Caracteristicile unui plan de întâlnire de afaceri

Scopul întâlnirii este de a schimba activitățile personalului într-o anumită direcție prin comunicare, cu stabilirea sarcinilor specifice și a rezultatelor specificate.

Pregătirea unui program pentru diferite tipuri de întâlniri depinde de tipul acestora, de sarcinile stabilite și de gama de probleme care trebuie rezolvate în procesul său.

La întocmirea unui plan de întâlnire, primul lucru de făcut este formularea unei agende, a cărei desfășurare se bazează pe tema și obiectivele acestei întâlniri. Ordinea de zi indică vorbitorul principal și co-vorbitorii, ora și locul întâlnirii. În continuare, se stabilește componența principală a participanților și se trimit invitațiile în forma corespunzătoare.

La pregătirea unei întâlniri de afaceri se elaborează reglementări care prevăd toate procedurile și elementele cu termenele lor limită.

Atunci când se elaborează un plan de întâlnire, este mai întâi necesar să se pună întrebări care sunt relevante pentru majoritatea celor invitați (manageri, specialiști, angajați, lucrători). Se obișnuiește să se clasifice întrebările în funcție de gradul de complexitate de la mai voluminoase și complexe la mai simple.

La planificarea unei întâlniri, ordinea de zi indică problemele care vor fi ridicate la întâlnire, numele, parafa și poziția persoanelor care raportează asupra unei anumite probleme.

Compoziția participanților și formarea acesteia

Al doilea pas în procesul de planificare a întâlnirii este de a determina componența (lista) participanților care au un interes direct în problemele abordate sau au cunoștințe despre subiectele discutate.

Există câteva reguli pentru pregătirea și desfășurarea întâlnirilor care pot crește eficiența acesteia:

1. Desemnarea obligatorie a temei și a rezultatului de atins în proces. Vorbitorul trebuie să aibă o poziție clară, argumente pregândite și recomandări pentru obținerea de rezultate pentru a convinge angajații de corectitudinea deciziei care se ia.
2. O agendă atent gândită, care conține o listă de puncte de discutat, care trebuie aranjate într-o anumită ordine. Practica a arătat că este mai eficient să aranjezi întrebările nu în funcție de importanța lor, ci după un principiu psihologic. Subiectul care deschide discuția ar trebui să fie mai ușor de rezolvat pentru ca după soluționarea sa cu succes, motivația personalului să crească semnificativ. Problemele care necesită discuții aprinse trebuie gândite cu atenție și plasate corect pe listă. De asemenea, este necesar să se definească rezultatul final dorit cu care să se încheie întâlnirea. În procesul de discutare a subiectelor cele mai dificil de înțeles și complexe, se recomandă utilizarea materialelor vizuale, deoarece înțelegerea întrebării puse se îmbunătățește atunci când este implicată nu numai auzul, ci și vederea.
3. Faptele referitoare la ordinea de zi trebuie furnizate în prealabil participanților la întâlnire, astfel încât toate documentele necesare sunt pregătite înainte de desfășurarea întâlnirii.
4. În etapa de pregătire, este gândită o modalitate de a comunica participanților despre întâlnire. Se trimit invitații către angajați, în care se specifică tema și obiectivele întâlnirii. Participanții care nu pot participa la întâlnire ar trebui să primească informații cu privire la progresul discuției și procesele-verbale ale întâlnirii, ceea ce va îmbunătăți eficiența.
5. În procesul de elaborare a unui plan de întâlnire, se gândește un loc, ceea ce este de mare importanță, deoarece nimic nu ar trebui să distragă atenția în timpul discuției

Introducere

1. Întâlniri

1.1 Tipuri de întâlniri

1.2 Pregătirea întâlnirii

1.3 Stabilirea agendei

1.4 Participanții la întâlnire

1.5 Întocmirea documentelor pentru întâlnire (rapoarte, materiale informative)

2. Pregatirea documentelor in timpul sedintelor

2.1 Transcriere și fonogramă

2.2 Înregistrare

2.3 Managementul documentelor electronice și întâlniri

Concluzie

Aplicații

Anexa 1 Exemplu de ordin pentru organizarea unei întâlniri

Anexa 2 Ordinea de zi a ședinței

Anexa 3 Ordinea de zi a ședinței operaționale

Anexa 4 Invitație (notificare) către întreprindere

Anexa 5 Extras din protocol

Bibliografie

Introducere

Tema cercetării noastre este „Caracteristici ale pregătirii documentelor în timpul întâlnirilor operaționale și programate”.

Activitățile de conducere, în funcție de un sistem organizat, pot fi construite pe principiile unității de comandă și colegialitate. În instituțiile, organizațiile și firmele construite pe principiile unității de comandă, toate deciziile de management sunt luate individual de către manager și poartă responsabilitatea personală pentru ele.

În organizațiile construite pe principiile colegialității, deciziile sunt luate de echipă cu majoritate de voturi. Dar chiar și în organizațiile construite pe principiile unității de comandă, managerii trebuie adesea să se ocupe de sarcini care necesită implicarea multor specialiști pentru a face schimb de informații, a identifica opinii cu privire la problemele emergente și a analiza în comun situații dificile.

Discuția colectivă și luarea deciziilor se desfășoară la congrese, conferințe, plenuri, simpozioane, ședințe, ședințe ale organelor colegiale, ședințe etc. Aceste evenimente pot fi periodice sau unice în natură.

În definițiile tuturor formelor de activitate colegială există cuvântul „întâlnire”, de la verbul a conferi, adică a ajunge la o înțelegere, a se consulta, a discuta împreună ceva cu cineva. Sinonime pentru cuvântul „întâlnire” sunt întâlnire de cinci minute, întâlnire, întâlnire operațională, întâlnire de planificare. Astfel, o întâlnire este înțeleasă ca un tip de activitate de management în care un anumit număr de participanți se adună într-un loc prestabilit la un moment dat pentru a discuta și a lua decizii asupra problemelor puse anterior./3, p.99/

Aproape fiecare dintre noi a fost nevoit să participe de mai multe ori la diferite întâlniri. Și probabil că mulți au auzit următoarea declarație de la colegi: „Este o altă întâlnire, dar când vom lucra?” În fiecare zi, în țara noastră au loc sute de mii de întâlniri. Dar, din păcate, acesta este cazul când cantitatea nu se traduce în calitate, deoarece principiul „cu cât mai mult, cu atât mai bine” nu funcționează în mod clar aici. Numai ședințele organizate în mod eficient pot da un rezultat vizibil și pot influența calitatea întreprinderii./3, p.103/

Etapa critică este documentarea întâlnirii, adică înregistrarea procesului de discutare a problemelor incluse pe ordinea de zi.

În timpul ședinței și după încheierea acesteia, este necesară colectarea textelor discursurilor care nu au fost depuse în prealabil. Progresul întâlnirii poate și ar trebui să fie transcris, înregistrat, înregistrat și înregistrat.

1.1 Tipuri de întâlniri

Întâlnirea este o întâlnire, o întâlnire dedicată discutării unei probleme speciale sau a mai multor probleme.

Tipurile de întâlnire extinsă sunt:

Simpozion - o întâlnire extinsă pe o problemă științifică specială;

Conferință - o întâlnire extinsă, de exemplu, între oameni de știință, politicieni;

Congres, congres - o întâlnire cu o compoziție largă, de obicei la scară regională, rusească sau internațională.

În cadrul unei anumite întreprinderi, în funcție de sarcina principală, se disting următoarele tipuri de întâlniri:

Operațional;

Instructiv;

Problematic.

Clasificarea întâlnirilor se poate baza pe alte criterii, de exemplu, frecvența: programate, neprogramate.

În plus, în funcție de natura întâlnirii, acestea sunt împărțite în următoarele tipuri:

Dictatorial - caracteristic unui management de tip autoritar, când doar liderul conduce ședința și are drepturi efective de vot, restului participanților li se oferă doar posibilitatea de a pune întrebări, dar nu își exprime propriile opinii;

Autocratic - pe baza întrebărilor liderului adresate participanților și a răspunsurilor acestora la acestea, de regulă, nu există discuții, este posibil doar dialogul;

Segregat - raportul este discutat doar de participanții selectați de lider, restul ascultă și iau notă de informațiile prezentate;

Discuție - schimb liber de opinii și dezvoltarea unei soluții comune; dreptul de a lua o decizie în formularea finală rămâne în sarcina managerului;

Liber - nu se adoptă o agendă clară, uneori nu există președinte, alteori se termină cu o decizie, dar se rezumă în principal la un schimb de opinii./3, p.104/

Prin reunirea, participanții la întâlnire au posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere asupra subiectelor discutate, de a transmite informațiile pe care le dețin tuturor participanților la întâlnire, de a discuta probleme controversate și de a lua în considerare soluții alternative. Nu degeaba se spune că adevărul se naște într-o dispută.

