Pentru a evalua eficacitatea departamentului de aprovizionare este necesar să se efectueze o analiză inițială sau de ansamblu a activităților. O astfel de analiză poate fi realizată luând în considerare aspecte precum: primirea cererilor pentru bunuri materiale și tehnice, analizarea și prelucrarea cererilor, comunicarea și decontările cu furnizorii, precum și controlul asupra livrării în toate etapele deplasării și îndeplinirea termenelor contractuale.

Pentru ca procesul de aprovizionare să se desfășoare eficient și cu cea mai mică cheltuială de bani și timp, este posibil, sau mai bine zis recomandabil, să se utilizeze produse software specializate dezvoltate individual pentru întreprindere, în funcție de specializarea acesteia.

Schema logică a eficienței este simplă: simplificarea procesului de monitorizare a achiziției și aprovizionării cu materiale și echipamente tehnice în timp real, adică reducerea timpului alocat acestei operațiuni, accelerează semnificativ întregul proces de aprovizionare. Se petrece mai puțin timp pentru completarea cererilor > mai puțin timp este alocat procesării lor și comunicării cu furnizorii > procesul de achiziție (procesul de decontare) cu furnizorii este accelerat > minimizarea timpilor de livrare pentru bunurile materiale și tehnice.

Activitățile serviciului de furnizare a întreprinderii sunt analizate pe baza următoarelor criterii:

plasarea optimă și executarea la timp a comenzilor generale și directe de cumpărare;

respectarea estimărilor de costuri stabilite;

disponibilitatea planurilor de achiziții și calitatea pregătirii acestora;

eficacitatea negocierilor cu furnizorii;

metode aplicate de evaluare, ierarhizare si selectie a furnizorilor;

calitatea sistemelor informatice utilizate de serviciul de achizitii.

Caracteristicile activităților organizaționale ale serviciului de aprovizionare din punctul de vedere al posibilității unui management eficient, în conformitate cu conceptul de logistică, ar trebui să răspundă în mod tradițional la întrebări precum:

Ce sa cumpar?

Cât ar trebui să cumpăr?

De la cine să cumpere?

În ce condiții?

De asemenea, logistica adaugă propriile sarcini la principalele probleme:

Cum să legați în mod sistematic achizițiile cu producția și vânzările?

Cum se pot lega în mod sistematic activitățile unei întreprinderi cu activitățile furnizorilor?

În plus, este necesar să se efectueze următoarele lucrări:

încheie un contract;

monitorizeaza executarea contractului;

aranja livrarea;

organiza depozitarea.

Ce, cât și de la cine să cumpărați sunt sarcini complexe prin natura lor. În Rusia, soluția lor este complicată de faptul că, în trecutul recent, întreprinderile adesea nu au rezolvat deloc aceste probleme în totalitate.

Atunci când se organizează managementul aprovizionării în producție, este mai întâi necesar să se determine funcțiile departamentului de aprovizionare. Aprovizionarea întreprinderilor cu materii prime, materiale de bază și auxiliare și alte tipuri de resurse materiale și tehnice se realizează de către departamentele de logistică. Funcțiile lor includ:

Planificarea necesarului întreprinderii de resurse materiale și tehnice necesare funcționării producției principale și auxiliare, precum și pentru construcția operațională și de capital.

Intocmirea cererilor si specificatiilor pentru resursele materiale si tehnice necesare si transmiterea acestora catre departamentele de logistica si departamentele de planificare ale autoritatilor superioare.

Derularea tuturor activităților operaționale pentru implementarea planurilor de aprovizionare (încheierea de contracte, obținerea de resurse materiale în conformitate cu fondurile alocate și în baza acordurilor cu furnizorii etc.).

Recepția, plasarea, depozitarea, pregătirea pentru eliberarea și eliberarea resurselor materiale și tehnice către atelierele și serviciile întreprinderii.

