"Kde sa hovorí, že musíme napísať sprievodný list k predloženým dokumentom?" Táto otázka bude musieť úprimne odpovedať: "Nikde." Písanie motivačného listu je nepísaným obchodným pravidlom a zvykom. obchodného obratu, ale nie je to požiadavka obsiahnutá v záväzných dokumentoch. Ak sa však na to pozriete, je jasné: sprievodný list nepotrebuje predovšetkým príjemca, ale odosielateľ.

POUŽITIE A PREDPOKLADAŤ PRÍPRAVNÉHO LISTU

Ako môže byť sprievodný list užitočný pre odosielateľa? Odosielací list:

Má požadovaný „Dátum vyhotovenia dokumentu“, čo znamená, že v prípade potreby môže slúžiť ako dôkaz, že dokumenty boli odoslané včas;

Obsahuje kompletný zoznam dokumentov na odoslanie (rekvizity „Označenie prítomnosti prílohy“), takže v prípade straty dôležitého dokumentu nikto nemôže povedať, že nebol odoslaný;

Na rozdiel od dokumentov, ktoré sa s ním posielajú, podlieha registrácii u adresáta a keďže lehota na vyhotovenie sa počíta odo dňa registrácie, môže sa odosielateľ riadiť týmto dátumom, ak chce dostať odpoveď.

Sprievodný list k dokumentom, ako aj všetka ostatná prichádzajúca korešpondencia podlieha registrácii u tajomníka prijímajúcej organizácie. Ak však zo skúseností viete, že s tým môžu nastať problémy, je lepšie vyhnúť sa nepríjemnému rozhovoru a jednoducho poslať celý balík dokumentov poštou po prijatí oznámenia o prijatí listu. S oznámením v ruke sa odosielateľ už nemusí starať o to, či bol list doporučený, a nechať to na svedomí príjemcu.

POSKYTUJEME PODROBNOSTI PRÍPRAVNÉHO LISTU

Pravidlá pre vydávanie podrobností nájdete v nasledujúcich dokumentoch:

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu“;

Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu. Pokyny na implementáciu GOST R 6.30-2003 (ďalej len - Pokyny na implementáciu GOST).

■ Prázdny list. Hotový listový formulár, vypracovaný v súlade s GOST 6.30-2003, už obsahuje potrebné podrobnosti.

Požadované podrobnosti formulára zahŕňajú:

OKPO, OGRN, TIN / KPP;

Názov spoločnosti;

Referenčné údaje o organizácii.

Znak organizácie resp ochranná známka(servisná značka) je voliteľná.

Sprievodný list je možné pripraviť na hlavičkovom papieri (pozri príklad 1), hlavičkový papier konštrukčná jednotka(pozri príklad 2) alebo na úradnom hlavičkovom papieri (pozri príklad 3).

■ Text. Text sprievodného listu je často formálny a informuje len o smerovaní dokumentov. Najdôležitejšia časť informácií je obsiahnutá v popise aplikácie. Texty sprievodných listov sa však môžu líšiť v zložitosti.

Základné. Najjednoduchší text sprievodného listu môže vyzerať takto:

Ako vidíte, tento text obsahuje iba správu, že nejaké dokumenty boli odoslané príjemcovi.

S odôvodnením. Ak je smer balíka dokumentov pripojených k listu predpísaný regulačným právnym aktom alebo dohodou medzi organizáciami, potom text sprievodného listu začína slovami „V súlade s ...“ alebo iným znením obsahujúcim odkaz na štandard:

S indikáciou. V texte sprievodného listu ďalšej úrovne zložitosti je tiež uvedené, čo má príjemca urobiť s dokumentmi, ktoré mu boli zaslané:

Text sprievodného listu teda možno rozdeliť na dve časti:

Oznámenie o odoslaní dokumentov (povinné);

Pokyny na zaobchádzanie s predloženými dokumentmi (nepovinné).

■ Označenie prítomnosti aplikácie. Zvláštnosťou sprievodného listu je, že jeho sémantickým centrom vôbec nie je text, ale zoznam priložených dokumentov. V tejto súvislosti pamätajte všeobecné pravidlo evidencia tejto náležitosti: v sprievodných listoch sa pod textom listu od okraja ľavého poľa vydáva poznámka o prítomnosti prílohy (príloha č. 11 k bodu 3.3.2 Metodických odporúčaní Spolkového archívu). ) (pozri príklady 1-3).

