Sitniková Oľga, IT analytičkaDIRECTUM

Dnes som sa rozhodol urobiť malú recenziu online nástrojov na vytváranie diagramov, ktoré sú k dispozícii každému používateľovi internetu zadarmo.

Osobne sa mi zatiaľ zdá prirodzené, že funkčnosť online „zásuviek“ je slabšia ako tie modelovacie nástroje, na ktorých distribúciu a aktualizáciu používatelia míňajú určité množstvo ťažko zarobených peňazí. Bol som však milo prekvapený tým, že nie je až taký chudší. Zvážte dva navzájom podobné systémy: Diagram.ly a yWorks.

Diagram.ly

Diagram.ly pôsobí dojmom systému, ktorý sa snaží používateľovi poskytnúť funkcionalitu, ktorá je najbližšie k možnostiam desktopových klientov (napríklad rovnaký Microsoft Visio). Je tu takmer všetko, na čo sme zvyknutí:

1. Veľmi bohatý výber šablón na prácu. Pomocou Diagram.ly môžete kresliť vývojové diagramy, niektoré typy UML diagramov, ER diagramy, organizačné diagramy, BPMN diagramy, databázové a sieťové diagramy, ako aj telekomunikačné diagramy, diagramy geografických informácií, diagramy elektrických obvodov a sociálne siete ako aj prototypovanie ľahkých rozhraní. V skutočnosti im to možno dáva dôvod nazývať sa „mini verziou Visia, prístupnou z vášho obľúbeného prehliadača“.

1. Možnosti formátovania RTF. Text je možné napísať jedným z piatich typov písma: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond alebo Courier New. Veľkosť písma je možné meniť od 6 do 60 bodov. Môžete zmeniť tučné písmo textu, písať kurzívou alebo podčiarknuť, zmeniť zarovnanie textu. Text sa mimochodom zadáva veľmi jednoducho: dvojitým kliknutím na blok.

Okrem formátovania textu existuje aj formátovanie objektov: funguje zoskupovanie, oddeľovanie, presúvanie do pozadia / popredia, vzájomné zarovnávanie objektov, zmena orientácie blokov. Môžete zmeniť farbu písma, pozadia a čiary bloku, pridať tieň a prechod a tiež vybrať obrázok, ktorý blok zaberá.

3. Výber niekoľkých spôsobov zobrazenia konektora. Pre šípku môžete určiť typ, zakrivenie spojovacích čiar, typ čiary (len plná alebo prerušovaná), hrúbku čiary.

1. Kontextové menu funguje na blokoch a na stránke (pravým tlačidlom myši).

1. Pri každom prihlásení do systému sa používateľovi zobrazí výzva na zobrazenie jednoduchých tipov na prácu so systémom. Tieto „tipy a triky“ slúžia ako referencia. Hoci som ich vo všeobecnosti nepotreboval, systém je taký intuitívny: objekty sa na tabuľu pridávajú pomocou technológie drag-n-drop, šípka, ktorá sa zobrazí, keď umiestnite kurzor myši nad blok, naznačuje, že ide o spojovací nástroj , a ten, ktorý som už spomenul, kontextové menu zatvorí všetky ostatné otázky, aj keď sa používateľovi nejako nepodarí nájsť panel s nástrojmi v hornej časti.

1. Príjemným prekvapením pre mňa bolo, že môžete pracovať so súbormi XML vytvorenými pomocou Diagram.ly aj so súbormi VDX vytvorenými v programe Microsoft Visio. Týmto spôsobom môžete upravovať diagramy, ktoré vytvorili vaši kolegovia v programe Visio, aj keď nemáte vlastnú licenciu na produkt. Výsledný diagram je možné uložiť vo formáte XML, ktorý ponúka Diagram.ly, alebo exportovať do rastrového (PNG alebo JPG) alebo vektorového (SVG) obrázku.
2. K dispozícii sú aj možnosti náhľadu. Po prvé, v ľavom dolnom rohu obrazovky sa vždy zobrazí škálovateľný náhľad aktuálnej schémy.

A po druhé, pomocou tlačidla „Zobraziť“ na paneli nástrojov si veľmi jednoducho vytvoríte obrázok, ktorý sa zobrazí na ďalšej karte a bude pripravený na tlač.

Keďže je zvykom riediť sud medu s muchou v masti, vymenujem drobné nedostatky, ktoré sa mi podarilo v Diagram.ly postrehnúť.

1. Neposkytuje vzorové grafy, z ktorých si môžete vytvoriť vlastné umelecké dielo.
2. Systém zrejme vytvára partia nadšencov a občas sa v systéme objavia dosť hlúpe chyby (napr. v deň písania tohto článku som nevedel aplikovať zmenu fontov). Tento nedostatok však viac než vynahrádza vlastný informačný kanál Diagram.ly Google Plus kde môžete otvorene vyjadriť svoje želania a návrhy.

