Результаты

предпроектного обследования

ЗАО «….»

для внедрения корпоративной информационной системы (КИС)

1С: «Институт типовых решений производства» (ИТРП)

Цель проведения обследования

В процессе предпроектного обследования ЗАО «…» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «…». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.

На основе анализа указанной информации определяются требуемые учетные подсистемы (например; складской учет ГП) охватывающие несколько подразделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. При проектировании комплексного решения ИТРП закладываются решения, реализующие принципы однократного ввода.

Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности ЗАО «…», обеспечивающий принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.

Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка.

Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики бухгалтерского учета для ЗАО «…».

Осуществляется обследование существующих бизнес – процессов и бизнес –

процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления предприятием, существующего документооборота с технологиями и документооборотом в рамках системы 1С: ИТРП.

Формируется организационно-функциональная схема автоматизации, и разрабатываются требования к проектируемой КИС 1С: «ИТРП». На основании установленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации формируется поэтапный календарный план внедрения КИС 1С ИТРП.

2. Организационная структура ЗАО «…».

Назначение и информационные связи подразделений

Структурная схема ЗАО «…» представлена приложении 1.

Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «…», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.

Исполнительный директор определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «…», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.

Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных, хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Технический директор обеспечивает техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Обеспечивает выполнение работ по теплоснабжению, вентиляции, обслуживанию компрессорных установок, строительства.

Начальник производства осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью ЗАО «…». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Финансовый директор привносит в стратегическую и политическую деятельность финансовые аспекты; ведет работы в области диагностики финансового состояния, экономических тенденций, трактовке законодательных и финансовых аспектов госрегулирования. Финансовый директор отвечает за управление денежными средствами предприятия, обеспечение своевременного выполнения обязательств компанией. Обеспечивает работу анализа планово-экономической деятельности производства и подготовки бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности. Осуществляет контроль за информационно-техническим отделом. Координирует работу с банками и лизинг-компаниями.

Производство состоит из трех цехов: Цех цельномолочной продукции, Цех Сыродельного производства, Цех сушки, Цех мороженого.

Цех мороженого является удаленным цехом (расстояние ~2 км), но является неотъемлемой частью основного производства.

Приемка молока занимается отдел заготовок сырья, руководящий главным приемным пунктом, расположенный на территории комбината и 8 молокоприемников, расположенные в Псковской области.

Лаборатория осуществляет контроль качества принимаемого молока и выпущенной готовой продукции.

Сбыт готовой продукции состоит из подразделений: Отдел сбыта комбината и (структурных подразделений) Торговый Дом «…», Торговый Дом «…», «Торговый от …»

3. Описание функций подразделений и существующего документооборота

Бухгалтерия (Приложение 2 )

Планово-экономический отдел (Приложение 3 )

Производство (Приложение 4 )

Отдел сбыта (Приложение 5 )

Отдел снабжения (Приложение 6 )

Отдел логистики (ОПГП-ЦПМ, ОПГП – Цех мороженого) (Приложение 7 )

4. Принятая учетная политика

Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «…».

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

– формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия;

– обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

– своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.

Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия.

Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки.

Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с последующим заполнением Главной книги

5. Описание текущего уровня автоматизации

Начало работ по автоматизации учетных функций в ЗАО «…» относится к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автоматизированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизированного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информационной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации.

5.1. Автоматизированные функции

Краткое описание функций

1. Учет труда и заработной платы – 1 ПК -яз. PROGRESS

Бухгалтерия 1.

2. Учет движения денежных средств по кассе предприятия – 1 ПК – яз. FOXPRO Название программы

• – выписка кассовых документов (приходных. и расходных кассовых ордеров)
• – реестр входящих документов
• – отчет кассира
• – картотека отчетов
• – отчетные формы: ж/о 1, ведомость к ж/о 1, аналитика, итоговая справка

3. Учет прохождения денежных средств по банку – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• – ведение картотеки выписок банка.
• – получение журнала, ведомости и аналитики по всем счетам или по отд. счету, в свернутом или развернутом виде.
• – итоговая справка.
• – справка по организации.
• 4. Расчет с подотчетными лицами – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• – ввод аванс. отчетов
• – ввод оплаты – прием из АРМ «КАССА»
• – прием выписок из АРМ «БАНК»
• – ведение оборотов и сальдо
• – ж/о 7 (свод. и по аванс. отчетам)
• – итоговая справка
• – книга покупок по отгрузке или по оплате
• – ведомость по НДС
• – аналитика

5. Расчеты за услуги – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• – формирование счетов
• – ввод оплаты
• – ведение сальдо
• – формирование счет-фактур
• – ж/о 8
• – итог справка
• – книга покупок
• – расшифровка счетов, не вошедших в книгу покупок
• – акты сверки
• – аналитика

6. Формирование и печать платежных документов 1 ЛЮБОЙ ПК -яз. PROGRESS

7. Главная книга, Баланс. 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 1.
• – ввод кредитных оборотов
• – получение дебетовых оборотов
• – формирование и печать главной книги, оборотн. баланса, отчета предприятия БАЛАНС
• – формирование справок по деб. и кред. счетов
• – печать ж\о
• – просмотр обор. баланса
• – корректир. оборотов в прош. периодах

8. АРМ диспетчера экспедиции 4 ПК – яз. FOXPRO

• – формир-е ТТН и сч-фактур на отгрузку продукции
• – формир-е пропуск-сводной накладной для КПП
• – печать удостовер-я кач-ва
• – печать отчетов об отгруж-й продукции за день и за период

9. Учет реализации продукции 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 2.
• – прием информации об отгрузке продукции
• – формир-е и печать счетов на отгруж. продуцию
• – ввод оплаты предъявл-х счетов 9прие из АРМов «КААССА» И «БАНК»
• – контроль оплаты предъявл-х счетов
• – прием зачетов по возвратной таре из АРМ «ТАРА»
• – составление отчетных форм и реестров
• – составление ведомости 16
• – операт-й расчет сальдо по плательщикам
• – книга продаж
• – акты сверки

10. Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья 2 ПК – яз. FOXPRO

• 1-й ПК: Приемка сырья.
• – выписка ТТН на прием сырья, на возврат
• – выписка актов при расхождении данных
• – выписка ТТН передачи с пунктов приема
• – получение сводок по сырью
• – получение сведений по качеств. показателям

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

• – форм и печать приемных квитанций
• – ввод и контроль оплаты (прием из АРМ «КАССА»)
• – прием зачетов из АРМ «РЕАЛИЗАЦИЯ»
• – книга покупок
• – ж\о 6-з

11. Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов 2 ПК – яз. FOXPRO

1-й ПК: Бухгалтерия 2.

• – учет наличия и движения по местам хранения
• -ввод прих. документов (за нал расчет, из переработки, внутр. оборот, от поставщ. и др приходы)
• – прием накладных из АРМ «ПОСТАВЩИКИ МАТЕРИАЛОВ»
• – ввод расх. документов (расход в производство)
• – в переработку
• – внутр. оборот
• – списание
• – др. расходы
• – ведение карточки склад. учета
• – ведение картотеки колич-сум. учета
• – составление отчетных регистров:
• – отчет МОЛ
• – оборотная ведомость
• – сальдовая ведомость
• – ведомости прих. и расх.
• – ж\о 10
• – расчет торг наценки
• – проведение инвент-ии
• – составление инвентар. и слич. ведомостей
• – 16-я ведомость
• – книга продаж

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

……………… и т.д.

5.2. Используемое программное обеспечение

Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «…». Программное обеспечение каждого рабочего места представляет собой программный комплекс, разработанный независимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД PROGRESS и СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS . Сопровождением программного обеспечения занимается ИТ – отдел.

5.3. Недостатки используемого программного обеспечения:

Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации.

Нет, соответствующей текущему времени, оперативности.

Нет анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерской и налоговой отчетности, формирование баланса.

Обзор компьютерного парка ЗАО «…»

На данный момент на комбинате установлено 44 компьютера. Из них:

1 машин с процессором 286

2 машин с процессором 386

1 машин с процессором 486

1 машин с процессором Celeron 433

6 машин с процессором Celeron 466

2 машин с процессором Celeron 633

2 машин с процессором Celeron 700

6 машин с процессором Celeron 1700

1 машин с процессором Pentium II

3 машин с процессором Pentium III

19 машин с процессором Pentium IV

Бухгалтерия

Управление

Отдел сбыта

Планово-экономический отдел

Цех мороженого, ОПГП

ОПГП (ЦМП )

Итого: 5 компьютеров требуется заменить, 2 – под вопросом.

