Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă a postului pentru secretara unui manager, eșantion 2019/2020. ar trebui să includă următoarele secțiuni: reglementări generale, responsabilitățile postului secretarului managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului.

Fișa postului secretarului șefului aparține secțiunii " Caracteristicile de calificare la nivel de industrie ale posturilor lucrătorilor angajați în întreprinderi, instituții și organizații".

Fișa postului a secretarului managerului trebuie să reflecte următoarele puncte:

Responsabilitățile postului de secretar al managerului

1) Responsabilitatile locului de munca. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului. Monitorizează examinarea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise către semnătură managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate. Organizează convorbiri telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin interfoane (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce prompt la cunoștință informațiile primite. prin canalele de comunicare. La instrucțiunile managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor. Urmareste executarea de catre angajatii intreprinderii a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor conducatorului intreprinderii, luate sub control. Menține un dosar de control și înregistrare. Oferă locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții care să conducă la munca sa eficientă. La indicația managerului, tipărește materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit. Copiază documente pe un copiator personal.

Secretara managerului ar trebui să știe

2) În îndeplinirea atribuțiilor sale, secretarul managerului trebuie să cunoască: rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței; structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; organizarea muncii de birou; metode de înregistrare și prelucrare a documentelor; munca de arhivă; dactilografiat; reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard; fundamentele eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; bazele organizării și managementului muncii; reguli pentru operarea echipamentelor informatice; fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii; regulamentul intern al muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Cerințe pentru calificările de secretar al unui manager

3) Cerințe de calificare. Studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.

1. Dispoziții generale

1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.

2. În funcția de secretar este acceptată o persoană care are studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.

3. Secretarul este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.

4. Secretarul trebuie să știe:

• rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile organizației și păstrarea evidenței;
• structura și conducerea organizației și a diviziilor acesteia;
• organizarea muncii de birou;
• metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
• munca de arhivă;
• dactilografiat;
• reguli de utilizare a interfoanelor;
• standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
• fundamentale ale eticii și esteticii;
• reguli de comunicare în afaceri;
• bazele organizării și managementului muncii;
• reguli pentru operarea echipamentelor informatice;
• fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• reguli si reglementari de protectia muncii, siguranta, salubritate industriala si protectia impotriva incendiilor.

5. În activitatea sa, secretarul este îndrumat de:

• legislația Federației Ruse,
• Carta organizatiei,
• ordinele și instrucțiunile angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu aceste instrucțiuni,
• această fișă a postului,
• Reglementările interne de muncă ale organizației.

6. Secretarul raportează direct directorului organizației (director de organizație, șef de departament etc.)

7. În timpul absenței secretarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost încredințate.

2. Responsabilitățile postului de secretar al managerului

Secretar:

1. Desfășoară lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale directorului organizației.

2. Acceptă corespondența primită spre examinare de către director, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau executorilor specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații la pregătirea și luarea deciziilor.

4. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către directorul organizației.

5. Pregătește documentele și materialele necesare muncii directorului.

6. Urmărește revizuirea și transmiterea la timp de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise directorului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.

7. Organizează convorbiri telefonice cu directorul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestora, transmite și primește informații prin dispozitive de interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, comunică cu promptitudine acestuia. informatii informatii primite prin canalele de comunicare.

8. În numele directorului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de director (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.

10. Urmareste executarea de catre angajatii organizatiei a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor directorului organizatiei, luate sub control.

11. Mentine un dosar de control si inregistrare.

12. Oferă locului de muncă al directorului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții care să favorizeze munca sa eficientă.

13. Tipărește, la indicația directorului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.

15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

16. Copiază documentele pe un copiator personal.

17. Respectă reglementările interne de muncă și alte reglementări locale ale organizației.

18. Respectă regulile și reglementările interne de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.

19. Asigură curățenia și ordinea la locul său de muncă.

20. Efectuează, în cadrul contractului de muncă, comenzile salariaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezentele instrucțiuni.

3. Drepturile secretarului managerului

Secretarul are dreptul:

1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta instrucțiune spre examinare de către directorul organizației.

2. Solicitați de la diviziile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii organizației referitoare la activitățile acesteia.

5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.

4. Responsabilitatea secretarului managerului

Secretarul răspunde în următoarele cazuri:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

Fișa postului secretarului șefului - eșantion 2019/2020. Responsabilitățile postului de secretar al managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului.

O fișă a postului este principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcțiile în organizație și natura muncii sale. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații.

Există o secretară în fiecare instituție. Dar, după cum sa indicat deja, funcția de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau companie) mică va exista un singur secretar asistent (secretar). În organizațiile mai mari, managerul și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor managerului și a încrederii sale în secretar, are propria gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set standard de operațiuni de management pentru serviciile documentare și non-documente, care sunt efectuate de toate secretarele.

Responsabilitățile, drepturile și tipurile de muncă pe care trebuie să le îndeplinească un anumit secretar, cerințele pentru cunoștințele și aptitudinile sale profesionale sunt stabilite în fișa postului său.

Dacă există o fișă a postului pentru un post de secretariat vacant, persoana care aplică pentru post va ști imediat ce i se cere și va corela capacitățile sale cu cerințele.

În cazul în care secretarul de lucru nu are încă o fișă a postului, aceasta trebuie întocmită pentru a contura gama responsabilităților și a nu fi „de gardă” pentru toate tipurile de muncă, pentru a asigura drepturi, pentru a stabili relații, interschimbabilitate cu alți angajați în caz de absenţă sau din cauza supraîncărcării temporare.

O fișă a postului este un document durabil și este utilizată până când este înlocuită cu o nouă fișă a postului. Prin urmare, pregătirea lui trebuie luată cu mare responsabilitate. Ceea ce este scris în fișa postului este ceea ce se va cere. Indiferent de drepturile acordate în ea, aveți.

Când începeți să compilați o fișă a postului, trebuie în primul rând să utilizați noul „Director de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați”. A fost dezvoltat de Institutul Muncii și aprobat prin decret al Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse la 21 august 1998 (nr. 37). Cartea de referință este un document normativ și trebuie subliniat imediat că noile caracteristici de calificare sunt recomandate pentru utilizare în întreprinderi, instituții și organizații din diverse sectoare ale economiei, indiferent de proprietate și forme organizatorice și juridice.

Scopul directorului este formulat destul de clar: „Acest Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (interpreți tehnici) are scopul de a asigura o diviziune rațională a muncii, de a crea un mecanism eficient de delimitare a funcțiilor, puterilor și responsabilităților, și reglementarea clară a activităților de muncă ale salariaților în condiții moderne de dezvoltare a relațiilor de piață.”

În cartea de referință, spre deosebire de „Colectarea caracteristicilor tarifare și de calificare pentru pozițiile generale ale angajaților din industrie”, există o schimbare foarte importantă - nu indică categoriile de salarii conform unui singur tarif tarifar, iar în „Generalul” Prevederi” secțiunea este scris că „Categorii de calificare pentru munca de plată a specialiștilor sunt stabilite de către conducătorul întreprinderii, instituției, organizației. Aceasta ia în considerare gradul de independență al angajatului în îndeplinirea sarcinilor de serviciu, responsabilitatea acestuia pentru deciziile luate, atitudinea față de muncă, eficiența și calitatea muncii, precum și cunoștințele profesionale, experiența practică, determinate de vechimea în muncă în specialitate etc.”

Astfel, remunerația secretarului depinde în primul rând de cunoștințele, aptitudinile, calitatea muncii și responsabilitatea acestuia. Aceasta este o schimbare semnificativă care permite managerului să evalueze munca angajatului pe baza unor rezultate specifice.

