Timp de citit: 14 minute

Vă vom trimite materialul:

Astăzi vom vorbi despre metodele prin care se realizează optimizarea proceselor de afaceri. Nu se poate spune că vom vorbi despre ceva supernovă: aceste tehnici s-au dovedit de mult. Ne dorim ca optimizarea ta să fie cât mai eficientă, așa că îți oferim un fel de cheat sheet.

Din acest articol veți învăța:

1. Când trebuie făcut
2. Tehnici simple de optimizare
3. Abordări și exemple de optimizare a proceselor de afaceri ale magazinului online
4. Ghid de optimizare pas cu pas
5. Greșeli frecvente în timpul acestui proces
6. Sfaturi valoroase pentru optimizarea proceselor de afaceri într-o organizație

Ce înseamnă optimizarea proceselor de afaceri într-o companie?

Optimizarea proceselor de afaceri ale companiei este munca de imbunatatire a actiunilor desfasurate intr-o anumita secventa. Sarcina optimizării este de a găsi calea cea mai favorabilă pentru atingerea obiectivelor companiei. Funcționarea eficientă a unei companii moderne este imposibilă fără implementarea acestui proces.

Optimizarea proceselor de afaceri va fi eficientă dacă sunt luate în considerare calitățile personale ale managerilor și proprietarilor întreprinderii.

O condiție importantă pentru a crea afaceri profitabile este coordonarea obligatorie a strategiei de marketing cu metodologia de implementare a acesteia. Dar nu excludeți următorul scenariu: s-a dezvoltat o strategie bună, s-a gândit o metodologie de implementare, dar nu se poate ajunge la performanța dorită.

Când trebuie să optimizați managementul proceselor de afaceri

De ceva timp, compania poate funcționa normal, fără optimizare, dar în fiecare zi nevoia acestui proces este din ce în ce mai aproape:

• numărul de angajați este în creștere;
• se extinde aparat administrativ;
• numărul de departamente crește;
• Nu sistem unificat informație (sau nu este suficient de dezvoltată).

Semne că aveți nevoie de optimizarea proceselor de afaceri:

• procesul decizional este foarte lent;
• implementarea lentă și de proastă calitate a deciziilor luate;
• lipsa ocazionala de control asupra anumitor aspecte ale activitatilor;
• manifestarea nervozității și creșterea tensiunii psihologice în rândul angajaților din cauza reglementării insuficiente a drepturilor și obligațiilor acestora;
• operațiunile de zi cu zi necesită o cantitate nerezonabilă de timp și efort.

Ca exemplu, luați în considerare problemele cu care ne confruntăm:

Lucrul cu cumpărătorii:

• în timpul zilei de lucru nu a răspuns la apelul primit;
• nu a reușit să sune înapoi la timp;
• nu a oferit o consultație completă cu privire la nicio problemă legată de mărfuri, plata sau livrarea comenzii;
• nu a informat despre starea comenzii;
• comunicarea cu cumpărătorul nu a fost suficient de politicoasă.

Trimiteți cererea dvs

Logistică:

• termenele de livrare sunt încălcate;
• nu a avertizat cu privire la modificarea timpului de livrare;
• nu a anunțat sosirea comenzii prin poștă;
• deteriorarea mărfurilor în timpul transportului;
• nu a împachetat comanda;
• nu au fost convinși de configurația corectă a comenzii și nu au adus ceea ce se cere;
• catalogul nu a oferit informații sigure despre disponibilitatea mărfurilor.

Marketing:

• nu a plătit pentru conturile cu care îți promovezi resursa;
• nu a făcut un anunț despre o vânzare sau o promovare în timp util;
• este imposibil să urmăriți conversia promovării site-ului web;
• fără setări analitice ale site-ului;
• nu a fost efectuată după ce a primit mărfurile.

Contabilitate:

• întârzieri la salarizare;
• plata cu întârziere a taxelor.

Dacă observați de ceva timp cum se fac achizițiile și cât de des este actualizat conținutul, cum lucrează logisticienii, contabilii și marketerii, atunci este destul de realist să trageți concluziile corecte care vă vor proteja de posibile probleme, iar optimizarea va fi destul de eficientă.

Metode atât de simple pentru optimizarea proceselor de afaceri

Optimizarea proceselor de afaceri se realizează folosind o varietate de metode, a căror alegere depinde de problemele rezolvate. Diagrama de mai jos prezintă posibile abordări de optimizare.

Exclude - Eliminați cauzele interferenței, reduceți nivelurile de proces și rutele de transport, anulați controlul la intrare.

Simplifica - reduceți complexitatea comenzii și complexitatea serviciilor, organizați și distribuiți uniform munca.

Standardizare - utilizați metode care implică lucrul cu tehnologii, programe, etape și componente.

Reduce - Eliminați etapele care duc la costuri suplimentare, scurtați durata și numărul de evenimente.

Accelera - efectuați inginerie paralelă, automatizați procesele, configurați proiectarea rapidă a machetelor și a mostrelor.

Schimbare - introducerea de noi metode de lucru cu materialele, creșterea/scăderea volumelor de producție, modificarea procedurilor de procesare, tehnologiilor sau sistemelor de lucru.

Oferă interacțiune -îmbunătățirea unui sistem informațional unificat pentru a asigura acțiuni coordonate ale angajaților, sistemelor de producție și unităților organizaționale.

Selectați și includeți - instalați și introduceți noi componente și procese de producție.

Abordări pentru optimizarea proceselor de afaceri ale unui magazin online

Optimizarea timpului și a costurilor cu forța de muncă

Optimizarea proceselor de afaceri presupune reducerea costurilor de muncă și de timp. Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți în detaliu toate procesele de producție. Analizați lanțul de acțiune, identificați și eliminați toate zonele cu probleme.

Un sistem modern de optimizare a proceselor de afaceri include o mulțime de caracteristici, a căror utilizare face posibilă facilitarea cât mai mult posibil a muncii vânzătorului.

De exemplu, există tehnologii care permit încărcarea produselor pe site direct din fișierele XLS și CSV care provin de la furnizori sub formă de liste de prețuri.

În plus, dacă ați configurat sincronizarea automată a soldurilor între furnizor și magazinul online, puteți economisi mult timp și vă puteți proteja de riscul unui conflict cu cumpărătorul din cauza furnizării de informații inexacte despre preț sau disponibilitate. de bunuri.

Optimizarea costurilor financiare

Liderul trebuie să fie capabil să cheltuiască eficient resursele materiale. Acest lucru nu este ușor de făcut, mai ales în etapa inițială a activității, deoarece încă nu există suficientă experiență și cunoștințe despre toate procesele de lucru.

Nu cheltuiți prea mult pe:

• serviciu de dezvoltare site web(puteți folosi șablonul și sistemul de management oferit gratuit sau puteți închiria un magazin online gata făcut);
• organizarea propriului serviciu de livrare(aceasta poate fi încredințată unor servicii specializate care preiau plata pentru comanda finalizată);
• inchiriere spatiu de birou si depozit(puteți încerca să livrați mărfuri la 1-2 zile de la plasarea comenzii și să faceți fără depozit și birou);
• salariile profesionale(deși nu există fonduri suficiente, tinerii talentați pot fi atrași la muncă);
• achiziționarea de cantități mari de mărfuri(este mai bine să nu vă asumați riscuri și să nu cumpărați o mulțime de bunuri, deoarece starea pieței se poate schimba în orice moment, de exemplu, prețul se va schimba sau cererea va scădea);
• promoții de marketing cu buget mare(pentru început, pentru diverse motoare de căutare și pentru mobil, plasați informații pe platforme de produse și panouri de buletin gratuite, configurați publicitate contextuală și începeți să construiți o bază de clienți);
• nevoi personale(Este mai bine să puneți primul profit în circulație pentru ca afacerea să se poată dezvolta, și să nu retrageți toți banii pentru a-i cheltui pe nevoi private).

Pentru a avea o imagine completă a eficienței cheltuirii fondurilor, este necesară revizuirea periodică a rapoartelor financiare.

Optimizarea proceselor de afaceri: un ghid pas cu pas

Pasul 1. Determinați obiectivele optimizării proceselor de afaceri

Adesea apare întrebarea: „De ce avem nevoie de optimizarea proceselor de afaceri, dacă este deja clar că procesele ar trebui să fie ieftine și rapide?”. Desigur, așa este. Cu toate acestea, optimizarea are un scop complet diferit.

Să folosim metoda Brainstorming și să stabilim adevăratul obiectiv al optimizării. Pentru a face acest lucru, amintiți-vă cele cinci chei „de ce?”, iar acum o schimbăm în „de ce?” si dai raspunsuri. De exemplu:

1. Pentru a crește vânzările.

2. De ce crește volumul vânzărilor?

   Pentru mai mult profit.

Prin urmare, obiectivele optimizării proceselor de afaceri sunt realizarea unor indicatori de creștere a veniturilor. Desigur, pentru a realiza acest lucru, nu este suficient să simplificați procesul de emitere a facturilor. Aceasta înseamnă că este necesar să se ajusteze toate momentele care afectează încasarea profitului și să le includă în conținutul sarcinilor de optimizare.

Luați în considerare un alt exemplu de brainstorming:

1. De ce trebuie să optimizăm procesul de emitere a scrisorilor de trăsură?

   Pentru a accelera procesul de emitere/primire.

2. De ce să grăbiți emiterea/primirea?

   Pentru a evita întreruperea producției.

3. De ce să evitați oprirea producției?

   Pentru a crește volumele de producție.

4. De ce să măresc producția?

   Nu trebuie să faci asta. Volumul de producție stabilit corespunde cererii consumatorilor.

Acest exemplu arată că compania a determinat inițial incorect de ce trebuie să optimizeze procesele de afaceri din întreprindere, adică nu există un obiectiv corect. Cu toate acestea, procesul de facturare trebuie să se schimbe. Să ne uităm mai departe:

1. De ce trebuie să optimizăm procesul de emitere a scrisorilor de trăsură?

   Pentru a reduce costurile cu forța de muncă și a reduce numărul de angajați implicați în acest proces.

2. De ce să reduceți numărul de lucrători din depozit?

   Pentru a reduce costurile.

3. De ce ar trebui să economisim?

   Pentru a reduce costul mărfurilor.

4. De ce să reduceți costurile?

   Pentru a cuceri piața, întăriți pozițiile datorită preturi mici(prețul de vânzare redus nu va afecta profitabilitatea producției).

Astfel, după ce am acordat atenție proiectării facturilor, am văzut că optimizarea proceselor de afaceri nu trebuie să se limiteze la o singură direcție, scopul nostru este mult mai serios.

O formulare competentă a obiectivelor de optimizare va face posibilă distribuirea corectă a forțelor fără a le irosi pe fleacuri, rezolvând sarcini absolut neimportante.

Se întâmplă că în acest proces se descoperă următoarele: unele procese sunt atât de primitive încât trebuie să fie complicate. De exemplu, tranzacțiile financiare pot include uneori proceduri de control suplimentare pentru a se proteja împotriva riscului de scurgere financiară.

Pasul 2. Selectați elementele proceselor de afaceri

Fiecare proces de producție are anumite caracteristici, iar optimizarea proceselor de afaceri le poate schimba pe oricare dintre ele:

1. Obiect de proces.
2. Subiectul procesului.
3. Intrări-ieșiri ale întregului proces și fiecare funcție specifică a acestui proces.
4. Resurse de proces.

Deci, puțin mai multe despre elementele unui proces de afaceri:

Procesați obiectele stabilește ce gestionează participanții, îndeplinindu-și atribuțiile funcționale. Asta se descurcă ei.

