Jurnalul de ordine pentru personal: scop practic

Scopul practic al jurnalului de ordine de personal este de a sistematiza comenzile emise într-o anumită organizație, ceea ce vă permite să optimizați lucrul cu acestea, inclusiv:

• inregistreaza data emiterii fiecarui ordin;
• asigura continuitatea numerelor de inregistrare a comenzii curente etc.

În plus, o înregistrare corespunzătoare în jurnalul de comenzi, făcută în conformitate cu procedura stabilită de reglementările locale ale organizației, va ajuta la confirmarea legalității și a forței juridice a unui anumit document în cazul unei dispute.

Organizația are dreptul de a alege în mod independent dacă să păstreze un jurnal de înregistrare separat pentru fiecare tip de comandă sau să înregistreze toate comenzile pentru personal într-un singur document.

IMPORTANT! Ordinele privind numirea unui manager, contabil șef și a altor persoane specificate în actele statutare ale societății aparțin categoriei de comenzi privind activitățile principale ale unei persoane juridice și nu ordinelor privind personalul (de exemplu, paragraful 1 al articolului 40 din Legea federală „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/1998 nr. 14-FZ).

Reguli pentru menținerea unui jurnal al comenzilor pentru personal

O listă exhaustivă a cărților și revistelor contabile care trebuie păstrate de către serviciul de personal este redată în Lista documentelor standard de arhivă de gestiune..., aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (în continuare denumită Lista nr. 558). Astfel, paragraful „b” al art. 258 din Lista nr. 558 stabilește necesitatea ca organizațiile să țină registre de documente administrative pentru personal. Cu toate acestea, nu există cerințe pentru înregistrarea lor aprobate la nivel legislativ.

Ca regulă generală, o astfel de documentație ar trebui păstrată timp de 75 de ani. Pentru unele categorii de informații este prevăzută o perioadă de păstrare de 5 ani. Acestea includ jurnalele de comenzi:

• despre sancțiuni disciplinare;
• concedii anuale platite;
• frunze de studiu;
• la datorie;
• călătorii de afaceri pe termen scurt în Rusia și în străinătate.

Recomandat! Regulile de completare a jurnalului de înregistrare și forma de întreținere a acestuia trebuie aprobate în actul de reglementare local al organizației (instrucțiuni sau reglementări privind munca de birou etc.).

În acest caz, putem lua ca bază, de exemplu, reglementările de înregistrare și indexare a documentelor prevăzute la clauza 3.2.1 din Sistemul de stat de suport documentar pentru management, aprobat prin ordin al Arhivei Principale a URSS din data de 25 mai 1988 nr. 33.

Formular de jurnal de comandă

Registrul documentelor administrative poate fi ținut sub orice formă convenabilă organizației:

• pe hârtie;
• electronic.

Notă! Registrul de comenzi nu este unul dintre documentele care trebuie intocmite pe hartie. În consecință, dacă serviciul de personal ține un jurnal în formă electronică, folosind, de exemplu, o bază de date automată sau un program de calculator specializat, nu este nevoie să se dubleze jurnalul pe hârtie.

Dacă nu există nevoie de producție sau acest lucru nu este stabilit de reglementările interne ale organizației, nici nu este necesar să descărcați astfel de informații (fie o singură dată, fie la o anumită frecvență, în funcție de scopuri) cu firmware-ul ulterioar și certificarea primite. document pe hârtie, de exemplu, pentru depozitare.

Stocarea documentelor electronice în arhivă se realizează conform regulilor paragrafelor. 2.30-2.33 Reguli de organizare a depozitării, achiziției, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă..., aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526 .

Dacă jurnalul este păstrat pe hârtie, trebuie avut grijă să se protejeze paginile sale de îndepărtarea neautorizată prin legarea și sigilarea corespunzătoare. Autocolantul care conține certificarea trebuie să indice:

• numărul de foi cusute;
• funcția, prenumele, numele, patronimul persoanei care certifică (șeful organizației sau altă persoană responsabilă desemnată în conformitate cu ordinul sau instrucțiunile pentru munca de birou);
• semnătura lui.

Reguli și model pentru completarea jurnalului

Legiuitorul nu oferă o mostră unificată de jurnal pentru înregistrarea comenzilor. În acest sens, o organizație poate dezvolta în mod independent un șablon pentru un astfel de document intern sau poate utiliza oricare dintre jurnalele de comenzi gata făcute disponibile pentru vânzare (inclusiv în formă electronică).

De obicei, pagina de titlu a unei astfel de reviste ar trebui să conțină următoarele informații:

• privind forma juridică și denumirea organizației;
• tipuri de documente înregistrate (în acest caz, acestea sunt comenzi pentru personal);
• data de începere și de încheiere a înregistrării;
• persoana responsabilă cu menținerea jurnalului (numele postului, numele complet);
• termen de valabilitate.

• numărul de ordine al înregistrării;
• data publicării documentului administrativ;
• numărul documentului administrativ;
• tipul de comandă și conținutul ei succint (de exemplu, un ordin de angajare care indică postul, data admiterii, unitatea structurală etc.);
• NUMELE COMPLET. salariatul în privința căruia a fost emis ordinul;
• denumirea și detaliile documentului care a servit ca bază pentru emiterea ordinului relevant.

Organizația poate fie să completeze această listă de informații, fie să o scurteze.

Puteți găsi o mostră de completare a jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal la link-ul:

Astfel, legiuitorul impune organizației obligația de a ține un jurnal al documentelor administrative, inclusiv evidența personalului. Practica arată că proiectarea corectă a unui astfel de jurnal ajută la optimizarea activității serviciului de personal, inclusiv facilitând găsirea documentelor necesare.