Dintre caracteristicile de calificare, puteți utiliza pe deplin secțiunile: „Responsabilitățile postului” și „Trebuie să știți”.

Dacă organizația (firma) este mică și secretarul (secretarul de referință) realizează singur toate serviciile de organizare și documentare, i.e. îndeplinește de fapt funcțiile biroului, dar într-o măsură mai mică; puteți utiliza caracteristicile de calificare ale șefului de birou. Responsabilitățile sale de serviciu sunt următoarele:

Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.

Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.

Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer la unitatea structurală corespunzătoare a documentelor lucrărilor curente de birou, inclusiv comenzi și instrucțiuni de la conducere.

Organizează lucrările de formare a cutiilor și livrarea lor pentru depozitare.

Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora.

Ia măsuri pentru a asigura lucrătorilor materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, mijloacele de mecanizare și automatizarea muncii manageriale.

Oferă îndrumări metodologice asupra organizării muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, stocării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor.

Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale.

Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează suportul tehnic al acestora.

Organizează pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la organizație.

El trebuie să știe;

■ rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou;

■ Sistemul de stat de documentare suport pentru management;

■ standarde pentru un sistem unificat de documentaţie organizatorică şi administrativă;

■ structura întreprinderii, instituţiei, organizaţiei;

■ organizarea muncii de birou;

■ diagramele fluxului documentelor;

■ procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;

■ termenele şi procedurile de depunere a dosarelor la arhivă;

■ sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;

■ echipamente de birou și alte mijloace tehnice de management al muncii;

■ elementele de bază ale economiei, organizării producţiei, muncii şi managementului;

■ legislaţia muncii;

■ reglementările interne ale muncii;

■ regulile şi standardele de protecţie a muncii8. .

Caracteristicile de calificare ale secretarului managerului sunt noi. Să luăm în considerare.

Responsabilitatile locului de munca.

♦ Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale conducătorului întreprinderii.

♦ Acceptă corespondența primită spre examinare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executori specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

♦ Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

♦ Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii.

♦ Întocmește documentele și materialele necesare muncii managerului.

♦ Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către diviziile structurale și executorii specifici a documentelor primite pentru execuție.

♦ Verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise la semnătură managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate.

♦ Organizează convorbiri telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce prompt la cunoștință informatii informatii primite prin canalele de comunicare.

♦ La instrucțiunile managerului, el alcătuiește scrisori, cereri și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

♦ Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.

♦ Urmareste executarea de catre angajatii intreprinderii a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor conducatorului intreprinderii, luate sub control. Menține un dosar de control și înregistrare.

♦ Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții favorabile muncii sale eficiente.

♦ Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în datele bancare.

♦ Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

♦ Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.

♦ Copiază documente pe un copiator personal.

Trebuie știut:

♦ rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și la ținerea evidenței;

♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;

♦ organizarea muncii de birou;

♦ metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;

♦ lucrare de arhivă;

♦ dactilografia;

♦ reguli de utilizare a interfoanelor;

♦ baze de etică și estetică;

♦ reguli de comunicare în afaceri;

♦ bazele organizării şi managementului muncii;

♦ reguli de operare a echipamentelor informatice;

♦ fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;

♦ reguli şi reglementări de protecţie a muncii9.

După cum se poate observa din caracteristicile de calificare de mai sus, secretarul managerului are cerințe destul de mari atât în ​​ceea ce privește cunoștințele și aptitudinile, cât și în domeniul muncii pe care le desfășoară. Aceasta presupune fluență în tehnologia informatică, pregătirea independentă a documentelor în numele managerului, editarea proiectelor de documente primite, monitorizarea execuției etc. Aceste cerințe și gama de responsabilități, care includ multe tipuri creative de muncă, predetermina nevoia de studii profesionale superioare, dar învățământul profesional secundar este permis și dacă este disponibilă experiență de muncă.

Caracteristicile de calificare ale unui secretar-dactilograf și ale unui secretar-stenograf, date în Directorul de calificare, sunt stabilite în același mod, numai cu adăugarea lucrărilor de dactilografiere pentru un secretar-dactilograf și stenografie pentru un secretar-stenograf. Prin urmare, atunci când elaborați o fișă a postului, este suficient să folosiți una dintre aceste caracteristici de calificare.

De exemplu, responsabilitățile postului unui secretar-dactilograf sunt prezentate după cum urmează:

> Îndeplinește funcții tehnice pentru a sprijini și întreține activitatea șefului întreprinderii sau a diviziilor acesteia.

> Primește informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, cheamă angajații la instrucțiunile acestuia.

> Organizează convorbiri telefonice cu managerul, primește și transmite mesaje telefonice, înregistrează mesajele primite în lipsa acestuia și aduce conținutul acestora în atenția managerului.

> Desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de către manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale.

> Oferă locului de muncă al managerului rechizite de birou, echipamente organizaționale și creează condiții favorabile unei activități mai eficiente a managerului.

> Transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telex, fax, telefax etc.).

> Imprimă diverse materiale conform instrucțiunilor supervizorului.

> Efectuează munca de birou, primește corespondență adresată managerului, o organizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și, după examinarea acesteia de către manager, o transferă către departamente sau interpreți specifici pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau pregătirea acestora. un raspuns.

> Monitorizează termenele limită pentru executarea ordinelor managerului luate sub control.

> Acceptă documente pentru semnare de către manager.

> Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

> Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

> Pregătește documente pentru reproducere pe echipamente de duplicare și, de asemenea, copiază documentele pe un copiator personal.

Trebuie știut:

♦ reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și norme

documente materiale privind evidența;

♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; : dactilografiat;

♦ reguli de ortografie și punctuație;

♦ ordinea aranjarii materialelor la tiparirea diverselor documente;

♦ reguli de tipărire a scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;

♦ reguli de exploatare a mașinilor de scris, înregistratoarelor, casetofonelor

♦ reguli de utilizare a interfoanelor;

♦ standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

♦ bazele organizării muncii;

♦ bazele legislaţiei muncii;

♦ regulamentul intern al muncii;

♦ reguli şi reglementări de protecţie a muncii10.

Fișele postului oferite descriu suficient de detaliat funcțiile secretarului, cerințele pentru cunoștințele sale și vă vor ajuta să nu pierdeți nimic atunci când scrieți secțiuni dintr-o anumită fișă a postului.

Descrierea postului se referă la documentele care au o formă unificată și o structură de text stabilită:

■ Prevederi generale

■ Funcţii

■ Responsabilităţile postului

■ Responsabilitate

Prevederile generale din fișa postului conțin următorul set de informații: informații generale despre funcție, subordonare și cine este responsabil, cerințe pentru studii (superioare sau secundare) și experiență practică (experiență de muncă în specialitate), procedura de numire. și demiterea din funcție, înlocuirea în timpul absenței.

Astăzi, cel mai adesea, sunt solicitați secretari-referenți și secretari care au studii superioare sau medii de specialitate, cunosc o limbă străină, lucrează la calculator și au o anumită experiență de lucru.

Aceste cerințe, de regulă, sunt consemnate în fișa postului a asistentului de secretar (secretar) al marilor companii. De obicei, secretarii raportează managerului. În organizațiile mari, secretarii au o dublă subordonare - supervizorului imediat și șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar. Numit și eliberat din funcție prin ordin al șefului.