De exemplu, un contabil nu este capabil să influențeze faptul că documentele primare îi sunt furnizate în original. Prin urmare, optimizarea proceselor interne de afaceri ar trebui să vizeze atât procesele contabile, cât și managementul documentelor. Dar fluxul de documente este gestionat de participanți complet diferiți, ceea ce înseamnă că acesta este un proces diferit.

Definire subiecte ale procesului, este necesar să le identifici corect și nu doar să le dai un nume. Cu alte cuvinte, trebuie să definiți:

• rolul subiectului;
• domeniile de responsabilitate și KPI-ul acestuia;
• modul în care va fi măsurată performanța într-un anumit domeniu de responsabilitate.

Definind rolul, este necesar sa se urmareasca tehnologia de optimizare a proceselor de business si sa se construiasca subiecte in logica matricei RASCI:

R- responsabilitate,

DAR- acord,

S- a sustine,

DIN- consiliere,

eu- informarea (cui i se raportează rezultatul).

Când utilizați RASCI, trebuie reținut că responsabilitatea (R) trebuie să fie personală. Dacă vorbim de un proces voluminos în care R nu poate fi personalizat, atunci acesta este împărțit în subprocese și se stabilește o persoană responsabilă pentru fiecare etapă de lucru. Nerespectarea acestui principiu este plină de o întrerupere în implementarea sarcinilor, deoarece atunci când toată lumea răspunde, nimeni nu răspunde.

Atunci când se distribuie domeniile de responsabilitate între angajați, acestea trebuie să fie clar formulate și o unitate de măsură definită. De exemplu, un indicator ar putea fi termenele limită, fara reclamatii etc.

În ceea ce privește alinierea (A), optimizarea procesului de afaceri nu prevede o distincție atât de strictă. Un singur coordonator este, desigur, cea mai bună opțiune, deși contractul colectiv este, de asemenea, acceptabil.

Coordonarea cu mai mulți subiecți (colectiv) poate duce la o întârziere în implementarea procesului, iar acesta, de regulă, este un risc nejustificat. Desigur, există și excepții, de exemplu, aprobarea tranzacțiilor costisitoare.

Nu există restricții stricte în ceea ce privește S, C, I. Principalul lucru este să fii ghidat de bunul simț, astfel încât procesul să nu fie supraîncărcat din cauza numărului mare de participanți.

Intrări și ieșiri ale proceselor de afaceri − stadiul în care se lucrează cu „pașii” procesului de afaceri: identificarea și eliminarea zonelor ineficiente, stabilirea ordinii celor utile. Putem spune că optimizarea proceselor de afaceri depinde în mare măsură de definirea corectă a intrărilor și ieșirilor.

De exemplu, pentru contabilitate, sunt necesare documente primare. Prin urmare, documentul este baza pentru intrare (procesul de generare a postării). Adesea, în companiile mari, contabilitatea întârzie, deoarece documentele parcurg un drum destul de lung.

Să urmărim traseul scrisorii de trăsură: depozitul - serviciul MTO (suport logistic) notează finalizarea procedurii de achiziție - servicii de producție care notează modificări ale disponibilității materiilor prime - contabilitate.

La prima vedere, toate etapele sunt la fel de importante si toate aceste servicii trebuie sa aiba informatii despre primirea de bunuri si materiale (active de marfa). Totuși, în drum spre departamentul de contabilitate, documentul poate fi „pierdut” sau, ceea ce se întâmplă mai des, ajunge foarte târziu.

O vom repara. Dacă procesele de afaceri logistice sunt optimizate, atunci factura originală poate merge pe un drum mai scurt: depozit - contabilitate. Restul serviciilor interesate se pot descurca cu o copie a acestuia, deoarece informatia este importanta pentru ei, si nu documentul in sine. Astfel, devine posibilă îmbunătățirea calității procesului prin reducerea ciclului acestuia.

Analizând intrările și ieșirile procesului, se poate dezvălui o imagine radical opusă: intrarea unui ciclu nu este rezultatul celui precedent - aceasta indică ilogicalitate sau decalaje între etapele procesului de afaceri. Și asta nu ar trebui să fie.

Optimizarea proceselor de afaceri logistice prevede repartizarea responsabilităților între toți participanții la proces, ceea ce, la rândul său, va ajuta la evitarea decalajelor. Să ne amintim matricea RASCI și să fim atenți la I (informare). De fapt, vorbim despre consumatorul rezultatului procesului, care pot fi mai mulți, dar nu pot lipsi.

Astfel, dacă ieșirea nu este direcționată către nimeni, atunci acest proces nu este nevoie de nimeni și ar trebui exclus din lanțul de afaceri.

Să trecem la asigurarea implementării proceselor de producție. Sarcina principală a etapei este să răspundă sincer la următoarele întrebări:

1. Scopul procesului justifică costurile suportate ca urmare a realizării acestuia?
2. Poate că este schimbarea obiectivului sau abandonarea lui cea mai bună soluțieîntrebare?
3. Dacă scopul justifică mijloacele, care este prioritatea acestuia?

Vă rugăm să rețineți că resursele nu sunt întotdeauna bani cheltuiți pentru salariile personalului și suport material. Principala resursă este timpul, care este pur și simplu imposibil de completat.

Când se realizează optimizarea procesului de afaceri și se decide problema costului procesului, merită să comparăm mai multe scenarii prin simularea acestora. Deci veți determina cu exactitate cea mai optimă opțiune: funcționează rapid, este ieftin, este ușor de implementat. Rezultatele acestei analize pot fi folosite pentru a lua următoarele decizii:

• pe direcția unor funcții pentru externalizare,
• privind schimbările în modelul de afaceri,
• despre inevitabilitatea/necesitatea automatizării,
• privind schimbările de personal etc.

Pasul 3. Efectuăm fragmentarea proceselor de afaceri

Nu contează cine a inventat transportorul în sine (Henry Ford sau Eli Whitney), dar este important să poți folosi în practică principiile transportorului.

Cea mai mare greșeală pe care o fac companiile este ca un angajat să efectueze un proces complex de la început până la sfârșit. De exemplu, dacă un avocat cu înaltă calificare verifică în proiectele de contracte nu numai termenii încheierii acestora, precizând detaliile și puterile părților, atunci calitatea muncii sale va scădea cu siguranță.

Automatizarea și optimizarea proceselor de afaceri ale companiei asigură ca operațiunile elementare și frecvent recurente să fie efectuate de specialiști mai puțin calificați. O abordare competentă a distribuirii atribuțiilor și puterilor ajută la creșterea vitezei proceselor, la reducerea costurilor cu forța de muncă, menținând în același timp calitatea muncii.

Pasul 4. Implementați schimbări în procesele de afaceri

Ați întocmit deja un model de proces de afaceri țintă, ceea ce înseamnă că este timpul să treceți la implementarea acestuia. Toate modificările trebuie făcute documentației interne: reguli, în fișele posturilor și în programul fluxului de lucru, făcându-le obligatorii.

Astfel, optimizarea proceselor de afaceri nu este ceva de nesuportat. Principalul lucru este că compania în sine este pregătită pentru schimbări. Adesea, pentru a implementa schimbări, managementul trebuie să depună mult efort pentru a-i convinge pe angajați să-și abandoneze procesele obișnuite, „obișnuite”.

Se întâmplă ca nedorința de a accepta inovații să fie cauzată de o serie de temeri ale angajaților: le este frică să-și piardă locul de muncă, nu vor să facă mai mult decât au făcut înainte, le este frică de cerințe supraevaluate pentru calitatea muncă.

Implementarea la timp a unui număr de activități care vizează implicarea angajaților în pregătirea schimbărilor va ajuta la evitarea unor astfel de probleme.

Un exemplu de optimizare a proceselor de afaceri într-un magazin online

Să luăm în considerare modul în care poate avea loc optimizarea proceselor de afaceri într-un magazin online, luând ca exemplu procesul de procesare a comenzilor. Figura arată schema de procesare a comenzii dacă magazinul online utilizează un depozit, livrare prin curier și plata la livrare. Dacă opțiunile de plată, expediere și aprovizionare se schimbă, schema ar putea deveni mai complexă.

Consultantul magazinului sau operatorul de call center, ghidat de scripturi și cunoașterea sortimentului, trebuie să confirme la telefon primirea comenzii.

Criteriul eficienței operatorului sunt considerate:

• numarul de comenzi plasate;
• numărul de revânzări;
• cantitatea de timp petrecută procesând comenzile primite.

Ca urmare a prelucrării puteți obține următoarele opțiuni:

• Comandă confirmată → comanda este rezervata;
• vânzare suplimentară confirmată → comanda este rezervata;
• articol așteptat → comanda este întârziată;
• nu a trecut → comanda este întârziată;
• a refuzat ordinul → comanda anulata.

Fiecare dintre opțiunile rezultate poate începe un nou proces:

• suna inapoi→ repeta apel după ceva timp → repeta procesul;
• întreruperea apelului→ suna înapoi la un alt moment convenabil pentru cumpărător → repeta procesul;
• anularea comenzii→ identificarea cauzelor → adăugarea unui potențial cumpărător la baza de date de clienți → configurarea distribuției de sms și e-mail;
• asteptand marfa→ comanda bunuri de la un furnizor → reaprovizionarea sortimentului → repeta procesul.
• rezervarea comenzii → ambalarea produsului → livrare expres → acceptarea si plata bunurilor sau returnarea acestora.

Să luăm în considerare cum ar putea arăta optimizarea unui proces de afaceri prin compilarea algoritmului său pe baza acestei scheme:

Etapa 1. Formularea obiectivelor de optimizare

Obiectivele trebuie să fie măsurabile și realizabile într-o anumită perioadă de timp folosind anumite mijloace. Stabiliți indicatori care necesită îmbunătățiri.

De exemplu, este necesară simplificarea procesului de „Procesare comenzi” prin sincronizarea afișării pe site a mărfurilor rămase în stoc.

Etapa 2. Observăm procesul și îl descriem

Monitorizarea procesului va oferi o oportunitate de a obține date obiective despre acesta. În acest moment, comunicați cu executanții, identificați problemele existente, determinați timpul necesar pentru a finaliza sarcinile care sunt componente ale procesului de afaceri.

Luați în considerare un exemplu. Procesul de procesare a comenzii include urmatorii pasi: receptie, verificare disponibilitate, confirmare telefonica, completarea formularului de contact al cumparatorului. Urmărind procesul, constatați că necesitatea de a verifica și clarifica în mod constant dacă mărfurile sunt în stoc îl irită pe operator.

Etapa 3. Calculăm indicatorii de performanță

O măsură a eficacității unui proces este timpul și banii cheltuiți pentru implementarea acestuia. Dacă reconcilierea cu depozitul provoacă iritare, atunci procesul nu merge tocmai bine. Într-adevăr, este destul de supărător să contactați magazinul de fiecare dată sau să alergați singur la depozit pentru a vă asigura că articolul de interes nu a fost încă vândut.

De exemplu, după calcularea timpului necesar întregului proces de procesare a comenzii, s-a dovedit că 70% din timpul operatorului este cheltuit pentru reconcilierea cu depozitul.

Etapa 4. Dezvăluim locuri „în plus”.

Să revenim la exemplul anterior. Calculând indicatorul de eficiență, am constatat că 70% din timpul petrecut operatorul procesului de reconciliere, care nu este deloc greu de automatizat.

