Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо , а также как отправить заказное письмо с уведомлением и с описью вложения .

Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. То есть обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – всё это относится к простым письмам. Для того чтобы отправить такое письмо, достаточно опустить его в синий почтовый ящик Почты России. Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке простого письма — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы отправки письма (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.

Заказное письмо предназначено для отправки каких-то документов, бланков, квитанций. Данный вид почтового отправления является регистрируемым. Его отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора. Стоимость отправления несколько дороже, чем в случае с простым письмом, но зато отправитель получает гарантию того, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресату под роспись. Предельный вес заказного письма должен составлять не более 100 г. Если почтовое отправление весит более 100 г., то такое почтовое отправление называют бандеролью.

Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении и с описью вложения. Правда, в последнем случае письмо будет уже называться не заказным, а ценным!

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает то, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит письмо лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения письма адресатом. То есть, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться в том, что письмо получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Данный вид предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке. При этом при получении ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть письмо и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать бланку описи вложения.

Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять какие-то дополнительные бланки не нужно.

Для того чтобы отправить письмо:

• Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
• На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
• Оператору говорим, что данное письмо хотим отправить заказным и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение письма вплоть до его вручения.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Процесс отправления заказного письма с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.

Пример заполнения данного бланка приведен на картинке ниже. Для наглядности данные, которые необходимо заполнить отправителю, выделены красным цветом:

На лицевой стороне бланка Уведомления о вручении необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем данного уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.

Как отправить заказное ценное письмо с описью вложения

Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и отправка обычного заказного письма. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данный бланк выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя.

То есть для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, в котором будет отправлено письмо, а также заполнить два бланка с описью вложения. Заполнить нужно будет именно два бланка, т.к. один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого бланка адресат сможет проверить содержимое вашего отправления.

Пример заполнения бланка ф.107 Опись вложения приведен на картинке:

При отправке ценного письма с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.

Заказное письмо: сроки доставки и стоимость

Сроки доставки заказных писем точно такие же, как и срок доставки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье про отправку посылок наложенным платежом. Если есть желание, чтобы ваше письмо дошло быстрее, то его необходимо отправлять 1 классом.

Что касается стоимости отправки заказного письма, то стоимость зависит от многих факторов: вес письма, с уведомлением или без него, с описью вложения или без него. Подробнее смотрите на сайте Почты России.

* Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса простого письма взимается дополнительная плата.

Уважаемый автор, перед тем как писать подобную статью почитайте почтовые правила. Заказные письма с описью не существуют! Опись делается только на ценные отправления. И пометка о том что отправление с описью ставится только вот в каком случае: отправитель составляется опись в 2х экземплярах, оценивается каждый пункт, сотрудник почты сверяет опись с тем что отправитель вложил в конверт/коробку и лишь после этого расписывается и ставит печать. один экземпляр остается у отправителя, второй кладется в конверт\коробку. если же Вам хочется отправить заказное с описью то это Ваше право, но! Вашу опись никто не сверит, никто в ней не распишется, и на отправлении не будет стоять пометка «с описью». Ваше отправление будет заказное или заказаное с уведомлением. НО БЕЗ ОПИСИ!

Крайне возмущена работой почтового сервиса. Мне приходится ежемесячно отправлять заказное письмо с уведомлением или без из Буденновска Ставр.края в Москву и кажлый месяц я ищу эти письма, которые » гуляют» нетзвестно где. Вот и на сегодня потеряны два письма и уже написано заявление на розыск и ни ответа, ни привета. Безобразное отношегие к своим обязанностям и нет им наказания. За что им платят зарплату. И не с кого спросить… а сколько здоровья и нервотрепки тратится из-за наплевательского отношения почтовых работников к своим прямым обязанностям.

