Unde ar trebui depozitat cărți de muncă muncitorii, stabilit prin lege. În articolul nostru veți găsi informații despre cerințele pentru procedura de stocare a documentelor personale ale unui angajat și responsabilitatea pentru nerespectarea acestor standarde.

De ce trebuie să asigurați siguranța cărților de muncă

Cărțile personale cu evidența vechimii au fost introduse încă din 1939. Până acum sunt aproape singurele documente care confirmă vechimea până în 2002 la cererea pentru pensie pentru limită de vârstă.

În legătură cu scăderea importanței unui document care indică experiența de muncă, în lumina reformei pensiilor și a înlocuirii conceptului de „experiență de muncă” cu termenul de „experiență în asigurări” în anul 2017, s-a oferit posibilitatea trecerii de la o lucrare. este luată în considerare forma unei cărți la una electronică. Dar o astfel de inițiativă este asociată cu riscuri tehnice care necesită un studiu serios, astfel încât legea relevantă nu a fost încă adoptată.

O carte de lucru individuală, de regulă, este introdusă o singură dată și extinsă cu inserții. În perspectiva celor 25-50 de ani de acum înainte, este imposibil de exclus reorganizarea și lichidarea întreprinderilor în care a lucrat cutare sau cutare cetățean, ceea ce înseamnă că nu poate fi exclus riscul pierderii documentației de arhivă. Operare reguli acordă o mare importanță locului în care sunt stocate carnetele de muncă ale angajaților din întreprindere.

Unde și cum să păstrați cărțile de muncă

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă” din 16 aprilie 2003 nr. 225 (denumite în continuare Regulamentul privind Codul Muncii), angajatorul este obligat să păstreze cărțile de muncă, formele și inserții.

În lumina clauzei 42 din Regulamentul privind Codul muncii, formularele de carte sunt calificate ca BSO, ale căror cerințe pentru condițiile de depozitare sunt descrise în Decretul Guvernului Federației Ruse din 05/06/2008 nr. 359. Clauză 16 din acest decret spune că BSO trebuie depozitat în seifuri metalice, dulapuri sau încăperi echipate care exclud posibilitatea furtului sau avariei.

Totodată, Regulamentul Codului Muncii nu conţine date care să permită atribuirea, fără îndoială, a cărţilor deja emise către OSB. Acest lucru vă permite să alegeți singur locația de depozitare: principalul lucru este că condițiile vă permit să asigurați protecție împotriva pierderii și deteriorarii documentelor.

Asigurați siguranța documentelor activitatea muncii angajatorul este obligat pe toată durata contractului cu salariatul. Cartea se eliberează numai în ziua concedierii. De asemenea, se poate elibera contra chitanță unei rude în cazul decesului unui salariat (clauza 37 din Regulamentul Codului Muncii).

Dacă, după concediere, documentul nu a fost revendicat de către angajat, atunci clauza 43 din Regulamentul Codului Muncii dictează necesitatea stocării acestuia în arhiva întreprinderii la cerere. Perioada de valabilitate, în conformitate cu art. 22.1 din Legea „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ, - timp de 50 de ani pentru documentele primite de arhivă după 2003 și 75 de ani pentru cărțile cu care evidența a fost finalizată înainte de 2003.

Acțiuni ale angajatorului în caz de pierdere a carnetului de muncă

Chiar și cu respectarea conditiile necesare păstrarea documentelor personale ale angajaților, pot exista cazuri de pierdere sau deteriorare a cărților de muncă. Să luăm în considerare două situații posibile:

• Cartea a fost pierdută sau deteriorată de un angajat serviciul de personal(intenţionat sau accidental). Într-o astfel de situație, este necesară eliberarea unui duplicat, iar această responsabilitate revine exclusiv angajatorului. Datele despre experiența lucrătorului pot fi preluate de pe un card personal; locurile de muncă anterioare sunt indicate într-o singură intrare generalizată (clauza 32 din Regulamentul Codului Muncii).
• O urgență care a rezultat documentele de personal distrus masiv. În acest caz ramura executiva se creează o comisie specială care stabilește vechimea în muncă pe baza altor acte sau mărturii ale colegilor (clauza 34 din Regulamentul Codului Muncii).

În toate cazurile de pierdere a unui document din vina angajatorului (precum și refuzul de a-l elibera sau formularea incorectă a motivului concedierii), angajatul va trebui să plătească salariul pentru întreaga perioadă de acțiune pentru a corecta/reface. acesta, iar noua zi de concediere va fi considerată ziua în care se eliberează carnetul de muncă în mână.

Recuperați corect documentele pierdute ale angajaților citind articolul.

Care este responsabilitatea companiei pentru nerespectarea regulilor de depozitare a cărților

Inspectoratul de muncă poate verifica modul în care sunt ținute carnetele de muncă ale angajaților. Inițial, inspectorul poate emite un ordin de eliminare a defectelor. Dar nerespectarea cerințelor inspectorului poate atrage aplicarea de sancțiuni în conformitate cu paragraful 2 al art. 13.25 Codul administrativ al Federației Ruse:

• pentru funcționari - de la 2.500 la 5.000 de ruble;
• pentru o organizație - de la 200.000 la 300.000 de ruble.

