„Unde scrie că trebuie să scriem o scrisoare de intenție pentru documentele depuse?” La această întrebare va trebui să răspundă sincer: „Nicăieri”. Scrierea unei scrisori de intenție este o regulă de afaceri nescrisă și un obicei. cifra de afaceri a afacerii, dar nu o cerință cuprinsă în documente obligatorii. Cu toate acestea, dacă te uiți la ea, devine clar: scrisoarea de intenție este necesară în primul rând nu de destinatar, ci de expeditor.

UTILIZAREA ȘI EXPECTABILITATEA O SCRISOARE DE INTENȚIE

Cum poate fi utilă expeditorului o scrisoare de intenție? Scrisoare de transmitere:

Are cerința „Data pregătirii documentului”, ceea ce înseamnă că, dacă este necesar, poate servi drept dovadă că documentele au fost trimise la timp;

Conține o listă completă a documentelor de trimis (recuzită „Marca prezenței unui atașament”), astfel încât dacă se pierde vreun document important, nimeni nu poate spune că nu a fost trimis;

Este supus înregistrării la destinatar, spre deosebire de documentele transmise cu acesta, iar din moment ce termenul de executare se numără de la data înregistrării, expeditorul se poate îndruma până la această dată dacă dorește să primească un răspuns.

Scrisoarea de intenție a documentelor, precum și orice altă corespondență primită, este supusă înregistrării la secretarul organizației destinatare. Dar dacă știți din experiență că pot apărea probleme cu aceasta, este mai bine să evitați o conversație neplăcută și să trimiteți pur și simplu întregul pachet de documente prin poștă, după ce ați primit notificarea de primire a scrisorii. Având o notificare în mână, expeditorul poate să nu se mai îngrijoreze dacă scrisoarea a fost înregistrată și să o lase pe conștiința destinatarului.

OFERIM DETALII ALE SCRISORII DE INTENȚIE

Regulile de eliberare a detaliilor pot fi găsite în următoarele documente:

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”;

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Ghid pentru implementarea GOST R 6.30-2003 (în continuare - Ghid pentru implementarea GOST).

■ Scrisoare goală. Formularul de scrisoare finalizat, întocmit în conformitate cu GOST 6.30-2003, conține deja detaliile necesare.

Detaliile solicitate ale formularului includ:

OKPO, OGRN, TIN / KPP;

Numele companiei;

Date de referință despre organizație.

Emblema organizației sau marcă(marca de serviciu) este opțională.

O scrisoare de intenție poate fi pregătită pe un antet (vezi Exemplul 1), antet unitate structurală(vezi Exemplul 2) sau pe antet oficial (vezi Exemplul 3).

■ Text. Textul scrisorii de intenție este adesea formal și informează doar despre direcția documentelor. Cea mai importantă parte a informațiilor este conținută în descrierea aplicației. Cu toate acestea, textele scrisorilor de intenție pot varia în complexitate.

Elementar. Cel mai simplu text al unei scrisori însoțitoare ar putea arăta astfel:

După cum puteți vedea, acest text conține doar un mesaj că unele documente au fost trimise destinatarului.

Cu justificare. Dacă direcția pachetului de documente atașat scrisorii este prescrisă printr-un act juridic de reglementare sau printr-un acord între organizații, atunci textul scrisorii de intenție începe cu cuvintele „În conformitate cu ...” sau altă formulare care conține o referință la standard:

Cu indicatie. Textul scrisorii de intenție a următorului nivel de complexitate conține, de asemenea, o indicație despre ce ar trebui să facă destinatarul cu documentele trimise lui:

Astfel, textul scrisorii de intenție poate fi împărțit în două părți:

Notificare despre trimiterea documentelor (obligatoriu);

Instrucțiuni pentru manipularea documentelor depuse (opțional).