Количество устаревших мониторов – 5

Схема локальной сети компьютеров ЗАО «….»

6. Выводы по результатам предпроектного обследования ЗАО «…»

Во главе предприятия стоит Генеральный директор, руководящий всей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью.

Структурные подразделения административного блока и вспомогательного производства подчинены непосредственно ему. Руководство деятельностью блока технического обеспечения, блока снабжения и сбыта, а также производственного блока осуществляется через Исполнительного директора, Начальника производства и Технического директора

6.1. Анализ подразделений

Отдел по заготовке сырья

Обеспечивает производственный блок сырьевой базой.

Отдел снабжения

Занимается материально-техническим обеспечением основного производства.

Отдел сбыта

Сбыт готовой продукции. Приемка выпуска готовой продукции. Оформление заказов, работа с клиентами. Информацией по сбыту продукции пользуется отдел маркетинга, планово-экономический отдел.

Отдел логистики

Документы поступления материалов, отгрузки продукции, перемещения и производственного отпуска материалов, составление оперативного плана производства.

Производственный блок

Структурные подразделения данного блока обеспечивают производственно-хозяйственную деятельность ЗАО «…». Информация в производственный блок поступает из отдела снабжения (через складское хозяйство) – при обеспечении производства сырьем и материалами. Документарно отчитывается перед бухгалтерией документами по внутреннему перемещению и выпуску готовой продукции. Отчеты о производственной деятельности предоставляются в бухгалтерию, плановый отдел. Деятельность производственного блока по качеству контролируется лабораторией и плановым отделом, который обеспечивает технико-экономическое планирование. Подчинен производственный блок непосредственно Начальнику производства, который руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Исполнительный директор проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Лаборатория

Лаборатория входит в административный блок и непосредственно связана с производственным процессом (от поставки сырья до выпуска продукции). Она обеспечивает входной контроль сырья, материалов, производственный контроль, контроль готовой продукции, микробиологический контроль сырья и компонентов, производства, готовой продукции; контроль используемой тары и упаковки; контроль санитарно-гигиенического режима производства; контроль качества воды, используемой на предприятии, и т.д. Отдел подчинен непосредственно Исполнительному директору.

Управленческий блок.

Управленческий блок непосредственно Генеральному директору. Структурные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всего остального производства. Они передают и получают информацию из других отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю.

Юридический отдел обеспечивает договорами службы сбыта и снабжения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности ЗАО «…» и защиту его правовых интересов.

Бухгалтерия собирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности на предприятии.

Планово-экономический отдел собирает необходимую ему документарную первичную информацию по отделам, а также отчеты о деятельности подразделений и осуществляет экономическое планирование на предприятии.

Отдел АСУ разрабатывает, обслуживает и развивает систему автоматизированной обработки информации для единой информационной сети предприятия; разрабатывает программное обеспечение решения задач производственного характера.

6.2 Анализ текущей автоматизации

Таким образом, практически все отделы ЗАО «…» тесно связаны друг с другом в производственных и хозяйственных процессах. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество подразделений, и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы.

Система автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятии, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений бухгалтерского учета осуществляется в специализированных блоках автоматизированной системы, и при необходимости информация объединяется в один блок. Финансовая информация обрабатывается лишь по закрытию предыдущего периода, что затрудняет оперативный анализ финансово-хозяйственной деятельности.

В ЗАО «…» действует автоматизированная система управления, реализованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету движения сырья и материалов, производству и реализации продукции, реализации иных ТМЦ, расчету с поставщиками и получателями, расчету заработной платы, расчету плановой и фактической себестоимости и оптово-отпускных цен, учету транспортных услуг и т.д.

Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен информацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются автономными, отсутствует единая система классификации и кодирования информации, что исключает оперативный обмен между подсистемами.

Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Программное обеспечение АРМ разработано на СУБД Progress и FoxPro , функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие информационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую систему обработку информации. Все компьютеры ЗАО «…» необходимо объединить в единую, локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все производственные и административные корпуса в единую информационную систему.

Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС ЗАО «…». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема.

В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую операционную систему Windows (на сервере – Windows 2000 Advanced Server , на рабочих станциях – Windows 98, 2000) – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач, созданную мировым лидером в области разработки программного обеспечения – корпорацией Microsoft . Система проста в использовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать Microsoft SQL Server 7.0 (в дальнейшем Microsoft SQL Server 2000, который показал более высокое быстродействие на процессорах Xeon). В качестве клиентских приложений программа 1С: Предприятия для SQL , релиз 15. (Более поздние релизы программы показали нестабильность работы, на данный момент существует релиз 20, но программа еще не прошла тестовый период эксплуатации).

Анализ существующего компьютерного парка показал, что большая часть используемой техники соответствует техническим характеристикам и удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня, за исключением небольшого числа. На Основном сервере уже используется предложенная операционная система, конфигурация сервера позволяет говорить о соответствующей производительности и надежности системы, а также о техническом «запасе» для внедрения КИС. Но, предусматривая быстрорастущее количество пользователей системы и увеличение нагрузки на базу данных, рекомендуется в будущем вынести базу данных на отдельный «сервер базы данных» (храниться база данных SQL), соединенный с «Основным сервером» сверхскоростной сетью. Это позволит использовать «Основной сервер» в качестве терминального сервера (когда программа будет работать на сервере, а пользователи будут видеть только изображение программы), тем самым увеличить быстродействие КИС и использовать менее мощные (недорогие) рабочие станции. С точки зрения безопасности будущей системы рекомендуется выделить «файловый сервер»: сервер для архивных копий документов сотрудников, электронной почты, «зеркало» архивных копий базы данных КИС.

Присутствует недостаточное количество техники по участкам, а также полное отсутствие компьютеров связанных с учетом блока производства , необходимого для полного внедрения КИС.

В связи с вышеизложенным анализом необходимо провести работы по модернизации компьютерного парка в плане полной замены устаревших моделей 386,486, Pentium I серии, а также замены мониторов, не обеспечивающих режим высокого разрешения экрана для работы с КИС 1С: «ИТРП». Потребности новой техники для дополнительных рабочих мест будет составляться после детального обследования участка учета, как приложение к соответствующему Техническому Заданию.

Анализ локальной сети ЗАО «…» показал, что сеть находиться в удовлетворительном состоянии. Пропускная способность сети 100мб. Существуют свободные гнезда на коммутаторах, для дальнейшего развития сети в ближайшее время. Узким местом является связь между основным коммутатором (svitch) и экспедицией, расстояние между точками ~200 метров. Данный участок реализован с помощью дополнительного коммутатора, расположенный посередине, в области пункта приемки сырья, который и позволяет поддерживать связь. Расстояние между коммутаторами, 100 метров, является предельно

6.3. Состав системы

Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках проектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полную функциональность системы. Предлагается следующий состав подсистем:

Складской учет готовой продукции (ОПГП)

Внеоборотные активы (ОС).

Производство.

В рамках указанных подсистем предусмотреть разработку автоматизированных рабочих мест КИС 1С: «ИТРП». Приемщиков сырья, отдела снабжения, отдела по заготовкам сырья, начальника отдела маркетинга, кладовщика склада материалов, лаборатория, производство (ЦМП, Сыродельное, Сушка, Маслодельный), цех и ОПГП мороженого, чтобы обеспечить полный объем учетных работ в режиме реального времени, а руководство ЗАО «…» – требуемой оперативной информацией.

Одной из основных задач проектируемой КИС является оценка прибыльности предприятия; разработка механизма финансового планирования.

Прибыльность напрямую зависит от того, как поставлен контроль и анализ товарных и финансовых потоков. Необходимо предусмотреть возможность динамически анализировать товарные и финансовые потоки в различных аспектах – по датам, по партнерам, статьям затрат, объемам реализации, используя для этого существующий на предприятии порядок ведения оперативного и бухгалтерского учета – ввода первичной документации.

Учет наличия и движения товарных потоков, которые включают в себя не только готовую продукцию, но и материалы, должен прослеживаться на уровне партий. При этом полностью должна прослеживаться история каждой партии, начиная с момента ее поступления до полного расхода. Товарный учет должен быть тесно взаимосвязан с контролем качества и с производством, так как в этих подсистемах учет строго партионный. В настоящее время на предприятии учет качества выпускаемой продукции (лаборатория) ведется практически вручную.