Как отправлять письмо по «Почте России»: пошаговая инструкция

С развитием почтовых сервисов в сети Интернет и доступных услуг сотовых операторов, бумажные открытки и письма в конвертах отправляются уже не так часто, как 10-15 лет назад. Но в некоторых случаях без пересылки в обычном почтовом конверте не обойтись. Как отправлять письмо по «Почте России», чтобы корреспонденция гарантированно прибыла к адресату?

Что можно отправлять в почтовом конверте?

Для начала стоит определить, что именно можно отправлять в конверте для писем, а для чего потребуется воспользоваться, например, посылкой. Что можно отправлять письмом «Почтой России»?

Кроме открыток и писем в конверт можно вложить практически любую бумажную или картонную корреспонденцию: личные документы (паспорт, диплом, трудовую книжку, удостоверения и прочее), бумажные (картонные) поделки и изделия, фотографии и т. п. Главное, чтобы вес одного письма не превышал установленную норму - 100 г (для писем в другую страну - не более двух килограммов). Исключением из этого правила являются деньги и банковские карты - их не рекомендуют вкладывать в конверты сами почтовые работники.

Нередко возникает вопрос, а можно ли вложить в бумажное письмо небольшие предметы? Например, бижутерию, брелоки, плоские магнитики, значки? На этот вопрос сотрудники почты отвечают отрицательно. Причина проста - при простановке штампов на конверт или при отправлении/выемке через почтовый ящик конверт может порваться из-за объемного предмета внутри.

Однако отправители, которым удается довольно успешно отправлять мелкие предметы в письмах, утверждают, что транспортировать такие вложения можно, если предметы не будут явно прощупываться в конверте. Добиваются этого, просто обернув предмет картоном, несколькими слоями скотча или плотной бумагой.

В зависимости от вида отправления письма бывают заказные, простые, экспресс, письма с объявленной ценностью или с уведомлением. Пошаговая процедура их отправки примерно одинакова, за исключением некоторых особенностей. Рассмотрим на примере простого почтового отправления, как отправлять письмо по «Почте России»:

• Отправка любого письма проводится из ближайшего отделения «Почты России», адрес которого можно уточнить на официальном сайте этой организации. Простое письмо, кроме того, можно опустить и в уличный почтовый ящик.
• Для отправки нужно приобрести конверт в соответствии с размером вложения. Самый маленький - 114 х 162 мм либо 110 х 220 мм (евро), самый большой - 229 х 324 мм.

• Конверт следует заполнить разборчивым почерком чернилами любого цвета, кроме красного, желтого и зеленого. Различные зачеркивания, загрязнения или исправления на конверте не допускаются.
• В верхнем левом углу, на специальном поле, заполняются сведения об отправителе:

В строке «От кого» полностью указываются ФИО или название организации-отправителя;

В строках «Откуда9raquo; вносятся адресные данные отправителя в следующем порядке:

• улица;
• номер дома;
• номер корпуса (при наличии такового);
• номер квартиры (№ офиса или кабинета);
• населенный пункт (полное географическое название);
• район (если он присутствует в адресе);
• название региона Российской Федерации (область, край и так далее);
• название страны отправления (только для отправки за границу);

  Простое письмо, вес которого не превышает 20 г, отправляют в почтовом конверте без доплаты и наклеивания дополнительных марок. Однако если вес отправления будет больше или предполагается доставка письма за пределы страны, то перед тем как отправлять письмо по «Почте России» , следует обратиться к оператору, который взвесит письмо и приклеит марки, в соответствии с ценой отправления.

  

  Чем отличается такое послание от простого письма? Как отправить заказное письмо по «Почте России» ? Сервис отправки заказных писем предназначен для пересылки важной документации, официальной корреспонденции (запросы, претензии, уведомления, жалобы и др.). У заказных писем имеется ряд преимуществ по сравнению с отправкой простого послания:

  • При отправке, заказному письму присваивается индивидуальный трек-номер (указывается в верхней части чека, выдаваемого отправителю). По нему возможно отслеживать доставку послания через интернет-сервис «Отслеживание отправлений» на сайте ПР.
  • Данный вид отправлений вручается лично адресату под подпись после предъявления паспорта. Это является неоспоримым доказательством того, что отправитель своевременно переслал письмо, а получатель ознакомлен с содержимым послания.

