Sergey a început să „fiarbe”. „Îmi pierd timpul și am multe lucruri de făcut. Din nou, va trebui să zabovesc după muncă ”, s-a gândit el, stând la următoarea întâlnire.

Întâlnirea, în general, nu înseamnă nimic. Trecuse o oră și jumătate, dar niciunul dintre cei prezenți nu și-a amintit cu adevărat scopul întâlnirii.

În cadrul evenimentului, au sărit de cel puțin cinci ori la diferite subiecte, au discutat despre viitoarea petrecere corporativă, problema ocupării posturilor vacante în departament, din care nu era nimeni la ședință și altceva.

Sergey lucrează de un an ca manager de mijloc într-un mediu destul de mare firma ruseasca. La început, a fost foarte „enervat” de prezența unui număr mare de întâlniri. Ceea ce lua, uneori, cea mai mare parte a zilei de lucru. Cu toate acestea, eficacitatea lor a fost foarte scăzută. Imediat după promovare, Serghei știa deja că la multe întâlniri prezența lui nu era necesară în principiu. Însă colegii, șefi mai experimentați ai altor departamente, l-au convins treptat că asta face parte din munca șefului. Și s-a implicat.

Și acum, pe fundalul iritației cauzate de pierderea inutilă a timpului, părea să se înțeleagă pe Serghei: „Toate întâlnirile sunt întotdeauna și pretutindeni atât de ineficiente? Pot fi făcute productive? Și cel mai important, cum să o faci?

A decis să se ocupe de această chestiune. Și acționează în doi pași. La început, remediați și analizați ceea ce face ca întâlnirile să nu fie nimic. Și în a doua etapă, găsiți soluții pentru întâlniri extrem de eficiente și productive. Intalniri rapide, exact pe tema, cu solutii la probleme si plan gata acțiuni de ieșire.

Cauzele performanței slabe la întâlniri

Iată o listă de probleme care fac întâlnirile zero, remarcate de Sergey:

1. Întâlnire fără timonier.

Nu este clar cine este responsabil la ședință, cine decide cine trebuie să ia cuvântul și cine nu, când merită să se încheie dezbaterea, cine rezumă și fixează planul de acțiune. Astfel de întâlniri durează mult timp și se termină adesea cu fraza: „Să ne întâlnim din nou și să discutăm totul”, deoarece disputele care au apărut au dus la o fundătură și nu există un arbitru.

2. Întâlnire fără reguli.

Până la începutul întâlnirii veniseră 20% dintre cei invitați. Restul „s-a tras” pentru o jumătate de oră. Cineva și-a cerut scuze. Iar cineva, întârziandu-se 20 de minute, a declarat în general că a venit devreme, pentru că încă nu se adunase toată lumea. În principiu, toată lumea este deja obișnuită cu faptul că întâlnirile nu încep la timp și nimeni nu se grăbea în mod deosebit. Dintre cei care au venit, cineva deja plecase. Drept urmare, după ce au vorbit despre toate, au început într-o jumătate de oră. Nimeni nu a discutat nici măcar când ar trebui să se încheie ședința, cine va vorbi și despre ce probleme. Bine că sala de ședințe era liberă, s-a întâmplat să se adună întreaga echipă de conducere, iar în sala de ședințe avea loc un interviu - iar ședința trebuia reprogramată pentru altă dată.

3. Întâlnire fără pregătire.

Rezultatul unor astfel de întâlniri, de regulă, este următorul: lăsați Petrov și Ivanov să pregătească statistici, să analizeze și să tragă concluzii, apoi ne vom întâlni din nou și, în sfârșit, vom decide totul. Întâlnire pentru a pregăti următoarea întâlnire.

4. Compoziție greșită.

Oamenii greșiți sunt la întâlnire. Nu există factori de decizie. Sau nu există cei care controlează cu adevărat situația. De exemplu, șeful de departament este prezent, dar este necesară cunoașterea profundă a problemei, pe care o are doar executorul direct. Sau invers, compoziția celor prezenți este „umflată” inutil. Jumătate dintre cei prezenți au fost chemați pentru orice eventualitate. Unele dintre ele sunt pur și simplu tăcute - și aceasta este o opțiune și mai bună. Cealaltă parte, de când au fost chemați, dorește să-și arate fără greș importanța și competența conducerii. Se comportă activ, pune întrebări inutile. Face sugestii active despre nimic și altele asemenea. Mult zgomot, nimic de făcut.

5. Întâlnire fără scop.

Și aceasta este principala problemă a întâlnirilor despre nimic. Este imposibil de atins obiectivul dacă nu este definit inițial. Sergey mi-a venit în minte cu această ocazie cu un dialog din Alice în Țara Minunilor:

Te rog spune-mi unde ar trebui să merg de aici?

Unde vrei sa mergi? – răspunse Pisica.

Nu-mi pasă, spuse Alice.

Atunci nu contează unde mergi, - spuse Pisica.

Doar ca să ajung undeva, - a explicat Alice.

Cu siguranță vei ajunge undeva, - spuse Pisica.

Trebuie doar să mergi suficient de mult.

Așa e în ședințe. Toată lumea ajunge undeva. Dar este locul potrivit?

6. Ce să faci?

Eterna întrebare rusă. Ca urmare a întâlnirii, nu există o înțelegere clară a ceea ce trebuie făcut. Pe cine să facă. Când? Care sunt termenele limită și cine controlează totul. Toată lumea a vorbit, s-a împrăștiat, dar nimeni nu a început să facă nimic.

Cum să desfășurăm întâlniri eficiente?

După ce a primit o listă cu problemele principale, aflate la suprafață, de eficiență scăzută a întâlnirilor, Serghei a elaborat un plan pentru a le rezolva. A citit cărți tematice, articole, a discutat cu colegi și prieteni din alte companii și iată ce a obținut:

1. Timonier.

La o întâlnire, ca în orice proiect de succes trebuie să fie un lider. Ar trebui să fie un singur angajat, clar definit în prealabil. Adesea, aceasta este o persoană de cea mai înaltă poziție dintre cei prezenți, dar nu întotdeauna. Trebuie să ia cuvântul la început, să repete scopul întâlnirii, care ar trebui să fie rezultatul, termenul, ora de încheiere. Și supravegheați întâlnirea până la finalizarea ei. Urmăriți cu atenție subiectul și nu lăsați-l să se abate de la subiectul în discuție. Tăiați la rădăcina afirmațiilor care nu au legătură cu problema în discuție.

