Menținerea documentației de personal, în primul rând, presupune o mare responsabilitate. Alături de aceasta, colectarea, analiza și înregistrarea documentației de ordin necesită o concentrare sporită și respectarea strictă a legii. Jurnalele legate de munca personalului reprezintă, în esență, fundamentul tuturor gestionării înregistrărilor de personal.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

Este rapid și GRATUIT!

În acest sens, jurnalele desemnate pot face obiectul unor inspecții sistematice de către diferite autorități de reglementare. În plus, executarea corectă a documentației de personal are un impact direct asupra semnificației sale juridice și, de asemenea, afectează personal fiecare angajat al organizației. Se poate spune că până când un document nu este înregistrat corespunzător, acesta nu există de fapt.

Cuvântul de legislație

De regulă, lucrătorii personalului întocmesc mai multe jurnale diferite în care înregistrează comenzi de diferite tipuri. De exemplu, un jurnal poate conține comenzi exclusiv pentru personal. Un alt jurnal poate afișa comenzi pentru activitățile întreprinderii. Există, de asemenea, o practică de înregistrare a revistelor doar pentru concedii sau concedieri.

Forma general acceptată a jurnalului de comenzi conține toate coloanele cheie în practica personalului. Pot exista coloane goale ca coloane de rezervă, care, dacă este necesar, vor fi completate de către persoanele responsabile la discreția lor

Nu există o formă unică de jurnal pentru înregistrarea comenzilor care ar fi aprobate prin lege.

În acest sens, un exemplu de jurnal al comenzilor de muncă va fi afișat mai jos în text. În plus, organizațiile își pot dezvolta propriul design de formular de jurnal.

În funcție de situația actuală, angajatorii, pe lângă coloanele general acceptate, au dreptul de a adăuga coloane suplimentare. De exemplu, „F.I.O. sau funcția salariatului pentru care se emite ordinul”, „care certifică ordinul”, „temeiul ordinului”, „numărul de personal al salariatului”, „executorul ordinului”, „unde a fost emis ordinul”. se transmite”, „funcția și numele complet. persoana care a făcut înregistrarea corespunzătoare.”

Politica de reglementare

Conform ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558, a fost aprobată Lista documentelor care sunt generate în procesul activităților întreprinderii. Una dintre prevederile cheie ale acestui act de reglementare este stabilirea perioadelor de depozitare. Astfel, în legătură cu jurnalele de bord, care sunt asociate cu documentația administrativă în raport cu personalul, au fost prevăzute două perioade diferite, 5 și 75 de ani.

Ordinea numerotării comenzilor nu este prevăzută de lege sau de Listă.Întrucât, conform Instrucțiunilor standard pentru munca de birou, care a fost aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68, comenzile sunt numerotate succesiv, dar în cadrul anului calendaristic. În plus, instrucțiunile indică necesitatea numerotării separate a comenzilor pentru activitățile principale, precum și a comenzilor pentru personalul care lucrează.

Este necesar să conduci?

După cum sa menționat anterior, prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 a fost aprobată perioada de stocare a jurnalelor de înregistrare care sunt asociate cu documentația administrativă.

Rezultă că ținerea jurnalelor de bord este obligatorie.

Ce zici de un formular electronic?

Legislația nu conține prevederi pentru menținerea obligatorie a revistelor pe hârtie, inclusiv cu condiții speciale de înregistrare a acestora. Condiții speciale înseamnă numerotarea, certificarea cu sigiliu și legarea revistelor.

Din acest motiv, este permisă menținerea unui jurnal de înregistrare în formă electronică.

În plus, dacă, conform procedurii, numerele de ordine sunt atribuite automat în timpul formării lor în programul 1C, atunci menținerea unui astfel de jurnal în formă de hârtie nu este necesară.

Tipuri de jurnale de comenzi cu mostre

Astăzi, diferite departamente de HR folosesc următoarele forme de jurnal:

• La recepția, transferul, calculul personalului.
• Despre acordarea concediilor.
• Despre călătoriile personalului.
• Cu privire la încurajarea și impunerea sancțiunilor disciplinare.

Exemplu de jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru angajare:

Metodologie

Principalele etape în organizarea muncii de birou sunt:

• Organizarea fluxului de documente, adică deplasarea optimă a documentației pregătite în cadrul întreprinderii.
• Documentarea activitatilor economice si administrative.
• Asigurarea pastrarii documentatiei.

Procedura standard de pregătire a documentelor implică participarea multor angajați ai întreprinderii. Munca de birou și organizarea acesteia sunt responsabilitatea serviciului de birou. În plus, această denumire este condiționată și, în funcție de dimensiunea întreprinderii sau de funcțiile care îi sunt atribuite, poate fi fie un departament general, fie un birou.