Ultimul paragraf al acestei secțiuni din fișa postului conține instrucțiuni privind principalele documente legislative, normative, metodologice, organizatorice și administrative care ghidează secretarul în activitatea sa. Într-o formă generalizată, aceste acte sunt indicate în caracteristicile de calificare date mai sus*. Acest paragraf al secțiunii ar trebui să înceapă cu Constituția Federației Ruse, Codul Muncii, legile federale, să indice rezoluțiile guvernamentale, GOST-urile care determină procedura de procesare a documentelor, instrucțiuni și reguli standard și standarde de timp. Paragraful se termină cu indicarea documentelor organizatorice și administrative ale superiorului și a propriei organizații (societate): cartă, reglementări privind diviziunile structurale, ordine și instrucțiuni, instrucțiuni pentru munca de birou, această fișă a postului.

Următoarea secțiune este „Funcții”. Indică principalele domenii de activitate, iar în secțiunea „Responsabilități de muncă” listează deja tipuri specifice de muncă care asigură îndeplinirea acestor funcții. Adesea, aceste secțiuni sunt combinate într-una singură - „Funcții și responsabilități ale postului” (sau „Sarcini și responsabilități principale”). Această secțiune ar trebui descrisă cât mai detaliat posibil. La compilarea acestei secțiuni, multe dintre formulări pot fi preluate din caracteristicile de calificare, deoarece ele enumeră responsabilitățile postului în detaliu suficient. Cu cât secțiunea specifică nu numai ce, ci și modul în care secretarul efectuează anumite operațiuni în conformitate cu tehnologia organizației de lucru cu documente, cu atât mai valoroasă va fi fișa postului. Interschimbabilitatea este, de asemenea, indicată aici.

Secțiunea „Drepturi” este foarte importantă pentru secretar. Acesta stabilește puterile sale de a rezolva în mod independent problemele din competența sa. Dreptul este scris aici:

Examinarea preliminară a documentelor și determinarea cărora dintre acestea pot fi transferate artiștilor interpreți, ocolind managerul;

> organizarea recepției și stabilirea priorității de primire a vizitatorilor;

Efectuați „filtrarea” apelurilor telefonice;

> controlul asupra executării instrucțiunilor managerului și a termenelor de executare a documentelor;

> controlul executării corecte a documentelor înainte de transmiterea acestora spre semnare managerului și transmiterea acestora;

Au acces la informații;

> solicitarea de informatii si documente pentru manager;

> reprezentați organizația dvs. etc.

Secțiunea „Responsabilitate” poate fi scrisă într-un mod general, cum ar fi „Angajatul este responsabil pentru neîndeplinirea obligațiilor și neutilizarea drepturilor prevăzute de actele juridice și de această instrucțiune”, sau descrisă mai detaliat, pe baza puncte de responsabilitate. De exemplu, responsabilitatea: pentru executarea incorectă a documentelor prezentate spre semnare managerului, nerespectarea acestora cu cerințele GOST R 6.30-97; pentru livrarea intempestivă a documentelor permanente la arhivă etc.

Răspunderea poate fi administrativă, disciplinară, materială și chiar penală. Când lucrați la această secțiune, trebuie amintit că răspunderea este stabilită în strictă conformitate cu legea. Deci, în conformitate cu art. 15 din Codul contravențiilor administrative „Funcționarii sunt supuși răspunderii administrative pentru infracțiunile administrative legate de nerespectarea normelor stabilite în domeniul apărării ordinii administrative, a statului și ordinii publice... și a altor norme, a căror respectare face parte. a îndatoririlor lor oficiale.” Pentru încălcările disciplinei muncii se aplică sancțiuni disciplinare (articolul 135 din Codul muncii). În cazul răspunderii financiare pentru prejudiciul cauzat organizației, în conformitate cu art. 121 din Codul muncii, salariatul poartă răspundere financiară, i.e. rambursează costul.

Secțiunea „Relații” (relații după post) este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii secretarului. De obicei, se afirmă în general că secretarul, în activitatea sa, interacționează cu toți angajații sau unitățile structurale în colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor și documentelor. Dar este mult mai ușor pentru secretară să lucreze dacă această secțiune indică în mod specific cu ce departamente sau angajați interacționează, pe ce probleme și ce documente, când și sub ce formă primește de la aceștia. De exemplu, rapoarte săptămânale privind situația financiară a companiei de la departamentul de contabilitate pentru a fi prezentate conducerii. Este indicat să prezentați această secțiune sub formă de tabel, care indică clar de la cine primește secretarul, cu cine coordonează, cui transferă documentele și în ce interval de timp.

Recent, multe fișe de post au adăugat o secțiune „Evaluare post”. Criterii principale: oportunitatea muncii și calitatea acesteia.

Puteți completa fișa postului cu alte secțiuni, de exemplu, organizarea locului de muncă, programul de lucru etc.

Instrucțiunile se termină de obicei cu o clauză privind procedura de revizuire a acesteia. Poate fi scris astfel: „Până când unul nou este înlocuit” sau „Instrucțiunile sunt supuse revizuirii dacă funcțiile secretarului se schimbă”. O perioadă de înlocuire predeterminată poate fi specificată, de exemplu, o dată la 5 ani. Dar este mai bine să enumerați mai detaliat condițiile de revizuire a fișei postului: modificarea structurii organizației, schimbarea tabloului de personal și redistribuirea responsabilităților, introducerea de noi tehnologii care schimbă natura muncii etc.

Vă reamintim că fișa postului este întocmită ca un formular general, aprobat de manager și eliberat angajatului.

Ştampila de aprobare

Şcoala de Afaceri CJSC

„Intel-Sintez”

DESCRIEREA POSTULUI

[Secretarul I

Structura textului

■ Prevederi generale

■ Funcţii

Ш Responsabilitățile postului

■ Responsabilitate

■ Relații (conexiuni după poziție)

Transcrierea semnăturii de poziție

Am citit instrucțiunile de decriptare a semnăturii semnăturii

AM APROBAT

CEO

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul-referent aparține categoriei specialiștilor.
1.2. numit într-o funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Secretarul adjunct raportează direct.
1.4. În lipsa secretarului-referent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum a anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar-asistent este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii superioare, minim un an de experiență în muncă similară, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), muncă de birou, engleză.
1.6. Secretarul-referent este ghidat în activitatea sa de:

— Carta companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;

2. Responsabilitățile postului de secretar asistent

Secretarul adjunct îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Întocmește documentele necesare, asigură recepția, contabilitatea, înregistrarea, controlul asupra executării documentelor, servicii de informare și referință și stocarea informațiilor documentare.
2.2. Controlează calitatea pregătirii, corectitudinea întocmirii, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.
2.3. Monitorizează executarea documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii, ia măsuri operaționale care vizează executarea lor la timp și de înaltă calitate.
2.4. Organizeaza pregatirea, luarea deciziilor si comunicarea acestora catre executorii imediati. Analizează certificatele și rapoartele furnizate conducerii și dă concluzii competente cu privire la acestea.
2.5. Primește vizitatori.

2.7. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.8. Îndeplinește alte sarcini oficiale ale superiorului său imediat.

3. Drepturile secretarului asistent

Secretarul-referent are dreptul:


3.3. Solicitați materialele necesare de la serviciile funcționale, precum și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiuni de la conducere.

4. Responsabilitatea asistentului secretarului

Secretarul asistent este responsabil pentru:

DESCRIEREA POSTULUI SECRETARULUI DE PRIMIREA ȘEFULUI

sunt de acord

_____________________________ (Nume, inițiale)

(numele organizației, ________________________________

forma organizatorica si juridica) (director; alta persoana imputernicita

aproba fișa postului)

——————————————————————-

(Numele instituției)

00.00.201_g. №00

1. Dispoziții generale

1.1 Prezenta fișă a postului stabilește drepturile, responsabilitățile și responsabilitățile postului secretarului de recepție al șefului_________ (denumită în continuare „întreprinderea”). Numele instituției

1.2 În funcția de secretar al biroului de primire al managerului este numită o persoană cu studii profesionale superioare (nu există cerințe pentru experiența în muncă) sau studii medii de specialitate și minim 2 ani vechime în muncă în profil.

