Multe organizații comerciale lucrează „la comandă”. Adică, organizația primește mai întâi mai multe comenzi de la clienți. Apoi găsește furnizori și cumpără de la aceștia bunurile necesare. Imediat ce mărfurile ajung la depozit de la furnizor, acestea sunt imediat expediate clienților.

Într-o astfel de situație, managerii de achiziții trebuie să dispună de mecanisme convenabile de generare a comenzilor către furnizori și de urmărire a timpilor de livrare.

În programul „1C: Managementul comerțului, ed. 10.3" un manager de achiziții poate face următoarele:

• Vedeți lista completă a produselor care trebuie furnizate clienților.
• Creați automat o comandă către furnizor pentru toate bunurile necesare clienților. În acest caz, comanda către furnizor va indica în mod clar pentru ce comenzi clienți a fost plasată comanda furnizorului. Iar in momentul in care marfa ajunge la depozit, acestea sunt automat rezervate clientului.
• Indicați termenul limită de primire a mărfurilor pentru toate comenzile către furnizori.
• Monitorizați momentul primirii mărfurilor, iar dacă termenele nu sunt respectate, anulați comanda către furnizor.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre aceste posibilități.

Pentru a analiza bunurile care trebuie achiziționate pentru clienți, puteți utiliza raportul „Analiza comenzilor clienților”.

Meniu: Rapoarte – Vânzări – Analiza comenzii – Analiza comenzii clienților

Raportul poate fi generat pentru comenzile care nu au fost încă expediate. Pentru a face acest lucru, setați indicatorul „Starea expedierii comenzii” și marcați valorile „Neexpediat” și „Expediat parțial”. Astfel, vom primi un raport privind comenzile care nu au fost încă livrate complet:

Raportul arată toate comenzile neexpediate. Pentru fiecare comandă vedem mărfurile necesare; cantitatea necesară este indicată în coloana „Rămân de furnizat”. Dacă această coloană nu este goală, atunci produsul este epuizat și nu a fost rezervat - trebuie comandat de la furnizor.

Crearea unei comenzi pentru un furnizor

Din raportul „Analiza comenzilor clienților”, am aflat că clienții noștri trebuie să plaseze o comandă la un furnizor. Dar nu trebuie să ne amintim cui îi lipsesc ce bunuri. Direct din raport, puteți crea o comandă către furnizor pentru toate bunurile lipsă!

Faceți clic pe butonul „Comandă către furnizor – Creați o comandă către furnizor”:

Este creat un nou document „Comandă către furnizor”, care include automat toate bunurile necesare pentru comandă:

Pentru fiecare produs, coloana „Comandă” indică comanda cumpărătorului pentru care produsul este comandat de la furnizor. Datorită acestor informații, în momentul în care mărfurile ajung la depozit, acestea vor fi rezervate cumpărătorului automat.

În comandă trebuie să selectați un furnizor, un contract și să completați prețurile de achiziție. Am convenit cu contrapartea „Mobil” cu privire la livrarea acestui produs pe 28 decembrie 2011. Indicam data preconizata de primire a marfii in campul „Chitare”:

Faceți clic pe butonul „OK” pentru a procesa și a închide comanda către furnizor.

După plasarea unei comenzi la furnizor, vom genera din nou raportul „Analiza comenzilor clienților”. Acum coloana „Rămân de furnizat” este goală, deoarece am comandat toate bunurile necesare de la furnizor. Informațiile că un produs a fost comandat unui furnizor sunt afișate în coloana „Plasate în comenzi”:

Controlul timpului de livrare

Pentru a controla timpii de livrare, vom folosi raportul „Analiza comenzilor către furnizori”.

Meniu: Rapoarte – Achizitii – Analiza comenzi – Analiza comenzilor catre furnizori

Vom face o configurare pentru a vedea comenzile pentru care data de livrare a fost ratată. Faceți clic pe butonul „Setări”.

În formularul de setări care se deschide, adăugați o nouă selecție „Comandă. Data primirii mai mică sau egală cu data curentă” în tabelul de mai jos. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Adăugați”, în fereastra de selecție a câmpului care se deschide, găsiți câmpul „Comandă”, extindeți-l cu plus și selectați câmpul „Data primirii” din interior:

În formularul principal de raport, vom seta, de asemenea, indicatorul „Stare primire” și vom marca valorile „Neprimit” și „Primit parțial”.

Faceți clic pe „Creați” și, ca urmare, vom vedea toate comenzile care ar fi trebuit să fie primite integral înainte de data curentă, dar acest lucru nu s-a întâmplat:

Coloana „Rămas de cumpărat” va indica cantitatea de mărfuri care nu a ajuns la timp.