Etapa 5. Proiectăm un proces de afaceri perfect

După ce au fost identificate locuri suplimentare, este necesar să înțelegem alegerea mijloacelor prin care se va realiza optimizarea procesului de afaceri. Este necesar să se ia în considerare toate „+” și „-”, pentru a calcula dacă costurile inevitabile vor fi justificate.

De exemplu, pentru a sincroniza informațiile dintr-un depozit pe un site web, este necesară integrarea site-ului web cu programul 1C (după plasarea unei comenzi, cantitatea de comandă va scădea cu unu, iar la sosirea sau returnarea unui produs nou, cantitatea va creste).

Toate informațiile vor fi afișate instantaneu pe site. Desigur, operatorul nu va trebui să sune pe nimeni sau să alerge la depozit. În acest timp, el va procesa încă 1-2 comenzi noi.

Pasul 6: Implementarea procesului actualizat

Acum trebuie să implementați programul și să învățați angajații cum să lucreze cu el.

De exemplu, magazinele online create pe platforma beseller se pot integra cu 1C: Întreprindere. Astfel, site-ul va actualiza automat toate datele despre produs.

Etapa 7. Analiza rezultatelor

Acum există o nouă observație pentru a determina dacă optimizarea proceselor de afaceri a afectat indicatorii, dacă aceștia au devenit mai buni.

De exemplu, nimic nu irită operatorul, nu trebuie să facă manipulări și mișcări ale corpului fără sens și toată energia lui este cheltuită pe vânzări suplimentare. Cu siguranță vei observa acest lucru în profitul pe care a început să-l aducă magazinul tău online.

În mod similar, puteți elabora aproape toate procesele semnificative care vizează asigurarea performanței și dezvoltarea ulterioară a unui magazin online: formarea unui sortiment și colaborarea cu furnizorii, atragerea și păstrarea clienților, acceptarea plăților și livrarea mărfurilor etc.

4 greșeli tipice ale managerilor care au conceput descrierea și optimizarea proceselor de afaceri

1. Optimizarea proceselor de afaceri bazate pe emoții

Aceasta este probabil cea mai frecventă greșeală repetată. Este comisă în momentul în care are loc o încălcare sau defalcare a acordurilor într-un anumit domeniu de activitate. Liderul ordonă să se elimine această „neînțelegere” și să nu se repete greșeala pe viitor.

În acest caz, motivul deciziei constă în emoții, neavând argumente sub ea, care pot fi obținute doar după o analiză amănunțită. Prin urmare, cauza reală este puțin probabil să fie identificată și eliminată, ceea ce înseamnă că situația se poate repeta.

1. Folosind intuiția în loc de tehnologie

Vina in incompetenta elementara in materie de tehnologie. Multe soluții tehnologice moderne se pretează la o explicație logică, principalul lucru este să le identifici și să le implementezi în timp util. Dar de multe ori serviciile de optimizare a proceselor de afaceri ale companiei sunt furnizate de oameni care confundă aceste concepte. Prin urmare, nu este posibil să evitați repetarea greșelilor.

1. Utilizarea tehnologiei de optimizare a proceselor de afaceri în alte scopuri

Această eroare poate apărea ca urmare a incompetenței în activitățile procesului. Nu toată lumea poate defini chiar termenul „proces”. Ghidați de standardele ISO, putem concluziona că aproape toată lumea face această greșeală, deoarece au o înțelegere destul de aproximativă a proceselor de activitate. Asa de,

Un proces este un set de activități interconectate și care interacționează care transformă intrările și ieșirile.

Definiția este destul de generalizată, iar procesele, proiectele și sarcinile pot fi „încadrate” sub ea. Cu toate acestea, fiecare tip de activitate are propriile instrumente de management.

Pentru procese, acestea sunt tehnologii de reglare, descriere și optimizare. Mai mult, tehnologia de optimizare este foarte importantă pentru proces, dar absolut nu este potrivită pentru proiect sau sarcini. De regulă, eficiența proiectului de optimizare este zero, deoarece aplicarea sa a fost pur și simplu inadecvată.

1. Implicarea personală a liderilor superiori

Acest fapt afectează negativ elaborarea detaliilor, motiv pentru care toată optimizarea proceselor de afaceri pierde din calitate. De obicei, managementul de vârf gândește foarte mare, ceea ce se poate transforma într-o adevărată restructurare.

Prin urmare, optimizarea ar trebui făcută de specialiști. Dar asta nu înseamnă că managementul ar trebui „șters”, ei trebuie să înțeleagă ce face maestrul pentru a identifica problema la timp, a formula sarcina și, desigur, a accepta munca.

1. Separați grâul de pleava

Când lucrează la procesele de afaceri, mulți oameni fac aceeași greșeală: le privesc dintr-o parte. Dacă te uiți la ceva care funcționează deja bine și dă un rezultat corespunzător, atunci este posibil să nu observi câteva detalii mici (sau nu atât de mici) care interferează cu obținerea de profit.

De exemplu, dacă optimizarea procesului de afaceri se concentrează pe canalele de marketing și ignori restul, atunci poți rata erorile asociate cu livrarea mărfurilor, care vor afecta profitul. Prin urmare, este mai bine să efectuați munca într-o secvență complexă și strict stabilită, să nu încercați să acoperiți totul deodată și să nu ignorați nimic.

1. Simțiți-vă liber să cereți ajutor

Experiența practică arată că numai artiștii văd întreaga situație. Ei o înțeleg lumea interioara”, deci urmați recomandările lor, consultați-vă cu ei.

Managerii văd de obicei sistemul de sus, așa că nu pot vedea toate nuanțele. Doar acolo unde există înțelegere reciprocă și dorință de activități comune, va exista dorința de a schimba și îmbunătăți ceva. Mai mult, acest lucru se aplică atât artiștilor, cât și liderilor.

În prezent, pentru ca o afacere să se dezvolte cu succes, este necesar, inclusiv prin intermediul internetului și al propriului site. Dacă aveți deja propria dvs. resursă de internet, dar nu o puteți numi cool, atunci vă sfătuim să auditați site-ul.

Orice companie, producție sau afacere este o echipă organizată de angajați care îndeplinesc pe deplin toate sarcinile. Datoria managerului este de a asigura procesului de producție sarcini care împreună ajută la obținerea principalului rezultat - creșterea profiturilor. Optimizarea proceselor în organizarea activităților de afaceri este o parte integrantă a unui proiect de succes în dezvoltare. Există mai multe modalități de a îmbunătăți dezvoltarea unei companii.

De ce este necesară optimizarea afacerii

Atunci când decideți în ce industrie să vă construiți afacerea, este imposibil să preziceți în avans toate riscurile, caracteristicile și dezavantajele pieței. Orice piață este o dinamică la bine și la rău, așa că trebuie să poți conduce corect și în timp util procesele de optimizare pentru a reorganiza conceptul de afaceri existent.

Optimizarea muncii începe cu definirea sarcinilor. Pentru a desfășura o muncă eficientă pentru îmbunătățirea unui proiect existent, este necesar să se determine inițial scopul: de ce este necesară optimizarea, care este rolul acesteia, în ce stadiu este recomandabil să se îmbunătățească și care este rezultatul întregii campanii. .

Odată cu funcționarea satisfăcătoare a întreprinderii, managerul înțelege în mod intuitiv că este posibil să servească clienții mai rapid, mai bine și să acopere un volum mai mare de potențiali clienți. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze un set de lucrări care au ca scop îmbunătățirea muncii fiecărui angajat, departament și centru de responsabilitate. Optimizarea afacerii este necesară în astfel de cazuri:

• dacă este necesar, crește productivitatea întreprinderii;
• pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor;
• în caz de concurență ridicată pe piață;
• să modernizeze procesele individuale ale companiei care vor îndeplini noile cerințe;
• pentru a crește profitabilitatea;
• dacă este necesar, reduceți locurile de muncă, dar creșteți productivitatea întregii afaceri;
• la extinderea afacerii;
• în cazul reducerii performanței;
• pentru îmbunătăţirea planificată a afacerii în vederea obţinerii de profituri mai mari.

Lucrările de optimizare a afacerii sunt efectuate în orice stadiu de dezvoltare. Cu toate acestea, de cele mai multe ori, astfel de acțiuni au o structură clară care vă ajută să vedeți problemele actuale și cum să le remediați.

4 reguli obligatorii pentru optimizarea eficientă

Scopul optimizării afacerii este de a îmbunătăți vânzările, de a crește eficiența muncii și de a reduce dezavantajele. Cu toate acestea, pentru ca o astfel de structură să funcționeze, este necesar să se efectueze o serie de proceduri care vizează studierea și compilarea unui model de afaceri în această etapă.

Managerii de top nu ar trebui să optimizeze procesul în propria companie. Aceasta este o chestiune pentru structurile profesionale care au primit educație, propriile tehnologii de optimizare și au experiență în implementarea unor tehnici eficiente de îmbunătățire a afacerii.

Metodele de optimizare a proceselor astăzi sunt prezentate în număr mare. Ele diferă ca durată, principiu de implementare, eficiență. Cu toate acestea, pentru ca fiecare metodă folosită să fie cu adevărat utilă pentru o anumită afacere, merită să urmați cele 4 reguli de bază ale optimizării.

Regula #1 - Baza de optimizare

De fapt, sarcina principală optimizarea constă în gruparea tuturor proceselor de afaceri în așa fel încât în ​​final să funcționeze mai productiv, mai eficient, mai bine. Prin urmare, înainte de a realiza o îmbunătățire a industriei sau a afacerii în ansamblu, este necesar să se evidențieze și să se separe procesele de afaceri, să se întocmească o pictogramă condiționată care să răspundă la întrebările:

• durata afacerii;
• eficiență și eficacitate (din punct de vedere al profitului);
• numărul de departamente, oamenii din fiecare departament, numărul de manageri și lucrători;
• succesul pe piață în timpul existenței sale;
• riscurile de piata;
• caracteristicile de a face afaceri, specificul acesteia;
• cursul proceselor.

O astfel de structură clară vă permite să vedeți „din exterior” toate punctele și caracteristicile importante ale unei anumite afaceri, care sunt „ratele” acesteia și ce acțiuni au dat rezultate. Mai simplu spus, baza optimizării ar trebui să fie o revizuire detaliată a unei anumite afaceri, a obiectivelor acesteia și a obiectivelor stabilite, dar nerealizate.

Regula numărul 2 - „Curăță peștele de coadă”

Această regulă face posibilă evaluarea optimității de la „privat la general”. Adică, merită să acordați atenție deficiențelor individuale ale productivității, momentelor sale irealizabile. De exemplu, există sarcina de a vinde 10 mașini într-un showroom de clasă de lux. Momentan, implementarea este de 5 mașini. Specialistul, atunci când analizează această situație, ia în considerare aspecte precum:

• durata afacerii;
• numărul de personal;
• specificul pieței;
• concurență;
• politica de prețuri a salonului;
• prezența unor momente atractive pentru cumpărător;
• calitatea mărfurilor vândute.

Pe baza datelor obținute, puteți întocmi un grafic care să arate numărul de vânzări și ce s-a făcut pentru aceasta înainte. Specialistul evaluează perspectivele, oferă recomandări care vor ajuta la îmbunătățirea vânzărilor, sub rezerva unor reguli specifice. Adică se stabilește inițial scopul, se evaluează modelul de optimizare și se realizează implementarea acestuia. Această esență este definită de termenul „optimizare”. Dacă este recomandabil să folosiți „de la general la particular”, atunci procesul va fi numit „reinginerie” sau complex, schimbarea sistemuluiîntreaga afacere, pornind de la zero.