1.3.Secretarul de recepție se află în subordinea ___________________________________.

1.4 În activitățile sale, secretarul sălii de recepție a managerului este îndrumat de:

Documente legislative și de reglementare care reglementează aspectele relevante;

La ordinele conducătorului întreprinderii (directorul direct);

Reguli si regulamente de igiena muncii, regulamente de munca;

Materiale metodologice legate de aspectele activității sale;

Carta intreprinderii;

Această descriere a postului.

1.5 Secretarul de recepție al managerului trebuie să cunoască:

Acte juridice de reglementare, alte linii directoare și materiale metodologice referitoare la activitățile organizației și păstrarea evidenței;

Reguli de utilizare a interfoanelor;

Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;

Fundamentele eticii și esteticii;

Structura și conducerea organizației și a diviziilor acesteia;

Organizarea muncii de birou;

Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;

Afaceri de arhivă;

Dactilografiat;

Reguli de comunicare în afaceri;

Fundamentele organizării și managementului muncii;

Reguli de funcționare a echipamentelor informatice;

Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări privind protecția muncii.

1.6.În absența secretarului de recepție al șefului, atribuțiile acestuia sunt atribuite adjunctului acestuia, desemnat în modul prescris, care poartă întreaga responsabilitate pentru buna implementare a acestora.

2. Funcții

Secretarului de recepție al managerului îi sunt atribuite următoarele funcții:

2.1.Organizarea convorbirilor telefonice ale managerului.

2.2.Pregătirea organizatorică a întâlnirilor și conferințelor.

2.3.Suport organizatoric si tehnic pentru activitatile administrative si administrative ale conducatorului organizatiei.

2.4 Păstrarea înregistrărilor.

2.5 Monitorizarea implementarii de catre angajati a organizatiei a ordinelor emise si a instructiunilor luate sub control.

2.6.Mentinerea unui dosar de control si inregistrare.

2.7.Organizarea primirii vizitatorilor.

3. Responsabilitățile postului

Secretarul de recepție este obligat să:

3.1 Acceptați documentele și declarațiile personale spre semnare de către șeful organizației.

3.2.Pregateste documentele si materialele necesare activitatii managerului.

3.3.Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise la semnare managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate.

3.4.Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în absența acestuia și îi aduc la cunoștință conținutul, transmit și primesc informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, aduce cu promptitudine în atenţia sa informaţii informaţii primite prin canalele de comunicare.

3.5.Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului organizației.

3.6 Acceptați corespondența primită spre considerare de către manager, transferați-o în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

3.7 Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

3.8. Întocmește scrisori, solicitări și alte documente în numele managerului, pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

3.9.Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de către manager (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.

3.10 Furnizarea locului de muncă al managerului cu echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și crearea condițiilor care să conducă la munca sa eficientă.

3.11.Tipărește, la indicația managerului, materialele oficiale necesare activității sale sau introduceți informațiile curente în banca de date.

3.12.Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.

3.13.Copiați documente pe un copiator personal.

3.14.Formulează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și depune la arhive în termenul stabilit.

3.15.Urmeaza executarea de catre angajati ai organizatiei a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor conducatorului organizatiei luate sub control.

3.16.Păstrați un dosar de control și înregistrare.

Secretarul de recepție al managerului are dreptul:

4.1.Îmbunătățiți-vă calificările în modul prescris.

4.2 Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea sarcinilor lor.

4.3 Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta fișă a postului.

4.4 Familiarizați-vă cu documentele și informațiile relevante necesare pentru îndeplinirea calitativă a atribuțiilor dumneavoastră.

5. Responsabilitate

Secretarul de recepție al managerului este responsabil pentru:

5.1 Neîndeplinirea (efectuarea necorespunzătoare) a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului în cadrul definit de legislația muncii a Federației Ruse.

5.2 Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor în cadrul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

5.3 Cauzarea de prejudicii materiale în cadrul definit de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.

Șeful unității structurale: _____________ __________________

(semnătură) (nume, inițiale)

Am citit instructiunile,

un exemplar primit: _____________ __________________

(semnătură) (nume, inițiale)

DESCRIEREA POSTULUI SECRETARULUI

AM APROBAT

CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general /.
1.4. În absența secretarului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— , Reglementări interne de muncă, alte reglementări ale firmei;
— ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. : comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

DESCRIEREA POSTULUI SECRETARULUI

AM APROBAT

___________________________________ (inițiale, prenume)

(numele organizației, pre- ________________________

acceptarea, etc., organizarea acesteia (director sau alt oficial)

formă juridică) persoană oficială, autorizată

ceea ce trebuie afirmat

instructiuni finale)

» » ____________ 20__

Descrierea postului

secretara managerului

______________________________________________

(numele organizației, întreprinderii etc.)

» » ______________ 20__ N_________

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată de

in baza unui contract de munca cu ________________________________________________

(numele funcției persoanei pentru care

Și în conformitate cu

această fișă a postului a fost compilată)

prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări

acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale

1.1. Secretarul managerului apartine categoriei tehnice

interpreți.

1.2. O persoană care are

studii profesionale superioare, fără cerințe de experiență

muncă sau studii profesionale secundare și experiență de muncă

specialitate de cel puțin __________ ani.

1.3. Numirea în funcția de secretar al șefului și eliberarea din funcție

din ea se efectuează prin ordin al conducătorului întreprinderii la prezentare

1.4. Secretara trebuie sa stie:

- rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și

actele de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme privind

activitățile întreprinderii;

— reglementări, instrucțiuni, alte documente normative de întreținere

munca de birou;

— structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;

— statutul întreprinderii;

— organizarea muncii de birou;

— metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;

- lucrare de arhivă;

- dactilografia;

— reguli de utilizare a interfoanelor;

— standardele unui sistem organizatoric și administrativ unificat

documentație;

— reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;

— fundamentele eticii și esteticii;

— reguli de comunicare în afaceri;

— reguli de operare a echipamentelor informatice;

— fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;

— regulamentul intern al muncii;

— reguli și reglementări privind protecția muncii, măsuri de siguranță,

salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor;

1.5. Secretarul raportează direct managerului

________________________________________________________________________.

(întreprindere, unitate structurală)

1.6. În absența secretarului (vacanță, boală etc.), a acestuia

atribuțiile sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită,

care dobândeşte drepturile corespunzătoare şi poartă răspunderea pentru

îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

2.1. Efectuează lucrări pe suport organizatoric și tehnic

activitatile administrative si administrative ale managerului.

2.2. Acceptă prezentarea spre examinare de către manager

corespondența, o transferă în conformitate cu decizia luată către

unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în

procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni cu

utilizarea tehnologiei informatice destinate colectării, procesării și

prezentarea informaţiilor la pregătirea şi luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.

2.5. Pregătește documentele și materialele necesare lucrărilor

lider.

2.6. Asigură revizuirea și transmiterea în timp util.

divizii structurale și executori specifici de documente,

depus la semnătură managerului, asigură calitatea acestora

editare.

2.7. Organizează convorbiri telefonice cu managerul,

inregistreaza informatiile primite in lipsa lui si ii aduce la cunostinta

informație conținutul său, transmite și primește informații prin intermediul

dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și

mesaje telefonice, îi aduce informații în atenție în timp util,

primite prin canale de comunicare.