Для оперативного и правильного реагирования на любые возможные изменения состояния рынка, для получения исчерпывающих и обоснованных ответов на вопросы “что будет, если…”, касающиеся развития производства, в информационную систему необходимо ввести блок финансового планирования, опирающегося на данные хозяйственного учета. Блок предназначен для составления финансовых планов (бюджетов) предприятия: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, баланс расчетов с поставщиками и т.д. Формируемые отчеты, диаграммы и графики позволят контролировать выполнение планов, сравнивать запланированные и фактически достигнутые показатели и выявлять причины их расхождений.

Учитывая характеристики функционирующей на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета, корпоративная информационная система будет основываться на нижеследующем:

Учетная политика определяет основные задачи бухгалтерского учета на предприятии, и обеспечение решения этих задач обуславливает внедрение корпоративной информационной системы на предприятии. Оговоренные в учетной политике особенности ведения бухгалтерского учета должны найти отражение в проектируемой системе.

Система должна быть едина в информационном плане, она должна охватывать не только бухгалтерию, но и производство, административный учет.

Условно функционирование КИС по видам учета можно разделить на 4 основных направлений:

1. Оперативное управление:

– ведение базы договоров различного типа;

– документарная система управления взаиморасчетами;

– оперативный контроль текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами в разрезе первичных документов склада, кассы и банка.

2. Управленческий учет:

– учет и анализ доходов и расходов;

– отслеживание и анализ взаиморасчетов;

– анализ движения товаров и готовой продукции;

– анализ дебиторов и кредиторов.

3. Бухгалтерский учет:

– анализ бухгалтерских счетов;

– многоуровневый аналитический учет;

– баланс и налоговая отчетность;

4. Производственный учет:

– затраты в различных аспектах;

– расчет плановой себестоимости;

– фактическая себестоимость продукции;

– нормативные затраты и анализ отклонений.

6.4 Основные характеристики системы (по направлениям учета):

Оперативный управленческий учет производства продукции, выполнения работ и оказания услуг ведется с высокой степенью детализации;

Учет складских запасов и движения материалов и товаров, готовой продукции;

Партионный учет стоимости материалов и товаров, а также готовой продукции. Методы определения себестоимости: «LIFO», «FIFO», «по средней» (согласно учетной политики – FIFO).

Учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе отдельных поставок и оплат;

Учет выпуска готовой продукции на основании нормативных затрат;

Учет использования продукции на собственные нужды;

Учет реализации готовой продукции и товаров (“НДС по оплате”);

Учет выполненных работ и оказанных услуг;

Учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе отдельных отгрузок и оплат;

Учет движения прямых и косвенных затрат на производство;

Учет дополнительных расходов на приобретение ТМЦ, реализована возможность учета реализации материалов на сторону, а также учета произвольного списания и поступления ТМЦ для отражения редких операций по движению товарно-материальных ценностей. Также реализована поддержка перемещения ТМЦ между местами хранения и перераспределение ТМЦ между учетными партиями;

Расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг;

Учет себестоимости готовой продукции.

Гибкие возможности по учету расчетов с контрагентами: система разделения расчетов по договорам, возможность выбора определенной стратегии оплаты договоров и отнесения авансов; отработка механизма оформления взаимозачетов с поставщиками и покупателями.

7. Порядок внедрения проекта автоматизации ЗАО «…»

Порядок внедрения проекта и разработок разделен на несколько этапов.

Предпроектное обследование (является неотъемлемой частью проекта). Этот этап включает в себя:

Начальное ознакомление и изучение схемы работы предприятия;

Изучение перечня и структуры документооборота предприятия;

Изучение текущей учетной политики предприятия;

Выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определение учетных подсистем и порядок их внедрения.

Составление технического задания выбранной учетной подсистемы (этап внедрения). В этот этап входит:

Подробное обследование подразделений вовлеченных в данную учетную подсистему.

Выбор оптимальной реализации учета. Сравнительный анализ с моделью компьютерного учета в ИТРП.

Согласование технического задания с руководителями подразделений.

Создание программы.

Программирование на основе согласованного и утвержденного технического задания.

Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с доработанной системой ИТРП. Ввод необходимой информации, тестирование программы, опытная эксплуатация. Оформление по результатам тестирования соответствующих протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ и пожеланиям подразделений, оформленным соответствующими документами. Внесение исправлений и изменений в созданный программный продукт, в случае необходимости.

Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найденных недочетов ~ срок ввода устанавливается исходя из ТЗ.

Переход на следующую учетную подсистему, далее по п.2.

Замечание: Каждый последующий этап будет требовать больше времени, за счет исправлений недочетов предыдущих.

8. Основной план внедрения системы

Складской учет готовой продукции (ГП)

Отражение факта выработки продукции в количественном и суммовом (по планово-нормативной себестоимости) выражении.

Межцеховые перемещения готовой продукции

Передача готовой продукции в экспедицию

Ведение прайсов готовой продукции.

Реализация готовой продукции контрагентам. Возвраты.

Учет возвратной тары.

Книга продаж

Бух отчетность (41,43,40,90, Д62)

Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет затрат.

Взаимозачеты с контрагентами

Взаиморасчеты с покупателями

Расчеты с подотчетными лицами

Обмен данными с клиент-банком.

Учет косвенных затрат по подразделениям

Управленческая отчетность

Бух отчетность (50,51,71,Д26, Д23, Д44, К62)

Снабжение, складской учет материалов и сырья.

Поступление сырья

Поступление материалов

Взаиморасчеты с поставщиками

Передача сырья в производство

Передача материалов в производство

Книга покупок

Управленческая отчетность

Бух отчетность (10,60)

Система учета качества. Лаборатория.

Учет качественных удостоверений (дата маркировки, срок годности, номера партий, физико-химических показателей готовой продукции)

Партионный учет сыра в двух независимых единицах измерения (гл., кг.).

Штрих-кодирование продукции

Внеоборотные активы (ОС).

Номенклатура Основных Средств

Поступление ОС

Ввод в эксплуатацию ОС

Перемещение ОС

Начисление амортизации

Бух отчетность (01,02,04,07,08)

Производство.

Нормативы расхода материалов и сырья ГП

Выпуск полуфабрикатов

Перемещение полуфабрикатов в производстве

Выпуск готовой продукции

Перемещение готовой продукции в производстве

Перемещение материалов в производстве

Фактический расход сырья и материалов на изготовление

Управленческая отчетность

Бухгалтерская и налоговая отчетность.

Бух отчетность (76,68,90,91,99)

Регламентные отчеты по налогам

Налоговый учет.

Бухгалтерский финансовый результат

Планирование, бюджетирование производства.

Заказы от покупателей

Заказ на производство

Оперативное планирование производства

План выпуска продукции

План закупок

Подключение ИТНАЛЕВ: Корпоративные финансы

Бюджеты

Управленческий финансовый анализ

9. Зарплата и кадры

Для внедрения учета зарплаты и кадров целесообразно применить отдельную конфигурацию 1С: «Зарплата и кадры», в которой будет производиться учет отдела кадров и расчет, начисление зарплаты сотрудников, с последующей выгрузкой данных в систему КИС 1С: «ИТРП». Работы по настройки конфигурации и вводом в эксплуатацию будут вестись параллельно с основным планом внедрения КИС 1С: «ИТРП».

10. Экономическая целесообразность.

Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидаемыми уменьшением издержек и увеличением прибыли предприятия.

Из чего складываются затраты:

1. стоимость оборудования, техники.
2. стоимость программы.
3. затраты на настройку и ввод в эксплуатацию.
4. затраты на сопровождение

Общая сумма затрат зависит от количества рабочих мест и многих других характеристик предприятия.

Ожидаемые результаты:

Снижение потерь за счет более совершенного учета затрат. Воровство на многих российских предприятиях вошло в традицию, а внедрение системы, отслеживающей движение материальных ценностей, позволяет значительно сократить связанные с этим потери.

Уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (покупателя). Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, хранение истории взаимоотношений с контрагентами позволяют проводить их аттестацию. При этом могут использоваться формальные признаки, либо данные из системы могут служить управленцам ‘поводом для размышлений’.

