Sitnikova Olga, analist ITDIRECTUM

Astăzi am decis să fac o mică recenzie a instrumentelor de diagrame online disponibile oricărui utilizator de Internet gratuit.

Până acum, personal, mi se pare firesc că funcționalitatea „sertarelor” online este mai slabă decât acele instrumente de modelare pentru distribuția și actualizarea cărora utilizatorii cheltuiesc o anumită sumă de bani câștigați cu greu. Totuși, am fost plăcut surprins de faptul că nu este atât de sărac. Luați în considerare două sisteme similare unul cu celălalt: Diagram.ly și yWorks.

Diagramă.ly

Diagram.ly dă impresia unui sistem care încearcă să ofere utilizatorului o funcționalitate care este cea mai apropiată de capabilitățile clienților desktop (de exemplu, același Microsoft Visio). Există aproape tot ceea ce suntem obișnuiți:

1. O selecție foarte bogată de șabloane cu care să lucrați. Cu Diagram.ly, puteți desena organigrame, unele tipuri de diagrame UML, diagrame ER, organigrame, diagrame BPMN, baze de date și diagrame de rețea, precum și diagrame de telecomunicații, diagrame de informații geografice, diagrame de circuit electric și retele sociale, precum și prototiparea interfețelor ușoare. De fapt, poate că acest lucru le dă motive să se autointituleze „o mini versiune de Visio, accesibilă din browserul tău preferat”.

1. Opțiuni de formatare a textului îmbogățit. Textul poate fi scris într-unul din cele cinci fonturi: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond sau Courier New. Dimensiunea fontului poate fi modificată de la 6 la 60 de puncte. Puteți modifica caracterul îndrăzneț al textului, puteți scrie cu caractere cursive sau subliniat, puteți modifica alinierea textului. Textul, de altfel, se introduce foarte simplu: făcând dublu clic pe bloc.

Pe lângă formatarea textului, există și formatarea obiectelor: gruparea, degruparea, trecerea în fundal/prim-plan, alinierea reciprocă a obiectelor, schimbarea orientării blocurilor de lucru. Puteți schimba culoarea fontului, fundalul și linia pentru bloc, puteți adăuga o umbră și un gradient și, de asemenea, puteți selecta o imagine care ocupă blocul.

3. Selectarea mai multor moduri de afișare a conectorului. Pentru săgeată, puteți specifica tipul, curbura liniilor de legătură, tipul de linie (doar continuu sau punctat), grosimea liniei.

1. Meniul contextual funcționează pe blocuri și pe pagină (prin butonul drept al mouse-ului).

1. De fiecare dată când vă conectați la sistem, utilizatorului i se solicită să vadă sfaturi simple pentru lucrul cu acesta. Aceste „sfaturi și trucuri” servesc drept referință. Deși, în mare, personal nu am avut nevoie de ele, sistemul este atât de intuitiv: obiectele sunt adăugate pe placă folosind tehnologia drag-n-drop, săgeata care apare când treci cu mouse-ul peste bloc sugerează că este instrumentul de conectare. , iar cel pe care l-am menționat deja meniul contextual închide toate celelalte întrebări, chiar dacă cumva utilizatorul nu reușește să găsească bara de instrumente în partea de sus.

1. O surpriză plăcută pentru mine a fost că puteți lucra atât cu fișiere XML create de Diagram.ly, cât și cu fișiere VDX create de Microsoft Visio. Astfel, puteți modifica diagramele pe care colegii dvs. le-au creat în Visio, chiar dacă nu aveți propria licență pentru produs. Diagrama rezultată poate fi salvată în formatul XML oferit de Diagram.ly sau exportată într-o imagine raster (PNG sau JPG) sau vectorială (SVG).
2. Există și opțiuni de previzualizare. În primul rând, o previzualizare scalabilă a schemei curente este întotdeauna afișată în colțul din stânga jos al ecranului.

Și în al doilea rând, folosind butonul „Vizualizare” din bara de instrumente, puteți face foarte ușor o poză care va apărea în fila următoare și va fi gata de imprimare.

Deoarece se obișnuiește să diluezi un butoi de miere cu o muscă în unguent, voi numi micile defecte pe care am reușit să le observ în Diagram.ly.

1. Nu oferă exemple de diagrame din care vă puteți crea propria lucrare de artă.
2. Sistemul este creat, se pare, de un grup de entuziaști, iar uneori apar bug-uri destul de stupide în sistem (de exemplu, în ziua scrierii acestui articol, nu am putut aplica schimbarea fonturilor). Cu toate acestea, acest neajuns compensează mai mult decât faptul că aveți propriul feed al Diagram.ly Google Plus unde vă puteți exprima în mod deschis dorințele și sugestiile.