V konkrétnych prípadoch budeme venovať osobitnú pozornosť správnemu návrhu tejto náležitosti.

Prvý prípad je jednoduchý. Ak je priložený dokument už v texte listu pomenovaný, stačí v rekvizitách „Značka prítomnosti prihlášky“ uviesť iba počet listov a kópií tohto dokumentu, napríklad:

Druhý prípad je komplikovaný. Ak existuje niekoľko dokumentov žiadosti, potom každý z nich dostane svoje vlastné sériové číslo, za ktorým nasleduje údaj o počte listov a kópií. Dokumenty sú uvedené buď v náhodnom poradí, alebo od hlavného dokumentu po vedľajšie. V texte listu nie sú menované priložené dokumenty, napr.

Tretím prípadom je tlač. Pri odosielaní katalógu, knihy značiek, metodická príručka, vyrobený v tlačiarni, to znamená akýkoľvek zviazaný dokument, počet jeho listov nie je uvedený:

Štvrtý prípad je elektronický. Ani Metodické odporúčania Federálneho archívu, ani GOST 6.30-2003, ani Metodické odporúčania na implementáciu GOST neobsahujú pravidlá pre pripájanie externých nosičov informácií k listu. Zároveň je pomerne rozšírená prax, že si organizácie navzájom posielajú flash karty alebo CD. Musíte vymyslieť svoje vlastné pravidlá dizajnu, vedené elementárnou logikou. Preto nemá zmysel uvádzať počet listov a kópií elektronický dokument. Bude stačiť mať jeho názov, formát (aby príjemca vopred vedel, či sa súbor otvorí na jeho počítači) a prípadne aj zväzok. Nezabudnite na špecifikáciu typu média, napr.

Piaty prípad je kombinovaný. Existujú zložité listy, ktoré sú zároveň informatívne aj krycie. Ak sa jeden list odošle na niekoľko adries a všetci príjemcovia dostanú informácie a niektorí dostanú aj dokumenty-prílohy, potom sa požiadavka vypracuje takto:

Šiesty prípad je opisný. Ak je žiadostí toľko, že ich výpis zaberie viac ako jednu stranu, je vhodné urobiť si ich inventúru a usporiadať ju ako jedinú prílohu listu. Deje sa tak tak, že zamestnanec zodpovedný za vykonanie zadania podľa listu dostane svoj inventár spolu so všetkými prílohami, pretože sprievodný list a prílohy k nemu takmer vždy idú v organizáciách rôznymi cestami. Súpis sa bude volať „Súpis príloh listu zo dňa ... č. ...“.

Text a značka o prítomnosti aplikácie budú v tomto prípade vyzerať takto:

■ Ostatné detaily

Ostatné podrobnosti sprievodného listu sú vypracované všeobecným spôsobom predpísaným GOST 6.30-2003 a metodickými odporúčaniami Federálneho archívu.

Medzi povinné údaje patria:

Dátum dokumentu;

Evidenčné číslo dokumentu;

Destinácia;

Názov textu;

Podpis;

Poznámka umelca.

Nepovinné podrobnosti v tomto prípade sú:

Víza na schválenie dokumentov, ktoré zvyčajne zostávajú na kópii dokumentu u dodávateľa.

SLEDOVANIE TRASY Sprievodného listu

Sprievodné listy prechádzajú organizáciami presne rovnakými cestami ako všetci ostatní obchodné listy najrozmanitejších typov.

2. Spolu s vízami a balíkom žiadostí (to je nutnosť!) dostane návrh listu podpísať generálnemu riaditeľovi alebo iného oprávneného úradníka.

3. Podpísaný projekt sa mení na plnohodnotný dokument s právnou silou a prechádza registračným konaním na úrade alebo u tajomníka vedúceho podpisu.

4. Organizuje sa doručenie sprievodného listu a všetkých k nemu pripojených dokumentov adresátovi.

5. V kancelárii adresátovej organizácie sa prijatý sprievodný list a jeho prílohy podrobujú prvotnému kontrolnému konaniu. Účelom tohto postupu je zabezpečiť, aby sa všetky doručené aplikácie zhodovali s tými, ktoré sú uvedené v rekvizite "Príznak aplikácie".