În prezent, nu există un formular unificat pentru jurnalul de comenzi pentru personal, astfel încât fiecare organizație poate folosi un eșantion dezvoltat independent, care conține toate detaliile necesare.

Jurnalul de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal: un eșantion de completare a cărții este solicitat în aproape fiecare întreprindere. Menținerea corectă a acestui document, care reflectă cu exactitate angajarea, trecerea pe scara carierei și concedierea, nu este un capriciu birocratic. Acest document servește drept bază pentru confirmarea experienței de muncă și este, de asemenea, unul dintre cele fundamentale pentru calcularea unei pensii.

Un astfel de jurnal este creat chiar în stadiul inițial al activității unei întreprinderi (organizație). Se desfășoară pe toată durata existenței întreprinderii, indiferent de forma acesteia de proprietate. Încetarea anticipată a menținerii Jurnalului prin ordinele LS nu este permisă. Singurul motiv pentru a începe un nou jurnal este sfârșitul spațiului liber pentru înregistrările ulterioare.

Contabilitatea personalului este separată de contabilitatea contabilă, care ia în considerare principalele activități pe baza normelor legale. Este imposibil să se înregistreze comenzi despre personalul unei întreprinderi împreună cu comenzi despre activitățile principale, deoarece primele comenzi se referă la subiecte de drept, adică cetățeni (indiferent dacă acești oameni sunt cetățeni ai Federației Ruse sau străini) și ei sunt garantate atât drepturile legale, cât și libertatea de exprimare. Pentru a spune simplu, deși în stadiul actual de dezvoltare economică, puterea de muncă este o marfă pe care proprietarul ei, muncitorul, o produce, nu poate fi în niciun fel recunoscută ca marfă. Situațiile contabile se bazează pe raportarea privind formarea și circulația mărfurilor. Prin urmare, combinarea bunurilor și nebunurilor într-un singur raport va crea inevitabil confuzie în viitor.

Perioada de valabilitate a unui astfel de jurnal este de cel puțin 75 de ani. Prin urmare, se impun anumite cerințe asupra formei sale, precum și asupra calității materialelor din care este realizat. Ar trebui să aibă o copertă din hârtie durabilă, tare; foile trebuie folosite numai din hârtie de înaltă calitate. Autocolantul pe care este imprimat numele revistei trebuie să fie bine lipit și să nu se dezlipească.

De ce este necesară înregistrarea în jurnal?

Deoarece, în conformitate cu GOST P 51141-98, înregistrarea înseamnă o înregistrare în forma stabilită a datelor despre un document, în conformitate cu regulile existente. Înregistrarea confirmă însuși faptul primirii sau creării unui document la un moment dat prin introducerea informațiilor despre acesta în formularul de înregistrare corespunzător, însoțite de atribuirea unui număr, precum și înregistrarea datelor de bază despre document.

Astfel, înregistrarea este cea care conferă documentului forță juridică, întrucât cu ajutorul ei se consemnează însuși faptul creării lui. Prin urmare, ordinul de personal nu pare să existe înainte de a fi înregistrat în Jurnal.

Temeiul juridic pentru existența unui astfel de jurnal, procedura de menținere a acestuia, precum și clasificarea lui ca documente de păstrare pe termen lung este decretul Arhivei Federale din 6 septembrie 2000. Articolul nr. 358 al acestui document stabilește trebuie să păstreze evidența comenzilor de personal separat de alte tipuri de flux de documente. În conformitate cu cerințele documentului de reglementare, la fiecare întreprindere se menține un jurnal (carte) pentru înregistrarea ordinelor de numiri, transferuri și concedieri ale personalului.

Sistematizarea informațiilor introduse se bazează pe principiul unui catalog cronologic. Ordinele de personal în sine sunt stocate separat, depuse în dosarele personale relevante ale angajaților.

Comenzi pentru personalul principal

Jurnalul afișează ordinea de personal - doar acele documente interne ale întreprinderii care servesc la stabilirea statutului oficial al angajaților angajați și, în același timp, servesc ca bază pentru efectuarea înregistrărilor în documentele contabile. De exemplu:

• carduri personale;
• documente financiare;
• cărți de muncă.

Ordinele pentru numirea înalților funcționari ai întreprinderii în funcții care sunt indicate în actele statutare (de exemplu, contabil șef, director general) sunt considerate ordine ale activității principale și nu sunt afișate în acest jurnal.

Un jurnal al comenzilor de personal trebuie să fie disponibil la fiecare întreprindere, indiferent de forma sa juridică (firmă, companie etc.). Conține informații despre ordinele de admitere, concediere, transfer, numire într-o nouă funcție, precum și toate celelalte ordine privind angajații cu o perioadă de păstrare de 75 de ani.

Deoarece reglementările Federației Ruse prevăd cerințe pentru menținerea evidențelor personalului, înregistrarea informațiilor despre mișcările interne de personal separat de documentația care înregistrează fluxul de lucru legat de activitățile de contabilitate și management, înregistrarea comenzilor de personal se realizează separat. Nu există reguli legislative stricte pentru executarea unui astfel de flux de documente. Baza pentru crearea și proiectarea revistei sunt normele care sunt determinate de practica de birou.

În general, jurnalul în sine, în care sunt înregistrate informații despre numirile personalului, precum și mișcările reglementărilor legale, este considerat un document creat pe baza unui act de reglementare local, adică forma sa poate fi determinată de șeful a întreprinderii în mod independent. Cu toate acestea, deși nu există un formular standard, astăzi în practica muncii de birou s-au dezvoltat deja o formă complet definită a unui astfel de document și practica menținerii acestuia.

