Abordări ale organizării muncii de birou și managementului documentațieiîn Rusia și în Occident sunt diferite. În Rusia, este planificată centralizarea procesării documentelor pentru a exercita un control unitar asupra trecerii și executării acestora. Documentele sunt raportate mai întâi conducerii organizației și, în același timp, se formează o decizie de management adecvată. Apoi decizia coboară treptat prin intermediul autorităților - către interpreți anumiți, din ce în ce mai detaliați.
Cu fluxul de lucru tradițional pe hârtie, execuția unui document, inclusiv emiterea unei rezoluții asupra acestuia, este asociată cu transferul documentului original (copia acestuia) de la un funcționar la altul. În același timp, orice mișcare a unui document sau o acțiune asupra unui document este înregistrată de către serviciile relevante (angajați-funcționari) prin marcare în formularele de înregistrare1.
Astfel, atunci când documentul este executat, apar două fluxuri de informații. Primul flux este legat de schimbarea documentului în sine:
1) documentul ajunge la birou, unde este înregistrat;
2) de la birou, documentul se transmite șefului pentru o rezoluție asupra acestuia;
3) după pronunțarea hotărârii și numirea executorilor, actul și copiile acestuia se transmit executorilor;
4) documentul executat este trecut la dosar.
Al doilea flux de informații este închis la formularul de înregistrare, în care sunt înregistrate datele:
1) la momentul înregistrării documentului: numărul de înregistrare atribuit documentului, informații despre corespondenții documentului primit, un rezumat al documentului, alte date generale (de exemplu, componența documentului, note etc. .);
2) Faptul adoptării hotărârii se consemnează prin adăugarea la fișa de înregistrare a informațiilor despre autorul rezoluției, textul rezoluției, numele executorilor actului, termenul de executare a actului, numit de autorul rezoluției;
3) la executarea actului se adaugă la fișa de înregistrare textele proceselor-verbale ale executorilor, termenul efectiv de executare a actului;
4) radierea înscrisului în cauză este însoțită de adăugarea pe fișa de înregistrare a numerelor (denumirilor) cazurilor, în care se vor păstra originalul și copiile documentului executat.
Prezența a două fluxuri de informații este o caracteristică a muncii de birou din Rusia și ilustrează procedura stabilită, când unii angajați lucrează cu documente, în timp ce alții controlează progresul executării documentelor din motive formale. Acest lucru dă naștere la o serie de probleme, principala dintre acestea fiind contradicția dintre controlul centralizat al muncii cu documente și, de fapt, procesul descentralizat de executare efectivă a documentelor.
Ca urmare, este practic imposibil să urmăriți centralizat mișcarea documentelor în timp real fără utilizarea instrumentelor de automatizare: la urma urmei, acest lucru necesită costuri uriașe de muncă nu numai pentru menținerea jurnalelor de înregistrare și a dulapurilor de dosare în fiecare divizie, ci și pentru consolidarea rapidă centralizată a informațiilor relevante în registre unificate ale întreprinderii. Lipsa tehnologiei automate de gestionare a documentelor duce în cele din urmă la faptul că, de regulă, la un moment arbitrar, este imposibil să spunem exact ce documente lucrează instituția, care este istoricul și starea actuală a unei anumite probleme, ce fac mai exact interpreții.
În acest sens, M.V. Larin notează „necesitatea trecerii la crearea unor sisteme de management de înaltă eficiență pentru întreg complexul de resurse informaționale și documentare în atingerea obiectivelor de management strategic și operațional în orice organizație, în special în aparatul administrației de stat”1.
Abordarea occidentală a managementului se caracterizează printr-un grad fundamental mai mare de descentralizare a drepturilor și responsabilităților. Acest lucru se exprimă prin faptul că funcționarii responsabili cu rezolvarea anumitor probleme din organizație au toate competențele necesare pentru a lucra cu documentele relevante.
De exemplu, spre deosebire de schema de mai sus, după primirea documentului fără înregistrare și introducerea acestuia în cabinetul de dosare, acesta va fi trimis direct antreprenorului, iar soarta sa ulterioară va depinde doar de conștiinciozitatea angajatului. Desigur, o astfel de descentralizare a muncii cu documente simplifică foarte mult organizarea fluxului de lucru.
Serviciile naționale de standardizare din cadrul Organizației Internaționale de Standardizare - ISO (International Organization for Standardization, ISO) au elaborat Reguli comune pentru pregătirea și prelucrarea documentației internaționale. În prezent, în această organizație sunt reprezentate organismele naționale din 130 de state.
Această abordare se bazează pe standarde internaționale – reglementări în domeniul managementului documentației, inclusiv a documentelor electronice. În primul rând, acesta este standardul ISO 15489, care a fost adoptat ca ISO 15489-1:2001 „Informații și documentație. contabilitatea operațională. Partea 1: Principii generale” și ISO 15489-2:2001 „Informații și documentație. contabilitatea operațională. Partea 2: Raport”. Aceste acte au fost elaborate de Organizația Internațională de Standardizare, structurile relevante ale Uniunii Europene, comitetele naționale de standardizare și alte organizații guvernamentale, precum și asociațiile de specialiști în acest domeniu.
Reglementările internaționale și străine privind gestionarea documentelor diferă semnificativ de cele interne prin faptul că acestea nu sunt instrucțiuni extrem de clare și precise, ci o descriere a ideilor, cerințelor și metodelor generalizate fără metode specifice pentru implementarea lor practică, care este atribuită utilizatorului. De obicei, pentru organizații, acestea sunt de natură consultativă.
În munca de birou casnică, accentul a fost pus în mod tradițional pe prelucrarea detaliilor și a formelor documentelor. Sistemele de management al documentelor au implementat funcțiile de simpla înregistrare a informațiilor și controlul formal al evoluției documentelor de către executori, de-a lungul întregului lanț de execuție a emisiunii. În același timp, în prezent, cerințele pentru sistemele automatizate ale instituțiilor de învățământ preșcolar sunt o reflectare a etapelor semnificative de planificare, motivarea personalului pentru activități, luând în considerare informațiile experților, evaluările experților și previziunile, care sunt din ce în ce mai luate în considerare atunci când a lua decizii.
Standardele ISO definesc un document ca fiind o informație creată, obținută și reținută de o organizație sau individ ca dovezi în sprijinul obligațiilor legale sau activităților de management. Spre deosebire de terminologia stabilită a standardelor ruse, în ISO sarcina principală a termenului „document” cade pe funcțiile pe care documentele le implementează în procesele de afaceri ale organizațiilor, și nu pe caracteristicile formale ale documentului.
Managementul înregistrărilor este înțeles ca aria de gestiune responsabilă pentru controlul eficient și sistematic al creării, primirii, păstrării, utilizării și stabilirii soartei documentelor, inclusiv procesele de colectare și păstrare a dovezilor activității și informațiilor despre aceasta în forma documentelor.
Cele mai generale principii ale managementului documentelor (crearea, colectarea și gestionarea oricăror documente pe orice suport) și resursele informaționale dintr-o organizație, notate în ISO, includ stabilirea și documentarea:
1) regulile și standardele de bază pentru lucrul cu documentația în organizație;
2) repartizarea responsabilitatii si autoritatii in domeniul muncii cu documentatie intre angajatii organizatiei;
3) procese și tehnologii de afaceri.
În Rusia, ISO 15489 a fost aprobat la 12 martie 2007 ca GOST R ISO 15489 pentru a accelera implementarea sa în practică. Standard ISO:
1) reglementează gestionarea documentelor pe orice suport în orice format și a resurselor informaționale create, create sau primite de organizații de orice formă de proprietate în cursul activităților lor, precum și de către persoanele ale căror atribuții profesionale sunt crearea și (sau) prelucrarea documentelor;
2) facilitează dezvoltarea și implementarea sistemelor de management al documentelor în organizații sau îmbunătățirea acestora;
3) necesită elaborarea documentelor de reglementare locale (interne) ale organizației;
4) cere ca sistemul de control al accesului la înregistrări să asigure asigurarea unui control adecvat al accesului prin stabilirea stării de acces atât pentru documente, cât și pentru utilizatori;
5) indică faptul că managementul înregistrărilor într-o organizație ar trebui să includă înființarea, aplicarea și administrarea sistemelor de management al înregistrărilor integrate cu sistemele de management și procesele de management;
6) fixează cele mai importante tipuri de muncă în procesul de creare a unui sistem automat de suport documentar pentru managementul organizației: fixarea informațiilor despre ce tipuri de activități de afaceri necesită documentare; când, cum și unde trebuie create documentele;
7) stabilește ca din politica de gestionare și păstrare a documentelor să fie acceptate de conducerea organizației și să se aplice tuturor angajaților ale căror funcții includ crearea de documente; stabilește responsabilitatea pentru orice document din organizație la fiecare nivel de conducere;
8) conține recomandări pentru gestionarea documentelor organizației pentru a îndeplini cerințele standardelor internaționale de management al calității ISO;
9) nu reglementează gestionarea documentelor de arhivă în organizații (instituții arhivistice).
10) conține recomandări pentru dezvoltarea și implementarea unui sistem de management al documentelor într-o organizație.
Multe prevederi ISO sunt direct legate de protecția informațiilor și a suporturilor acesteia, de securitatea organizației în sine, a angajaților acesteia și a mediului extern al acesteia în legătură cu stocarea și distrugerea autorizată a informațiilor în conformitate cu cerințele legislației naționale în vigoare. Astfel de prevederi sunt utilizate în elaborarea reglementărilor pentru sistemul de securitate a informațiilor din orice organizație.
Rezumând cele de mai sus, trebuie menționat că elaborarea documentației de management nu trebuie să fie un scop în sine, ci trebuie să adauge valoare. Obiectivele suportului documentației de management modul în care subsistemele sistemului de management ar trebui să corespundă obiectivelor organizației și managementului acesteia. Documentația suport al managementului ar trebui să reflecte interacțiunea elementelor sistemului de management și să contribuie la eficacitatea acestei interacțiuni. Pentru a face acest lucru, managementul documentației în sine trebuie să devină un sistem de componente interconectate, care interacționează, care se sprijină reciproc.

