Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor este recomandabilă în aproape orice întreprindere, deoarece poate crește semnificativ disciplina performanței și poate reduce semnificativ timpul necesar procesării documentelor. Costurile reduse și capacitatea de adaptare la specificul activităților întreprinderii fac din implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor soluția optimă pentru creșterea productivității muncii și a eficienței managementului.

Din articol vei afla:

• ce oferă implementarea unui sistem electronic de management al documentelor într-o organizație;
• care sunt obiectivele introducerii managementului electronic al documentelor;
• care sunt principalele etape de implementare a managementului documentelor electronice;
• ceea ce este cuprins în ordinul privind implementarea gestiunii electronice a documentelor.

În prezent, eficacitatea implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o întreprindere nu mai este pusă la îndoială. Cu costuri reduse pentru hardware și software, astfel de sisteme pot îmbunătăți semnificativ disciplina performanței, calitatea fluxului de documente și productivitatea muncii, reducând semnificativ timpul de primire și transmitere a semnalelor de management.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor într-o întreprindere

Optimizarea suportului de documentare pentru activitățile oricărei întreprinderi se realizează în mai multe direcții:

• îmbunătățirea calității conținutului informațional al documentelor: dezvoltarea acestora în cantitate necesară și suficientă, denumirile corespund conținutului, excluderea documentelor care se dublează între ele în esență și conținut; crearea, executarea și aprobarea documentelor în conformitate cu standardele de stat și locale acceptate;
• creșterea eficienței sistemului de flux de documente care funcționează la întreprindere: rutare cu capacitatea de a controla termenele limită, combinând contabilitatea primară și evidența personalului cu procesul de management operațional; reducerea timpului de procesare și trecere a unui document, capacitatea de a căuta rapid documentul dorit, organizarea stocării unor volume mari de informații.

Toate aceste sarcini sunt rezolvate cu ușurință prin introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o organizație, care vă permite să automatizați procesul de creare, dezvoltare și înregistrare a documentelor, controlând distribuirea și deplasarea acestora, asigurând procesarea, căutarea și stocarea promptă a acestora.

Obiectivele implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

Sarcinile enumerate determină și avantajele implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor, în special în acele întreprinderi în care fluxul anual de documente este calculat în mii de unități contabile, iar arhiva în zeci de mii. Eficacitatea implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor, desigur, este determinată atât de costul acestuia, cât și de volumul documentelor procesate, precum și de specificul activităților companiei. Calculele arată că, în general, implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor dă roade într-un an sau doi.

Etapele implementării unui sistem electronic de management al documentelor

Mai devreme sau mai târziu, fiecare manager al cărui scop este să-și optimizeze producția și activitățile organizaționale ajunge să realizeze nevoia de a automatiza sistemul de flux de documente la o întreprindere. Succesul său depinde în mare măsură de cât de bine sunt respectate principiile de bază ale implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

• interes și participare activă la implementarea managementului de vârf al întreprinderii;
• înțelegerea obiectivelor și respectarea etapelor de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor;
• implicarea utilizatorilor cheie și a specialiștilor organizației în selecție sau dezvoltare;
• adaptarea la provocările actuale și viitoare cu care se confruntă organizația.

Procesul de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor va fi implementat în mai multe etape.

În prima etapă, este necesar să se creeze un grup de lucru de specialiști și manageri care să reglementeze fluxurile de documente în organizație și, cu ajutorul lor, să identifice „punctele slabe” ale sistemului actual de flux de documente. Grupul trebuie să identifice nevoile de management ale directorilor superiori, precum și nevoile utilizatorilor performanților obișnuiți. Acest lucru va ajuta la formularea cerințelor de bază pentru sistem și la prezentarea acestora sub formă de specificații tehnice.

În a doua etapă, ținând cont de cerințele dezvoltate, se face o alegere a sistemului electronic de gestionare a documentelor care va fi optim atât ca funcționalitate, cât și ca cost. Dacă sarcinile rezolvate de sistemul de management al documentelor companiei sunt destul de specifice, sistemul electronic poate fi dezvoltat la cheie, iar atunci membrii grupului de lucru sunt cei care vor comunica cel mai strâns cu dezvoltatorii, formulându-le sarcini specifice.

La a treia etapă de implementare a sistemului electronic de management al documentelor, acesta va fi instalat și, dacă va fi necesar, se va actualiza flota de echipamente tehnice, se va moderniza echipamente învechite și se vor achiziționa echipamente noi.

A patra etapă este operarea de probă și instruirea personalului în conformitate cu planul de implementare aprobat pentru sistemul electronic de management al documentelor. În această etapă, problemele cu implementarea unui sistem electronic de management al documentelor sunt diagnosticate, iar cele care sunt cauzate de erori în soluțiile tehnice sau software trebuie eliminate de către dezvoltatori. De regulă, operarea de probă a sistemului are loc în condiții reale de producție, deci poate fi combinată cu ultima etapă - punerea în funcțiune comercială a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Ordin privind implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Prin acest document, întocmit sub orice formă, șeful organizației poate obliga membrii grupului de lucru sau alte persoane responsabile să efectueze operarea de probă a sistemului sau să-l pună imediat în funcțiune comercială. Lista cerințelor comenzii poate include și:

• utilizarea capacităților sale în toate locurile de muncă;
• intrarea în vigoare a documentelor care reglementează funcționarea sistemului electronic de gestionare a documentelor la întreprindere (instrucțiuni, îndrumări, reguli);
• determinarea cercului de persoane cărora li se acordă acces la sistem la nivel de administrator;
• desfășurarea de informare și instruire generală a utilizatorilor;
• numirea persoanelor responsabile cu implementarea noilor standarde de muncă de birou și delimitarea responsabilităților acestora.

Astăzi, gestiunea electronică a documentelor iese cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut mai departe și folosește sisteme electronice de gestionare a documentelor în viața de zi cu zi și a transformat toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Gestionarea electronică a documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

Masa
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, la depunerea rapoartelor privind primele de asigurare sau impozitul pe venitul persoanelor fizice, acesta trebuie depus electronic daca firma are mai mult de 25 de angajati. Transmiterea rapoartelor electronic Este necesară depunerea unei declarații în format electronic. În plus, în 2017 vor trebui furnizate și explicații dacă raportarea este transmisă electronic, sub forma unui document electronic.

În al doilea rând, managementul electronic al documentelor a fost adoptat în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.
În al treilea rând, în 2017, gestionarea electronică a documentelor va primi o dezvoltare și mai mare în procedurile judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul stabilit de legislația Federației Ruse, prin completarea formularului postat pe site-ul oficial al instanței de judecată pe internet. Dispoziții similare sunt stabilite în procesul civil.

În al patrulea rând, tehnologiile electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație și licitațiile electronice. Potrivit articolului din Legea federală din 04/05/2013 nr. 44-FZ (modificată la 07/03/2016) „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface statul și municipalitatea nevoi”, o licitație în formă electronică (licitație electronică) este înțeleasă ca o licitație, în care informațiile despre achiziție sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin afișarea unui anunț cu privire la o astfel de licitație și a documentației despre aceasta într-un mod unificat. sistemului informatic, cerințe uniforme și cerințe suplimentare sunt prezentate participanților la achiziție, desfășurarea unei astfel de licitații fiind asigurată pe o platformă electronică de către operatorul acesteia.

Al cincilea motiv se datorează faptului că astăzi multe companii își desfășoară activitatea în regiuni diferite, cu orașe diferite, astfel încât pentru a organiza o afacere eficientă este necesară accelerarea fluxului de documente și simplificarea relației dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la întocmirea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după semnarea acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. Pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, se folosesc instrumente de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la electronică Semnături.” Cu toate acestea, în multe cazuri documentele sunt necesare pentru motive de securitate, este o semnătură calificată consolidată.

La a patra etapă, este necesar să se furnizeze documente pentru încheierea unui acord.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnăturile electronice”, un centru de certificare este o entitate juridică, întreprinzător individual sau organism de stat sau organism administrativ local care îndeplinește funcțiile de creare și eliberare a certificatelor cheie de verificare a semnăturilor electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea dispun de mijloace tehnice și capacități compatibile de a primi și procesa aceste facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce ar trebui să conțină un contract cu o autoritate de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Un acord se consideră încheiat dacă între părți se ajunge la un acord, în forma cerută în cazurile corespunzătoare, asupra tuturor condițiilor esențiale ale acordului. Adică, este important să precizați cât mai clar subiectul contractului.

Obiectul acordului decurge din Legea „Cu privire la semnăturile electronice”.

Centru de verificare:

1. creează certificate pentru cheile de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioade de valabilitate pentru certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice;
3. anulează certificatele de cheie de verificare a semnăturii electronice emise de acest centru de certificare;
4. emite mijloace de semnătură electronică la cererea solicitantului;
5. ține un registru al certificatelor de cheie de verificare a semnăturii electronice emise și revocate de acest centru de certificare;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează chei de semnătură electronică și chei de verificare a semnăturii electronice la cererea solicitanților;
8. verifică unicitatea cheilor de verificare a semnăturii electronice în registrul certificatelor;
9. efectuează verificarea semnăturilor electronice la solicitările participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea semnăturilor electronice.

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare de servicii de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 a articolului 13 din Legea federală din 04.06.2011 nr. 63-FZ (modificată la 30.12.2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Cum se organizează fluxul de documente electronice în cadrul unei companii?

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform regulilor generale de muncă de birou stabilite pentru documentele similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unei amprente de sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un detaliu obligatoriu. În cadrul companiei se pot utiliza metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, documentele pot fi depuse pentru control fără semnătură digitală electronică.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile corespunzătoare în acordul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Instrumentele de semnătură digitală electronică utilizate trebuie să fie certificate în modul prescris.