Dar întâlnirea este o întreprindere costisitoare. Rețineți că, dacă organizația dvs. are o întâlnire de o oră cu opt persoane în fiecare zi, asta înseamnă că un angajat este plătit doar pentru participarea la întâlniri. Întâlnirea nu trebuie considerată ca o modalitate de informare a angajaților, este mijlocul optim de evaluare și luare a deciziilor. O decizie colectivă are mai multă greutate decât o decizie individuală. Prin urmare, o întâlnire este ideală acolo unde este necesar ca echipa să participe la discutarea unei probleme și la găsirea de soluții, unde este necesar să se ia în considerare puncte de vedere diferite./3, p.105/

1.2 Pregătirea întâlnirii

Succesul unei întâlniri depinde în proporție de 90% de calitatea pregătirii acesteia. Orice întâlnire, chiar și cea mai scurtă, va beneficia de lucrări prealabile.

Angajatul responsabil cu pregătirea evenimentului trebuie să afle mai întâi:

Scopul întâlnirii

Întrebări cheie pentru discuție

Lista participanților,

Locul, timpul și forma.

Să remarcăm că într-o serie de organizații există o anumită procedură de desfășurare a ședințelor, care poate fi consacrată în Regulamente speciale. În acest caz, sarcina este mult simplificată.

Dacă în pregătirea ședinței sunt implicate mai multe persoane, atunci, de regulă, întreprinderea emite un ordin de ținere a ședinței, care determină componența grupului de lucru și planul de pregătire a acestuia (vezi Anexa 1).

1.3 Stabilirea agendei

Întocmirea ordinii de zi este sarcina președintelui, dar documentația acesteia cade pe umerii secretarului.

Ordinea de zi se întocmește numai după ce a fost stabilit scopul ședinței. În acest caz, scopul trebuie să fie clar formulat, să aibă completitudine logică și o interpretare lipsită de ambiguitate. Ordinea de zi ar trebui să includă un număr mic de probleme, astfel încât acestea să poată fi discutate în detaliu în cadrul întâlnirii. Dar, din păcate, această cerință nu este întotdeauna îndeplinită și agenda este supraîncărcată, ceea ce face imposibilă pregătirea și discutarea tuturor problemelor în detaliu. Principiul „mai puțin este mai mult” se aplică aici. Prin urmare, încercați întotdeauna să scăpați de problemele minore care pot fi rezolvate în afara întâlnirii.

Ordinea de zi este de obicei întocmită în formă scrisă (tipărită). Desigur, întâlnirile pot avea loc fără o listă de întrebări pregătită în prealabil, dar în acest caz acestea ar trebui cel puțin aduse în atenția participanților la întâlnire verbal. Nu cred că cineva ar argumenta că o agendă scrisă este o formă mai eficientă și permite tuturor să se concentreze asupra a ceea ce trebuie făcut: înainte de întâlnire, în timpul întâlnirii și după întâlnire. Este planul evenimentului. Fără aceasta, întâlnirile se transformă adesea în discuții generale în care participanții nu se concentrează pe probleme cheie. Mulți martori la întâlniri nepregătite au fost nevoiți de mai multe ori să se confrunte cu o astfel de situație când cineva a cerut urgent informații de la subalternii lor, iar restul au fost nevoiți să piardă timpul așteptând. Astfel de deficiențe afectează negativ ritmul discuției și, în consecință, eficacitatea acesteia.

Există două opinii diametral opuse cu privire la modul în care problemele ar trebui puse pe ordinea de zi.

Conform primului punct de vedere, problemele ar trebui aranjate în ordinea importanței și complexității. Argumentele de aici sunt următoarele: la începutul ședinței, angajații sunt mai activi, nu sunt încă obosiți și, prin urmare, este mai bine să discutăm la început despre cele mai importante și complexe probleme.

Adepții celui de-al doilea punct de vedere consideră că problemele care necesită o discuție și o elaborare amplă sunt cel mai bine abordate în a doua treime a întâlnirii, când performanța fizică și psihică a participanților atinge apogeul. Problemele actuale care nu necesită mult timp pot fi rezolvate mai întâi, iar problemele cele mai simple, lucrurile interesante și plăcute pot fi lăsate la sfârșit.

Pe baza practicii de lucru, putem recomanda aderarea la cel de-al doilea punct de vedere, deoarece începând cu întrebări mai simple, puteți stabili un anumit ritm, deoarece nu necesită o elaborare detaliată, angajații nu au timp să se obosească discutând despre ele - servesc drept „un fel de încălzire” înainte de a lucra la probleme mai complexe. Când munca principală este terminată și atenția publicului scade, puteți trece la discutarea unor probleme mai interesante care nu necesită stres (în ultima treime a întâlnirii), de exemplu, despre organizarea unui eveniment corporativ în onoarea aniversării companiei sau despre rezultatele participării la o expoziție.

• Pregătirea întâlnirii
• Începutul întâlnirii
• Organizarea unei discuții
• Sfârșitul întâlnirii
• Probleme la întâlniri

Întâlnirile sunt folosite pentru a face schimb de idei, opinii și capacități intelectuale între management și personal. Dar întâlnirile pot fi, de asemenea, ineficiente, inutile și pot avea un impact negativ asupra procesului de lucru. Daca stii cum să conduci corect o întâlnire, atunci va avea mai mult succes.

Multe depind de întâlnire. În timpul întâlnirii de planificare, personalul raportează despre acțiunile lor, iar conducerea stabilește obiectivele viitoare. Întâlnirile eficiente sunt folosite ca feedback din partea personalului. Cu toate acestea, scopul principal al întâlnirii ar trebui să fie creșterea productivității procesului de lucru atât pentru angajatul individual, cât și pentru întreaga companie. Există o serie de mecanisme care afectează eficiența unei întreprinderi care trebuie puse în funcțiune:

• Principiul sinergiei. Efectul de sinergie este avantajul întregului față de suma părților individuale. iar psihologia modernă a folosit de mult acest principiu. Dar a apărut cu mult timp în urmă, chiar și în proverbe vechi putem vedea efectul efectului de sinergie - „un cap este bun, dar doi sunt mai buni”. Acest principiu își demonstrează adesea meritele în practică. Beneficiile din munca în comun a mai multor specialiști vor fi mai mari decât din munca individuală a fiecăruia. Efectul de sinergie îi face pe angajați să lucreze mai eficient și mai armonios, întrucât ei reprezintă un întreg. În acest caz, calitatea și adecvarea propunerilor se dovedește a fi mult mai mare. Prin urmare, este mai bine să discutați problemele de lucru împreună cu echipa.
• Principiul coeziunii. Un specialist poate face multe, dar o întreagă echipă de specialiști poate face și mai mult. Principalul lucru este că angajații au încredere în obiectivele lor și fac tot posibilul pentru a le atinge. Adică erau motivați să obțină rezultate. Dar echipele profesionale nu apar de nicăieri; Acesta este motivul pentru care există organizarea de întâlniri - un instrument pentru crearea motivației personalului și stimularea procesului de atingere a obiectivelor. În timpul întâlnirilor de planificare, respectul și încrederea angajaților și managementului crește, iar procesul de pregătire a personalului are loc. Construirea unei echipe performante depinde de calitatea întâlnirilor tale. Dacă doriți să obțineți o muncă în echipă bine coordonată, atunci acordați atenție întâlnirilor.
• Principiul clarității. Necunoscutul este unul dintre cei mai puternici demotivatori. Scopurile și obiectivele companiei trebuie să fie clare pentru executant, altfel performanța acestuia scade și rezistența îi crește. Transparența planurilor și sarcinilor viitoare este una dintre reguli cum să desfășoare o întâlnire eficientă. Aici sunt discutate toate obiectivele, necesitatea lor și rezultatul dorit. În acest fel, puteți reduce rezistența personalului la o sarcină necunoscută și de neînțeles.

Cum să desfășurați o întâlnire eficientă

Există o serie de tipuri de întâlniri care diferă în funcție de scopul lor. Succesul întregii întâlniri de planificare depinde direct de alegerea modului de desfășurare a întâlnirii. Dacă liderul uită scopul întâlnirii, atunci productivitatea poate fi uitată. Iată principalele tipuri de întâlniri:

• Întâlnire de instruire. Este o conferință. Îndeplinește scopul educațional, participanții la întâlnire primesc cunoștințele necesare și își îmbunătățesc abilitățile.
• Informațional. Folosit pentru a colecta informații despre o anumită problemă sau problemă, pentru a primi feedback de la angajați și pentru a rezuma datele primite.
• Explicativ. Este necesar să se mărească claritatea deciziilor luate de conducere, să se explice motivația punctului de vedere al acestora și să se convingă restul personalului de corectitudinea funcției alese.
• Problematic. Întâlnirea este necesară pentru identificarea problemelor specifice și determinarea modalităților de rezolvare a acestora.

