Descrierea postului
secretarul managerului[numele organizației, întreprinderii etc.]

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări care reglementează relațiile de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale

1.1. Secretarul managerului face parte din categoria executanților tehnici.

1.2. În funcția de secretar al managerului este numită o persoană cu studii profesionale superioare, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă, sau cu studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin [valori] ani.

1.3. Numirea în funcția de secretar al managerului și demiterea din aceasta se fac prin ordin al conducătorului întreprinderii la depunerea [se completează ce se cere].

1.4. Secretara trebuie sa stie:

Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile întreprinderii;

Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare privind păstrarea evidenței;

Structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;

Carta intreprinderii;

Organizarea muncii de birou;

Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;

Afaceri de arhivă;

Dactilografiat;

Reguli de utilizare a interfoanelor;

Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;

Fundamentele eticii și esteticii;

Reguli de comunicare în afaceri;

Reguli de funcționare a echipamentelor informatice;

Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor;

1.5. Secretarul raportează direct șefului [întreprinderii, unității structurale].

1.6. În lipsa secretarului (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

1.7. [Introduceți după caz].

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.

2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.

2.5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.

2.6. Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executanții specifici a documentelor transmise managerului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestuia, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, le aduce cu promptitudine atenția informațiilor primite prin canalele de comunicare.

2.8. La instrucțiunile managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procesele-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.

2.13. Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

2.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

2.17. [Introduceți după caz].

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

3.2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.

3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în îndeplinirea atribuțiilor dumneavoastră oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

3.4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile structurale și de la specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale.

3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.

3.6. [Introduceți după caz].

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

4.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru cauzarea daunelor materiale - în limitele determinate de legislația muncii și civilă a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu [numele, numărul și data documentului].

Şeful unităţii structurale

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

De acord:

Șeful departamentului juridic

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

Am citit instructiunile:

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

Ceea ce trebuie să știe și să poată face un secretar este stabilit în descrierea calificării.

Caracteristici de calificare- acesta este un document normativ care stabilește ce ar trebui să facă un anumit angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul de pregătire a acestuia.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a sprijini și menține munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a managerului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații la instrucțiunile acestuia. Organizarea convorbirilor telefonice ale managerului, primirea si transmiterea mesajelor telefonice, inregistrarea mesajelor primite in lipsa acestuia si aducerea continutului acestora la cunostinta managerului. Organizați excursii și călătorii de afaceri pentru manager. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de către manager (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului rechizite de birou, echipamente organizaționale și creați condiții care să favorizeze munca sa eficientă. Transmiteți și primiți informații prin interfoane, imprimați rapid diverse materiale conform instrucțiunilor managerului. Efectuează lucrări de documentare, acceptă corespondența adresată managerului, o sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă, după examinare, șefilor de departamente sau anumitor executanți pentru a fi utilizate în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns . Furnizați servicii de informare managerului și angajaților (orale, documentare, redactați recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Monitorizați termenele limită pentru completarea instrucțiunilor managerului privind cererile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților, formulează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de dosare aprobat, asigură siguranța acestora și depune la arhive în termenul stabilit. . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și responsabilitățile postului și competențele angajaților; reglementări și instrucțiuni pentru suportul documentației; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialelor la tipărirea diverselor documente; reguli de operare a echipamentelor de birou (faxuri, minicentrale telefonice automate, copiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia umană și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si regulamente de protectie a muncii, siguranta, salubritate industriala si protectie impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii al Federației Ruse.

Pentru a dezvolta și specifica caracteristicile de calificare la întreprinderi (firme), sunt elaborate fișe de post.

O fișă a postului este principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, poziția în organizație și natura muncii sale. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. Ce scrie in fisa postului, atunci se pune intrebarea, ce drepturi sunt date in ea, astea sunt cele pe care le are secretara.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau companie) mică va fi un singur secretar (secretar referent). În organizațiile mai mari, managerul și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor managerului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de responsabilități și drepturi. , diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set standard de operațiuni de management pentru serviciile documentare și non-documente care sunt efectuate de toți secretarii. În plus, particularitatea și complexitatea întocmirii fișei postului unui secretar se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard pentru fișa postului unui secretar (secretar referent).