În organizațiile mici, această funcție este de obicei atribuită secretarului.În etapa inițială, este necesar să se stabilească reguli uniforme pentru lucrul cu documentația. Pentru a rezolva această problemă, o soluție excelentă ar fi includerea acestora în instrucțiuni. Nu trebuie să uităm că munca clericală modernă este determinată în mare măsură de întreprindere însăși, în timp ce reglementările sunt mai degrabă de natură recomandativă.

Prin urmare, pentru a stabili munca de birou, este necesar să se elaboreze două documente de bază:

1. Instructiuni pentru munca de birou. Actul local specificat ar trebui să reflecte toate regulile organizatorice interne pentru lucrul și manipularea documentației. În cazul în care întreprinderea nu și-a format încă propriile reguli pentru desfășurarea lucrărilor de birou sau elaborarea instrucțiunilor în această etapă pare inadecvată, atunci puteți utiliza temporar prevederile corespunzătoare.
2. Nomenclatorul cazurilor. Lista sistematică specificată de documente afișează contabilitatea acestora în funcție de perioadele de stocare și este utilizată în scopul transferului ulterioar în arhivă sau pentru distrugere.

Urmăriți videoclipul despre cum să creați instrucțiuni de lucru la birou:

De menționat că toate comenzile legate de personal sunt înregistrate în jurnal. Pagina de titlu a revistei este folosită pentru a scrie titlul complet al documentului. Trebuie remarcat faptul că numele este scris cu majuscule. După aceasta, este indicat numele companiei.

În organizațiile mari, este de preferat să se creeze un număr de reviste proporționale cu numărul de servicii sau departamente relevante.

Pagina de titlu indică și data executării efective a documentului. Revista se numeroteaza si se cuseaza, dupa care se sigileaza cu semnatura directorului si sigiliul intreprinderii. În mod ideal, jurnalul de înregistrare va fi sigilat cu un sigiliu numeric. Dar în acest caz, numărul său trebuie introdus în jurnal, altfel fără acesta este imposibil să se considere jurnalul sigilat.

Persoane responsabile

În raport cu principalele activități ale întreprinderii, comenzile sunt pregătite în numele directorului de către șefii de departamente ai diviziilor. Dacă există o întrebare despre rezolvarea unei probleme complexe, atunci managerul poate crea o comisie specială, care va fi formată din specialiști multidisciplinari. Dar, deoarece sarcinile nu sunt doar de bază, ci și operaționale, comenzile trebuie clasificate.

Puteți oferi această opțiune:

1. Comenzi pentru activități de bază. Astfel de ordine sunt emise ca parte a implementării sarcinilor organizaționale.
2. Ordine privind activitățile administrative.

Comenzile din zonele de mai sus sunt supuse unei înregistrări separate. Cu alte cuvinte, este necesar să stocați această documentație separat. Acest lucru se datorează faptului că perioada de păstrare a documentației legate de sarcinile administrative este de 5 ani. Întrucât documentele privind activitățile principale trebuie păstrate permanent. Jurnalul de înregistrare aparține categoriei de documente destinate exclusiv uzului intern.

Procedura de familiarizare cu jurnalul de înregistrare are loc exclusiv în prezența persoanei care răspunde de întocmirea acestuia. În plus, jurnalele ar trebui să fie furnizate șefului de departament în mod regulat. Acest lucru este necesar pentru a efectua o revizuire a deciziilor luate, precum și pentru a evalua performanța personalului departamentului.

În perioada de înregistrare, jurnalul de înregistrare este păstrat de persoana care răspunde de întreținerea acestuia. Dacă revista se epuizează, se face o notă despre aceasta pe partea de titlu.

Coloane obligatorii

După cum sa menționat anterior, nu există o formă de jurnal de bord aprobată legal, care să permită organizației să o dezvolte în mod independent. Prin urmare, este permisă utilizarea graficelor recomandate de experți.

În special:

• Nr. (număr de înregistrare),
• data comenzii;
• număr de ordine;
• tipul comenzii, conținutul ei succint;
• NUMELE COMPLET. angajat;
• Număr de personal;
• baza pentru emiterea comenzii.

Coloanele suplimentare includ, în special:

• care a semnat ordinul,
• cine este executorul ordinului;
• unde a fost trimisă comanda;
• primirea chitanței (semnătura, data);
• nota despre sesizarea cazului;
• funcția, numele complet persoana care face intrarea (înregistrează comanda);
• Notă.

Se întâmplă ca coloana „Notă” să nu fie furnizată în jurnal.În acest caz, trebuie să faceți o notă similară cu cea afișată în cartea de lucru („înscrierea nr. ___ din coloana nr. ___ este nevalidă”), apoi indicați date noi.

