Jurnalul pentru înregistrarea ordinelor de numerar primite și ieșite (formular KO-3) înregistrează documentele contabile primare ale circulației numerarului fondurilor.

Cerința ca organizațiile din sectorul public să le reflecte în carnetul de înregistrare este consacrata în Ordinul Ministerului Finanțelor din 30 martie 2015 nr. 52n. Pentru organizațiile din sectorul non-public, inclusiv organizațiile non-profit, nu este necesară utilizarea formularului (Nr. 402-FZ). Dar dacă o organizație decide să-l folosească, este necesar să consolideze acest lucru în politicile sale contabile.

Forma cărții a fost aprobată prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică din 18 august 1998 nr. 88 și determinată prin formularul unificat cod 0310003.

Ce să includeți în formularul KO-3

Când manipulați documentele contabile primare pentru contabilitatea de numerar, trebuie să urmați instrucțiunile Băncii Rusiei:

• din data de 10.07.2013 Nr.3073-U privind procedura de efectuare a platilor in numerar;
• din 11 martie 2014 Nr. 3210-U privind efectuarea de tranzacții cu numerar pentru acceptarea numerarului.

Este necesar să se păstreze evidența tuturor documentelor „primare” care sunt întocmite la manipularea numerarului:

• ordine de primire în numerar (PKO);
• comenzi de cheltuieli în numerar (RKO).

Asigurați-vă că includeți următoarele informații:

• număr de ordine;
• Data;
• Cantitate;
• note.

Completarea unei case de marcat, eșantion

Este permisă păstrarea unui jurnal atât prin mijloace tehnice (adică în formă electronică), cât și pe hârtie. Dacă jurnalul este păstrat pe hârtie și completat manual, trebuie să rețineți că toate paginile sale trebuie să fie numerotate, cusute cu ață și certificate cu semnătură.

Să vedem cum să completați o casă de marcat folosind un exemplu.

În mod convențional, procesul poate fi împărțit în două părți: completarea paginii de titlu și a tabelului contabil.

Pasul 1. Completați pagina de titlu.

Indicăm numele organizației. Dacă nu există diviziuni structurale, se adaugă o liniuță. Scriem cod folosind OKPO conform statisticilor.

Pasul 2. Înregistrăm perioada pentru care se țin evidența. De asemenea, funcția și numele complet al persoanei responsabile.

Fiecare foaie este împărțită în două părți: în partea stângă - înregistrarea comenzilor de primire (PKO); în dreapta - ordine de cheltuieli (RKO). Ele sunt umplute în același mod.

Pasul 3. Completați data și numărul de serie al chitanței sau al documentului de cheltuieli.

Pasul 4. Notam suma indicata in document.

Pasul 5. În notă indicăm pe scurt informațiile de la cine au fost primiți banii sau cui i-au fost emiși banii, precum și baza pentru aceasta.

Corecțiile și absența înregistrărilor obligatorii sunt inacceptabile!

Probă finalizată

Aveți nevoie de o casă de marcat pentru casele de marcat online?

În ceea ce privește funcționalitatea, acesta este același dispozitiv ca înainte, care imprimă cecuri și stochează informații despre acestea. Însă abia acum, casele de marcat online (inclusiv atunci când închiriază o casă de marcat online) au nevoie de acces la Internet pentru a transmite către biroul fiscal informații despre tranzacțiile finalizate. Există, de asemenea, o funcție precum trimiterea unei chitanțe către cumpărător prin e-mail.

Acum, datorită casei de marcat online inovatoare, multe documente care au fost aprobate în Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 132 din 25 decembrie 1998 nu mai trebuie folosite. Dar acest lucru nu se aplică documentelor precum:

• casă de marcat;
• comenzile de intrare și de ieșire.

Prin urmare, se păstrează nevoia de a ține evidența într-o carte specială la casele de marcat online. Regulile de întreținere sunt prezentate în detaliu în instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U.

Având în vedere că trăim într-un stat de drept, reglementările de reglementare acoperă toate sferele vieții, inclusiv afacerile. Fiecare antreprenor sau șef al unei organizații știe că tranzacțiile legate de circulația fondurilor trebuie înregistrate.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactați un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Legislația Federației Ruse prevede o serie de acte juridice de reglementare care prevăd formulare contabile pentru activele financiare și, de asemenea, reglementează regulile și procedura de completare a acestora.