Acestea sunt principalele abordări ale organizării suportului de documentare pentru management

Întregul proces de management este pătruns de informații, care stau la baza luării deciziilor și se bazează pe munca operațională cu documente în care este consemnat. Organizarea muncii cu documente afectează calitatea muncii aparatului de conducere, organizarea și cultura muncii angajaților manageriali.

Suportul documentației managementului devine unul dintre principalii factori de competitivitate ai oricărei întreprinderi. Gestionarea corectă a cazurilor reduce timpul necesar căutării, crește acuratețea și actualitatea informațiilor, elimină redundanța acesteia. Prin urmare, este necesară îmbunătățirea organizării muncii cu documente.

Pentru a îmbunătăți suportul documentativ al conducerii în Pravda SRL, se propune introducerea unei serii de modificări și completări în organizarea muncii de birou. Este necesar să se elaboreze un set de documente de reglementare și organizatorice.

Acest pachet trebuie să includă următoarele documente:

• Instrucțiuni pentru efectuarea lucrărilor de birou;
• Programul fluxului de documente
• fișa postului de secretar - grefier;
• nomenclatura de caz.

Organizarea corectă a muncii cu documente este o problemă extrem de importantă pentru orice organizație; prin urmare, este esențial ca salariatul căruia i se încredințează servicii de documentare să nu aibă alte atribuții funcționale care nu au legătură cu munca de birou.

Baza pentru unificarea și dezvoltarea noilor documente sunt standardele de stat pentru documente.

Procesul tehnologic de prelucrare a documentelor prevede utilizarea unei noi scheme de flux de lucru care ia în considerare volumul acesteia, structura organizatorică, amplasarea unităților structurale, numărul optim de instanțe de mișcare pentru anumite categorii de documente și operațiunile efectuate la fiecare dintre instanțe. . Îmbunătățirea suportului de documentare în Pravda LLC trebuie realizată în mod consecvent cu participarea activă a tuturor managerilor și specialiștilor, precum și a angajaților întreprinderii.

Tabelul 3.1

1. În urma analizei instituției de învățământ preșcolar Pravda SRL, a fost scoasă la iveală absența documentului normativ și metodologic necesar, precum instrucțiuni pentru munca de birou. Aceasta a determinat această direcție de îmbunătățire a muncii de birou.

Instrucțiunea de lucru de birou definește regulile, tehnicile, procesele de creare a documentelor și procedura de lucru cu acestea și, de asemenea, reglementează anumite domenii legate de specificul întreprinderii. Instrucțiunea stabilește forma de organizare a fluxului de lucru, determină procedura de lucru cu documentele angajaților întreprinderii în calitate de executori de documente, stabilește sarcinile funcționale ale persoanelor responsabile cu munca de birou din diviziile structurale.recomandările practice sunt cele mai aplicabile pentru crearea de documente legate de activitatea comercială.

Manualul de păstrare a evidenței, care reflectă politica în domeniul managementului documentelor, ar trebui revizuit în mod regulat pentru a reflecta nevoile curente ale activităților de afaceri.

În conformitate cu standardul național GOST R ISO 15489-1-2007 „Managementul documentelor. Cerințe generale” organizațiile ar trebui să definească și să documenteze o politică de gestionare a documentelor. Scopul său ar trebui să fie acela de a crea și gestiona înregistrări fiabile și utilizabile care pot sprijini activitățile de afaceri pentru o anumită perioadă de timp.