Pe baza rezultatelor analizei, managerul poate decide anularea comenzii către furnizor. Pentru a face acest lucru, este întocmit un document „Închiderea unei comenzi către un furnizor”. Puteți crea un document pe baza unei comenzi către un furnizor sau manual.

Meniu: Documente – Achizitii – Inchidere comenzi catre furnizori

Vom închide comanda pe baza. Pentru a face acest lucru, puteți găsi comanda necesară furnizorului în lista de comenzi:

Meniu: Documente – Achizitii – Comenzi catre furnizori

Sau deschideți o comandă către un furnizor direct din raport.

Pentru a deschide o comandă către un furnizor dintr-un raport, trebuie să faceți dublu clic pe ea și să selectați „Deschideți o comandă către furnizor” în lista de acțiuni care se deschide:

În comanda către furnizor, utilizați butonul Enter de pe bază și selectați elementul „Închidere comenzi către furnizori”:

În documentul care se deschide, „Închiderea comenzilor către furnizori”, vor fi deja indicate comanda care urmează să fie închisă, contrapartea și valoarea comenzii:

De asemenea, puteți specifica motivul închiderii unei comenzi și apoi analizați motivele închiderii comenzilor în raport:

Meniu: Rapoarte – Achizitii – Analiza comenzi – Analiza motivelor inchiderii comenzilor

Faceți clic pe butonul „OK” și închideți documentul.

După închiderea unei comenzi către un furnizor, programul nu se va mai aștepta la nicio încasări sau plăți pentru aceasta. Comanda către furnizor nu va mai fi afișată în rapoarte:

În plus, dacă generăm din nou raportul „Analiza comenzilor clienților”, vom vedea că produsul apare din nou în coloana „Rămân de furnizat”:

Acum, managerul de achiziții ar trebui să creeze o nouă comandă către furnizor pentru bunurile lipsă și să aștepte livrarea acestui produs la timp.

Pentru primirea de bunuri sau servicii în 1C 8.3, este necesară crearea unui document corespunzător. În această instrucțiune pas cu pas, vom analiza instrucțiuni detaliate pas cu pas despre cum să faceți acest lucru și ce date să completați. Să ne uităm și la exemplul de tranzacții create de programul 1C.

În meniul „Achiziții”, selectați „Chitanțe (acte, facturi)”. În fața dvs. se va deschide un formular de listă pentru acest document.

Din formularul de listă care apare, puteți crea mai multe tipuri diferite de documente. Să le privim pe scurt.

• Mărfuri (factură). Veți avea acces doar la partea tabelară pentru adăugarea produselor.
• Servicii (act). Similar cu precedentul, dar numai pentru servicii.
• Mijloace fixe. Acest document generează tranzacții de intrare și de ieșire care nu necesită instalare. Nu este nevoie suplimentar de luat în considerare.
• Bunuri, servicii, comision. Combinație de bunuri, servicii și tranzacționare cu comisioane.
• Materiale pentru reciclare. Aici numele vorbește de la sine.
• Echipamente.– echipamente. Acceptarea pentru contabilitate se formează separat.
• Obiecte de construcție. Primire mijloace fixe - obiecte de constructii.
• Servicii de leasing. Pentru a calcula următoarea plată de leasing atunci când se contabilizează proprietatea în bilanțul locatarului.

Să luăm în considerare primele două tipuri de operații, deoarece sunt cele mai populare.

Cum se livrează mărfurile la sosire

Atunci când creați un document nou, selectați tipul de tranzacție „Marfă (factură)”.

În antet, indicați contrapartea, contractul și departamentul în care vor fi primite mărfurile. De asemenea, puteți configura suplimentar TVA (inclus în preț și metoda de calcul), destinatar, expeditor etc.

Contul contabil în acest caz este 41,01 – mărfuri în depozite. De asemenea, poate fi schimbat. Apoi, ajustați cota de TVA dacă este necesar.

În partea de jos a formularului, indicați numărul și data facturii, apoi faceți clic pe butonul „Înregistrare”. Documentul va fi creat imediat automat și va fi afișat un link către acesta.

După cum vedem, documentul a făcut două înregistrări: pentru chitanța propriu-zisă și pentru TVA (contul 10.03).