Cel mai simplu mod este de a organiza fluxul de documente electronice cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. Pentru a face acest lucru, trebuie să obțineți și o semnătură electronică și să încheiați un acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii furnizează autorității fiscale declarații, explicații și facturi. Ca „feedback”, documentele sunt generate de autoritățile fiscale în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 /149@ „La aprobarea Procedurii de trimitere a documentelor utilizate de către organele fiscale atunci când își exercită atribuțiile în relațiile reglementate de legislația fiscală și taxe, în formă electronică prin canale de telecomunicații și cu privire la recunoașterea ca invalide a unor prevederi din ordinul Serviciului Fiscal Federal din 17 februarie 2011 nr. ММВ-7-2 /169@.”

Astfel de documente includ:

1. cerințe pentru furnizarea de explicații;
2. notificări ale companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelarea contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a tranzacțiilor pe conturile unui contribuabil (plătitor de taxe, agent fiscal) într-o bancă și transferuri ale fondurilor sale electronice;
6. decizii de anulare a suspendării tranzacțiilor pe conturile contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri ale fondurilor sale electronice;
7. deciziile de a efectua un audit fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

in primul rand, este necesar să se pregătească o listă de afaceri pentru o anumită organizație. Gama de cazuri va varia în funcție de companie și domeniul de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea perioadelor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul fișierelor stă la baza întocmirii inventarelor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea stocării temporare (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formuleze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate electronic. Permiteți-ne să vă reamintim că există perioade reglementate de stocare pentru documentele individuale. De exemplu, documentele contabile sunt păstrate timp de 5 ani, iar documentele fiscale timp de 4 ani.

Al treilea, este necesar să se marcheze că datele sunt stocate electronic în nomenclatorul dosarului. De exemplu, „Orare de lucru. Documente electronice”.

Al patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a stoca un fișier electronic, acesta trebuie să:
— descărcare din sistemul electronic (dacă documentul este creat într-un produs software special);
— protejați de posibile modificări prin salvarea într-un format adecvat;
— scrieți pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căreia apar noi oportunități de lucru cu fișiere. PDF/A este conceput pentru altceva: este un format pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este întocmirea inventarelor. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de coli care este indicat la crearea fișierelor pe hârtie, este indicat volumul documentelor electronice.

Formatul inventarului poate arăta astfel:

În unele cazuri, este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, notele oficiale au fost stocate de mult timp, perioada de stocare a expirat și trebuie distruse. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act de atribuire a documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza faptei, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect fluxul de documente electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare necorespunzătoare a fluxului de documente, când doar un loc de muncă dintr-un departament sau chiar departament este conectat la fluxul de documente electronice, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „onshore” în etapa de implementare a sistemului.

Administrația din Sankt Petersburg
SECTORUL ADMINISTRATIV PRIMORSKY
MANAGEMENTUL TERITORIAL

Despre implementarea sistemelor electronice de management al documentelor
și munca de birou

1. Atribuiți responsabilitatea pentru pregătirea facilităților informatice ale departamentelor de management al biroului și ale rețelei locale (LAN) pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor și managementului biroului (denumite în continuare EDMS) în conformitate cu cerințele specificațiilor tehnice private ( Anexa nr. 1 la Acordul nr. 1008/25-2000 din 23 august 2000) și implementarea măsurilor de asigurare a operabilității tehnice a sistemelor electronice de gestionare a evidenței, către șef al compartimentului sisteme informatice și baze de date a secției de economie. și achiziții urbane, Miroshnik M.I.

2. Atribuiți șeful departamentului de afaceri, K.V.

3. Șeful Departamentului de Sisteme Informaționale și Baze de Date al Departamentului de Economie și Comenzi Orașului Miroshnik M.I. și șeful departamentului de afaceri, Gulyaev K.V. împreună cu executantul general al proiectului ESED - Întreprinderea de Stat „Centrul de Dezvoltare Calculatoare” - să asigure funcționarea de probă a sistemelor electronice de evidență, pregătirea mijloacelor tehnice și efectuarea lucrărilor de recepție pentru introducerea sistemelor în mediul comercial. Operațiune.

4. Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii.

Şeful administraţiei teritoriale
Yu.L.Osipov

Textul documentului se verifică după:
buletinul informativ oficial

Exemplu de formular de comandă pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (întocmit de experți din cadrul companiei Garant)

Ordin
privind implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

[ zi lună an ]

În scopul [completați după cum este necesar], comand:

1. De la [data, lună, an] introduceți un sistem electronic de gestionare a documentelor [nume] în [numele persoanei juridice].

2. [Funcția, numele complet] în termen de [zi, lună, an] elaborează și aprobă procedura de gestionare a documentelor electronice.

3. Numiți [funcția, numele complet] ca responsabil pentru menținerea gestionării documentelor electronice.

4. [Posiție, Nume complet] organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise.

5. [Funcția, denumirea completă] introduce în politica contabilă a [denumirea persoanei juridice] regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice.

6. Numiți [funcția, numele complet] ca responsabil pentru formarea și semnarea documentelor electronice.

7. Ordinul trebuie comunicat tuturor diviziilor structurale ale organizației.

8. Îi încredințează controlul asupra executării ordinului [funcției, nume complet].

Următorii au fost familiarizați cu ordinul:

[funcție, semnătură, inițiale, prenume]

Exemplu de formular de comandă pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Dezvoltat de: Garant Company, iunie 2016

Versiunea actuală a documentului care vă interesează este disponibilă doar în versiunea comercială a sistemului GARANT. Puteți achiziționa un document pentru 54 de ruble sau puteți obține acces complet la sistemul GARANT gratuit timp de 3 zile.

Dacă sunteți utilizator al versiunii Internet a sistemului GARANT, puteți deschide acest document chiar acum sau îl puteți solicita prin Linia Fierbinte din sistem.

Sprijin de reglementare pentru procesul de implementare a EDMS

Deci, vă gândiți serios la problema implementării unui EDMS. Sunteți în pragul unui drum lung, format din mai multe etape: examinarea pre-proiect, selectarea unui produs software, configurarea preliminară a acestuia, instruirea utilizatorilor, operarea de probă, introducerea în exploatare comercială. Cu toate acestea, pentru ca sistemul electronic de gestionare a documentelor să funcționeze „oficial”, este necesar un document pe hârtie corespunzător. Astăzi vom analiza toate etapele implementării sistemului și vom lua în considerare documentele de reglementare care ar trebui să le reglementeze.

Activitățile de implementare a EDS la întreprindere trebuie să fie susținute de documente administrative. Și cu cât lista activităților necesare, procedura de implementare a acestora și responsabilitatea funcționarilor implicați în implementare sunt fixate în ordine/instrucțiuni mai clar, cu atât mai rapid și mai eficient se vor desfășura lucrările de implementare a EDMS.

1. Examinarea pre-proiect, selectarea produsului software.

Documentul administrativ (de obicei un ordin), emis de conducere în prima etapă de implementare, conține justificarea necesității implementării EDS, iar textul indică persoana responsabilă sau mai multe persoane care trebuie:

Determinați prin ce forțe va fi implementat sistemul (propriu sau cu implicarea unui antreprenor de lucrări);

Determinarea antreprenorului general pentru lucrare;

Determinați scara aproximativă de implementare și bugetul planificat.

Rezultatul muncii la comanda de mai sus este cel mai adesea o propunere comercială elaborată de ambele părți.

2. Crearea unui grup de lucru și aprobarea programului de lucru.

După ce produsul software și contractantul de lucru au fost selectați, este necesar să se creeze un document administrativ care va defini:

Șeful echipei de implementare din partea clientului;

Componența grupului de lucru;

Sarcini de pregătire a unui program de lucru, implicarea altor specialiști implicați în implementarea EDMS (pregătirea echipamentelor tehnice, informațiilor și software-ului etc.).

În viitor, va fi necesară emiterea unui ordin de aprobare a programului de lucru pentru implementarea EDMS. Luând în considerare acest plan, se realizează toate etapele ulterioare de implementare.

3. Aprobarea listei de utilizatori și determinarea administratorului de sistem.

Documentele administrative trebuie să conțină o listă a utilizatorilor EDMS, precum și un program de instruire a acestora. Programul de antrenament poate fi stabilit printr-o comandă/instrucțiune independentă. Acest ordin va ajuta la reglementarea procesului de desfășurare a instruirii utilizatorilor la întreprindere.

Următoarea comandă va conține informații despre numirea administratorului de sistem - acesta este un utilizator special care asigură și controlează activitatea altor utilizatori ai sistemului; trebuie să efectueze lucrări de identificare, corectare a erorilor utilizatorului, completare și modificare a datelor de referință (informații de referință).

4. Lansarea sistemului în operare de probă și industrială.

De obicei, după sau în timpul instruirii utilizatorilor, sistemul este pus în funcțiune de probă. Ordinul special de punere în funcțiune a sistemului trebuie să indice:

Momentul operațiunii de probă;

Lista departamentelor (locuri de muncă);

Perioada de timp pentru dotarea acestora cu software și hardware;

Responsabil cu efectuarea operațiunii de probă în departamente.

Același ordin poate conține instrucțiuni privind aprobarea reglementărilor temporare (reguli, proceduri) pentru lucrul cu EDMS.

După operarea de probă, este necesar să se întocmească o listă de propuneri sau recomandări pentru trecerea la un EDMS, care, de regulă, dacă propunerile au fost pregătite de către angajații organizației clientului, sunt întocmite sub forma unui oficial intern. document. Acest document conține informații despre problemele apărute în timpul funcționării de probă, precum și propuneri pentru configurarea suplimentară a sistemului.