  Пересылка заказного письма - более надежный, но и более дорогой способ доставки корреспонденции. Как отправлять письмо по «Почте России» , если требуется воспользоваться услугой «Заказное письмо»? После выполнения вышеописанных действий, отправитель должен обратиться к оператору почты, сказать, что ему нужно отправить заказное письмо, и оплатить стоимость этой услуги. Служащий почты произведет взвешивание конверта, зарегистрирует письмо с присвоением трек-номера, приклеит штрих-код и марки в соответствии со стоимостью отправления.

  

  Уведомление: для чего нужно и как правильно заполнить

  Заказные письма с уведомлением - услуга, позволяющая отправителю узнать точную дату вручения письма получателю. Это официальный документ, который в ряде случаев также может служить доказательством факта своевременной отправки корреспонденции. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить бланк и сообщить оператору, что заказное письмо отправляется с уведомлением.

  Оно заполняется на специальном почтовом бланке Ф-119. Вся информация с двух сторон в поле с указанием: «Обведенное жирной чертой заполняется отправителем». Порядок заполнения таков:

  1. В поле с указанием «Уведомление подлежит возврату по адресу» вносятся данные отправителя письма в той же последовательности, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма9raquo; и «Заказного9raquo;.
  2. В поле на обратной стороне бланка вносятся данные получателя, в том же порядке, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма9raquo; и «Заказного9raquo;.
  3. Уведомление приклеивается оператором непосредственно к конверту, а после вручения заказного письма получателю, бланк изымается почтальоном и пересылается отправителю.

  

  Ценное письмо (оно же письмо с объявленной ценностью) рекомендуется заказывать для отправки особо ценных вложений: оригиналов личных документов, ценных бумаг, документации на недвижимость и прочего. Этот вид почтового отправления дополняется описью вложения с указанием суммы, в которую отправитель оценивает содержимое конверта.

  Этот вид пересылки считается одним из самых надежных, так как ценному письму обязательно присваивается регистрационный номер, а значит, оно подлежит отслеживанию на пути к адресату. Кроме того, если вдруг письмо будет утеряно, отправитель получает от почты возмещение в размере объявленной ценности.

  А как отправить заказное письмо по «Почте России» , если его требуется дополнить описью вложения с объявленной ценностью? Помимо покупки и заполнения конверта (заклеивать письмо не нужно) отправителю потребуется обратиться к оператору почтового отделения, чтобы составить опись:

  • Она заполняется отправителем в двух экземплярах на специальных бланках ф-107. Опись должна содержать подробный перечень всех пересылаемых в письме бумаг с указанием их оценочной стоимости.
  • Оператор почты сверяет содержимое вложения с составленным перечнем.
  • Каждый экземпляр подписывается принявшим его оператором и отправителем.
  • Один экземпляр выдается отправителю на руки, второй - вкладывается в конверт вместе с отправляемыми бумагами.

  Сколько стоит отправить письмо по «Почте России» , если это письмо с объявленной ценностью? Кроме стоимости отправки заказного письма, отправителю потребуется оплатить страховые сборы в размере 4% от суммы его объявленной ценности. Стоит отметить, что в случае его утраты уплаченный страховой сбор отправителю не возмещается.

  

  Пересылка письмом - самый дешевый способ почтового отправления. Сегодня у клиента есть возможность заренее узнать, сколько стоит отправить письмо по «Почте России» . Это можно сделать через официальный сайт «Почты России» , при помощи сервиса «Почтовый калькулятор».