Acest tip de jurnal este ca un tabel cu mai multe rânduri și coloane:

• coloana unu este folosită pentru a introduce informații despre numărul comenzii care se fixează;
• a doua coloană este destinată să consemneze data emiterii ordinului;
• coloana trei este folosită pentru a introduce informații despre numărul comenzii;
• coloana a patru este folosită pentru înregistrarea tipului de comandă - înscriere într-un loc de muncă, transfer intern, concediere;
• a cincea coloană conține informații despre prenumele, patronimul și numele angajatului pentru care a fost emis ordinul;
• coloana numărul șase conține numărul de personal al salariatului pentru care a fost emis ordinul;
• coloana numărul șapte conține informații despre temeiul semnării comenzii, adică despre contractul de muncă, cererea de angajat, acordul adițional și așa mai departe, indicând numărul, precum și data înregistrării;
• Coloana nr. 8 este folosită pentru a nota dacă este necesar.

Unii funcționari adaugă o coloană pentru introducerea informațiilor despre rezumatul comenzii, care este înregistrată în jurnal.

Ce trebuie consemnat în jurnal

Conform Listei documentației standard care se generează în timpul activității organizațiilor, indicând timpul de păstrare permanentă, se stabilesc 2 perioade diferite pentru păstrarea jurnalelor în care se consemnează documentația administrativă, care include ordinele de numire, demitere și interne. transferul de locuri de muncă al angajaților.

Este permisă introducerea de informații despre datele personale ale angajaților fără a le scrie numele complet și patronimele, ci folosind inițialele. Dacă o organizație angajează doi sau mai mulți angajați cu aceleași nume de familie, atunci patronimele lor, precum și prenumele, sunt înregistrate în întregime.

Anumite tipuri de ordine privind personalul sunt întocmite în conformitate cu regulile documentului „Forme unificate de documentație contabilă primară pentru evidența personalului.” La 5 ianuarie 2004, Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a emis Rezoluția nr. 1, prin care a unificat formele de comenzi:

• despre angajare (Formularul T-1, precum și Formularul T-1a)
• despre transferul unui lucrător la un alt loc de muncă (Formularul T-5, precum și Formularul T-5a);
• despre încetarea (încetarea) Contractului de muncă cu un angajat (sau concedierea) (Formularul T-8, precum și Formularul T-8a);
• comenzi pentru trimiterea unui lucrător într-o călătorie de afaceri (Formularul T-9, precum și Formularul T-9a);
• ordine de încurajare a angajaților (formularul T-11, precum și formularul T-11a).

Litera „a”, care se adaugă la numărul care are o formă unificată, înseamnă că este folosită pentru a documenta comenzile legate de personal, în timp ce ordinul se aplică mai multor angajați deodată (de exemplu, un ordin de angajare a mai multor persoane la o dată, care formează o singură brigadă).

Prima este o perioadă de valabilitate de cinci ani (pe termen scurt). Se înregistrează:

• concedii acordate pentru studiu;
• concediu de odihna acordat anual in conformitate cu prevederile contractului de munca;
• sancțiuni disciplinare;
• Registrul de sarcini;
• călătorii de afaceri pe termen scurt.

Al doilea are o perioadă de valabilitate de 75 de ani (pe termen lung). Se înregistrează:

• ordine privind angajarea, concedierea și transferurile oficiale;
• informatii despre salarii si bonusuri;
• informatii despre stimulente, premii;
• informații privind aspectele de pregătire avansată, certificare, repartizare a gradelor, categorii și așa mai departe;
• despre atribuțiile care au legătură cu activitatea principală;
• comenzi pentru călătorii lungi de afaceri;
• ordine de acordare a concediului fără plată.

Nu este nevoie să vă grăbiți să completați jurnalul PM. Merită să vă asigurați că managerul nu se răzgândește cu privire la emiterea comenzii, nu schimbă tipul de document sau data acestuia.

Ofițerii de personal cu experiență recomandă ca acele comenzi privind personalul care pot fi atribuite fluxului de documente privind mișcarea externă a angajaților să fie separate de ordinele legate de mișcările interne ale angajaților. Această împărțire a datelor în viitor poate facilita foarte mult obținerea datelor necesare analizei:

• fluctuația generală a personalului;
• frecvența și indicatorii cantitativi ai angajării;
• statistici disponibilizarilor;
• statistica transferurilor, care în timpul analizei sunt considerate ca intrarea într-un nou loc de muncă după părăsirea celui vechi.

Pentru aceeași simplificare, comenzile pentru concedii, pentru înregistrarea concediilor medicale și comenzile pentru călătorii de afaceri pot fi luate în considerare și în alte reviste.

Reguli de proiectare a revistei

Există mai multe cerințe pentru jurnalul de înregistrare a medicamentelor în ceea ce privește proiectarea și întreținerea acestuia.

• Revista trebuie să aibă o pagină de titlu. Acesta indică:

1. Numele organizației;
2. numele departamentului (departamentul HR);
3. data de începere a jurnalizării, precum și data de încheiere (coloana se completează la depunerea documentului la arhivă).

• Responsabilitatea pentru menținerea jurnalului revine unei anumite persoane. Pe reversul paginii de titlu sunt indicate numele, patronimul, prenumele și funcția acestuia.
• Toate înregistrările din jurnal sunt numerotate secvenţial.
• Comenzile sunt introduse în jurnal în ordine cronologică - înregistrarea ulterioară trebuie să aibă o dată de intrare ulterioară celei anterioare.

