Dňa 1. júla 2018 nový štátna norma na papieri GOST R 7.0.97-2016 „SIBID. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na vyhotovenie dokumentov "(ďalej - GOST R 7.0.97-2016). Toto je skvelá príležitosť na vytvorenie miestneho normatívny akt(LNA) na papieri.V článku zvážime zdroje informácií na vytvorenie návodu, ktoré sekcie doň možno zahrnúť a tiež ako ho možno prispôsobiť pre jednoduché použitie.

Pokyny pre prácu v kancelárii - LNA, ktorá nie je uvedená v zozname povinných interných normatívne dokumenty organizácie (s výnimkou štátne organizácie), ale jeho význam nemožno preceňovať. Ak, samozrejme, organizácia nesleduje svoj imidž.

ZDROJE NA TVORBU POKYNOV

Pri vytváraní pokynov pre kancelársku prácu je vhodné riadiť sa nasledujúcimi dokumentmi:

GOST R 7.0.8-2013 "SIBID. Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície“ (ďalej len GOST R 7.0.8-2013);

GOST R 7.0.97-2016.

Ako vzor odporúčame použiť pokyny oddelenia. Napríklad, štandardná inštrukcia o papierovaní a archívnej práci v colné orgány Ruská federácia. Tento dokument možno použiť ako základ pre obsah aj prezentáciu informácií.

NÁVOD K SEKCIÁM

Pri vytváraní pokynov veľa závisí od zásad, podľa ktorých organizácia vykonáva kancelársku prácu. Návod je malý a veľká organizácia so širokou sieťou pobočiek a systémom na mieru elektronická správa dokumentov bude veľmi odlišný.

Uvádzame časti inštrukcie, ktoré môžu byť zahrnuté univerzálny návod(Začneme tým, že elektronické dokumenty a ich obrat podmienenej organizácie nie sú cudzie):

1. Všeobecné ustanovenia.

2. Pojmy a definície.

3. Požiadavky na papierovanie.

4. Organizácia práce s dokumentmi.

5. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi.

6. Príjem, spracovanie, evidencia a distribúcia došlej korešpondencie.

7. Registrácia a odosielanie odchádzajúcich dokumentov.

8. Organizácia vykonávania dokumentov a pokynov.

9. Vlastnosti prípravy a vykonávania určité typy Dokumenty.

Zoznam možno doplniť napríklad o sekcie „Systém elektronickej správy dokumentov“, „Osobitosti práce s výzvami občanov“, „Zaznamenávanie a vykonávanie rozhodnutí zo stretnutí“ atď. v organizáciách sú zapojení iba referenti.

TEXTOVÉ POKYNY

Najjednoduchšie je samozrejme použiť kombináciu „kopírovať a prilepiť“. Môžete si vziať celé kusy z GOST, rezortnej LNA alebo dokonca z pokynov spriatelených organizácií. Jednoducho to nemusíte robiť. Niekto, kto a tvorca dokumentu musia poznať text svojho výtvoru do posledného písmena. Odporúčame prejsť dlhú cestu a písať pokyny ručne, časť po časti.

Popri tom musí byť text pokynu vybavený príkladmi, ktoré napríklad vysvetľujú, ako zostaviť rekvizity „Názov organizácie“ - s názvom vašej organizácie a nie nejakým iným. V príkladoch podrobností „Podpis“ alebo „Víza“ musíte uviesť mená tých úradníkov, ktorí pracujú v organizácii.

Ručné písanie pokynov navyše pomôže vyhnúť sa nedorozumeniam, ako sú slová „v vládna agentúra výkonná moc“ namiesto slov „v Spoločnosti“ sú mená a priezviská jednoznačne z iného, ​​neznámeho, koho dokumentu.

ALGORITHM PRÁCE NA NÁVODE

Uveďme si algoritmus pre prácu s pokynmi pre kancelársku prácu (Schéma).

Návrh pokynu je jeho text, ktorý tajomník predkladá na schválenie úradníkov organizácií. Samozrejme, každá organizácia má svoje zloženie koordinujúcich osôb pre odlišné typy dokumenty, ale pokyny pre kancelársku prácu si s najväčšou pravdepodobnosťou preštuduje každý: toto je LNA, ktorá sa bude používať v každej konštrukčnej jednotke bez výnimky.

Odsúhlasený text pracovného pokynu úradu sa predkladá na schválenie generálnemu riaditeľovi.