Stabilirea, împreună cu direcțiile de planificare economică, tehnică și financiară ale întreprinderii, a standardelor diferențiate rezonabile pentru inventarierea resurselor materiale și tehnice și comunicarea acestor standarde lucrătorilor din depozit; reglementarea dimensiunilor stocurilor și monitorizarea stării acestora.

Participarea la dezvoltarea resurselor organizatorice și tehnice, înlocuirea materiilor prime și materialelor rare cu altele mai puțin rare.

Organizarea controlului asupra cheltuirii resurselor materiale și tehnice de către ateliere și servicii în scopul propus.

Menținerea evidenței operaționale a încasărilor de resurse materiale și tehnice către întreprindere, eliberarea acestora către ateliere și servicii, precum și starea stocurilor.

La majoritatea întreprinderilor, serviciul de aprovizionare este reprezentat de departamentul de logistică (MTS). Gestiunea materialelor si materialelor tehnice la intreprindere este incredintata directorului adjunct. În subordinea acestuia se află departamentul de logistică, care asigură coordonarea acțiunilor tuturor departamentelor, angajaților și funcționarilor organizației în rezolvarea următoarelor sarcini de aprovizionare:

analiza si determinarea nevoilor, calculul cantitatii de resurse comandate;

determinarea metodelor și formelor de furnizare;

selectarea furnizorilor de resurse materiale;

negocierea preturilor la resurse si incheierea de contracte cu furnizorii;

organizarea controlului calității, cantității și calendarului de aprovizionare cu resurse;

organizarea plasării resurselor în depozitele întreprinderii.

Cele mai frecvent utilizate metode și forme de furnizare:

Achiziționarea de bunuri (resurse materiale) într-un singur lot. Presupune furnizarea de mărfuri într-un singur lot la un moment dat (cumpărări angro la bursele de mărfuri, concursuri, licitații, de la furnizori etc.). Avantaje: ușurință în documentare, livrare garantată a întregului lot, reduceri comerciale sporite. Dezavantaje: nevoie mare de spațiu în depozit, rotație mai lentă a capitalului. Achiziții regulate în cantități mici. În acest caz, cumpărătorul comandă cantitatea necesară de mărfuri, care îi este furnizată în loturi pe o anumită perioadă. Principalele avantaje: rotația de capital este accelerată, deoarece mărfurile sunt plătite pe măsură ce se primesc transporturi individuale; Se realizează economii de spațiu de depozitare și costuri pentru menținerea inventarului în exces. Dezavantaje: probabilitatea de a comanda cantități în exces de mărfuri; necesitatea de a plăti întreaga cantitate de mărfuri. Cumpărături zilnice (lunare) conform foilor de cotație. Folosit pentru a cumpăra produse ieftine și folosite rapid. Avantaje: accelerarea rulajului capitalului; reducerea costurilor de depozitare și depozitare; oportunitatea livrărilor. Primiți mărfurile după cum este necesar. Această metodă este similară cu livrarea obișnuită a mărfurilor, dar are următoarele caracteristici:

cantitatea de mărfuri nu este strict stabilită, ci se determină aproximativ;

furnizorii contactează cumpărătorul înainte de a onora fiecare comandă;

Se achita doar cantitatea de marfa livrata;

la sfârșitul contractului, clientul nu este obligat să accepte și să plătească pentru bunurile preconizate a fi livrate.

Avantaje: nici un angajament ferm de a cumpăra o anumită cantitate de bunuri; accelerarea rulajului capitalului, documente minime.

Punctul de plecare în activitățile de achiziție este determinarea nevoii unui anumit produs (resurse materiale sau produse finite).

Procesul de achiziție a materialelor include o serie de tipuri de muncă interdependente logic. Se disting următoarele etape ale procesului de achiziție a materialelor:

pregătirea cererilor;

analiza aplicatiilor;

selectarea furnizorilor;

plasarea comenzilor;

controlul asupra onorarii comenzilor;

finalizarea procesului de achiziție.