Aceste caracteristici ale întâlnirilor se aplică nu numai întâlnirilor în forma obișnuită, ci și întâlnirilor mari sau conferințelor de presă, conversațiilor private între colegi sau un șef cu un subordonat. În orice caz, este necesar să se respecte regulile pentru o întâlnire de succes și eficientă.

Pregătirea întâlnirii

Nu numai întâlnirea în sine, ci și pregătirea afectează eficacitatea. Managerul ar trebui să-și amintească regulile de pregătire și desfășurare a întâlnirilor pentru a crește eficiența.

Începutul întâlnirii

Întâlnirea trebuie să înceapă la ora specificată. Managerul trebuie să țină un discurs introductiv, care va descrie subiectul întâlnirii de planificare, etapele întâlnirii și stabiliți scopuri și obiective. Este necesar să convingem angajații de importanța problemelor identificate, acest lucru creând un stimulent pentru discuție. Puteți pune imediat întrebări problematice care vor fi discutate. Pentru a crește motivația, este necesar să îi interesezi pe ascultători în discuție, să se stabilească o legătură între rezultatul final și interesele angajaților. În acest fel, chiar și cei care au considerat inițial că întâlnirea a fost inutilă pot fi convinși să participe la discuție.

Implică în mod necesar păstrarea unui protocol. Acest lucru poate fi făcut de unul dintre subordonați. Toți participanții la întâlnire trebuie să fie familiarizați cu regulile de lucru la sarcina atribuită. Este mai bine ca toate subiectele de lucru să fie în fața subordonaților tăi, așa că scrie-le pe tablă în avans.

Organizarea unei discuții

Există mai multe opțiuni pentru organizarea unei discuții. Pentru o discuție eficientă și eficientă este necesar să se creeze o atmosferă relaxată și prietenoasă. Nu ar trebui să vă aprofundați în birocrație și oficialitate - acest lucru poate afecta negativ dorința de a coopera. Este important să păstrați calmul în timpul discuției. Stabiliți ordinea întâlnirii în așa fel încât discuția să capete treptat amploare, ducând la rezultatul final ideal.

Punctul de vedere al managerului nu ar trebui să fie o axiomă pentru angajați, altfel o discuție fructuoasă nu va funcționa. Este necesar să ascultați și să țineți cont de părerea tuturor celor prezenți cu privire la oricare dintre problemele ridicate. Metodologia întâlnirii nu recomandă utilizarea expresiilor categorice precum „te înșeli complet”, deoarece acest lucru nu numai că afectează negativ stima de sine a subordonatului, ci îl demotivează să ia decizii și să participe la discuții ulterioare.

Adesea, managerii evaluează orice propunere sau idee care apare imediat în timpul procesului de discuție. Pe de o parte, acest lucru poate fi util. Dar critică excesivă pot distruge intențiile creative ale membrilor echipei și pot reduce motivația acestora de a face propuneri. Apoi, merită adăugat la planul întâlnirii metoda brainstormingului. În acest caz, toată lumea poate contribui la discuție, propune orice idee care nu va fi discutată în timpul procesului de brainstorming. Vor urma criticile la adresa propunerilor.

Liderul trebuie să se asigure că discuția este întotdeauna condusă în direcția de care are nevoie. Adesea, angajații încep să se îndepărteze și să discute probleme irelevante. Apoi ar trebui să le întoarceți cu atenție pe calea dorită. Acest lucru trebuie făcut cu delicatețe pentru ca participantul la discuție să nu-și piardă interesul.

Dar cum să conduci ședințe, cum să argumentezi dacă argumentele îl pot jigni pe interlocutor sau chiar îl pot umili? Există mai multe reguli de dezbatere competentă care ar trebui folosite în timpul întâlnirilor.

• Chiar dacă ești enervat, nu ar trebui să ridici vocea. Trebuie să vorbești clar și încet.
• Argumentele tale ar trebui să fie adresate nu adversarului tău, ci tuturor celor prezenți. Astfel vei realiza o atmosfera de afaceri care va avea un efect benefic asupra procesului de discutie.
• Concentrează-te pe acele aspecte pe care le împărtășești cu adversarul tău. Dați un exemplu și justificați-vă poziția. Apoi poți trece la idei care nu îți sunt aproape. Formulează-ți toate reclamațiile sub formă de întrebări către interlocutorul tău.

Dacă managerul știe să pună întrebări, atunci se poate baza pe întâlniri eficiente. Întrebările vă permit să evidențiați punctele care nu au fost încă atinse și să treceți de la un subiect la altul. În acest fel, puteți înțelege mai clar poziția interlocutorilor dvs. și puteți obține opinia lor cu privire la o anumită problemă.

Liderul discuției nu ar trebui inițial insista asupra punctului tau de vedere, nu ar trebui să-și impună opinia celorlalți participanți la discuție. Este posibil ca pozițiile unor angajați să rămână neexprimate, deoarece oamenilor le este adesea frică să se certe cu superiorii lor. Și ar trebui să asculți întotdeauna părerile opuse, pentru că doar așa poți ajunge la cea mai rezonabilă decizie.

Chiar și o poziție neutră pe o anumită problemă poate fi stipulată. Este mai bine să vă prezentați opinia sub forma unei întrebări „Poate că trebuie să discutăm acest punct de vedere...” sau sub forma unei declarații la persoana a treia „Am auzit că...”

Sfârșitul întâlnirii

La sfârșitul oricărei discuții, liderul ar trebui să rezumă rezultatele discuției și să determine ce se va face pentru a implementa propunerea acceptată.

Scenariul întâlnirii ar trebui să se încheie într-un mod pozitiv. Astfel, participanții la discuție vor putea realiza că participarea lor la discuție nu a fost în zadar, că întâlnirea a înregistrat unele progrese.

Toate rezultatele discuției trebuie înregistrate. Copii ale procesului-verbal trebuie oferite acelor angajați care au lipsit de la ședință, dar care trebuie să participe la luarea deciziei luate.

Stilul de comunicare rolul liderului în echipă au un impact direct asupra rezultatului. Dacă firma este dominată de opinia totalitară a șefului, atunci este imposibil să se realizeze o discuție amicală. Conducerea trebuie să mențină un stil colegial de comunicare cu subalternii, apoi este posibilă o discuție deschisă a eficienței maxime.

Reguli generale de desfășurare a ședințelor

O poziție înaltă de conducere necesită interacțiune constantă cu o gamă largă de subordonați, delegarea autoritatii si responsabilitatii. Orice decizie trebuie supusă discuției generale. Prin urmare, întâlnirile nu pot fi evitate. Managerul nu trebuie să aibă o atitudine negativă față de planificarea întâlnirilor; Câteva reguli simple despre cum să desfășurați întâlniri eficiente vă vor ajuta.

• Fă-ți timp pentru a te pregăti pentru întâlnirea de planificare. Tot ce trebuie să faceți este să faceți un plan pentru întâlnirea de afaceri și să schițați rezultatul final. Nu va dura mult timp, dar va avea un efect pozitiv. Distribuiți ordinea difuzoarelor.
• Mulți profesioniști încearcă să umple timpul alocat cu conversații inutile, chiar dacă gândurile lor pot fi exprimate în câteva propoziții. Liderul trebuie să înțeleagă clar esența discursului și să o separe de „coaja” inutilă.
• Declarațiile emoționale au întotdeauna un impact negativ asupra rezultatului întâlnirii. Încercați să evitați emoționalitatea excesivă, astfel puteți economisi timp la discuții.
• Specialiștii în materie nu ar trebui să folosească un vocabular specific. Acest lucru face discuția mai puțin înțeleasă pentru ceilalți participanți. Necesită utilizarea unor termeni și concepte simple și accesibile.
• Opinia managerului ar trebui să fie ascunsă subordonaților până la sfârșitul discuției, pentru a nu câștiga opinia adversarilor de partea cuiva.

Probleme la întâlniri

Din păcate, chiar și în cele mai gândite întâlniri, se întâmplă lucruri rele. Acesta poate fi un conflict sau o fundătură în discuție. Nu este nevoie să-ți pierzi capul, orice problemă poate fi rezolvată. În situații de conflict, este important să găsiți motivul dezacordului părților, adică să monitorizați cu atenție evoluția discuției.

Când vorbește, un vorbitor trebuie să ia în considerare nu numai sensul cuvintelor sale, ci și frazele și metaforele folosite, limbajul corpului și accent pe anumite gânduri. Dacă puteți înregistra toate acestea, atunci conflictul poate fi rezolvat cu ușurință folosind metode speciale.