2. Reglementări.

Stabiliți și respectați cu strictețe: orele de începere și de sfârșit ale întâlnirii, locul, compoziția participanților, discursurile programate (vorbitor, subiect, timpul pentru discurs), ordinea și intervalul de timp pentru discursuri.

3. Pregătire.

Foarte punct important, care în general nu este folosit în companii. Este necesară trimiterea invitațiilor în scris participanților în prealabil, de preferință cu o zi înainte, care să conțină următoarele informații:

• scopul întâlnirii (la care întrebare trebuie să se răspundă la sfârșitul întâlnirii);
• locul de desfășurare (asigurați-vă că nu este rezervat);
• ora de începere, ora de încheiere, componența participanților;
• cui și ce materiale să pregătească;
• cui să întocmească discursuri, rapoarte;
• materiale pentru cunoștință (dacă este necesar).

Acestea pot fi atașate direct invitației sau indicate printr-un link către folderul de rețea în care se află.

Utilizați capacitățile Outlook sau CRM-ul dvs. pentru aceasta. După o astfel de pregătire, începerea întâlnirii va fi de multe ori mai eficient. Nu începe întâlnirea fără ea!

4. Compoziție.

Minimizați numărul de participanți! Invitați doar pe cei de care este cu adevărat nevoie. Trebuie să fie cei care iau decizii. A delibera fără un factor de decizie este ca și cum ai turna apă în nisip. Dacă se așteaptă să fie nevoie de opinia unui expert, anunțați-l în prealabil, astfel încât să fie gata să se alăture.

5. Scop.

Cea mai importantă întrebare. Asigurați-vă că precizați în scris scopul întâlnirii. La ce întrebare ar trebui să răspundă participanții la sfârșitul întâlnirii? Asigurați-vă că îl înregistrați în scris. Formularea scrisă stimulează să descrie mai clar și mai concis esența sarcinii curente.

6. Ce să faci?

Rezultatele întâlnirii. Întotdeauna la sfârșitul ședinței consemnați dacă obiectivul stabilit la început a fost atins? S-a răspuns la întrebarea pe care ați pus-o?

Și ce ai de gând să faci în continuare?

Dacă o sarcină este definită pe baza rezultatelor, formulați-o. Stabiliți care ar trebui să fie rezultatul. Pentru a face acest lucru, răspundeți la întrebarea: „Cum vom înțelege că scopul a fost atins?”

Determinați performanții și termenele limită.

Stabiliți următorul pas. Prima și simplă acțiune a interpretului. De exemplu, sarcina de a expedia clientul. Următorul pas nu este o expediere, ci un apel către client pentru aprobare conditii generale sau o scrisoare către client prin care se solicită o comandă de sortiment. Când definiți un anumit pas simplu de către un executant, începeți procesul. Adesea, sarcina în ansamblu este clară, dar de unde să începeți în mod specific - nu există nicio înțelegere, iar executantul întârzie începerea acțiunilor.

Înregistrați rezultatele în scris. Într-o săptămână, nimeni nu-și va aminti detaliile. Șeful ședinței (sau secretarul ședinței, dacă a existat) trebuie să trimită un raport scris, în care trebuie să indice: deciziile luate, sarcinile stabilite, termenele limită, executanții, cine controlează, data următoarei ședințe ( daca este necesar).

Se poate părea că implementarea va necesita timp suplimentar pentru invitații scrise, formulări, rapoarte. De fapt, nu este așa. În primul rând, nu necesită mult timp, așa cum este documente interne. Este important să transmiți ideea. Deliciile literare nu sunt necesare aici. La urma urmei, scrii zeci de scrisori în timpul zilei, nu-i așa? Și în al doilea rând, timpul economisit la întâlniri și, cel mai important, rezultatele obținute rapid vor elibera un ordin de mărime mai mult timp pentru personalul companiei. Simpla eliminare a trei persoane „în plus” de pe lista de participanți, pentru patru întâlniri, va oferi companiei 12 ore suplimentare de muncă productivă a angajaților (rețineți, deja plătite de companie).

Implementați, implementați și implementați din nou!

Cu aceste propuneri, Serghei a apelat la director și proprietar în propria persoană. Propunerile au fost aprobate și implementate. Și deși procesul de implementare, ca orice modificare, a trecut cu o anumită rezistență, a fost implementat până la capăt. Acum întâlnirile au devenit, așa cum a visat Serghei, rapide, eficiente, cu o problemă rezolvată la ieșire și un plan de acțiune precis.

Și Sergey este deja în funcție director comercial. Inițiativa sa nu l-a ajutat doar să accelereze dezvoltarea companiei prin întâlniri eficiente. Dorința de a înțelege problema, de a dezvolta o soluție și de a o implementa îl ajută să rezolve alte probleme urgente de afaceri.

P.S. De la autor. Din proprie experiență, pot adăuga că chiar și câteva sfaturi cheie din această poveste, implementate (implementate cu precizie!) și fixate la nivelul competențelor personalului, pot crește semnificativ efectul întâlnirilor în companii de orice dimensiune. Cel mai important - implementați!

Este de neconceput să ne imaginăm munca oricărei organizații fără comunicații de afaceri. Comunicarea corect construită între angajați vă permite să rezolvați fără probleme și rapid sarcinile.

Există multe tipuri de întâlniri în organizații, iar fiecare dintre ele are propriile caracteristici și sarcini. Cunoașterea acestor nuanțe va ajuta la facilitarea discuției. chestiuni de afaceri. Acest articol vă va spune despre tipurile de întâlniri, vă va ajuta să înțelegeți de ce au loc și cum sunt înregistrate în munca de birou.

Obiectivele întâlnirilor de afaceri

Orice tip de întâlniri de afaceri vă permite să vedeți o imagine cuprinzătoare a situației din organizație, să identificați slab și punctele forte. Este demn de remarcat faptul că, odată cu participarea la acest format de comunicare de afaceri, are loc o companie sau o întreprindere rapidă.

Sarcini

Se pot distinge următoarele sarcini ale tuturor tipurilor de întâlniri:

• rezolvarea problemelor și problemelor curente;
• integrarea activităților diviziilor în conformitate cu obiectiv strategic firme;
• evaluarea firmei si a individului acesteia diviziuni structurale;
• menținerea și dezvoltarea politicii companiei.