Cu toate acestea, ca orice fișă a postului, există cerințe generale pentru aceasta. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiuni:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) responsabilitățile postului;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) legături după poziție.

Se poate adăuga o secțiune „Evaluarea muncii”, iar în ultimii ani a apărut din ce în ce mai mult secțiunea „Organizarea muncii (rutină zilnică).

Secțiunea „Dispoziții generale” conține denumirea exactă a postului în conformitate cu tabloul de personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și subordonarea, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu de instituție de învățământ preșcolar, secretarul are dublă subordonare - direct față de conducătorul său și față de șef serviciu instituție de învățământ preșcolar. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar). Această secțiune specifică, de asemenea, cerințele pentru formarea profesională și experiența de lucru. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate, care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece companiile au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține instrucțiuni privind principalele documente legislative, normative, metodologice, organizatorice și administrative care ghidează secretarul în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele domenii de activitate ale secretarului (secretar-asistent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru manager, suport organizațional pentru munca managerului, participare la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități de muncă” enumeră toate tipurile de muncă, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea lor. Acesta enumeră lucrările efectuate de secretar într-o succesiune logică. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni care indică tehnologia de execuție. De exemplu, funcția „suport pentru informații și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul său, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; tastarea documentelor managerului pe un computer; verificarea corectitudinii documentelor atunci când sunt prezentate managerului pentru semnare (vize, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail (în timpul zilei); procesarea inițială a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de conducere a biroului; examinarea prealabilă a documentelor (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite în organizație; raport de documente către manager etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța și poziția sa în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de manager secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru a rezolva sarcinile strategice și tactice de bază.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului de management și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active a sistemelor automate care necesită indicarea detaliată a informațiilor, sub ce formă, cui se transmite şi de la cine se primeşte .

În ultimii ani, în fișele postului a apărut adesea o secțiune „Evaluarea postului”. De obicei, specifică criterii pentru oportunitatea muncii și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, a reclamațiilor și a criticilor; fără erori în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor de management etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi schimbări în structura organizației, care au ca rezultat o redistribuire a responsabilităților angajaților, o schimbare a tipurilor de muncă efectuate de secretar sau introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada pentru revizuirea obligatorie sau reaprobarea instrucțiunilor (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Oferă o rutină zilnică aproximativă pentru munca unei secretare. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) veniți la muncă cu 10 minute înainte de manager pentru a verifica starea locului de muncă (al dumneavoastră și a managerului), să vă puneți în ordine, să întocmiți sau să clarificați un plan pentru ziua următoare;

2) selectează documentele și dosarele necesare în conformitate cu planul;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, puneți deoparte documente care necesită o decizie prioritară din partea managerului;

4) transferați imediat managerului telegramele, faxurile urgente și mesajele telefonice;

5) pentru actele rămase, pregătesc variante pentru eventuale răspunsuri sau rezoluții, le distribuie între executori;

6) vizualizarea recenziilor primite, rapoartelor, invitațiilor etc.; înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda dvs. calendaristică;

7) păstrează documentele necesare pentru informarea curentă și lucrările de referință;

8) raportează managerului despre corespondența primită;

9) împreună cu managerul, clarifică conținutul evenimentelor planificate pentru ziua curentă;

10) să transmită, telefonic și personal, instrucțiunile managerului executorilor relevanți și să le reamintească termenele expirate pentru executarea documentelor.

A DOUA JUMĂTATE A ZILEI:

1) ridicarea și întocmirea documentelor executate pentru semnare;

2) raportează managerului despre actele executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) programați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru se efectuează următoarele:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) clasarea în dosare a documentelor executate;

c) efectuarea de lucrări pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile managerului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiește-ți jurnalul și informează departamentele relevante despre necesitatea de a te pregăti pentru anumite evenimente;

2) în cazul în care managerul rămâne la muncă după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile și materialele necesare;

3) puneți-vă în ordine locul de muncă, îndepărtați documentele, încuiați seiful și toate dulapurile, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Fișa postului este parte integrantă a întregului pachet de documente necesare organizării activității aparatului de conducere.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru astfel încât să poți duce totul la bun sfârșit și să fii util tuturor. Dedică-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care depășesc competența ta. Așa că fă doar ceea ce trebuie să faci.