Regula #3 - Optimizare Flexibilitate

Dacă afacerea funcționează fără probleme de câțiva ani, există o anumită stabilitate care nu se îmbunătățește în dinamică, dar nu se înrăutățește, atunci este recomandabil să se efectueze cercetări suplimentare interacțiunea tuturor proceselor interne ale unui sistem bine coordonat. În unele cazuri, optimizarea este o redirecționare completă a afacerii, care poate afecta negativ structurile individuale, anterior profitabile. Prin urmare, flexibilitatea în optimizare ar trebui să „netezeze” posibilele aspecte negative care pot apărea atât imediat, cât și la ceva timp după restructurare.

Regula #4 - Factorul uman

Când efectuați optimizarea, ar trebui să fiți pregătiți pentru faptul că nu toți angajații vor putea aprecia orice inovație. Prin urmare, există adesea o reducere a locurilor de muncă în întreprinderile cu optimizare a proceselor. În orice caz, trebuie înțeles că optimizarea nu are ca scop reducerea locurilor de muncă, ci are drept scop redistribuirea momentelor de lucru în așa fel încât întreaga afacere să beneficieze doar. De fapt, o persoană „inutilă” din birou dispare, fiecare angajat își face treaba, îndeplinește în mod clar sarcinile, urmează programul.

Este posibil ca algoritmul pentru introducerea optimizării să nu atragă fiecare angajat. În special cei care efectuează muncă care nu este productivă, care nu vizează scopul principal - obținerea de profit. Putem da un exemplu de repartizare a responsabilităților de lucru într-un birou standard, unde un departament de 5 persoane îndeplinește sarcina de a atrage clienți, îmbunătățirea produselor de marketing, iar un alt departament de 10 persoane este responsabil de livrarea produselor către client. De fapt, profitul afacerii depinde de atragerea clienților, iar sistemul de livrare poate fi optimizat.

Tehnici pentru a vă ajuta să vă optimizați afacerea

Optimizarea pas cu pas a proceselor de afaceri, conceptul și opțiunile de organizare ale acestora depind de obiective, specificul afacerii și de rezultatul dorit. Primele metode de optimizare a proceselor de afaceri ale companiei, care au inclus o analiză completă a pieței și opțiuni de extindere a proiectelor, sunt descrise în literatura de specialitate de M. Hammer și J. Champi.

Până în prezent, monografia „Reingineria proceselor de afaceri” este considerată cel mai bun material de instruire pentru restructurarea afacerilor. Cu toate acestea, odată cu dezvoltarea pieței și a afacerilor, în general, există noi, mai multe metode moderne analiza si optimizarea proceselor de afaceri.

Metoda de optimizare a ingineriei

Inginerie - un complex pentru introducerea de noi tehnologii caracter informativ, care ajută la modelarea structurii organizaționale existente a unei afaceri. La randare servicii cu plată inginerie, un om de afaceri primește consultații de altă natură, care vor ajuta în viitor la asigurarea procesului de producție, la îmbunătățirea funcționării instalațiilor, la menținerea facilităților economice și la vânzarea produselor. Există consultanță, inginerie tehnologică și financiară.

Specialiștii care furnizează servicii de inginerie trebuie să aibă studii superioare de inginerie și management. Consultațiile de această natură implică cunoștințe în domeniul ingineriei și, prin urmare, este imposibil să obțineți ajutor constructiv și util fără educație specială.

Metoda de reinginerire

Reingineria este o respingere completă a proceselor și metodelor de afaceri existente. Astfel de metoda interna permite atragerea de investiții, introducerea de noi tehnologii, îmbunătățirea mijloacelor tehnice, creșterea creșterii progresului tehnologic. Ei folosesc metode de reducere a resurselor, personalului, distrugerea punctelor moarte, combinând munca mai multor departamente într-unul singur. Riscul este o posibilă oprire a procesului de producție, deoarece unele puncte necesită o reformatare completă a procesului existent.

Reingineria este cea mai bună opțiune dacă afacerea existentă nu aduce profit real, se pune problema fie falimentului, fie îmbunătățirea afacerii existente. De fapt, ar trebui să fii pregătit pentru faptul că producția va trebui să fie suspendată pentru o perioadă.

Metoda de îmbunătățire continuă (CPI)

Metoda de management al calității totale

Crearea unui nou produs care să răspundă nevoilor pieței moderne. În acest caz, planul poate fi elaborat atât în ​​paralel cu proiectul existent, cât și cu abordarea înlocuirii produselor vechi. Activitățile și acțiunile programului vizează îmbunătățirea treptată a proceselor de lucru, producerea produselor inițial într-o perioadă limitată de timp.

Optimizarea unei afaceri sau a proceselor sale individuale este un moment obligatoriu în dezvoltare. Cu toate acestea, atunci când alegeți o metodă specifică, merită să acordați atenție nu numai duratei implementării acesteia, ci și rezultatului final. In unele cazuri, optimizarea incorecta si neprofesionala duce la scaderea profiturilor, a productivitatii intregii afaceri.

Optimizarea proceselor de afaceri

Optimizarea proceselor de afaceri este un proces complex care crește pe baza unei analize a datelor curente ale unei întreprinderi, având ca scop, dacă este necesar, creșterea capacității de producție, reducerea costurilor de producție, creșterea producției în același timp cu creșterea vânzărilor pe segmentul actual de piață etc. . Optimizarea in acest context este un proces foarte laborios, necesita mult timp si bani, deoarece decizia finala care se va lua trebuie sa fie obiectiva si justificata, si se bazeaza si pe previziuni cel putin pozitive. O astfel de analiză a situației și o prognoză durează nu 2-3 zile, ci 3-6 luni, altfel întreprinderea poate suferi pierderi uriașe.

Aproape toate companiile (cu excepția numai corporatii publice) trebuie să optimizeze procesele de afaceri, deoarece nu există o limită a perfecțiunii, iar ținând cont de faptul că piața este o substanță extrem de instabilă și foarte dinamică la bază, în care regulile sunt dictate doar de participanții săi, există o trebuie să răspundem rapid la schimbările din mediu și, în acest sens, are sens să monitorizăm și să corelem starea mediului cu starea organizației noastre. O companie care se străduiește și se dezvoltă constant nu poate decât să aibă în structură o divizie separată care se ocupă de problemele de optimizare, iar compania care nu se zgâriește cu aceste tehnologii va avea mai mult succes, pentru că este deja evident că ele sunt viitorul.

Cum să abordăm alegerea celor mai prioritare procese de afaceri? Pentru a face acest lucru, trebuie să definiți criteriile de prioritate. Astfel de criterii există și sunt utilizate în practică. Sunt:

importanța procesului de afaceri;

proces de afaceri problematic;

capacitatea de a schimba procesul de afaceri.

Primul criteriu este importanța. Evident, pentru optimizare, trebuie să alegeți cele mai importante procese de business, deoarece este îmbunătățirea celor mai importante procese care poate aduce cel mai mare rezultat. Care este importanța procesului? Importanța unui proces pentru o organizație este determinată de gradul în care procesul contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale companiei. Totuși, dacă procesul este cel mai important, dar în același timp bun, atunci indiferent cum îl optimizați, nu va deveni mai bun. Sau poate fi îmbunătățit, dar de ce să o faci și să depui efort pe ea dacă este deja bună. Pentru a distinge astfel de procese, se introduce un al doilea criteriu de problematicitate.

Este necesar să definim ceea ce înțelegem și vom înțelege în continuare prin cuvântul problemă. Prin problemă, înțelegem interpretarea sa clasică, și anume, decalajul dintre dorit și real. Cu alte cuvinte, problema este diferența dintre obiectiv și starea curenta. În consecință, natura problematică a procesului este decalajul dintre starea necesară și actuală a procesului de afaceri. În consecință, importanța și problematica caracterizează rezultatul pe care îl vom obține ca rezultat la optimizarea acestui proces de afaceri.

Și al treilea criteriu - trebuie să alegeți acele procese în care este cel mai ușor de îmbunătățit. În acest caz, se ia în considerare partea de cost a îmbunătățirilor - cât va costa îmbunătățirea atât din punct de vedere financiar, cât și din alte tipuri de costuri, de exemplu, costuri morale, costuri asociate cu deteriorarea climatului psihologic din organizație etc. Adică, ia în considerare și factori negativi pentru organizație în ansamblu, care pot apărea la optimizarea acestui proces de afaceri.

După ce am stabilit gradul sau evaluarea importanței, problematicității și posibilitatea de a face modificări pentru fiecare proces de afaceri, suntem capabili să le ierarhăm și să selectăm cele mai înalte priorități. Desigur, cea mai mare prioritate vor fi procesele de afaceri care sunt cele mai importante, cele mai problematice și cele mai ieftine în ceea ce privește efectuarea modificărilor.

Problemele pot fi rezolvate cu succes atunci când sunt cunoscute nu numai toate procesele din companie, ci și influența lor reciprocă.

Există mai multe tehnologii care vă permit să definiți și să formalizați procesele de afaceri. În esență, aceste tehnologii diferă puțin unele de altele și presupun implementarea aproximativă a acelorași etape de creare a modelelor „ca atare” și „după cum este necesar”. Este important să alegeți o tehnologie care conține metode de îmbunătățire structura organizationalași permițând minimizarea neoptimalității sale și, în consecință, a neoptimalității controlului. Tehnologia ar trebui să asigure că în modelul creat odată cu utilizarea sa, angajații vor îndeplini doar acele funcții de care are nevoie întreprinderea, iar conducerea va primi informații care reflectă cu adevărat rezultatele proceselor și operațiunilor acestora și sunt cu adevărat necesare pentru luarea deciziilor. Este necesar ca descrierile care sunt în concordanță între ele să fie create în model în același timp:

funcțional (cine face);

operațional (ce face);

Informațional (cum se confirmă, prin ce semne informative).

De asemenea, este important ca o astfel de tehnologie să folosească metode formale (obiective), mai degrabă decât metode bazate pe opinia personală a consultantului, confirmând optimitatea noilor structuri organizaționale. În plus, baza metodologică a unei astfel de tehnologii ar trebui să definească în mod clar ce sunt un proces de afaceri și o structură organizatorică, cum să le determine optimitatea, să descrie procesul în cel mai scurt timp și să creeze și să implementeze corect noi reglementări. Metodologia este dezvoltată la nivelul modelelor de documente, structurilor de stocare a informațiilor, regulamentelor de lucru echipă de proiect, șabloane de comandă pentru întreprindere, care sunt emise la începutul lucrărilor de optimizare, în proces și la sfârșit. Acest lucru va menține structurile optime în viitor.

Schema formală a tehnologiei pentru descrierea și optimizarea proceselor de afaceri.

1. Sunt evidențiate procesele principale, auxiliare și limitative, descrierea lor este dată cu accent pe management. Folosind metode formale, se demonstrează că descrierea creată este adevărată. Pe parcursul descrierii, devine clar probleme problematice management care necesită o soluție, se formează un set de documente pentru utilizarea ulterioară de către întreprindere. „În condiții de luptă” se formează o echipă de analiști din angajații întreprinderii, care sunt capabili să analizeze și să mențină optimitatea structurii organizaționale în viitor.

2. Prin implicarea metodelor matematice formale, modelul procesului este optimizat: legăturile inutile sunt eliminate, ramurile și ciclurile nerezonabile sunt eliminate. În același timp, sunt luate în considerare cerințele unei situații specifice și proprietarii specifici ai întreprinderii (de remarcat că structura optimă matematic nu va fi întotdeauna optimă din punct de vedere politic).

