Wypełnianie wszelkiego rodzaju formularzy i innych dokumentów zajmuje przedsiębiorcom dużo czasu. Fundusz Emerytalny udał się na spotkania z przedsiębiorcami i umożliwił im składanie niezbędnych raportów nie na nośnikach magnetycznych i nie w formie papierowej, ale w formie elektronicznej, co skraca czas poświęcony na przetwarzanie i składanie dokumentacji.

Aby połączyć się z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami, przedsiębiorca musi skontaktować się z działem PFR i dostarczyć kilka dokumentów, m.in.: wniosek o połączenie z elektronicznym zarządzaniem dokumentami z FIU.

Czym jest wniosek o połączenie z elektronicznym zarządzaniem dokumentami z FIU?

Wniosek jest niezbędny do tego, aby Fundusz Emerytalny otrzymał pisemną oficjalną zgodę przedsiębiorcy na zamianę obiegu dokumentów firmy na formę elektroniczną. Dokument jest formularzem ze specjalnymi informacjami o wprowadzonym do niego przedsiębiorstwie - musi to obejmować dane dotyczące formy szyfrowania informacji, informacje o osobach prawnych i osobach fizycznych.

Jak poprawnie wypełnić wniosek w formularzu p26001 - dowiedz się

Ustawowe następujące opcje składania dokumentów przedsiębiorstwo do Funduszu Emerytalnego:

• Raport składa wyspecjalizowana firma. Ta opcja jest optymalna, jeśli dział księgowości nie radzi sobie z obciążeniem lub z innych powodów nie może poradzić sobie z raportowaniem. Przy wyborze tej opcji zawierana jest umowa outsourcingowa z usługodawcą.

Aby firma miała prawo pracować z danymi osobowymi pracowników, kierownictwo przedsiębiorstwa musi uzyskać pisemną zgodę każdego pracownika na przekazanie ich danych innej firmie i wykorzystanie otrzymanych informacji.

• Składanie raportów przez wyspecjalizowanego operatora. Ta opcja jest dla firm zatrudniających powyżej pięciu tuzinów pracowników, mniejsze firmy mają prawo wybrać pierwszą opcję. Istotą metody jest znalezienie firmy specjalizującej się w elektronicznym zarządzaniu dokumentami pomiędzy firmami a Funduszem Emerytalnym.

Możesz znaleźć specjalnego operatora w Internecie i zawrzeć z nim umowę. Każdy operator specjalny ma własny system szyfrowania, dlatego wypełniając wniosek należy określić, jaki algorytm będzie używany podczas przesyłania dokumentów.

Wniosek musi zawierać następujące informacje:

• O firmie świadczącej usługi szyfrowania i transmisji danych- pełną dokładną nazwę firmy operatora oraz rodzaj narzędzia do kryptoochrony informacji (CIPF).
• O osobie prawnej- NIP i dokładną nazwę firmy, KPP oraz kontakty (numery telefonów i adres e-mail), kod rejestracyjny w FIU.
• O jednostce- imię i nazwisko, dane paszportowe, kontakty (e-mail i numer telefonu), numer rejestracyjny osoby fizycznej w Funduszu Emerytalnym; adres stałego zameldowania i miejsce zamieszkania.

a przewodnik krok po kroku dotyczący wypełniania znajduje się w publikacji pod linkiem.