Dacă apare un impas în discuție, merită să le reamintim încă o dată participanților la întâlnire subiectul discuției și scopul acesteia. Este posibil ca scopul discuției cu subalternii să fie neclar sau să nu fi furnizat suficiente informații. Vă rugăm să remediați această problemă. Unele aspecte pot fi epuizate, așa că verificați cu grupul dacă această discuție ar trebui să continue. De multe ori trebuie să treceți la pasul următor. Problemele nerezolvate pot fi aduse în discuție la următoarea întâlnire sau pot reveni la ele mai târziu. De asemenea, o pauză este una dintre cerințele pentru a conduce o întâlnire în mod corespunzător.

Dacă participanții la discuție tac, atunci nu încercați să umpleți pauza. Află de ce s-a întâmplat. De multe ori tăcerea este cauzată de comportamentul managerului sau de lipsa de informații. Întrebați angajații dacă au nevoie de vreo explicație. Pentru aceasta este adesea folosită o metodă modernă – povestirea.

Adesea, grupul nu vrea să discute despre aceasta sau cutare problemă, încercând să treacă la alte subiecte. În acest caz, este necesar să arătați că sunteți angajat în comunicare și ar trebui exprimat și punctul de vedere opus. Faceți clar că orice părere va fi apreciată. Lăudați primul vorbitor. Dar trebuie să respectați cu strictețe regula, altfel veți pierde încrederea echipei.

Uneori, discuția se învârte în jurul unuia sau mai multor subiecte. Întrebați grupul dacă au alte opinii cu privire la problema deja ridicată. Verificați dacă înțeleg scopul întâlnirii.

Când apare un conflict, ar trebui să fie clar că toate emoțiile trebuie păstrate în afara sălii de ședințe. Reaminti reguli pentru întâlnirile de afaceri. Atenția publicului ar trebui să se concentreze asupra scopului întâlnirii și nu asupra nebunilor vorbitorilor individuali. Încercați să redați un ton pozitiv discuției și să focalizați atenția publicului asupra agendei. Vă rugăm să rețineți angajaților că în acest moment nu se discută propunerile participanților la întâlnire, ci doar prezentarea ideilor acestora. În acest fel, puteți scăpa de criticile și reacțiile nedorite la acestea. Pentru a ieși dintr-un conflict, puteți folosi întrebările test.

Dacă găsiți o eroare, evidențiați o bucată de text și faceți clic Ctrl+Enter.

Afacerile moderne sunt imposibile fără diferite tipuri de negocieri. Întâlnirile de afaceri sunt o oportunitate pentru management de a transmite principalele scopuri și obiective tuturor diviziilor structurale simultan, de a primi feedback și, pe baza datelor primite, de a ajusta planul de acțiune pentru companie.

Întâlnirile sunt un fel de instrument de management al afacerii care trebuie să evalueze constant eficacitatea și să analizeze rezultatele obținute.

Comunicare de afaceri, conversații de afaceri, întâlniri, negocieri, discuții: ca formă de comunicare în afaceri

Comunicarea de afaceri ar trebui să se distingă de comunicarea obișnuită, deoarece prima urmărește un scop specific și are o etică strictă a comportamentului, în timp ce cea din urmă poate să nu aibă nicio bază sau motiv.

Există multe forme de comunicare în afaceri, principalele includ:

• conversații de afaceri - reprezintă schimbul (sau transferul unidirecțional) de informații cu privire la probleme specifice de funcționare a afacerii. Aceasta poate fi comunicare directă sau indirectă (folosind tehnologii de internet, telefonie). Acest tip de comunicare presupune continuarea ei sub formă de negocieri sau întâlniri;
• întâlnirile sunt o formă mai largă de comunicare, în care, de regulă, angajații companiei (de obicei șefi de divizii structurale) sunt implicați pentru a rezolva probleme strategice pentru dezvoltarea afacerii;
• negocieri - au un scop specific și au ca scop discutarea unor probleme importante, încheierea de acorduri, contracte, semnarea documentelor importante pentru ambele părți;
• discuții - o discuție deschisă asupra problemelor importante ale companiei, al cărei instrument principal este „brainstormingul” (generarea de idei de către toate părțile), în urma căreia pot apărea abordări nestandardizate pentru rezolvarea problemelor.

Pe lângă formularele enumerate, există o întreagă gamă de ele: interviuri de afaceri, dispute, întâlniri, corespondență, prezentări, conferințe. Toate au specificul lor, dar respectă aceleași reguli de etică în afaceri.

Întâlniri de afaceri: sarcini, obiective, subiecte

Întâlnirile de afaceri sunt organizate pentru a dezvolta o soluție specifică la o problemă sau sarcină presantă. În plus, la întâlniri, angajații departamentului pot împărtăși conducerii ideile lor cu privire la posibilele soluții la orice problemă. Această formă de comunicare vă permite să vedeți cuprinzător situația din companie, punctele slabe și punctele sale forte, contribuie la intrarea de oameni noi în echipă, cunoașterea lor cu cultura corporativă și normele adoptate în organizație.

Principalele scopuri și obiective ale întâlnirilor sunt:

• menținerea politicii companiei, precum și dezvoltarea acesteia și comunicarea către toți angajații;
• integrarea acțiunilor tuturor serviciilor și diviziilor în conformitate cu obiectivul strategic al companiei;
• identificarea sarcinilor noi și evaluarea eficacității campaniilor deja implementate;
• rezolvarea problemelor emergente.

Subiectele care sunt prezente la întâlniri pot fi complet diferite.

În practica rusă, se obișnuiește să se organizeze întâlniri de planificare cel puțin o dată pe săptămână. Astfel, șefii de departament raportează despre munca depusă în timpul săptămânii și stabilesc planuri pentru următoarea (sau primesc sarcini de implementat în următoarea săptămână de lucru).

Motivul sau subiectul unei întâlniri neprogramate poate fi o serie de probleme care apar în legătură cu mediul extern dinamic și în schimbare în care trebuie să opereze companiile.

Tipuri, tipuri și clasificare a întâlnirilor de afaceri

Întâlnirile de afaceri pot varia ca formă, subiect și persoane prezente.

Clasificarea lor principală este prezentată mai jos:

• prin apartenența la o anumită zonă: întâlniri administrative (pentru rezolvarea problemelor problematice), științifice (conferințe, simpozioane, seminarii organizate și desfășurate pentru rezolvarea problemelor actuale din domeniul științific), politice (congrese și întâlniri ale membrilor anumitor mișcări politice) și mixte. tipuri;
• după anvergura și numărul de participanți: internațional (cu implicarea partenerilor străini, specialiști, experți într-un anumit domeniu), național, regional, oraș;
• la locul evenimentului: întâlniri offsite și locale;
• dupa regularitatea desfasurarii: sedinte periodice, permanente.

Pe lângă clasificarea prezentată, întâlnirile pot fi împărțite în bazate pe probleme, operaționale și instructive.

Întâlnirile cu probleme au ca scop găsirea de soluții optime la probleme într-un timp scurt.

Operaționale (sau se mai numesc și camere de control) au ca scop obținerea de date despre situația actuală a companiei. Toate informațiile de la subordonați sunt acumulate de șefii de departament și apoi transferate directorului executiv al organizației. Acestea sunt date despre măsura în care planurile au fost implementate, obiectivele au fost atinse și sarcinile au fost rezolvate. Principala diferență între astfel de întâlniri și toate celelalte este regularitatea lor, constanța listei de participanți și posibila absență a unei agende a întâlnirii (adică planul său detaliat).

Întâlnirile de instruire au ordine inversă, spre deosebire de sălile de control - toate informațiile într-un format direct coboară de la manager la subordonații direcți și sunt apoi transmise de-a lungul structurii verticale de putere din organizație către executanți specifici anumitor sarcini. Astfel de informații includ ordine de management care pot afecta progresul curent al organizației, reguli noi, norme de comportament și termene limită pentru îndeplinirea sarcinilor specifice.

Pregatirea, organizarea si desfasurarea intalnirilor de afaceri

Pentru ca întâlnirea să fie eficientă, este necesar să luăm în considerare cu atenție punctele sale principale: scopul întâlnirii, sarcinile principale, etapele evenimentului. Doar în astfel de condiții poți beneficia de întâlnire.

Din păcate, multe dintre ele sunt realizate doar pentru că este obișnuit în mediul de afaceri. Întâlnirile regulate și întâlnirile de la începutul săptămânii cu conducerea din multe companii au devenit obișnuite și și-au pierdut sensul.

Cu toate acestea, companiile mari care se străduiesc să dezvolte și să câștige cote mari de piață abordează această problemă cu mare scrupulozitate:

• se stabilește lista participanților la întâlnire;
• agenda sa este dezvoltată pe o perioadă lungă, la care se fac ajustări în timp;
• se acordă prioritate obiectivelor strategice, asupra cărora raportează şefii de departament.