Instrucțiunea ar trebui să conțină următoarele secțiuni:

• 1. Dispoziții generale.
• 2. Reguli de întocmire și executare a documentelor.
• 3. Cerințe pentru detaliile documentelor.
• 4. Organizarea fluxului de lucru.
• 4.1. Procedura de primire, înregistrare, trimitere și revizuire a documentelor primite.
• 4.2. Procedura de pregătire și înregistrare a documentelor de ieșire și interne.
• 4.3. Organizarea controlului asupra executării documentelor.
• 5. Intocmirea si executarea documentelor organizatorice si administrative (comenzi, protocoale, sedinte de birou).
• 6. Întocmirea nomenclatorului cauzelor.
• 7. Formarea și executarea dosarelor.
• 8. Utilizarea și păstrarea documentelor în activitatea curentă de birou.
• 9. Pregătirea documentelor pentru depozitarea și utilizarea ulterioară
• 10. Transferarea dosarelor la arhivă

Astfel, conținutul acestei instrucțiuni ar trebui să acopere întregul proces clerical la Pravda LLC. Atunci când lucrează cu documente, orice angajat se va putea ghida după cerințe și recomandări specifice și clare pentru implementarea fiecărei operațiuni de lucru de birou.

Instrucțiunea de păstrare a evidenței trebuie întocmită pe antetul general al SRL Pravda (Anexa 4) și aprobată prin ordin al directorului. Prevederile sale nu trebuie să contravină legislației în vigoare în domeniul informării și documentării. Vă va permite să reglementați principalele etape ale afacerii, ceea ce face posibilă lucrarea cu documente într-un mod mai unitar, eliminarea posibilității pierderii acestora și asigurarea executării documentelor în conformitate cu cerințele legislației moderne.

2. Fișa postului - act juridic care stabilește și reglementează aspectele organizatorice ale activităților funcționarilor, specialiștilor și angajaților din alte categorii care alcătuiesc personalul instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor moderne.

Acesta este un document care definește statutul juridic al angajaților companiei. Este necesar secretarului-grefier pentru a-și contura sfera atribuțiilor sale, a asigura drepturi, a stabili relații, interschimbabilitate cu alți angajați în caz de absență sau din cauza supraîncărcării temporare.

Responsabilitățile postului definite corect stau la baza unui management eficient. Managerii și specialiștii trebuie să știe care sunt puterile lor. În același timp, este necesar să se aloce responsabilități care nu pot fi delegate altora. Gama de sarcini este determinată pe baza fișelor standard de post și specificată în funcție de caracteristicile diviziunii și cooperării muncii în organizație.

Fișa postului secretarului-grefier se întocmește pe un formular comun cu aranjament de colț de detalii, semnat de salariatul care a întocmit această instrucțiune și aprobat de directorul societății. Fisa postului se intocmeste in conformitate cu forma unificata a fisei postului, consacrata in USORD.

Valoarea fișei postului ca document organizațional este că:

• - stabileste statutul juridic si locul salariatului in sistemul de management;
• - își definește sarcinile, funcțiile, drepturile și obligațiile;
• - vă permite să evaluați în mod rezonabil rezultatele activităților;
• - constituie temeiul legal pentru atestarea unui salariat, determinand raspunderea disciplinara si materiala a acestuia;
• - stabilește baza organizatorică a activității secretarului-grefier.

Când scrieți o fișă a postului, ar trebui să utilizați recomandările GSDOU, adică pe baza unui set tipic de operațiuni de birou și a organizării implementării acestora.

Structura textului fișei postului ar trebui să includă următoarele secțiuni:

• - Dispoziții generale.
• - Sarcini și funcții principale.
• - Responsabilitati.
• - Drepturi.
• - O responsabilitate.
• - Relatii pe post.

Prevederile generale definesc rolul salariatului, sarcina sa principala, de catre cine este numit, caruia ii este subordonat si pe care il supravegheaza direct, ce documente foloseste in practica. Nivelul de calificare este reglementat.

Funcțiile unui funcționar ar trebui stabilite pe baza unei distribuții adecvate a întregului complex de lucrări, în timp ce este important să se evite dublarea și paralelismul.

Drepturile decurg din sarcini specifice, legislația stabilește prevederile de bază comune tuturor fermelor. Este necesar să ne străduim să ne asigurăm că toată lumea are drepturi suficiente pentru a rezolva în mod independent problemele din sfera atribuțiilor sale. Secțiunea fixează problemele angajării lucrătorilor, specialiștilor și angajaților pentru muncă și concedierii acestora, încurajarea angajaților și aplicarea de sancțiuni asupra acestora.

Angajatul trebuie să fie responsabil de domeniul de activitate care i-a fost atribuit, de îndeplinirea corectă și la timp a sarcinilor care i-au fost atribuite și de respectarea procedurii stabilite.

Pe baza observatiilor si analizei atributiilor secretarului-grefier si a operatiunilor efectuate a fost elaborat un proiect de fisa postului (Anexa 5).

• 3. Un program de flux de lucru este un program sau o diagramă care descrie mișcarea documentelor primare într-o întreprindere din momentul în care sunt create și până în momentul în care sunt transferate în stocare. Pentru fiecare document, programul fluxului de lucru conține, de regulă, următoarele secțiuni exemplificative:
  • ordinea creării documentului: numărul de copii; responsabil de emitere; responsabil de clearance-ul; responsabil de executare; perioada de executie;
  • procedura de verificare a documentului: persoana responsabilă cu verificarea; cine se depune spre verificare; ordine de prezentare; termenul limită de depunere;
  • Procedura de prelucrare a documentelor: executor; perioada de executie;
  • procedura de trecere a documentului în arhivă: executant; perioada de transfer.

Atribuțiile tuturor angajaților organizației includ prevederi privind crearea și prezentarea documentelor justificative primare aferente domeniului lor de activitate, în strictă conformitate cu programul de lucru. Contabilul-șef organizează munca la întocmirea graficului fluxului de lucru. Programul fluxului de lucru se aprobă prin ordinul șefului întreprinderii, instituției. Programul ar trebui să stabilească un flux rațional de documente la întreprindere, în instituție, adică. să prevadă numărul optim de departamente și executori pentru fiecare document primar să treacă, să stabilească perioada minimă pentru șederea acestuia în departament. Programul fluxului de lucru ar trebui să ajute la îmbunătățirea tuturor activităților contabile la întreprindere, în instituție, la consolidarea funcțiilor de control ale contabilității, la creșterea nivelului de mecanizare și automatizare a muncii contabile. Programul fluxului de lucru poate fi întocmit sub forma unei diagrame sau a unei liste de lucrări privind crearea, verificarea și prelucrarea documentelor efectuate de fiecare divizie a unei întreprinderi, instituții, precum și de toți executanții, indicând relația acestora și termenele limită pentru finalizarea lucrării sau sub forma unui tabel. Proiectul de program al fluxului de lucru este prezentat în Anexa 6.

4. Elaborarea nomenclatorului de afaceri al organizaţiei

Având în vedere serviciul de evidență la Pravda SRL, trebuie menționat că nu există o arhivă a întreprinderii.

Alături de organizarea fluxului de lucru, conceptul de „organizare a muncii cu documente” include stocarea documentelor și utilizarea acestora în activitățile instituției.