V súčasnosti je vo vývoji nová vylepšená verzia Diagram.ly s ľahším, stručnejším rozhraním, ktoré sa mi, úprimne povedané, páči trochu viac. Mimochodom, je otvorený pre beta testovanie.

yWorks

yWorks pôsobí dojmom systému, ktorý chce používateľovi poskytnúť minimálnu sadu šablón a nástrojov na prácu s nimi.

Všimnime si pozoruhodné vlastnosti systému:

1. Už na prvý pohľad je vidieť, že panel nástrojov tohto systému nie je až taký bohatý, dá sa v ňom vykonať minimálny počet akcií (vrátiť späť alebo zopakovať akciu, otvoriť, uložiť alebo vytlačiť diagram, pracovať so schránkou, meniť mierka alebo pohľad na tabuľový displej).
2. Stojí za to priznať, že bez pomoci je ťažké uhádnuť, že text sa pridáva do blokov pomocou tlačidla F2. Myslím, že nebyť zvyku „fajčiť manu“ pri prvej obtiažnosti, nikdy by som to predtým neuhádol. Stojí však za to vzdať hold: nápoveda je napísaná dobre a aj pri priemernej úrovni angličtiny bude pre používateľa celkom zrozumiteľná.
3. Typov blokov nie je veľa, ale dosť na kreslenie napríklad diagramov obchodných procesov, diagramov UML, diagramov ER a vývojových diagramov. Môžete tiež pridať vlastné bloky. Veľmi sa mi nepáčilo, že môžete naraz otvárať iba jednu skupinu blokov. Takže si musíte zapamätať, v ktorej skupine je blok, ak ho zrazu chcete znova použiť. Je však pekné, že napríklad všetky objekty artefaktov pre schému BPMN sú skryté za rovnakým obrázkom artefaktu typu „dokument“ (zvyšok sa zobrazí po kliknutí na malú šípku v pravom dolnom rohu ikony) . To šetrí pracovný priestor.

1. Čo sa týka formátov práce: do systému je možné načítať len objekty s príponou .Graphml. Diagramy môžete ukladať ako súbory bez akejkoľvek prípony (najmä preto, že nie je ponúkaná), ako aj exportovať ako bitmapový obrázok vo formáte PNG. Je pekné, že keď exportujete graf do obrázka, systém vám ponúkne konfiguráciu nastavení exportu.

1. V ľavom hornom rohu sa ponúka náhľad novo nakresleného diagramu, pomocou ktorého môžete rýchlo zmeniť výrez diagramu, ktorý je v tento moment zobrazené na tabuli (pripomínalo mi to Heroes of Might & Magic).

1. Pre začiatočníkov si tvorcovia systému pripravili buchtu v podobe možnosti vidieť ukážky diagramov, čo sa mi osobne zdá veľmi rozumné rozhodnutie. Spoľahnúť sa na model, ktorý niekto predtým vytvoril, je pre mnohých ľudí veľkou pomocou pri ich práci.
2. A hlavne na záver som si nechal najväčšie plus tohto systému. Bloky môžu mať veľmi veľké množstvo vlastnosti, napríklad rýchlo zmeniť typ bloku, určiť polohu objektu na tabuli a jeho veľkosť s pixelovou presnosťou, nastaviť text, farbu pozadia, okraje a nahrať obrázok, ktorý bude zaberať pozadie.

O vývojárskej spoločnosti yWorks si môžete prečítať na jej oficiálnej stránke.

Trochu na záver

Keď zhrniem všetko vyššie uvedené, môžem predpokladať, že Diagram.ly osloví skôr mladých ľudí, ktorých teší veľké množstvo možností, krásne intuitívne rozhranie, kvalitné rozloženie stránky atď., a ľudí, ktorí sa veľmi zaujímajú o vnútorná časť otázky nájde inšpiráciu v yWorks: objekty vlastností, šetrenie pracovného priestoru, jednoduchá navigácia.

Stojí za to priznať, že výška, ktorú nadobudli a pevne drží moderné bezplatné (!) online nástroje na vytváranie diagramov, sa skutočne dá nazvať, ak nie úžasná, tak prinajmenšom významná. Takže odkiaľkoľvek na svete teraz môžete vytvárať skutočne kvalitné a krásne diagramy, ukladať ich vo vhodnom formáte na prenos (obrázky), pričom využijete všetky svoje dizajnérske schopnosti. A to všetko je úplne zadarmo.

Pre návrh akéhokoľvek technologicky zložitého systému, špeciálne nástroje. Architekt vypracuje plán projektu, inžinier nakreslí detaily. Biznis je rovnaký komplexný systém s mnohými spojeniami, objektmi a interakciami. Na vybudovanie obchodnej architektúry sa používajú špeciálne systémy obchodného modelovania, jedným z nich je program Fox Manager 2.5 BPA.

Prečo budovať obchodný model?