2.8. În numele managerului, redactează scrisori, solicitări etc.

2.9. Efectuează lucrări de pregătire a întâlnirilor și conferințelor,

efectuat de manager (colectarea materialelor necesare, notificare

participanților despre ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora),

menține și întocmește procesele-verbale ale întâlnirilor și conferințelor.

2.10. Monitorizează execuția de către angajații întreprinderii

a emis ordine și instrucțiuni, precum și respectarea termenelor

indeplinirea instructiunilor si instructiunilor managerului, luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă locului de muncă al managerului cele necesare

echipamente organizatorice, rechizite de birou,

creează condiţii propice muncii eficiente a liderului.

2.13. Imprimă materiale oficiale conform instrucțiunilor managerului,

necesar pentru funcționarea acestuia sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența

luarea în considerare a cererilor și sugestiilor angajaților.

2.15. Formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată,

asigură siguranța acestora și le depune la arhive în timp util.

2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

2.17. _____________________________________________________________.

Secretarul are dreptul:

3.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii,

referitoare la activitățile sale.

3.2. Trimiteți propuneri spre examinarea conducerii

îmbunătăţirea muncii aferente responsabilităţilor prevăzute

această instrucțiune.

3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați imediat

managerului despre toate neajunsurile identificate în procesul de îndeplinire a acestora

responsabilitățile postului și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.

unități structurale și informații și documente specialiști,

necesare pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.

3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în

îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor lor

atributii prevazute in prezenta fisa postului, in

în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării acestora

activităţi - în limitele determinate de administrativ, penal şi

legislația civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru producerea de daune materiale - în limitele specificate

legislația civilă și a muncii a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________

(Nume,

_____________________________.

numărul și data documentului)

Șeful unității structurale (inițiale, prenume)

_________________________

(semnătură)

» » _____________ 20__

(inițiale, prenume)

_____________________________

(semnătură)

» » ________________ 20__

Am citit instrucțiunile: (inițiale, prenume)

_________________________

(semnătură)

» » _____________ 20__

Secretar șef

Exemplu de descriere a postului pentru secretara managerului

Exemplul de fișă a postului este întocmit ținând cont de standardul profesional

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul managerului face parte din categoria specialiștilor.

1.2. O persoană care are:

1) studii superioare - studii de licență sau studii medii profesionale în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu și învățământ profesional suplimentar;

1) cel puțin doi ani de activitate pe suport organizatoric și documentar pentru activitățile conducătorului organizației cu studii medii profesionale.

1.3. Secretarul managerului trebuie să știe:

1) specificul principalelor activități ale organizației;

2) elementele de bază ale dreptului administrativ și ale legislației muncii din Federația Rusă;

3) personalul de conducere al organizației și al diviziilor acesteia;

4) funcții de autogestionare;

5) principii și reguli de planificare a timpului de lucru;

6) stabilirea obiectivelor;

7) reguli de desfășurare a negocierilor de afaceri;

8) caracteristici de proiectare ale planificatorului (electronic și hârtie);

9) elementele de bază ale managementului timpului;

10) contactele telefonice ale managerului;

11) funcțiile, sarcinile, structura organizației, conexiunile sale verticale și orizontale;

12) reguli de interacțiune cu partenerii, clienții și mass-media;

13) reguli pentru menținerea și dezvoltarea relațiilor interpersonale;

14) reguli pentru protecția informațiilor confidențiale;

15) procedura de pregătire și desfășurare a călătoriilor de afaceri;

16) procedura de întocmire a documentelor pentru o călătorie de afaceri și de raportare a documentelor privind călătoria de afaceri a managerului;

17) protocol de afaceri;

18) etica comunicării în afaceri;

19) reguli de organizare a primirii vizitatorilor;

20) reguli de etichetă de vorbire;

21) reguli pentru stabilirea contactului, menținerea și dezvoltarea relațiilor interpersonale;

22) structura organizației și repartizarea funcțiilor între unitățile structurale și specialiști;

23) reguli de servire a mesei de ceai (cafea);

24) reguli de preparare și servire a băuturilor calde și a gustărilor pentru aceștia;

25) un set de măsuri organizatorice și tehnice pentru pregătirea și desfășurarea întâlnirilor și negocierilor, inclusiv internaționale;

26) reguli de păstrare, întocmire și executare a proceselor verbale și a altor documente create în procesul de pregătire a unui eveniment de conferință;

27) întocmirea devizelor de cost;

28) elementele de bază ale scrierii discursurilor și rapoartelor unui lider;

29) reguli de comunicare în afaceri, etichetă în afaceri;

30) eticheta și elementele de bază ale protocolului internațional;

31) cerințe generale privind termenele de executare a documentelor și funcțiile de control ale serviciului suport documentație;

32) principii, metode de informare a salariaților;

33) structura de conducere a organizației, conducerea organizației, eșantion de semnături ale angajaților seniori, termenii lor de autoritate și limitările în domeniile lor de responsabilitate;

34) instrucțiuni privind munca de birou și alte reglementări locale care stabilesc procedura de implementare a procedurilor de management;

35) cerințe pentru protecția muncii, salubritate industrială, protecție împotriva incendiilor;

36) bazele unei bune organizări a muncii și metode de creștere a eficienței acesteia;

37) bazele ergonomiei biroului și florăriei;

39) componența echipamentului organizatoric, structura acestuia și procedura de lucru cu acesta;

40) fundamentele juridice ale managementului (bazele dreptului administrativ, al muncii și civil);

41) acte normative în vigoare, documente normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere a documentației a conducerii;

42) structura, conducerea unităților structurale, eșantion de semnături ale persoanelor autorizate să semneze și să aprobe documente și restricții în domeniile lor de responsabilitate;

43) reguli pentru documentarea suportului activităților organizației;

44) cerințe pentru documente în conformitate cu reglementările și standardele de stat;

45) reguli de întocmire a documentelor organizatorice (dispoziții, instrucțiuni, regulamente);

46) tipuri de documente, scopul acestora;

47) bazele lingvisticii documentare;

48) reguli de aprobare a documentelor organizației (interne și externe);

49) reguli de semnare și aprobare a documentelor;

50) reguli de întocmire și executare a documentelor de informare, de referință, de gestiune și scrisori oficiale;

51) reguli gramaticale ale limbii ruse;

52) acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere a documentației conducerii;

53) tehnologii informaționale moderne pentru lucrul cu documente;

54) procedura de lucru cu documente, diagrame de flux de documente;

55) reguli de lucru cu documentele de intrare, de ieșire și interne;

56) reguli de organizare a controlului asupra executării documentelor și termene standard de executare a documentelor;

57) reguli de întocmire a rapoartelor analitice privind organizarea muncii cu documente și monitorizarea executării documentelor;

58) reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documentele oficiale din organizație;

59) sisteme electronice de gestionare a documentelor;

60) tipuri de nomenclaturi, cerințe generale pentru nomenclatură, metode de întocmire și execuție a acestuia;

61) procedura de formare și înregistrare a cauzelor, cu indicarea specificului formării anumitor categorii de cauze;

62) reguli pentru stocarea fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat;

63) reguli de emitere și utilizare a documentelor din dosarele generate;

64) reguli pentru pregătirea și transferarea cazurilor în arhivele organizației;

65) caracteristici ale formării fluxurilor de informații externe și interne;

66) alcătuirea fluxurilor de informații externe;

67) alcătuirea fluxurilor interne de informații;

68) structura organizației și procedura de interacțiune a departamentelor și serviciilor;

69) caracteristici ale formării bazelor de date în organizație;

70) metode științifice moderne și mijloace tehnice care facilitează colectarea, prelucrarea, stocarea și transmiterea fluxurilor de informații;

71) metode de prelucrare a informațiilor folosind mijloace tehnice moderne de comunicare și comunicații, tehnologia informatică;

72) acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat în domeniul de activitate al organizației;

73) structura organizației, conducerea unităților structurale, domeniile de activitate ale organizării și competența unităților structurale și funcționarilor;

74) clasificarea informațiilor de management, tipuri de informații de management;

75) formulare pentru furnizarea de informații de management;

76) surse de informații de management;

77) metodologia de selectare a surselor de informare;

78) cerințe pentru informații de management;

79) ……… (alte documente, materiale etc.)

