Clienții care lucrează în prezent sub 223-FZ trebuie să elaboreze un document special care reglementează toate activitățile de achiziții. În articol, vom lua în considerare cerințele de bază pentru conținutul acestui standard, procedura de adoptare și aprobare a acestuia și, de asemenea, vom oferi însăși prevederile privind achizițiile în conformitate cu 223-FZ din iulie 2018, un eșantion din care a fost pregătit luând în considerare introducerea unor schimbări semnificative în domeniul achizițiilor publice, motiv pentru care merită să se acorde o atenție deosebită noului format și structură a documentului.

Reglementările din 223-FZ pentru instituțiile bugetare pentru anul 2019, cu modificările ulterioare, trebuie să conțină următoarele informații:

• procedura de pregătire și desfășurare a procedurilor, inclusiv a celor electronice, condițiile de aplicare a acestora;
• metode de plasare a comenzilor sub 223-FZ;
• procedura de încheiere și executare a contractelor pe baza rezultatelor procedurilor competitive și a contractelor cu un singur furnizor;
• alte aspecte legate de asigurarea achizițiilor în conformitate cu normele 223-FZ.

Este de remarcat faptul că nu există nicio prevedere pentru achiziții, iar clientul operează în cadrul legii privind sistemul contractual fără adoptarea de acte adiționale.

Se recomandă adoptarea unui standard pentru departamentul de achiziții, care să reflecte atribuirea de competențe specifice pentru pregătirea, coordonarea și aprobarea documentelor necesare executării comenzii, precum și stabilirea termenelor de îndeplinire a atribuțiilor și a răspunderii. pentru încălcarea acestora pentru o anumită listă de angajați care fac parte din departament și prestează servicii în zonele de ordine conform 223-FZ.

Cum să aprobi și să postezi

Potrivit părții 3 a art. 2 223-FZ, clientul aprobă standardul în funcție de forma organizatorică și juridică de către următoarele organisme de conducere:

• corporație sau companie de stat - cel mai înalt organ de conducere (nr. 7-FZ din 12 ianuarie 1996 „Cu privire la organizațiile non-profit”);
• SUE, MUP - de către conducător (nr. 161-FZ din 14 noiembrie 2002 „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”);
• instituție autonomă - de către consiliul de supraveghere (nr. 174-FZ din 3 noiembrie 2006 „Cu privire la instituțiile autonome”);
• SA - consiliu de administrație, adunarea generală, organ executiv colegial (nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 „Cu privire la societățile pe acțiuni”);
• SRL - o adunare generală a participanților, un consiliu de administrație, un organ executiv colegial (nr. 14-FZ din 02/08/1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”);
• instituție bugetară de stat sau municipală - fondator (nr. 7-FZ din 12 ianuarie 1996 „Despre organizațiile non-profit”);
• societate de drept public - de către consiliul de supraveghere (Nr. 236-FZ din 3 iulie 2016 „Cu privire la societățile de drept public”).

Standardul de achiziție și modificările aduse acestuia sunt postate de client pe site-ul EIS în termen de 15 zile de la data semnării actului. Fiecare are dreptul să studieze aceste documente, care se află în Sistemul Informațional Unificat în domeniul public.

Clientul trebuie să ia în considerare cerințele nu numai ale 223-FZ, ci și ale „Standardului pentru implementarea activităților de achiziții ale anumitor tipuri de entități juridice”, aprobat de FAS Rusia.

Clientul trebuie să respecte principiile de egalitate, corectitudine, nediscriminare și restricții nerezonabile ale concurenței în raport cu participanții.

Reglementările standard de achiziții conform 223-FZ pentru anul 2018 din iulie 2018 pot conține următoarele secțiuni:

1. Termeni și definiții.
2. Scopurile și principiile activităților de achiziții.
3. Aprobarea standardului și introducerea modificărilor.
4. Formarea si ajustarea planului de comanda.
5. Selectarea metodei și a formei de comandă.
6. Reguli de pregătire și conduită.
7. Principii de formare a cerinţelor şi criterii de evaluare.
8. Cerințe pentru descrierea obiectului.
9. Cerințe pentru termenii contractului. Obligatii legate de executarea contractului.
10. Intocmirea, coordonarea si aprobarea documentatiei de achizitie.
11. Ordinea procedurii.
12. Control și apel.
13. Raportarea activităților de achiziții.
14. Cerință de stocare a documentelor compilate în timpul comenzii.

Cum se utilizează clauze model

De la 1 ianuarie 2018, standardele privind reglementările standard de achiziții s-au modificat. Acum, potrivit părții 2.3 din art. 2 223-FZ, reglementările standard de achiziții în temeiul 223-FZ, ținând cont de cele mai recente modificări, trebuie să includă următoarele informații:

1. Reglementări pentru pregătirea și implementarea achizițiilor publice.
2. Metode de determinare a unui furnizor, precum și cazurile în care sunt utilizate.
3. Termenul de încheiere a contractului pe baza rezultatelor licitației competitive.

Aceste informații nu pot fi modificate atunci când instituțiile bugetare și autonome și întreprinderile unitare elaborează și aprobă propriile reglementări de achiziții.

Reglementările standard de achiziții ar trebui să prevadă specificul participării IMM-urilor care sunt aprobate.

Reglementările standard pentru instituțiile bugetare (autonome și bugetare) și întreprinderile unitare sunt elaborate de autoritățile executive la diferite niveluri - federal, regional, municipal. Autoritățile superioare stabilesc, de asemenea, o listă a organizațiilor clienților pentru care se vor aplica astfel de standarde standard. Astfel, dacă o instituție este supusă unor standarde standard dezvoltate la un nivel superior, atunci trebuie să-și formeze propriul registru de reglementare în strictă conformitate cu condițiile stabilite în reglementările standard de achiziții (părțile 2.1, 2.2 ale articolului 2 223-FZ).

Modificările se fac în același mod. Dacă legiuitorul a făcut ajustări la reglementările standard de achiziții, organizația clienților trebuie să își modifice actul local în termen de 15 zile (Partea 2.7 a articolului 2 223-FZ).

Standardele standard noi sau ajustate sunt publicate în termen de 15 zile de la data aprobării lor de către autoritățile de reglementare.

De unde să obțineți o poziție standard

La sfârșitul articolului, puteți alege dintr-o serie de standarde furnizate și puteți găsi prevederea necesară privind achizițiile în conformitate cu 223-FZ pentru 2019; De asemenea, puteți descărca un eșantion de pe site-ul Sistemului Informațional Unificat - în UIS, sunt disponibile pentru revizuire standardele de achiziții publice ale organizațiilor clienților la nivel local, care pot fi utilizate pentru a optimiza și unifica documentul în curs de dezvoltare. Veți găsi aceste documente în fila „Documente” din bara laterală. În partea de jos a paginii există o secțiune „Lista prevederilor standard de achiziții”.