Уменьшение складских запасов. Внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, замороженные в виде материальных запасов, нормализует оперативную работу отдела снабжения. Дополнительный эффект при этом может дать уменьшение складских площадей.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации.

Внедрение программа 1С: «ИТРП» по вышеизложенным пунктам даст 80% ожидаемого эффекта автоматизированного учета. Главная цель внедрения ИТРП является создания функционального ядра учета, которое замкнет все подразделения в единую информационную систему, позволит выявить и оптимизировать информационные связи отделов, даст возможность разработки стратегии дальнейшее развития управленческого учета. Используя основное преимуществом ИТРП, гибкость настройки, будет создана «благодатная почва» для внедрения более мощной и полнофункциональной ERP -системы. Тем не менее, КИС 1С: «ИТРП» будет иметь необходимо достаточную функциональность, чтобы использовать ее продолжительное время.

Диаграмма Ганта

Права на публикуемый материал принадлежат компании ООО “Инфостарт”. Перепечатка статьи возможна только с письменного разрешения руководства компании, со ссылкой на сайт www.infostart.ru
Пишите нам: [email protected]

Предпроектное обследование как страховка от провала проекта.

Предпроектное обследование - необходимый шаг, если компания принимает решение об автоматизации того или иного бизнес-процесса.

Но предпроектное обследование в качестве услуги необходимо далеко не каждой компании.

А как вы готовитесь к проекту автоматизации?

Предположим, вы выбрали для автоматизации платформу 1С, и хотите узнать сроки и стоимость проекта. Чтобы оценить сроки, трудозатраты и бюджет проекта, предварительно необходимо ответить на массу вопросов:

• Какие именно проблемы вызваны отсутствием автоматизации, к каким результатам должен привести проект ?
• Какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы, какие в этих процессах есть особенности?
• Какие задачи в проекте делать своими силами, а какие задачи отдать интегратору?
• Как будет развиваться бизнес в ближайшие 2 - 3 года, что нужно сразу закладывать в систему, чтобы в будущем не тормозить развитие бизнеса ?
• 1С - это не какая-то одна программа, это целая «вселенная» решений, причем для компаний различного масштаба и профиля. Какое из решений 1С лучше всего подходит именно для Вашей компании?
• Как новая система состыкуется с уже имеющимися системами?
• Какие данные нужно загрузить в систему, чтобы начать работу? Где и в каком виде они хранятся? Самописная система? Excel?
• Какие организационные изменения потребует внедрение системы?

Даже менеджер проекта с многолетним опытом не сможет грамотно спланировать проект, не получив ответы на все эти вопросы.

Таким образом, предпроектное обследование будет полезно для вашей компании, только в случае если вы не можете самостоятельно проработать все эти вопросы.

Что вы получаете на "выходе"?

По результатам обследования вы получаете:

• отчет с подробным описанием организации будущего проекта,
• календарный план-график, из которого видно, как именно исполнители будет делать свою работу, и насколько сильно в проекте будут задействованы ваши сотрудники, а также обоснованную и доказанную оценку длительности, объема работ и стоимости проекта.

Какова ценность предпроектного обследования для бизнеса?

Ценность предпроектного обследования заключается в том, что у всех заинтересованных лиц в компании сложится четкое и ясное представление:

• кто и как будет делать проект;
• какие усилия потребуются от сотрудников компании;
• какие деньги необходимо потратить на реализацию проекта;
• стоят ли результаты проекта этих денег.

В практике «КОРУС Консалтинг» было несколько предпроектных обследований, после которых руководители компаний приняли решение не начинать проект.

Это было связано или с неготовностью компаний к организационным изменениям, или с тем, что потенциальные результаты проекта заведомо не оправдывали вложенных средств, или потому, что невозможно было обеспечить достаточное финансирование.

Решение не начинать гарантированно неуспешный проект — тоже положительный результат. Вы не тратите большое количество средств на работы, от которых не будет прока, или которые обязательно провалятся, либо будут заморожены.

Иными словами, предпроектное обследование позволяет вам последовательно, логично и комфортно прийти к решению о старте проекта.

Шесть шагов до полной готовности к старту проекта.

Чтобы обеспечить всех ключевых сотрудников компании информацией, необходимой для принятия взвешенного решения о проекте, в рамках предпроектного обследования Вы проходите шесть простых шагов:

Шаг первый. Проведение интервью: вы знакомитесь с опытными консультантами и обсуждаете с ними свои потребности;

Шаг второй. Подготовка отчета: вы получаете систематизированный взгляд профессионалов на проблемы и задачи вашего предприятия;

Шаг третий . Обсуждение отчета и уточнения: вы получаете возможность рассмотреть ситуацию в вашей компании с различных точек зрения;

Шаг четвертый. Анализ материалов и проектирование архитектуры: вы получаете видение будущих результатов от внедрения;

Шаг пятый. Разработка календарного плана-графика проекта: вы получаете подробную карту, по которой шаг за шагом вы идете к цели проекта;

Шаг шестой. Презентация результатов предпроектного обследования и совместная проработка плана подготовки к старту проекта: вы осознанно и уверенно принимаете решение о начле проекта.

За какое время можно выполнить предпроектное обследование?

Длительность предпроектного обследования зависит от объема задач, которые нужно решить в будущем проекте. Реализация этой задачи может потребовать от 2х недель до 2х месяцев.

Объем предпроектного обследования может сильно различаться: от проработки отдельного (пусть даже большого) функционального блока (например, 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:MES оперативное планирование производства) до разработки полноценной ИТ-стратегии, позволяющей задать направление развития инструментов автоматизации вашей компании на среднесрочную и долгосрочную перспективу, поддержать конкурентные преимущества.

Ваши дальнейшие действия?

Готовитесь к старту большого и комплексного проекта?

Выбираете одно из решений на платформе 1С?

Хотите избежать "сюрпризов" и неожиданностей?

Требуется понять длительность и объем работ?

Необходимо определить основные риски проекта?

Нужно оценить, какие усилия потребуются от ключевых сотрудников компании?

Узнайте подробности о результатах предпроектных обследований
у наших клиентов:

Примеры кейсов:

1. Газпромнефть Марин Бункер.

Проект : консалтинговый проект обследования процессов коммерческого учета нефтепродуктов и формирование программы автоматизации.

Разработанная программа проектов определяет развитие корпоративной системы на ближайшие три года:

• обеспечение прозрачности и контролируемости бизнес-процессов;
• предоставление руководству инструмента для принятия решений на основании своевременной и достоверной информации.

2. «БТК Групп».

Проект : автоматизация формирования регламентированной бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности на базе 1С:Бухгалтерия.КОРП

По результатам проведенного обследования существующей учетной системы стало очевидно, что автоматизация бухгалтерского и налогового учета в 1С нецелесообразна и рискованна, т.к. компания не получит желаемой отдачи от инвестиций в проект.

Результаты

предпроектного обследования

ЗАО «....»

для внедрения корпоративной информационной системы (КИС)

1С: «Институт типовых решений производства» (ИТРП)

Цель проведения обследования

В процессе предпроектного обследования ЗАО «...» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «...». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.

На основе анализа указанной информации определяются требуемые учетные подсистемы (например; складской учет ГП) охватывающие несколько подразделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. При проектировании комплексного решения ИТРП закладываются решения, реализующие принципы однократного ввода.

Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности ЗАО «...», обеспечивающий принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.

Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка.

Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики бухгалтерского учета для ЗАО «...».

Осуществляется обследование существующих бизнес - процессов и бизнес –

процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления предприятием, существующего документооборота с технологиями и документооборотом в рамках системы 1С: ИТРП.

Формируется организационно-функциональная схема автоматизации, и разрабатываются требования к проектируемой КИС 1С: «ИТРП». На основании установленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации формируется поэтапный календарный план внедрения КИС 1С ИТРП.

2. Организационная структура ЗАО «...».

Назначение и информационные связи подразделений

Структурная схема ЗАО «...» представлена приложении 1.

Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «...», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.

Исполнительный директор определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «...», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.

Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных, хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Технический директор обеспечивает техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Обеспечивает выполнение работ по теплоснабжению, вентиляции, обслуживанию компрессорных установок, строительства.