Viteza mare a schimbărilor pieței, scăderea profitabilității și creșterile semnificative ale costurilor, ajungând uneori la 70% din veniturile totale, fac ca sectorul de aprovizionare să fie critic pentru concurența de succes, dacă nu pur și simplu pentru supraviețuire, pe piața internațională. Apare întrebarea corespunzătoare: cum să cheltuiți mai puțin timp și mai puțini bani pentru organizarea proviziilor?

Pentru a face față acestei provocări, companiile avansate se străduiesc să integreze toate activitățile lanțului de aprovizionare, de la selecția furnizorilor până la achiziție, într-un singur ciclu, transformându-l dintr-o funcție de serviciu neconexă într-una strategică. Această abordare oferă o transparență completă în întregul proces de achiziție, de la identificarea oportunităților de reducere a costurilor până la economii reale de costuri.

Automatizarea operațiunilor face posibilă optimizarea procesului de achiziție a tuturor bunurilor și serviciilor necesare, eliminarea sarcinilor manuale și reducerea numărului de achiziții eronate. Cu acces ușor și personalizat la informațiile cheie, echipele de achiziții pot, de asemenea, să ia decizii și să ia măsuri mai rapid.

Funcționarea oricărei întreprinderi depinde de disponibilitatea materiilor prime, bunurilor și serviciilor furnizate acesteia de către alte organizații. Chiar și cel mai mic birou necesită spațiu, căldură, lumină, echipamente de comunicații și de birou, mobilier și diverse alte articole pentru a-și îndeplini funcțiile. Nicio organizație, întreprindere sau instituție nu este autosuficientă.

Managementul achizițiilor este domeniul de activitate prin care o firmă achiziționează bunurile și serviciile necesare. Procesul de cumpărare este achiziția organizată de produse pentru prelucrare ulterioară sau revânzare. Produsele achiziționate pentru întreprinderile industriale sunt în principal resurse materiale necesare producției, iar pentru companiile comerciale - produse finite pentru vânzarea ulterioară.

Activitățile de organizare și gestionare a achizițiilor au ca scop satisfacerea nevoilor întreprinderii de materii prime, materiale, bunuri și servicii. Sarcina serviciului de furnizare a întreprinderii este de a organiza primirea de către companie a calității și cantității necesare de materii prime, materiale, bunuri și servicii la momentul potrivit, la locul potrivit, de la un furnizor de încredere care își îndeplinește obligațiile în timp util. , cu servicii bune (atat inainte cat si dupa vanzare) si la un pret avantajos.

Activitățile de organizare și gestionare a achizițiilor pot fi luate în considerare sub două aspecte - operaționalȘi strategic.

Aprovizionare operațională– operațiuni regulate care vizează evitarea penuriei, lipsei de resurse materiale sau de produse finite. Lipsa mărfurilor în cantitatea și calitatea necesară, livrarea lor prematură poate crea o problemă pentru consumatorul final al produsului sau serviciului și poate duce la creșterea costurilor.

Partea strategică a ofertei– procesul propriu-zis de management al achizițiilor, interacțiunea cu furnizorii externi în conformitate cu nevoile și solicitările consumatorului final, planificarea și dezvoltarea schemelor și metodelor de achiziție. Conceptul de management al aprovizionării se referă la planificarea și controlul asupra întregului flux de materiale de intrare (resurse materiale și produse finite) care intră în companie.

Furnizarea întreprinderii include următoarele activități:

Planificarea recepției de resurse materiale și (sau) produse finite;

Stabilirea relatiilor de afaceri cu furnizorii;

Organizare de livrare;

Monitorizarea livrarii;

Acceptarea și controlul calității;

Eliminarea resturilor nerevendicate sau de calitate scăzută.

Sfera de activitate aferentă achizițiilor include toate funcțiile a căror îndeplinire este necesară pentru furnizarea continuă a companiei. Prin urmare, activitățile unui manager de achiziții includ rezolvarea următoarelor sarcini:

Determinarea necesarului de resurse materiale;

Cauta un potential furnizor;

Evaluarea posibilității de achiziție din mai multe surse alternative;

Selectarea unei metode de achiziție;

Stabilirea unui preț și condiții de livrare acceptabile;

Monitorizarea livrarii;

Evaluarea produselor furnizorului și a calității serviciilor furnizorului.