Elaborarea și implementarea formularelor uniforme și a formularelor contabile s-a făcut pentru a simplifica reglementarea relațiilor dintre antreprenori, precum și organele guvernamentale.

Concept

Orice fonduri care sunt depuse în casa de marcat sau cheltuite în anumite scopuri trebuie înregistrate în ordine de numerar:

PKO – ordin de primire numerar;

RKO – ordin de cheltuială în numerar.

Următoarele pot fi folosite ca ordin de cheltuieli:

• extras de plată;
• facturi pentru plata;
• cerere de eliberare de fonduri.

Trebuie înțeles că fiecare document de plată are propriul său cod digital, în conformitate cu Clasificatorul de documentație din întreaga Rusie.

Orice documentație legată de raportarea numerarului conține informațiile necesare:

• numele și adresa juridică a persoanei juridice;
• tipul operației efectuate;
• laterale;
• numerele de serie, precum și ora și data tranzacției financiare.
• datele persoanelor care semnează documente;
• rechizite.

Documentele de numerar trebuie înregistrate în departamentul de contabilitate al întreprinderii și completate de către angajatul responsabil din ordinul șefului organizației. După aceea, acestea sunt transferate la casierie pentru tranzacții.

Înainte de a efectua orice tranzacție în numerar, casieria este obligată să verifice acuratețea și corectitudinea completării documentației furnizate. La transferul numerarului către casierie, PQO-ul tear-off completat și semnat trebuie predat persoanei care a depus fondurile ca plată pentru tranzacția financiară, iar comanda rămâne la casierie. Decontarea în numerar trebuie să fie semnată de persoana care a acceptat fondurile cu o ștampilă care confirmă faptul plății, în caz contrar pot apărea probleme la dovedirea tranzacției.

La sfârșitul turei de lucru, casieria este obligată să împace numerarul rămas cu documentația, ținând cont de toate tranzacțiile efectuate pentru ziua respectivă.

Nu pot fi făcute corecții sau ștanțe în documentele de numerar, altfel pot apărea probleme cu autoritățile de reglementare, pentru care este asigurată responsabilitatea.

Aplicație

Orice transfer de documente de numerar de la contabil la casier și în ordine inversă se înregistrează în registrul corespunzător de documente de numerar. Responsabilitatea pentru înregistrarea transferului documentelor de numerar este atribuită contabilului-șef sau unei persoane autorizate printr-un ordin scris al conducătorului întreprinderii.

Această procedură este necesară pentru a menține transparența și legalitatea tranzacțiilor monetare în cadrul activităților organizației.

Sfârșitul fiecărei zile lucrate trebuie să se încheie cu o reconciliere a documentației de numerar cu fondurile efective rămase în casa de marcat.

Legea stabilește limite de numerar, depășirea cărora este inacceptabilă. Fondurile care depășesc limita stabilită trebuie păstrate în instituții financiare licențiate - bănci.

Mărimea limitei este stabilită de Banca Centrală a Federației Ruse și convenită cu antreprenorul pe bază individuală.

Dacă vorbim despre autoritățile de supraveghere și control, atunci păstrarea unui jurnal al tranzacțiilor de intrare și de ieșire simplifică procedura de reconciliere a documentației și a numerarului pentru fiecare zi lucrată.

Printre actele juridice de reglementare care determină procedura de efectuare a decontărilor financiare se numără următoarele prevederi:

• privind procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă;
• reguli de organizare a circulației numerarului pe teritoriul Federației Ruse.

Astfel, întrebarea dacă este necesar un registru al documentelor de numerar dispare de la sine.

Reguli de umplere

Jurnalul tranzacțiilor cu numerar se ține în perioada prevăzută de statutul întreprinderii.

Fiecare pagină a jurnalului trebuie să includă:

• numerotate;
• cusut;
• sigiliu sigilat;
• semnat de o persoană autorizată.

Documentul în sine este o carte formată din două părți principale:

• Pagina titlu;
• fișe contabile.

Puteți introduce informații în jurnalul contabil fie manual, folosind un pix obișnuit albastru, fie utilizând un computer folosind software-ul corespunzător.

Jurnalul este menținut conform unui standard unificat.