■ Marcarea prezenței aplicației. Particularitatea scrisorii de intenție este că centrul ei semantic nu este deloc textul, ci lista documentelor atașate. În acest sens, amintiți-vă regula generalaînregistrarea acestei cerințe: în scrisorile de intenție, sub textul scrisorii de la marginea câmpului din stânga se eliberează un marcaj privind prezența unui atașament (Anexa nr. 11 la clauza 3.3.2 din Recomandările metodologice ale Arhivei Federale). ) (vezi exemplele 1-3).

Vom acorda o atenție deosebită proiectării corecte a acestei cerințe în cazuri particulare.

Primul caz este simplu. Dacă documentul atașat este deja denumit în textul scrisorii, este suficient să indicați numai numărul de foi și copii ale acestui document în elementele de recuzită „Marca prezenței cererii”, de exemplu:

Al doilea caz este dificil. Dacă există mai multe documente de cerere, atunci fiecare dintre ele primește propriul număr de serie, urmat de indicarea numărului de foi și copii. Documentele sunt listate fie în ordine aleatorie, fie de la documentul principal la cele secundare. În textul scrisorii, documentele atașate nu sunt denumite, de exemplu:

Al treilea caz este tipărirea. Când trimiteți un catalog, o carte de marcă, manual metodologic, realizat în tipografie, adică orice document legat, nu este indicat numărul de foi ale acestuia:

Al patrulea caz este electronic. Nici Recomandările Metodologice ale Arhivelor Federale, nici GOST 6.30-2003, nici Recomandările Metodologice pentru Implementarea GOST nu conțin reguli pentru atașarea purtătorilor de informații externi la scrisoare. În același timp, practica organizațiilor care își trimit carduri flash sau CD-uri între ele este destul de răspândită. Trebuie să-ți inventezi propriile reguli de design, ghidat de logica elementară. Deci, nu are sens să indicați numărul de coli și copii document electronic. Va fi suficient să aibă numele, formatul (astfel încât destinatarul să știe dinainte dacă fișierul se va deschide pe computerul său) și, poate, volumul. Nu uitați să specificați tipul de media, de exemplu:

Al cincilea caz este combinat. Există scrisori complexe care sunt atât informative, cât și de acoperire în același timp. Dacă o scrisoare este trimisă la mai multe adrese, iar toți destinatarii primesc informații, iar unii primesc și documente-anexă, atunci cerința se întocmește după cum urmează:

Al șaselea caz este descriptiv. Dacă există atât de multe aplicații încât listarea lor va dura mai mult de o pagină, este indicat să le faci un inventar și să-l aranjezi ca unic atașament la scrisoare. Acest lucru se face astfel încât angajatul responsabil cu executarea sarcinii conform scrisorii să-și primească inventarul împreună cu toate anexele, deoarece scrisoarea de intenție și atașamentele la aceasta merg aproape întotdeauna în organizații pe căi diferite. Inventarul se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea din ... Nr. ...”.

Textul și marcajul despre prezența aplicației vor arăta astfel în acest caz:

■ Alte detalii

Detaliile rămase ale scrisorii de intenție sunt întocmite în modul general prevăzut de GOST 6.30-2003 și recomandările metodologice ale Arhivei Federale.

Detaliile obligatorii includ:

Data documentului;

Numărul de înregistrare al documentului;

Destinaţie;

Titlul textului;

Semnătură;

Nota artistului.

Detaliile opționale în acest caz sunt:

Vize de aprobare a documentelor, care rămân de obicei pe o copie a documentului cu contractantul.

Urmărirea traseului unei scrisori de intenție

Scrisorile de intenție se deplasează prin organizații exact pe aceleași rute ca toți ceilalți scrisori de afaceri dintre cele mai variate tipuri.

2. Împreună cu vizele și un pachet de cereri (acesta este obligatoriu!), proiectul de scrisoare ajunge să fie semnat de către către CEO sau alt funcționar autorizat.

3. Proiectul semnat se transformă într-un document cu drepturi depline, cu putere juridică, și trece prin procedura de înregistrare la birou sau la secretarul șefului semnatar.