Pentru a rezuma: Trebuie remarcat încă o dată că fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor managerului și a încrederii sale în secretar, își dezvoltă propria gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar atunci când secretarul este absent, directorul nu are mâini deloc.

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului și din motive întemeiate, deoarece responsabilitățile secretarului managerului includ asigurarea de management și activități administrative eficiente. Secretarul managerului este angajat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Funcția de secretar-asistent poate fi considerată și o poziție reprezentativă, deoarece este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. Acest tip de muncă necesită o mare calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Locuri de lucru

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Acestea pot fi atât întreprinderi mari, cât și organizații de afaceri mici.

Istoria profesiei

Primii secretari pot fi considerați cărturari și cronicari - notau decretele și ordinele regale, cronicau evenimentele curente și erau responsabili de menținerea corespondenței. De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut o nevoie de specialiști cu o specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a managerului;
• organizarea de întâlniri;
• comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• îndeplinirea solicitărilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.

Cerințe pentru o secretară

Cerințele pentru un asistent de secretară includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
• organizare.

Exemplu de CV secretar

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Acesta poate fi titularul oricărei studii superioare care a absolvit cursuri de asistent de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale cu privire la specialitatea dobândită a solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

Salariul de secretar

Salariul unui secretar poate varia - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de sarcinile angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent de secretară este de 30 de mii de ruble.

Unde să te antrenezi

Pe lângă studiile superioare, există pe piață o serie de formare pe termen scurt, care durează de obicei de la o săptămână la un an.

Institutul de Educație Profesională „IPO” vă invită să urmați cursuri la distanță în direcția „” (există opțiunile 256, 512 și 1024 de ore academice) pentru a primi o diplomă sau un certificat eliberat de stat. Am instruit peste 8.000 de absolvenți din aproape 200 de orașe. Puteți urma cursuri externe și puteți primi rate fără dobândă.

Un birou poate lucra fără șef, dar nu fără secretară.

Jane Fonda

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, o companie avea nevoie de obicei de o singură secretară. O singură persoană a făcut totul, inclusiv preluarea apelurilor, distribuirea lucrărilor, de exemplu, o întreagă flotă de vehicule, tipărirea documentelor, ceaiul și cafeaua pentru vizitatori și organizarea zilei de lucru a șefului.

Astăzi, este pur și simplu imposibil să faci față singur cu atâtea responsabilități în companiile mari și chiar mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate sarcinile de secretariat, în timp ce în alte organizații există un întreg departament de secretari, care este condus de șeful secretariatului, totul depinde de dimensiunea companiei, precum și de specificul a activitatilor sale.

Am încercat să evidențiem și să clasificăm toate posturile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizatorică.

Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat poate arăta astfel.

Un personal de operatori de telefonie sună potențialii clienți care oferă bunuri sau servicii. În același timp, există un flux de apeluri de la clienți, deoarece compania face reclamă în mass-media. Aceste apeluri sunt primite de o secretară telefonică și se face o programare pentru apelanți. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de o recepționeră care escortează clienții într-o cameră specială. Acolo, un administrator de birou atent îi va oferi ceai sau cafea în timp ce vizitatorul așteaptă să fie primit. Și dacă la un moment dat fluxul de clienți se oprește, atunci administratorul curăță camera pentru vizitatori, așează reviste și udă florile. În același timp, există un manager de birou de afaceri, acesta trimite curieri și șoferi, monitorizează disponibilitatea rechizitelor de birou și controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are un secretar personal, iar managerii superiori au și secretari asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, se pot adăuga operatori de PC care completează baze de date, imprimă toată documentația, listele de prețuri, broșurile, broșurile cu informații actualizate constant, precum și secretarele și funcționarii implicați în menținerea documentației, contabilitate și arhivare. Toate serviciile de secretariat sunt gestionate de șeful departamentului secretariat.

Și aceasta nu este o listă completă a posturilor de secretariat, așa că să încercăm să combinăm cele mai apropiate specializări în anumite grupuri de bază care sunt cel mai des întâlnite în practică, și anume:

operator de telefonie;
secretar de receptie/administrator/secretar de receptie;
secretar de departament;
secretar asistent;
director de birou/șef de secretariat;
asistent personal/asistent personal.