Când faceți înregistrări, utilizați formate standard pentru scrierea datelor - zi, lună, an.

• Datele despre angajatul (prenume, patronim, nume) pentru care a fost emis ordinul sunt introduse fără abrevieri sau modificări.
• Informațiile introduse în jurnal trebuie să corespundă conținutului specific al comenzilor.

Ofițerii de personal cu experiență oferă sfaturi - nu introduceți toate comenzile emise pentru angajați într-un singur jurnal, ci le împart pe grupuri, bazându-se împărțirea pe tipul de acțiune privind comanda scrisă. De exemplu - certificare, o comandă de călătorie de afaceri, o comandă de a trece la un nou loc de muncă și așa mai departe. Este recomandabil să atribuiți fiecărui grup propriul index. De exemplu, comenzile pentru deplasarea personalului primesc indicele LS, comenzile pentru vacanțe primesc indicele O, înregistrările concediilor medicale primesc indicele B, comenzilor pentru călătorii de afaceri li se atribuie indicele KM și așa mai departe. În organizațiile care angajează un număr mare de angajați, o astfel de indexare în viitor va face mult mai ușor să găsiți înregistrarea corespunzătoare. Această divizie ajută, de asemenea, la analiza activității întreprinderii pentru a dezvolta o nouă formă de contract colectiv și la analizarea fluctuației personalului.

Instrucțiunile tip privind munca de birou desfășurată în organele federale, aprobate prin Ordinul Arhivei Federale (nr. 68 din 27 noiembrie 2000), nu stabilesc reguli stricte privind ordinea de numerotare în Registrul comenzilor referitoare la personal. Se notează doar necesitatea numerotării comenzilor sub formă de numerotare secvențială în decurs de un an calendaristic. Se observă că instrucțiunile, comenzile privind medicamentele și activitățile de bază sunt numerotate separat.

Protecția informațiilor introduse în jurnal

Înregistrările din jurnal sunt protejate împotriva modificărilor neautorizate, în conformitate cu cerințele pentru documentele de arhivă.

Oferă protecție împotriva:

• atașamente de foi;
• îndepărtarea foilor;
• ajustări ilegale;
• corecții necorespunzătoare.

Întrucât atât ordinele în sine privind personalul, cât și înscrierile acestora în cadrul legal sunt clasificate drept documente semnificative din punct de vedere juridic, pentru a evita greșelile nu se recomandă utilizarea abrevierilor care să permită interpretarea ambiguă a înscrierii.

În acest scop:

• împletirea revistei, inclusiv toate foile;
• numerotarea tuturor paginilor;
• capetele cablului de firmware al revistei de pe ultima foaie sunt fixate cu un autocolant cu sigiliul organizației, precum și semnătura unui funcționar sau folosind un sigiliu de ceară;
• pe ultima pagină înainte de depunerea la arhivă se face o evidență despre numărul de foi, această înregistrare este certificată prin semnătura șefului de secție, precum și sigiliul organizației.

În revistele tipărite produse industrial, toate aceste condiții de securitate au fost deja îndeplinite, iar un autocolant cu o hologramă aplicată - inscripția „Sealed” - este oferit ca sigiliu. Când este deschis, se schimbă automat în inscripția „Deschis”.

Posibilitatea decolării elementului de control trebuie exclusă complet. Cel mai bine este să laminati capacul.

De la corecții neautorizate, precum și ajustări ale înregistrărilor, se stabilesc reguli pentru corecțiile făcute înregistrărilor de jurnal, de exemplu, în cazurile de introducere a informațiilor eronate.

Pentru corecțiile legitime, regula de efectuare a modificărilor se stabilește în următoarea ordine:

• O intrare care necesită corectare este tăiată cu o linie. Apoi se efectuează o nouă înscriere și se face o mențiune de certificare despre corectarea efectuată, cu indicarea datei acțiunii întreprinse cu semnătura persoanei responsabile de corectarea efectuată;
• este interzisă orice ștergere, folosire de mijloace corective sau tăiere, în urma cărora devine imposibilă citirea înregistrării corectate.

Atunci când se efectuează modificări în Jurnalul de medicamente, modificările trebuie făcute cu deosebită atenție, în strictă conformitate cu regulile stabilite, cu un scris de mână clar, ușor de citit.

Menținerea unui jurnal al comenzilor de medicamente în formă electronică

Actele legale și de reglementare privind munca de birou și fluxul de documente permit menținerea unui jurnal de medicină atât pe hârtie, în formă tradițională, cât și în format electronic. Un fișier de calculator, care este în esență un tabel de înregistrare, trebuie protejat de modificări neautorizate și, în general, de acces. Regulile pentru menținerea unui astfel de jurnal electronic sunt similare cu regulile pentru menținerea unui jurnal pe hârtie.

Un jurnal electronic existent sau forma sa separată poate fi tipărită dacă este necesar, respectând toate cerințele necesare pentru proiectarea externă:

• acoperi;
• numerotare;
• Pagina titlu.

Foile tipărite sunt apoi capsate în conformitate cu cerințele pentru numerotarea paginilor, cusătura și capsarea foilor, certificarea semnăturii și sigilarea.

Rezolvarea problemelor de producție, concedierea angajaților, completarea personalului cu personal nou - aceste proceduri reflectă activitățile curente ale fiecărei întreprinderi.

Activitățile operaționale nu trec fără să lase urme, atunci când execuția se realizează la ordinul managerului, ordinele în ordinea priorității se înregistrează în departamentul de personal. Creat pentru înregistrarea comenzilor revistă specială.