4. Se organizeaza livrarea scrisorii de intentie si a tuturor documentelor anexate acesteia catre destinatar.

5. În biroul organizației destinatare, scrisoarea de intenție primită și anexele la aceasta sunt supuse procedurii inițiale de revizuire. Scopul acestei proceduri este de a se asigura că toate aplicațiile livrate se potrivesc cu cele enumerate în prop.

6. Dacă totul este în ordine, scrisoarea este înregistrată (ce trebuie făcut dacă nu totul este în ordine este descris mai jos).

7. O scrisoare recomandată de primire este transmisă spre examinare primei persoane a organizației sau altui manager autorizat, ca regulă generală - împreună cu anexele. Dar organizația poate avea propriile reguli în acest sens. De exemplu, dacă litera este tipică și se știe exact care dintre ele oficiali va fi numit executor pentru aceasta, secretarul poate conveni cu directorul și poate transfera cererile executorului imediat, fără a aștepta o rezoluție. În cazuri extrem de rare, dacă scrisoarea standard conține informații „anormale”, atașamentele sunt livrate prompt managerului pentru a fi luate în considerare.

8. Cu sau fără atașamente, scrisoarea de intenție se transmite spre examinare conducerii organizației destinatare.

9. Șeful numește executorul, luând hotărârea obișnuită, și returnează documentul secretarului.

10. Secretarul transferă sarcina executorului conform regulilor adoptate în organizație. În acest moment, cel mai adesea scrisoarea de intenție și atașamentele acesteia sunt separate: interpretul este interesat de aceasta din urmă, și nu de scrisoare și, cel mai probabil, știe ce să facă cu atașamentele. Dacă scrisoarea conține instrucțiuni speciale pentru lucrul cu documentele atașate, atunci interpretul primește o copie de la secretar, și nu scrisoarea originală. Originalul rămâne la secretară (la birou) și depus la dosar.

11. Aplicare între asa merge propria cale, care este determinată de tipul de document și poate fi arbitrar lungă.

Dacă ceva a mers prost. Dacă în timpul examinării inițiale în birou, chiar și în timpul livrării, reiese că coletul atașat lipsește unul sau mai multe dintre documentele menționate în scrisoarea de intenție, se întocmește un act în acest sens (vezi Exemplul 4), iar scrisoarea este returnat expeditorului.

PĂSTRAȚI SCRISOARE DE INTENȚIE

Scrisorile de intenție sunt păstrate separat de atașamentele care vin împreună cu organizația. În sistem managementul documentelor electronice la înregistrarea acestor aplicații, se plasează un link către cardul de înregistrare a scrisorii primite, dar acest lucru nu este necesar: scrisoarea de intenție își finalizează funcția exact în momentul în care executantul a ridicat documentele atașate acesteia pentru a începe lucrând cu ei.

În ceea ce privește perioadele de păstrare scrisori de intentie, apoi se încadrează în articolele Listei documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților organelor, organelor de stat. administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558; în continuare - Lista 2010):

Corespondență cu agențiile guvernamentale Federația Rusă, organele de stat ale subiecţilor

Federația Rusă, autoritățile locale în principalele (de profil) domenii de activitate - 5 p. EPC (Articolul 32 din Lista 2010);

Corespondență cu o organizație superioară în principalele (de profil) domenii de activitate - 5 p. EPC (Articolul 33 din Lista 2010);

Corespondență cu organizațiile subordonate (subordonate) din principalele (de profil) domenii de activitate - 5 p. EPC (Articolul 34 din Lista 2010);

Corespondență cu alte organizații din principalele (de profil) domenii de activitate - 5 p. EPC (Articolul 35 din Lista 2010).

După cum puteți vedea, scrisorile de intenție sunt stocate timp de 5 ani, după care este necesar să se efectueze o examinare a valorii lor și fie să le prelungească termenul de valabilitate, fie să le distrugă. Distrugerea este, de asemenea, efectuată în mod general.