Descărcați șablonul de reglementări standard de achiziții pentru 2019

Exemplu de regulament standard de achiziții pentru o întreprindere unitară municipală

De exemplu, oferim reglementările de achiziții conform 223-FZ pentru anul 2019 - un eșantion pentru întreprinderile municipale unitare.

Departamentul Achizitii Reglementate

10.11.2014 11:02

Au fost introduse reglementări pentru interacțiunea participanților la procesul de achiziție al Universității Tehnice de Stat din Altai (Ordinul nr. D-345).

Reglementări pentru interacțiunea dintre participanții la procesul de achiziție al Universității Tehnice de Stat din Altai

Regulamentul stabilește procedura de interacțiune între diviziile AltSTU care participă la activități de achiziții în cadrul Legii federale din 5 aprilie 2013. N 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile statului și municipale” (modificată și completată) și Legea federală din 18 iulie 2011 N 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii anumite tipuri de persoane juridice” (cu modificări și completări).

Participanții la procesul de achiziție sunt:

1) Inițiator de cumpărare - o unitate structurală sau funcționar interesat să efectueze această achiziție datorită faptului că această achiziție este destinată să asigure îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

2) Șef serviciu contract - funcționar desemnat în mod corespunzătorși asigurarea pe o bază profesională a selecției celui mai bun furnizor (antreprenor, executant) și a conformității universității cu cerințele legislației în vigoare la efectuarea achizițiilor.

3) Departamentul de achiziții reglementate - o unitate structurală a cărei funcție principală este de a efectua procedurile de achiziții prevăzute de legislația Federației Ruse și care includ etape precum evaluarea achiziției, posibilitatea implementării acesteia, eficacitatea achiziției și eficacitatea relațiilor contractuale cu contrapartea selectată pe baza rezultatelor achiziției etc. .d.

4) Planificare si management financiar - unitate structurala responsabil cu evaluarea posibilității de achiziție (disponibilitatea resurselor financiare de la inițiatorul achiziției, determinarea sursei de finanțare, întocmirea unui plan de achiziții și monitorizarea implementării acestuia etc.).

5) Departamentul juridic este o unitate structurală care desfășoară verificarea termenilor contractului (acordului) pentru respectarea cerințelor legislației în vigoare.

6) Compartiment Contabilitate - unitate structurala, autorizat să plătească obligațiile bănești în temeiul contractelor (acordurilor) încheiate.

7) Departamentul de logistică - compartimentare structurală, autorizat să încheie contracte (acorduri) în numele Universității Tehnice de Stat din Altai, pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii.

Competențele între participanții care desfășoară activități de achiziții sunt repartizate astfel:

1. Inițiatorul achiziției își analizează propriile activități pentru perioada anterioară de achiziție și planurile de activitate pentru perioada următoare de achiziție din punctul de vedere al necesarului de bunuri (lucrări, servicii) în perioada următoare de achiziție. Dacă există nevoie de bunuri (lucrări, servicii), inițiatorul achiziției formulează această nevoie și evaluează posibilitățile de satisfacere a acesteia fără a efectua o achiziție (de exemplu, în detrimentul stocurilor existente în depozit, în cadrul contractelor deja încheiate cu furnizori etc.).

Dacă este imposibil să se satisfacă nevoia de bunuri (lucrări, servicii) din cauza capacităților disponibile, inițiatorul achiziției oferă informații sub formă de memoriu economistului de achiziții al departamentului de planificare și financiar, cu justificarea necesității de cumpărare, indicând volumul, valabilitatea volumelor inițiate și prețul inițial (maxim) estimat al produselor achiziționate, precum și momentul achiziției pentru a include această achiziție în volumul curent planificat de achiziții pentru perioada următoare de achiziție.

Departamentul de planificare și financiar colectează cererile primite de la diviziile structurale ale universității. Consolidarea cererilor este efectuată de economistul de achiziții al departamentului de planificare și financiar saptamanal de luni pana vineri. La sfârșitul fiecărei săptămâni de lucru, cererile consolidate sunt transferate șefului serviciului contractual.

2. Șeful serviciului contract evaluează nevoia de achiziție și posibilitatea realizării acesteia , prețul inițial (maxim) al produselor achiziționate, precum și condițiile de cumpărare.

Dacă această achiziție este aprobată, aceasta este inclusă de economistul de achiziții al departamentului de planificare și financiar în volumul curent de achiziții pentru perioada următoare de achiziții. Pe baza rezultatelor aprobării de către șeful serviciului de achiziții contractuale a nevoilor inițiatorilor de achiziții, economistul achiziții al departamentului de planificare și financiar elaborează proiecte de planuri și grafice de achiziții.

Proiectul de plan de achiziții și graficul generat la inițiativa departamentului de planificare și financiar sunt coordonate cu departamentul de achiziții reglementate cu participarea diviziilor structurale implicate (departamentul juridic, departamentul de logistică etc.).

Economistul achiziții al departamentului de planificare și financiar publică planul și graficul de achiziții aprobate de șeful serviciului contract într-un sistem informațional unificat.

Dacă este necesar să se facă ajustări la planul și programul de achiziții aprobat, inițiatorul achiziției justifică șefului serviciului contractual necesitatea unor astfel de modificări și economistul de achiziții al departamentului de planificare și financiar, dacă aceste modificări sunt convenite. , aduce modificări planului și programului de achiziții în conformitate cu legislația în vigoare.

3. În cazul în care șeful serviciului contract ia decizia de achiziție de la un singur furnizor (antreprenor, executant), aplicațiile consolidate sunt transferate departamentului de logistică.

Departamentul de logistică determină în mod rezonabil furnizorul (antreprenor, executant), încheie un acord cu acesta și întocmește un set de documente necesare pentru plata bunurilor (lucrări, servicii) primite. Se agreează întregul set de documente:

• cu planificare și management financiar (clauza 3.2 din Schemă), care determină sursa de finanțare pentru plata achiziției, cu indicarea articolului KOSGU;
• cu departamentul juridic, care verifică termenii contractului (acordului) pentru respectarea cerințelor legislației în vigoare (clauza 3.3 a schemei);
• cu compartimentul de achizitii reglementat, care intocmeste si plaseaza avizele si documentatia de achizitie in Sistemul Informatic Unificat in conformitate cu legislatia in vigoare, precum si tine un registru de achizitii (clauza 3.4 din schema).

După ce mărfurile ajung la depozit, departamentul de logistică (dacă este necesar, inițiatorul achiziției) transferă setul de documente convenit pentru plată către departamentul de contabilitate. Dacă livrarea mărfurilor la depozit a fost efectuată de departamentul de logistică, atunci simultan cu primirea mărfurilor, inițiatorul achiziției este informat despre acest lucru.