6. Ak je všetko v poriadku, list je zaregistrovaný (čo robiť, ak nie je všetko v poriadku je popísané nižšie).

7. Doporučený list sa predkladá na posúdenie prvej osobe organizácie alebo inému oprávnenému vedúcemu spravidla spolu s prílohami. Ale organizácia môže mať v tomto smere svoje vlastné pravidlá. Napríklad, ak je písmeno typické a je presne známe, ktoré z nich úradníkov bude pre ňu ustanovený za vykonávateľa, tajomník sa môže s riaditeľom dohodnúť a prihlášky postúpiť exekútorovi ihneď, bez čakania na uznesenie. Vo veľmi zriedkavých prípadoch, ak štandardný list obsahuje „abnormálne“ informácie, sú prílohy bezodkladne doručené manažérovi na posúdenie.

8. S prílohami alebo bez nich sa sprievodný list predkladá na posúdenie vedeniu adresátovej organizácie.

9. Prednosta určí vykonávateľa, urobí obvyklé uznesenie a vráti písomnosť tajomníkovi.

10. Tajomník prenesie úlohu na vykonávateľa podľa pravidiel prijatých v organizácii. V tomto bode sa najčastejšie oddeľuje sprievodný list a jeho prílohy: interpreta zaujíma ten druhý, a nie list, a s najväčšou pravdepodobnosťou vie, čo s prílohami robiť. Ak list obsahuje nejaké špeciálne pokyny na prácu s priloženými dokumentmi, účinkujúci dostane kópiu od tajomníka, nie originál listu. Originál zostáva u tajomníka (v kancelárii) a je uložený do spisu.

11. Aplikácia medzi tak to ide vlastnú cestu, ktorá je určená typom dokumentu a môže byť ľubovoľne dlhá.

Ak sa niečo pokazilo. Ak sa pri vstupnom vyšetrení v kancelárii aj pri doručovaní ukáže, že v priloženom balíku chýba jeden alebo viacero dokumentov uvedených v sprievodnom liste, vyhotoví sa o tom zákon (pozri príklad 4) a list sa vrátené odosielateľovi.

UCHOVÁVAJTE SI PRÍRUČNÉ LISTY

Sprievodné listy sa uchovávajú oddelene od príloh, ktoré sa dodávajú s organizáciou. V systéme elektronická správa dokumentov pri registrácii týchto prihlášok je umiestnený odkaz na registračnú kartu došlého listu, nie je to však potrebné: sprievodný list plní svoju funkciu presne v momente, keď si účinkujúci vyzdvihol k nemu priložené dokumenty, aby mohol začať prácu s nimi.

Pokiaľ ide o doby uchovávania sprievodné listy, potom spadajú pod články Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vznikajúcich pri činnosti štátnych orgánov, orgánov miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uchovávania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25.8.2010 č. 558; ďalej len zoznam 2010):

Korešpondencia s vládnymi agentúrami Ruská federácia, štátne orgány subjektov

Ruská federácia, miestne samosprávy v hlavných (profilových) oblastiach činnosti - 5 s. EPC (článok 32 zoznamu z roku 2010);

Korešpondencia s vyššou organizáciou v hlavných (profilových) oblastiach činnosti - 5 s. EPC (článok 33 zoznamu z roku 2010);

Korešpondencia s podriadenými (podriadenými) organizáciami v hlavných (profilových) oblastiach činnosti - 5 s. EPC (článok 34 zoznamu z roku 2010);

Korešpondencia s inými organizáciami v hlavných (profilových) oblastiach činnosti - 5 s. EPC (článok 35 zoznamu z roku 2010).

Ako vidíte, sprievodné listy sa uchovávajú 5 rokov, po ktorých je potrebné vykonať preskúmanie ich hodnoty a buď predĺžiť ich trvanlivosť, alebo ich zničiť. Ničenie sa tiež vykonáva všeobecným spôsobom.