Etape și tehnologii ale desfășurării unei întâlniri de afaceri

Fiecare întâlnire are două etape principale: pregătirea și desfășurarea efectivă.

În prima etapă, se determină relevanța evenimentului, se stabilesc scopurile și obiectivele acestuia, se formează o listă de participanți, se întocmesc rapoarte și prezentări în conformitate cu agenda.

La a doua etapă, problemele la care pot participa toți cei prezenți sunt tratate direct conform ordinii de zi existente. De regulă, conducerea companiei este președintele ședinței și dă tonul acesteia, dă dreptul de a vorbi și oprește discuția dacă aceasta depășește sfera unei discuții constructive.

Pe lângă etapele principale, o întâlnire poate include și o etapă de luare a deciziilor dacă implică rezolvarea unei probleme. Acest lucru se poate întâmpla prin discuție sau vot.

Exemplu de plan de întâlnire de afaceri

Cu un plan detaliat de întâlnire în mână, poți ști cu încredere că va fi eficient.

Un astfel de plan poate include:

• discurs de bun venit din partea managerului - însumarea rezultatelor pentru un anumit timp (trimestru, lună, săptămână);
• acoperirea problemei, justificarea relevanței acesteia pentru companie;
• organizarea unei sesiuni de brainstorming pentru a o rezolva;
• evaluarea tuturor opțiunilor disponibile;
• acumularea de opțiuni pentru rezolvarea problemei;
• votul sau altă opțiune de luare a deciziilor privind utilizarea unor instrumente specifice pentru rezolvarea problemei;
• determinarea limitelor rezolvării problemei: termene limită, persoane responsabile, metode.

În timpul întâlnirii, este important să consemnați punctele sale principale pentru a putea reveni la o anumită problemă și a o analiza mai detaliat.

Întâlniri de afaceri la expoziții și congrese ale Expocentrului

Unul dintre mijloacele eficiente de promovare a produselor este organizarea de întâlniri de afaceri în cadrul expozițiilor și congreselor desfășurate la Targul Expocentre. Întâlnirile de afaceri cu acest format sunt oarecum diferite de altele. Dacă echipa de management a unei întreprinderi se adună la o întâlnire regulată, atunci în timpul expoziției orice producător are o oportunitate unică de a rezolva cuprinzător problemele întreprinderii și de a invita toți furnizorii și distribuitorii de produse.

Sălile special echipate pentru întâlniri de afaceri și sălile de congrese ale Târgului Expocentre sunt proiectate pentru un număr diferit de persoane. Prin urmare, nu există probleme cu găzduirea tuturor participanților. Folosind sistemul MatchMaking, puteți conveni în prealabil ora întâlnirii. Tehnologia de prezentare va face întâlnirea mai plină de evenimente și mai completă.

DEZVOLTAREA ȘI IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM DE ÎNTÂLNIRE ÎN COMPANIILE MEDIUM BUSINESS
Sergeeva E., Sukhanova I.M., Skriptunova E.A.
„Secretar Referent” ianuarie 2008

Dintre diversele activități ale unui manager, cea mai mare cantitate de timp, și izolat de restul muncii, este absorbită de întâlniri. Sondajele arată că, în funcție de nivelul de management, întâlnirile durează până la 80% din timp. Cu toate acestea, atunci când consultam organizații, întâlnim adesea faptul că întâlnirea nu este practic folosită de managerii ruși moderni ca instrument de management eficient. Cu toate acestea, desfășurarea corectă a unei întâlniri o transformă într-una dintre cele mai puternice pârghii de management. Următoarele sarcini pot fi rezolvate prin ședință:

• identifica opiniile personalului despre evenimentele planificate și survenite;
• schimbul de informații necesare muncii;
• discutați și analizați situații și probleme dificile;
• schimb de experiențe și dezvoltări interesante;
• ia decizii cu privire la probleme complexe;
• coordonează acțiunile; distribuie sarcinile ținând cont de opiniile interpreților;
• monitorizează situația, controlează implementarea instrucțiunilor;
• dezvoltarea abilităților de afaceri ale participanților (de exemplu, exersarea abilităților de prezentare sau de discuție);
• creșterea nivelului de motivare (prin includerea personalului în procesul de luare a deciziilor; prin capacitatea de a explica anumite decizii);
• creste coeziunea echipei.

În acest articol ne vom uita la instrumente practice pentru construirea și implementarea unui sistem eficient de întâlniri: tipuri de întâlniri, scopurile și conținutul acestora, procedurile de pregătire, desfășurare și analiză. Să ne uităm la greșelile obișnuite, pentru că cel care este prevenit este antebrat. De asemenea, ne vom opri asupra problemelor tipice companiilor mijlocii și asupra posibilităților de întâlniri pentru rezolvarea acestora. In concluzie, iata cateva exemple interesante de intalniri din experienta straina.

Deci, vorbind despre dezvoltarea și implementarea unui sistem de întâlniri, să înțelegem ce este acesta? Sistem este un ansamblu de elemente dispuse după o anumită structură pentru a rezolva scopul principal. În acest caz, elementele sunt întâlniri care sunt interconectate și care vizează rezolvarea anumitor probleme ale organizației. Toate întâlnirile pot fi împărțite în patru tipuri:

• Operațional
• Raportare (finală)
• Prin dezvoltare
• Problematic

Să privim în detaliu fiecare tip de întâlnire: obiective, frecvență, proceduri de notificare, pregătirea și desfășurarea întâlnirii, acțiunile care ar trebui întreprinse după întâlnire, precum și greșelile comune și consecințele acestora pentru organizații.

Întâlniri operaționale

Obiectivele și conținutul întâlnirilor operaționale:

1. Informarea personalului despre noutățile și evenimentele care au loc în companie.
2. Discuții și luarea deciziilor pe problemele activităților curente, ținând cont de opiniile participanților.
3. Schimb de opinii și stabilire de sarcini, instrucțiuni pentru activitățile curente, coordonarea muncii.
4. Verificarea (monitorizarea) instrucțiunilor de la întâlnirile anterioare.
5. Rezolvarea întrebărilor participanților cu privire la activitățile curente.
6. Alte întrebări (de exemplu, puteți planifica să ascultați un raport despre un eveniment, de exemplu, participarea la o expoziție).

Cât de des și pentru cât timp ar trebui să aibă loc reuniunile operaționale?

Frecvența, de regulă, este o dată pe săptămână pentru o durată de 1 - 1,5 ore și zilnic pentru o durată de 10-15 minute.

Așa-numitele întâlniri de cinci minute sunt eficiente la nivelul mediu de conducere, de exemplu, ca o formă de întâlnire într-un departament în care toți angajații efectuează același tip de muncă.

Cum se efectuează o notificare. Nu este necesară notificarea suplimentară, deoarece reglementările (ziua săptămânii, ora, durata) sunt standard. În cazul în care este imposibil să asiste la o ședință dintr-un motiv întemeiat, participantul informează președintele sau secretarul. Este important să nu anulați sau să reprogramați întâlnirile, acest lucru crește disciplina și importanța acestor evenimente. Angajații trebuie să știe că întâlnirea nu va fi anulată sub nicio circumstanță.

Cum să te pregătești pentru o întâlnire. Când se pregătește pentru o întâlnire, managerul întocmește un plan în care înregistrează principalele probleme care trebuie discutate.

Este util ca managerul să aibă un caiet de întâlnire separat, unde în timpul procesului de lucru de-a lungul săptămânii poate nota problemele care trebuie ridicate la întâlnire, apoi pregătirea este și mai simplificată.

Cu o jumătate de oră până la o oră înainte de întâlnire, managerul trebuie să revizuiască procesele verbale ale întâlnirilor anterioare, notele sale pentru săptămână, acest lucru îi va permite să ajusteze planul întâlnirii.

Secretarul trebuie să pregătească sala și să furnizeze întâlnirii formulare standard de protocol, dacă sunt folosite.

Participanții se pregătesc pentru întâlnire completând formularele și rapoartele necesare. Cu o zi sau două înainte de întâlnire, trebuie să verifice dacă toate instrucțiunile au fost îndeplinite și să trimită planuri și rapoarte în scris.

Desfășurarea unei ședințe operaționale.

Ordinea de zi a ședinței operaționale este standard. Aceleași probleme sunt discutate în aceeași succesiune. Acest lucru menține lucrurile organizate și accelerează procesul. Întrebările care nu sunt de rutină sunt cel mai bine lăsate până la sfârșitul întâlnirii. Este mai bine să construiți agenda în așa fel încât cele mai simple probleme să fie discutate în prima treime a întâlnirii, este mai bine să planificați probleme complexe pentru mijlocul întâlnirii și să lăsați cele mai interesante și mai plăcute probleme pentru sfârșit. a întâlnirii. Acest lucru se datorează tiparelor din munca în grup, când vârful performanței are loc în mijlocul muncii.