Bez vybudovaného obchodného modelu nemôžeme robiť informované rozhodnutia a stratiť kontrolu nad naším podnikaním. Vedúci, ktorý nemá úplný obraz o tom, čo sa deje, sa zaoberá „hasením požiarov“ pomocou nástrojov, ktoré má k dispozícii: napomenutia, „listy“, manuálna koordinácia práce, osobná účasť na každodenných úlohách.

Aby sa problémy riešili systematicky a nie intuitívne, je potrebné navrhnúť obchodnú architektúru, predpísať pravidlá a štandardy práce, rozdeliť zodpovednosť za funkcie medzi zamestnancov a monitorovať ich implementáciu.

Nižšie je uvedený diagram funkčnosť a kroky na vybudovanie podnikovej obchodnej architektúry v aplikácii Fox Manager.

Modelovanie podnikových procesov a rozdelenie zodpovednosti

Vo väčšine podnikov je zodpovednosť za prácu personálu rozdelená iba formálne. Pri ďalšej stratenej objednávke alebo nedodržaní dodacích termínov môže byť veľmi ťažké nájsť vinníka, keďže neexistujú jasné normy a pracovné predpisy. Ukázalo sa, že Vasya dal pokyn Peťovi, Peťa to podal Sashovi a Sasha ochorel a zabudol varovať Lyosha. Riešením tohto problému bude tvorba podnikových štandardov práce, predpisov a popisov práce, v ktorých bude pre každý krok a úlohu určená zodpovedná osoba, predpísané sú požiadavky na termíny a interakcie medzi zamestnancami.

Najmodernejšie a efektívnym spôsobom popisy činností podniku sú grafické diagramy podnikových procesov. Náš program podporuje dva najjednoduchšie a najvizuálnejšie zápisy pre modelovanie procesov: Fox Manager FlowChart a Cross Functional FlowChart.

Zväčšiť obrázok

Zväčšiť obrázok

Pomocou grafických schém môžete vizuálne zobraziť postupnosť vykonaných prác, zodpovednosť za ne a tiež vytvoriť odkazy na Požadované dokumenty, softvér a zdroje použité počas vykonávania procesu. Informácie zahrnuté v grafické diagramy sa potom použijú na výpočet nákladov a času procesu, ako aj na vytvorenie takých regulačných dokumentov, ako sú popisy práce, nariadenia o členení, procesné predpisy, pracovné pokyny atď. Všetky schémy podnikových procesov sú zároveň prepojené a tvoria jeden integrálny model podniku. Všetky rutinné akcie používateľov sú maximálne automatizované; keď sa prvok v databáze vymaže alebo zmení, informácie o ňom sa aktualizujú v rámci celého obchodného modelu.

Fox Manager je jediný softvér na trhu, ktorý dokáže automaticky generovať procesné diagramy najvyššej úrovne bez potreby viacúrovňového modelovania a zložitých pravidiel dekompozície modelov.

Sami sa môžete rozhodnúť, ako podrobne a hlboko chcete svoj model opísať. Program umožňuje nastaviť plánovanú a hraničnú dobu vykonávania pre každú funkciu procesu, frekvenciu, s akou sa funkcia vykonáva, jej krátky a podrobný popis. V procese môžete špecifikovať aj požiadavky na kompetencie, profesie a osobnostné kvality výkonných umelcov, ktorí sú za výkon tejto funkcie zodpovední.

Budovanie organizačnej štruktúry a nábor

Organizačná štruktúra je kostrou, na ktorej je vybudovaný systém riadenia podniku. Bez hierarchického stromu organizačnej štruktúry nie je možné správne identifikovať centrá zodpovednosti a kompetencie, delegovať právomoci a vykonávať efektívnu kontrolu nad činnosťou podniku.

Organizačná štruktúra a obchodné procesy sú navzájom neoddeliteľne prepojené. Manažéri zodpovední za výsledky obchodných procesov by mali mať dostatočné právomoci a zastávať vhodné pozície a zamestnanci by mali mať dostatočnú kvalifikáciu na výkon svojich funkcií.

Grafické diagramy organizačnej štruktúry sú zostavené programom v reálnom čase v priebehu niekoľkých sekúnd. Zabudnite na manuálne úpravy diagramov v MS Visio!

Program Fox Manager vám umožňuje vytvoriť vizuálny strom organizačnej štruktúry podniku, ktorý zobrazuje administratívnu podriadenosť personálu. Pre každú pozíciu môžete definovať požiadavky, práva, povinnosti a postihy, ako aj formulovať požiadavky na kompetencie, profesie a osobnostné kvality zamestnancov, ktorí ju obsadzujú. Máte k dispozícii veľké množstvo ruskojazyčných šablón pre typické pozície, ktoré môžete použiť pri budovaní vašej štruktúry.

Zväčšiť obrázok

Zväčšiť obrázok

Zväčšiť obrázok

Program vám pomôže získať zamestnancov pre voľné pozície v súlade so stanovenými požiadavkami na vedomosti, zručnosti a osobné kvality potrebné na výkon ich funkcií v podnikových procesoch. Pre každú zamestnaneckú jednotku môžete vypočítať jej plánované pracovné zaťaženie a optimalizovať zamestnanosť zamestnancov v obchodných procesoch.