Pentru a înțelege în ce format să desfășoare asemenea eveniment de afaceri, este necesar să decideți care dintre sarcinile de mai sus îi va corespunde, iar după aceea puteți înțelege la ce clasificare se va referi.

Tipuri și clasificare

vedere ca întâlnire comunicare de afaceri, poate avea o formă diferită de exploatare, de care depind obiectul său și lista funcționarilor prezenți.

Clasificarea principală a întâlnirilor ar trebui să fie distinsă:

1. Zona de proprietate. Aici putem distinge astfel de tipuri de întâlniri ca cele administrative (care prevăd discuția probleme problematice), științifice (seminare și conferințe, al căror scop este de a discuta probleme științifice de actualitate), politice (oferind o întâlnire a membrilor oricăror partide și mișcări politice) și de tip mixt.
2. Scară. Aici se disting cele internaționale, unde sunt implicați specialiști din alte țări sau parteneri străini, naționali, regionali, dar și orașului.
3. Regularitate. În oricare dintre formate, întâlnirile pot fi continue sau recurente.
4. În funcție de locul de desfășurare - local sau de călătorie.

Și, de asemenea, toate tipurile de întâlniri pot fi împărțite după cum urmează:

1. Instructiv, care prevede un format direct de conduită, în care un lider superior transmite informații direct subordonaților săi, care apoi diverge și sunt transmise de-a lungul verticalei puterii. Cel mai adesea, în cursul unei astfel de comunicări de afaceri, se aud ordinele CEO-ului, care pot afecta semnificativ cursul întreprinderii, iar acestea pot fi, de asemenea, norme de comportament sau inovații importante.
2. Operațional (dispecerare). Scopul acestui tip de întâlnire este de a obține informații despre starea de fapt într-o organizație sau întreprindere. Fluxul de informații în acest caz este direcționat de la subordonații din subordine către șefii de departamente sau către CEO. Practic, la ședințele operaționale sunt luate în considerare aspecte privind implementarea foilor de parcurs, activitățile planificate, planurile strategice și operaționale. O diferență importantă între întâlnirea operațională (dispecer) și toate celelalte este că acestea au loc în mod regulat și au o listă fixă ​​de participanți. De asemenea, este de remarcat faptul că în timpul întâlnirii poate să nu existe ordinea de zi.
3. Problematic. O astfel de întâlnire este convocată în cazul unei necesități urgente de a lua o decizie de îndeplinire a sarcinilor în timp scurt sau pentru a rezolva o problemă globală pentru întreprindere.

Pe lângă toate cele de mai sus, unul dintre cele mai populare tipuri de întâlniri de producție poate fi evidențiat separat - o întâlnire de planificare. De regulă, un astfel de eveniment are loc zilnic sau o dată pe săptămână, la care sunt prezenți șeful departamentului și interpreți direcți, care primesc sarcini pentru ziua respectivă și discută despre progresul implementării lor.

Tema întâlnirii personalului întreprinderii la întâlnire poate fi orice fel de probleme care apar în cursul întreprinderii, iar cursul discuției poate fi dedicat schimbărilor Mediul externîn care funcționează o anumită organizație.

Organizarea întâlnirii

Orice fel de întâlnire, indiferent de format, necesită o pregătire atentă pentru ea, deoarece eficacitatea ei depinde de acest moment. Inițial, este necesar să se determine următoarele puncte:

• poartă;
• problemele discutate;
• stabilirea sarcinilor pentru personal (pe baza funcționalității și subordonării);
• etapele executării sarcinii.

Astăzi, cele mai multe întâlniri se desfășoară într-o manieră foarte mediocră, din cauza cărora sensul lor se pierde, iar sarcinile atribuite pot fi îndeplinite prost. Prin urmare, este extrem de important să ne gândim la întregul curs al acestora întâlniri de afaceriși construiți o discuție de lucru în așa fel încât să nu ia doar timp, ci să aibă un feedback din partea echipei.

Întâlniri

Trebuie remarcat faptul că firmele și organizațiile mari care doresc să câștige o anumită cotă de piață și să-și dezvolte compania pentru a obține profituri mari fac un mare pariu pe discuție. probleme importante prin întâlniri. Din practica managerilor de succes, puteți forma următorul set de reguli despre cum să vă pregătiți pentru o întâlnire:

Pentru început, se stabilește o listă de participanți. Ar trebui să fie clar pe cine să invite la întâlnire și ce rol va juca la aceasta. Se întâmplă adesea ca persoanele invitate să nu înțeleagă problema și să fie invitate „pentru orice eventualitate”, dar în acel moment ar putea să-și facă singur treaba. atributii oficiale si nu pierde timpul.

Este important să ai o agendă. Dacă întâlnirea este programată, atunci se elaborează în prealabil o agendă, care indică problemele de discutat și, de asemenea, determină principalii vorbitori. Este important de reținut că acest document trebuie trimis celor responsabili cu pregătirea informațiilor și celor care vor fi prezenți, astfel încât toți participanții să poată pregăti rapoarte, propuneri și întrebări suplimentare. Dacă este necesar, agenda poate fi ajustată.

În fruntea întâlnirii ar trebui să fie principalul și probleme strategice. Vorbitorii unor astfel de probleme trebuie să fie neapărat persoane (șefi de departamente, secții, ateliere) care răspund personal de implementarea oricăror măsuri strategice ale companiei.

Puncte importante

Este important să ne amintim că orice întâlnire are două etape principale - pregătirea pentru ea și desfășurarea ei în sine. Prima etapă include determinarea relevanței organizării unei întâlniri de afaceri, identificarea sarcinilor, a obiectivelor principale și secundare, formarea unei liste de participanți și vorbitori, pregătirea rapoartelor, prezentărilor și a unui raport în funcție de subiect sau de o agendă definită anterior. A doua etapă presupune implementarea cursului planificat anterior al întâlnirii, ascultarea rapoartelor și discutarea problemelor actuale și strategice.

Dacă în timpul unei astfel de comunicări de afaceri este necesar să decidem ce și cui să facem de la angajați, atunci putem evidenția a treia etapă - luarea deciziilor. De regulă, deciziile sunt luate de către președinte, care conduce ședința, pe baza propriei discreții sau prin discuție sau vot colectiv.