Ei bine, o nouă versiune îmbunătățită a Diagram.ly este în prezent în dezvoltare, cu o interfață mai ușoară, concisă, ceea ce îmi place, sincer să fiu, puțin mai mult. Apropo, este deschis pentru testare beta.

yWorks

yWorks dă impresia unui sistem care dorește să ofere utilizatorului setul minim de șabloane și instrumente pentru a lucra cu ele.

Să remarcăm caracteristicile izbitoare ale sistemului:

1. La prima vedere, puteți vedea că bara de instrumente a acestui sistem nu este atât de bogată, puteți efectua un număr minim de acțiuni în ea (rolați înapoi sau repetați o acțiune, deschideți, salvați sau imprimați o diagramă, lucrați cu clipboard, modificați scara sau vizualizarea afișajului plăcii).
2. Merită să recunoaștem că fără ajutor este dificil de ghicit că textul este adăugat la blocuri folosind butonul F2. Cred că dacă n-ar fi fost obiceiul de a „fumat mana” la prima dificultate, nu aș fi ghicit niciodată înainte. Cu toate acestea, merită să aducem un omagiu: ajutorul este scris bine și chiar și cu un nivel mediu de engleză va fi destul de înțeles de utilizator.
3. Nu există multe tipuri de blocuri, dar suficiente pentru a desena, de exemplu, diagrame de procese de afaceri, diagrame UML, diagrame ER și diagrame de flux. De asemenea, puteți adăuga blocuri personalizate. Nu mi-a plăcut că poți deschide doar un grup de blocuri odată. Deci, trebuie să vă amintiți în ce grup se află blocul, dacă dintr-o dată doriți să îl utilizați din nou. Cu toate acestea, este frumos că, de exemplu, toate obiectele artefact pentru o schemă BPMN sunt ascunse în spatele aceleiași imagini artefact cu tipul „document” (restul sunt afișate făcând clic pe săgeata mică din colțul din dreapta jos al pictogramei) . Acest lucru economisește spațiu de lucru.

1. În ceea ce privește formatele de lucru: în sistem pot fi încărcate numai obiecte cu extensia .Graphml. Puteți salva diagramele ca fișiere fără nicio extensie (mai ales că nu este oferită), precum și să exportați ca imagine bitmap în format PNG. Este bine că atunci când exportați o diagramă într-o imagine, sistemul vă oferă să configurați setările de export.

1. În colțul din stânga sus, este oferită o previzualizare a diagramei nou desenate, cu care puteți schimba rapid secțiunea diagramei care se află în acest moment afișat pe tablă (mi-a amintit de Heroes of Might & Magic).

1. Pentru începători, creatorii sistemului au pregătit un coc sub forma unei ocazii de a vedea exemple de diagrame, ceea ce personal mi se pare o decizie foarte rezonabilă. Pentru mulți oameni, bazarea pe un model creat anterior de cineva este de mare ajutor în munca lor.
2. Și mai ales până la urmă, am lăsat cel mai mare plus al acestui sistem. Blocurile pot avea foarte un numar mare de proprietățile, de exemplu, schimbă rapid tipul de bloc, specifică poziția obiectului pe tablă și dimensiunea acestuia cu acuratețea pixelilor, setează textul, culoarea de fundal, marginile și încarcă o imagine care va ocupa fundalul.

Puteți citi despre compania de dezvoltare yWorks pe pagina sa oficială.

Un pic ca o concluzie

Rezumând toate cele de mai sus, pot presupune că Diagram.ly va atrage mai mult tinerii care sunt mulțumiți de o mulțime de posibilități, o interfață intuitivă frumoasă, un aspect al paginii de înaltă calitate, etc. și oamenii care sunt foarte interesați de partea interioară a întrebării va găsi inspirație în yWorks: obiecte proprietăți, economisire spațiu de lucru, navigare ușoară.

Merită să recunoaștem că înălțimea pe care au luat-o și o menține ferm instrumentele moderne de diagrame online gratuite (!) poate fi numită, dacă nu uimitoare, atunci cel puțin semnificativă. Deci, de oriunde din lume, acum puteți crea diagrame cu adevărat de înaltă calitate și frumoase, le puteți salva într-un format de transfer convenabil (imagini), folosindu-vă în același timp toate abilitățile de proiectare. Și toate acestea sunt absolut gratuite.

Pentru proiectarea oricărui sistem complex tehnologic, unelte speciale. Arhitectul întocmește planul proiectului, inginerul desenează detaliile. Afacerile sunt la fel un sistem complex cu multe conexiuni, obiecte și interacțiuni. Pentru a construi o arhitectură de afaceri, sunt utilizate sisteme speciale de modelare a afacerilor, dintre care unul este programul Fox Manager 2.5 BPA.

De ce să construim un model de afaceri?