Predpisy, správy a webový portál

Rozvoj podnikových noriem a predpisov umožní manažérovi mať čo najúplnejšiu a najobjektívnejšiu predstavu o štruktúre svojej spoločnosti, plánovať rozvoj a implementovať riadiaci systém.

Nie je možné kontrolovať proces, ktorý nie je regulovaný.
Nemôžete riadiť to, čo nemôžete merať!

Prítomnosť podrobných predpisov a noriem pre prácu podniku je potrebná nielen pre manažérov, ale aj pre bežných zamestnancov. Pohodlná báza znalostí obsahujúca metódy a algoritmy na vykonávanie obchodných procesov zlepší efektivitu práce a pomôže novým zamestnancom rýchlo sa prispôsobiť pracovisku.

Program obsahuje niekoľko desiatok šablón správ, vrátane:

Predpisy o divízii;
Regulácia procesov;
Pracovný návod;

Pravidelné usporiadanie;
Pracovný profil;
Procesné vstupy a výstupy;
Príručka kvality ISO 9001;

Program generuje dokumenty automaticky z vybudovaného obchodného modelu, akékoľvek zmeny sa okamžite prejavia v reportoch, takže regulačné dokumenty sú vždy aktuálne.

Dizajn a obsah správ je možné prispôsobiť pomocou editora šablón.

Zväčšiť obrázok

Zväčšiť obrázok

Zväčšiť obrázok

Ak vám funkcionalita poskytovaná predvoleným programom nestačí, môžete si chýbajúce polia na kartách doplniť sami a dokonca si vytvoriť vlastné zostavy, na to nemusíte byť programátor a dôkladne poznať štruktúru databázy.

Zostavy je možné generovať, ukladať a tlačiť ako bežné dokumenty alebo ukladať na webový portál.

Fox Manager podporuje všetky moderné databázy. Svoj obchodný model môžete uložiť na flash disk alebo v podnikovej sieti s prístupom k stovkám pracovných priestorov.

Z programu Fox Manager BPA je možné úplne zadarmo vygenerovať webový portál, umiestniť ho lokálna sieť alebo internet a poskytnúť k nemu prístup všetkým zamestnancom podniku. Na portál sa dostanete nielen z vášho pracoviska, ale aj pomocou tabletu, smartfónu alebo akéhokoľvek iného zariadenia cez webový prehliadač.

Pre náročnejších používateľov, ktorí chcú mať samostatné reportovacie riešenie priamo na portáli, je určený samostatný produkt - Fox Manager Portal.

Kontrola kľúčových ukazovateľov výkonnosti podniku

Popíšte činnosť podniku vo forme obchodného modelu, vypracujte predpisy a firemné štandardy- nedostatočné. Je tiež potrebné analyzovať ich implementáciu a sledovať dosahovanie cieľov.

Nestačí mať dobré predpisy, treba podľa nich pracovať!

Program umožňuje nastavovať a kontrolovať hodnoty kľúčové ukazovatele podnikateľské aktivity. Ku každému ukazovateľu môžete priradiť zodpovedného pracovníka, určiť plánované hodnoty, hraničné limity a vytvoriť harmonogram plnenia.

Zväčšiť obrázok

Organizačná štruktúra v Business Studiu

Business Studio má široké možnosti na popísanie organizačnej štruktúry vášho podniku.

Strom organizačnej štruktúry

Štruktúru je možné vytvoriť dvoma spôsobmi:

2) Zostrojenie grafickej schémy organizačnej štruktúry zobrazujúci nielen hierarchiu administratívnej podriadenosti, ale aj funkčné vzťahy medzi pozíciami (oddeleniami). Funkčná podriadenosť je podriadenosť v rámci výkonu určitých funkcií.

Napríklad v podniku sú dielne, v ktorých je vedúci a ekonóm dielne. Ekonóm predajne má administratívnu podriadenosť vedúcemu predajne (výkazy o práci ako takej) a funkčnú podriadenosť hlavnému ekonómovi podniku (spôsob výpočtu ekonomických ukazovateľov).

Na organizačnej schéme rôzne druhy sú zobrazené príspevky rôzne štýly komunikačné linky, pričom tieto štýly si môžu nastaviť používatelia sami.

Proces tvorby organizačnej schémy možno:

• ako vo forme priame vytvorenie organizačnej schémy(ak chcete pridať prvok organizačnej štruktúry, stačí pretiahnuť jeden obdĺžnik na druhý)

• ako aj vo forme automatické generovanie na základe hierarchického stromu.

Organizačná schéma je pohodlná a ľahko sa s ňou pracuje pretože:

Dočasné štruktúry organizácie

Navrhovanie budúcej organizačnej štruktúry bez zničenia súčasnej organizačnej štruktúry je možné aj v Business Studiu. Na tento účel použite typ pripojenia "Pomocná podriadenosť". Rovnaký prístup sa používa na opravu dočasných štruktúr v organizácii. Napríklad opraviť hierarchie v projektových tímoch.