Dacă funcțiile de aprovizionare sunt extinse, atunci acestea vor include controlul stocurilor, transportul și acceptarea produselor achiziționate.

Managerul de aprovizionare este clasificat ca manager în întreprindere. Pentru a obține acest post, o persoană trebuie să aibă studii medii sau superioare de specialitate, și neapărat cu accent economic. Experienta de munca trebuie sa fie de minim 3 ani, direct in zona de aprovizionare.

Cunoștințe necesare unui manager de achiziții

• Acte de reglementare, informatii privind aprovizionarea materiala si tehnica a intreprinderii sub toate aspectele.
• Caracteristicile de planificare a aprovizionării cu succes și corecte a tuturor structurilor unei companii sau exploatații, precum și regulile de menținere a înregistrărilor și livrarea la timp a resurselor materiale și tehnice, printre care materiile prime, semifabricatele și alte materiale sunt deosebit de importante.
• Procedura de stabilire a standardelor care reglementează cantitatea minimă și maximă posibilă de stoc, precum și caracteristicile măsurilor de economisire a energiei.
• Caracteristici de organizare și control al logisticii.
• Realizarea de întâlniri cu furnizorii oficiali, specificul încheierii contractelor cu aceștia, precum și regulile de monitorizare a implementării acestora.
• Instrucțiuni de bază care se referă la formarea tuturor documentației pentru eliberarea articolelor de inventar. Aceste resurse trebuie să fie distribuite complet, uniform și rațional între unitățile de lucru.

Informații importante pe care le deține un manager

Salariatul cunoaște condițiile tehnice și regulile care reglementează specificul respectării condițiilor privind aspectele materiale și tehnice de asigurare a calității produsului, precum și procedura și regulile de elaborare a acestor reguli; prețurile pentru cantitățile angro de produse, precum și costul produselor cu același nume în comerțul cu amănuntul, gama de bunuri de valoare consumate în procesele de lucru.

Competența angajatului include tehnologii care servesc organizării corecte și raționale a muncii lucrătorilor, gestionării activităților unei anumite unități; cerințele pentru forma de contabilitate a operațiunilor de aprovizionare, precum și caracteristicile formării documentelor de raportare care reflectă situația în implementarea planului de asigurare a părții materiale și tehnice a întreprinderii.

Informații care contribuie la implementarea cu succes a activităților de muncă

Angajatul trebuie să cunoască specificul formării și depunerii reclamațiilor către furnizori dacă mărfurile au fost livrate cu întârziere sau într-o formă necorespunzătoare. De asemenea, ar trebui să puteți colecta compensații pentru executarea incorectă sau de proastă calitate a obligațiilor din contract și să aflați cum să reziliați acordul în condițiile cele mai favorabile pentru companie.

Managerul știe să prelucreze, să transforme și să stocheze informații, folosind tehnologii și mijloace de comunicare oportune; prevederile legislației muncii referitoare la activitățile unei anumite companii; normele de bază și regulile de protecție a muncii pentru salariații fiecărei divizii.

Ce face un manager de achiziții?

• Organizează politica unei întreprinderi specifice privind furnizarea părții materiale și tehnice a proceselor de producție și de lucru.
• Gestionează dezvoltarea proiectelor de diverse planuri care au semnificație materială sau tehnică pentru activitățile companiei.
• Participă activ la calculul stocurilor care au valoare de producție, pe baza identificării nevoilor importante ale organizației. Adesea, acestea sunt materii prime, produse semifabricate, echipamente și diverse alte materiale. Acest lucru trebuie făcut de către managerul de aprovizionare de producție.
• Gestionează dezvoltarea și implementarea programelor pentru a oferi întreprinderii resurse neîntrerupte de toate tipurile necesare pentru producția completă a produselor.
• Caută furnizori, comparând și analizând performanța fiecărui producător în ceea ce privește prețul, calitatea, termenii și condițiile de livrare.

