Pe lângă contabilitate și contabilitate fiscală, orice persoană juridică sau întreprinzător individual (dacă are angajați) este obligată să țină evidența personalului. Cu toate acestea, practica arată că evidențele personalului din organizațiile mici fie sunt complet absente, fie sunt prezente doar acea parte a acesteia care este asociată cu plata salariilor și cu calcularea impozitelor. Prin urmare, în acest articol dorim să vorbim despre un anumit minim de documente de personal pe care ar trebui să le aibă fiecare organizație.

Ce este evidența personalului? Cine ar trebui să-l conducă?

Ce este contabilitatea personalului? Nu există o definiție unică, dar în termeni simpli putem spune că este vorba de înregistrarea documentelor legate de angajați. Adică toate documentele care au legătură într-un fel sau altul cu formalizarea relațiilor de muncă (angajare, concediere etc.) și cu organizarea muncii salariaților (regulamentul intern al muncii, reglementările privind sporurile etc.) sunt evidențe ale personalului.

Cine ar trebui să o facă în organizație? Acesta este adesea un punct dureros pentru întreprinderile mici. Deoarece menținerea evidențelor personalului în întregime și „nu pentru prezentare” este o chestiune foarte dificilă, ar trebui să fie gestionată de o persoană special instruită - un specialist în departamentul de personal (cu alte cuvinte, un ofițer de personal). Dar poate fi foarte dificil să-l motivezi pe directorul unei organizații să angajeze o persoană specială care să dea socoteală de personal. Pe de altă parte, o companie mică nu are suficientă muncă pentru un specialist individual. Prin urmare, acest lucru este de obicei realizat de contabilul șef și managerul companiei.

Având în vedere acest lucru, apare o situație când evidența personalului este păstrată doar într-o anumită parte a acestora: managerul angajează un angajat, contabilul șef își calculează salariul. Asta e tot. Deși angajatorul are mult mai multe responsabilități decât cele enumerate mai sus. Principala lege care reglementează relația dintre angajat și angajator este Codul Muncii al Federației Ruse (LC RF). El este cel care stabilește drepturile și obligațiile angajatorului în domeniul evidenței personalului.

Setul minim de documente

Diverse articole din Codul Muncii al Federației Ruse definesc destul de multe documente de personal care ar trebui să fie în orice organizație. Nu vom atinge procedura de întocmire a acestor documente, ci vom oferi doar o listă a acelor documente care trebuie (trebuie să fie stocate) la întreprindere, cu câteva comentarii. Asa de:

1. Contract de muncă. Trebuie încheiat un contract de muncă cu fiecare angajat (inclusiv directorul organizației), deoarece în baza contractului de muncă iau naștere relațiile de muncă.
2. Acorduri suplimentare la contractul de munca. Dacă se modifică termenii contractului de muncă, atunci toate modificările trebuie să fie formalizate sub formă de documente suplimentare. acorduri la contractul de munca.
3. Descrierea postului. Descrie ce trebuie să facă angajatul în această funcție, drepturile și responsabilitățile sale. Poate fi inclus in contractul de munca si atunci nu este necesar un document separat.
4. Istoria Angajărilor. La angajarea unui angajat, angajatorul trebuie să-și ia cartea de muncă, să facă o înscriere corespunzătoare în ea și să o păstreze corespunzător. Cartea de muncă este returnată angajatului la concediere.
5. Carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de carnet de muncă și inserțiile din acestea și carnetul de înregistrare a mișcării cărților de muncă și inserțiile în acestea sunt documente obligatorii pentru evidența carnetelor de muncă păstrate de angajator.
6. Program de angajare. Pe baza tabloului de personal se determină posturile și posturile pentru care sunt angajați angajații.
7. Program de vacanță. Trebuie să fie în fiecare întreprindere. De obicei, este compilat la sfârșitul anului pentru anul următor.
8. Foaia de pontaj. Un document obligatoriu al unui formular aprobat în care angajatorul ia în considerare timpul lucrat de angajat. Efectuat pentru fiecare angajat.
9. Fișă de plată. Eliberat fiecărui angajat în ziua de plată. Nu există un formular aprobat, dar există cerințe obligatorii pentru conținutul fișei de plată.
10. Cardul personal al angajatului. Conține informații complete despre angajat. Există o formă aprobată de card personal. Efectuat pentru fiecare angajat.
11. Regulamentul intern al muncii (ILR). Un document obligatoriu, care, după cum sugerează și numele, stabilește reglementări interne de muncă. Angajații trebuie să fie familiarizați cu el.
12. Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal (PDPD). Un document obligatoriu în care angajatorul reglementează procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal. PPPD poate fi inclus în PVTR și apoi nu este necesar un document separat. Angajații trebuie să fie familiarizați cu el.
13. Reglementări privind remunerarea și sporurile. Un document care descrie metode posibile de bonusuri și plăți suplimentare. Poate fi inclus în PVTR și apoi nu este necesar un document separat. Angajații trebuie să fie familiarizați cu el.
14. Documente care confirmă autoritatea. Imputerniciri in cazul in care documentele de personal sunt semnate nu de manager, ci de o persoana special imputernicita.
15. Comenzi relevante. La angajare, la aprobarea borderourilor de salariu, PVTR, PZPD etc. Adică, toate acțiunile legate de personal trebuie efectuate pe baza ordinelor/instrucțiunilor managerului (sau a altei persoane autorizate). Există formulare aprobate pentru unele comenzi (de exemplu, angajare).