Exemplu de umplere

Să ne uităm la un eșantion pentru completarea secțiunii principale a jurnalului folosind exemplul de comenzi pentru personal:

Termen de valabilitate

Trebuie reamintit că, în virtutea ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558, perioada de păstrare a jurnalului de înregistrare este stabilită a fi de 75 de ani.

Acest tip de jurnal afișează de obicei următoarele ordine:

• despre angajare;
• despre traducere;
• despre datorie;
• despre salarii;
• despre combinarea profesiilor;
• despre concedierea unui angajat;
• despre pregătirea avansată;
• privind stimulentele de personal;
• despre toate tipurile de vacanțe;
• despre schimbarea numelui de familie al angajatului;
• despre călătoriile lungi de afaceri.

Un alt jurnal, care are o perioadă de păstrare de 5 ani, afișează de obicei următoarele comenzi:

• despre sancțiuni disciplinare;
• în concedii anuale și educaționale;
• despre datorie;
• despre scurte călătorii de afaceri.

O persoană care se îmbolnăvește într-o călătorie de afaceri poate conta pe despăgubiri. Citește despre

Când se rambursează TVA de la buget? Toate informatiile

Textul propunerii comerciale de aprovizionare cu bunuri trebuie gândit până la cel mai mic detaliu. Puteți găsi un exemplu în aceasta

Comenzi retroactive: metode de înregistrare

Datorită faptului că jurnalul de înregistrare este cusut și numerotat, după care este semnat de director și sigilat cu sigiliul întreprinderii, este exclusă înscrierea retroactivă a unei comenzi într-un astfel de jurnal. Dar, după cum arată practica, apar diverse situații, a căror rezolvare este adesea de interes pentru ambele părți, adică pentru angajator și angajatul întreprinderii. Pe această bază, uneori există o încălcare forțată a procedurii de înregistrare.

Să luăm în considerare mai multe opțiuni posibile.

1. Dacă nu mai există înregistrarea comenzilor la întreprindere, atunci comanda poate fi făcută retroactiv.
2. Dacă firma are înregistrări ulterioare, atunci puteți face o notă adresată managerului în care să explice motivele și să înregistrați comanda cu data curentă. A doua variantă este bună deoarece în cazul unei inspecții, nota explicativă va justifica situația actuală autorităților de reglementare. Prin urmare, dacă este necesar să plasați o comandă în „perioada trecută”, în practică se utilizează emiterea unui ordin sub o fracțiune (11/1-P) sau orice alt indice.

Litera alfabetului indexului de ordine nu are semnificație juridică. Dar, utilizarea sa simplifică munca ofițerului de personal. În plus, în cazul unei posibile cereri din partea autorităților de reglementare pentru ordinele emise de întreprindere, este de dorit ca datele de emitere a comenzilor să coincidă cu evenimente reale. Această abordare va evita un interes sporit din partea funcționarilor de inspecție.

În ceea ce privește corectarea artificială a erorilor, singurul lucru care poate fi recomandat aici este înlocuirea doar a acelor documente care nu se suprapun cu alte comenzi, în special cu cele care nu pot fi înlocuite.

Cronologia evenimentelor este, în primul rând, necesară angajatorului însuși. De exemplu, în cazul în care are loc un accident cu un angajat care se află în afara teritoriului întreprinderii. În astfel de circumstanțe, o „Ordine secvenţială” cu semnătura angajatului care indică faptul că acesta este familiarizat cu ordinul este o modalitate fundamentală de a elimina problemele. În cazul unei anchete de accident, nu există o măsură preventivă mai bună, mai ales când este vorba de activități periculoase.

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Înregistrarea comenzilor și instrucțiunilor de la conducere într-un singur jurnal este o modalitate convenabilă de a menține o listă a documentației interne a unei întreprinderi. Scopul principal al menținerii acestui jurnal este sistematizarea informațiilor despre ordinele emise, simplificarea controlului executării acestora și găsirea rapidă a documentului necesar dacă este necesar.

Elaborarea unui formular pentru înregistrarea comenzilor pentru personal se realizează la fiecare întreprindere în mod individual. Ca exemplu pentru pregătirea acestuia, puteți folosi mostre oferite pentru utilizare de către alte companii.

De regulă, organizația prevede înregistrarea și sistematizarea nu numai a comenzilor, ci și a altor documente. De exemplu, contabilitatea carnetelor de muncă, înregistrarea certificatelor de călătorie și a ordinelor de plată se efectuează în formulare jurnal special concepute pentru acestea.