Contabilitatea documentelor este asigurată prin înregistrarea acestora - o înregistrare a acreditărilor despre un document în forma prescrisă, stabilirea faptului de a crea un document, de a-l trimite sau de a primi. Alături de funcția de contabilitate a documentelor, înregistrarea vă permite să controlați execuția documentelor, să căutați documente la cererea departamentelor și a angajaților instituției.

Gama de documentație completată este un fel de memorie a organizației, apelul la care face posibilă analizarea activității echipei, rezolvarea problemelor controversate și luarea deciziilor de management.

Nomenclatorul cazurilor este principala carte de referință de clasificare a oricărei organizații și este utilizată în construcția unui sistem de regăsire a informațiilor. Pentru alcătuirea unui nomenclator de cauze este necesară cunoașterea cerințelor impuse de documentele normative și metodologice - Sistemul de sprijin al documentației de stat pentru management, Regulile de bază de funcționare a arhivelor departamentale, materiale metodologice pentru elaborarea unui nomenclator de dosare.

Cele mai strâns legate din punct de vedere tehnologic de organizarea stocării sistematizate a documentelor sunt perioadele de înregistrare și stocare a documentelor, deoarece acestea sunt principalii factori în alegerea și securizarea unui sistem de acumulare a documentelor în procesul de lucru operațional. Perioadele de păstrare și sistemul de indici pentru complexele documentare (case, unități de depozitare) sunt fixate în nomenclatorul cazurilor.

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să includă în mod ideal toate documentele, cabinetele de dosare, înregistrarea și matricele de referințe și documente ale tuturor diviziilor structurale și oficialilor organizației, fără excepție, indiferent de tipul de suport, gradul de confidențialitate și metoda de fixare a informațiilor documentare. .

Persoanele responsabile într-o organizație sau unitate structurală de desfășurare a afacerilor sunt obligate să asigure siguranța documentelor.

Pentru a asigura siguranța fizică, documentele sunt depuse în coperți rigide sau mape-registrare. Pentru a preveni pierderea documentelor din momentul creării și până la arhivarea sau distrugerea acestora, acestea trebuie depozitate în spații de lucru sau în locuri special amenajate.

Formarea afacerilor în organizație începe imediat de la începutul anului. Prin urmare, se creează un folder pentru fiecare caz numit în nomenclatură până la începutul anului. Numele organizației este indicat pe copertă. Apoi, pe o nouă linie, se scrie numele unității structurale, de exemplu, contabilitate. Mai jos, în mijlocul copertei, este indicat indexul cazului după nomenclatură. În partea de jos a copertei fișierului este indicată perioada de stocare a fișierului (dacă fișierul are o perioadă de stocare permanentă, se scrie „păstrare permanent”).

Documentele de depozitare permanentă și temporară în organizație sunt grupate în cazuri separate.

La sfârşitul anului clerical, cazurile de păstrare permanentă şi temporară (peste 10 ani), precum şi cazurile de păstrare temporară (până la 10 ani), la conducerea conducerii organizaţiei, sunt transferate în arhiva Organizatia. În unele cazuri, documentele pot fi transferate pentru stocare în arhivele departamentale sau de stat. Procedura de transfer a dosarelor, procedura de utilizare a documentelor stocate în arhive sunt stipulate în acte normative.

În interiorul carcasei, documentele vor fi sistematizate în ordinea întrebărilor-logică, cronologică, alfabetică și numerică. Sistematizarea anumitor categorii de documente are specificul ei. Deci documentele administrative (comenzi, ordine, rezoluții etc.) sunt formate după tip și cronologie.

La locurile de muncă ale artiștilor interpreți, documentele ar trebui să fie stocate în foldere, foldere, foldere-registratori. La rândul lor, acestea sunt depozitate în tăvi, blocuri suspendate, care sunt instalate pe mesele de birou sau încorporate în acestea. În arhivele actuale ale departamentelor, pentru a găzdui un număr mare de documente completate în carcasă, se recomandă folosirea de rafturi și dulapuri cu secțiuni mobile și fixe.

În arhivele organizației, în arhive speciale, documentele trebuie depozitate în încăperi speciale care asigură condiții de depozitare, folosind rafturi metalice de diferite dimensiuni și grade diferite de mecanizare.

Orice document creat într-o societate este inclus în sistemul de documentare corespunzător ca element al său. Sistemul de documentare este înțeles ca un ansamblu de documente interconectate în funcție de semnele de proveniență, scop, tip, sfera de activitate, cerințe uniforme pentru executarea acestora. Prin urmare, pentru o contabilitate și o sistematizare adecvată, pe baza cărora se organizează stocarea și circulația ordonată a informațiilor documentate, este necesar ca organizația să elaboreze un document special - nomenclatorul cazurilor (Anexa 7).

Un set de documente organizatorice și de reglementare va contribui la o distribuție mai rațională a funcțiilor și îndatoririlor între angajați, la creșterea productivității muncii, la reducerea costurilor cu forța de muncă și la funcționarea mai precisă și eficientă a organizației.

5. Elaborarea unei matrice de repartizare a funcţiilor pentru suport documentar al managementului (Anexa 8).

Documentarea activităților de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea luării deciziilor manageriale, eficiența organizației în ansamblu.

O decizie managerială este o alegere a uneia dintre opțiunile posibile pentru acțiuni care vă permite să vă atingeți obiectivul, să rezolvați o anumită problemă. Funcțiile de suport de documentare pentru management sunt strâns legate de elaborarea unei decizii de management, întrucât în ​​documente sunt consemnate toate cele mai importante decizii de management. În practică, managerii și specialiștii se confruntă în mod constant cu nevoia de a lua diferite tipuri de decizii. Acesta este unul dintre cele mai importante momente ale activității lor, produsul muncii lor.

Procesul de pregătire și luare a unei decizii constă în mai multe etape: stabilirea obiectivelor pe baza unei situații specifice și formularea unei probleme; colectarea și studiul informațiilor necesare; dezvoltarea posibilelor cursuri de acţiune.

Luați în considerare etapele individuale ale dezvoltării unei decizii de management:

Definirea scopurilor și formularea problemei. Un scop este o condiție intenționată care motivează o decizie. Problemele pot fi identificate de conducerea organizației, șefii de departamente, muncitorii obișnuiți. Ca urmare a obținerii, clasificării și organizării informațiilor, se dezvăluie prezența unei probleme sau absența acesteia. Formularea problemei necesită determinarea stării actuale și dorite a obiectului, a constrângerilor existente și a criteriilor pentru soluții optime. Prin identificarea problemei, liderul o plasează printre alte probleme.

Colectarea si studierea informatiilor necesare. În această etapă se colectează informații relevante despre mediul extern și intern al organizației cu privire la problema care se rezolvă. Cu toate acestea, s-ar putea să nu fie suficient să luați o decizie, așa că este necesar ca în procesul de culegere a informațiilor să fie implicați cât mai mulți angajați. Informațiile furnizate trebuie să fie relevante, de încredere, oportune, corespunzătoare evenimentelor reale. Primirea la timp a informațiilor necesare este asigurată printr-un sistem eficient de documentare suport pentru management. Pentru a determina care ar trebui să fie soluția optimă, este necesar să se stabilească criterii în funcție de care alternativele vor fi evaluate.