Aceasta încheie lista minimă de documente de personal necesare. Există mult mai multe documente pe care întreprinderea trebuie să le aibă și, de exemplu, reglementări privind călătoriile de afaceri - dacă angajații pleacă în călătorii de afaceri, reglementări privind programul de lucru neregulat - dacă angajații au unul, precum și documente privind înregistrarea militară a cetățenilor etc. Dar acestea sunt documente mai specifice.

Unele caracteristici ale dosarelor de personal

Este recomandabil să pregătiți, să păstrați și să mențineți lista de documente de mai sus. Cu toate acestea, pentru a vă putea îndeplini mai ușor responsabilitățile de păstrare a evidenței personalului, există câteva puncte care trebuie luate în considerare.

Primul. Dacă un antreprenor individual angajează un angajat pentru prima dată, atunci, spre deosebire de o entitate juridică, acesta trebuie să se înregistreze la organele sale teritoriale ale Fondului de pensii al Rusiei și ale Fondului de asigurări sociale ca angajator. Termenele de înregistrare sunt următoarele: 10 zile pentru înregistrarea la Fondul de Asigurări Sociale și 30 de zile pentru înregistrarea la Fondul de Pensii. Perioada se numără de la data angajării primului angajat. În caz contrar, antreprenorul individual se va confrunta cu amenzi considerabile.

Al doilea. Angajatorul este obligat să familiarizeze angajații cu multe documente împotriva semnării. Prin urmare, este convenabil să creați o carte (cărți) corespunzătoare în care angajații vor semna că au citit documentul. În plus, de exemplu, angajatorul este obligat să emită salariatului o fișă de plată. Prin urmare, este înțelept să aduceți o carte pentru eliberarea bonurilor de salariu. În ea, angajații vor semna pentru primirea lor. Dar în cazul oricărui conflict, ea va fi cea care va confirma că foile au fost efectiv emise.

Mici trucuri

Să presupunem că așteptați un audit programat sau neprogramat al înregistrărilor de personal de către autoritățile de reglementare. Acest lucru este cu siguranță neplăcut, dar ce poți face? Pentru ca testul să fie cât mai nedureros, este indicat să vă pregătiți pentru el. Și în timpul pregătirii, este necesar să se țină cont de câteva puncte ale legislației legate de aceasta (recomandăm să le acordăm o atenție deosebită), și anume:

1. Autoritățile de reglementare trebuie să vă informeze cu privire la o inspecție programată cu cel puțin trei zile înainte de începerea acesteia (articolul 9 din Legea nr. 294-FZ). Despre un eveniment neprogramat - nu mai târziu de 24 de ore înainte de începerea acestuia (cu unele excepții, articolul 10 din Legea nr. 294-FZ).
2. Perioada pentru efectuarea unei inspecții (documentare, la fața locului) nu poate fi mai mare de 20 de zile lucrătoare. Perioada unei inspecții programate la fața locului pentru o întreprindere mică nu poate depăși 50 de ore, pentru o microîntreprindere nu poate fi mai mare de 15 ore (articolul 13 din Legea nr. 294-FZ).
3. O inspecție la fața locului nu poate fi efectuată în absența managerului sau a altei persoane autorizate (articolul 15 din Legea nr. 294-FZ).
4. În cazul unor încălcări grave în timpul unei inspecții, rezultatele acesteia nu pot fi dovada unei încălcări a legii de către organizație (articolul 20 din Legea nr. 294-FZ). Lista încălcărilor grave nu este mică (articolul 20 din Legea nr. 294-FZ) și include încălcarea termenelor de efectuare și notificare.

In custodie

Evidențele de personal nu sunt doar obligatorii, ci și o componentă foarte importantă a oricărei afaceri. Multe probleme care apar într-un fel sau altul în timpul activităților unei organizații se referă în mod specific la evidența personalului. Prin urmare, managementul său corect nu numai că va evita multe probleme, dar va oferi organizației o înțelegere mai completă a structurii sale interne, a riscurilor și a oportunităților.

Dacă nu există un ofițer de resurse umane în personal, cui ar trebui să i se atribuie responsabilități și cum? Mă refeream la responsabilități, precum: ținerea evidenței muncii, ținerea evidențelor militare, protecția muncii... - Acele Ordine asupra organizației care sunt verificate de autoritățile de reglementare. munca externă cu fracțiune de normă nu ne este potrivită - am încheiat un acord cu o organizație externă pentru „prestarea de servicii de HR” intern - mai ales că Personalul include doar personal inginer, director general și contabil șef

Răspuns

Organizația are un personal restrâns, iar postul de ofițer de personal nu este prevăzut și nu va fi introdus. Contabilul șef semnează pentru angajatul de personal. Este necesar să se emită un ordin în care să se precizeze că contabilul șef îndeplinește funcțiile de ofițer de personal și semnează pentru el (cum va arăta, poți da un exemplu)? Cum să aranjezi totul corect într-o astfel de situație într-o organizație? Dacă răspunsul este să se menționeze acest lucru în fișa postului, atunci organizația nu are fișe de post și nu intenționează să facă acest lucru, întrucât obligația de a întocmi fișele postului este stabilită doar pentru organele guvernamentale (articolul 47 din Legea din iulie). 27, 2004 Nr. 79 - Legea federală) . O organizație care nu este o agenție guvernamentală nu poate fi amendată pentru lipsa de instrucțiuni (scrisoare de la Rostrud din 9 august 2007 nr. 3042 - 6 - 0.