Cum se întocmește un jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Un element obligatoriu al comenzii este un număr, care trebuie să fie unic și înregistrat în jurnal. Numărul poate conține nu numai cifre, ci și litere. De regulă, denumirile de litere indică tipul de comandă sau specifică dacă comanda aparține uneia dintre diviziile structurale ale companiei. Fiecare întreprindere poate veni cu propria sa codare, care va ajuta la navigarea rapidă în documentație. De exemplu, pentru ordinele care sunt întocmite la trimiterea angajaților în concediu, litera „O” poate apărea prima, litera „B” poate însemna ordine care conțin o sancțiune disciplinară, iar combinația de litere „KM” poate indica ordine de trimitere. angajați într-o călătorie de afaceri.

Un angajat al departamentului de personal sau al serviciului de birou (șef de birou, secretar) poate dezvolta și menține un jurnal al comenzilor.

Coloanele standard sub forma jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal sunt:

• Numărul comenzii și data aprobării acesteia;
• Esența ordinii (conținutul acesteia);
• Numele complet al persoanei care a semnat documentul;
• Numele complet al persoanei care este interpretul;
• Lista persoanelor care trebuie să se familiarizeze cu comanda;
• Semnătura persoanei responsabile care confirmă primirea comenzii;
• O marcă care atestă că ordinul a fost trimis în cauză.

Orice mostră luată ca bază pentru elaborarea unui jurnal de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal poate fi modificată în conformitate cu nevoile întreprinderii.

Ordinele de personal sunt folosite pentru a documenta activitățile de muncă ale fiecărui angajat dintr-o organizație cu orice statut juridic. În funcție de conținutul acestora, departamentul de contabilitate calculează bonusurile, salariile, angajamentele de concediu și compensațiile. Dacă un angajat dorește să încheie un împrumut de la o bancă, atunci, printre alte documente, i se va cere să furnizeze documente despre activitatea sa de muncă, care include o copie a ordinului de angajare.

Ordinele privind personalul reflectă traseul de muncă al angajaților organizației, iar în diverse proceduri judiciare au forță juridică, confirmând una dintre versiunile litigiului.

Comenzile cu termen de valabilitate de până la șaptezeci și cinci de ani includ următoarele:

• Despre angajarea la locul principal, part-time, part-time, pe bază de rotație etc.
• La sporuri pentru salariati pentru buna indeplinire a atributiilor de serviciu sau performante ridicate la locul de munca, cu ocazia unei sarbatori profesionale.
• Despre circulația angajaților (transferul angajaților la muncă în altă zonă, într-un alt departament, modificări ale salariilor angajaților, promovarea acestora etc.).
• La concedierea salariaților, la încetarea unui contract la cererea salariatului sau cu acordul părților, ori din alte motive.
• Despre trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri (în străinătate, pe termen lung).
• Despre vacanțe sau călătorii de afaceri legate de condițiile de muncă dăunătoare sau periculoase pentru sănătatea sau viața lucrătorilor.
• Cu privire la acordarea angajaților de concediu fără plată.
• La acordarea unui concediu de creștere a copilului de până la un an și jumătate, trei ani.
• La plecarea anticipată a unui angajat din concediul pentru creșterea copilului de până la un an și jumătate, trei.
• La schimbarea prenumelui, prenumelui, patronimului angajatului.
• Despre încurajarea unui angajat (acordarea unui certificat de onoare, a unui cadou, a unui bonus, a unui anunț de recunoștință etc.).

Comenzile de personal cu o perioadă de valabilitate de până la cinci ani pot fi, de asemenea, clasificate într-un grup separat:

• Despre sancțiuni disciplinare.
• Despre călătorii de afaceri pe termen scurt.
• Despre concediile anuale platite.
• Despre sarbatori etc.

În orice organizație, de-a lungul timpului, se acumulează un volum mare de documente destinate utilizării zilnice. Aceștia sunt contactați în cazul unei inspecții, audit sau dacă este necesar să furnizeze unui angajat un anumit certificat.

De asemenea, este necesar să se indice literele alocate comenzilor care sunt supuse consemnării în jurnal:

• Acesta este un medicament pentru documente cu o perioadă de valabilitate de șaptezeci și cinci de ani.
• K – pentru alte acte, dacă sunt înscrise în carte.

Jurnalul în sine conține următoarele coloane:

• Numar record. Fiecărei intrări i se atribuie propriul număr.
• Data comandă.
• Numărul de ordine al personalului.
• Tipul de comandă (primirea unui angajat, relocarea acestuia, concedierea etc.). Conținutul succint al comenzii (destinația, termenul limită pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri etc.).
• Numele complet al angajatului sau angajaților cărora le-a fost emis ordinul.
• Motive (numărul scrisorii sau contractului de muncă, sau acordul adițional etc.).

De asemenea, fiecare pagină a jurnalului poate purta semnătura persoanei responsabile de completarea acesteia. Foile nu pot fi scoase din jurnal; dacă se impune vreo corectare, aceasta trebuie făcută sub următorul număr de serie și trebuie indicat și motivul pentru care a fost făcută.