Responsabilități importante ale unui manager

• Se angajează în mod constant în construirea de relații cu furnizorii, analizând în același timp capacitățile acestora pentru livrarea la timp a produselor de calitate și, de asemenea, determină dacă este necesar să se încheie relații comerciale pe termen lung.
• Angajată în pregătirea și corectarea documentației care va fi necesară la încheierea contractelor.
• Organizează și derulează negocieri importante cu furnizorii pentru a anunța comenzile, a conveni asupra termenilor și specificului livrărilor. Aceasta include atribuțiile managerului departamentului de achiziții.
• După ce a convenit asupra tuturor condițiilor, semnează contracte cu furnizorii de produse.
• Studii oferă de la micii cumpărători angro, caracteristici ale pieței, târguri en-gros și, de asemenea, propune idei pentru achiziționarea de consumabile la prețuri optime.
• Controlează procesul de livrare a resurselor achiziționate de la furnizori sau vânzători individuali.
• Organizează și supraveghează procesarea resurselor materiale și tehnice. Aceasta include recepția competentă a mărfurilor, ținând cont de integritatea, cantitatea și calitatea acestora, întocmirea și colectarea documentației necesare, care trebuie prezentată cu un raport la conducerea superioară, deplasarea ulterioară și organizarea depozitării produselor în formă adecvată și în termen de rapiditate. disponibilitate. Aceasta este responsabilitatea managerului de aprovizionare, ale cărui responsabilități includ o listă mare de lucrări similare.

Acțiuni suplimentare

Managerul depune diverse reclamații împotriva furnizorilor în cazul în care se constată că aceștia au încălcat obligațiile stipulate prin contract, monitorizează rapoartele privind eficacitatea acestor reclamații, corectează situația actuală și coordonează cu furnizorii toate modificările în condiții care diferă de cele inițiale. . Aceasta este responsabilitatea managerului de achiziții și aprovizionare.

Uneori, acest angajat evaluează și verifică îndeplinirea termenilor contractului de către furnizori pentru calitatea și eficiența implementării acestora, fezabilitatea anumitor puncte și, de asemenea, ia decizia de a schimba furnizorii sau de a modifica termenii de interacțiune cu aceștia. Acest lucru este prevăzut de fișa postului a managerului de aprovizionare.

Managerul controlează rezervele de resurse materiale și tehnice, respectarea limitelor prevăzute de standarde raționale, urmărește cheltuirea corespunzătoare și utilizarea acestora numai în scopuri importante necesare producerii de produse de calitate. Acest lucru ar trebui să fie făcut de managerul de aprovizionare, a cărui fișă a postului prevede acest aspect.

Dezvoltarea și implementarea diferitelor activități

Responsabilitățile unei persoane care ocupă funcția de manager de aprovizionare includ creșterea raționalității și eficienței utilizării tuturor resurselor materiale și tehnice ale departamentelor specifice și ale întregii întreprinderi; reducerea costurilor aferente costurilor de transport si pregatirea conditiilor corespunzatoare pentru depozitarea materialelor si resurselor tehnice.

Unul dintre obiectivele principale este îmbunătățirea și dezvoltarea unui sistem de control clar menit să determine fezabilitatea utilizării diverselor materiale care au valoare tehnică sau economică; identificarea și implementarea în timp util a resurselor materiale și economice în exces, astfel încât să nu existe daune chiar minime ale produselor.

Dezvoltarea de noi tehnologii

Acest angajat face propuneri pentru înlocuirea resurselor materiale și tehnice scumpe și greu de găsit cu altele mai ieftine fără a pierde calitatea produselor finite produse de întreprindere. Responsabilitățile managerului de vânzări includ nu numai reducerea costurilor, ci și căutarea oportunităților de a cumpăra produse la un preț de bază, adică direct de la producător.