Fără un model de afaceri construit, nu putem lua decizii informate și nu putem pierde controlul asupra afacerii noastre. Fără a avea o imagine completă a ceea ce se întâmplă, liderul este angajat în „stingerea incendiilor” cu ajutorul instrumentelor de care dispune: mustrări, „scrisori”, coordonarea manuală a muncii, participarea personală la sarcinile de zi cu zi.

Pentru a rezolva problemele în mod sistematic și nu intuitiv, este necesar să se proiecteze arhitectura afacerii, să prescrie regulile și standardele de lucru, să se distribuie responsabilitatea pentru funcții între personal și să se monitorizeze implementarea acestora.

Mai jos este o diagramă funcţionalitateși pași pentru construirea unei arhitecturi de afaceri în Fox Manager.

Modelarea proceselor de afaceri și repartizarea responsabilității

La majoritatea întreprinderilor, responsabilitatea pentru munca personalului este distribuită doar formal. Odată cu următoarea comandă pierdută sau nerespectarea termenelor de livrare, poate fi foarte dificil să găsiți vinovatul, deoarece nu există standarde și reglementări clare de lucru. Se pare că Vasya a instruit-o pe Petya, Petya i-a dat-o lui Sasha, iar Sasha s-a îmbolnăvit și a uitat să o avertizeze pe Lyosha. Soluția la această problemă va fi formarea de standarde de lucru corporative, reglementări și fișe de post, în care persoana responsabilă va fi identificată pentru fiecare pas și sarcină, sunt prescrise cerințele pentru termenele limită și interacțiunile dintre angajați.

Cel mai modern și mod eficient descrierile activităților întreprinderii sunt diagrame grafice ale proceselor de afaceri. Programul nostru acceptă două dintre cele mai simple și mai vizuale notații pentru modelarea proceselor: Fox Manager FlowChart și Cross Functional FlowChart.

Măriți imaginea

Măriți imaginea

Cu ajutorul diagramelor grafice, puteți afișa vizual succesiunea lucrărilor efectuate, responsabilitatea pentru acestea și, de asemenea, puteți face link-uri către Documente necesare, softwareși resursele utilizate în timpul execuției procesului. Informațiile incluse în diagrame grafice va fi apoi utilizat pentru a calcula costul și timpul procesului, precum și formarea unor astfel de documente de reglementare cum ar fi fișele postului, regulamentele de subdiviziune, regulamentele de proces, instrucțiunile de lucru etc. În același timp, toate schemele de procese de afaceri sunt interconectate și formează un singur model integral al întreprinderii. Toate acțiunile de rutină ale utilizatorului sunt pe cât posibil automatizate, atunci când ștergeți sau modificați orice element din baza de date, informațiile despre acesta sunt actualizate pe întregul model de afaceri.

Fox Manager este singurul software de pe piață care poate genera automat diagrame de proces de nivel superior, fără a fi nevoie de abilități de modelare pe mai multe niveluri și cunoaștere a regulilor complexe de descompunere a modelului.

Puteți decide singur cât de detaliat și cât de profund doriți să descrieți modelul dvs. Programul vă permite să setați timpul de execuție planificat și limită pentru fiecare funcție a procesului, frecvența cu care este efectuată funcția, o descriere scurtă și detaliată a acesteia. De asemenea, puteți specifica cerințele pentru competențele, profesiile și calitățile personale ale interpreților care sunt responsabili pentru îndeplinirea acestei funcții în cadrul procesului.

Construirea unei structuri organizatorice și recrutarea

Structura organizatorica este scheletul pe care este construit sistemul de management al intreprinderii. Fără un arbore ierarhic al structurii organizaționale, este imposibil să se identifice corect centrele de responsabilitate și competență, să se delege autoritate și să exercite un control efectiv asupra activităților întreprinderii.

Structura organizațională și procesele de afaceri sunt indisolubil legate între ele. Managerii responsabili de rezultatele proceselor de afaceri trebuie să aibă suficientă autoritate și să ocupe posturile corespunzătoare, iar angajații trebuie să aibă suficiente calificări pentru a-și îndeplini funcțiile.

Diagramele grafice ale structurii organizatorice sunt construite de program în timp real în câteva secunde. Uitați de editarea manuală a diagramelor în MS Visio!

Programul Fox Manager vă permite să construiți un arbore vizual al structurii organizaționale a unei întreprinderi care afișează subordonarea administrativă a personalului. Pentru fiecare post se pot defini cerintele, drepturile, responsabilitatile si penalitatile, precum si formularea cerintelor pentru competentele, profesiile si calitatile personale ale angajatilor care o ocupa. Aveți la dispoziție un număr mare de șabloane în limba rusă pentru poziții tipice pe care le puteți folosi atunci când vă construiți structura.

