Când un angajat începe să lucreze, i se întocmește un dosar personal. Este un folder care conține toate hârtiile care sunt într-un fel sau altul legate de angajat și care sunt necesare companiei. Această problemă personală este înregistrată în mod corespunzător în jurnalul corespunzător.

Dosarul personal: ce include?

Un dosar personal este un dosar în care sunt depuse diferite documente referitoare la un angajat al unei întreprinderi. Aceste documente pot fi fie originale, fie copii. Există o listă de documente care sunt depuse într-un astfel de folder:

• cererea unui angajat la această organizație pentru angajare;
• contractul de munca care a fost intocmit in momentul in care aceasta persoana a aderat la aceasta organizatie;
  • în plus, toate acordurile adiționale care au fost încheiate în plus față de contractul de muncă în sine;
• fișa personală a acestui angajat HR și orice completări aferente;
• autobiografia angajatului sau un chestionar pe care l-a completat cu propria sa mână;
• extrase din documentul aprobat de manager (ordin) prin care salariatul a fost numit în funcție;
• un duplicat al documentului care atestă că angajații au primit studii superioare sau de altă natură;
• instrucțiuni care se aplică unui angajat ținând cont de funcția sa;
• scrisori de recomandare pentru acest angajat din partea altor organizații;
• caracteristicile angajatului;
• duplicate ale comenzilor de personal sau extrase din aceste documente (care prevăd transferul unui angajat pe o altă funcție etc.);
• fotocopii ale actelor de identitate (pașaport etc.), documente care atestă căsătoria și nașterea copiilor;
• informații despre stimulentele pe care angajatul le-a avut în serviciul său
• informații despre sancțiunile aplicate salariatului în procesul de îndeplinire a atribuțiilor sale și despre încălcările comise de acesta;
• alte documente.

Ultimul paragraf indică faptul că lista nu este exhaustivă, dacă este necesar pot fi adăugate și alte lucrări nemenționate mai sus.

În plus, dosarul personal trebuie să conțină un inventar care să cuprindă o listă a tuturor documentelor care sunt prezente în el.

Pentru fiecare dintre lucrările incluse în dosarul personal, acesta trebuie să conțină următoarele informații:

Un angajat autorizat certifică acest inventar.

Reguli de completare a jurnalului

În primul rând, la pregătirea unui jurnal de înregistrări personale, se introduc următoarele informații: :

• numărul de înregistrare în ordine;
• numărul de înregistrare a dosarului personal;
• data înregistrării dosarului personal;
• numele, prenumele și patronimul salariatului;
• Număr de personal;
• locație de stocare pentru fișiere personale;
• data închiderii LD;
• motivul închiderii LD;
• data arhivarii;
• note.

Toate aceste informații trebuie să fie scrise de mână clar, lizibil, dacă este posibil, este necesar să se facă fără corecții în cuvinte și, de asemenea, să se evite ștergerea. Culoarea cernelii pentru completarea paginii de titlu poate fi negru, albastru sau violet.

După aceasta, folderul conține documentele reale. Acestea sunt depuse după pagina de titlu exact în ordinea care corespunde orei în care au fost eliberate sau furnizate de către angajat.

Dosarele personale ale tuturor angajaților sunt cusute împreună. De asemenea, trebuie să fie înregistrate într-un jurnal special, care este creat în acest scop.

Cerințe de stocare a documentelor

Dosarele personale ale tuturor angajaților care lucrează în prezent la întreprindere trebuie păstrate în departamentul de personal al acesteia, în consecință, jurnalul este păstrat acolo. Pentru depozitarea acestora se folosește un dulap special ignifug. Spațiul de depozitare este ținut încuiat și sigilat.

Jurnalul este la dispoziția angajatului responsabil al departamentului HR care întreține treburile personale și, în plus, șefului departamentului HR. Un angajat autorizat este numit de către manager, care emite ordinul corespunzător. Înainte de a începe lucrul este în curs de pregătire. În timpul acestei instruiri, i se vorbește despre responsabilitățile sale și despre conținutul dosarului personal al angajatului, toate documentele care trebuie introduse în acesta. De asemenea, la semnare, i se introduce Regulamentul, care descrie prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatului și, de asemenea, conțin regulile de protecție a acestora, precum și regulile de menținere a unui jurnal al treburilor personale ale angajatului.