3. După crearea și testarea unui model optim pentru condițiile date și structura organizatorică a companiei, se formează un set de reglementări pentru transformarea și funcționarea viitoare a întreprinderii. Mai departe, aceste transformări sunt realizate, reglementările sunt implementate. După ceva timp, se face o dovadă că structura creată efectiv funcționează adecvat cu cea optimă încorporată în model și este eficientă în ceea ce privește rezultatele de performanță.

4. Dupa crearea unor reglementari optime se stabileste una noua sau se modifica cea existenta (daca este posibil in principiu). Sistem informatic pentru a sprijini activitățile companiei conform noilor reglementări. Aceasta corectează:

· sistem de bugete ținând cont de susținerea noului proces;

responsabilitățile funcționale ale angajaților;

sistemul de motivare a personalului;

proceselor pentru sistemul calitatii.

5. La întreprindere se creează un grup de analiști (două sau trei persoane), care ulterior vor menține în mod independent optimitatea structurii și proceselor organizaționale, ținând cont de schimbările din situația pieței și condițiile externe.

După ce am studiat și structurat informațiile pe această temă, putem spune că nu există o abordare generală de temelie pentru optimizarea proceselor de afaceri, deoarece orice optimizare la o anumită întreprindere implică întotdeauna o abordare individuală. Dar legătura comună a oricărei abordări este întotdeauna scopul în sine - este îmbunătățirea funcționării organizației.

Optimizarea productieiînseamnă introducerea de tehnologii inovatoare și îmbunătățirea procesului de muncă. De regulă, o astfel de modificare este efectuată pentru a crește eficiența muncii și a reduce costurile întreprinderii.

Ce este optimizarea proceselor

Optimizarea producției este eliminarea deficiențelor întreprinderii, concentrându-se pe avantajele tehnologiei. Procedura presupune parcurgerea a trei etape: planificare, aprobare si implementare. Ajută la reducerea cantității greșelile managerialeși deficiențe, reduc costul de producție, cresc profitul întreprinderii și eficiența muncii. În plus, se poate introduce optimizarea producției pentru a ieși din criza financiară. Eficacitatea sa va deveni mai rapidă și mai evidentă dacă va fi direcționată către principalele procese tehnologice.

Optimizarea managementului producției trebuie efectuată în conformitate cu planul aprobat, care indică toate etapele și succesiunea implementării. Cel mai bine este să începeți cu ajustarea momentelor funcționale înguste, apoi riscurile întreprinderii sunt reduse și rămâne posibilitatea de a reveni la cursul anterior. De regulă, activitățile relevante se desfășoară cât mai curând posibil.

Optimizarea producției presupune îmbunătățirea structurilor acesteia, revizuirea relațiilor și interacțiunilor acestora (funcțiile unei unități pot fi atribuite alteia). De obicei, rezultatul unor astfel de acțiuni este: creșterea competitivității, creșterea vânzărilor și a profiturilor întreprinderii, formându-și imaginea pozitivă, dar mai multe despre asta mai târziu.

Rețineți că înainte de a efectua reforme, este necesar să analizați caracteristicile tehnologiei, să formulați sarcini și să creați o diagramă a procesului de afaceri.

Cum să optimizați producția fără a investi în echipamente

Este posibil să crești productivitatea unei companii fără a investi în echipamente? Editorii revistei General Director oferă trei modalități de optimizare a producției fără a cumpăra echipamente noi.

Ceea ce duce la optimizarea producției în întreprindere

Companiile producătoare se optimizează pentru a-și crește competitivitatea și, folosind diverse instrumente, reduceți elementul de cheltuială. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibilă atingerea obiectivelor stabilite. Uneori merită să reconsiderăm abordarea, metodele și modalitățile de implementare pentru a crește eficiența producției și a obține rezultatul dorit. Această concluzie a fost făcută de specialiștii de la BCG (Boston Consulting Group) după ce au studiat experiența multor întreprinderi industriale (inclusiv cele rusești).

Necesitatea studierii practicii creșterii eficienței producției a venit atunci când competitivitatea companiilor ruse a început să scadă din cauza faptului că la începutul anului 2010 ratele de creștere a salariilor personalului angajat în industrie nu se potriveau cu rata de creștere a productivității muncii. .

Amploarea problemei este arătată prin ilustrarea dinamicii remunerării specialiștilor companiei și a eficienței dezvoltării acestora. În China, creșterea salariului personalului a fost de două ori mai mare decât productivitatea, iar în Rusia a fost de opt ori. Acest lucru indică faptul că competitivitatea relativă a întreprinderilor industriale din Rusia a scăzut semnificativ (comparativ cu companiile similare din China). Scăderea a fost influențată și de faptul că ritmul de scădere a producției a depășit reducerea numărului de salariați.

În 2014, costurile de producție ale industriașilor noștri au ajuns la nivelul american. Acum un deceniu, o oră de muncă costa 7 dolari în Rusia și 18 dolari în SUA, iar astăzi acest raport arată astfel: în Rusia - 21,9 dolari, în SUA - 22,32 dolari. Boston Consulting Group citează dovezi că companiile rusești nu pot produce bunuri mai ieftine decât cele americane din cauza salariilor crescute și a costurilor cu energia. Numai optimizarea competentă a producției poate schimba situația.

Companiile industriale implementează diverse programe de îmbunătățire a eficienței folosind diverse metode și forme. Mulți au obținut succes în acest proces: au redus costurile și au crescut profiturile, și-au îmbunătățit calitatea mărfurilor, au redus timpii de livrare, au crescut implicarea angajaților. Din cauza măsurilor de optimizare insuficient ordonate, o serie de întreprinderi au primit avantaje locale. Companiile care au obținut rezultate tangibile își pierd treptat „fiibilitatea de luptă”, neatingând scopul principal - integrarea întregului proces de afaceri sau aplicarea tehnicilor necesare în toate diviziile structurale.

După ce au analizat modalitățile de implementare cu succes a optimizării, experții au concluzionat că un rezultat nereușit ar putea fi dacă:

• nu se ține cont de specificul departamentelor și atelierelor;
• optimizarea producției nu este complet calculată, adică nu există o secvență clară de utilizare a instrumentelor și consecințele nu sunt gândite;
• accentul se pune doar pe metodele de implementare;
• nu au fost elaborate instrucțiuni pentru șefii de departamente, pe baza cărora să poată gestiona reorganizarea.

Experiența practică sugerează că atunci când abordarea programului de îmbunătățire a eficienței este schimbată, aceasta poate fi intensificată.

Luați în considerare un exemplu. întreprindere industrială a optimizat producția și a atins niveluri foarte ridicate de productivitate și calitate a produsului. Cu toate acestea, după ceva timp (3-4 ani), performanța sa oprit mai întâi, apoi a scăzut complet. Optimizarea productiei acestei firme a inclus masuri care nu au fost sistematizate, ci au fost directionate catre ateliere individuale. În urma lucrărilor analitice, a fost luată în considerare o abordare holistică. Compania a oferit programului o „a doua viață”. Analiza comparativa a arătat necesitatea prioritizării plantelor, de a dezvolta și implementa o serie de activități. Optimizarea costurilor de producție a permis reducerea costurilor cu până la 15%:

• a redistribuit rapid resursele întreprinderii și a implementat oportunități de creare de valoare;
• comunicarea îmbunătățită între fabrici și abaterile identificate de la norme, de exemplu, indicatorii de eficiență (COP) și de producție au fost ajustați și au început să fie utilizați pentru atingerea performanței;
• a identificat metode inovatoare utilizate la nivelul intreprinderii si a sistematizat implementarea acestora in raport cu intregul lant tehnologic;
• optimizarea producției a fost coordonată după principiul „de sus în jos”, ceea ce a făcut posibilă distribuirea mai eficientă a resurselor materiale.

• să folosească în muncă cei mai importanți factori care afectează productivitatea muncii;
• depuneți eforturi pentru a obține rezultate rapide;
• urmează cu strictețe un anumit curs, ținând cont de capacitățile întreprinderii.

Cum să optimizați producția cu Kanban

Primul sistem Kanban a fost implementat în departamentul de suport tehnic al Microsoft în 2004. După 15 luni, performanța a crescut cu 200%, iar cererile clienților au început să ruleze cu 90% mai rapid. Aflați cum să implementați acest sistem în algoritm pas cu pas de la redactorii revistei „Director general”.

Cum să setați sarcini de optimizare a producției

Optimizarea producției implică rezolvarea problemelor asociate cu proprietățile concurente ale procesului tehnologic, cum ar fi:

• volumul producției - consumul de materii prime;
• volumul producţiei este calitatea mărfurilor.

O soluție eficientă constă în procesul de găsire a unui compromis pentru astfel de proprietăți.

Pentru a defini sarcinile de reorganizare, trebuie să comandați următoarele opțiuni.

1. Prezența obiectului și scopul optimizării. Sarcinile trebuie formulate separat pentru fiecare obiect de reformă, adică sistemul nu trebuie să includă mai mult de un criteriu, deoarece valorile extreme ale unui parametru nu vor coincide cu indicatorii de limită ai altuia.

Un exemplu de sarcină formulată incorect: „Atinge cea mai mare productivitate posibilă la cel mai mic cost de producție”.

Eroarea constă în faptul că sarcina are ca scop optimizarea a două cantități, de fapt, contrazicându-se.

Formularea corectă ar putea fi:

1. Obțineți cea mai mare productivitate posibilă la un cost de producție dat.
2. Obțineți cel mai mic cost de producție la performanța planificată.

În prima variantă, reorganizarea vizează productivitatea, iar în a doua, la cost.

2. Disponibilitatea resurselor de optimizare. Resurse înseamnă că obiectul selectat trebuie să aibă acțiuni de control, adică un anumit grad de libertate.

3. Posibilitatea de analiză cantitativă a valorii în curs de optimizare. Este posibil să se evalueze eficiența optimizării și să se compare eficacitatea unei anumite acțiuni de control numai atunci când există indicatori cantitativi specifici.

Care sunt metodele de optimizare a producției

În stadiul actual, optimizarea costurilor de producție este posibilă folosind o varietate de metode și strategii. Toate sunt aplicate mai mult sau mai puțin cu succes în practică și se încadrează în trei categorii principale:

1. metoda de jos în sus.
2. metoda de reinginerire.
3. Metoda abordării directivei.

Recepție „de jos în sus” se desfășoară în raport cu multe procese din întreprindere prin îmbunătățirea metodologiei și tehnologiei. Mai mult, structura companiei și principalele etape de producție nu sunt afectate, optimizarea vizează divizii obișnuite. Reinginerirea se bazează pe schimbări fundamentale introduse în procesul de afaceri, tehnologia și organizarea producției pentru a atinge un nivel calitativ nou. Metoda abordării directive presupune reducerea finanțării pentru diviziunile întreprinderii cu o anumită sumă.

Reducerea costurilor de jos în sus este o tehnică ideală pentru obținerea unui avantaj de cost pe termen lung fără investiții și riscuri mari. Implementarea programului se bazează pe principiul implicării numărului maxim de angajați ai întreprinderii în reorganizare în toate etapele de implementare (elaborarea și implementarea propunerilor pentru creșterea productivității muncii și îmbunătățirea eficienței proceselor tehnologice, creșterea indicatorilor de calitate la toate etapele de producție).