SÚHRN

1. Hlavným účelom sprievodného listu je potvrdiť, že písomnosti k nemu pripojené boli odoslané a doručené adresátovi.

2. Sprievodný list sa vyhotovuje podľa rovnakých pravidiel ako ostatné obchodné listy; osobitná pozornosť by sa mala venovať návrhu potrebného „značky prítomnosti aplikácie“.

3. Ak je so sprievodným listom doručený neúplný balík listín, je o tom vypracovaný osobitný zákon.

4. Dokumentový tok sprievodných listov sa vykonáva podľa všeobecné pravidlá pracovať s došlými dokumentmi akceptovanými v organizácii.

5. Sprievodný list a s ním doručované dokumenty sa uchovávajú oddelene od seba po dobu na ne ustanovenú.

Obchodná etiketa prikazuje písať sprievodné listy (alebo, ako sa im hovorí, sprievodné listy) pri odosielaní dokumentov partnerom, v vládne orgány a v iných prípadoch. To je užitočné najmä v situáciách, keď je potrebné potvrdiť odovzdanie balíka adresátovi, venovať pozornosť základným bodom, poslať žiadosť alebo návod na akciu a tiež opraviť načasovanie reakcií. Všetky dôležité informácie je možné uviesť v sprievodnom dokumente.

Najčastejšie sa podpora poskytuje:

• pri prenose dôležité dokumenty(napríklad návrat po podpise);
• k aktu o zmierení;
• do komerčná ponuka;
• do dokumentácie v daňový úrad;
• na správy, formuláre a žiadosti regulačných orgánov;
• do výkonnej dokumentácie;
• do personálnej evidencie.

Môžete ich napísať pri osobnom prenose dokumentov, ako aj pri odosielaní kuriérom, klasickou poštou alebo poštou. e-mail.

Zostavuje spravidla pracovník zodpovedný za zasielané dokumenty alebo tajomník organizácie. Na osvedčenie postačuje podpis, ale možno pripevniť aj pečať. Dnes organizácie nemusia mať okrúhlu pečať (82-FZ zo dňa 4.6.2015). Kolkovanie je na uvážení podniku, pokiaľ si to príjemca (napr. finančné inštitúcie) nevyžaduje.

Samostatne zdôrazňujeme ďalšiu dôležitú funkciu sprievodu - inventár dokumentov, ktoré sa odosielajú adresátovi. Odporúča sa starostlivo uviesť zoznam všetkých dokumentov, uviesť nielen ich celé meno, ale aj to, na koľkých hárkoch sú vyhotovené, či sú tam prílohy a ktoré, koľko kópií každého dokumentu bolo zaslaných. Ak sa papier následne stratí, sprievodný papier potvrdí, že ste ho odovzdali adresátovi. Preto je dôležité urobiť sprievod v dvoch vyhotoveniach a požiadať príjemcu, aby na vašej kópii uviedol dátum a čas prijatia, ako aj súhlas s inventárom.

Štruktúra sprievodného listu

Korešpondenciu organizácií upravuje GOST R 6.30-2003 zo dňa 03.03.2003. Štruktúra a náležitosti sa môžu v detailoch líšiť v závislosti od typu sprievodu, ale vo všeobecnosti vyzerajú takto:

1. Adresát (meno a adresa organizácie, meno a funkcia zamestnanca, ktorému sa dokumenty posielajú).
2. Číslo a dátum podania žiadosti.
3. Obsah.
4. Zoznam priložených dokumentov.
5. Osoba, ktorá potvrdzuje pravosť.
6. Kontakty.

Doprovody sú očíslované podľa pracovného poriadku organizácie, ako aj ostatná korešpondencia. V súčasnosti sa pravidlá práce v kancelárii týkajú vnútorných záležitostí podniku a sú ustanovené miestnymi zákonmi. Pravidlá Gosstandart vyžadujú, aby spoločnosti formulovali a opravovali princípy kancelárskej práce (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Pri odosielaní eskorty v odpovedi na žiadosť adresáta môžete pod číslom odchodu uviesť číslo jej odchodu a dátum. Text môžete začať aj vetou: „Vo svojom odvolaní, ref. Nie. ... od ... ".