Начальник производства осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью ЗАО «...». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Финансовый директор привносит в стратегическую и политическую деятельность финансовые аспекты; ведет работы в области диагностики финансового состояния, экономических тенденций, трактовке законодательных и финансовых аспектов госрегулирования. Финансовый директор отвечает за управление денежными средствами предприятия, обеспечение своевременного выполнения обязательств компанией. Обеспечивает работу анализа планово-экономической деятельности производства и подготовки бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности. Осуществляет контроль за информационно-техническим отделом. Координирует работу с банками и лизинг-компаниями.

Производство состоит из трех цехов: Цех цельномолочной продукции, Цех Сыродельного производства, Цех сушки, Цех мороженого.

Цех мороженого является удаленным цехом (расстояние ~2 км), но является неотъемлемой частью основного производства.

Приемка молока занимается отдел заготовок сырья, руководящий главным приемным пунктом, расположенный на территории комбината и 8 молокоприемников, расположенные в Псковской области.

Лаборатория осуществляет контроль качества принимаемого молока и выпущенной готовой продукции.

Сбыт готовой продукции состоит из подразделений: Отдел сбыта комбината и (структурных подразделений) Торговый Дом «...», Торговый Дом «...», «Торговый от...»

3. Описание функций подразделений и существующего документооборота

Бухгалтерия (Приложение 2 )

Планово-экономический отдел (Приложение 3 )

Производство (Приложение 4 )

Отдел сбыта (Приложение 5 )

Отдел снабжения (Приложение 6 )

Отдел логистики (ОПГП-ЦПМ, ОПГП - Цех мороженого) (Приложение 7 )

4. Принятая учетная политика

Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «...».

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия;

Обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

Своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.

Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия.

Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки.

Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с последующим заполнением Главной книги

5. Описание текущего уровня автоматизации

Начало работ по автоматизации учетных функций в ЗАО «...» относится к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автоматизированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизированного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информационной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации.

5.1. Автоматизированные функции

Краткое описание функций

1. Учет труда и заработной платы – 1 ПК -яз. PROGRESS

Бухгалтерия 1.

2. Учет движения денежных средств по кассе предприятия - 1 ПК – яз. FOXPRO Название программы

• - выписка кассовых документов (приходных. и расходных кассовых ордеров)
• - реестр входящих документов
• - отчет кассира
• - картотека отчетов
• - отчетные формы: ж/о 1, ведомость к ж/о 1, аналитика, итоговая справка

3. Учет прохождения денежных средств по банку - 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• - ведение картотеки выписок банка.
• - получение журнала, ведомости и аналитики по всем счетам или по отд. счету, в свернутом или развернутом виде.
• - итоговая справка.
• - справка по организации.
• 4. Расчет с подотчетными лицами – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• - ввод аванс. отчетов
• - ввод оплаты – прием из АРМ «КАССА»
• - прием выписок из АРМ «БАНК»
• - ведение оборотов и сальдо
• - ж/о 7 (свод. и по аванс. отчетам)
• - итоговая справка
• - книга покупок по отгрузке или по оплате
• - ведомость по НДС
• - аналитика

5. Расчеты за услуги – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• - формирование счетов
• - ввод оплаты
• - ведение сальдо
• - формирование счет-фактур
• - ж/о 8
• - итог справка
• - книга покупок
• - расшифровка счетов, не вошедших в книгу покупок
• - акты сверки
• - аналитика

6. Формирование и печать платежных документов 1 ЛЮБОЙ ПК -яз. PROGRESS

7. Главная книга, Баланс. 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 1.
• - ввод кредитных оборотов
• - получение дебетовых оборотов
• - формирование и печать главной книги, оборотн. баланса, отчета предприятия БАЛАНС
• - формирование справок по деб. и кред. счетов
• - печать ж\о
• - просмотр обор. баланса
• - корректир. оборотов в прош. периодах

8. АРМ диспетчера экспедиции 4 ПК – яз. FOXPRO

• - формир-е ТТН и сч-фактур на отгрузку продукции
• - формир-е пропуск-сводной накладной для КПП
• - печать удостовер-я кач-ва
• - печать отчетов об отгруж-й продукции за день и за период

9. Учет реализации продукции 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 2.
• - прием информации об отгрузке продукции
• - формир-е и печать счетов на отгруж. продуцию
• - ввод оплаты предъявл-х счетов 9прие из АРМов «КААССА» И «БАНК»
• - контроль оплаты предъявл-х счетов
• - прием зачетов по возвратной таре из АРМ «ТАРА»
• - составление отчетных форм и реестров
• - составление ведомости 16
• - операт-й расчет сальдо по плательщикам
• - книга продаж
• - акты сверки

10. Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья 2 ПК – яз. FOXPRO

• 1-й ПК: Приемка сырья.
• - выписка ТТН на прием сырья, на возврат
• - выписка актов при расхождении данных
• - выписка ТТН передачи с пунктов приема
• - получение сводок по сырью
• - получение сведений по качеств. показателям

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

• - форм и печать приемных квитанций
• - ввод и контроль оплаты (прием из АРМ «КАССА»)
• - прием зачетов из АРМ «РЕАЛИЗАЦИЯ»
• - книга покупок
• - ж\о 6-з

11. Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов 2 ПК – яз. FOXPRO

1-й ПК: Бухгалтерия 2.

• - учет наличия и движения по местам хранения
• -ввод прих. документов (за нал расчет, из переработки, внутр. оборот, от поставщ. и др приходы)
• - прием накладных из АРМ «ПОСТАВЩИКИ МАТЕРИАЛОВ»
• - ввод расх. документов (расход в производство)
• - в переработку
• - внутр. оборот
• - списание
• - др. расходы
• - ведение карточки склад. учета
• - ведение картотеки колич-сум. учета
• - составление отчетных регистров:
• - отчет МОЛ
• - оборотная ведомость
• - сальдовая ведомость
• - ведомости прих. и расх.
• - ж\о 10
• - расчет торг наценки
• - проведение инвент-ии
• - составление инвентар. и слич. ведомостей
• - 16-я ведомость
• - книга продаж

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

И т.д.

5.2. Используемое программное обеспечение

Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «...». Программное обеспечение каждого рабочего места представляет собой программный комплекс, разработанный независимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД PROGRESS и СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS . Сопровождением программного обеспечения занимается ИТ - отдел.

5.3. Недостатки используемого программного обеспечения:

Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации.

Нет, соответствующей текущему времени, оперативности.

Нет анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерской и налоговой отчетности, формирование баланса.

Обзор компьютерного парка ЗАО «...»

На данный момент на комбинате установлено 44 компьютера. Из них:

1 машин с процессором 286

2 машин с процессором 386

1 машин с процессором 486

1 машин с процессором Celeron 433

6 машин с процессором Celeron 466

2 машин с процессором Celeron 633

2 машин с процессором Celeron 700

6 машин с процессором Celeron 1700

1 машин с процессором Pentium II

3 машин с процессором Pentium III

19 машин с процессором Pentium IV

Бухгалтерия

Управление

Отдел сбыта

Планово-экономический отдел

Цех мороженого, ОПГП

ОПГП (ЦМП )

Итого: 5 компьютеров требуется заменить, 2 – под вопросом.

Количество устаревших мониторов – 5

Схема локальной сети компьютеров ЗАО «….»

6. Выводы по результатам предпроектного обследования ЗАО «...»

Во главе предприятия стоит Генеральный директор, руководящий всей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью.

Структурные подразделения административного блока и вспомогательного производства подчинены непосредственно ему. Руководство деятельностью блока технического обеспечения, блока снабжения и сбыта, а также производственного блока осуществляется через Исполнительного директора, Начальника производства и Технического директора

6.1. Анализ подразделений

Отдел по заготовке сырья

Обеспечивает производственный блок сырьевой базой.

Отдел снабжения

Занимается материально-техническим обеспечением основного производства.

Отдел сбыта

Сбыт готовой продукции. Приемка выпуска готовой продукции. Оформление заказов, работа с клиентами. Информацией по сбыту продукции пользуется отдел маркетинга, планово-экономический отдел.

Отдел логистики

Документы поступления материалов, отгрузки продукции, перемещения и производственного отпуска материалов, составление оперативного плана производства.