Zavedenie pokynu do činnosti nie je len jeho schválenie a dokonca ani distribúcia štrukturálnym divíziám. Je dôležité zabezpečiť, aby sa príručka používala denne, aby sa stala užitočnou referenciou pre kolegov.

AKO PRISPÔSOBÍŤ POKYNY PRE POHODLNÉ POUŽÍVANIE

Riaditeľom schválený pokyn na prácu v kancelárii je výsledkom obrovského množstva práce, no to nie je všetko. Teraz je potrebné prispôsobiť návod na použitie. Na tento účel je potrebné upraviť súbor s pokynmi pomocou programu MS Word.

Vytváranie navigácie

Ak sú nadpisy v texte pokynov označené presne ako nadpisy (pozri menu Štýl v MS Word), a nie len tučným písmom alebo kurzívou, potom bude používanie dokumentu pohodlnejšie. Keď stlačíte klávesovú skratku ctrl+f ponuka sa otvorí vľavo Navigácia a používateľovi stačí jedno kliknutie na názov, aby sa dostal do požadovanej sekcie.

Pridávanie hypertextových odkazov

Hypertextové odkazy v texte, najmä na výrazy a prílohy odsekov, výrazne zjednodušia používateľovi prácu s pokynom. O čo jednoduchšie je kliknúť napríklad na odkaz „Príloha č. 4“ a dostať sa do Prílohy č. 4 (a späť – aj pomocou hypertextového odkazu), ako ju hľadať v celom texte.

Zadajte fulltextové vyhľadávanie

Hotové a schválené kancelárske pracovné pokyny musia byť uložené v nemennom formáte. Napríklad uložte súbor MS Word ako PDF. Potom v ňom bude dostupné fulltextové vyhľadávanie, fungovať budú hypertextové odkazy a nadpisy.

"PR" BUDÚCICH POKYNOV

Po prvý raz budú pokyny pre prácu v kancelárii, ktoré sa prvýkrát predstavia, takmer určite vnímané zamestnancami nepriateľsky: stále, pretože predtým neexistovali žiadne pravidlá, a teraz existuje celý zväzok, ktorý si každý ešte potrebuje naštudovať. No je to úplne normálny jav: v jazyku manažmentu sa prijatie akéhokoľvek nového korporátneho práva nazýva organizačná zmena. Organizačná zmena neprechádza v organizácii bez odporu pracovníkov. Hlavná vec je byť trpezlivý a po chvíli si zvyknú na pokyny a začnú ich používať. A aby tento „čas“ prišiel rýchlejšie, môžete použiť malé triky, napríklad:

Pred nikým neskrývajte, že sa takáto LNA vyvíja, pri každej príležitosti zdôraznite jej nevyhnutnosť;

Zamerajte pozornosť kolegov na prípady, keď nedostatok schválených pravidiel spracovania dokumentov viedol k negatívnym dôsledkom: riaditeľ dokument nepodpísal, list nebol prijatý na registráciu v kancelárii štátnej inštitúcie, stratila sa dôležitá zmluva nesprávne účtovníctvo;

Zaujímať sa o názor kolegov na prípravu podkladov. Ak má niekto návrhy – skvelé, treba ich počúvať s osobitnou pozornosťou. Nie je potrebné stelesňovať myšlienku, hlavné je, že autor má pocit, že je aj účastníkom práce na návode - o svojej práci nehovoria zle. Mimochodom, zamestnanci často vyvolávajú veľmi praktické myšlienky „zvonku“.

SÚHRN

1. Je lepšie brať IR pre federálne výkonné orgány ako základ pre vypracovanie pokynov, pričom sa tiež spoliehajú na štátne normy pre kancelársku prácu a pokyny oddelení.

2. Najprv sa návrh pokynu koordinuje vo všetkých štrukturálnych odboroch, následne ho schvaľuje generálny riaditeľ.

3. Inštruktážny súbor musí byť prispôsobený pre jednoduché používanie: je v ňom vytvorená navigácia a hypertextové odkazy, vďaka formátu PDF je možné fulltextové vyhľadávanie.

E.N. Kozhanová, špecialistka na predškolské vzdelávacie inštitúcie a správu ľudských zdrojov

Čo je to kancelárska práca a tok dokumentov (2019)? Návod, ako aj moderné ekonomický slovník, definuje workflow ako pohyb dokumentov medzi ich zostavovateľmi a vykonávateľmi po informačných technologických reťazcoch, čo umožňuje informovať všetky zainteresované strany, prinášať im prijaté rozhodnutia, vykonávať účtovníctvo a kontrolu. Kancelárska práca je zase činnosťou na udržiavanie, aktualizáciu a kontrolu dokumentácie.