De exemplu, optimizarea costurilor de producție a fost realizată prin implementarea ideii de a acoperi rulmenții mesei cu role ai laminoarei pentru a elimina spălarea uleiului și a prelungi durata de viață. Rezultatul acestei modernizări a fost o economie de aproximativ 20-30 de mii de dolari. Dar dacă există o sută de astfel de idei, atunci în termeni anuali efectul va fi mai mare de un milion de dolari. De regulă, astfel de propuneri de raționalizare sunt la suprafață, trebuie doar să le acordăm atenție.

Aproape toate companiile pot optimiza costurile și pot îmbunătăți eficiența producției. Deci de ce nu o fac? Cel mai probabil, motivul este complexitatea organizațională a procesului.

Cu câteva decenii în urmă, o serie de companii s-au confruntat cu o problemă similară în timp ce lucrau cu clienții. Rezultatul rezolvării problemei a fost dezvoltarea unor metode de organizare și implementare a proiectelor mari la întreprinderi menite să reducă costurile „de jos în sus”. Programul s-a numit „TOP” - optimizare totală a producției. Se bazează pe experiența celor mai importante companii din lume și este în mod constant îmbunătățit. Rezultatele analizei eficacității implementării TOC arată că optimizarea costurilor de producție a condus la o reducere cu 16 la sută a costurilor totale în întreprinderile siderurgice, minerit și celuloză și hârtie.

Reinginerie- una dintre cele mai eficiente metode care vizează creșterea competitivității și reducerea costurilor întreprinderii. Această metodă necesită investiții semnificative și necesită mult timp, ceea ce poate anula efectul așteptat. În plus, procesele și tehnologiile cheie utilizate în industriile de producție de bază și-au epuizat deja resursele și nu sunt supuse unei optimizări radicale. Toate acestea sugerează că o companie care a conceput reinginerie trebuie să se gândească la reducerea unui număr de costuri de operare pentru a rămâne competitivă în timpul măsurilor serioase care vizează creșterea eficienței producției.

Abordarea directivă adesea cel mai eficient și mai rapid. În ciuda eficienței acestei metode, ea suferă foarte adesea de lipsa priorităților strategice. Reducerea bugetului diviziilor poate duce la faptul că întreprinderea nu va face profit, veniturile sale vor înceta să crească, iar locul în piață se va pierde. O abordare directivă ar trebui aplicată selectiv cu privire la acele structuri care își arată ineficiența (de exemplu, în comparație cu concurenții, un efectiv mare de ofițeri de personal).

Un bun exemplu de optimizare a producției

Astăzi, optimizarea pe scară largă a procesului tehnologic de producție se realizează la unele întreprinderi metalurgice rusești. De exemplu, la Uzina metalurgică Vyskunsky, 270 de propuneri de raționalizare au fost introduse în cadrul programului, a căror eficiență pe parcursul a doi ani s-a ridicat la 30 de milioane de dolari.

Compania de automobile Porsche, ca urmare a aplicării inovațiilor, a redus semnificativ timpul de sudare (de la șase săptămâni la trei zile) și numărul de defecte (de patru ori).

Optimizarea producției Goodyear (producția de anvelope) se realizează prin implementarea unui program care vizează reducerea timpului ciclului de producție. Astfel, compania urmărește să crească eficiența cu 135%. Ca urmare a implementării măsurilor, costul stocurilor a fost redus la jumătate, iar pentru materiile prime - cu 15%.

Compania „Khortytsya” a optimizat managementul întreprinderii în cadrul programului de clasă ERP Oracle J.D. Edwards Enterprise One. Mai mult, implementarea acestui proiect la distilerie a fost realizata cu implicarea specialistilor din departament si a consultantilor externi. Dezvoltarea ulterioară a inovațiilor în companie a continuat pe cont propriu.

Practica lui McKinsey dă motive de a concluziona că metoda de jos în sus poate fi eficientă, atunci când angajații companiei au fost motivați să facă activități de raționalizare în vederea optimizării producției. Un astfel de program într-un an și jumătate poate reduce costurile întreprinderii cu până la 40%.

Principii de bază ale optimizării producției la întreprindere

S-a spus mai sus că cel mai eficient program de optimizare a producției este implementat conform schemei TOP. Acum ne vom opri asupra acestei metode mai detaliat.

Tehnicile acestui program sunt complet diferite de alte metode de optimizare. În primul rând, pentru că atunci când este utilizat, schimbările se referă nu numai la eficiența producției, ci și la eficacitatea muncii angajaților întreprinderii, la motivația acestora. Astfel, programul vizează aplicarea pe termen lung.

O abordare complexă

Din denumire rezultă că metoda presupune un set de obiective: reducerea costurilor, creșterea productivității muncii și a calității produsului. În acest caz, eficiența se realizează prin extinderea subdiviziunilor cu rate scăzute de producție și obținerea de profit suplimentar datorită faptului că un produs de înaltă calitate înlocuiește un predecesor de calitate inferioară. De exemplu, la o uzină metalurgică, în timpul implementării TOP-ului, a fost făcută o propunere de înlocuire a mecanismelor de ridicare care mișcă rolele de tablă de oțel. Optimizarea turnatoriei s-a dovedit eficienta, intrucat marginile bobinelor s-au conservat mai bine (cu 80%), iar, firesc, calitatea marfii a crescut. Acest lucru a oferit companiei posibilitatea de a atrage noi clienți, de a crește numărul de produse produse și de a crește veniturile companiei.

Identificarea țintelor specifice de reducere a costurilor

Obiectivele specifice se bazează pe datele analizei întreprinderilor lider din industrie. La etapa de începere a implementării TOP, subdiviziunilor structurale li se atribuie sarcina de a reduce cu 40% costurile prevăzute de buget. Mai mult, calculul reducerii costurilor se face separat pentru fiecare sector, tinand cont de specificul acestuia. Materiile prime metalice sunt o cantitate nereductibilă, dar deșeurile de producție care sunt inevitabile în producerea plăcilor pot fi reduse. Atunci când nu este posibil să se determine valoarea costurilor ireductibile, atunci acestea sunt ghidate de performanța companiilor care reușesc în această industrie. Ca regulă generală, 40% din reducerea costurilor echivalează cu 15-20% din costurile totale. Desigur, o astfel de optimizare a costurilor de producție este o metodă dificilă, mai ales că procesul se desfășoară fără investiții suplimentare speciale. Dar este destul de realist să atingem obiectivul, deoarece acest lucru este practic confirmat de multe întreprinderi străine și interne. Dacă unitatea reușește să-și atingă obiectivele, atunci ea devine cu cap și umeri deasupra concurenților săi (chiar dacă aceștia sunt considerați mai de succes).

Utilizarea know-how-ului existent

Pentru organizarea și implementarea TOP, șefii de unități sunt în principal responsabili. De obicei, aceștia sunt mai competenți în problemele specifice ale departamentelor întreprinderii și știu care dintre ele au cel mai mare potențial de îmbunătățire a eficienței și ce modalități de optimizare a producției sunt cel mai bine folosite. Dacă în procesul de implementare sunt implicați subcontractanții și clienții TOP ai acestor structuri, atunci este posibil să se ofere o evaluare mai precisă a eficacității procesului. Faptul că ideile angajaților sunt folosite în timpul implementării programului le permite acestora să se simtă implicați în viața companiei. Și acest lucru are un efect benefic asupra mentalității corporative și stabilește o cooperare fructuoasă pe termen lung.

Un nou curs la „Școala Directorului General”

Folosind idei neconvenționale

Când programul este implementat, multe adevăruri comune sunt puse sub semnul întrebării. Ca ghid, aceștia folosesc de obicei experiența companiilor lider și cele mai de succes modele de optimizare a producției. De exemplu, în cadrul unui program de îmbunătățire a eficienței la o topitorie, a fost făcută o propunere de creștere a numărului de rezervoare utilizate pentru colectarea zgurii. Părea imposibil, dar numărul recipientelor folosite a crescut de 10 ori datorită introducerii unei metode neconvenționale de pulverizare cu o compoziție rezistentă la căldură. Performanța a fost urmărită cu precizie.

Urmărire clară a rezultatelor

Condițiile de optimizare a producției impun ca toate propunerile acceptate spre execuție să fie aplicate strict în conformitate cu planul și să aibă un rezultat specific care poate fi măsurat (de exemplu, reducerea bugetului unei unități structurale pentru achiziționarea de consumabile, materii prime etc. .).

Pentru a urmări progresul implementării programului și implementării planurilor, este creat un grup de control. I s-au acordat puteri largi și oportunitatea de a comunica cu conducerea superioară. Grupului i se atribuie o serie de sarcini, a căror cheie este de a determina rentabilitatea implementării TOP-ului, delimitându-l de toate celelalte modificări ale bugetului, care se pot datora instabilității cursului de schimb, fluctuațiilor. în prețurile materiilor prime și consumabilelor și alți factori.

• 4 metode de optimizare a controlului care sunt cel mai des folosite în practică

Câte niveluri are un proiect de optimizare a producției

În procesul de reorganizare are loc o creștere treptată a eficienței companiei, se dezvoltă calificările acesteia și începe să folosească avantajele acumulate. Optimizarea producției prevede trecerea a trei niveluri de maturitate, iar întreprinderile care au abordat cu competență acest proces le depășesc sistematic, trecând treptat de la o etapă la alta.

Desigur, fiecare companie implementează procesul de optimizare în felul său, aflându-se în stadiul său de dezvoltare (nivel de maturitate), având un plan individual de îmbunătățire.

Primul nivel de optimizare a producției

În această etapă se formează baza sistemului de optimizare a producției. Lucrarea are ca scop analizarea celor mai bune practici, diagnosticarea stării actuale a proceselor tehnologice, stabilirea obiectivelor și formularea sarcinilor pentru îmbunătățirea eficienței. Mai mult, se efectuează un studiu amănunțit în legătură cu indicatori cheie pentru mai mulți KPI care stau la baza performanței înalte (de obicei echipamente și linii de producție).

Specialiștii caută modalități alternative de reducere a pierderilor de producție prin creșterea eficienței și calității, reducerea costurilor și a timpului necesar pentru finalizarea ciclului de producție. În această etapă, este foarte important să aveți nu numai cunoștințe teoretice, ci și să le puteți aplica în practică (instalați echipamentul și mențineți-l în stare de funcționare), astfel încât să fie posibilă îmbunătățirea rapidă a funcționării structurilor individuale. unitati (fabrici).

Prin eficientizarea activității principalelor obiecte și procese din întreprindere, cum ar fi echipamentele, logistica și managementul, puteți trece rapid de la primul nivel de optimizare a producției (de bază) la următoarea etapă mai matură.

Al doilea nivel de optimizare a producției (mai matur)

Optimizarea producției trece la un nou nivel dacă, după introducerea metodelor de bază și a proceselor tehnologice, începe modernizarea atelierelor individuale și a companiei în ansamblu. În această etapă se elaborează standarde specifice, se creează condiții favorabile, se implică experți și se pun în practică cunoștințele teoretice. Toate acestea sunt necesare pentru a nu pierde experiența pozitivă acumulată în procesul de muncă. De obicei, etapa mai matură necesită mai mult timp, necesită o abordare sistematică și o mai bună organizare a angajaților.

La al doilea nivel începe optimizarea structurii producției în ansamblu. Ca urmare, compania realizează reduceri de costuri care nu afectează valoarea produsului în sine, cu alte cuvinte, costul de producție al acestuia este redus cu până la 15% (cu excepția materiilor prime și a altor componente), pierderi materiale. sunt reduse la aproape zero.

Companiile suferă de o lipsă de abilități specifice, experiență de conducere, echipe de experți care să sprijine introducerea de noi produse sau o anumită alocare a responsabilităților. Această concluzie poate fi trasă dacă luăm în considerare faptul că întreprinderile de multe ori pur și simplu nu acordă atenție celor mai importante puncte legate de organizarea și instrumentele de management, resursele de muncă, calificările și competența profesională a angajaților.

