Managementul evidenței personalului este o întreagă arie de cunoștințe juridice, care este valoroasă nu atât în ​​aspectele teoretice, cât și în cele practice. Cea mai mică greșeală sau neglijență atunci când lucrați cu documente (în special TK) poate cauza probleme serioase. Consecințele neplăcute pot apărea atât pentru angajat și angajator, cât și pentru ofițerul de personal însuși.

Ca urmare a înregistrărilor neglijente sau incorecte, angajatul poate să nu fie numărat, ceea ce îl va duce la o mulțime de experiențe și neplăcute neplăcute. De aici rezultă că nu numai ofițerul de personal și angajatorul trebuie să cunoască regulile pentru completarea corectă a carnetului de muncă, ci angajatul trebuie, cu cunoștințe de caz, să se asigure că carnetul de muncă este completat corect.

Dragi cititori! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este unic.

Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online din dreapta sau sunați la +7 (499) 703-47-72. Este rapid și gratuit!

In contact cu

Cine este obligat să completeze registrul de lucru?

Cartea trebuie completată personal de angajator. În cazul în care structura organizației prevede prezența unui departament special pentru lucrul cu personalul sau a unui angajat separat responsabil cu gestionarea evidenței personalului, responsabilitatea este atribuită serviciului de personal sau lucrătorului de personal.

În același timp, a lui activitățile trebuie să fie supravegheate de angajator, deoarece este responsabil pentru lucrul cu documente de raportare și control sporit, care includ carnete de lucru și inserții la acestea.

În cazul în care în tabloul de personal nu este prevăzută postul de ofițer de cadre, toate înscrierile se fac de către o persoană împuternicită care este numită prin ordin al șefului. După această programare, specialistul va trebui să primească informații despre întreținerea și completarea corectă a TC și a altor documente importante, deoarece va fi responsabil de acestea împreună cu șeful.

Ce intrări ar trebui să fie în TC?

Dosarul de muncă al fiecărui angajat trebuie să conțină anumite informații despre acesta, care indicat pe pagina de titlu:

• date personale (nume complet);
• Data de nastere;
• educaţie;
• specialitate;
• Data completarii.

Aceste informații trebuie să conțină:

• data admiterii;
• data concedierii;
• informatii despre job;
• subdiviziune;
• rang sau poziție;
• motive de admitere sau demitere.

Vezi exemple de înregistrări ale diferitelor profesii, cum ar fi șofer, contabil, fermier colectiv etc.

Dacă cartea de muncă s-a terminat - cum să continuați înregistrarea? În niciun caz nu trebuie să:

1. Continuați să faceți înscrieri în TC, corectând inscripția „informații despre premiu” în „informații despre lucrare”.
2. Lipiți singur foi albe din formularele de muncă sau căptușite pe computer (de mână).

Dacă cartea de lucru rămâne fără pagini de informații despre muncă, trebuie să coaseți o inserție completată.

Termenele limită pentru înscrierea în carnetul de muncă: la angajarea unui angajat, o înscriere în cartea acestuia trebuie făcută în termen de o săptămână calendaristică sau în termen de 5 zile lucrătoare, dar nu mai târziu.

- in ziua concedierii, in unele cazuri - nu mai tarziu de 3 zile lucratoare.

Dacă angajarea este, o înscriere se poate face în ziua admiterii, întrucât angajatorul este obligat să angajeze un astfel de salariat. Desigur, dacă se face în cadrul organizației, înregistrarea trebuie făcută în aceeași zi. Ar trebui să fie ziua transferului.

La cererea angajatului se poate face o intrare despre. Nu merită să luați o astfel de inițiativă pe cont propriu, deoarece se va lua în considerare vechimea în muncă la un loc de muncă permanent.

Următoarele informații nu sunt incluse în TC:

• despre concediu medical;
• concediu de maternitate și concediu parental;
• despre vacanțele de muncă și călătoriile de afaceri.

De asemenea, nu se introduc informații despre perioada de probă atunci când se aplică pentru un loc de muncă.

În acest caz, se folosește un anumit algoritm bazat pe ordinea corespunzătoare.

Ce stilou să completezi o carte de lucru?

La introducerea informațiilor despre lucrare în carte sau în foile mobile, precum și la completarea paginii de titlu, înscrierile trebuie făcute cu grijă, fără pete. Pentru a face acest lucru, ofițerul de personal trebuie să aibă pix albastru, violet sau negru, care nu untează, și nici prea palid.