Măriți imaginea

Măriți imaginea

Măriți imaginea

Programul vă va ajuta să recrutați angajați pentru posturi vacanteîn conformitate cu cerințele specificate pentru cunoștințele, aptitudinile și calitățile personale necesare pentru a-și îndeplini funcțiile în procesele de afaceri. Pentru fiecare unitate de personal, puteți calcula volumul de lucru planificat și puteți optimiza angajarea personalului în procesele de afaceri.

Reglementări, rapoarte și portal web

Elaborarea standardelor și reglementărilor corporative va permite managerului să aibă cea mai completă și obiectivă idee despre structura companiei sale, să planifice dezvoltarea și să implementeze un sistem de control.

Este imposibil să controlezi un proces care nu este reglementat.
Nu poți gestiona ceea ce nu poți măsura!

Prezența unor reglementări și standarde detaliate pentru activitatea întreprinderii este necesară nu numai pentru manageri, ci și pentru angajații obișnuiți. O bază de cunoștințe convenabilă care conține metode și algoritmi pentru efectuarea proceselor de afaceri va îmbunătăți eficiența muncii și va ajuta noii angajați să se adapteze rapid la locul de muncă.

Programul conține câteva zeci de șabloane de rapoarte, inclusiv:

Regulamente privind diviziunea;
Reglementarea procesului;
Instruire de lucru;

Aranjament regulat;
Profilul postului;
Intrări și ieșiri de proces;
Manual de calitate ISO 9001;

Programul generează documente automat din modelul de afaceri construit, orice modificări se vor reflecta instantaneu în rapoarte, astfel încât documentele de reglementare să fie mereu la zi.

Designul și conținutul rapoartelor pot fi personalizate folosind editorul de șabloane.

Măriți imaginea

Măriți imaginea

Măriți imaginea

Dacă funcționalitatea oferită de programul implicit nu este suficientă pentru dvs., atunci puteți adăuga singur câmpurile lipsă din carduri și chiar vă puteți crea propriile rapoarte, pentru aceasta nu este nevoie să fiți programator și să cunoașteți în detaliu structura bazei de date.

Rapoartele pot fi generate, salvate și tipărite ca documente obișnuite sau salvate pe un portal web.

Fox Manager acceptă toate bazele de date moderne. Vă puteți stoca modelul de afaceri pe o unitate flash sau într-o rețea corporativă cu acces la sute de spații de lucru.

Este posibil să generați un portal web absolut gratuit din programul Fox Manager BPA, plasați-l retea locala sau la Internet și să ofere acces la acesta tuturor angajaților întreprinderii. Puteți intra în portal nu numai de la locul de muncă, ci și folosind o tabletă, un smartphone sau orice alt dispozitiv printr-un browser web.

Pentru utilizatorii mai pretențioși care doresc să aibă o soluție de raportare autonomă chiar pe portal, există un produs separat - Fox Manager Portal.

Controlul indicatorilor cheie de performanță ai întreprinderii

Descrieți activitățile întreprinderii sub forma unui model de afaceri, elaborați reglementări și standardele corporative- insuficient. De asemenea, este necesar să se analizeze implementarea acestora și să se monitorizeze atingerea obiectivelor.

Nu este suficient să ai reglementări bune, trebuie să lucrezi conform acestora!

Programul vă permite să setați și să controlați valorile indicatori cheie activitati intreprinderi. Pentru fiecare indicator, puteți aloca un angajat responsabil, puteți determina valorile planificate, limitele limită și puteți crea un program de umplere.

Măriți imaginea

Structura organizatorica in Business Studio

Business Studio are o gamă largă de posibilități pentru a descrie structura organizatorică a întreprinderii dumneavoastră.

Arborele structurii organizatorice

Structura poate fi creată în două moduri:

2) Construirea unei scheme grafice a structurii organizatorice afişând nu numai ierarhia subordonării administrative, ci şi legăturile funcţionale între funcţii (diviziuni). Subordonarea functionala este subordonarea în cadrul îndeplinirii anumitor funcţii.

De exemplu, la întreprindere există ateliere în care există un șef și un economist al atelierului. Economistul magazinului are subordonare administrativă șefului magazinului (raportează asupra lucrării ca atare), iar funcțional - economistul șef al întreprinderii (metoda de calcul al indicatorilor economici).

Pe organigrama tipuri diferite sunt afișate trimiterile stiluri diferite linii de comunicare, iar aceste stiluri pot fi stabilite chiar de utilizatori.

Procesul de creare a unei organigrame poate:

• ca în formă crearea directă a unei organigrame(pentru a adăuga un element al structurii organizaționale, trebuie doar să trageți un dreptunghi pe altul)

• cât şi în formă generare automată bazat pe un arbore ierarhic.