Responsabilitățile managerului de achiziții includ reducerea investițiilor și a stocurilor neproductive de resurse materiale și tehnice. Acest lucru se realizează prin îmbunătățirea sistemelor de management și selectarea celor mai buni furnizori; îmbunătățirea calității și fiabilității tuturor resurselor materiale și tehnice, monitorizarea relevanței materialelor utilizate și a posibilităților de modernizare constantă a acestora; o scădere a materiilor prime în produsele fabricate de o anumită firmă.

Drepturi

1. Determină independent relațiile cu furnizorii, atât din punct de vedere economic, cât și tehnic, dar managerul de achiziții trebuie să acționeze întotdeauna în beneficiul companiei.
2. Verifica si semneaza documentele care sunt primite de angajat, in limita competentei acestuia.
3. Solicitați în scris sau verbal șefilor de departamente sau companiei toate informațiile și documentele necesare care au legătură cu activitățile profesionale și pot servi în beneficiul companiei.
4. Familiarizați-vă cu toate prevederile, primiți în timp util informații despre modificările reglementărilor pentru implementarea activităților de muncă, luați în considerare criteriile de evaluare a calității îndeplinirii propriilor sarcini de serviciu.

Oportunități oferite de post

Managerul poate face propuneri și idei conducerii companiei, care servesc la îmbunătățirea condițiilor de implementare a acestora și, de asemenea, să solicite luarea în considerare a acestora de către conducerea companiei, ceea ce se face întotdeauna de către managerul de achiziții. Responsabilitățile și drepturile în acest caz sunt identice.

Angajatul are posibilitatea de a cere de la toți managerii companiei asigurarea rapidă și corespunzătoare a condițiilor de muncă, precum și îmbunătățirea documentației referitoare la instrucțiuni sau instrucțiuni pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Salariatul este obligat să-și îndeplinească propriile sarcini în timp util, să se străduiască să asigure calitatea maximă a produselor și a materiilor prime, care este în întregime de competența sa. Managerul de aprovizionare este responsabil pentru calitatea produselor primite, a tuturor resurselor materiale și tehnice, de care depinde funcționarea cu succes a întreprinderii.

Livra- aceasta este o activitate care include proceduri de achizitionare, livrare, acceptare, depozitare si pregatire inainte de vanzare a produselor.

Managementul aprovizionării este activitatea de coordonare a interacțiunii participanților lanțului de aprovizionare pentru a oferi valoare adăugată consumatorilor.

1) descrierea structurii organizatorice a unității de aprovizionare;

2) reglementări privind achizițiile valoroase;

3) reglementări privind etica activităţilor de aprovizionare. Funcții de alimentare:

1) identificarea și studierea surselor de resurse și a furnizorilor de produse;

2) determinarea necesarului și calcularea cantității de produse comandate;

3) decizie asupra comenzii;

4) stabilirea cantității și calendarului livrărilor și monitorizarea acestora;

5) managementul stocurilor;

6) înregistrarea și monitorizarea evoluției îndeplinirii obligațiilor contractuale.

Principii de aprovizionare:

1) sistematicitate - livrarea produselor pe baza programelor de livrare planificate;

2) ritmicitate - livrarea produselor la intervale relativ egale;

3) eficiență - implementarea procesului de furnizare a produselor în funcție de modificările cererii pentru acesta;

4) eficiență - costuri minime ale timpului de lucru, resurselor materiale și financiare pentru livrarea produsului. Realizat prin utilizarea eficientă a vehiculelor;

5) centralizare - aprovizionarea consumatorilor cu produse folosind forțele și mijloacele furnizorilor;

6) eficacitatea tehnologică - utilizarea tehnologiilor moderne de achiziție și aprovizionare.

Dezvoltarea programului de aprovizionare- determinarea tipului și cantității de produse achiziționate pe diverse piețe, precum și a momentului de achiziție a unui anumit tip de produs.