Într-o instanță inițiată de un angajat se pot recupera de la întreprindere daune morale și materiale. In unele cazuri oficiali Un angajator pentru un incident cu pierderea sau deteriorarea unui carnet de muncă poate fi, de asemenea, supus răspunderii penale:

• Artă. 140 din Codul penal al Federației Ruse pentru un refuz ilegal de a furniza unui cetățean documente care îi afectează drepturile și libertățile, prevede o amendă de până la 200.000 de ruble. sau în cuantumul câștigului pe o perioadă de până la 18 luni sau descalificarea condamnatului pe o perioadă de la 2 la 5 ani.
• Artă. 292 din Codul penal al Federației Ruse prevede răspunderea pentru introducerea de informații false în mod conștient în documente în scopuri egoiste. Pedeapsa poate fi sub formă de amendă de până la 80.000 de ruble. sau salariul persoanei condamnate pe o perioadă de cel mult 6 luni, sau muncă corecțională, forțată, sau arestare până la 6 luni, sau închisoare până la 2 ani.
• Partea 2 Art. 325 din Codul penal al Federației Ruse descrie o posibilă pedeapsă pentru furtul documentului personal al unui cetățean, fie sub forma acelorași sancțiuni financiare ca și art. 292 din Codul penal al Federației Ruse, sau muncă corectivă, sau arestare pentru până la 3 luni.

Rezultate

Fiind un document personal deosebit de important al unui angajat, un carnet de muncă necesită un tratament atent și siguranță. Nerespectarea cerințelor legislației privind păstrarea dosarelor de personal poate atrage răspunderea financiară și penală.

L. V. Kurevina

Expert al revistei „Departamentul HR al unei organizații comerciale”

Cartea de muncă este valabilă pe teritoriul Rusiei din 1939. În același timp, forma sa s-a schimbat de mai multe ori și în prezent este utilizat registrul de lucru al modelului 2004, a cărui formă este aprobată de Guvernul Federației Ruse. Întrucât formele cărților de muncă sunt echivalate cu forme responsabilitate strictă, ar trebui să fie contabilizate și stocate în consecință. Cerințe similare sunt stabilite pentru păstrarea carnetelor de muncă ale angajaților. În articol, ne amintim cum să asigurăm o contabilitate și stocare adecvată a cărților de muncă în organizație și ce documente să emită în acest sens.

Formele carnetelor de muncă și procedura de achiziție a acestora

Începând o conversație despre contabilitate și stocarea cărților de muncă, să trecem la documentul principal și binecunoscut - Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Despre cărțile de muncă” , prin care s-a aprobat Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, a confecționării formularelor de carte de muncă și a pune la dispoziție angajatorilor (în continuare - Reguli).

Dar mai întâi, să spunem câteva cuvinte despre achiziția de forme de cărți de muncă și inserții în ele. Formularele acestor formulare sunt aprobate prin decretul specificat al Guvernului Federației Ruse. Și mostrecarnetul de muncă și inserția acestuia, precum și procedura de furnizare a angajatorilor cu formulare de cărți și inserții aprobate Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 22 decembrie 2003 nr. 117n „Despre cărțile de muncă” .

Amintiți-vă că o insertie este necesară în cazurile în care toate paginile uneia dintre secțiuni sunt completate în cartea de lucru. Este cusută în cartea de muncă și întocmită și întreținută în același mod ca și cartea de muncă. O inserare fără o carte de lucru este nevalidă. La emiterea fiecărei inserții, în carnetul de muncă este plasată o ștampilă cu inscripția „Insert emis” și se indică seria și numărul inserției ( 38,39 Reguli).

Formularele carnetului de muncă și o inserare în carnetul de muncă se realizează numai de către Asociație intreprinderi de statși organizații pentru producerea semnelor de stat„GOZNAK” al Ministerului de Finanțe. Formele au un anumit grad de protecție.

Formularele pot fi distribuite entitati legaleși întreprinzătorii individuali care îndeplinesc cerințele stabilite de producător pe baza unui acord încheiat între aceștia.

Angajatorii pot achiziționa formulare direct din depozitul producătorului sau al distribuitorului sau în alt mod.

Notă

În virtutea Artă. 66 Codul Muncii al Federației Ruse angajator (cu excepția angajatorilor - indivizii care nu sunt întreprinzători individuali) ține carnetele de muncă pentru fiecare persoană care a lucrat pentru aceasta mai mult de cinci zile în cazul în care munca pentru acest angajator este cea principală pentru salariat. Mai mult, dacă contractul de muncă se încheie cu salariatul pentru prima dată ( Artă. 65 din Codul Muncii al Federației Ruse), i se eliberează o nouă carte de muncă.

În cazul în care angajatorul creează o nouă carte de muncă pentru angajat, costurile de dobândire a formei acesteia sunt apoi suportate de angajat, cu excepția următoarelor cazuri:

– pierderea în masă a carnetelor de muncă ale angajaților din vina angajatorului ( p.34 Reguli);

– deteriorarea cărților de muncă sau a inserțiilor fără vina angajatului (clauza 38 din Regulament).

Destul de des se pune întrebarea dacă angajatul însuși poate cumpăra și aduce un formular de carte de muncă. Nu merită acceptarea și menținerea unui astfel de carnet de muncă, în primul rând, pentru că s-ar putea să nu îndeplinească cerințele de protecție și, în al doilea rând, pentru că angajatorul este obligat să țină o evidență clară a carnetelor de muncă din momentul în care acestea sunt achiziționate.

Puterile de a menține, păstra și înregistra cărțile de muncă

Conform clauza 45 din Regulament responsabilitatea organizării lucrărilor de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului.