4. În cazul în care șeful serviciului contract decide să utilizeze o metodă competitivă pentru identificarea unui furnizor, atunci aplicațiile consolidate sunt transferate departamentului de achiziții reglementat.

Direcția Achiziții Reglementate, împreună cu inițiatorul, elaborează documentația de achiziție, reflectând în aceasta informațiile prevăzute de Legile nr. 44-FZ, nr. 223-FZ.

Compartimentul de achiziții reglementate, împreună cu inițiatorul achiziției, asigură coordonarea documentației cu participarea direcțiilor structurale implicate (compartimentul juridic și departamentul de planificare financiară) (clauzele 4.1. și 4.2. ale schemei, Anexa nr. 1).

Direcția Achiziții Reglementate publică un anunț de achiziție, documentația de achiziție și un proiect de contract (acord) în sistemul informatic unificat în conformitate cu legislația în vigoare.

După publicarea documentelor de mai sus, departamentul de achiziții reglementat asigură implementarea procedurii de achiziție, inclusiv acceptarea cererilor de la potențiali furnizori (interpreți, antreprenori), evaluarea și ierarhizarea acestor aplicații în conformitate cu criteriile documentației de achiziție. , selecția și anunțarea de către comisia de achiziții a câștigătorului achiziției, depunerea contractului (acordului) spre semnare de către câștigător.

Dupa efectuarea achizitiilor, compartimentul achizitii reglementat publica informatiile necesare in modul si in termenele prevazute de legislatia in vigoare, precum si deruleaza negocieri precontractuale cu furnizorul (executant, antreprenor), in urma carora se incheie un contract (contract). pregătit pentru semnare în compartimentul juridic și cu persoana responsabilă, care a fost aprobat prin ordinul rectorului privind desfășurarea procedurii de achiziție competitivă.

După semnarea contractului (acordului), inițiatorul achiziției asigură executarea acestuia, inclusiv soluționarea preliminară a litigiilor împreună cu departamentul juridic, monitorizează respectarea termenelor de plată, monitorizează termenele de livrare (prestarea serviciilor, prestarea lucrărilor), acceptă bunuri ( servicii, munca) prestate in baza contractului), verifica calitatea produsului (serviciu, lucrare), semneaza certificate de la persoanele autorizate ale universitatii care indica executarea contractului.

In cazurile de incheiere si executare a unui contract in baza 44-FZ, initiatorul achizitiei preia bunurile livrate (lucrare executata, serviciu prestat) impreuna cu comisia de receptie.

Departamentul de contabilitate în termen de o zi lucrătoare de la data primirii documentului de plată pentru contractul (acordul) încheiat în conformitate cu Legea federală-44, cu excepția clauzei 4, clauza 5 din articolul 93 din Legea federală-44 (cumpărare la cheltuiala bugetului federal pentru o sumă de până la 100 și până la 400 de mii de ruble), trimite departamentului de achiziții reglementate o copie a ordinului de plată necesar pentru pregătirea și plasarea unui raport privind execuția contractului (etapa contractului). (acord).

5. În cazul în care șeful serviciului contractual ia decizia de a efectua o achiziție de la un singur furnizor (antreprenor, executant) de către inițiatorul achiziției însuși, precum și contracte de furnizare de servicii de predare, formare avansată, instruire a angajaților Clientului, inițiatorul achiziției determină în mod rezonabil furnizorul (antreprenor, executant), încheie cu acesta contractul și întocmește un set de documente necesare pentru plata bunurilor primite (lucrări, servicii). Se agreează întregul set de documente:

• cu planificare și management financiar (clauza 5.1 din schemă), care determină sursa de finanțare pentru plata achiziției, cu indicarea articolului KOSGU;
• cu departamentul juridic, care verifică termenii contractului (acordului) pentru respectarea cerințelor legislației în vigoare (clauza 5.2 a schemei);
• cu compartimentul de achizitii reglementat, care intocmeste si plaseaza avizele si documentatia de achizitie in Sistemul Informatic Unificat in conformitate cu legislatia in vigoare, precum si tine un registru de achizitii (clauza 5.3 din schema).

După ce mărfurile ajung la depozit, lucrarea este efectuată, serviciul este prestat, iar inițiatorul achiziției transferă setul convenit de documente pentru plată către departamentul de contabilitate (clauza 5.4 a schemei).

Plățile pentru contracte (acorduri) care vor fi executate pe o perioadă lungă de timp trebuie să fie avizate de departamentul de planificare financiară și economistul de achiziții.

Șeful serviciului contract, împreună cu unitățile structurale relevante, realizează o analiză a activităților de achiziții desfășurate, ale căror rezultate sunt luate în considerare la întocmirea planului de achiziții pentru perioada următoare.

• Aplicație #1:

Formarea unui cadru de reglementare pentru organizarea procesului de achiziție conform 223-FZ

Este foarte important să se introducă clienților cadrul de reglementare pentru achiziții în conformitate cu 223-FZ și experiența procesului de achiziții folosind exemplul OJSC Bank of Moscow, pentru a evidenția dificultățile, domeniile și etapele problematice. Sarcina principală este de a găsi soluția optimă și de succes pentru toate problemele, identificând „pro” și „contra” acestui model. Lucrul cu acest proces are succes, dar poate fi numit și creativ. Se fac în mod constant modificări la 223-FZ și se folosesc soluții noi.

Dacă o companie tocmai pornește pe calea 223-FZ, atunci trebuie să se înregistreze pe platforme precum Serviciile de stat, Achizițiile de stat, precum și pe platformele de tranzacționare acreditate. Fără aceasta, este imposibil să-ți începi activitățile sub 223-FZ. Aici sunt postate toate documentele de reglementare care trebuie publicate prin lege. Toate activitățile de tranzacționare se desfășoară numai acolo și nicăieri altundeva.

Cu site-urile, procesul este destul de simplu, deoarece oferă de multă vreme sfaturi utilizatorilor, explicând în detaliu și în mod popular toate complexitățile sistemului.

Procesul de înregistrare în sine nu este complicat. După cum știți, trebuie întotdeauna să acordați timp suplimentar pentru etapa pregătitoare. Acest lucru este necesar pentru aprobarea reglementărilor și pregătirea documentelor privind standardele platformei de tranzacționare.

După acreditare, regulamentele de achiziții ale companiei trebuie postate imediat pe platforma de tranzacționare. Acest document este supus publicării obligatorii în domeniul public.