Производственный блок

Структурные подразделения данного блока обеспечивают производственно-хозяйственную деятельность ЗАО «...». Информация в производственный блок поступает из отдела снабжения (через складское хозяйство) – при обеспечении производства сырьем и материалами. Документарно отчитывается перед бухгалтерией документами по внутреннему перемещению и выпуску готовой продукции. Отчеты о производственной деятельности предоставляются в бухгалтерию, плановый отдел. Деятельность производственного блока по качеству контролируется лабораторией и плановым отделом, который обеспечивает технико-экономическое планирование. Подчинен производственный блок непосредственно Начальнику производства, который руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Исполнительный директор проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Лаборатория

Лаборатория входит в административный блок и непосредственно связана с производственным процессом (от поставки сырья до выпуска продукции). Она обеспечивает входной контроль сырья, материалов, производственный контроль, контроль готовой продукции, микробиологический контроль сырья и компонентов, производства, готовой продукции; контроль используемой тары и упаковки; контроль санитарно-гигиенического режима производства; контроль качества воды, используемой на предприятии, и т.д. Отдел подчинен непосредственно Исполнительному директору.

Управленческий блок.

Управленческий блок непосредственно Генеральному директору. Структурные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всего остального производства. Они передают и получают информацию из других отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю.

Юридический отдел обеспечивает договорами службы сбыта и снабжения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности ЗАО «...» и защиту его правовых интересов.

Бухгалтерия собирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности на предприятии.

Планово-экономический отдел собирает необходимую ему документарную первичную информацию по отделам, а также отчеты о деятельности подразделений и осуществляет экономическое планирование на предприятии.

Отдел АСУ разрабатывает, обслуживает и развивает систему автоматизированной обработки информации для единой информационной сети предприятия; разрабатывает программное обеспечение решения задач производственного характера.

6.2 Анализ текущей автоматизации

Таким образом, практически все отделы ЗАО «...» тесно связаны друг с другом в производственных и хозяйственных процессах. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество подразделений, и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы.

Система автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятии, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений бухгалтерского учета осуществляется в специализированных блоках автоматизированной системы, и при необходимости информация объединяется в один блок. Финансовая информация обрабатывается лишь по закрытию предыдущего периода, что затрудняет оперативный анализ финансово-хозяйственной деятельности.

В ЗАО «...» действует автоматизированная система управления, реализованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету движения сырья и материалов, производству и реализации продукции, реализации иных ТМЦ, расчету с поставщиками и получателями, расчету заработной платы, расчету плановой и фактической себестоимости и оптово-отпускных цен, учету транспортных услуг и т.д.

Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен информацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются автономными, отсутствует единая система классификации и кодирования информации, что исключает оперативный обмен между подсистемами.

Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Программное обеспечение АРМ разработано на СУБД Progress и FoxPro , функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие информационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую систему обработку информации. Все компьютеры ЗАО «...» необходимо объединить в единую, локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все производственные и административные корпуса в единую информационную систему.

Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС ЗАО «...». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема.

В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую операционную систему Windows (на сервере – Windows 2000 Advanced Server , на рабочих станциях – Windows 98, 2000) – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач, созданную мировым лидером в области разработки программного обеспечения – корпорацией Microsoft . Система проста в использовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать Microsoft SQL Server 7.0 (в дальнейшем Microsoft SQL Server 2000, который показал более высокое быстродействие на процессорах Xeon). В качестве клиентских приложений программа 1С: Предприятия для SQL , релиз 15. (Более поздние релизы программы показали нестабильность работы, на данный момент существует релиз 20, но программа еще не прошла тестовый период эксплуатации).

Анализ существующего компьютерного парка показал, что большая часть используемой техники соответствует техническим характеристикам и удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня, за исключением небольшого числа. На Основном сервере уже используется предложенная операционная система, конфигурация сервера позволяет говорить о соответствующей производительности и надежности системы, а также о техническом «запасе» для внедрения КИС. Но, предусматривая быстрорастущее количество пользователей системы и увеличение нагрузки на базу данных, рекомендуется в будущем вынести базу данных на отдельный «сервер базы данных» (храниться база данных SQL), соединенный с «Основным сервером» сверхскоростной сетью. Это позволит использовать «Основной сервер» в качестве терминального сервера (когда программа будет работать на сервере, а пользователи будут видеть только изображение программы), тем самым увеличить быстродействие КИС и использовать менее мощные (недорогие) рабочие станции. С точки зрения безопасности будущей системы рекомендуется выделить «файловый сервер»: сервер для архивных копий документов сотрудников, электронной почты, «зеркало» архивных копий базы данных КИС.

Присутствует недостаточное количество техники по участкам, а также полное отсутствие компьютеров связанных с учетом блока производства , необходимого для полного внедрения КИС.

В связи с вышеизложенным анализом необходимо провести работы по модернизации компьютерного парка в плане полной замены устаревших моделей 386,486, Pentium I серии, а также замены мониторов, не обеспечивающих режим высокого разрешения экрана для работы с КИС 1С: «ИТРП». Потребности новой техники для дополнительных рабочих мест будет составляться после детального обследования участка учета, как приложение к соответствующему Техническому Заданию.

Анализ локальной сети ЗАО «...» показал, что сеть находиться в удовлетворительном состоянии. Пропускная способность сети 100мб. Существуют свободные гнезда на коммутаторах, для дальнейшего развития сети в ближайшее время. Узким местом является связь между основным коммутатором (svitch) и экспедицией, расстояние между точками ~200 метров. Данный участок реализован с помощью дополнительного коммутатора, расположенный посередине, в области пункта приемки сырья, который и позволяет поддерживать связь. Расстояние между коммутаторами, 100 метров, является предельно

6.3. Состав системы

Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках проектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полную функциональность системы. Предлагается следующий состав подсистем:

Складской учет готовой продукции (ОПГП)

Внеоборотные активы (ОС).

Производство.

В рамках указанных подсистем предусмотреть разработку автоматизированных рабочих мест КИС 1С: «ИТРП». Приемщиков сырья, отдела снабжения, отдела по заготовкам сырья, начальника отдела маркетинга, кладовщика склада материалов, лаборатория, производство (ЦМП, Сыродельное, Сушка, Маслодельный), цех и ОПГП мороженого, чтобы обеспечить полный объем учетных работ в режиме реального времени, а руководство ЗАО «...» - требуемой оперативной информацией.

Одной из основных задач проектируемой КИС является оценка прибыльности предприятия; разработка механизма финансового планирования.

Прибыльность напрямую зависит от того, как поставлен контроль и анализ товарных и финансовых потоков. Необходимо предусмотреть возможность динамически анализировать товарные и финансовые потоки в различных аспектах – по датам, по партнерам, статьям затрат, объемам реализации, используя для этого существующий на предприятии порядок ведения оперативного и бухгалтерского учета – ввода первичной документации.

Учет наличия и движения товарных потоков, которые включают в себя не только готовую продукцию, но и материалы, должен прослеживаться на уровне партий. При этом полностью должна прослеживаться история каждой партии, начиная с момента ее поступления до полного расхода. Товарный учет должен быть тесно взаимосвязан с контролем качества и с производством, так как в этих подсистемах учет строго партионный. В настоящее время на предприятии учет качества выпускаемой продукции (лаборатория) ведется практически вручную.

Для оперативного и правильного реагирования на любые возможные изменения состояния рынка, для получения исчерпывающих и обоснованных ответов на вопросы "что будет, если…", касающиеся развития производства, в информационную систему необходимо ввести блок финансового планирования, опирающегося на данные хозяйственного учета. Блок предназначен для составления финансовых планов (бюджетов) предприятия: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, баланс расчетов с поставщиками и т.д. Формируемые отчеты, диаграммы и графики позволят контролировать выполнение планов, сравнивать запланированные и фактически достигнутые показатели и выявлять причины их расхождений.

Учитывая характеристики функционирующей на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета, корпоративная информационная система будет основываться на нижеследующем:

Учетная политика определяет основные задачи бухгалтерского учета на предприятии, и обеспечение решения этих задач обуславливает внедрение корпоративной информационной системы на предприятии. Оговоренные в учетной политике особенности ведения бухгалтерского учета должны найти отражение в проектируемой системе.

Система должна быть едина в информационном плане, она должна охватывать не только бухгалтерию, но и производство, административный учет.

Условно функционирование КИС по видам учета можно разделить на 4 основных направлений:

1. Оперативное управление:

Ведение базы договоров различного типа;

Документарная система управления взаиморасчетами;

Оперативный контроль текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами в разрезе первичных документов склада, кассы и банка.