Măsurile de optimizare a producției ar trebui să includă o creștere obligatorie a competențelor personalului, pregătirea de specialitate a acestuia, de exemplu, în domeniul analizei pierderilor sau controlului deșeurilor în procesul de producție, în domeniul suportului tehnic etc. Potrivit experților, în pentru a organiza o afacere eficientă cu mărfuri, va dura cel puțin trei ani (sau chiar toți cei cinci).

Dacă optimizarea producției a dat un rezultat mic, dar semnificativ, iar complexul nu a fost implementat pe deplin, este posibilă accelerarea activităților pentru a trece la al doilea nivel (mai matur). Experții consideră că eficiența tangibilă poate fi atinsă numai dacă programul dezvoltat este implementat sistematic și sistematic în prezența unui management profesionist.

Al treilea nivel de optimizare a producției

Evenimentele de nivel al treilea sunt organizate în companii care sunt capabile să evalueze eficiența obținută ca urmare a muncii depuse și nu se opresc aici, ci continuă să lucreze pentru îmbunătățirea funcționalității producției: analizează sistemul de furnizare și implementare, schema de planificare și așa mai departe. Astfel, întreprinderile trec la următoarea etapă, care nu numai că optimizează procesul de producție, dar utilizează și instrumente mai complexe (planificare cuprinzătoare, reorganizare a managementului, specificarea ciclurilor tehnologice etc.).

De obicei, companiile care au trecut la al treilea nivel de optimizare sunt pe deplin conștiente de costurile care nu afectează valoarea produsului. Până în acest moment, procesele tehnologice au fost deja reorganizate. Eficiența diviziilor structurale, instalațiilor și echipamentelor îndeplinește cerințele standardelor mondiale de calitate, iar dezvoltarea companiei este posibilă datorită producției, care a devenit principala sursă de venit. În această etapă, deja dezvoltat și implementat tehnologii inovatoare pentru segmentarea produselor și strategia de management, planificarea și implementarea procesului principal îmbunătățit.

Desigur, trecerea la un nou nivel este o procedură complexă, dar dacă optimizarea producției se realizează în mod constant, atunci compania își va crește cu siguranță potențialul.

Dacă o întreprindere urmărește să obțină rezultate mai semnificative, atunci începe să reorganizeze managementul și serviciul, deoarece costurile ridicate în această parte a activității pot reduce semnificativ profitabilitatea afacerii în ansamblu. Experții notează că pentru a depăși piatra de hotar al primului sau al doilea nivel de optimizare, companiile implementează programe scurte țintite, iar pentru al treilea folosesc o gamă largă de tehnologii inovatoare.

Reveniți la primul nivel de optimizare a producției

Modelarea și optimizarea producției este nerealistă fără a depăși o serie de dificultăți, dar nu pot fi un motiv pentru a renunța la tot, deoarece este posibil să obținem eficiență într-un fel sau altul. Pentru a face acest lucru, va trebui să reveniți la nivelul inițial și să implementați programe mai scurte care acoperă o gamă mai mică de sarcini. Dacă utilizați sistemul de control, atunci cu optimizare rapidă, eficiența poate fi atinsă în cel mai scurt timp posibil (până la câteva zile). Această tehnică este recomandată de experți care au suficientă experiență și au văzut acest lucru în practică.

Principalul lucru este că optimizarea producției se realizează cu ajutorul celor mai eficiente pârghii. Este necesar să studiem totul cu atenție și să trageți concluzii despre care dintre metode ar trebui utilizate în acest moment și care mai târziu. Pentru asta ai nevoie de:

• stabilirea probabilității predominante de obținere a eficienței din punct de vedere al timpului, al mărimii resurselor și al beneficiilor materiale;
• să concentreze resursele pentru care poate exista deficit în zonele de producție selectate pentru optimizare rapidă;
• să pregătească măsuri coordonate pentru introducerea rapidă a metodelor inovatoare în departamentele în care se realizează optimizarea producției;
• să creeze condiții care să motiveze angajații să lucreze rapid și să justifice anumite riscuri.

După cum arată practica, cea mai reușită reorganizare rapidă poate fi realizată în 5 domenii:

1. Optimizați utilizarea echipamentelor prin creșterea eficienței echipamentelor, îmbunătățirea calității serviciilor și reducerea timpilor de nefuncționare.
2. Optimizați rentabilitatea pieselor de prelucrat prin reducerea pierderilor care apar din cauza capacității insuficiente a echipamentelor.
3. Reorganizați logistica prin creșterea activității depozitelor și reducerea costurilor de transport.
4. Optimizați stocurile prin calcularea mai precisă a volumelor de producție, orientându-le către cererea proiectată, ceea ce va ajuta la eficientizarea mișcării și potențialului materiilor prime și materialelor.

Programul planificat va avea succes dacă un număr mic de instrumente specifice sunt introduse în cele mai eficiente segmente ale întreprinderii. Potrivit experților, se observă rezultate rapide în următoarele zone de producție:

• îmbunătățirea performanței echipamentului;
• dezvoltarea personalului;
• reducerea numărului de produse defecte.

Toate domeniile de mai sus se pretează analizei și, de regulă, nu necesită investiții mari. În plus, în aceste zone există întotdeauna potențialul ca optimizarea volumelor de producție ale firmei să fie eficientă.

• Procesele de afaceri din depozit: un plan pas cu pas pentru optimizarea ridicării comenzilor

Optimizarea totală a producției: 6 etape de implementare

Etapa numărul 1. Organizarea procesului

Organizarea procesului TOP este cea mai importantă etapă. În această perioadă lucrarea desemnează domeniile de activitate către care se va direcționa optimizarea producției, sunt repartizate responsabilitățile managerilor și membrilor grupului, iar participanții la proces sunt instruiți.

Ca zonă de reorganizare poate fi desemnată ca fiind mică unități structuraleși segmente mai mari ale întreprinderii. În mod obișnuit, nu mai mult de 300 de persoane sunt implicate în susținerea vieții unei unități optimizate. Procesul este condus de obicei de șefii sau adjuncții acestora din aceste unități.

Indicatorul cheie pentru selecția lor este dorința de a participa la optimizare, respectul echipei și, desigur, pregătirea profesională și abilitățile intelectuale ale candidatului. Merită să-i motivezi pe manageri oferindu-le posibilitatea de a implementa idei care nu au fost folosite până acum din diverse motive obiective.

În plus, este necesar să se acorde șansa de a-și arăta potențialul membrilor echipei (grupului de lucru) și conducerii șefului. Optimizarea costurilor de producție devine responsabilitatea liderilor de grup: elaborarea propunerilor, calculele de eficiență, aprobarea autorităților superioare. Organizarea procesului TOP, de regulă, are următoarea formă:

Etapa #2: Stabilirea obiectivelor

Sarcina cheie a etapei este de a determina scopul reducerii costurilor. Se recomandă începerea lucrărilor prin calcularea bugetului pe unitatea de producție. Această fază poate fi simplificată: în timpul formării unităților, este necesar să se concentreze asupra diviziei organizaționale stabilite în întreprindere și asupra metodologiei de contabilizare a finanțelor. Când se stabilește bugetul obiectului, se întocmește o schemă de optimizare a producției, a recepției de materii prime și materiale. Costurile fiecărei unități de producție sunt împărțite între toate operațiunile și astfel se găsesc costul aproximativ al unui proces individual de afaceri.

După aceea, toate costurile sunt împărțite în două grupe: tehnice și operaționale (adică, energie și materii prime), costurile nereductibile și costurile care nu sunt luate în considerare în proiect (să presupunem amortizarea). De obicei, o anumită proporție a costurilor operaționale și tehnice se încadrează în categoria nereductibile, a căror valoare este determinată prin calcule teoretice ale celor mai mici cerințe. Cu alte cuvinte, ei calculează nivelul minim admisibil de utilizare a materiilor prime și energiei, cu condiția să nu existe deșeuri, scurgeri etc. Toate celelalte costuri ale întreprinderii aparțin grupului celor care pot fi reduse.

Când s-au făcut toate calculele necesare (a fost stabilit bugetul departamentelor și atelierelor, au fost determinate costuri nereductibile), atunci se stabilește un nou obiectiv pentru unitățile de producție - reducerea părții rămase a costurilor cu 40 %. Pentru a-l realiza, șeful unității și echipa sa de sprijin trebuie să elaboreze propuneri de raționalizare sănătoase din punct de vedere economic, a căror eficacitate va fi de cel puțin 40% din bugetul care urmează să fie redus.

Etapa 3. Elaborarea propunerilor de reducere a costurilor

Brainstormingul este o metodă cheie pentru alegerea unei idei pe baza căreia se va realiza optimizarea costurilor. Evenimentul este organizat și condus de șeful unității structurale cu participarea membrilor grupului de inițiativă, a angajaților unității, a subcontractanților și a clienților. De regulă, rezultatul acestei lucrări este un număr mare de propuneri și idei de raționalizare care vizează reducerea costurilor întreprinderii, creșterea eficienței producției și îmbunătățirea nivelului de calitate al produselor. Rețineți că absolut totul este luat în considerare, chiar și cele mai fantastice afirmații, deoarece scopul atacului este de a lucra cel mai mare număr idei (nu se pune problema calității lor).

Toate propunerile primite trebuie înregistrate, formalizate și introduse în baza de date, după care sunt supuse unui test de eficacitate (o evaluare a posibilelor rezultat financiar, se determină nivelul de risc, momentul și gradul de complexitate al implementării programului). Dacă, ca urmare a brainstorming-ului întreprins, nu a fost dezvoltată o soluție care să poată reduce costurile de producție cu 40%, atunci devine necesar să se efectueze un sondaj suplimentar asupra angajaților departamentelor pe baza căruia este planificată optimizarea, pentru a atrage experți și studiați experiența companiilor de vârf - reprezentanți ai industriei dvs.

Etapa 4. Evaluarea propunerilor depuse

În această etapă, se face o evaluare a complexității implementării ideilor pentru optimizarea producției: este specificat volumul investițiilor, este determinată eficacitatea implementării (inclusiv eficiența economică), problemele sunt convenite cu furnizorii, subcontractanții și alți participanți la proces. . Pe măsură ce lucrările avansează, propunerile sunt înlocuite. Într-un cuvânt, există o împletire constantă a etapelor a treia și a patra.

Rezultatul acestei faze ar trebui să fie o listă de idei gata făcută, a cărei implementare va face ca procesul de producție și optimizarea producției să fie cât mai eficiente. Mai mult, investiția ar trebui să se achite în doi ani de la muncă.

Acest articol vorbește despre 7 trucuri simple care pot fi folosite pentru a optimiza atât procesele de afaceri în ansamblu, cât și subprocesele și operațiunile.

Aceste tehnici nu sunt „know-how”, ci au fost de multă vreme folosite în mod activ în întreaga lume. Scopul acestui articol este acela de a compila o „cheat sheet” simplă și scurtă care să descrie principalele tehnici de optimizare.

Tehnica #1 - Eliminarea IFR (rezultatul final ideal) din proces.

Atunci când optimizați orice proces de afaceri, este necesară o descriere clară a RBI. După cum a ghicit cititorul sofisticat, acesta este primul pas din algoritmul pentru rezolvarea problemelor inventive create de dezvoltatorii TRIZ. Ce ar părea mai ușor decât formarea IFR atunci când proiectăm un proces de afaceri? Dar conștiința unei persoane joacă cu el o glumă crudă, concluzând căutarea IFR exclusiv în cadrul procesului în sine.