Înregistrarea ar trebui să dureze mult și să fie clară. În cazul în care este mânjită, va trebui restaurată. Rescrierea înregistrării și invalidarea acesteia se pot face și dacă culoarea textului informativ este excesiv de plictisitoare, ceea ce îngreunează citirea.

Instrucțiunile includ și utilizarea de cerneală. În prezent, ofițerii de personal neglijează în mod activ această permisiune, deoarece practic nu au mai rămas specialiști care să fie maeștri în caligrafie, ceea ce necesită utilizarea de cerneală. Dacă se pune o petă de cerneală în timpul utilizării lor, cartea poate fi considerată deteriorată.

Este posibil să completați o carte de lucru cu un stilou cu gel? În ceea ce privește stilourile cu heliu, nu există indicii directe privind interzicerea utilizării acestora. În același timp, utilizarea lor este puternic descurajată:

1. Utilizarea lor poate duce la deteriorarea paginii de muncă, unde au fost deja făcute înregistrări pe verso. Pasta de heliu le poate deteriora, făcând textul ilizibil.
2. Pasta de heliu nu vă permite întotdeauna să faceți înregistrarea lizibilă, deoarece lasă în urmă un șanț mai larg.
3. Pastele de heliu sunt mai murdare și chiar șterse, ceea ce poate face în cele din urmă mall-ul inutilizabil.

În cazul utilizării necorespunzătoare a stiloului sau în cazul realizării de înscrieri neclare, de proastă calitate, inspectoratul de muncă poate aplica o amendă.

Cum să completați corect o carte de lucru: nuanțe în exemple

Nici o singură înregistrare a cărții de muncă nu poate fi efectuată în mod arbitrar. Toate acestea sunt strict reglementate de norme de reguli și standarde specializate, aprobate legal. Codul Muncii, în capitolele 10 și 11, are în vedere principalele prevederi referitoare la gestionarea evidenței personalului. Munca cu completarea forței de muncă este reflectată în articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Principalele prevederi ale normelor luate în considerare reflectă Regulile și Instrucțiunile:

1. Regulile de întreținere și depozitare a centrelor comerciale au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003, nr. 225.
2. Instrucțiunile de completare a Codului Muncii sunt aprobate de Ministerul Muncii și Socialului. dezvoltarea Federației Ruse 10.10.03, nr. 69.

- Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69
„Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă” (Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse la 11 noiembrie 2003 N 5219)

Regulile de completare a unui carnet de muncă determină prin lege toate detaliile legate de munca organizatorică cu Codul Muncii și, de asemenea, indică modul în care, în general, carnetele de muncă trebuie să fie completate și stocate. Regulile au forma unui document legislativ care reglementează aproape toate acțiunile efectuate cu cărți, cu inserturi și forme de muncă și inserturi pentru acestea.

Aceștia guvernează:

1. Termenele limită pentru înscrieri.
2. Natura și caracterul complet al informațiilor introduse în coloanele despre lucrare și pe pagina de titlu.
3. Fără abrevieri în intrări.
4. Necesitatea unei semnături cu înscrierile făcute.
5. Procedura de introducere a informațiilor despre stimulente și premii.
6. Procedura de dobandire a formelor si inserturilor de munca.
7. Reguli și regulamente pentru corectarea erorilor în înscrieri.
8. Problema responsabilității pentru implementarea Regulilor.

Spre deosebire de Reguli, Instrucțiunea definește nuanțele de realizare a intrărilor, natura conținutului acestora și forma acceptabilă. Acesta definește sintagme normative care pot fi folosite în anumite cazuri la efectuarea înregistrărilor.

Urmarea instrucțiunilor este nu numai necesară, ci și foarte convenabilă, deoarece punctele principale sunt deja definite aici. Când faceți intrări, trebuie să vă concentrați doar pe ce datorită Instrucțiunii, care definește:

1. Cum să introduceți detaliile postului.
2. Utilizarea numerotării secvenţiale end-to-end, realizată cu cifre arabe.
3. Scrieți datele folosind cifre arabe.
4. Corespondenta datei inscrise in Codul Muncii - prima zi de mers la munca.
5. Forma de informare despre lucrare care este introdusă în mall.
6. Corectitudinea formulării și trimiterile la articolele din Codul Muncii al Federației Ruse.
7. Corectitudinea ordinului de admitere (concediere).
8. Puncte lipsă atunci când faceți intrări.
9. Lipsa numerotarii la introducerea numelui organizatiei.
10. Lipsa ștampilei la aplicarea pentru un loc de muncă.
11. Prezența unui sigiliu la demiterea din funcție.

