Grigori Panov Absolvent al Institutului de Inginerie Radio, Electronică și Automatizare din Moscova. În 1995 a fondat compania GrandGift. A urmat opt ​​cursuri diferite despre lean manufacturing, pe care a început să le implementeze în compania sa în 2006.

Reguli slabe care măresc viteza

Voi enumera câteva reguli slabe pe care le respectăm în companie. Toate au fost propuse ca răspuns la problemele apărute în trecut. Datorită introducerii de idei noi, am reușit să reducem timpul de procesare a comenzilor, de căutare de informații și de a reduce cantitatea de stoc.

1. Planul camerei. Pe peretele de lângă ușa fiecărui birou există un plan al biroului: locația birourilor, indicând numerele acestora, precum și numele, funcțiile și fotografiile angajaților care stau la ele. Oricine vine la departament poate găsi cu ușurință colegul potrivit.

2. Poștă internă. Toate birourile au rafturi speciale cu buzunare pentru hârtie. Fiecare dintre ele este semnată, unele au fotografii ale angajaților cărora le sunt adresate lucrările. Acest lucru ajută la accelerarea fluxului intern de documente. Să presupunem că un angajat trebuie să-mi aprobe actele, dar eu sunt ocupat. Apoi lasă documentele pe un stand în biroul lui. Mă plimb prin birou de multe ori pe zi și, dacă văd hârtii adresate mie, le semnez imediat și le las pe același stand, dar cu susul în jos (semnal că documentul a fost semnat).

3. Programul de încărcare a clasei. Avem un birou unde se țin cursuri de împachetare cadouri - învățăm această abilitate întregului personal, inclusiv curățenilor și șoferilor, precum și clienților. În timpul nostru liber folosim sala de clasă ca sală de ședințe. Anterior, angajații trebuiau să verifice cu departamentul de instruire când era disponibilă o cameră. Acum am atârnat o foaie pe hol cu ​​un program de cursuri cu două-trei luni înainte. Acum oricine poate rezerva o oră introducându-și numele de familie în spațiul gol. Desigur, ar fi posibil să mențineți un program pe portalul corporativ, dar acest lucru este mai complicat: trebuie să accesați site-ul web etc. Ne plimbăm cu toții pe coridor de mai multe ori pe zi.

4. Dulapuri cu rafturi deschise.În dulapurile închise totul este de obicei îngrămădit și nimeni nu știe exact ce este acolo. Deșeurile pot ocupa spațiu valoros ani de zile. Așa că am scăpat de toate dulapurile închise, înlocuindu-le cu rafturi deschise. Acest lucru disciplinează personalul.

5. Navigare vizuală pe rafturi. Dosarele de pe rafturi stau doar vertical - astfel încât sunt ușor de scos. Pentru a ne asigura că folderele sunt întotdeauna puse la locul lor, am făcut marcaje: o linie oblică de o anumită culoare trece în diagonală de-a lungul cotoarelor folderelor. Dacă folderul este deplasat, vă va atrage imediat atenția.

6. Înregistrarea fiecărui articol. Fiecare articol din birou indică adresa sa: numărul biroului, numărul tabelului sau al raftului, numărul celulei (vezi. orez. 2). De exemplu, etichetele de pe fire simplifică procesul de mutare a angajaților de la birou la birou: nu trebuie să ne dăm seama unde duce fiecare fir de la bobine uriașe de sub mese, acest lucru poate fi citit pe etichetă. În plus, firele electrice sunt marcate cu roșu, iar firele care conectează echipamentele între ele sunt marcate cu verde.

7. Cartele de semnalizare pentru consumabile. Realizăm carduri de alarmă pentru toate materialele de birou (hârtie de imprimantă, cartușe, hârtie igienică, carton, produse de curățare etc.) astfel încât să puteți observa când se epuizează. În partea de jos a recipientului de material plasăm un cartonaș luminos cu numele consumabilului. Când o persoană ia ultimul cartuş sau ultimul pachet de hârtie de imprimantă, acest card este deschis. Angajații departamentului de aprovizionare se plimbă zilnic prin birou și, dacă văd un card de semnalizare, comandă materiale. Ideea cu carduri de semnalizare a fost folosită pentru prima dată în trusa de prim ajutor corporativă pentru a ajuta la reumplerea medicamentelor la timp, iar apoi am început să o folosim pentru consumabile din birou și depozit.