Urmărește și videoclipul despre înregistrarea mărfurilor în 1C Accounting:

Primirea serviciilor

De data aceasta, atunci când creați un document, selectați tipul de operațiune „Servicii (act)”. Nu vom lua în considerare completarea acestui document în detaliu datorită faptului că totul aici este similar cu metoda anterioară. Numai aici sunt adăugate articole de tip „Serviciu”.

Am atribuit serviciul nostru de tuns gazonul contului 26 și am indicat elementul de cost „Alte costuri”.

În cazul în care trebuie să reflectați imediat primirea atât a bunurilor, cât și a serviciilor, utilizați tipul de tranzacție „Bunuri, servicii, comision”.

Nu este un secret: pentru a vinde ceva, trebuie mai întâi să cumperi ceva. La fel, fiecare organizație comercială, pentru a vinde un produs, îl achiziționează de la furnizori. Oferim instrucțiuni în care vom lua în considerare pas cu pas modul de plasare a unei comenzi către un furnizor în programul 1C: Trade Management 11.3. Înregistrarea are loc în jurnalul „Comenzi către furnizori”, care se află în secțiunea de meniu „Achiziții”. Să intrăm și să facem o scurtă recenzie. Lângă nume, în partea de sus, există o pictogramă asterisc; făcând clic pe ea, puteți adăuga această revistă la grupul „Preferate” pentru acces rapid. Asteriscul se află în meniul programului, în partea din stânga sus a ecranului. Observați că bara de meniu este în partea de sus și toate filele deschise sunt în partea de jos. Pentru comoditate, jurnalul are mai multe tipuri de sortare a documentelor: după starea curentă, după data scadenței, după prioritate și după manager. Există o căutare, care este reprezentată de butonul „Găsiți”. Documentul solicitat poate fi găsit după număr, sumă, furnizor etc. De asemenea, folosind butoanele corespunzătoare, puteți crea un alt document pe baza acestuia, puteți genera un raport și îl puteți imprima. Acum că v-ați familiarizat cu interfața, să trecem la plasarea unei comenzi la furnizor. Faceți clic pe butonul „Creați” și selectați „Nou”:

În formularul care se deschide, completați câmpurile:

Furnizor – selectați din directorul de contractori;

Un acord este un contract cu un furnizor;

Operare – cumpărare de bunuri;

Depozit – indicați depozitul furnizorului din care vor ajunge mărfurile;

Comentariu - puteți nota orice informații necesare.

Dacă este necesar, puteți selecta un alt acord sau puteți face modificări. Trebuie să faceți clic pe cele trei puncte de la sfârșitul câmpului. Se va deschide o fereastră care vă va cere să selectați un contract din listă. Rețineți că contrapartea poate avea un singur acord sau mai multe, în funcție de condiții. Dacă trebuie să creați un alt acord cu condiții diferite, faceți clic pe butonul „Creați”. Pentru a schimba una existentă, trebuie să selectați o linie și să faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului pentru a selecta funcția „Modificare”:

Să vedem cum se completează acordul. Constă din trei file. Primul este „De bază”, informațiile principale despre contract sunt afișate aici:

Numărul este indicat pe baza formei tipărite a contractului (dacă este disponibilă), în ordine sau printr-o anumită denumire, astfel încât să fie ușor de găsit și identificat;

Nume, aici puteți scrie numele contractului, de exemplu, „Contract principal” sau denumirea exactă a acestuia, de exemplu, „Achiziționarea de echipamente Samsung” sau „Achiziția de consumabile de birou”;

Furnizor – numele contrapartidei;

Statut – valid sau nu;

Perioada de valabilitate: aceasta indică data de începere a contractului și data de încheiere, deși aceasta din urmă poate să nu fie specificată. Cu excepția cazului în care este prevăzut;

Operare – respectiv cumpărare de la un furnizor;

Comentariu – puteți introduce informații suplimentare;

Manager – va fi afișat numele persoanei responsabile de achiziție.

Următoarea filă este „Condiții de cumpărare”. Iată termenii de plată, regimul fiscal, prețul:

După ce toate elementele sunt completate și verificate, faceți clic pe „Înregistrați și închideți”. În fereastra „Acorduri cu furnizorii privind condițiile de cumpărare”, selectați acordul necesar și faceți clic pe „Selectați”. Revenim la comanda către furnizor și mergem la fila „Produse”. Completarea tabelului se poate face folosind butonul „Adăugați” selectând fiecare produs din gamă. Sau prin funcția „Umplere”, aici selectăm „Selectați produse”:

Se deschide fereastra de selecție a produsului. Există o funcție de selectare a unui produs prin bara de căutare după nume sau articol și „După potrivire exactă”. În acest caz, căutarea va avea loc în întregul director. Puteți selecta produsele necesare dintr-un grup; pentru a face acest lucru, selectați grupul în fereastra din dreapta, iar partea principală va afișa o listă cu articolele de produs care se află în el. Selectarea produsului se face prin dublu clic pe nume. În fereastra care se deschide, introduceți cantitatea de mărfuri pe care doriți să o comandați și prețul pentru o unitate de produs oferită de furnizor. Costul indicat va corespunde ulterior tipului de prețuri indicat în contractul cu acest furnizor. Faceți clic pe „OK” și produsul este plasat în câmpul de jos.