Pe baza instrucțiunilor, vedeți un exemplu de completare a unui registru de lucru:

Înscrierile făcute în carnetul de muncă trebuie să se succedă una după alta, iar fiecare dintre angajatori sau ofițeri de personal trebuie să se asigure că sunt prezente toate numerele de ordine.

Este posibil să faci o înscriere în carnetul de muncă retroactiv? În unele cazuri, intrarea se face „backdating”. Acest lucru nu este surprinzător, având în vedere că înscrierile se pot face în termen de 5 zile lucrătoare de la angajarea salariatului.

Principalul lucru este că data din coloană nu diferă de data indicată în contractul de muncă.Dacă, judecând după documente, angajatul nu inspiră încredere, este destul de recomandabil să faceți o înscriere în carnetul de muncă pe a cincea zi, dar nu mai devreme.

În practică, există adesea cazuri în care muncitorii indisciplinați nu s-au prezentat la muncă în a doua sau a treia zi. Iar înregistrarea făcută s-a dovedit a fi o povară pentru conștiința angajatorului.

Dar dacă intrarea a fost deja făcută, va trebui să introduceți informații despre concedierea pentru absenteism, în baza regulilor de concediere.

Reguli speciale pentru completarea Codului Muncii sunt prevăzute pentru directori și întreprinzătorii individuali care sunt fondatori de organizații.

Nu este neobișnuit ca un angajat să moară fără a se pensiona. În acest caz, TC este, de asemenea, întocmit în conformitate cu un anumit algoritm. În ea se înscrie un proces verbal de deces, iar cartea este eliberată rudelor angajatului decedat sau transferată în arhivă.

Completarea unui carnet de lucru - eșantion de completare:

Primele intrări în TC: caracteristici ale introducerii

Pentru a face prima înscriere în cartea de muncă, care este înscrisă la întreprindere de către angajator sau o persoană autorizată, trebuie îndeplinite anumite cerințe. Informațiile se introduc pe baza documentelor:

• pasapoarte;
• diploma sau certificat;
• referințe, certificate etc.

La completare este necesară prezența persoanei, proprietarul carnetului de muncă. După completarea paginii de titlu, trecem la introducerea informațiilor despre lucrare. Dacă, înainte de a intra într-un loc de muncă, un cetățean a studiat la o instituție de învățământ de specialitate superior sau gimnazial, acest fapt trebuie reflectat înainte de efectuarea tuturor înscrierilor, punând primul număr de ordine. Prima intrare din eșantionul de carte de muncă „înainte de primirea experienței nu avea”:

Cum să completați un eșantion de carte de lucru:

Dacă, înainte de a începe lucrul, un cetățean în Forțele Armate ale Federației Ruse, atunci prima intrare, făcută și sub numărul de serie nr. 1, va fi o înregistrare a serviciului.

După introducerea informațiilor despre educație sau serviciu în armată, numele organizației este introdus fără un număr de serie și apoi primul caz de angajare. Dacă un cetățean solicită un loc de muncă:

• nu a funcționat nicăieri;
• neinstruit;
• nu a servit în Forțele Armate RF,

atunci această (și alte) informații nu sunt indicate.

Unii ofițeri de personal fără experiență consideră că este necesar să se explice istoricul de muncă anterioară al cetățeanului.

Prin urmare, ei înscriu complet ilegal în fișa de muncă nr. 1 că nu au avut experiență de muncă înainte de a începe munca. Această intrare profund defectuoasă nu ar trebui să fie prezent în documente din cauza inadecvării sale.

Dacă pentru prima dată un cetățean angajat pentru prima dată de fapt nu avea vechime, atunci acest lucru ar trebui să fie clar din context, din cauza lipsei evidențelor. În acest caz, numărul 1 ar trebui înregistrat direct la admiterea la muncă.

Vă rugăm să rețineți că, dacă postul nu necesită calificări și nu există divizii în organizație, informațiile despre post nu le vor conține.

Ce să faci dacă intrarea este ratată?

Intrările nu trebuie să încalce numerele de ordine. Dacă se întâmplă acest lucru, intrarea ar trebui să se bazeze pe algoritmul general din TC. Adică, sub următorul număr de serie, trebuie să înregistrați că a fost făcută o eroare (o înregistrare a fost omisă) și să o faceți sub următorul număr secvenţial.