Dezvoltarea posibilelor opțiuni de acțiune. În mod ideal, este necesar să se evidențieze toate acțiunile posibile care ar putea elimina problema sau să folosească oportunitățile apărute și să asigure atingerea obiectivelor.

Luarea deciziilor. Dacă problema este corect evaluată și soluțiile alternative sunt evaluate cu atenție, este relativ ușor să faci o alegere. Cu toate acestea, mulți manageri încearcă să o evite sau să o transmită altcuiva pentru a nu-și asuma responsabilitatea pentru consecințe.

Trebuie remarcat faptul că toți angajații organizației lucrează cu documente. Documentele sunt întotdeauna create exclusiv pentru orice scop: fie pentru a securiza informațiile în îndeplinirea sarcinilor, fie la cererea autorităților de reglementare.

Un angajat al organizației caută să consolideze informațiile în documente atunci când rezolvă următoarele sarcini: gestionarea muncii curente, atunci când aceasta este asociată cu primirea și transmiterea unei cantități mari de informații; gestionarea resurselor organizației în timp și spațiu în modul actual și în viitor; managementul (coordonarea muncii) personalului din subordine; implementarea acordurilor cu organizații externe; reflectarea cursului evenimentelor, evenimentelor; analiza diferitelor date, evaluarea acestora; însumarea rezultatelor muncii pentru o anumită perioadă; planificarea timpului de lucru.

Astfel, un angajat, întocmind unul sau altul tip de document de serviciu, îndeplinește o anumită funcție în concordanță cu rolul său în organizație, cu responsabilitățile sale de serviciu. Calitatea și promptitudinea pregătirii documentelor afectează atât performanța unui angajat individual, cât și a organizației în ansamblu, ceea ce înseamnă că îi crește competitivitatea.

6. Proiectarea unei scheme de traseu pentru deplasarea documentelor de intrare, ieșire și executabile (Anexa 9, 10).

Pentru a selecta rutele optime de deplasare a documentelor în organizație, au fost elaborate scheme raționale de traseu-tehnologie pentru deplasarea și prelucrarea documentelor. Schemele vă permit să determinați locurile de operațiuni pentru procesarea lor.

Documentele din organizație sunt transferate de la o unitate structurală la alta sau de la antreprenor la antreprenor, iar anumite operațiuni de birou sunt efectuate cu acestea. În consecință, eficiența rezolvării problemelor înregistrate în documente depinde de viteza de livrare și procesare a documentelor, care la rândul său se datorează organizării managementului documentelor în organizație.

Principiile de bază ale organizării fluxului de lucru: trecerea documentelor trebuie să fie promptă; fiecare mișcare a documentului trebuie să fie justificată, este necesară excluderea sau limitarea returnării documentelor; procedura de trecere și procesul de prelucrare a principalelor tipuri de documente ar trebui să fie uniforme.

Astfel, sarcina principală a organizării fluxului de lucru este directitatea în mișcarea documentelor și procesarea unică a acestora.

Procesarea documentelor primite reprezintă prima etapă de lucru cu documentele primite.

Fluxul de documente de intrare este format din: documente ale organizațiilor superioare, documente ale organizațiilor din subordine, documente ale altor organizații, plângeri și declarații ale cetățenilor.

Documentele care ies în curs de procesare trec, de asemenea, printr-un număr de cazuri. Lucrarea la acestea consta in redactarea unui document, retiparire, aprobare, avizare, semnare, inregistrare si procesare pentru trimitere.

Documentele interne parcurg următoarele etape: pregătirea unui proiect de document, retipărire, aprobare, avizare, semnare, transfer către destinatar. Prin urmare, traseele de trecere a acestora în etapele de întocmire și execuție sunt aceleași cu cele ale documentelor de ieșire, iar la etapa de execuție coincid cu traseele documentelor de intrare.

Cea mai mare eficiență economică se realizează cu un sistem contabil centralizat, adică. odată cu concentrarea tuturor operațiunilor de înregistrare într-un singur loc, centralizarea documentelor contabile creează condiții pentru înregistrarea unică a acestora și mecanizarea operațiunilor individuale. Sistemul centralizat vă permite să creați un singur centru de informații al organizației, precum și să mențineți controlul operațional asupra unei game largi de documente. Subdiviziunile structurale sunt astfel scutite de numeroase operațiuni de duplicare.

ÎMBUNĂTĂȚIREA DOCUMENTAȚIEI PENTRU MANAGEMENTUL HR

Zinakova O.S.

Instituția de învățământ de la bugetul de stat federal de învățământ profesional superior „Institutul de stat de arte și cultură din Oryol”

ogiik. infokaf@ hoinar.ru

Suportul documentației ca una dintre componentele funcțiilor de management este prezent în toate sistemele de management al întreprinderii, inclusiv în sistemul de management al personalului. DOW este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Scopul principal al îmbunătățirii DOE este stabilirea unor principii uniforme de lucru cu documentele la toate nivelurile de management, organizarea fluxului de lucru al întreprinderii, reducerea numărului și îmbunătățirea calității documentelor, crearea condițiilor pentru utilizarea eficientă a mijloacelor și tehnologiilor tehnice avansate pentru colectarea, prelucrarea, mutarea, analizarea informațiilor, îmbunătățirea funcționării aparatului de management.

Managementul personalului, datorită specificului său, datorită, în special, implicării unui număr semnificativ de participanți în procesul de management, unei anumite secvențe de pregătire, adoptare și implementare a deciziilor de management și, în sfârșit, reglementării atentă a tipului de activitate. în cauză, are nevoie atât de documentare, cât și de un management adecvat al documentelor. Suportul documentației pentru managementul personalului include un ciclu complet - crearea (documentarea), prelucrarea și deplasarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create de către ofițerii de personal sau primite până la finalizarea execuției sau transferul către alte departamente. Fiecare divizie a serviciului de management al personalului elaborează, întocmește și execută documentația în conformitate cu scopul său funcțional, procedura de lucru cu care este determinată de regulamente interne, reguli și instrucțiuni.

Compoziția proprietăților sistemului de documentare suport pentru managementul personalului include:

1) prezența unui număr semnificativ de elemente constitutive care sunt interconectate prin canale de informare pentru transmiterea datelor;

2) prezența unui singur scop comun de management pentru întregul sistem și obiective private pentru sistem la orice nivel, care sunt subordonate scopului comun;

3) împărțirea unui sistem de orice nivel în elemente separate, ale căror scopuri și obiective sunt subordonate scopurilor și obiectivelor sistemului de management al unui anumit nivel.

Rețeaua rusă de televiziune și radio din Bryansk, în activitățile sale, este ghidată de Constituția Federației Ruse, de legile federale și de alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, rezoluții, ordine ale Guvernului Federației Ruse, Președintele Federației Ruse. Federația, ministerele și departamentele, Codurile civile, de muncă și de pensii ale Federației Ruse, ordinele Direcției întreprinderii, regulile, instrucțiunile și reglementările elaborate de întreprindere.