Acesta este documentul fundamental (condițional extern) al fiecărei organizații, în conformitate cu 223-FZ, care reglementează activitățile de achiziții și care conține:

• termeni, definiții, dispoziții generale;
• cerințe pentru suportul informațional pentru achiziții (inclusiv lista și calendarul de postare a informațiilor în Sistemul Informațional Unificat (UIS));
• cerințele pentru participanții la procedurile de achiziție și documentația pe care o furnizează;
• cerințele de achiziție, metodele și formele procedurilor de achiziție (inclusiv o descriere a procedurii și condițiilor de aplicare a metodelor de achiziție - desfășurată prin concurs, licitație, cerere de oferte, cerere de oferte, achiziție de la un singur furnizor și alte metode (înainte de aprobare). a modificărilor aduse 223-FZ limitând diversitatea căilor);
• procedura de încheiere și executare a contractelor, precum și alte prevederi legate de achiziții;
• legea stabilește cine o aprobă („Banca Moscovei” - Consiliul de administrație).

De asemenea, este important să postați un plan de achiziție. Până când compania nu postează aceste documente, nu se consideră că funcționează în conformitate cu 223-FZ. Tot ceea ce este inclus în aceste documente este întotdeauna revizuit de autoritățile de reglementare. Planului de achiziții și regulamentele de achiziții trebuie să li se acorde o atenție specială. Experții sfătuiesc să se respecte reglementările de achiziții ale unei companii mari care sunt similare în specific. Va fi complet și cuprinzător - poate fi luat în siguranță ca bază, deoarece experiența companiei aici este dificil de supraestimat: toate etapele procedurilor, condițiile de acces ale participanților și multe alte puncte sunt descrise acolo.

Reglementări privind Comisia de licitație (Comisia de achiziții). Componența Comisiei de licitație.

Acesta este un document care definește scopurile, obiectivele, funcțiile, puterile, îndatoririle și responsabilitățile membrilor comisiei, ordinea de organizare și conduită.

• Legea nu definește cine o aprobă („Banca Moscovei” - Consiliul băncii)

Procedura de interactiune intre departamente la desfasurarea activitatilor de achizitii.

Acesta este un document care definește întregul proces intern de achiziție de la inițierea cerințelor până la raportarea privind executarea contractelor.

• Legea nu definește cine o aprobă („Banca Moscovei” - prin ordin al președintelui băncii)

Există, de asemenea, documente care vă vor ajuta să formulați în mod competent procesul de achiziție:

• Reguli de formare a prețului inițial (maxim). Acest document este util din punct de vedere al metodologiei de formare a pretului contractului. Va fi util artiștilor interpreți.
• Reglementări privind planificarea și organizarea controlului asupra execuției bugetului și a Planului de achiziții.
• Metodologie de evaluare și comparare a aplicațiilor. Este utilizat într-o anumită etapă când există o evaluare a rezultatelor.
• Reglementări privind încheierea contractelor de afaceri. Reglează procesul de pregătire a contractelor standard ale companiei. Determină specificul încheierii contractelor.
• Standard pentru calcularea eficienței achizițiilor. Indicator al perspectivelor de achiziție pe termen scurt și lung.

Cu cât achizițiile sunt mai reglementate, cu atât va fi mai ușor pentru toți angajații companiei să lucreze.

Sisteme și instrumente interne pentru optimizarea activităților de achiziții

• Elaborarea formularelor standard de documente cu instrucțiuni pentru completarea acestora. Acest lucru va ajuta la furnizarea celor mai standard forme de documente și a celor mai standard articole de achiziție. Au fost preluate formulare standard din versiunea Word, anumite câmpuri au fost protejate cu parolă, au fost reglementate procesul de lucru cu interpreții și procesul de verificare a departamentelor. Acest lucru minimizează probabilitatea erorilor și simplifică procesul de pregătire a documentelor pentru angajați.
• Detaliu maxim și reglementare a procesului de achiziție.
• Implementarea unor platforme speciale de procurare/rafinare a celor existente (SAS, 1C, Cognitive, LanDocs, SDO-Purchases etc., etc.).
• Automatizarea rutelor de aprobare, consecvență, control al versiunilor, înregistrarea concluziilor și a eventualelor riscuri.
• Portal corporativ/part de rețea.

Nu toate companiile își permit automatizarea sistemelor. Puteți oricând să simplificați procesele de achiziție, precum și să îmbunătățiți baza de date existentă. Bank of Moscow nu a achiziționat programe; munca a început cu fluxul tradițional de documente pe hârtie, care apoi a devenit electronic în sistemul LanDocs. Este important să evitați pe cât posibil actele prin optimizarea procesului, deoarece ciclul de achiziție este pe scară largă, iar autoritățile de reglementare pot efectua verificări în timpul cărora furnizarea documentelor electronice va fi cea mai eficientă.

Eficiența implementării sistemelor electronice speciale:

• O bază de date completă de informații privind achizițiile, inclusiv pentru generarea de date statistice pentru o analiză pe termen lung a factorilor care afectează eficiența achizițiilor, în funcție de specificul acestora, calendarul contractului, sezonalitate, criteriile de evaluare și alți parametri.
• Controlul ciclului complet pentru o analiză mai aprofundată a activităților de achiziție. Determinarea eficienței maxime nu doar la momentul achiziției, obținerea ofertei optime pe piață, dar și pe perioada executării contractului, incl. respectarea termenelor, eventual luând în considerare amenzi/penalități și alte obligații de garantare care afectează eficiența generală a activităților de achiziții, precum și calitatea îndeplinirii obligațiilor și luarea deciziilor pentru optimizarea costurilor la un alt nivel.
• Minimizarea costurilor cu forța de muncă pentru activitățile mecanice ale departamentelor responsabile de achiziții, eliberarea resurselor pentru sarcini strategice pentru a maximiza optimizarea achizițiilor.
• Capacitatea de a genera rapoarte privind contractele încheiate și de execuție a acestora, lunare, și rapoarte SMPS, ceea ce reduce, de asemenea, costurile cu forța de muncă și probabilitatea erorilor tehnice la generarea manuală a rapoartelor.
• Posibilitatea încheierii de contracte în formă electronică prin EETP, pentru optimizarea colectării și plasării informațiilor în registrul de contracte, precum și pentru executare.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție.

Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională.

În orice organizație, atunci când se desfășoară proceduri de achiziție, există 3 grupuri principale. Acestea sunt unități independente care creează nevoia de bunuri/lucrări/servicii pentru a susține activitățile organizației.

Initierea/executarea unitatilor. Aceștia sunt cei care au nevoie de achiziție și cei care au buget, adică bugetari. Ei formulează nevoia de bunuri, lucrări și servicii pentru a susține activitățile organizației și sunt responsabili de achiziții în domeniile de competența acestor unități în cadrul bugetului aprobat și oferă suport pentru contractele de cumpărare. Cel mai adesea, aceste unități trimit specificații tehnice altora. Întregul proces al documentației de achiziție revine persoanelor care răspund de respectarea 223-FZ.