Popis rolí

Úlohy v organizácii môžu byť zobrazené na organizačných schémach ako rámček. Napríklad zobraziť rolu " Projektová skupina», « Štrukturálne jednotky», « Výrobné divízie". Pri popise procesov je vhodné pracovať s konceptom Role, ktorý zahŕňa divízie alebo pozície vašej organizačnej štruktúry.

Na základe rolí môžete vytvoriť aj hierarchickú štruktúru, napríklad rolu „Projektový tím“.

Roly sa nezobrazujú priamo v hierarchickom strome organizačnej štruktúry, sú pevne dané ako samostatné prvky. Výskyt oddelení a pozícií v úlohe môžete zobraziť na diagrame aj prostredníctvom vlastností samotnej roly. Zároveň môžete určiť, v rámci akého druhu činnosti a pre ktoré záležitosti je jednotka alebo pozícia zahrnutá v Role.

Popis pozícií a oddelení

Popis organizačnej štruktúry len v grafickej podobe bude neúplný. Preto môže byť každý prvok organizačnej štruktúry opísaný množstvom charakteristík, ktoré potrebujete: parametre pozície a jednotky, aký druh ľudí ( jednotlivcov) obsadiť pozície, ktoré kontaktuje pozície, ktoré usmerňovacie dokumenty by mala využiť pozíciu vo svojej práci atď. Ak niektoré funkcie chýbajú, možno ich doplniť.

Parametre pozície v organizačnej štruktúre

Každá pozícia môže byť opísaná nastavením parametrov pozície, ktorú potrebujete:

• Zodpovednosti
• Zodpovednosť
• práva
• Poradie vymenovania a uvoľnenia
• Príkaz na náhradu
• Kvalifikácia
• Finančne zodpovedná osoba - je / nie je
• Náhradník – kto nahrádza, ak je človek na dovolenke, služobnej ceste, dovolenke. Označí sa pozícia z existujúcej
• Kategória (manažér, špecialista atď., nastavená používateľom)
• Celkové ponuky – celkové ponuky pre túto pozíciu

Tieto údaje budú zahrnuté v takom regulačnom dokumente ako „ Popis práce ».

Parametre útvarov v organizačnej štruktúre

Jednotky môžu mať aj svoje vlastné charakteristiky, ktoré budú zahrnuté v " Predpisy o divízii". Štandardná sada parametrov rozdelenia:

• Všeobecné ustanovenia
• Typ pododdielu
• Vedúci oddelenia (nastavené na základe už existujúcich prvkov organizačnej štruktúry)
• Úlohy
• Funkcie (textový popis funkcií, údaje o účasti na obchodných procesoch sú dostupné samostatne)
• práva
• Zodpovednosť
• V prípade potreby môžete pridať vlastnú charakteristiku jednotky (pomocou MetaEdit).

. Diagram. Môže byť vypracovaný podľa pravidiel prijatých organizáciou.	Pracovné možnosti.Účasť pozície v procesoch.	Pracovné možnosti. Požiadavky na pozíciu, práva atď.
. Osobné parametre.	Nastavenia oddelenia. V prípade potreby je možné parametre pridať alebo skryť z používania.	Nastavenia oddelenia. Vedúci oddelenia, úlohy, funkcie atď.
Podania. Na organizačnej schéme je možné zafixovať a zobraziť priamu, pomocnú a funkčnú podriadenosť.	(skupina organizačných jednotiek) sa zobrazí na organizačnej schéme zakrúžkovaním potrebných prvkov.	Vlastnosť role.

Často počúvam prirovnanie medzi spoľahlivým biznisom a švajčiarskymi hodinkami. Sú silné, stabilné, sú atribútom stavu. To hlavné však často spočíva v maličkostiach, ktoré si nevšimneme. Hodinky sú spoľahlivé kvôli mechanizmu ovládania, kvôli systému, ktorý určuje pohyb každej ruky. Ako švajčiarske hodinky podnikanie by si nemalo vyžadovať vašu neustálu pozornosť. Každý podnikateľ sníva o tom, že sa len občas pozrie na svoj biznis a skontroluje, či ide všetko podľa plánu. Ak spoločnosť nevyžaduje neustálu pozornosť majiteľa, potom hodnota a hodnota takéhoto aktíva výrazne stúpa.

Tu budeme hovoriť o hlavnom nástroji správy, ktorý je základom diaľkového a automatizovaný systém vedenie spoločnosti. Toto je organizačná doska.

Organizačná rada alebo skrátene organizačná rada je schéma zobrazujúca pozície, zodpovednosti, postupnosť činností a právomoci v organizácii. Upravuje organizačnú štruktúru spoločnosti. Výhodou organizačnej rady je jej vecnosť. Ide predovšetkým o obchodný dokument, ktorý popisuje produkt spoločnosti a hlavný obchodný proces, ktorý k nemu vedie. Organizačná rada obsahuje funkcionalitu divízií spoločnosti vo forme zoznamu pozícií v každej divízii s ich kľúčovými zodpovednosťami.