După ce toate neînțelegerile și setările suplimentare au fost finalizate, sistemul electronic de gestionare a documentelor este acceptat pentru funcționare comercială, care este fixat printr-o comandă separată, care trebuie să indice:

compoziția funcțiilor EDMS sau părților acestuia, hardware și software acceptate pentru funcționare comercială;

o listă a funcționarilor și o listă a diviziilor organizației clienților responsabile cu funcționarea EDMS;

procedura și calendarul pentru introducerea de noi forme de documente (dacă este necesar);

procedura și calendarul pentru transferul personalului la muncă în condițiile de funcționare ale EDMS.

După finalizarea lucrărilor de punere în funcțiune, este necesar să se facă modificări la reglementările locale (fișele postului, reglementările care reglementează munca cu documente etc.). Instrucțiunile trebuie să țină cont de inovațiile legate de utilizarea EDMS la întreprindere. Vom discuta despre executarea corectă a unor astfel de modificări în documente în articolele următoare.

Ordin de implementare sed

Implementarea oricărui sistem electronic de gestionare a documentelor are specificul său. Constă în muncă pregătitoare intensivă, menită să creeze condiții optime pentru utilizarea instrumentelor de automatizare. Materialele metodologice vor ajuta specialiștii în implementarea sistemelor de management al documentelor să stăpânească un nou domeniu profesional. Vorbim de suport de documentare pentru management.

Pregătirea pentru automatizarea fluxului de documente duce adesea la un proiect independent de consultanță, în timpul căruia se realizează organizarea fluxului de documente în companie și procesele sunt pregătite pentru includerea într-un nou sistem informațional.

În etapa pregătitoare ar trebui să:

• efectuează un audit al proceselor de management al documentelor și evaluează situația actuală;
• identifica nevoile managementului și problemele pe care le au angajații în procesele de lucru cu documentele;
• în funcție de nevoile managementului și problemele identificate, efectuați modificări sistemului actual sau propuneți un sistem fundamental nou de organizare a fluxului de documente;
• reglementați munca cu documente: pregătiți un pachet de documente de reglementare care va stabili regulile de lucru cu documente și va stabili cadrul legal de lucru în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Proiectul de consultanță pentru pregătirea automatizării documentelor are o serie de caracteristici.

În primul rând, ponderea consultanței în proiectele de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor este destul de mare, iar etapa pregătitoare în sine are un impact semnificativ asupra eficienței implementării.

În al doilea rând, proiectul de consultanță se află la intersecția a două domenii - suport documentar pentru management și tehnologia informației (IT). Prin urmare, pentru a finaliza cu succes un astfel de proiect, sunt necesare cunoștințe speciale, pe care de multe ori specialiștii în implementare nu le posedă.

În al treilea rând, munca de birou din Rusia are tradiții puternice și rădăcini adânci, ceea ce are, de asemenea, un impact asupra automatizării proceselor de gestionare a documentelor.

Pe baza caracteristicilor proiectului de consultanta, puteti intocmi portretul unui consultant calificat. Un astfel de specialist are cunoștințe în domeniul suportului de documentare pentru management și este capabil să vorbească cu specialiști din domeniul managementului de birou în același limbaj profesional. În același timp, cunoaște funcționalitatea sistemului electronic de management al documentelor în curs de implementare și cunoaște fluent metodele de examinare și descriere a proceselor de afaceri.

Din portretul profesional al unui consultant, apare o întrebare logică: unde se poate găsi un astfel de consultant?

Ajutor pentru dezvoltatori

Compania 1C, dezvoltatorul sistemului 1C: Document Flow, a abordat rezolvarea acestei probleme în mod sistematic și temeinic. A fost deschisă o nouă arie de activitate - suport metodologic pentru proiecte de implementare a programelor de management electronic al documentelor. Astăzi există două direcții de lucru metodologic:

1. Dezvoltarea unor metode gata făcute pentru organizarea fluxului de documente și supravegherea unei întreprinderi.
2. Pregătire pentru a lucra folosind metode gata făcute.

Ca parte a dezvoltării unor metode gata făcute pentru organizarea fluxului de documente și supravegherea unei întreprinderi, a fost creat un produs metodologic „Set de documente normative”. Metodologia de organizare a muncii de birou și a fluxului de documente.” Produsul este disponibil în două versiuni, destinate diferitelor segmente de afaceri. Fiecare set de documente este legat de capacitățile unei versiuni specifice a programului 1C: Document Flow.

În sprijinul produsului metodologic, a fost lansat un curs de instruire de două zile „Pregătirea pentru automatizarea fluxului de documente”. Cursul de formare conține elementele de bază ale muncii de birou și explicații despre cum să lucrați cu seturi de documente de reglementare. În timpul instruirii, studenții lucrează cu exemple de documente, învață să evalueze reglementările locale actuale care reglementează munca cu documente, formulează comentarii asupra acestora și întocmesc noi documente de diferite tipuri.

Produsul metodologic „Setul de documente de reglementare”, în esența sa, este o tehnologie gata făcută, și nu un manual despre munca de birou. Aceasta este o colecție de reglementări locale privind organizarea muncii de birou, în care toate procesele sunt legate de programul 1C: Document Flow. Kitul vă ajută să vă pregătiți pentru implementare într-un timp scurt: organizați documentele în companie. Și, important, setul de documente va necesita doar modificări minore în timpul implementării, ținând cont de specificul industriei companiei. Potrivit experților, valoarea unei astfel de modificări nu depășește 30%.

Reguli

Conținutul setului de documente:

• Ordinul „Cu privire la lansarea operațiunii pilot/industriale a unui sistem electronic de gestionare a documentelor”.
• Ordinul „Cu privire la lucru în sistemul electronic de gestionare a documentelor.
• Reglementări privind munca de birou și fluxul documentelor.
• Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune.
• Fișele postului pentru angajații serviciului de suport documentație managerială (sau fișele postului pentru un secretar-grefier pentru companii mici).
• Reglementări privind lucrul cu documente administrative, contractuale și de reglementare
• Reglementări privind lucrul cu documente organizatorice și administrative.
• Reglementări privind lucrul cu documentele contractuale.
• Reglementări privind lucrul cu documentele de reglementare.
• Un album de formulare de documente unificate, care include 26 de șabloane și 8 formulare de documente.

Să ne oprim mai în detaliu asupra fiecărui document de reglementare.

Ordin „Cu privire la lansarea operațiunii pilot/comerciale a sistemului electronic de gestionare a documentelor” contine instructiuni:

• adoptarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor;
• asigura accesul la sistemul electronic de gestionare a documentelor;
• desfășurați instruire pentru angajați cu privire la modul de utilizare a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Ordinul delimitează ariile de responsabilitate dintre serviciul suport documentație de management și IT în ceea ce privește operarea sistemului electronic de management al documentelor. Ordinul se aplică tuturor angajaților organizației și îi obligă să lucreze în noul sistem informațional.

Ordin „Despre lucrul în sistemul electronic de gestionare a documentelor” stabilește un cadru legal pentru lucrul cu documentele electronice: echivalează acțiunile angajaților din sistemul electronic de gestionare a documentelor cu acțiunile efectuate în cadrul gestiunii documentelor pe hârtie. Aceste acțiuni includ:

• comenzi emise în cadrul sistemului electronic de gestionare a documentelor;
• avizarea documentelor;
• comentarii, judecăți, concluzii postate în sistemul informațional la redactarea documentelor;
• familiarizările angajaților efectuate cu ajutorul instrumentelor electronice de gestionare a documentelor;
• delegarea de autoritate pentru executarea documentelor și revizuirea proiectelor de documente.

Reglementări privind munca de birou și fluxul documentelor, inclus în setul de documente, este întocmit în strictă conformitate cu Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin Ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76).

• descrierea pas cu pas a tuturor etapelor de pregătire și transmitere a documentelor;
• alcătuirea recomandată a documentelor organizației;
• reguli de stocare curentă și de arhivă;
• acţiuni ale unor interpreţi specifici în sistemul electronic de management al documentelor.

Prevederea are ca scop asigurarea fortei juridice a acelor documente care vor fi create in cadrul sistemului informatic, precum si automatizarea proceselor de flux de documente.

Unul dintre criteriile de valabilitate juridică este executarea documentului în modul prescris. Prin urmare, prevederile documentului vizează crearea condițiilor pentru ca angajații organizației să poată selecta corect tipul de document pentru o anumită situație de afaceri și executarea corectă a acestuia, și anume:

• uniformizarea documentelor (crearea de modele de documente pe baza de texte unificate);
• reducerea numărului de tipuri de documente utilizate (unificarea tipurilor de documente).

Reglementările indică toate operațiunile care trebuie efectuate într-un program electronic de gestionare a documentelor (Fig. 1). Acest lucru va simplifica foarte mult adaptarea angajaților la noul sistem informatic.

Orez. 1. Un exemplu de operațiune care trebuie efectuată într-un program electronic de gestionare a documentelor

Setul de documente conține reglementări gata făcute care reglementează activitățile serviciului suport documentație de management:

• Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune;
• Fișele postului pentru angajații serviciului suport documentație de management.

Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune stabilește structura organizatorică, definește aria de responsabilitate a serviciului și conține o listă detaliată a sarcinilor și funcțiilor îndeplinite de angajații săi.

Lista de sarcini și funcții propusă este cea mai completă și are o împărțire optimă a domeniilor de responsabilitate între compartimentele serviciului suport documentație. Dacă este necesar, sarcinile și funcțiile pot fi completate cu cele lipsă sau cele inutile pot fi eliminate din listă.

Descrierea funcțiilor conține instrucțiuni pentru efectuarea procedurilor în programul de gestionare a documentelor electronice (Fig. 2):

Orez. 2. Instrucțiuni pentru efectuarea procedurilor în programul de gestionare electronică a documentelor

Fișele postului pentru angajații serviciului suport documentație de management dezvoltate în conformitate cu structura organizatorică propusă a unității și consolidarea repartizării sarcinilor și funcțiilor între angajați. În plus, fișele postului:

• precizați responsabilitățile postului ale angajaților din serviciu: conține o descriere detaliată a operațiunilor efectuate;
• stabilirea cerințelor de calificare pentru posturi;
• stau la baza fișelor posturilor pentru serviciul de selecție a personalului;
• permite noilor angajați să stăpânească rapid responsabilitățile postului.