După ce produsul dorit este selectat, faceți clic pe „Mutați în document”. Partea tabelară a documentului „Comandă către furnizor” este completată:

Verificarea umpluturii. Puteți specifica o reducere folosind butonul „Prețuri și Reduceri” și data primirii direct pentru fiecare produs. În partea de jos există un câmp „Data de admitere dorită”, îl poți completa și tu. Dacă bifați caseta de lângă „Chitanțe la o singură dată”, expedierea se va face la data indicată după cum doriți.

Vă rugăm să rețineți că aceste articole sunt finalizate cu condiția ca totul să fi fost discutat și convenit cu furnizorul.

În fila „Avansat”, completați următoarele câmpuri:

Manager – responsabil cu achiziții;

Persoana de contact – detalii ale managerului din partea furnizorului, cu care se va putea discuta și conveni asupra tuturor informațiilor necesare privind livrarea;

Adresa de livrare – indica la ce adresa furnizorul va livra comanda;

Monedă – în ce monedă vor fi afișate prețurile;

Pretul include TVA - daca este necesar bifati casuta;

Fiscalitate – selectați tipul dorit din director;

Înregistrați automat prețurile furnizorului – dacă bifați această casetă, prețurile furnizorilor din această comandă vor fi introduse automat în documente, ceea ce este foarte convenabil;

Număr comandă conform furnizorului – indică sub ce număr și de la ce dată această comandă este înregistrată în baza de date a furnizorului;

Informații de imprimare - Aici specificați orice completări necesare sau importante care vor apărea atunci când imprimați documentul.

Comanda către furnizor este finalizată. Faceți clic pe „Glisați și închideți”. Documentul a apărut în revistă. În continuare, comanda finalizată trebuie plătită, de exemplu, în numerar de la casa de marcat. Faceți clic pe butonul „Creați pe baza” și selectați „Ordin de cheltuieli în numerar”.

Nu este nevoie să schimbi nimic aici. Verificăm și executăm.

Produsul a fost comandat și plătit; pe baza acestui fapt, starea actuală a comenzii s-a schimbat. În coloana „Starea curentă” este afișată starea „În așteptarea sosirii”. Și în coloana „Data scadentă” - data estimată a livrării.

Afișarea mărfurilor se realizează prin intermediul butonului „Creează pe bază”. Din listă, selectați elementul „Primire de bunuri și servicii”:

Un document de chitanță este creat și deschis automat. Fila „De bază” afișează informații despre comanda pentru care a fost chitanța (conform datelor comenzii create anterior), furnizorul, contractul pentru aceasta și starea plății.

Fila „Produse” conține o listă de articole de produs, cantitate, preț etc. Adesea apar situații în care un furnizor livrează o cantitate greșită de mărfuri. Puteți face modificări manual făcând dublu clic în câmpul corespunzător direct în document. Dacă un produs nu a fost livrat deloc, atunci puteți pune „0” în coloana cantității sau puteți șterge întreaga linie folosind tasta „Șterge”.

Toate marfurile vin insotite de documente insotitoare: scrisoare de parcurs si factura. Numărul facturii trebuie introdus în fila „Suplimentar”, câmpul „Număr document primit”. Verificăm și executăm.

Accesați jurnalul „Documente de acceptare”. Găsim documentul creat și urmăm linkul din colțul din stânga jos „Înregistrați o factură”. Trebuie doar să introduceți numărul și data facturii primite. O ducem la îndeplinire.

Dacă, după postarea facturii, revii la comanda plasată anterior, vei vedea că starea s-a schimbat în „Închis”. Aceasta înseamnă că această comandă a fost finalizată în totalitate.

Plasarea comenzilor la furnizori

Pentru a reflecta acordul preliminar privind condițiile și termenii de livrare a articolelor achiziționate de la furnizor, procedura și termenii de plată, se prevede utilizarea comenzilor către furnizori. Comanda catre furnizori– un instrument care vă permite să organizați procesul de achiziție și să monitorizați atât îndeplinirea obligațiilor de mărfuri ale furnizorului, cât și propriile obligații financiare.