Coordonarea departamentelor. Acesta este orice serviciu financiar. Coordonează documentația procedurii de achiziție în competența lor.

Organisme/persoane autorizate. Un organ colegial (inclusiv Comisia de licitație/funcționar (șeful unei unități structurale independente), Achizitorul, căruia i se conferă autoritatea de a lua decizii cu privire la procedurile de achiziție din competența sa în conformitate cu reglementările și documentele administrative.

Pe scurt, acestea sunt 3 subiecte principale: primul inițiază achizițiile și le planifică, al doilea le coordonează, al treilea este responsabil de deciziile luate.

Departamentul Relații cu Furnizorii

El este angajat în achiziții în conformitate cu 223-FZ și combină funcțiile economice și juridice. El este la Banca Moscovei din 2013 și a lucrat inițial ca un specialist. Procesul de creare a unui astfel de departament este întotdeauna dificil, deoarece multe organizații cred că nu ar trebui să se întâmple nimic semnificativ în ceea ce privește documentele, că este important doar respectarea 223-FZ. Dar este important să cunoașteți specificul muncii și să extindeți în mod constant personalul pentru o muncă eficientă. Este important să împărtășiți specificul în cadrul departamentului, precum și să aveți în personal manageri speciali de achiziții (manageri de categorii). Pe lângă cerințele generale ale 223-FZ și cunoștințele economice, acestea au specificul subiectului în sine. Ei pot face recomandări și pot negocia cu alte structuri. Există, de asemenea, o poziție importantă a unui specialist în suport pentru achiziții. Aceștia sunt oamenii care cunosc în detaliu toate nuanțele platformelor de tranzacționare, publică informații și rapoarte, înțeleg Sistemul Informațional Unificat, se ocupă de planul de achiziții și îndeplinesc alte funcții.

Activitati ale departamentului de relatii cu furnizorii:

• verifică corectitudinea completării Planului de achiziții/modificarea Planului de achiziții, îl consolidează, îl supune spre aprobare de către Comitetul tehnic și îl introduce în Sistemul Informațional Unificat;
• monitorizează, gestionează și controlează procesul de achiziție, inclusiv coordonarea formularelor și metodelor de achiziție și a documentației de achiziție în conformitate cu cerințele legislației Federației Ruse și documentele administrative de reglementare;
• verifică documentația procedurii de achiziție/PQS pentru corectitudinea completării în conformitate cu formularele standard aprobate, inclusiv acordul asupra metodologiei și evaluării cererilor, cerințelor pentru solicitanții/participanții la procedura de achiziție/PQS;
• realizează deschiderea plicurilor cu cererile de participare, corectitudinea evaluării și compararea cererilor și însumarea rezultatelor; ia decizii și aprobă documente în conformitate cu competențele delegate ale Comitetului de muncă;
• oferă suport informațional pentru activitățile de achiziții în conformitate cu Regulamentul de achiziții și cu legislația Federației Ruse. Participa la negocieri cu furnizorii;
• consolidează și plasează în Sistemul Informațional Unificat/oferă raportări privind contractele încheiate ca urmare a procedurilor de achiziții și raportarea activităților de achiziție către Serviciul Federal de Statistică a Statului, Agenția Federală pentru Administrarea Proprietății de Stat;
• generează raportări interne pentru management privind eficacitatea activităților de achiziții;
• formează o concluzie la adresarea întrebărilor către organele colegiale privind aprobarea achizițiilor de la un singur furnizor;
• formează și inițiază aprobarea cadrului normativ și metodologic care reglementează procedurile de achiziție;
• este responsabil pentru actualizarea în timp util a informațiilor de pe portalul corporativ.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție. Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională

Aprobarea achizițiilor în fiecare organizație are loc diferit: totul depinde de modul în care compania își notează procesele pe hârtie. Legea federală 223 nu prevede restricții stricte cu privire la modul de organizare a achizițiilor în cadrul unei companii. Dar trebuie să existe reglementări cu privire la această activitate - acest lucru este important, în primul rând, pentru angajații companiei și pentru eficiența muncii lor.

De exemplu, la Banca Moscovei existau valori prag la care ar trebui să fie întocmite contracte. Plățile pe facturi fără întocmirea unui acord sunt permise în limita sumei specificate. Acesta poate fi un prag de până la 100.000 de ruble sau 500.000 de ruble.

Există și practica delegării la sucursale. De exemplu, aceasta este stabilirea unor sume prag diferite la care sucursalele pot face achiziții pe cont propriu.

Activitati de achizitii. Etape.

Planificarea si initierea procedurilor de achizitie. Aceasta include formarea unui buget și a unui plan de achiziții. După cum știți, din 2016 a fost imposibil să faceți o achiziție fără a publica un plan structurat de achiziții pentru anul următor. Fiecare achiziție este atașată unei linii de plan. Planificarea pe termen lung a procedurilor de achiziții în Bancă se realizează prin formarea unui Plan de achiziții, a cărui perioadă de planificare este un an calendaristic sau o altă perioadă stabilită de legislația Federației Ruse, în cazul achiziționării de produse inovatoare. În perioada de valabilitate a Planului de achiziții, din cauza necesităților de producție, în cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse, Planul de achiziții pot fi aduse modificări.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 932, există momente în care nu este necesar să se facă modificări. Acesta este cazul când suma se modifică cu doar 10% din suma declarată anterior dacă se modifică forma de cumpărare și alte probleme. Planul de achiziții este publicat înainte de 31 decembrie și este valabil pentru tot anul calendaristic următor.

Planificarea achizițiilor este realizată în conformitate cu bugetul, dar planul de achiziții nu este bugetul. Planul include achiziții care sunt de natură pe termen lung. Suma din Plan poate fi mai mare decât cea planificată pentru anul. Dar planul de achiziții se bazează pe buget.

Planul nu include achiziții nepublicate (până la 500/100 de mii de ruble). Totodată, se efectuează inspecție și control pentru zdrobirea artificială (pentru a evita 223-FZ), și se fac și propuneri de combinare a achizițiilor pentru a obține cele mai optime oferte. Nu este permisă inițierea și efectuarea unei achiziții fără a o include în Planul de achiziții.

Dacă Planul include achiziții pentru perioade diferite, de exemplu, achiziționarea de monitoare în primul trimestru și achiziționarea de monitoare în trimestrul 4, atunci ar trebui să fie posibilă combinarea acestor achiziții pentru a face una mai mare. O astfel de achiziție poate fi multi-loturi dacă există o astfel de specificitate. Mulți clienți știu că cu cât volumul bunurilor achiziționate este mai mare, cu atât se poate primi o reducere mai semnificativă de la furnizor.