Fișele postului conțin și instrucțiuni pentru efectuarea operațiunilor în programul de gestionare a documentelor electronice (Fig. 3):

Orez. 3. Instrucțiuni pentru efectuarea operațiunilor în programul de gestionare electronică a documentelor

Când vă pregătiți pentru automatizarea fluxului de documente, trebuie să acordați atenție unor domenii de lucru atât de importante, cum ar fi activitățile administrative, contractuale și interne de elaborare a regulilor.

Activitățile de management sunt implementate prin luarea deciziilor de management. În fiecare organizație, multe decizii de management sunt luate de manageri la diferite niveluri. Toate aceste decizii trebuie să aibă astfel de caracteristici care să le asigure raționalitatea, fezabilitatea, valabilitatea, actualitatea și eficiența economică.

În ciuda multitudinii aparente de decizii de management luate, activitățile de management sunt încă caracterizate de repetarea funcțiilor manageriale. Prin urmare, este necesar să se identifice funcții de management similare și să se elaboreze reguli uniforme pentru acestea.

Un sistem decizional de management care funcționează bine este un criteriu pentru eficacitatea activităților de management în ansamblu.
Pentru a organiza un sistem unificat de luare a deciziilor de management, este necesar:

1. Să formuleze reguli de luare a deciziilor de management de către managerii de la diferite niveluri sau diferite organisme de conducere.
2. Automatizați procedura de luare a deciziilor de management și monitorizarea executării acesteia.

Reglementări privind lucrul cu documentația organizatorică și administrativă reglementează procesul de luare a deciziilor de management, atât individuale, cât și colegiale.

• face alegerea corectă a tipului de document administrativ;
• creați documente administrative folosind șabloane gata făcute;
• transfera procesele de transmitere a documentelor administrative din prevederea standard la programul 1C: Document Flow 8;
• organizează monitorizarea în timp util și continuă a implementării deciziilor luate;
• organizează stocarea atât a versiunilor electronice, cât și a originalelor documentelor administrative pe hârtie;
• asigura actualizarea la timp a documentelor administrative;
• construirea activității organelor colegiale ale organizației.

Munca prin contract este o prioritate pentru majoritatea companiilor. Calitatea organizării muncii contractuale determină eficacitatea acesteia. Reglementări privind lucrul cu documentația contractuală are ca scop construirea unui sistem de management al lucrărilor contractuale și conține reguli de desfășurare a lucrărilor contractuale, precum și metode de automatizare a acestuia.

Respectarea cerințelor documentului va permite:

• întocmește documentele contractuale folosind formulare standardizate în conformitate cu standardele acceptate;
• reducerea timpului de acordare a contractelor prin utilizarea de formulare tip cu condiții prestabilite și posibile abateri de la aceste condiții;
• minimizați riscurile legale și comerciale asociate cu neîndeplinirea obligațiilor contractuale sau pierderea documentelor

Unul dintre locurile centrale în asigurarea eficienței managementului este ocupat de elaborarea, implementarea, utilizarea și întreținerea documentelor de reglementare. Cerințele pentru reglementarea activităților oficiale sunt stabilite de standardul GOST R 52294-2004 „Managementul organizației. Reglementări electronice pentru activități administrative și oficiale.”

Reglementări privind lucrul cu documentația de reglementare susține cerințele standardului și conține reguli pentru crearea documentelor de reglementare, standarde pentru crearea unui cadru de reglementare unificat pentru organizație.

Regulamentul stabilește un control centralizat asupra pregătirii documentelor de reglementare și plasarea acestora într-o bază de date unificată de reglementare, ceea ce face ca activitatea de elaborare a regulilor să fie mai transparentă și sistematică.

Respectarea cerințelor documentului va permite:

• reducerea costurilor cu forța de muncă pentru elaborarea de noi documente de reglementare;
• asigura conformitatea documentelor de reglementare nou create cu mediul de reglementare;
• minimizarea riscurilor asociate cu lipsa documentației de reglementare sau irelevanța, inaccesibilitatea sau complexitatea prezentării acestora;
• crearea unei platforme de instruire internă a angajaților în responsabilitățile lor funcționale;
• reduce timpul necesar pentru căutarea documentelor de reglementare.

Astfel, utilizarea de seturi gata făcute de documente de reglementare reduce timpul de pregătire pentru automatizarea fluxului de documente, vă permite să construiți activitatea de birou a organizației în conformitate cu cerințele de reglementare și metodologice actuale și, de asemenea, stabilește un standard corporativ unificat pentru lucrul cu documentele din organizație. Conectarea tuturor documentelor de reglementare ale setului la programul electronic de gestionare a documentelor face ca adaptarea angajaților să lucreze în noul program să fie mai puțin dureroasă, iar acțiunile în sine din sistem mai eficiente.

Ordin și instrucțiune: procedură de emitere la o întreprindere

Procedura de emitere a ordinelor și instrucțiunilor constă în etape separate care se desfășoară într-o anumită secvență. Ar fi greșit să începem articolul cu o examinare directă a acestor etape. Mai întâi trebuie să determinați scopul principal al comenzii și al instrucțiunilor, să identificați asemănările și diferențele care există între aceste tipuri de documente.

Ordinea și instrucțiunea: care sunt asemănările și diferențele

Este imediat de remarcat faptul că ordinele și instrucțiunile se referă la documente administrative 1 emise în condiții de luare a deciziilor unice. În astfel de condiții, puterea asupra tuturor problemelor de management ale întreprinderii în ansamblu aparține șefului acesteia, iar asupra problemelor de management din cadrul unei unități structurale - managerului la nivelul corespunzător.

Instrucțiunile și deciziile conținute în textul unui ordin sau al unei directive pot fi direcționate către:

● îmbunătățirea structurii organizatorice a întreprinderii;

● selectarea mijloacelor și metodelor de desfășurare a activităților principale (sau de producție) ale întreprinderii;

● asigurarea întreprinderii cu resurse financiare, de muncă, materiale, informaţionale şi alte resurse;

● aprobarea documentelor organizatorice și modificările acestora etc.

De remarcat faptul că instrucțiunile și deciziile cuprinse în ordine sau instrucțiuni sunt obligatorii pentru executarea de către toți sau anumiți angajați ai întreprinderii.

Acum să încercăm să identificăm diferențele dintre tipurile de documente pe care le luăm în considerare.

Ordin este un act juridic emis de conducătorul unei întreprinderi (unitatea sa structurală), care acționează în baza unității de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă întreprinderea.

Ordin 2 – este un act juridic emis de conducătorul individual, în principal al unui organ colegial, în vederea soluționării unor probleme operaționale; De regulă, are o perioadă de valabilitate limitată și se referă la un cerc restrâns de funcționari și cetățeni.

În prezent, în practică sunt cunoscute mai multe abordări care determină în ce cazuri ar trebui create comenzi și în ce cazuri - instrucțiuni.

1.În întreprinderile mici,în cazul în care numai managerul (sau, în lipsa acestuia, managerul interimar) are dreptul de a semna documente administrative, se emit ordine pentru sarcinile principale (de exemplu, pentru sarcinile principalelor activități ale întreprinderii, pentru sarcinile de îmbunătățire structura organizatorica etc.), și comenzi - pe probleme operaționale și probleme de natură informațională și metodologică(de exemplu, pe probleme de implicare în muncă în weekend și sărbători din cauza nevoilor de producție, pe probleme legate de organizarea executării comenzilor, instrucțiuni etc.).

2.A doua abordare este acceptabilă pentru intreprinderi mijlocii si mari, unde nu numai șeful întreprinderii, ci și șefii diviziilor structurale au dreptul să semneze documente administrative. În acest caz șeful întreprinderii emite ordine, care se aplică întregii întreprinderi în ansamblu și managerilor unitățile structurale emit ordine, ale căror acţiuni se extind de obicei doar la unitatea structurală subordonată unui manager dat.

Comenzile și instrucțiunile sunt împărțite în trei subtipuri:

● după activitatea de bază;

● de către personal;

● pe probleme administrative și economice.

Etapele emiterii ordinelor și instrucțiunilor

În procedura de emitere a ordinelor și instrucțiunilor, se pot distinge opt etape 3:

1. Inițierea emiterii unui ordin sau a unei instrucțiuni.

2. Colectarea și analiza informațiilor pentru pregătirea unui proiect de document.

3. Întocmirea unui proiect de ordin sau regulament.

4. Aprobarea proiectului de document.

5. Finalizarea proiectului de ordin sau regulament pe baza comentariilor aprobatorilor.

6. Semnarea unei comenzi sau a unei instrucțiuni.

7. Înregistrarea unei comenzi sau instrucțiuni.

8. Aducerea unui ordin sau a unei instrucțiuni executorilor.

Etapele de mai sus se desfășoară secvenţial, de la prima etapă la a opta, în plus, a cincea etapă poate fi complet absentă dacă nu există comentarii cu privire la proiectul de document în etapa de aprobare.

Să luăm în considerare fiecare etapă separat.

Inițierea emiterii unui ordin sau a unei instrucțiuni

Proiectele de ordine și regulamente pot fi întocmite în următoarele cazuri:

● pe o bază planificată (în conformitate cu un plan sau program elaborat anterior);

● în numele conducerii întreprinderii;

● la inițiativa șefilor diviziilor structurale sau ai întreprinderilor subordonate, precum și a specialiștilor individuali.