Totodată, angajatorul, prin ordinul său, numește o persoană responsabilă cu întreținerea, păstrarea, contabilitatea și eliberarea carnetelor de muncă. De regulă, acesta este un angajat al serviciului de personal. Dacă nu există un astfel de serviciu în organizație, competențele relevante sunt atribuite contabilului. Pe lângă sarcinile de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă, este posibil să se prevadă obligația de achiziție la timp a cărților de muncă și a inserțiilor. În aceeași ordine, puteți desemna o persoană care îndeplinește aceste atribuții pentru perioada de absență a unui angajat autorizat. Iată un exemplu de astfel de comandă.

(LLC Amethyst)

Ordin

13.08.2014 № 25

Novgorod

La desemnarea unei persoane responsabile de achiziție,

intretinerea, pastrarea, contabilitatea si emiterea carnetelor de munca

și se inserează în ele

În conformitate cu clauza 45 din Regulile pentru întreținerea și depozitarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea angajatorilor cu acestea, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225,

EU COMAND:

Numiți responsabil pentru achiziționarea, întreținerea, depozitarea, contabilitatea și emiterea cărților de muncă și a inserțiilor în acestea, un specialist în departamentul de personal Zhemchugova T. B. din 15.08.2014.

În absența lui T. B. Zhemchugova, responsabilitatea pentru menținerea, stocarea, contabilizarea și emiterea cărților de lucru și a inserțiilor acestora este atribuită șefului departamentului de personal V. M. Biryuzova.

Să impună controlul asupra executării ordinului șefului departamentului de personal Biryuzova V.M.

CEO Diamante S. V. Almazov

Familiarizat cu comanda:

Șef Resurse Umane Biryuzova V. M. Biryuzova

13.08.2014

Specialist resurse umane Zhemciugova T. B. Zhemciugova

13.08.2014

Obligația de a menține, păstra, înregistra și emite carnetele de muncă și inserțiile acestora ar trebui, de asemenea, prescrise în fișa postului angajatului. În același timp, amintiți-vă că Descrierea postului nu poate înlocui un ordin de numire a unei persoane responsabile cu achiziționarea, întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea - este obligatoriu.

Contabilitatea si pastrarea formularelor de carnete de munca

Pentru a contabiliza formele de carnete de muncă și inserții în vigoare clauza 40 din Regulament organizaţia trebuie să conducă cartea de venituri si cheltuieli privind contabilizarea formularelor de carnet de muncă și un insert în acesta, al cărui formular este aprobat Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10.10.2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor de completare a carnetelor de muncă” (Mai departe - Decretul nr. 69 ). Această carte este ținută de departamentul de contabilitate al organizației și în ea sunt introduse informații despre toate operațiunile legate de primirea și cheltuirea formularelor din carnetul de muncă și inserția acestuia, indicând seria și numărul fiecărui formular. Registrul contabil trebuie să fie numerotat, dantelat, certificat prin semnătura șefului organizației și, de asemenea, sigilat. sigiliu de ceara sau sigilate.

Formularele carnetului de muncă și inserția acestuia se păstrează în organizație ca documente de strictă responsabilitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru asigurarea siguranței acestora și se eliberează persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă, la cererea acestuia.

Organizația ar trebui să aibă întotdeauna numărul necesar de formulare de carte de muncă și un insert în el. La sfârșitul fiecărei luni, persoana responsabilă este obligată să depună la departamentul de contabilitate al organizației un raport privind disponibilitatea formularelor din carnetul de muncă și un insert în acesta și asupra sumelor primite pentru forța de muncă și inserții emise, cu aplicarea ordinului de primire a casieriei organizaţiei.

Formularele carnetului de muncă și inserția din acesta stricate în timpul umplerii sunt supuse distrugerii odată cu întocmirea actului corespunzător. Dăm un exemplu de astfel de act la p.

Contabilitatea si pastrarea carnetelor de munca

Evidențele de muncă se păstrează într-o altă carte, a cărei formă este și ea aprobată Decretul nr. 69 , – carnetul de contabilitate trafic cărți de lucru și inserții în ele. Această contabilitate este ținută de serviciul de personal sau de altă divizie a organizației, în care se procesează angajarea și concedierea personalului. Înregistrează toate carnetele de muncă acceptate de la angajați la admiterea în muncă, precum și carnetele de muncă și inserțiile în acestea indicând seria și numerele eliberate din nou angajaților.

Societate cu răspundere limitată „Ametist”

(LLC Amethyst)

APROBA

Director

Diamante/DIN. V. Almazov /

15.08.2014

ACT NR 15/08

Despre distrugerea formelor deteriorate

cărțile de lucru și inserțiile acestora

Comisie formata din:

– președintele comisiei Biryuzova V. M. - șef al departamentului de personal;

– membrii comisiei Zhemchugova T. B. - specialist al departamentului de personal, Agatkina M. O. - contabil, -

a întocmit acest act prin care se precizează că la data de 15.08.2014 au fost distruse (mărunțite cu tocător) următoarele formulare, deteriorate ca urmare a umplerii incorecte:

– carte de lucru - 1 (un) formular (seria TK-III nr. 457812);

– introduceți în carnetul de muncă - 1 (un) formular (serie VT Nr. 784556).

Comisia a confirmat neadecvarea acestor formulare, drept urmare s-a decis distrugerea lor.

Președintele Comisiei Biryuzova V. M. Biryuzova

membrii comisiei Zhemciugova T. B. Zhemciugova

Agatkina M. O. Agatkina

Cerințe pentru înregistrarea registruluicărțile de lucru și inserțiile din ele sunt aceleași ca cartea de venituri si cheltuieli privind contabilitatea formularelor din carnetul de muncă și o inserție în acesta.