REZUMAT

1. Scopul principal al scrisorii de intenție este de a confirma că documentele anexate acesteia au fost trimise și livrate destinatarului.

2. O scrisoare de intenție se întocmește după aceleași reguli ca și alte scrisori de afaceri; o atenție specială ar trebui acordată designului „Marcă prezenței aplicației” necesară.

3. În cazul în care se livrează împreună cu scrisoarea de intenție un pachet de documente incomplet, se întocmește un act special în acest sens.

4. Fluxul documentelor scrisorilor de intenție se realizează conform reguli generale lucrează cu documentele primite acceptate în organizație.

5. Scrisoarea de intenție și documentele livrate împreună cu aceasta se păstrează separat unele de altele pe perioadele stabilite pentru acestea.

Eticheta în afaceri dictează scrierea scrisorilor de intenție (sau, după cum se mai numesc, scrisorile însoțitoare) atunci când se trimit documente către parteneri, în organisme guvernamentale iar în alte cazuri. Acest lucru este util mai ales în situațiile în care este necesar să se confirme transferul unui pachet către destinatar, să se acorde atenție punctelor fundamentale, să se trimită o solicitare sau un ghid de acțiune și, de asemenea, să se stabilească momentul acțiunilor de răspuns. Toate informațiile importante pot fi menționate în documentul de însoțire.

Cel mai adesea, suportul este emis:

• la transfer documente importante(de exemplu, întoarcere după semnare);
• la actul de împăcare;
• la ofertă comercială;
• la documentare în oficiu fiscal;
• la rapoartele, formularele și solicitările autorităților de reglementare;
• la documentația executivă;
• la evidența personalului.

Le puteți scrie atât la transferul documentelor personal, cât și la trimiterea prin curier, poștă obișnuită sau prin poștă. e-mail.

Întocmită, de regulă, de către angajatul responsabil cu documentele trimise sau secretarul organizației. O semnătură este suficientă pentru certificare, dar poate fi aplicat și un sigiliu. Astăzi, organizațiile nu sunt obligate să aibă un sigiliu rotund (82-FZ din 04/06/2015). Ștampilarea este la discreția companiei, cu excepția cazului în care este solicitată de către destinatar (de exemplu, instituții financiare).

Separat, evidențiem o altă funcție importantă de însoțire - un inventar al documentelor care sunt transmise destinatarului. Este indicat să enumerați cu atenție toate lucrările, indicând nu numai numele lor complet, ci și pe câte foi sunt întocmite, dacă există atașamente și care, câte copii ale fiecărui document au fost trimise. În cazul în care hârtia este pierdută ulterior, hârtia însoțitoare va confirma că ați transmis-o destinatarului. Prin urmare, este important să faceți un însoțitor în dublu exemplar și să cereți destinatarului să indice pe copie data și ora primirii, precum și acordul cu inventarul.

Structura scrisorii de intentie

Corespondența organizațiilor este reglementată de GOST R 6.30-2003 din 03.03.2003. Structura și cerințele pot varia în detaliu, în funcție de tipul de escortă, dar în general arată astfel:

1. Destinatar (numele și adresa organizației, numele și funcția angajatului căruia îi sunt trimise documentele).
2. Numărul și data cererii.
3. Conţinut.
4. Lista documentelor atasate.
5. Persoana care confirmă autenticitatea.
6. Contacte.

Însoțirile sunt numerotate conform regulilor de lucru ale organizației, precum și alte corespondențe. În prezent, regulile de lucru de birou se referă la probleme interne ale întreprinderii și sunt stabilite prin acte locale. Regulile Gosstandart impun companiilor să formuleze și să stabilească principiile muncii de birou (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Când trimiteți o escortă ca răspuns la solicitarea unui destinatar, puteți indica numărul și data de plecare a acesteia sub numărul de plecare. De asemenea, puteți începe textul cu fraza: „În apel, ref. Nu. ... din ... ".