Justificarea necesității emiterii unui ordin sau regulament poate fi stabilită într-un memorandum, un certificat de conținut analitic sau informațional, o propunere, o concluzie, un act sau o scrisoare oficială. Aceste documente acționează ca declanșator al unei decizii.

Novostroyregion-A LLC primește o scrisoare de la dezvoltatorul de software OJSC Technologies of the 21st Century despre lansarea unei noi versiuni a produsului software de contabilitate de depozit „Sklad+”, precum și un CD cu un modul de actualizare și instrucțiuni de actualizare.

După ce a primit această scrisoare, șeful Novostroyregion-A LLC emite o rezoluție prin care îl instruiește pe directorul de depozit A.V. analiza noile capabilități ale sistemului de automatizare a contabilității depozitului și raportează necesitatea trecerii la o nouă versiune a programului.

Stepanov A.V. întocmește un memoriu adresat directorului general, în care raportează că trecerea la o nouă versiune a sistemului va face posibilă organizarea mai eficientă a muncii de contabilitate a mărfurilor și creșterea eficienței muncii personalului.

După ce a studiat acest memoriu, Directorul General elaborează o nouă rezoluție în care dă întocmirea unui proiect de ordin pentru punerea în funcțiune a unei noi versiuni a sistemului de automatizare a contabilității de depozit.

Adică, în această situație, actele de inițiere pentru emiterea comenzii au fost o scrisoare de la OJSC 21st Century Technologies și o notă internă a directorului de depozit A.V. În baza acestor documente, șeful întreprinderii a dat instrucțiuni pentru întocmirea unui proiect de ordin.

Colectarea și analiza informațiilor pentru pregătirea unui proiect de ordin sau regulament

Această etapă presupune, în primul rând, colectarea și analiza informațiilor obiective, suficiente și oportune necesare pentru elaborarea unei decizii de management, care ulterior se va reflecta în ordinul sau regulamentul emis.

Sursele de informare pot fi:

● acte legislative și documentație de reglementare;

● documentatia curenta a organizatiei;

● documente provenite de la alte organizaţii;

● publicaţii în periodice;

● materiale științifice etc.

Rezultatul colectării și analizei informațiilor este elaborarea unei decizii de management. Merită să acordați atenție faptului că, în procesul de analiză a informațiilor, sunt de obicei elaborate diverse soluții și, după o evaluare cuprinzătoare, este selectată una, cea mai acceptabilă.

Continuarea exemplului 1

În cazul luat în considerare în Exemplul 1, sursele de informare includ atât documentele interne ale organizației, cât și documentele primite de la o organizație terță.

Documentele interne ale Novostroyregion-A LLC care sunt necesare pentru studiu includ: reglementările actuale privind munca în sistemul de automatizare a contabilității de depozit „Sklad+”, ordinul care l-a aprobat, precum și un memoriu.

În plus, este necesar să se studieze în detaliu cererile transmise de OJSC „Tehnologiile secolului 21” cu scrisoare din 9 ianuarie 2007 nr. 2/02-15.

Întocmirea unui proiect de ordin sau regulament

Vorbind despre pregătirea unui proiect, trebuie menționat că un specialist (sau dezvoltator) pregătește un proiect, nu un document. Proiectul nu are forță juridică, iar pentru ca proiectul de act administrativ să devină ordin sau regulament, acesta trebuie să treacă prin procedura de aprobare și semnare. În plus, după semnare, este necesară înregistrarea documentului.

Un proiect de ordin sau regulament se întocmește de către un specialist sau specialiști din unitățile structurale. Dacă un proiect de document afectează interesele diferitelor departamente, atunci, prin decizie a conducerii întreprinderii, ar trebui creată o comisie temporară sau ar trebui desemnat un grup de lucrători pentru a pregăti proiectul.

Proiectele de ordine și instrucțiunile 4 sunt întocmite în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor" 5 (denumită în continuare GOST R 6.30-2003).

Asa de, proiectele de ordine și regulamente sunt tipărite pe formulare Format A4, de ex. 210 × 297 mm. De obicei, se dezvoltă formulare speciale pentru comenzi și instrucțiuni. Conform GOST R 6.30-2003, acestea sunt numite „formulare pentru anumite tipuri de documente”. Astfel de formulare (cu excepția scrisorilor), în funcție de documentele constitutive ale organizației, includ următoarele detalii:

● Emblema de stat a Federației Ruse (sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse, sau emblema unei organizații sau o marcă comercială (marca de serviciu);

● denumirea tipului de document;

● locul întocmirii sau publicării documentului;

● precum și marcaje restrictive pentru detalii:

— numărul de înregistrare al documentului.

Mărimea câmpurilor de formular merită o atenție specială. Astfel, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, formularul trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

Marginea din stânga este utilizată pentru a arhiva documentul în fișier. Din aceasta putem concluziona că, atunci când dezvoltați formulare de documente pentru perioade de stocare pe termen lung (peste 10 ani) și permanente (care includ comenzi și instrucțiuni), este mai bine să setați marginea din stânga în intervalul de 30–35 mm, decât 20 mm.

Tabelul 1. Detalii obligatorii ale comenzii și instrucțiuni

numele tipului de document

nu este nevoie să-l completezi, este pe formular

locul întocmirii sau publicării documentului

nu este nevoie să-l completezi, este pe formular

numărul de înregistrare a documentului

executate după semnarea în momentul înregistrării documentului

titlu în text

întocmit la pregătirea unui proiect de document

document de aprobare a vizei (poate fi, dacă este necesar, ștampila de aprobare a documentului)

sunt pe deplin formalizate în timpul aprobării proiectului de document

întocmit la momentul semnării documentului

în funcție de documentele constitutive, poate fi prezentă emblema de stat a Federației Ruse (sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse sau emblema unei organizații sau o marcă comercială) 6

nu este nevoie să-l completezi, este pe formular

Configurare pentru control și execuție

marca de control

întocmit la depunerea unui document la control

Scoaterea de sub control și transmiterea documentului la dosar

o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar

se întocmește atunci când documentul este scos de sub control și trimis la dosar

Acum să trecem la considerarea caracteristicilor designului proiectelor de ordine și regulamente. Sa incepem cu reguli de scriere a textului. El intotdeauna enunţată la persoana întâi singularși constă din două părți:

● afirmând (sau preambul) și

ÎN parte constatatoare este prezentată justificarea acțiunilor prescrise. Dacă la baza emiterii unui ordin sau instrucțiune a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de această organizație, numele, data și numărul acestuia sunt indicate în partea constatatoare. În acest caz, se pot folosi cuvinte precum „Pe baza”, „În conformitate”, „În conformitate cu”. Dacă un ordin sau o instrucțiune este emisă în mod proactiv, partea de declarare formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise și stabilește faptele sau evenimentele care au condus la emiterea ordinului sau instrucțiunii.

Partea de afirmare începe de obicei cu cuvintele „În scopul”, „În legătură cu”, etc.

Există cazuri în care partea constatatoare poate fi absentă din cauza faptului că acțiunile prescrise nu au nevoie de explicație sau justificare 7 .

Partea constatatoare în comenzi este separată de partea administrativă prin cuvântul „COMAND:”, iar în comenzi – prin cuvântul „OFER:” sau „OBLIG:”. Aceste cuvinte sunt tipărite pe o nouă linie din câmp cu majuscule.

Partea administrativa trebuie să conțină o listă de acțiuni prescrise, indicând executantul fiecărei acțiuni și termenul limită de execuție.

Partea administrativă este adesea împărțită în puncte datorită faptului că se presupune că vor exista mai mulți executori pentru diverse sarcini cu termene proprii.

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru pregătirea documentelor: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003.

În cazul în care acțiunea implică un anumit interpret, paragraful corespunzător al documentului trebuie să înceapă cu indicarea funcției și prenumele interpretului (inițialele din text sunt plasate după nume) în cazul dativ. Organizațiile sau diviziile structurale pot fi indicate ca interpreți.

Informațiile despre o acțiune managerială sunt transmise printr-un verb într-o formă nedefinită și un obiect care indică obiectul acțiunii. De exemplu:

1. Șeful Departamentului Operațiuni Internaționale A.D. Kotov întocmește un proiect „Instrucțiuni privind organizarea lucrului pe. "

2. Șeful Departamentului Juridic S.G. Melnikov furnizează Departamentului Operațiuni Internaționale actele legale de reglementare și documentele metodologice necesare.

Indicarea termenului de executare este dată pe un rând separat și se emite ca dată de finalizare a execuției. De exemplu:

3. Data limită de depunere: 15 iulie 2003.

Ultimul alineat al părții administrative indică anumite persoane cărora li se încredințează controlul asupra executării actului administrativ. De exemplu:

Controlul asupra executării ordinului este încredințat vicepreședintelui Consiliului de Administrație al Băncii K.M.

Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

În cazul în care comanda modifică sau anulează oricare dintre prevederile sale, atunci unul dintre paragrafele părții administrative a textului trebuie să conțină un link către documentul care se anulează (clauza document) indicând data, numărul și titlul acestuia. Textul paragrafului trebuie să înceapă cu cuvintele „Recunoașteți ca invalid. "

Ordinul nu trebuie să includă clauza „Ordin de adus la cunoștință. " Diviziile (funcţionarii) la a căror atenţie este adusă ordinul sunt trecute în indexul de repartizare, pe care executorul îl întocmeşte odată cu proiectul de ordin.

Trebuie tipărit textul oricărui document organizatoric și administrativ întocmit pe hârtie A4 printr-o spațiere între linii și jumătate.

Un ordin sau o directivă poate avea diferite anexe 8: prevederi, regulamente, liste, liste, grafice, tabele, exemple de documente etc. Detaliul „Ștampilă privind prezența unei aplicații” nu este niciodată emis pe comenzi și instrucțiuni datorită faptului că linkul către cerere este dat direct în textul actului administrativ.