Exemplu de plan de întâlnire

Cu un plan clar definit în fața lor, orice lider poate desfășura o întâlnire eficient și eficient, ceea ce vă va permite să obțineți feedback de la personal și să le puneți înainte sarcinile potrivite. Acest plan poate include următoarele aspecte:

• ascultarea rapoartelor și rezumarea rezultatelor pentru o anumită perioadă de timp (trimestru, săptămână, jumătate de an, lună);
• acoperirea problemelor actuale relevante pentru companie;
• ascultarea propunerilor de depanare (brainstorming);
• evaluarea opțiunilor propuse și discutarea implementării acestora;
• acumulare de opțiuni;
• votul pentru adoptarea uneia sau alteia opțiuni;
• definirea limitelor în timpul rezolvării problemelor (definirea persoanelor responsabile, termeni, metode și metode).

Logare

Cele mai multe tipuri de întâlniri trebuie fixate pe hârtie (document), care se numește protocol. Păstrarea acestui tip de documentație vă permite să legitimați deciziile luate. Și, de asemenea, datorită protocolului, puteți urmări întotdeauna progresul implementării activităților și, în cazul în care sarcinile nu sunt îndeplinite, puteți determina cine este responsabil pentru acest lucru.

Puncția, de regulă, este efectuată de secretarul liderului care este președintele ședinței. Cu toate acestea, adesea această funcție poate fi îndeplinită de alți angajați.

Funcțiile și sarcinile secretarului

Înainte de începerea întâlnirilor de afaceri, secretarul trebuie să fie familiarizat cu lista invitaților și lista problemelor discutate. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că, dacă întâlnirea are loc în mod regulat, atunci aceasta executiv colectează toată documentația (liste, planuri, ordine de zi etc.) și ajută liderul să se pregătească pentru întâlnire.

La început, și dacă este necesar, secretarul poate cere persoanelor care se prezintă să completeze o fișă de înregistrare, unde vor fi indicate numele lor complete. și poziție. Acest lucru va fi necesar la elaborarea protocolului. În continuare, secretarul anunță ordinea de zi, care marchează începutul ședinței. În plus, atunci când cei prezenți încep să discute probleme, secretarul înregistrează progresul acestui eveniment. La finalul ședinței, acest funcționar pregătește versiunea finalizată a protocolului, după care îl semnează cu președintele și transmite totul persoanelor implicate.

Este extrem de important ca secretarul, la redactare, să acorde atenția cuvenită aspect proces-verbal de întâlnire. Trebuie să includă un antet, locul de desfășurare, lista participanților, problemele discutate și deciziile luate.

Concluzie

Din informațiile de mai sus, devine clar că organizarea de întâlniri la întreprinderi este extrem de importantă. Cu toate acestea, merită întotdeauna să ne amintim că pregătirea de înaltă calitate pentru astfel de evenimente implică mai mult de 50% din cheia succesului în acoperirea informațiilor, stabilirea obiectivelor și implementarea lor de înaltă calitate.

Cât de des ați stat la întâlniri care, depășind durata de 2 ore, au încercat să rezolve toate problemele lumii în același timp? Când oamenii, roșii de înfundare, pierzând controlul de sine din cauza oboselii, încep să încerce să strige unii pe alții în încercarea de a găsi decizia corectă? Când fiecare întâlnire se termină în nimic și toți participanții își jură că nu se vor mai aduna niciodată pentru aceste întâlniri fără sens?

Articolul original: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Ce face o întâlnire eficientă?

Eficiența întâlnirii = valoarea deciziilor luate / (ora întâlnirii * numărul de participanți * salariul mediu al participantului)

Prin urmare, o întâlnire este un lucru destul de costisitor, care și-a câștigat pe bună dreptate frica și ura în rândul lucrătorilor de birou. Aceleași emoții se extind și asupra organizatorilor acestor întâlniri, inclusiv asupra dumneavoastră. Dacă vrei să câștigi respectul echipei tale, trebuie să fii capabil să conduci întâlniri eficiente.

Acest articol este despre a vă învăța cum să profitați la maximum de întâlnirile dvs. cu cel mai mic timp și risipă emoțională a participanților.

Pregătirea pentru întâlnire

Este necesară o întâlnire?

„Întâlnirile sunt un simptom al proastei organizări. Cu cât sunt mai puține întâlniri, cu atât mai bine.” - Peter Drucker, liderul eficient.

• Complexitate. Subiectul discutat este atât de complex încât participanții trebuie să se uite împreună la imagini pentru a nu cădea din fluxul discuției. De exemplu, discutarea arhitecturii entităților bazei de date sau a procesului de afaceri complex de revizuire a unei cereri de împrumut.
• Urgenţă. Tema în discuție este atât de urgentă încât elaborarea unui plan de acțiune pe această temă e-mail cheltuiește prohibitiv un numar mare de timp.
• Importanţă. Subiectul în discuție este atât de important încât importanța sa prevalează pe orice posibil timp petrecut de membrii grupului la întâlnire.

Nu este nevoie să convocați întâlniri pentru un motiv greșit. Daca esti:

• doresc să transfere responsabilitatea pentru problemă către grup,
• caută ascultători pentru ideile tale sau
• Vrei să-ți consolidezi echipa?

Stabiliți un obiectiv și o agendă clare

Scopul oricărei întâlniri este un plan de acțiune. Nu pentru a „discuta posibilitățile”, nu pentru a „rezolva problema”, ci pentru a „instrui așa și așa să facă așa și așa până la cutare și cutare dată”. Orice altă stabilire a obiectivelor ar putea avea ca rezultat ca întâlnirea să nu aibă niciun impact.

Prin urmare, atunci când programați o întâlnire, enumerați clar participanților planul de acțiune pentru rezolvarea problemei sau problemelor pe care doriți să le primiți și trimiteți-le agenda rezultată. O agendă scrisă va permite oamenilor să se asigure că nu pierd timpul în discuții inutile, iar problemele discutate vor fi relevante pentru domeniul lor de interes.

În cazul în care nu este suficient timp pentru întâlnire, problemele de pe ordinea de zi trebuie sortate în ordine descrescătoare a importanței (atunci vei avea timp să le discuti pe cele mai importante) sau în ordine crescătoare a complexității (atunci vei avea timp să închizi maximul de întrebări).