Răspuns

Necesar pentru orice intreprindere, indiferent de forma de proprietate, activitate si numarul de angajati. Pentru a o desfășura în mod competent și profesional, trebuie să fiți bine versați în dreptul muncii, să monitorizați modificările legislației și să aveți abilități în domeniul managementului evidenței personalului.

Ce este contabilitatea personalului și de ce este necesară?

O parte integrantă a activităților fiecărei companii este evidența personalului. Reprezintă lucrări reglementate de legea privind înregistrarea, contabilitatea și monitorizarea mișcării angajaților organizației.

Activitățile de personal implică înregistrarea:

• primirea angajaților;
• concedieri;
• mișcări orizontale (transfer între departamente) și verticale (de exemplu, creșterea carierei);
• calatorii de afaceri;
• concediu medical;
• foaia de pontaj;
• concedii (de orice tip - anuale, fără plată, pentru sarcină etc.);
• carduri personale pentru fiecare angajat etc.

Contabilitatea resurselor umane include, de asemenea:

• menținerea evidențelor militare;
• reglementarea relațiilor de muncă;
• crearea și înregistrarea diverselor (de exemplu, despre angajare, încurajarea unui angajat etc.);
• organizarea muncii și alte probleme.

Toată documentația este întocmită numai în conformitate cu normele și regulile cerute. Unele formulare sunt unificate, altele sunt instalate chiar la întreprindere.

Organizarea competentă a evidenței personalului rezolvă multe probleme și sarcini ale companiei. Desigur, există mii de nuanțe, dar există puncte de bază care se aplică fiecărei întreprinderi.

Cum să organizezi și cui să încredințezi menținerea evidenței personalului?

Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Totul depinde doar de caracteristicile întreprinderii și de ce alegere face managerul. Cele mai comune opțiuni:

Creați un întreg departament de resurse umane dacă compania angajează mulți oameni

Și când personalul este mic, poți angaja un specialist. Avantajele acestei metode sunt că munca este organizată de manager așa cum îi place lui și este reglementată și controlată după propriile principii.

Există și dezavantaje: este dificil de verificat profesionalismul specialistului angajat, deci există riscul ca un ofițer de personal necompetent să fie angajat.

Va trebui să cheltuiți timp și bani pe formare sau să căutați un alt angajat.

Avantajele acestei opțiuni de organizare a contabilității sunt că, dacă o persoană este recomandată, atunci (poate) chiar își face treaba, adică a fost testată în caz. Desigur, trebuie să discutați despre condițiile de muncă cu un astfel de ofițer de personal, astfel încât să se potrivească ambelor părți.

Încredințați chestiunile de HR unui contabil sau unei secretare bune

Pro: Economisește timp și bani. Adică, nu este nevoie să selectați un ofițer de personal și nu există costuri pentru menținerea înregistrărilor.

Dezavantaje: principala problemă la alegerea acestei metode este aceea că angajații efectuează muncă suplimentară după cea principală, ceea ce duce la erori, greșeli, lacune și o simplă lipsă a documentelor necesare. Și, bineînțeles, cunoștințele profesionale pe tema evidenței personalului sunt importante aici. Și dacă aceeași secretară le are, atunci riscul de complicații în acest caz este minimizat. Si invers.

Încredințați înregistrările de resurse umane unei organizații de externalizare

Bine: toate activitățile de personal cad pe umerii companiei de outsourcing, care își asumă această responsabilitate în baza unui contract. Pe lângă faptul că se acordă asistență constantă, continuă în probleme de personal, alegerea acestei metode reduce semnificativ costurile.

Dezavantaje: trebuie să alegeți o companie bine înființată, serioasă și, de asemenea, trebuie să stabiliți interacțiune, să creați un concept de lucru cu specialiști care vor lucra în afara biroului.
Managerul trebuie doar să aleagă modalitatea cea mai convenabilă și potrivită pentru el de a menține evidența personalului, cântărind avantajele și dezavantajele fiecărei metode.

Funcțiile postului de angajat al personalului

Ofițerului de resurse umane îi sunt atribuite următoarele responsabilități în conformitate cu instrucțiunile și contractul de muncă:

Aceasta este o listă incompletă a responsabilităților unui angajat al personalului; cerințele sunt aproximative. Pot fi mai multe decât cele de mai sus (sau mai puțin), dar în total acestea sunt abilitățile și abilitățile pe care trebuie să le aibă un specialist în resurse umane.

Evidența personalului: ce documente sunt necesare?

În mod normal, fiecare întreprindere trebuie să aibă următoarele tipuri de documente referitoare la personal:

• administrative (comenzi personale și de producție);
• confirmarea activitatii de munca;
• informare și calcul;
• corespondență internă;
• jurnalele de control și înregistrare.