  Например, чтобы узнать, сколько стоит отправить заказное письмо «Почтой России» , Необходимо внести в интерактивные поля калькулятора информацию о населенных пунктах отправителя и получателя, указать вес письма, способ доставки, а также поставить галочку напротив «Заказное9raquo; в разделе «Дополнительные услуги». После этого сервис автоматически посчитает стоимость отправки.

Предусмотрен способ представления налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) налоговой декларации (расчета) в налоговый орган в виде почтового отправления с описью вложения. Причем, при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

Бланк описи вложения по Форме 107 используется в следующих случаях:

1. опись вложения в ценное письмо;
   

   Примечание : Например, при отправлении налоговой декларации по почте.

2. опись вложения в посылку;
3. опись вложения в бандероль;

Почтовое отправление с объявленной ценностью отправляется в открытом виде с описью вложения. При этом, отправитель ценного письма, посылки или бандероли обязан заполнить два бланка описи вложения ф.107 , в которых указывает:

• наименование и почтовый адрес адресата;
• наименование, количество предметов и сумма их оценки.

Отправитель ценного письма с налоговой декларацией должен ставит свою подпись на каждом экземпляре бланка описи. В случае, если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" против их наименования ставится прочерк на каждом бланке описи. По желанию отправителя на экземпляре описи вложения, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.

Когда бланки описи по ф.107 заполнены, работник почты работник обязан:

• сличить записи в обоих экземплярах описи;
• сличить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
• сличить отправляемые предметы с записями в описи;
• проверить соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
• проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
• вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.

Если Вы отправляете посылку с описью вложения посылок, а также по РПО с объявленной ценностью, сдаваемых юридическими лицами, взимается плата.

Сумму ценности каждого предмета отправитель определяет самостоятельно. Стоимость предметов описи влияет на сумму компенсации, в случае утери отправления, но чем больше стоимость предметов тем больше будет стоимость страхового сбора пересылки. Сумму предметов можно сделать нулевой поставив прочерк.

Стоимость пересылки ценного письма с описью вложений

Пересылка ценного письма с описью вложения со стоимостью документов 10 рублей весом 20 грамм будет стоить 120-170 рублей по России.

Опись вложений для 3-НДФЛ при отправке на почте

ИНН 770012345678,
Александр Сергеевич Иванов
Адрес: 145147, г. Москва,
12-я Слесарная ул.,
д. 59, корп. 12, кв. 409

ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ

1. Налоговая декларация 3-НДФЛ за 2013 год на 8 (восьми) страницах – 1 экземпляр.
2. Копия справки о доходах по форме 2-НДФЛ на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.
3. Заявление на возврат НДФЛ, излишне удержанного работодателем в связи с
предоставлением имущественного вычета с начала года, на 1 (одной) странице –
1 экземпляр.

22.04.2014 А.С. Иванов

Во все надзорные органы письма необходимо отправлять с описью вложения, оценивая документы, которые вы отправляете. Это могут быть отчеты, заявления в контролирующие инстанции, заявления и иски в судебные органы и т. п. А для оценки данных документов применяется опись вложения в ценное письмо.

На сегодняшний день актуальна опись вложения формы 107. Он используется не только для оформления почтового отправления ценного письма, но и для отправления ценной посылки или ценной бандероли. В нашей сегодняшней публикации мы расскажем читателям о том, что собой представляет опись вложения Ф-107 и как она заполняется. А в нижней части публикации размещена кнопка, по которой можно скачать опись вложения в ценное письмо Почты России.

Порядок действий

Когда вы собираетесь отправить ценное письмо с описью вложения, необходимо принести на почту незапечатанные в конверте отправляемые документы.

• наименование и почтовый адрес адресата;
• наименование, количество предметов и сумма их оценки, поставить свою подпись на каждом бланке.

В случае, когда список отправляемых документов не укладывается в один лист бланка, его продолжают на следующем листе. В этом случае каждый лист описи нумеруется, и указывается их общее количество. Например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».