8. Un loc pentru fiecare articol. O modalitate este de a marca conturul unui obiect, de exemplu, în sertarele de pe desktop: atunci când un instrument nu este la locul său, acesta este imediat vizibil. În plus, am implementat următoarele idei:

• Tavi de masa de casa. În loc de separatoare standard din plastic, mesele au tăvi din carton de casă, cu numărul și dimensiunea de celule necesare (fiecare compartiment este etichetat).
• Truse de instrumente tematice. De exemplu, avem o carcasă de prezentare în care împreună cu proiectorul sunt stocate articole suplimentare: un mouse, difuzoare, prelungitor, telecomandă etc. Fiecare articol are propriul loc, marcat cu un contur și o semnătură. Valisa conține instrucțiuni detaliate despre modul de utilizare a proiectorului. Acum nu mai sunt probleme: nimic nu se pierde, orice angajat poate conecta independent proiectorul.

9. „Urechi” cu numere de telefon pentru monitoare. Aproximativ o dată pe lună, lista noastră de numere de telefon interne este actualizată - cineva se alătură companiei, cineva renunță sau se mută într-un alt birou. Angajații au venit cu ideea de a atașa monitorului buzunare transparente, în care sunt introduse liste cu numere de telefon . Toate departamentele sunt responsabile de actualizare pe rând (interpretul specific este determinat de șef). Ofițerul de serviciu colectează informații despre actualizări, corectează lista și o trimite tuturor într-un format gata făcut - tot ce trebuie să faceți este să o imprimați, să o decupați și să o puneți în buzunar. Ultimul rând de pe listă este persoana de serviciu luna viitoare.

Mai multe despre subiect

• Articol „Cum să crești productivitatea muncii cu o treime când nu există bani pentru asta.”În condiții de criză, când nu există bani și timp pentru reechiparea tehnică completă, sunt necesare modalități ieftine (sau mai bine încă gratuite) de a îmbunătăți situația. Cea mai eficientă metodă este lean manufacturing.
• Articol „Lean Manufacturing sau Cum să reduceți pierderile”. Scopul lean manufacturing este de a identifica, analiza și elimina toate deșeurile din procesul de producție.

Citiți-vă revista în aplicația mobilă pentru iPad și iPhone, deoarece este convenabil.
Vedeți singuri instalând aplicația pe dispozitivul dvs. mobil.

Lean Office pedanteria japoneză în contextul mentalității „creative” rusești Lee KoN M traininguri și consultanță tel: (4872)

Afacerile se rezumă în cele din urmă la trei concepte: oameni, produs, profit. Oamenii vin pe primul loc. Dacă nu ai o echipă puternică, restul factorilor nu vor face mare lucru.” „În cele din urmă, afacerile se rezumă la trei lucruri: oameni, produs, profit. Oamenii vin pe primul loc. Dacă nu ai o echipă de încredere, atunci puțin se poate face din ceilalți factori.” (Lee Iacocca) Acesta este un sistem de organizare si mentinere a unui mediu de lucru eficient, confortabil si productiv.Este la baza cresterii manevrabilitatii, optimizarii si imbunatatirii proceselor de business, ceea ce duce la cresterea productivitatii. Lean Office

Fluxul de lucru simplificat este primul pas către creșterea productivității, a calității și a îmbunătățirilor necesare proceselor de afaceri (kaizen). Doar într-un mediu curat și ordonat se pot produce produse și servicii la timp, fără defecte și satisfacând cerințele clienților. „Tao-ul trebuie practicat zi de zi în mod persistent și consecvent, fără să se grăbească sau să se grăbească” The Tao of Toyota, pagina 21

Lean Office implică toți angajații companiei în proces. Primul și probabil cel mai important pas în implementarea unui birou lean este implicarea tuturor angajaților companiei în proces. Dacă obiectivele angajaților și ale managementului diferă, orice transformări, chiar și cele mai bune, sunt sortite eșecului. instrumente slabe Al doilea pas este aplicarea directă a instrumentelor lean. un proces de perfecţionare continuă (kaizen). Etapa finală a implementării unui birou lean este un proces de îmbunătățire continuă (kaizen).