„Produkty“ každého oddelenia sú jasne formulované a označené na organizačnej tabuli. Tvoria produkt celej spoločnosti. Produkt je výsledkom činnosti, takže produktom môže byť aj poskytovaná služba. To platí úplne pre všetky spoločnosti. Produkt vyrobený obchodná spoločnosť, je v skutočnosti logistika. Produkt právne poradenstvo- poskytnutá služba, užitočné odporúčania. Akákoľvek činnosť má produkt, za produkt nám klient platí peniaze. Nezaujíma ho proces, ale výsledok.

"Organizovanie" - pretože popisuje všetky funkcie, ktoré musia byť v spoločnosti vykonávané pre úspešné fungovanie. Vďaka organizačnej tabuľke je jasné, kto je za aké funkcie zodpovedný a kto komu podlieha. Bez ohľadu na veľkosť spoločnosti musí manažment presne pochopiť, aké funkcie musí vykonávať, aby obchodný proces priniesol očakávaný výsledok. Organizácia je možná len vtedy, keď každý zamestnanec rozumie svojim funkciám a pozná funkcie ostatných, aby s nimi mohol komunikovať.

Autorom tohto manažérskeho nástroja – org boardu – je americký spisovateľ a filozof L. Ron Hubbard, ktorý bol aj vynikajúcim manažérom. Vyvinul systém riadenia organizácie – Hubbard Management System. Podľa nášho názoru toto optimálny systém pre malé a stredné podniky. Vysotsky Consulting pomáha majiteľom firiem dostať ich spoločnosti na novú úroveň rozvoja a efektívnosti pomocou tohto systému. Ako to robíme, som podrobne opísal vo svojej knihe „Moja spoločnosť funguje bezo mňa“.

Organizačná štruktúra na organizačnej rade

Štruktúra spoločnosti je forma, podľa ktorej sa vykonávajú činnosti. Ak si funkčnosť predstavíme ako tok vody, je to práve organizačná štruktúra, ktorá určuje, kam sa tento tok bude pohybovať, čiže funguje ako koryto. Bez takéhoto nástroja je činnosť spoločnosti neusporiadaná a zle kontrolovaná.

Prítomnosť jasnej organizačnej štruktúry v spoločnosti je veľmi dobrá! Ale to nestačí. Je potrebné vytvoriť dokument, na ktorom sú evidované pozície, hierarchiu, ktorá pomenúva a definuje právomoci a zodpovednosti každého zamestnanca, ako aj výsledok, ktorý sa od každého očakáva. Toto je len organizačná doska. Spoločnosť funguje ako jednotný mechanizmus zameraný na dosiahnutie cieľa.

Organizačná štruktúra je základom pre systematizáciu podnikania. Najprv sa určí myšlienka, cieľ, produkt, stratégia. Potom sa prijímajú ľudia, ktorí môžu vykonávať funkcie. Potom nasleduje zostavenie a spustenie reklamy, marketingové kampane, ktorej účelom je prilákať klienta. Potom si klient produkt zakúpi, ten je spracovaný a realizovaný cez finančné oddelenie. Produkt je poskytovaný, kontroluje sa kvalita a spokojnosť zákazníkov. A potom sa o úspešnom doručení produktu dá vedieť pridružené programy a podujatia pre potenciálnych klientov. Noví zákazníci sú presmerovaní na obchodné oddelenie.

Globálne je na dosiahnutie požadovaného výsledku potrebné vykonať sedem hlavných funkcií. Tieto funkcie zodpovedajú siedmim oddeleniam v spoločnosti. Funkcie sú:

1. Administratívna funkcia

Administratívna - definícia myšlienky, cieľa, stratégie, technológie, trhu a pod. Proces implementácie org boardu začína vývojom organizačnej štruktúry. Najprv sa identifikuje a sformuluje konečný produkt hodnoty spoločnosti (VCU). Na základe produktu sa tvorí hlavný obchodný proces. Potom sú IKT formulované pre každé zo siedmich oddelení a každé oddelenie v rámci oddelení. Z CCU oddelení sa tvoria CCU oddelení a z CCU pobočiek - CCU spoločnosti. Po produktoch sú popísané pozície každého zamestnanca. V štandardnej štruktúre je sedem oddelení. Každé oddelenie má tri oddelenia. Na čele je majiteľ (zriaďovateľ), po ňom riaditeľ, zástupcovia riaditeľa, vedúci odborov, oddelení a ďalší zamestnanci.

2. Stavebná funkcia a personál

Budovy a personál - organizácia pracovného procesu a zabezpečenie firmy kvalifikovaným personálom. Toto oddelenie je zodpovedné za personál, jeho účtovníctvo, najímanie, adaptáciu, zapracovanie, sleduje dodržiavanie firemné pravidlá a noriem, zabezpečuje prácu interných komunikačný systém spoločnosti. Produkt oddelenia spočíva v pracovných obchodných procesoch spoločnosti, v zamestnancoch, ktorí pracujú produktívne a plnia si svoje povinnosti.