Liderul este cel mai activ, el gestionează procesul și îi monitorizează productivitatea. Este important ca toți participanții să fie incluși în discuție și să asculte cu atenție. Facilitatorul poate controla acest proces folosind întrebări.

Dupa intalnire Secretarul trebuie să prelucreze procesul-verbal al ședinței și să îl distribuie tuturor participanților.

Greșeli comune

- Întâlnirile operaționale nu se țin deloc.

Principalul argument pe care îl auzim este motivul pentru care, în cazul în care apar întrebări, le rezolvăm rapid individual cu contractantul. Cu această abordare (toate problemele sunt rezolvate pe măsură ce apar), până la 20% din timpul de lucru este alocat discuțiilor, iar managerii și angajații mai experimentați sunt adesea distrași de diferiți angajați pe aceleași probleme.

În organizațiile în care nu se țin întâlniri operaționale, de regulă, există multe probleme asociate cu cultura corporativă. De exemplu, există mai multe grupuri, fiecare cu propria sa subcultură, angajații sunt dezbinați, conflictele sunt frecvente, zvonurile sunt răspândite, interacțiunea între departamente nu se construiește, informațiile se pierd.

O altă problemă comună a organizațiilor care nu practică întâlniri operaționale este controlabilitatea scăzută și autoritatea scăzută a liderului. Personalul își vede și aude foarte rar liderul, nu înțelege ce face și nu cunoaște prioritățile actuale. Ca urmare, relația manager-subordonat devine din ce în ce mai îndepărtată, iar un sentiment de alienare se dezvoltă atunci când fiecare se luptă singur cu problemele sale. Misiunile conducerii nu sunt îndeplinite, iar uneori managerul, de teama că misiunea lui va fi ignorată, dă din ce în ce mai puține instrucțiuni.

- Nu sunt respectate reguli stricte de desfășurare a ședințelor.

De exemplu, întâlnirile nu au loc în fiecare săptămână, ci ocazional, în zile diferite ale săptămânii, la ore diferite. Aceasta duce, în primul rând, la o scădere a disciplinei. Cu această abordare, este foarte ușor să evitați în totalitate întâlnirile, invocând faptul că o întâlnire importantă, negocieri sau altceva a fost deja programată pentru acel moment. Un program strâns face imposibilă evitarea întâlnirilor. Ținerea de ședințe regulate în aceeași zi a săptămânii îi disciplinează pe angajați, îi obligă să lucreze, repartizând uniform volumul de muncă, deoarece în fiecare săptămână este necesar să se raporteze asupra acestor instrucțiuni, astfel încât nu există posibilitatea de a amâna munca neplăcută, neinteresantă sau dificilă pentru mai târziu. .

- Întâlnirile sunt prea lungi.

Acest lucru se întâmplă din mai multe motive:

• Întâlnirea a fost prost pregătită, nu s-a întocmit niciun plan, s-au discutat probleme pe măsură ce au apărut, nu s-a ținut nicio înregistrare, iar unele subiecte au fost discutate de mai multe ori.
• Liderul nu simte când este necesar să oprească discuția sau să o mute într-o direcție constructivă. Acest lucru se întâmplă dacă managerul nu este pregătit să ia o decizie, sau are un stil de management prea liberal sau nu are abilitățile de a conduce discuții de grup.
• La întâlnire sunt aduse probleme minore, care pot fi rezolvate mai ușor și mai rapid la nivel individual.
• Întâlnirea nu este de natură foarte business; participanții comunică pur și simplu pe subiecte legate de producție.

Eliminarea tuturor motivelor de mai sus intră în competența directă a managerului care conduce ședința.

De asemenea, este important să invitați numărul optim de participanți la întâlnire. Se consideră optim ca 6-10 persoane să participe la întâlnire. Cu un grup mai mic, întâlnirea nu este uneori de natură suficient de business și adesea participanții nu au suficiente informații pentru a lua o decizie cu un grup mai mare, este mai dificil să gestionezi procesul de discuție, apar discuții paralele și unele; participanții sunt distrași.

- Deciziile luate nu sunt controlate

De multe ori se întâmplă ca ședința să fi trecut, să fi fost luate decizii, toată lumea să simtă un sentiment de satisfacție și să meargă la locurile de muncă pentru a se ocupa de treburile curente. Cumva, toată lumea uită de deciziile luate.

Cea mai ușoară modalitate de a obține o controlabilitate sporită (adică o creștere a procentului de implementare a deciziilor luate) este introducerea unei forme de control asupra instrucțiunilor și includerea unei proceduri de raportare a instrucțiunilor în regulamentul ședinței. Dacă o sarcină este dată la o întâlnire, executantul trebuie să știe că la ora stabilită va fi verificată execuția și va trebui să raporteze tuturor.

De asemenea, motivul neîndeplinirii unui ordin este lipsa unui termen și, ceea ce se întâmplă și, executorul. De obicei, astfel de instrucțiuni sună astfel: „Trebuie să facem un raport privind dinamica vânzărilor”. Cine are nevoie? Când? Drept urmare, fiecare are dreptul să creadă că sarcina nu i-a fost dată.

- Întâlnirea nu începe la ora programată

Dacă managerul așteaptă până când toată lumea s-a adunat și abia apoi începe întâlnirea, acest lucru descurajează foarte repede întreaga echipă. Sunt din ce în ce mai multe întârzieri și uneori se ajunge la punctul în care trebuie să suni angajații și să-i inviti pe toți personal. Problema poate fi rezolvată destul de simplu. Odată trebuie să informați personalul că acum nu vor aștepta pe nimeni, iar întârzierea va fi considerată o încălcare a disciplinei. După aceasta, este necesar să se respecte cu strictețe principiul declarat. Mai mult, este important să nu existe excepții pentru nimeni, chiar dacă acesta este un angajat de conducere sau trebuie să vorbească primul. Odată ce angajații înțeleg că intențiile managerului sunt ferme, întârzierile se vor opri treptat.

Raportarea întâlnirilor (finale).

Obiectivele și conținutul ședinței de raportare:

1. Însumarea (inclusiv rezultatele financiare) a activității companiei pentru o anumită perioadă (lună, trimestru, an).
2. Audierea rapoartelor managerilor cu privire la munca efectuata.
3. Stabilirea obiectivelor pentru noua perioadă.
4. Aprobarea planurilor de lucru.

Durata si frecventa: Se recomandă organizarea unor astfel de întâlniri la începutul fiecărei perioade de raportare (o dată pe lună sau trimestru) cu o durată totală de 1,5 – 2,5 ore. Este recomandabil să se organizeze două întâlniri finale - una pe rapoarte, cealaltă pe planuri.

Alerta:

Secretarul anunță participanții cu o săptămână înainte despre data, ora, durata și ordinea de zi a ședinței, colectează de la participanți documentele care trebuie prezentate la ședință și, dacă este necesar, le distribuie celorlalți participanți. Documentele pentru studiu trebuie să parvină participanților cu cel puțin 1 zi înainte de întâlnire.

Cum să vă pregătiți pentru întâlnirea finală.În pregătirea întâlnirii, facilitatorul creează un plan și o agendă. Este necesar să se monitorizeze în prealabil procesul de pregătire pentru întâlnirile finale (la ședințele operaționale), să se obțină și să se analizeze în prealabil indicatorii financiari. Este deosebit de important să vă pregătiți pentru stabilirea de noi obiective pentru perioada următoare.

Șefii de departamente ar trebui să pregătească rapoarte și proiecte de planuri pentru întâlnire.

Dupa intalnire este important să facem ajustări ale rapoartelor și planurilor, să coordonăm și să aprobăm planurile și să distribuiți documentele aprobate tuturor participanților.

Greșeli comune

- În principiu nu există planuri și rapoarte în organizație.

Mulți manageri consideră că planurile și rapoartele sunt rudimente ale trecutului, nu știu să folosească acest instrument nu doar pentru a stabili sarcini și a evalua rezultatele obținute, ci și pentru a motiva personalul.

- Managerii raportează despre munca depusă, dar planurile nu sunt discutate la întâlniri.

În acest caz avem de-a face cu un exemplu tipic de control reactiv. După ce se întâmplă ceva, urmează o reacție. Este clar că în acest caz este greu să vorbim despre management ca atare. Angajații decid singuri ce să facă, iar managerul evaluează doar ceea ce s-a întâmplat. Desigur, nu este întotdeauna mulțumit de rezultatul obținut.