Operator de telefonie

Aceasta este probabil cea mai slab plătită, dar cea mai solicitată poziție dintre toate serviciile de birou. Există multe alte nume pentru această funcție, de exemplu, angajat, adesea angajat, pentru lucru la telefon, manager pentru negociere, dispecer la telefon etc.

Responsabilitatea principală a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, munca nu implică servicii directe pentru clienți sau sarcini de management.

, capacitatea de a câștiga în timpul unei conversații telefonice
abilități de vânzare prin telefon

Caracteristici tipice:

Apeluri de la clienți și clienți ai organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajații organizației implicați în ciclurile de producție.

2. Efectuarea vânzărilor prin telefon cu apeluri efectuate sau cu apeluri primite de la clienți.

3. Transferul de informații de referință prin telefon.

4. Afișarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice în programe specializate pentru organizarea:

Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultatele vânzărilor;
- Surse publicitare de apeluri;
- etc.

O poziție similară există de obicei în companiile mari sau în companiile concentrate pe un flux mare de clienți (serviciu, help desk și alte servicii). Lista de cerințe pentru acest angajat este mică și se limitează de obicei la a avea o voce plăcută și dorința de a lucra.

Secretar de receptie/administrator/secretar de receptie

Acest nume provine de la numele biroului de recepție administrativă, în spatele căruia se află locul de muncă al secretarei. De aici și varietatea ortografiilor și pronunțiilor: recepționer, recepționer, precum și numele profesiei în sine, recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum, în multe birouri în care lucrează activ cu vizitatorii, este nevoie de o astfel de persoană. Dispeceratul, secretarul de serviciu, secretarul telefonic etc. au responsabilitati similare.

Postul vacant de secretar de recepție este deschis de companiile ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice și mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu aspect bun sunt de obicei invitate în funcția de secretar de recepție.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoașterea limbilor străine este opțională
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor în rusă și/sau limbi străine:

De la clienții și clienții organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară

2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție

3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Îndeplinește și alte sarcini minore din partea conducerii. În unele cazuri, ține statistici, acceptă numerar, completează documente, tipărește scrisori (fără să le întocmească el însuși).
Cel mai adesea, această poziție se găsește în companii străine și firme rusești axate pe clienți străini. De regulă, una dintre cerințele principale pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine cel puțin la un nivel bun de conversație.

secretar de departament

Un secretar care lucrează ca parte a unei unități structurale a unei companii (departament, divizie, sector etc.), care deține adesea cunoștințe speciale cu privire la specificul activității unității structurale corespunzătoare.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

studii superioare sunt de dorit sau cunoștințe speciale cu privire la specificul muncii unității structurale relevante
cunoștințe de limbi străine pentru companii străine
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor, răspunderea solicitărilor standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către anumiți angajați.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Cumpărarea de rechizite de birou.
4. Efectuarea lucrărilor de birou a unității structurale.
5. Vizualizarea corespondenței, selectarea și structurarea corespondenței necesare.

Această poziție se regăsește doar în companiile mari cu divizii structurale sau multe departamente.

secretar-asistent

Secretarul asistent este mai concentrat pe lucrul în afara companiei, adică îndeplinește ordinele șefului său în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, deci i se cere să cunoască limbi străine. Competența secretarului managerului include aspecte legate de procesele care au loc în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de societate în sine și de angajații acesteia.
Acest secretar, ca un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directori adjuncți, vicepreședinți, șefi de departamente și departamente etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoana, fara a indeplini alte functii de reprezentant sau de asistent personal.

Cerinte de baza:

educatie inalta
Un an de experiență pe o poziție similară
diligență, responsabilitate, capacitate de învățare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Scrierea independentă a scrisorilor.
2. Urmărirea executării documentelor și sarcinilor aflate în subordinea șefului imediat al unității/unităților structurale.
3. Întocmirea programului de lucru al managerului.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru manager.
5. Intocmirea de note analitice si certificate pentru sef.
6. Pregătirea și sprijinirea negocierilor.