Nu invitați participanți suplimentari

• Are cunoștințe excepționale despre subiect pe care alți participanți la întâlnire nu le au?
• Subiectul în discuție îi afectează interesele? Interesele lui nu coincid cu interesele oricărui alt participant?
• Este această persoană pregătită pentru o discuție constructivă?
• Ar fi suficient să anunțăm pur și simplu această persoană despre rezultatele întâlnirii?

Ținând o întâlnire

• urmați toate regulile de discuție descrise mai jos
• întrerupe pe cei care le sparg
• rezuma decizia grupului
• urmați ordinea de zi și stabiliți când grupul trece la următoarea întrebare

1. Unul spune... Nu lăsați participanții să se întrerupă reciproc. Nu numai că este o etapă de lipsă de respect, dar cel mai probabil, în momentul vorbirii simultane, participanții nu încearcă să se înțeleagă, ceea ce nu este bun pentru întâlnirea în ansamblu.
2. ... și toți ceilalți ascultă. Cheia unei discuții eficiente este ca toți cei din grup să urmărească ceea ce se spune în grup. Toată lumea ar trebui să aibă aceeași „poză” a problemelor aflate în discuție. De îndată ce grupul se desparte în mai multe discuții sau cineva începe să se distragă (de exemplu, verificând e-mailul la telefon sau pur și simplu „intră”), se va pierde mai mult timp până când grupul devine din nou unul. Tot ceea ce s-a întâmplat în timp ce cineva a fost „absent” va trebui să fie repetat pentru el, petrecând timpul tuturor celorlalți în asta.
3. Treci la subiect! Chiar dacă atunci când oamenii obosesc vor să se relaxeze și să vorbească despre subiecte care distrag atenția, orice astfel de abatere pierde timpul tuturor celor implicați și te îndepărtează de a ajunge la o soluție. Aduceți ușor pe toată lumea înapoi la subiectul de discuție.
4. Luptă cu problema, nu cu oamenii.În plină discuție, participanții își pot permite comentarii pe care ceilalți le pot lua personal. Situații ca acestea, dacă nu sunt rupte din răsputeri, vor strica inevitabil atmosfera de lucru, vor crea tensiune inutilă, vor „dezactiva” membrii afectați, vor pierde timpul și, cel mai probabil, vor împiedica grupul să-și atingă obiectivele. Opriți imediat discuțiile care au mers „în direcția greșită”.
5. Înregistrați tot ce spuneți. Acest lucru poate fi făcut de dvs. sau de un alt membru pe care îl desemnați ca secretar de ședință. Fără fixare, grupul va începe să uite faptele sau concluziile care au fost produse, iar eficacitatea procesului va scădea inevitabil. În plus, notele ajută grupul să economisească timp, permițând vorbitorului să indice pur și simplu una sau alta parte a notelor, în loc să explice în detaliu ce înseamnă exact prin ceea ce a fost deja spus. Fixarea ar trebui să aibă loc pe o foaie de hârtie care este vizibilă pentru întregul grup sau pe o placă atârnată pe perete.
6. Luați pauze. Utilizați Tehnica Pomodoro (lucrați în cicluri cu o pauză de 5 minute la fiecare 25 de minute de lucru). Din experiența mea, întâlnirile care durează mai mult de o oră și jumătate își pierd cu totul eficacitatea din cauza oboselii participanților. Este mai bine să întrerupeți astfel de întâlniri mutând continuarea într-o altă zi.
7. Dacă grupul nu mai este necesar, dispersați-vă. Pe măsură ce se discută problema, este din ce în ce mai puțin întrebări dificile care necesită discuții generale. Dacă înțelegeți că problema s-a împărțit în mai multe sarcini care necesită execuție individuală, nu are sens să petreceți timpul total într-o discuție de grup - întâlnirea trebuie să fie finalizată. Dacă întâlnirea este încă prea devreme pentru a se încheia, dar există deja persoane ale căror cunoștințe nu vor fi solicitate în discuții ulterioare sau ale căror interese nu vor mai fi afectate, lăsați-le să plece.

Sfârșitul ședinței

• există nu în formă orală, ci în formă scrisă
• evita interpretările diferite
• să fie scris într-o limbă care va fi înțeleasă chiar și după două luni
• pentru fiecare articol conțin o persoană responsabilă de execuție și termen

În timpul întâlnirii, liderul ar trebui să transmită subordonaților Informatii utileși stabiliți-le obiective clare. Dacă totul este făcut corect, eficiența muncii va crește, altfel ordinea întâlnirilor ar trebui revizuită.

Cât de des țineți întâlniri? Cât de des obțin angajații tăi ceva util de la ei? Înțeleg ei scopurile și obiectivele pe care le-ați stabilit pentru ei?

Eficiența muncii lor crește după întâlnirile de planificare? Deveniți adecvat părere? Dacă ați răspuns „nu” la cel puțin o întrebare, atunci trebuie să învățați cum să desfășurați întâlniri eficiente și să planificați întâlniri pentru a pierde un minim de timp cu ele și pentru a obține beneficii maxime.

Întâlnire eficientă

Cu ajutorul întâlnirilor se menține comunicarea între diferitele departamente și în cadrul departamentelor în sine, deciziile luate sunt concretizate și motivația pentru efectuarea muncii în rândul angajaților individuali este crescută. Dar numai o întâlnire eficientă poate rezolva aceste probleme, așa că verifică-te dacă întâlnirile tale îndeplinesc următoarele criterii:

1. Conformitatea formatului. Există mai multe tipuri de întâlniri: întâlnire, briefing și operative. Fiecare dintre aceste întâlniri are propriile obiective și, în consecință, durează timp diferit. Operativul este conceput pentru a rezolva problema care tocmai a apărut.

De obicei durează 5-10 minute, adună persoane direct legate de problemă. O întâlnire de planificare se ține de obicei în fiecare zi dimineața și durează 25-30 de minute. În acest timp, managerul trebuie să stabilească sarcini pentru ziua respectivă, să obțină feedback cu privire la rezultatele zilei precedente și să ajusteze planurile dacă este necesar.

Întâlnirea are ca scop găsirea unei soluții problema globala, formează o nouă ofertă pentru piața ta, dezvoltă program nou motivație etc.

Adesea, întâlnirile sunt împărțite în două etape - prima are loc seara, stabilește obiectivele întâlnirii, conturează problemele care vor fi discutate. Dimineața începe a doua etapă, care poate dura până la două ore. O întâlnire completă este creativitate pură.