Pagina de titlu conține informații despre:

• denumirea întreprinderii;
• organizarea OKPO;
• un câmp completat care indică data de început și de încheiere a întreținerii documentului;
• detaliile angajatului autorizat să-l mențină și să-l semneze.

Fișele contabile sunt prezentate sub forma unui tabel în care se înscriu datele privind tranzacțiile cu numerar efectuate în cursul zilei.

Fiecare zi lucrătoare începe cu completarea unei noi pagini de contabilitate.
Este important de înțeles că, dacă vorbim despre plata salariilor în numerar, atunci tranzacția trebuie afișată în jurnal numai după ce angajatul primește efectiv fondurile. Având în vedere că ordinul de plată a salariilor este urgent, acesta devine invalid a doua zi și, în consecință, tranzacția introdusă va constitui o încălcare gravă a procedurii de ținere a unui jurnal al tranzacțiilor în numerar.

Automatizarea muncii la completarea registrului documentelor de numerar

Dezvoltarea actuală a serviciilor online vă permite să economisiți în mod semnificativ timpul și să automatizați procesul de completare a formularelor, precum și să vă asigurați din nou împotriva erorilor.

De exemplu, prin conectarea la CLASS 365 puteți primi următoarea gamă de servicii:

• completați automat mostre standard de situații financiare;
• tipărirea documentelor cu semnătură și sigiliu;
• pregătirea antetelor cu sigla companiei și detalii;
• pregătirea propunerilor comerciale;
• lucrul cu documente în format de program office;
• distribuție prin e-mail.

Amenzi

Încălcarea regulilor de păstrare a documentației de numerar atrage răspunderea administrativă sub forma unei amenzi:

• oficiali - 4-5 mii de ruble;
• persoane juridice – 40-50 mii de ruble.

Cine poate conduce

Ca regulă generală, jurnalul de tranzacții cu numerar este completat de casier sau de o persoană autorizată desemnată de manager pe baza unui ordin, precum și a unui acord de răspundere.

Ce raportare este supusă înregistrării?

Toate datele privind fluxul de numerar trebuie introduse în registrul de numerar. RKO este un document întocmit la emiterea banilor din casa de marcat. – un document întocmit la primirea fondurilor în bilanţul unei întreprinderi.

Toată documentația contabilă trebuie verificată și semnată de o persoană autorizată. Nu sunt permise corecții sau modificări ale raportării numerarului.

Un jurnal pentru înregistrarea comenzilor sau documentelor de numerar primite și ieșite (abreviat PKO și RKO) este necesar pentru organizațiile și antreprenorii individuali care, conform legii, sunt obligați să folosească casele de marcat pentru a primi și emite bani în numerar. Acest jurnal este utilizat pentru a completa date necesare precum data și numărul ordinului de primire sau de debitare, numărul exact de primire a banilor la casierie sau emiterea de numerar de la aceasta. Mai simplu spus, cartea de înregistrare a tranzacțiilor cu numerar este concepută pentru a simplifica întreținerea și contabilitatea documentelor contabile. Devine mult mai ușor pentru o persoană juridică sau un antreprenor individual să calculeze soldul final pentru perioada necesară.

De regulă, jurnalul este completat de casier sau de un angajat contabil desemnat care cunoaște regulile de completare atribuite de șeful organizației. Această persoană este responsabilă financiar, pentru care se întocmește în prealabil un acord cu acesta. Întreținerea analfabetă, erorile din jurnalul de înregistrare al PKO și RKO, care sunt identificate de auditor, implică răspundere administrativă (articolul 15, alineatul 1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Regulile de jurnalizare necesită efectuarea de intrări precise în câmpurile care trebuie completate.

Reglementările Legii federale „Cu privire la Banca Centrală a Federației Ruse” nr. 86, art. 34 din 10 iulie 2002 instruiește Banca Rusiei să eficientizeze tranzacțiile cu numerar efectuate de persoane juridice și antreprenori. Astfel, această lege federală stabilește reguli unificate care sunt obligatorii pentru persoanele enumerate.

Există un concept de limită de numerar pentru orice întreprindere. Mărimea sa este determinată de Banca Centrală - este, de asemenea, convenită individual cu conducerea organizației. Suma de bani care depășește limita stabilită trebuie păstrată în bancă.

Merită să luați în considerare puțin mai detaliat ce ordine de chitanță și cheltuieli sunt supuse înregistrării.