3. Distribučná funkcia

4. Finančná funkcia

Finančné - prijímanie peňazí, evidencia, distribúcia. V tomto oddelení sú kontrolované všetky finančné toky. Jeho hlavnými úlohami je zveľaďovanie hmotného a peňažného majetku spoločnosti a poriadok vo financiách.

5. Výroba

Za samotný produkt je zodpovedné výrobné (technické) oddelenie. O reklamná agentúra ide o vytvorenú a spustenú reklamu pre klientov. V spoločnosti „Vysockij Consulting“ sa poskytuje poradenstvo, práca oddelenia začína v čase poskytovania poradenského projektu „Škola vlastníkov podnikov“ a končí implementáciou nástrojov riadenia v podniku majiteľa.

6. Kvalita a kvalifikácia

Kontrola a náprava kvality produktu, ako aj školenie personálu spoločnosti. Najkomplexnejšie a najzáhadnejšie oddelenie a najmenej populárne v Rusku. Aby sa vaši zákazníci vracali, toto je oddelenie, ktoré sleduje ich spokojnosť s produktom. Jedným zo spôsobov, ako zlepšiť kvalitu produktu, je zlepšenie zručností zamestnancov, ich odborná príprava.

7. Public Relations alebo PR

Práca s partnermi, podujatia, médiá a akékoľvek kontakty s novým publikom. Môžete hovoriť o produkte vašej spoločnosti. Úspechy a úspechy sú to, o čom hovoria a píšu. Práve prostredníctvom vzťahov s verejnosťou môžete získať nových zákazníkov a dať o svojej spoločnosti vedieť. Toto oddelenie je zodpovedné za imidž a dobré meno spoločnosti, za jej mediálny obraz. Z toho, ako ťa vidí potenciálny klient vo fáze prvého dotyku do značnej miery závisí vaša ďalšia interakcia.

Keď sa neplní jedna z hlavných funkcií, objaví sa úzke miesto, ktoré bráni rozvoju a expanzii spoločnosti. Bez fungujúcej organizačnej rady je mimoriadne ťažké všimnúť si takéto úzke miesto. Typickým obrazom pre malých a stredných podnikateľov je vývoj distribučných (marketingových, obchodných) a výrobných oddelení a takmer neexistujúce oddelenia kvality a PR.

Výrobný cyklus začína administratívnym oddelením. Práve v tomto oddelení sídli majiteľ podniku. Jeho hlavnou úlohou leží v strategický manažment spoločnosti. Nastaví vektor pohybu, určí, aký bude produkt a sformuluje cieľ firmy. Akákoľvek inovácia, zmena začína v tomto oddelení. Preto poskytujeme poradenské služby len majiteľom. Ak sa napríklad riaditeľ pokúsi zaviesť zmeny a majiteľ s tým nebude súhlasiť alebo im nebude rozumieť, tak sa nič nezrealizuje.

Vývoj organizačnej schémy

Systematizácia podniku mení podnik na aktívum, ktoré môže fungovať autonómne, bez vás a prinášať stabilný zisk. To otvára príležitosti na automatizáciu obchodných procesov.

Po určení cieľov, nápadov, produktu pokračuje vývoj organizačnej rady:

1. Všetky funkcie vykonávané v organizácii sú spísané a produkty sú definované.
2. Na objasnenie údajov sa vykonáva prieskum zamestnancov (vlastník nie vždy vie, aké konkrétne funkcie vykonávajú podriadení).
3. Stanoví sa optimálna štruktúra firmy (niektoré firmy potrebujú dve obchodné oddelenia, niektoré dve technické oddelenia).
4. Prijaté údaje sú umiestnené podľa šablóny (ako na obrázkoch vyššie).
5. Organizačná rada teda reguluje všetky funkcie, vytvára základ pre systematizáciu celej práce spoločnosti.

Toto je len malá časť procesu vývoja organizačnej rady. Aby mohla organizačná rada fungovať, je potrebná pozornosť profesionála od počiatočnej fázy až po úplnú implementáciu do práce spoločnosti. Diagram nakreslený a zavesený na stene nič nemení na podnikaní. Je potrebné pochopiť technológiu umiestňovania ľudí na pozície a implementácie zmien v biznise. Zle formulovaný hodnotný konečný produkt pre viaceré pozície ruší výsledok celej práce. Preto neodporúčam organizačnú štruktúru realizovať sami. Navyše, vývoj org boardu s konzultantom trvá 20 hodín. Ak to majiteľ urobí sám, metódou pokus-omyl, tak sa celý proces naťahuje dlhé mesiace.

Ak ste podnikateľ a máte záujem o systematizáciu svojho podnikania, zaregistrujte sa na špeciálne školenie o vývoji organizačnej rady o 4 dni. A vaša spoločnosť urobí prvý krok smerom k konzistentnosti.

