Доброго времени суток, дорогой друг!

Если вы претендуете на одну из должностей, в простонародье называемых «кадровиками», — прочтите эту статью, в которой мы разберем в том числе вопросы на собеседовании для кадровика. Если не претендуете, тоже можете посмотреть, чтобы понять, кто “из ху”)

Сотрудники, не особенно вникающие в тонкости работы своей компании, — “кадровиками” называют всех, кто работает в службе персонала.

Сами “кадровики” или “персональщики”, HRы, — делят себя по функциональной принадлежности: собственно кадровики, — ведущие кадровое администрирование и делопроизводство, рекрутеры или “наймеры” — поиск и подбор, T&D — обучение и развитие, C&B — компенсации и льготы. Это основное. В небольших компаниях функции совмещаются, а то и вовсе отданы на откуп одному специалисту.

Это так, для общего развития.)

Должностную инструкцию — в мусорное ведро

Многие кандидаты считают, что они идут на собеседование на вопросы, содержание которых сходно с типовой должностной инструкцией. Помните? Должен знать, уметь, перечень обязанностей и еще куча разной белиберды.

Что вы знаете и умеете — важно. Однако меня, как руководителя — “кадровика”, в большей степени интересует другое.

Основные статьи трудового кодекса и правила заполнения трудовых книжек можно изучить достаточно быстро. Технологии поиска, анализа резюме и предварительного отбора — тоже не открытие, достойное нобелевской премии. Я могу обучить этому за неделю.

А вот как человек будет работать — это и есть вопрос, на который важно найти ответ на собеседовании.

Основной способ получения информации — предложение , о профессиональном пути, успехах, неудачах, дальнейших планах. И уточняющие вопросы.

Чтобы не превращать статью в монографию, ниже приведу только три вопроса, на которые я хотел бы получить ответ на собеседовании с “кадровиком”, вне зависимости от функциональной принадлежности (учет персонала, подбор, компенсации и льготы и т.д.).

Вопросы автора кандидату — кадровику

1. Понимание сути работы “кадровика”

Вопрос: Что вы считаете хорошей работой “кадровика”? Как оценить качество его работы?

Что бы ни говорили сторонники различных систем оценки эффективности работы, основанных на целеполагании, KPI, BSC и так далее, для кадровика главным критерий … (внимание!)… экспертная оценка его работы ключевыми клиентами. Часто субъективная.

Пример:

Я, как директор по персоналу, — прихожу на совещание к генеральному с кипой отчетов о том, как хорошо мы работаем. С цифрами, графиками, все как полагается. Начинаю вещать... В это время встает начальник основного цеха и говорит, что мы уже два месяца не можем найти ему фрезеровщика. Более того, “кадровики” по его оценке, особенно и не выпрыгивают из штанов. Между тем, не сегодня- завтра линия остановится.

Как вы думаете, что мне скажет генеральный? Правильно. Он скажет примерно следующее:

“Ты зачем сюда пришел? Забирай свои дурацкие отчеты и иди ищи фрезеровщика”.

И замучаешься что-либо доказывать. Оценка ключевого клиента свое дело сделала — бери шинель, иди домой. Вернее искать фрезеровщика.

Что? Настучал? Ну да, мог бы и со мной переговорить. И я скажу ему об этом. И во многом он не прав. Но повседневная практика такова: отдуваться в подобных ситуациях приходится “кадровику”.

Три группы ключевых клиентов

1. Руководители основных подразделений компании . Тех, которые генерируют основной финансовый результат. Проще говоря -приносят деньги в компанию.

К ним всегда повышенное внимание и к их мнению прислушиваются в первую очередь.

2. Трудовая инспекция и другие проверяющие органы.

Полагаю, излишне объяснять, что штрафные санкции по вашему недосмотру или неумению общаться с такими «клиентами», — будут крайне неприятным сюрпризом для вашего руководства.

3. Непосредственный руководитель и высшее руководство компании . Это по умолчанию. Думаю, комментарии не требуются.

Само собой, — клиентами также являются сотрудники компании и кандидаты на работу с внешнего рынка труда.

Недовольства, жалобы — негативно влияют на репутацию компании и службы персонала. Особенно, если это выносится во внешнюю среду. Последствия могут быть гораздо печальнее, чем это принято считать. Бренд работодателя рулит.

В идеале все вопросы в работе с клиентами, входящие в вашу компетенцию, не должны выноситься на руководство.

Худший вариант — к вашему руководству приходит ключевой клиент и жалуется на то, что вы не решили его вопрос, входящий в вашу компетенцию.

Итак,

Главный критерий качества работы “кадровика” — оценка со стороны ключевых клиентов . Ключевой клиент, обращающийся к “кадровику” с вопросом или за помощью, — должен остаться довольным. Да, оценки часто субьективны и даже необъективны. Но таковы реалии и с этим нельзя не считаться.