2. Specificarea sarcinilor. Fiecare întâlnire ar trebui să aibă sarcini clar definite, care sunt anunțate participanților în prealabil. Abaterea de la ordinea de zi este extrem de nedorită.

3. Reglementări rigide. O întâlnire trebuie să aibă o oră de început și de sfârșit, indiferent dacă toți invitații apar sau nu. Stabiliți limite de timp clare, de exemplu, încheierea punctului 1 al ordinii de zi în 25 de minute.

Alocați un anumit timp pentru fiecare vorbitor - 5 minute sunt suficiente, acest lucru îi va învăța pe oameni să vorbească la obiect. Dacă auziți conversații străine sau digresiuni de la subiect, opriți aceste încercări, economisiți-vă timp.

4. Compoziție optimă. La întâlnire trebuie să participe persoanele vizate. Doar așa, stați și ascultați, nu invitați pe nimeni. Lăsați fiecare să se ocupe de treburile lui.

5. Cuvânt pentru toată lumea. Fiecare participant la întâlnire ar trebui să aibă posibilitatea de a-și exprima opinia cu privire la o anumită problemă. Nu interveni și, în plus, nu întrerupe discursul angajatului, chiar dacă este împotriva punctului tău de vedere. Aveți nevoie de feedback adecvat?

6. Păstrarea înregistrărilor. Ordinea de zi nu este singurul document obligatoriu al ședinței. Protocolul, care consemnează toate punctele principale, angajații care au vorbit în ordinea priorităților, părerea lor cu privire la o anumită problemă și, cel mai important, rezultatele întâlnirii, este o lucrare foarte utilă.

Asigurați-vă că trimiteți un buletin informativ participanților la întâlnire, astfel încât să îl aibă întotdeauna la îndemână pentru clarificarea oricăror puncte. Deci, va fi mai convenabil să controlați implementarea sarcinilor și să analizați rezultatele. Este schema „sarcină - rezultate - control - sarcină” care vă permite să faceți întâlnirile cât mai eficiente și concise.

7. Întâlnire planificată. Fiecare angajat ar trebui să știe când va fi invitat din nou în sala de ședințe. Surpriza este un prost ajutor în organizarea întâlnirilor, participanții nu au timp să se pregătească sau nu vin deloc din cauza absenței de la birou.

Dacă o problemă a apărut brusc și ați decis să suni un agent pentru a o rezolva, pregătește-te pentru răspunsurile „Nu știu”, „Trebuie să verific” și „Îți voi oferi un raport mai târziu”.

Cum să pregătiți și să desfășurați o întâlnire eficientă?

Pentru a avea o întâlnire eficientă, trebuie mai întâi să vă pregătiți pentru ea. Înainte de a începe întâlnirea, liderul ar trebui să clarifice următoarele întrebări pentru el însuși:

• Ce obiective urmărește întâlnirea și ce sarcini rezolvă întâlnirea?
• care este formatul întâlnirii, care sunt rolurile participanților la întâlnire. Rolurile angajaților sunt repartizate în prealabil: trebuie să existe un președinte și un secretar. De asemenea, stabiliți ora exactă de începere și de sfârșit a întâlnirii.
• care este structura întâlnirii. O structură tipică arată astfel:
• Salutari;
• anunțarea scopurilor întâlnirii, sarcinile stabilite, formatul întâlnirii;
• discutarea si analiza problemelor existente;
• primirea de feedback de la interpreți;
• analiza rezultatelor și stabilirea sarcinilor pentru viitorul apropiat;
• rezumând.
• care este ordinea de zi a ședinței. Stabiliți timpul exact pentru a lucra la fiecare punct de pe ordinea de zi, alocați timp pentru o pauză dacă întâlnirea implică perioadă lungă de timp deținere.
• ce documente sunt necesare. Pregătiți toate informațiile necesare care vor fi de interes pentru participanți, faceți o distribuție a materialelor astfel încât acestea să fie studiate în prealabil.
• dacă este necesară o întâlnire. Înainte de a trimite invitații la o întâlnire, verificați dacă este cu adevărat necesar.

Răspundeți singuri la aceste întrebări:

• Sarcinile pe care le-ați stabilit trebuie abordate chiar acum?
• Ce ar trebui să ia participanții de la întâlnire?
• Cum ar trebui să se schimbe munca lor după întâlnire?
• Au fost colectate toate informațiile necesare? Veți primi un răspuns „nu știu” la orice întrebare?
• Este posibil să se rezolve problema într-un alt mod, fără a avea ședințe?

Amintește-ți despre reguli simple desfășurați întâlniri eficiente, păstrați atenția audienței scopul principal, păstrați discuția pozitivă sau neutră și încurajați oamenii să-și exprime propriile opinii.

Atunci vei obține o creștere a eficienței angajaților tăi și, în același timp, vei reduce timpul pierdut.

O oră de comunicare personală cu subalternii poate înlocui o săptămână de corespondență. Da, din punct de vedere tehnic este posibil să nu ne întâlnim deloc. Dar este mult mai bine să aduni angajații la birou și, privindu-le în ochi, să vorbești despre sarcinile afacerii și, în același timp, să obții feedback. În acest articol, vom spune cum să desfășoare în mod eficient atelierele, să le organizezi și să le oficializezi în mod corespunzător.

Întâlnirile trebuie să fie un sistem

Dacă pentru angajați fiecare RAM este ca zăpada pe cap, nu va mai avea sens de la astfel de întâlniri. Angajații pur și simplu nu vor avea timp să se pregătească și vor fi puțin implicați în mișcare. Prin urmare, întâlnirile ar trebui organizate cât mai mult posibil.

Ideal astfel de lucruri se desfășoară după un program elaborat în prealabil. Dacă există multe întâlniri de planificare și întâlniri operative și toate sunt diferite, atunci este nevoie de un program detaliat. De exemplu: în fiecare miercuri - o întâlnire cu directorul, în data de 25 a fiecărei luni - cu șeful departamentului de vânzări și așa mai departe. Acest lucru este ideal atunci când statul este mare. Pentru mici afaceri Vă puteți întâlni la o frecvență convenabilă. Principalul lucru - participanții la întâlnire ar trebui să știe: în fiecare săptămână sunt chemați la operator.