Când un salariat este angajat și se face o înscriere în carnetul de muncă, persoana responsabilă cu ținerea carnetelor de muncă o înregistrează în cartea de contabilitate.mișcările cărților de lucru și inserțiile în ele și le plasează în depozit (vezi un exemplu de astfel de intrare pe pagină). Caietele de lucru sunt depozitate in incaperi amenajate in acest scop, in seifuri cu incuietoare, dulapuri metalice sau sertare separate incuiabile pe birouri.

În viitor, persoanele responsabile cu păstrarea cărților de lucru și a inserțiilor din acestea sunt obligate să verifice în mod regulat disponibilitatea documentelor în depozit. În cazul lipsei carnetelor de muncă și a inserțiilor (formularelor) acestora, persoanele responsabile cu păstrarea acestora sunt obligate să declare imediat acest lucru și să ia măsuri pentru căutarea documentelor lipsă.

La schimbarea persoanei responsabile cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă (de exemplu, la concediere), carnetele de muncă sunt acceptate de noul angajat conform certificatului de acceptare. În plus, este necesar să se verifice disponibilitatea unei cărți de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și a înregistrărilor în ea.

Codul Muncii prevede singurul caz în care unui salariat i se eliberează un carnet de muncă - în caz de concediere, cu un proces verbal de concediere înscris în acesta.

Dacă în ziua concedierii (încetarea contractului de muncă) este imposibilă eliberarea unui carnet de muncă din cauza absenței salariatului sau a refuzului acestuia de a primi cartea de muncă în mâinile sale, angajatorul trimite salariatului o notificare despre necesitatea să apară pentru cartea de muncă sau să accepte să-l trimită prin poștă. De la data trimiterii notificării menţionate, angajatorul este exonerat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă către salariat.

La primirea unui carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul semnează într-un card personal și în cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserează în acestea.

În cazul decesului unui angajat, carnetul de muncă după efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în acesta la încetare contract de muncă este dat în mâinile uneia dintre rudele sale contra primirii sau trimis prin poștă la cererea scrisă a uneia dintre rude.

Carnetele de muncă nerevendicate se păstrează de către angajator până la primirea lor de către angajat sau (în cazul decesului salariatului) de către ruda acestuia (clauza 43 din Regulament). Dacă nu sunt primite niciodată, angajatorul trebuie să le păstreze timp de 75 de ani (Artă. 664 din Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în derularea activităților organelor, organelor de stat. administrația localăși organizații, indicând termenii de depozitare aprobat Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 (Mai departe - Comandă nu. 558 ). Aceeași perioadă de păstrare este stabilită pentru cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și a inserărilor în acestea.

Notă

Comandă nu.558 au fost stabilite perioade de păstrare și pentru alte documente legate de contabilitatea carnetelor de muncă. Deci, documentele privind contabilitatea cărților de muncă și inserțiile acestora (rapoarte, acte, informații) sunt stocate în organizație timp de trei ani, registrul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor registrului de muncă și inserarea în acesta - pt. cinci ani.

Deoarece persoana care stochează cărțile de muncă este responsabilă pentru acest lucru, carnetele de muncă nu sunt eliberate angajaților în timpul vieții lor de muncă. În cazuri excepționale, în special, pentru a furniza un carnet de muncă UIF, ofițerii de personal le pot emite pe propriul risc și risc. LA Scrisoarea lui Rostrud din 18.03.2008 Nr. 656‑6‑0 cu această ocazie, se spune că, dacă o persoană autorizată emite un registru de muncă pe termen scurt unui angajat la primire, iar acesta îl pierde, atunci funcționarul specificat va purta în continuare responsabilitatea pierderii.

În cele mai multe cazuri, copii certificate sau extrase sunt eliberate angajaților. În virtutea Artă. 62 din Codul Muncii al Federației Ruseși clauza 7 din Regulament angajatorul este obligat, la cererea scrisă a salariatului, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii cererii, să elibereze o copie a carnetului de muncă sau un extras din carnetul de muncă certificat în modul prescris. Cu toate acestea, din 01.01.2015 Legea federală din 21.07.2014 nr.216‑ФЗ „Cu privire la modificările aduse anumitor acte legislative Federația Rusăși recunoașterea ca nulă a anumitor acte legislative (dispoziții ale actelor legislative) ale Federației Ruse în legătură cu adoptarea legi federale„Pensii de asigurare” și „Pensii finanțate”, care au inclus modificări la Artă. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Conform modificărilor din 01.01.2015, salariatul se va putea adresa angajatorului cu cerere scrisă pentru eliberarea carnetului de muncă în scopul asigurării sociale obligatorii. Va fi necesară eliberarea unui carnet de muncă în termen de trei zile lucrătoare de la data depunerii unei astfel de cereri de către angajat. Salariatul va trebui să returneze carnetul de muncă în cel mult trei zile lucrătoare de la data primirii acestuia la organismul care efectuează asigurări sociale obligatorii.

O responsabilitate

Pentru încălcarea procedurii stabilite pentru menținerea, evidența contabilă, stocarea și eliberarea cărților de muncă, funcționarii sunt răspunzători conform legislației Federației Ruse ( clauza 45 din Regulament), în specialArtă. 5.27„Încălcarea legislației muncii și a protecției muncii” Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. În temeiul aceluiași articol, se poate face răspunderea pentru lipsa cartea de venituri si cheltuieli iar asupra contabilizării formelor carnetului de muncă şi a inserţiei din acesta şicărți de mișcare a cărților de muncă și inserții în ele.

