С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

• Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
• Организует (составляет и утверждает , отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
• Комплектует организацию необходимыми кадрами.
• Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
• Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, .
• Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
• Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
• Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
• Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец .

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

ФАЙЛЫ

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Кто решает вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении? У нас вы сможете скачать эталон бланка приказ о предназначении ответственного кадрового делопроизводства. Ответственной за ведение кадрового делопроизводства ооо пути.

Эталоны приказа о предназначении ответственного за ведение кадрового. Минске, также институт внештатных инспекторов архивов и делопроизводства.

Приказ о назначении ответственного за ведение - superjob

В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, нужно проконсультироваться с юристом проверить легитимность подписи работника на документе. Но стоитпомнить о том, что небрежное отношение к документам, их оформлению, изданию,хранению, регистрации может привести к противным последствиям. Положение о ведении делопроизводства в компании в срок до20.

Северо-кавказский федеральный университет

Приказ в свободной форме следует издать до подачи. Приказ о предназначении ответственного за ведение делопроизводства. Так как печать заверяет подпись должностного лица на документе, нужно также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями.

Министерства юстиции и департамента - исследование и внедрение в практику работы российского и забугорного опыта организации и методики воплощения контрольной деятельности. Но если экспертная комиссия уже сотворена ранее, поглядите на ее состав. Практика указывает, что взаимодействие юриста и помощникаруководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда являетсяэффективным.

Централизованное ведение кадрового делопроизводства кадровые. Лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (см. В связи с этим направьте внимание на дату издания такового приказа.

Первым, что у вас потребуют проверяющие, это приказ о предназначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность. Не считая того, нередко отделыподразделения имеют собственные печати либо штампы (отдел кадров, бухгалтерия, производственный участок 7). Эталон 2) нужно издать приказ об утверждении форм.

О назначении ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

Государственный таможенный комитет Российской Федерации

Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за учет, хранение и использование

документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах.

2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.

2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.

3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Делопроизводитель (ответственный за входящую корреспонденцию)

Типовой образец

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п. его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

Должностная инструкция

делопроизводителя

(ответственного за входящую корреспонденцию)

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

И в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую

корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное

Порядок контроля за прохождением служебных документов и

материалов;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в

своей деятельности руководствуется:

Положением о ____________________________________________________;

(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином

структурном подразделении)

Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

Настоящей должностной инструкцией;

- _________________________________________________________________.

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,

непосредственно подчиняется ____________________________________________.

(заведующему канцелярией, начальнику отдела

документационного обеспечения)

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за

входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности

исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо

приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее

исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции,

поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов

местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов

руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела

документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую

предварительного просмотра.

руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль

за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным

документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на

карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями

документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного

обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в

соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и

использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей),

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего

канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения

по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с

документами.

окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________

(заведующему канцелярией,

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет

ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Как правильно передать кадровую документацию из головного офиса в филиал?

Вопрос

Добрый день. У нашего предприятия 2 филиала. Вся кадровая документация ведется в головном офисе, но с Нового года подразумевается, что каждый филиал начнет самостоятельную деятельность (будет свой кадровик и т.д.). Подскажите, как не допустить ошибок при передаче кадровой документации?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что все кадровые документы на сотрудников, которые вела головная организация, должны быть переданы в филиал для дальнейшего их ведения. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая передает данные документы (т.е. головная организация), к организации, которая принимает (т.е. филиал). Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Образец акта приема-передачи кадровых дел приведен ниже по тексту.

Вместе с тем отметим, что законодательство не содержит требований к транспортировке документов из одного города в другой. Следовательно, Вы самостоятельно можете решить каким образом перевезти кадровые документы (например, передать с ответственным сотрудником организации, либо воспользоваться почтовой службой).

Образец акта приема-передачи кадровых дел

Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

Шаг 1.Организуйте себе «рабочий стол» кадровика

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Нормативные акты и бланки обычно можно найти, подписавшись на порталы крупных издательств, занимающихся выпуском методической литературы, отраслевых журналов, проведением тематических семинаров.