Exemplul 1

Compania, cu sediul la Moscova, produce produse care sunt utilizate de clienții din întreaga CSI. Compania dispune de un centru logistic care livreaza marfa clientului cu propriile camioane. Recent, costurile de întreținere a centrului logistic a fost în creștere. Acestea. livrarea produselor către clienți în același mod devine problematică. O modalitate incorectă de a defini RBI ar fi următoarea: „Reduceți costurile de transport de către centrul nostru logistic cu 10%” În acest caz, pot fi găsite o serie de soluții deloc rele:

a) schimba camioane cu altele mai avansate care necesita cost mai mic pentru reparatii si intretinere

b) folosiți combustibil mai ieftin

c) negociază cu clienții pentru a-i convinge să plătească mai mult pentru transport etc.

Dar, în același timp, autorul optimizării procesului închide pentru el însuși toate celelalte resurse ale acestei situații. Ce oportunități sunt trecute cu vederea? Pentru a răspunde la această întrebare, să formăm IFR-ul într-un mod diferit, și anume, pe baza înțelegerii că sensul procesului de afaceri ar trebui să depășească propriul său. Acestea. sensul muncii centrului logistic nu este în munca centrului logistic în sine, nu în faptul că încărcătorul ar pune produsul companiei pe camion, iar șoferul l-ar duce clientului, ci în a ajuta la implementarea unui proces de afaceri mai global, respectiv vânzarea produselor companiei, prin livrarea mărfurilor către clienții companiei. Prin urmare, în acest caz, IFR, în opinia mea, va suna mai bine formulat după cum urmează: „Faceți ca primirea produsului companiei de către clienți să nu fie mai scumpă decât N ruble pe V km”. Astfel, atunci când se caută soluții la această problemă, conștiința nu se mai limitează la munca centrului logistic, dar în același timp nu exclude posibilitatea utilizării acestuia, iar la soluțiile posibile deja obținute le adăugăm pe cele care în primul caz nu a putut veni din cauza unor zone mai restrânse de căutare a soluțiilor:

d) externalizarea livrării

e) posibilitatea de reduceri pentru clienții care ridică produse pe cont propriu

f) deschiderea producției în regiunile în care sunt prezenți clienți mari etc.

Cum se folosește recepția?

Să formeze un IFR care să poată fi realizat nu numai prin implementarea procesului, ci și prin toate mijloacele disponibile, așa cum a fost în exemplu.

Recepția numărul 2 - Excluderea pașilor inutile din proces.

La implementarea acestei tehnici, este necesar să se ia în considerare scopul fiecărui pas al procesului, să se întrebe dacă orice pași poate fi exclus sau combinat.

Exemplul 2

În compania Technosila, la angajarea unui vânzător pentru un loc de muncă, acesta a trebuit să treacă prin următoarele etape:

• Interviu telefonic cu managerul de resurse umane
• Interviu față în față cu managerul de resurse umane la biroul central
• Interviu cu managerul magazinului
• Aduceți documentele necesare pentru angajare la biroul central

Și abia după ce a trecut prin toate aceste etape, a putut începe să lucreze în magazinul ales de el.

Sarcinile managerului de HR sunt să excludă persoane aleatorii, precum cele care nu se potrivesc ca vârstă, studii și loc de reședință etc., pentru un interviu cu directorul magazinului. rolul managerului de personal este un fel de filtru, iar decizia de angajare este dusă de managerul magazinului. După analizarea sarcinilor acestor etape, conducerea a ajuns la concluzia că etapele 2 și 4 sunt redundante. De asemenea, este posibil să eliminați un candidat care nu îndeplinește cerințele de bază în timpul unui interviu telefonic. A patra etapă, și anume înregistrarea angajatului, a fost transferată direct în supermarketul unde va lucra viitorul angajat.

Cum se folosește recepția?

• Există etape care se dublează una pe alta, este posibil să se elimine una dintre ele?
• Sunt toate etapele procesului necesare pentru scopul principal al procesului, dacă există, fără de care vă puteți descurca?

Recepția nr. 3 - modificarea succesiunii etapelor de execuție a procesului

Exemplul 3

În cartea sa Cum să vă curățați afacerea, Mikhail Rybakov descrie exemplu interesant proceduri de credit bancar. Secvența acțiunilor descrise este de așa natură încât mai întâi directorul băncii întocmește toate documentele și numai atunci când 90% din muncă este efectuată, se trimite o solicitare către serviciul de securitate. În cazul în care serviciul de securitate nu aprobă eliberarea unui împrumut, 90% din muncă se dovedește a fi irosite de ore de muncă, amortizarea echipamentelor și a altor consumabile, plus profituri pierdute. Este clar că fiecare afacere are propriile riscuri, dar sarcina managerului urmărește să le reducă în toate modurile posibile, iar în acest caz este extrem de ușor să o faci. Tot ce trebuie să faci este să verifici potential client serviciul de securitate să facă unul dintre primii pași în procedura de obținere a unui împrumut, acest lucru vă va permite să nu faceți operațiuni inutile în caz de refuz.

Cum se folosește recepția?

Analizați pas cu pas procesul de afaceri prin întrebări.

Care dintre pașii procesului sunt cei mai importanți pentru finalizarea cu succes a procesului?

Acești pași pot fi mutați mai aproape de începutul procesului?

Tehnica #4 - Operații de împărțire

I.L. Vikentiev la seminarii repetă în mod repetat că, cu cât procesele de afaceri sunt mai perfecte, cu atât impun mai puține cerințe privind calificările angajaților. Esența acestei tehnici este tocmai într-o astfel de zdrobire a proceselor și operațiunilor, ceea ce duce la o simplificare a procesului în ansamblu. De fapt, acesta este un principiu de funcționare al transportorului cunoscut din cele mai vechi timpuri. Unul dintre cele mai strălucite exemple ale modului în care un astfel de principiu poate crește productivitatea este cazul descris de Adam Smith.

Exemplul 4

Meșterul englez din secolul al XVII-lea a ținut un atelier în care se făceau ace. Fiecare ucenic a condus procesul de producție de pin de la început până la sfârșit. Din cauza crizei economice, proprietarul nu a putut plăti pentru munca angajaților calificați ai atelierului său, astfel încât cooperarea acestora a fost încetată (i-a concediat). Drept urmare, s-a decis împărțirea producției de pini în mici operații secvențiale. Fiecare dintre aceste operațiuni putea fi stăpânită de orice persoană nepregătită, sau mai bine zis, ei recrutau băieți de pe stradă de 15-16 ani. Datorită acestei mișcări, nu doar costurile cu forța de muncă au scăzut, dar producția a crescut de peste 200 de ori! Dacă mai devreme atelierul producea aproximativ 80 de ace pe zi folosind munca meșterilor pricepuți, acum atelierul producea 48.000 de ace prin eforturile ucenicilor.

Cum se folosește recepția?

Ce operațiuni din proces necesită cea mai mare abilitate a interpretului?

Aceste operații pot fi împărțite în operații mai simple, astfel încât cerințele pentru executant să fie reduse?

Recepția numărul 5 - Efectuarea de operațiuni în afara procesului principal

Adesea, în procesele complexe, saturate de operațiuni, același executant efectuează toate operațiunile, ceea ce întârzie semnificativ procesul și, de asemenea, reduce semnificativ calitatea acestuia. Pentru că, după cum știm, vagoanele principale sunt foarte rare. Ne putem convinge de acest lucru analizând un atelier de reparații auto din mediul rural, unde același angajat se ocupă și cu repararea „funcționării” și, dacă va fi necesar, se va ocupa de repararea carburatorului, ceea ce este greu de imaginat în orice atelier echipat profesional.

Exemplul 5

În holdingul de mobilă Stolplit, inițial, vânzătorii erau implicați în întregime în procesarea creditelor. În acest sens, au apărut o mulțime de dificultăți în activitatea punctelor de vânzare:

• în primul rând, procesul de înregistrare în sine a fost mult întârziat, adică. Am spus deja că nu poți fi profesionist în orice, atât în ​​vânzări, cât și în pregătirea documentelor bancare.
• în al doilea rând, din motive evidente, la cererea de credite, numărul total de clienți deserviți a scăzut; cifra de afaceri a scăzut
• în al treilea rând, vânzătorii au făcut adesea greșeli la completarea documentației de împrumut, ceea ce a redus din nou numărul de împrumuturi acordate etc. etc.

În situația descrisă, se vede clar că împrumutul este ancora care încetinește procesul de vânzare în punctele de vânzare cu amănuntul, dar ar trebui, dimpotrivă, să-l stimuleze. pentru că Este absolut clar că astăzi nici un punct nu se poate face fără furnizarea unui serviciu de vânzare pe credit. În fața unei contradicții clare, serviciul vânzării pe credit ar trebui să fie prezent la punctul de vânzare, dar în același timp să nu atragă resurse.

Ieșirea a fost simplă: a fost creat un centru de procesare a creditelor de la distanță (UCSC), care a funcționat cu toate băncile partenere Stolplit. Sarcina vânzătorului era doar să facă o fotocopie a pașaportului și să o trimită la UCSC pentru a indica tipul, suma și termenul împrumutului.

Cum se folosește recepția?

Analizați pașii procesului de afaceri prescris prin întrebări

Care pași ai acestui proces consumă cel mai mult energie?

Aceste operațiuni pot fi încredințate altor interpreți fără a afecta procesul? Mai mult, este important să înțelegem că operațiunile pot fi încredințate nu numai de un angajat al companiei lor, ci și externalizate.

Recepția nr. 6 - Combinarea unei operații în timp și (sau) spațiu

Exemplul 6

Consolidarea extracției și producției. Producția de conserve de pește este adesea localizată direct pe vasele care sunt angajate în pescuit. La locurile de extracție a mineralelor, prelucrarea acestora este adesea organizată.

Exemplul 7

Într-un salon de înfrumusețare, mai mulți maeștri pot lucra cu un client în același timp.

Cum se folosește recepția?

Analizați pas cu pas procesul de afaceri punând întrebări:

Dacă în acest proces operațiile ar fi mai oportun să se unească în timp și (sau) spațiu?

Recepția numărul 7 - Automatizare, transferul de performanță a unei părți sau a tuturor funcțiilor mașinii

Această tehnică este utilizată într-o situație în care un dispozitiv tehnic poate prelua în totalitate toate operațiunile pentru implementarea procesului, iar o persoană deservește periodic dispozitivul.

Exemplul 8

Primele automate care îl înlocuiau pe vânzător au apărut în Statele Unite în anii 1880.

În 1946 primul aparate de cafeaînlocuind nu numai vânzătorul, ci și barmanul, deoarece nu doar vândută, ci și preparată cafea din boabe întregi prăjite.

Cum se folosește recepția?

Analizați pas cu pas procesul de afaceri prin întrebări:

Daca in momentul de fata dispozitive tehnice (masini, programe) care pot efectua operatii prezente in proces fara pierderi de calitate.

Lista surselor:

1. Cartea electronică „Introducere în TRIZ. Concepte și abordări de bază” v. 3.0
2. Tehnica creativă: „Ideal rezultat final(IQR)"
3. Rybakov M.Yu. Cum să pui lucrurile în ordine în afacerea ta. Practicum” Icarus 2011
4. Oleg Bezrukov „Este posibil să creștem productivitatea muncii cu 10.000% într-un an?”

Bondarenko Denis Alekseevich, antrenor de afaceri.