Dacă cererea este de natură de referință sau analitică (diagramă, tabel, listă etc.), atunci textul comenzii sau al instrucțiunii conține un link „conform Anexei 2” sau „(Anexa 2)”. În acest caz, pe prima pagină a aplicației, în colțul din dreapta sus este scris cuvântul „Anexă”, iar mai jos este un link către comandă sau instrucțiune. Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate.

Anexa nr. 2
la ordinul SA "Alternativa-M"
din data de 11 ianuarie 2007 nr 1

Dacă anexa la documentul administrativ este un document aprobat (regulamente, reguli, instrucțiuni etc.), în paragraful corespunzător al părții administrative se face următorul marcaj: „(anexat).” Și pe documentul în sine, în colțul din dreapta sus al primei pagini, este scris atributul „Declarație de aprobare a documentului”.

Titlu trebuie să fie formalizate pe toate proiectele de ordine și instrucțiuni și să includă un scurt rezumat al documentului.

Ar trebui să răspundă la întrebarea „despre ce (cine)?”, de exemplu, „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru munca de birou”, „Cu privire la certificarea angajaților Svyazinvestcom CJSC”, „Cu privire la implementarea conceptului de îmbunătățire a suportului pentru documentație. pentru management”.

În acest caz, titlul nu trebuie să ocupe mai mult de cinci rânduri cu o lungime totală de până la 150 de caractere, tipărite de la margine (adică, fără indentarea paragrafelor) printr-o singură spațiere între rânduri, fără ghilimele și nesubliniate, începând cu majusculă. litera și se încheie fără a folosi punct.

Nu ne vom opri asupra problemelor de completare a detaliilor obligatorii ale unui formular de comandă sau instrucțiuni, deoarece acest lucru este descris în detaliu în articolul lui E.M. Kameneva „Elaborarea formelor documentelor organizatorice și administrative”, publicată în revistele nr. 8’ și nr. 9’ 2005.

Când se întocmește proiectul de ordin sau regulament, începe următoarea etapă - aprobarea proiectului de document administrativ. Este indisolubil legat de o altă etapă - finalizarea proiectului pe baza comentariilor oficialilor de aprobare. Prin urmare, vom lua în considerare ambele etape simultan.

Aprobarea unui proiect de ordin sau regulament și finalizarea proiectului pe baza comentariilor oficialilor de aprobare

Aprobarea proiectului de document presupune:

● aprobarea sau aprobarea internă (dacă aprobarea internă este suficientă pentru eliberarea unui document), care se formalizează cu „viza de aprobare a documentelor” necesară;

● aprobare externă (dacă este necesar să se efectueze o examinare a soluției în alte organizații). Rareori se recurge la aprobarea externă a proiectelor de ordine și regulamente, așa că nu ne vom opri asupra ei în acest articol 9.

Asigurarea pregătirii de înaltă calitate a proiectelor de documente și coordonarea acestora cu părțile interesate este responsabilitatea șefilor de departamente care depun proiectul.

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Proiectele de ordine (instrucțiuni) și anexele la acestea se avizează de către executantul 10 și șeful unității care a depus proiectul, de către conducătorii unităților pentru care proiectul prevede sarcini și sarcini, precum și de către șeful de grădiniță. serviciul de educație și serviciul juridic (avizează proiectele de acte normative de reglementare). Obiecțiile la proiectul de ordin (instrucțiune) apărute în timpul aprobării sunt prezentate într-un certificat atașat proiectului.

Dacă se fac modificări fundamentale la proiectul de ordin în timpul procesului de aprobare, acesta este supus retipăririi și reaprobării.

Proiectele de ordine (instrucțiuni) transmise managerului spre semnare sunt avizate de adjuncții șefilor în conformitate cu repartizarea responsabilităților.

Întreprinderea trebuie să elaboreze o listă de tipuri și subtipuri de 11 documente care să indice persoanele ale căror vize sunt necesare pentru aprobare, i.e. indicând principalii aprobatori sau o foaie de formulare de document 12.

Etapele pregătirii unui proiect de document, aprobarea și rafinarea acestuia pe baza comentariilor aprobatorilor pot fi efectuate în așa-numitul mod „tradițional” sau folosind un sistem de birotică și management electronic al documentelor.

Cu metoda „tradițională”. Proiectul de document administrativ se întocmește pe un formular și se prezintă spre aprobare pe hârtie.

În acest caz, vizele funcționarilor sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei foi a proiectului de document. Specialistul care întocmește proiectul de ordin sau de directivă poate sta la baza eliberării ulterioare a vizelor, indicând pe versoul ultimei foi a proiectului de document funcțiile și numele celor care au aprobat. Detaliile „viza de aprobare a documentelor” trebuie întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentariile sunt atașate
Şeful Departamentului Juridic
Semnătura personală a A.S. Orlov
Data

Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

La discreția organizației, este permisă aprobarea pagină cu pagină a proiectului de document sau posibilitatea eliberării vizelor pentru documente pe o foaie de aprobare separată. În același timp, forma fișei de aprobare nu este reglementată nici de GOST, nici de acte juridice și, în conformitate cu aceasta, în diferite organizații, fișa de aprobare poate avea o formă diferită.

La depunerea unui proiect de document administrativ pe hârtie spre aprobare, este posibil un singur tip de traseu al proiectului: secvenţial. Aceasta înseamnă că, în același timp, proiectul de document poate fi doar în posesia unuia dintre funcționarii avizori. În practică, există adesea cazuri când un proiect de document trebuie aprobat de manageri de același nivel, iar ordinea aprobării acestora nu contează. Prin urmare, o cale secvenţială de aprobare a documentelor nu este întotdeauna soluţia optimă.

În plus, metoda „tradițională” de aprobare „mănâncă” destul de mult timp de lucru pentru angajații companiei. La urma urmei, proiectul de document pe hârtie trebuie să fie transmis în mod independent oficialilor de aprobare sau transferat prin serviciul de suport pentru documentația de management (denumit în continuare serviciul DOU). În acest din urmă caz, aprobarea documentului durează mult timp, deoarece mai întâi trebuie să duceți proiectul la serviciul instituției de învățământ preșcolar, apoi este necesar ca secretarul sau persoana responsabilă cu munca de birou a departamentului solicitat să aleagă. ridicați proiectul de la serviciul instituției de învățământ preșcolar și transferați-l managerului său pentru aprobare, iar după aprobare, returnați proiectul la serviciul DOW... Această procedură ar trebui să continue până când proiectul este agreat de toți oficialii necesari. Ca urmare, la întreprinderile mijlocii și mari, aprobarea unui proiect de document poate dura câteva zile.

Coordonarea proiectelor de documente folosind sisteme de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor are multe avantaje în comparație cu metoda „tradițională”. Cu această abordare, dezvoltatorul proiectului de document creează un proiect în sistem, indică tipul de traseu pentru proiectul de document în timpul aprobării și activează procedura de aprobare.

Sunt posibile următoarele rute de coordonare:

● secvenţial: când proiectul trece prima dată la primul aprobator; după ce a aprobat proiectul, proiectul trece automat la cel de-al doilea aviz etc.;

● paralel: atunci când proiectul este înaintat simultan tuturor părților avizate deodată și acestea aprobă proiectul de document în orice succesiune;

● paralel-secvențial (sau mixt): atunci când proiectul de document este primit pentru prima dată de un grup de funcționari care poate efectua aprobarea în orice succesiune; și numai după ce toți oficialii din primul grup au fost de acord, proiectul este trimis următorului grup de funcționari.

Dacă avem în vedere coordonarea proiectelor de ordine și instrucțiuni, se poate observa că cea mai optimă ar fi o rută paralel-secvențială. În acest caz, coordonarea poate fi organizată folosind următorul lanț:

● 1 grup de aprobatori – executorul (sau elaboratorul) proiectului de document;

● Grupa a II-a de coordonatori – şeful contractantului;

● Grupa a 3-a de avizatori - șeful (sau angajatul serviciului instituție de învățământ preșcolar) care verifică corectitudinea proiectului de act administrativ;

● Grupa a IV-a de coordonatori – șefi de departamente pentru care proiectul prevede sarcini și instrucțiuni, precum și șeful serviciului juridic;

● Grupa a V-a de coordonatori – adjunctul (sau adjuncții) șefului întreprinderii.

Coordonarea folosind sisteme automate are, de asemenea, o serie de avantaje în comparație cu coordonarea „tradițională”. Să le numim pe cele principale:

1. Dezvoltatorul nu trebuie să piardă timp livrând proiectul oficialilor de aprobare, deoarece acest lucru este realizat de sistem în conformitate cu un traseu dat.

2. Dezvoltatorul poate indica timpul în care funcționarul este obligat să aprobe proiectul de document.

3. Elaboratorul proiectului de document poate vedea în orice moment cum se aprobă documentul, care dintre funcționari au efectuat aprobarea și ce viză a fost eliberată.

4. Oficialii autorizați vor afla cu promptitudine că au primit un proiect de document pentru aprobare datorită unui sistem special de notificare.

5. Proiectul de document este convenit în cel mai scurt timp posibil.

6. Proiectul de document nu poate fi pierdut în procesul de aprobare.

7. Sistemul poate stoca toate versiunile de proiect, vize și note de aprobare.

În ciuda avantajelor menționate mai sus, destul de semnificative ale aprobării „electronice”, este utilizat în prezent într-un număr mic de întreprinderi. Iar motivul pentru aceasta este următorul: este posibilă automatizarea lucrărilor cu proiecte de documente, inclusiv etapa de aprobare, numai dacă toți managerii devin utilizatori activi ai sistemelor de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice, deoarece ei sunt principalii oficiali de aprobare. Din păcate, practica de astăzi arată că în majoritatea organizațiilor și întreprinderilor principalii utilizatori ai sistemelor de automatizare sunt secretarii și cei responsabili cu munca de birou, a căror competență nu include aprobarea proiectelor de documente.