Structura socială Birocratia coercitivă Recompensarea birocrației Impunerea de reguli rigide Numeroase reguli și proceduri, documentate Control ierarhic Autoritatea este delegată angajaților Regulile și procedurile sunt un instrument de împuternicire Ierarhia promovează învățarea organizațională Autocratică Organică Angajații sunt de încredere Reguli și proceduri minime Ierarhie nedezvoltată Control de sus în jos Reguli și proceduri minime documentate Metodă ierarhică de management

5S5S5S5S Sortare Păstrați curat Creare Ordine Standardizare Îmbunătățire Cinci termeni care încep cu „S”, cuvinte care reprezintă cei cinci pași pentru crearea unui loc de muncă lean care urmează principiile Lean Manufacturing și Visual Management

Lean Office Standardizarea locului de muncă Standardizarea locului de muncă O condiție importantă pentru fluxul liber în cadrul organizației este confortul maxim al fiecărui angajat. Similar cu producția, un birou slab oferă o serie de reguli simple pentru amplasarea stațiilor de lucru, a articolelor pe masă și a dulapurilor de dosare.

Lean Office Workload Leveling Cel mai important factor în pierderea calității este volumul de lucru inegal. Esența acestui instrument este de a determina volumul de muncă al fiecărui angajat în timpul zilei de lucru și de a redistribui uniform responsabilitățile între toți angajații.

Harta fluxului de valori Lean Office Harta fluxului de valoare O reprezentare simbolică a tuturor activităților dintr-un flux de valoare. Folosit pentru a analiza și identifica pierderile și la planificarea schimbărilor. Este un instrument puternic pentru formarea noilor angajați. Harta vă permite să extindeți cunoștințele angajaților despre procesele care au loc în organizație.

Lean Office Kanban Un sistem de informare a unităților organizaționale despre nevoile de resurse. Sistemul este format din carduri care indică nevoia de resurse și un sistem organizat de circulație a unor astfel de carduri în organizație. Utilizarea unor astfel de carduri vă permite să simplificați comunicarea, lipsa resurselor și excesul de inventar în organizație.

Ca urmare a utilizării lean în birou, costurile proceselor de hârtie sunt reduse, cantitatea de muncă este redusă, numărul de erori este redus și cantitatea de spațiu de lucru este redusă. Ceea ce duce în mod constant la creșterea productivității și la reducerea costurilor. Birou Lean

Credem că astăzi sistemul Lean Manufacturing (Lean Office) este una dintre cele mai eficiente ideologii de optimizare a afacerii. Utilizarea instrumentelor sale binecunoscute poate da un efect pozitiv stabil și de lungă durată. Dar cele mai semnificative și de durată îmbunătățiri pot fi obținute doar prin implementarea lean manufacturing ca filozofie a îmbunătățirii continue.

Lean este, în primul rând, o abordare modernă și eficientă a managementului. Numai atunci când toate nivelurile de management - de la CEO la maistru - vor începe să ia decizii de zi cu zi bazate pe o logică diferită, abia atunci cuvintele simple - valoare pentru client, flux, fără risipă, tragere și îmbunătățire - vor înceta să fie doar cuvinte care sunt foarte ușor de repetat Lean manufacturing (lean office) a fost mult timp mai mult decât experiența pozitivă a mai multor companii sau teoria mai multor oameni de știință. Lee KoN M personal și consultanță tel: (4872) ,

Echipa Lean Vector în activitatea sa este în mod constant în dialog cu managerii, specialiștii și lucrătorii întreprinderilor. Dorim să acordăm atenție modului în care este percepută de către lucrători implementarea Lean Manufacturing.

