Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3) фиксирует первичные учетные документы наличного обращения денежных средств.

Требование к организациям госсектора отражать их в книге регистрации закреплено в Приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для организаций не государственного сектора, в том числе и НКО, применять форму не обязательно (№ 402-ФЗ). Но если организация решает использовать ее, необходимо закрепить это в учетной политике.

Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 и определена кодом унифицированной формы 0310003.

Что вносить в форму КО-3

При обращении с первичными учетными документами по учету наличных денег необходимо соблюдать указания Банка России:

• от 07.10.2013 № 3073-У о порядке осуществления наличных расчетов;
• от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций по приему наличных денег.

Нужно вести учет всей «первички», которая оформляются при обращении с наличными денежными средствами:

• приходные кассовые ордера (ПКО);
• расходные кассовые ордера (РКО).

Обязательно указываем сведения:

• номер ордера;
• дату;
• сумму;
• примечания.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Каждый лист разделен на две части: в левой части - регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой - расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Заполненный образец

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Учитывая, что мы живем в правовом государстве, нормативное регулирование охватывает все сферы жизни, в том числе и предпринимательскую. Каждый предприниматель или руководитель организации знает, что операции, связанные с оборотом денежных средств должны фиксироваться.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство РФ предусматривает ряд нормативных правовых актов, в которых предусмотрены формы учета с финансовыми средствами, а также регламентируют правила и порядок их заполнения.

Разработка и внедрение единых форм и бланков учета сделано для упрощения регулирования взаимоотношений между предпринимателями, а также органами государственной власти.

Понятие

Любые денежные средства, которые вносятся в кассу или расходуются на определенные цели должны фиксироваться в кассовых ордерах:

ПКО – приходной кассовый ордер;

РКО – расходный кассовый ордер.

В качестве расходного ордера может быть использовано:

• платежная ведомость;
• счета на оплату;
• заявление на выдачу денежных средств.

Следует понимать, что каждый расчетный документ имеет свой цифровой код, в соответствии с Общероссийским классификатором документации.

Любая документация, имеющая отношение к кассовой отчетности содержит в себе обязательную информацию:

• наименование и юридический адрес юридического лица;
• вид проводимой операции;
• стороны;
• порядковые номера, а также время и дату проведения финансовой операции.
• данные лиц, подписывающие документы;
• реквизиты.

Кассовые документы должны быть оформлены в бухгалтерии предприятия, и заполняются ответственным сотрудником по приказу руководителя организации. После этого они передаются кассиру для проведения операций.

Перед проведением любой кассовой операции кассир обязан проверить достоверность и правильность заполнения предоставленной документации. При передаче наличных денежных средств кассиру, заполненный и подписанный отрывной ПКО подлежит передаче лицу, внесшему денежные средства в счет оплаты по финансовой операции, а ордер остается у кассира. РКО должно подписать лицо, принявшее денежные средства с проставлением штампа, подтверждающего факт оплаты, в противном случае могут возникнуть проблемы с доказыванием совершенной сделки.

В конце рабочей смены кассир обязан провести сверку остаточной наличности с документацией с учетом всех проведенных операций за день.

Никакие исправления или помарки делать в кассовых документах нельзя, в противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами, за что предусмотрена ответственность.

Применение

Любые передачи кассовых документов от бухгалтера кассиру и в обратном порядке регистрируются в соответствующем журнале регистрации кассовых документов. Обязанность по фиксации передачи кассовых документов возложена на главбуха или лицо, уполномоченное письменным приказом руководителя предприятия.

Такая процедура необходима для соблюдения прозрачности и законности проводок денежных операций в рамках деятельности организации.

Окончание каждого отработанного дня должно заканчиваться сверкой кассовой документацией с фактически оставшимися денежными средствами в кассе.

Закон устанавливает кассовые лимиты, превышение которого недопустимо. Денежные средства, превышающие установленный лимит должны храниться в лицензированных финансовых организациях – банках.

Размер лимита устанавливается Центральным Банком РФ, и согласовывается с предпринимателем в индивидуальном порядке.

Если говорить о надзорных и контролирующих органах, то ведения журнала учета приходных и расходных операций упрощает процедуру проведения сверки документации и наличных денежных средств за каждый отработанный день.

Среди нормативных правовых актов, определяющих порядок ведения финансовых расчетов, относятся положения:

• о порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правила организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Таким образом, вопрос, а нужен ли журнал регистрации кассовых документов, отпадает сам собой.

Правила заполнения

Журнал учета кассовых операций ведется в период, предусмотренный уставом предприятия.

Каждая страница журнала в обязательном порядке должна быть:

• пронумерована;
• прошита;
• скрепленная печать;
• подписана уполномоченным лицом.

Сам документ представляет из себя книгу, состоящую из двух основных частей:

• титульный лист;
• листы учета.

Вносить информацию в журнал учета можно как ручным способом, с использованием обычной шариковой ручки синего цвета, а также с помощью компьютера с использованием соответствующего программного обеспечения.

Журнал ведется по унифицированной .

На титульном листе содержится информация о:

• наименовании предприятия;
• ОКПО организации;
• заполненное поле о дате начала и окончания ведения документа;
• данные сотрудника, уполномоченного его вести и подписывать.

Листы учета представлены в виде таблицы, в которую вносятся данные по произведенным кассовым операциям в течении дня.