Organigrama este convenabilă și ușor de lucrat deoarece:

Structuri temporare ale organizației

Proiectarea viitoarei structuri organizatorice fără a distruge structura organizatorică actuală este posibil și în Business Studio. Pentru a face acest lucru, utilizați tipul de conexiune „Subordonare auxiliară”. Aceeași abordare este folosită pentru a fixa structuri temporare într-o organizație. De exemplu, pentru a repara ierarhii în echipele de proiect.

Descrierea rolurilor

Roluri în organizație poate fi afișat pe organigramele ca un cadru. De exemplu, afișați rolul " Grup de proiect», « Unități structurale», « Divizii de producție". Când descrieți procese, este convenabil să operați cu conceptul de Rol, care include divizii sau poziții ale structurii dumneavoastră organizaționale.

Pe baza Rolurilor, puteți crea și o structură ierarhică, de exemplu, rolul „Echipă de proiect”.

Rolurile nu sunt afișate direct în arborele ierarhic al structurii organizaționale, ele sunt fixate ca elemente separate. Puteți arăta apariția departamentelor și a pozițiilor în rol atât pe diagramă, cât și prin proprietățile Rolului însuși. Totodată, puteți specifica în ce tip de activitate și pentru ce probleme este inclusă unitatea sau postul în Rol.

Descrierea posturilor și departamentelor

O descriere a structurii organizatorice numai sub formă grafică va fi incompletă. Prin urmare, fiecare element al structurii organizaționale poate fi descris printr-un număr de caracteristici de care aveți nevoie: parametrii de poziție și unități, ce fel de oameni ( indivizii) ocupa pozitii, care contacteaza pozitii, care documente de orientare ar trebui să folosească postul în munca ei etc. Dacă unele caracteristici lipsesc, acestea pot fi adăugate.

Parametrii de poziţionare în structura organizatorică

Fiecare pozitie poate fi descrisa prin setarea parametrilor pozitiei de care aveti nevoie:

• Responsabilitati
• Responsabilitate
• Drepturi
• Ordinea de numire și eliberare
• Ordin de înlocuire
• Calificări
• Persoană responsabilă financiar - este/nu este
• Inlocuitor - care înlocuiește dacă o persoană este în vacanță, călătorie de afaceri, vacanță. Este indicată o poziție dintr-una existentă
• Categorie (manager, specialist etc., stabilită de utilizator)
• Oferte totale – sume licitate totale pentru această poziție

Aceste date vor fi incluse într-un astfel de document de reglementare precum „ Descrierea postului ».

Parametrii departamentelor din structura organizatorică

Unităților li se pot da, de asemenea, propriile caracteristici, care vor fi incluse în „ Reglementări privind împărțirea". Set standard de parametri de subdiviziune:

• Dispoziții generale
• Tipul de subdiviziune
• Șef de departament (stabilit pe baza elementelor deja existente ale structurii organizaționale)
• Sarcini
• Funcții (descrierea text a funcțiilor, datele despre participarea la procesele de afaceri sunt disponibile separat)
• Drepturi
• Responsabilitate
• Dacă este necesar, puteți adăuga propria caracteristică a unității (folosind MetaEdit).

. Diagramă. Acesta poate fi întocmit conform regulilor adoptate de organizație.	Opțiuni de locuri de muncă. Participarea postului la procese.	Opțiuni de locuri de muncă. Cerințe de poziție, drepturi etc.
. Parametri personali.	Setările departamentului. Dacă este necesar, parametrii pot fi adăugați sau ascunși pentru utilizare.	Setările departamentului.Șef de departament, sarcini, funcții etc.
Trimiterile. Este posibilă fixarea și afișarea subordonării directe, auxiliare și funcționale pe organigrama.	(grup de unitati organizatorice) se afiseaza pe organigrama prin incercuirea elementelor necesare.	Proprietatea rolului.

Aud adesea comparația dintre o afacere de încredere și un ceas elvețian. Sunt puternici, stabili, sunt un atribut al statutului. Dar principalul constă adesea în lucrurile mici pe care nu le observăm. Ceasul este fiabil datorită mecanismului de funcționare, datorită sistemului care determină mișcarea fiecărei mâini. Ca un ceas elvețian afacerile nu ar trebui să necesite atenția dumneavoastră constantă. Fiecare antreprenor visează să se uite doar ocazional la afacerea sa și să verifice dacă totul merge conform planului. Dacă compania nu necesită atenția constantă a proprietarului, atunci valoarea și valoarea unui astfel de activ cresc semnificativ.

Aici vom vorbi despre principalul instrument de management care stă la baza telecomenzii și sistem automatizat conducerea companiei. Acesta este un consiliu organizatoric.