Acum să luăm în considerare ce se întâmplă dacă unul dintre aprobatori nu este de acord cu conținutul proiectului de document.

În cazul uneia sau mai multor aprobări comentarii de natură fundamentală, schimbând esența documentului, proiectul trebuie retipărit (adică trebuie creată o nouă versiune a proiectului de document) și re-acordat.

Dacă în timpul aprobării au fost făcute comentarii editoriale, nu modificați conținutul proiectului, atunci proiectul este și el supus retipăririi, dar nu este necesară reaprobarea în acest caz.

Semnarea unui ordin sau a unei instrucțiuni

Proiectul de document agreat se transmite managerului spre semnare.

Dacă vizele de aprobare au fost emise nu pe reversul ultimei foi a proiectului, ci pe o foaie de aprobare separată, atunci în acest caz este necesar să se transfere și managerului foaia de aprobare a proiectului de document.

Semnătura managerului transformă proiectul de document într-un document cu drepturi depline, după care trebuie înregistrat.

Înregistrarea unei comenzi sau instrucțiuni

Înregistrarea documentului este o înregistrare a datelor contabile despre un document într-o formă prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

În cazul nostru, înregistrarea va înregistra faptul creării documentului. Este de remarcat faptul că înregistrarea este necesară și pentru înregistrarea ulterioară a documentelor și organizarea lucrărilor de referință.

Înregistrarea se poate face în unul din trei moduri:

● o înregistrare despre un document într-un jurnal de hârtie (formular de înregistrare a jurnalului);

● prin înregistrarea într-un card de înregistrare și control pe hârtie (formular de înregistrare card);

● introducerea informaţiilor despre document în sistemul de birotică şi management electronic al documentelor (formular automatizat de înregistrare).

Este de remarcat faptul că în prezent, înregistrarea automată a documentelor este recomandabilă, deoarece are multe avantaje în comparație cu formele de înregistrare jurnal și card. Să numim o mică parte din aceste avantaje:

● căutare rapidă a documentelor după orice detalii sau detalii;

● generarea automată de rapoarte, rezumate, efectuarea lucrărilor de referință și analitică asupra documentelor;

● control automat asupra executării comenzilor (documentelor);

● capacitatea de a înregistra simultan documente la mai multe locuri de muncă și altele.

În plus, înregistrarea automată a documentelor este posibilă fără introducerea unui software specializat în întreprindere.

În majoritatea companiilor mici, acest lucru se face folosind programul MS Excel, completând un tabel obișnuit.

În timpul înregistrării, documentul este atribuit numărul de înregistrare și data documentului. Data comenzii și instrucțiunilor trebuie să fie data semnării, de la care putem concluziona că comenzile și instrucțiunile trebuie înregistrate în ziua semnării lor.

Documentele sunt înregistrate în grupuri, în funcție de numele tipului de document. În plus, comenzile (precum și instrucțiunile) privind activitățile de bază, privind personalul și problemele administrative și economice sunt înregistrate separat. Aceasta înseamnă că subtipurile de comenzi și instrucțiuni de mai sus nu vor avea o numerotare comună, ci separată.

Acum vă prezentăm cerințele pentru înregistrarea numărului de înregistrare și a datei documentului, consacrate în GOST R 6.30-2003.

P. 3.12. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Numărul de înregistrare al unui document constă în numărul său de serie 13, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de caz conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori etc.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.

Secțiunea 3.11. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Data documentului este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an – cu patru cifre arabe.

Este permisă o metodă verbal-numerică de formatare a unei date, de exemplu 05 iunie 2003, precum și formatarea unei date în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.06.05.

De obicei, se folosește o metodă digitală pentru a oficializa data comenzilor și instrucțiunilor, de exemplu, 02/05/2007.

Aducerea unui ordin sau a unei instrucțiuni executorilor

Aducerea documentului administrativ la executanți înseamnă replicarea documentului, expedierea (cât mai curând posibil) sau transferarea acestuia către executori.

În organizarea „tradițională” a muncii de birou, se fac cel mai adesea copii ale comenzilor și instrucțiunilor, iar extrasele sunt mai rar realizate, care sunt apoi trimise executorilor sau angajaților organizației în conformitate cu indicele de distribuție (se extrage și el întocmit şi semnat de executorul executor).

Dacă se folosește un sistem de automatizare de birou și flux de documente electronice atunci când se lucrează cu documente, atunci în majoritatea cazurilor (când un angajat nu trebuie să fie familiarizat cu documentul pentru semnare, ceea ce este important, de exemplu, atunci când întocmește unele documente administrative pentru personal), documentul înregistrat se transmite angajaților care utilizează sistemele. Această abordare permite destinatarilor să primească un document în cel mai scurt timp posibil și, de asemenea, economisește resurse materiale și de timp care sunt cheltuite cu abordarea „tradițională” pentru copierea documentelor și transferul de copii.

Este de remarcat faptul că majoritatea documentelor administrative sunt supuse controlului de către serviciul instituției de învățământ preșcolar înainte de a fi predate executorilor. Cu toate acestea, controlul asupra execuției este un mare subiect separat, căruia i-am acordat suficientă atenție anul trecut 14 , 15 .

Subiectul este continuat în articolul lui V.P. Kozyreva „Elaborarea proiectelor de documente administrative: interacțiunea dintre executorul responsabil și specialistul în managementul înregistrărilor.”

Când un specialist cu experiență își împărtășește munca, este întotdeauna interesant. Și mai ales când vine vorba de stabilirea unei interacțiuni constructive cu colegii din alte departamente. Veți învăța cum să pregătiți un proiect de document administrativ în conformitate cu regulile muncii de birou și toate subtilitățile limbii ruse. GOST R 6.30-2003 stabilește doar cerințele de bază pentru pregătirea documentelor administrative. Autorul povestește cum au fost finalizate (extinse) și implementate într-o companie de telecomunicații interregională. Exemplele specifice de redactare pentru diverse situații și prezența mostrelor de design fac ca articolul să fie foarte convenabil pentru aplicarea sa practică în munca ta. Articolul a fost publicat în numărul din iulie 2007 al revistei „Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

1 Documente administrative – documente care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților instituției (comandă, instrucție etc.). – Un scurt dicționar de tipuri și varietăți de documente. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 În prezent, un decret este și un act juridic emis individual de: – șeful statului – președintele Federației Ruse; – șeful unui organ colegial de putere și conducere în competența care i-a fost acordată, de exemplu, un ordin al președintelui Guvernului Federației Ruse; – șefii puterii executive ai entităților constitutive ale Federației Ruse – guvernatori, primari etc.

3 Vezi operograma ciclului de viață al unei comenzi pentru activitatea principală în articolul lui Yu.V Khimich de la pagina 32 a revistei nr. 2’ 2007.

4 Unele ordine și instrucțiuni pentru personal trebuie să fie întocmite pe baza articolului 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, conform formularelor unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din Rusia. 5 ianuarie 2004 Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata”.

5 GOST R 6.30-2003 este de natură consultativă pentru toate organizațiile, cu excepția autorităților executive federale. În ciuda acestui fapt, implementarea strictă a prevederilor sale indică o cultură înaltă a documentării informațiilor și a lucrului cu documente.

6 Dacă o organizație comercială nu are un logo al organizației sau o marcă comercială (marca de serviciu), atunci acest detaliu nu este emis.

7 Pentru un exemplu de comandă fără o parte declarativă, vezi articolul lui T.A Kuznetsova de la pagina 45 din revista nr. 2’ 2007.

8 Vezi articolul de E.M.Kameneva. „Unele subtilități ale designului aplicației”, publicat în Nr. 11’ 2006 la pagina 26 a revistei „Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

9 Pentru procedura de aprobare externă a se vedea răspunsul la întrebarea de la pagina 37 a revistei nr. 6’ 2006.

10 Executorul se înțelege ca un specialist care elaborează un proiect de document.

11 Tipul de document este apartenența documentului la sistemul de documentare în funcție de conținutul și scopul acestuia (de exemplu, ordin, instrucțiune, act etc.). În acest caz, un subtip este înțeles ca un grup de documente de același tip, unite prin natura problemei menționate în document (de exemplu, comenzi pentru instruire, comenzi pentru certificare, comenzi pentru crearea unei comisii de experți, etc.).

12 Tabelul de formulare de documente utilizate în activitățile organizației este o listă a formularelor de documente aprobate care sunt necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management, cu o descriere a statutului lor juridic, a etapelor de pregătire. si completare.

13 Numerele de serie sunt atribuite în cursul anului calendaristic, de ex. de la începutul anului viitor, numerele de serie vor începe din nou cu unul.

14 Vezi articolul de O.V. Ryskova „Controlul asupra executării instrucțiunilor: cerințele reglementărilor autorităților executive federale” la pagina 24 a revistei nr. 1’ 2006.

15 Vezi articolele lui E.M. Kameneva despre metodele de monitorizare a executării instrucțiunilor la pagina 72 a revistei nr. 9’ 2006 și la pagina 76 a revistei nr. 10’ 2006.

BIROUL SERVICIULUI FEDERAL DE SUPRAVEGHERE

ÎN DOMENIUL PROTECȚIEI DREPTURILOR CONSUMATORILOR ȘI BUNĂSTĂRII UMANE

ÎN REPUBLICA CALMYKIA

FBUZ „CENTRUL DE IGIENĂ ȘI EPIDEMIOLOGIE ÎN REPUBLICA KALMYKIA”

ORDIN

din 23 decembrie 2011
Nr. 208-p/298-pr
Elista

Despre managementul documentelor electronice.