Dacă o astfel de nevoie apare în timpul exercitării atribuțiilor de serviciu, accesul la dosarele personale ale salariaților este asigurat și șefilor direcțiilor structurale în care aceștia sunt încadrați. Un angajat manager al unui astfel de nivel poate avea ocazia să se familiarizeze cu datele din dosarul personal al unui subordonat, pentru aceasta trebuie să contacteze șeful departamentului de personal sau șeful întreprinderii. După primirea permisiunii, este emisă o comandă de conținut adecvat. Acest document servește drept bază pentru admitere.

Trebuie să dezvăluiți doar informațiile și să furnizați doar acele documente care sunt solicitate de șeful unității și care sunt incluse în mod expres în cererea acestuia.

Nu este permis să-i dea acces la alte documente și, mai ales, la întregul dosar personal. De asemenea, înainte de a-i oferi informații, este necesar să-l familiarizezi cu șeful de departament Reglementări privind datele personale ale angajaților, care este acceptat în această companie și obține semnătura lui care indică faptul că este familiarizat cu acest document.

Angajatul însuși are acces liber la propria afacere. Nu are nevoie de sancțiunea nimănui pentru a-l cunoaște. Îl poate primi împotriva semnăturii în orice zi are nevoie. Apoi îl poate studia până la sfârșitul zilei de lucru, după care trebuie să returneze fișierul în locația de stocare.

Atunci când un angajat renunță și se mută în altă companie, atunci este permis transferul cazului la o altă societate. Aceasta se realizează pe baza unei cereri speciale venite de la ea către cea precedentă, în timp ce o astfel de obligație nu există și decizia rămâne la angajatorul anterior. Când un angajat se pensionează, După ceva timp, dosarul său este trimis de la serviciul de personal la arhivă. Pentru păstrarea acestuia în serviciul de personal sunt prevăzute următoarele termene: trei ani în general și zece ani dacă vorbim de funcționari publici.

Înainte de a trimite folderul în arhivă, acesta este capsat, atribuit un număr și se scrie o descriere.

Cazuri speciale - dosare cu cazuri care se referă la indivizi care au fost lideri, au primit diverse cunoștințe și au primit premii de stat. Nu este permisă distrugerea fișierelor lor; ele sunt stocate pentru totdeauna.

Acest videoclip conține informații despre treburile personale ale angajaților.

Fiecare companie este supusă din când în când audituri cu privire la tipul de stocare și prelucrare a datelor personale ale fiecărui angajat angajat. Dacă există neconcordanțe, este necesar să vă familiarizați cu termenii legislației și să vă pregătiți cât mai mult posibil pentru toate tipurile de verificări.

În ultimii 6 ani, legislativul s-a concentrat adesea pe protecția datelor cu caracter personal în întreprindere. În acest timp, a fost adoptată Legea cu privire la datele cu caracter personal și au fost aduse modificări suplimentare Codului Muncii al Federației Ruse. El este cel care reglementează acum protecția datelor cu caracter personal ale angajaților și a fost introdus sub forma unor reglementări suplimentare. Acest lucru ar trebui să ghideze fiecare persoană care este implicată în astfel de informații.

Reguli de stocare și prelucrare a dosarelor personale ale angajaților

Când creați dosarul personal al unui angajat, trebuie să țineți cont de câteva nuanțe:

• Documentele temporare nu trebuie să fie în arhiva personală. Adică, documentele temporare trebuie păstrate separat de cele permanente;
• Aveți grijă să excludeți documentele originale din dosarul personal pentru păstrarea permanentă;
• Fiecare document trebuie depus într-o singură versiune;
• Un fișier din arhivă nu trebuie să depășească mai mult de 40 de milimetri (4 cm);
• Dosarul principal trebuie să conțină atât documente, cât și anexe explicative la acestea.

Vă rugăm să rețineți că legea federală interzice prelucrarea și includerea informațiilor despre angajați. Vorbim despre relații religioase și politice, date despre viața privată - fără permisiunea scrisă. Datele cu caracter personal pot fi utilizate sub formă de angajare sau ținând cont de promovarea unui angajat, asigurând siguranța și securitatea proprietății angajatului.

Cum să depuneți corect dosarul personal al unui angajat?

Fișierele personale trebuie pregătite în mod egal și cu acuratețe. Acest lucru elimină pierderea documentației extrem de importante.