Un consiliu de organizare sau consiliu de organizare, pe scurt, este o diagramă care arată pozițiile, responsabilitățile, succesiunea acțiunilor și puterilor într-o organizație. Acesta reglementează structura organizatorică a companiei. Avantajul consiliului de organizare este materialitatea sa. Acesta este în primul rând un document de afaceri care descrie produsul companiei și principalul proces de afaceri care duce la acesta. Consiliul organizatoric conține funcționalitățile diviziilor companiei sub forma unei liste de posturi din fiecare divizie cu responsabilitățile cheie ale acestora.

„Produsele” fiecărui departament sunt clar articulate și etichetate pe consiliul organizației. Ele formează produsul întregii companii. Produsul este rezultatul activității, astfel încât produsul poate fi și serviciul oferit. Acest lucru este valabil pentru absolut toate companiile. Produs produs societate comercială, este, de fapt, logistică. Produs consultanță juridică- serviciu prestat, recomandari utile. Orice activitate are un produs, este pentru produs pe care clientul ne plătește bani. Nu este interesat de proces, este interesat de rezultat.

„Organizare” – deoarece descrie toate funcțiile care trebuie îndeplinite într-o companie pentru funcționarea cu succes. Datorită organigramei, devine clar cine este responsabil pentru ce funcții și cine raportează cui. Indiferent de dimensiunea companiei, managementul trebuie să înțeleagă exact ce funcții trebuie îndeplinite pentru ca procesul de afaceri să producă rezultatul așteptat. Organizarea este posibilă doar atunci când fiecare angajat își înțelege funcțiile și cunoaște funcțiile celorlalți pentru a putea interacționa cu ei.

Autorul acestui instrument de management - consiliul organizatoric - este scriitorul și filozoful american L. Ron Hubbard, care a fost și un manager remarcabil. A dezvoltat sistemul de management al organizației - Hubbard Management System. În opinia noastră, aceasta sistem optim pentru întreprinderile mici și mijlocii. Vysotsky Consulting îi ajută pe proprietarii de afaceri să-și aducă companiile la un nou nivel de dezvoltare și eficiență cu ajutorul acestui sistem. Cum facem acest lucru, am descris în detaliu în cartea mea „Compania mea funcționează fără mine”.

Structura organizatorică în consiliul organizațional

Structura firmei este forma dupa care se desfasoara activitatile. Dacă ne imaginăm funcționalitatea ca un flux de apă, structura organizatorică este cea care determină unde se va deplasa acest flux, adică acționează ca un canal. Fără un astfel de instrument, activitățile companiei sunt dezordonate și prost controlate.

Prezența unei structuri organizatorice clare în companie este foarte bună! Dar acest lucru nu este suficient. Este necesar să se creeze un document pe care să fie înregistrate posturile, o ierarhie care să numească și să definească atribuțiile și responsabilitățile fiecărui angajat, precum și rezultatul care se așteaptă de la fiecare. Acesta este doar consiliul organizatoric. Compania funcționează ca un singur mecanism care vizează atingerea scopului.

Structura organizatorică este baza pentru sistematizarea afacerilor. În primul rând, se determină ideea, scopul, produsul, strategia. Apoi sunt angajați oameni care pot îndeplini funcții. Apoi urmează compilarea și lansarea reclamelor, campanii de marketing, al cărui scop este atragerea unui client. După aceea, clientul cumpără produsul, acesta este procesat și realizat prin departamentul financiar. Produsul este furnizat, se verifică calitatea și satisfacția clienților. Și apoi livrarea cu succes a produsului este făcută cunoscută de programe de afiliereși evenimente pentru potențiali clienți. Noii clienți sunt direcționați către departamentul comercial.

La nivel global, pentru a obține rezultatul dorit, este necesar să îndepliniți șapte funcții principale. Aceste funcții corespund șapte departamente din companie. Functiile sunt:

1. Funcția administrativă

Administrativ - definirea unei idei, scop, strategie, tehnologie, piață etc. Procesul de implementare a unui consiliu organizațional începe cu dezvoltarea unei structuri organizaționale. În primul rând, produsul final de valoare al companiei (VCU) este identificat și formulat. Pe baza produsului, se formează principalul proces de afaceri. Apoi TIC-urile sunt formulate pentru fiecare dintre cele șapte departamente și pentru fiecare departament din cadrul departamentelor. Din CCU al departamentelor se formează CCU al departamentelor, iar din CCU al filialelor - CCU al companiei. După produse sunt descrise pozițiile fiecărui angajat. Există șapte departamente în structura standard. Fiecare departament are trei departamente. Proprietarul (fondatorul) este în frunte, urmat de director, directori adjuncți, șefi de departamente, departamente și alți angajați.

