La 1 iulie 2018, un nou standard de stat pe documente GOST R 7.0.97-2016 „SIBID. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru executarea documentelor „(în continuare - GOST R 7.0.97-2016). Aceasta este o oportunitate grozavă de a crea un local act normativ(LNA) despre documente În articol, vom lua în considerare sursele de informații pentru crearea instrucțiunilor, ce secțiuni pot fi incluse în el și, de asemenea, cum poate fi adaptată pentru ușurință în utilizare.

Instrucțiuni pentru munca de birou - LNA, care nu este inclus în lista de obligatorii interne documente normative organizații (cu excepția organizatii de stat), dar importanța sa nu poate fi supraestimată. Cu excepția cazului în care, desigur, organizația își monitorizează imaginea.

SURSE PENTRU CREAREA INSTRUCȚIUNILOR

Când creați o instrucțiune pentru munca de birou, este recomandabil să vă ghidați după următoarele documente:

GOST R 7.0.8-2013 „SIBID. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții” (în continuare - GOST R 7.0.8-2013);

GOST R 7.0.97-2016.

Ca exemplu, vă recomandăm să folosiți instrucțiunile departamentale. De exemplu, instrucție standard asupra documentelor și lucrărilor de arhivă în autoritatile vamale Federația Rusă. Acest document poate fi folosit ca bază atât pentru conținutul, cât și pentru prezentarea informațiilor.

SECȚIUNI INSTRUCȚIUNI

La crearea instrucțiunilor, mult depinde de principiile după care organizația desfășoară munca de birou. Instrucțiunile sunt mici și organizație mare cu o rețea largă de sucursale și un sistem personalizat managementul documentelor electronice va fi foarte diferit.

Enumerăm secțiunile instrucțiunii în care pot fi incluse instrucție universală(Vom pleca de la faptul că documente electronice iar rulajele lor din organizația condiționată nu sunt străine):

1. Dispoziții generale.

2. Termeni și definiții.

3. Cerințe pentru documente.

4. Organizarea muncii cu documente.

5. Caracteristici ale lucrului cu documente electronice.

6. Recepția, prelucrarea, înregistrarea și distribuirea corespondenței primite.

7. Înregistrarea și trimiterea documentelor de ieșire.

8. Organizarea executării documentelor și instrucțiunilor.

9. Caracteristici de pregătire și execuție anumite tipuri documente.

Lista poate fi completată, de exemplu, cu secțiunile „Sistem electronic de gestionare a documentelor”, „Particularități ale lucrului cu apelurile cetățenilor”, „Înregistrarea și implementarea deciziilor ședințelor”, etc. în organizații sunt implicați doar funcționarii.

INSTRUCȚIUNI TEXT

Desigur, folosirea combinației „copy-paste” este cea mai ușoară. Puteți lua piese întregi de la GOST, LNA departamental sau chiar din instrucțiunile organizațiilor prietene. Doar că nu trebuie să o faci. Cineva care și dezvoltatorul documentului trebuie să cunoască textul creației sale până la ultima literă. Vă recomandăm să mergeți pe drumul lung și să tastezi instrucțiunile de mână, secțiune cu secțiune.

Pe parcurs, textul instrucțiunii trebuie să fie furnizat cu exemple, explicând, de exemplu, cum să întocmești recuzita „Numele organizației” - cu numele organizației tale și nu altul. În exemplele pentru detaliile „Semnătură” sau „Viză”, trebuie să arătați numele acelor funcționari care lucrează în organizație.

În plus, tastarea manuală a instrucțiunilor va ajuta la evitarea neînțelegerilor, cum ar fi cuvintele „în agenție guvernamentală putere executiva” în loc de cuvintele „în Societate”, numele și prenumele sunt clar din alt document, necunoscut al cărui, document.

ALGORITM DE LUCRARE LA INSTRUCȚIUNE

Să dăm un algoritm pentru lucrul la instrucțiuni pentru munca de birou (Scheme).

Proiectul de instrucțiune este textul acestuia, pe care secretarul îl supune spre aprobare oficiali organizatii. Desigur, fiecare organizație are propria componență de persoane coordonatoare pentru tipuri diferite documente, dar instrucțiunile pentru munca de birou, cel mai probabil, vor fi studiate de toată lumea: acesta este LNA, care va fi folosit în fiecare unitate structurală fără excepție.