Unele documente de personal trebuie să fie prezente la întreprindere. Acestea includ:
PVTR (regulamentul intern al muncii);

Toate documentele sunt stocate pentru un anumit număr de ani. Reglementat:

• articol sau secțiune din Codul Muncii;
• Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică;
• Legea federală și alte reglementări.

Dacă ceva (instrucțiuni, comenzi etc.) nu este disponibil, atunci acest fapt va trebui corectat. În general, unul dintre principiile muncii managerului de resurse umane este promptitudinea. Ușurează mult munca de zi cu zi și chiar dă forță legală unor acte. De fapt, este foarte important să nu neglijăm actualitatea. În caz contrar, au tendința de a crește ca un bulgăre de zăpadă.

Organizarea evidenței personalului: cum să o păstrăm, de unde să începem?

După ce v-ați stabilit într-o nouă poziție de ofițer de personal, mai întâi trebuie să efectuați un audit al documentației obligatorii. Dacă se dovedește (și se întâmplă acest lucru) că unele documente importante din listă lipsesc, atunci acestea trebuie restaurate. Desigur, nu va fi posibilă efectuarea unei astfel de lucrări într-o singură zi.

Prin urmare, ar trebui să evidențiați cele mai importante poziții și să începeți cu ele. Verificați prezența și corectitudinea designului (și dacă aveți nevoie să corectați sau să întocmiți un nou document): program de personal, program de vacanță, contracte de muncă, comenzi, înregistrări în evidența muncii.

Păstrați jurnalele contractelor de muncă și comenzilor de personal. Crea . Înțelegeți cardurile personale (T-2). Lucrați cu reglementările locale.
Principalul lucru este să completați toate documentele curente la timp. Munca in baza Codului Muncii si a regulilor de munca de birou. Și nu distrugeți actele de personal. Timpul de stocare a acestora este aprobat de Arhiva Federală („Lista…” din 10/06/2000).

Toate documentele contabile sunt necesare pentru transparența relațiilor de muncă. Sistemul de personal stabilește norme și principii care asigură stabilitate angajaților organizației, iar administrațiile creează condiții convenabile pentru.

Automatizare contabilă - 1C: avantajele lucrului cu programul

Păstrarea evidențelor personalului, în special într-o companie mare, este o muncă incredibil de responsabilă și enormă. Dar aici nu sunt permise greșeli! Dar astăzi există o modalitate de a automatiza activitățile ofițerilor de personal, care poate facilita și simplifica semnificativ activitatea departamentului, eficientiza activitățile, reducând semnificativ riscul de erori.

Folosind programul 1C, puteți păstra înregistrări în conformitate cu cerințele legale. Baza de date asigură stocarea fiabilă a informațiilor necesare despre angajați. Pe măsură ce se acumulează, devine posibil să se construiască diverse rapoarte care pot ajuta la analiza muncii și la dezvoltarea de noi direcții. De exemplu, rapoartele ar putea fi astfel:

• rata de rotație a personalului;
• statistica personalului;
• circulația lucrătorilor etc.

Programul ajută la rezolvarea aproape tuturor problemelor și sarcinilor contabilității personalului. Datorită 1C, șeful unei întreprinderi are posibilitatea de a obține informații despre starea lucrurilor într-un anumit departament, de a efectua analize și de a lua deciziile corecte de management. De asemenea, automatizarea vă permite să sincronizați activitățile mai multor servicii ale companiei (contabilitate, resurse umane, departamentul de salarizare), ceea ce îmbunătățește eficiența muncii și, de asemenea, creează toate condițiile pentru plata la timp a salariilor.

Concluzie

Deci, pentru a rezuma, putem observa următoarele:

• Registrele de personal sunt cea mai importantă parte a oricărei întreprinderi.
• Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Alegerea este la latitudinea liderului.
• Responsabilitățile de serviciu ale unui angajat al personalului sunt determinate de instrucțiuni și contractul de muncă.
• Există o listă de documente legate de munca personalului care trebuie să fie prezentă în fiecare companie. Și ar trebui să-ți începi cariera în departamentul de resurse umane verificând aceste documente.
• Păstrarea înregistrărilor este mult mai ușoară dacă este automatizată.

Evidențele personalului reprezintă nucleul pentru funcționarea normală și eficientă a oricărei întreprinderi. Prin urmare, managementul acestuia trebuie abordat cu deplină responsabilitate.

In contact cu

Inspectoratul de Stat al Muncii poate efectua o inspecție la o organizație sau întreprinzător individual în care există cel puțin un angajat. Nu-ți fie frică de verificări, doar fii conștient de posibilele greșeli în avans. Nu aveți nevoie de amendă conform art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Să ne uităm la principalele greșeli din evidența personalului.

Eroare 1: în sistemul de reglementări locale

Cea mai frecventă încălcare pe care Inspectoratul de Stat al Muncii (denumit în continuare Inspectoratul de Stat al Muncii) o identifică în timpul controalelor este aceea că, înainte de semnarea unui contract de muncă, angajatorul nu a familiarizat angajații cu reglementările locale legate direct de activitățile lor de muncă. A este obligat (Partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru o astfel de încălcare, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă în temeiul părții 1 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Valoarea amenzilor:

• de la 1000 ₽ la 5000 ₽ - pentru funcționari, precum și pentru persoanele care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o persoană juridică;
• de la 30.000 ₽ la 50.000 ₽ - pentru persoane juridice.