Ce este și de ce este compilat?

Munca firmelor este organizată conform program reglementat. Pentru a asigura coerența între zonele de producție, multe procese sunt efectuate pe baza unor comenzi scrise emanate de management. Ei poarta caracter local. Trebuie avută în vedere documentația administrativă corect executată emisă pentru revizuirea personalului.

În baza ordinului local al șefului organizației, în cadrul acesteia se întâmplă următoarele:

• repartizarea comenzii in functie de responsabilitati functionale;
• consolidarea actelor juridice;
• angajarea si concedierea angajatilor;
• deplasarea pe poziții, cu creșteri de rang și categorii;
• aprobarea regulamentelor, instructiunilor, regulilor;
• diverse activitati de productie.

Obligația de a lua în considerare documentele curente cu caracter de comandă îi revine Angajații departamentului HR. Cu ajutorul lor se exercită controlul asupra fluxului de documente al companiei. Pentru ușurința muncii de birou, angajatorii creează două tipuri de registre.

Se înregistrează ordinele administrației care vizează principalele activități în care are loc aprobarea:

• acte locale;
• masa de personal;
• persoane responsabile;
• comisii de certificare;
• efectuarea de audituri;
• mod de operare.

O altă revistă vă va familiariza cu ordinele de conducere privind mișcările de personal legate de personalul întreprinderii. Nu există reglementări clare în legislație cu privire la numărul de carnete de înmatriculare care trebuie păstrate, această problemă este rezolvată de întreprinzător. Separarea contabilității comenzilor este necesară pentru clasificarea comenzilor prin termen de valabilitate.

Reglementare de reglementare

Publicat în Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558 din 25 august 2010 lista de lucrări, care sunt recomandate întreprinderilor să le creeze în cursul activităților lor.

În poziția sa de bază, este prescris printr-un act normativ. Sunt indicate termenele pentru fluxul documentelor de personal, unde trebuie menținută înregistrarea comenzilor de personal 5 sau 75 de ani.

Documentele administrative de ieșire sunt numerotate în ordinea formării lor; formatul trebuie să respecte instrucțiunile standard. Acest lucru este menționat în Ordinul Arhivei Federale nr. 68.

Se publică că trebuie să aibă loc clasificarea comenzilor într-un singur registru de înregistrare în cursul anului calendaristic, apoi sunt depuse în arhivă. Nu este interzisă continuarea cărții anterioare, ci conform noilor intrări.

Orientărilor locale li se atribuie numere separate care se referă la:

• comenzi pentru activități organizatorice ale companiei;
• ordine care vizează reglementarea muncii personalului.

Acuratețea în completarea directorului de înregistrare și păstrarea corectă a evidenței sunt cerințele de bază pentru îndeplinirea atribuțiilor de către specialiștii în resurse umane. Perioadele de păstrare a documentelor administrative sunt concepute pentru a permite utilizarea înregistrărilor la cererea autorităților de la nivel de stat, precum și în cazul în care este nevoie de date de la angajați.

Relația dintre angajator și personal este diferită. În cazul în care a intervenit o situație controversată și este adusă în judecată la o autoritate superioară, un ordin găsit în jurnal va permite soluționarea conflictului prin confirmarea sau infirmarea legalității acțiunilor părților în litigiu.

Nu există o formă de jurnal unificată în care să aibă loc contabilitatea, precum și documentația administrativă de ieșire. Fiecare organizație are dreptul de a dezvolta o publicație la propria discreție, dar trebuie să respecte mostrele standard prevăzute în munca de birou.

Caracterul consultativ al subdiviziunii de pagină structurală a documentului, precum și coloana fiecărei foi în care vor fi trecute comenzile conducerii întreprinderii pentru producția principală, include următoarele articole:

• design pagina de titlu;
• desemnarea persoanei responsabile;
• lista comenzilor înregistrate.

pagina principala contine:

• Numele companiei;
• scopul cărții;
• începutul și sfârșitul tranzacțiilor contabile după dată.

În coloana cu informații despre persoanele responsabile trebuie să indicați:

• numele specialiștilor însărcinați cu ținerea evidenței, completarea jurnalului;
• funcția deținută, pe ce bază desfășoară angajații misiunea;
• semnătura care confirmă obligațiile îndeplinite.

Baza jurnalului sunt paginile în care apar înregistrări:

• acte locale prin numere de serie atribuite;
• datele comenzii create;
• sub ce număr a fost emis ordinul;
• denumirea documentului sub forma unui rezumat al scopului lucrării;
• numărul de pagini publicate;
• numele complete ale funcționarilor pentru care a fost elaborat documentul.

Condiția principală în proiectarea cărții de înregistrare este fiabilitatea datelor transferate către acesta. Sunt excluse corecțiile, tăierea și ajustările cu substanțe speciale.

Cerințe pentru umplere și probă

Jurnalul în care sunt înregistrate comenzile de personal are o structură similară; diferențele sunt în numele acestora, precum și în desemnarea informațiilor personale despre persoanele în privința cărora a fost emis ordinul.

Un ordin personalizat reglementează responsabilitățile anumitor angajați sau ale unui întreg departament. Actul local își extinde efectul asupra specialistului obișnuit, numirile contabililor-șefi și ale directorilor generali se înregistrează în registre separate.

Ordinele de personal adoptate în mod general, pe lângă angajarea și concedierea acestuia, indică:

• transferuri în alte posturi;
• combinarea proceselor de lucru;
• modificări ale salariului;
• călătorii de afaceri, vacanțe;
• premii;
• modificarea datelor personale ale angajatului.