Textul agreat al instrucțiunii de lucru de birou este înaintat CEO-ului pentru aprobare.

Introducerea în acțiune a unei instrucțiuni nu este doar aprobarea ei și nici măcar distribuirea către diviziile structurale. Este important să vă asigurați că manualul este folosit zilnic, astfel încât să devină o referință utilă pentru colegi.

CUM SE ADAPTĂ INSTRUCȚIUNILE PENTRU UTILIZARE COMODĂ

Instrucțiunea de lucru de birou aprobată de director este rezultatul unei cantități uriașe de muncă, dar asta nu este tot. Acum trebuie să adaptați instrucțiunile de utilizare. Pentru a face acest lucru, fișierul de instrucțiuni trebuie modificat folosind MS Word.

Crearea navigației

Dacă titlurile din textul de instrucțiuni sunt marcate exact ca titluri (vezi meniul Stilîn MS Word), și nu doar aldine sau cursive, atunci documentul va fi mai convenabil de utilizat. Când apăsați pe o comandă rapidă de la tastatură ctrl+f meniul se va deschide în stânga Navigare, iar utilizatorul are nevoie de un singur clic pe titlu pentru a merge la secțiunea dorită.

Adăugarea de hyperlinkuri

Hyperlinkurile din text, în special către termeni și anexe la paragrafe, vor simplifica foarte mult munca utilizatorului asupra instrucțiunii. Cât de mai ușor este să dai clic, de exemplu, pe linkul „Anexa nr. 4” și să ajungi la Anexa nr. 4 (și înapoi - folosind tot un hyperlink) decât să-l cauți în tot textul.

Introduceți căutarea cu text complet

Instrucțiunile de lucru de birou finalizate și aprobate trebuie să fie salvate într-un format neschimbabil. De exemplu, salvați fișierul MS Word ca PDF. Apoi, căutarea full-text va fi disponibilă în el, hyperlinkurile și titlurile vor funcționa.

„PR” ALE INSTRUCȚIUNILOR VIITOARE

Pentru prima dată, instrucțiunile pentru munca de birou introduse pentru prima dată vor fi aproape sigur percepute de angajați cu ostilitate: totuși, pentru că înainte nu existau reguli, iar acum există un întreg volum pe care toată lumea trebuie să-l studieze. Ei bine, este complet fenomen normal: în limbajul managementului, adoptarea oricărei noi legi corporative se numește schimbare organizațională. Schimbare de organizare nu trece în organizație fără rezistență din partea muncitorilor. Principalul lucru este să aveți răbdare, iar după un timp se vor obișnui cu instrucțiunile și vor începe să le folosească. Și pentru ca acest „oarecare timp” să vină mai repede, puteți alege mici trucuri, de exemplu:

Nu ascundeți nimănui că un astfel de LNA este în curs de dezvoltare, subliniați cu orice ocazie necesitatea acestuia;

Concentrați atenția colegilor asupra cazurilor în care lipsa regulilor aprobate de prelucrare a documentelor a dus la consecințe negative: directorul nu a semnat documentul, scrisoarea nu a fost acceptată pentru înregistrare la sediul instituției de stat, un contract important a fost pierdut din cauza la contabilitate incorectă;

A fi interesat de opinia colegilor cu privire la întocmirea documentelor. Dacă cineva are sugestii - grozav, trebuie să fie ascultat cu o atenție deosebită. Nu este necesar să puneți în aplicare ideea, principalul lucru este ca autorul să simtă că este și un participant la munca la instrucție - nu vorbesc rău despre munca lor. Apropo, angajații aruncă adesea gânduri foarte practice „din afară”.

REZUMAT

1. Este mai bine să luați RI pentru autoritățile executive federale ca bază pentru elaborarea instrucțiunilor, bazându-vă, de asemenea, pe standardele de stat pentru munca de birou și instrucțiunile departamentale.

2. În primul rând, proiectul de instrucțiune este coordonat în toate direcțiile structurale, apoi este aprobat de directorul general.

3. Fișierul de instrucțiuni trebuie adaptat pentru ușurință în utilizare: navigarea și hyperlinkurile sunt create în el, datorită formatului PDF, este posibilă căutarea full-text.