Vă prezentăm în acest articol un interviu textual cu un angajat al uneia dintre întreprinderile industriale:

"Am învățat despre „Lean Manufacturing" când m-am angajat la una dintre cele mai mari întreprinderi din orașul nostru. Am lucrat la linia principală de asamblare. Când am primit un loc de muncă, ni s-au ținut prelegeri despre „Lean Manufacturing" și ni s-au arătat exemple. despre cum a fost și cum a devenit. Ne-au vorbit despre „Sistemul 5S” „și propunerile Kaizen” implementate. Mi s-a părut foarte interesant totul.

Când am început să lucrez, Lean Manufacturing era deja implementat în plină desfășurare, toată lumea vorbește despre asta, s-au amplasat standuri de informare, locurile de muncă sunt curate, nu sunt piese îngrămădite. Într-un cuvânt - „Comanda”. Mi-a plăcut că managerii seniori își țin întâlnirile și întâlnirile de planificare chiar în atelier, în producție. Un loc special a fost amenajat în aceste scopuri.

Propunerile Kaizen, după cum am înțeles, au fost introduse pentru a colecta informații de la muncitori pentru a îmbunătăți procesul de producție. Încă de la începutul implementării Sistemului de producție pentru întreprinderi, propunerile Kaizen au fost motivate financiar. Ei au cerut propuneri Kaizen de la manageri și au cerut de la muncitori, chiar să existe un anumit „plan”. Noi, muncitorii, am scris propuneri Kaizen și am primit chiar și o mică creștere a salariului. Rezultatul acestor propuneri a fost vizibil, dar de-a lungul timpului finanțarea a scăzut și lucrătorii pur și simplu au încetat să „deranjeze”.

Atitudinea lucrătorilor față de toată această inovație (introducerea Sistemului de producție) este dublă. Unii spun că a devenit mult mai bun, mai curat, mai luminos, dezordinea pieselor a fost îndepărtată, iar costurile cu forța de muncă au scăzut. Alții au o atitudine negativă - ei cred că aceasta este doar o altă spălare de bani. Încă altora nu le pasă deloc. Din păcate, sunt mai puțini „susținători ai schimbării”. În general, sunt probleme, dar aș spune că ele apar mai degrabă din disciplina și responsabilitatea muncii, atât a managerilor, cât și a muncitorilor.

A fost adesea o părere că acest lucru a fost făcut „pentru spectacol”. De exemplu, au venit să facă cronometrarea. Ei bine, unii oameni au venit și nici măcar nu s-au prezentat cine sunt. Nu ne-au întrebat despre probleme. Nu eram în toate pozițiile. De ce ai venit? Nu s-a schimbat nimic după ei.

Un alt exemplu este că au introdus o procedură care prevede oprirea transportorului atunci când apar probleme. Ni s-au dat instrucțiuni de către un maestru cu privire la acest sistem. Dar, de fapt, procedura nu a fost urmată - nu am putut opri transportorul, a existat o „interdicție nespusă” în ciuda prezenței butoanelor de oprire...

Există timpi de nefuncţionare constant pentru furnizarea de componente. Se pare că te avertizez în avans să faci o plimbare în avans. Dar răspunsul a fost adesea intempestiv.

A existat indiferență din partea unor maeștri. Adesea, maestrul „nu avea timp pentru îmbunătățire”.

Aici cititorul poate crede că „totul a fost rău”. Dar, de fapt, era mai bine decât „înainte”. De exemplu, când am vizitat site-uri învecinate unde încă nu fusese implementată lean manufacturing, diferența era clar vizibilă. Îți dai seama imediat cât de mult mai curat și mai convenabil este locul tău.

După ce am lucrat un an la o companie, mi-am schimbat locul de muncă. Vreau să spun că diferența dintre întreprinderile în care Lean Manufacturing a fost implementat și unde nu este foarte semnificativă.

Se observă imediat cultura de producție slabă, dezordinea producției peste tot și dezorganizarea. Ca lucrător, nu am înțeles de ce era nevoie de manageri de linie acolo? Lucrează foarte prost cu subalternii, nu există relație. În timpul muncii, trebuie să faci o mulțime de acțiuni inutile din cauza dezorganizării. Există o problemă veșnică cu materialele de curățenie la locul de muncă, cu lipsa unui lucru sau altul.