По желанию отправителя стоимость оценки на экземпляре, который вкладывается в письмо (бандероль, посылку), может не проставляться. Достаточно поставить сумму оценки в одном экземпляре, который остается у отправителя. Сумма оценки для отправки отчетов (в ИФНС, ПФР) обычно составляет 1 рубль, так как отчеты не представляют собой определенной ценности.

Затем, необходимо передать работнику почты:

• два экземпляра описи оценки;
• отправляемые предметы или документы.

Работник почты обязан проверить:

• записи в обоих экземплярах описи;
• соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
• отправляемые предметы с записями в описи;
• соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
• проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
• вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.

При получении почтового отправления с описью вложения, адресованного вам, его можно вскрыть при получении в присутствии сотрудника Почты и сверить с описью. Если вы обнаружите, что получили письмо или бандероль не в полном объеме, то сотрудник почтового отделения обязан составить соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Срок служебного расследования составляет 2 месяца. Затем по результатам проверки вам обязаны возместить стоимость недостающих предметов.

Образец заполнения описи в ценное письмо ф 107

Как направить обращение почтой

Источник изображения: en.wikipedia.orgwikiTwo_envelopes_problem

Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи.

Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении

Шаг 1

После того, как Вы составили текст обращения, поставьте на заявлении дату и подпись, снимите с него копию. Копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли указать, какое именно заявление Вы отправляли.

Шаг 2

Положите заявление в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом: в левом верхнем углу конверта - информация об отправителе (укажите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений, а также Ваш индекс и почтовый адрес), в правом нижнем углу конверта - информация об адресате (укажите наименование организации, в которую Вы отправляете запрос, или фамилию, имя и отчество должностного лица, а также адрес и почтовый индекс получателя).

Шаг 3

Если Вы просто опустите письмо в почтовый ящик, у Вас не останется никаких доказательств отправки письма. К тому же, Вы не сможете точно узнать дату получения письма. Поэтому рекомендуем отправлять обращение заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти в любое почтовое отделение и произвести следующие действия.

Шаг 4

На почте перед отправкой заказного письма необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений можно получить у операциониста):

• На лицевой стороне бланка укажите вид уведомления - простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления - заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»). В строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением», в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование (или фамилию, имя, отчество) получателя письма, его адрес и индекс.
• Остальные графы уведомления оставьте пустыми, их заполняют работники почтового отделения.

Главное преимущество отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки письма адресату оформленное Вами уведомление вернется на Ваш почтовый адрес. На этом уведомлении будет стоять дата получения Вашего письма и подпись уполномоченного представителя получателя.

Таким образом, уведомление о вручении доказывает, что Вы письмо отправляли, а адресат его получил. Это сыграет важную роль, если получатель будет отрицать доставку письма, не предоставит ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом, и т. п.

Шаг 5

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять заказное письмо.

Уточните, в каком окне принимают заказные письма, и передайте туда Ваше письмо. После того, как Вы оплатите отправку письма, сотрудник почты выдаст Вам чек. Сохраните его, так как этот чек будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть необходим Вам в случае защиты нарушенных прав в суде или иных органах.

Как отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении

Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении Вы можете отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.

Преимущество этого вида почтовой связи по сравнению с заказным письмом состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т. е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены (т. е. опись).

Шаг 1

Ценное письмо, как и заказное, отправляется непосредственно в отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:

Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 раздела «Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении», но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (размер ценности определяется на Ваше усмотрение).

Шаг 2

Перед отправкой письма Вам следует заполнить опись. Бланки можно получить на почте. Обратите внимание - опись заполняется в двух экземплярах.

Подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт: укажите наименования всех документов с датами и иными реквизитами, по которым их можно будет идентифицировать. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую сумму ценности этих документов, например, 10 рублей. Следует отметить, что в описи и на конверте должна быть указана одна и та же сумма ценности.

После заполнения бланков поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи.