Comanda de numerar de intrare și de ieșire: conceptul și funcțiile documentului

Prin emiterea unui ordin de primire de numerar se înregistrează informații despre banii primiți la casierie. Fiecare comandă nouă este introdusă mai întâi în jurnalul documentelor de numerar (Formular nr. KO-3), apoi transferată la casierie. După întocmirea și înregistrarea actului, trebuie să se aplice semnătura contabilului-șef sau a unei persoane împuternicite, cu mențiunea obligatorie a numelui și a paralelor acestuia.

În continuare, PKO este primit de casier, care verifică acuratețea documentului, prezența anexelor necesare, precum și autenticitatea semnăturii persoanei autorizate. Dacă se identifică o eroare sau o inexactitate, casieria trebuie să trimită documentul primit spre revizuire.

Dacă sunt respectate toate regulile de înregistrare, acesta din urmă acceptă suma în numerar și își pune, de asemenea, semnătura și parafa cu numele de familie. Acest lucru trebuie făcut atât pe comanda în sine, cât și pe chitanța atașată acesteia. Casierul este obligat să înscrie pe chitanță data depunerii numerarului în casa de marcat și sigiliul de certificare al semnăturii sale, a cărui parte exterioară trebuie să „depășească marginile” ordinului de primire.

Un ordin de numerar pentru cheltuieli este un document de numerar pe baza căruia se eliberează numerar. Acest lucru este realizat și de departamentul de contabilitate. RKO este emis pe un formular unificat, formularul nr. KO-2. Acest formular este completat de un contabil sau altă persoană autorizată.

RKO compilat în conformitate cu toate regulile este, de asemenea, înregistrat în jurnal conform formularului nr. KO-3. Acest document de numerar este semnat de contabil/persoana împuternicită, precum și de șeful organizației. În cazul în care documentele anexate ordinului de cheltuieli conțin o hotărâre a managerului care dă permisiunea de a efectua o tranzacție monetară, atunci semnătura acestuia din urmă nu este necesară.

RKO nu este niciodată transferabil. Este la casa de marcat.

Procedura de completare a cărților RKO și PKO

Jurnalul poate fi păstrat în orice formă convenabilă: electronică, tipărită, scrisă de mână. Fiecare foaie este marcată cu numărul său de serie, precum și cu sigiliul organizației. Subiectul ținerii jurnalului de numerar determină el însuși pentru ce perioadă va fi deschis jurnalul (lună, șase luni, an).

Jurnalul se păstrează pentru o anumită perioadă specificată în statutul companiei. Fiecare pagină trebuie să fie legată, numerotată și, de asemenea, să conțină o ștampilă.

Revista în sine este formată din două părți: pagina de titlu și cartea de contabilitate în sine, foile sale. Dacă umplerea se face manual, atunci doar cu un stilou albastru.

Pagina de titlu conține următoarele informații:

1. Titlul specific al documentului.
2. Numele organizației.
3. Codați conform clasificatorului general (OKPO).
4. Perioada de început și sfârșit de umplere.
5. Detalii despre angajatul care este responsabil cu jurnalul: numele complet, funcția.

Paginile contabile în sine sunt un tabel cu două coloane. Informațiile despre încasări sunt înregistrate în stânga, iar cheltuielile în dreapta.

Trebuie reținut că „consumabilele” pentru plata salariilor se înregistrează numai la primirea de către angajați. Această regulă se bazează pe faptul că s-ar putea să nu existe suficienți numerar în casa de marcat pentru ca un angajat să primească un salariu. Și datorită faptului că RKO este valabil doar în ziua executării sale, poate apărea o încălcare gravă a regulilor de păstrare a jurnalului dacă ordinul este introdus într-o altă zi.

O altă regulă importantă este menținerea ordinii exacte de numerotare a documentelor de numerar. Dacă o anumită comandă de intrare sau de ieșire devine nesemnificativă, ar trebui să scapi de ea. Restul comenzilor trebuie renumerotate în ordine.

Amenzile prevăzute de legislația administrativă pentru înregistrarea analfabetă a comenzilor de numerar, bloturilor și erorilor sunt destul de grave. Ar trebui să abordați un punct atât de important precum completarea jurnalului de înregistrare cu o mai mare responsabilitate.

Contabilitatea la o întreprindere nu poate fi ținută fără întocmirea documentației, care să includă RKO (ordine de primire în numerar), extrase de plată, PKO (ordine de primire în numerar), conturi de plătit, fișe de salariu și altele. Pentru a contabiliza toate documentele, este necesar un Jurnal de înregistrare a documentelor de numerar primite și ieșite, a cărui prezență simplifică calculul soldului final pentru orice perioadă și controlează fluxul documentelor.

De ce și cine are nevoie de un jurnal pentru înregistrarea documentelor de numerar primite și ieșite?

Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire are un formular unificat sub numărul KO-3 (conform OKUD, numărul de formular 0310003). Documentul poate fi completat manual sau folosind tehnologia computerizată.

Foile ulterioare ale Cărții au același design - pe ele sunt imprimate coloane, care sunt completate in felul urmator:

• 1 indică data înregistrării comenzii de primire;
• în 2 - numărul documentului;
• 3 - suma exactă a fondurilor capitalizate;
• în 4 - sursă de bani, notă;
• la 5 - data la care a fost emis ordinul de cheltuieli;
• în 6 - numărul documentului;
• în 7 - suma fondurilor cheltuite;
• în 8 - o notă care indică cui sunt destinate fondurile sau pentru ce sunt cheltuite.

Puteți citi ce este și cum să o completați în publicația de la link.

Ordinele de numerar (PKO și RKO) sunt folosite pentru a înregistra sumele de fonduri și detaliile comenzilor atunci când circulă numerar prin casa de casă a unei organizații sau întreprinderi. Mai jos vă vom spune ce este acest document și cum trebuie pregătit.

Scopul revistei

În conformitate cu cerințele art. 34 Legea federală nr. 86-FZ din 10 iulie 2002, care reglementează regulile de circulație a numerarului, pentru circulația acestora sunt stabilite, obligatorii pentru toate entitățile comerciale și băncile.

Astfel, atunci când efectuează plăți în numerar, organizația care acceptă bani este obligată să folosească aparate de marcat destinate înregistrării numerarului primit. Aceste tranzacții sunt confirmate printr-un ordin de primire în numerar. În plus, acest document trebuie întocmit și în cazurile în care se primesc numerar de la bancă pentru plata angajaților, indemnizații de călătorie și compensații.

Organizația care acceptă banii trebuie să folosească casa de marcat pentru a înregistra numerar.

Daca, dupa primirea banilor, suma totala in casa de marcat depaseste limita stabilita, atunci excesul trebuie depus la banca. Această operațiune este confirmată prin emiterea unui ordin de cheltuieli.

Regulile generale pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar sunt stabilite prin Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 03/11/14. În conformitate cu acesta, toate tranzacțiile trebuie să fie reflectate în documentația primară (PKO și RKO), iar apoi datele trebuie introduse în jurnalul de înregistrare al PKO și RKO (formularul KO-3). Toate aceste formulare sunt aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică (Rezoluția nr. 88 din 18 august 1998). Un exemplu de formular al acestui document în format Excel poate fi descărcat de la acest link.

Reguli de umplere

Registrul de contabilitate PKO și RKO poate fi completat manual sau folosind un software special pe computer. Dacă înregistrarea se efectuează electronic, atunci informațiile despre scopul vizat și fluxul de numerar pentru ziua respectivă sunt introduse pe pagina acestui jurnal.

Formularul nr. KO-3 include un capac și o frunză liberă, care este împărțită în 2 părți.

Pagina de titlu indică:

• Numele companiei.
• OKPO al unei organizații sau întreprinderi (în absența OKPO, se introduce o liniuță în coloana corespunzătoare).
• Perioada pentru care a fost deschisă această carte de casă.
• Detalii despre persoana responsabilă cu menținerea și completarea jurnalului.

Prima parte a foii libere (coloanele 1-4) este destinată înregistrării datelor despre comenzile primite, iar a doua (coloanele 5-8) - despre comenzile de ieșire. Puteți vedea o mostră de completare a foilor cu foi libere.

Păstrarea evidențelor PKO și RKO este obligatorie pentru fiecare organizație care are o casă de marcat. Completarea jurnalului de contabilitate este responsabilitatea casieriei. Acest document are o valabilitate de 5 ani (dacă a fost verificat în această perioadă).