Cerințe de sistem de alimentare:

1) asigurarea unui flux continuu de produse (asigurarea unui flux continuu de materii prime, componente și prestarea serviciilor necesare vieții întreprinderii);

2) managementul stocurilor (reducerea la minimum a nivelului investițiilor asociate cu stocurile de produse și a costurilor de menținere a acestora);

3) menținerea nivelului de calitate al serviciului clienți;

4) colaborarea cu furnizorii (cautarea furnizorilor competenti);

5) standardizare (achizitionarea de produse standard acolo unde este posibil);

6) realizarea costului total minim al serviciului (procesul de achiziție necesită disponibilitatea produselor și serviciilor la cel mai mic cost);

7) asigurarea avantajului competitiv al întreprinderii;

8) dezvoltarea relațiilor și realizarea unor relații armonioase, productive și de lucru cu angajații altor departamente funcționale ale întreprinderii;

9) asigurarea aprovizionării cu reducerea costurilor generale. Fiabilitatea aprovizionării este garanția furnizării consumatorului cu produsele de care are nevoie într-o perioadă de timp planificată. Orice întreprindere, atât de producție, cât și de comerț, în care sunt procesate fluxuri de materiale, include un serviciu (serviciu de aprovizionare) care achiziționează, livrează și depozitează temporar articole de muncă (materii prime, semifabricate, bunuri de larg consum).

Serviciul de aprovizionare, fiind un element al întreprinderii care l-a organizat, trebuie să se încadreze organic în sistemul micrologistic care asigură trecerea fluxului de materiale în lanțul de aprovizionare-producție-vânzare.

Logistica și furnizarea tehnică a unei întreprinderi este o sarcină principală pe care managementul trebuie să o rezolve pentru a se asigura că sarcinile atribuite sunt îndeplinite în cel mai eficient mod.

Specificul furnizării întreprinderii

Pentru companiile mici cu o gamă restrânsă de produse, acesta poate fi un specialist în aprovizionare. Pentru organizațiile mijlocii care produc o gamă mai largă de produse, de regulă, un departament de aprovizionare este deja organizat. La întreprinderile mari cu o gamă dezvoltată de produse, nu este neobișnuit să se creeze departamente de aprovizionare (direcții) cu o structură dezvoltată.

În cazurile în care grupurile individuale de produse sunt mari în volum și complexe în sortiment, se creează un departament specializat de aprovizionare cu materiale pe zonă.

De exemplu, la toate întreprinderile din industria țevilor, birourile metalice făceau parte din diviziile de producție ale uzinelor. Acest lucru este justificat de faptul că gama de semifabricate se ridica la zeci de mii de articole, iar pregătirea programelor de producție depindea direct de ritmul livrărilor sale.

Departamentul de achizitii: functii

• Organizarea formării unei game de materiale pentru producție.
• Planificarea aprovizionării pe an și pe perioade ale anului (trimestru, lună).
• Studierea pieței pentru furnizorii grupelor de produse necesare prin participarea la expoziții, târguri și alte evenimente similare. Selectarea opțiunilor optime de aprovizionare ținând cont de logistică.
• Incheierea contractelor de furnizare a resurselor materiale si monitorizarea implementarii acestora.
• Organizarea recepției mărfurilor și produselor primite în conformitate cu documentele în vigoare (Regulamentul de livrare, Instrucțiunile P-6 și P-7).
• Amplasarea optimă a bunurilor materiale achiziționate în depozite, ținând cont de logistica internă a întreprinderii.
• Elaborarea standardelor de consum pentru bunurile individuale în producție și monitorizarea implementării acestora.
• Elaborarea de propuneri de înlocuire a materialelor scumpe cu altele mai ieftine, ținând cont de fabricabilitatea acestora.
• Organizarea activităților de pregătire și implementare a standardelor întreprinderii în ceea ce privește suportul material.

Această activitate la întreprindere este condusă de șeful departamentului de aprovizionare. El raportează direct directorului comercial.