Angajatul trebuie să fie familiarizat cu reglementările locale (LNA) împotriva semnării chiar înainte de a semna contractul de muncă. Metode:

1. Angajatul semnează în jurnalul de familiarizare, o fișă separată de familiarizare etc. Acesta este așa-numitul mod indirect de familiarizare cu reglementările locale.
2. Angajatul pune un punct sau angajatorul adaugă o fișă întreagă de recenzie textului contractului de muncă. Această metodă este acceptabilă (în unele cazuri chiar este recunoscută în instanță), dar nu este corectă. În primul rând, trebuie să vă familiarizați cu reglementările locale împotriva semnării, apoi să semnați un contract de muncă.
3. Angajatul semnează textul actului de reglementare local. În cazul unui litigiu legal, această metodă vă va permite să dovediți conținutul textului la care angajatorul l-a prezentat angajatului. În practica judiciară, există situații în care inspectorii de la Inspectoratul Fiscal de Stat au considerat că este o încălcare atunci când angajatorul nu a putut furniza o fișă de familiarizare pentru un act de reglementare local (Decizia Tribunalului orașului Sankt Petersburg din 24 ianuarie 2012 nr. 7- 6/12).

Atunci când angajatorul nu poate dovedi că a familiarizat angajații cu reglementările locale, este imposibil ca angajații să fie trasați la răspundere disciplinară pentru îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu. Vă rugăm să rețineți că instanțele trebuie să studieze problema familiarizării angajatului cu LNA.

1. Verificați semnăturile angajaților care confirmă că au citit reglementările locale înainte de a semna un contract de muncă. Puteți alege metoda atunci când angajatul semnează direct sub textul actului de reglementare local sau într-un document separat, de exemplu, o fișă de familiarizare, un jurnal de familiarizare.
2. Verificați dacă compania dvs. are:

• reglementările interne ale muncii (articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reglementări locale privind salariile (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), privind protecția datelor cu caracter personal (Capitolul 14 din Codul Muncii al Federației Ruse), privind protecția muncii (R. X din Codul Muncii al Federației Ruse). Federaţie).

Aceste reglementări locale sunt obligatorii pentru toți angajatorii.

Greșeala 2: la încheierea contractelor de muncă pe durată determinată

Alegând o natură pe durată determinată a relațiilor de muncă, angajatorii comit greșeli care pot duce nu numai la răspunderea administrativă, ci și la reintegrarea salariaților la locul de muncă printr-o hotărâre judecătorească.

Primul lucru pe care trebuie să îl verifice un angajator este legalitatea încheierii unui contract de muncă pe durată determinată.

Mit: un contract de munca pe durata determinata poate fi incheiat prin acordul partilor in orice caz. Să o eliminăm cu referiri la partea 2 a art. 58 și art. 59 Codul Muncii al Federației Ruse.

Cum se verifică dacă un contract pe durată determinată este încheiat legal?

Metoda de verificare este simplă. Determinați: puteți furniza o referință într-un contract de muncă pe durată determinată la un anumit articol din Codul Muncii al Federației Ruse sau la o altă lege federală care a devenit motivul (împrejurarea) încheierii acestuia? Dacă nu, atunci contractul de muncă pe durată determinată a fost încheiat ilegal.

De exemplu, într-un contract de muncă pe durată determinată, prin acordul părților cu un pensionar de vârstă, trebuie să existe o legătură la norma corespunzătoare din partea 2 a art. 59 Codul Muncii al Federației Ruse. Judecătorii Curții Supreme a Federației Ruse au subliniat în mod repetat acest lucru (Decizia Curții Supreme a Federației Ruse din 27 iunie 2014 nr. 41-KG14-10). Nicio legătură - încălcare.

De la 1 ianuarie 2015, executarea necorespunzătoare a unui contract de muncă (în ceea ce privește precizarea nelegală a unui termen în situațiile în care contractul de muncă urma să fie încheiat pe perioadă nedeterminată, sau absența unui motiv (împrejurări) pentru încheierea unui contract de muncă pe durată determinată. contract de muncă) a fost identificat drept infracțiune distinctă. Angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă (partea 4 a articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Amenda pentru fiecare contract de muncă executat necorespunzător va fi:

• pentru funcționari în valoare de la 10.000 ₽ până la 20.000 ₽;
• pentru persoanele care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o entitate juridică - de la 5.000 de ruble la 10.000 de ruble;
• pentru persoanele juridice - de la 50.000 de ruble la 100.000 de ruble.

Recomandare: dacă se dovedește că un contract de muncă pe durată determinată cu orice angajat a fost încheiat în mod ilegal, întocmește un acord suplimentar la contractul de muncă (sau un acord de modificare a termenilor contractului de muncă). În contract, menționați clauza de termen într-o nouă formulare: „Contractul de muncă se încheie pe perioadă nedeterminată”.

Eroare 3: contractul de muncă nu indică corect locul de muncă al angajatului

Această eroare pare mai probabilă din cauza unei neînțelegeri a ceea ce este un „loc de muncă”.