2. Funcția de construcție și personalul

Cladiri si personal - organizarea procesului de munca si dotarea firmei cu personal calificat. Acest departament este responsabil de personal, contabilitatea acestora, angajare, adaptare, introducere, monitorizează conformitatea regulile corporativeși standarde, asigură munca internului Sistem de comunicatii companiilor. Produsul departamentului constă în procesele de lucru ale companiei, în angajații care lucrează productiv și își îndeplinesc sarcinile.

3. Funcția de distribuție

4. Funcția financiară

Financiar - acceptare de bani, înregistrare, distribuire. Toate fluxurile financiare sunt controlate în acest departament. Sarcinile sale principale sunt creșterea activelor materiale și bănești ale companiei și ordinea financiară.

5. Productie

Departamentul de producție (tehnic) este responsabil pentru produsul în sine. La agentie de publicitate este o reclamă creată și lansată pentru clienți. În compania „Vysotsky Consulting” aceasta este furnizată de consultanță, activitatea departamentului începe în momentul furnizării proiectului de consultanță „Școala proprietarilor de afaceri” și se termină atunci când instrumentele de management sunt implementate în compania proprietarului.

6. Calitate și calificare

Verificarea si corectarea calitatii produsului, precum si instruirea personalului companiei. Cel mai complex și misterios departament și cel mai puțin popular în Rusia. Pentru a-ți face clienții să revină, acesta este departamentul care urmărește satisfacția lor față de produs. Una dintre modalitățile de îmbunătățire a calității produsului este îmbunătățirea abilităților angajaților, a pregătirii lor profesionale.

7. Relații publice sau PR

Lucrul cu parteneri, evenimente, mass-media și orice contact cu un public nou. Puteți vorbi despre produsul companiei dvs. Succesele și realizările sunt ceea ce vorbesc și despre care scriu. Prin relațiile publice puteți obține clienți noi și vă puteți face cunoscută compania. Acest departament este responsabil de imaginea și reputația companiei, de imaginea sa media. Din felul în care te vede potential clientîn stadiul primei atingeri, interacțiunea ulterioară depinde în mare măsură.

Atunci când una dintre funcțiile principale nu este îndeplinită, apare un blocaj care împiedică dezvoltarea și extinderea companiei. Fără o consiliu organizațional funcțional, este extrem de dificil să observi un astfel de blocaj. O imagine tipică pentru întreprinderile mici și mijlocii este dezvoltarea departamentelor de distribuție (marketing, vânzări) și producție și a departamentelor de calitate și PR aproape inexistente.

Ciclul de producție începe cu departamentul administrativ. În acest departament se află proprietarul afacerii. A lui sarcina principală se află în management strategic companie. El stabilește vectorul de mișcare, determină cum va fi produsul și formulează scopul companiei. Orice inovație, schimbare începe în acest departament. De aceea oferim servicii de consultanță doar proprietarilor. Dacă, de exemplu, directorul încearcă să introducă modificări, iar proprietarul nu este de acord sau nu le înțelege, atunci nimic nu va fi implementat.

Dezvoltarea organigramei

Sistematizarea unei afaceri transformă o afacere într-un activ care poate funcționa autonom, fără tine și adu un profit stabil. Acest lucru deschide oportunități pentru automatizarea proceselor de afaceri.

După ce obiectivele, ideile, produsul sunt determinate, dezvoltarea consiliului organizațional continuă:

1. Toate funcțiile îndeplinite în organizație sunt scrise și produsele sunt definite.
2. Se efectuează un sondaj asupra angajaților pentru a clarifica datele (proprietarul nu știe întotdeauna ce funcții specifice sunt îndeplinite de subordonați).
3. Se determină structura optimă a firmei (unele companii au nevoie de două departamente de vânzări, altele au nevoie de două departamente tehnice).
4. Datele primite sunt plasate conform șablonului (ca în ilustrațiile de mai sus).
5. Astfel, consiliul organizatoric reglementează toate funcțiile, creează baza pentru sistematizarea întregii activități a companiei.

Aceasta este doar o mică parte a procesului de dezvoltare a consiliului organizațional. Pentru ca consiliul de conducere să funcționeze, este necesară atenția unui profesionist de la stadiul inițial până la implementarea completă în activitatea companiei. O diagramă desenată și atârnată pe perete nu schimbă nimic în afaceri. Este necesar să înțelegem tehnologia de plasare a oamenilor în poziții și de implementare a schimbărilor în afacere. Produsul final valoros formulat greșit pentru mai multe poziții anulează rezultatul întregii lucrări. De aceea, nu recomand să implementați singur structura organizatorică. În plus, dezvoltarea unui consiliu organizațional cu un consultant durează 20 de ore. Dacă proprietarul face asta de unul singur, prin încercare și eroare, atunci întregul proces durează multe luni.

Dacă ești antreprenor și ești interesat să-ți sistematizezi afacerea, înregistrează-te pentru un training special despre dezvoltarea unui consiliu de organizație în 4 zile. Și compania ta va face primul pas către consecvență.