Nu există o atitudine atentă față de echipament. De exemplu, dacă un muncitor vede că unul dintre elemente se va rupe în curând, atunci încă lucrează până când apare o defecțiune, iar acesta este echipamentul cu care câștigă bani.

Când am ajuns, tânăr, energic, cu puțină experiență în Lean Manufacturing, pur și simplu am pus lucrurile în ordine și am menținut ordinea la locul de muncă din obișnuință. Cărora oameni care lucrează de mult timp mi-au spus: „De ce faci asta? Ei nu plătesc pentru asta și, în general, din cauza ta, toți vom fi forțați să facem asta.” În timp ce oferă managementului câteva soluții pentru optimizarea procesului de lucru și ușurința în utilizare, managerii pur și simplu lasă totul să cadă în ureche surd. Curățenia și ordinea sunt stabilite doar înainte de inspecție și nu sunt menținute în mod constant. De îndată ce oamenii au timp liber, fac orice, dar producția contează. De regulă, își iau telefoanele și navighează pe internet, deconectându-se complet de realitate. În general, aș interzice accesul la Internet pentru angajații la locul de muncă dacă activitățile lor nu sunt legate de acesta.

La urma urmei, angajatul, după ce și-a încheiat operațiunea principală, trece imediat la telefon, dar poate cel puțin să curețe. Am întâlnit adesea sabotaj de la muncitori, adică. deteriorarea intenționată a echipamentelor, inventarului și produselor fabricate. Acest lucru s-a datorat faptului că lucrătorii erau nemulțumiți de condițiile de muncă și de atitudinea conducerii față de ei („nu-mi pasă”). Acest lucru este foarte evident atunci când un lucrător renunță și primește două săptămâni de muncă. Aici chiar începe să încurce! Exista sentimentul că managerii superiori nu știau sau nu înțeleg deloc ce se întâmplă în producția lor. În general, un sentiment de „haos” complet!

Din propria mea experiență, voi spune că „Lean Manufacturing” aduce beneficii foarte mari unei întreprinderi. Consider că este IMPORTANT să transmitem tuturor angajaților întreaga esență a „Lean Manufacturing”! Este IMPORTANT ca toți angajații să înțeleagă de ce se face acest lucru și de ce este necesar! Indiferent dacă este un manager sau un simplu muncitor.”

Acordăm atenție modului în care implementarea Lean Manufacturing este percepută de lucrători. Foarte des auziți de la manageri de la diferite niveluri că „lucrătorii nu au nevoie de nimic” și ei sunt „interesați doar de salariile lor”. Din experiența noastră, acest lucru este departe de a fi cazul. Baza motivației oricărei persoane este dorința de confort, socializare, recunoaștere (Piramida lui Maslow, 2,3,4 pași). În consecință, condițiile de muncă și comunicarea în companie sunt importante pentru toată lumea.

Baza Lean (Lean Manufacturing) este un sistem de îmbunătățiri continue (Kaizen), care vă permite să implicați tot personalul în procesele de îmbunătățire. Din această poziție, gradul de implicare a lucrătorilor în procesul de identificare a problemelor, în procesul de elaborare și transmitere a propunerilor de îmbunătățiri, va fi un indicator al dezvoltării Sistemului de Producție.

METODOLOGIA 5 METODOLOGIA
5S
27.12.2017
3

Cum să vă îmbunătățiți locul de muncă

Cauze posibile ale pierderilor

GUNOI ȘI MURZIUNE

MESS

OBIECTE STRĂINE

NU REGULI

5S este un sistem de organizare rațională a mediului de lucru

 activități 5S

În zonele de producție în care este curat și ordonat:

Obiecții la implementarea sistemului 5S

Beneficiile pentru dvs. personal ale implementării sistemului 5S

Prima etapă este sortarea

A doua etapă - aranjarea rațională

A treia etapă - curățare

A patra etapă - standardizarea

A cincea etapă - îmbunătățire

LOGODNĂ

Gândește-te la întrebări și notează-ți răspunsurile.