Folosind mostrele, puteți vedea cum sunt completate colecțiile de înregistrare. In cazul in care ofiterul de cadre achizitioneaza mai multe exemplare, va avea la dispozitie registre pentru prelucrarea dosarelor de productie de diferite origini.

Pagina de titlu este în următorul format:

La crearea unei cărți cu direcția necesară, antreprenorul va trebui să desemneze pagina principală, care grup de comenzi va fi înregistrat aici.

Ofițerul de personal poate alinia secțiunile pagină cu pagină după cum este necesar; nimeni nu are nevoie de muncă suplimentară.

O fișă separată este creată pentru angajații responsabili care trebuie să facă înregistrări.

Designul competent al fiecărei pagini va duce la numai la rezultate favorabile in cazul inspectiilor de catre autoritatile fiscale, cautari pentru comanda necesara. Acuratețea documentației conferă pondere imaginii întreprinderii și a echipei care lucrează în ea.

Compilare jurnal

Cărțile de înregistrare sunt concepute pentru muncă de birou competentă. Practic, atribuțiile unui funcționar sunt îndeplinite de angajații departamentului sau biroului de personal.

Indiferent cine îndeplinește o astfel de funcție, întocmirea jurnalelor și înregistrarea documentației sunt subordonate reguli uniforme:

• ia în considerare toate lucrările curente, executive, de referință;
• corespondența este înregistrată o singură dată, mișcările sale între unitățile structurale nu sunt înregistrate;
• înregistrarea se efectuează în funcție de tipul documentarului, conținutul autorului;
• data înregistrării comenzii de ieșire se combină cu ziua semnării acesteia.

Numerele sunt atribuite documentelor în ordinea în care au fost primite pe parcursul anului; ele nu pot fi repetate pentru a asigura fiabilitatea funcției de căutare. În acest scop, documentele sunt dotate, pe lângă numerele de înregistrare, cu indexare - simboluri suplimentare. Evidențele se țin pe tot parcursul anului, dar nu este necesară închiderea cărții pe jumătate goală, este suficient să le despărțim cu o linie și să începem noul an cu înregistrarea la Nr.1.

Puteți afla despre ce fel de jurnale ar trebui să existe și cum să le flashați în acest videoclip.

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru personal este utilizat pentru optimizarea și sistematizarea fluxului de documente de personal în organizație. Vă permite să evitați confuzia în numerotarea în serie a regulamentelor și să urmăriți cronologia publicării acestora. Veți găsi un exemplu de completare a jurnalului de comenzi pentru personal în articolul nostru.

Ce documente trebuie înregistrate

Documentația privind personalul organizației include reglementări:

• angajati;
• despre traduceri;
• privind acordarea concediilor de odihna;
• despre încurajare etc.

Pentru a sistematiza munca cu aceste documente, angajatorul stabilește în mod independent numărul și denumirea cărților de înregistrare și a revistelor menținute în organizație. De obicei, există mai multe dintre ele și fiecare se desfășoară în conformitate cu gama existentă de cazuri. De exemplu, în fiecare organizație, reglementările privind angajarea și concedierea personalului sunt menținute separat, iar alte documente sunt înregistrate la discreția angajatorului în registre separate.

Procedură

Procedura de funcționare este stabilită de către angajator printr-un act normativ separat privind activitatea principală, care se întocmește în formă liberă și stabilește:

• angajații companiei responsabili cu depozitarea și întreținerea;
• înlocuirea persoanelor temporar absente responsabile cu managementul;
• perioadele de întreținere (un an, 5 ani, etc.) și locul de depozitare.

Termenul de valabilitate al revistelor este de 75 de ani.

Cărțile sunt cusute, numerotate și sigilate.

Puteți cumpăra un jurnal pentru înregistrarea comenzilor în Sankt Petersburg și Moscova la un magazin de papetărie sau îl puteți comanda într-un magazin online la un preț de 300 de ruble pe bucată.

Dacă organizația trebuie să aibă un carnet de comenzi este decis personal de directorul general. Nu există instrucțiuni clare în legislație cu privire la necesitatea de a avea aceste reviste în organizațiile comerciale. Cu toate acestea, se recomandă să păstrați cel puțin patru registre contabile pentru reglementările de resurse umane:

• despre angajare;
• privind acordarea concediilor de odihna;
• despre stimulente;
• despre concedieri.

Acestea sunt cele mai populare reglementări ale angajatorului, ale căror copii le solicită angajații. Departamentul HR are la dispoziție trei zile pentru a pregăti documentele necesare. Când există o ordine clar stabilită de depozitare, căutarea lor este mai rapidă.

Cum se întocmește un jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Puteți păstra un jurnal fie pe hârtie, fie în format electronic. Este mai convenabil pentru oricine, deoarece conținutul său este destinat exclusiv angajaților departamentului de personal.

Un sistem optimizat de flux de documente este unul dintre cei mai importanți factori necesari pentru a asigura evidența personalului de înaltă calitate a unei întreprinderi. În acest articol vă vom spune despre contabilizarea comenzilor într-o organizație: este necesară înregistrarea comenzilor, sub ce formă trebuie întocmit Jurnalul de bord și vom analiza, de asemenea, principalele greșeli și vom răspunde la întrebările frecvente pe această temă.

Pentru ce este jurnalul de comenzi?

Sarcina principală a Jurnalului este de a optimiza informațiile despre comenzi pentru un confort maxim de lucru cu documentele. Acest obiectiv este atins printr-un mod special de completare a Jurnalului:

• informațiile din Jurnal sunt introduse în ordine cronologică;
• Revista ierarhizează comenzile după tip (informații, administrative) și domeniile de activitate ale companiei (activități principale, personal).