1.4. Secretarul managerului trebuie să fie capabil să:

1) stabiliți scopuri, stabiliți ierarhia scopurilor;

2) să determine prioritatea și succesiunea muncii și să distribuie eficient timpul de lucru;

3) acordă asistență managerului în repartizarea timpului său de lucru;

4) alege cele mai bune modalități de a informa partenerii, clienții, vizitatorii, șefii de departamente și angajații despre evenimentele planificate;

5) asigurarea securității informaționale a activităților organizației;

6) alegeți și proiectați un planificator;

7) introducerea și urmărirea informațiilor pe suport electronic și/sau hârtie;

8) stabilirea priorităților, evidențierea celor importante și urgente;

9) alege ritmul optim de lucru;

10) analizați motivele neîndeplinirii sarcinilor;

11) aplică tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor;

12) menține și folosește o bază de date de contacte telefonice ale managerului;

13) să utilizeze echipamente de birou de comunicații pentru a primi și transmite informații;

14) menține formularele de înregistrare contabilă, le folosește pentru munca de informare și lucrează pentru monitorizarea executării deciziilor managerului;

15) atenuează conflictele și situațiile dificile de comunicare interpersonală;

16) să utilizeze hardware și software pentru a desfășura conferințe vocale sau video;

17) respectați eticheta oficială;

18) întocmește rapoarte anticipate pentru manager;

19) organizează întâlniri între manager și partea care primește;

20) întocmește documentele de călătorie;

21) procesează documentele și materialele pe baza rezultatelor deplasării managerului;

22) asigură funcționarea biroului pe perioada absenței managerului;

23) aplică metode de comunicare în afaceri;

24) să utilizeze instrumente de comunicare pentru a asigura interacțiunea cu managerul în timpul călătoriei sale de afaceri;

25) organizează și asigură contactele personale ale managerului;

26) gestionarea conflictelor;

27) să țină cont de caracteristicile psihologice ale individului în diverse tipuri de comunicare profesională;

28) să utilizeze regulile și procedurile stabilite de comunicare în cadrul organizației;

29) să creeze o imagine pozitivă a organizației;

30) să ia măsuri pentru soluționarea situațiilor conflictuale;

31) asigură confidențialitatea în zona de recepție și în biroul directorului, păstrează secretul informațiilor confidențiale;

32) organizează procesul de pregătire pentru desfășurarea unui eveniment de conferință individual și ca parte a unui grup de lucru;

33) documentează diferitele etape ale procedurii de pregătire și desfășurare a unui eveniment de conferință;

34) transferul de informații, documente și materiale către participanții la evenimentul conferinței;

35) pregătirea și echiparea mesei prezidiului și a locurilor de muncă ale participanților la întâlnire;

36) serviți o masă de ceai (cafea) în timpul pauzelor de cafea;

37) să respecte regulile de etichetă și protocol în afaceri;

38) menține imaginea organizației;

39) să creeze o imagine a secretarului care să se potrivească cu imaginea organizației;

40) să lucreze cu informații, să o analizeze și să o prezinte într-o formă sistematizată;

41) să asigure siguranța activităților organizației;

42) să asigure confortul participanților la evenimentul conferinței, să asiste în probleme de cazare și transport;

43) menținerea unui index de card sensibil la timp;

44) lucrează cu informații de control, le sistematizează și le prezintă sub formă de documente de sinteză;

45) să utilizeze mijloace de comunicare pentru a transmite instrucțiuni de la manager;

46) să utilizeze mijloace moderne de colectare și prelucrare a informațiilor de control;

47) evaluează rezultatele în cadrul sarcinilor atribuite;

48) exercită controlul asupra executării ordinelor conducătorului de către angajați;

49) să creeze condiții care să asigure munca eficientă a managerului;

50) să utilizeze echipamente organizatorice și rechizite de birou în conformitate cu scopul propus;

51) dotarea locului de muncă al conducătorului și a propriului loc de muncă cu echipamentul necesar;

52) înlocuirea consumabilelor și îngrijirea echipamentelor de birou;

53) să efectueze îngrijirea zilnică a copiatorului, înlocuirea și depozitarea cartușelor și tonerului;

54) să monitorizeze starea și să completeze proviziile de rechizite de birou, produse de igienă și produse alimentare;

55) întocmește și execută documente organizatorice și metodologice;

56) editează textele documentelor oficiale;

57) lucrează cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației;

58) să utilizeze baze de date, inclusiv baze de date la distanță;

59) să utilizeze sisteme de referință juridice;

60) lucrul cu un computer, directoare (directoare) și fișiere, un scanner;

61) utilizați un pachet office (editor de text, foi de calcul);

62) să utilizeze dispozitive periferice și echipamente de birou;

63) utilizați e-mailul;

64) să utilizeze sisteme electronice de gestionare a documentelor;

65) să utilizeze forme standardizate de documente;

66) întocmește documente financiare de numerar și documente de contabilizare a cheltuielilor generale;

67) tipăriți documente oficiale;

68) lucru cu un computer, scaner;

69) lucrul cu documentația de intrare, de ieșire, internă;

70) să utilizeze sisteme electronice de gestionare a documentelor pentru înregistrarea, controlul documentelor și lucrărilor de informare și de referință cu documente;

71) întocmește și întocmește acte normative;

72) elaborarea unui nomenclator al treburilor organizației, ținând cont de documentele normative și metodologice actuale;

73) să utilizeze nomenclatorul cazurilor la studierea structurii organizației, întocmirea inventarelor de cazuri;

74) formulează și formalizează cazuri în conformitate cu nomenclatorul aprobat al treburilor organizației;

75) asigura securitatea documentelor organizației;

76) întocmește dosare pentru transferul în arhivă;

77) colectează, prelucrează și analizează informațiile în conformitate cu cerințele de concizie, claritate a formulării, promptitudine la primire, acuratețe și fiabilitate, sistematizare optimă, continuitate în colectarea și prelucrarea informațiilor;

78) efectuează înregistrarea, acumularea și transmiterea, stocarea sistematică și emiterea de informații în forma cerută;

79) întocmește și execută documente de sinteză, raportare și statistică;

80) efectuează prelucrarea și structurarea informațiilor, formând resurse informaționale;

81) introducerea de date noi în sistemele informaţionale de referinţă;

82) introducerea imaginilor electronice ale documentelor în memoria computerului;

83) căutarea de informații în bazele de date existente, efectuarea de informații și lucrări de referință pe baza diferitelor combinații de caracteristici de căutare;

84) să utilizeze tehnologii moderne de colectare și transmitere a informațiilor;

85) colectează și prelucrează informațiile necesare activităților managerului;

86) sistematizați datele primite și transmise;

87) verifica acuratețea, completitudinea și consistența datelor, eliminând dublarea informațiilor;

88) furnizați date într-un format unificat și ușor de citit;

89) reutilizați informațiile primite, actualizați constant datele;