Conform Artă. 5.27încălcarea legislației privind munca și protecția muncii atrage aplicarea unei amenzi administrative:

– pentru funcționari - în valoare de 1 000 până la 5.000 de ruble;

– asupra persoanelor care efectuează activitate antreprenorială fără formarea unei persoane juridice, - de la 1 000 până la 5 000 freca. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile;

– pentru persoane juridice - de la 30 000 până la 50.000 freca. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile.

În plus, încălcarea legislației muncii și a protecției muncii de către un funcționar care a fost anterior pedepsit pentru o abatere administrativă similară atrage descalificarea pe o perioadă de la unu până la trei ani ( Partea 2 Art. 5.27).

In afara de asta, Artă. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse răspunderea este prevăzută pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilizare sau utilizare a documentelor de arhivă: avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra cetățenilor în valoare de la 100 la 300rub., pentru funcționari - de la 300 la 500 freca.

Potrivit aceluiași clauza 45 din Regulament responsabilitatea organizării lucrărilor de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului. În cazul în care organizația nu a emis un ordin de numire a unei persoane responsabile cu menținerea, contabilitatea, păstrarea și emiterea carnetelor de muncă, angajatorul va fi tras la răspundere. Vă rugăm să rețineți că cuvântul „angajator” nu înseamnă șef, ci o persoană juridică.

Să ne uităm la decizia instanței de a dovedi.

Muncitorul X. a intentat un proces împotriva OOO S. cu cereri de obligare a inculpatului la eliberarea carnetului de muncă şi recuperarea salariile pe perioada întârzierii eliberării carnetului de muncă. Ea și-a motivat afirmațiile după cum urmează. Din 01.02.2011 până la 30.03.2011 a lucrat pentru inculpat în calitate de director. 30.03.2011 în ultima zi de muncă cu încălcarea cerințelor Muncii cod cartea de munca nu a fost emisa. În ciuda recursurilor scrise și orale repetate, nu i s-a eliberat un carnet de muncă până în prezent.

Din explicațiile lui Kh. rezultă că atunci când a fost angajată, ea și-a predat cartea de muncă fondatorului OOO S. D.; contabilul șef a fost angajat în proiectarea cărților de muncă; Cartea ei de muncă în timpul perioadei de activitate a fost păstrată în biroul organizației, dar nu i-a fost eliberată la concediere. Angajatorul i-a refuzat cererile de eliberare a carnetului de muncă. Argumentele reclamantei sunt susținute de depoziția martorului B.

Instanța de fond a concluzionat că Kh., în virtutea funcției sale oficiale, ar fi trebuit să organizeze munca de ținere a contabilității pentru carnetele de muncă, întocmirea carnetelor de muncă, dar nu a făcut acest lucru, ceea ce înseamnă că nu a transferat. cartea ei de muncă către organizație.

Totuși, această concluzie, potrivit colegiului judiciar al instanței de apel, este nelegală și nerezonabilă. Dovada că, potrivit procedurii stabilite de lege, reclamantului i s-a atribuit răspunderea pentru ținerea evidenței personalului, inclusiv responsabilitatea pentru ținerea, păstrarea, evidența și eliberarea carnetelor de muncă, pârâta nu a pus la dispoziție instanței.

Potrivit legislației, responsabilitatea organizării muncii de menținere, păstrare, evidență și eliberare a carnetelor de muncă este atribuită angajatorului, care nu este reclamantul, ci SRL S. Faptul că nu s-a făcut o înscriere în carnetul de muncă cu privire la punerea la dispoziție a lui X. cu un carnet de muncă nu constituie un temei pentru scutirea angajatorului de a-i emite un carnet de muncă, întrucât în ​​acest caz există o nerespectare a acestuia. angajatorul să-şi îndeplinească obligaţiile de a accepta cartea de muncă spre păstrare la acceptarea H. la muncă.

Întrucât cartea de muncă a lui Kh. a fost primită de angajator în momentul angajării, iar angajatorul a fost cel care a comis încălcări în comportament evidența personalului, atunci este obligat să elibereze reclamantei carnetul de muncă ( Hotărârea de recurs a Tribunalului Regional Kemerovo din 20 septembrie 2012 în dosarul nr. 33‑9186 ).

* * *

Carnetul de muncă este un document foarte important pentru un angajat, iar din moment ce legislația stabilește obligația unui anumit angajator de a organiza contabilitatea și păstrarea carnetelor de muncă, acesta trebuie tratat cu mare responsabilitate. Și dacă majoritatea litigiilor este asociată cu o încălcare de către angajator a procedurii de eliberare sau completare a cărților de muncă, atunci aducerea la răspundere administrativă este tocmai cu procedura de numire a unei persoane responsabile, achiziționarea, contabilizarea și stocarea cărților de muncă și a inserturilor. lor.

Răspunde la întrebare:

Reglementările care reglementează acest domeniu de lucru nu conțin instrucțiuni clare cu privire la echipamentul locului în care este depozitat carnetul de muncă al angajatului. Adică, legislația nu stabilește cerințe pentru depozitarea cărților de muncă, de exemplu, într-un seif sau un dulap metalic. De asemenea, nu există cerințe pentru camera în care se află cărțile de lucru, de exemplu, cerința pentru bare la ferestre și o ușă metalică.