În cazurile în care ar trebui să aibă loc comunicarea cu executorul direct, trebuie indicate contactele acestuia. Aceste informații sunt cel mai adesea aplicate în colțul din stânga jos al formularului. Se recomanda indicarea prenumelui, parafa (complet sau scurt), numarul de telefon sau adresa de e-mail.

Să ne dăm seama ce să scriem într-o scrisoare de intenție. Se recomandă începerea textului cu frazele: „Vă trimitem...”, „Vă trimitem...” urmate de o scurtă denumire generalizată a lucrărilor la care este atașat acompaniamentul. Nu este necesar să enumerați fiecare element după nume în această parte particulară a textului, deoarece este prevăzută o altă secțiune pentru aceasta.

• Vă rog, confirmați primirea;
• vă rugăm să semnați și să reveniți la timp;
• Vă rog să fiți de acord și să reveniți cu comentarii sau să trimiteți un protocol de neînțelegeri;
• vă rugăm să utilizați în conformitate cu scopul propus;
• Vă rog să asigurați siguranța informațiilor confidențiale;
• va rog sa-mi spuneti in timp util.

Nu este interzis să se pună în bold sau cu italice locuri importante de subliniat.

Lista documentatiei atasate

Un inventar al lucrărilor care sunt transferate destinatarului este dat după text într-o listă simplă cu numerotarea fiecărei poziții. Atunci când proiectați o listă, este important să aveți în vedere unicitatea fiecărui articol. În acest caz, este de dorit să specificați complet detaliile. În funcție de scopul scrisorii de intenție, cererea poate fi întocmită indicând numărul de copii și foi ale fiecărui document, sau printr-un număr total.

De exemplu:

1. Acord nr.4 din data de 06.01.2017 în 2 exemplare. pe 10 coli.
2. Sarcina tehnică b/n din data de 06.01.2017 în 1 exemplar. pe 3 foi.

În total 2 documente pe 13 file.

Scrierea unei scrisori de intenție

Conform normelor de corespondență general acceptate, toată corespondența trimisă este întocmită pe antetul oficial al organizației, indicând numele, detaliile, adresa poștală completă (acest lucru este deosebit de important dacă se așteaptă un răspuns prin poștă obișnuită) și alte detalii de contact .

Nu există cerințe pentru designul și conținutul textului, scrisoarea este întocmită în formă liberă. Dar este necesar să se respecte regulile corespondenței de afaceri, precum și să se evite ambiguitatea în redactare.

O scrisoare de intenție pentru un CV este un element al corespondenței de afaceri pe care mulți solicitanți de locuri de muncă îl neglijează: fie nu o scriu deloc, fie nu o iau suficient de în serios. Este demn de remarcat faptul că această abordare este fundamental greșită, deoarece. O scrisoare de intentie pentru un CV este o mare sansa de a te face cunoscut printre multe altele asemanatoare, de a atrage atentia angajatorului si de a-l interesa de candidatura ta. Atașată CV-ului, o scrisoare de intenție vă va arăta cunoștințele despre eticheta în afaceri, va fi o manifestare a bunului gust.

Scopul principal al scrierii unei scrisori de intenție este de a răspunde la întrebarea: „De ce ar trebui să fiu preferat față de ceilalți?”. Textul scrisorii de intenție la CV este scurt, fără emoționalitate excesivă, competent, corect în raport cu locul de muncă anterior și cu managerii. De asemenea, nu vă lăudați persoana - cunoștințele, experiența, realizările profesionale sunt deja descrise în CV-ul trimis.

Scrisoarea de intenție trebuie să conțină următoarele informații: de la cine este scrisă scrisoarea și în ce scop a fost scrisă; o sursă de informații despre postul vacant, de ce ești interesat de această companie anume, cum poți fi util pentru aceasta.