De ce să facem întâlniri

De acord: este mai bine să rezolvați personal problemele de muncă, uitându-vă unul în ochii celuilalt. Da, contactarea într-un milion de moduri precum Skype sau prin corespondență în rețelele sociale nu este o problemă. Dar asta nu e tot. întotdeauna mai persuasivă decât o voce impersonală la telefon, ca să nu mai vorbim de liniile uscate ale unui mesaj.

La întâlniri, puteți ghici starea de spirit a angajaților. Ei stau și dau bucuroși din cap - înseamnă că totul este în ordine și atmosfera din echipă este normală. Chiar și în ochii unui șef cu experiență, el va înțelege imediat dacă mesajele sale ajung sau nu la subordonați.

Mai mult intalnirile disciplina angajatii. Dacă un angajat știe sigur că o dată pe săptămână i se va cere toate sarcinile atribuite, el este mult mai responsabil pentru implementarea acestora. Și să fii certat în fața tuturor, pe covor cu șeful este mult mai ofensator decât la telefon. Stai acolo, solid și în costum Briony și ești certat ca un elev de clasa întâi. Nu, este mai bine să ridicați toate cozile înainte de întâlnire și să raportați cu mândrie despre sarcinile finalizate.

Un alt scop important al întâlnirilor este . Când fiecare fierbe în sucul său și nu are o platformă pentru declarații, acest lucru este rău.

Tipuri de întâlniri

Întâlnirile sunt programate și neprogramate:

• la întâlnirile programate se discută probleme curente de lucru. Doar ele sunt ținute conform unui program planificat în prealabil - de unde și numele. Acestea pot fi zilnic cinci minute pentru planificarea întâlnirilor de zi, săptămânale și lunare;
• întâlnirile neprogramate sunt adunate pentru a rezolva rapid o problemă specifică care a apărut aici și acum. Poate avea loc în orice moment.

Pregătirea pentru întâlnire în mod corect

RAM nu ar trebui să devină o formalitate de genul „Ei bine, astăzi este luni, ar trebui să ne întâlnim și să vorbim”. Pentru ca întâlnirea să fie utilă, trebuie să vă pregătiți. Iată algoritmul de pregătire:

• planifica intalnirea. Astfel nu vei uita nimic și vei evita confuzia atunci când îți stabilești sarcini. Fără plan - fără structură clară. Vei înota, vei sări de la unul la altul. Încurcă-te și încurcă echipa;
• faceți o listă de angajați pe care să-i invitați. Totul depinde de subiect și sarcini. Dacă aveți de gând să discutați cu șefii de departamente despre creșterea vânzărilor, nu trebuie să sunați;
• a determina . Timpul optim de întâlnire este de la 30 de minute la o oră. Dacă comunicați mai puțin, este puțin probabil să puteți acoperi toate problemele de lucru și să lăsați pe toți să-și spună cuvântul. Și durează mai mult de o oră - angajații vor începe să căscă dulce și vor pierde firul conversației. Dacă nu puteți îndeplini ora - împărțiți întâlnirea în 2 părți cu o scurtă pauză - 5-7 minute;
• amintiți-vă de ultima întâlnire. Vă recomandăm să începeți comunicarea trecând peste sarcinile stabilite la ultima RAM. Lăsați cei responsabili pentru implementarea lor să raporteze despre cum merg lucrurile;
• gândiți-vă la structura întâlnirii. Pune în prim plan sarcinile importante și prioritare și discută la final tot felul de petreceri corporative și excursii în natură;
• Lăsați angajații pe care doriți să îi sunați în avans. Mai bine personal sau telefonic. Faceți un buletin informativ- vor spune că nu au avut timp să citească scrisoarea;
• pregăti documentele. Dacă aveți nevoie de materiale, imprimați-le din timp pentru a nu vă enerva în ultimul moment sau, mai rău, întrerupeți întâlnirea pentru asta. Faceți copii pentru toți angajații care ar putea avea nevoie;
• cereți angajaților să aducă caiete și pixuri. 90% din ceea ce va suna la întâlnire va fi imediat uitat. Iar ceea ce este scris cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Lăsați-i să stea și să-și noteze - atunci le va fi mai convenabil să-și amintească ceea ce s-a spus.

Regulile atelierului

Nu există rețete secrete aici. Există un set de reguli de bază care vă vor ajuta să profitați la maximum de întâlnirea dvs.

Nu faceți întâlnirea unilaterală

Dacă întâlnirea, în loc să discute probleme de muncă și utilitate, se transformă, de exemplu, într-o biciuire publică a vinovaților sau într-un monolog al liderului, nu va mai avea sens. Este necesar să se structureze întâlnirea în așa fel încât să se rezolve cât mai multe probleme diferite. Împărțiți întâlnirea în părți:

1. Anuntarea planului intalnirii. Mai întâi enumerați punctele de pe ordinea de zi. Destul de pe scurt - detaliile vor începe în timpul discuției asupra problemelor în sine.
2. Treceți prin ultima întâlnire. Ce sarcini au fost stabilite, cum sunt implementate, ce dificultăți apar.
3. Începeți discuția cu sarcini importante și urgente, trecând treptat la altele mai puțin semnificative.
4. Dacă este necesar, trece brainstorming.
5. Rugați publicul să pună întrebări de interes. Uneori, aceasta este singura șansă pentru ei de a face acest lucru. Poate că nu toți cei adunați se văd în afara biroului tău, dar aici, în timp ce toată lumea s-a adunat, trebuie să profiti de ocazie.
6. Încheiați întâlnirea. La final, așa cum am spus deja, puteți discuta probleme care nu au legătură directă cu afacerile: viața departe de birou, zilele de naștere ale angajaților și așa mai departe.

Nu transforma memoria RAM într-un set de formalități

Faceți întâlnirea cât mai ușoară posibil. Evitați protocolul și oficialismul excesiv. Dacă alegi o secretară pentru o jumătate de oră, anunță ordinea de zi și votează-o, ține un protocol detaliat și toate astea, atunci pe la mijlocul RAM-ului vei auzi sforăit prietenesc. Nu pierde timpul și începe imediat. Lăsați formalitățile în seama ședințelor dumei orașului și a congreselor comitetului sindical.