E.N. Kozhanova, specialist în instituții de învățământ preșcolar și în administrarea resurselor umane

Ce este munca de birou și fluxul de documente (2019)? Tutorial, precum și modern dicţionar economic, definește fluxul de lucru ca deplasarea documentelor între compilatorii și executanții acestora de-a lungul lanțurilor tehnologice informaționale, ceea ce face posibilă informarea tuturor părților interesate, aducerea deciziilor luate acestora și efectuarea contabilității și controlului. La rândul său, munca de birou reprezintă activitățile de menținere, actualizare și control a documentației.

Deoarece valoarea informaţiei în lumea modernăși de afaceri este dificil de supraestimat, munca de birou și fluxul de documente al organizației joacă un rol important. Adesea, corectitudinea luării deciziilor și rezultatul final depind de claritatea și claritatea formulării, de viteza de lucru.

Există trei tipuri de flux de documente:

• incoming (intrare in organizatie);
• ieșire (trimise de la organizație);
• intern (documentație creată și utilizată de angajați în procesul de management).

Etapele muncii

Lucrul cu documentele în organizație este împărțit în etape.

Pentru intrare:

• primirea și prelucrarea;
• examinarea prealabilă de către grefier;
• înregistrare;
• luarea în considerare de către conducerea organizației și direcția de execuție;
• controlul executiei.

Pentru ieșiri:

• dezvoltare, proiectare;
• înregistrare;
• trimitere.

Pentru intern:

• dezvoltare, proiectare;
• înregistrare;
• prelucrarea, executarea, pregătirea răspunsurilor;
• controlul executiei.

Pentru toți:

• contabilizarea si analiza volumelor fluxului de documente;
• depozitare.

Viteza de trecere a etapelor depinde direct de corectitudinea documentelor, precum și de normele de flux de documente aprobate de organizație. Un exemplu de regulament privind fluxul de documente într-o organizație (2019) poate fi descărcat mai jos.

GOST pentru munca de birou 2019

Cerințele pentru executarea documentelor oficiale în prezent sunt formulate în standardul național al Federației Ruse. El a înlocuit standardul de stat al Federației Ruse GOST R 6.30-2003.

Cunoașterea GOST cu privire la munca de birou, în opinia noastră, este utilă pentru a începe cu studiul terminologiei, care este descrisă în detaliu de un alt standard național - (munca de birou și arhive GOST), deoarece aceste cunoștințe vor ajuta la înțelegerea și utilizarea corectă a profesioniștilor. vocabular.

Acesta definește conceptele folosite în articol:

1. Un document este o informație înregistrată pe un transportator cu detalii care permit identificarea acestuia.
2. Executarea documentului - aplicarea detaliilor necesare pe document.
3. Un atribut de document este un element al designului documentului.

GOST R 7.0.8-2013

Lucrări de birou-2019: noi cerințe pentru documente

Ținând cont de definițiile descrise, luați în considerare regulile de oficializare a documentelor oficiale.

Pentru cei care au aflat despre existența unui standard în domeniul muncii de birou din acest articol, o analiză detaliată a secțiunilor GOST va fi utilă. Pentru funcționarii cu experiență, vă sugerăm să vă familiarizați cu modificările care au intrat în vigoare la 07.01.2018 împreună cu.

O nouă secțiune importantă atrage imediat atenția asupra ei. Cerințe generale la crearea documentelor”, care sistematizează și descrie regulile referitoare la toate tipurile de detalii, inclusiv text:

• numerele paginilor;
• fonturi și dimensiuni de font preferate;
• liniuța paragrafului;
• valoarea spațierii între linii, spațierea dintre litere și cuvinte;
• alinierea textului;
• lungimea maximă a liniei pentru dispunerea unghiulară și longitudinală;
• reguli de selectare a textului aldine;
• aspectul paginii de titlu.

Toate modificările au ca scop îmbunătățirea cerințelor. Lista de cerințe a fost extinsă, a fost adăugată:

• ștampila de restricție de acces;
• marca de semnatura electronica;
• Nume unitate structurală— autorul documentului;
• denumirea funcției persoanei - autorul documentului.

Unele detalii sunt combinate într-una singură, de exemplu, variabila „date de referință despre organizație” poate include nu numai adresa poștală și numărul de telefon, ci și OKPO, PSRN, TIN / KPP.

Secțiunea „Detalii de prelucrare” este completată cu regulile de utilizare a adreselor introductive și fraza finală de etichetă, semnătura electronică, precum și semnătura persoanei care acționează ca șef.

Exemplu de executare a comenzii în conformitate cu GOST (2019)