Это не значит, что перед ними надо вытанцовывать. Наш внутренний клиент не всегда прав. Не будем забывать, что большинство руководителей не умеют работать с людьми и нуждаются в консультациях. А иногда и в указаниях. Но для этого «кадровик» должен быть умным и относиться к людям с уважением и заботой.

Люди большое значения придают тому, что невозможно подсчитать или оценить при помощи логических рассуждений. Внимание, искренний интерес, заинтересованность в решении его задач.

2. Самостоятельность в решении проблем

Вопрос: Приведите пример какого- нибудь вашего проекта, большого или маленького. Какая была ситуация изначально, какие цели ставились? Какие трудности возникали и как вы с ними справлялись. Какой был результат проекта?

Используется методика собеседования под названием

Оценивается ваша готовность к решению проблем, неизбежно появляющихся в работе. В идеале все проблемы в вопросах вашей компетенции должны быть «похоронены» вами и не попадать на стол вашему руководителю.

3. Способность делать больше, чем вам поручено или записано в должностной инструкции.

Отвлеченный кейс:

Вы — служащий вокзала. К вам обращается прибывший пассажир и спрашивает: «где находится ближайшая гостиница?» Ваши действия?

Хороший ответ: Вы отвечаете не только как пройти, но и предлагаете позвонить и, более того, — даете свой номер со словами «Если у вас будут проблемы, позвоните мне, я постараюсь помочь».

Это и есть “делать больше, чем записано”. Качество работы выше ожиданий.

Обратите внимание, как этому принципу следуют ведущие компании:

• в одном из банков в морозную погоду ручки на дверях оборачивают теплой тканью.
• компания Эйр франс после приобретения билета присылает на мобильник сводку погоды и минипутеводитель по городу в который вы летите.
• авиакомпания дарит детский рюкзачек для пассажиров с детьми.

Эта ваша привычка запросто перевесит в глазах руководителя небольшие пробелы в ваших знаниях и квалификации. Интерес к вам будет выше, чем к более квалифицированному кандидату с хмурой физиономией, показывающей, что он уже своим присутствием на рабочем месте делает всем одолжение.

Если я ставлю плюсы по этим трем вопросам, — значит есть база для того, чтобы с этим человеком работать.

У него хорошие и все задатки стать отличным сотрудником. Всему остальному можно научить.

Благодарю за интерес к статье.

Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:

1. Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
2. Напишите комментарий (внизу страницы)
3. Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!

Испытание при приеме на работу не устанавливается для: — лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом; — беременных женщин; — лиц, не достигших возраста восемнадцати лет; — лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности; — лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу; — лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — в иных случаях, предусмотренных коллективным договором и законодательством РФ. 4. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. 3. Общие основания прекращения трудового договора. День увольнения.

Как пройти собеседование на кадровика?

Чтобы минимизировать риски компании, инспектор по кадрам должен отлично знать трудовое законодательство и уметь этими знаниями оперировать.

Инфо

Критерий успешности инспектора по кадрам — отсутствие предписаний со стороны проверяющих органов, штрафных санкций со стороны государственных органов, нареканий или жалоб со стороны сотрудников компании.

Авторские вопросы на собеседовании для кадровика

Действие ученического договора продлевается на время болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами.

В течение срока действия ученического договора его содержание может быть изменено только по соглашению сторон.

Ученичество организуется в форме индивидуального, бригадного, курсового обучения и в иных формах.

Внимание

Время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени, установленной для работников соответствующих возраста, профессии, специальности при выполнении соответствующих работ.

Анализ работы инспектора по кадрам

Получить полный текст — не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; — передавать персональные данные работника представителям работников и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. 5. Продолжительность рабочего времени ОТВЕТ 1. Нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов 2.

Войти на сайт

Кому Вы обычно пишите письма, служебные записки, отчеты? Отправление писем и необходимых документов осуществляется в страховую компанию, Пенсионный Фонд, банк, обслуживающий компанию и в другие учреждения при необходимости.

А так же отчеты руководителям подразделений внутри компании.

Каково обычно содержание этой письменной работы? В основном это списки сотрудников, отобранных по какому-либо критерию, необходимые данные о них, их заявления, либо др.
информация, касающаяся персонала. Как часто приходится Вам их писать? Ежемесячно Какие расчеты Вам приходится выполнять? Расчет стажа работников.

Ответы на тестовые задания по номинации «кадровое делопроизводство»

Полагаю, излишне объяснять, что штрафные санкции по вашему недосмотру или неумению общаться с такими «клиентами», - будут крайне неприятным сюрпризом для вашего руководства.

Непосредственный руководитель и высшее руководство компании.

Это по умолчанию. Думаю, комментарии не требуются. Само собой, - клиентами также являются сотрудники компании и кандидаты на работу с внешнего рынка труда.
Недовольства, жалобы - негативно влияют на репутацию компании и службы персонала.