- Rapoartele și planurile sunt întocmite în formă liberă, sunt greu de comparat și consolidat într-un singur document.

Evaluarea rapoartelor este dificilă deoarece sunt utilizați diferiți indicatori. Acest lucru le permite angajaților să folosească valorile care sunt cele mai benefice pentru ei și să raporteze bine. Managerul este adesea indus în eroare și nu poate evalua în mod adecvat munca depusă.

Întâlniri de dezvoltare

Obiectivele și conținutul întâlnirilor de dezvoltare:

1. Identificați și discutați problemele stringente.
2. Dezvoltați posibile soluții la probleme.
3. Discutați modalități de posibilă dezvoltare a organizației (obiective, strategie).
4. Discutați alte probleme de management strategic.

Durata acestor întâlniri depinde de problema discutată și durează de obicei între 1 și 3 ore. Frecvență - după cum este necesar, dar nu mai puțin de 2 ori pe an.

Alerta:

Cu o săptămână înainte, secretarul informează participanții cu privire la data, ora, durata și ordinea de zi a întâlnirii. Secretarul colectează documentele de la participanți care trebuie să fie prezentate la întâlnire și le distribuie altor participanți, dacă este necesar. Documentele pentru studiu ar trebui să ajungă participanților cu cel puțin 2-3 zile înainte de întâlnire.

Pregătirea pentru o întâlnire de dezvoltare ar trebui să fie destul de serios. Principalul lucru este să determinați ce rezultat trebuie obținut în urma discuției și să precizați clar obiectivele întâlnirii. Apoi, selectați metode adecvate pentru rezolvarea problemelor atribuite. Puteți invita un facilitator de grup să organizeze întâlnirea. Revizuirile analitice, tabelele și graficele atât cu privire la indicatorii interni, cât și la dezvoltarea pieței sunt pregătite special pentru astfel de întâlniri.

Acțiuni după întâlnire:

Tot ceea ce a fost dezvoltat în timpul întâlnirii trebuie înregistrat și rezumat după întâlnire pentru a fi utilizat în luarea deciziilor. După aceasta, distribuiți documentele aprobate tuturor participanților.

Greșeli comune

Cel mai adesea, reuniunile de dezvoltare sunt slab pregătite, participanții nu au informațiile necesare și cunoștințele de management și nu înțeleg esența managementului strategic. Daca mai multe astfel de intalniri nu duc la rezultate concrete, managerii tind sa le abandoneze si sa ia decizii strategice singuri sau cu 1-2 persoane cu ganduri asemanatoare.

Întâlniri cu probleme

Obiectivele și conținutul întâlnirilor cu probleme:

1. Luați o decizie cu privire la o problemă locală.
2. Discutați situația.
3. Conduceți o sesiune de brainstorming și colectați propuneri cu privire la orice problemă.

Durata si frecventa.Întâlnirile cu probleme durează de la 30 de minute la o oră și au loc după cum este necesar.

Alerta:

Secretarul anunță participanții cu 1-2 zile înainte de ședință data, ora și problema în discuție. Secretarul întocmește documentele necesare în numele managerului.

Pregătirea.În pregătirea întâlnirii, facilitatorul întocmește un plan pentru întâlnire și selectează un formular (discuție, brainstorming, interviu de grup, completare chestionare, prezentare).

Participanții la întâlnire își pregătesc ideile și propunerile pe tema întâlnirii.

Acțiuni după întâlnire:

Greșeli comune

Întâlnirile cu probleme sunt folosite destul de rar, deși au un potențial bun nu doar ca instrument pentru rezolvarea unei probleme specifice, ci pentru creșterea coeziunii de grup și formarea unui singur câmp conceptual.

Acum să ne întoarcem la problemele cu care se confruntă majoritatea companiilor mid-market. Să le analizăm în lumina a ceea ce știm deja despre întâlniri și să decidem care întâlniri ne pot ajuta să lucrăm la o anumită problemă. Deci, principalele probleme pot fi descrise ca „nepotism”, criza de creștere și stagnare.

"Nepotism" caracteristică companiilor în stadiul înfiinţării lor şi se manifestă în relaţii strânse între membrii echipei. Aproape toate deciziile sunt luate în afara cadrului relațiilor de muncă. „Întâlnirile” apar spontan și sunt de natură a comunicării prietenoase și a discutării problemelor emergente la o ceașcă de ceai, iar în cazul rezolvării problemelor operaționale se reduc la „întâlniri” pe coridor. Consecința acestui fapt este o pierdere a controlului asupra proceselor și un nivel scăzut de responsabilitate ( „Am discutat deja despre asta”...« Am făcut o înțelegere cu el și el…»… etc.). Ce componente pot alcătui un sistem de întâlnire în această etapă? Datorită celor de mai sus, este imperativ să se stabilească întâlniri operaționale regulate cu fixarea de termene pentru cei responsabili de anumite instrucțiuni. Dacă aveți o echipă coerentă, întâlnirile de rezolvare a problemelor vor fi utile pentru rezolvarea problemelor complexe cu care se confruntă o afacere în curs de dezvoltare. Și, desigur, nu putem ignora întâlnirile de dezvoltare, care în această etapă pot avea loc mai des decât de obicei, de exemplu, o dată pe trimestru.

Dezvoltându-se rapid, companiile pierd conexiunile stabilite, nu au timp să se adapteze la noile condiții și se confruntă cu criza de crestere. O criză de creștere apare atunci când raportul dintre vechii angajați și noii angajați devine aproximativ egal. Consecința acestui lucru este erodarea culturii corporative și discordia în interacțiunea departamentelor. Întâlnirile sunt doar operaționale, nu există funcții explicative sau informaționale. În această etapă, este important să organizați întâlniri cu probleme. O discuție structurată și un schimb de experiență îi va ajuta pe noii angajați să se lase rapid la curent, să învețe anumite reguli și reglementări adoptate în companie și, de asemenea, (și acest lucru nu este mai puțin important) să se dovedească.

Dezvoltarea ulterioară poate duce la stagnare, starea de stagnare pe care o trăiește adesea o companie în stadiul de „birocratizare”. În astfel de companii, întâlnirile se țin sistematic, dar nu dau rezultatul dorit. De ce? Compania nu mai vede perspective de dezvoltare în spatele unor acțiuni clare și reglementate. Propunerile de îmbunătățire a activităților, o abordare creativă a rezolvării problemelor de producție sunt adesea „stinse”, deoarece încalcă ordinea cotidiană, familiară. Întâlnirile într-o astfel de situație pot acționa ca un instrument de combatere a stagnării și stagnării. Merită să invitați diverși specialiști (în tehnologia informației, procese de afaceri, optimizarea producției) care vor putea privi situația dintr-un unghi nou; utilizați abordări noi (de exemplu, organizați retrageri regulate pe grupuri de strategie sau de rezolvare a problemelor), invitați formatori-moderatori. Căutarea de soluții care să poată muta compania de la sol, să-i dea un suflu nou și oportunitatea de a trece la un nivel calitativ nou ar trebui să iasă în prim-plan.

Atunci când se construiește un sistem de întâlniri, primul lucru care este necesar este să se determine obiectivele sistemului și, pe baza acestor obiective, să se determine câte și ce fel de întâlniri trebuie să aibă loc în companie și cum vor fi legate de acestea. reciproc.

Scopul sistemului de întâlniri este determinat de fiecare organizație în funcție de scopurile și obiectivele cu care se confruntă compania. Deși atingerea obiectivelor este destul de standard, fiecare companie are priorități diferite în acest moment, iar îndeplinirea obiectivelor variază în consecință. De exemplu, în stadiul de inițiere a unei companii, obiectivele principale ale sistemului de întâlnire sunt dezvoltarea unei strategii de dezvoltare, formarea unei echipe și unirea. În timp ce în timpul implementării modificărilor, accentul principal va fi pus pe diseminarea informațiilor în cadrul companiei și pe munca explicativă.

În plus, la construirea unui sistem de întâlniri, este necesar să se țină cont de caracteristicile fiecărui nivel de management. Baza întâlnirilor la cel mai înalt nivel („Consiliul de administrație”) este elaborarea și ajustarea deciziilor strategice și controlul asupra implementării acestora. În timp ce obiectivele întâlnirilor cu managerii de departamente sunt în primul rând comunicarea acestor decizii și aprobarea sarcinilor operaționale. La nivel de departament, întâlnirile sunt de natură introductivă, majoritatea problemelor sunt rezolvate imediat. Aici este important să colectați informații de pe teren, să anunțați rezultatele muncii și să calculați acțiuni specifice.