Locul de muncă este o condiție obligatorie a contractului de muncă în conformitate cu partea 2 a art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse. Nu există o definiție a acestui concept în această normă. Se precizează doar că în cazul în care un salariat este acceptat într-o sucursală, reprezentanță sau altă unitate structurală separată a unei organizații situată în altă localitate, contractul de muncă indică locul de muncă indicând unitatea structurală separată și locația acesteia.

Iată câteva concepții greșite ale angajatorilor:

Este ideal să indicați locul de muncă prin numele angajatorului și localitatea, de exemplu, „Locul de muncă: Societatea cu răspundere limitată „Dream” (LLC „Dream”), Moscova.” Dacă angajați un angajat într-o sucursală sau subdiviziune separată situată într-o altă zonă, indicați locul de muncă ca denumire a sucursalei, subdiviziune separată și locația acesteia.

Greșeala 4: contractul de muncă nu conține condiții de muncă la locul de muncă

De la 1 ianuarie 2014, condițiile de muncă la locul de muncă sunt o condiție obligatorie în conținutul unui contract de muncă. Astfel de condiții pot fi specificate numai pe baza rezultatelor certificării la locul de muncă dacă aceasta a fost efectuată înainte de 1 ianuarie 2014 și nu au trecut cinci ani de la finalizarea acesteia. Sau pe baza rezultatelor unei evaluări speciale a condițiilor de muncă (realizată de la 1 ianuarie 2014).

Vom răspunde la întrebările angajatorilor care nu au efectuat nici o certificare la locul de muncă, nici o evaluare specială a condițiilor de muncă:

• Este posibil să nu se menționeze condițiile de muncă într-un contract de muncă dacă nu a fost efectuată o evaluare specială a condițiilor de muncă?

Nu, dacă contractul de muncă a fost încheiat după 1 ianuarie 2014, condițiile de muncă trebuie să fie obligatorii. Dacă nu există condiții obligatorii în contractul de muncă, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă în temeiul părții 4 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

• Angajatorul a efectuat o evaluare specială a condițiilor de muncă, dar după aceea a creat noi locuri de muncă, a deschis un post vacant și a angajat angajatul la un nou loc de muncă. La încheierea unui contract de muncă, este posibil să nu se precizeze condițiile de muncă la locul de muncă?

Nu, trebuie specificat. Dar există unele nuanțe în aplicarea legii „Cu privire la evaluarea specială a condițiilor de muncă” și a Codului muncii. Punerea în funcțiune a locurilor de muncă nou organizate este baza pentru efectuarea unei evaluări speciale neprogramate (articolul 17 din Legea federală din 28 decembrie 2013 nr. 426-FZ, denumită în continuare Legea nr. 426-FZ). Ea trebuie efectuată la locurile de muncă relevante în termen de 12 luni de la data punerii în funcțiune (Partea 2, Articolul 17 din Legea nr. 426-FZ). Rostrud, în scrisoarea nr. 2628-6-1 din 20 noiembrie 2015, observă că articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede nicio amânare temporară în îndeplinirea obligației angajatorului de a introduce condiții de muncă la locul de muncă. Potrivit oficialilor, în cazul în care nu există rezultate valide ale certificării locurilor de muncă pentru condițiile de muncă, trebuie efectuată cât mai curând posibil o evaluare specială a condițiilor de muncă, inclusiv pentru a stabili condițiile reale de muncă ale lucrătorilor. Conditiile lipsa trebuie incluse in contractul de munca prin acord.

• Cum se înregistrează condițiile de muncă dacă nu a fost efectuată o evaluare specială a condițiilor de muncă?

Permiteți-mi să subliniez încă o dată: fără a efectua o evaluare specială a condițiilor de muncă, nu este posibil să se stipuleze această condiție în contractul de muncă. Ministerul Muncii și o serie de experți în acest caz recomandă indicarea caracteristicilor generale ale condițiilor de muncă. Dar principalul lucru pe care angajatorul trebuie să-l înțeleagă în acest caz este că condițiile de muncă nu sunt prescrise în conformitate cu cerințele legislației muncii, iar angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă. Acesta este tocmai calea urmată de practica de inspecție a verificărilor GIT.

În practică, am întâlnit contracte de muncă în care angajatorii încercau să șteargă fraza că condițiile de muncă erau normale sau respectă cerințele de siguranță.

Este necesară înregistrarea condițiilor de muncă în conformitate cu clasificarea Legii nr. 426-FZ „Cu privire la evaluarea specială a condițiilor de muncă”, i.e. optim (clasa 1), acceptabil (clasa 2), dăunător (clasa 3), periculos (clasa 4) și, de asemenea, indică o listă de factori din mediul de muncă și procesul de muncă (a se vedea rândul 30 din fișa de evaluare specială pentru muncă condiţii).

Un exemplu de formulare posibilă într-un contract de muncă: „Condițiile de muncă la locul de muncă sunt condiții de muncă acceptabile (clasa a II-a), ceea ce este confirmat de raportul de evaluare specială a condițiilor de muncă, aprobat la 27 ianuarie 2015. (apoi puteți da o listă de factori ai mediului de lucru și a procesului de muncă din harta de evaluare specială).” Linkul către detaliile raportului din acest exemplu nu este obligatoriu, este doar o recomandare.

Cum se corectează încălcările identificate în contractele de muncă?