Astfel, dacă aveți un Jurnal, procesul de găsire a comenzii necesare va dura foarte puțin.

Este necesar să ții un Jurnal?

Legislația actuală nu conține reguli directe privind procedura obligatorie de ținere a Jurnalului. Cu toate acestea, cu un flux de documente voluminos, Jurnalul este o necesitate „vitală”. La urma urmei, cu ajutorul său, un ofițer de personal poate sistematiza în mod optim documentele în scopul ușurinței utilizării în lucrările viitoare.

Un alt avantaj al menținerii unui Jurnal este confirmarea suplimentară a faptului publicării documentului până la data înregistrării. În cazul în care apar probleme controversate, atunci când data intrării în vigoare a comenzii nu corespunde cu data semnării documentului, data înregistrării comenzii în Jurnal constituie o confirmare suplimentară a legalității comenzilor descrise în comandă.

Cadrul legislativ pentru înregistrarea documentației

După cum sa menționat mai sus, legea actuală nu impune companiilor să înregistreze comenzile în Jurnal. Contabilitatea comenzilor rămâne la latitudinea conducerii companiei; în acest sens, procedura de introducere a informațiilor în Jurnal, forma acestuia și procedura de stocare sunt stabilite de fiecare companie în parte. În același timp, există o serie de reglementări actuale care oferă recomandări cu privire la procedura de menținere a Jurnalului.

Organizarea contabilitatii comenzilor

Cum se numerotează comenzile într-un jurnal

Înainte de a introduce informații despre o comandă în Jurnal, documentului ar trebui să i se aloce un număr individual. Pentru confortul lucrului cu documente și în conformitate cu instrucțiunile actuale, se utilizează următorul sistem de numerotare și indexare a comenzilor:

1. Toate comenzile trebuie grupate pe tipuri principale (activități principale, personal, activități administrative și de afaceri).
2. În funcție de tipul comenzii, numărului documentului i se atribuie un index (OS - activitate principală, LS - personal, AHD - activități administrative și economice).
3. Documentele sunt numerotate digital conform regulilor de numerotare continuă.

Întreprinderile cu un personal mare și o gamă largă de documente, de regulă, dezvoltă reguli suplimentare de codificare și indexare. De exemplu, comenzile pentru personal sunt împărțite în continuare în ordine de angajare (Rr), concediere (Uv), transfer în altă funcție (Per) etc.

Pentru a optimiza și mai mult fluxul de documente, unele întreprinderi numără comenzile în conformitate cu data înregistrării (data comenzii pentru activitatea principală este 14.07.17, comanda este numerotată 140717 - OD).

În ciuda faptului că în acest caz se încalcă principiul numerotării continue, acest mecanism de atribuire a numerelor nu contravine legislației în vigoare și poate fi utilizat dacă procedura este stabilită în documentele de reglementare interne ale companiei.

Exemplul nr. 1. Blank LLC are un personal mic și folosește un sistem comun de numerotare și indexare a comenzilor:

• numerotarea continuă în conformitate cu cronologia emiterii comenzilor;
• indexare pe tipuri de documente (OD, LS, AHD).

În a doua jumătate a anului 2017, „Blank” a emis următoarele ordine:

1. 07.17, conform ordinului, un economist a fost angajat ca angajat al Blank SRL. Comanda este numerotata 14-LS.
2. 07.17 a fost emis un ordin de deschidere a unui nou punct de vânzare cu amănuntul (Nr. 15-OD).
3. 07.17, prin ordinul nr.16-AHD, au fost numiți angajați responsabili cu racordarea punctului de vânzare cu amănuntul la rețeaua termică a orașului.

Exemplul nr. 2. JSC GlavStroy are un personal mare și folosește un sistem special pentru numerotarea și indexarea comenzilor:

• numărul de comandă este atribuit în conformitate cu data semnării documentului;
• comenzile pentru personal sunt indexate în mod special (angajare - PR, concediere - Uv, transfer în altă funcție - Per).

În iulie 2017, GlavStroy JSC a emis următoarele ordine:

• 07.17 a fost angajat tehnolog atelier producție (nr. comandă 130717-PrR);
• 07.17 economistul-șef al departamentului de planificare a fost demis la cererea sa (ordin nr. 140717-Uv);
• 07.17 un angajat al departamentului de vânzări a fost transferat în funcția de șef al departamentului (comanda nr. 150717-Per).

Cum se întocmește un jurnal de comandă

În general, Jurnalul de Comenzi se întocmește pe o perioadă de un an, adică se introduc în el informații despre comenzile semnate și intrate în vigoare în cursul anului calendaristic. Dacă vorbim de o companie mare cu un flux mare de documente, atunci este indicat ca astfel de organizații să înceapă să mențină un nou Jurnal la fiecare șase luni sau trimestrial.

Noul Jurnal ar trebui să aibă o pagină de titlu care să indice:

• denumirea întreprinderii;
• titlul documentului;
• datele de începere și de încheiere a întreținerii Jurnalului;
• Numele complet și funcția persoanei responsabile cu menținerea Jurnalului.

La sfârșitul perioadei indicate pe pagina de titlu, documentul trebuie legat în conformitate cu cerințele generale, și anume, indicați numărul de foi și sigilați-l.