Comenzile către furnizori pot fi generate automat pe baza calculului necesarului de furnizare a mărfurilor în conformitate cu parametrii de aprovizionare (timpul de livrare a mărfurilor de la furnizor, consumul mediu zilnic etc.).

De asemenea, o comandă către un furnizor poate fi introdusă pe baza comenzilor clientului plasate anterior sau a tranzacțiilor cu un client. La plasarea unei comenzi conform contractului, sunt completate automat conditiile de baza de achizitie (valuta, tipul de pret furnizor, parametrii de plata, utilizarea contractelor etc.).

Plata pentru bunurile comandate de furnizori este controlată în conformitate cu data de plată specificată în comanda către furnizor. În comanda dumneavoastră, puteți indica data dorită pentru primirea mărfurilor. Pe baza unei analize a datelor preconizate de livrare a mărfurilor, se poate întocmi un grafic de livrare a mărfurilor.

Monitorizarea îndeplinirii obligațiilor de către furnizor se realizează folosind stările și stările documentelor. Stările pentru un document sunt atribuite manual.

Stare – informații despre comandă, care se calculează automat pe baza a ceea ce este disponibil în baza de date de informații (stare, plată, disponibilitate în depozit etc.).

În această lecție, vom înregistra operațiunea de recepție a mărfurilor folosind comenzi către furnizor.

Acest tip de document este destinat înregistrării în sistemul unui acord primar privind achiziționarea de mărfuri de la un furnizor și este baza pentru crearea documentelor de plată către furnizor și a documentelor de acceptare a mărfurilor.

Mai întâi, permiteți-mi să vă reamintesc unde este inclusă în program funcționalitatea de utilizare a comenzilor către un furnizor:

Să mergem la lista de comenzi:

Crearea unei comenzi pentru un furnizor

Să creăm un document nou (opțiuni Conform planuluiȘi Dupa nevoi O vom analiza în alte lecții):

Documentul este în multe privințe similar cu documentul de primire a mărfurilor. Pe prima filă, selectați organizația, furnizorul (contrapartea, acordul și contractul vor fi adăugate automat), depozitul și gospodăria. Operațiune:

Pe lângă achiziția de la o operațiune de furnizor, există 2 opțiuni:

• achiziție de import,
• admiterea în comisie.

În a doua filă, completați informații despre produse (este mai convenabil să utilizați selecția):

În formularul de selecție, selectați produsele necesare și faceți clic pe Transfer în document:

Deoarece Deoarece nu am înregistrat încă prețuri furnizor, câmpurile de preț din tabelul de produse nu sunt completate:

Să indicăm prețurile manual:

Completarea automată a prețurilor este asigurată:

Ultima filă conține informații aferente:

Deoarece Deoarece programul permite utilizarea stărilor comenzii furnizorilor, vedem câmpul corespunzător în document:

Această funcționalitate ajută la urmărirea în detaliu a stării comenzilor în diferite momente în timp. Totodată, puteți crea un document de primire doar pentru o comandă cu starea Confirmat. Vedem și un câmp în apropiere O prioritate- acest câmp este destinat sortării vizuale a comenzilor din listă (pe baza unor criterii arbitrare, putem seta unele comenzi la prioritate scăzută și altele la mare).

Din document putem tipări formularul de comandă:

Dacă unele articole trebuie să fie șterse din comandă în timp, atunci completați coloana Anulat din motive(putem, desigur, să ștergem linia, dar apoi nu va mai fi nicio poveste):

Ulterior, puteți genera rapoarte rezumative cu privire la motivele anulării articolelor din comenzile către furnizor.

Înregistrarea chitanței pentru o comandă către un furnizor

Acum, pe baza comenzii, vom crea un document de chitanță (realizat în două clicuri):

S-a deschis un document de primire complet completat, tot ce rămâne este să-l postezi:

Acum să ne asigurăm că acceptarea a fost finalizată corect. Pentru a face acest lucru, vom crea mai întâi un card de plată cu furnizorul:

Și acum să ne asigurăm că mărfurile au ajuns la depozit:

În lista de comenzi vedem o schimbare în starea actuală, dar din anumite motive nu vedem o reflectare a sumei de primire. Totul se datorează faptului că detaliem decontările reciproce în contextul contractelor (și coloanele din lista de comenzi cu valoarea plății și chitanțele sunt completate numai pentru decontările reciproce comandă cu comandă).