Nu ratați: articolul principal al lunii de la specialiști de seamă ai Ministerului Muncii și Rostrud

Enciclopedie privind proiectarea cărților de lucru la cheie din sistemul Kadra.

Se aprobă regulile de întreținere și păstrare a cărților de muncă, întocmirea formularelor de carte de muncă și punerea la dispoziție a angajatorilor cu acestea. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (denumit în continuare Reguli).

O analiză a normelor din Reguli arată că procedura de stocare a carnetelor de muncă ale angajaților cu care Relatii de munca continuă angajatorul, nu este reglementat în mod specific. Alineatul 42 din Reguli stabilește cerințe pentru stocarea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta sunt stocate în organizație ca documente de strictă responsabilitate. Formele de raportare strictă trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru asigurarea siguranței acestora (clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor URSS la 29 iulie 1983 nr. 105). Dar aceasta este o cerință pentru stocarea formularelor. O carte de muncă completată nu este un document de strictă responsabilitate, prin urmare, normele nu sunt obligatorii la stocarea carnetelor de muncă ale angajaților. Alineatul 43 din Reguli stabilește o cerință pentru păstrarea cărților de muncă nerevendicate: „... în conformitate cu cerințele pentru păstrarea acestora, stabilit prin lege al Federației Ruse privind arhivarea”.

Alineatul 45 din Reguli este responsabil pentru organizarea muncii privind depozitarea cărților de muncă și inserțiile în acestea revine angajatorului. De aceea, pentru a evita pierderea sau deteriorarea carnetelor de munca, organizatia este obligata sa ia masurile corespunzatoare. Deci, la discreția sa, organizația are dreptul de a folosi seifuri, dulapuri metalice sau încăperi special echipate pentru depozitarea cărților de muncă ale angajaților.

Detalii în materialele personalului de sistem:

Cum să înregistrați și să stocați cărțile de muncă

Ivan Şkloveţ, Șef adjunct Serviciul Federal pentru muncă și angajare

Cum stochează organizațiile cărțile de muncă

Păstrați registrele de muncă în organizație ca documente de strictă responsabilitate și, cel mai bine, într-un seif ignifug. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci într-un dulap care este încuiat cu o cheie. Eliberează, la cererea acestuia, formulare persoanei responsabile cu ținerea carnetelor de muncă, întocmite sub orice formă.

La sfârșitul fiecărei luni, salariatul responsabil cu menținerea carnetelor de muncă trebuie să depună la compartimentul de contabilitate un raport cu privire la disponibilitatea formularelor și a sumelor primite pentru carnetele de muncă și inserturile completate, cu ordin de primire anexat. În orice formă se întocmește un raport privind disponibilitatea formularelor și sumele primite pentru cărțile de lucru și inserturile emise.

În acest caz, angajatorul este obligat să aibă în permanență în stoc (Reguli, aprobate).

Un exemplu de emitere de formulare de carnete de muncă pentru raportarea și întocmirea unui raport privind disponibilitatea formularelor și a sumelor primite pentru carnetele de muncă și inserturile emise

• formular de carte de muncă;
• inserarea caietului de lucru.

Pe 21 octombrie, Gromova a înaintat la departamentul de contabilitate despre disponibilitatea formularelor și despre sumele primite pentru carnetele de muncă și inserturile completate.

Intrebare din practica: care în organizație ar trebui să fie responsabil pentru contabilitate, menținerea și stocarea registrelor de muncă

LA companie mare Departamentul de resurse umane este de obicei responsabil de menținerea registrelor de lucru. Într-o organizație mică, din cauza lipsei unei unități speciale adecvate, contabilii, secretarii sau alți funcționari pot face o astfel de muncă. Numirea unei persoane responsabile de lucrul cu carnetele de muncă este emisă de șeful organizației într-o formă liberă (Reguli aprobate). Dacă nu există cui să încredințeze întreținerea cărților, atunci cei responsabili de contabilitate.

La schimbarea persoanei responsabile de lucrul cu carnetele de muncă, transferați carnetele de muncă conform actului de acceptare și transfer de cazuri. În același timp, în act, indicați nu doar numărul de cărți, ci enumerați compoziția reală a acestora (numele proprietarilor și detaliile). Actul trebuie certificat cu două semnături - pe de o parte, se indică funcția și prenumele persoanei care a acceptat documentele, pe de altă parte, cel predat. La dezvăluirea faptelor de absență a unor carnete de muncă, întocmește un act în care se indică motivele absenței acestora.

Cu respect și urări de muncă confortabilă, Tatyana Kozlova,

Personal expert în sisteme

Societatea trebuie să numească o persoană responsabilă cu întreținerea și păstrarea cărților de muncă clauza 45 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

Exemplu. Ordin de numire a unei persoane responsabile cu mentinerea carnetelor de munca

OOO "Alfa"
ORDIN
la numirea unei persoane responsabile
pentru păstrarea cărților de muncă

Numiți șeful departamentului de personal Frolov N.S. responsabil de întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă.

Director general Ivanov Ivanov I.I.

Familiarizat cu comanda: Frolov Frolov N.S.

31.01.2019

Pentru a contabiliza cărțile de muncă, păstrați o carte specială. Introduceți în ea cărțile tuturor angajaților - atât cele pe care le-au adus, cât și cele pe care le-ați proiectat singur. La concediere, emite un contract de muncă contra semnătură în această carte clauza 41 din Regulament.