Procedura de introducere a datelor în Jurnalul de comenzi

Fiecare întreprindere are dreptul de a dezvolta și utiliza în mod independent formularul Jurnal. Cu toate acestea, de regulă, documentul este completat sub forma unui tabel și conține următoarele date:

1. Număr de serie. Deoarece Jurnalul implică introducerea cronologică a informațiilor și numerotarea continuă, toate comenzile reflectate în Jurnal trebuie să aibă propriul număr de serie.
2. Data documentului. În coloană se trec data semnării ordinului managerului și a intrării în vigoare a documentului. Această dată este criteriul de menținere a unei evidențe cronologice.
3. Numarul documentului. Comenzile sunt numerotate conform ordinului aprobat de organizație. Numărul complet al comenzii (inclusiv indexul) este introdus în Jurnal.
4. Descrierea documentului. Coloana oferă un rezumat al comenzii (Cu privire la crearea unui serviciu de monitorizare financiară, La trimiterea într-o călătorie de afaceri, La eliberarea îmbrăcămintei speciale).
5. Responsabil de executie. Textul ordinului conține informații despre persoana care este responsabilă pentru executarea ordinului. Datele despre persoana responsabilă (numele complet, funcția) ar trebui să fie transferate în Jurnal.
6. Persoane familiare. Coloana trebuie să reflecte informații despre persoanele care trebuie să fie familiarizate cu comanda (de exemplu, toți angajații, angajații unui anumit departament, persoanele care ocupă anumite posturi, anumiți angajați - prin nume complet).

Exemplu de jurnal de comandă

În august 2017, Globus LLC a emis următoarele ordine:

• 08.17 – despre crearea unei noi linii de produse;
• 08.17 – cu privire la modificări la tabloul de personal;
• 08.17 – despre munca organizatorică legată de mutarea într-un nou birou.

Comenzile sunt numerotate în conformitate cu ordinea internă. Jurnalul de comenzi este formatat după cum urmează:

Persoane responsabile pentru executare

În cazul utilizării Registrului de Comenzi, conducerea organizației desemnează o persoană responsabilă pentru întreținerea, înregistrarea, păstrarea și clasarea acestuia. În general, această persoană este un angajat al departamentului de resurse umane. Dacă Jurnalul este ținut într-o companie mică, atunci angajatul responsabil poate fi un contabil.

Persoana responsabilă cu menținerea documentului trebuie să fie indicată în documentul de reglementare intern (în Procedura de evidență a personalului). Este recomandabil să indicați nu numele complet al unui anumit angajat, ci postul, deoarece în acest caz, atunci când angajatul este concediat, atribuțiile sale vor trece succesorului său.

Greșeli frecvente la crearea unui jurnal de comenzi

Mai jos ne vom uita la TOP 3 greșeli frecvente făcute la menținerea jurnalului de comenzi.

Greșeala #1. Procedura de mentinere a Jurnalului de Comenzi nu este stabilita prin regulamente interne.

Greșeala #2. Este obligatoriu ca un antreprenor individual să țină un Jurnal.

Nu există obligații de menținere a unui Jurnal de Comenzi pentru toate firmele și antreprenorii, indiferent de structura organizatorică și juridică, domeniul de activitate, numărul de angajați etc. Astfel, necesitatea menținerii unui Jurnal pentru antreprenorii individuali rămâne la latitudinea antreprenorului.

Greșeala #3. Nu există nicio persoană responsabilă pentru menținerea Jurnalului.

Documentul intern care reglementează regulile generale de completare și întocmire a Jurnalului trebuie să precizeze persoana responsabilă cu menținerea documentului. Această persoană, de regulă, este un reprezentant al serviciului de personal, dar, la discreția conducerii, responsabilitatea poate fi atribuită altor angajați. Angajatului responsabil i se atribuie obligații pentru proiectarea, completarea, depozitarea și capsarea Jurnalului.

Rubrica „Întrebare și răspuns”

Întrebarea nr. 1. Este posibil să păstrați Jurnalul electronic?

Forma de păstrare a Jurnalului, precum și procedura de completare a acestuia, nu sunt stabilite prin lege. Prin urmare, la discreția organizației, jurnalul poate fi păstrat în formă electronică. Forma dosarului electronic și mecanismul de introducere a informațiilor în acesta sunt elaborate și aprobate de companie în mod individual. De regulă, forma electronică a Jurnalului este utilizată în companiile mari și în acele organizații care au implementat managementul electronic al documentelor. Acest formular reduce semnificativ timpul petrecut pentru completarea Jurnalului și munca ulterioară cu documente.

Întrebarea nr. 2. Este posibil să se indice în Procedura de ținere a evidenței personalului numele complet al angajatului responsabil cu ținerea Jurnalului?

Indicarea numelui complet al unui anumit angajat ca persoană responsabilă cu menținerea Jurnalului nu contravine legislației în vigoare. Cu toate acestea, această metodă de numire a unui responsabil nu este cea mai rațională. La urma urmei, atunci când un angajat este concediat sau transferat într-o altă poziție, organizația va trebui să facă modificări Procedurii. În acest caz, este indicat să se indice postul specific căruia îi este atribuită responsabilitatea (de exemplu, specialist senior în departamentul HR).

Întrebarea nr. 3. Este posibilă înregistrarea comenzilor nu în ordinea cronologică a semnării, ci până la data intrării în vigoare?

Utilizarea acestei metode nu este interzisă. În acest caz, coloana „Data intrării în vigoare a documentului” trebuie adăugată la Jurnal și trebuie aplicată ordinea cronologică pe baza acestei date. Cu toate acestea, practica arată că un astfel de mecanism de înregistrare nu este cel mai convenabil și complică foarte mult căutarea și munca ulterioară cu documente.