Dosarul personal al salariatului se întocmește sub următoarea formă:

• Fișa principală conține toate datele angajatului: numele, prenumele și patronimul, precum și data deschiderii dosarului personal;
• Dacă sunt stocate în același folder, sortați-le alfabetic pentru a ușura munca ulterioară;
• Urmăriți numărul total de pagini dintr-un singur caz. Cantitatea nu trebuie să depășească 250 de unități.

Necesitatea unui jurnal al fișierelor personale ale angajaților

Necesitatea acestei reviste există pentru fiecare întreprindere. Nu există o singură formă de jurnal. Dar îl puteți crea singur sau îl puteți cumpăra într-un magazin. Conținutul poate varia în funcție de activitățile organizației.

Jurnalul conține date despre fișierele personale care au fost odată deschise într-o anumită organizație. Într-o astfel de coloană, sunt introduse informații personale suplimentare, data, prenumele, prenumele și patronimul angajatului și așa mai departe. Închiderea unui caz este însoțită de o notă în jurnal sub forma motivului și a datei închiderii. Dacă introduceți date opționale în formularul de caz al angajatului, puteți utiliza o coloană suplimentară numită Notă.

Este necesar să ținem un jurnal al angajaților care pleacă în călătorii de afaceri?

Astăzi există un ordin conform căruia se întocmește un jurnal al persoanelor care au plecat într-o călătorie de afaceri.

Conform noilor reguli, fiecare manager trebuie să țină evidența propriilor angajați care sunt trimiși în călătorii de afaceri atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și în țări străine. Pentru ca această contabilitate să fie efectuată, sunt necesare două forme de înregistrare a lucrătorilor care au plecat într-o călătorie de afaceri:

1. Jurnal de bord pentru angajații care au plecat într-o călătorie de afaceri;
2. Jurnal de bord pentru angajații sosiți dintr-o călătorie de afaceri.

Pentru a organiza contabilitatea lucrătorilor de călătorie, șeful companiei trebuie să numească o persoană autorizată care este responsabilă cu înregistrarea plecării și a sosirii. În plus, angajatorul trebuie să țină un jurnal al plecărilor și sosirilor timp de cinci ani de la data înregistrării.

Cât timp se păstrează dosarul personal al unui angajat?

Legea obligă fiecare manager de companie să stocheze datele care sunt create în timp. Departamentul HR este responsabil de acest lucru. În plus, legea societăților pe acțiuni și SRL-urilor introduce obligația de a păstra astfel de documente. Acestea includ:

• Comenzi;
• Reguli;
• Documente de personal și altele asemenea.

Astăzi, dosarele personale din arhivă trebuie păstrate timp de 75 de ani. Cu toate acestea, autoritățile guvernamentale plănuiesc să reducă această perioadă de patru ori, economisind fonduri bugetare. La urma urmei, stocarea unui fișier costă aproximativ 40 de ruble pe an.

Și 20 din Instrucțiunea privind procedura de întocmire, păstrare și păstrare a dosarelor personale ale salariaților, aprobată prin rezoluția Belkomarchiv din 26 martie 2004 nr. 2 (denumită în continuare Instrucțiuni), se stabilește că fișierele sunt stocate în serviciul de personal separat de alte fișiere.

Pentru a înregistra și a asigura siguranța treburilor personale, se ține un jurnal (carte) de afaceri personale, a cărui formă este stabilită în Anexa 5 la Instrucțiuni. La înregistrarea unui dosar personal într-un jurnal (carte) se completează următoarele coloane: Număr dosar personal; numele, numele, patronimul salariatului; data înregistrării cauzei; o notă privind radierea cazului.

Numărul dosarului personal este numărul său de serie atribuit fișierului personal la înregistrare, adică. la înregistrarea într-un jurnal (carte).

Data înregistrării unui dosar personal este data înregistrării dosarului personal în jurnalul (cartea) de evidență personală. Înregistrarea unui dosar personal trebuie efectuată în ziua în care este inclusă o copie a ordinului (instrucțiune, decizie, rezoluție) privind angajarea (numirea într-o funcție).

Ordinul de angajare a lui Iosif Pavlovici Ianușevici a fost semnat la 26 martie 2007. O copie a acestui ordin a fost întocmită și certificată în modul prescris la 28 martie și a fost transferată la departamentul de personal la 31 martie și inclusă în documentul angajatului. dosar personal în aceeași zi. În consecință, dosarul personal al lui Iosif Pavlovici Ianușevici va fi considerat înființat la 31 martie 2007 și în aceeași zi ar trebui să fie înregistrat în jurnalul de evidență personală (carte).