90) asigurarea eficienţei fluxurilor informaţionale;

91) lucrați cu un computer, utilizați un pachet office (editor de text, foi de calcul);

92) ……… (alte abilități și abilități)

1.5. Secretarul managerului în activitățile sale este ghidat de:

1) ……… (denumirea actului constitutiv)

2) Reglementări privind ……… (denumirea unității structurale)

3) această fișă a postului;

4) ……… (denumirile reglementărilor locale care reglementează funcțiile de muncă în funcție de poziție)

1.6. Secretarul managerului raportează direct la ……… (denumirea funcției managerului)

1.7. ……… (alte prevederi generale)

2. Funcții de muncă

2.1. Suport organizatoric, de documentare și informare pentru activitățile șefului organizației:

1) asistarea managerului în planificarea programului de lucru;

2) planificarea zilei de lucru a secretarei;

3) organizarea convorbirilor telefonice ale managerului;

4) organizarea de călătorii de afaceri pentru manager;

5) organizarea lucrului cu vizitatorii în zona de primire a managerului;

6) organizarea pregătirii, desfășurării și deservirii evenimentelor conferinței;

7) organizarea executării deciziilor, monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager;

8) organizarea și menținerea unui spațiu de lucru funcțional pentru zona de recepție și biroul directorului;

9) elaborarea reglementărilor locale care reglementează activitatea secretarului;

10) întocmirea și execuția documentației de gestiune;

11) organizarea muncii cu documente în zona de recepție a managerului;

12) organizarea depozitării documentelor în zona de recepție a managerului;

13) furnizarea de informații managerului;

14) organizarea interacțiunii informaționale între manager și departamentele și oficialii organizației.

2.2. ……… (alte funcții)

3. Responsabilitățile postului

3.1. Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:

3.1.1. Ca parte a funcției de muncă, asistarea managerului în planificarea orelor de lucru:

1) selectează formularul de planificare și pregătește planificatorul (organizatorul) managerului;

2) introduce informații în planificator (organizator);

3) coordonează planurile temporare cu managerul;

4) coordonează convorbirile telefonice, întâlnirile și evenimentele cu parteneri, clienți, șefi de departament și angajați;

5) informează managerul despre regulamentele activităților planificate;

6) emite un avertisment cu privire la ora de apropiere a evenimentelor planificate;

7) creează o rezervă de timp pentru situații neprevăzute;

3.1.2. Ca parte a funcției de muncă, planificarea zilei de lucru a secretarului:

1) selectează și proiectează planificatorul secretarului;

2) ține un jurnal (pe electronic și/sau hârtie);

3) coordonează planurile cu planurile și graficele de lucru ale managerului;

4) repartizează timpul de lucru (pe zi, săptămână, perspectivă);

5) efectuează transferul sarcinilor planificate neîndeplinite;

6) desfășoară activități tipice zilnice;

3.1.3. Ca parte a funcției de muncă, organizarea convorbirilor telefonice ale managerului:

1) menține o bază de date de contacte telefonice ale managerului;

2) conectează managerul cu anumiți abonați;

3) întocmește materiale pentru convorbirile telefonice ale managerului;

4) înregistrează apelurile telefonice primite de recepție;

5) redirecționează apelurile telefonice individuale către directorii adjuncți și alți angajați;

6) obține informațiile necesare și transmite informații autorizate prin telefon;

7) stabilește contactul cu interlocutorul, menține și dezvoltă o conversație de afaceri în timpul convorbirilor telefonice;

8) acordă asistență managerului în organizarea și desfășurarea convorbirilor telefonice și a videoconferințelor;

3.1.4. Ca parte a funcției de muncă, organizarea deplasărilor de afaceri pentru manager:

1) întocmește un proiect de atribuire a postului pentru manager;

2) întocmește un proiect de comandă într-o călătorie de afaceri;

3) eliberează un certificat de călătorie și îl înregistrează dacă este necesar;

4) întocmește documente pentru obținerea vizei, pașaport străin;

5) comandă bilete de cale ferată și de avion, hoteluri și suport de transport pentru manager;

6) întocmește programul de călătorie, clarifică specificul protocolului evenimentelor planificate;

7) întocmește documente pentru deplasarea managerului;

8) clarifică datele, funcțiile, numele în programul călătoriei de afaceri;

9) realizează desfășurarea traseului managerului, legându-l cu programul de transport;

10) procesează materiale de călătorie de afaceri și întocmește un raport de călătorie de afaceri;

3.1.5. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu vizitatorii în zona de primire a managerului:

1) organizează primirea personală a vizitatorilor de către manager;

2) stabilește procedura de primire pentru diverse categorii de vizitatori;

3) menține un jurnal al programărilor de preînregistrare;

4) înregistrează vizitatorii;

5) facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor din partea vizitatorilor și angajaților organizației;

6) organizează primirea partenerilor de afaceri în birou;

7) organizează servicii pentru manager și partenerii săi de afaceri în birou;

8) servește masa de ceai (cafea) în birou;

9) ia măsuri pentru păstrarea secretelor comerciale în timpul primirii vizitatorilor și a prezenței acestora în zona de primire și în biroul directorului;

3.1.6. Ca parte a funcției de muncă, organizarea pregătirii, desfășurării și deservirii evenimentelor conferinței:

1) întocmește agenda evenimentului;

2) întocmește o listă de participanți la eveniment;

3) informează participanții despre evenimentul viitor și condițiile de participare;

4) selectează locul și ora evenimentului;

5) întocmește estimări preliminare de cost;

7) colectează textele rapoartelor și redactează documentele finale de la vorbitori;

9) întocmește fișele de prezență și o listă de înregistrare a participanților la eveniment;

10) achiziționează rechizite și produse de birou pentru a oferi pauze de cafea;

11) rezolvă problemele echipamentelor tehnice ale evenimentului;

12) oferă asistență în pregătirea raportului managerului și a materialelor de prezentare;

13) organizează pregătirea prezidiului și a locurilor de muncă ale participanților;

14) organizează întâlnirea și înregistrează participanții la eveniment;

15) păstrează procesele verbale ale evenimentului;

16) organizează serviciul în pauzele de cafea;

17) organizează evenimente culturale, transport și suport hotelier;

3.1.7. Ca parte a funcției de muncă, organizarea executării deciziilor, monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager:

1) documentează deciziile managerului;

2) aduce la cunoștința angajaților organizației ordinele managerului;

3) coordonează activitățile de implementare a deciziilor managerului;

4) efectuează în timp util controlul curent și preventiv;

5) verifică executarea instrucțiunilor managerului în termenul stabilit;

6) avertizează angajații cu privire la expirarea termenului de îndeplinire a instrucțiunilor managerului;

7) înregistrează executarea comenzilor;

8) întocmește rapoarte și rapoarte analitice privind implementarea instrucțiunilor și deciziilor managerului;

3.1.8. Ca parte a funcției de muncă, organizarea și menținerea unui spațiu de lucru funcțional pentru zona de recepție și biroul managerului:

1) asigură la locul de muncă al managerului echipamentul organizatoric și rechizitele de birou necesare;

2) organizează recepția biroului în conformitate cu cerințele ergonomiei și culturii muncii;

3) organizează amenajarea interioară a sălii de recepție a managerului;

4) dotează locul de muncă cu echipamente de birou, un computer personal și echipamente auxiliare;

5) organizează echipamente de recepție cu sisteme de depozitare, echipamente necesare, precum și furnizarea de rechizite de birou;

6) asigură depozitarea și înlocuirea consumabilelor, îngrijirea zilnică a echipamentelor de birou;