V prípadoch, keď by mala prebiehať komunikácia s priamym vykonávateľom, je potrebné uviesť jeho kontakty. Tieto informácie sa najčastejšie uvádzajú v ľavom dolnom rohu formulára. Odporúča sa uviesť priezvisko, iniciály (celé alebo krátke), telefónne číslo alebo e-mailovú adresu.

Poďme zistiť, čo napísať v sprievodnom liste. Text sa odporúča začínať vetami: „Posielame vám...“, „Posielame vám...“, po ktorých nasleduje stručný zovšeobecnený názov príspevkov, ku ktorým je príloha pripojená. V tejto konkrétnej časti textu nie je potrebné uvádzať každý prvok podľa názvu, pretože na to je určená iná časť.

• prosím potvrďte doklad;
• prosím podpíšte a vráťte sa včas;
• Žiadam vás, aby ste súhlasili a vrátili sa s pripomienkami alebo zaslali protokol o nezhodách;
• používajte v súlade s určeným účelom;
• Žiadam vás, aby ste zaistili bezpečnosť dôverných informácií;
• dajte mi prosím vedieť včas.

Nie je zakázané zvýrazniť dôležité miesta tučným písmom alebo kurzívou.

Zoznam priloženej dokumentácie

Súpis papierov, ktoré sa prenášajú príjemcovi, je uvedený za textom v jednoduchom zozname s očíslovaním každej položky. Pri navrhovaní zoznamu je dôležité mať na pamäti jedinečnosť každej položky. V tomto prípade je žiaduce úplne špecifikovať podrobnosti. V závislosti od účelu sprievodného listu môže byť žiadosť vyhotovená s uvedením počtu kópií a listov každého dokumentu alebo podľa celkového počtu.

Napríklad:

1. Zmluva č.4 zo dňa 01.06.2017 v 2 vyhotoveniach. na 10 listoch.
2. Technická úloha b/n zo dňa 01.06.2017 v 1 kópii. na 3 listoch.

Spolu 2 dokumenty na 13 listoch.

Písanie sprievodného listu

Podľa všeobecne uznávaných noriem korešpondencie sa všetka odchádzajúca korešpondencia vyhotovuje na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie s uvedením mena, podrobností, úplnej poštovej adresy (toto je dôležité najmä vtedy, ak sa očakáva odpoveď bežnou poštou) a ďalších kontaktných údajov. .

Neexistujú žiadne požiadavky na dizajn a obsah textu, list je vypracovaný vo voľnej forme. Je však potrebné dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie, ako aj vyhnúť sa nejasnostiam v znení.

Motivačný list k životopisu je prvkom obchodnej korešpondencie, ktorý mnohí uchádzači o prácu zanedbávajú: buď ho nepíšu vôbec, alebo ho neberú dostatočne vážne. Stojí za zmienku, že tento prístup je zásadne nesprávny, pretože. Motivačný list k životopisu je skvelou šancou dať o sebe vedieť medzi mnohými podobnými, upútať pozornosť zamestnávateľa a zaujať ho svojou kandidatúrou. Motivačný list, ktorý je priložený k životopisu, preukáže vašu znalosť obchodnej etikety, bude prejavom dobrého vkusu.

Hlavným účelom písania motivačného listu je odpovedať na otázku: „Prečo by som mal byť uprednostňovaný pred ostatnými?“. Text motivačného listu k životopisu je krátky, bez nadmernej emocionality, kompetentný, správny vo vzťahu k predchádzajúcemu pôsobisku a vedúcim. Taktiež nechváľte svoju osobu – vaše znalosti, skúsenosti, profesionálne úspechy sú už popísané v zaslanom životopise.

Sprievodný list by mal obsahovať tieto informácie: od koho je list napísaný a za akým účelom bol napísaný; zdroj informácií o voľnom pracovnom mieste, prečo sa zaujímate o túto konkrétnu spoločnosť, ako pre ňu môžete byť užitočný.