Evgenia Konyukhova, profesor la Kontur.School:

Dacă angajatorul descoperă absența oricărei condiții obligatorii în contractele de muncă, atunci în conformitate cu partea 3 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, condiția lipsă trebuie completată cu o modificare sau un acord la contractul de muncă. Dacă o condiție este cuprinsă într-un contract de muncă, dar nu este menționată în conformitate cu cerințele legii, este suficient să se întocmească un acord privind stabilirea clauzei corespunzătoare a contractului de muncă într-o nouă ediție.

De la 1 ianuarie 2015, termenul de prescripție pentru încălcările legislației muncii, dacă acestea sunt de natură nedurabilă, este de un an de la data săvârșirii infracțiunii (Partea 1 a articolului 4.5 din Codul contravențiilor administrative al Rusiei). Federaţie). În consecință, în termen de un an de la data săvârșirii infracțiunii, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă conform art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Eroare 5: în ordinul de angajare

Să ne uităm la asta cu un exemplu.

Postul pentru care este angajat un angajat conform tabelului de personal este situat într-o unitate structurală anume. Această subdiviziune se referă la termeni suplimentari ai contractului de muncă. Este posibil să nu fie specificat în contractul de muncă.

Angajatorul, în scopuri de conducere, pentru a putea muta un salariat într-o altă unitate structurală din aceeași zonă fără acordul salariatului, nu a indicat unitatea structurală în contractul de muncă cu acesta. Dacă un angajator utilizează sisteme automate de contabilitate a personalului, din cauza setărilor incorecte, un astfel de sistem, atunci când imprimă o comandă de angajare, poate „trage” automat o unitate structurală din tabelul de personal în comandă.

Ce este această încălcare? În conformitate cu partea 1 a art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, conținutul ordinului (instrucțiunii) angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. Dar o astfel de unitate structurală nu este specificată în contractul de muncă. Și o altă eroare a fost dezvăluită de către Inspectoratul Fiscal de Stat pe baza rezultatelor inspecțiilor - o încălcare a părții 2 a art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când nu există nicio semnătură din partea angajatului care să confirme familiarizarea cu ordinul în termen de trei zile de la data începerii efective a muncii.

Recomandare: această încălcare trebuie prevenită, adică studiază cu atenție conținutul contractului de muncă și textul proiectului de ordin pe care îl vor semna angajatorul și salariatul. În caz contrar, din momentul săvârșirii acestei infracțiuni, trebuie să așteptați expirarea unui an (termenul de prescripție).

Eroare 6: fără carduri personale T-2

Documentația personalului trebuie să includă:

1. Carduri personale T-2 completate pentru angajați. În caz contrar, încălcați clauza 12 din 16 aprilie 2003 nr. 225. Angajatorul este obligat să-și familiarizeze proprietarul cu fiecare înscriere făcută în carnetul de muncă despre munca prestată, trecerea la un alt loc de muncă permanent și concedierea, împotriva semnăturii sale personale. card. Cardul repetă înscrierea făcută în carnetul de muncă.
2. Listări ale angajaților în secțiunile relevante ale cardului personal T-2.

Greșeala 7: A fost încălcată regula „cinci zile de tăcere”.

Angajatorul (cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt întreprinzători individuali) ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile, atunci când munca pentru acest angajator este cea principală (Partea 3 a articolului 66 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Adesea, specialiștii HR se grăbesc să înregistreze angajarea unui angajat în primele zile de muncă. Dar primele cinci zile sunt așa-numitele „cinci zile de tăcere”, când, la angajare, angajatorul de la locul principal de muncă (după cum se știe, carnetele de muncă nu se păstrează pentru munca cu fracțiune de normă) acceptă cartea de muncă. de la angajat, ia în calcul în cartea de contabilitate circulația carnetelor de muncă și inserează în acestea, dar în termen de cinci zile nu face nicio înscriere despre angajare.

În a șasea sau a șaptea zi trebuie să faceți o intrare pentru angajare. În acest caz, în coloana 2 a secțiunii „Informații despre job”, trebuie să indicați exact data angajării, și nu data intrării.

Întrebarea preferată de resurse umane:

• Dacă data angajării este trecută în coloana 2, și nu data la care a fost făcută înscrierea, nimeni nu va vedea sau ști?

Concepție greșită comună! Amintiți-vă de articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia un angajat căruia i s-a acordat o perioadă de probă are dreptul să demisioneze la cererea sa, notificând angajatorul nu cu două săptămâni înainte, ca într-o situație normală, dar doar cu trei zile înainte. De exemplu, luni un angajat a primit un loc de muncă, iar în seara aceleiași zile a scris o scrisoare de demisie de bună voie. Vă rugăm să rețineți că persoana responsabilă cu menținerea evidenței muncii va emite unui astfel de angajat un dosar de muncă contra semnăturii în carnetul de muncă, fără înregistrări de angajare și concediere.

Eroare 8: fără sigiliu sau sigiliu de ceară

Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a inserțiilor din acesta și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor din acestea trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației, și, de asemenea, sigilat cu un sigiliu de ceară sau sigilat (clauza 41 din rezoluția Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 nr. 225). Atentie: nu sunt sigilate cu sigiliul angajatorului, ci cu sigiliu de ceara sau sigilate.