Dar astfel de acțiuni nu pot fi efectuate în mod arbitrar. Pentru ca o astfel de eroare să fie corectată, sunt necesare o comandă specială și motive de corectare. Dacă intrarea a fost ratată de un alt angajator, trebuie să:

1. Faceți o întrebare despre eroare.
2. Obțineți documentele necesare de la persoana responsabilă pentru eroare.
3. Forțați-l să-și corecteze greșeala.

Rețineți că greșeala trebuie corectată de către angajatorul care a făcut-o. În unele cazuri dificile, este necesar să se caute corectarea unei erori prin intermediul instanțelor de judecată. Interferența arbitrară nu este permisă.

Acest lucru este foarte important, deoarece o intrare lipsă poate apărea în două cazuri:

1. Din greșeala unuia dintre angajatori.
2. În cazul operațiunilor frauduloase cu carnet de muncă de către angajatul însuși.

În ambele cazuri, trebuie exercitată vigilență și prudență.

Caracteristici de efectuare a anumitor tipuri de intrări în TC

Informațiile sunt înscrise în carte atât cu privire la abaterile disciplinare. Trebuie făcută pe baza comenzii. În cazul în care se emite un ordin de atribuire, iar înscrierea nu se face, inspectorii GIT vor aplica o amendă legitimă. Pedepsele în sine sunt pedepse și nu sunt incluse în Codul Muncii.

Pot fi introduse și alte încălcări, în funcție de ceea ce sunt. De exemplu, aproape toți ofițerii de personal știu că introducerea unei concedieri pe baza încălcărilor comise se face pe baza unui „articol”.

Adică, atunci când un astfel de angajat este concediat, motivele indică faptul că a fost „concedat pentru absenteism”, „concedat pentru acțiune disciplinară” etc. De acest tip concedierile trebuie să fie însoțite de documente:

• acte;
• rapoarte sau memorii;
• explicativ;
• decizia CCC sau a comisiei de disciplina.

La pofta sa, angajatorul nu are dreptul sa faca astfel de inscrieri in carnetul de munca.

O mustrare nu se înscrie în carnet (precum și o remarcă).Ca sancțiune disciplinară, aceasta poate fi înscrisă într-un dosar personal, în conformitate cu un ordin și documente corect executate.

Perioada de valabilitate a acestuia este de 1 an.

În rubrica profesie, specialitate, calificări sunt indicate:

• prin diploma;
• pentru cursuri cu un volum total de minim 70-100 de ore academice;
• prin experienta de munca.

Aceste informații trebuie să fie întotdeauna la zi. În cazul în care un angajat este angajat într-o specialitate care nu se reflectă în informațiile despre profesie, aceasta trebuie adăugată introducând o virgulă la informațiile existente.

Cartea trebuie să reflecte în mod necesar informații care sunt de natură preferențială la pensionare. Pentru aceasta este necesar să se utilizeze Clasificatorul de Ocupații și directoarele de calificare, făcând înscrieri în strictă conformitate cu standardele stabilite în acesta.

De asemenea trebuie precizată natura lucrării care presupune muncă permanentă, muncă în timpul concediului de maternitate, muncă sezonieră etc. Alte informatii nesemnificative nu sunt indicate in Codul Muncii, dar pot fi prescrise in detaliu in contractul de munca.

Indicații obligatorii ale funcției în care este acceptat salariatul și în ce unitate. Munca în schimburi se referă la astfel de informații, a căror indicare, potrivit multor angajatori, nu este necesară. Dar această viziune este ambiguă.

La urma urmei, ceasul nu este doar condiții de muncă, este definiția locului de muncă în absența oricărei alte referințe la unitate. Asa de o indicație a muncii în schimburi este adecvată în două cazuri:

1. La cererea angajatului.
2. Dacă este necesar, în loc să specificați o altă unitate.

Este posibil să sări peste rând în TK?

Inscrierile trebuie facute fara sari peste rand. Cu toate acestea, dacă intrarea anterioară are un sigiliu care ocupă una sau două rânduri, atunci acestea ar trebui sărite.

Este inacceptabil să introduceți informații despre organizația dvs. pe sigiliul altcuiva.

Concluzie

Lucrul cu TC este o sarcină foarte minuțioasă care necesită o atitudine atentă față de document. În această lucrare sunt reglementate aproape toate formele de efectuare a înscrierilor, iar cele mai mici vicii vor fi supuse corectării, putând fi pedepsite de inspectoratul de muncă.

O intrare ilegală depistată în prealabil va fi plină de amenzi pentru angajator, cu consecințele administrative care decurg pentru lucrătorul de personal.