Gândește-te la întrebări și notează-ți răspunsurile.

PIERDERI DE PRODUCȚIE

Este foarte ușor pentru orice companie să vadă cum este organizat fluxul de materiale: producție sau comerț. Fluxul de informații și documente din birou este mult mai puțin evident. Dar acordând atenție acesteia, găsirea și eliminarea pierderilor este la fel de importantă ca și eliminarea pierderilor în producție. De ce – spune consultantul de lean manufacturing Serghei Gusakovski.

Astăzi, de regulă, munca de birou provoacă o atitudine ambiguă în rândul majorității angajaților. Acest lucru este de înțeles: solicitările vin de la clienți în momente foarte diferite, planificarea muncii necesită coordonare între departamente, planurile de vânzări pe care se bazează munca de aprovizionare nu sunt îndeplinite, înregistrările în baza de date CRM sunt introduse cu întârziere, facturile sunt trimise la departamentul de contabilitate înainte de pregătire. raportul lunar etc. Te uiți la toate aceste probleme și, la prima vedere, cine este de vină nu este clar, cum să rezolvi nu este clar.

Dar, evident, viteza de dezvoltare a afacerii depinde direct de viteza de luare a deciziilor, de timpul de întocmire a documentelor și de semnare (așteptare).

Când se creează hărți de valoare în multe întreprinderi, se dovedește că timpul necesar pentru a produce (a crea) un produs este adesea mai mic de 1/3 din ciclul total de onorare a comenzii pentru un client. Timpul rămas este petrecut așteptând ca informațiile să treacă prin întreprindere.

Iată un exemplu simplu care arată cât de important este să organizezi bine munca cu informații.

Dacă ne imaginăm că un angajat petrece 10 minute pe zi căutând informații, atunci pe baza a 8 ore de lucru (480 de minute minus prânzurile de 60 de minute și pauze de 20 de minute, rămân 400 de minute), pierderile se ridică la 2,5% din timpul de lucru.

Acum să calculăm cât valorează aceasta în bani pentru companie. Pentru a face acest lucru, înmulțim numărul de angajați de birou cu numărul de zile lucrătoare și cu salariul mediu (luăm 300.000 de ruble ca salariu mediu pe zi). Ca urmare, vom ști cât de mult ne costă să căutăm informații în fiecare an.

Costul căutării de informații per angajat pe zi:

300.000 x 2,5% = 7.500 rub.

Costul căutării de informații în întregul birou. Să zicem un birou de 50 de persoane:

7.500 x 50 = 375.000 de ruble.

Și pe an? Să presupunem că există 240 de zile lucrătoare într-un an:

375.000 x 240 = 90.000.000 de ruble.

Se pare că, cu 50 de angajați de birou, compania cheltuiește 90 de milioane de ruble pe an pentru căutarea informațiilor necesare! Și acesta este doar un tip de pierdere și sunt multe altele.

Pierderile în fluxul de documente trebuie gestionate, reduse și nu denumite limitări ale sistemului.

Multe companii creează standarde de calitate ISO și se calmează cu asta: dacă există un standard, atunci nu există probleme. Dar asta nu este adevărat.

Să ne imaginăm o situație în care oamenii vin să lucreze la o companie în care există un sistem de procese de afaceri standardizate și chiar s-a realizat certificarea conform standardelor de calitate ISO. Există un standard - sufletul regizorului este calm! Cu toate acestea, totul nu este atât de minunat - nu te poți opri. ISO 9004 vorbește despre nevoia de schimbare și îmbunătățire, dar astăzi acest lucru nu se întâmplă adesea în întreprinderi.

Procesul trebuie optimizat - pierderile trebuie eliminate. Astfel, se creează un sistem de activitate vitală: sângele (documentele) din birou se mișcă constant și nu stau pe loc și nu se mișcă sacadat.

Va fi organismul sănătos dacă sângele se mișcă brusc?

Aici blocajele tipice, care pot fi identificate în birouri folosind tehnologia lean manufacturing.