Director de birou/Șef de secretariat

Un manager de birou este un fel de administrator de birou. Pe lângă sarcinile obișnuite de secretariat, i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, auto) și executarea instrucțiunilor de la angajați, atât de conducere, cât și obișnuiți. Această funcție necesită mai multă independență decât o simplă funcție de secretară sau de recepționer. Managerul de birou are dreptul de a realiza anumite proiecte din competența sa (studierea de noi produse și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de asemenea, de multe ori această secretară este încredințată cu responsabilitățile pentru organizarea de evenimente corporate, conferințe, livrarea prânzurilor la birou etc.

Cerinte de baza:
educatie inalta
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, energie

Caracteristici tipice:

1. Asigurarea funcționării biroului (organizarea achiziției de papetărie, livrarea apei, monitorizarea disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).

2. Rezolvarea problemelor administrative (chiria clădirii, curățenie, șoferi, secretare și multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puterile reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selecția, conducerea și pregătirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații mari de birouri.
Seful de secretariat se gaseste doar in firmele mari cu cel putin 58 de secretari in birou.

Asistent personal/asistent personal

Una dintre cele mai responsabile posturi de secretariat, care necesită acrobație și profesionalism. Un asistent bun, pe lângă cunoștințele și abilitățile sale profesionale, trebuie să aibă abilități analitice foarte dezvoltate, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice șefului său nu mai rău decât rudele apropiate. . Toate documentele care trec prin asistent și merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoașterea etichetei în afaceri este foarte căutată în această poziție. Modul în care un asistent personal se va comporta la întâlnirile de afaceri determină modul în care participanții la această întâlnire îl vor percepe pe manager.
Cu alte cuvinte, este un asistent indispensabil care este la curent cu toate problemele de lucru și problemele managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu persoana I. Sarcina principală a unui astfel de specialist este să devină „mâna dreaptă” a șefului său, economisindu-și timpul de lucru foarte scump, scutindu-l cât mai mult posibil de acele probleme și probleme de rutină pe care le poate rezolva cu ușurință o secretară profesionistă, calificată.

Cerinte de baza:

compatibilitate psihologică cu liderul
educatie inalta
Doi ani de experiență pe o poziție similară
diligenta, responsabilitate, capacitate de invatare, curtoazie exceptionala
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Coordonează acțiunile managerului.
2. Întocmește documente în mod independent.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Întocmește note analitice și certificate.
5. Întocmește procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină dacă este necesar.
7. Pregătește călătorii de afaceri pentru manager (selectare, rezervare hoteluri, bilete de transport, taxiuri etc.).
8. Se supune numai supervizorului său imediat. În cazuri rare, munca lui poate fi coordonată de managerul biroului.

Nivelul de salarizare al secretarilor depinde de cerințele de cunoștințe, experiență, aptitudini și calificări impuse secretarului. De asemenea, este imposibil să nu ținem cont de poziția financiară a unei anumite companii și de politica urmată de aceasta în ceea ce privește salariile angajaților săi.
Nivelul salarial al secretarilor este de obicei influențat de următorii factori:

• cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
• experienta intr-o pozitie similara;
• prezența învățământului superior;
• abilități speciale necesare pentru un anumit post, precum și cunoștințe de programe speciale de calculator;
• cerinţele de prezentare a candidaţilor.

Mai jos este salariul mediu pentru secretarele din Moscova, în funcție de poziție și de factorii de mai sus care influențează nivelul salariilor.

AM APROBAT

___________________________________ (inițiale, prenume)
(numele organizației, pre- ________________________
acceptarea, etc., organizarea acesteia (director sau alt oficial)
formă juridică) persoană oficială, autorizată
ceea ce trebuie afirmat
instructiuni finale)
" " ____________ 20__

Descrierea postului

Secretarul șefului
______________________________________________
(numele organizației, întreprinderii etc.)

" " ______________ 20__ N_________

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată de
in baza unui contract de munca cu ________________________________________________
(numele funcției persoanei pentru care
________________________________________________________________ și în conformitate cu
această fișă a postului a fost compilată)
prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale
1.1. Secretarul managerului apartine categoriei tehnice
interpreți.
1.2. O persoană care are
studii profesionale superioare, fără cerințe de experiență
muncă sau studii profesionale secundare și experiență de muncă
specialitate de cel puțin __________ ani.
1.3. Numirea în funcția de secretar al șefului și eliberarea din funcție
din ea se efectuează prin ordin al conducătorului întreprinderii la prezentare