2. Управленческий учет:

Учет и анализ доходов и расходов;

Отслеживание и анализ взаиморасчетов;

Анализ движения товаров и готовой продукции;

Анализ дебиторов и кредиторов.

3. Бухгалтерский учет:

Анализ бухгалтерских счетов;

Многоуровневый аналитический учет;

Баланс и налоговая отчетность;

4. Производственный учет:

Затраты в различных аспектах;

Расчет плановой себестоимости;

Фактическая себестоимость продукции;

Нормативные затраты и анализ отклонений.

6.4 Основные характеристики системы (по направлениям учета):

Оперативный управленческий учет производства продукции, выполнения работ и оказания услуг ведется с высокой степенью детализации;

Учет складских запасов и движения материалов и товаров, готовой продукции;

Партионный учет стоимости материалов и товаров, а также готовой продукции. Методы определения себестоимости: «LIFO», «FIFO», «по средней» (согласно учетной политики – FIFO).

Учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе отдельных поставок и оплат;

Учет выпуска готовой продукции на основании нормативных затрат;

Учет использования продукции на собственные нужды;

Учет реализации готовой продукции и товаров ("НДС по оплате");

Учет выполненных работ и оказанных услуг;

Учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе отдельных отгрузок и оплат;

Учет движения прямых и косвенных затрат на производство;

Учет дополнительных расходов на приобретение ТМЦ, реализована возможность учета реализации материалов на сторону, а также учета произвольного списания и поступления ТМЦ для отражения редких операций по движению товарно-материальных ценностей. Также реализована поддержка перемещения ТМЦ между местами хранения и перераспределение ТМЦ между учетными партиями;

Расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг;

Учет себестоимости готовой продукции.

Гибкие возможности по учету расчетов с контрагентами: система разделения расчетов по договорам, возможность выбора определенной стратегии оплаты договоров и отнесения авансов; отработка механизма оформления взаимозачетов с поставщиками и покупателями.

7. Порядок внедрения проекта автоматизации ЗАО «...»

Порядок внедрения проекта и разработок разделен на несколько этапов.

Предпроектное обследование (является неотъемлемой частью проекта). Этот этап включает в себя:

Начальное ознакомление и изучение схемы работы предприятия;

Изучение перечня и структуры документооборота предприятия;

Изучение текущей учетной политики предприятия;

Выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определение учетных подсистем и порядок их внедрения.

Составление технического задания выбранной учетной подсистемы (этап внедрения). В этот этап входит:

Подробное обследование подразделений вовлеченных в данную учетную подсистему.

Выбор оптимальной реализации учета. Сравнительный анализ с моделью компьютерного учета в ИТРП.

Согласование технического задания с руководителями подразделений.

Создание программы.

Программирование на основе согласованного и утвержденного технического задания.

Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с доработанной системой ИТРП. Ввод необходимой информации, тестирование программы, опытная эксплуатация. Оформление по результатам тестирования соответствующих протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ и пожеланиям подразделений, оформленным соответствующими документами. Внесение исправлений и изменений в созданный программный продукт, в случае необходимости.

Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найденных недочетов ~ срок ввода устанавливается исходя из ТЗ.

Переход на следующую учетную подсистему, далее по п.2.

Замечание: Каждый последующий этап будет требовать больше времени, за счет исправлений недочетов предыдущих.

8. Основной план внедрения системы

Складской учет готовой продукции (ГП)

Отражение факта выработки продукции в количественном и суммовом (по планово-нормативной себестоимости) выражении.

Межцеховые перемещения готовой продукции

Передача готовой продукции в экспедицию

Ведение прайсов готовой продукции.

Реализация готовой продукции контрагентам. Возвраты.

Учет возвратной тары.

Книга продаж

Бух отчетность (41,43,40,90, Д62)

Движение денежных средств, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, учет затрат.

Взаимозачеты с контрагентами

Взаиморасчеты с покупателями

Расчеты с подотчетными лицами

Обмен данными с клиент-банком.

Учет косвенных затрат по подразделениям

Управленческая отчетность

Бух отчетность (50,51,71,Д26, Д23, Д44, К62)

Снабжение, складской учет материалов и сырья.

Поступление сырья

Поступление материалов

Взаиморасчеты с поставщиками

Передача сырья в производство

Передача материалов в производство

Книга покупок

Управленческая отчетность

Бух отчетность (10,60)

Система учета качества. Лаборатория.

Учет качественных удостоверений (дата маркировки, срок годности, номера партий, физико-химических показателей готовой продукции)

Партионный учет сыра в двух независимых единицах измерения (гл., кг.).

Штрих-кодирование продукции

Внеоборотные активы (ОС).

Номенклатура Основных Средств

Поступление ОС

Ввод в эксплуатацию ОС

Перемещение ОС

Начисление амортизации

Бух отчетность (01,02,04,07,08)

Производство.

Нормативы расхода материалов и сырья ГП

Выпуск полуфабрикатов

Перемещение полуфабрикатов в производстве

Выпуск готовой продукции

Перемещение готовой продукции в производстве

Перемещение материалов в производстве

Фактический расход сырья и материалов на изготовление

Управленческая отчетность

Бухгалтерская и налоговая отчетность.

Бух отчетность (76,68,90,91,99)

Регламентные отчеты по налогам

Налоговый учет.

Бухгалтерский финансовый результат

Планирование, бюджетирование производства.

Заказы от покупателей

Заказ на производство

Оперативное планирование производства

План выпуска продукции

План закупок

Подключение ИТНАЛЕВ: Корпоративные финансы

Бюджеты

Управленческий финансовый анализ

9. Зарплата и кадры

Для внедрения учета зарплаты и кадров целесообразно применить отдельную конфигурацию 1С: «Зарплата и кадры», в которой будет производиться учет отдела кадров и расчет, начисление зарплаты сотрудников, с последующей выгрузкой данных в систему КИС 1С: «ИТРП». Работы по настройки конфигурации и вводом в эксплуатацию будут вестись параллельно с основным планом внедрения КИС 1С: «ИТРП».

10. Экономическая целесообразность.

Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидаемыми уменьшением издержек и увеличением прибыли предприятия.

Из чего складываются затраты:

1. стоимость оборудования, техники.
2. стоимость программы.
3. затраты на настройку и ввод в эксплуатацию.
4. затраты на сопровождение

Общая сумма затрат зависит от количества рабочих мест и многих других характеристик предприятия.

Ожидаемые результаты:

Снижение потерь за счет более совершенного учета затрат. Воровство на многих российских предприятиях вошло в традицию, а внедрение системы, отслеживающей движение материальных ценностей, позволяет значительно сократить связанные с этим потери.

Уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (покупателя). Отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, хранение истории взаимоотношений с контрагентами позволяют проводить их аттестацию. При этом могут использоваться формальные признаки, либо данные из системы могут служить управленцам "поводом для размышлений".

Уменьшение складских запасов. Внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, замороженные в виде материальных запасов, нормализует оперативную работу отдела снабжения. Дополнительный эффект при этом может дать уменьшение складских площадей.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации.

Внедрение программа 1С: «ИТРП» по вышеизложенным пунктам даст 80% ожидаемого эффекта автоматизированного учета. Главная цель внедрения ИТРП является создания функционального ядра учета, которое замкнет все подразделения в единую информационную систему, позволит выявить и оптимизировать информационные связи отделов, даст возможность разработки стратегии дальнейшее развития управленческого учета. Используя основное преимуществом ИТРП, гибкость настройки, будет создана «благодатная почва» для внедрения более мощной и полнофункциональной ERP -системы. Тем не менее, КИС 1С: «ИТРП» будет иметь необходимо достаточную функциональность, чтобы использовать ее продолжительное время.

Диаграмма Ганта

Права на публикуемый материал принадлежат компании ООО "Инфостарт". Перепечатка статьи возможна только с письменного разрешения руководства компании, со ссылкой на сайт www.сайт
Пишите нам: support@сайт

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Москва Санкт-Петербург Самара

Предпроектное обследование

На этом этапе определяются и согласовываются подходы к автоматизации, проводится сбор общих сведений о предприятии, определяются приоритеты и ключевые требования к системе. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ. На данном этапе определяются бюджет и сроки выполнения проекта.