Exemplu. Cartea de contabilitate pentru circulatia carnetelor de munca

Este necesar să păstrați carnetele de muncă într-un seif sau într-o cameră specială unde vor fi în siguranță. clauza 6.2 din Regulamentul privind managementul documentelor.

Este posibilă eliberarea unui carnet de muncă în mâinile unui angajat care nu renunță la un singur caz - atunci când solicită o pensie. În alte cazuri, dați lucrătorului .

Emite un carnet de muncă unui angajat care solicită pensie în termen de trei zile lucrătoare de la data primirii cererii sale. Pe ea, el poate semna pentru primirea muncii. O altă variantă este să luați o chitanță de la el că a primit un carnet de muncă clauza 7 din Regulament.

Exemplu. Cerere pentru eliberarea cărții de muncă

către CEO

• OOO "Alfa"
• Ivanov I.I.

Afirmație

În legătură cu înregistrarea pensiei de asigurări pentru limită de vârstă vă rog să-mi emiteți carnet de muncă pentru depunerea la Fond de pensie RF.

Fedorov

03.04.2019

Exemplu. Chitanța de primire a carnetului de muncă pentru înregistrarea unei pensii

către CEO

• OOO "Alfa"
• Ivanov I.I.

Chitanță pentru primirea cărții de muncă

Prin prezenta confirm că am primit carnetul de muncă.

Fedorov

03.04.2019

Pentru a contabiliza formele carnetelor de muncă, ei țin un registru de venituri și cheltuieli clauza 41 din Regulament.

O mostră de completare a registrului de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor de carnete de muncă

În fiecare zi selectăm știri importante pentru munca unui contabil, economisind timp.

Dacă este necesar să se întocmească un carnet de muncă, un angajat trebuie să perceapă de la el o taxă pentru formular (clauza 47 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă). De regulă, o taxă pentru un formular de carte de muncă este percepută de la un angajat angajat pentru prima dată, iar o taxă pentru un formular de inserare este percepută de la un angajat care a epuizat toate paginile registrului de muncă din secțiunea Informații despre locuri de muncă. . Angajatul trebuie să plătească numerar conform ordinului de primire sau să transfere bani în contul curent al companiei printr-o bancă.

Este posibil să scazi bani pentru un formular de carte de muncă din salariul unui angajat?

Nu. Reținerea banilor din salariu este posibilă numai în cazurile enumerate la articolele 137 și 248 Codul Muncii RF. Lista acestor cazuri este exhaustivă și eliberarea unui formular de carte de muncă nu se numără printre ele.

Formularele carnetelor de muncă sunt eliberate gratuit angajaților dacă:

• s-a produs o urgență (incendiu, inundație), în urma căreia au fost deteriorate carnetele de muncă ale angajaților;
• forma carnetului de muncă a fost stricat de un ofiţer de cadre la umplerea inițială(clauza 48 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă).

Ștergerea formularelor deteriorate de cărți de muncă și inserțiile acestora este întocmită prin ACTUL PRIVIND CONSILIEREA FORMELOR DE RAPORTARE strictă în formularul 0504816, care a fost aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 februarie, 2006 Nr. 25n lOn aprobarea instrucţiunilor de contabilitate bugetară.

Este posibil să nu taxați un angajat pentru un formular de carte de muncă?

Este posibil, dacă este consacrat într-un act de reglementare local (de exemplu, în normele interne program de lucru) sau în ordinul conducătorului societății. Dar rețineți că, în acest caz, costurile achiziției unui carnet de muncă nu vor fi incluse în baza de impozitare pentru impozitul pe venit (clauza 16, articolul 270 din NKRF).

Completarea unei cărți de muncă

Nu întocmiți carnetele de muncă pe formulare pe care le-au adus înșiși angajații. Compania ar trebui să achiziționeze formulare numai de la distribuitorii oficiali, deoarece formularul achiziționat de la retail se poate dovedi a fi un fals.

LSpetsBlank LLC, GUP lGlavsnab al Guvernului Moscovei, CJSC lRaznosbyt sunt autorizate să distribuie cărți de lucru. Pentru a obține formulare de carnete de muncă, este necesar să emiteți o scrisoare de cerere pe antetul companiei dumneavoastră către unul dintre acești distribuitori, indicând numărul de formulare necesare sau să trimiteți o cerere prin fax.

Aveți grijă să achiziționați formulare de carte de muncă în avans și aveți întotdeauna un stoc de documente. Acest lucru este necesar pentru a evita problemele în timpul eventualelor inspecții (de exemplu, pentru a putea emite rapid un carnet de muncă pentru un angajat care a venit pentru prima dată la muncă).

Am angajat un angajat care a adus el însuși din cartea de muncă. L-a completat chiar parțial cu propria sa mână - și-a scris numele de familie, prenumele, patronimul, educația pe pagina de titlu. Este posibil să continuați procesarea acestei cărți de lucru?

În general, angajații nu au dreptul să achiziționeze în mod independent cărți de muncă și să le completeze, așa că nu ar trebui să acceptați și să mențineți o astfel de carte. Carnetele de munca se intocmesc de catre departamentul de personal al societatii, iar formularele acestora trebuie achizitionate centralizat si contabilizate in registrul de venituri si cheltuieli. Aceasta confirmă înregistrarea oficială a cărții de muncă. Amintiți-vă că veți fi responsabil pentru designul cărții. Cel mai bine este să returnați acest formular angajatului și să-i obțineți o carte de muncă pe formularul pe care l-a achiziționat compania dumneavoastră.

Contabilitatea carnetelor de munca

Întrucât carnetele de muncă sunt documente de strictă responsabilitate, legislația definește procedura de contabilizare și păstrare a acestora (secțiunea a VI-a din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă). Fiecare societate comercială este obligată să țină un registru de VENITURI ȘI CHELTUIELI pentru contabilizarea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta, precum și o carte pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea. Formularele cărților au fost aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 l La aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă ”(Anexele nr. 2 și nr. 3).

Carnetul de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor carnetului de muncă și inserția din acesta se păstrează în compartimentul de contabilitate al societății. Cartea ține cont de formele cărților de muncă până când acestea se transformă dintr-un simplu formular în document personal al unui angajat. Înscrierile se fac la acesta imediat după primirea formularelor de la distribuitor. Caietul trebuie să indice informații despre toate tranzacțiile legate de achiziția și cheltuiala carnetelor de muncă achiziționate și se inserează în acestea, indicând seria și numerele. Și, de asemenea, introduceți informații despre costul formularelor.

Departamentul de personal al companiei ține o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserează în acestea. Această carte conține informații despre data angajării salariatului, numele, prenumele și patronimul acestuia, seria și numărul cărții de muncă și insert, funcția, locul de muncă, precum și detaliile documentului pe baza căruia angajatul a fost angajat.

Toate foile din ambele cărți trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului companiei și, de asemenea, sigilate cu sigiliu de ceară sau sigilate (p. 41 l. Menținerea cărților de muncă»).

Cum se certifică înregistrările din carnetul de muncă dacă compania nu are sigiliu de ceară?

În acest caz, cărțile pot fi sigilate. Umplutura se face usor. Aduceți capetele firului aspru cu care ați cusut revista în interiorul copertei din spate, așezați-le între două pătrate de hârtie albă și lipiți aceste pătrate. Atașați sigiliul pe interiorul capacului și aplicați pe el sigiliul rotund obișnuit al companiei sau al personalului, astfel încât o parte a amprentei să se extindă pe capac. Și nu uitați să faceți o atestare despre câte pagini din această carte sunt dantelate, numerotate și sigilate. Apoi, puneți o semnătură care indică funcția, numele și inițialele și data.

Lipsa evidenței carnetului de muncă sau executarea incorectă a acestora reprezintă o încălcare gravă pentru care inspectorul de stat de muncă poate aplica amendă.

• oficialii companiei (de exemplu, șeful) pot fi amendați cu 500-5000 de ruble;
• compania poate fi amendată în valoare de 30.000-50.000 de ruble.

Sancțiunile pentru încălcarea legislației muncii sunt stabilite de articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Dacă un angajat trebuie să emită temporar o carte de muncă în mâinile sale, cum să o aranjeze corect?

Este imposibil să eliberezi un carnet de muncă în mâinile tale, acest lucru nu este prevăzut de legislația în vigoare. În opinia noastră, acest lucru nu este doar ilegal, ci și periculos, deoarece angajatul nu poate returna cartea de muncă. Vă recomandăm să oferiți angajatului o copie sau un extras din carnetul de muncă, și nu carnetul de muncă în sine.

În conformitate cu clauza 7 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, sunteți obligat, la cererea scrisă a salariatului, în cel mult trei zile de la data depunerii cererii, să îi eliberați o copie a carnetului de muncă sau un extras din carnetul de muncă certificat corespunzător.

Cum să păstrezi cărțile de muncă

Carnete de angajare ar trebui să fie depozitate în companie ca documente de strictă responsabilitate și, cel mai bine, într-un seif ignifug. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci într-un dulap care este încuiat cu o cheie. La sfârșitul fiecărei luni, salariatul responsabil cu ținerea carnetelor de muncă trebuie să depună la compartimentul de contabilitate un RAPORT PRIVIND DISPONIBILITATEA FORMULARELOR și asupra sumelor încasate pentru carnetele de muncă și inserțiile eliberate, cu anexat ordinul de primire (clauza 42 din Regulament). pentru Contabilitatea și Depozitarea Cărților de Muncă ").

Carnetele de muncă și duplicatele neprimite de salariați la concediere se păstrează DOI ANI în compartimentul de personal separat de celelalte cărți de muncă. După aceea, cărțile de muncă nerevendicate sunt stocate în arhiva companiei TIMP DE 50 DE ANI și apoi distruse (clauza 43 din Regulile de contabilitate și depozitare a cărților de muncă).

Cine din companie ar trebui să fie responsabil pentru contabilitate, menținerea și stocarea cărților de muncă?

Numirea unei persoane responsabile de lucrul cu carnetele de muncă se face prin ordin al conducătorului societății în formă de text liber. De regulă, aceste atribuții sunt atribuite unui ofițer de personal, uneori unui secretar sau contabil.

La schimbarea angajaților serviciului de personal, transferați carnetele de muncă conform actului de acceptare și transfer de cazuri. Indicați în act nu doar numărul de cărți, ci enumerați compoziția reală a acestora (numele proprietarilor și detalii). Actul trebuie certificat cu două semnături - pe de o parte, se indică funcția și prenumele persoanei care a acceptat documentele, pe de altă parte, cel predat. La dezvăluirea faptelor de absență a unor carnete de muncă, întocmește un act în care se indică motivele absenței acestora.

Descărcați programe gratuite pentru automatizarea evidenței personalului, calculul vechimii, fluxul de lucru, contabilitatea contractelor și clienților (sistem CRM)