Organizarea aprovizionării cu materiale

Departamentul de aprovizionare, ale cărui funcții sunt discutate mai sus, este de obicei construit în trei domenii principale:

1. Grupuri de materiale. Ei organizează și controlează aprovizionarea cu bunuri ale anumitor grupuri (îmbrăcăminte și încălțăminte de lucru, rechizite de birou, rulmenți, lubrifianți și combustibil, bunuri de uz casnic etc.), controlează utilizarea corectă a acestora în conformitate cu cerințele procesului tehnologic. Depozitarea operează în contact direct cu aceștia.
2. Departamentul de control al calitatii la receptie. Organizează inspecția la intrare a materialelor și produselor în conformitate cu prevederile menționate mai sus. Grupul trebuie să includă participarea unui avocat calificat care conduce lucrarea de revendicare. Baza pentru desfășurarea activităților sale este standardul corespunzător al întreprinderii.
3. Biroul de Standarde. Această divizie dezvoltă și monitorizează implementarea standardelor de consum de materiale. Include un specialist responsabil pentru deplasarea în timp util a documentelor contabile și financiare și raportarea acestora, precum și un economist sau un grup corespunzător. Depinde de dimensiunea întreprinderii și de volumul fluxului de informații.

Șef Departament Achiziții

În această funcție este numit un inginer cu studii superioare economice, care are experiență semnificativă într-o poziție similară.

Șeful departamentului reprezintă categoria „manageri”. Își îndeplinește atribuțiile funcției sale în conformitate cu reglementările actuale și cu alte documente privind aprovizionarea materială și tehnică, Carta organizației și instrucțiunile și ordinele relevante ale conducerii superioare, fișa postului.

Competență

Șeful departamentului de aprovizionare trebuie să cunoască:

• documente normative și legislative referitoare la aprovizionarea organizației;
• metode de piață de agricultură;
• direcții promițătoare pentru dezvoltarea întreprinderii;
• metode de planificare a consumului de resurse materiale, procedura de stabilire a standardelor și monitorizarea implementării indicatorilor de cheltuieli;
• organizare de depozitare;
• procedura de desfășurare a lucrărilor contractuale cu furnizorii;
• nivelul prețurilor cu ridicata și cu amănuntul pentru materialele utilizate;
• legislatia de baza privind munca, protectia muncii si securitatea la incendiu.

Responsabilitățile postului șefului departamentului de aprovizionare

1. Organizarea asigurării întreprinderii cu resurse materiale în calitatea și cantitatea necesară, precum și utilizarea rațională a acestora pentru o eficiență maximă a producției.
2. Managementul planificării pe termen lung și curent în ceea ce privește sprijinirea activităților de bază, nevoile serviciului de reparații și întreținere și alte nevoi ale întreprinderii pe baza aplicării standardelor progresive pentru consumul de materiale.
3. Găsirea modalităților de acoperire a nevoilor de producție folosind rezerve interne.
4. Asigură încheierea contractelor de furnizare a resurselor necesare, caută oportunitatea stabilirii de legături de cooperare pe termen lung.
5. Organizează livrarea la timp a materialelor către depozitele organizației și acceptarea acestora în conformitate cu standardele actuale.
6. Stabilește și monitorizează lucrările de reclamații pe abaterile datorate calității și cantității resurselor, respectării programelor de livrare a acestora.
7. Oferă monitorizarea regulată a stării stocurilor din depozitele întreprinderii, reaprovizionarea lor la timp în conformitate cu standardele.
8. Inițiază elaborarea de măsuri pentru utilizarea rațională a resurselor, a deșeurilor de producție și a activelor nelichide. Găsește modalități de a livra în mod optim inventarul întreprinderii.
9. Organizează funcționarea depozitului, asigură respectarea regulilor de amplasare a obiectelor de depozitare.

Concluzie

Departamentele de aprovizionare ale fabricilor și ale altor întreprinderi influențează direct succesul muncii lor. În costul de producție, materialele ocupă un loc decisiv, ceea ce impune o responsabilitate specială departamentului de aprovizionare pentru soarta organizației.