Pretože hodnota informácie v modernom svete a podnikania je ťažké preceňovať, kancelárska práca a tok dokumentov organizácie zohrávajú dôležitú úlohu. Často správnosť rozhodovania a konečný výsledok závisí od jasnosti a jasnosti formulácií, rýchlosti papierovania.

Existujú tri typy toku dokumentov:

• prichádzajúci (vstupujúci do organizácie);
• odchádzajúce (odoslané z organizácie);
• interná (dokumentácia vytvorená a používaná zamestnancami v procese riadenia).

Etapy práce

Práca s dokumentmi v organizácii je rozdelená do etáp.

Pre prichádzajúce:

• príjem a spracovanie;
• predbežné posúdenie úradníkom;
• registrácia;
• zváženie vedením organizácie a usmernenie k vykonaniu;
• kontrola vykonávania.

Pre odchádzajúce:

• vývoj, dizajn;
• registrácia;
• odosielanie.

Pre interné:

• vývoj, dizajn;
• registrácia;
• spracovanie, realizácia, príprava odpovedí;
• kontrola vykonávania.

Pre všetkých:

• účtovníctvo a analýza objemov toku dokumentov;
• skladovanie.

Rýchlosť prechodu fázami priamo závisí od správnosti papierovania, ako aj od noriem toku dokumentov schválených organizáciou. Vzor nariadenia o toku dokumentov v organizácii (2019) si môžete stiahnuť nižšie.

GOST pre kancelársku prácu 2019

Požiadavky na vyhotovenie úradných dokumentov sú v súčasnosti formulované v národnom štandarde Ruskej federácie. Nahradil štátny štandard Ruskej federácie GOST R 6.30-2003.

Zoznámenie sa s GOST o kancelárskej práci je podľa nášho názoru užitočné začať štúdiom terminológie, ktorá je podrobne opísaná inou národnou normou - (kancelárske práce a archívy GOST), pretože tieto znalosti pomôžu správne porozumieť a používať profesionálne slovná zásoba.

Definuje pojmy použité v článku:

1. Dokument je informácia zaznamenaná na nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu.
2. Vyhotovenie dokumentu - nalepenie potrebných údajov na dokument.
3. Atribút dokumentu je prvkom dizajnu dokumentu.

GOST R 7.0.8-2013

Kancelárska práca-2019: nové požiadavky na papierovanie

Berúc do úvahy opísané definície, zvážte pravidlá pre formalizáciu úradných dokumentov.

Pre tých, ktorí sa z tohto článku dozvedeli o existencii štandardu v oblasti kancelárskej práce, bude užitočná podrobná analýza sekcií GOST. Pre skúsených referentov odporúčame, aby sa oboznámili so zmenami, ktoré vstúpili do platnosti dňa 07.01.2018 spolu s.

Okamžite na seba upozorňuje nová dôležitá sekcia. Všeobecné požiadavky k tvorbe dokumentov“, ktorý systematizuje a popisuje pravidlá týkajúce sa všetkých druhov detailov vrátane textu:

• čísla strán;
• preferované typy písma a veľkosti písma;
• zarážka odseku;
• hodnota riadkovania, medzery medzi písmenami a slovami;
• zarovnanie textu;
• maximálna dĺžka čiary pre uhlové a pozdĺžne usporiadanie;
• pravidlá výberu tučného textu;
• rozloženie titulnej strany.

Všetky zmeny sú zamerané na zlepšenie požiadaviek. Zoznam náležitostí bol rozšírený, pribudlo:

• pečiatka obmedzenia prístupu;
• značka z elektronický podpis;
• názov konštrukčná jednotka— autor dokumentu;
• názov pozície osoby - autora dokumentu.

Niektoré podrobnosti sú spojené do jedného, ​​napríklad premenná „referenčné údaje o organizácii“ môže zahŕňať nielen poštovú adresu a telefónne číslo, ale aj OKPO, PSRN, TIN / KPP.

Časť „Podrobnosti o spracovaní“ je doplnená o pravidlá používania úvodných adries a záverečnej etikety, elektronického podpisu, ako aj podpisu vedúceho.

Vzor vykonania objednávky v súlade s GOST (2019)