• Volumul mare de muncă
• Perioada de aprobare
• Perioada de pregătire a documentului
• Termenul limită pentru semnarea documentului
• Termenul limită a documentului
• Termenul limită de livrare către executant
• Necesitatea completarii si definitivarii documentului
• Pierderea relevanței soluției
• Puțină interacțiune între departamente
• Raportare suplimentară
• Cereri suplimentare
• Informatizare slabă a biroului
• Limitări în disponibilitatea echipamentelor de birou
• Lipsa de feedback
• Dublarea informațiilor (responsabilitate redusă)
• Arhive organizate complex (ordinea stocării informațiilor)
• Sistem de semnare a documentelor
• Lipsa sistemului de delegare

Lista blocajelor poate fi completată, dar cel mai important lucru este să începeți lucrul pentru eliminarea lor - de exemplu. pentru a reduce timpul necesar în biroul companiei pentru procesarea fiecărui document din momentul în care ia naștere și până la execuție.

Primul pas va fi colectarea de statistici și analizarea cât timp „mănâncă” fiecare blocaj.

Ca exemplu, voi oferi date despre analiza pierderilor de către angajații unei mari întreprinderi de producție (2.500 de angajați), care au analizat munca în departamentul lor și în managementul fabricii în ansamblu.

Pierderile care există și care afectează procesele de birou au fost clasificate conform unui sistem de 10 puncte:

Departamentul în care lucrează respondentul (cele mai semnificative valori sunt evidențiate color):

În general, pentru plantă:

Din datele obținute în urma analizei, vedem că atât în ​​activitatea departamentului, cât și în întreprindere în ansamblu, cele mai mari pierderi sunt identificate în „așteptare”.

Este necesar să se schimbe procesul de mișcare a documentelor, să se definească termene stricte pentru prezența documentelor în fiecare departament. O soluție este automatizarea documentelor, dar această abordare vă poate învăța uneori să ascundeți pierderile.

Adesea automatizarea nu îmbunătățește eficiența, ci doar automatizează „mizeria” care există în companie. Prin urmare, primul pas este optimizarea fluxului de informații și abia apoi automatizarea acestuia.

De asemenea, din analiză reiese că compania are un decalaj mare în ceea ce privește valoarea pierderilor în transport - asta înseamnă că nu există reguli pentru circulația documentelor în cadrul întreprinderii. Reducerea opțiunilor pentru mișcarea documentelor va ajuta la rezolvarea celei mai mari probleme - așteptarea.

Cum să optimizați procesul de birou?

Angajații trebuie să decidă singuri ce metodă sau instrument să folosească. Iată câteva instrumente:

1. Eliminarea link-urilor inutile

2. Transformarea aprobării documentelor dintr-un proces secvenţial într-un proces paralel

3. Crearea hărților informaționale ale fluxului de informații

4. Crearea unui mecanism (instrumente) pentru determinarea locației unui document

5. Crearea unei baze de date „peștele documentelor” - șabloane

6. Crearea și lansarea unei baze de date electronice de gestionare a documentelor

7. Reducerea constantă a „stocurilor” de documente de pe desktop-uri

8. Minimizați documentația

9. Schimbarea structurii organizatorice într-o structură plată cu delegare de autoritate

10. Introducerea unei culturi a muncii de birou ca disciplină de performanță

11. Introducerea inovațiilor.

Lista instrumentelor poate fi extinsă. Dar voi sublinia principalul lucru - munca eficientă de birou este ceva care trebuie luat în serios.

Dacă nu faceți pași activi, atunci procesele existente de birou, managementul personalului și fluxul de documente pot încetini și opri dezvoltarea companiei chiar mai mult decât restricțiile de pe piață sau concurenții.

În cele din urmă, există o diagramă de producție lean, care este, de asemenea, relevantă pentru construirea unui birou lean.

Serghei Gusakovski

Partener consultant al companiei „Key Solutions”, consultant pe lean manufacturing si management financiar.

Manager interimar pentru managementul companiei.

Consultant management si dezvoltare organizationala.

Manager de proiect pentru implementarea abordării Lean (lean manufacturing) în afaceri.