De unde pot descărca un model de formular și un formular de document?

Descărcați eșantion de umplerejurnalul de comenzi pentru personalPuteți Dar aici este formularul de document.​

Forma electronică a jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Cu fluctuație mare de personal în companie și cu flux mare de documente Este foarte dificil să urmăriți mișcarea tuturor documentelor folosind un jurnal de hârtie.

Prin urmare, este recomandabil ca o companie să aibă un formular jurnal electronic pentru înregistrarea documentelor de personal, care va grăbi semnificativ procesul de căutare a informațiilor necesare pentru fiecare angajat în parte: când a fost într-o călătorie de afaceri, câte zile a petrecut în concediu, dacă a luat concediu fără plată etc.

Jurnal pentru înregistrarea și întreținerea echipamentului de protecție: pot fi găsite instrucțiuni de umplere a probelor și pas cu pas

Cu ajutorul unui formular de document electronic, va fi destul de simplu să colectați aceste informații. Versiunea pe hârtie va trebui revizuită mult timp și cu atenție, iar dacă trebuie să studiați activitățile angajatului, de exemplu, timp de patru ani, atunci procesul va dura foarte mult.

Dacă fluxul de documente de gestiune într-o companie se realizează folosind programul 1C, atunci toate comenzile sunt înregistrate automat în acesta.

De asemenea, este posibilă crearea unei versiuni electronice a jurnalului în Excel pentru uz intern. Dacă jurnalul unei companii este păstrat inițial în formă electronică, atunci toate foile care au fost tipărite ulterior sunt numerotate, cusate și apoi sigilate pentru a fi depuse în arhivă.

Teoria managementului susține că trei sferturi din eficiența unei întreprinderi depinde de calitatea administrației, care include munca, în primul rând, cu personalul și, în al doilea rând, cu documentele. Aceste două părți ale activității nomenklaturii sunt în mare măsură împletite și interacționează una cu cealaltă. Acestea includ nu numai capacitatea de a da ordine, ci și capacitatea de a verifica executarea lor.

O comandă bine scrisă, ca o operă literară bună, ar trebui să conțină trei puncte principale:

1. Subiectul ordinului stă la baza emiterii acestuia și a listei de măsuri ce urmează a fi efectuate.
2. Timp de execuție - perioada de executare a întregului ordin sau perioadele de executare a fiecărui articol separat.
3. Executorul este persoana responsabilă de executare și cea care exercită controlul general asupra executării ordinului.

Și dacă cel puțin unul dintre puncte lipsește, atunci atât sensul emiterii ordinului în sine, cât și controlul asupra eficienței și eficienței sale se pierd.

Pentru ce este nevoie?

Pentru a menține sub control întregul flux de documente al unei întreprinderi în activitățile sale zilnice de afaceri și economice, se folosesc registrele de înregistrare. Dintre ei Principalele pentru orice organizație sunt jurnalele pentru înregistrarea comenzilor și instrucțiunilor administrare:

• de către personal;
• pe probleme administrative și economice;
• după activitatea principală.

Managerii întreprinderilor mici cred adesea că nu este necesar să pregătească o grămadă de documente care, în opinia lor, sunt inutile. Acest lucru poate fi valabil pentru întreprinderile cu mai puțin de trei angajați. Dar în orice alte cazuri, la prima inspecție de către inspectoratul fiscal, organele Ministerului Muncii Sociale, Ministerului Afacerilor Interne, Fondului de Pensii. inspectorii pot solicita documente justificarea și confirmarea realizării tranzacțiilor comerciale și a cheltuielilor pentru acestea.

Și adesea rezultatele inspecțiilor depind direct de acuratețea și minuțiozitatea menținerii documentației interne a întreprinderii. Atunci când organele de inspecție văd cultura juridică și economică a administrației întreprinderii, documentație de înaltă calitate și la timp, de obicei adoptă o abordare mai blândă față de alte aspecte ale activității care sunt inspectate.

Mai mult, regulile de bază pentru păstrarea documentației sunt consacrate în legi și reglementări și sunt obligatorii indiferent de forma de proprietate a întreprinderii.

Ce comenzi sunt înregistrate?

Dacă totul este mai mult sau mai puțin clar despre ce fel de comenzi ar trebui înregistrate în primele două cărți enumerate mai sus, atunci a treia - „Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru activitățile de bază” ridică cele mai multe întrebări și neînțelegeri în rândul managerilor întreprinderilor mici: ce fel de comenzi ar trebui să fie înregistrate? Dar comenzile care sunt consemnate în el sunt fundamentale pentru toate comenzile plasate în celelalte două cărți.