Детальное обследование и составление Технического задания

В случае потребности заказчика в адаптации программного продукта подготавливается Техническое задание (ТЗ). В процессе составления ТЗ производится детальное обследование, при котором детализируются данные, собранные на этапе предпроектного обследования:

• изучается первичная документация заказчика,
• выходные формы,
• состав имеющихся баз данных,
• принятые учетные процедуры и внутренние корпоративные стандарты.
1. Составление и согласование План-графика работ

На основе ТЗ строится План-график работ по внедрению 1С, который позволяет всем участникам контролировать ход работ.

Данный этап завершается подготовкой документа ТЗ, составлением Плана-графика работ по адаптации и внедрению программного продукта, согласованием контрольного примера.

2. Разработка, адаптация и программирование 1С

   Данный этап предполагает выполнение комплекса работ по разработке дополнительных возможностей программы и адаптации типовых конфигураций 1С под особенности ведения учета в организации или предприятии заказчика.

   Перенос данных

   Для нормальной работы в программе необходимо занести начальные остатки. Внедрение 1С на данном этапе происходит вводом начальных остатков вручную или с помощью программных средств. Целесообразность использования того или иного метода оговаривается на этапе составления ТЗ.

   Опытная эксплуатация

   На данном этапе внедрение 1С выполняется комплекс мероприятий по вводу системы в эксплуатацию. В исключительных случаях допускается параллельное ведение учета еще в течение некоторого времени.

   В ходе ввода в эксплуатацию нередко появляются дополнительные требования по функционалу и интерфейсу, не зафиксированные в Техническом задании. Такие требования квалифицируются как Дополнительные работы, а условия их выполнения оговариваются в приложении к договору.

   Обучение

   В большинстве случаев после задач по внедрению 1С, либо параллельно с опытной эксплуатацией проводится обучение сотрудников заказчика, которые будут непосредственно работать с автоматизированной системой. Обучение производится на всех уровнях от рядовых пользователей до руководителей предприятий.

   Обучение может проводиться в авторизованном учебном центре или на территории заказчика. Наиболее эффективной формой обучения является практическое применение внедряемой программы под наблюдением консультанта непосредственно на рабочем месте.

   В качестве дополнительной услуги может быть выполнена разработка пользовательских должностных инструкций, которые будут содержать: описание последовательности действий пользователя данного вида задач при ведении учета; документов, необходимых для ввода данных; отчетов, используемых для контроля и анализа учета и т.д.

   Сопровождение 1С

   После этапа внедрения мы готовы оказать комплексное сопровождение и своевременное , а также выполнить любые работы по 1С.

Платформа 1С предприятие давно перестала быть «программой для бухгалтерии» и с выходом 8 версии встала в один ряд с самыми крупными игроками рынка корпоративных информационных систем. Полноценное внедрение программы давно перестало быть просто «установкой программы». Проектное — процесс не простой и требует проектного подхода. Рассмотрим один из вариантов поэтапного внедрения корпоративной информационной системы.

В ходе этапа предварительных работ заказчик узнает об опыте аналогичных проектов исполнителя, получает статистические оценки стоимости (так как для реальных оценок пока еще мало информации). На основе этой информации подготавливается предварительное Коммерческое предложение, которое согласовывается с клиентом.

• Клиент удостоверяется в компетенции исполнителя
• Исполнитель определяет, что Клиент заинтересован в проекте и готов продолжать работу

• Соглашение о намерениях или рамочный договор сотрудничества

Предпроектное обследование (экспресс-обследование)

Обычно Клиенту для начала проекта нужны более точные оценки планируемого бюджета и сроков выполнения проекта. Для этого проводится экспресс-обследование. Уточняется, какие задачи нужно решить, чтобы Клиент добился своих целей: в разумные сроки и бюджет получил оптимальный результат. По результатам экспресс-обследование готовиться план проекта и вся необходимая документация для начала работ.

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент получает представление о прогнозных трудоемкости, сроках и стоимости выполнения задач, в том числе о затратах времени своих сотрудников, узнает возможные риски, определяет готовность своей компании к проекту
• Исполнитель уточняет ресурсы, требуемые для выполнения проекта

Результат этапа работ проекта 1С

• Уточненный прогнозный бюджет и план-график внедрения
• По желанию клиента: отчет об экспресс-обследовании

Моделирование (прототипирование) будущей системы

Продукты для автоматизации учета и управления позволяют создать эффективную внутреннюю среду работы бизнеса. Обычно Клиент заинтересован «заглянуть в будущее», увидеть, в какой внутренней среде будет работать его бизнес после проекта. Клиент хочет понять достоинства и недостатки этой среды, сформулировать требования к изменению среды или же напротив, подстроится под более эффективные схемы работы, предоставляемые продуктом. Для этого проводится моделирование – эмуляция работы всех процессов Клиента так, будто бы проект уже завершен. Необходимо не просто показываем клиенту «будущее», а так же рассказать, как продукт позволит сделать бизнес более эффективным

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент понимает, каким образом продукт проекта позволит достичь нужных ему целей. Клиент хорошо представляет, что именно изменится в его бизнесе после внедрения продукта.
• Исполнитель определяет, какие процессы клиента уже поддерживаются стандартным продуктом, а где потребуется синхронизировать продукт и процессы клиента

Результат этапа работ проекта 1С

• Прототип (модель) бизнеса Клиента в автоматизированной системе
• По желанию клиента: формализованное описание бизнес-процессов

Дизайн будущей системы

Обычно Клиент желает воспользоваться результатами проекта на благо бизнеса без сильной задержки во времени. Для этого нужно помочь Клиенту сформировать дизайн системы – определить детальные требования к продукту проекта и вместе с Клиентом проводим их аудит (выделяем действительно существенные требования и дополнительные, менее существенные требования).

Кроме того зачастую Клиент высказывает пожелания по быстрому получению первого результата. Дизайн может проводиться отдельными этапам для каждого существенного для Клиента набора бизнес-процессов (например «Склад», «CRM», «Производство»).

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент понимает, каким образом будет создаваться продукт проекта и в какой среде он будет функционировать
• Исполнитель определяет, какие требования к приемке результатов разработки продукта существенны для Клиента

Результат этапа работ проекта 1С

• Технические требования к автоматизированной системе

Разработка в рамках проекта 1С

Разработка позволяет реализовать в типовом продукте недостающие функции, важные для Клиента. Обычно Клиент не желает знать, что именно делают наши программисты. Однако в последнее время многие Клиенты ориентирую свой IT-отдел для дальнейшей поддержки автоматизированной системы и желают получить полный список изменений в типовом продукте. Необходимо учитывать все пожелания Клиента и, при необходимости, составить технический проект — подробное описание того, как настраивается продукт.

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент получает основной продукт проекта: автоматизированную систему учета и управления
• Исполнитель уточняет у Клиента дополнительные пожелания по дальнейшим настройкам и готовится к внедрению продукта

Результат этапа работ проекта 1С

• Протоколы тестирования системы Клиентом

Внедрение информационной системы 1С

Обычно Клиенту нужен результат проекта «под ключ». Необходимо такое взаимодействие с сотрудниками Клиента, чтобы были обеспечено выполнение всех необходимых пусконаладочных работ. На этапе внедрения осуществляется развертывание автоматизированной системы на всех рабочих местах, производится импорт данных из предыдущих систем, проводится требуемое обучение сотрудников Клиента и производится консультация их по возникающим вопросам: делается все, что нужно для быстрого и эффективного запуска системы.

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент получает все оговоренные продукты проекта: требуемую технику, систему, развернутую на заданном количестве автоматизированных рабочих мест, квалифицированный персонал
• Исполнитель получает информацию для сопровождения продукта

Результат этапа работ проекта 1С

• Акт ввода автоматизированной системы в эксплуатацию

Постпроектное сопровождение 1С

Обычно клиент желает, чтобы достигнутый результат проекта всегда был актуален, вне зависимости от изменений внешней и внутренней среды функционирования бизнеса. Это достигается непрерывным . Необходима гибкое взаимодействие исполнителя с ИТ-службой Клиента (при ее наличии) и должны предоставляться только те услуги, которые действительно необходимы для безопасности функционирования продукта и его развития.

Эффективный результат этапа работ проекта 1С

• Клиент обеспечивает информационную безопасность и своевременную подстройку системы под новые требования бизнеса
• Исполнитель получает обратную связь для улучшения продукта и проектной деятельности в целом

Результат этапа работ проекта 1С

• Акты по сопровождению системы

Если Вас интересует проектная разработка собственной корпоративной информационной системы – Вы можете по всем вопросам обратиться к .