Cred că majoritatea absolută a specialiștilor implicați în modelarea proceselor de afaceri au auzit de un astfel de program precum ARIS. Dar doar câțiva sunt familiarizați cu el „în direct”.

Acest lucru se datorează costului ridicat și complexității stăpânirii programului, care crește din funcționalitatea ridicată a produsului. Cu toate acestea, în 2009, IDS Scheer a lansat ARIS Express- o versiune simplificată gratuită a programului pentru modelarea proceselor de afaceri.

Versiunea gratuită a programului acceptă doar tipuri de diagrame de bază, nu are suport pentru mai mulți utilizatori, nu utilizează o bază de date, nu conține instrumente de raportare și instrumente de analiză a modelelor. Și cel mai important lucru: ARIS Express nu acceptă legături între obiectele create, spre deosebire de versiunea plătită cu drepturi depline, adică nu există control asupra integrității și coerenței modelului. Aceasta înseamnă că la editarea unui model, programul nu va face modificări corespunzătoare altui model și nu va verifica dacă există poziții indicate ca responsabile în proces etc.

Arhitectura programului se bazează pe Java Runtime Environment (JRE), așa că fiți pregătiți pentru faptul că programul va „încetini”, dar teoretic este posibil să rulați programul sub Linux. Interfața este proiectată într-un mod modern stil minimalist: pictograme mari frumoase și descrieri pentru ele (fără localizare în limba rusă în acest moment).

ARIS Express acceptă următoarele tipuri de modele:

• Organigrama
• Procesul de afaceri
• Infrastructură IT (infrastructură IT)
• Peisajul procesului
• Modelul de date
• Peisajul sistemului
• Tablă (tabletă albă)
• Diagrama BPMN versiunea 2.0 (diagrama BPMN)
• Diagrame generale

Primul modul, după cum sugerează și numele, este conceput pentru a construi o structură organizațională. În general, editorul pare foarte atent și ușor de utilizat (mai ales pentru începători). Elementele principale sunt mari și luminoase, sunt într-un loc vizibil, controlul este logic și intuitiv. Aș dori în special să evidențiez tehnologia Smart Design, care vă permite să creați rapid un model într-un tabel și să îl sincronizați instantaneu cu un afișaj grafic în editor. Când treceți mouse-ul peste un obiect, programul vă permite să introduceți următorul element, de exemplu, o poziție subordonată, cu un efort minim folosind un meniu pop-up semi-transparent. Una dintre cele mai convenabile soluții pe care le-am văzut.

Pentru a modela procese, puteți utiliza un modul standard pentru procesele de afaceri, care vă permite să desenați procese în notație eEPC sau să utilizați editorul de diagrame BPMN. Setul de elemente este minim, dar tot ce ai nevoie este prezent. Diagramele rezultate nu sunt procesate de sistem și nu sunt „executate” ca în sistemele BPM, astfel încât alegerea notației nu afectează, de fapt, nimic. Dacă dorește, utilizatorul poate personaliza culorile, fontul și unele atribute ale modelului.

Ca și în cazul modulului Organigramă, putem construi procesul manual sau cu ajutorul Smart Design-ului. Pentru un plus de confort, dezvoltatorii au furnizat fragmente gata făcute de diagrame tipice care pot fi trase cu mouse-ul în editor. Dacă dorește, utilizatorul își poate pregăti și salva fragmentele de diagrame pentru utilizare ulterioară în modelare. Dacă modelul este prea mare, atunci puteți activa afișarea copiei sale reduse în setări, cu posibilitatea de a naviga convenabil cu mouse-ul în zona de interes pentru dvs. Este oferită și o căutare text după model.

Orice diagramă poate fi exportată în format PDF sau RTF și salvată ca imagine sau tipărită. Mai mult, modelele salvate în format „adf” pot fi transferate în versiunea completă a ARIS. Modelele salvate pot fi protejate cu o parolă.

Modulele rămase ale programului nu sunt atât de remarcabile și sunt variații ale diferitelor diagrame. Cu ajutorul lor, un analist de afaceri poate proiecta infrastructura unei companii sau modelul de date.

Parerea noastra:

ARIS Express este un produs grozav pentru modele de desen, mai ales dacă preferați notația eEPC sau BPMN. Cu toate acestea, cu limitările funcționale existente acest program nu concurează cu instrumente de modelare a afacerilor cu drepturi depline, cum ar fi sau sau sisteme BPM reale, de exemplu, . Dar, în același timp, ARIS Express este gratuit și depășește semnificativ Microsoft Visio, în primul rând în ceea ce privește ușurința în utilizare, datorită fragmentelor de diagramă prefabricate și editorului SmartDesign.