La verificare, Inspectoratul Fiscal de Stat trage la răspundere angajatorii sub forma unei amenzi administrative pentru încălcarea acestei cerințe (decizia Tribunalului orașului Moscova din 22 septembrie 2014 în dosarul nr. 7-8100/14, decizie a Tribunalului orașului Moscova din data de 22 septembrie 2014). 14 noiembrie 2014 în dosarul nr. 7-4890).

Sigiliu de ceară este incomod de utilizat. Ofițerii de resurse umane aleg un sigiliu și adesea întreabă:

• Ce umplutură ar trebui să aleg?

Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 nu stabilește cerințe specifice pentru sigiliu. Se poate presupune că atunci când sigilați registrele contabile, puteți utiliza oricare dintre dispozitivele de sigilare care îndeplinesc cerințele GOST 31282-2004 „GOST 31282-2004. Standard interstatal. Dispozitive de etanșare. Clasificare". Cele mai potrivite pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și a inserțiilor în ele sunt sigiliile de film.

• Este posibil să folosiți sigilii de hârtie la sigilarea registrelor de lucru și a inserțiilor acestora?

Nu, doar un autocolant de hârtie nu este suficient pentru a formata corect registrul. GOST 18677-73 „Peceți. Design și dimensiuni”, care a stabilit 7 tipuri de sigilii, inclusiv sigilii din hârtie, nu mai este valabilă (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al URSS din 28 aprilie 1973 nr. 1115).

Recomandare: verifică dacă carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de evidență a muncii și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de evidență a muncii sunt certificate prin semnătura conducătorului și un sigiliu sau sigiliu de ceară. Dacă nu există sigiliu sau sigiliu de ceară, este foarte ușor să corectați greșeala: trebuie doar să fixați firele cu care a fost cusută cartea cu sigiliul sau sigiliu de ceară la alegere.

Eroare 9: fără acordul angajatului, nu întreaga durată a concediului, ci părți din aceasta au fost incluse în programul de vacanță

Să ne uităm la exemplul unui angajat mediu care are dreptul la concediu anual de bază plătit de 28 de zile calendaristice.

La sfârșitul anului, angajatorul aprobă programul de concediu. Vă reamintim că acest lucru trebuie făcut cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic. În coloana „Număr de zile calendaristice” angajatorul indică nu 28 de zile, ci, de exemplu, 14 și 14 zile, de exemplu. parte din concediu. Dacă nu a primit consimțământul preliminar de la angajat (înainte de data aprobării programului de vacanță), aceasta este o încălcare a părții 1 a art. 125 Codul Muncii al Federației Ruse.

Pentru a împărți vacanța în părți, trebuie îndeplinite două condiții:

1. Angajatul și angajatorul trebuie să fie de acord cu o astfel de separare.
2. Una dintre părți trebuie să fie de cel puțin 14 zile calendaristice (Partea 1 a articolului 125 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Programul de concediu se aprobă de către angajator, ținând cont de opinia organului ales al organizației sindicale primare. Programul este un fel de act administrativ care stabilește ordinea concediilor angajaților. De aceea, este important să obțineți un astfel de acord pentru a împărți vacanța în părți înainte de data aprobării programului de vacanță, și nu după.

Recomandare: de exemplu, în noiembrie, primiți o cerere scrisă de la angajat pentru a împărți concediul în următorul an calendaristic în așa și astfel de părți. Pe o astfel de declarație, managerul poate pune o rezoluție astfel încât funcționarul să includă părți din vacanță în proiectul de program de vacanță pentru un anume an.

Eroare 10: atunci când anunțați un angajat despre concediul de bază anual

Angajatorul este obligat să informeze salariatul cu privire la ora începerii concediului de odihnă împotriva semnării. Acest lucru trebuie făcut cu două săptămâni înainte de a începe, nu mai târziu (Partea 3 a articolului 123 din Codul Muncii al Federației Ruse). Daca unui angajat i se acorda concediu conform programului de concediu, atunci nu salariatul este cel care scrie cererea, ci angajatorul este obligat sa anunte salariatul. Aceasta poate fi o notificare scrisă personală. Sau angajatorul își poate aproba formularul de program de vacanță adăugând Formularul nr. T-7 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1) cu coloana 11 „Anunțat despre ora de începere a vacanței . Data de. Semnătură".

Specialiștii Rostrud în scrisoarea nr. 1693-6-1 din 30 iulie 2014 explică că angajatorul stabilește în mod independent formele și modalitățile de îndeplinire a acestei cerințe, acestea putând fi anunțuri separate către angajați, fișe și declarații introductive etc. De asemenea, funcționarii consideră că este permisă efectuarea de modificări la Formularul nr. T-7, adăugându-i coloanele 11 și 12. Într-una dintre ele, angajatul va putea semna că îi este cunoscută data de începere a concediului, iar în celălalt, indică data sesizării începerii vacanței.

Cum să corectăm greșelile în munca personalului?

Există o metodă de corectare a erorilor din evidențele de personal? Ca în contabilitate sau taxe?

Nu există o astfel de metodologie în managementul înregistrărilor de personal. Există o metodă de înregistrare a autotestelor - citiți despre aceasta în detaliu în articolul „”. Pentru a evita și a preveni eventualele greșeli în munca personalului, vă recomandăm să finalizați programul de recalificare profesională a personalului „” (272 ore academice), precum și la Kontur.School.