În vederea punerii în aplicare a ordinului Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Umanului din 22 decembrie 2011 Nr. 923 „Cu privire la procedura de schimb de documente create în formă electronică”

EU COMAND:

1. Șefii de departamente și departamente teritoriale (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B. Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A. .B., Kharinov V.G.B. T.B., U.B. T.B .), deputat Medic șef al instituției bugetare federale de sănătate „Centrul de igienă și epidemiologie din Republica Kalmykia” (Darbakova T.A., Mikhalyaeva L.B.) medici șefi ai filialelor FBUZ (Boichenko E.L., Lidzheev A.A.S., Nasunova N.M.N.A., U.N.A. N.A., Ubushaeva G.S., Tserenov Sh .B.) acceptă spre executare ordinul Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și a bunăstării umane din 22 decembrie 2011 nr. 923 „Cu privire la procedura de schimb de documente creată în format electronic. formă."

2. Se va desfășura fluxul de documente între Oficiul Rospotrebnadzor pentru Republica Kalmykia, FBUZ „Centrul de igienă și epidemiologie din Republica Kalmykia” și biroul central al Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și a bunăstării umane. exclusiv sub formă de documente electronice semnate cu semnătura electronică a unei persoane autorizate, pentru excluderea documentelor specificate în listă (Anexa 1).

3. Anulează livrarea documentelor pe hârtie.

4. Documentele enumerate în listă (Anexa 1) trebuie depuse la Rospotrebnadzor numai pe hârtie.

5. Pregătirea și aprobarea (aprobarea) documentelor organizatorice și administrative în departamentele și diviziile teritoriale ale Oficiului Rospotrebnadzor pentru Republica Kalmykia, FBUZ „Centrul de igienă și epidemiologie din Republica Kalmykia” ar trebui să fie efectuată sub formă de documente electronice.

6. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin este încredințat șefului adjunct al Oficiului de Supraveghere în domeniul protecției drepturilor consumatorilor și al bunăstării omului din Republica Kalmykia D.N. Sandzhiev

Șef: Yashkulov K.B.

Medic șef al instituției federale de asistență medicală bugetară „Igienă și epidemiologie de stat centrală” pentru Republica Kazahstan Dzhambinov S.D.

Anexa 1 la ordin

din "___" _______ 2011 Nr. ____

Sul

documente depuse la Serviciul Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Omului pe hârtie

1. Proiecte de hotărâri privind indezirabilitatea șederii (reședinței) a unui cetățean străin și (sau) apatrid pe teritoriul Federației Ruse.
2. Planuri de activități financiare și economice ale instituțiilor din subordine.
3. Estimări bugetare și estimări de venituri și cheltuieli ale organelor teritoriale și agențiilor guvernamentale.
4. Acorduri privind procedura și condițiile de acordare a subvențiilor pentru sprijinul financiar pentru realizarea misiunilor de stat pentru prestarea serviciilor publice (efectuarea lucrărilor).
5. Acte de inspecție a activităților financiare și economice ale organelor teritoriale și ale instituțiilor subordonate.
6. Situații financiare anuale.
7. Documente marcate PAL.
8. Acte privind anularea activelor fixe (în forma aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003 nr. 7).
9. Acte privind anularea autovehiculelor (conform formularului OS-4a, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003 nr. 7).
10. Acte de acceptare și transfer de bunuri imobiliare (formular OS-1a).
11. Programe de activitate FSUE.
12. Documente privind ordinul de apărare a statului.
13. Hotărâri privind plângerile împotriva hotărârilor în cazuri de contravenții administrative.
14. Documente privind executarea unei hotărâri judecătorești private.

Ordinul special de punere în funcțiune a sistemului trebuie să indice:

• Momentul operațiunii de probă;
• Lista departamentelor (locuri de muncă);
• Perioada de timp pentru dotarea acestora cu software și hardware;
• Responsabil cu efectuarea operațiunii de probă în departamente.

Același ordin poate conține instrucțiuni privind aprobarea reglementărilor temporare (reguli, proceduri) pentru lucrul cu EDMS. După operarea de probă, este necesar să se întocmească o listă de propuneri sau recomandări pentru trecerea la un EDMS, care, de regulă, dacă propunerile au fost pregătite de către angajații organizației clientului, sunt întocmite sub forma unui oficial intern. document. Acest document conține informații despre problemele apărute în timpul funcționării de probă, precum și propuneri pentru configurarea suplimentară a sistemului.

Sprijin de reglementare pentru procesul de implementare a ED

Eficacitatea implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor, desigur, este determinată atât de costul acestuia, cât și de volumul documentelor procesate, precum și de specificul activităților companiei.

Important

Calculele arată că, în general, implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor dă roade într-un an sau doi.

Etapele implementării unui sistem electronic de management al documentelor Mai devreme sau mai târziu, fiecare manager ajunge să conștientizeze necesitatea automatizării sistemului de management al documentelor la o întreprindere, al cărei scop este optimizarea activităților sale de producție și organizaționale.

Exemplu de comandă pentru aprobarea fluxului de documente

După ce produsul software și contractantul de lucru au fost selectați, este necesar să se creeze un document administrativ care va defini:

• Șeful echipei de implementare din partea clientului;
• Componența grupului de lucru;
• Sarcini de pregătire a unui program de lucru, implicarea altor specialiști implicați în implementarea EDMS (pregătirea echipamentelor tehnice, informațiilor și software-ului etc.).

Exemplu de ordin de creare a unui grup de lucru În viitor, va fi necesară emiterea unui ordin de aprobare a programului de lucru pentru implementarea EDMS.

Luând în considerare acest plan, se realizează toate etapele ulterioare de implementare.

Exemplu de ordin de aprobare a orarului 3. Aprobarea listei de utilizatori și identificarea administratorului de sistem.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

Examinare pre-proiect, selectarea produsului software.
Documentul administrativ (de obicei un ordin), emis de conducere în prima etapă de implementare, conține justificarea necesității implementării EDS, iar textul indică persoana responsabilă sau mai multe persoane care trebuie:

• Determinați prin ce forțe va fi implementat sistemul (propriu sau cu implicarea unui antreprenor de lucrări);
• Determinarea antreprenorului general pentru lucrare;
• Determinați scara aproximativă de implementare și bugetul planificat.

Rezultatul muncii la comanda de mai sus este cel mai adesea o propunere comercială elaborată de ambele părți.
2. Crearea unui grup de lucru si aprobarea programului de lucru.

• controlul traseului și procesării fiecărui document, inclusiv respectarea termenelor de executare și aprobare a acestora;
• creșterea disciplinei executive și reducerea la minimum a riscului de pierdere a documentelor și de acces neautorizat la informații confidențiale;
• capacitatea de a căuta rapid orice document sau pachet de documente în conformitate cu solicitările generate de interpreți;
• reducerea timpului de tranzit al semnalelor de control atât pe verticală, cât și pe orizontală;
• creșterea productivității angajaților și a eficienței întregii organizații în ansamblu.

Sarcinile enumerate determină și avantajele implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor, în special în acele întreprinderi în care fluxul anual de documente este calculat în mii de unități contabile, iar arhiva în zeci de mii.

Numiți [funcția, F.] responsabil pentru formarea și semnarea documentelor electronice.

ȘI DESPRE.]. 7. Ordinul trebuie comunicat tuturor diviziilor structurale ale organizației.

8. Îi încredințează controlul asupra executării ordinului [poziției, F.

ȘI DESPRE.]. [funcția, semnătura, parafa, prenume] S-au familiarizat cu comanda: [funcția, semnătura, parafa, prenume] Versiunea actuală a documentului care vă interesează este disponibilă doar în versiunea comercială a sistemului GARANT.

Puteți achiziționa un document pentru 54 de ruble sau puteți obține acces complet la sistemul GARANT gratuit timp de 3 zile.

Cumpărați un document Obțineți acces la sistemul GARANT Dacă sunteți utilizator al versiunii Internet a sistemului GARANT, puteți deschide acest document chiar acum sau îl puteți solicita prin Linia Fierbinte din sistem.

5 martie 2018 Autentificare Înregistrare © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018. Sistemul GARANT este produs din 1990.

Comanda privind implementarea eșantionului sed

• Cumpărați sistemul GARANT
• Obțineți acces demo
• Aflați costul
• Banca de informatii
• Alegeți un set

Ordin pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor [zi, lună, an] N [valoare] În scopul [introduceți după caz] comand: 1.

De la [zi, lună, an] pentru implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor al [nume] în [numele persoanei juridice].

Funcția, numele complet] în termen de [zi, lună, an] elaborează și aprobă procedura de gestionare a documentelor electronice.

Atenţie

Numiți [funcția, F.] responsabil cu menținerea gestionării documentelor electronice.

ȘI DESPRE.]. 4. [Posiție, nume complet] organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise. 5. [

Funcția, numele complet] introduce în politica contabilă a [denumirea persoanei juridice] regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice.

Grupul trebuie să identifice nevoile de management ale directorilor superiori, precum și nevoile utilizatorilor performanților obișnuiți.

Acest lucru va ajuta la formularea cerințelor de bază pentru sistem și la prezentarea acestora sub formă de specificații tehnice. În a doua etapă, ținând cont de cerințele dezvoltate, se face o alegere a sistemului electronic de gestionare a documentelor care va fi optim atât ca funcționalitate, cât și ca cost. Dacă sarcinile rezolvate de sistemul de management al documentelor companiei sunt destul de specifice, sistemul electronic poate fi dezvoltat la cheie, iar atunci membrii grupului de lucru sunt cei care vor comunica cel mai strâns cu dezvoltatorii, formulându-le sarcini specifice. La a treia etapă de implementare a sistemului electronic de management al documentelor, acesta va fi instalat și, dacă va fi necesar, se va actualiza flota de echipamente tehnice, se va moderniza echipamente învechite și se vor achiziționa echipamente noi.