1.4. Secretara trebuie sa stie:
- rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și
actele de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme privind
activitățile întreprinderii;
- reglementari, instructiuni, alte documente de reglementare pentru intretinere
munca de birou;
- structura si conducerea intreprinderii si a diviziilor acesteia;
- statutul întreprinderii;
- organizarea muncii de birou;
- modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;
- lucrare de arhivă;
- dactilografia;
- reguli de utilizare a interfoanelor;
- standardele unui sistem organizatoric și administrativ unificat
documentație;
- reguli de tipărire a scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
- fundamente de etică și estetică;
- reguli de comunicare în afaceri;
- reguli de operare a echipamentelor informatice;
- bazele dreptului administrativ și legislației muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- reguli si regulamente de protectie a muncii, masuri de siguranta,
salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor;
1.5. Secretarul raportează direct managerului
________________________________________________________________________.
(întreprindere, unitate structurală)
1.6. În absența secretarului (vacanță, boală etc.), a acestuia
atribuțiile sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită,
care dobândeşte drepturile corespunzătoare şi poartă răspunderea pentru
îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Responsabilitatile locului de munca
Secretar:
2.1. Efectuează lucrări pe suport organizatoric și tehnic
activitatile administrative si administrative ale managerului.
2.2. Acceptă prezentarea spre examinare de către manager
corespondența, o transferă în conformitate cu decizia luată către
unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în
procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni cu
utilizarea tehnologiei informatice destinate colectării, procesării și
prezentarea informaţiilor la pregătirea şi luarea deciziilor.
2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.5. Pregătește documentele și materialele necesare lucrărilor
lider.
2.6. Asigură revizuirea și transmiterea în timp util.
divizii structurale și executori specifici de documente,
depus la semnătură managerului, asigură calitatea acestora
editare.
2.7. Organizează convorbiri telefonice cu managerul,
inregistreaza informatiile primite in lipsa lui si ii aduce la cunostinta
informație conținutul său, transmite și primește informații prin intermediul
dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și
mesaje telefonice, îi aduce informații în atenție în timp util,
primite prin canale de comunicare.
2.8. În numele managerului, redactează scrisori, solicitări etc.
documente, pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
2.9. Efectuează lucrări de pregătire a întâlnirilor și conferințelor,
efectuat de manager (colectarea materialelor necesare, notificare
participanților despre ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora),
menține și întocmește procesele-verbale ale întâlnirilor și conferințelor.
2.10. Monitorizează execuția de către angajații întreprinderii
a emis ordine și instrucțiuni, precum și respectarea termenelor
indeplinirea instructiunilor si instructiunilor managerului, luate sub control.
2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.
2.12. Oferă locului de muncă al managerului cele necesare
echipamente organizatorice, rechizite de birou,
creează condiţii propice muncii eficiente a liderului.
2.13. Imprimă materiale oficiale conform instrucțiunilor managerului,
necesar pentru funcționarea acestuia sau introduce informații curente în banca de date.
2.14. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența
luarea în considerare a cererilor și sugestiilor angajaților.
2.15. Formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată,
asigură siguranța acestora și le depune la arhive în timp util.
2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Drepturi
Secretarul are dreptul:
3.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii,
referitoare la activitățile sale.
3.2. Trimiteți propuneri spre examinarea conducerii
îmbunătăţirea muncii aferente responsabilităţilor prevăzute
această instrucțiune.
3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați imediat
managerului despre toate neajunsurile identificate în procesul de îndeplinire a acestora
responsabilitățile postului și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.
3.4. Solicitați personal sau în numele conducerii companiei de la
unități structurale și informații și documente specialiști,
necesare pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.
3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în
îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Responsabilitate
Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor lor
atributii prevazute in prezenta fisa postului, in
în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării acestora
activităţi - în limitele determinate de administrativ, penal şi
legislația civilă a Federației Ruse.
4.3. Pentru producerea de daune materiale - în limitele specificate
legislația civilă și a muncii a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________
(Nume,
_____________________________.
numărul și data documentului)

Șeful unității structurale (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)

" " _____________ 20__

DE ACORD:

Șeful departamentului juridic

(inițiale, prenume)
_____________________________
(semnătură)

" " ________________ 20__

Am citit instrucțiunile: (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)