință detaliat).
• Inspecție vizuală și instrumentală cuprinzătoare a obiectului.
• Analiza rezultatelor obtinute si efectuarea calculelor necesare.
• Întocmirea unei concluzii despre starea obiectului.

Unde să comanzi o inspecție înainte de proiect?

Compania diversificată „Regiune” oferă persoanelor fizice, organizațiilor de construcții și contractante, firmelor de investiții și dezvoltare o gamă completă de servicii pentru examinarea preliminară a obiectelor, șantierelor, construcțiilor în curs și sistemelor de inginerie. Timpul de lucru înainte de proiect și costul proiectării proiectului depinde de complexitatea structurală a obiectului, de amploarea lucrărilor viitoare și de compoziția acestora, de locația șantierului și de disponibilitatea datelor fiabile privind starea reală a solurilor, autostrăzile inginerești și comunicațiile.

În această lucrare, compania „Zaman-bank” a fost aleasă ca întreprindere studiată. A fost fondată în 1989 și activează în sectorul bancar, oferind servicii persoanelor juridice și persoanelor fizice. caracteristici strategice banca este viteza serviciului, gamă largă de oferte de împrumut, un nivel ridicat de adaptare la Mediul extern- cultural, economic, juridic, tehnologic și politic. Banca este situată în Kazahstan, cu sediul central în Astana.

Unul dintre domenii prioritare dezvoltarea băncii este de a îmbunătăți procesele IT existente. Pentru a face acest lucru, conducerea a decis să recurgă la ajutorul unor companii integratoare terțe. Este planificată modernizarea departamentului IT în conformitate cu abordarea serviciilor și cele mai bune practici mondiale, în timp ce printre prioritățile de top ale băncii se numără finalizarea catalogului de servicii, implementarea integrală a procesului de gestionare a incidentelor și a activelor IT.

Metodologia de supraveghere a departamentului IT al bancii

Pentru selectarea unei metodologii de anchetă pentru departamentul IT al băncii, au fost analizate următoarele metode:

• 1. Analiza documentatiei existente pentru procesul si/sau sistemul de automatizare. Pentru a face acest lucru, este solicitat un pachet complet de documente, pentru care se desfășoară un stand sistemele existente automatizarea si studiul independent al materialelor primite.
• 2. Intervievarea angajatilor clientului. Compania integratoare se deplasează pe site-ul sondajului, au loc interviuri pe toate elementele cheie ale activității departamentului IT.
• 3. Observarea. Compania integratoare realizează un sondaj la locul de muncă al clientului, în timp ce monitorizează participanții la proces, modul în care își îndeplinesc funcțiile în proces și lucrează în sistem.
• 4. Solicitare de informatii – chestionare. Chestionarele sunt trimise clientului, după care angajații clientului le completează. Apoi chestionarele sunt analizate echipă de proiect de la firma integratoare.
• 5. Combinarea metodelor enumerate mai sus.

Plecare pentru la locul de muncă clientul este complicat de faptul ca sediul central al clientului este situat in alta tara, ba mai mult, locurile de munca sunt distribuite in mai multe orase. Metoda de observare a fost respinsă din cauza timpului mare și a costurilor umane necesare pentru aplicarea acestei metode. Studiul documentelor și reglementărilor în companie este un proces îndelungat care necesită un număr mare de resurse umane. Aplicarea acestuia a fost recunoscută ca necesară pentru implementarea proiectului, dar în etapele următoare a fost inclusă în planul proiectului. Metoda anchetei a fost aleasă ca fiind cea mai eficientă din punct de vedere al costurilor cu forța de muncă, al costurilor de timp și al rezultatelor obținute.

Sondajul departamentului IT al băncii a fost realizat cu ajutorul unui sondaj al utilizatorilor sisteme de informare care automatizează procesele IT. A existat o colecție de date privind organizarea actuală a procesului informatic chestionat în două etape.

Prima etapă a fost realizată prin comunicarea de la distanță cu utilizatorii sistemului: informațiile au fost colectate prin chestionare și convorbiri telefonice. Informațiile solicitate au fost împărțite în două categorii:

• · Colectarea de informații despre structura organizationala Servicii IT ale companiei:
  • o numărul de angajați IT;
  • o modul de funcționare al serviciului suport;
  • o sistemele actuale automatizarea proceselor IT;
• Colectarea și analiza documentației suport a procesului
• o descrierea proceselor fluxului de lucru;
• o instrucțiuni de rol de schemă;
• o procese rapoarte de performanță.

În cea de-a doua etapă a fost utilizată metoda intervievarii și observației. În același timp, accentul principal a fost pus pe domenii precum:

• · Colectarea de informații despre ordinea efectivă a procesului - intervievarea participanților la proces (angajații serviciului IT). Pentru aceasta, au fost create chestionare (vezi Anexa 1), care au fost trimise angajaților departamentului IT al băncii prin poștă. Convorbiri telefonice au fost susținute și în format interviuri folosind chestionarele completate primite, care conțineau întrebări privind fiecare dintre componentele organizării proceselor;
• · Identificarea nevoilor pentru procesele IT și sistemele de automatizare ale acestora. Acestea includ managementul departamentului IT al băncii și al altor părți interesate ale proiectului.
• · Cunoașterea sistemelor de automatizare utilizate. Această activitate realizat de inginerii antreprenorului. Totodată, au fost studiate sistemele adiacente cu care este necesară stabilirea integrării pe parcursul proiectului, au fost colectate cerințe de integrare.

Rezultatele sondajului efectuat au fost consemnate în raportul dat în următoarele două secțiuni ale acestei lucrări și au fost convenite cu echipa de proiect din cadrul companiei.