• ajustări programate în mod continuu (lunar/trimestrial)
• ajustări urgente/neprevăzute (autoritate delegată)

La etapa de acordare/semnare a contractului pe baza rezultatelor procedurii de achizitie, in cazul lipsei/fondurilor insuficiente in buget, procedura de semnare se suspenda pana la stabilirea sursei de finantare.

Formarea, coordonarea și aprobarea documentației de achiziție; plasarea achizițiilor în Sistemul Informațional Unificat, pregătirea răspunsurilor la solicitările Solicitanților (dacă este necesar), efectuarea de modificări la documentația de achiziție (dacă este necesar). În această etapă, este posibilă anularea procedurii de achiziție.

Procesul de aprobare a documentației de achiziție la Banca Moscovei se realizează folosind sistemul SDO Media. Vă permite să construiți automat un traseu, începând de la inițiere (antreprenorul își trimite cererea către departamentul de achiziții dorit). Antreprenorul creează o cerere și o trimite departamentului administrativ. Această divizie generează documentația de achiziție. Există sisteme care vă permit să faceți acest lucru exact în același mod ca pe platformele de tranzacționare și în Sistemul Informațional Unificat folosind un șablon. Adică acestea sunt câmpuri care sunt completate și publicate. Această documentație este aprobată de manager și merge pe o rută automată către departamentele relevante pentru aprobare. Este important să folosiți ideile specialiștilor IT pentru a rafina procesele companiei dacă nu este posibil să cumpărați software scump.

Un document generat în acest sistem, după aprobarea de către manager, este transferat către departamentul de servicii financiare și contabilitate. Dacă există comentarii asupra documentului, acesta se întoarce la executant. Antreprenorul, la rândul său, finalizează documentul și revine la aceste două departamente pe același traseu: serviciul financiar ar trebui să vadă versiunea finală a documentului. Documentul merge apoi la departamentul juridic. Există o practică când departamentul juridic analizează documentul chiar de la început, dar acest lucru este opțional.

După ce a avut loc comisia de licitație, documentul poate fi sau nu aprobat. Dacă este necesară revizuirea, documentul este din nou trimis contractantului, iar apoi secretarului comisiei de licitație.

În continuare, se plasează un protocol și se transmite departamentului de relații cu furnizorii. Departamentul realizează publicarea. În funcție de metoda de achiziție, informațiile despre nuanțe sunt completate înainte de a însuma rezultatele achiziției. După publicarea achiziției pe site-ul web, contractorul începe să controleze achiziția în Sistemul Informațional Unificat. După deschiderea plicurilor, puteți vedea clar un calendar cu mementouri despre etapele procesului, iar activitatea departamentului de relații cu furnizorii începe în zona de inițiere a rezumatului. Dar rezumatul în sine rămâne la latitudinea interpretului. Următoarea etapă este verificarea contrapărții de către serviciul de securitate. În funcție de valoarea achiziției, documentul este trimis fie șefului BSC, fie comisiei de licitație, dacă valoarea achiziției este de peste 5 milioane de ruble. Secretarul comisiei de licitație întocmește un pachet de documente și îl pune pe ordinea de zi a ședinței.

Dacă rezultatele sunt aprobate și nu sunt necesare operațiuni suplimentare, atunci este generat un protocol de aprobare și acesta este trimis către departamentul de relații cu furnizorii pentru plasare. Aceasta este etapa finală a achiziției - însumând rezultatele pe site. În continuare, începe procesul de stabilire a contractului și generare de rapoarte.

Acest proces poate include și alți pași, dar iată o listă de bază de pași.

În plus, se poate spune despre achizițiile care nu sunt publicate pe site-ul EIS și nu sunt incluse în planul de achiziții. Acestea sunt achiziții de până la 100/500 de mii de ruble. Le este prevăzută o schemă simplificată de aprobare. Nu se generează documentație de achiziție în astfel de cazuri. Coordonarea are loc doar la stadiul inițial (executor-profil serviciu-contabilitate-serviciu financiar-compartiment juridic). Dar aici este important să se evite fragmentarea achizițiilor. Faza de audit de către departamentul financiar este realizată cu atenție, astfel încât să fie identificate achizițiile care pot fi combinate.

Unitățile de control verifică prezența „fragmentării” artificiale. Dacă se descoperă o defalcare specială în mod deliberat a achizițiilor în unele mici, chiar și cu diferiți contractori, dacă suma depășește 500 (100) mii de ruble, următoarea achiziție se efectuează în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare aplicabile achizițiilor de peste 500 (100) ) mii de ruble.

Inițierea achizițiilor incluse în Planul de achiziții se realizează cu 30 de zile calendaristice înainte de începerea lunii în care este planificată achiziția și/sau cu 60 de zile calendaristice înainte de data expirării contractului pentru un articol similar.

Pentru a nu încetini procesul de achiziție, care are multe nuanțe, Banca Moscovei a elaborat un protocol de neînțelegeri care poate fi întocmit în orice stadiu de aprobare. Aceste neînțelegeri pot apărea între departamentele de execuție și cele coordonatoare. Acest protocol este prezentat spre examinare de către o comisie sau alt organism. Autoritățile superioare sunt cele care iau decizia cu privire la opțiunea aleasă și fie acceptă riscurile, fie nu le acceptă. În timpul auditurilor, protocolul de dezacord arată exact cum a avut loc procesul decizional.

Structura regulamentului comisiei de licitație din Banca Moscovei a fost creată pe baza competențelor membrilor acestei comisii. Pentru a optimiza activitatea Comisiei de licitație și pentru a reduce timpul de achiziție, autoritatea de a aproba achiziții de până la 5 milioane de ruble. delegată șefilor de departament.

În anumite aspecte, este posibil ca autoritățile superioare să ia decizii (Consiliu/Președinte). Aceste posibilități trebuie prevăzute, deoarece există diferite situații. Adesea deciziile luate de Consiliul de administrație al băncii au ajutat la apărarea poziției în FAS.

Executarea si incheierea contractelor. Pe baza rezultatelor procedurii, proiectul de acord finalizat este convenit cu DBU, PED și YD (vezi diapozitivul 15). Este posibil să schimbați termenii contractului înainte de a semna pentru îmbunătățire. Această etapă trebuie inclusă pentru a evita probleme în timpul încheierii contractului. Este permisă efectuarea de modificări în timpul executării contractului în ceea ce privește: Volum/Preț/Condiții. Dacă contrapartea este de acord cu acest lucru, atunci modificările sunt permise. Acordul nu trebuie să difere de protocolul final. De exemplu, puteți specifica posibilitatea modificării prețurilor pentru achizițiile de la un singur furnizor cu cel mult 15%. Modificările sunt agreate și aprobate de către organele/persoanele abilitate care au luat anterior decizia de încheiere a contractului.

Deschiderea plicurilor (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor), relicitare și post-calificare (dacă este necesar), solicitări către Participanți (dacă este necesar). În această etapă pot fi prezenți și participanții la achiziții. Relicitarea este necesară pentru a obține cele mai optime oferte din aplicațiile participanților.

Rezumarea și evaluarea eficacității achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor) și aprobarea câștigătorului achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor).

Coordonarea și încheierea contractelor pe baza rezultatelor procedurilor de achiziție și modificărilor la astfel de contracte.

Formarea, furnizarea și plasarea rapoartelor privind rezultatele activităților de achiziții. În conformitate cu cerințele 223-FZ și cu alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, clientul generează rapoarte privind activitățile de achiziții. De asemenea, trebuie să fie plasat în Sistemul Informațional Unificat. Ce este raportarea?

1. Informații pentru registrul contractelor încheiate. Unitatea care a încheiat contractul trimite/intră într-un sistem specific:

• informații despre acordul încheiat pentru plasarea în Sistemul Informațional Unificat (afișare în termen de trei zile de la data încheierii acordului),
• informații despre modificări în ceea ce privește volumul, prețul și condițiile (plasarea în termen de 10 zile de la data efectuării acestor modificări),
• informații privind rezultatele executării contractelor încheiate ca urmare a achiziției, inclusiv plata contractului (afișată în termen de 10 zile de la data executării contractului),
• informații despre rezilierea contractului încheiat ca urmare a achiziției.

Procesul de raportare a executării și publicării trebuie urmat cu strictețe pentru a evita amenzile din partea autorităților de reglementare. Există un tabel de amenzi (diapozitivul nr. 20). Trebuie să-l cunoașteți și să încercați să optimizați procesul de achiziție pentru a evita costurile financiare.

Monitorizarea executiei contractelor + postarea rapoartelor pe contracte.

Modelul prezentat de organizare a activităților de achiziții conform 223-FZ timp de 3,5 ani a permis:

• efectuează 2000 de achiziții publicate,
• creșterea eficienței achizițiilor, incl. prin obținerea reducerii maxime față de prețurile inițiale (maxime) ca urmare a procedurilor competitive,
• automatizați rutele fluxului de documente fără costuri suplimentare pentru sisteme scumpe,
• excludeți amenzile și ordinele de la autoritățile de reglementare în domeniul achizițiilor: au fost depuse 10 plângeri împotriva acțiunilor Băncii Moscovei OJSC, 0 s-au dovedit a fi justificate. Nu au existat instrucțiuni suplimentare de la autoritățile de reglementare. De aici rezultă că modelul Băncii Moscovei poate fi considerat funcțional și eficient.

De asemenea, fiecare companie își poate crea propria resursă corporativă pentru schimbul de informații curente și documentația de achiziție.

Întrebări de la participanți

Este posibil să se desfășoare licitații comune în cadrul 223-FZ? De exemplu, 2 întreprinderi unitare cumpără reparații drumuri.

Da este posibil. Doar posibilitatea și procedura de achiziție comună ar trebui specificate în Regulamentul de achiziții atât al uneia, cât și al celeilalte organizații.

Există o limită a numărului de achiziții de la un singur furnizor în conformitate cu 223-FZ?

Nu există astfel de restricții, dar companiile trebuie să se ghideze după bunul simț, precum și pe alte documente de reglementare (135-FZ) și să evite restrângerea concurenței. De asemenea, condițiile de achiziție de la un singur furnizor trebuie precizate în Regulamentul de achiziții și documentele de reglementare.

Noul plan de achiziții aprobat. Instituția nu este obligată să sprijine EMS. Ar trebui să completez această secțiune, să o las necompletată sau să o șterg?

Nu este nevoie să-l ștergeți: formularul este aprobat prin Hotărâre a Guvernului. Secțiunea poate fi lăsată necompletată introducând zerouri.

Atunci când se formează un plan de achiziție, un anunț și informații, formularea achiziției se poate modifica. Cât de importante sunt astfel de schimbări?

Astfel de modificări sunt critice, deoarece publicarea unei achiziții este legată de planul de achiziții. Subiectul achiziției este preluat de acolo. Este mai bine să evitați acest lucru, trebuie să existe uniformitate.

Cum recalculează Banca Moscovei costul achizițiilor de valută străină în coloana „Volum total”? Se face acest lucru automat sau manual?

Când nu exista sistem și planul de achiziții era format într-o foaie de calcul Excel, la alcătuirea unui plan pe an, moneda era convertită la cursul aprobat de Bancă. Pentru planificarea bugetară, tarifele sunt reduse „de sus” până la data aprobării. Bugetul se formează în conformitate cu acești indicatori.

Termenul pentru încheierea unui acord cu PE după expirarea a 10 zile, precum și după procedurile de achiziție?

Acesta este un punct controversat, deoarece nu există o interdicție directă. Pentru achiziții competitive, este mai bine să respectați acest termen cât mai mult posibil. Dar dacă trebuie să o faci mai repede, atunci nu este nicio problemă.

Daca regulamentul nu prevede justificarea pretului contractual initial (maxim) si justificarea alegerii unui furnizor la achizitionarea de la un singur furnizor. Este necesar să se justifice alegerea unui anumit furnizor?

Nu este nevoie să publicați justificarea pe site. Dar trebuie să înțelegeți că acest lucru trebuie precizat în cadrul organizației, adică în regulamentele de achiziții. La verificarea de către autoritățile de reglementare, trebuie furnizate astfel de justificări.

Dacă toate achizițiile sub 223-FZ sunt de până la 100 de mii de ruble de la un singur furnizor. Este necesar să se creeze o comisie de licitație?

Poate că nu este necesar, dar ar trebui să existe persoane autorizate care să fie responsabile cu aprobarea achizițiilor. De asemenea, ar trebui să existe un plan de achiziții zero, care este postat pe site.

Contract pentru servicii contra cost. Considerați că este o achiziție?

Da, dacă nu depășește pragul de achiziții publicate. O astfel de achiziție trebuie pur și simplu inclusă în raportarea lunară.

Este posibil să se facă modificări la Regulamentul de achiziții? Dacă da, atunci există termene limită pentru plasarea cumpărăturilor după efectuarea modificărilor.

Puteți face modificări, nu există restricții, dar există obligația de a publica aceste modificări în modul prevăzut de lege (15 zile de la data aprobării).

Potrivit 44-FZ, proiectul de acord nu poate fi modificat. Este posibilă modificarea contractului în etapa semnării acestuia?

Se pot face modificări. Dar nu ar trebui să existe acțiuni care să poată îmbunătăți situația câștigătorului.

Ce document autorizează specialiștii să facă modificări minore în documentație?

La Banca Moscovei, astfel de competențe sunt atribuite comisiei de licitație.

Metodologia de evaluare este plasată ca parte a documentației de achiziție de fiecare dată pentru procedura de evaluare definită de 223-FZ?

Nu de fiecare dată. Metodologia de evaluare este un document adițional și este utilizată în concursuri și cereri de propuneri (unde există alte criterii decât prețul).

Cine solicită propuneri comerciale și formează prețul contractual inițial (maximum)?

La Banca Moscovei, acest lucru este realizat de interpreți. Procesul de cumpărare începe cu o cerință de cumpărare. Compartimentul de executare întocmește documentația pentru justificarea prețului. Sunt folosite prețurile și condițiile actualei contrapărți, iar dacă achiziția este nouă, cererea este transmisă în toată piața. După primirea propunerilor, are loc evaluarea. Structura prețurilor poate fi găsită pe site-ul zakupki.gov. Dacă furnizorul este unic, atunci nu există nimic cu care să-i compare oferta, dar se verifică și adecvarea unui cost similar în altă companie.

Achiziționarea unui examen medical pentru angajați până la 100 de mii de ruble. Care sunt restricțiile privind metoda de cumpărare de la un singur furnizor? Trebuie să pregătesc specificații tehnice?

Aici achiziția este directă, nu este nevoie să o publicați. Termenii de referință sunt necesari dacă sunt cerute de documentele de reglementare pentru aprobarea contractului.

Cine și cum controlează execuția contractului, precum și plasarea informațiilor în Sistemul Informațional Unificat?

Executarea contractului este controlată de inițiator. De asemenea, efectuează achiziția și încheierea contractului. Cumpărătorul plasează informații în Sistemul Informațional Unificat.

Cum este organizată împărțirea responsabilității între managerii de categorie și editor?

Managerii de categorii sunt responsabili pentru esența achiziției și conținutul acesteia. Editori - pentru momentul publicării, controlul termenelor limită și procedurile de deschidere. Editorii nu se adâncesc în esența achiziției și nu efectuează verificări suplimentare.

În timpul lucrărilor, au fost identificate contracte de până la 100 de mii de ruble care nu au fost incluse în raportare.

Asemenea situații nu ar trebui să se întâmple, dar rapoartele pot fi ajustate. Aceste ajustări sunt vizibile. Este mai bine să plasezi contracte decât să le ascunzi.

Bank of Moscow lucrează cu acorduri-cadru pentru furnizarea de energie electrică?

Toate organizațiile sunt uneori forțate să accepte termenii contrapărților lor. Este posibil să se încheie un acord de dezacord din punctul de vedere al modificării acordului în sine. De regulă, prețul maxim nu este menționat acolo, deoarece volumul se adună de fapt. Conform tarifului, acesta este stabilit în planul de achiziții. Dacă există modificări ale tarifelor, puteți lucra cu acestea fără acorduri suplimentare.

Adesea, este încadrarea unui anumit proces într-o structură formalizată care permite cea mai eficientă reglementare și management al acestui proces. Aprovizionarea unei întreprinderi cu resurse este unul dintre domeniile importante ale activității de producție și i se poate da o formă strictă folosind reglementările de achiziții.

De ce este nevoie de postul?

Legislația modernă doar în unele cazuri impune unui antreprenor să se asigure că activitățile sale de furnizare sunt pe deplin supuse regulilor care sunt incluse în reglementările privind achizițiile (sub 223-FZ și 44-FZ). Ambele legi reglementează activități care sunt într-un fel sau altul legate de cheltuirea fondurilor în care statul este interesat de aprovizionare.

Antreprenorii care lucrează pentru ei înșiși nu au o astfel de obligație. Dar, din nou, nimeni nu-i interzice unui antreprenor să profite de evoluțiile pe care statul le-a stabilit în aceste legi federale și, în aceeași imagine și asemănare, să creeze și să aprobe propriul document privind procedura pentru activitățile de achiziție.

Avantajele de a avea o clauză de achiziție sunt:

• mai multe oportunități de a controla activitatea furnizorilor;
• repartizarea funcțională a responsabilităților;
• suprimarea oportunităților de implementare a schemelor de corupție (în afacerile private, sistemul de respingere este departe de a fi neobișnuit).

Principalele dezavantaje ale lucrului după poziție:

• costuri pentru un specialist care ar putea întocmi în mod competent documentul;
• dificultăți atunci când apar situații care nu sunt reglementate de documentul de achiziție;
• o scădere generală a capacității întreprinderii de a răspunde rapid la situații care sunt avantajoase în ceea ce privește furnizarea de resurse.

Este evident că atât avantajele, cât și dezavantajele formalizării procesului de aprovizionare pot afecta semnificativ activitățile întregii întreprinderi.

Este nevoie de un departament separat?

Obligația de a crea un departament separat de achiziții există doar pentru un număr de entități mari municipale și federale care achiziționează bunuri, lucrări și servicii în cantități mari și pentru bani guvernamentali (sub 44-FZ).

Toate celelalte entități comerciale, deși scutite de astfel de obligații, au totuși adesea departamente în personalul lor ale căror responsabilități funcționale includ desfășurarea activităților de achiziții.

În această situație, poate apărea o dilemă: este suficientă o prevedere privind achizițiile sau întreprinderea ar trebui să aibă și o prevedere privind departamentul de achiziții. Această problemă ține și de competența administrației întreprinderii și numai administratorul (directorul) poate decide cum să reglementeze cel mai bine activitățile de achiziții.

Totuși, pe baza practicii și ținând cont de faptul că reglementările privind activitățile de achiziție reglementează în continuare procedurile de aprovizionare, iar reglementările departamentului de achiziții reglementează activitatea departamentului în sine, cea mai bună opțiune ar fi separarea acestor două documente locale.

Care este diferența dintre poziții

Structura aproximativă a unui document care reglementează activitățile de achiziții:

• pregătirea pentru procedura de achiziție;
• procedurile de achiziții utilizate de întreprindere;
• cerințe pentru furnizori;
• efectuarea achizițiilor și înregistrarea acesteia;
• încheierea unui contract de furnizare și procedura de executare a acestuia.

Cum ar putea arăta regulamentele departamentului:

• funcțiile departamentului;
• interacțiunea cu diviziile structurale ale întreprinderii;
• structura organizationala;
• drepturile angajaților departamentului și responsabilitățile acestora.

Obiectul diferit al reglementării conferă acestor două prevederi un caracter complet diferit al reglementării locale. Într-un caz, procesul de achiziție este eficientizat, în celălalt, comanda de lucru a departamentului este fixată.

Achiziții publice - cum se câștigă licitații: Video