Что касается кадровых программ, есть несколько разновидностей:

полнофункциональная автоматизированная система управления персоналом (АСУП). Такая система наиболее полезна при наличии развитой функции управления персоналом, поскольку специально «заточена» под специфику кадрового менеджмента и позволяет в полной мере автоматизировать весь HR -функционал. Если компания небольшая, имеет смысл внедрять ее по модулям, например, начать с кадрового модуля, а затем уже при необходимости внедрить зарплатный и управленческий модули.

Блок кадрового учета в ERP -системе. Обычно он не настолько подробный и полный, но зато сразу позволяют проводить легкую интеграцию с бухгалтерией и иными IT -системами предприятия. Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций.

Узкофункциональная система, позволяющая автоматизировать одну HR -функцию. Для различных HR -задач, будь то рекрутмент, управление компенсационным пакетом или кадровый учет есть свои отдельные системы. Они не слишком популярны, поскольку могут возникнуть трудности при интеграции с другим ПО, однако если речь о компании, которая не планирует расширение штата и рост (например, люксовая или эксклюзивная продукция), лучшее решение в своем классе даст идеальный результат.

Кадровый учет «в облаке». Речь идет о SaaS -решении, когда программное обеспечение предлагается как услуга, а не программа на сервере. В таком случае компании не потребуется устанавливать ПО, закупать лицензии и обслуживать его. Такая модель часто используется совместно с аутсорсингом ведения кадрового делопроизводства и аутсорсингом расчета заработной платы. Особенно подходит для небольших компаний, ведь среди ее преимуществ отсутствие ощутимых разовых вложений.

Шаг 2. Изучите внутреннюю «кадровую кухню» и все, с чем придется работать. Если вы наемный работник, возьмите у руководителя фирмы все учредительные документы и составляем учетные документы так, чтобы они им не противоречили (либо проверяем учетные документы и устраняем все противоречия). Если бизнес ваш, соответственно, гармонизируем учредительные и учетные документы друг с другом.

Внимательно изучите Устав фирмы, там может быть прописан, например, порядок приема на работу гендиректора (вам предстоит его оформить): установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключается трудовой договор и прочее. Иногда в Уставе указывается порядок приема на работу ключевых руководителей и установления им системы оплаты труда, например, после согласования с учредителями. В Уставе может также быть прописан порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Оформите на работу генерального директора

Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Вопросу оформления трудовых отношений с наемным директором посвящена масса профессиональной литературы.

Шаг 4. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые вы будете составлять в любом случае:

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ)

Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ)

График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»)

Трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ)

Трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69)

Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ)

Личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

Основания к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ)

Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении

Утвержденная форма расчетного листка

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141)

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

Шаг 5. Составьте для вашей компании весь пул кадровых документов.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 6. Определите ответственного за ведение трудовых книжек.

Если вы в своей новорожденной компании и гендиректор, и кадровик в одном лице, ответственность за ведение трудовых книжек нужно зафиксировать за собой, пока вы не примете на работу человека, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства. Нужно издать приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Шаг 7. Принимайте сотрудников на работу

На этом этапе предстоит оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заполнить личные карточки, трудовые книжки, книгу учета движения трудовых книжек и многие другие. Опять же, в помощь - методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. Кадровое обеспечение массового приема персонала – «боевое крещение» начинающего кадровика. почувствуете себя. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Если вы только начали свой бизнес, и вас больше занимают вопросы продвижения компании на рынке и скорость окупаемости проекта, можно попробовать передать непрофильные функции на аутсорсинг надежному провайдеру. Заодно сэкономите на аренде офисных площадей и содержании кадровика и бухгалтера (или кадровика-бухгалтера). Например, аутсорсинг бухгалтерии обходится компании с численностью сотрудников до 20 человек примерно в 12-15 тысяч рублей в месяц. С зарплатой бухгалтера не сравнить. Аутсорсинг учетных и кадровый функций - общепринятая практика на Западе, не стоит ее бояться. Это позволит избежать ошибок на стадии формирования кадровой документации: чем больше документации накапливается, тем тяжелее потом «отловить» недочеты. В любом случае, необходимо ознакомится с основными принципами ведения кадрового делопроизводства. чтобы получить общее представление о процессе и говорить на одном языке с провайдером или штатным кадровиком.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";

- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка