Procesele de afaceri - activitățile care creează un produs sau serviciu pentru consumator - necesită automatizare din partea participanților lor, care vor obține rezultate mai bune într-o perioadă mai scurtă de timp. Și aceasta este deja o creștere a veniturilor și o creștere a nivelului de trai atât pentru proprietarul afacerii, cât și pentru angajații săi.

La automatizarea proceselor de afaceri, se construiesc noi comunicații sau se optimizează comunicațiile create anterior între departamentele și serviciile unei întreprinderi sau organizații (de exemplu, marketing, producție, vânzări, servicii). Schimbul de informații între ei este mult mai rapid, mai precis și, cel mai important, controlat de manager sau proprietar, inclusiv de la distanță.

Astfel, antreprenorii primesc un instrument puternic și convenabil pentru a-și administra afacerea de oriunde în lume.

Servim organizații și întreprinderi ale întreprinderilor mici și mijlocii de orice direcție, în conformitate cu 54-FZ.

Ce probleme rezolvă automatizarea proceselor de afaceri?

Politica contabilă, controlul proceselor și managementul resurselor au fost întotdeauna esențiale pentru prosperitatea oricărei afaceri.În organizațiile de afaceri neautomatizate, managerul are adesea probleme cu controlul muncii angajaților și contabilizarea bunurilor sau serviciilor, mai ales atunci când acestea din urmă sunt localizate. de la distanță.

Lipsa de transparență în munca personalului crește procentul de erori și reduce productivitatea lucrătorilor.

Problema luării în considerare a bunurilor și serviciilor produse, a rezultatelor muncii și a eficienței fiecărui angajat, departament sau atelier reduce mobilitatea, eficiența și continuitatea managementului afacerii.

Este problematic pentru proprietar să dezvolte manual o afacere în mai multe puncte în același timp, pentru a optimiza activitățile operaționale și personalul.

Azi mijloace moderne este posibil să se automatizeze fiecare proces la facilitățile de afaceri la orice scară - de la site până la interacțiunea dintre întreprinderi și industrii.

Acest lucru permite nu numai reglementarea competentă a proceselor de afaceri, ci și îmbunătățirea acestora, inclusiv planificarea competentă a dezvoltării ulterioare a producției sau a unei întreprinderi.

Rezultatele automatizării proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri aduce un efect economic care acoperă costurile introducerii acestuia și crește eficacitatea acțiunilor personalului:

• Viteza de interacțiune cu clientul crește, ceea ce crește vânzările și, în consecință, profitul companiei.
• Materiile prime și produsele sunt contabilizate și controlate pe parcursul întregului proces de producție. Plata pentru bunurile livrate și serviciile prestate se efectuează conform unui plan prestabilit.
• Facilitarea contabilitatii conduce la o simplificare a selectiei sortimentului si inventarierii fara intreruperi si opriri in productie, depozite, magazine.
• Controlul programului de lucru al angajaților reduce pierderile și previne furtul. Decontarile cu angajatii sunt inregistrate si optimizate. Se dezvăluie eficiența angajaților, ceea ce vă permite să păstrați personalul optim.
• Indicatori disponibili de profitabilitate și cifra de afaceri pe obiecte în timpul curent într-o singură bază de date. Schimbul de informații între obiecte se realizează cu împărțirea fluxului de lucru.
• Șeful (proprietarul) afacerii are rapoarte de management pentru toate organizațiile într-un singur loc, statisticile privind cifra de afaceri și profitabilitatea sunt disponibile în timp real.

Beneficiile automatizării proceselor de afaceri de pe Online-kassa.ru

Contactând compania noastră, beneficiați de următoarele beneficii:

• Securitate juridică 100% în întocmirea documentelor de la operatorul federal pentru vânzarea, conectarea și întreținerea caselor de marcat.
• Proiect de lucru pentru acord, revizuire și aprobare.
• Automatizarea proceselor de afaceri prin proiect individual sau soluție standard.
• Grup dedicat de profesioniști cu experiență - în ultimul an, peste 230 de implementări de succes.
• Integrare complexă din dealer oficial 1C și alți producători de software, folosim și propriile noastre dezvoltări.

Ce soluții de automatizare a proceselor de afaceri oferim?

Adevărul comun - lipsa unei alternative este deranjantă. Prin urmare, clienții noștri au întotdeauna de ales - care dintre proiectele de automatizare a proceselor lor de afaceri preferă, în funcție de nevoile și dorințele lor:

• Aceasta poate fi initiala proiect „Tipic”, în care specialiștii noștri vă vor furniza servicii de înregistrare a caselor de marcat online la fisc și conectarea acestora la operatorul FD, instalarea driverelor hardware și software, configurarea sistemului de impozitare, desfășurarea unui curs de instruire pentru utilizatori pentru a lucra cu software-ul 1C .
• Următoarea sugestie este bugetul proiectului" include: furnizarea si racordarea echipamentelor optime, instalare si punerea in functiune software, instruirea personalului pentru a lucra cu echipamente și software.
• Și, desigur, veți primi o ofertă personală - proiect „Individual la cheie”. Livrarea, conectarea și lansarea echipamentelor și software-ului, precum și instruirea utilizatorilor se vor efectua în funcție de datele inițiale, problemele și dorințele fiecărui client specific.

Automatizarea proceselor de afaceri- activitati care vizeaza eficientizarea si reglarea proceselor de business existente in companie, folosind metode software specializate. O astfel de definiție se bazează pe descrierea termenului proces de afaceri:

„Un proces de afaceri este un set de activități ordonate în timp pentru a produce rezultatul dorit.”

Există multe programe concepute pentru a automatiza procesele. Se propune automatizarea atât a proceselor individuale de afaceri, de exemplu, CRM, cât și a tuturor proceselor de afaceri ale companiei într-un mod complex. Este posibil să utilizați atât programe-servicii, fără achiziție și instalare, cât și desktop produse software. Printre acestea se numără configurațiile 1C relativ accesibile și cele mai puternice și costisitoare soluții, precum SAP.

Dar înainte de a decide care sistem ți se potrivește cel mai bine, ar trebui să analizezi procesele propuse pentru automatizare.
Pentru început, este necesar să împărțim procesele companiei în procese de afaceri:

• Sistem de control;
• sistem gestionat.

Pentru crestere eficienta sistemului executiv , nu se folosește doar automatizarea proceselor de afaceri, ci există un număr suficient instrumente și tehnologii vizate pentru a îmbunătăți procesele sistemului gestionat. Care își dovedesc eficacitatea fiind adoptate companii - lideri mondiali .

Dar se pune accentul pe îmbunătățirea proceselor de afaceri sistem de control aduce contribuția maximă la îmbunătățirea eficienței afacerii.

„Procesele de afaceri eficiente sunt puternice pentru tine avantaj competitiv!»

La metodele de îmbunătățire procesele sistemului de control pot fi atribuite:

• Suport socio-psihologic;
• Motivarea personalului;
• Automatizarea proceselor de afaceri.

Mai multe despre automatizarea proceselor pe 1C sau SAP

Aș dori să vorbesc separat despre automatizarea proceselor. Toate cărțile despre managementul proceselor de afaceri , pe care mi s-a întâmplat să-l citesc, strigă cu un glas:

„Prin implementarea sistemelor tipice de automatizare a proceselor de afaceri 1C sau SAP, vă privați afacerea de individualitate” și chiar: „Automatizarea tipică a proceselor vă va duce afacerea la colaps inevitabil.”

Te rog să fiu de acord cu aceste concluzii!
De unde astfel de inferențe?
Să vedem ce se află în spatele cuvintelor: „sistem de automatizare a proceselor de afaceri” .
Și astfel, orice sistem informațional, inclusiv un sistem de automatizare a proceselor de afaceri, pe o bază extinsă este:

• Baza de date - informatiile sunt stocate acolo sub forma de tabele interconectate, in anumite sectiuni si cu o anumita profunzime de detaliu;
• Interfață cu utilizatorul - partea vizibilă a programului, prin manipularea căreia utilizatorul introduce date sau generează rapoarte;
• Metodele programatice de lucru cu baza de date sunt un fel de punte care conectează interfața și baza de date.

Cred că puțini oameni au ideea că baza de date și codul programului pentru introducerea și ieșirea informațiilor pot duce la prăbușirea companiei dvs., atunci totul este interfața cu utilizatorul . Să săpăm mai adânc.

Procese care urmează să fie automatizate

Care sunt principalele procese care trebuie automatizate în primul rând? Desigur, acestea sunt cele mai obișnuite procese de afaceri:

• Procesul de înregistrare a plăților, atât la intrare, cât și la ieșire;
• Procesul de emitere a documentației primare;
• Procesul de reflectare a costurilor.

Și anume, din informațiile înregistrate de aceste procese de afaceri, partea leului din raportare se va forma pentru luarea deciziilor. Și asta oferă valoarea de bază a automatizării.

Există multă unicitate în fiecare companie în procesele descrise?

Dacă avantajul competitiv al afacerii tale constă în unicitatea acestor procese, împărtășirea acestor informații va face cu siguranță o explozie în știința „managementului”.

Cu siguranță puteți da un exemplu, programele de automatizare a proceselor de afaceri mai complexe sunt și ele comune pe piață, de exemplu, automatizarea CRM.

Dar, din nou, vreau să vorbesc în sprijinul sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri. Agenții dvs. de marketing (marketing) sau agenții de vânzări au venit cu ceva mult mai bun decât o pâlnie de vânzări sau o analiză XYZ?

Dacă nu, atunci toate astfel de instrumente sunt, într-o măsură sau alta, reprezentate în software-ul oferit pe piață.

Dezavantajele sistemelor de automatizare

Cu toate acestea, sistemele de automatizare a proceselor de afaceri au și dezavantaje și acest lucru se datorează faptului că sunt dezvoltate ca un instrument universal potrivit pentru utilizarea în orice afacere.

Acestea includ:

• Absența unor detalii cu adevărat importante pentru tine. Da, recunosc că astfel de recuzite sunt posibile.
• Nu este o interfață suficient de bună.
• Nuanțe de utilizare, pe diferite dispozitive.
• performanţă.

Dar cele mai multe dintre aceste probleme pot fi rezolvate printr-o selecție atentă a soluțiilor și, desigur, orice sistem are capacitatea de a face acest lucru personalizare pentru client, este doar o chestiune de preț.

Produsele furnizate sunt cele mai bune practici pentru automatizarea proceselor de afaceri în cod - utilizați-le.

În plus, folosind sisteme tipice de automatizare a proceselor de afaceri, puteți evalua impactul eficient sau ineficient al automatizării asupra afacerii dvs. Și fă-o la un cost relativ scăzut.

Acum să discutăm despre adevăratele motive pentru „eșecul afacerii”

Toate aceste motive constau în dorința de a face schimbări intensive în afacere, de a-i crește eficiența, dar prin proxy fără intervenția proprie și, bineînțeles, fără responsabilitate personală.

Sau poate pur și simplu, nu dorința de schimbare, ci proiectul de automatizare este folosit ca scuză: „Am încercat, dar nu a ieșit”.

Câteva motive pentru care automatizarea proiectului eșuează:

1. Atitudine negativă față de opinia implementatorilor 1c sau SAP: „Cine sunt ei, sunt ei pentru a ne sfătui să ne schimbăm procesele de afaceri…”. Și chiar joacă în mâinile implementatorilor, să facă ceea ce a fost deja făcut și chiar să lege clientul de ei înșiși pentru totdeauna, pentru că. cu excepția unui anumit dezvoltator, nimeni nu va putea înțelege codul non-standard.
2. Nedorința de a se aprofunda în procedurile furnizate de produsul software. Practic, aici există o logică. Putem spune că nu este treaba managementului de vârf să se ocupe de un produs software. Dar greșeala este că, de obicei, nu există un manager de proiect pentru implementarea automatizării proceselor de afaceri (numit formal, acesta este același). Și liderii locali, de regulă, reacționează la automatizare astfel: „Bine, așa să fie, fă-o așa cum este și nu deranja”. Acesta este drumul spre nicăieri!
3. Prezența „vacilor sacre” astfel de angajați care sunt capabili să reziste oricărei inovații, chiar și coborâți de sus. În cele din urmă, managementul superior ia partea „vacilor” și fuzionează proiectul de automatizare a proceselor de afaceri.
4. Nu vreau să fac doar curățenie și identificați cine este responsabil pentru ce, rupând toate scuzele de genul: „Nu avem timp să scriem”.

rezumat

În general, desigur, automatizarea proceselor de afaceri este un proces complex și responsabil, în care ar trebui să fie implicate cele mai bune forțe atât ale companiei client, cât și ale companiei implementatoare. Iar alegerea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri trebuie abordată cu atenție și scrupulozitate.

Dar, pentru întreprinderile mici și mijlocii, automatizarea proceselor ar trebui să se bazeze pe soluții standard, iar companiile mari își pot permite propriile dezvoltări personalizate pentru a maximiza beneficiile implementării.

PeterSoft: BPM este un produs în care:

În primul rând, un utilizator special desenează diagrame de executabile în informații sistem de procese de afaceri,

Apoi le stabilește legătura cu sistemul contabil (de exemplu, 1C: ERP 2),

Apoi toți utilizatorii își încep procesele pentru execuție,

Managerul controlează progresul implementării acestora,

Se analizează datele primite despre procese,

Se iau decizii pentru optimizarea proceselor pe baza analizei.

PiterSoft: BPM este capabil să automatizeze procesele de afaceri în toate domeniile unei întreprinderi. Produsul vă permite să creați un singur model de date privind informațiile de proces pentru întreaga întreprindere în ansamblu.

De ce trebuie să implementați produsul „PiterSoft: BPM”? Luați în considerare următorul exemplu:

Dar, de fapt, mai multe servicii sunt implicate în procesul de transfer al bunurilor către client și fiecare trebuie să își îndeplinească sarcina în timp util, altfel vor apărea erori. Acestea. procesul trebuie construit și executat corect. In acest caz, este implicat un manager care este de acord ca clientul sa fie livrat la asa si asa si in asa si asa conditii (livrare sau ridicare). Departamentul de contabilitate trebuie să elibereze documente. Articolul corect trebuie selectat în depozit.

Logistienii trebuie să comande în timp util transportul și să facă livrarea. Și apoi departamentul de contabilitate ar trebui să primească documentele de returnare semnate. Și succesiunea sarcinilor nu trebuie confundată, iar fiecare dintre sarcini ar trebui să înceapă în timp util și cu informațiile necesare.

Telefonul este folosit numai dacă ceva nu a mers prost. Toate sarcinile vin utilizatorilor în sistemul BPM și un marcaj este plasat acolo la finalizarea lor. În orice moment, managerul știe ce se întâmplă în prezent cu numărul de comandă 24975.

Sistemul de contabilitate clasic nu va rezolva problemele de proces. Aceasta este sarcina sistemului BPM.

Ce companii ar putea avea nevoie?

Aceasta este o întreprindere care:

• există procese de rutină, a căror automatizare poate economisi timp;
• problemele contabile urgente au fost deja rezolvate și este necesară automatizarea interacțiunii dintre angajații diferitelor departamente;
• există mai mult de 10 angajați care sunt utilizatori de PC și lucrează în cadrul rezolvării problemelor comune;
• angajații au propria lor specializare (aceasta nu este o opțiune când „toată lumea face totul”);
• angajații sunt separați geografic, amplasați în spații diferite;
• organizarea muncii la standarde înalte este necesară, de exemplu, ISO9000

Ce alte procese pot fi automatizate?

Orice proces poate fi automatizat. Dar este mai bine să le automatizezi pe cele care sunt cele mai intense și unde există cea mai mare pierdere de informații și timp.

Din punct de vedere funcțional, acestea sunt:

• Negocierea contractelor;
• Achizitie de materiale;
• Aprobare plată Bani;
• Acceptarea comenzilor;
• Recepția și gestionarea reclamațiilor;
• Asigurarea productiei;
• Pregătirea călătoriei;
• rapoarte de cheltuieli;
• Inventarul depozitului;
• Procesul de primire a mărfurilor;
• Alte procese

Lista funcțiilor de afaceri care pot fi automatizate ca parte a managementului procesului este nesfârșită. Orice industrie are propriile sale procese unice, a căror automatizare poate facilita foarte mult viața și managementul liderului lor.

De ce știe PiterSoft cum să implementeze BPM?

Angajații PiterSoft studiază mai întâi domeniul de subiect al Clientului, indiferent cât de complex ar fi acesta, apoi oferă o soluție de automatizare. Când este necesar să facem o contabilitate într-un domeniu necunoscut pentru noi, o facem.

Mai mult

Pentru a automatiza orice întreprindere, este necesar să înțelegem ce fluxuri de informații circulă în întreprindere, ce mecanisme contabile sunt utilizate, care utilizatori trebuie să introducă ce date în ce moment, astfel încât întreprinderea să poată primi raportarea necesară.

Lucrări individuale exclusiviste la cheie

Uneori se întâmplă ca o întreprindere să aibă caracteristici care nu permit utilizarea unei scheme de lucru „tipice”. În acest caz, pentru a face setările corecte, trebuie să înțelegeți temeinic nuanțele și subtilitățile întreprinderii. Adesea, angajații întreprinderii clientului nu știu cum să-și reflecte activitățile în sistemul informațional sau angajații diferitelor departamente nu pot conveni între ei asupra schemelor de interacțiune, cum să împartă autoritățile și zonele pentru introducerea informațiilor în sistem.

Pentru aceasta folosim experiența noastră și acelea cele mai bune practici cu care ne-am îmbogățit în timp ce lucrăm cu alți clienți. Efectuăm setarea sau optimizarea schemelor contabile, setarea proceselor de afaceri sau optimizarea acestora, creăm regulile de funcționare a departamentelor din cadrul sistemului contabil. Implementăm viziunea acestor reguli convenite cu clientul în setări Sistem informatic.

Angajații „PiterSoft” înțeleg toate tipurile de contabilitate (producție, depozit, financiar, operațional, de gestiune, contabilitate, fiscală etc.).

Mai mult

Liderii oricărui întreprindere producătoare trebuie luat în fiecare zi decizii de management pe baza situaţiei de la întreprindere. Starea actuală a lucrurilor se reflectă cel mai bine în termeni cantitativi, adică. trebuie să știți dacă există bani în conturile de decontare pentru achiziționarea de materiale și plata salariilor, dacă există suficiente materiale în depozite pentru a elibera la timp lotul necesar, dacă furnizorul are materiale la prețul care va fi inclus în calculul comenzii și așa mai departe. Datele în termeni cantitativi sunt întotdeauna relevante doar atunci când contabilitatea lucrează la întreprindere, altfel trebuie să lucrați doar intuitiv, „pe o bănuială”. Pentru o întreprindere mare, o astfel de muncă este inacceptabilă. Aceasta înseamnă că este necesar să se țină inventarul, financiar și operațional, și evidența rezervelor, și contabilitatea etc. Toate aceste tipuri de contabilitate converg în sistem unic numit 1C:ERP 2.

De ce ERP? Prin definiție, pentru că ERP este un sistem de management al resurselor și proceselor pentru întreprinderi.

Angajații „PeterSoft” cunosc produsul „PeterSoft: Process Management”, deoarece sunt dezvoltatorii săi.

Mai mult

În 2007, am lansat pe piață sistemul PiterSoft: Process Management BPM, care este dezvoltat și configurat flexibil la specificul întreprinderii clientului și vă permite să gestionați procesele de afaceri în cadrul departamentelor individuale, să gestionați procesele de afaceri de interacțiune între întreprindere ca un întregul și procesele de interacțiune cu toți contractanții.

Angajații PiterSoft au experiență grozavă implementarea BPM și a soluțiilor aferente 1C: Managementul documentelor.

Mai mult

Automatizarea managementului proceselor este o competență cheie a PiterSoft.

De 10 ani, peste 300 de întreprinderi au devenit clienți, în total, peste 20.000 de locuri de muncă au fost automatizate folosind tehnologia de control al procesului. Enumerăm câteva dintre proiectele pentru implementarea sistemului BPM: Fondul Proprietății din Sankt Petersburg, Compania de Pescuit de Nord-Vest - Murmansk, Gaztekhleasing, Compania de Producție Krasny Yar, Institutul Central de Cercetare de Inginerie Marină, Prionezhskaya companie de rețea, GK "Sodruzhestvo", etc.

Produsul este inclus în curriculumul a peste 10 universități de top din Rusia. Până în prezent, produsul continuă să se îmbunătățească, acumulând cele mai recente inovații tehnologice.

Mai mult

Angajații „PeterSoft” realizează proiecte, instruind angajații Clientului să lucreze cu produsul software „PeterSoft: Process Management”. În același timp, rezolvând anumite sarcini de automatizare, ne creștem experiența și învățăm diverse opțiuni de lucru cu produse software. De asemenea, suntem întotdeauna critici cu privire la cunoștințele noastre, cerințele pentru sistem și sarcinile pe care le stabilește clientul. Când avem ceva de sugerat, o facem. Nu este în regulile noastre să fim de acord orbește cu ceea ce ni se pare greșit. In acest caz, vom incerca sa convingem Clientul sa accepte o optiune mai corecta din punctul nostru de vedere. Dar se întâmplă ca Clientul să ne convingă, iar în acest caz adăugăm o nouă practică tezaurului nostru de cunoștințe, extinzându-ne orizonturile. Perfecționându-ne abilitățile, devenim și mai folositori consultanți pentru Client.

Sistemul de valori

Mai mult

Când sunteți un maestru al meșteșugului dvs., există astfel de concepte și nevoi precum mândria profesională în rezultatele care sunt oferite clientului. As dori sa realizez un astfel de produs incat clientul sa aprecieze clasa oferita servicii profesionale. Ne respectăm clienții. Prin urmare, în cazul în care clienții noștri au nevoi noi - dezvoltarea unui sistem implementat, o nouă implementare la o întreprindere aferentă, întreținerea sistemului, ei tind să continue să lucreze cu noi. Și lucrăm împreună de ani de zile și obținem clienți noi prin recomandări. Ne dăm seama că a lucra bine și sincer este profitabil și corect în toate sensurile.

Produsul functioneaza in aceeasi baza de date cu sistemul de contabilitate iar pentru utilizator nu exista granita intre sistemul de contabilitate si sistemul BPM. Acesta este un întreg. Configurarea are loc fără programatori.

„PiterSoft: Process Management” este capabil să automatizeze procesele de afaceri în toate domeniile întreprinderii. Produsul vă permite să creați un singur model de date privind informațiile de proces pentru întreaga întreprindere în ansamblu.

Automatizarea proceselor de afaceri este transferul de sarcini tipice de afaceri și operațiuni standard sub controlul unui complex software și hardware. Ca urmare, sunt eliberate resurse, ceea ce permite creșterea productivității și eficienței muncii. management strategic. Pentru a optimiza activitatea organizației, aceștia folosesc sisteme de modelare și optimizare a execuției proceselor de afaceri. După cum puteți vedea, relevanța automatizării proceselor de afaceri este foarte mare.

Tipuri de automatizare

Automatizarea proceselor importante de afaceri poate fi realizată în două direcții:

• Lucrați la principalele procese de afaceri (comunicarea cu clienții, managementul vânzărilor). Scopul automatizării acestei zone este de a îmbunătăți calitatea produselor, de a crește vânzările și de a crește profitabilitatea afacerii.
• Simplificarea proceselor suport. Contabilitatea, munca de birou, raportarea pot acționa ca astfel de procese. Automatizarea acestor acțiuni nu va afecta direct creșterea veniturilor, dar va contribui la reducerea timpului de efectuare a muncii de rutină.

Un sistem convenabil în care automatizarea proceselor de afaceri este adesea efectuată este Bitrix 24, precum și alte software-uri: 1C: Contabilitate, 1C: Salar, AuditExpert, Master Finance Analysis, Fingrand.

Sarcini de automatizare a afacerii

Automatizarea execuției proceselor de afaceri de rutină într-o întreprindere care utilizează Bitrix 24 sau alte sisteme este realizată pentru a rezolva următoarele sarcini:

Sprijin pentru activitățile operaționale ale organizației, simplificarea controlului și contabilității;

• Pregătirea rapidă a diverselor documentații pentru partenerii de afaceri. Exemplu: facturi, borderouri, acte de reconciliere;
• Primirea promptă a rapoartelor cu informații despre starea de fapt în organizație pentru orice perioadă de timp;
• Reducerea costurilor cu personalul, creșterea eficienței fluxului de lucru prin eliberarea lucrătorilor de activitățile de rutină;
• Minimizarea impactului asupra proceselor importante de afaceri a factorului uman;
• Îmbunătățirea calității serviciilor;
• Stocarea în siguranță a informațiilor.

Beneficiile automatizării proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii folosind Bitrix 24 sau alt software va ajuta la îmbunătățirea calității produselor, la optimizarea managementului companiei.

Implementarea sistem automat pentru modelarea și executarea proceselor critice va oferi următoarele beneficii:

• Accelerarea procesării informației, simplificarea rezolvării sarcinilor repetitive;
• Automatizare muncă manuală;
• Creșterea transparenței în afaceri;
• Creșterea coerenței muncii angajaților, îmbunătățirea calității muncii;
• Controlul unor volume mari de informații;
• Reducerea numărului de erori, creșterea preciziei controlului, posibilitatea executării în paralel a mai multor sarcini;
• Luare promptă a deciziilor în situații tipice.

Automatizarea proceselor de afaceri este o oportunitate pe care un manager o primește rapid informatii detaliate sub formă de rapoarte analitice, datorită cărora compania este gestionată cu maximă considerație a indicatorilor interni și externi ai organizației.

Cum să automatizezi procesele de afaceri?

Automatizarea proceselor de afaceri, un exemplu pe care îl puteți găsi cu ușurință în numeroase materiale, se realizează folosind tehnologii moderne. În tabel, am adunat principalele exemple de automatizare și optimizare a afacerii.

Automatizarea proceselor de afaceri este o condiție importantă pentru succesul unei organizații de orice dimensiune, indiferent de domeniul de activitate sau structură. Mediul economic în schimbare rapidă, necesitatea reducerii riscurilor, viteze mari luarea deciziilor - toate acestea necesită abordări moderne. Prin utilizarea automatizării, este posibil să eliberați resurse valoroase și să concentrați eforturi maxime pe domenii cheie de activitate.

Procesele de afaceri ale întreprinderii

Procesele de afaceri includ o succesiune de etape, pași, funcții și alte acțiuni, precum și toți membrii organizației care interacționează (manageri, angajați, clienți). Munca oricărei întreprinderi este o serie de procese de afaceri conexe.

Există patru tipuri principale de procese de afaceri:

• Cheie. Creați valoarea bunurilor/serviciilor, creșteți prețul acestora în stadiul de instalare, producție sau altă etapă intermediară;
• de susținere. Reprezintă resurse care sunt importante pentru procesele cheie, sprijină infrastructura companiei;
• Procese de dezvoltare. Ele oferă oportunități de îmbunătățire a activității viitoare a întreprinderii. Procesul include pregătirea sau pregătirea avansată a personalului, precum și planificarea activităților viitoare ale companiei;
• Managerii. Rezolva problemele companiei cu Managementul operational, planificare, instruire, motivarea personalului.

Automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii va avea succes numai dacă managerul știe să gestioneze eficient aceste procese. Directorul trebuie să organizeze activitatea companiei în așa fel încât procesele de afaceri să se desfășoare strict conform schemei întocmite și fără eșecuri. În mod ideal, procesarea documentației nu ar trebui să dureze mult.

Există multe modalități eficiente de a organiza o afacere. Cea mai rațională opțiune automatizare complexă procese bazate pe model de sistem informatic propriu sau adaptat. Utilizarea sistemelor de automatizare vă permite să creșteți profitabilitatea producției și să reduceți semnificativ costurile.

Relevanța automatizării proceselor de afaceri

Există o serie de simptome care indică necesitatea unei automatizări complete a proceselor de afaceri (inclusiv procesele de achiziții) ale unei companii:

• Firma lucrează intermitent, angajații nu pot coordona acțiunile și le desfășoară fără probleme;
• Compania se confruntă cu întârzieri regulate, distorsiuni și pierderi de informații;
• Atunci când efectuează munca zilnică, specialiștii companiei nu-și pot împinge propriile interese în plan secund;
• Sarcinile companiei sunt îndeplinite ineficient, concentrarea către client este foarte slab dezvoltată;
• Angajații nu au o înțelegere clară a modului în care activitățile lor afectează performanța organizației;
• Nu există o distribuție clară a angajaților care sunt responsabili pentru obiectivele și funcțiile specifice ale întreprinderii;
• Nu există intervale de timp pentru îndeplinirea sarcinilor;
• Compania nu lucrează întotdeauna în interesul clienților.

Dacă cel puțin câteva dintre semnele descrise sunt prezente în compania dumneavoastră, înseamnă că automatizarea proceselor de afaceri este necesară pentru a face întreprinderea mai productivă și de succes.

1. Determinarea obiectivelor de automatizare.

Înainte de a începe acțiunile de automatizare a proceselor de afaceri, trebuie să vă stabiliți specific obiective strategice. Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați, la ce sarcini ar trebui să puteți rezolva prin automatizarea managementului proceselor de afaceri. De exemplu, automatizarea proceselor de afaceri din lanțul de aprovizionare este diferită de automatizarea serviciului pentru clienți. Dacă în primul caz trebuie să optimizați logistica, primirea/trimiterea mărfurilor etc. Apoi, în al doilea caz, trebuie să urmăriți alți indicatori: apeluri, eficiența pâlniei de vânzări etc.

1. Formalizarea proceselor de afaceri.

Pentru a descrie procesele de afaceri, trebuie să determinați ce subprocese sunt prezente în ele, cum se mișcă informațiile, în ce secvență sunt efectuate activitățile, care sunt restricțiile și ce resurse puteți utiliza.

1. Optimizarea proceselor de afaceri.

După elaborarea modelului, experții le analizează pentru a le transpune apoi din dorit în cel real. Apoi se face un plan pentru atingerea obiectivelor stabilite folosind procese. Ca urmare, se construiește un proces de afaceri, din care sunt excluse operațiunile și întârzierile inutile.

1. Elaborarea specificațiilor tehnice.

Sunt determinate sarcinile exacte care nu pot fi rezolvate fără participarea proprietarului.

1. Codificarea informațiilor, elaborarea fișelor de post.

O organizație care implementează soluții automate realizează codificarea informațiilor. Pe această etapă de asemenea, se recomandă începerea dezvoltării instrucțiunilor de birou pentru a facilita pregătirea viitoare a personalului.

1. Formarea angajaților.

Acest pas este necesar numai atunci când structura fluxului de lucru este modificată sau este planificată modificarea compoziției angajaților.

1. Operare cu experiență.

Există o singură modalitate de a evalua productivitatea unui sistem de automatizare: să-l pună în practică. Acest pas vă va ajuta să vă depanați fluxul de lucru și să evitați erorile.

Procese de afaceri: dificultăți de tranziție

Un sistem de automatizare a proceselor de afaceri nu este întotdeauna implementat rapid și ușor: în acest proces pot apărea anumite probleme și dificultăți. Să luăm în considerare cele mai comune dintre ele.

Termenul de implementare a proiectului este întârziat.

Adesea, acest lucru se întâmplă atunci când procesele nu sunt împărțite în blocuri gestionabile și punctele de control nu sunt alocate. Această problemă poate fi rezolvată prin evidențierea schemelor logice comune, stabilirea secvenței operațiunilor pentru implementarea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Nu există un cadru logic pentru proiect.

Procesul nu va fi amânat dacă limitele de timp sunt specificate în mod clar în documentul aprobat. Rolul acestora din urmă poate fi soluții de proiectare sau sarcini tehnice.

Resursele nu sunt atrase în timp util, iar calitatea lor lasă de dorit.

Personalul companiei nu acceptă inovații.

Utilizați diverse resurse de informații pentru a informa angajații despre automatizarea proceselor de afaceri. Subliniați importanța implementării. Dacă conflictul nu poate fi rezolvat, concediază organizatorul protestului.

Fără testare reală funcţionalitate procese automate de afaceri.

Pentru a organiza fluxul de lucru, este necesară evidențierea rezultatelor pozitive. Pentru a face acest lucru, analizați rezultatele după o anumită perioada de timp, dacă este necesar, rafinați indicatorii obținuți la ideal.

Nu sistem eficient management.

Un specialist invitat în conflictologie va ajuta la rezolvarea acestei probleme. Va ajuta la rezolvarea conflictelor și a disputelor dintre angajați și la rezolvarea situațiilor dificile.

Proiectul are o prioritate scăzută, iar implementarea lui are loc în mod rezidual.

Găsiți și eliminați motivele atitudinii neglijente față de proiect. Dacă situația nu se schimbă, înlocuiți interpretul.

Obiectivele proiectului nu sunt definite, nu există criterii pentru atingerea obiectivelor sau evaluarea rezultatelor.

Criteriile de evaluare trebuie intocmite individual, tinand cont de directia proiectului. Prin definirea obiectivelor specifice ale proiectului, vei simplifica implementarea obiectivelor tale și vei obține rezultate pozitive mai rapid.

Automatizarea proceselor de afaceri de management al aprovizionării sau a altor procese vă va ajuta în cele din urmă să optimizați activitatea întreprinderii, să o faceți eficientă.

Condițiile de piață în continuă schimbare, viteza mare în luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de a reduce riscurile necesită abordări moderne ale organizației activitate economică. Calea de ieșire în fața din ce în ce mai complexe interne și Mediul externîntreprinderile devine o automatizare cuprinzătoare a proceselor de afaceri. Eliberează resurse prețioase pentru planificare strategicași concentrarea managementului pe domeniile cheie ale activității companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și un sistem ERP, de ce este necesară o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerilor este un transfer parțial sau complet al operațiunilor stereotipe și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau al unui complex software și hardware. Ca urmare, eliberarea de oameni și resurse financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea principalelor procese de afaceri: de exemplu, gestionarea vânzărilor sau a serviciilor pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a vânzărilor, a numărului de produse produse și a creșterii profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport precum contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea muncii de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* suport eficient pentru activitatile operationale ale intreprinderii, organizarea contabilitatii si controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv foi de parcurs, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, sporind eficienta folosirii timpului de lucru prin eliberarea angajatilor de munca de rutina;
* minimizarea impact negativ„factorul uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* Îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșterea vitezei de procesare a informațiilor și rezolvarea sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a capacității de fabricație a acesteia.
* Creșterea coordonării acțiunilor personalului și a calității activității acestuia.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea erorilor și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Rezolvarea paralelă a mai multor sarcini.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate și are posibilitatea de a gestiona compania calitativ, ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul „First Form” în primele șase luni de lucru, cei mai importanți indicatori de performanță ai companiei cresc:

* acuratetea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* Economisirea timpului managerului - cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu procese de rutină care necesită multă muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, managementul documentelor, producția și controlul stocurilor. Automatizarea unor domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

In conditii criză economică prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizare tehnologii cloud . Principala diferență a acestei metode de automatizare este că compania nu are propriul server. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementare de sisteme CRM, sisteme de automatizare a publicității contextuale și sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de interacțiune mașină-la-mașină. Tendința emergentă a M2M - Machine to Machine - implică participarea minimă a unei persoane la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complicațiile proceselor și echipamentelor de afaceri nu permit întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Aplicarea instrumentelor de big data. O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și a informațiilor de afaceri aferente. la cerere marile companii deoarece procesarea datelor mari necesită hardware specializat și costisitor.
5. Analiza datelor în timp real. Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software de automatizare a proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților companiei ca o rețea de procese de afaceri care sunt indisolubil legate de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea procesuală, spre deosebire de abordarea structurală predominantă în multe companii, nu este axată pe cea existentă structura organizationalaîntreprinderi, ci pe procese reale de afaceri, rezultat final care este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea prin proces ajută la creșterea flexibilității afacerii, la reducerea timpului de răspuns la schimbările pieței și la îmbunătățirea performanței întreprinderii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni individuale cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare ale unui proces de afaceri sunt rutele și regulile, precum și intrările, ieșirile, resursele consumate, participanții și proprietarii.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se lucreze la izolarea și descrierea acestora și, de asemenea, să le atribuiți grupului de procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă, în practică necesită participarea tuturor departamentelor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre acestea fiind posibilă automatizarea atât ca întreg, cât și ca parte a unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor.

Puteți utiliza sistemul de programe „1C: Enterprise”, modulul de control al sistemului SAP R / 3.

2. Marketing și vânzări:

* Control activitati de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* managementul activitatilor de publicitate;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, management publicitar - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, management site (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* Control Procese de producție;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* managementul echipamentelor de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor si indicatori de producție;
* lucrați cu revendicări.

Software utilizat: Indicatori Administrator, FINEKS: Managementul calității, Master: Managementul calității, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* recrutare;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* contabilitatea personalului;
* motivație și salariu

Produse software: E-Staff Recruiter de la Datex Software, 1C: Payroll and HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiara;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* plata salariile angajații întreprinderii.

Software de automatizare: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Master Analiză financiară”, „Fingrand”.

7. Organizarea activitatilor societatii:

* fluxul documentelor;
* Secretariatul.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Doc” de la Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor de afaceri individuale ale companiei devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg eșuează cel mai adesea. La implementarea abordării „insulare”, obiectivul creșterii eficienței generale a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

În schimb, un sistem integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale companiei și asigură menținerea activităților operaționale, manageriale și contabilitateîn general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional, care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate departamentele companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate care sunt responsabile pentru un anumit proces. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* marketing;
* alte.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost inițial utilizate exclusiv de marile companii, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea unui sistem ERP, o companie poate înceta să folosească numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou și logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite afacerii să reducă semnificativ costul suportului IT.

În 2016 prin rating firma de consultanta Panorama Consulting Solutions primii trei lideri ai pieței mondiale a sistemelor ERP au inclus SAP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft - 9,4%. Mai departe, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lider în ceea ce privește viteza de implementare a fost Oracle, iar în ceea ce privește perioada de amortizare - SAP.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, cel mai popular sistem ERP din 2016 a fost „1C: Enterprise” (vezi fig.). Printre cele mai solicitate software-uri se mai pot remarca produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Orez. Diagrama produselor software aplicate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

Atunci când alegeți un software de sistem de automatizare a proceselor de afaceri, există două moduri de procedat:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea de software individual.

Pe o notă

Un produs standard (la cutie) va costa compania mai puțin și este, de asemenea, oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software standard poate fi reutilizat caracteristici individualeîntreprindere, deoarece într-un număr de programe posibilitățile de setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege programul specific potrivit, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri sunt planificate să fie automatizate?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibilă personalizarea pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibil să se schimbe rapid sistemul fără întreruperea funcționării în cazul schimbărilor în procesele de afaceri sau condițiile de afaceri?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine și cum va oferi suport tehnic?
8. Cât va costa implementarea și suport tehnic(proprietate)?

Deoarece este practic imposibil să răspundeți la aceste întrebări în mod independent și în același timp, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii de afaceri, deoarece experiența lor vă ajută uneori să faceți o alegere. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, din cauza specificului industriei, a dimensiunii întreprinderii, a experienței limitate cu diverse sisteme ERP și, ca urmare, a incapacității de a vedea întregul. pozați și comparați toate produsele în raport cu ale dvs. condiții.

În ceea ce privește automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software și costurile de implementare

Este foarte dificil să răspundem fără echivoc la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, inclusiv:

* sarcini, pe care software-ul este conceput pentru a le rezolva;
* tip de program: tipic sau obicei;
* resurse necesare pentru implementare;
* numărul de stații de lucru conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program integrat „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costul instalarii unui sistem de automatizare si instruirii personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Costurile indirecte ar trebui adăugate, de asemenea, la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și utilizatori-cheie participând la proiect.