7) comandă papetărie, produse de igienă, produse alimentare;

3.1.9. Ca parte a funcției de muncă, elaborarea reglementărilor locale care reglementează activitatea secretarului:

1) elaborează fișa postului secretarului;

2) elaborează regulamente privind secretariatul;

3) elaborează instrucțiuni pentru munca de birou;

3.1.10. Ca parte a funcției de muncă, pregătirea și execuția documentației de gestiune:

1) întocmește proiecte administrative (comenzi, instrucțiuni) și documente informative și de referință (scrisori oficiale, certificate, rapoarte și memorii);

2) tipărește documente oficiale și alte materiale;

3) reproduce documente oficiale;

4) exercită controlul asupra trecerii documentelor în organizație (coordonarea, semnarea și aprobarea documentului);

3.1.11. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu documente în zona de recepție a managerului:

1) primește, examinează preliminar și sortează documentele primite de recepția managerului;

2) întocmește documente pentru a fi luate în considerare de către manager;

3) ține evidența documentelor primite pe numele managerului;

4) organizează predarea documentelor către executorii executori;

5) creează și menține o bază de date cu documentele managerului;

6) efectuează lucrări de informare și referință;

7) urmărește executarea documentelor și instrucțiunilor managerului;

3.1.12. Ca parte a funcției de muncă, organizarea depozitării documentelor în zona de recepție a managerului:

1) elaborează secțiuni din nomenclatorul de afaceri al organizației;

2) realizează formarea și înregistrarea dosarelor pentru păstrare permanentă, pe termen lung;

3) întocmește și transferă dosare în arhivele organizației;

3.1.13. Ca parte a funcției de muncă, furnizarea de informații managerului:

1) colectează și prelucrează informațiile necesare pentru luarea deciziilor informate de management;

2) verifică acuratețea, completitudinea și consistența datelor, eliminând dublarea informațiilor;

3) furnizează date într-un format unificat și ușor de citit;

4) identifică cele mai semnificative criterii de sistematizare a informaţiei pentru realizarea bazelor de date;

5) creează și utilizează baze de date în organizație;

3.1.14. Ca parte a funcției de muncă, organizarea interacțiunii informaționale între manager și departamentele și oficialii organizației:

1) informează angajații organizației cu privire la deciziile managerului;

2) organizează schimbul de informații între divizii și oficialii organizației;

3) anunță angajații despre evenimentele viitoare;

4) organizează întâlniri ale forței de muncă cu conducerea;

5) informează managerul cu privire la solicitările angajaților pe probleme de muncă și personale;

3.1.15. Ca parte a îndeplinirii funcțiilor sale de serviciu, el îndeplinește instrucțiuni de la supervizorul său imediat.

3.1.16. ……… (alte sarcini)

3.2. ……… (alte prevederi privind responsabilitățile postului)

4. Drepturi

Secretarul managerului are dreptul:

4.1. Participa la discutiile proiectelor de hotarari, la intalniri privind pregatirea si implementarea acestora.

4.2. Solicitați clarificări și clarificări de la supervizorul dumneavoastră imediat cu privire la aceste instrucțiuni și sarcinile atribuite.

4.3. Solicitați, în numele supervizorului imediat, și primiți de la alți angajați ai organizației informațiile și documentele necesare îndeplinirii misiunii.

4.4. Faceți cunoștință cu proiectele de decizii de conducere referitoare la funcția pe care o îndeplinește, cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.

4.5. Trimite propuneri de organizare a muncii în cadrul funcțiilor lor de muncă spre examinare de către supervizorul lor imediat.

4.6. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.

4.7. ……… (alte drepturi)

5. Responsabilitate

5.1. Secretarul managerului este tras la răspundere:

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;

Pentru infracțiuni și infracțiuni săvârșite în timpul activităților lor de muncă - în modul stabilit de legislația administrativă și penală actuală a Federației Ruse;

Pentru cauzarea prejudiciului organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

5.2. ……… (alte prevederi privind răspunderea)

6. Dispoziții finale

6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standardului profesional „”, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse din 6 mai 2015 N 276n, ținând cont de ……… (detalii ale reglementărilor locale al organizației)

6.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă).

Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de angajator; în alt mod)

6.3. ……… (alte dispoziții finale).

Ele reprezintă partea principală a instrucțiunilor de desfășurare a activităților de muncă pentru postul desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie urmate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și prevederile generale de muncă. Nu trebuie să presupunem că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilitati generale

În primul rând, trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice, unificate, ale unei secretare. Pe scurt, acestea pot fi rezumate ca următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoștințe

Responsabilitățile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea sa principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:

• Fundamentele legislației muncii și administrative.
• Standarde generale de etică și etichetă în afaceri.
• Bazele muncii de birou.
• Măsuri de siguranță.
• Reguli de lucru cu calculatoare, săli de recepție și negociere, precum și echipamente de birou.
• Securitatea și sănătatea în muncă.
• Cerințe pentru efectuarea corespondenței de afaceri.

Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător sarcinile unui secretar fără cunoștințe despre fundamentele interne ale întreprinderii, procedurile de afaceri, documentele de reglementare și multe altele.

Responsabilitățile unui asistent manager

Responsabilitățile postului de secretar al managerului nu diferă cu mult de cerințele generale prezentate mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondența, copiază și arhivează documentele, controlează comunicarea comenzilor managerului către persoanele responsabile, efectuează actele necesare și asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist trebuie să fie capabil să:

De regulă, astfel de responsabilități de serviciu ale secretarului managerului pot fi îndeplinite de persoane cu studii superioare sau medii profesionale. În acest ultim caz, un avantaj semnificativ este deținerea de cel puțin 2 ani de experiență în profesie.

Drepturi de secretar

Trebuie amintit că nu numai responsabilitățile de serviciu ale secretarului îi determină munca; angajatul, desigur, are și anumite drepturi. Astfel, acestea includ posibilitatea de a vă familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul fișei postului dumneavoastră. În plus, la identificarea deficiențelor din competența sa, secretarul are dreptul de a atrage atenția managerului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitățile unui funcționar

Responsabilitățile postului unui secretar de birou, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul managerului trebuie să susțină în primul rând activitățile superiorilor săi, în timp ce funcționarul este concentrat mai ales pe documente. Instrucțiunile pentru activitatea sa de muncă trebuie să includă aspecte precum:

Cerințe pentru activitățile unui secretar de instanță

Schimbări mult mai semnificative includ responsabilitățile postului de secretar al instanței. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în desfășurarea și înregistrarea ședințelor de judecată. În plus, ei pregătesc scrisori, cereri și alte documente și pot cita persoane care participă la dezbateri judiciare. O astfel de muncă activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare și superioare incomplete, fără experiență de lucru relevantă. De regulă, acest post este ales de tinerii bărbați și femei care doresc să dobândească experiență în domeniul judiciar și să își continue cariera în domeniul dreptului.

Unii pot crede că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, așa că se va potrivi multor oameni, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce altceva mai face un grefier? Responsabilitățile sale de serviciu includ:

• Respectarea Constituției, a legilor federale și a oricăror alte reglementări și ordine.
• Executarea instrucțiunilor de la un judecător sau alte persoane autorizate.
• Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru rezolvarea problemelor de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile postului de secretar-grefier, asistent manager și angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acestuia în orice companie este obligatorie, deoarece conform listei de reguli specificate angajatul înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și care nu. Un astfel de document este elaborat și întocmit cu participarea echipei de conducere și conține în mod necesar subsecțiuni precum dispoziții generale, drepturi și obligații, domeniul de responsabilitate, relațiile cu angajații în cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.