1. În primul rând, trebuie să-i întâmpinați pe persoana căreia i se adresează CV-ul dvs. Salutul folosește cuvintele „Bună ziua” sau „Bună ziua” și adresa prin nume complet sau prenume și patronim. Dacă numele și patronimul angajatului departamentului de personal sunt necunoscute, atunci în acest caz personalul din departamentul de personal este salutat: „Stimați angajați ai departamentului de personal”, „Stimate șef al departamentului de personal”, etc.
2. Următoarele sunt dezvăluirea punctelor cheie ale apelului dvs.: ce poziție doriți să ocupați în companie, cum îi puteți fi de folos, ce vă interesează în activitățile acestei companii, menționați calitățile dvs. pozitive care nu sunt descrise în CV.
3. Scrisoarea se încheie cu o expresie de respect și o indicare a datelor de contact.

Punctele nr.1 și 3 sunt obligatorii, deoarece aceasta este o practică bună. Ele constau de obicei din una sau două fraze și ar trebui scrise pe o nouă linie. Cantitatea totală de text trebuie să se încadreze în maximum patru paragrafe, să fie citită ușor și rapid și să nu conțină ture complexe de vorbire. Nu trebuie să scrieți o scrisoare de intenție conform unui șablon - textul este expus liber, cu propriile cuvinte, dar respectând ortografie și alfabetizare.

Exemple de scrisori de intenție pentru un CV de manager de vânzări

Dragă Inna Ilyinichna!

Pe site-ul de angajare (- - - - - - - -) am devenit interesat de postul vacant de manager vanzari oferit de firma dumneavoastra. Ținând cont de dorințele prezentate candidatului pentru acest post, îmi exprim încrederea că experiența și competența mea în acest domeniu le corespund.

Pe lângă dorințele declarate, dețin și (enumeră posesiunea de abilități și cunoștințe suplimentare).

Aș aprecia foarte mult o invitație la un interviu.

Vă mulțumesc pentru atenția acordată CV-ului meu,

Cu stimă, Andrei Borisov. Tel. 3-56-56, e-mail _______________.

Bună ziua, Oksana Nikolaevna!

CV-ul meu v-a fost trimis în fișierul atașat. Aș dori să ocup postul de șef al departamentului de vânzări din firma dumneavoastră, despre care am aflat de la ziarul „Angajare”.

Sunt gata să aplic experiența mea în comerț, precum și o gamă largă de clienți, în beneficiul companiei.

Voi accepta cu plăcere o invitație la o conversație personală.

Cu stimă, Bobova Kristina. Tel. 78-98-99.

„Stimați angajați ai departamentului de personal al companiei Raduga!

După ce am ascultat la televizor un anunț de angajare pentru postul de director de vânzări în compania dumneavoastră, îmi trimit CV-ul. Lucrul în compania dumneavoastră m-a atras cu perspectivele de dezvoltare profesională și oportunitatea de a aplica experiența mea bogată.

V-as fi recunoscator daca mi-ati putea citi CV-ul, care ofera informatii despre realizarile mele in vanzari la un job anterior.

Cu sinceritate,

Kolosenko Maria. Tel. 90-90-89.”

Șeful Departamentului Resurse Umane Barykina A.R.

Dragă Antonina Romanovna!

Sunt interesat de postul vacant de șef de vânzări pentru produse lactate, despre care am aflat de pe site-ul Rabota.ru. Despre mine pot spune că am cunoștințe vaste în acest domeniu, pentru că. am doua educatie inalta- economic si in directia carne si lactate, precum si 5 ani de experienta in acest domeniu. Aceste informații sunt detaliate în rezumat.

Momentan sunt responsabil de departamentul de vanzari al companiei Ferma. Din păcate, în prezent, compania noastră nu are capacitatea de a crește producția, în timp ce există perspective în compania dumneavoastră.

Vă mulțumesc pentru atenția acordată CV-ului meu, voi fi bucuros să accept o invitație la o întâlnire.

Ma puteti contacta la telefon 77-66-00.

Cu sinceritate,

Golubeva Veronika Petrovna

Când scrieți o scrisoare de intenție pentru CV-ul dvs., este important să vă amintiți că poate fi chiar cheia care vă poate schimba viața în mod dramatic.