Elementele sistemului de întâlnire (întâlnirile în sine) diferă în ceea ce privește componența participanților, sarcinile de rezolvat, frecvența, înregistrarea rezultatelor etc. Tipul necesar este determinat pe baza obiectivelor sistemului și a sarcinilor specifice pentru un anumit grup de întâlniri. De exemplu, întâlnirile zilnice de planificare în departamente necesită prezența tuturor angajaților departamentului, controlul folosind o formă standard de indicatori cheie și au ca scop rezolvarea problemelor operaționale. Și, de exemplu, pentru departamentul financiar, funcția de informare este de mare importanță, adică. acoperirea noilor acte legislative, discuțiile și schimbul de informații cu privire la problemele emergente. Astfel de întâlniri necesită pregătirea prealabilă a documentelor și faptelor.

Apoi, trebuie să determinați ce întâlniri sunt interconectate și cum se influențează reciproc. De exemplu, întâlnirile săptămânale ale departamentelor ar trebui să aibă loc mai târziu decât întâlnirile operaționale cu prima persoană, astfel încât șefii de departamente să poată disemina rapid informațiile primite.

Dacă compania a dezvoltat deja un anumit sistem de întâlniri, atunci pentru a-și îmbunătăți eficiența este necesar să-l auditezi periodic (de exemplu, o dată la doi ani), să-l identifici și să elimini blocajele. Unele întâlniri își pot pierde relevanța și este logic să le abandonați, în timp ce altele ar putea avea nevoie să schimbe formatul sau frecvența de desfășurare. De asemenea, este important să verificați componența participanților la întâlnire, deoarece orice companie suferă modificări structurale în timp.

Primele întâlniri în cadrul noii scheme ar trebui monitorizate și analizate pe baza următoarelor criterii:

• Reguli de bază (sunt respectate de toți membrii grupului)
• Protocol (de cine și cum este realizat)
• Participare (toți participanții sunt integrați în procesul de discuție)
• Parametru de timp (dacă participanții respectă termenele și reglementările generale, cum sunt rezolvate problemele care necesită o atenție suplimentară).
• Situații de conflict și respectarea eticii în afaceri (în ce măsură se manifestă în timpul procesului de discuție, cum sunt rezolvate.)

După analizarea primelor întâlniri, poate fi necesar să se facă ajustări și completări. Acest lucru se datorează adesea naturii specifice a activității participanților la întâlnire. De exemplu, personal de vânzări, oameni care pot vorbi bine și mult. Uneori, în spatele cuvintelor frumoase este aproape imposibil să discernești acțiuni reale. Prin urmare, este important să le păstrați cât mai aproape de fapte și statistici. Dimpotrivă, angajații din producție sunt adesea concentrați pe sarcini specifice, poate fi necesar să se schimbe pentru a discuta perspectivele de dezvoltare și obiectivele strategice. Pentru analiza întâlnirilor, vă oferim un formular specific (Anexă).

Rezultatele documentate ale întâlnirii servesc ca o sursă de analiză a activității sistemului de întâlniri și a companiei în ansamblu. Puteți urmări eficacitatea prin următoarele puncte:

• Deciziile luate (prezentare specifică, formulare lipsită de ambiguitate, absența deciziilor care dublează normele organizaționale deja aprobate)
• Termenele limită și respectarea acestora
• Disciplina de performanță

În concluzie, aș dori să atrag atenția asupra unor metode interesante de desfășurare a întâlnirilor.

De exemplu, în SUA, o metodă folosită pentru a crește eficiența întâlnirilor este ca la întâlnire să vină o persoană serioasă în costum de afaceri cu servietă. Ocupă unul dintre locurile goale și... nu face și nu spune altceva. Nimeni nu-l prezintă sau explică situația. De ceva vreme, cei din jurul tău tac, așteaptă să audă discursuri standard despre potențiali. Drept urmare, după o anumită perioadă, angajații înșiși iau inițiativa și încep să discute problemele lor stringente, dar prezența unei persoane atât de importante și misterioase îi mobilizează și dă un ton strict, oficial. În condițiile noastre, poți să identifici cumva persoana prezentă, de exemplu, un consultant extern, și să-i chemi pe cei adunați pentru a discuta problemele planificate. Efectul, de regulă, este exact același.

Metoda japoneză de luare a deciziilor Ringese este că un document nu este adoptat până când toate departamentele și angajații care sunt într-un fel conectați cu acesta nu și-au exprimat opinia. Acest lucru vă permite să luați în considerare toți factorii posibili, după care este adoptat ca constituție și nu mai este ajustat. Acest lucru se încadrează în tradițiile culturale ale țării, inclusiv în cultura managementului. În contextul dezvoltării afacerilor în țara noastră, această metodă este parțial implementată în cadrul activităților de dezvoltare organizațională. De exemplu, atunci când se rezolvă problema optimizării proceselor de afaceri, angajații din toate departamentele care participă la un proces de afaceri pot fi reuniți. Dacă este vorba de vânzări, atunci componența participanților poate fi următoarea: Director General, Director Comercial, Departament Vânzări, Departament Contabilitate, Muncitori în depozit. Întregul proces de vânzare este discutat și convenit până la cel mai mic detaliu. Cine, ce departament și în ce măsură este responsabil pentru acest sau acel element al procesului de afaceri. Cine, când, cui și sub ce formă dă instrucțiuni și ordine. Ce documente și sub ce formă trebuie întocmite. În procesul unei astfel de lucrări, principalele contradicții dintre departamente sunt rezolvate, iar decizia finală se ia cu privire la modul în care este construit cutare sau cutare proces. Desigur, de-a lungul timpului, atunci când structura internă a companiei se modifică, se pot face modificări în tehnologia de operare, dar până atunci, procesul de afaceri convenit rămâne neschimbat și este respectat de toți participanții.

Întâlniri - meditații: scufundare într-o anumită stare emoțională în care participanții își imaginează, de exemplu, imagini cu viitorul companiei sau procesul invers, când participanții privesc prezentul dintr-un viitor minunat care s-a adeverit - acesta este un alt non- abordare standard. Astfel de evenimente comune vor uni echipa, iar angajații vor avea experiențe comune. Particularitatea acestei metode este oportunitatea de a vedea organizația dintr-un nou punct de vedere, de a depăși percepția standard. Această metodă este potrivită pentru întâlniri cu probleme și dezvoltare. Practicat de consultanti la seminarii de dezvoltare organizationala atunci cand se dezvolta o viziune asupra viitorului si misiunii companiei.

O altă abordare a ținerii ședințelor este reglementarea foarte strictă și introducerea unor reguli care nu pot fi încălcate sub nicio formă. De exemplu, fiecărui participant i se acordă exact trei minute, timp în care trebuie să raporteze rezultatele activității departamentului său pe săptămână. În același timp, el nu este limitat în niciun fel în ceea ce privește fondurile. Poate veni cu spații imprimate, poate desena pe tablă, poate înmâna participanților mese. Principalul lucru este să-l păstrați în trei minute. Sau se introduce o regulă că la fiecare întâlnire fiecare participant este obligat să facă 3 propuneri pentru îmbunătățirea activității companiei. Sau raportați despre 3 dintre succesele dvs. din ultima săptămână. Uneori întâlnirile se țin în picioare, într-o cameră în care nu există scaune. După ce participanții stăpânesc oricare dintre aceste metode de desfășurare a întâlnirilor, aceasta începe să aibă un puternic efect mobilizator asupra lor și îi energizează.

Astfel, am examinat instrumente practice pentru construirea unui sistem eficient de întâlniri, ținând cont de specificul întreprinderilor mijlocii și am dat câteva exemple interesante de organizare a întâlnirilor din experiența străină. Suntem încrezători că acum, dacă abordați construirea unui sistem de întâlniri cu cunoștințele și creativitatea existente, veți putea să vă creați propriile metode pentru a crește eficiența atât a sistemului de întâlniri în sine, cât și a afacerii companiei dvs. în ansamblu.

Aplicație

Formular de control al comenzii

în urma rezultatelor ședinței operaționale „___” ___________200_

Secțiunile din foaia de control pot fi selectate în funcție de necesitatea controlului anumitor probleme și în funcție de specificul organizației.

Dacă sarcina nu este finalizată, se face o notă de amânare a termenului limită sau de a impune sancțiuni. Atunci când însumăm rezultatele unei perioade, poate fi util să analizăm cine nu a respectat cel mai adesea termenele limită sau nu a făcut față sarcinii atribuite. Uneori, pe baza unor astfel de date, se poate judeca inadecvarea profesională - sunt înregistrate atât sarcinile, cât și calitatea și momentul îndeplinirii lor. De asemenea, analiza acestor formulare ne permite să tragem concluzii despre volumul de muncă al angajaților, poate că cineva nu poate face față sarcinilor din cauza faptului că este supraîncărcat și fizic nu are timp, în timp ce altcineva este doar pe jumătate încărcat;

Aplicație

Evaluarea eficacității întâlnirii