Instituțiile de învățământ preșcolar pentru personalul din rețeaua rusă de televiziune și radio din Bryansk sunt realizate de serviciul de personal. Managementul personalului într-o întreprindere unitară Rețeaua de radio și televiziune rusă implică organizarea recrutării, selecției, primirii personalului, evaluarea afacerii acestuia, orientarea și adaptarea în carieră, formarea, gestionarea carierei sale în afaceri și promovarea profesională, motivarea și organizarea muncii. , managementul conflictelor și stresului, asigurarea dezvoltării sociale a organizației, eliberarea personalului etc. Aceasta ar trebui să includă și probleme de interacțiune între șeful organizației și serviciile de angajare, managementul siguranței personalului. Conform legislației muncii, reglementarea relațiilor de muncă în rețeaua rusă de televiziune și radio se realizează prin încheierea, modificarea și completarea contractelor colective, acordurilor și contractelor de muncă de către angajat și angajator. Principalele documente directoare în domeniul managementului personalului la întreprinderea Rețeaua Rusă de Televiziune și Radiodifuziune sunt:

Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 14 martie 1997 N 12 „Cu privire la certificarea locurilor de muncă pentru condițiile de muncă”;

Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 31 august 2007 N 569 „Cu privire la aprobarea procedurii de certificare a locurilor de muncă pentru condițiile de muncă”;

Comentariu la ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 31 august 2007 N 569 „Cu privire la aprobarea Procedurii de atestare a locurilor de muncă pentru condițiile de muncă”;

Întreprinderea are la dispoziție documente de reglementare și juridice care reglementează suportul documentar al conducerii la întreprindere.

În timpul analizei organizării instituției de învățământ preșcolar, a fost relevat că pentru pregătirea documentelor în rețeaua rusă de televiziune și radio, se utilizează instrucțiunea învechită „Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse: înregistrată de Ministerul Justiției din Rusia din 05 august 1993 nr. 321”. Verificarea corectitudinii documentelor pentru anul 2013 a arătat că 25 de documente au fost întocmite cu încălcarea prevederilor Standardelor de stat ale Ucrainei, GOST R. 6. 30-2003. la document nu au fost anexate note explicative. Aceasta este considerată o încălcare a art. 1131 din prevederile Standardului de stat rusesc pentru sprijinirea documentației de management (GOSDOU).

Pentru automatizarea instituției de învățământ preșcolar de personal, cea mai comună soluție este automatizarea locurilor de muncă individuale (AWP): asistent secretar, manager, contabil sau asistent manager. Principalul dezavantaj al acestei abordări este lipsa unei legături funcționale între automatizarea procedurilor de aplicare și automatizarea procedurilor de birou.

O întreprindere care încearcă să creeze un mediu eficient de procesare a informațiilor pentru a îmbunătăți calitatea managementului are două sarcini serioase:

1) Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare, prin crearea unui mecanism de sprijin documentar al întreprinderii (DOE).

2) Alegerea strategiei corecte de automatizare.

Pentru a rezolva prima sarcină, este necesar să vă ghidați de dispozițiile existente ale GOST, documentele de reglementare, Legea federală:

1. Noul GOST R 7.0 -2013 „SIBID. Documente și arhivare. Termeni și definiții”
2. GOST R 6.30–2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.
3. Sistem de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație.
4. OK 011–93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management”

Este imposibil astăzi să te bazezi pe o instrucțiune standard privind munca de birou, este necesar să-ți creezi propria instrucțiune, ținând cont de specificul fluxului de lucru la întreprindere.

Pentru a rezolva a doua problemă, este important să acordăm atenție tehnologiilor oferite de diverse companii pentru automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar. Pentru această întreprindere, cel mai potrivit este sistemul automat de gestionare a documentelor „Delo”, modulul „Personal”, întrucât este o luare a deciziilor operaționale asupra documentelor și un mijloc eficient de monitorizare a executării acestora, precum și o soluție profesională de întreținere. managementul documentelor atât tradițional, cât și electronic.

Astfel, pentru orice întreprindere, este vital să se îmbunătățească în mod constant suportul de documentare a managementului, deoarece aceasta afectează calitatea politicii de personal și managementul personalului.

Lista surselor folosite:

1. GOST R 7.0-2013 "SIBID. Hârtii și arhivare. Termeni și definiții" (aprobat prin ordinul Rosstandart din 17 octombrie 2013 Nr. 1185).
2. Bobyleva M. Circulația documentelor în organizație: abordări moderne / M. Bobyleva //Ziar financiar. - 2012. - Nr. 16. - S. 20-28.
3. Gorbenko M. Reglementăm gestionarea înregistrărilor de personal / M. Gorbenko // Kadrovik. Managementul personalului. - 2014. - Nr. 10 - P.12-16.
4. Larin M. Probleme de perfecţionare a suportului documentar al managementului în condiţii moderne / M. Larin // ACDI „Economie şi Viaţă”. - 2012. - Nr 31. - P.6-11.
5. Novikova T.M. Importanța managementului evidenței personalului în sfera organizației / T.M. Novikova // Managementul potențialului uman. - 2013. - Nr 8. - P.23-26.

Determinarea rolului sistemului de management al evidenței personalului în sistemul de management al personalului. Conceptul, structura, metodologia de evaluare a stării suportului documentar pentru managementul personalului pe exemplul SRL „Lolita”, elaborând un program de îmbunătățire a acestuia.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Conceptul de resurse umane. Principalele direcții de îmbunătățire a suportului de personal și documentație al managementului. Conținutul sistemului de management al resurselor umane al organizației. Analiza personalului si documentatia suport pentru management.

teză, adăugată 02.08.2015


Rolul sistemului de management al personalului în activitățile organizațiilor din sfera socio-culturală. Studiul sistemului de management al personalului pe exemplul OOO „Turist”. Îmbunătățirea suportului de documentare pentru activitățile de personal ale unei companii de turism.

lucrare de control, adaugat 02.12.2014


Sistemul de management al documentației, locul său în sistemul de management al personalului. Analiza fluxului documentar al OAO TsTD „Diascan”. Planul de eficacitate organizatorică și managerială a îmbunătățirii sistemului de suport documentar pentru management.

teză, adăugată 13.02.2015


Esența și funcțiile sistemului de management al personalului. Cerințe pentru personalul sistemului de management al personalului la întreprindere. Norme generale de organizare a suportului de documentare pentru sistemul de management al personalului. Siguranta personalului si protectia muncii.

teză, adăugată 15.11.2010


Fundamentarea cerințelor pentru personalul sistemului de management al personalului. Caracteristicile cantitative și calitative ale angajaților care îndeplinesc funcțiile de management al personalului. Analiza personalului existent al sistemului de management al personalului.

lucrare de termen, adăugată 29.11.2009


Documente care definesc organizarea muncii de birou în organizație. Principalele scopuri, obiective și funcții ale serviciului de suport pentru documentația de management, drepturile și responsabilitățile acestuia. Analiza procedurii de organizare a muncii de birou pe exemplul MTK Milkom LLC.

rezumat, adăugat 31.03.2015


Aspecte teoretice ale organizării suportului de documentare pentru management într-o unitate de sănătate. Diferențele dintre munca de birou și managementul documentelor. Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia. Analiza cifrei de afaceri documentare a spitalului.

teză, adăugată 01.06.2013

Scopul principal al îmbunătățirii DOE este de a stabili principii uniforme pentru lucrul cu documente la toate nivelurile de management, organizarea fluxului de lucru al întreprinderii, îmbunătățirea calității documentelor, crearea condițiilor pentru utilizarea eficientă a mijloacelor și tehnologiilor tehnice avansate de colectare, prelucrare, mutarea, analizarea informatiilor, imbunatatirea functionarii aparatului de management.