Fii puțin mai strict decât de obicei. Pune o mică barieră între tine și subordonați. Dacă în situația actuală subordonarea este adesea uitată, atunci acest lucru nu se poate face la o întâlnire. Dar nu exagera. Când șeful comunică cu subalternii pe „tu”, iar pe RAM, el trece la „tu” - asta este, cel puțin, amuzant.

Lăudați subordonații

În timpul întâlnirii nu uitați să etichetați pe cei care au făcut o treabă bună. Este mai bine să lucrezi - de data aceasta. O persoană vede că meritele sale nu au trecut neobservate - acestea sunt două. Da, și pentru alții un bun exemplu.

Știți care este cea mai frecventă plângere în rândul subordonaților? Nimănui nu-i place când șeful observă doar defecte. O dată în viață nu am trecut proiectul la timp - vor observa imediat. Și arăți din zori până în amurg - nimeni nu observă acest lucru și o consideră de la sine înțeles.

Nu merge pe acea cale. Fii corect - ce ar putea fi mai ușor. Au făcut-o bine și la timp - laudă, greșit - certat. Doar nu faceți excepții. Pedepsiți - astfel încât toată lumea, fără favoriți și prejudecăți. Dacă pentru aceeași infracțiune unul este lipsit de bonus, iar celălalt nici măcar nu este observat, înseamnă că ceva nu este în regulă aici. Angajații sunt foarte sensibili la discriminare și prejudecăți - și nu departe.

Dă vocea tuturor

Întâlnirea nu ar trebui să fie un monolog al liderului, oricât de bun este un orator. Prin urmare, să vorbim mereu tuturor celor adunați. Este ușor să faci asta: după fiecare punct de întâlnire, întrebați audiența dacă au întrebări sau comentarii. În general, implicați oamenii în proces cât mai mult posibil. Învață-i că întrebările pot și trebuie puse.

Dacă sunt noi veniți la întâlnire, acordați-le puțin mai multă atenție decât restul. poate fi jenat să-și exprime părerea. Și poate fi foarte valoros - astfel de angajați au o privire proaspătă asupra lucrurilor, inaccesibile celor care sunt în afaceri de mulți ani. Adresează-te direct, spun ei, iar tu, Ivan Ivanovici, ce părere ai despre asta?

Faceți digresiuni lirice

Dacă întâlnirea durează mai mult de o jumătate de oră, este logic să divagi de câteva ori pe parcurs. Gândiți-vă la cursurile de la universitate sau la lecțiile de la școală. Dacă un profesor scrie integrale pe tablă timp de 45 de minute fără a se opri, o astfel de lecție devine plictisitoare și neinteresantă. Dar de îndată ce spune o poveste din viața lui sau pur și simplu face câteva glume, prelegerea se dovedește a fi fascinantă și incitantă. Oamenii merg mai bine la astfel de cursuri și chiar și materialul cel mai dificil este absorbit mai bine.

Același lucru este valabil și pentru întâlnirile operaționale. Nu vă fie teamă să vă distras puțin și să spuneți publicului ceva despre subiecte abstracte. Unul sau două minute de timp nu vor face vremea, iar gradul de oficialitate și tensiune vor fi îndepărtate cu o bubuitură.

Protocolul întâlnirii

Felicitări, ați ținut întâlnirea. Am vorbit, am rezolvat întrebări, am dat din cap. Totul este grozav, totul este grozav. Nu chiar grozav sau grozav. Acum cel mai important lucru este să consolidezi rezultatele. Dacă totul rămâne în cuvinte, fiți sigur: lucrătorii vor uita pur și simplu jumătate din instrucțiuni. Sau pretinde că uită. Și apoi vor alerga unul după altul pentru a clarifica câteva întrebări. Și la ce folosește o astfel de întâlnire?

Rezultatul reuniunii ar trebui să fie protocolul întâlnirii operaționale. Acesta este un document mega-important în care sunt înregistrate toate mișcările. Iată ce trebuie reflectat în protocol:

1. Data întâlnirii. Privind documentul, angajații ar trebui să înțeleagă când a avut loc întâlnirea și pot naviga în timp. Mai bine, lăsați-i să păstreze taticii și să păstreze toate protocoalele în ei. Se poate face electronic.
2. Lista sarcinilor. Cel mai important punct. Toate instrucțiunile trebuie formulate clar și, cel mai important, fără ambiguitate. Nu uitați: o comandă care poate fi înțeleasă greșit va fi înțeleasă greșit.
3. Lista persoanelor responsabile. Este mai bine să întocmești un protocol sub formă de tabletă, în care în fața fiecărei sarcini să fie indicat numele sau prenumele angajaților responsabili de implementarea lor.
4. Timpul de finalizare a sarcinii. In acelasi tabel, vizavi de numele angajatului, indicati data la care trebuie finalizata comanda. Nu stabiliți niciodată un termen limită. Dacă se acordă o lună pentru finalizarea lucrării, indicați 3 săptămâni în protocol. Deci disciplinezi angajatul și îi lași timp să manevrezi.
5. Semnăturile participanților la întâlnire. O semnătură este o garanție că o persoană este familiarizată cu documentul. Asigurați-vă că colectați autografele tuturor celor care au fost prezenți și cărora le-au fost atribuite sarcini.

Pentru a nu fi distras, să țină protocolul invitați un asistent - lăsați-l să îndeplinească sarcinile de secretar. Notează sarcinile, indică responsabil și surprinde tot ceea ce au spus participanții la mișcare. Asta dacă întâlnirea este voluminoasă și sunt multe sarcini. Daca au venit 3-5 persoane pentru 10 minute, te descurci singur si nu ai nevoie de asistent. Luați o bucată de hârtie sau un bloc de note și luați note. Apoi aranjați totul așa cum trebuie. Puteți deschide un laptop și face totul într-o tabletă Excel - după cum doriți.

Distribuiți copii ale protocoalelor tuturor subordonaților, de preferință pe hârtie. Lasă-i să stea în biroul lor și să fie inspirați. Nu lăsați executarea comenzilor să aibă loc. Opriți uneori și verificați cum vă sunt îndeplinite sarcinile și dacă există dificultăți. Se întâmplă ca munca, din anumite motive, să blocheze, dar angajații nu raportează acest lucru.

Să rezumam

Un atelier este un instrument de comunicare foarte eficient dacă este utilizat corect. Fă din el un sistem și foarte curând vei simți rezultatul.Și în același timp învață oratorie. Vă dorim succes!