Dacă organizația nu a ținut un jurnal (carte) de dosare personale, atunci după înființarea jurnalului (cartei) corespunzătoare, toate dosarele personale ale angajaților disponibili în serviciul de personal trebuie înregistrate simultan.

În coloana „Notă privind radierea” este indicată data transferului dosarului personal de la serviciul de personal în arhiva organizației și se aplică semnătura persoanei care a emis marca corespunzătoare. Această dată corespunde cu data din lista de afaceri a unității structurale, întocmită de serviciul de personal la transferul documentelor în arhiva organizației. Data de încheiere a inventarului este aplicată de către angajatul departamentului de personal și șeful arhivei organizației (persoana responsabilă cu arhiva) după finalizarea procedurii de primire și transferare a dosarelor personale. Înainte de a fi transferate în arhivă, dosarele personale ale salariaților disponibilizați continuă să fie înregistrate la serviciul de personal.

Un exemplu de proiectare a unui jurnal (cărți) pentru înregistrarea treburilor personale este dat în anexă.

Pentru a asigura căutarea promptă a fișierelor personale, pe lângă jurnal (carte), este recomandabil să se mențină și un index alfabetic auxiliar al cardului ( nota 1). Este rațional să se mențină un dosar alfabetic dacă dosarele personale sunt sistematizate în serviciul de personal nu în ordinea alfabetică a numelor de familie ale angajaților, ci în ordinea numerelor de înregistrare a dosarelor personale ( paragraful 19 Instrucțiunile permit atât ordinea de sistematizare a treburilor personale în munca de birou). Actele juridice de reglementare nu definesc forma unui card de înregistrare personal, deci este întocmit arbitrar. Nici structura obligatorie a unui astfel de cabinet de dosare nu a fost stabilită. În același timp, pare indicat să se împartă dosarul alfabetic în două blocuri: dosare personale ale angajaților și dosare personale ale angajaților disponibilizați. Pe măsură ce angajații pleacă, cardurile se vor muta din primul bloc în al doilea. Din ultimul bloc, cardurile alfabetice vor fi transferate în arhiva organizației concomitent cu fișierele personale, unde vor fi compilate în fișierul de referință al arhivei.

Serviciul de personal poate întreține și alte dulapuri auxiliare, formate după diverse criterii, de exemplu: un dulap de fișiere conform caracteristicilor structurale și alfabetice ( nota 2), dosare separate pentru dosarele personale ale pensionarilor care lucrează în organizație, angajaților cu diplome academice (titluri), etc. Dosarele auxiliare oferă un mare ajutor în găsirea rapidă a informațiilor necesare la întocmirea rapoartelor de resurse umane și la completarea formularelor statistice.

Notă 1. Pe lângă indexul alfabetic special al cardului, numerele dosarului personal pot fi înregistrate și în fișele personale de înregistrare a angajaților f.T-2.

Nota 2. Într-un astfel de dulap de dosare, cardurile pentru afaceri personale sunt distribuite pe divizii structurale și în cadrul diviziilor structurale - conform alfabetului numelor de familie. Acest lucru vă permite să selectați rapid fișierele personale ale tuturor angajaților unității structurale necesare.

Nu există formulare legal aprobate, astfel încât instituțiile au dreptul să le dezvolte independent într-un format liber. Mai mult, pot folosi formulare aprobate de diferite ministere.

De ce este necesar și pentru ce este prevăzut?

Orice instituție care gestionează treburile personale ale angajaților poate, pentru comoditatea înregistrării documentelor, să întocmească un jurnal de bord. Va facilita lucrul cu datele personale ale angajaților organizației, deoarece:

• toate informațiile sunt sistematizate;
• căutarea de informații durează mai puțin timp;
• acest format este ușor de utilizat;
• Protecția datelor cu caracter personal ale angajaților este la nivelul cerut.

Practic, datele personale ale angajaților care folosesc fixarea sunt folosite în serviciul public, iar cerințele de stocare a datelor sunt stricte:

• documentele privind funcționarii publici disponibilizați și cei angajați se păstrează separat;
• locatie depozitare - camera separata;
• hârtiile trebuie plasate în dulapuri metalice;
• accesul terților este exclus;
• Doar angajații special autorizați pot intra în birou.