O organizație care se străduiește să creeze un mediu eficient de procesare a informațiilor pentru a îmbunătăți calitatea managementului are o sarcină serioasă - să îmbunătățească activitatea de pregătire și procesare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de documentare a managementului întreprinderii (DOE).

Pentru a rezolva această problemă, este necesar să ne ghidăm după documentele de reglementare existente, prevederile GOST și recomandările specialiștilor.

În legătură cu noile cerințe bazate pe standarde internaționale moderne, este necesară o bază metodologică care să țină cont de aceste cerințe pentru construirea documentației suport pentru management. În acest sens, prima etapă în îmbunătățirea suportului de management al documentației (DOU) este construirea unui algoritm, pe baza căruia se va evalua sistemul actual și se vor elabora toate componentele procesului de îmbunătățire a sistemului.

Principalele sarcini în evaluarea și îmbunătățirea instituției de învățământ preșcolar sunt:

Îmbunătățirea eficienței activităților de management;

Accelerarea circulației documentelor în organizație;

Reducerea complexității procesării documentelor;

Determinarea conformității cu disponibilitatea și nevoile proceselor de producție și management în suportul documentației;

Disponibilitatea și stabilirea ulterioară a obiectivelor pentru suportul documentației (a căror realizare ar trebui să fie asigurată de sistemul de documente);

Determinarea funcțiilor sistemului de documente pe baza obiectivelor stabilite, ținând cont de cerințe.

Sarcina principală în construirea unui algoritm pentru evaluarea și îmbunătățirea DOE este de a lega cerințele sistemului și atributele de bază care permit sistemului de control să fie în echilibru.

Practica eficientizării managementului documentelor în aparatul de management face posibilă evidențierea principalelor etape de proiectare:

Efectuarea unui studiu pre-proiect, de ex. colectarea datelor inițiale pentru proiectare;

Analiza mostrelor de documentație internă și clasificarea documentelor;

Analiza fluxului de lucru existent al întreprinderii;

Analiza managementului documentelor existente (practici de gestionare a documentelor, practici de stocare a documentelor, practici de formare a dosarelor, conformitatea cu GOST R 6.30-2003);

Analiza nomenclatorului afacerilor întreprinderii;

O fotografie a zilei de lucru a angajaților implicați în gestionarea documentelor întreprinderii pentru a identifica starea actuală a utilizării tehnologiilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar și practica documentării deciziilor luate;

Identificarea deficiențelor în documentația managementului;

Întocmirea specificațiilor tehnice pentru proiectare;

Elaborarea unui proiect de raționalizare a managementului documentelor și calculul eficienței economice așteptate din implementarea acestuia;

Implementarea.

Realizarea fiecărei etape necesită utilizarea anumitor metode inerente acestei etape.

Funcțiile, sarcinile și structura organizației;

Materiale organizatorice și de reglementare privind munca de birou;

Documentele organizației (design și conținut);

Natura încărcării evidenței principalelor specialiști;

Organizarea muncii cu documente;

Tehnologia de trecere a documentelor;

Organizarea producţiei (setului) şi reproducerii documentelor;

Organizarea livrării (deplasării) documentelor;

Organizarea stocarii curente a documentelor si livrarea la arhiva.

În munca de cercetare au fost utilizate următoarele metode: metoda monografică, generalizarea, studiul documentelor, observarea directă, fotografia unei zile de lucru, grafică, statistică. Alegerea metodei este determinată, pe de o parte, de scopul studiului și, pe de altă parte, de natura și condițiile timpului de lucru studiat.

Metoda monografică este un studiu profund și o descriere specifică a activității economice a unităților individuale ale populației studiate. Constă în faptul că problema managementului documentar este analizată cu atenție și din mai multe părți la întreprindere, după care se face o concluzie de la acest obiect la o zonă mai largă de obiecte similare.

Generalizarea este definiția conceptului general de suport de documentare pentru management, care reflectă conceptul principal, de bază, caracterizator al DOW.

Studiul documentelor este una dintre principalele metode obligatorii de la care începe studiul.

Documentele necesare pentru studiu în timpul proiectării organizaționale pot fi împărțite în mai multe grupuri.

Prima grupă include materiale legislative și de reglementare privind crearea, sarcinile, funcțiile organizației, actele legislative, ordinele, statutul și personalul, ceea ce vă permite să vă imaginați imediat dimensiunea organizației, fluxurile documentare și volumul acestora.

Deosebit de remarcabile sunt materialele de reglementare și metodologice privind organizarea managementului documentelor: instrucțiuni pentru munca de birou, fișele postului angajaților, liniile directoare pentru efectuarea operațiunilor individuale în lucrul cu documente.

Cel de-al doilea grup include diverse formulare contabile, liste și informații care furnizează materiale despre starea, tehnologiile de procesare a documentelor în organizație.

Colectând informații despre procedura de primire, procesare și transmitere a corespondenței de intrare și de ieșire, volumul fluxului de lucru și structura fluxurilor de documente, studiem formularele contabile (reviste, registre), orarele și traseele documentelor.

O abordare specială necesită studiul materialelor care caracterizează organizarea stocării curente a documentelor.

Metoda de observare este, de asemenea, una dintre cele principale. Constă în prezența directă în organizație la anumite locuri de muncă și fixarea vizuală a proceselor în derulare și a condițiilor de muncă.

Metoda observației este utilizată pentru a determina natura sarcinii de lucru a managerului și a specialiștilor șefi, organizarea muncii la recepția, prelucrarea, producția, transportul, depozitarea documentelor și echipamentelor informatice.

Pentru a determina natura încărcării timpului de lucru pentru menținerea documentației principalelor categorii de personal de birou și identificarea tipurilor de muncă efectuate de salariați individuali, am folosit o fotografie a zilei de lucru. Rezultatele fotografiei zilei de lucru fac parte integrantă din raportul privind organizarea instituției de învățământ preșcolar.

Scopul fotografierii unei zile lucrătoare este de a determina conținutul forței de muncă, numărul de unități de muncă și costul timpului de lucru, precum și de a studia aspecte legate de îmbunătățirea eficienței lucrătorilor cu documente și de a asigura organizarea rațională a muncii .