1. V prvom rade musíte privítať osobu, ktorej je váš životopis určený. V pozdrave sa používajú slová „Ahoj“ alebo „Dobré popoludnie“ a adresa celým menom alebo krstným menom a priezviskom. Ak nie je známe meno a priezvisko zamestnanca personálneho oddelenia, v tomto prípade je personál z personálneho oddelenia pozdravený: „Vážení zamestnanci personálneho oddelenia“, „Vážený vedúci personálneho oddelenia“ atď.
2. Nasleduje zverejnenie kľúčových bodov vášho odvolania: akú pozíciu chcete vo firme zastávať, ako pre ňu môžete byť užitočný, čo vás zaujíma na činnosti tejto konkrétnej firmy, uveďte svoje pozitívne vlastnosti, ktoré nie sú popísané v životopise.
3. List končí vyjadrením úcty a uvedením kontaktných údajov.

Položky č.1 a 3 sú povinné, pretože toto je dobrá prax. Zvyčajne pozostávajú z jednej alebo dvoch fráz a mali by byť napísané na novom riadku. Celkový objem textu by sa mal zmestiť maximálne do štyroch odsekov, mal by sa čítať ľahko a rýchlo a nemal by obsahovať zložité obraty reči. Motivačný list by ste nemali písať podľa šablóny – text je uvedený voľne, vlastnými slovami, ale dodržiava pravopis a gramotnosť.

Príklady sprievodných listov pre životopis manažéra predaja

Milá Inna Ilyinichna!

Na stránke zamestnania (- - - - - - - -) som sa začal zaujímať o voľné pracovné miesto obchodného manažéra, ktoré ponúka Vaša spoločnosť. Berúc do úvahy priania predložené kandidátovi na túto pozíciu, vyjadrujem presvedčenie, že moje skúsenosti a kompetencie v tejto oblasti im zodpovedajú.

Okrem uvedených želaní tiež vlastním (uveďte vlastníctvo ďalších zručností a vedomostí).

Veľmi by som ocenil pozvanie na pohovor.

Ďakujem, že ste venovali pozornosť môjmu životopisu,

S pozdravom Andrey Borisov. Tel. 3-56-56, e-mail ________________.

Dobré popoludnie, Oksana Nikolaevna!

Môj životopis Vám bol zaslaný v priloženom súbore. Rád by som prijal pozíciu vedúceho obchodného oddelenia vo Vašej spoločnosti, o ktorej som sa dozvedel z novín "Zamestnanie".

Svoje skúsenosti z obchodu, ako aj širokého okruhu klientov som pripravený uplatniť v prospech spoločnosti.

Rád prijmem pozvanie na osobný rozhovor.

S pozdravom Bobová Kristína. Tel. 78-98-99.

“Vážení pracovníci personálneho oddelenia spoločnosti Raduga!

Po vypočutí pracovného inzerátu na pozíciu obchodný manažér vo Vašej spoločnosti v televízii posielam svoj životopis. Práca vo Vašej spoločnosti ma zaujala perspektívou odborného rastu a možnosťou uplatniť svoje bohaté skúsenosti.

Bol by som vďačný, keby ste si prečítali môj životopis, ktorý poskytuje informácie o mojich úspechoch v predaji v predchádzajúcom zamestnaní.

s pozdravom

Kolosenko Mária. Tel. 90-90-89.“

Vedúca oddelenia ľudských zdrojov Barykina A.R.

Milá Antonina Romanovna!

Mám záujem o voľné miesto hlavného obchodného manažéra pre mliečne výrobky, o ktorom som sa dozvedel z webovej stránky Rabota.ru. O sebe môžem povedať, že mám v tejto oblasti rozsiahle znalosti, pretože. mám dva vyššie vzdelanie- ekonomický a v mäsovom a mliečnom smere, ako aj 5 ročné skúsenosti v tejto oblasti. Tieto informácie sú podrobne uvedené v súhrne.

Momentálne mám na starosti obchodné oddelenie spoločnosti Ferma. Žiaľ, v súčasnosti naša spoločnosť nemá kapacity na zvýšenie výroby, zatiaľ čo vo vašej spoločnosti sú perspektívy.

Ďakujem, že ste venovali pozornosť môjmu životopisu, rád prijmem pozvanie na stretnutie.

Môžete ma kontaktovať telefonicky 77-66-00.

s pozdravom

Golubeva Veronika Petrovna

Pri písaní motivačného listu k životopisu je dôležité si uvedomiť, že práve on môže byť kľúčom, ktorý môže dramaticky zmeniť váš život.