Шаг 3

Отправка письма с описью не отменяет заполнения бланка уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями:

• На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи;
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (та же сумма, что и в описи).

Шаг 4

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять ценное письмо с описью.

Вложите все документы в конверт, но не заклеивайте его. Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте конверт с обращением и обе описи непосредственно сотруднику, который занимается приемом таких писем. Он поставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.

Как и в случае с отправкой заказного письма, рекомендуем сохранять чек, который Вам выдадут после отправки, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и устанавливать конкретные документы, которые Вы направили получателю. Это может понадобиться, если Вы будете вынуждены отстаивать свои права в суде.

Дата публикации: 14.04.2015

Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. По виду может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо , в том числе — с уведомлением и с описью вложения.

Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – относятся к простой письменной корреспонденции. Чтобы отправить ее, достаточно опустить конверт в синий почтовый ящик Почты России. Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.

Заказное письмо предназначено для пересылки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Данный вид почтового отправления является регистрируемым, соответственно оно регистрируется в системе и ему присваивается почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора. Стоимость несколько дороже, чем в случае с простой письменной корреспонденцией, но зато отправитель получает гарантию, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресата под роспись. Предельный вес должен составлять не более 100 г. Если почтовое отправление весит больше 100 г., то оно автоматически попадает в категорию «бандероль».

Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении или без него. Если вы хотите указать объявленную ценность или произвести отправку с описью вложения содержимого конверта, то вам необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит его лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения адресатом. Соответственно, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться, что оно получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.

Но помните, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом, а после получения корреспонденции получателем — бланк пересылается обратно отправителю (вам). Соответственно вернётся к вам этот документ, и вы узнаете, что ваше отправление попало адресату (или его законному представителю) точно в руки, лишь через определенное время.

В недавнее время у Почты России появилась услуга СМС-уведомления, то есть можно воспользоваться этой услугой. Для почтовых отправлений стоимость одного СМС-сообщения 10 рублей.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Начнем с того, что для «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому этот вид письменной корреспонденции и называется «ценным». Если отправление будет повреждено или утеряно, то Почта России полностью или частично компенсирует сумму объявленной ценности.

«Ценное письмо с описью вложения» предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке (ф.119). В момент получения ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.

Помните, если вы являетесь отправителем ценной корреспонденции, то конверт необходимо предоставлять оператору в открытом виде. Сотрудник почты должен убедиться, что вложение полностью соответствует тому, что вы указали в бланке.

Как отправить заказное письмо

Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять дополнительные бланки не нужно.

Для отправки:

• Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
• На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
• Оператору говорим о желании отправить заказное письмо и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение почтового отправления вплоть до его выдачи.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Процесс отправления письменной корреспонденции с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.

Пример заполнения данной формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:

На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем этого уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.

Как отправить ценное письмо с описью вложения

Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и оформление обычной заказной корреспонденции. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данная форма выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя. Опись вложения — это дополнительная услуга, которой вы можете воспользоваться или не использовать, если вам это не требуется.

Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, а также заполнить две формы с описью вложения. Заполнять нужно будет именно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого документа получатель сможет проверить содержимое вашего отправления.

Пример заполнения бланка ф.107 приведен на картинке:

При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.

Заказное письмо: сроки доставки и стоимость

Сроки доставки заказных писем примерно такие же, как и срок пересылки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье . Если есть желание, чтобы ваша письменная корреспонденция дошла быстрее, то ее необходимо отправлять 1 классом. Отправка 1 классом наиболее актуальна между населенными пунктами, между которыми имеется авиасообщение. Отправлять данным способом в черте одного города или области — не совсем целесообразно.

Что касается стоимости отправки заказного письма, то цена зависит от многих факторов: вес, с уведомлением или без него, с описью вложения или без нее. Подробнее смотрите на официальном сайте Почты России.

*Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса взимается дополнительная плата.