În tehnologia fotografierii unei zile de lucru, am identificat trei etape:

Observare;

Sistematizarea datelor primite;

Analiza rezultatelor obtinute.

În timpul zilei de lucru, toate acțiunile și pauzele efective au fost notate cu o precizie de un minut, iar pe fiecare element al costului timpului de lucru au fost aplicate timpul și durata operațiunii.

Când a sistematizat datele primite, ea le-a adus într-un singur sistem.

Analiza rezultatelor obținute este o procedură de dezmembrare mentală, și adesea și reală, a unui obiect în părți; procedurile analitice sunt una dintre principalele cercetării științifice.

Metoda grafică asigură o fixare detaliată și concisă a operațiunilor observate folosind un desen. Este utilizat în studiul fluxului de documente.

Metoda statistica prevede contabilizarea cantitativa a operatiilor si fenomenelor omogene. A fost utilizat la calcularea volumului de circulație a documentelor, a numărului de documente înregistrate și controlate, a rezultatelor fotografiilor din ziua lucrătoare.

Baza întregii metodologii de proiectare a documentației suport pentru management ar trebui să fie mai întâi definirea scopului, iar apoi mecanismul pentru atingerea acestuia.

Natura sistemică a abordării în sine se manifestă în următoarele:

Nu pierdeți din vedere niciuna dintre sarcinile de management, fără de care implementarea obiectivelor nu va fi completă;

Să identifice și să interconecteze cu privire la aceste sarcini întregul sistem de funcții, drepturi și responsabilități de-a lungul verticală;

Investigați și organizați toate conexiunile și relațiile de-a lungul managementului orizontal;

Oferiți o combinație organică de management vertical și orizontal al suportului pentru documentație.

Importantă în elaborarea documentației de reglementare este pregătirea (descrierea, proiectarea) documentelor. Nu există metode grele în această etapă, dar există anumite documente metodologice și reguli stilistice pentru formularea prevederilor fișelor de post, instrucțiuni pentru munca de birou.

Proiectarea unui sistem de suport documentar pentru management ar trebui să includă un sistem de obiective și distribuția acestora între diverse legături. Aceasta include componența unităților care se află în anumite conexiuni și relații între ele, distribuția responsabilității.

La etapa de proiectare a documentației de reglementare au fost utilizate următoarele metode.

Metoda „participării sau observației active” presupune implicarea activă a analizatorului în procesul de realizare a lucrării în legătură cu care acesta culege informații. Principalul inconvenient al acestei metode este cheltuirea mare a timpului de lucru pentru colectarea informațiilor relevante. În plus, există pericolul ca unele informații să rămână nedetectate și observatorul să aibă o viziune diferită asupra lucrării, deoarece observatorul are mai puțină experiență în realizarea lucrării, mai ales dacă observația activă este efectuată pentru o perioadă scurtă de timp.

Cea mai importantă metodă în proiectarea documentației este analiza funcțională a posturilor. Informațiile culese prin metode de intervievare (interviu) într-o versiune vag standardizată, iar observațiile sunt analizate în funcție de trei parametri: date, personal, subiecte de activitate.

La repartizarea funcțiilor de control între specialiștii aparatului de control s-a folosit o metodă parametrică. Scopul acestei metode este de a stabili dependențe funcționale între parametrii elementelor sistemului de producție și sistemul de control pentru a identifica gradul de conformitate a acestora.

Următoarele grupuri de metode sunt utilizate pentru a dezvolta documentația de reglementare:

Metode de colectare a informațiilor;

Metode de analiză a informațiilor;

Metode de proiectare a reglementărilor.

La formularea prevederilor fișelor postului, se recomandă utilizarea următoarelor reguli:

Descrie sarcini sau responsabilități prin începerea propozițiilor cu un verb care denotă acțiunea unui angajat, folosit la timpul prezent;

Fii precis, folosește numărul minim de cuvinte, evită repetarea;

Distinge întotdeauna între responsabilitatea directă pentru executarea directă a unei sarcini și responsabilitatea managerială, care constă în monitorizarea și supravegherea performanței acestora de către alții. Cel mai important este să se determine conturul suportului metodologic al funcțiilor de reglementare ale activității manageriale.

Specificul muncii manageriale, ca obiect de reglementare, impune o distincție între metodele cantitative de calcul și evaluarea indicatorilor activităților de management ale întreprinderilor și metodele calitative de proiectare a documentației de reglementare.

Baza normativă și metodologică pentru elaborarea instrucțiunilor și reglementărilor:

Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat de Ministerul Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse în 1998;

Prevederi model și fișe de post.

Avantajul acestor documente este prezența unei liste complete de posturi, responsabilități și abilități ale personalului de conducere al organizației.

Metodologia de elaborare a documentației de reglementare are următoarele caracteristici:

La elaborarea cerințelor postului, descrierile standard comune pentru un grup de posturi cu același nume sunt folosite din ce în ce mai puțin;

Funcțiile de conducere și de conducere inferioară sunt privite de multe organizații ca fiind unice;

Se consideră important ca funcțiile de conducere superioare să stabilească trăsături specifice de personalitate ale liderului care să îndeplinească cerințele pentru această funcție de conducere.

Cele mai importante și generalizatoare documente care reglementează repartizarea funcțiilor, drepturilor, îndatoririlor și responsabilităților unităților și funcționarilor personalului de conducere sunt fișele postului, instrucțiunile pentru munca de birou.

La elaborarea fișei postului secretarului-grefier și a altor documente din această lucrare s-a folosit metoda normativă. Acesta prevede aplicarea unui sistem de standarde care determină componența și conținutul funcțiilor de conducere.

Pentru proiectarea nomenclatorului cazurilor, s-au folosit Orientările pentru dezvoltarea nomenclaturii exemplare a cazurilor propuse de Institutul de Cercetare a Documentării și Arhivării din întreaga Rusie.

Pentru evaluarea eficacității îmbunătățirii managementului a fost utilizată metoda analogiilor, care constă în utilizarea în procesul de raționalizare și proiectare a documentației suport pentru managementul proiectelor dovedite cu caracteristici similare.

Măsurile de îmbunătățire a suportului de documentare a managementului ar trebui să conducă la:

ѕ reducerea termenelor de trecere și de executare a documentelor;

- eliminarea pierderii documentelor;

* optimizarea procesului de aprobare a documentelor;

ѕ stocarea centralizată a textelor documentelor întocmite în

forma electronică și imaginile lor grafice;

ѕ controlul trecerii documentelor în diviziile întreprinderii cu

momentul în care sunt primite sau create până la finalizarea execuției;

ѕ informarea în timp util a angajaților și a conducerii

despre documentele primite și create;

- controlul executării disciplinei.

Astfel, este vital pentru orice organizație să îmbunătățească în mod constant documentația de management, deoarece aceasta afectează direct calitatea luării deciziilor manageriale.

Procesul de dezvoltare și implementare a proiectului constă în trei etape: pregătirea anteproiectului, proiectarea și implementarea.