Каждый рабочий день начинается с заполнения новой страницы учета.
Важно понимать, если речь идет о выдаче заработной платы наличным способом, то проведенную операцию необходимо отображать в журнале только после фактического получения работником денежных средств. Учитывая, что ордер на выплату заработной платы имеет срочный характер, то на следующий день он становится недействительным, а соответственно внесенная операция будет грубым нарушением порядка ведения журнала учета кассовых операций.

Автоматизация работы при заполнении журнала регистрации кассовых документов

Нынешние развитие онлайн-сервисов позволяет существенно экономить свое время и автоматизировать процесс заполнения бланков, а также лишний раз подстраховаться на предмет наличия ошибок.

К примеру, подключившись к КЛАСС 365 можно получить следующий спектр услуг:

• автоматически заполнять типовые образцы бухгалтерской отчетности;
• печать документов с подписью и печатью;
• подготовка фирменных бланков с логотипом и реквизитами компании;
• подготовка коммерческих предложений;
• работа с документами в формате офисных программ;
• рассылка электронной почты.

Штрафы

Нарушение правил ведения кассовой документации влечет к привлечению к административной ответственности в виде штрафа:

• должностные лица – 4-5 тыс. рублей;
• юридические лица – 40-50 тыс. рублей.

Кто может вести

По общему правилу журнал кассовых операций заполняется кассиром либо уполномоченным лицом, назначенным руководителем на основании приказа, а также соглашения о материальной ответственности.

Какая отчетность подлежит регистрации

В кассовую книгу необходимо вносить все факты движения денежных средств. РКО – документ, оформляемый при выдаче денег из кассы. – документ, оформляемый при получении денежных средств на баланс предприятия.

Вся учетная документация должна быть проверена и подписана уполномоченным лицом. Исправления или внесение изменений в кассовую отчетность недопустима.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия . Размер его определяет Центробанк - он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

1. Конкретное название документа.
2. Название организации.
3. Код по общему классификатору (ОКПО).
4. Период начала и окончания заполнения.
5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа - о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило - соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без оформления документации, к которой относятся РКО (расходно-кассовые ордера), расчетно-платежные ведомости, ПКО (приходно-кассовые ордера), счета к оплате, зарплатные ведомости и другие. Для учета всех бумаг необходим Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, благодаря наличию которого упрощается вычисление конечного сальдо за любой из периодов, контролируется документооборот.

Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму под номером КО-3 (по ОКУД номер формы 0310003). Документ может заполняться вручную или с применением вычислительной техники.

Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление - на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:

• в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
• во 2 - номер документа;
• в 3 - точное количество оприходованных средств;
• в 4 - источник поступления денег, примечание;
• в 5 - дата, когда оформлен расходный ордер;
• в 6 - номер документа;
• в 7 - количество расходуемых средств;
• в 8 - примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.

Что такое и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.

Кассовых ордеров (ПКО и РКО) применяется для фиксации сумм денежных средств и реквизитов ордеров при обороте наличных денег через кассу организации или предприятия. Ниже мы расскажем, что представляет собой этот документ и каким образом его необходимо оформлять.

Назначение журнала

В соответствии с требованиями ст. 34 ФЗ № 86-ФЗ от 10.07.02, регулирующего правила обращения наличных денежных средств, для их оборота устанавливаются , обязательные к исполнению всеми субъектами хозяйствования и банками.

Так, при ведении расчетов наличными деньгами организация, которая принимает деньги, обязана использовать контрольно-кассовые устройства, предназначенные для регистрации полученной наличности. Эти операции подтверждаются приходным кассовым ордером. Кроме того, этот документ необходимо оформлять и в таких случаях, когда из банка получаются наличные для выплаты работникам, оплаты командировочных, компенсаций .

Организация, принимающая деньги, должна использовать ККУ для регистрации наличных средств.

Если после получения денег их общая сумма в кассе превысит установленный лимит, то лишняя сумма должна сдаваться в банк. Данная операция подтверждается оформлением расходного ордера.

Общие правила осуществления кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14. В соответствии с ним, все операции должны отражаться в первичной документации (ПКО и РКО), а после этого данные должны вноситься в журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (Постановление от 18.08.98 № 88). Бланк-образец данного документа в формате Excel можно скачать по этой ссылке .

Правила заполнения

Книга учета ПКО и РКО может заполняться вручную или с использованием специального программного обеспечения на компьютере. Если оформление осуществляется в электронном виде, то на страницу данного журнала вводится информация по целевому назначению и движению наличных денег за день.

Форма № КО-3 включает в себя обложку и вкладной лист, который поделен на 2 части.

На титульном листе указываются:

• Название компании.
• ОКПО организации или предприятия (при отсутствии ОКПО в соответствующей графе проставляется прочерк).
• Срок, на который заведена данная кассовая книга.
• Реквизиты лица, ответственного за ведение и заполнение журнала.

Первая часть вкладного листа (графы 1-4) предназначена для фиксации данных приходных ордеров, а вторая (графы 5-8) – расходных. Образец заполнения вкладных листов можно посмотреть .

Ведение учета ПКО и РКО обязательно для каждой организации, имеющей кассу. Заполнение журнала учета возлагается на кассира. Для данного документа установлен срок хранения 5 лет (если за это период проводилась его проверка).