Procedura de înregistrare și stocare a dosarelor personale ale funcționarilor publici este strict reglementată de Legea federală nr. 79-FZ din 27 iulie 2004 „Cu privire la serviciul public de stat al Federației Ruse” și Decretul președintelui Federației Ruse din 30 mai , 2005 Nr. 609 privind datele personale ale funcționarilor publici.

Caietul de contabilitate vă permite să stabiliți familiarizarea efectivă a funcționarului public cu materialele cazului, precum și scopul acestora. În ciuda faptului că fișierele personale conțin un card de prezentare, păstrarea unui jurnal al fișierelor personale vă permite să optimizați procesul, inclusiv pentru autoritățile de inspecție.

Cine conduce și unde este stocat?

Întrucât dosarele personale ale angajaților din instituții sunt formate și menținute de către angajați din serviciul personalului sau salariați special autorizați (din ordinul angajatorului), jurnalul contabil în cauză este de competența acestor persoane. Ei sunt responsabili pentru corectitudinea și promptitudinea executării acesteia. În perioada de întreținere, acesta este păstrat de persoana responsabilă.

Un astfel de jurnal este un document intern. Nu poate fi transferat angajaților din alte departamente decât departamentele de personal fără ordinul șefului departamentului de personal. Angajații pot fi prezentați la acesta numai în prezența persoanei responsabile de întreținerea acestuia. Un jurnal al afacerilor angajaților trebuie furnizat în mod regulat șefului departamentului de resurse umane pentru a verifica corectitudinea luării deciziilor, a genera rapoarte și a analiza activitățile.

Formular de jurnal de bord

Formularul poate fi elaborat de specialiștii departamentului HR și aprobat prin actul administrativ local al angajatorului.

Înainte de a face jurnalul de bord, trebuie să determinați cum vor fi aranjate paginile - vertical sau orizontal. Prima opțiune este optimă pentru un număr mic de grafice. Dacă este necesar să se reflecte o cantitate mare de informații, a doua opțiune este acceptabilă.

Este mai bine să faceți coperta din hârtie groasă A4, indicând pe ea numele instituției, informații despre începutul gestiunii și sfârșitul acesteia.

Informațiile despre angajatul responsabil cu menținerea documentului pot fi reflectate pe copertă (pe ambele părți) sau pe fiecare pagină. Informațiile pot fi plasate și pe ultima pagină.

Formularul de prezentare a informațiilor poate fi următorul:

Paginile registrului personal trebuie protejate de sechestru și investiții suplimentare. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza următoarele opțiuni:

1. Paginile sunt numerotate, dantelate, sigilate cu sigiliu (ceara de ceară, mastic), jurnalul contabil propriu-zis este certificat de șeful serviciului de personal sau de adjunctul șefului instituției care se ocupă de problemele de personal, sau direct de către șef.
2. Foile trebuie numerotate în ordine și împletite între ele. Puneți un autocolant pe nodul de dantelă de pe ultima pagină cu amprenta sigiliului serviciului sau organizației de personal. Faceți o certificare:

Înscrierile trebuie făcute cu cerneală albastră, violetă sau neagră. Nu sunt permise corectări sau ștergeri de informații folosind mijloace corective.

Dacă este necesar să se facă corecții, înregistrările eronate trebuie tăiate cu o singură linie, astfel încât informațiile introduse anterior să fie clar lizibile. O nouă intrare ar trebui făcută în aceeași coloană. Dacă există o coloană „Notă”, se face o intrare în ea.

Dacă nu există o astfel de coloană, datele eronate nu sunt tăiate: sub ea ar trebui să notați „înscrierea N ___ în coloana N ___ este invalidă” și să introduceți informațiile curente.

Umplerea probei

Jurnalul de evidență personală a angajaților, al cărui eșantion este prezentat mai jos, poate fi completat prin includerea informațiilor despre:

• data constituirii dosarului personal al salariatului;
• NUMELE COMPLET. angajat;
• numărul conform fișei de pontaj;
• posturi conform tabelului de personal;
• denumirea unității structurale;
• informatii despre ordinul de angajare;
• informații despre ordinul de concediere.

Dacă trebuie să optimizați căutarea de informații, documentul poate fi conceput ca o carte alfabetică, atribuind pagini separate literelor.