Desigur, subiectul principal al acestor ordine determinat de forma organizatorică și juridică a întreprinderii și de natura activităților sale economice, prin urmare, este imposibil să se ofere răspunsuri și recomandări specifice pentru fiecare caz particular. Dar, în funcție de tipurile predominante de comenzi caracteristice oricărei organizații, toate tipurile lor în funcție de activitatea principală pot fi definite ca:

1. Numirea Directorului General, Contabil Sef.
2. Aprobarea unui logo, a unei cărți de marcă, a unui slogan publicitar etc.
3. Asigurarea protectiei secretelor comerciale.
4. Aprobarea sau modificarea structurii organizației, crearea și lichidarea diviziilor.
5. Aprobarea regulamentelor, instrucțiunilor, regulilor și altor documente de reglementare interne.
6. Aprobarea personalului.
7. Stabilirea modului de funcționare și a regulamentelor interne ale organizației.
8. Efectuarea de audituri interne si certificari.
9. Planificarea si monitorizarea activitatilor de baza.
10. Probleme de finanțare.
11. Baza materială și tehnică.
12. Informații și suport documentar.

Dar cum rămâne cu numirea directorului și a contabilului șef - acestea sunt probleme de personal? Totuși, numirile persoanelor cheie de conducere ale întreprinderii sunt și ele subiecte ale activității principale și trebuie consemnate în acest jurnal.

De ce este necesară înregistrarea?

Înregistrarea este o formă de înregistrare a faptelor de creare, primire sau trimitere a anumitor documente la un moment dat. După cum spune legea, orice act administrativ, inclusiv un ordin, intră în vigoare din momentul publicării sau înregistrării lui.

Fără îndoială, eficientizarea acestei contabilități ajută nu numai la un control adecvat al fluxului de documente, ci este și un factor major în rezolvarea oricăror probleme, dispute sau neînțelegeri care apar în timpul activităților zilnice ale organizației.

Interacțiunea cu contrapărțile în activități economice și financiare este, de asemenea, reglementată în mare măsură de ordine și reglementări ale administrației și poate servi drept bază pentru desfășurarea cauzelor în arbitraj sau instanță. Desigur, toate ordinele trebuie date în strictă conformitate cu legea, iar cele care o contrazic nu vor avea forță legală.

Ordinele privind numirea organelor de conducere le conferă dreptul de a se angaja în activități economice și juridice, de a semna documente juridice și contabile. Ordinele privind structura organizației și personalul determină responsabilitățile fiecărui departament și anumit angajat.

Documentele de reglementare interne reglementează regulile de bază ale reglementărilor interne și ale controlului. Comenzile privind finanțarea, materialul și alte suporturi stau la baza menținerii corecte a contabilității și impozitării.

Chiar și comenzile aparent neobișnuite precum Comenzile pe uniformă, privind finanțarea activităților non-profit, privind caritatea și altele asemenea, înscrise în acest jurnal, vor servi drept justificare în timpul verificărilor pentru a justifica diferite cheltuieli suplimentare. Iar Ordinul privind Acțiunile în Situații de Urgență, de exemplu, va ajuta la evitarea pierderilor materiale și umane în cazuri de incendiu, inundație, cutremur etc.

Legile privind arhivarea din Federația Rusă determină perioade diferite de stocare pentru documentația întreprinderii. Și acest motiv este unul dintre cele care determină împărțirea diferitelor tipuri de documente în diferite cărți de înregistrare.

Astfel, comenzile pentru activități administrative și economice au cel mai scurt termen de valabilitate - 5 ani. Iar comenzile pentru personal au deja 75 de ani. Comenzile pentru activitățile principale trebuie să fie păstrate continuu pe toată durata existenței întreprinderii.

Reguli de umplere

Legislația nu definește o formă unificată de ținere a unui Jurnal de comenzi pentru principalele activități ale unei întreprinderi. Chiar nu există un singur nume: în unele organizații se numește Jurnal, în altele - o Carte.

Cu toate acestea, s-a dezvoltat o anumită practică de completare a unui jurnal de comenzi pentru activitatea principală a formularului, stabilind următoarea ordine a coloanelor:

1. Numărul de înregistrare este un număr de serie din anul calendaristic curent.
2. Data comenzii este data calendaristică la care a fost semnat documentul.
3. Numele sau conținutul succint care definește subiectul comenzii.
4. Responsabil pentru executare - numele complet al persoanei căreia i se încredințează controlul asupra executării ordinului.
5. Note - diverse informații pe tema și execuția comenzii.
6. Pe lângă acestea, pot exista și alte rubrici care sunt necesare, în opinia administrației, în această organizație specială.

De regulă, jurnalul este păstrat timp de un an calendaristic, iar la începutul următorului, unul nou este deschis și numerotarea începe din nou. Cu toate acestea, o procedură contabilă diferită poate fi stabilită prin ordin intern al managerului. Este indicat ca notele să fie făcute într-o singură culoare de cerneală: albastru sau negru. Revista trebuie să fie numerotată și cusată.

Pe copertă trebuie să indicați perioada în care este întreținută și informații despre persoana responsabilă cu completarea acesteia. Pe ultima pagină este numărul total de foi. Trebuie desemnată o persoană responsabilă pentru menținerea jurnalului, de obicei un secretar-referent.

Dacă fiecare angajat al unei întreprinderi cunoaște cu fermitate gama responsabilităților sale, are idei clare despre interacțiunea internă a departamentelor și angajaților și acționează fără ezitare în conformitate cu cerințele administrației în orice situație previzibilă și neprevăzută, o astfel de procedură de lucru a fost stabilită. de conducerea organizaţiei va servi atât succesului financiar cât şi comercial al acesteia.

Cum să creați un jurnal al comenzilor HR în programul 1C este descris în videoclip.

Ordinele de personal sunt necesare pentru oficializarea activității de muncă a fiecărui angajat într-o organizație cu orice statut juridic. În conformitate cu conținutul acestora, departamentul de contabilitate calculează salariile, bonusurile, compensațiile și angajamentele de concediu. În cazul în care un angajat dorește să contracteze un împrumut de la o bancă, împreună cu alte documente, este obligat să furnizeze documente privind activitățile sale de muncă, inclusiv o copie a ordinului de angajare.

Astfel, comenzile de personal reflectă în mod oficial traseul de carieră al angajaților organizației. În procedurile judiciare privind conflictele de muncă, acestea au forță juridică care confirmă una sau alta versiune a litigiului.

Tipuri de comenzi pentru deplasarea personalului

Comenzile pentru personalul care are o perioadă de valabilitate permanentă includ următoarele:

• Despre angajarea la locul principal, part-time, part-time, pe bază de rotație etc.
• Despre circulația angajaților, adică promovarea acestora, transferul în alt departament sau pentru a lucra într-un alt domeniu, modificări ale salariilor etc.
• La bonusuri acordate angajaților pentru performanță ridicată la locul de muncă sau buna îndeplinire a sarcinilor de serviciu cu ocazia unei sărbători profesionale.
• La concedierea sau incetarea unui contract de munca prin acordul partilor sau la cererea propriului salariat sau din alte motive.
• Despre plecarea într-o călătorie lungă de afaceri în străinătate.
• La acordarea concediului pentru creșterea copilului.
• Despre călătorii de afaceri sau vacanțe asociate cu condiții de muncă dăunătoare și periculoase.

Un grup separat include comenzile de personal care au o perioadă de valabilitate de până la cinci ani:

• în concediu anual plătit;
• despre călătorii de afaceri pe termen scurt;
• despre sancțiuni disciplinare;
• despre sarbatori etc.

Astfel, organizația acumulează o gamă largă de documente pentru uz zilnic. Aceștia sunt contactați și în cazul unui audit, inspecție sau furnizare unui anumit certificat unui angajat. Pentru a sistematiza și optimiza munca cu documente, pentru a le căuta rapid și a confirma disponibilitatea lor, organizația creează jurnalele de documente, inclusiv cele pentru personal.

Pentru ce este aceasta revista?

Dacă un document este înregistrat într-o organizație, atunci legalitatea acestuia și puterea de producție sunt recunoscute. Înregistrarea se realizează prin atribuirea unui număr unic documentului. Un jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal vă permite să organizați acest tip de documentație într-o organizație, să protejați activitățile companiei de falsificarea comenzilor sau de aprobarea comenzilor intempestive sau emiterea de comenzi retroactiv.

Pentru ca revista sa-si indeplineasca functia, aceasta trebuie sa fie numerotata si dantelata. Documentele aprobate de șeful organizației trebuie consemnate în ordine în jurnal.

Paginile sale nu pot fi eliminate, adăugate, înlocuite sau distruse în niciun fel. În acest scop, revista trebuie să fie dantelă înainte de a o umple, având mai întâi numerotată fiecare pagină.

Șiretul este asigurat cu un formular special, care indică numărul de pagini în denumiri numerice și alfabetice, este aplicată semnătura persoanei responsabile - cel mai adesea, șeful companiei și un sigiliu de nivelul corespunzător. Adică, semnătura persoanei responsabile este asigurată cu un sigiliu pentru documente, semnătura directorului general sau a șefului organizației - cu un sigiliu oficial.

Când este compilat jurnalul și eliberat în procesul de producție?

Deoarece ordinele de contabilitate a personalului se formează din prima zi de funcționare a companiei, acestea trebuie înregistrate într-un anumit mod. Până în prezent nu există cerințe uniforme pentru întocmirea acestui document aprobat la nivel de stat, prin urmare, acest format poate fi aprobat printr-un act de reglementare local al organizației, de exemplu, în „Regulamentul privind munca de birou a companiei”.

Există cerințe pentru menținerea comenzilor în sine pentru personal, dar formatul jurnalului de înregistrare a acestora poate fi dezvoltat de specialiștii întreprinderii în mod independent.

Pe de altă parte, puteți cumpăra un jurnal gata de utilizat din online sau din librării. Consultanții de resurse umane, pe baza propriei experiențe, au dezvoltat un format convenabil pentru acest document de management și îl distribuie în diverse moduri. Totul depinde de nevoile și capacitățile companiei.

Puteți cumpăra o revistă gata făcută:

• dantelat;
• numerotate;
• sigilat;

Vă puteți familiariza cu exemplele recomandate de creare a unei reviste pe paginile de internet ale site-urilor web despre managementul evidenței personalului și, pe baza acestora, să vă dezvoltați propriul format. Cerința principală este faptul că trebuie începută la începutul activităților organizației.

Cine ar trebui să țină acest jurnal?

Întrucât jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal este unul dintre principalele documente de arhivă, organizația trebuie să aibă un angajat care este responsabil pentru completarea acestuia. Angajatul responsabil poate fi numit printr-un ordin separat pentru activitatea principală, atribuindu-i responsabilitatea ținerii acestui jurnal. Dar cel mai adesea, această responsabilitate funcțională este prezentată în fișa postului Specialist resurse umane, cu care trebuie să se familiarizeze la semnare atunci când aplică pentru un loc de muncă.

În cazul în care un ofițer de personal care ține un jurnal al documentelor de personal în conformitate cu responsabilitățile funcționale intră în concediu lung din orice motiv, este necesar să se atribuie îndeplinirea acestei funcții de muncă unui alt angajat folosind o comandă adecvată.

Cerințe de înregistrare

După cum sa menționat mai sus, nu există cerințe legislative uniforme pentru proiectarea unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de personal, dar este necesar să ne bazăm pe regulile generale de proiectare a jurnalelor pentru înregistrarea diferitelor documente.

Pagina de titlu conține detaliile organizației, datele de început și de încheiere ale menținerii jurnalului, numărul documentului în conformitate cu nomenclatorul afacerilor din companie, informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului și perioada de păstrare (75 sau 5 ani). De asemenea, este necesar să se indice literele care sunt atribuite ordinelor care urmează să fie înregistrate în acest jurnal:

• acesta este un medicament pentru documente care sunt păstrate timp de 75 de ani;
• K - pentru alte acte de personal, dacă sunt înscrise în aceeași carte.

Jurnalul în sine este formatat cu următoarele coloane:

• Număr în ordine. Fiecărei intrări individuale i se atribuie propriul număr.
• Data emiterii ordinului.
• Numărul de ordine al personalului.
• Tipul de comandă (angajare, concediere, mutare etc.). Conținutul succint al comenzii (data expedierii într-o călătorie de afaceri, destinație etc.).
• Numele complet al angajatului sau angajaților cărora le-a fost emis ordinul.
• Motive (nr. contractului sau scrisorii de muncă, sau acordului adițional etc.).

Fiecare pagină poate purta și semnătura persoanei responsabile care a completat-o. Este imposibil să scoateți foile din jurnal; dacă trebuie făcută o corectare, aceasta se face sub următorul număr de ordine și se indică motivul pentru care a fost făcută.

Formularul jurnal electronic

Cu un flux mare de documente în companie și cu o rotație mare a personalului, este foarte dificil să urmăriți mișcarea acestora folosind un astfel de jurnal de hârtie.

Prin urmare, este recomandabil să aveți o formă electronică a acestui document, care grăbește procesul de căutare a informațiilor necesare pentru fiecare angajat în parte: câte zile de vacanță a luat, ce zile a fost într-o călătorie de afaceri, când a luat concediu fără plată etc.

Folosind un formular de document electronic, colectarea acestor informații va fi destul de simplă. Versiunea pe hârtie va trebui revizuită mult timp și foarte atent, iar dacă activitățile angajatului sunt studiate, de exemplu, timp de trei ani, acest proces va dura foarte mult.

Dacă într-o organizație, fluxul de documente de management se realizează folosind programe 1C, atunci toate comenzile sunt înregistrate automat în acesta. De asemenea, puteți crea o versiune electronică în excela pentru uz intern. Dacă într-o organizație jurnalul este păstrat inițial în formă electronică, care apoi este tipărită, atunci toate foile tipărite sunt numerotate, cusate și sigilate pentru a fi depuse în arhivă.