Myslím si, že absolútna väčšina špecialistov zaoberajúcich sa modelovaním podnikových procesov už počula o programe ako ARIS. Ale len málokto to pozná „naživo“.

Je to spôsobené vysokou cenou a náročnosťou zvládnutia programu, ktorá vyrastá z vysokej funkčnosti produktu. Avšak v roku 2009 vydal IDS Scheer ARIS Express- bezplatná zjednodušená verzia programu na modelovanie obchodných procesov.

Bezplatná verzia programu podporuje iba základné typy grafov, nemá podporu viacerých používateľov, nepoužíva databázu, neobsahuje nástroje na vytváranie prehľadov a nástroje na analýzu modelov. A to najdôležitejšie: ARIS Express nepodporuje prepojenia medzi vytvorenými objektmi, na rozdiel od plnohodnotnej platenej verzie, to znamená, že neexistuje žiadna kontrola nad integritou a konzistenciou modelu. To znamená, že pri úprave jedného modelu program nevykoná zodpovedajúce zmeny na inom modeli a nebude kontrolovať, či sú v procese označené pozície ako zodpovedné atď.

Architektúra programu je založená na Java Runtime Environment (JRE), takže sa pripravte na to, že sa program poriadne „spomalí“, ale teoreticky je možné spustiť program pod Linuxom. Rozhranie je navrhnuté v modernom štýle minimalistický štýl: krásne veľké ikony a ich popisy (momentálne bez ruskej lokalizácie).

ARIS Express podporuje nasledujúce typy modelov:

• Organizačná schéma
• Obchodný proces
• IT infraštruktúra (IT infraštruktúra)
• Procesná krajina
• Dátový model
• Krajina systému
• Tabuľa (biela tabuľa)
• BPMN diagram verzia 2.0 (BPMN diagram)
• Všeobecné diagramy

Prvý modul, ako už názov napovedá, je určený na vybudovanie organizačnej štruktúry. Celkovo pôsobí editor veľmi premyslene a užívateľsky prívetivý (najmä pre začiatočníkov). Hlavné prvky sú veľké a svetlé, sú na viditeľnom mieste, ovládanie je logické a intuitívne. Vyzdvihol by som najmä technológiu Smart Design, ktorá umožňuje rýchlo vytvoriť model v tabuľke a okamžite ho synchronizovať s grafickým zobrazením v editore. Keď umiestnite kurzor myši na objekt, program vám umožní vložiť ďalší prvok, napríklad podriadenú pozíciu, s minimálnym úsilím pomocou polopriehľadného vyskakovacieho menu. Jedno z najpohodlnejších riešení, aké sme kedy videli.

Na modelovanie procesov môžete použiť štandardný modul podnikových procesov, ktorý umožňuje kresliť procesy v notácii eEPC, alebo použiť editor diagramov BPMN. Sada prvkov je minimálna, ale všetko, čo potrebujete, je prítomné. Výsledné diagramy nie sú spracovávané systémom a nie sú „vykonávané“ ako v systémoch BPM, takže výber notácie v skutočnosti nič neovplyvňuje. V prípade potreby si používateľ môže prispôsobiť farby, písmo a niektoré atribúty modelu.

Rovnako ako v prípade modulu Organizačná schéma môžeme proces postaviť ručne alebo pomocou Smart Designu. Pre väčšie pohodlie vývojári poskytli hotové fragmenty typických diagramov, ktoré je možné pretiahnuť myšou do editora. V prípade potreby môže používateľ pripraviť a uložiť svoje fragmenty diagramov na ďalšie použitie pri modelovaní. Ak je model príliš veľký, môžete v nastaveniach povoliť zobrazenie jeho zmenšenej kópie s možnosťou pohodlnej navigácie myšou do oblasti, ktorá vás zaujíma. K dispozícii je aj textové vyhľadávanie podľa modelu.

Akýkoľvek graf je možné exportovať do formátu PDF alebo RTF a uložiť ako obrázok alebo vytlačiť. Navyše modely uložené vo formáte "adf" možno preniesť do plnej verzie ARIS. Uložené modely môžu byť chránené heslom.

Zvyšné moduly programu nie sú také pozoruhodné a sú variáciami rôznych diagramov. Pomocou nich môže obchodný analytik navrhnúť infraštruktúru alebo dátový model spoločnosti.

Náš názor:

ARIS Express je skvelý produkt na kreslenie modelov, najmä ak uprednostňujete notáciu eEPC alebo BPMN. Avšak s existujúcimi funkčnými obmedzeniami tento program nekonkuruje plnohodnotným nástrojom obchodného modelovania, ako sú alebo alebo skutočné BPM systémy, napr. Zároveň je však ARIS Express bezplatný a výrazne prekonáva Microsoft Visio, predovšetkým z hľadiska jednoduchosti použitia vďaka vopred pripraveným fragmentom diagramov a editoru SmartDesign.