Особенно, если это выносится во внешнюю среду. Последствия могут быть гораздо печальнее, чем это принято считать.

Бренд работодателя рулит. В идеале все вопросы в работе с клиентами, входящие в вашу компетенцию, не должны выноситься на руководство.

Худший вариант - к вашему руководству приходит ключевой клиент и жалуется на то, что вы не решили его вопрос, входящий в вашу компетенцию.

Вопросы для собеседования инспектора по кадрам

Есть подходящие друг другу или не подходящие. Оценка знаний, умений, навыков кандидата должна проводиться экспертом, профессионалом равным (или выше) по статусу/положению вакантной должности. Если вы, специалист по поиску и подбору персонала, не являетесь профи в сфере кадрового учета и привлекаете для оценки кандидатов эксперта-кадровика, позаботьтесь о том, чтобы оценка была непредвзята.

А значит, у вас должно быть четкое описание требований к кандидату, стоящих перед ним задач, критериев оценки знаний, умений.

Почему нужна помощь эксперта? Он обладает «идеальным» набором знаний, умений, подтвержденных практическим опытом, знает тонкости и нюансы профессии, является носителем корпоративной культуры компании.

При общении с профессионалом кандидат раскрывается, свободно говорит не только о своих успехах и достижениях, но и о проблемных зонах.

Вопросы на собеседовании специалиста по кадрам

Как много Вас контролируют? Генеральный директор, руководитель отдела кадров Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем? Ежедневно, в течение всего рабочего дня Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований? Ошибки в записях, нарушение порядка оформления документов, несвоевременное оформление приказов и др. Сколько человек контролируете Вы? — В чем заключается этот контроль? — Что Вам приходится планировать или организовывать? Организовывать свою работу с учетом поступающих документов и заявлений, а так же сроков исполнения.
Кадровик │правильную; │ │ │ │ │ │работников │ │должен: │б) ничего не │ │ │ │ │ │ │ │ │предпринимать; │ │ │ │ │ │ │ │ │в) признать │ │ │ │ │ │ │ │ │неверную запись │ │ │ │ │ │ │ │ │недействительной│ │ │ │ │ │ │ │ │и внести │ │ │ │ │ │ │ │ │правильную │ │ │ │ │ │ │ │ │запись; │ │ │ │ │ │ │ │ │г) другое │ │ │ │ │ ├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤ │Проведение │Знание правил │Трудовая книжка │а) завести новую│ │ │ │ │ │аудита │ведения трудовых│сотрудника │трудовую книжку;│ │ │ │ │ │трудовых │книжек │утеряна, порвана, │б) оформить │ │ │ │ │ │книжек │ │испачкана.
Эта ваша привычка запросто перевесит в глазах руководителя небольшие пробелы в ваших знаниях и квалификации.

Интерес к вам будет выше, чем к более квалифицированному кандидату с хмурой физиономией, показывающей, что он уже своим присутствием на рабочем месте делает всем одолжение.

Если я ставлю плюсы по этим трем вопросам, - значит есть база для того, чтобы с этим человеком работать. У него хорошие привычки и все задатки стать отличным сотрудником. Всему остальному можно научить. Благодарю за интерес к статье.

Вопросы на собеседовании инспектора по кадрам

Термин «компетентность» происходит от латинского «competere», означающего «быть приемлемым», и используется, как правило, для признания того, что специалист обладает достаточными профессиональными знаниями и навыками, чтобы решать поставленные задачи или исполнять определенные обязанности. В настоящее время компании все больше внимания уделяют оценке компетентности специалистов при принятии решений, связанных с их наймом, продвижением и профессиональным ростом.

Кстати. Профессиональные стандарты представляют собой структурированные требования к качеству и содержанию труда в определенной области профессиональной деятельности.

Точное описание «идеального» кандидата и позиции, на которую он подбирается, обеспечивает максимально эффективный поиск и отбор нужных людей.

Описание начинается с определения зоны ответственности и основных задач сотрудника.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

Лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

Лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

Лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

В иных случаях, предусмотренных коллективным договором и законодательством РФ.

4. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

3. Общие основания прекращения трудового договора. День увольнения.

ОТВЕТ

1. Основаниями прекращения трудового договора являются:

Соглашение сторон (статья 78 );

Истечение срока трудового договора (пункт 2 статьи 58 ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

Расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 );

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статья 81 );

Перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 );

Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (статья 73 );

Отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (часть вторая статьи 72 );

Отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (часть первая статьи 72 );

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 );

Нарушение правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 ).

2. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

4. Передача персональных данных работника

ОТВЕТ

1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;

Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;

Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

Передавать персональные данные работника представителям работников и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

ОТВЕТ

1. Нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов 2. Нормальная продолжительность рабочего времени сокращается на:

16 часов в неделю - для работников в возрасте до шестнадцати лет;

5 часов в неделю - для работников, являющихся инвалидами I или II группы;

4 часа в неделю - для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет;

4 часа в неделю и более - для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

6. Ежегодные оплачиваемые отпуска

ОТВЕТ

1. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

7. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

ОТВЕТ

1. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

8. Что входит в локальные нормативные акты организации

ОТВЕТ

К локальным нормативным актам относятся решения принимаемые на уровне отдельной конкретной организации.

Коллективные договора, Положение об экспертной комиссии, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда , Положение о премировании и др.

9. Что влечет смена собственника в организации для работника

ОТВЕТ

Смена собственника имущества организации (с точки зрения Гражданского кодекса РФ в этом случае речь должна идти о переходе (передаче) права собственности на имущество), изменение подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании - смотрите ст. ст. 57,58 ГК РФ) не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.

Расторжение с работником трудового договора возможно лишь только при его письменном несогласии (заявлении) трудиться в данной измененной организации (увольнение по п.6 ст.77 ТК РФ).

Сокращение штата или численности работников новым собственником возможно только лишь после государственной регистрации перехода прав собственности (даты внесения соответствующих записей о правах в Единый государственный реестр прав).

10. Ученический договор

ОТВЕТ

Работодатель имеет право заключать с лицом, ищущим работу, ученический договор на профессиональное обучение, а с работником данной организации - ученический договор на переобучение без отрыва от работы. Ученический договор с лицом, ищущим работу, является гражданско-правовым и регулируется гражданским законодательством и иными актами, содержащими нормы гражданского права. Ученический договор с работником данной организации является дополнительным к трудовому договору и регулируется трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового договора.

Ученический договор должен содержать: наименование сторон; указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником; обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором; обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре; срок ученичества; размер оплаты в период ученичества.

Ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии, специальности, квалификации.

Ученический договор заключается в письменной форме в двух экземплярах.

Ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока.

Действие ученического договора продлевается на время болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами .

В течение срока действия ученического договора его содержание может быть изменено только по соглашению сторон.

Ученичество организуется в форме индивидуального, бригадного, курсового обучения и в иных формах.

Время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени, установленной для работников соответствующих возраста, профессии, специальности при выполнении соответствующих работ.

Работники, проходящие обучение в организации, по соглашению с работодателем могут полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять эту работу на условиях неполного рабочего времени.

В период действия ученического договора работники не могут привлекаться к сверхурочным работам, направляться в служебные командировки , не связанные с ученичеством.

Ученикам в период ученичества выплачивается стипендия, размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой профессии, специальности, квалификации, но не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда .

Работа, выполняемая учеником на практических занятиях, оплачивается по установленным расценкам.

11. Медицинские осмотры некоторых категорий работников.

ОТВЕТ

Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры (обследования).

12. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда

ОТВЕТ

Работодатель обязан обеспечить:

Безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов, сырья и материалов;

Применение средств индивидуальной и коллективной защиты работников;

Соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте;

Режим труда и отдыха работников;

Приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств в соответствии с установленными нормами работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением;

Обучение безопасным методам и приемам выполнения работ по охране труда и оказанию первой помощи при несчастных случаях на производстве, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;

Недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;

- организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты;

Проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда в организации;

Организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников, внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинским заключением с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований);

Недопущение работников к исполнению ими трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров (обследований), а также в случае медицинских противопоказаний;

Информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты;

Предоставление органам государственного управления охраной труда, органам государственного надзора и контроля, органам профсоюзного контроля за соблюдением законодательства о труде и охране труда информации и документов, необходимых для осуществления ими своих полномочий;

Принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;

Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда;

Беспрепятственный допуск должностных лиц органов государственного управления охраной труда, органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права , органов Фонда социального страхования Российской Федерации, а также представителей органов общественного контроля в целях проведения проверок условий и охраны труда в организации и расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Выполнение предписаний должностных лиц органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и рассмотрение представлений органов общественного контроля;

Обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Ознакомление работников с требованиями охраны труда;

Разработку и утверждение с учетом мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа инструкций по охране труда для работников;

Наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

13. В каких случаях необходима организация службы охраны труда.

ОТВЕТ

В целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением в каждой организации, осуществляющей производственную деятельность, с численностью более 100 работников создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В организации с численностью 100 работников и менее решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается работодателем с учетом специфики деятельности данной организации.

При отсутствии в организации службы охраны труда (специалиста по охране труда) работодатель заключает договор со специалистами или с организациями, оказывающими услуги в области охраны труда.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников службы охраны труда определяются работодателем с учетом рекомендаций федерального органа исполнительной власти по труду.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято - заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.